KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV KONSULENTTJENESTER FOR ARBEIDSMILJØUNDERSØKELSE SAKSNR TILBUDSFRIST: KL.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV KONSULENTTJENESTER FOR ARBEIDSMILJØUNDERSØKELSE SAKSNR TILBUDSFRIST: KL. 12:00 Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer sist ved lov av 11. mai 2012 nr. 25 (i kraft 1. juli 2012). Forskrift fastsatt ved kgl. res. av 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. Juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Endret sist ved forskrift 12. juni 2015 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II (For anskaffelser mellom kr og kr ,- eks. mva, samt for uprioriterte tjenester over kr ,- eks mva.) Innholdsfortegnelse 1. Generelt Om oppdragsgiver Om anskaffelsen Kvalifikasjonskrav Minimumskrav til tilbudet (konsulenttjenesten) Tildelingskriterier Frister og fremdriftsplan Tilbudet form og innlevering av tilbud Kontaktperson hos oppdragsgiver Behandling av tilbudene... 6 Side 1 av 7

2 1. GENERELT Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad) v/personal- og administrasjonsavdelingen/ Personalseksjonen inviterer til åpen anbudskonkurranse for kjøp av konsulenttjenester i forbindelse med arbeidsmiljøundersøkelse. 2. OM OPPDRAGSGIVER Norad er et fagdirektorat under Utenriksdepartementet og har ca. 235 ansatte pr Norad skal bidra til effektiv forvalting av bistandsmidler, sørge for at norsk utviklingssamarbeid kvalitetssikres og evalueres, samt være Norges nytenkende fagmiljø i kampen mot fattigdom i nært samarbeid med nasjonale og internasjonale fagmiljø. Les mer om Norad på 3. OM ANSKAFFELSEN 3.1 Behovsbeskrivelse Arbeidsmiljøundersøkelse Arbeidsmiljøundersøkelsen skal dekke planlegging, gjennomføring og levering av rapporter. Resultatene skal Leverandøren presentere i allmøte, ledergruppen, mellomledergruppen, arbeidsgruppen og i arbeidsmiljøutvalget. Tolkning av resultatene skal være en del av presentasjonen. I planleggingsfasen skal PERS først kalle inn til møte med konsulent for å bli kjent, diskutere de utfordringene Norad har, og hvilke prosesser som allerede er i gang. Leverandøren må i innledende møter delta i avklaring av undersøkelsen. PERS vil oppnevne en arbeidsgruppe hvor konsulenten deltar. I arbeidsgruppen skal arbeidstakersiden, vernetjenesten, konsulenten og PERS delta. Arbeidsgruppen skal utforme spørreskjema og diskutere det videre arbeid. Undersøkelsen skal være en elektronisk spørreskjemaundersøkelse på e-post til alle ansatte. Tekniske feil skal Leverandøren rette opp umiddelbart. Leverandøren skal i gjennomføringsfasen ukentlig informere om svarprosent i undersøkelsen. Det skal ukentlig pr. e-post sendes ut en anmodning til medarbeidere om å delta i undersøkelsen. Leverandøren utarbeider rapporter med resultater for Norad totalt, avdelingsnivå, seksjonsnivå og ledernivå. Rapportene skal inneholde en sammenlikning med resultater fra tidligere arbeidsmiljøundersøkelser etter QPS-Nordic- metoden. Oppfølging Etter gjennomført undersøkelse skal Oppdragsgiver kunne kjøpe oppfølging. Bestilling av oppfølgingen er ikke forpliktende for Oppdragsgiver, men på basis av tidligere forbruk og behov er et anslag ca. 60 timer. I oppfølgingsmøter i avdelinger/seksjoner skal Konsulenten presentere resultatene og fasilitere diskusjoner om bevarings- og forbedringsområder. Når oppfølgingsplaner foreligger kan det bestilles ytterligere oppfølging. Side 2 av 7

3 Det skal gis én fastpris som dekker én arbeidsmiljøundersøkelse i For oppfølging etter undersøkelsen skal det tilbys timepris. Se punkt 6 for informasjon om prisangivelse av arbeidsmiljøundersøkelse (fastpris) og oppfølging (timepris). Opsjon (for gjennomføring i 2019) Oppdragsgiver har opsjon på gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelse i 2019, samt eventuell oppfølging. Dersom Oppdragsgiver skal benytte seg av opsjonen må det varsles av Oppdragsgiver innen Pris for arbeidsmiljøundersøkelse (fastpris) og oppfølging (timepris) i 2019 kan justeres tilsvarende endringen i SSB konsumprisindeks KPI. 3.2 Tidsplan/omfang for gjennomføring av tjenesten Arbeidsgruppe for arbeidsmiljøundersøkelsen oppnevnes i AMU-møte Spørreskjema bør være ferdigstilt senest Det tas sikte på at undersøkelsen er gjennomført i februar /mars og rapporter fremlagt 2 uker etter at undersøkelsen er gjennomført. 3.3 Kontrakt Følgende kontraktstype vil bli benyttet: Konsulentkontrakt. Se vedlegg Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Konkurransegrunnlag (dette dokument) - Vedlegg 1: Konsulentkontrakt - Vedlegg 2: Egenerklæring om vandel - Vedlegg 3: Taushetserklæring (må signeres av konsulentene ved kontraktsinngåelse) - Vedlegg 4: Databehandleravtalen (må signeres av leverandøren ved kontraktsinngåelse) - Vedlegg 5: Tilbudsbrev 4. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg i henhold til nedenstående krav, vil bli meddelt dette. Skatteattester Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer i kommunen tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Enkeltmannsforetak skal fremlegge bekreftelse fra skattefogden/skatteetaten om at de ikke er registrert i merverdiavgiftregisteret. Utenlandske tilbydere må framlegge tilsvarende skatteattester fra sine land. Lovlig etablert foretak Tilbyderen skal vedlegge firmaattest eller registerutskrift (enkeltmannsforetak) fra Enhetsregisteret. Egenerklæring om vandel (vedlegg 2) Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold Side 3 av 7

4 som er beskrevet i vedlegget Egenerklæring om vandel. Vedlegget skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. 5. MINIMUMSKRAV TIL TILBUDET (KONSULENTTJENESTEN) Følgende minimumskrav må oppfylles før tilbudet kan bli vurdert. Dersom krav ikke er oppfylt vil tilbudet bli avvist. Tilbyder skal tilby minst en faglig rådgiver og en teknisk konsulent. Faglig rådgiver skal være koordinator for undersøkelsen og kunne delta i oppfølgingsfasen. Faglig rådgiver skal ha erfaring fra forberedelse, gjennomføring og oppfølging av én arbeidsmiljøundersøkelse i minimum 1 statlig virksomhet, etter metoden QPS-Nordic. Rapporter må være innlevert 2 uker etter gjennomført undersøkelse. Leverandøren skal bekrefte i tilbudsbrevet (Vedlegg 5) at minimumskrav i pkt 5 oppfylles. 6. TILDELINGSKRITERIER Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering av følgende tildelingskriterier. Under evalueringen av tildelingskriteriene vil score bli gitt på en skala fra 1-10, der 1 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. Tildelingskriterier Fastpris Det skal gis én fastpris i NOK ekskl. mva som dekker alle kostnader i forbindelse med arbeidsmiljøundersøkelse i 2017 (se punkt 2.1). Alle kostnader i forbindelse med oppdraget er inkludert i fastprisen som er en totalpris for Oppdragsgiver for komplett fullført kontrakt med Leverandøren. Prisen inkluderer leverandørens fortjeneste og kostnader, herunder sosiale og administrative kostnader, samt reisekostnader. Leverandøren skal uten kostnad, i rimelig grad innenfor kontrakten, akseptere variasjoner i arbeidsmengde og øvrige forutsetninger. Leverandøren skal tilby også én timespris for oppfølging etter arbeidsmiljøundersøkelsen. Timepris Det skal gis én timepris i NOK ekskl. mva. som dekker alle kostnader i forbindelse med evt. oppfølging samt reisekostnader. Relevant kompetanse Kjennskap til metoden QPS-Nordic vil tillegges stor vekt. Erfaring fra arbeidsmiljøundersøkelser i statlig virksomhet utover minimumskrav vil bli vektlagt, herunder både forberedelse, gjennomføring og oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen. Erfaring fra arbeidsmiljøundersøkelser i privat sektor vil bli vektlagt i noe grad, herunder både forberedelse, gjennomføring og oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen. Vekt i prosent (totalsum er 100 %) 30 % 70 % Side 4 av 7

5 Tilbyder skal dokumentere kompetanse og erfaring for faglig rådgiver og teknisk konsulent, med detaljert CV. 7. FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN 7.1 Tilbudsfrist Tilbudene skal være mottatt av Oppdragsgiver innen kl. 12: Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 3 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbud med kortere vedståelsesfrist vil bli avvist. 7.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt/dato Kunngjøring i Doffin Frist for spørsmål 1 uke før tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud kl. 12:00 Meddelelse om kontraktstildeling (valg av leverandør) Karensperiode før inngåelse av kontrakt Kontraktsinngåelse Vedståelsesfrist kl. 12:00 Tidspunktene etter frist for å levere inn tilbud er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer. 8. TILBUDET FORM OG INNLEVERING AV TILBUD 8.1 Tilbudets form Tilbudet skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal leveres i henhold til den disposisjonen som følger under inndelt i tilsvarende kapitler og i angitt rekkefølge: 1. Tilbudsbrev (Annex 5) Anskaffelsens navn og saksnummer. Firmaets juridiske navn, adresse og foretaksnummer. Bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Bekreftelse på oppfyllelse av minimumskrav. Bekreftelse av vedståelsesfrist i punkt 7.2. Informasjon om eventuelle forbehold/avvik, jfr. punkt Bekreftelse på at det ikke kan ses potensielle habilitetsproblemer, eller informasjon om forhold som kan skape problemer for vedkommende sin uavhengighet, eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget. Kontaktperson, e-post, telefon (direkte og sentralbord) og evt. faks. Signatur og dato. 2. Dokumentasjon av oppfylte kvalifikasjonskrav, jfr. punkt Dokumentasjon av oppfylte minimumskrav til tilbudet, jfr. punkt Besvarelse av oppgitte tildelingskriterier, jfr. punkt 6. Side 5 av 7

6 Det skal leveres ett komplett eksemplar i papirversjon, merket original. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon på minnepenn inkludert sladdet versjon av tilbudet, se punkt 8.2. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. 8.2 Sladdet versjon av tilbudet Hvis tilbyderen ønsker at informasjon i tilbudet skal unntas offentlighet må det leveres inn en versjon av tilbudet hvor denne informasjonen er sladdet. Slik informasjon kan være forretningshemmeligheter, eller andre opplysninger som kan unntas offentlighet. Oppdragsgiver har plikt, og rett, til å beslutte hvilken informasjon som vil unntas offentlighet. 8.3 Innlevering av tilbud Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen 1. etasje, Bygdøy Allé 2, som vil kvittere for mottatt tilbud. Åpningstider: kl Tilbud skal legges i en konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Stein Worren Norad Personal- og administrasjonsavdelingen/personalseksjonen Tilbud Anskaffelse av konsulenttjenester for arbeidsmiljøundersøkelse saksnr Tilbud kan alternativt sendes, i en konvolutt, til: Stein Worren Norad Personal- og administrasjonsavdelingen /Personalseksjonen Postboks 8034 Dep 0030 Oslo Norge Anskaffelse av konsulenttjenester for arbeidsmiljøundersøkelse saksnr Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tilbudet må være mottatt innen tilbudsfristen i punkt KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER Eventuelle spørsmål angående denne tilbudsinvitasjonen kan rettes til Oppdragsgivers kontaktperson, HMS-rådgiver Stein Worren, Personalseksjonen på e-postadresse stein.worren@norad.no, med kopi til joanna.gluszek@norad.no. 10. BEHANDLING AV TILBUDENE 10.1 Åpning Offentlig åpning vil ikke finne sted. Åpningen foretas av minst 2 personer fra Oppdragsgiver og det forventes at tilbudene vil åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Etter åpning vil Oppdragsgiver evaluere innkomne tilbud. Side 6 av 7

7 10.2 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud som er mottatt innen tilbudsfristen. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist og returnert Avlysning av konkurransen Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbyderne bli skriftlig informert om dette Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Eventuelle forbehold/avvik som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet vil ikke komme i betraktning ved evaluering av tilbudet. Forbehold/avvik skal beskrives, og om mulig prissettes, i tilbudsbrevet, slik at Oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud vil bli avvist Forhandlinger Det vil ikke være anledning til å forhandle, og alle tilbydere oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen Tildeling av kontrakt Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, Meddelelse om kontraktstildeling, vil gis skriftlig til samtlige tilbydere. Meddelelsen vil inneholde navnet på den som tildeles kontrakt, en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, samt opplyse om karensperioden. Bindende kontrakt er inngått når den er signert av begge parter. Side 7 av 7