UiO Universitetet i Oslo

Transkript

1 UiO Universitetet i Oslo Universitetsdirek-tø en Til Fra Universitetsstyret Universitetsclirektøren Salcstype: 0-sak Møtesalcsnr.: 0-sak 3 Møtenr.: 4/2012 Møtedato: 19. jurn 2012 Notatdato: o6.juni 2012 Arkivsaksnr.: 2010/14196 Saksbehandler: Ingar Pettersen SAKSTITIEL: IHR - Kort orientering om status i alle plangruppene, samt oppnådde resultater så langt i prosessen Universitetsstyret ba i sitt møte universitetsdirektøren gi en orientering om hittil oppnådde resultater for IHR. På bakgrunn av dette er det nedenfor redegjort for status i de enkelte prosjektene, samt oppnådde resultater så langt i prosessen. Utgangspunktet for de igangsatte prosjektene i IHR-sammenheng er dokumentasjonen som universitetsstyret mottok i sitt møte Beskrivelsen av utfordringsbildet som da ble gitt er gjengitt for de enkelte prosjektene nedenfor. Plangruppe for roller, ansvar og administrative nivåer Plangruppen har siden siste styremøte arbeidet med et notat med presentasjon av alternative modeller for organisering av administrative tjenester. Notatet fremlegges for universitetsstyret som styringsgruppe i møtet Utfordringene innenfor området er beskrevet slik i dokumentene til styremøtet 21. juni 2011:... Universitetet i Oslo har tre administrative nivåer: sentraladministrasjonen, fakultet/museum og instituttene. De ulike administrative nivåene medfører flere utfordringer. Det er for eksempel en risiko for at samme oppgave gjøres på flere nivåer altså at det gjøres dobbeltarbeid. I tillegg kan flere administrative nivåer skape uklarhet med hensyn til hvem som har myndighet til å treffe beslutninger. Den administrative organiseringen av UiO har ligget relativt fast de siste 25 årene til tross for at det i samme periode er blitt innført en rekke elektroniske datasystemer. Dersom man ser på utviklingen de siste 5 årene, har veksten i sentraladministrasjonen vært sterkere enn veksten i administrative stillinger på fakultetene og instituttene. Dette gir grunn til å vurdere om oppgavefordelingen mellom nivåene er optimal. Følgende resultater er oppnådd: Det er utarbeidet forlag til tre organisasjonsmodeller for UiO. Modellene presenteres på inneværende styremøte.

2 uio: 2 Ressursbruk i Sentraladministrasjonen fordelt på strategi, forvaltning, drift og tjenester er kartlagt. Plangruppe for administrativ IT I mandatet for plangruppen er det besluttet å prioritere følgende temaer: Gjennomføring av kortsiktige tiltak som kan forbedre IT-hverdagen for den enkelte ansatte og studentene Etablering av en entydig systemeierfunksjon Etablering av et veikart for trinnvis utvikling / oppgradering av systemer veikart innen administrative IT-løsninger Nærmere om de enkelte delprosjektene Som det fremgår a~ tidligere orenter~nger, arbedes det kontinuerhg med tiltak som kan forbedre UiCs administrative IT-systemer. Resultatet av dette arbeidet er lagt ut på IHRs nettsider. Nedenfor er det redegjort for oppnådde resultater så langt i prosessen. Styret vedtok i møte ny struktur for systemeierskap for administrative IT-systemer. Den strategiske koordineringsgruppen har til nå gjennomført to møter. Møtene ledes av prosjektdirektør for IHR og har deltakelse fra 3 fagdirektører (systemeiere) og 3 fakultetsdirektører (brukere), samt IT-direktøren. En sekretariats- og rådgivningsgruppe er under etablering. Plangruppen er også kommet godt i gang med å utvikle et veikart for administrativ IT. Det tas sikte på å etablere veikart på følgende områder: - Overordnet veikart for administrative IT-systemer - Veikart for store fagområder (Økonomi, personal, studier, forskning) - Veikart for det enkelte administrative IT-system Arbeidet vil bli fremlagt for universitetsstyret høsten Overordnet veikart for administrative IT-systemer Det skal etableres et veikart som beskriver alle større administrative datasystemer ved UiO, samspillet mellom de og hvordan disse systemene sammen tilbyr den funksjonalitet som trengs på fagområdet. Lokal/sentral Delprosjektet lokal/sentral har avsluttet sitt arbeid og plangruppen for administrativ IT har utarbeidet forslag til høringsdokument som sendes ut til fakulteter og fagavdelinger før sommerferien. Universitetsstyret vil få saken til behandling i sitt oktobermøte. Utfordringene innenfor området er beskrevet slik i dokumentene til styremøtet 21. juni 2011: Universitetet i Oslo har de siste 15 årene innført en rekke nye administrative IT-systemer. Både fra plangruppene og fra universitetsledelsens besøk på enhetene er det kommet svært mange innspill om de administrative IT-systemene. Systemene snakker ikke sammen, slik at samme data må legges inn flere ganger, systemene er lite brukervennlige, de gir ikke den informasjon som trengs og brukerne ikke er tatt

3 uio: 3 med på råd ved utvikling osv. Disse innspillene har vært så omfattende at det gir grunnlag for å foreslå en full gjennomgang av UiO sin portefølje av administrative lt-systemer, og organiseringen av disse. Som en del av dette arbeidet vil det kreves en gjennomgang av UiOs systemarkitektur på overordnet nivå, herunder problemstillinger knyttet til desentral datafangst, sa mspill mellom systemer, på loggingsproblematikk mm. Funksjonalitet og brukervennlighet må også vurderes, i tillegg til administrative rutiner og prosesser med direkte i tilknytning til de sentrale lt-systemene. USIT har det siste året gjennomført flere tiltak for å bedre brukeropplevelse og brukseffektivitet. Gjennom tiltakene er blant annet tilgang til tjenester forenklet, mulighetene til fjernjobbing forbedret og rutiner knyttet til oppretting av nye brukere og distribusjon av engangspassord effektivisert. Følgende resultater er oppnådd: Det er opprettet en strategisk koordineringsgruppe som skal ivareta helheten i den administrative lt-virksomheten. Det er opprettet en rådgivnings- og sekretariatsfunksjon som skal følge opp vedtakene som fattes i den strategiske koordineringsgruppen. Det er etablert et entydig systemeierskap for den administrative IT-virksomheten. Et veikart for de administrative IT-systemene er under utarbeidelse, og kun de siste justeringene gjenstår. Det er skapt en større bevissthet hos USIT om brukervennlighet og brukerens behov. Antallet innlogginger per dag er vesentlig redusert for brukere av UiOs nettsted og web applikasjoner. HR-portalen, Basware og PM innkjøpssystemet er gjort tilgjengelig fra det trådløse nettet for flertallet av brukerne. Det er vesentlig bedre tilgang til universitetets IT-tjenester fra steder utenfor campus via den termina Iserverbaserte kiosk-tjenesten. Dette gjelder Windows-brukere. Rutiner og saksflyt knyttet til personer i lønns- og personalsystemet er gjennomgått og endringer er innført slik at registrering av nytilsatte kan skje i god tid før tiltredelse. Når disse rutinene følges ved enhetene, vil nytilsatte ha brukernavn og passord slik at de kan benytte IT-tjenestene første dag på jobb. Brukernavn og engangspassord kan enkelt sendes til studenter på sms i stedet for tidligere rutine per brev. Løsning for ansatte er klar, men kan ikke settes i gang før rutiner for registrering av ansattes mobilnummer i SAPUIO er på plass. USIT har utvidet åpningstiden for brukerstøtte via USITS veiledertjeneste. Åpningstiden er nå på hverdager (fredager til kl 18) lørdager og søndager Tidligere fulgte denne åpningstiden normal arbeidstid i staten Det er utviklet bedre driftsløsninger for Mac brukere Elektronisk lønnslipp har erstattet lønnslipp på papir

4 uio: Plangruppe for eksternfinansierte prosjekter Plangruppen skal innen utgangen av juni i år (fase 1), fremlegge forslag til forbedrede arbeidsprosesser for dagens systemløsninger, samt forslag til tiltak som forbedrer den administrative støtten til prosjektiederne. I fase 2 skal det utarbeides en kravspesifikasjon for et IT-basert støttesystem. Deretter gjennomføres en utvikling/anskaffelse av IT-system som implementeres. Et slikt system skal være fullt installert, pilotert og brukerevaluert innen utgangen av Plangruppen (kjernegruppen) har gjennomført sju møter. Det er avholdt ett møte i utvidet plangruppe. Det gjennomføres ytterligere to møter før sommerferien hvorav det en er møtet er i utvidet plangruppe. På bakgrunn av gjennomført kartlegging er prosjektet nå i gang med å utarbeide forbedret rapporteringsinnhold og rapporteringsstruktur. I dette arbeidet inngår løsninger som gir detaljinformasjon om ulike kostnadsarter og en vurdering av mulighetene for å gi styringsinformasjon om bestilte ikke posterte varer og tjenester. Plangruppen følger vedtatt fremdriftsplan. Utfordringene innenfor området er beskrevet slik i dokumentene til styremøtet 21. juni 2011:... Støttefunksjonene som er på plass for forskerne er ikke gode nok. Det er særlig store mangler knyttet til økonomistyringen av eksternt finansierte prosjekter, noe som fører til at svært mange ser seg nødt til å føre skyggeregnskap for økonomikontroll. Dette medfører betydelig dobbeltarbeid og frustrasjon. Vi vet imidlertid at forbedring av prosessene knyttet til dette området vil være så omfattende at dette arbeidet vil foregå i store deler av perioden fram til 2013, men det er viktig at Økonomistyringsdelen gripes fatt i raskt og kommer på plass tidlig i denne perioden..... Følgende resultater er oppnådd: Gjennom intervjuer med forskere fra alle fakultet har man oppnådd innsikt i hvilke konkrete utfordringer prosjektet skal løse. Det er her snakk om behov for å forbedre rapporteringsstruktur og rapportinnhold, samt forbedre mulighetene for mer detaljert informasjon knyttet til kostnadsforbruket. Det er også et stort behov for å få bedre oversikt over bundne ressurser (bestilte ikke betalte varer og tjenester). Plangruppe for bilagsiønn Plangruppen har utarbeidet forslag til løsninger for bilagslønn. Forslaget gir mer effektive arbeidsprosesser, med reduksjon av dobbeltarbeid og forbed rede støttesystemer. Høringsdokument er utarbeidet og skal sendes fakulteter og fagavdelinger før ferien. Det tas sikte på å fremlegge sak for universitetsstyret til styrets oktobermøte.

5 UiO. Plangruppe for studieadministrasjon ksamen Arbeidet i plangruppen er startet opp. Gruppen planlegger å fremlegge løsningsforslag før sommerferien I 2010 avla studenter i underkant av eksamener. Vitenskapelige ansatte bruker en betydelig del av sin arbeidstid på eksamen, og antall administrative årsverk på feltet anslås å være ca. 60. Det er et økende fokus på digitalisering av eksamen og behov for å finne kvalitetssikrede løsninger i denne sammenheng. I tillegg arbeider plangruppen med å forenkle prosesser knyttet til eksamensavvikling. Målet er å redusere ressursbruken generelt, øke medarbeidertilfredshet og øke studenttilfredshet. Kunnskapsdelingen på første arbeidsseminar har allerede ført til forenklinger i enkelte fakulteters eksamensrutiner. Inn- og utreisende studenter Det er utarbeidet forslag til forenklete arbeidsprosesser knyttet til studentutveksling for å unngå dobbel- og trippelarbeid, redusere ressursbruken og øke tilfredsheten hos studenter og medarbeidere. Forslaget sendes på høring til fakulteter og fagavdelinger før sommerferien. Det tas sikte på å fremlegge sak for universitetsstyret i oktober. Lokalopptak til masterstudier Det er gjennomført høring av forslag fra plangruppen. Til dels stort sprik i høringsuttalelsene har medført at universitetsdirektøren ønsker en nærmere gjennomgang av forslagene og ønsker å se disse i sammenheng med øvrige forslag innenfor studieområdet. Godkjenning og innpassing av ekstern utdanning (norsk og utenlandsk) for programstudenter ved UlO Forslag til løsninger er utarbeidet for å oppnå: Kortere svartid Ett administrativt ledd i alle saker Unngå dobbeltarbeid Felles praksis for registrering i FS og ephorte Skape en mer profesjonell og robust organisasjon, heve kompetanse, avklare ansvar Høringsbrev er utarbeidet og vil bli sendt fakulteter og fagavdelinger i løpet av juni Utfordringene innenfor området er beskrevet slik i dokumentene til styremøtet 21. juni 2011:...Selv små forbedringer på studieområdet kan ha stor effekt for de de sammen arbeidsoperasjonene gjentas mange ganger. Gevinstpotensial: korte ned svartid, forekle prosessen for studentene, snekr frustrasjon hos studenter og ansatte. Få til fornuftig arbeidsdeling mellom nivåer. Sikre stordriftsfordeler der dette er mulig.

6 uio: 6 Oppnådde resultater: Elektroniske skjema for utreisende studenter er innført. Forenklede rutiner for utvekslingsprogrammet for innreisende studenter er innført. Eksamensnettverk er opprettet. Sentral anbudsrunde for innkjøp av eksamenspapir er i gang. Med ny innkjøpsavtale innføres felles logo for hele UiO. Rekommanderte sendinger av vitnemål er dyrt og arbeidskrevende. Det er nå avklart at UIO ikke har krav om rekommandert sending. Ny og forenklet prosedyre for innføring av sensur og innføring av sensur i er innført. Nå gjøres dette kun på ett nivå (institutt). Den årlige studiekvalitetsrapporten fra fakultet til UiO sentralt er bortfalt. Det pågikk ciobbeitrapportering om stucliekvalitet. Rapporteringen er nå integrert i virksomhetsstyringen (tertialrapporter). Plangruppe for WEB Arbeidet i plangruppen følger vedtatt fremdriftsplan. Første del av arbeidet vil bli viet evaluering av dagens organisering av nettarbeidet for å avdekke om organiseringen hindrer oss i å utnytte ressursene optimalt. En spørreundersøkelse til alle redaktører har vært gjennomført i tillegg til arbeidsseminarer. Begge tiltakene for å kartlegge nåsituasjonen. Det tas sikte på å gjennomføre en benchmarking blant norske og nordiske sammenliknbare institusjoner. øvrige resultater UiO har hatt mangelfull dokumentasjon av administrative rutiner og arbeidsprosesser. Gjennom IHR har UiO skaffet seg verdifull dokumentasjon over arbeidsprosesser innenfor alle områdene som er nevnt over. IHR har styrket dialogen og kommunikasjonsveiene mellom fakultetene og sentraladministrasjonen. Prosjektet har vært samlende for UiO, og har dannet grunnlag for diskusjoner både i direktørnettverket og på dekanmøtene. IHR prosessen har inspirert flere fakulteter til å gjennomgå og forbedre interne administrative rutiner. UiO er gjennom IHR på vei til å skape en kultur for kontinuerlig forbedring. Som et ledd i IHR prosessen er det for 2012 foretatt et kutt på 10 mill. kroner i sentraladministrasjonens drift og som er overført til kjerneaktiviteten forskning og utdanning. Innen utløpet av 2014 skal dette kuttet økes til årlig 50 mill. kroner. IHR-prosjektet regnskap for 2011, prognose for 2012 og budsjett for 2013 Budsjettrammen for IHR-prosjektet inngår i den ordinære fordelingssaken (V-sak 6) og vedtas der. I det følgende gis det en prognose for inneværende år og et noe mer detaljert budsjett enn hva som framkommer i fordelingssaken. Den største direkte utgiftsposten i IHR-prosjektet er konsulentbistand til kartlegging, analyse og gjennomføring av prosjektet. I det opprinnelige budsjettet var det forutsatt at prosjektdirektøren ble leiet inn fra Agenda-Kaupang på 80% tid. Leieperioden var fra 1. september 2011 til 30. juni Det var videre budsjettert med ekstern bistand i store deler av kartleggingsfasen. Størstedelen av ressursene til

7 uio: 7 gjennomføring av prosjektet ble imidlertid forutsatt hentet fra linjen, uten frikjøp. I spesielle tilfeller, der nøkkeiressurser må hentes fra andre deler av organisasjonen ble det lagt til grunn at det skulle benyttes frikjøp. I 2011 ble det regnskapsført et underforbruk på 1.9 mkr. Dette skyldes i hovedsak mindre uttak av konsulentbistand enn hva som var planlagt. Det viste seg at den metodikken prosjektet tok i bruk i kartleggingsprosessene kunne gjennomføres ved bruk av universitetets egne ressurser i større grad enn det som opprinnelig var antatt. Stillingen som prosjektdirektør er av stor viktighet for framdriften i IHR-prosjektet. Universitetet inngikk den 15. juni 2011 avtale med Agenda-Kaupang om å leie inn Ingar Pettersen som prosjektdirektør for IHR prosjektet fra 1. september 2011 til 30. juni I styremøtet den 24. april 2012 ble denne leieperioden forlenget fram til 30 juni Det er rom for dette innenfor det vedtatte budsjettet, fordi behovet for bistand i kartlegging og analysedelen ble så vidt mye lavere enn opprinnelig forutsatt. For å realisere målsettingene i IHR-prosjektet, vil det være nødvendig å gjøre betydelige endringer i de administrative datasystemene. Disse endringene vil bli planlagt i samarbeid mellom IHR-sekretariatet og linjen. De er forutsatt finansiert delvis av IHR-prosjektet og delvis innenfor rammen av den allerede vedtatte IS-porteføljen. Denne har en årlig ramme på 10,5 mkr. i 2012 og Rammen er foreslått økt til 17,5 mkr i Tabellen under viser regnskap for 2011, budsjett og prognose for 2012 og budsjett for IHR-totalt 2012 Ramme Overført Årets styrevedtak Unidir prioritering Total ramme lnternpro_artkl Inntekter Inntekter Total Investeringer Total Lønn Lønn Total Drift Drift Total FrikjØp Total Grand Total Inteme_pro_art 3991 Overført fra i fjor 3410 Basis bevilgning 5 Fast lønn (brutto) 5 Andre personalkostnader Utstyr, inventar, materiell, service 67 Kjøp av tjenester 68 Kurs, konferanse o.l V 71 Reisekostnader 73 Representasjon, bevertning, markedsføring 6 Andre driftskostnader ,~IJ I= los Tabell 1 regnskap, prognose og budsjett inklusive mva (1000 kroner) IS-porteføljen er en årlig avsetning til anskaffelse og videreutvikling av adminstrative IT-systemer.

8 Ui0 Tjenestekjøp i 2012 og 2013 vil fordele seg slik: Aktivitet Prosjektdirektør: Prosjektiedelse plangruppe EFV: Bistand plangruppe IT: Prosessanalyse: Endring av IT-systemer: SUM Tabell 2 kostnader for tjenestekjøp 12012, inklusive mva (1000 kroner) ~ universitetsdirektør Ingar Pettersen IHR-direktør Vedlegg: Rapporter fra plangruppene

9 IHR-statusrapportering I Plangruppe: Roller og ansvar Dato: Kategori Nåsituasjon ønsket resultat Årsaker t1 Grensefiater i vertikal ansvars-, myndighets- og oppgavefordeling er uklare, spesielt mellom SA Administrativ organisering som bl.a. ivaretar fig ineffektivitet og fakultetsnivå, og også horisontalt, særlig innad i SA. Følgende forhold er fremhevet som hensyn: primære problemstillinger: Samsvar mellom ansvar og myndighet Svakheter i ledelseskultur Samspill basert på tillit fremfor kontroll Sammenblanding av strategi og drift Administrative tjenester tilpasset Manglende tilpass ng til virksomhetens størrelse og heterogenitet primærvirksomhetens behov Lav organisasjonsfors åelse Tung vekt på kvalitetshensyn Bevisst bruk av nettverk. God kultur for samhandling. God lederkompetanse Overordnet Stor usikkerhet mht hvilken myndighet fagavdelingene har, og problemer rundt Bevisst valg i forhold til overordnet administrativ organisering sammenblanding av strategi og drift, modell, herunder hvilken rolle SA skal ha Videre prosess Høringsnotat presenteres for styringsgruppen 19. juni Høringsrunde med frist 7. september Behandling i universitetsstyret 23. oktober Implementeringsplan utarbeides og legges frem for styret 4. desember

10 IHR-statusrapportering Plangruppe: Administrative IT-systemer Dato: Kategori Nåsituasjon ønsket resultat Oppnådde resultater Quick wins I den kartlegging som skjedde våren Plangruppen og USIT har fokusert Følgende forbedringstiltak er iverksatt: 2011 ble det fremsatt en rekke forhold på å tilrettelegge for forbedringer Brukerstøtte etter kl 1600 som ikke fungerte godt innenfor av arbeidshverdagen for ansatte og Bedre trådløst nett ved UiO området administrativ IT. studenter i både det korte og lange Utviklet veiledning for bruk av mobile enheter løp. USIT arbeider kontinuerlig Utviklet stordriftsverktøy for Mac med forbedringstiltak.. Enklere prosesser for tildeling av passord på SMS for studenter Forbedringene er orientert om på IHR hjemmeside og i egen sak til universitetsstyrets møte Organisering av Gjennomgåen e er situasjonen for Det er et klart behov for å klargjøre Nyordningen er iverksatt. systemeierskapet administrativ IT preget av mangelfull systemeierskapet for UiOs for ad-ministrative klargjøring av roller, ansvar, og administrative systemer. Strategisk koordineringsgruppe har avholdt to møter pr IT-systemer myndighet knyttet til oppgaver og beslutninger i de ulike fasene i et Det er lagt en plan for arbeidet høsten systems livsløp. De siste tiårene har Universitetet gjennomgått store endringer både systemmessig og a beidsprosessmessig. Endringene er midlerfd ikke refiektert i en tilsvarende orga nisasjonsutviklingsprosess. Etablering av et Det er i dag en utydelig plan for Mandatet for administrativ IT har Veikart er under etablering og vil ferdigstilles høsten veikart for hvordan man strategisk og i det som mål å utvikle et veikart for administrativ lt løpende skal utvikle, vedlikeholde, administrativ lt. Et slikt veikart vil forvalte og eventuelt avvikle beskrive systemenes utvikling administrative systemer. Det er i gjennom deres livssyklus (initiering,

11 Kategori Nåsituasjon ønsket resultat Oppnådde resultater kartleggingsfasen av IHR kommet fram behov for tydeligere strategier for disse temaene. innføring forvaltning/drift og awikling). Lokal/sentral Stor variasjon mellom fakulteter og Avklaring av standarder og Plangruppen har avlagt ropport og utarrbeidet høringsdokument. institustter med hensyn til standardiseringskrav, samt klare Dokumentet sendes på høring i fakulteter og fagavdelinger. Sak til organisering og ressurser for lokal IT anbefalinger i forhold til sentral universitetsstyret i oktobermøtet. støtte og bistand og lokal Dårlig systematisert oversikt over organisering. standarderer og standardiseringskrav

12 IHR-statusrapportering I Plangruppe: Eksternfinansiert virksomhet Dato: ategori Nåsituasjon ønsket resultat Oppnådde resultater Arbeidspro sesser, systemer og rapportering Stor variasjon mellom enheter og prosjektledere i etterlevelse av eksisterende rutiner for eksternfinansierte prosjekter Dårlig tilgjengelig prosjektinformasjon i sentrale UiO-systemer og registre Dårlig samsvar mellom skyggeregnskapenes rapporter og sentrale økonomirapporter Eksisterende sentrale oppfølgingssystemer har ikke løst utfordringen som ligger i periodisering av budsjetter og donasjoner over år. Bruttobudsjetteringen skaper utfordringer i forhold ti styring og oppfølging. Prosjekteiers (institutt fakultet og UiO) skal styre og følge opp hele prosjektporteføljen og ha styrings informsjon tilstrekkelig for å kunne gjøre: Faglige prioriteringer Budsjettering (langtidsbudsjettering og prognoser) Statistikk og dokumentasjon Vi må mao ha systemer og rutiner som gir oss mulighet til å utføre disse oppgavene Arbeidsprosesser er kartlagt. Intervjuer gjennomført med prosjektledere og administrativt støttepersonell. ØPA er i gang med å utvikle forbedrede rapporter. OPA er i gang med utvikling av rapporter for deljinformasjon fra SAP. FA utvikler en bestilling for hvilke leveranser som må dekkes i forhold til behov for intormasjon og oppfølging og som ikke har sammenheng med økonomioppfølgingen. Il-IR utreder med bistand fra ekstern konsulent utfordringer knyttet til å endre regnskapsprinsipp for eksternfinansierte prosjekter.

13 IHR.- statusrapportering Plangruppe: IHR Bilagslønn Dato: Kategori Nåsituasjon ønsket resultat Oppnådde resultater Forvirring og u larhet Riktig første gang Bevisstgjøring av viktige suksesskriterier: Kulturell endring Måling av kvalitet Kvalitetsheving tilknyttet bilagslønn er avhengig av at vi har Effektivisering av ressursbruk kontroll på hele HR-prosessen fra ressurspianlegging til utbetaling. Ressursplanlegging er ikke en del av prosjektmandatet Det er viktig å gjennomføre tiltak tilknyttet den horisontale prosessen først før for å utvikle gode nok verktøy og rutiner for å sikre god nok økonomisk oversikt hos instituttlederne/kontorsjefene før man gjennomfører tiltak tiknyttet vertikal hierarkisk beslutningsstruktur (eventuell delegering av begrenset BDM). Dette tiltaket vil i seg selv kunne utgjøre en stor kulturell endring. Forvirring rundt hvor Klare retningslinjer for hele sektoren for å IHR bilagslønnsprosjektet gjennomfører nå fase 1 skissert i Rapport grensen går mellom sikre at eksterne arbeidstagere blir likt fra Plangruppen, som omfatter å utvikle en ny internettside for Regelverk/ timelønn og honorarlønn behandlet uansett arbeidsplass timeansatte og oppdragstagere med oppdaterte retningslinjer for samt hvilke rettigheter som kategorisering, maler og rutiner. Disse løsningene skal bearbeides og UiO policies knyttes den eksterne piloteres av utvalgte enheter før de gjøres tilgjengelig for alle arbeidstager enheter til høsten. Prosess Det er identifisert et behov for å rydde opp i produksjon / vedlikehold av nettsider som omhandler retningslinjer der enhetene i stor grad lager sine egne sider. Her er det behov for en generell rolleavklaring, og dette utgjør også et potensielt område for ressurseffektivisering. Mulighet for standardisering Standard prosess Vi gjennomfører fase i skissert i Rapport fra Plangruppen og fjerning av overflødige ledd Maler og rutiner Mangelfulle i hht. Godt forankret i regelverket Vi gjennomfører fase 1 skissert i Rapport fra Plangruppen Regelverket Eierskapet til bi agslønn Tett samarbeid mellom fagområdene i SA Rapporten fra plangruppen inneholder forslag til rollefordeling Eierskap ved UiO omfatter alle seksjoner i SA internt i SA basert på seks kriterier -premisseierskap,

14 OPA, ØPA, STA og FA prosesseierskap, organisasjonsutvikling, systemeierskap, kompetanseutvikling og eierskap til faglige nettverk. Faglige nettverk på enhetene vil inngå i en matriseorganisasjon bestemt av disse rollene. IHR prosjektet avventer styrets beslutning til høsten før Fase 2 knyttet til utvikling av roller og ansvar eventuelt iverksettes. 1. Ingen formell, koordinert Klare, standardiserte Standardisering av roller og ansvar: Roller og ansvar sentral! desentral rollebeskrivelser for ulike Rapporten fra plangruppen foreslår en organisering med færre ledd forvaltningsorganisasjon brukergrupper. Brukergruppene er og færre aktører. 2. Ingen formell, koordinert organisert som formelle nettverk informasjon! brukerstøtte og med en sentral forankring Forvaltningsmodell: opplæring Formell forvaltnings-organisasjon Rapport fra Plangruppen beskriver hvordan dagens 3. Ulik arbeidsdeling mellom som har ansvar for strukturert sentrale/desentrale forvaltningsorganisasjon for fast månedslønn ulike roller på enhetene opplæring, informasjon og formell skal utvides til å omfatte også bilagslønn. brukerstøtte Oppdatert nettside IHR prosjektet awenter styrets beslutning til høsten før Fase 2 knyttet til utvikling av roller og ansvar eventuelt iverksettes. IT systemer Papirflyt Elektronisk løsning for å sikre god USIT har avklart kostnader tilknyttet utvikling og drift av ny sporbarhet, raskere kommunikasjon, et systemløsning felles informasjonssted, mindre feil

15 IHR-statusrapportering I Plangruppe: Studier Dato: Kategori Nåsituasjon ønsket resultat Oppnådde resultater Eksamen Høyt volum: i 2010 avla studenter i Samordne rutiner (standardisere) Kunnskapsdelingen på første workshop har allerede ført til forenklinger i underkant av eksamener Eksamensplanleggingsverktøy enkelte fakulteters eksamensrutiner. Ressursbruk: Vitenskapelige ansatte Sensurverktøy for digital sensurering Eksamensnettverk er opprettet bruker en betydelig del av sin arbeidstid Digital håndtering av eksamensoppgaver Sentral anbudsrunde for innkjøp er i gang med medlemmer fra flere fakultet på eksamen, og antall administrative (f.eks en vortex-løsning) (felles tekst og logo, begge spiåkformer) årsverk på fe tet anslås å være ca. 60 Bedre dataflyt mellom systemer Avklart at UiO ikke har krav om rekommandert sending når vitnemål sendes Økende fokus på digitalisering av eksamen Arkivbestemmelser vedrørende Ny prosedyre ved sensurregistrering: Instituttet både registerer og overfører behov for å finne kvalitetssikrede sensurprotokoller og besvarelser må til protokoll i FS løsninger avklares Pilotprosjektet på Juridisk faki. Itet har levert innstilling som grunnlag for Inn- og utreisende Avgrensning: De administrative Forenkle arbeidsprosessene knyttet til vedtak om gjennomføring av cligital eksamen H-2012 Prosjektstatus: Sluttrapport under utarbeidelse. Prosjektstatus: Sluttrapport ur der utarbeidelse. studenter prosessene fra avtaleinngåelse til studentutveksling gjennom bedret studentutveksling på bilaterale avtaler og kommunikasjon, opplæring og utnyttelse programmene ERASMUS og Nordplus av elektroniske løsninger Ansatte etterlyser opplæring, instrukser Implementering av valgte løsninger for saksbehandling og tydelig arbeids- og forutsetter elektroniske løsninger som ny ansvarsdeling nominasjonsweb og Søknadsweb for Internasjonaliseringsåret og Handlingsplan innreisende studenter. Utviklingen av disse for internasjonalisering gir økt fokus på systemene må i så fall prioriteres i feltet, og det er behov for å fnne nasjonal FS-gruppe. kvalitetssikrede løsninger Revidere Kvalitetssikringsskjemaet og Volum: i 2010 reiste 722 studenter ut og forankre avtaleporteføljen på 1010 studenter inn ledernivå/studieprogramnivå Plan for konkret opplæringsvirksomhet Lokale opptak til Desentralt masteropptak Sentralisering av masteropptaket Prosjektstatus: Levert til linjen Ses i sammenheng med øvrige masterstudier Minsket total resursbruk delprosjektleveranser fra IHR-studier Økt kvalitet Godkjenning og innpassing Riktige vedtak blir fattet, men det kan ta Korte ned svartid Høringsnotat utarbeidet. Avventer utsendning. av ekstern utdanning (norsk tid å hente inn tilstrekkelig råd til å Etterstrebe ett administrativt ledd i alle og utenlandsk) avgjøre saken. Kompetansehevning bør saker for programstudenter ved sikres. Unngå dobbeltarbeid UiO Saksflyten har mange ledd og kan Felles praksis for registrering i FS og effektiviseres. Ulike instanser ved UiO har eierskap til deler av prosessene. ephorte Skape en mer profesjonell og robust organisasjon, heve kompetanse, avklare ansvar.

16 IHR-statusrapportering Plangruppe: Organisering av UiOs nettsted Dato: Kategori Nåsituasjon ønsket resultat Oppnådde resultater Organiseringen av nettarbeidet på Avdekke hovedutfordringer med Analysert spørreundersøkelse til alle redaktører med Evaluere dagens UiO hindrer oss i å utnytte dagens organisering, og foreslå svarprosent på 86 + samling med 2/3-del for å utdype organisering av ressursene optimalt, og bedre alternativer. hovedutfordririger og veier å gå. Hatt workshops for å kartlegge nettarbeidet prioritering av nettarbeid varierer, sentrale arbeidsprosesser. Utdyping av utfordringer startet med administrative ledere på enhetene. Ytterligere diskusjoner internt nødvendig. TydeliggjØre ansvaret Utydelig ansvarsforhold, og ofte Tydelige ansvarsforhold. Se over. til dilemma mellom oppdrag fra linjeorganisasjoneri vs. nettorganisasjonen vs. oppdrag fra nettorganisasjonen egen enhet Avklare og evt. foreslå Uklart hvilken rolle nettredaktører Tydelige ansvarsforhold. Spør nå i benchmarking hvordan andre gjør det. Ytterligere endringer i ansvars- og har mht. kunnskapsressurser, diskusjoner internt nødvendig. oppgavedelingen mot webapplikasjoner, og riettsteder digital publisering som ikke skjer på enhetenes nettsider UiO deltar, men ikke eier. Ønsker å følge opp tidligere Se hvordan de beste organiserer Spør 5 universiteter: N NU, Københavns universitet, Utrecht, benchmarking mht. organisering nettarbeid, og noen UCL, Harward + regjeringen.no. Arbeidet utføres før 13. juni. Benchmarking blant Nord ske og norske sammenlignbare institusjoner, for sammenlignbare institusjoner, I å se hva vi kan lære. tillegg noen av de aller beste i verden. Nett vs. annet Kommunikasonsarbeidet ikke Målrettet kommunikasjon, med Spør i benchmarking hvordan andre gjør det. Utdypet i kommunikasjonsarbeid koordinert godt nok på alle klare ansvarslinjer workshops med nettredaktørene og lnformasjonsrådet. enheter