Bilag 1 Beskrivelse av leveransen/oppdraget (krav til gjennomføring)

Transkript

1 Bilag 1 Beskrivelse av leveransen/oppdraget (krav til gjennomføring) Miljødirektoratet skal flytte inn i nytt rehabilitert bygg i Grensesvingen 7 i Oslo. Flyttingen er planlagt gjennomført i uke 48 og 49 i Generell informasjon 1.1 Nåværende lokalisering Nåværende lokalisering er Strømsveien 96 i Oslo m² fordelt på 6+7 etasjer i to blokker (dette inkluderer to underetasjer/kjelleretasjer, trimrom, konferansesenter og resepsjon). Se nærmere beskrivelse i punkt 1.2 i konkurransegrunnlaget. Det er 4 heiser i Strømsveien 96, hvorav 1 er en vareheis. 1.2 Ny lokalisering Ny lokalisering er Grensesvingen 7 i Oslo. Miljødirektoratet deler bygget med Undervisningsbygg m² fordelt på 4 etasjer inkludert kjellerareal, trimrom, konferansesenter, resepsjon og andel fellesareal. Det er 4 heiser i Grensesvingen 7, hvorav 2 er vareheiser. Se nærmere på plantegningene i bilag Tidsaspekt Arkiv og lagerrom flyttes i uke 48 og 49 Hovedflytting er fra 5. til 7. desember Avhending og tømming av Strømsveien 96 skal være ferdig fredag 19. desember Beskrivelse av leveransen del 1 - Flyttetjenester 2.1 Krav til leveransen Rådgivning og planlegging av flytteprosessen i samarbeid med oppdragsgiver. Flytting av to arkivrom og lagerrom i uke 48 og 49. Hovedflytting (inkl. demontering og flytting av inventar). Avhending av utrangert inventar og utstyr innen 19. desember Flyttebyrået skal ha tilgjengelige kontaktpersoner under hele flytteprosessen, og under hovedflyttehelga skal det være tilgjengelige kontaktpersoner på begge adressene. En liste over kontaktpersonene med telefonnummer skal leveres Miljødirektoratet i god tid før hovedflyttehelga. Kontaktpersonene skal snakke flytende norsk. Flyttebyrået skal besørge vakthold på begge adresser under flyttehelgen. Flyttebyrået skal skaffe parkeringstillatelser for sine kjøretøy på begge adressene. 2.1 Generelle oppgaver I forkant av flyttingen må prosjektleder fra Leverandør i samarbeid med prosjektleder fra Miljødirektoratet ha kommet frem til en plan for gjennomføring av flyttingen. En slik plan bør inneholde type og antall flytteesker, annen emballasje, merking av flyttegods og en ev. avhending av eskene i etterkant, samt en plan for nedpakking og flytting av inventar, som bidrar til en effektiv og rask gjennomføring. 1

2 Leverandøren skal stille til disposisjon egnet emballasje- og merkemateriell for transport av alt inventar, utstyr, arkivmateriale m.v. Emballasje og merkemateriell skal være avtalt med oppdragsgiver på forhånd for å sikre tilfredsstillende kvalitet og egnethet. Emballasje- og merkemateriell skal være inkludert i det samlede tilbudet. 2.2 Spesifikke oppgaver Et omtrentlig omfang av hvor mye som skal flyttes fremgår av nedstående tabell. Flyttingen innebærer også at leverandør forestår all nødvendig demontering og montering av inventar. Det er svært viktig å merke seg at Miljødirektoratet baserer seg på en høy andel av gjenbruk av møbler i nytt bygg (markert med skraverte pulter på kontor i plantegningene over Grenseveien 7). Dette innebærer at en større andel av alle pulter og kontorstoler skal være med. Mange av pultene har elektronisk hev-senk funksjonalitet som må hensynstas ved demontering og flytting. Type Spesifikasjon Flyttetidspunkt Kontorplasser (pult, knagger, stol Ca arbeidsplasser og flytteesker inkl. pc-utstyr som skjerm, docking m.m.) Møterom Pausearealer/sosiale soner Rekvisitarom/lagerrom (både Uke innhold og hyller) Arkivrom (kun materiale, ikke 3 rom (ca. 860 hyllemeter) Uke hyller) Safer og tyngre arkivskap 8 Uke Utstyr fra trimrom 1 trimrom med utstyr Uke Biblioteksmateriell (inkl. noen 1 bibliotek, med lagerrom Uke hyller) Annet spesielt inventar (eks. 1 piano, 2-4 makuleringsmaskiner Uke makuleringsmaskiner, piano) Flytting av kunst Uke Arkivmaterialet skal flyttes på paller. Materialet består av i overkant av 860 hyllemeter. En nærmere avklaring omkring flytting av arkivmaterialet må gjøres med den valgte leverandøren. Biblioteket For både arkivmaterialet og biblioteksmaterialet gjelder at man ønsker det flyttet før selve hovedflyttingen ( ). Flytting av kopieringsmaskiner/mulitfunksjonsprintere er ikke en del av oppdraget. Flytting av datautstyr tilhørende serverrom og lignende er ikke en del av oppdraget. Hver enkelt medarbeider har anledning til å pakke i snitt 2 hyllemeter fra egne kontorer. For kontorplassene gjelder følgende: Ansatte tar med egen pc fra sine kontorer. Flytting av skjerm, docking-stasjon til PC og annet elektronisk utstyr vil være en del av oppdraget. Utstyret må forsvarlig pakkes/emballeres og det skal kunne være mulig å skille vanlige flytteesker fra esker beregnet på pc-utstyr. Leverandør må stille med slik emballasje, mens Miljødirektoratet selv pakker ned PC-utstyret. 2

3 Ved flytting av kunsten skal den behandles forsiktig og pakkes inn slik at skade ikke oppstår. Dette inkluderer demontering, emballering og ev. spesiell transportløsning. Bla. har Miljødirektoratet et stort kunstverk i kantinen i Strømsveien 96 som må demonteres og fraktes til nytt bygg. Det vil bli en nærmere gjennomgang av flytting av kunst med valgte leverandør. Det er flere safer i Strømsveien 96. Nærmere avklaring på befaringen. Det henvises ellers til tilbudsbefaring der leverandør selv må danne seg et bilde av arbeidsomfanget. Miljødirektoratet ønsker en fast pris på flytting av inventar (se bilag 5). 2.3 Følgende utføres av Miljødirektoratet Vi skaffer nødvendige adgangskort til flyttemannskapene. Heismontører i beredskap på begge lokasjoner under flyttehelgen. Avtaler nødvendige tilganger og bruk av bygningene/heisene med gårdeierne. Frakobling og nedpakking av ekstern PC-skjerm, mus, tastatur, dokking samt tilhørende kabler i esker i tillegg til annet elektronisk utstyr. Nedpakking av hyllemeter samt annet inventar på kontorarbeidsplassene. Merking av alt nedpakket materiell, samt merking av alt inventar som skal flyttes. Miljødirektoratet pakker selv ut det de selv har pakket ned. 3 Beskrivelse av leveransen del 2 Avhending 3.1 Avhending av Miljødirektoratets lokaler i Strømsveien 96 Dette vedlegget gir en oversikt over hvilke arbeider som ønskes gjennomført på fraflyttet adresse, med ferdigstillelsesdato 19. desember Oppgaver som skal utføres av Leverandøren: Generelle oppgaver Ha tilgjengelige kontaktpersoner i hele perioden for avhending. Liste over kontaktpersoner med mobiltelefonnummer disse kan nås på, skal leveres Miljødirektoratet i god tid før avhendingen. Kontaktpersonene skal snakke flytende norsk. Besørge nødvendig vakthold i Strømsveien 96 under avhendingsperioden. Skaffe parkeringstillatelser for egne kjøretøy. Spesifikke oppgaver Alt materiell som ikke tilhører gårdeier, skal fjernes fra eksisterende adresser, dette gjelder både gjensatt inventar samt øvrig gjensatt materiell (søppel). Gardiner og gardinoppheng skal monteres ned og leveres Miljødirektoratet. Alt utstyret som skal avhendes, skal kildesorteres iht. Miljødirektoratets miljøpolicy og leveres til godkjent deponi. Dersom Flyttebyrået kan avhende utstyr uten å levere dette til deponi (dvs. at Flyttebyrået selger/gir dette bort), aksepteres dette under forutsetning av at dette gir en redusert pris for Miljødirektoratet. Det er en forutsetning for Miljødirektoratet at de som mottar dette utstyret, selv behandler dette iht. den miljøpolicy som Miljødirektoratet har. En slik avhending skal dokumenteres. 3

4 Oppgaver som utføres av Miljødirektoratet: Skaffe nødvendige adgangskort til de som skal avhende materialet. Avtale nødvendig tilgang og bruk av bygningene/heiser med gårdeier. Tilbyder må selv danne seg et bilde av dette på tilbudsbefaringen, slik at nødvendig kapasitet for dette arbeidet kan planlegges. 4 Viktig informasjon 4.1 Forsikring Leverandør er ansvarlig for skader som måtte oppstå på bygninger og flyttegods, og må derfor ha forsikringer som dekker eventuelle skader som kan oppstå under flytteprosessen (se punkt 3.3 i konkurransegrunnlaget). 4.2 Vakthold Leverandøren skal sørge for tilstrekkelig vakthold av flyttebiler ved av- og pålasting. Tilbyder bes beskrive hvordan dette er tenkt gjennomført. 4.3 Identitetskort og taushetserklæring Leverandørens medarbeidere må bære synlig adgangskort under oppdraget. Leverandør må fremskaffe liste over ansatte som deltar i oppdraget. Leverandør må påse at alle ansatte som tar del i oppdraget, har signert taushetserklæring. 4.4 Parkering Oppdragsgiver vil sørge for at det blir tilrettelagt for god adkomst for Leverandørens kjøretøy ved de to lokasjonene. Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget Leverandørens spesifikasjon av Oppdraget: (Denne skal svare på Kundens beskrivelse og krav som følger av bilag 1) 4

5 Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan Fremdriftsplan for Oppdraget: Arkiv- og lagerrom flyttes i uke 48 og 49 Hovedflytting er fra fredag til og med søndag Miljødirektoratet skal være innflyttet og driftsklare i nytt bygg mandag Avhending skal skje fra og med mandag til og med fredag Avtalen punkt Dagbot ved forsinkelse Frister som utløser dagbot ved forsinkelse: Dersom Miljødirekotratet ikke er ferdig innflyttet og driftsklare i nytt bygg i Grensesvingen 7 mandag kl. 08:00. Dersom Strømsveien 7 ikke er klargjort for overlevering til Entra onsdag kl. 16:00 5

6 Bilag 4 Administrative bestemmelser Avtalen punkt 1.5 Partenes representanter, Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Miljødirektoratet Navn: Ove Bråten Tittel: Seksjonssjef, seksjon for husforvaltning Adresse: Postboks 5672 Sluppen, 7485 Trondheim Telefon: E-post: ove.braten@miljodir.no For Leverandøren: Navn Tittel Adresse Telefon E-post Dersom bemyndiget representant for en part skiftes ut, skal den andre part bli varslet om dette 7 virkedager i forkant. Avtalen punkt 1.6 Nøkkelpersonell Leverandørens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde Avtalen punkt 3.3 Bruk av underleverandør Leverandørens godkjente underleverandører: Navn Org.nr Leveranseområde Avtalen punkt 3.4 Lønns- og arbeidsvilkår Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser) Avtalen punkt 4.2 Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn Org.nr Arbeidsområde 6

7 Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser Avtalen punkt 6.1 Vederlag Spesifiserte priser Prosjektleder/flyttekonsulent Arbeidsleder Møbelmontør Flyttemannskap Lastebil med sjåfør Varebil med sjåfør Utsetting og innhenting av container inkl. leie av container (samlet pris) Flytting av arbeidsplass 1) Tømming av utflyttete kontorer og lokaler 2) Sum Pris pr. time Antall Sum Pris pr. stk 1) 1 arbeidsplass = 10 m2, 1 stk. kontorpult (hev/senk), 1 stk. kontorstol, 1. stk. besøksstol, i snitt 2 hyllemeter. 2) Kildesortering av kontoravfallet (kontorpult, kontorstol, besøksstol m.m. fra kontorer) i containere (tre, metall etc.) og kildesortering ved tømming av resterende lokaler, samt bortkjøring/deponering. Alle priser er oppgitt i norske kroner NOK eks. mva. Kostnader for administrasjon, planlegging, reisetid/reisekostnader for prosjektleder, vakthold, transport og lignende skal være inkludert i kostander for flytting av utstyret. Samlet pris Sum av tabell 1 skal tilsvare leverandørens tilbudspris for hele flytteoppdraget. Totalbeløp fylles inn under: Tilbudssum ekskl. mva MVA Tilbudssum inkl. mva NOK NOK NOK den.. Stempel, underskrift Fullstendig firmanavn:.. Postadresse:. Gateadresse: Foretaksnummer:. Kontaktperson og telefonnr.:.. 7

8 Avtalen punkt 6.2 Fakturering Honoraret betales i når oppdraget er sluttført på grunnlag av det arbeidet som er utført i løpet av uke 48, 49, 50 og 51 i Fakturadato 15. januar 2015 Fakturaadresse: fakturamottak@miljodir.no Faktura skal merkes med: Øvrige betalingsvilkår: Betaling skal skje etter faktura per 30 (tretti) kalenderdager. Vilkår for implementering av EHF (elektronisk handelsformat): Leveranse av elektroniske fakturaer skal skje på den av Miljødirektoratets sin til enhver tid valgte kommunikasjonsmetode. Ved endring av kommunikasjonsmetode vil Leverandøren bli varslet i god tid før nødvendig endring finner sted. 8

9 Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 6, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Konsulenten bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt Erstattes med 9

10 Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i punkt 2.1, og gjøres skriftlig. Konsulenten skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder 10