INNKALLING TIL UNIVERSITETSSTYREMØTE

Transkript

1 INNKALLING TIL UNIVERSITETSSTYREMØTE 1 av 91 Dato: Sted: Styrerommet, Campus Ås Tid: Omvisning i Urbygningen kl. 12 med påfølgende lunsj. INNKALLING TIL MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Saksnr. Sakstittel Tid Side 73/2016 Godkjenning av innkalling og sakliste /2016 Godkjenning av protokoll fra (vedlegg legges kun på internett) 75/2016 Referat fra IDF-møtet (deles ut i møtet) 76/2016 Orienteringssaker fra Styreleder Rektor 77/2016 Orientering fra Statsbygg ved prosjektdirektør Erik Antonsen /2016 Status fra Prosjektstyret ved prosjektstyreleder Olaf Melbø /2016 Status Campusplan (saken ettersendes) 80/2016 Langtidsprognose NMBU (saken ettersendes) 81/2016 Campusutvikling og langsiktig finansiering ved NTNU ved representant fra NTNU 82/2016 Mekanisme for lån av NMBUs likviditetsreserve til større strategiske investeringer 83/2016 Rapport om aksjeselskapene (unntatt off. Offl. 13 jfr fvl. 13 (2)) /2016 Styring og leiing nytt valreglement for NMBU 30 85/2016 Omorganiseringen. Overgangsordninger 42 86/2016 Tilsetting av rektor. Notat til foreløpig drøfting i US /2016 Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst administrasjonsdirektør 61 88/2016 Stillingsbeskrivelse prorektorene 71 89/2016 Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst dekanstillinger 80 90/2016 Klagesak. Vedtak om oppsigelse (unntatt offentlighet offl. 13 jf fvl 13.1) 91/2016 Referatsaker på papir: 1445

2 2 av 91 2 Saksnr. Sakstittel Tid Side 92/2016 Evt. a) Brev fra Riksrevisjonen (RR) datert : Innledende revisjonsbrev for revisjon av regnskapet til NMBU 2016 b) Årsplan for styresaker 2016 c) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert : Møte om styrket dialog i samlokaliseringsprosjektet (Unntatt offentlighet jfr. Offl. 15 (1)) Styresaker kun på internett: d) Brev fra Norske Landskapsarkitekters Forening datert : Vedr. lokaler for institutt for landskapsplanlegging (ILP), NMBU e) Brev fra KD datert : Anmodning fra Stortinget Bedre kjønnsbalanse i ansettelsesutvalgene og åpne og inkluderende prosesser f) Brev fra KD datert : Klage vedrørende fraværende journal ved NMBU g) Brev til KD datert : Høringsuttalelse fra NMBU Lov om statens ansatte h) Brev fra KD datert : Bruk av tittel professor i) Brev fra KD datert : Høring endring i forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning j) Brev fra KD datert : Endringer i skikkethetsforskriften k) Brev fra KD datert : Endring i forskrift om egenbetaling innføring av en plikt for studenter til å ha egen bærbar datamaskin for bruk i studier l) Brev fra KD datert : Adgang til å trekke klage over eksamenskarakter m) Bred til KD datert : Innspill til stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning fra NMBU n) Brev fra KD datert : Høyring Forslag om endringar i forskrift om opptak til høgre utdanning o) Brev fra KD datert : Høring: Nasjonale retningslinjer for åpen tilgang til forskningsresultater p) Brev fra Nasjonalt organ for kvalitet i utdanning (NOKUT) datert : Tilbakemelding på søknad om status som Senter for fremragende utdanning SITRAP q) Brev fra KD datert : Høringsbrev NOU 2016:7 Høring Karriereveiledningsutvalgets sluttrapport r) Brev fra KD datert : Høring Forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger ved offentlige anskaffelser s) Brev fra KD datert : Oversendelse av høring om endringer i arbeidsmiljølovens regler om varsling 87 91

3 3 av 91 3 Eventuelt forfall meldes Lise Gorseth på epost 18TUlise.gorseth@nmbu.noU18T eller tlf Siri B. Hatlen styreleder

4 US-sak 74/2016 UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET 4 av 91 Dato: Sted: Spiserommet, bygg 14, Campus Adamstuen Tid: Kl , lunsj kl Tilstede: Siri B. Hatlen, Camilla Kielland, Jørgen Skeide, Ruth Haug, Marianne Harg, Siri Bakøy, Jens Oddershede, Morten Sørlie, Alf Bjørseth, Øystein Evensen, Trond Langseth Styrets drøfting av sakene 54/2016, 61-62/2016 ble live-streamet. Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Jan Olav Aasbø, Birger Kruse, Siri Margrethe Løksa Protokoll: Lise Gorseth Saksnr. Sakstittel 50/2016 Godkjenning av innkalling og sakliste Følgende dokumenter var lagt på bordet (hvor a-c tidligere var sendt styret på epost): a) US-sak 52/2016 Referat fra IDF-møtet b) US-sak 61/2016 Brev av Faglig organisering ved NMBU c) US-sak 61/2016 Brev av Omorganisering på NMBU 2016: Fakultet for landskap og samfunn svekker faglig ledelse, gir tap av merkevarer og øker risiko uten å skape nye synergier d) US-sak 68/2016 Oppnevning av styremedlem til UMBs forskningsfond (revidert saksdokument) Vedtak: Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 51/2016 Godkjenning av protokoll fra Vedtak: Universitetsstyret godkjenner protokollen. 52/2016 Referat fra IDF-møtet Vedtak: Referat fra sentralt IDF-møte ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 53/2016 Orienteringssaker fra NMBU Universitetsstyret Møtedato

5 5 av 91 2 Saksnr. Sakstittel Styreleder Marianne Harg deltok den , på vegne av styreleder, på Riksrevisjonens oppstartsmøte for revisjon Rektor Ingen saker ut over den skriftlige redegjørelsen. 54/2016 Styring og ledelse. Valg av rekrutteringsform for rektor fra Rektors forslag fikk 5 stemmer (Haug, Sørlie, Langseth, Skeide og Bakøy). 6 stemte mot (Hatlen, Oddershede, Harg, Bjørseth, Evensen og Kielland). Av voteringen følger at NMBU fra fortsatt har ansatt rektor. Universitetsstyret legger til grunn at det vil bli etablert et innstillingsutvalg ved rekruttering av rektor. 55/2016 Etatsstyringsmøtet 2016 Vedtak: Saken tas til etterretning. 56/2016 Innspill til Stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning Vedtak: Rektor gis fullmakt til å sluttføre NMBUs innspill til Stortingsmelding om kvalitet i høyere utdanning basert på styrets drøftinger i møtet. 57/2016 Rapport for 1. tertial 2016 Til rapport for 2. tertial ønsker styret at det i større grad er redegjort for hva som er gjort for å forbedre situasjonen i de tilfeller hvor rektor melder om avvik. Det ble spesielt pekt på EU-arbeidet, publiseringspoeng og budsjettenheter i økonomisk ubalanse. Styret ønsker at rektor legger til rette for en gjennomgang på hvordan det jobbes med å styrke EU-arbeidet, spesielt sett opp mot vedtaket styret fattet i sak 56/2015. Vedtak: Universitetsstyret tar Rapport for 1. tertial 2016 til etterretning. NMBU Universitetsstyret Møtedato

6 6 av 91 3 Saksnr. Sakstittel 58/2016 Revidert budsjett 2016 Styret har som målsetting at styrets reserve ikke benyttes i Vedtak: 1. Som følge av tildeling av nye studieplasser tildeles Institutt for landskapsplanlegging 0,657 mill. kroner i I forbindelse med innføringen av TDI, gjennomføres følgende rammekorreksjon: Institutt Rammekorreksjon 2016 (1000 kroner) Institutt for landskapsplanlegging -459 Handelshøyskolen NMBU -489 Noragric Institutt for matematiske realfag og teknologi -656 Institutt for naturforvaltning Institutt for miljøvitenskap Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap Institutt for kjemi, bioteknologi og matvitenskap Institutt for plantevitenskap -986 Institutt for produksjonsdyrmedisin -604 Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi Institutt for sports- og familiedyrmedisin -111 Institutt for basalfag og akvamedisin Sum /2016 Rammer budsjett 2017 innledende behandling Vedtak: Med 10 mot 1 stemme (Haug) legger Universitetsstyret følgende til grunn for det videre arbeidet med budsjett 2017: - Det etableres en årlig risikoavsetning til samlokaliseringsprosjektet og andre uforutsette engangskostnader. Universitetsstyrets reserve innlemmes i denne avsetningen. - Universitetsstyret ber rektor utrede og vurdere å etablere en NMBU-bank for håndtering av langsiktige finansieringstiltak gjennom disponering av NMBU sin likviditetsreserve. - Effektiviserings- og avbyråkratiseringskuttet innarbeides i alle enheters tildeling. - Posten for vedlikehold og utvikling av bygg økes. - Det legges til grunn at rehabiliteringen av fløy 1 i TF-kvartalet finansieres over posten for vedlikehold og utvikling av bygg i 2017 og Det settes av midler til ny SFF, ny SFU og ny FME. NMBU Universitetsstyret Møtedato

7 7 av 91 4 Saksnr. Sakstittel - Styret ber om at det legges fram et budsjett i balanse for 2017 som inkluderer finansiering av kostander knyttet til Samlokaliseringsprosjektet/Brukerutstyrsprosjektet (SLP/BUT) Protokolltilførsel fra Ruth Haug: Ruth Haug ønsker ikke å binde seg til konkrete føringer på nåværende tidspunkt i budsjettprosessen, men ønsker å se helheten før endelig vedtak fattes. Ruth Haug støtter for øvrig at NMBU-bankideen utredes videre og at TFkvartalinvesteringen fortsetter som planlagt. 60/2016 Halvårsrapport Internrevisjon Vedtak: Styret tar internrevisjonens halvårsrapport til etterretning. Rektor etablerer en plan for oppfølging og vil rapportere om oppfølgingstiltakene i tertialrapportene. Styret legger til grunn at internrevisjonens anbefalinger koordineres med pågående organisasjonsutviklingsprosesser. Styret ber om at internrevisor som en del av sin årsrapport gir en status på hvordan anbefalingene i halvårsrapporten er fulgt opp. Styret slutter seg til internrevisjonens forslag om at det gjennomføres følgende revisjon i 2. halvår 2016: Budsjettprosessen, EU-prosjekter, IT-sikkerhet og Teknologisk tilrettelegging i Campus Ås-byggeprosjektene. 61/2016 Styring og ledelse. Faglig organisering fra Universitetsstyret har følgende merknader: Ved etablering av ny faglig organisasjonsmodell er det viktig at eksisterende merkevarer både bevares og videreutvikles Ny faglig organisasjonsmodell legger bedre til rette for synergier og samarbeid enn dagens modell Når resultatet av Handelshøgskolens akkrediteringsprosess er kjent, vil styret anbefale at den organisatoriske tilknytningen blir nærmere vurdert. Strategi for akkrediteringsprosessen skal godkjennes av rektor innen utgangen av 2016 Det kan vurderes å stille til disposisjon interne incentivmidler for de fusjonerte enhetene og for samarbeidsprosjekter Navnene på fakultetene er å betrakte som foreløpige Sørlie og Haug la fram følgende forslag til punkt 2: Fremlagte modell for faglig organisering vedtas med unntak av at Institutt for landskapsplanlegging (ILP) og Institutt for Internasjonale Miljø- og NMBU Universitetsstyret Møtedato

8 8 av 91 5 Saksnr. Sakstittel Utviklingsstudier (Noragric) forblir to separate enheter, dvs. at det dermed blir åtte enheter på nivå to. Votering: Styret slutter seg enstemmig til punkt 1 i rektors innstilling. Forslaget fra Sørlie og Haug til punkt 2 falt med 2 (Sørlie og Haug) mot 9 stemmer. Rektors innstilling til punkt 2 ble deretter vedtatt med 10 mot 1 stemme (Haug). Vedtaket er etter dette: 1. Antall styringsnivå endres fra tre til to hvor enheter på nivå to omtales som fakulteter 2. Fremlagt modell for faglig organisering med syv fakulteter vedtas. 3. Ikrafttredelse settes til Rektor gjennomfører en evaluering av prosessen for faglig og administrativ organisering 62/2016 Styring og ledelse. Styrings- og ledelsesreglement Ruth Haug fremmet følgende forslag til fakultetsstyrets sammensetning: 1. Dekan er fakultetsstyreleder (og dekan velges) 2. Tre faste vitenskapelige representanter i fakultetsstyret 3. To eksterne medlemmer i fakultetsstyret 4. Sammensetning for øvrig som i rektors forslag Prøvevotering: Om rekruttering av dekan: 3 (Haug, Kielland, Langseth) stemte for at dekan skal velges (Haugs forslag). De øvrige 8 stemte for at dekan skal ansettes (rektors forslag). Om leder av fakultetsstyret: 2 (Haug, Bakøy) stemte for at fakultetsstyret skal ledes av dekan (Haugs forslag). De øvrige 9 stemte for at fakultetsstyret skal ha ekstern styreleder (rektors forslag). Om eksterne styremedlemmer i fakultetsstyret: 3 (Haug, Sørlie, Kielland) stemte for at det skal være 2 eksterne medlemmer av fakultetsstyret (Haugs forslag). De øvrige 8 stemte for at fakultetsstyret skal ha 3 eksterne medlemmer (rektors forslag). Vedtak: Ved endelig votering, ble rektors forslag til styrings- og ledelsesreglement for ansatt rektormodell for perioden fra vedtatt med 10 mot 1 (Haug) stemme. NMBU Universitetsstyret Møtedato

9 9 av 91 6 Saksnr. Sakstittel Det ble i tillegg vedtatt at: a) Universitetsstyret tilsetter ikke i andre stillinger enn rektor, prorektorer og administrasjonsdirektør, med mindre annet er fastsatt i lov eller forskrift b) Ekstern styreleder på fakultet oppnevnes av Universitetsstyret etter forslag fra rektor c) Fakultetsstyret skal rapportere til rektor d) Universitetsstyret gir rektor fullmakt til og ansvar for hensiktsmessige overgangsordninger Styrings- og ledelsesreglementet vedlegges protokollen. 63/2016 Styring og ledelse. Stillingsbeskrivelse dekanstillinger Rektor vil legge til grunn at antall åremålsperioder for dekan settes til maksimalt to. Stillingsbeskrivelsen justeres i henhold til vedtak i sak 62/2016. Vedtak: Universitetsstyret tar stillingsbeskrivelsen for dekan til orientering. 64/2016 Opptaksrammer Vedtak: Universitetsstyret vedtar opptaksrammene for 2016/2017 i tråd med vedlegg 1. 65/2016 Status fra Prosjektstyret, herunder NMBUs campusplan Prosjektstyrets leder, Olaf Melbø, orienterte om budsjettforslag SLP/BUT for og Campusplan NMBU. Styret vil få campusplanen til gjennomgang på styremøtet 8. september og til sluttbehandling 20. oktober Styret er opptatt av at campusplanen presenterer bærekraftige løsninger innenfor realistisk gjennomførbare økonomiske rammer. Vedtak: Saken tas til orientering. 66/2016 Beste oppgave 2015 (unntatt for innsyn til , jfr. offl. 26(2)) Universitetsstyret ønsker en presentasjon av oppgaven i et senere styremøte. Vedtak: NMBU Universitetsstyret Møtedato

10 10 av 91 7 Saksnr. Sakstittel Vedtaket offentliggjøres den /2016 Møteplan 1. halvår 2017 Vedtak: Universitetsstyret har første halvår 2017 følgende møter: - Torsdag 19. januar Torsdag 9. mars Torsdag 11. mai Torsdag 15. juni 2017 (inkl. avslutning med middag) 68/2016 Oppnevning av styremedlem til UMBs forskningsfond Styret ønsker at rektor kan beslutte denne type saker. Vedtak: Som styre for UMBs forskningsfond oppnevnes Leder: Professor Andreas Brunner, Institutt for naturforvaltning Forskningsdirektør Ragnhild Solheim Professor Dag Inge Våge, Institutt for husdyr- og akvakulturvitenskap Førsteamanuensis Siri Fjellheim, Institutt for plantevitenskap, Leder av studentdemokratiet, for tiden Pål Adrian Clausen Ryen. Varamedlemmer for de NMBU-ansatte styremedlemmer: Professor Nils Bjugstad, Institutt for matematiske realfag og teknologi, Førsteamanuensis Berit Irene Nordahl, Institutt for landskapsplanlegging og Professor Sissel Torre, Institutt for plantevitenskap. Vara for studentmedlemmet: Nestleder for studentdemokratiet, for tiden Mariya Khanamiryan. Oppnevningen gjelder i 4 år fra 15. august /2016 Styreseminar september Rektor lager forslag til program for styreseminaret i samråd med styreleder. Forslaget sendes til styrets medlemmer for innspill. 70/2016 Fullmaktssaker 1. halvår 2016 Ved saker som omhandler utsatt sensur, ber styret om at det opplyses om søknadene ble innvilget eller ikke. NMBU Universitetsstyret Møtedato

11 11 av 91 8 Saksnr. Sakstittel Vedtak: Universitetsstyret tar styreleders og rektors avgjørelser på fullmakt til etterretning. 71/2016 Referatsaker: a) Brev fra Riksrevisjonen (RR) datert: : Revisjon av regnskap og budsjettdisponering for NMBU (uts. off. jfr. rrevl. 18(2) b) Orientering om val av studentar til universitetsstyret for perioden til c) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert: : Retningslinjer for kontroll med kunnskapsoverføring til utenlandske borgere d) Brev fra NOKUT datert : Revidering av erfaringsbasert mastergradsstudium i eiendomsutvikling (90 studiepoeng) ved NMBU informasjon om videre prosess e) Brev fra KD datert : Forskerlinje for veterinærstudenter f) Brev fra KD datert : Endringer i universitets- og høyskoleloven styrets godtgjørelse g) Referat fra møte med Prosjektrådet Ur h) Referat fra møte med Prosjektrådet SLP i) Referat fra møte med Prosjektstyret Campus Ås j) Referat fra møte med Forskningsutvalget Vedtak: Universitetsstyret tar sakene til orientering. 72/2016 Evt. Det var ingen saker til eventuelt. NMBU Universitetsstyret Møtedato

12 12 av 91 US 76/2016 REKTORS ORIENTERING TIL UNIVERSITETSSTYRET Saksansvarlig: Mari Sundli Tveit Saksbehandler(e): Lise Gorseth Arkiv nr: 16/00158 Fremragende Forskning og Utdanning (FFU) Prestisjeprosjekter: Det nye FME-senteret Norwegian Centre for Sustainable Bio-based Fuels and Energy har fått kortnavnet Bio4fuels. Senteret er under etablering og beregnet oppstart er 1. januar Det planlegges å sende tre søknader hvor NMBU er koordinator til Forskningsrådets utlysning om midler til nasjonal Forskningsinfrastruktur (søknadsfrist 12. oktober) og tre søknader hvor NMBU er partnerinstitusjon. Tre av søknadene er videreføring av eksiterende prosjekter og alle søknadene er forankret i NMBUs strategier. Det sendes i disse dager en søknad til ERC Advanced Grant og det vil sendes tre MSCA-IF søknader til fristen 14. september. I tillegg er det to til tre ERC Starting Grant søknader under utarbeiding. NMBU har en søknad "SITRAP - Centre for integrated and transdisciplinary education in planning med videre inn i finalerunden ifm. Senter for fremragende utdanning (SFU) utlysningen. Endelig tildeling av SFU kunngjøres 1. november. Satsing på talenter: Utlysning for nye seks kandidater til NMBUs Talentutviklingsprogram er lagt ut og informasjon sendt til institutt og forskningsutvalgsledere. Søknadsfristen er 1. oktober Studieavdelingen har tildelt midler til seks prosjekter (til Noragric, IMT, MatInf, HH, IKBM) innen innovativ undervisning. Læringssenteret vil følge opp prosjektene underveis i arbeidet og bidra til spredning av resultatene. Prosjektene vil bli presentert ved Læringsfestivalen (nasjonal festival) i januar Kvalitet i alle ledd: Det vil gjennomføres to kurs i prosjektledelse høsten 2016, ett for ph.d.-kandidater og ett for postdoktorer/ yngre forskere. Programinnhold til veilederkurs er under planlegging og planlegges gjennomført i nov/ des. Kurs i utdannings- og forskningsledelse er i gang. 2 samlinger er gjennomført som planlagt, siste samling gjennomføres sept. Det vil bli foretatt en evaluering i etterkant av siste samling. Samarbeidsrommet Sharepoint for Forskningsprosjekter er installert for 6 prosjekter

13 13 av 91 2 (ICT4COP, Greenmentality, Foods of Norway, ReiGN- Reindeer husbandry in a Globalizing North, DigiSal, Bio4Fuels). En tar sikte på å ha regelmessige møter med de ansvarlige for å utveksle erfaringer og kompetanse. Læringssenteret har fått nye lokaler i Tårnbygget (offisielt åpnet 27. januar 2016) og har fra april to fast ansatte personer. Senteret har økt aktiviteten gjennom 2016, både på bredde og innhold. Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger med utfyllende retningslinjer for NMBU ble vedtatt av rektor 9. juni Pedagogisk kompetanse vektlegges i de utfyllende retningslinjene. Det arbeides med økt vektlegging av pedagogisk merittering. NMBU vil med utgangspunkt i rapport fra samarbeidsprosjekt mellom NTNU og UiT om pedagogisk merittering vurdere tiltak for NMBU. Et nytt system for kvalitetssikring ble vedtatt i US i oktober Systemet beskriver mål for utdanningskvalitet og ansvar og roller forbundet med kvalitetsutviklingsarbeidet og oppfølging av dette. Det er videre vedtatt nye rutiner for program- og emneevaluering. Programevalueringsrutinene er implementert, mens rutinene for emneevaluering vil bli tatt i bruk i løpet høsten. Pasientgrunnlaget for klinikkene ved flytting til Ås Konstituert dekan Anne Storset vil rapportere fra arbeidet med å sikre pasientgrunnlaget i møtet. Opptak og oppstart 2016 Styret vil bli orientert om endelig opptak i oktobermøtet da de endelige frammøtetallene først er klare 15. september De fleste program fyller den tildelte rammen og det er flere programmer har venteliste i år enn tidligere. Opptaksgrensene holder seg stor sett på samme nivå som i fjor. Andelen som har svart Ja på tilbud om studieplass er høyere i år enn tidligere og det har ført til noen ekstra utfordringer på veterinærstudiet. Disse er fulgt opp. Antall internasjonale studenter øker i år og det er spesielt knyttet til flere europeere på utvekslingsopphold ved NMBU. Den høytidelige Immatrikuleringen ble gjennomført i Aud Max på Campus Ås den 19. august. Immatrikulering er en tradisjonsrik seremoni hvor studenter som tidligere ikke er tatt opp ved en høyere utdanning blir ønsket velkommen til NMBU. Les mer her: Arendalsuka Rektor deltok under årets hovedprogram i Arendalsuka som omhandlet tillit som ressurs.

14 14 av 91 3 Møte med den Tyrkiske Ambassadøren til Norge UHR og rektorene ved NMBU og UiO har vært i møte med den Tyrkiske Ambassadøren til Norge. Dette handler om situasjonen til universitetene i Tyrkia og akademisk frihet i kjølvannet av kuppforsøket i sommer. Universitetene fordømmer kuppforsøket og er opptatt av å sikre akademisk frihet og fremtidig samarbeid med tyrkiske universiteter. Rektor har også fulgt opp gjennom EUA og at styret i EUA skal ha møte med den tyrkiske Higher Education Counsil 6. september Mari Sundli Tveit Rektor

15 15 av 91 US 78/2016 Status fra Prosjektstyret Universitetsledelsen Saksansvarlig: Olaf Melbø Saksbehandler(e): Trond Furuberg Arkiv nr: 16/ Forslag til vedtak: Saken tas til orientering Mari Sundli Tveit Rektor

16 16 av 91 2 Innledning Nedenfor følger en kort oppsummering over status på Statsbyggs byggeprosjekter og NMBUs Prosjekt Campus. 1. Statsbyggs Byggeprosjekter Prosjektdirektør for Statsbygg Prosjekt Campus Ås, Erik Antonsen, vil rapportere status for byggeprosjektene i Styremøtet. 2. NMBU Prosjekt Campus: Prosjekt Campus skal sikre at NMBUs interesser i Statsbyggprosjektene ivaretas på en best mulig måte. Fremstillingen nedenfor er delt inn i tre hovedområder med fokus på de viktigste elementene, uten å gå i detalj. SLP: Brukergruppene for SLP har fremdeles stort aktivitetsnivå med møtevirksomhet med Statsbygg for detaljprosjektering av viktige områder i det nye bygget som enda ikke er ferdig prosjektert. Det pågår forprosjektering av Fellesbygget og NMBU s brukerrepresentanter er involvert i dette. BUT: Brukergruppene for BUT har meget høy aktivitet i samarbeid med Statsbygg. Det jobbes parallelt med vurdering av innkomne tilbud og utarbeidelse av kravspesifikasjoner for utstyr. FIP: Flytte og Ibruktakelsesprosjektet (FIP) er nå godt i gang med etablering av styringsdokument og et detaljert budsjett for kostnadene forbundet med den fysiske flyttingen. Det er etablert kontakt med og avholdt ett møte med Statsbygg Øst som har ansvaret for avhending/etterbruksprosjekt for lokalene på Adamstuen. Dette med henblikk på å etablere en omforent forståelse av tilstanden i byggene ved overlevering i Urbygningen: Bygningen ble overtatt i mai og er nå under prøvedrift med full aktivitet i lokalene. Det er en del tekniske utfordringer som teknisk avdeling arbeider med å løse sammen med Statsbygg. Teknisk avdeling har prosjekteringsansvaret for etablering av den nye trappen mot nord samt dialogen med Riksantikvaren for deres godkjenning før anbudsmateriale for bygging av trappen sendes ut. Campusplanarbeidet: rektor etablerte i slutten av juni en referansegruppe som skal bistå Prosjekt Campus med innspill til det videre arbeidet. Gruppen består av de sju konstituerte dekanene, studiedirektør, økonomidirektør, forskningsdirektør, teknisk direktør og leder av studentdemokratiet. Fokus for gruppen er: 0-alternativet, optimal bruk av det nye SLP bygget, kostnader og finansieringsalternativer. NMBU Universitetsstyret

17 17 av 91 3 Kost: Kartleggingen av kostnadene for Flytting og ibruktakelse samt IKT pågår. Estimater for fremtidige tekniske driftskostnader for SLP-prosjektet/-bygget er utarbeidet i samarbeid med Statsbygg. Prosjekt Campus vil delta aktivt i arbeidet med å sette opp estimater for den operasjonelle driften i det nye SLP bygget fra Dette gjøres i tett samarbeid med ledelsen på Adamstuen. Risiko: Ingen spesifikke risiko identifisert denne perioden. Prosjekt Campus samarbeider tett med Statsbygg for å avdekke og forebygge mulig risiko. Det er stor fokus på å finne optimale løsninger med tanke på funksjon og drift. 3. Budsjett Prosjekt Campus : Det er satt opp en ny prognose for hoved gjennomføringen av Prosjekt Campus for perioden 2017 til 19. Tallene er basert på detaljerte vurderinger og erfaringer innhentet fra tilsvarende og til dels sammenlignbare prosjekter hovedsakelig innen undervisning- og helsebygg og flytting. Budsjettet er brutt ned på følgende tre delprosjekter, se videre beskrivelse nedenfor: 1. Samlokalisering og Brukerutstyrsprosjektet 2. Flytte og Ibruktakelsesprosjektet 3. IKT SLP Prosjektet Totalt Beskrivelse Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Flytte- og ibruktakelsesprosjektet: IKT SLP: Totalt Prosjekt Campus NMBU Universitetsstyret

18 18 av 91 4 Samlokalisering og Brukerutstyrsprosjektet: Totalt Beskrivelse Samlokaliseringsprosjektet og Brukerutstyrsprosjektet Dette delprosjektet har til formål å understøtte Statsbyggs organisasjon for prosjektering av det nye veterinærbygget med brukerutstyr. Samtidig skal prosjektet forberede NMBUs organisasjon på å motta og drifte det samme bygget fra Som det kan sees fra tallene er det vurdert at summen til dette elementet vil å ha en tilnærmet konstant sum over perioden. Generelt sett er dette dekning for de personer i NMBUs Prosjekt Campus organisasjon som er full- eller nær fulltidsengasjert i Prosjekt Campus. Det er også satt av midler til kompensasjon til de avdelinger som har spesielt høy belastning på de ansatte i forbindelse med brukermedvirkningen. Kostnadene kan inndeles grovt slik: Prosjektledelse Frikjøp av personell til: o Brukerkoordinatorer: SLP/ BUT /Park / FDV o Administrasjon / Dokumentkontroll / Økonomikontroll o Brukermedvirkning SLP / BUT / B-tillegg o Diverse utgifter Flytte og Ibruktakelsesprosjektet: Totalt Beskrivelse Flytte- og ibruktakelsesprosjektet: Dette delprosjektet har til formål å kartlegge, beskrive, planlegge og lede gjennomføringen av den fysiske flyttingen av NMBUs aktiviteter fra Adamstuen til Campus Ås. Dette er en blanding av kostnader for bruk av interne ansatte samt mye kjøp av tjenester. Interne kostnader: o Brukerkoordinator o Brukermedvirkning o Arkivering, pakking, sortering, rydding Eksterne kostnader: o Flytteplanlegging, organisering, ledelse o Mobilisering, forberedelser o Fysisk flytting av utstyr, løsøre og dyr o Avvikling av Adamstuen, nedmontering, sanering, rengjøring HMS-sikring, drift og sikkerhet frem til overføring til Statsbygg. Usikkerhet/ubeskrevet NMBU Universitetsstyret

19 19 av 91 5 IKT SLP prosjektet: Totalt Beskrivelse IKT SLP: Dette delprosjektet har til formål å kartlegge, beskrive, planlegge og lede gjennomføringen av og forberedelsene til samt gjennomføring av IKT prosjektet som er nødvendig for å forberede NMBU på og ta i bruk samt drifte brukerutstyr og systemer. Dette delprosjektet vil også være med på å ruste opp det generelle IKT systemet til NMBU frem til Dette er en blanding av interne ansatte samt kjøp av tjenester, Hardware og systemer. Hardwareposten er i hovedsak oppbygging av maskinrom i Sagabygget. To maskinrom med redundant maskinvare er nødvendig både sikkerhetsmessig og driftsmessig. Med unntak av estimert 3 mill til spesifikt utstyr i veterinærbygget er investeringene fellesressurser som kommer hele NMBU til gode dog er de helt nødvendige for veterinærbygget. Kostnaden til systembehov er basert på en tidlig evaluering av behov og detaljerte utredninger til dette er planlagt. Erfaringer fra tilsvarende prosjekter tilsier at det er essensielt å starte dette arbeidet i god tid før bygging er ferdig, utstyr på plass og ibruktakelse. Dette forklarer hvorfor budsjettet har de høyeste kostnadene tidlig i fasen. Kostnadene kan inndeles grovt slik: Prosjektledelse Frikjøp/lønn til egne ansatte Eksterne tjenester Systemanskaffelser Hardware og infrastruktur 4. Rektors vurdering Rektor tar prosjektsyrets statusrapport til orientering. NMBUs prosjektorganisasjon virker å ha god kontroll på situasjonen. Rektor tar forslaget til budsjett til orientering, tallene som er fremkommet nå i siste runde har et bedre detaljeringsnivå og er godt kvalitetssikret i forhold til hvor vi er i prosjektforløpet. Rektor viser til at det i samme styremøte vil være en gjennomgang av et samlet økonomisk bilde fram mot 2021 hvori prosjektsyrets portefølje vil inngå. NMBU Universitetsstyret

20 20 av 91 US 82/2016 Mekanisme for lån av NMBUs likviditetsreserve til større strategiske investeringer Universitetsledelsen Saksansvarlig: Økonomi- og eiendomsdirektør Saksbehandler(e): Siri Margrethe Løksa, Jan Aldal Arkiv nr: 15/03679 Vedlegg: 1. Retningslinjer for bruken av NMBUs likviditetsreserve Forslag til vedtak: 1. Universitetsstyret etablerer en mekanisme for lån av NMBUs likviditetsreserve til større strategiske investeringer. 2. Universitetsstyret godkjenner retningslinjene for lån av likviditetsreserven. Retningslinjene vedlegges protokollen Mari Sundli Tveit Rektor

21 21 av 91 2 Innledning De selvforvaltende universitetene har behov for mekanismer som muliggjør store strategiske investeringer og andre lønnsomme investeringer som vanskelig kan gjøres innenfor ordinær ramme. Universitetene i Norge har ikke mulighet til å lånefinansiere dette gjennom ordinære banklån. Flere av universitetene har derfor etablert en mekanisme for å låne fra beholdningen av forskuddsinnbetalte budsjettmidler. Universitetene har store likvide reserver. Dette er budsjettmidler tildelt ulike formål ved universitetene, men der igangsettelsen av aktiviteten er forsinket. Ved siden av å fungere som en langsiktig finansieringskilde, er lånevirksomheten også et svar på KD sin forventning og kritikk mot universitetene. KD har ved flere anledninger påpekt at universitetene har for mye ubrukte midler som burde vært satt i aktivitet. Universitetene har alltid en reserve som vi som institusjon skal tilstrebe å ha på et laveste mulig forsvarlig nivå. KD har akseptert universitetenes lånepraksis. Departementet ser at dette over tid bidrar til bedre realisering av universitetenes mål og strategier. Universitetsstyret blir i denne saken bedt om å vurdere om disponering av NMBUs likviditetsreserve er et mulig verktøy for strategiske finansieringstiltak. Rektor legger i saken frem anbefalinger til hvordan en slik forhåndsdisponering av NMBUs likviditetsreserve kan utformes og retningslinjer for dette. Tidligere saksbehandling Universitetsstyret ble i US-sak 97/2015, 22. oktober 2015, orientert om NMBUs økonomiske reserver og hvilke frihetsgrader institusjonen har til å benytte disse i finansiering av NMBUs aktiviteter. US la følgende føringer til grunn for den videre saksbehandlingen: «Styret legger til grunn at beslutning om eventuelle lån av NMBUs kapitalreserver kun kan fattes av Universitetsstyret. Tilbakebetalinger på lån fra NMBUs kapitalreserver må innarbeides i langtidsbudsjettet». US fattet følgende vedtak i saken: «Universitetsstyret tar det framlagte forslag til orientering og ber rektor legge frem forslag til retningslinjer for lån fra NMBUs kapitalreserver som legger vekt på ansvarlighet, risiko, formål og tilbakebetalingsordninger. Retningslinjene skal legge til grunn at lån fra NMBUs kapitalreserver avgrenses til unntakssituasjoner, andre ekstraordinære tiltak samt tiltak som med stor grad av sannsynlighet vil kunne redusere kostnader/øke inntekter i et flerårig perspektiv».

22 22 av 91 3 Universitetsstyret vedtok 16. juni 2016 under den innledende behandling av rammer for budsjett 2017 (US-sak 59/2016) følgende: «Universitetsstyret ber rektor utrede og vurdere å etablere en NMBU-bank for håndtering av langsiktige finansieringstiltak gjennom disponering av NMBUs likviditetsreserve». Vurdering i bruk av NMBUs likviditetsreserve. Kunnskapsdepartementet (KD) sitt regelverk, andre universiteters praksis, sunne økonomiske prinsipper og risikovurderinger er lagt til grunn når rektor legger frem anbefalinger på hvordan NMBUs likvide reserver kan benyttes. Definisjon og omfang NMBUs likviditetsreserve består primært av forskuddsinnbetalte midler fra statlig og bidragsfinansiert aktivitet. Per. 1 tertial 2016 hadde NMBU totalt 345,4 mill. kr i ubrukte bevilgningsmidler (note 15 i tertialregnskapet). Av disse var 194 mill. kr midler bevilget fra KD, 83,7 mill. kr forskningsrådsmidler og 67,7 mill. kr midler fra diverse andre bevilgninger (EU, fylkeskommuner, stiftelser og gaver). Midlene er fordelt på ulike budsjettenheter ved NMBU og med varierende tidshorisont for når de vil bli anvendt. NMBU tilstreber å sette pengene i arbeid. Etter hvert som noen midler blir brukt, kommer det inn nye som ikke blir anvendt i perioden de blir tildelt. Det skyldes ofte unngåelige forsinkelse som for eksempel tilsettinger og anskaffelser. NMBU vil derfor alltid ha likvide midler som venter på å bli anvendt. Siden 2012 har likviditetsreserven utgjort mellom mill. kr, inkludert særbevilgningene til renovering av Urbygningen og Senter for husdyrforsøk. Tabell 1 viser utviklingen i likviditetsreserven. Ubrukte bevilgninger til bygg og BOA er markert med egne kategorier i tabellen.

23 23 av 91 4 Ubrukte midler ,2 59, , ,6 151, ,1 91,1 92, ,4 92,9 122,4 149,3 134, tertial 2016 BFV BOA UR, Sem ol. Tabell 1. Ubrukte midler fra statlig og bidragsfinansiert aktivitet. NMBU har også virksomhetskapital (VK) som består av henholdsvis opptjent og innbetalt virksomhetskapital. Virksomhetskapitalen er NMBUs egenkapital og disponeres av universitetsstyret. Midlene kan blant annet disponeres til investeringer i aksjeselskaper i NMBU regi. Per 1. tertial 2016 utgjorde virksomhetskapitalen 27,4 mill. 4,5 mill. kr er bundet i aksjeinvesteringer, mens 8,4 mill. kr disponeres av Vetinstituttene (opptjent før 2014). Universitetsstyret disponerer dermed 14,5 mill. kr av virksomhetskapitalen. NMBUs virksomhetskapital innregnes ikke som en del av likviditetsreserven. Virksomhetskapitalen er de eneste midlene NMBU kan bruke som innskudd i aksjeselskaper. NMBU har vedtatt en offensiv strategi for innovasjon, nyskaping og kommersialisering. Disponibel virksomhetskapital er en forutsetning for å kunne realisere denne strategien. De andre universitetene betrakter heller ikke virksomhetskapitalen som en del av likviditetsreserven. UMB forhåndsdisponerte i perioden deler av sin likviditetsreserve etter påtrykk fra KD om å redusere mengden ubrukte midler ved institusjonen. Per i dag står 15 mill. kr som forhåndsdisponert i NMBUs regnskaper. KD har i lang tid påpekt ovenfor universitetene at de har for mye ubrukte midler som ikke er satt i aktivitet. Flere universiteter har fått beskjed om å vurdere å bruke

24 24 av 91 5 likviditetsmidlene primært til delfinansiering av nybygg, rehabiliteringer og tung infrastruktur. KD har foreløpig ikke valgt å trekke inn ubrukte midler fra institusjonene. Det de selvforvaltende universitetene imidlertid må gjøre er å stille med en betydelig egenkapital for å få tilsvarende byggebevilgning fra KD. Bruk av likviditetsreserven ved de 3 største universitetene. De store universitetene bruker likviditetsreserven aktivt til langsiktige formål. Dette gjør de i forståelse med KD. Lån fra likviditetsreserven gjøres uten å bryte økonomireglementet i Staten. Universitet i Oslo (UIO). Lånene benyttes til investeringer i bygg og tung infrastruktur. Investeringene skal primært føre til lavere driftskostnader eller bidra til å realisere større satsninger. UiO har etablert det de kaller for UiO Bank til å håndtere lånevirksomheten. Fra 2015 vedtok styret å øke lånevirksomheten betydelig, først og fremst gjennom at universitetet kjøpte et større bygg i Gaustadbekkdalen. UiO hadde per over 669 mill. kr. i ubrukte midler mot statlig og bidragsfinansiert aktivitet. Uten lån fra likviditetsreserven ville avsetningen utgjort nærmere 1,5 mrd. kr. Den samlede forhåndsdisponeringen er nå på over 850 mill. kr. (tilsvarer ca. 17 % av UiO sin årlige KD-ramme) UiO innfrir forhåndsdisponeringen gjennom en fast årlig sum som per i dag er på 50 mill. kr. Fra 2017 økes den til 100 mill. kr, hovedsakelig på grunn av større økonomisk risiko (da er kortere nedbetalingstid ønsket), men også på grunn av investeringer i flere bygg. UiO orienterer KD gjennom den årlige styringsdialogen om nedbetalingsplanen for lån av likviditetsreserven. UiO sitt styret informeres årlig om lånevirksomheten. Rapporteringen er koblet sammen med orientering om realisering av UiOs masterplan for Campus og bygg. Universitet i Bergen (UiB) UiB ser på likviditetsreserven som et handlingsrom til å realisere universitetets strategi Universitetsstyret har i en årrekke benyttet reserven til å gjøre investeringer i bygg og tyngre infrastruktur. UiB har en mindre formalisert og strukturert praksis til dette enn hva UiO har. Per 2014 hadde UiB forhåndsdisponert 100 mill. kr til ulike byggeprosjekter. Dette utgjør 4 % av UiB sin årlige KD-ramme.

25 25 av 91 6 Nedbetaling av likviditetslånet skjer delvis ved å øke internhusleien hos enhetene, delvis gjennom en fast årlig avsatt sum. KD orienteres årlig. UiB sitt styre orienteres gjennom årlig budsjettbehandling. Norges teknisk-naturvitenskapelig Universitet (NTNU) NTNU følger samme praksis som de to andre universitetene, der ubrukte bevilgninger inngår som en del av den langsiktige planleggingen ved institusjonen. Praksisen ved NTNU er mindre formell enn ved UiO. Lik de to øvrige universitetene forhåndsdisponeres ubrukte midler til nybygg, påbygg, tyngre vedlikehold og infrastruktur. Dette skjer delvis ved at igangsettingen av større vedlikeholdsprosjekter fremskyndes. Nedbetaling av lånene skjer ved at det ordinære vedlikeholdsbudsjettet reduseres tilsvarende i senere budsjettår. I langtidsplanen frem mot 2018 planlegges en økt forhåndsdisponering til ca. 154 mill. kr. Følges denne planen vil det utgjøre ca. 5 % av den årlige KD-rammen. NTNU planlegger dermed en lavere belåningsgrad enn det UiO praktiserer. Også ved NTNU orienteres KD og universitetsstyret årlig om forhåndsdisponeringen. Styret får særlig orientering når nye disponeringer gjøres. Rektor er gitt fullmakt til å avgjøre hvor mye og når forhåndsdisponering skal benyttes. Fakultetene ved NTNU har et maksimal tak på ubrukte midler i forhold til årlig bevilgningsramme. Enheter med ubrukte midler på over 12 % av årlig bevilgningsramme har mulighet til å vedta interne forskutteringer i henhold til egne prioriteringer. Rektor mener NMBU kan ta med seg noen viktige erfaringer fra de tre store universitetene: 1. Ved UiB og UiO gjør universitetsstyrene vedtak om lån fra likviditetsreserven, NTNU har delegert dette til Rektor. 2. KD informeres gjennom de faste rapporteringslinjene Universitetsstyrene informeres årlig gjennom budsjettprosessene eller via årsregnskapet. 3. Lånene går utelukkende til finansiering av nybygg, påbygg, oppgradering bygg eller tung infrastruktur. 4. Lånene betales ned årlig. Dermed får også fremtidige styrer muligheter til å ha likviditetsreserven som et finansieringsalternativ. UiO lar risikovurderingene rundt fremtidig økonomi påvirke størrelsen på den årlige nedbetalingsavsetningen. 5. Hvor raskt et lån skal tilbakebetales varierer mellom universitetene. Alle avsetter et årlig nedbetalingsbeløp men beløpet justeres opp ved større

26 26 av 91 7 lånevedtak. 6. Lånevirksomheten utgjør mellom 4-17 % av den årlige bevilgningsrammen fra KD (belåningsgrad). For NMBU vil dette svare til en samlet lånegrense på mellom mill. kr. Risikovurderinger ved å låne fra likviditetsreserven. 1. NMBU får et noe begrenset økonomisk handlingsrom i kommende år når noen av de likvide midlene forhåndsdisponeres. Jo høyere belåningsgrad, jo høyere risiko. Universitetsstyret begrenser risikoen ved å sette et tak på hvor høy belåningsgrad NMBU kan ha i forhold til tilgjengelig likvide midler. 2. En annen risiko er at et universitetsstyret begrenser fremtidige universitetsstyrer sin strategisk handlefrihet ved å binde opp for mye av det langsiktige økonomiske handlingsrommet. Risikoen håndteres ved at universitetsstyret unngår å utnytte likviditetsreserven maksimalt, krever tilbakebetalingsplan bak alle lånevedtak og setter av midler fra ordinært driftsbudsjett i langtidsbudsjettet. 3 Det er også risikabelt å ikke bruke noe av likviditetsreserven til denne typen strategiske satsinger. Dersom dette skal dekkes over ordinært budsjett, vil det kunne i for stor grad gå ut over kjernevirksomheten. Rektors anbefalinger til universitetsstyret ved forhåndsdisponering av NMBUs kapitalreserver. NMBU skal finansiere egenandelen i samlokaliseringsprosjektet (SLP) og fremskaffe kapital til å realisere eventuelle store strategiske investeringer til tung infrastruktur relatert til forskning, utdanning og innovasjon. Det er ønskelig at dette finansieres uten at det medfører større negative konsekvenser for den øvrige faglige virksomheten ved NMBU. Med bakgrunn i KD sitt regelverk, andre universiteters praksis, sunne økonomiske prinsipper og en risikovurdering anbefaler rektor deler av NMBUs likviditetsreserve kan benyttes til bygg og tung infrastruktur deriblant egenandelen i Samlokaliseringsprosjektet (SLP).

27 27 av 91 8 Rektor foreslår følgende retningslinjer for bruken av likviditetsreserven: 1. Fullmakt til forhåndsdisponering av likviditetsreserven: Beslutning om forhåndsdisponering av NMBUs ubrukte likvide midler fattes av Universitetsstyret. 2. Definisjon på tilgjengelige midler: Likviditetsreserven består av ubrukte midler fra statlig og bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. 3. Begrensning av formål med lånevirksomheten: Forhåndsdisponering av midler fra NMBUs likviditetsreserve skal fortrinnsvis brukes til nybygg, påbygg, renovering av bygg eller tung infrastruktur relatert til forskning, utdanning og innovasjon. 4. Maksimal låneramme: NMBU skal ha en maksimal belåningsgrad på 8 % av rammen fra KD. For 2017 utgjør dette 92 mill. kr i låneramme. 5. Vedtak om lån fra likviditetsreserve skal inneholde vurderinger rundt: a. Størrelse på lånebeløpet, nedbetalingstid og størrelsen på det årlige nedbetalingsbeløpet. Maksimal nedbetalingstid er 8 år. b. Nedbetaling som helt eller delvis følger av reduserte kostnader eller økte inntekter skal spesifiseres. c. Risikovurderinger skal følge investeringssaken. 6. Rapportering om forhåndsdisponering av NMBUs likviditetsreserve skal skje samtidig med den ordinære årsoppgjørsrapporteringen. Før nye lånevedtak skal universitetsstyret få innsikt i samlet låneomfang og nedbetalingshorisont. 7. Kunnskapsdepartementet informeres årlig om låneaktiviteten gjennom ordinær rapportering. 8. Alle disponeringer knyttet til forhåndsdisponering av NMBUs likviditetsreserve innarbeides i langtidsbudsjettet. Rektors vurdering. Rektor ber universitetsstyret bruke likviditetsreserven som et verktøy til å finansiere nødvendige strategiske investeringer og andre større lønnsomme finansieringstiltak. Rektor anbefaler at NMBU legger seg på samme praksis som de store universitetene, der forhåndsdisponering av midler benyttes som et strategisk verktøy til å realisere strategi

28 28 av 91 9 og satsninger. Rektor vil sørge for at det etableres gode administrative rutiner rundt vedtak og disponering av likviditetsreserven for å sikre universitetsstyret nødvendig informasjon og kontroll. Rektor vurderer det som forsvarlig å sette en maksimal låneramme på 8% av rammetildelingen fra KD. Maksimal tilbakebetalingstid settes til 8 år. Til å eksemplifisere en slik praksis viser Rektor til hvordan egenandelen i Samlokaliseringsprosjektet (SLP) kan tilbakebetales. Tallene er hentet fra budsjettforslaget for 2017 som ble behandlet i universitetsstyret 16. juni i år. Aktivitet (mill. kroner) Tot Prosjektadministrasjon / SLP / BUT Flytte- og ibruktakelsesprosjektet SLP/BUT IKT prosjekt Nødstrøm & kjøling Totalt Prosjekt Campus Tabell 2. Estimerte kostnader/egenandel tilknyttet samlokaliseringsprosjektet. Den estimerte egenandelen på 158 mill. kr kan for eksempel finansieres slik tabell 3 under viser, med en foreslått forhåndsdisponering av likviditetsreserven på totalt 108 mill. kr i perioden Finansiering Tot Ordinære midler Avsatte ordinære budsjettmidler Bruk av likviditetsreserven Sum finansiering Tabell 3. Eksempel på finansiering av egenandel i samlokaliseringsprosjektet. I eksempelet er dagens avsetning til SLP/BUT med 16 mill. kombinert med et samlet lån fra likviditetsreserven på 92 mill. kr. I 2019 avsettes en økt egenandel på 16 mill. kr fra ordinære budsjettmidler. Tilbakebetaling kan finansieres med de avsatte SLP-midlene (16 mill. kr) over 7 år.

29 US-sak 82/2016 Vedlegg 1 29 av 91 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Retningslinjer for bruken av NMBUs likviditetsreserve. 1. Fullmakt til forhåndsdisponering av likviditetsreserven: Beslutning om forhåndsdisponering av NMBUs ubrukte likvide midler fattes av Universitetsstyret. 2. Definisjon på tilgjengelige midler: Likviditetsreserven består av ubrukte midler fra statlig og bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet. 3. Begrensning av formål med lånevirksomheten: Forhåndsdisponering av midler fra NMBUs likviditetsreserve skal fortrinnsvis brukes til nybygg, påbygg, renovering av bygg eller tung infrastruktur relatert til forskning, utdanning og innovasjon. 4. Maksimal låneramme: NMBU skal ha en maksimal belåningsgrad på 8 % av rammen fra KD. 5. Vedtak om lån fra likviditetsreserve skal inneholde vurderinger rundt: a. Størrelse på lånebeløpet, nedbetalingstid og størrelsen på det årlige nedbetalingsbeløpet. Maksimal nedbetalingstid er 8 år. b. Nedbetaling som helt eller delvis følger av reduserte kostnader eller økte inntekter skal spesifiseres. c. Risikovurderinger skal følge investeringssaken. 6. Rapportering om forhåndsdisponering av NMBUs likviditetsreserve skal skje samtidig med den ordinære årsoppgjørsrapporteringen. Før nye lånevedtak skal universitetsstyret få innsikt i samlet låneomfang og nedbetalingshorisont. 7. Kunnskapsdepartementet informeres årlig om låneaktiviteten gjennom ordinær rapportering. 8. Alle disponeringer knyttet til forhåndsdisponering av NMBUs likviditetsreserve innarbeides i langtidsprognosene.

30 30 av 91 US 84/2016 Styring og leiing nytt valreglement for NMBU Universitetsleiinga Saksansvarleg: Rektor Saksbehandlar: Seniorrådgjevar Ingeborg Hauge Høyland Arkiv nr: 16/04131 Vedlegg: 1. Utkast til nytt valreglement Forslag til vedtak: 1. Valreglementet vert vedteke. 2. Rektor nemner opp dei fakultetsvise nominasjonskomiteane i overgangsperioden Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato

31 31 av 91 2 Innleiing Universitetsstyret vedtok i møte 16. juni ny styringsmodell for NMBU si øvste leiing (USsak 54/2016), ny fagleg organisering (sak 61/2016 ) og eit nytt styrings og leiingsreglement (sak 62/2016 ) alt med verknad frå Med bakgrunn i desse vedtaka må det utarbeidast eit nytt valreglementet og etter Universitets og høgskolelova (uhl) 9 4 (10) er det styret sjølv som skal vedta nærmare reglar om val. Utgreiing av saken Gjeldande valreglement vart vedteke av Fellesstyret og gjeld for valperioden 2014 til Dette valreglementet vil framleis vera gjeldande for dei eksisterande fakultets og instituttstyrene ut 2016, og for universitetsstyret inntil Forslaget til nytt reglement bygger på det gjeldande reglementet og vil gjelde for val av interne og studentrepresentantar til fakultetsstyrene for perioden til , og for tilsvarande val til universitetsstyret for perioden til Dei generelle reglane i kapittel 1er i det vesentlege lik med det gjeldande reglementet, med dei endringane som fylgjer av endra virkeområde, jf. 1, som fyljer av dei vedtaka styret har fatta i sakene nemnt ovanfor om ny styrings og leiingsmodell. Dette inneber bortfall av reglar for val og nominasjon av rektor og prorektor, nominasjon av eksterne medlemmar til universitetsstyret, samt særreglar for val til universitetsstyret og fakultetsstyret for Fakultets for veterinærmedisin og biovitskap, for perioden fram til samt val til instituttstyrer. I tråd med tilrådinga frå Colbjørnsenutvalet og nytt styrings og leiingsreglement er oppgåver som ikkje eksplisitt er lagt til universitetsstyret, i hovudsak lagt til andre vedtaksorgan. Det gjeld m.a. avgjerd om tidsperioden for val, som vert føreslått lagt til rektor. Når det gjeld oppnemning av valstyre og den sentrale nominasjonskomiteen vert det foreslått at det framleis skal ligge til universitetsstyret og at fakultetsstyrene nemner opp dei fakultetsvise nominasjonskomiteane. I nåverande overgangsperiode vert det foreslått at rektor nemner opp nominasjonskomiteane. Det er lagt inn nokre presiseringar der erfaringa ved det gjelande reglementet har kunne gitt grunnlag for tvil, eller ulik tolking på einskilde punkt. Nominasjonskomiteane: Det vert foreslått nokre endringar når det gjeld nominasjonskomiteane. Den sentrale nominasjonskomiteen vil ha oppgåver knytt til nominasjon av interne kandidatar til universitetsstyret. Som ei fylje av dette er det foreslått at nominasjonskomiteane ikkje lenger har studentrepresentantar. Studentane gjennomfører sitt nominasjonsarbeid gjennom studenttinget. Etter dagens valreglement skal dei fakultetsvise nominasjonskomiteane bestå av fem medlemmar. Etter den nye fakultetsorganiseringa vil alle fakulteta vera mindre og nominasjonskomiteane vil få eit mindre «nedslagsområde» for arbeidet sitt. NMBU Universitetsstyret Møtedato

32 32 av 91 3 I det nye reglementet er det difor foreslått å redusert talet på medlemmar til tre, jf Som tidegare vil alle som har røysterett i eit val også ha rett til å nominere kandidatar for si stemmerettsgruppe. Nominasjonskomiteane skal som før, på sjølvstendig grunnlag arbeide aktivt for å finne kandidatar, ta imot forslag frå dei tilsette og m.a. presentere kandidatane. Etter rektors vurdering vil dette til saman vera tilstrekkeleg for å få gjennomført nominasjonsprosessane på fakulteta. Det er også forslått ei tydelegare arbeidsdeling mellom valstyret og nominasjonskomiteane. Det inneber at valstyret ikkje skal ha nokon direkte rolle i arbeidet med å presentere kandidatane til styrene. Det er fakultetsstyrene som formelt skal nemne opp nominasjonskomiteane. For overgangsperioden vert det foreslått at rektor nemner opp desse komiteane. Valstyret Valstyret vert foreslått vidareført med same samansetjing som tidlegare. Dette fordi valstyret også har eit ansvar for gjennomføringa val av studentrepresentantar til universitets og fakultetsstyrene. 10 valgbarhet for ledere Det har vore ein intern diskusjon om kven som ikkje kan veljast inn i NMBU sine styre, pga. stilling/funksjon. Det gjeld særleg på fakultetsnivået. For rektor er det avgjerande at fakultetsstyrene så langt det er mogeleg, består at medlemmar som ikkje vil oppleve å stadig kome i dobbeltroller. Pr i dag kjenner ein ikkje kva strukturar dei einskilde fakulteta vil velje. Det er difor vanskeleg å gi ei presis opplisting av stillingar/funksjonar som inneber at ein ikkje skal kunne stille til val. Dette er bakgrunnen for ordlyden: «Personer som sitter i dekanens ledergruppe» som grunnlag for å definere dei stillingar og funksjonar som ikkje kan veljast inn i fakultetsstyrene. Dersom det oppstår tvil, er det foreslått at rektor skal avgjere spørsmålet. NMBU Universitetsstyret Møtedato

33 US-sak 84/2016 Vedlegg 1 33 av 91 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Valgreglement for Norges miljøog biovitenskapelige universitet (NMBU) Vedtatt av universitetsstyret 8. september 2016

34 34 av 91 Valgreglement for NMBU... 2 Kapittel 1. Generelle regler Reglementets virkeområde Valgstyret Nominasjonskomitéer Funksjonsperioder for styrene Valgdato. Frist for å fremme forslag på kandidater Manntall Stemmerett Stemmerettskategorier Valgbarhet og plikt til å ta imot valg Valgbarhet for ledere Forslag på kandidater Valgmåte og valggjennomføring Kjønnsbalanse Valgprotokoll Nyvalg og suppleringsvalg Klage Uttreden i valgperioden... 7 Kapittel 2. Valg til Universitetsstyret Universitetsstyrets sammensetning... 7 Kapittel 3: Valg til fakultetsstyrene Fakultetsstyrenes sammensetning

35 35 av 91 Valgreglement for NMBU Fastsatt av universitetsstyret (US sak xx/2016) med hjemmel i 9 4 (10) i Lov om universiteter og høgskoler (univl) av nr. 15, sist endret ved Lov , med virkning fra , 9 4 nr. 10. Bestemmelsene i dette reglementet trer i kraft fra vedtaksdato og gjelder for valg til NMBUs styrer fra Kapittel 1. Generelle regler 1 Reglementets virkeområde Bestemmelsene i dette reglementet gjelder for valg av ansatte og studentrepresentanter til universitetsstyret og fakultetstyrene ved Norges miljø og biovitenskapelige universitetet (NMBU). Universitetsstyret kan gi utfyllende bestemmelser for valg til de enkelte organer. 2 Valgstyret 1. NMBU skal ha et valgstyre oppnevnt av universitetsstyret. 2. Valgstyret er tillagt ansvar for gjennomføring av valg til universitetsstyret og fakultetstyrene og skal ivareta følgende oppgaver: a. godkjenne nominerte kandidater b. godkjenne valgresultat c. beslutte valgperioder på delegasjon fra rektor, jf. 5 andre ledd d. treffe avgjørelser i forbindelse med valgene som ikke er tillagt annet organ e. være rådgiver for universitetets ledelse i valgsaker 3. Valgstyret sammensettes slik: a. to medlemmer i undervisnings og forskerstillinger, med varamedlemmer, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap b. ett medlem i teknisk eller administrativ stilling, med varamedlem, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap c. to studentmedlemmer med varamedlemmer, foreslått av studentdemokratiet d. ett medlem med varamedlem, foreslått av rektor 4. Tjenestetiden for medlemmer av valgstyret er tilsvarende universitetsstyrets funksjonsperiode, jf. 4. Studentmedlemmene oppnevnes for ett år. Dersom et medlem av valgstyret er foreslått til valg til organ hvor valgstyret har ansvaret for valget, trer vedkommende ut av valgstyret, og det oppnevnes nytt medlem for resten av funksjonsperioden. 5. Universitetsstyret oppnevner leder, for øvrig konstituerer valgstyret seg selv. Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak treffes ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Medlem av valgstyret kan bringe avgjørelser inn for den sentrale klagenemnda. 6. Rektor organiserer et fast valgsekretariat for valgstyret. 3 Nominasjonskomitéer 1. NMBU skal ha en sentral nominasjonskomité, og en nominasjonskomité ved hvert fakultet. 2

36 36 av Nominasjonskomiteene skal på selvstendig grunnlag arbeide aktivt for å få fram forslag på kandidater, samt motta forslag på interne kandidater til valgene til universitetsstyret og fakultetsstyrene. 3. Nominasjonskomiteene skal avslutte sitt arbeid senest to uker før valgdagen. 4. Nominasjonskomiteene skal se til at kandidater som blir innstilt overfor valgstyret, oppfyller kriteriene til valgbarhet og forslagsrett. 5. Nominasjonskomiteene skal sørge for at alle kandidater godkjent av valgstyret blir presentert for de enkelte grupper av stemmeberettigede. Nominasjonskomiteene avgjør på hvilken måte presentasjonen skal skje. 6. Sammensetning av den sentrale nominasjonskomiteen: a. to medlemmer foreslått av rektor b. to medlemmer i undervisnings og forskerstillinger, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap c. ett medlem i teknisk eller administrativ stilling, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap Den sentrale nominasjonskomiteen oppnevnes av universitetsstyret. Universitetsstyret oppnevner leder, for øvrig konstituerer den sentrale nominasjonskomitéen seg selv. 7. Sammensetning av fakultetenes nominasjonskomitéer: a. ett medlem med vara, foreslått av dekan b. ett medlem i undervisnings og forskerstillinger med vara, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap c. ett medlem i teknisk eller administrativ stilling med vara, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap De fakultetsvise nominasjonskomiteene oppnevnes av fakultetsstyret. Fakultetsstyrene oppnevner ledere, for øvrig konstituerer fakultetenes nominasjonskomitéer seg selv. 8. Tjenestetiden for medlemmer av nominasjonskomiteene er tilsvarende styrets funksjonsperiode, jf. 4. Dersom et medlem av en nominasjonskomite blir foreslått som kandidat til et valg som nominasjonskomiteen har ansvaret for, trer vedkommende ut av nominasjonskomiteen og det oppnevnes nytt medlem. 9. Rektor har ansvar for å organisere et sekretariat for den sentrale nominasjonskomitéen, og dekanene har ansvar for å organisere sekretariat for de fakultetsvise nominasjonskomitéene. 4 Funksjonsperioder for styrene 1. Tjenestetiden for medlemmer i faste undervisnings og forskerstillinger og medlemmer i tekniske eller administrative stillinger, er normalt fire år. 2. Tjenestetiden for medlemmer i midlertidig undervisnings og forskerstillinger og studentmedlemmer, er normalt ett år. 3

37 37 av Eksterne medlemmer oppnevnes normalt for fire år. 4. Valg skjer normalt med virkning fra 1. august samme år. 5 Valgdato. Frist for å fremme forslag på kandidater Rektor fastsetter tidsperioden for valgene. Valgstyret fastsetter deretter frister for å fremme forslag til kandidater og kunngjør valgdatoer og tidsplaner for valgene. Valgstyret fastsetter valgdatoer for de årlige valgene av medlemmer i midlertidig undervisnings og forskerstillinger (jf. 8 nr. 1 b), og suppleringsvalg til styrene. I kunngjøringen av valgene gjøres det rede for reglene om hvordan forslag på kandidater skal fremsettes, fremgangsmåten og tidsplan for valgene. Studentene gjennomfører nominasjon for sine valg etter reglene i Vedtekter for Studentdemokratiet ved NMBU. Nærmere bestemmelser om de ulike valgene er gitt i kap. 2 og Manntall 1. Rektor er manntallsfører og har ansvaret for at det foreligger oppdatert oversikt over de stemmeberettigede. 7. Stemmerett 1. Stemmerett har ansatte i minst 50 prosent stilling ved enheten som gjennomfører valg. Avgjørende for stemmerett er tilsettingsforholdet på valgdagen(e). 2. Den som er midlertidig tilsatt (og har en arbeidsavtale) for en kortere periode enn ett år, har likevel ikke stemmerett med mindre vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved universitetet i minst ett år når valget avholdes. 3. Stemmerett bortfaller for den som har permisjon fra sin stilling for å arbeide utenfor NMBU. 4. Ingen kan avgi mer enn én stemme i et valg. Dersom en person inngår i manntall i flere stemmerettsgrupper (jf. 8), skal vedkommende bare kunne avgi én stemme. Ved vurdering av dette skal det prioriteres i følgende rekkefølge: vitenskapelig tilsatt, teknisk eller administrativt tilsatt, student. Dersom en ansatt er i et tilsettingsforhold ved flere enn ett fakultet, avgjør den ansatte selv hvor vedkommende skal ha stemmerett. 5. Studenter har stemmerett ved det fakultetet der de er registrert. Dersom en student er registrert ved mer enn ett fakultet, avgjør studenten selv hvor vedkommende skal ha stemmerett. Studentene må ha betalt semesteravgift og være registrert for det semesteret valget gjennomføres. 6. Den som ikke står i manntallet, gis likevel anledning til å avgi stemme i den elektroniske valgapplikasjonen, med begrunnelse for hvorfor vedkommende mener å være stemmeberettiget. Valgstyret behandler stemmer avgitt utenfor manntallet. 8. Stemmerettskategorier 1. Følgende stemmerettsgrupper utgjør egne valgkretser ved valg: 4

38 38 av 91 a. fast ansatte i undervisnings og forskerstillinger b. midlertidig ansatte i undervisnings og forskerstillinger c. ansatte i tekniske eller administrative stillinger d. studenter Vitenskapelig tilsatte i stillinger som stipendiat, spesialistkandidat, postdoktor, professor II og forsknings og undervisningsstillinger med sluttdato tilhører stemmerettskategorien midlertidig vitenskapelig tilsatte. Valgstyret avgjør i tvilstilfeller i hvilken stemmegruppe en person skal regnes. 9. Valgbarhet og plikt til å ta imot valg 1. Valgbar er den som har stemmerett etter 7. For å være valgbar må en tilsatt ha et tilsettingsforhold som dekker hele valgperioden. 2. Ansatte som blir valgt til tillitsverv etter dette reglementet, har plikt til å ta imot valget. Den som har tjenestegjort i et tillitsverv, har rett til fritak fra gjenvalg til dette i like lang tid som vedkommende har fungert i vervet. Varamedlemmer som har møtt som medlem minst halve tjenestetiden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode. 3. Valgbar som studentrepresentant er den som har stemmerett etter 7 nr Valgbarhet for innehavere av ledende stillinger fremkommer av dette reglements Et styremedlem har plikt til å fungere i vervet for hele tjenestetiden så lenge vedkommende er valgbar, jf. 4. Et styremedlem blir sittende inntil nytt styremedlem er valgt selv om tjenestetiden er utløpt. 6. Når tungtveiende arbeids eller velferdsmessige grunner tilsier det, kan valgstyret etter søknad, frita en foreslått kandidat fra å stille til valg. 7. Personer som har tjenestegjort i det aktuelle vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden, er etter reglene i uhl 9 4 (8) ikke valgbare til universitetsstyret. 10 Valgbarhet for ledere 1. Ved valg av representanter til universitetsstyret er følgende ledere ikke valgbare: rektor, prorektor, dekaner/stedfortreder for dekanene, administrasjonsdirektør og avdelingsdirektører i universitetsadministrasjonen, samt administrasjonssjefer ved fakultetene. 2. Ved valg av representanter til fakultetsstyrer er følgende ledere ikke valgbare: Personer som sitter i dekanens ledergruppe. Rektor avgjør i saker der det er tvil om en stilling/funksjon medfører valgbarhet. 11 Forslag på kandidater 1. Alle som har stemmerett ved et valg, kan fremme forslag på enhver valgbar person fra egen stemmerettsgruppe. Forslaget skal fremmes for nominasjonskomiteen, jf. 3 nr. 2, og må være undertegnet av minst fem stemmeberettigede. Ingen kan foreslå flere 5

39 39 av 91 kandidater enn det antall kandidater (med vara) som skal velges i den enkelte stemmegruppe. 2. Den som kan nekte valg, kan også kreve seg strøket av forslaget. Slikt krav skal fremmes til valgstyret snarest mulig. En person som før eller under kandidatpresentasjonen er gjort oppmerksom på at vedkommende vil bli foreslått, mister retten til å nekte valg dersom dette ikke er gjort gjeldende senest på kandidatpresentasjonen. 12 Valgmåte og valggjennomføring 1. Valg av interne medlemmer til universitetsstyret og fakultetsstyrene gjennomføres ved direkte valg. Medlemmer og like mange varamedlemmer velges av og blant den enkelte stemmerettsgruppe i separate valg. Valgene gjennomføres i følgende rekkefølge: a. universitetsstyret b. fakultetsstyrene 2. Valg ved NMBU gjennomføres som elektroniske valg. Valgstyret kan bestemme at valg kan gjennomføres på andre måter. 3. Styrevalgene gjennomføres som preferansevalg innen hver gruppe. Medlemmer og varamedlemmer velges under ett. Det innebærer at hver velger rangerer maksimalt så mange kandidater i nummerert rekkefølge som det skal velges medlemmer og varamedlemmer til sammen for vedkommende stemmerettsgruppe. 4. Stemmene telles opp særskilt for hver stemmerettsgruppe. Resultatet avgjøres slik: Stemmene vektes ved at antall plasseringer som nr. 1 deles med 1, antall plasseringer som nr. 2 deles med 3, antall plasseringer som nr. 3 deles med 5, antall plasseringer som nr. 4 deles med 7, osv. 13 Kjønnsbalanse 1. Ved flertallsvalg og preferansevalg skal likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges 4 medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Kjønnsmessig balanse skal først oppfylles for medlemmer, dernest for medlemmer og varamedlemmer under ett. 2. Viser det seg ved opptellingen ved preferansevalg at et kjønn vil få færre representerer enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for opp, inntil en har oppnådd slik balanse som nevnt i 13 nr Det kan gjøres unntak fra reglene når det foreligger særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle kravene. Unntak avgjøres av universitetsstyrets leder etter forslag fra valgstyret. 14 Valgprotokoll 1. Resultatet av valget skal føres i en valgprotokoll som underskrives av valgstyret. 6

40 40 av Valgstyret kunngjør valgresultater når disse foreligger. Valgprotokollen sendes henholdsvis til universitetsstyret og fakultetsstyrene. 15 Nyvalg og suppleringsvalg 1. Valgstyret forbereder og arrangerer nyvalg og suppleringsvalg for valg av interne styremedlemmer etter universitetsloven og NMBUs valgreglement (jf. 5). 16 Klage 1. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil som er begått ved valget. Klage må fremsettes overfor valgstyret senest tre dager etter at resultatet av valget er kunngjort. 2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes ny opptelling eller nytt valgoppgjør hvor dette er mulig og tilstrekkelig for å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt. 1 ovenfor. 3. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til universitetets klagenemnd. Valgstyret skal avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelsen. Denne skal gjøres kjent for klager. 4. Mener universitetets klagenemnd at det er gjort feil som kan ha vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det avholdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, fortsetter tidligere medlem selv om valgperioden er utløpt. 17 Uttreden i valgperioden 1. Den som avslutter sitt tilsettingsforhold ved universitetet, trer ut av det verv vedkommende er valgt til. Dette gjelder også den som av andre grunner taper sin valgbarhet til vedkommende verv. 2. Den som har permisjon for å arbeide i stilling utenfor universitetet, trer ut i permisjonstiden. 3. Universitets og fakultetsstyret kan etter søknad frita et medlem i sitt styre, fra verv for resten av tjenestetiden, når det foreligger tungtveiende arbeids eller velferdsmessige grunner. 4. Suppleringsvalg holdes bare dersom det ikke er mulig å supplere fra listen (valgprotokollen) med kandidater som stilte til vedkommende valg. Kapittel 2. Valg til Universitetsstyret 18 Universitetsstyrets sammensetning Styret ved NMBU består av: a. styrets leder (oppnevnt av Kunnskapsdepartementet jf. uhl 9 4 (6). b. tre medlemmer i faste undervisnings og forskerstillinger, med varamedlemmer c. ett medlem i midlertidig undervisnings og forskerstilling, med varamedlem, d. ett medlem i teknisk og administrativ stilling, med varamedlem e. to studentmedlemmer, med varamedlemmer f. tre eksterne medlemmer, med varamedlemmer (oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra universitetsstyret, jf. uhl 9 4 (6)). 7

41 41 av 91 Varamedlemmer settes opp i rekkefølge, se også 13 om kjønnsbalanse. Kapittel 3: Valg til fakultetsstyrene 19 Fakultetsstyrenes sammensetning Det enkelte fakultetsstyre har 9 medlemmer og består av: a. ekstern styreleder (oppnevnt av universitetsstyret etter forslag fra rektor) b. tre medlemmer i undervisnings og forskerstillinger, med varamedlemmer derav en fra gruppen midlertidig ansatte, med varamedlem, dersom denne gruppa utgjør mer enn 25 prosent av de ansatte i undervisningsog forskerstillinger c. ett medlem i teknisk og administrativ stilling, med varamedlem d. to studentmedlemmer, med varamedlemmer e. to eksterne medlemmer, med varamedlemmer (oppnevnt av rektor etter forslag fra dekan). Representanter fra andre fakulteter/enheter ved NMBU regnes som eksterne medlemmer. Varamedlemmer settes opp i rekkefølge, se også 13 om kjønnsbalanse. 8

42 42 av 91 US 85/2016 Omorganiseringen. Overgangsordninger Universitetsledelsen Saksansvarlig: Administrasjonsdirektør Saksbehandler(e): POA/Jan Olav Aarflot Arkiv nr: 16/00948 Vedlegg: 1. Informasjon sendt ledere, styrer og tjenestemannsorganisasjonene, med vedlegg 1-3 Forslag til vedtak: 1. Styret tar rektors orientering til etterretning. Ås den Mari Sundli Tveit Rektor

43 43 av 91 2 Innledning Rektor fremlegger med dette en orientering om omorganiseringsprosessen og «hensiktsmessige overgangsordninger» som er fastsatt på fullmakt fra universitetsstyret. Universitetsstyrets vedtak Rektors forslag til styrings- og ledelsesreglement for ansatt rektor fra ble vedtatt med følgende justeringer: a) Universitetsstyret tilsetter ikke i andre stillinger enn rektor, prorektorer og administrasjonsdirektør, med mindre annet er fastsatt i lov eller forskrift b) Ekstern styreleder på fakultet oppnevnes av Universitetsstyret etter forslag fra rektor c) Fakultetsstyret skal rapportere til rektor d) Universitetsstyret gir rektor fullmakt til og ansvar for hensiktsmessige overgangsordninger Oppfølging: Overgangsordninger fastsatt Dekan og prodekan samt fakultetsstyrene avvikles Rektor har oppnevnt 7 konstituerte dekaner som skal lede omstillingsprosessen på fakultet; hovedfokus på administrativ organisering og innledende arbeid med faglig organisering Rektor har konstituert instituttledere ved de instituttene der en instituttleder er oppnevnt som konstituert dekan, og hvor det inngår flere institutter i det nye fakultetet Instituttlederne (også de konstituerte) har ansvar for sikker og stabil drift av instituttet frem til Administrative stillingsutlysninger, også på instituttene, skal godkjennes av stillingskontrollgruppen før utlysning Rektor har utarbeidet mandat for konstituert dekan, tilpasset mandat for instituttlederne og instituttstyrene for perioden frem til Fastsatt mandat for konstituerte dekaner Lede omstillingsprosessen på fakultetet og arbeidet med administrativ organisering, samt det innledende arbeid med faglig organisering Utarbeide budsjett og årsplan for 2017 for beslutning i det nye fakultetsstyret Etablere et konstruktivt samarbeid med instituttlederne på det fremtidige fakultetet Delta i rektors konstituerte ledergruppe og representere det nye fakultetet Delta i forberedelse av saker til instituttstyret i saker som har virkning ut over 2016 Stimulere til samarbeid Lede omstillingsarbeid på fakultetet og sørge for at medbestemmelse og medvirkning ivaretas Lede omstillingsprosessen i administrasjonen; avklaring/tilsetting av administrasjonssjef Utøve andre oppgaver som rektor pålegger

44 44 av 91 3 Vitenskapelige stillingsutlysninger godkjennes av konstituert dekan Det er utsendt informasjon om endringene til dekaner, instituttledere, fakultetsstyrene og instituttstyrene (e vedlegg). Informasjon lagt ut på intranett i juli og august. Endringer i gjeldende instruks for instituttleder og styringsreglementet når det gjelder instituttstyrets oppgaver Rektor har fastsatt nødvendige midlertidige endringer i instruks for instituttleder og tilpasninger i styringsreglementet bestemmelser om instituttstyrene for perioden frem til og med Det er nødvendige tilpasninger til omstillingsprosessen. (se vedlegg) Rektors konstituerte ledergruppe Prorektor, Direktørene, Leder av ledelsesstaben, Studentleder 7 konstituerte dekaner (Prosjektleder for omstillings- og implementeringsprosessen (Personal og organisasjonsdirektør) deltar i aktuelle saker) Rektors utvidede ledergruppe (RUL) Avholdes ved behov Omstillingsprosessen Prosessplan er vedlegg til saken. Kartleggingssamtaler er gjennomført for ledere på universitetsnivå og instituttlederne Rektor har oppnevnt personal- og organisasjonsdirektør som prosjektleder for omstillings- og implementeringsprosessen Rektor arbeider med administrativ oppgavedeling mellom universitetsadministrasjonen og fakultetsadministrasjonen med sikte på å fastsettelse medio september Rektor har fastsatt føringer for administrativ organisering på fakultetene Prosess for arbeidet med administrativ organisering på fakultetene igangsatt (se vedlegg om prosessplan) Arbeidet videre På bakgrunn av universitetsstyrets vedtak i juni, er det også nødvendig med gjennomgang og justering av enkelte stillingsbeskrivelser for å tilpasse disse de vedtak som er fattet. Rektor vil fastsette endrede stillingsbeskrivelser etter denne gjennomgangen.

45 45 av 91 4 Rektor vil fastsette justerte og reviderte retningslinjer for de utvalg som er fastsatt i styringsreglementet, og hvor ikke styret selv må fatte vedtak.

46 46 av 91 5 Vedlegg 1: Informasjon sendt ledere, styrer og tjenestemannsorganisasjonene: Informasjon om endring av NMBUs styringsstruktur Ny styringsmodell med virkning fra ble vedtatt av universitetsstyret i sak 61/2016 den Styret har gitt rektor fullmakt til og ansvar for hensiktsmessige overgangsordninger. Med vedtaket i NMBUs styre 16. juni 2016, får NMBU fra syv fakultet med hvert sitt styre. Med universitetsstyret utgjør dette de to styringsnivåene i organisasjonen. Det skal ansettes dekaner på hvert av fakultetene. Hvert fakultet skal ha en administrasjon som skal ledes av en administrasjonssjef. En følge av vedtak om endring fra tre til to styringsnivå, er at instituttnivået som styringsnivå i organisasjonen opphører De 13 instituttstyrene legges da ned. Omstillingsprosessene ved fakultetene vil ha ulikt omfang. Tre av instituttene videreføres som fakultet, de fire veterinærinstituttene danner et nytt veterinærfakultet og seks institutter skal bli til tre fakulteter. De prosessene som nå iverksettes for hvert av de syv nye fakultetene vil bli ulike, og avhenge av hvor store endringer som er påkrevd for hvert av de nye fakultetene. Overgangsordninger Rektor har besluttet følgende overgangsordninger som trer i kraft pr : 1. Nåværende dekaner og prodekan ved Vetbio trer tilbake fra sine stillinger. Prodekan ved Vetbio stilles til disposisjon for konstituert dekan for Veterinærmedisin fram til hans fratredelsestidspunkt. De nåværende fakultetsstyrene avvikles. 2. Det konstitueres en dekan ved de vedtatte fakultetene for perioden Konstituert dekan skal lede omstillingsprosessen på fakultetet med hovedfokus på arbeidet med administrativ organisering, herunder etablering av ny fakultetsadministrasjon og det innledende arbeidet med faglig organisering. Følgende personer konstitueres som dekan for perioden : Fakultet Veterinærmedisin Konstituert dekan Anne Storset Miljøvitenskap og naturforvaltning Øystein Johnsen til Sjur Baardsen fra Landskap og samfunn Eva Falleth Biovitenskap Realfag og teknologi Odd Arne Rognli Cecilie Rolstad Denby

47 47 av 91 6 Kjemi, bioteknologi og matvitenskap Handelshøgskole NMBU Are Aastveit/Yngve Stenstrøm Ragnar Øygard Det er utarbeidet mandat for konstituert dekan, se vedlegg 1 «Mandat for konstituert dekan for perioden juli til desember 2016». Instituttlederne har ansvar for sikker og stabil drift av instituttet fram til Se også vedlegg 2 «Mandat for instituttstyret for perioden juli desember 2016», og vedlegg 3 «Mandat for Instituttleder for perioden juli desember 2016». 3. Instituttstyrene skal ha hovedfokus på saker avgrenset til å sikre sikker og stabil drift i Konstituert dekan skal legge fram sak om budsjett og årsplan for 2017 for det nye fakultetsstyret. Se for øvrig vedlegg 2 «Mandat for instituttstyret for perioden juli desember 2016». 4. Vitenskapelige stillinger som skal utlyses i perioden fram til , skal godkjennes av konstituert dekan. 5. Tekniske og administrative stillinger som skal utlyses i perioden fram til , skal godkjennes av stillingskontrollgruppen, som består av rektor, administrasjonsdirektør og økonomi- og eiendomsdirektør. Rektor forutsetter at konstituert dekan og instituttledere på instituttnivå vil samarbeide konstruktivt om ovennevnte oppgaver, og at ansatte og tillitsvalgte blir involvert i prosessene. Rektor forutsetter videre at instituttenes administrative ressurser, etter avtale med instituttleder, stilles til disposisjon for konstituert dekans arbeid i denne perioden. Vennlig hilsen, Mari Sundli Tveit Rektor

48 48 av 91 7 Vedlegg 1: Mandat for konstituert dekan for perioden juli til desember 2016 Stillingstittel: Konstituert dekan Stillingskode: 1474 Dekan Tilsettingsform: Tidsbegrenset for perioden Organisatorisk enhet: Fakultet Rapporterer til: Rektor Ansvar for: Arbeidsopp -gaver: Lede omstillingsprosessen på fakultetet og arbeidet med administrativ organisering, samt det innledende arbeid med faglig organisering. Utarbeide budsjett og årsplan for 2017 for beslutning i det nye fakultetsstyret. Etablere et konstruktivt samarbeid med instituttlederne på det fremtidige fakultetet. Konstituert dekan skal delta i rektors ledergruppe og representere det nye fakultetet i alle typer saker som gjelder utover 2016 sammen med instituttleder delta i forberedelse av saker til instituttstyret der saker har virkning utover 2016 stimulere til samarbeid mellom de ulike enhetene ved det fremtidige fakultetet og på tvers av de fremtidige fakultetene ved NMBU lede omstillingsarbeid på fakultetet i henhold til Omstillingshåndbokas bestemmelser og sørge for at medbestemmelse og medvirkning ivaretas ved fakultetet iht. avtaleverket med hensyn til omstillingsarbeid godkjenne utlysning av vitenskapelige stillinger ved institutt(ene) lede omstillingsprosessen i administrasjonen, lede prosess fram til avklaring/tilsetting av administrasjonssjef eller tilsvarende utøve andre oppgaver som rektor pålegger

49 49 av 91 8 Vedlegg 2: Mandat for instituttstyret for perioden juli desember 2016 Det vises til gjeldende NMBUs styringsreglement. Teksten som er gjengitt nedenfor gjelder punkt 4 «Ledelse og styring ved instituttene - Instituttstyret» for perioden julidesember Teksten viser endringene i instituttstyrenes mandat for denne perioden. Instituttstyret Instituttstyret er instituttets øverste organ med hovedfokus på saker knyttet til drift og utvikling av kjernevirksomheten. Instituttstyret har ansvar for: a. Instituttets strategi og faglige prioriteringer innenfor universitetets og fakultetets overordnede fagstrategiske prioriteringer. Det skal ikke vedtas endringer i gjeldende strategier som får konsekvenser utover b. prioritering og budsjettfordeling i henhold til de rammer som tildeles, i inneværende år, og innenfor universitetets og fakultetets overordnede strategiske prioriteringer c. saker av stor prinsipiell eller driftsmessig betydning skal avklares i samarbeid med konstituert dekan, og besluttes av det nye fakultetsstyret d. påse at mål og resultatkrav fastsatt i instituttets strategier følges opp e. fremme årsplan for kommende år tilpasset gitte budsjettrammer og rapportere instituttets samlede virksomhet og avgir årsregnskap og årsrapport f. påse at instituttet implementerer vedtatte kvalitetssikringssystemer og rapporterer årlig i henhold til kvalitetssikringssystemets retningslinjer g. utvikle og gjennomføre forskningsaktivitetene ved instituttet og godkjenner bruk av medfinansiering i bidragsfinansierte prosjekter h. de studieprogrammene universitetsstyret har godkjent ved instituttet og som instituttet har hovedansvar for (et felles utvalg over instituttene har ansvaret for veterinærstudiet og dyrepleierutdanningen) i. utforming, utvikling og gjennomføring av det samlede emne- og programtilbudet instituttet tilbyr j. koordinere faglige emner og undervisningsressurser mellom programmene k. utarbeide instituttenes langsiktige fagstrategiske personalplaner og fremme dette til fakultetsstyret l. se til at medbestemmelse og medvirkning ivaretas ved instituttet iht. avtaleverket

50 50 av 91 9 Vedlegg 3 Mandat for Instituttleder for perioden juli desember 2016 Det vises til gjeldende NMBUs styringsreglement. Teksten som er gjengitt nedenfor gjelder punkt 4 «Ledelse og styring ved instituttene - Instituttleder» for perioden julidesember Teksten viser endringene i instituttleders mandat for denne perioden. Instituttleder Instituttleder er faglig og administrativ leder av instituttet. Instituttleder er styreleder og sekretær for instituttstyret. Instituttleder forbereder saker for instituttstyret, og iverksetter instituttstyrets vedtak. I saker som har konsekvenser utover 2016 vil instituttleder i samarbeid med dekan forberede slike saker. Instituttleder har overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver som ikke faller inn under instituttstyrets ansvar og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker. Instituttleder rapporterer til instituttstyret i saker som inngår i instituttstyrets fullmakter, og for øvrig til dekan rektor. Fakultetsstyret tilsetter instituttleder etter innstilling fra et innstillingsutvalg. Instituttlederen skal: a. lede og utvikle virksomheten ved instituttet med fokus på drift av kjerneoppgavene b. forberede saker for instituttstyret i samarbeid med konstituert dekan i saker som har konsekvenser utover 2016, og iverksette instituttstyrets vedtak c. delta i fakultetets strategiske arbeid og sørge for at instituttet har oppdaterte strategier og handlingsplaner og at disse følges opp d. skape en positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt, trygt og godt arbeidsmiljø for ansatte og studenter e. påse at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i studietilbud, undervisning og forskning f. sørge for velegnede teknisk-administrative tjenester og for effektiv drift og bidra til konstituert dekans arbeid i OU-prosessen med organisering av det administrative apparat g. representere og posisjonere instituttet og fremme internt og eksternt samarbeid h. legge forholdene til rette for studentenes lærings- og arbeidsmiljø i. representere arbeidsgiver og ivareta den avtalefestede samhandlingen med organisasjonene og de ansattes medbestemmelse j. sørge for at intern kontroll og økonomistyring fungerer i samsvar med fastsatte regler og rutiner k. delta i instituttets ansettelsesutvalg for forsker og undervisningsstillinger l. delta i Sentralt tilsettingsutvalg for administrative og tekniske stillinger for de stillinger som instituttleder har under seg m. sørge for at mål og resultatkrav fastsatt i instituttets strategier følges opp

51 51 av n. bidra til at NMBU fyller gjeldende krav i lov- og regelverk, på områdene HMS, informasjonssikkerhet, personsikkerhet, beredskap o. bidra til at det utvikles systemer, rutiner, holdninger og aktiviteter som bidrar til god intern og ekstern kommunikasjon i samarbeid med konstituert dekan Instituttleder inngår i dekanens ledergruppe og i rektors utvidede ledergruppe. Instituttleder er linjeleder og deltar i de fora som rektor legger til rette for. Instituttet kan ha nestleder, som oppnevnes av instituttleder. Instituttlederen fastsetter oppgavene.

52 52 av Fremdriftsplan:

53 53 av 91 Tidsplan for etablering av fakultetsadministrasjoner 12 August September Oktober November Desember Informasjon/kommunikasjon Ukentlige fredagseposter til konstituerte dekaner Kontinuerlig oppdatering på omstillingsportalen Fakultetsvise informasjonsmøter * Organisering/oppgave,- og ansvarsdeling Prinsipper for adm. organisering nivå 1 og 2 drøftes Fakultetsvise ledermøter for å drøfte og utarbeide skisse til organisering og ansvarsdeling i fakultetsadministrasjonen Fakultetsvise samlinger for å få innspill til dekanens forslag om organisering av fakultetsadministrasjonen Drøftinger av bemanningsplaner (evt. forhandling på organiseringen) Kartleggingssamtaler og innplassering Kartleggingssamtaler Innplassering * Fakultetsvise informasjonsmøter: Realfag og teknologi 6.9, Handelshøgskolen NMBU 7.9, Miljøvitenskap og Naturforvaltning 9.9, Landskap og Samfunn 9.9, Biovitenskap 12.9, Veterinærmedisin 5.9, Kjemi, bioteknologi og matvitenskap 5.9

54 54 av 91 US 86/2016 Tilsetting av rektor. Notat til foreløpig drøfting i US Universitetsledelsen Saksansvarlig: Styreleder Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot, Elizabeth de Jong Arkiv nr: 16/04133 Vedlegg: 1. Stillingsbeskrivelse for rektor Universitetsstyret vil 8. september ha en innledende drøfting om rekrutteringsmåte/-prosess for rektor. I samråd med styreleder er det i dette dokumentet innarbeidet et arbeidsutkast til stillingsbeskrivelse for rektor. Det tas sikte på at stillingsbeskrivelsen og utlysningsteksten kan fastsettes på neste styremøte i oktober. Ut over dette følger det ikke dokumenter til saken eller noen anbefaling fra rektors side. Forslag til vedtak: Vedtak utformes med bakgrunn i styrets drøfting Mari Sundli Tveit rektor

55 55 av Innledning I samråd med styreleder legges dette notatet frem som grunnlag for styrets foreløpige drøfting om rekruttering av rektor. Det gjøres oppmerksom på at stillingsbeskrivelsene for prorektorene og administrasjonsdirektøren har tatt utgangspunkt i forslag til stillingsbeskrivelse for rektor slik denne fremkommer i dette notatet. Rektors åremål går ut I US sak 54/16 Styring og ledelse. Valg av rekrutteringsform for rektor fra , ble det besluttet at NMBU fra fortsatt har ansatt rektor. Universitetsstyret la til grunn at det vil bli etablert et innstillingsutvalg ved rekruttering av rektor. I denne saken legges det fram arbeidsutkast til stillingsbeskrivelse for rektor. 2. Formelle sider ved tilsetting av rektor Styret må legge til grunn følgende formelle sider ved tilsetting av rektor i henhold til universitetsloven (uhl): Styret selv foretar utlysning og ansettelse av rektor. Ansettelsesprosessen skal sikre at rektor har faglig og ledelsesmessig legitimitet, og at studentene og de ansatte blir hørt. Styret bestemmer om det skal gis innstilling, og hvem som skal innstille. (uhl 10-1 (1)) Rektor skal ansettes på åremål. (uhl 10-1 (1)) Vedkommende kan maksimalt sitte sammenhengende i 8 år (uhl 6-4 (1) og (2)) Rektor er daglig leder for institusjonens faglige og administrative virksomhet i samsvar med de rammer og pålegg som styret fastsetter (uhl 10-1 (2)). Rektor er sekretær for styret og skal i samråd med styrets leder forberede og gi tilrådning i de sakene som legges frem for styret. Rektor har rett til å delta i møter i alle institusjonens styrer, råd og utvalg (uhl 10-1 (3)). Rektor er ansvarlig for iverksetting av styrets vedtak, og for at disponering av ressurser og eiendom skjer i samsvar med de vedtak som er truffet av styret (uhl 10-1 (4)). Rektor skal på styrets vegne påse at den samlede økonomi- og formuesforvaltning skjer i samsvar med departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen og forutsetninger for tildeling av bevilgninger (uhl 10-1 (5)). Rektor utarbeider og legger frem for styret budsjettforslag og årsregnskap og holder styret løpende orientert om regnskapets stilling i forhold til budsjettet og andre forhold av betydning for institusjonens virksomhet (uhl 10-1 (6)) 3. Stillingsbeskrivelse Sentrale arbeidsoppgaver Stillingsbeskrivelsen (Vedlegg 1) er laget med utgangspunkt i føringene fra universitetsloven, styringsreglementet pr , rektors resultatmål, Kunnskapsdepartementets sektormål, NMBUs strategiske plan og tiltaksplan for Stillingsbeskrivelsen er bygget opp rundt følgende sentrale arbeidsoppgaver for rektor: Strategisk ledelse og omdømmebygging, fagstrategisk ledelse, administrativ ledelse, personalledelse og organisasjon. Akademisk bakgrunn og formell kompetanse Rektor må ha faglig legitimitet, og det kreves at kandidatene til rektorstillingen har formell kompetanse for tilsetting i vitenskapelig stilling (doktorgrad) ved universitet og høgskole,

56 56 av 91 3 fortrinnsvis innen et av universitetets fagområder. Det er viktig at rektor har erfaring fra undervisning, forskning og formidling på høyt nivå og at vedkommende har høy akademisk anseelse. Rektors vitenskapelige kompetanse kan defineres som kompetanse på førsteamanuensisnivå og/eller på professornivå. I forslaget er følgende formuleringen brukt: Det kreves at rektor har høy vitenskapelig kompetanse fortrinnsvis innen et av NMBUs fagområder og har førstehånds erfaring fra universitetets kjernevirksomhet: undervisning, forskning, formidling og nyskaping. Denne formuleringen kan gi et bredere tilfang av søkere enn et engere krav om professorkompetanse. Det er foreslått at søkerne må ha kompetanse innenfor et av NMBUs fagområder for å ivareta at rektor har et etablert nettverk og innsikt i fagspesifikke utfordringer ved universitetet. Det forutsettes at rektor har god kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren, samt innsikt i nasjonal og internasjonal utdannings- og forskningspolitikk. Det foreslås at rektor har ledererfaring fra større kunnskapsorganisasjoner og erfaring med å organisere og lede forsknings- og utdanningsvirksomhet med gode resultater. I situasjonen NMBU står i nå er det også viktig at rektor har god endringskompetanse og evner å lede medvirkningsbaserte prosesser. Det er også viktig at rektor har god kommunikasjon med ansatte og studenter, og har evne til å virke samlende, særlig i etterkant av pågående omorganiseringen. Kulturjobbing er også en arena som styret tidligere har påpekt er viktig for NMBU i tida som kommer. Rektor må ha god innsikt i administrative prosesser og systemer og ha evne til å stille krav til hvordan disse skal utformes slik at NMBU kan følge opp arbeidet med å effektivisere de administrative tjenestene. Tidsplan Forslag til tidsplan må ta hensyn til progresjonen i en tilsettingssak på dette nivå, og hvor følgende elementer inngår US beslutter stillingsbeskrivelse for rektor, kunngjøringstekst, prosess og tidsplan Styreleder godkjenner endelig utlysningstekst Kunngjøringsdato Søknadsfrist Søkerliste foreligger Første møte i innstillingsutvalg Førstegangsintervju gjennomføres Andregangsintervjuer og testing Vurdering og innstilling ferdigstilles Tilsetting av rektor i US Rektor tiltrer

57 57 av 91 4 NTNU Til orientering er stillingen som rektor ved NTNU allerede lyst ledig, med tiltredelse Ved NTNU har de foreslått at stillingen kunngjøres nordisk og at det benyttes ekstern konsulent for å bistå i rekrutteringsprosessen. Det er foreslått et innstillingsutvalg bestående av styreleder, en styrerepresentant, en studentrepresentant og en representant for arbeidstakerorganisasjonene. Tjenestemannsorganisasjonene ved NMBU Tjenestemannsrepresentantene ved NMBU (IDF-møtet) har kommet med innspill til prosessen. De har understreket viktigheten av åpenhet i prosessen for å sikre faglig og ledelsesmessig legitimitet og at studentene og de ansatte blir hørt. Tjenestemannsorganisasjonene har blant annet informert om og anbefalt en «Lete- og finnekomité» slik denne ble satt sammen ved rekruttering av rektor til HiOA, med representanter fra fakultetene, tillitsvalgte, studenter samt representant fra tekniskadministrativt ansatte.

58 58 av 91 5 Vedlegg 1 Stillingsbeskrivelse for rektor Stillingstittel Rektor Stillingskode: Organisatorisk enhet Rapporterer til Personalansvar for 1004 Rektor, åremål 4 år Universitetsledelsen Universitetsstyret Prorektorene, administrasjonsdirektør, dekanene Rolle og ansvar, myndighet Rektor er daglig leder for universitetets faglige og administrative virksomhet i samsvar med de rammer og pålegg som styret fastsetter og som fremgår av universitets- og høgskoleloven og annen relevant lovgivning og regelverk. Rektor er styrets sekretær som forbereder styresakene og iverksetter styrets vedtak Rektor er universitetets fremste representant utad. Rektor kan oppnevne i lederfunksjoner og lederverv der ikke lov og regelverk er til hinder for det. Rektor har rett til å delta i møter i alle institusjonens styrer, råd og utvalg. Rektor er ansvarlig for sikkerhet og beredskap Arbeidsoppgaver Strategisk ledelse og omdømmebygging Initiere og lede strategiprosesser og finne fram til egnede tiltak som setter NMBU i stand til å møte utfordringene universitetet står overfor, og påse at strategiene følges opp Sette NMBU på universitetskartet nasjonalt og internasjonalt og bygge positivt omdømme for universitetet. Delta på relevante arenaer eksternt og internt. Legge til rette for at universitetsstyret kan jobbe på et strategisk overordnet nivå. Fag-strategisk ledelse Ansvarlig for at det utøves god faglig ledelse med vekt på å få frem flere fremragende miljøer, talentsatsing og generell kvalitetsheving i alle ledd.

59 59 av 91 6 Innenfor rammene av vedtatte strategier påvirke institusjonens retningsvalg og prioriteringer innenfor kjernevirksomheten Etablere og implementere en ambisiøs strategisk satsing på fremragende forskning og utdanning. Administrativ ledelse Sørge for at det utvikles hensiktsmessige administrative og tekniske tjenester, slik at disse støtter kjernevirksomheten og gir studenter og ansatte god service. Samtidig skal rektor påse at institusjonen drives effektivt og i samsvar med god forvaltnings- og forretningsskikk. Ansvar for god ledelse av og fremdrift i byggeprosjektene, planlegging av flytteprosessen, utarbeiding av Strategisk Campusplan og gjennomføring av vedlikeholdsog utviklingsprosjekter i henhold til vedtatte planer Ansvarlig for at den samlede økonomi, formuesog eiendomsforvaltning skjer i samsvar med departementets generelle bestemmelser om økonomiforvaltningen og forutsetninger for tildeling av bevilgninger Utarbeide og legge frem for styret budsjettforslag og årsregnskap og holde styret løpende orientert om regnskapets stilling i forhold til budsjettet og andre forhold av betydning for institusjonens virksomhet Personalledelse og organisasjon Være personalleder for prorektorene, administrasjonsdirektør og dekanene og utvikle et velfungerende lederteam Bidra til å bygge felleskap og en organisasjonskultur som fremmer tilhørighet til og stolthet over NMBU blant ansatte og studenter Gjennom ledelse, kommunikasjon og samarbeid bidra med at hensiktsmessige løsninger skapes og at NMBUs kollektive potensial utnyttes Videreutvikle og implementere ny organisasjonsstruktur i henhold til styrets vedtak, og videreutvikle en tydelig, robust og synlig ledelse. Legge til rette for god medvirkning og medbestemmelse i henhold til hovedavtalen, og

60 60 av 91 7 opprettholde en god løpende dialog med representanter for studentene Lede innstillingsarbeidet for lederstillinger som skal tilsettes i universitetsstyret, og lede selv tilsettingsarbeidet for dekaner og avdelingsdirektører i universitetsadministrasjonen Faglige/vitenskapelige kvalifikasjoner Det kreves at rektor har høy vitenskapelig kompetanse fortrinnsvis innen et av NMBUs fagområder og har førstehånds erfaring fra universitetets kjernevirksomhet: undervisning, forskning, formidling og nyskaping. Ha god kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren, samt innsikt i nasjonal og internasjonal utdannings- og forskningspolitikk Ledererfaring/lederegenskaper Ledererfaring fra større kunnskapsorganisasjoner Ha god kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren, Erfaring med å organisere og lede forsknings- og utdanningsvirksomhet med gode resultat Ha evne til å formidle verdier og visjoner og til å lede komplekse endringsprosesser som samler organisasjonen Ha evne til å lede medvirkningsbaserte prosesser, til å kommunisere med medarbeidere og studenter samt til å utvikle en god organisasjonskultur Ha en lederstil preget av samarbeid og dialog, være resultatorientert og ha beslutningsstyrke og prioriteringsevne Være en synlig og dyktig kommunikator Kunne skape tillit og bygge nettverk ved egen institusjon, nasjonalt og internasjonalt. Administrativ kompetanse Innsikt i administrative prosesser og systemer og ha evne til å stille krav til hvordan disse skal utformes for å støtte kjernevirksomheten på en effektiv og serviceorientert måte

61 61 av 91 US 87/2016 Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst administrasjonsdirektør Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot, Elizabeth de Jong Arkiv nr: 16/04134 Vedlegg: 1. Stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør 2. Fulltekstutlysning Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør. 2. Styret vedtar kunngjøringstekst og foreslått tidsplan. Rektor gis fullmakt til å redigere teksten i samsvar med styrets merknader Mari Sundli Tveit Rektor

62 62 av Innledning I US sak 62/16 Styring og ledelse. Styrings- og ledelsesreglement ble det besluttet at NMBU fra fortsatt har ansatt rektor og skal ha en administrasjonsdirektør. I denne saken legges det fram forslag til stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør, kunngjøring av stillingen, samt prosess og tidsplan for tilsettingen. Stillingsbeskrivelsen for administrasjonsdirektør inngår i grunnlaget for vurdering av om noen har krav på direkte innplassering i stillingene. 2. Formelle sider ved tilsetting av administrasjonsdirektør Universitetsloven sier følgende om de formelle sidene ved tilsetting av administrasjonsdirektør: Styret ansetter avdelingsledere og administrativ leder dersom styret vedtar å opprette slike stillinger. ( 11-1 (1)) Hvis styret ansetter i annen administrativ lederstilling enn nevnt i tredje ledd (dvs prorektor, leder for avdeling og grunnenhet og administrerende direktør etter 10-3), skal dette skje på grunnlag av innstilling fra rektor, eller administrerende direktør hvis rektor er valgt etter ( 11-1 (6)) Styringsreglementet sier følgende om stillingen som administrasjonsdirektør NMBU skal ha en administrasjonsdirektør. Administrasjonsdirektøren utøver oppgaver på rektors vegne innen sitt ansvarsområdet. Administrasjonsdirektørens oppgaver fastsettes gjennom delegasjon fra rektor. Administrasjonsdirektør kan delegere fullmakter videre. Administrasjonsdirektør skal ha linjeansvar for IT-avdelingen, Økonomiavdelingen, Teknisk avdeling (Eiendomsavdelingen), Kommunikasjonsavdelingen og Personal- og organisasjonsavdelingen. 3. Stillingsbeskrivelse Åremål eller fast tilsetting Ifølge universitetsloven kan ansettelse på åremål benyttes for leder av avdeling og grunnenhet. Administrasjonsdirektør kan defineres som «leder for avdeling og grunnenhet» jfr. univl. 6-4 (1) d. Åremål for slike stillinger er i utgangspunktet fire år, og ingen kan være ansatt i en sammenhengende periode på mer enn tolv år (tre åremålsperioder). Når særlige grunner taler for det, kan styret søke departementet om en annen åremålsperiode enn fire år. Styret kan beslutte om stilling som administrasjonsdirektør skal være fast eller på åremål. Det som ofte anføres for tilsetting i fast stilling, er at det gjennomgående er

63 63 av 91 3 bedre søkertilfang og lettere å rekruttere til faste stillinger. Åremålstilsettinger gir til gjengjeld styret mer handlingsrom, blant annet ved fremtidige tilsettinger av øverste lederstillinger. Rektor fremmer forslag om at administrasjonsdirektørstillingen skal være åremålsstilling og åremålsperiode på 4 år, med mulighet for tilsetting i ytterligere to perioder. Sentrale arbeidsoppgaver Stillingsbeskrivelsen (Vedlegg 1 Stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør) er laget med utgangspunkt i stillingsbeskrivelse for rektor. Administrasjonsdirektør har på delegasjon fra rektor det overordnede ansvaret for universitetsadministrasjonen på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT. Administrasjonsdirektør har ansvar for å legge til rette for at rektoratet har den nødvendige administrative støtte, og at disse drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak, samt at de utvikles i samsvar med NMBUs behov. Administrasjonsdirektør kan delegere fullmakter videre. I perioden frem til samlokalisering vil administrasjonsdirektør også ha et overordnet ansvar for oppfølging av byggeprosjektene, planlegging og gjennomføring av flytteprosessen av virksomheten ved Adamstuen til Ås Administrasjonsdirektøren er på vegne av rektor, sikkerhetsansvarlig (CSO - Chief Security Officer) og ivaretar den daglige overordnete ledelse av NMBUs sikkerhets- og beredskapsarbeid. Administrasjonsdirektør vil ha overordnet ansvar for koordineringen av virksomhetsstyringen, inklusive plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess samt internkontroll. Stillingsbeskrivelsen er bygget opp rundt følgende sentrale arbeidsoppgaver for rektor: Strategisk ledelse og omdømmebygging, fag-strategisk ledelse, administrativ ledelse, personalledelse og organisasjon. Kvalifikasjoner Administrasjonsdirektøren skal bistå rektor i det strategiske arbeidet, løse utviklingsoppgaver og bidra til at organisasjonen når sine mål. Vedkommende skal sørge for at NMBU har effektive administrative prosesser og systemer som støtter primærvirksomheten, og bistå virksomheten med høy kompetanse og god administrativ støtte og service. Administrasjonsdirektøren vil spille en sentral rolle i å stimulere til administrativ samhandling, forbedring og effektivisering både i universitetsadministrasjonen og i forhold til fakultetsaministrasjonene. Å utvikle bedre forståelse mellom de som yter administrative tjenester og brukere av administrative støttefunksjoner er en nøkkel til å forbedre disse tjenestene.

64 64 av 91 4 Administrasjonsdirektøren vil inneha en viktig rolle på eksterne arenaer. Det bør stilles krav om at vedkommende har erfaring, evne og motivasjon for å opptre både på nasjonale og internasjonale arenaer. 4. Prosess Vedlagt følger forslag til kunngjøringstekst i to formater (Vedlegg 2 og 3). Det ene forslaget er en fulltekst versjon som skal være tilsvarende en betenkning for stillingen. Den andre versjonen er kortere og er ment for den offentlige kunngjøringen av stillingen i media. Det foreslås at stillingen kunngjøres nordisk. Rektor anbefaler at en eventuell rekrutteringsprosess starter så snart rettskravvurderingen er avklart. Det tas sikte på at stillingen lyses ut i slutten av september. Innstillingsutvalg: Ettersom tilsetting etter planen skal skje inneværende år, vil det være gjeldende personalreglement ( 11) som skal følges når det gjelder sammensetningen av innstillingsutvalget: «Innstilling foretas av rektor som oppnevner en rådgivende gruppe som skal bistå i innstillingsarbeidet. En i gruppen skal være foreslått av tjenestemannsorganisasjonene». Det anbefales at NMBU benytter ekstern konsulent for å bistå i rekrutteringsprosessen. Det foreslås at ekstern konsulent skal teste aktuelle kandidater og skal gi bistand i selve intervjusituasjonen for å sikre best mulig kvalitet på intervjuet. Tjenestemannsorganisasjonene har kommet med innspill underveis i prosessen om at de er kritisk til bruk av eksterne konsulenter. Stillingen som administrasjonsdirektør er av stor offentlig interesse. Det anbefales ikke at det åpnes for konfidensiell behandling av søkerne. Forslag til tidsplan: US beslutter stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør Innen Avklaring rettskrav Kunngjøringsdato Søknadsfrist Søkerliste foreligger

65 65 av Første møte i innstillingsutvalg Førstegangsintervju gjennomføres Andregangsintervjuer og testing Vurdering og innstilling ferdigstilles US i januar 17 Tilsetting av administrasjonsdirektør i US Administrasjonsdirektør tiltrer

66 66 av 91 6 Vedlegg 1 Stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør Stillingstittel: Stillingskode: Tilsettingsform: Organisatorisk enhet: Rapporterer til: Personalansvar: Administrasjonsdirektør 1062 Direktør Åremål Universitetsledelsen Rektor Avdelingslederne på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT, leder av forkontoret Rolle, ansvar, myndighet Administrasjonsdirektør har på delegasjon fra rektor det overordnede ansvaret for universitetsadministrasjonen på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT Administrasjonsdirektør kan delegere fullmakter videre Administrasjonsdirektør har ansvar for at disse drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnets nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak og utvikles i samsvar med NMBUs behov I perioden frem til samlokalisering vil administrasjonsdirektør ha et overordnet ansvar for oppfølging av byggeprosjektene og planlegging og gjennomføring av flytteprosessen av virksomheten ved Adamstuen til Ås Administrasjonsdirektøren er på vegne av rektor, sikkerhetsansvarlig (CSO - Chief Security Officer) og ivaretar den daglige overordnete ledelse av NMBUs sikkerhets- og beredskapsarbeid Administrasjonsdirektør har overordnet ansvar for koordineringen av virksomhetsstyringen, inkl. plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess samt internkontroll

67 67 av 91 7 Arbeidsoppgaver: (Ikke uttømmende) Administrasjonsdirektør skal bistå rektor i det strategiske arbeidet, løse utviklingsoppgaver og bidra til at institusjonen når sine mål. Administrasjonsdirektør skal sørge for at institusjonen har effektive tekniske og administrative tjenester, prosesser og systemer som støtter primærvirksomheten, og som gir ansatte og studenter tjenester på høyt kvalitativt og servicemessig nivå Administrasjonsdirektør skal: Legge til rette for at rektor og universitetsstyret kan jobbe på et strategisk overordnet nivå og legge til rette for god støtte i beslutnings- og strategiprosesser Bidra til en fremtidsrettet utvikling og drift av digitale plattformer, systemer og infrastruktur Utvikle et godt lederteam Bidra til å utvikle et godt psykososialt arbeidsmiljø både for vitenskapelig og teknisk-administrativt tilsatte Være personalleder for og ha direkte linjeansvar for økonomidirektør, personal- og organisasjonsdirektør, kommunikasjonsdirektør, ITdirektor og teknisk direktør, leder av forkontor/lederstøtte Bidra til å bygge felleskap og en organisasjonskultur som fremmer tilhørighet til og stolthet over NMBU blant ansatte og studenter Legge til rette for at rektoratet har den nødvendige administrative støtte Sørge for god og nødvendig samhandling og kunnskapsdeling mellom alle avdelingene i universitetsadministrasjonen og fakultetsadministrasjonene Administrasjonsdirektøren er ansvarlig for at Administrasjonen utøver god forvaltningsskikk, har rutiner og retningslinjer i henhold til lover og regler NMBUs økonomifunksjon er i tråd med statens krav til økonomistyring og at NMBU har en god kontroll med budsjett, lønnsog regnskapsarbeid Eiendomsutviklingen og vedlikehold og drift av bygg og eiendommer er hensiktsmessig og forsvarlig, samt følge opp byggeprosjekt (SLP/BUT) og flytteprosessen Driften av NMBUs IKT infrastruktur er forsvarlig og driftssikker NMBUs interne og eksterne kommunikasjon og omdømme ivaretas NMBU har en personalpolitikk som posisjonerer NMBU som en attraktiv og internasjonalt anerkjent arbeidsplass og legge til rette for et stimulerende, forsvarlig og godt arbeidsmiljø Informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter med NMBUs sentrale tjenestemannsapparat legger til rette for god medvirkning og medbestemmelse i henhold til hovedavtalen,

68 68 av 91 8 Formell kompetanse: Det kreves høyere utdanning fra universitet eller høgskole (minimum master-nivå). Relevant yrkeserfaring og ledererfaring, andre kvalifikasjoner Relevant ledererfaring på høyt nivå med dokumenterte gode resultater Gode strategiske og administrative evner, samt bred erfaring med utviklingsarbeid og god innsikt i kunnskapsorganisasjoner God kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren, Evne til å kommunisere og motivere medarbeidere, til samarbeid og lagorienterte arbeidsformer Solid kjennskap til og innsikt i offentlig forvaltning Kjennskap til demokratiske beslutningsprosesser og erfaring i å skape gode samarbeidsrelasjoner mellom ledelse og tillitsvalgte Erfaring, evne og motivasjon for å opptre nåde på nasjonale og internasjonale arenaer.

69 69 av 91 9 Vedlegg 2 Fulltekstutlysning Legges ut på NMBUs nettside og rekrutteringsfirmaets nettside. Sendes interesserte søkere på forespørsel. NMBU Administrasjonsdirektør Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) søker administrasjonsdirektør. Administrasjonsdirektøren skal bistå rektor i det strategiske arbeidet, løse utviklingsoppgaver og bidra til at organisasjonen når sine mål. Vedkommende skal sørge for at NMBU har effektive administrative prosesser og systemer som støtter primærvirksomheten, og bistå virksomheten med høy kompetanse og god administrativ støtte og service. Oppgavene Administrasjonsdirektør har på delegasjon fra rektor det overordnede ansvaret for universitetsadministrasjonen på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT. Administrasjonsdirektør har ansvar for at disse drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnets nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak og utvikles i samsvar med NMBUs behov I perioden frem til samlokalisering vil administrasjonsdirektør også ha et overordnet ansvar for oppfølging av byggeprosjektene og planlegging og gjennomføring av flytteprosessen av virksomheten ved Adamstuen til Ås Administrasjonsdirektøren er på vegne av rektor, sikkerhetsansvarlig (CSO - Chief Security Officer) og ivaretar den daglige overordnete ledelse av NMBUs sikkerhets- og beredskapsarbeid. Administrasjonsdirektør vil også ha overordnet ansvar for koordineringen av virksomhetsstyringen, inkl. plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess samt internkontroll ved universitetet. Kvalifikasjonskrav Vi søker etter en inspirerende og motiverende leder som tenker helhet og som vil lede i tråd med NMBUs verdigrunnlag. Direktøren må ha høyere utdanning og ledererfaring på høyt nivå med dokumenterte gode resultater. Evne til å kommunisere og motivere medarbeidere, til samarbeid og lagorienterte arbeidsformer vil bli vektlagt. Det vil bli stilt krav om gode strategiske og administrative evner, samt bred erfaring med utviklingsarbeid og god innsikt i kunnskapsorganisasjoner. Det stilles også krav om at direktøren har erfaring, evne og motivasjon for å opptre på nasjonale og internasjonale arenaer. Det kreves solid kjennskap og innsikt i til offentlig forvaltning. Det er ønskelig at direktøren har kjennskap til demokratiske beslutningsprosesser og erfaring i å skape gode samarbeidsrelasjoner mellom ledelse og tillitsvalgte. Vilkår Administrasjonsdirektør ansettes på åremål for fire år med mulighet til inntil to nye åremålsperioder. Alternativ: Stillingen som administrasjonsdirektør er fast tilsetting.

70 70 av Tiltredelse: Så raskt som mulig. Stillingen lønnes etter nærmere avtale. Administrasjonsdirektør tilsettes av universitetsstyret. Det er utarbeidet stillingsbeskrivelse for stillingen, se xxxxx Ytterligere informasjon hos rektor Mari Sundli Tveit, tlf/ xxxx eller (ekstern konsulent) tlf/ xxx Sende søknad Søknad sendes elektronisk via linken Søk stillingen øverst på denne siden (jobbnorge). Stillingsnr. xx Søknadsfrist Sende søknad Søkere som innkalles til intervju må kunne fremlegge bekreftede kopier av vitnemål og attester, samt angi referanser som kan kontaktes. Stillingen følger Statens lønnsregulativ. Medlemskap i Statens Pensjonskasse (2 %). Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. Arbeidsplassen vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne. I samsvar med offentlighetsloven 25 gjøres det oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten.

71 71 av 91 US 88/2016 Stillingsbeskrivelse prorektorene Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot, Elizabeth de Jong Arkiv nr: 14/04135 Vedlegg: 1. Stillingsbeskrivelse for prorektor for forskning 2. Stillingsbeskrivelse for prorektor for utdanning Forslag til vedtak: 1. Stillingsbeskrivelse for prorektorene vedtas 2. Stillingene som prorektor for forskning og prorektor for utdanning kunngjøres på et tidspunkt som sikrer at den som blir rektor pr kan lede innstillingsarbeidet. 3. Styret ber om å få sak om prosess og tidsplan forelagt på et senere tidspunkt Mari Sundli tveit Rektor

72 72 av Innledning I US sak 62/16 Styring og ledelse. Styrings- og ledelsesreglement ble det besluttet at NMBU fra fortsatt har ansatt rektor og skal ha en prorektor for forskning og en prorektor for utdanning. I denne saken legges det fram forslag til stillingsbeskrivelse for begge prorektorene, samt en drøfting av rekrutteringsprosess for stillingene. Rektor legger til grunn at den som blir rektor pr er med på å rekruttere prorektorene. Likevel er det nødvendig for styret å vedta stillingsbeskrivelsene for begge prorektorene i dette møtet, med tanke på utforming av arbeidsdeling mellom prorektorene og forskningsdirektøren og studiedirektøren. 2. Formelle sider ved tilsetting av prorektor Universitetsloven sier følgende om de formelle sidene av å ha prorektorer: Ansettelse av prorektor, leder for avdeling og grunnenhet og administrerende direktør etter 10-3 skal skje på grunnlag av innstilling fra et innstillingsutvalg. Styret selv fastsetter innstillingsutvalgets sammensetning og nærmere regler om innstilling m.m. Studentene skal være representert i innstillingsutvalget, hvis ikke styret enstemmig bestemmer noe annet ( 11-1 (3)) Når særlige grunner taler for det, kan styret selv foreta ansettelse i stilling som prorektor eller leder for avdeling og grunnenhet uten forutgående kunngjøring..( 11-1 (4)) Dersom rektor fratrer før funksjonstiden er ute kan styret selv fastsette at denne overtar hvis rektor har forfall eller fratrer vervet i løpet av det siste året av funksjonstiden. (jfr 10-4 (2)) Styringsreglementet sier følgende om stilingene som prorektor NMBU skal ha en prorektor for forskning og en prorektor for utdanning. Prorektorene utøver oppgaver på rektors vegne innen sine respektive ansvarsområder. Prorektorenes oppgaver fastsettes gjennom delegasjon fra rektor. Prorektorene og administrasjonsdirektør kan delegere fullmakter videre. Styret utpeker den av prorektorene som skal være rektors faste stedfortreder. Prorektor for forskning leder Universitetets Forskningsutvalg. Prorektor for utdanning leder Universitetets Studieutvalg. Prorektor for forskning skal ha linjeansvar for Forskningsavdelingen. Prorektor for utdanning skal ha linjeansvar for Studieavdelingen. 3. Stillingsbeskrivelsene Sentrale arbeidsoppgaver Stillingsbeskrivelsene (Vedlegg 1 Stillingsbeskrivelse for prorektor for forskning; vedlegg 2 Stillingsbeskrivelse for prorektor for utdanning) er laget med utgangspunkt i stillingsbeskrivelse for rektor. Prorektor utøver oppgaver på rektors vegne og har det overordnede faglige og administrative ansvaret for sine respektive områder. Begge har på delegasjon fra rektor det overordnede ansvaret for driften av universitetsadministrasjonen på sine områder, og kan delegere fullmakter videre.

73 73 av 91 3 Rektor legger til grunn at begge prorektorstillingene skal ha overordnete lederoppgaver med hovedfokus på strategisk ledelse, og fag-strategisk ledelse, og at selve driften av de administrative områdene skal delegeres til underliggende ledere og fagavdelinger. Det innebærer at leder av forskningsavdelingen rapporterer til prorektor for forskning (tidligere administrasjonsdirektør) mens leder av studieavdelingen rapporterer til prorektor for utdanning (tidligere administrasjonsdirektør). Avdelingsdirektørene skal fortsatt ha ansvar for avdelingene. Stillingsbeskrivelsen er bygget opp rundt følgende sentrale arbeidsoppgaver for rektor: Strategisk ledelse og omdømmebygging, fag-strategisk ledelse, administrativ ledelse, personalledelse og organisasjon. Akademisk bakgrunn og formell kompetanse Som rektor, må prorektorene ha faglig legitimitet, og det kreves at kandidatene til prorektorstillingen har formell kompetanse for tilsetting i vitenskapelig stilling ved universitet og høgskole (doktorgrad), fortrinnsvis innen et av universitetets fagområder. Det er viktig at prorektor har erfaring fra undervisning, forskning og formidling på høyt nivå og at vedkommende har høy akademisk anseelse. Det forutsettes at prorektorene har god kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren og området de leder, samt innsikt i nasjonal og internasjonal utdannings- og forskningspolitikk. Begge prorektorene bør ha ledererfaring fra større kunnskapsorganisasjoner innen stillingens ansvarsområde, samt betydelig erfaring med å organisere og lede sine respektive områder med gode resultat. Begge bør ha en lederstil preget av samarbeid og dialog, være resultatorientert og ha beslutningsstyrke og prioriteringsevne, og ha gode kommunikative evner og evne til å skape tillit og bygge nettverk. 4. Prosess Det legges til grunn at begge stillingene er 100%-stillinger. Styret kan, ifølge loven, enten lyse ut stillingen og tilsette på grunnlag av innstilling fra et innstillingsutvalg, eller, når særlige grunner taler for det, foreta ansettelse i stilling som prorektor uten forutgående kunngjøring. Rektor anbefaler at styret tilsetter begge prorektorene etter utlysning og innstilling. 5. Tidspunkt for tilsetting. Rektor anbefaler at prorektortilsettinger skjer når rekrutteringsprosess for rektor er gjennomført, slik at den som blir rektor per , kan være med og innstille for tilsetting i stilingene som prorektor for forskning og prorektor for utdanning med virkning fra Prorektorordningen fram til NMBU har frem til ansatt prorektor som også er rektors stedfortreder. Rektor vil komme tilbake til universitetsstyret med forslag til hensiktsmessig overgangsordning for perioden fram til Anbefaling Rektor ber styret om at universitetsstyret vedtar stillingsbeskrivelse for prorektoren i samsvar med forslag.

74 74 av 91 4 Stillingene som prorektor for forskning og prorektor for utdanning kunngjøres på et tidspunkt som sikrer at den som blir rektor pr kan lede innstillingsarbeidet. Styret vil få forelagt seg sak om prosess og tidsplan på et senere tidspunkt.

75 75 av 91 5 Vedlegg 1 Stillingsbeskrivelse prorektor for forskning Stillingstittel Prorektor for forskning Stillingskode: Organisatorisk enhet Rapporterer til Personalansvar for Rolle, ansvar, myndighet Arbeidsoppgaver Strategisk ledelse og omdømmebygging Fag-strategisk ledelse Åremål 4 år Universitetsledelsen Rektor Forskningsdirektør Prorektor utøver oppgaver på rektors vegne og har det overordnede ansvaret for: forskning, innovasjon, forskerutdanning, etter- og videreutdanning, bibliotek, forskningsinfrastruktur. Prorektor for forskning har på delegasjon fra rektor det overordnede ansvaret for universitetsadministrasjonen på områdene forskning, etter- og videreutdanning, bibliotek, og forskningsinfrastrukturer innen klimaregulert planteforskning og husdyrforsøk. Prorektor for forskning kan delegere fullmakter videre. Prorektor for forskning har overordnet ansvar for at disse drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak Prorektor skal innenfor sitt ansvarsområdet: Koordinere arbeidet innen området mellom institusjonsnivået og fakultetene Lede universitetets forskningsutvalg Prorektor skal bistå rektor i å posisjonere NMBU nasjonalt og internasjonalt innen sitt virksomhetsområde og bidra til at NMBU Videreutvikler ambisjoner, strategi, posisjon og profil innen ansvarsområdet Har god måloppnåelse på sine virksomhetsmål Er i front på relevante samfunnsarenaer, og en sentral aktør og foretrukken partner i møtet med samfunnets store framtidige utfordringer Oppnår fremragende resultater og skaffer seg ressurser i nasjonal og internasjonal konkurranse Styrker sitt internasjonale omdømme og forskningsprofil som miljøuniversitet Prorektor har, faglig og administrativt, overordnet ansvar for å lede og utvikle NMBUs forskning, utvikling,

76 76 av 91 6 innovasjon og i henhold til NMBUs strategier og ambisjoner. Prorektor for forsking har ansvar for å: Utvikle profesjonell, god og kvalitetsfokusert forskningsledelse i hele organisasjonen Følge opp og videreutvikle det systematiske kvalitetsarbeidet Administrativ ledelse Utvikle og vedlikeholde de administrative tjenestene og forskningsinfrastrukturer, herunder digitalisering Personalledelse og organisasjon Utvikle en positiv, ambisiøs og inkluderende organisasjonskultur og et godt arbeidsmiljø Styrke sammenhengen mellom forskning og utdanning og fremme tverrfaglig samarbeid mellom fakultetene Utvikle gode forskningsetiske holdninger og rutiner Faglige/vitenskapelige kvalifikasjoner Formell kompetanse for tilsetting i vitenskapelig stilling (doktorgrad) ved høgskole og universitet innen et av NMBUs fagområder, og ha førstehånds erfaring fra: undervisning, forskning, formidling og nyskaping Ha god kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren, samt innsikt i nasjonal og internasjonal forskningspolitikk, forskningsfinansiering, forskningsinfrastruktur Erfaring fra forskningsledelse, forskerutdanning, innovasjonsarbeid Ledererfaring/lederegenskaper Ledererfaring på fra større kunnskapsorganisasjoner innen stillingens ansvarsområde Betydelig erfaring med å organisere og lede forskningsvirksomhet med gode resultat Gode resultater innen utvikling av komplekse kunnskapsorganisasjoner Ha en lederstil preget av samarbeid og dialog, være resultatorientert og ha beslutningsstyrke og prioriteringsevne Ha gode kommunikative evner og evne til å skape tillit og bygge nettverk

77 77 av 91 7 Vedlegg 2 Stillingsbeskrivelse prorektor for utdanning Stillingstittel Stillingskode: Organisatorisk enhet Rapporterer til Personalansvar for Rolle, ansvar, myndighet Arbeidsoppgaver Strategisk ledelse og omdømmebygging Fag-strategisk ledelse Prorektor for utdanning Åremål 4 år Universitetsledelsen Rektor Studiedirektør Prorektor utøver oppgaver på rektors vegne og har det overordnede faglige og administrative ansvaret for studieområdet. Prorektor for utdanning har på delegasjon fra rektor det overordnede ansvaret for universitetsadministrasjonen på studieområdet. Prorektor for utdanning kan delegere fullmakter videre. Prorektor for utdanning har overordnet ansvar for at området drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnets nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak og at området utvikler seg i takt med NMBUs behov. Prorektor skal innenfor sitt ansvarsområde: Bidra til å koordinere arbeidet innen utdanningsområdet mellom institusjonsnivået og fakultetene Lede universitetets studieutvalg Prorektor skal bistå rektor i å posisjonere NMBU nasjonalt og internasjonalt og innen utdanningsområdet bidra til at NMBU: Videreutvikler NMBUs ambisjoner, strategi, posisjon og profil innen ansvarsområdet Har god måloppnåelse på sine virksomhetsmål Er i front på relevante samfunnsarenaer, og en sentral aktør og foretrukken partner i møtet med samfunnets store framtidige utfordringer Oppnår fremragende resultater og skaffer seg ressurser i nasjonal og internasjonal konkurranse Styrker sitt internasjonale omdømme og utdanningsprofil som miljøuniversitet Prorektor har, faglig og administrativt, overordnet ansvar for å lede og utvikle NMBUs undervisningsaktiviteter i henhold til NMBUs strategi og ambisjoner.

78 78 av 91 8 Prorektor for utdanning har ansvar for å: Utvikle profesjonell, god og kvalitetsfokusert utdanningsledelse i hele organisasjonen Følge opp og videreutvikle det systematiske kvalitetsarbeidet, stimulere til kvalitetskultur internt og bidra til å videreutvikle universitetets samlede studieportefølje, i tråd med samfunnets behov for kunnskap og kompetanse Administrativ ledelse Utvikle og vedlikeholde administrative tjenestene og infrastruktur innen utdanningsområdet som NMBUs drift og ambisjoner krever, og som har riktig kvalitet innenfor de rammer universitetet har til disposisjon Personalledelse og organisasjon Utvikle en positiv, ambisiøs og inkluderende organisasjonskultur og et godt arbeidsmiljø Styrke sammenhengen mellom utdanning og forskning og fremme tverrfaglig samarbeid mellom fakultetene Stimulere til videreutvikling av læringsmiljøet, fleksible lærings- og vurderingsformer herunder digitalisering, samt bidra til å utvikle utdanningskompetansen i institusjonen Faglige/vitenskapelige kvalifikasjoner Formell kompetanse for tilsetting i vitenskapelig stilling (doktorgrad) ved høgskole og universitet innen et av NMBUs fagområder, og ha førstehånds erfaring fra: undervisning, forskning, formidling og nyskaping. Ha god kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren, samt innsikt i nasjonal og internasjonal utdanningspolitikk og i pedagogisk utviklingsarbeid og innovative undervisningsformer Erfaring fra undervisningsledelse, og pedagogisk utviklingsarbeid Ledererfaring/lederegenskaper Ledererfaring fra større kunnskapsorganisasjoner innen stillingens ansvarsområde Betydelig erfaring med å organisere og lede utdanningsvirksomhet med gode resultat Gode resultater innen utvikling av komplekse kunnskapsorganisasjoner Ha en lederstil preget av samarbeid og dialog, være resultatorientert og ha beslutningsstyrke og prioriteringsevne

79 79 av 91 9 Ha gode kommunikative evner og evne til å skape tillit og bygge nettverk

80 80 av 91 US 89/2016 Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst dekanstillinger Universitetsledelsen Saksansvarlig: Administrasjonsdirektør v. personal- og organisasjonsdirektør Saksbehandler(e): Catherine Caillé, Elizabeth de Jong, Arkiv nr: 16/00948 Vedlegg: 1. Stillingsbeskrivelse 2. Fulltekstutlysning Forslag til vedtak: Universitetsstyret vedtar stillingsbeskrivelse og utlysningstekst for stillingene som dekan. Styret gir rektor fullmakt til å endelig fastsette utlysningstekst Mari Sundli Tveit Rektor

81 81 av 91 2 Saksfremlegg På bakgrunn av styrings- og ledelsesreglementet er det utarbeidet forslag til stillingsbeskrivelse for dekan. Ettersom utlysning vil finne sted inneværende år, er det gjeldende personalreglement som må legges til grunn, og da er det styret som skal tilsette i disse lederstillingene. Det er tilsettingsorganet som vedtar stillingsbeskrivelse og utlysningstekst. Frem til er det styret som skal vedta stillingsbeskrivelse og utlysningstekst. Rekruttering og innplasseringsarbeid Det pågår for tiden vurdering av rett til innplassering i stillingene som dekan. Dersom det ikke er rett til innplassering i stilling, vil stillingene bli utlyst. En avklaring av dette forventes medio september. Av den grunn er det ikke avklart hvilke stillinger som skal lyses ut, og det foreslås at rektor får fullmakt til å endelig fastsette utlysningstekst. Stillingsbeskrivelse Stillingsbeskrivelsene er utarbeidet på grunnlag av styrings- og ledelsesreglementet. Styringsreglementet beskriver dekanens viktigste oppgaver, og gir føringer for utformingen av beskrivelsen for stilling som dekan. Stillingsbeskrivelsen og utlysningsteksten er generell, men vil bli tilpasset med informasjon om det enkelte fakultet. Når det gjelder dekanens detaljerte fullmakter, vil disse bli fastsatt i NMBUs delegasjonsreglement som skal legges frem for styret november Rektors vurdering: Rektor anbefaler at universitetsstyret vedtar stillingsbeskrivelse for dekan og generell utlysningstekst for dekanstillingene slik det fremgår av vedleggene. Rektor ber styret om fullmakt til å endelig fastsette utlysningstekst.

82 82 av 91 US-sak 89/2016 Vedlegg 1 3 Stillingsbeskrivelse for dekan Stillingstittel: Stillingskode: Tilsettingsform: Organisatorisk enhet: Rapporterer til: Dekan 1474 Dekan Åremål for en periode på 4 år, med mulighet for å søke ytterligere to perioder Fakultet Rektor Ansvar for: Dekan er øverste linjeleder for fakultetet og leder fakultetets virksomhet innenfor rammer satt av universitetsstyret, instrukser fra rektor og gjennom vedtak fattet i fakultetsstyret. Dekan er faglig og administrativ leder av fakultetet og har ansvar for den daglige ledelsen av fakultetets virksomhet samt overordnet personalansvar for fakultetets tilsatte. Dekan skal påse at fakultetet drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnets nivås beslutninger og fakultetsstyrets vedtak. Dekan er sekretær for fakultetsstyret, forbereder saker for fakultetsstyret, og iverksetter fakultetsstyrets vedtak. Dekan har overordnet ansvar og myndighet for alle oppgaver som ikke faller inn under fakultetsstyrets ansvar og har generell fullmakt til å avgjøre løpende saker med de begrensninger som følger av NMBUs delegasjonsreglement. Dekan representerer fakultetet utad, og har det overordnede ansvar for utadrettet nettverksbygging, informasjon og kontakt med eksterne samarbeidspartnere. Dekan rapporterer til fakultetsstyret i saker som ligger under fakultetsstyret, og forøvrig til rektor. Dekanen inngår i rektors ledergruppe. Arbeidsoppgaver: Dekan skal (Ikke uttømmende) lede fakultetet med vekt på strategi, utvikling og koordinering delta i NMBUs strategiarbeid gjennom rektors ledergruppe

83 83 av 91 4 forberede saker for fakultetsstyret, og iverksette fakultetsstyrets vedtak ha ansvar for at det utøves god faglig ledelse med vekt på kvalitet i utdanning og forskning stimulere til samarbeid mellom enheter innad i fakultetet og på tvers av fakultetene ved NMBU representere og posisjonere fakultetet og universitetet utad sørge for at fakultetet er organisert på en effektiv og hensiktsmessig måte ha ansvar for at medbestemmelse og medvirkning ivaretas ved fakultetet iht. avtaleverket tilrettelegge for et godt lærings- og arbeidsmiljø for studentene ved fakultetet ha ansvar for at fakultetets økonomi- og ressursforvaltning er effektiv og i samsvar med fastsatte rammer og strategiske føringer ha ansvar for at NMBUs lønns- og personalpolitikk blir retningsgivende for personalarbeidet ved fakultetet ivareta og videreutvikle fakultetets arbeidsmiljø, HMSarbeid og internkontrollsystemer iht. lov- og regelverk sørge for at tilsettinger ved fakultetet gjennomføres i tråd med personalreglementet for NMBU og ellers i tråd med retningslinjene for rekruttering Krav til stillingen Formell kompetanse: Relevant yrkeserfaring: Vitenskapelig kompetanse på minimum dr. gradsnivå innenfor ett av fakultetets fagområder Relevant ledererfaring fra universitets- og høyskolesektoren eller tilsvarende forskningsinstitusjoner. Det må kunne vises til dokumenterbare resultater. Andre kvalifikasjonskrav: Videre kreves det: innsikt i økonomi, - ressurs,- og personalforvaltning i offentlig sektor

84 84 av 91 5 erfaring fra ledelse av endringsprosesser, strategiutvikling, implementering og økonomistyring innsikt i internasjonale og nasjonale utviklingsprosesser og trender innen høyere utdanning god muntlig og skriftlig fremstillingsevne på norsk eller et annet skandinavisk språk, samt engelsk Personlige egenskaper: Dekan bør: ha gode ferdigheter i å utøve strategisk ledelse ha evne til å få oppslutning om felles utfordringer og mål være inkluderende, motiverende og resultatorientert ha gode relasjonelle ferdigheter ha evne til å profilere og posisjonere fakultetet og universitetet nasjonalt og internasjonalt

85 85 av 91 6 Vedlegg 2 Fulltekstutlysning Norges miljø og biovitenskapelige universitet (NMBU) søker dekaner. Dekanene skal bistå rektor i det strategiske arbeidet, løse utviklingsoppgaver og bidra til at organisasjonen når sine mål. Dekanene er leder for den faglige og administrative virksomheten ved fakultetet og rapporterer til fakultetsstyret og til rektor. Dekanene inngår i rektors ledergruppe og skal stimulere til utvikling av internasjonalt, konkurransedyktig forsknings- og utdanningsmiljøer. Samarbeidet mellom fakultetene skal bidra til faglige synergieffekter. Fakultetene har betydelig eksternt finansiert forskning. De har ulike utfordringer og er av ulik størrelse. Dekanene skal bidra til at universitetet tilbyr attraktive studier og rekrutterer dyktige medarbeidere. lede og utvikle virksomheten ved fakultetet delta i institusjonens strategiske arbeid og sørge for at mål og resultatkrav følges opp på fakultetsnivå representere og posisjonere fakultetet og fremme internt og eksternt samarbeid sørge for god faglig ledelse med vekt på kvalitet i un og forskning skape positiv organisasjonskultur og stimulere til et produktivt og godt arbeidsmiljø lede medvirkningsbaserte prosesser sørge for effektiv teknisk-administrativ drift av virksomheten Vi søker dekaner som har: høy vitenskapelig kompetanse, minimum dr.grad, innenfor et av fakultetets fagområder ledererfaring fra universitets- og høyskolesektoren eller tilsvarende forskningsinstitusjoner og kjennskap til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren en inkluderende lederstil preget av samarbeid, medvirkning og dialog evne til å inspirere og motivere kjennskap til demokratiske beslutningsprosesser og innsikt i samarbeidsrelasjoner mellom ledelse og tillitsvalgte evne til å skape tillit og nettverk internt og eksternt god innsikt i kunnskapsorganisasjoner og de krav som stilles til administrative tjenester god kjennskap til statlig avtale- og regelverk Dekanene tilsettes på åremål for 4 år fra Stillingsbeskrivelse for stillingen foreligger.

86 86 av 91 7 Lønn etter avtale innenfor rammen for dekanstillinger (1474 Dekan). Det trekkes 2 % pliktig innskudd til Statens pensjonskasse. Ytterligere opplysninger fås hos rektor Søknad sendes elektronisk via linken Søk stillingen øverst på denne siden Søknadsfrist: xx.yy.2016 Søkere som innkalles til intervju må kunne fremlegge bekreftede kopier av vitnemål og attester. Stillingen følger Statens lønnsregulativ. Medlemskap i Statens Pensjonskasse (2 %). Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. Arbeidsplassen vil, om nødvendig, bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne. I samsvar med Offentleglova 25 gjøres det oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om å ikke bli ført opp på søkerlisten.

87 US-sak 91a/ av 91

88 88 av 91