Rapport. Oppsummering og vurdering av bydelsstyreordningen i Bergen kommune januar april 2009

Transkript

1 Rapport Oppsummering og vurdering av bydelsstyreordningen i Bergen kommune januar april 2009 Bystyrets kontor

2 Innledning I denne rapporten oppsummeres sentrale aspekt og erfaringer fra bydelsstyrenes første virkeår. Rapporten er basert på tilbakemeldinger fra bydelsstyrene selv, fra byrådsavdelingene og fra bydelsstyrenes administrasjon. I januar 2009 ble det gjennomført en elektronisk spørreundersøkelse blant bydelsstyremedlemmene, resultatene fra denne utgjør rapportens grunnlag for å si noe om bydelsstyremedlemmenes oppfatninger. En oppsummering av funnene i undersøkelsen ligger vedlagt. Bydelsstyrenes aktiviteter i det første virkeåret gjennomgås i følgende tre hovedkategorier: 1. Behandling av saker 2. Annen aktivitet knyttet til bydelsstyremøtene 3. Bydelsstyrenes utadrettede, egeninitierte aktivitet utenom de ordinære bydelsstyremøtene. Videre omtales bydelsstyrenes forhold til byrådsavdelingene og til de sentrale politiske organ, Bydelsstyrenes administrasjonsordning gjennomgås med henblikk på lokalisering, krav til personalressurser og dimensjonering framover. Statistikken som omhandler behandlede saker og andre aktiviteter i bydelsstyrene, som benyttes i rapporten, begrenser seg til perioden januar desember Basert på erfaringer så langt i 2009, pekes det på mer kvalitative utviklingstrekk i inneværende år. 2

3 INNHOLD: 1.0 Målsetninger Behandling av saker Avgjøre klager i mindre byggesaker Tilskuddsordninger innen kulturfeltet Saker om fordeling av midler til Samordning av lokale forebyggende tiltak Navnesetting: Første gangs behandling av plansaker etter plan- og bygningsloven Andre plansaker Andregangs behandling av plansaker etter plan- og bygningsloven Andre større plansaker/høringssaker Andre sakstyper Representantenes syn på de sakene de behandler Aktiviteter knyttet til ordinære møter Åpen Halvtime Spørreinstituttet Eventuelt posten Utadrettet, egeninitiert aktivitet Åpne møter Kontakt med bydelen Ordførerbesøk Presse og informasjonsspredning Bydelsstyrene i kommunen Bydelsstyrene og byrådsavdelingene Bydelsstyrene og sentrale politiske organ Administrasjonsordning Sentral lokalisering av sekretariatet Krav til personellressurser Oppgaver, aktivitet og bemanning i Bydelsstyrenes budsjett Bydelsstyrenes opplæring Oppsummering

4 1.0 MÅLSETNINGER ble den nye bydelsstyreordningen i Bergen Kommune iverksatt. Representantene i de 8 bydelsstyrene oppnevnes av bystyret, og den partipolitiske sammensetningen gjenspeiler fordelingen i bystyret. Bydelsstyrene i bydeler med mindre enn innbyggere har 9 medlemmer mens de i bydeler med mer enn har 11. Bydelsstyrenes første møter ble holdt i slutten av februar og totalt hadde alle bydelsstyrene 9 møter hver i Bydelsstyresekretariatet er sentralt lokalisert på Rådhuset, og består av fire rådgivere og fire konsulenter som hver har tilretteleggingsansvar for to bydelsstyrer. De overordnede politiske målsetningene med den nye bydelsstyreordningen slås fast i Bystyresak , Etablering av bydelsstyrer: "Målet med etablering av bydelsstyrer er å styrke lokaldemokratiet, innbyggermedvirkning og bydelene som lokalsamfunn." Denne målsetningen utdypes i bydelsstyrenes fullmakter 2.1, hvor det fastsettes at bydelsstyrene skal arbeide for: Å ha en god kontakt og en aktiv og åpen dialog med bydelens innbyggere Å stimulere bydelens befolkning uansett alder, kjønn og etnisitet til å engasjere seg i eget boområde/nærmiljø Å søke samarbeid med frivillige lag og organisasjoner, private og andre offentlige instanser Å bidra til økt trivsel for bydelens befolkning For å oppfylle disse målsetningene er bydelsstyrene gitt både generelle og fagspesifikke fullmakter. Disse er vedtatt i Bystyresak I tillegg til behandling av politiske saker, legges det opp til at bydelsstyrene skal oppfylle målsetningene sine gjennom ulike typer egeninitiert aktivitet. Bydelsstyrene er tiltenkt en ombudsrolle, de skal være lytteposter for befolkningen i egen bydel og en kanal inn i det sentrale politiske systemet. 2. BEHANDLING AV SAKER Bydelsstyrenes ansvar for behandling av saker defineres i fullmaktene og sakene oversendes bydelsstyrene direkte fra fagetatene eller Bystyrets kontor, eller fordeles av Forretningsutvalget. Under gjennomgås alle sakstypene og fullmaktene i mer detalj. 4

5 Tabell 1: Saker behandlet i bydelsstyrene i 2008 SAKSTYPE 1 Antall saker Klagesaker 69 Uttalelse til 1 gangs behandling av plansaker etter plan og 36 bygningsloven(pbl) 2. gangs behandling plansaker etter pbl 8 Fordeling av midler fra tilskuddsordninger innen kultur 49 Navnesaker 6 Behandling av Årsbudsjett (1) Andre saker 36 (8) Interne saker (relatert til bydelsstyrenes drift) 94 Sum 338 (271) Tabell 2: Fordeling av saker mellom bydelsstyrene i 2008 Utt. 1.g beh 2 g beh Klagesaker Kulturtilskudd Navnsaker Internesaker Andre saker Arna Bergenhus Fana Fyllingsdalen Laksevåg Ytrebygda Årstad Åsane SUM SUM Oversikten viser at klagesaker, tilskuddssaker innen kultur og første gangs behandling av plansaker utgjør hovedtyngden av bydelsstyrenes saksmengde. I tillegg er det en god del interne saker. Kategorien andre saker, som inkluderer større plansaker innen ulike fagområder er relativ beskjeden og består i praksis av 4 plansaker innen samferdsel som er gått likelydende til alle bydelsstyrene. Behandling av saker utgjør kjerneaktiviteten i bydelsstyremøtene. 338 saker totalt gir et snitt på 4,7 saker per møte, noe som utgjør en relativt beskjeden saksmengde. Når det gjelder fordelingen av de ulike sakstypene, har bydelsstyrene relativt lik profil, de største bydelsvise 1 I kategorien "Andre saker" inngår 4 plansaker som har blitt behandlet likelydene i alle 8 bydelsstyrer (Handlingsplan-kollektivstrategi for Bergen , FRAM Bergen - Framkommelighet for buss i Bergen, Innfartsparkering i Bergensområdet og Handlingsplan mot lokal luftforurensing i Bergen, rullering). Kategorien "Behandling av årsbudsjett" utgjøres av 5 likelydende saker (en sak for hver bystyrekomite) som ble behandlet i alle bydelsstyrene. Bydelsstyrene har dermed behandlet 271 genuine saker i I kategorien "Interne saker" inngår saker om møteplaner, arbeidsutvalg, aktivitetsplaner etc. Faste saker som åpen halvtime, godkjenning av protokoll, saker til gjennomsyn og skriftlige spørsmål er ikke inkludert i oversikten. 5

6 forskjellene gjør seg gjeldende for klagesaker og for 1. og 2. gangs behandling av plansaker etter plan- og bygningsloven. 2.1 Avgjøre klager i mindre byggesaker I fullmaktene 3.1, gis bydelsstyrene myndighet til avgjøre klager i mindre byggesaker etter plan- og bygningsloven. Definisjon og avgrensninger av myndigheten framgår av fullmaktene. Bydelsstyrene behandlet i klagesaker. I hele 64 av disse var bydelsstyrenes vedtak enstemmige. I 49 saker var bydelsstyrets vedtak vært identisk med forslag til vedtak fra fagetaten. Den bydelsvise oversikten avslører i midlertidig forskjeller mellom bydelene, fra Fyllingsdalen som konsekvent har fulgt innstillingen fra fagetaten og Laksevåg som har tatt klagen til følge i en sak, til Ytrebygda som i den andre ytterkanten har tatt klagen til følge i 60% av sakene (riktig nok kun 5 saker totalt). Blant de bydelene som har mange klagesaker har de fleste tatt klagen til følge i rundt 1/3 av sakene. Dette er også gjennomsnittet for alle bydelsstyrene sett under ett. Fordelingen av antall klagesaker mellom bydelene er relativt ulik: Tabell 3: Klagesaker og vedtak i bydelsstyrene 2008 Bydelsstyre Antall klagesaker Antall saker hvor bydelsstyrenes vedtak IKKE er i samsvar med fagetatens innstilling Arna 4 2 Bergenhus 9 3 Fana 13 4 Fyllingsdalen 6 0 Laksevåg 9 1 Ytrebygda 5 3 Årstad 10 3 Åsane 13 4 Sum (29%) Sakene oversendes bydelsstyrene fra etat for byggesak og private planer med forslag til vedtak. Dersom bydelsstyrenes vedtak er i tråd med etatens innstilling, at klagen ikke tas til følge, oversendes sakene til Fylkesmannen for endelig avgjørelse. Dersom Fylkesmannen snur bydelsstyrenes avgjørelser, sendes saken via etaten og tilbake til bydelsstyrene for ny behandling. Til nå har 33 av bydelsstyrenes vedtak blitt stadfestet og 3 blitt omgjort Behandlingstiden hos Fylkesmannen er så lang at alle bydelsstyrevedtak i 2008 p.t. ikke er behandlet. Dersom bydelsstyrets vedtak ikke samsvarer med forslaget fra fagetaten, regnes dette som et nytt vedtak som vil være gjenstand for ev ny klage. Dersom det ikke kommer inn noen ny klage innen gitt frist, avsluttes saken. Av de 20 sakene hvor bydelsstyrene har tatt klagen til følge har kun et av vedtakene blitt påklaget pånytt. Representanter fra juridisk avdeling ved etat for byggesak og private planer har møtt i alle bydelsstyremøtene hvor klagesaker har vært behandlet. Tilbakemeldingene fra bydelsstyremedlemmene viser at de er svært fornøyde med informasjon og hjelpen de har fått fra disse representantene. Det har vært gjennomført befaringer hvor administrasjonen og fagetaten har deltatt i forbindelse med behandlingen av 16 saker. Bruken av befaringer 6

7 varierer i midlertidig mye mellom bydelsstyrene. Bydelsstyrene i Bergenhus, og Årstad har ikke vært på noen befaringer, mens Ytrebygda og Laksevåg i utstrakt grad har benyttet seg av dette. Befaringene har i hovedsak vært lagt rett i forkant av møtet og det har vært lagt opp til at fagetaten, i den grad det har vært mulig, har vært representert. Klagesakene som behandles i bydelsstyrene har lovbestemt behandlingstid av klage på 6 uker. Byråd Lisbeth Iversen uttrykte i forkant av iverksettelsen av bydelsstyreordningen bekymring over å gi bydelsstyrene beslutningsmyndighet i denne type saker (jf notat til Bystyrets kontor av 1. juni 2007, dok ) med bakgrunn i faren for forlenget saksbehandlingstid for disse sakene. Erfaringene fra behandling av saker i bydelsstyrene viser i midlertidig at: Det er fastsatt månedlige frister for oversendelse av saker fra byrådsavdelingene til Bystyrets kontor. Alle klagesaker som er Bystyrets kontor i hende innen denne fristen, behandles i bydelsstyrene innen 2 uker. Av de 69 klagesakene som ble behandlet av bydelsstyrene i 2008 er kun 5 blitt utsatt. Begrunnelsen for utsetting var befaring. Det er nå etablert rutiner for vurdering av behovet for befaring i forkant av bydelsstyremøtene som gjør at behovet denne type utsettelser ikke lenger er tilstede. Dette medfører at behandlingstiden for klagesaker i bydelsstyrene minimaliseres og ligger på mellom 2 og 4 uker etter at sakene oversendes fra byrådsavdelingen. Responsen på bydelsstyrens behandling av klagesaker fra etat for byggesak og private planer er i hovedsak positiv. Det er ikke mottatt noen klager på for lang behandlingstid. Et potensielt problem er sommerferien hvor det går over 2 måneder mellom bydelsstyremøtene. I 2008 ble dette løst gjennom at alle bydelsstyrene gav leder fullmakt til å avgjøre klagesaker i dette tidsrommet. Denne fullmakten ble i midlertidig ikke benyttet i noen av bydelsstyrene Etaten viser videre til en potensiell fare for forskjellsbehandling og forskjellsfortolkning av lover og forskrifter gjennom at 8 ulike styrer behandler samme type klagesaker. Det er i midlertidig for tidlig å konkludere i forhold til dette på det nåværende tidspunkt. Det ble i 2008 oversendt i overkant av 500 klagesaker til bystyresiden. Bydelsstyrene behandlet 69 av disse, resten ble behandlet i Komite for miljø og byutvikling (KMBY) og KMBY sitt underutvalg. Som en del av gjennomgangen av egen arbeidsform vurderte KMBY å avvikle ordningen med underutvalg og isteden la disse sakene bli behandlet i bydelsstyrene. En forespørsel til alle bydelsstyrene i oktober viste at samtlige styrer ønsket å utvide fullmaktene sine og å overta de saker som i dag behandles i underutvalget i KMBY. KMBY vedtok i midlertidig på møte å videreføre dagens ordning med underutvalg, og en overføring av fullmakter fra KMBY til bydelsstyrene virker så langt ikke aktuell. 2.2 Tilskuddsordninger innen kulturfeltet En annen sakstype som har stått for en betydelig andel av sakene bydelsstyrene behandlet i 2008, er saker som fordeler midler fra ulike tilskuddsordninger innen kulturfeltet. Bydelsstyrene har i følge fullmaktene 5.1 følgende myndighet: 1. Bydelsstyrene har ansvar for tildeling av tilskudd til medlems - og interesseorganisasjoner med eldreformål. 7

8 2. Bydelsstyrene har ansvar for å tildele stimuleringsmidler til lokalt kulturarbeid for barn og unge. 3. Bydelsstyrene har ansvar for tildeling av midler til frivillige lag og organisasjoner, med virksomhet som i all hovedsak er rettet mot aktiviteter innen bydelen. Fullmaktene ble i 2008 realisert gjennom budsjettvedtaket (bystyresak ) og byrådssak , hvor bydelsstyrene ble gitt forvaltning over følgende tilskuddsordninger: Samarbeidsmidler ( i hver bydel) Tilskudd til leie av lokaler ( i Åsane, i de andre bydelene) Tilskudd til lokale arrangement (fordelt etter innbyggertall - totalt ) Tilskudd til eldreformål/ seniorkultur ( i hver bydel) De fire kulturkontorene i Bergen kommune står for saksbehandlingen av sakene til bydelsstyrene, og representanter fra kontorene stiller i alle bydelsstyremøtene hvor det foreligger fordelingssaker til behandling og orienterer / svarer på spørsmål om disse. Hvert bydelsstyre behandlet i 2008 mellom 5 og 8 saker om fordeling av tilskuddsmidler, jf tabell 2. Alle bydelsstyrene vedtok høsten 2008 å gi kulturkontorene administrativ fullmakt til å fordele restmidlene på tilskuddsordningen "støtte til leie av lokaler". 2 I 42 av de totalt 49 sakene var bydelsstyrenes vedtak identiske med innstillingen fra kulturkontoret. I sakene hvor vedtakene avvek, var bydelsstyrnes endringer som regel kun små justeringer av de tildelte summene. På bakgrunn av dette kan det derfor hevdes at det utøves lite politikk i behandlingen av disse sakene. Tilbakemeldingene fra kulturkontorene er at tilskuddsordningenes egnethet for behandling i bydelsstyrene avhenger av fordelingsstrukturen: De ordningene som har en fast årlig søknadsfrist lar seg enkelt saksforberede og behandle i bydelsstyrene. Ordningene som derimot har en løpende søknadsbehandling og tildeling, er mindre egnet for polisk behandling. Her behandles søknadene fortløpende og det faktum at alle beslutninger om tildelinger må via bydelsstyrene kan forsinke tildelingen og føre til lang ventetid for søker. Tilskuddsordningene "tilskudd til leie av lokaler" og "tilskudd til lokale arrangement" som p.t. inngår i bydelsstyrenes fullmakter, har løpende tildeling, og kan dermed virke å være mindre egnet for politisk behandling. I budsjettvedtaket 2008 ba bystyret byrådet om å komme med en gjennomgang av øvrige tilskuddsordninger til bydelene i 1. tertialrapport Av byrådssak framgår det at byrådet vil se dette i sammenheng med byrådsavdeling for kultur, næring og idrett sin pågående gjennomgang av samtlige tilskuddsordninger, og videre at tilskuddsordninger i andre byrådsavdelinger vil bli vurdert overført til bydelsstyrene. Denne gjennomgangen er så langt ikke foretatt og praksis fra 2008 er videreført i Den eneste endringen i 2 På bakgrunn av mangel på søkere, anmodet Byråd for kultur, næring og idrett, Henning Warloe , i et notat til bydelsstyrene (dok ) om at udisponerte midler fra tilskuddsordningen "Støtte til leie av lokaler" ble overført til ordningene "Kjapt svar" og "Allmenne kulturmidler, som forvaltes av kulturkontorene. Alle bydelsstyrene godtok denne overføringen av midler og fordelingsfullmakt til kulturkontorene i framlagte sak, og meldingssaker om fordelingene av disse midlene ble lagt fram for bydelsstyrene i januar og februar

9 bydelsstyrenes tilskuddsordninger i budsjettvedtaket for 2009 i forhold til 2008, er at hvert bydelsstyre har fått en ny tilskuddsordning på ,- til "trivselstiltak for eldre". 2.3 Saker om fordeling av midler til Samordning av lokale forebyggende tiltak SLT er en modell for samordning av lokale kriminalitets forebyggende arbeid gjennom sektorovergripende tiltak. SLT arbeidet i Bergen kommune er organisert gjennom en sentral SLT gruppe og 8 bydelsvise SLT styringsgrupper, som ledes av oppvekstrådgiverne i de ulike bydelene. I følge egne fullmakter, 4.1, har bydelsstyrene ansvar for samordning av lokale forebyggende tiltak innenfor de midlene bydelsstyrene får til disposisjon innen oppvekstfeltet, altså ansvar for fordeling av SLT- midler i bydelene. I budsjettvedtaket for både 2008 og 2009 ble det avsatt 1 million til denne type tiltak. Bydelsstyrenes fullmakt på dette området ble ikke realisert i 2008, og i budsjettvedtaket for foregående år fikk byrådsavdelingene ansvar for fordeling av midlene. Bydelsstyrene fikk ikke noen redegjørelse/orientering om hvordan midlene var disponert i de ulike bydelene i Her har det skjedd en endring i inneværende år, og egne saker om fordeling av SLT midler for 2009 ble lagt fram for alle bydelsstyrene i mars Innstillingen til bydelsstyrene gjøres på bakgrunn av innspill fra de lokale SLT styringsgruppene. Bydelsstyrenes mulighet til å drive politikk i denne type saker er begrenset ut fra følgende: Tiltakene var lite beskrevet i saksframleggene. (Dette medførte blant annet at Åsane bydelsstyre sendte saken tilbake til byrådet med krav om bedre saksutredning for halvparten av midlene.) I saksframleggene ble det ikke informert om andre søkere enn de som den lokale SLTgruppen innstilte på. Det legges ikke opp til noen rapportering fra SLT gruppene etter at tiltakene er gjennomført. 2.4 Navnesetting: I fullmaktenes 3.3 gis bydelsstyrenes myndighet til å fastsette navn på kommunale gater, veier, parker, plasser, skoler, barnehager, institusjoner, bydeler, boligfelt og andre kommunale bygninger og anlegg innenfor bydelen. Totalt 6 navnsaker har vært behandlet i 3 bydelsstyrer i 2008: Bergenhus, Fana og Årstad har vedtatt navn på barnehager og bybanestopp. Under behandlingen av sakene om navngiving av bybanestopp, vedtok både Bergehus, Fana og Årstad bydelsstyre navn på stopp som ikke var drøftet i saksframstillingen (henholdsvis navnene Florida, Troldhaugen og Brann Stadion). I etterkant har det gjennom dialog med byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling, kommet fram at lovverket på dette området slår fast at utvalg i navnesaker kun kan vedta navn som Navnekonsulenten har uttalt seg om på forhånd. Denne saken er under utredelse i byrådsavdelingen. Bydelsstyrens fullmakter nevner ikke denne bestemmelsen, og er dermed unøyaktig på dette punktet. I bydelsstyrenes fullmakter heter det videre at det i byrådets innstillinger i navnesaker normalt skal foreligge minst to alternative navn, dette var ikke tilfellet for flere av bybanestoppene. 9

10 Undersøkelsen blant bydelsstyrerepresentantene viser at navnesaker er den sakstypen som scorer lavest i forhold til hvilke saker de synes er interessante å jobbe med. 2.5 Første gangs behandling av plansaker etter plan- og bygningsloven I fullmaktenes 3.2 slås det fast at bydelsstyrene er høringsinstans ved førstegangs behandling etter plan og bygningsloven av lokale plansaker med stor betydning for bydelen. Bydelsstyrene var høringsinstans i til sammen 37 plansaker i 2008, av disse var 34 private planer fra byrådsavdeling for byggesak og bydeler, de resterende fra byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling. Bydelsstyrene avga uttalelse seg i samtlige av sakene og uttalelsene har i all hovedsak kommet innenfor de satte høringsfristene for sakene. Bydelsstyrene har vært på 3 befaringer i forbindelse med behandling av denne type saker. Kjørereglene for samhandling og kontakt mellom byrådsavdelingene og bydelsstyrene ( ) slår fast at etaten orienterer i bydelsstyremøtene i forbindelse med førstegangs behandling av plansaker dersom bydelsstyrene ønsker dette. Avgjørelsen om orientering tas av bydelsstyrelederen eller av AU. Denne ordningen har fungert meget bra og, representanter fra etaten har orientert i forbindelse med ca 15 av sakene. Tilbakemeldingene fra etat for byggesak og private planer er at bydelsstyrene bidrar positivt i planprosessen, og at de bringer et nærområdeperspektiv inn i planbehandlingen som tidligere har manglet. I tillegg ser etaten positivt på at bydelsstyrene arrangerer informasjonsmøter i forhold til plansaker og på denne måten bidrar til å spre informasjon og dialog mellom forslagsstiller, berørte parter etc. 2.6 Andre plansaker Bydelsstyrene har i henhold til fullmaktene, rett til å uttale seg i overordnede plansaker med stor betydning for bydelen. Retten gjelder for helse og sosialsektor, kultur og oppvekstfeltet og områder innenfor miljø og byutvikling. Dette dreier seg om saker byrådet sender over til bystyresiden og hvor byrådets innstilling foreligger. Disse sakene kan deles i to hovedtyper: Andregangs behandling av plansaker etter plan- og bygningsloven I 2008 behandlet bydelsstyrene 8 saker av typen 2. gangs behandling av plansaker etter pbl. Dette er 1/3 av alle sakene som ble behandlet i Bystyret i samme periode. Det er bystyresiden selv, gjennom Forretningsutvalget som tar stilling til om bydelsstyrene skal inn før sakene behandles i komite. Om bydelsstyrene skal behandle sakene er blitt vurdert fra sak til sak. Behandling i bydelsstyrene kan i verste fall forlenge behandlingstiden på bystyresiden med ca en måned. Dette avhenger av tidspunkt for oversendelse av sakene fra byrådet. Saker som ikke kan utsettes en måned er ikke blitt fordelt til bydelsstyrene Andre større plansaker/høringssaker Følgende fire saker ble oversendt alle bydelsstyrene til uttale på møtene i april 2008: Handlingsplan mot lokal luftforurensning, FREM Bergen, Innfartsparkering i Bergensområdet og Handlingsprogram - kollektivstrategi for Bergen Bortsett fra disse ble ingen større plansaker innen feltene helse, skole, kultur sendt på høring til bydelsstyrene i

11 I forbindelse med byrådets arbeid med Levekårsundersøkelsen er bydelsstyrene blitt invitert til å komme med innspill i forhold til forebyggende tiltak i de ulike bydelene i forkant av at byrådet legger fram levekårsmeldingen. Byråden oppfordret bydelsstyrene til å jobbe grundig med denne saken og avholde folkemøter etc. Bydelsstyrene har tatt utfordringen og jobber med denne saken på ulike måter, arrangerer åpne temamøter om oppvekst for unge, inviterer byrådsavdelingene inn til seg for å få orienteringer om situasjonen og utfordringene i bydelen og drar på besøk/befaringer til institusjoner i bydelen. Denne framgangsmåten og muligheten for å høre bydelsstyrene tidlig i prosessen i større saker er ikke benyttet tidligere, og bør vurderes benyttet i liknende saker framover. Det er forespeilet at bydelsstyrene vil få saker som idrettsplanen, sykkelstrategiplan, etc. i de nærmeste månedene. Resultatene fra spørreundersøkelsen blant bydelsstyremedlemmene viser at større høringssaker av denne typen, er den sakstypen flest representanter synes er interessant eller svært interessant å jobbe med (82%). 2.7 Andre sakstyper I punkt 4c i Reglementet gis bydelsstyrene innstillingsrett i private forslag og innbyggerinitiativ med klar forankring i egen bydel. Ingen av disse sakstypene har i midlertidig vært behandlet i noe bydelsstyre i Det har vært fremmet 5 private forslag i bystyret, men ingen av disse har hatt en klar lokal bydelsforankring og dermed gått veien om bydelsstyrene. I 2009 foreligger det et innbyggerinitiativ med klar bydelsforankring som omhandler planlagt bompengeordning i Nordvik i Fana. Tilsyn og kontroll omtales i bydelsstyrens fullmakter 2.3: "Bydelsstyret har (fra ) oppgaver knyttet til politisk tilsyns- og kontrollvirksomhet vedr. bydelsrelaterte oppgaver og tjenester innenfor feltene helse, sosiale tjenester, oppvekst, kultur, miljø- og byutvikling." Gjennom bystyresak fikk en i februar 2009 en avgrensning av bydelsstyrenes rolle i forhold til politisk tilsyn og kontroll. Bydelsstyrenes politiske tilsynsfunksjon avgrenses til områder hvor de har beslutningsmyndighet. I tillegg gis bydelsstyrene mulighet til å komme med uttalelser til Bergen Kommunes årsmelding i den grad årsmeldingen berører bydelsspesifikk resultatrapportering og rapportering på de områder bydelsstyrene har beslutningsmyndighet. For inneværende år inneholder årsmeldingen ingen slik rapportering. Bydelsstyrene ble etter vedtak i Forretningsutvalget 38-09, bedt om å komme med innspill i forhold til egen arbeid med budsjett 2009 og økonomiplan på møtene i mars Bydelsstyrenes innspill ble presentert i Forretningsutvalgssak 84-09, Evaluering av fjorårets budsjettprosess i bystyrets organer, og omtales derfor ikke i detalj her. Kort oppsummert kan en si at bydelsstyrene mener at de har en rolle i arbeidet med budsjett og årsplan. Mange bydelsstyrer mener prosessen var uklar og at uttalelsene deres ble tatt lite hensyn til i den videre behandling. De fleste bydelsstyrerne ønsker å komme tidligere inn i prosessen neste år. Bydelsstyrene har på eget initiativ uttalt seg i saker som har vært til behandling i bystyret og i komiteene. Blant annet: i forbindelse med bystyrebehandlingen av Kommuneplanens arealdel vedtok Laksevåg bydelsstyre i mars en uttalelse som ble oversendt KMBY og i saken om nedleggelsen av Tunes skole, vedtok Arna bydelsstyre en uttalelse som ble framlagt bystyret på møtet i mai. 2.8 Representantenes syn på de sakene de behandler 11

12 I en elektronisk spørreundersøkelse utført i januar 2009, ble bydelsstyrerepresentantene spurt om hvor interessante de ulike sakstypene var for dem som politikere: Tabell 4: Representantenes vurdering av de ulike sakstypene Interessante eller svært Helt eller delvis uinteressante interessante Klagesaker 54% 14% Kultursaker 67% 9% Navnesaker 43% 28% 1. gs behandling av plansaker 77% 6% Større høringssaker 82% 3% Budsjettarbeid 60% 16% Et flertall av representantene synes alle oppgavene er interessante, men større høringssaker, plansaker, kultursaker og navnesaker peker seg ut som de med høyest score. Det er også forståelig ut fra den betydningen disse sakene, kanskje særlig plansakene, har i bydelen. Det er sannsynligvis også disse sakene som får størst lokal interesse og får publikum inn på møtene. Her kan man få økt lokaldemokratisk betydning ved at man i større grad annonserer hvilke plansaker bydelsstyrene har til behandling slik at man også får publikum til byrådsavdelingenes orienteringer. Representantene ble i tillegg spurt om hvilke andre saker de kunne se for seg at bydelsstyret burde/kunne behandle. Svarene her viser at bydelsstyrene ønsker seg mer av det de allerede har og kan litt om. Flere klagesaker, flere plansaker og gjerne mer innflytelse på de sakene de får. Det er flere som mer generelt ønsker seg større innflytelse, og som nevner at de kunne ønske seg at den nåværende bydelsordningen kunne bevege seg mot den ordningen som var frem til og med Flere bydelsstyrer foreslår at helse og sosial også burde være et saksområde for bydelsstyrene. Bydelsstyrene har så langt ikke hatt noen saker innen dette feltet og det er dermed interessant at såpass mange trekker frem dette som et område de ønsker å arbeide med. Vi kan også se av bydelsstyrenes aktivitetsplaner at det er flere som planlegger opplæring innenfor dette området i løpet av våren AKTIVITETER KNYTTET TIL ORDINÆRE MØTER Bydelsstyrenes aktiviteter i møtene utover behandling av ordinære saker kan i all hovedsak summers opp under følgende tre hovedpunkt 3.1. Åpen Halvtime I reglementets punkt 9, slås det fast at alle bydelsstyremøter skal innledes med en åpen halvtime, hvor ordet er fritt for lag, organisasjoner, virksomheter og enkeltpersoner i bydelen til å legge fremme synspunkter og stille spørsmål til bydelsstyret. Åpen halvtime ble gjennomført i alle bydelsstyremøtene i 2008, og til sammen er ble det holdt 134 innlegg. Tallene varierer for de ulike bydelsstyrene, fra 12 (Fana) til 22 (Laksevåg og Ytrebygda) 12

13 innlegg. Et vidt spekter av emner har blitt berørt i innleggene, men to gjengangertema har vært trafikksikkerhet og skole. Mange av innleggene har ført til at bydelsstyret har grepet fatt i den aktuelle saken og fulgt opp gjennom blant annet å vedta uttalelser til byrådsavdelingene, å sende skriftlige spørsmål, å sende brev til andre instanser utenfor kommunen, I tillegg til innlegg under åpen halvtime, ble det holdt 37 deputasjoner til saker på sakskartene i bydelsstyrene i Bydelsstyremøtene har til sammen hatt over 400 tilhørere i I tillegg samlet møtet i Laksevåg hvor bydelsstyret uttalte seg til førstegangsbehandlingen av saken om Sotrasambandet, over 70 tilhørere. Variasjonene er i midlertidig store både mellom bydelene og på de ulike møtene. Publikumsoppmøte er i stor grad vært knyttet til behandlingen av særskilte saker, som klagesaker og plansaker, på sakskartet, og kan nok i mindre grad koples til en generell interesse for det politiske arbeid som skjer i bydelsstyrene. Oppmøte fra publikum har jevnt over vært større i bydelsstyrene enn i komiteene og bystyret Spørreinstituttet Bydelsstyrenes mulighet til å stille skriftlige spørsmål til byrådet, jf. punkt 14 i reglementet, er en av bydelsstyrenes direkte kanaler inn i det politiske systemet. Ordningen har vært mye benyttet i 2008 og bydelsstyrene har til sammen stilt 88 skriftlige spørsmål til byrådsavdelingene. Også her er det store forskjeller, og tallene for enkeltbydelsstyrer varierer mellom 2 (Bergenhus) og 21(Arna) oversendte spørsmål. Hovedtyngden av spørsmålene har vært rettet til byrådsavdeling for klima miljø og byutvikling (33 stk). Byrådsavdelingene svarer i all hovedsak innen fristen, kun 5 svar har kommet for sent. Tilbakemeldingen fra byrådsavdelingene viser at det har vært enkelte innkjøringsproblemer, både for bydelsstyrene og for Bystyrets kontor, men at spørreinstituttet i det stor og hele fungerer bra Eventuelt posten Bydelsstyrene har hatt en aktiv bruk av Eventuelt posten, noe som har resultert i til sammen ca 40 uttalelser til byrådsavdelingene. Uttalelsene har hovedsakelig vært knyttet til saker/tema bydelsstyrene ikke har hatt til behandling, og har skapt en viss frustrasjon i byrådsavdelingene med hensyn til uklarheter knyttet til håndtering og krav til behandling av henvendelsene. En har i midlertidig sett en reduksjon av denne type uttalelser utover høsten 2008 (fra 11 i mai, til 2 i november og desember), og henvendelsene til byrådsavdelingene har i større grad blitt stilet i form av skriftlige spørsmål. Byrådsavdelingene etterlyser en felles mal for oversendelse av denne type uttalelser. Bystyrets kontor arbeider med en slik mal. Eventuelt posten brukes aktivt fordi bydelsstyrene har et behov for å markere seg i lokale saker. Alternativet til disse uttalelsene er at representantene tar sakene via sitt eget partiapparat, eller at de stiller skriftlig spørsmål. Bydelsstyrene har imidlertid ofte et ønske om å vise at de mener noe samstemt som bydelsstyre og om å fremme en sak samlet. I mangel på andre kanaler inn i systemet, benyttes denne løsningen for å søke å sette saker på dagsordenen som et samlet bydelsstyre. Bydelsstyrene skal også være et talerør inn mot de politiske organ på bystyresiden. Til nå har det i stor grad vært byrådet og byrådsavdelingene som har vært mottaker av bydelsstyrenes innspill - og i begrenset grad komiteene og bystyret. 13

14 4.0 UTADRETTET, EGENINITIERT AKTIVITET I bydelsstyrenes fullmakter 2.1 slås det fast at bydelsstyrene skal arbeide med utgangspunkt i målsetningene om å legge til rette for økt demokratisk engasjement og styrke bydelen som lokalsamfunn. Bydelsstyrene har i 2008 søkt å fylle denne rollen gjennom egeninitierte aktiviteter utenom ordinære møter, som både har hatt til hensikt å spre informasjon til innbyggerne i bydelen og samtidig gi bydelsstyrene mulighet til være lydhøre ovenfor innspill. Så langt i 2009 er det registrert en økning i gjennomført og planlagt aktivitet av denne typen i alle bydelsstyrene. Det er for tidlig å foreta noen analyse av bydelsstyrenes betydning for lokaldemokrati og deltakelse, men mer beskrivende kan bydelsstyrenes initiativ for å skape lokalt engasjement og komme i kontakt med bydelens befolkning summeres opp i følgende aktiviteter: 4.1 Åpne møter 7 av bydelsstyrene 2008 gjennomførte i 2008 folkemøter. Alle bydelene har eller skal også arrangere denne type møter våren Flere møter ble initiert på bakgrunn av reguleringsplaner bydelsstyrene hadde til uttalelse, mens andre, som for eks møtet om "Arna tunnelen", tok opp sentrale problemstillinger i bydelen. En tredje versjon er temamøter som "Eldre i Fyllingsdalen" og "Oppvekstvilkår i Laksevåg". I møtene har det inngått orienteringer/informasjon fra byrådsavdelingen og andre berørte parter samt en åpning for innlegg og debatt fra salen. Disse møtene kombinerer dermed informasjonsspredning ut til befolkningen med å være en arena som gir bydelsstyrene en mulighet til å være lyttepost ut mot bydelen. Det har gjennomgående vært stort engasjement i disse møtene, med mellom tilhørere til stede. Møtet i Laksevåg om Sotrasambandet i september 2008 samlet over 200 mennesker. 4.2 Kontakt med bydelen Som en del av oppstartsfasen, var de aller fleste bydelsstyrene på bli-kjent-turer i egen bydel i Programmene for disse har inkludert besøk på ulike bedrifter, lag, foreninger, idrettsanlegg etc. De fleste bydelsstyrene har også lagt enkeltmøter til andre lokaler i bydelen, som skoler og kulturinstitusjoner, som et ledd i arbeidet med å bli kjent i egen bydel. Flere bydelsstyrene testet i 2008 ut ordninger med fast stand på kjøpesentre. Representantene i Laksevåg stiller på "bydelsbenk" både på Vestkanten og på Laksevåg senter hver torsdag før bydelsstyremøtene. I Åsane, Fana og Årstad har representantene også møtt befolkningen gjennom å ha stand. Flere bydelsstyrer har konkrete planer om stand/ bydelsbenk i Bydelsstyrelederne har blitt invitert til å delta på en rekke lokale arrangement, og til å ha møter med det lokale næringsliv og kulturinstitusjoner. Bydelsstyremedlemmer er blitt spurt om å sitte i juryer for blant annet lokale kulturpriser. Dette viser at bydelsstyrene blir lagt merke til i bydelen, og tatt på alvor og ansett som en viktig medspiller av flere sentrale aktører i de ulike bydelene. I tillegg har bydelsstyrelederne og bydelsstyrene mottatt en rekke henvendelser per post, telefon og e-post fra innbyggerne i bydelene. I mange tilfeller har folk som henvender seg blitt oppfordret til å følge opp saken ovenfor bydelsstyret gjennom å komme på Åpen 14

15 halvtime. Mange av innspillene har bydelsstyrene videreformidlet inn i det sentrale politiske systemet i form av et skriftlig spørsmål, uttalelse eller henvendelser Ordførerbesøk Høsten 2008 gjennomførte ordføreren bydelsvise besøk i alle bydelene sammen med bydelsstyrelederne. Programmet for besøkene ble lagt opp av bydelsstyrelederne og inkluderte besøk på ulike institusjoner, bedrifter, og frivillig lag/organisasjoner. I de fleste tilfellene ble det også lagt opp til at ordføreren og bydelsstyrelederen møtte bydelens befolkning gjennom å stå på stand på kjøpesenter etc. Erfaringene med disse besøkene er så positive at ordføreren er i gang med planleggingen av en ny runde i 2009, det første besøket, i Åsane, ble gjennomført 17. april Presse og informasjonsspredning Bydelsstyrenes aktiviteter har blitt godt dekket i bydeler med egne lokalaviser. Dette gjelder saker i ordinære møter, men også aktiviteter som folkemøter og befaringer. En utfordring er bydelsstyrene i Bergenhus og Årstad, som ikke har egne ukentlige lokalaviser, og derfor ikke hatt like god dekning som de andre bydelene. BT og BA har omtalt enkeltsaker de fleste bydelsstyrene, det samme har NRK Hordaland, både radio og TV, og BTV. Bydelsstyrenes plassering på kommunens internettportal ble mot slutten av 2008 lagt om i den hensikt å synliggjøre aktiviteten bedre. I tillegg til en fellesside som presenterer ordningen og samler informasjon om reglement, fullmakter og opplæring, har alle bydelsstyrene nå sin egen side hvor informasjon om aktiviteter, saker etc. presenteres. Av skriftlig informasjonsmateriell har Bystyrets kontor utarbeidet en brosjyre for hvert av de 8 bydelsstyrene. Brosjyrene inneholder en kort presentasjon av bydelsstyrenes oppgaver/fullmakter og medlemmene, og er hovedsakelig distribuert i forbindelse med ordinære bydelsstyremøter, folkemøter og stand. En del bydelsstyrer har også utarbeidet egne enkle brosjyrer hvor bydelsstyret og kontaktinformasjon presenteres. 5.0 BYDELSSTYRENE I KOMMUNEN 5.1 Bydelsstyrene og byrådsavdelingene Etableringen av bydelsstyrene har gitt en del tilleggsoppgaver for byrådsavdelingene, spesielt for de avdelinger som produserer og fremlegger saker for bydelsstyrene. Byrådsavdeling for byggesak og bydeler og byrådsavdeling for kultur, idrett og næring har vært hovedleverandører, og har til sammen framlagt 118 saker. I tillegg har byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling levert 6 navnesaker. Byrådsavdelingene har i tillegg til saksproduksjonen, også vært tilgjengelig i møtene under behandlingen av sakene. Byrådsavdelingene har også orientert i forbindelse med at bydelsstyrene avgitt uttalelser til førstegangs behandling av reguleringssaker etter pbl. Det har i tillegg vært gitt en rekke bydelsvise orienteringer som bydelsstyrene har bedt om å få. Dette kan dreie seg om for eksempel skolesituasjonen eller kulturtilbudet i bydelen. Disse orienteringene har ofte blitt gitt lokalt ansatte som rektorer, kultursjefene eller oppvekstrådgiverne. I tillegg har 15

16 byrådsavdelingene har også gitt orienteringer/innledninger på alle de åpne møter som bydelsstyrene har holdt. Et siste felt som har gitt merarbeid for byrådsavdelingene er skriftlige spørsmål, uttalelser og henvendelser som bydelsstyrene har fremmet til byrådet og byrådsavdelinger. I 2008 ble det totalt fremsatt 88 skriftlige spørsmål og ca 40 andre uttalelser og henvendelser. Byrådsavdeling for klima, miljø og byutvikling har fått en stor del av disse henvendelser, med byrådsavdeling for barnehage og skole som en god nummer to. Byrådsavdelingene har fått avsatt ekstra timeressurser/midler til å betjene bydelsstyrene. Byrådsavdeling for klima miljø og byutvikling ved etat for plan og geodata har fått 0,2 mill som kompensasjon for merarbeid i 2008 og Byrådsavdeling for byggesaker og bydeler ved juridisk seksjon, etat for byggesak og private planer har fått 0,6 mill. De fire kulturkontorene i Bergen kommune har hver fått avsatt midler til å dekke en 40 % stilling til saksforberedning til bydelsstyrene (Bergenhus og Årstad kulturkontor har fått en 50 % stilling). Etter at det ble utarbeidet et sett retningslinjer for kontakt, samhandling og bistand mellom byrådsavdelingene og bydelsstyrene i juni 2008 (FUTVsak ), har mange av innkjøringsproblemene blitt rettet opp. Det har også vært en videre oppfølging i form av bilaterale møter mellom Bystyrets kontor og representanter fra berørte byrådsavdelinger. Eventuelle behov for justeringer følges opp fortløpende. I tillegg til bilaterale møter, har det vært en administrativ oppfølging gjennom "Prosjektgruppen for iverksetting av bydelsstyreordningen". Denne gruppen ble etablert i august 2007 for å forberede bydelsstyreordningen, og videreført i 2008 for å følge opp ordningen. Den er foreløpig vedtatt videreført første halvår I gruppen sitter rådgiverne for bydelsstyrene, bystyredirektøren og representanter fra byrådsavdelingene. Fra 2009 er alle byrådsavdelingene representert. Gruppen har fungert som et forum hvor en har kunnet oppklare uklarheter, drøfte problemstillinger, avklare prosesser og rutiner, komme med tilbakemeldinger etc. Behov for gruppen som koordinerende utvalg tas opp til fornyet vurdering i mai/juni Bydelsstyrene og sentrale politiske organ I 2008 har bydelsstyrelederne hatt 4 møter/samlinger med Forretningsutvalget. I 2009 er det planlagt 2 slike møter/samlinger. Hensikten med disse har vært å ta opp spørsmål knyttet til selve ordningen, oppgaver og ansvar, forholdet mellom sentralt og lokalt nivå, behov for støtte og oppfølging og viktige utfordringer. Det har vært en uttalt målsetting at bydelsstyrene og komiteene skal forsøke å samordne aktiviteter som er av felles interesse, eksempelvis i lokale utbyggingssaker, i lokale skolesaker osv. Komiteene har så langt hatt ulik grad av kontakt og samhandling med bydelsstyrene. KMBY har vedtatt at en gjennom hele valgperioden skal ha samarbeid med alle bydelsstyrene. I 2008 ble det arrangert et informasjonsmøte om reguleringsplaner i Åsane sammen med bydelsstyret, og 1. april 2009 holdt bydelsstyret i Årstad og KMBY åpen møte om fortetning rundt bybanestoppet på Wergeland. 5. mai skal komiteen og bydelsstyre på felles befaring i strandsonen i Ytrebygda bydel. Videre planleggers det et felles informasjonsmøte i regi av Fana bydelsstyre og KMBY om Forvaltningsplan for byfjellene sør, Smøråsfjellet, Hamrefjellet og Stendafjellet når denne saken kommer. Mange av sakene som har vakt bydelsstyrenes engasjement faller under ansvarsområdet til 16

17 KMBY, og komiteen har blitt invitert til flere folkemøter og temamøter i bydelene. Dette gjelder også i en viss grad Komite for oppvekst. Bydelsstyrelederne var invitert og deltok på bystyresamlingen høsten En viktig forbindelseslinje mellom bydelsstyrene og de sentrale politiske utvalg er behandling av saker hvor bydelsstyrene gis uttalerett før komite- og bystyrebehandling. Forretningsutvalget avgjør hvilke utvalg på bystyresiden som skal behandle de ulike sakene. I 2008 har bydelsstyrene avgitt uttalelser til komite og bystyre i 8 andregangs behandling av reguleringssaker etter plan- og bygningsloven, i 4 større plansaker 3 og til budsjett for 2009 og økonomiplan ADMINISTRASJONSORDNING 6.1 Sentral lokalisering av sekretariatet Bydelssekretariat ble etablert , og består av 4 rådgivere og 4 konsulenter som hver har tilretteleggingsansvar for 2 bydelsstyrer. Ved oppstart la en til grunn at bydelssekretariatet skulle samlokaliseres og være en integrert del av Bystyrets kontor, men samtidig ha faste kontordager i bydelene. Forretningsutvalget vedtok i sak ( ) å gå bort fra ordningen med kontordager ute i bydelene. Følgende vedtak ble fattet: 1. Det etableres ikke kontorer for administrasjonen i bydelene. 2. Arbeidet med å finne egnede og sentralt plasserte kontorer for bydelsstyrelederne gis høy prioritet. 3. Det tilrettelegges for god og aktiv informasjon ut til bydelenes innbyggere om bydelsordningen, bydelsstyrenes aktiviteter og hva bydelsstyrene kan brukes til. 4. Den valgte løsning med et sentralt plassert sekretariat vurderes på nytt etter å ha virket i et år. Behovene for at sekretariatet er tilstede i bydelene varierer fra måned til måned og har vært knyttet til de månedlige bydelsstyremøtene, befaringer og besøk, utadrettede aktiviteter, deltakelse på møter i bydelsstyrenes arbeidsutvalg og planlegging av møter og aktiviteter. Ingen av disse aktivitetene forutsetter en tilgjengelig kontorarbeidsplass i bydelen I og med at bydelsstyrene ikke har ansvar for driftstjenester/publikumsrettede tjenester er behovet for å være i direkte kontakt med bydelens befolkning lite. Kontakten administreres og løses like godt gjennom telefoniske henvendelser, e-post og sms. Informasjonen ut skjer like godt gjennom kommunens nettsider og oppbygging av egne bydelssider, annonsering og brosjyrer. Erfaringene med et sentralt plassert sekretariat viser at det i all hovedsak har fungert godt. Bydelsstyrene generelt og bydelsstyrelederne spesielt har ikke etterspurt støtte og bistand som krever annen lokalisering. Gjennom en integrert modell kan både publikum og bydelsstyrer dra veksler både på de som arbeider direkte opp mot egne bydeler, de øvrige i sekretariatet og 3 Som omtalt på side 2 gjelder dette sakene: Handlingsplan-kollektivstrategi for Bergen , FRAM Bergen - Framkommelighet for buss i Bergen, Innfartsparkering i Bergensområdet og Handlingsplan mot lokal luftforurensing i Bergen, rullering. 17

18 andre ansatte på Bystyrets kontor. Ordningen har vist seg å være både fleksibel og mindre sårbar ved sykdom og ferier og bydelsstyrerepresentantene betjenes bedre gjennom den sentrale løsning, både mht å få svar på praktiske spørsmål og prinsipielle avklaringer. 6.2 Krav til personellressurser Rådgivere I 2008 hadde hvert bydelsstyre hatt en 50 % rådgiverstilling til disposisjon. Rådgivernes oppgaver kan inndeles i følgende områder: Faglig og konsultativ bistand til leder/nestleder, AU og øvrige medlemmer Forberedelser og tilrettelegging av månedlige møter, befaringer og andre aktiviteter i bydelsstyrets regi Kontakt og oppfølging mot berørte parter, lokale grupper, publikum mv Kontakt og oppfølging mot byrådsavdelinger og andre offentlige instanser Saksutredning/interne saker/utredninger Folkevalgtopplæring Informasjon Den totale oppgavemengden varierte i Det har vært visse variasjoner mellom bydelene i aktivitetsnivå. Noen bydeler har brukt rådgiverne mer aktivt til å bistå i tilrettelegging av andre aktiviteter enn den løpende møteaktivitet. Alle bydeler har aktivitetsprofiler som varierer fra måned til måned og fra halvår til halvår. I oppstartsfasen ble det brukt en god del tid for å utvikle rutiner og prosedyrer på de løpende aktiviteter. Rådgiverne brukte i 2008 i snitt ca % av sin tid på bydelsrelaterte oppgaver. Alle rådgivere har 2 bydeler og det samme sett basisoppgaver. Øvrige bydelsoppgaver som felles opplæring og samlinger, informasjon, registrering, rapportering og oppsummering av erfaringer, kontakt mot byrådsavdelingene og lignende har de fordelt mellom seg. Alle rådgivere som jobber med bydel fungerer som avløsere i sentrale utvalg ved ferie og sykdom. Konsulenter I 2008 har hvert bydelsstyre hatt en 50 % konsulentstilling til disposisjon. Konsulentenes oppgaver kan inndeles i følgende områder: Praktisk tilrettelegging av utvalgsmøter og annen aktivitet i regi av bydelsstyrene Utarbeide protokoller Praktisk arbeid med utsendelse av saksdokumenter Gi folkevalgte råd og veiledning i formelle og praktiske spørsmål Utbetaling av honorarer Konsulentene brukte i 2008 ca 50 % av sin tid på bydelsrelaterte oppgaver. Tidsbruken varierte, med en topp i ukene hvor det er bydelsstyremøter ( %). Lavest nivå har det vært i uken før sakene sendes ut (25 %). Konsulentene i bydelssekretariatet arbeider med oppgaver knyttet til underutvalg, komiteer og bystyret og fungerer som avløsere i sentrale utvalg ved ferie og sykdom. Konsulentene brukes også på flere støttetjenesteområder, bl.a. arkiv, IKT, informasjon og personal. Andre tjenester 18

19 Etableringen av bydelsstyreordningen har gitt merarbeid for andre ved Bystyrets kontor. Merarbeidet har blitt størst innenfor økonomi og regnskap, arkiv, informasjon, IKT og drift, i tillegg har en fått merarbeid på personalfeltet. Anslagsvis utgjør merarbeidet 0,5-0,7 % stilling. Administrasjonsordningen som er valgt er basert på at kontorets rådgivere og konsulenter på sentrale utvalg er avløsere i bydel ved sykdom, ferier og annet fravær. Verken rådgivere eller konsulenter kan være avløsere for hverandre i bydelsstyremøtene i og med at møtene finner sted i samme uke og på samme dager. 6.3 Oppgaver, aktivitet og bemanning i 2009 Med utgangspunkt i allerede gjennomførte og planlagte aktiviteter i regi av bydelsstyrene i 2009, er både konsulenter og rådgivere mere belagt med tilrettelegging og oppfølging nå enn i oppstartsfasen. Saksmengden er på omtrent samme nivå som oppstartsåret, men det er flere bydelsvise initiativ, utadrettede aktiviteter, orienteringer og folkemøter var preget av opplæring og det å finne en form på hvordan bydelsstyrene skulle innrette sin virksomhet. I 2009 er aktivitetene mye mer preget av et ønske om å bli mer kjent med ulike deler og sider av bydelen. Konsulentene har hatt en økning på % fra 2008 til 2009 på aktiviteter knyttet til bydelsstyrene, slik at disse nå bruker ca % av sin tid på bydelsrelaterte oppgaver. Det er mer praktisk tilrettelegging av aktiviteter og informasjonsarbeid, og det har blitt ryddet i oppgavefordelingen slik at konsulenter avlaster rådgiverne på flere oppgaveområder. Rådgiverne har hatt en økning i bruk av tid på bydelsstyrene. De bruker nå mellom 75 og 100 % av tiden til bydelsrelaterte oppgaver. Som en midlertidig løsning er rådgiverbemanningen 0,75 årsverk pr. bydel. Dette lar seg ikke gjøre over lengre tid. 6.4 Bydelsstyrenes budsjett Bydelsstyrenes budsjett for 2008 var stipulert. Det var ingen erfaringstall, men etter det første året med bydelsstyreordning er det lettere å anslå hva som er et riktig nivå. Bydelstyrene hadde i 2008 et driftsbudsjett på Lønnsutgifter kommer i tillegg. Av regnskapstallene fremgår det at de hadde et mindreforbruk på 1.2 mill i Noe av mindreforbruket kan forklares med at ordningen først kom i gang et stykke ut i året. Andre deler av av mindreforbruket skyldes endringer i opprinnelig konsept, bla med kontorlokaler i ute i bydelene. For inneværende år vil det bli fremlagt forslag om å nedjustere bydelsstyrenes budsjetter noe med bakgrunn i erfaringstall og i tråd med forslag til endring av det opprinnelige konsept med kontorlokaler ute i bydelene. Det har vist seg å være vanskelig å finne egnede kontorlokaler i bydelene som kan brukes av bydelsstyrelederne den tiden de er frikjøpt. Alternativet med hjemmekontor og støtte til mobil pc og bredbånd er for mange både bedre og rimeligere enn å leie dyre og dårlig beliggende kontorlokaler som brukes i begrenset grad. 19