Referat fra AMU-møte 8. mai 2015

Transkript

1 Referat fra AMU-møte 8. mai 2015 Tilstede: Navn Funksjon Representerer Geir Bergkastet (leder) Finn Olsen Ingrid Tvete Liv Overhalden Høgskoledirektør Dekan Studieleder Bygg- og driftsleder Arbeidsgiver Arbeidsgiver Arbeidsgiver Arbeidsgiver (vara for Jan Aasen) Turid Thomassen Ane Gunhild Amirnejad Kim Nicolay Branstad Else-Marit Steinstad Bakke John Magne Solbakk Hovedverneombud Førstekonsulent Student Ekstern repr. Ekstern repr. Arbeidstaker Arbeidstaker Student NAV FRIS-HMS Lars P. Mathisrud (leder av sekretariatet) Sekretær: Berit Hofsengen Ikke tilstede: Jan Aasen Trine Løvold Syversen Rita Helen Beøy

2 Referat Møtedato: Tidspunkt: kl Sted: N-501 Sak 07/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. Orientering om HMS-opplæring utgikk, og tas opp på møtet 3. juni. Sak 08/2015 Ledelsen og HVO orienterer Ledelsen orienterer: Informasjon om styresaker (informasjon i møtet) Ny rektor fra 01.08, Katrine Skretting. Professor fra NTNU. Les mer om Katrine Skretting i Medarbeiderportalen. Marit Udnæs fra er tilsatt som dekan ved Avdeling for samfunnsvitenskap. Les mer om Marit Udnæs i Medarbeiderportalen. Det ble gitt en kort orientering om strukturmeldingen og HiL`s posisjon i forhold til kvalitetsindikatorene i meldingen. Nye arealer i Fakkelgården Bygg- og driftsleder og direktør orienterte om bakgrunn og videre prosess jf. skriftlig orientering i innkalling (vedlegg). Det ble gitt flere kommentarer og innspill til det videre arbeidet: - Sammensetning av brukergruppene, behov for at studentene deltar i brukergruppene. - Det ble vist til tidligere flytteprosesser og behovet for å ta med seg de erfaringene som man høstet bl.a. med hensyn til belastning på driftsmedarbeidere. - Sikkerhet i tilknytning til (gang)trafikk mellom Fakkelgården og hovedbygg må ivaretas. - Viktig at Fakkelgården blir en aktiv del av Campus og ikke «bare» en kontorfløy. Løpende informasjon om prosessen vil bli gitt i Medarbeiderportalen. Saken kommer opp igjen på AMUmøtet 3. juni. Status beredskapsarbeid Det ble i møtet gitt en kort orientering basert på skriftlig informasjon sendt ut i forkant av møtet (vedlegg). Det arbeides videre med innføring av Kunnskaps-CIM som er ITverktøy som skal støtte ulike deler av beredskapsarbeidet, videre planlegges det en workshop om risiko-og sårbarhetsanalyser 18. juni og øvelse i samarbeid med Sivilforsvaret til høsten Informasjon om endringer i arbeidsmiljøloven (informasjon i møtet) PO-direktør orienterte kort om endringene: Endring i Arbeidsmiljøloven gjelder fra Endringene handler om midlertidige stillinger, høyere pensjonsalder (70-72 år) 2

3 og åpning for mer fleksibel arbeidstid. I første omgang er det kun endringene ift. arbeidstid som gjelder for statlig sektor (nyhetsbrev fra Compendia er vedlagt referatet) Parkering Det var på forhånd sendt ut skriftlig informasjon om parkeringsproblematikken og forslag til innføring av avgiftsparkering for å bidra til å løse problemene, Studentrepresentanten i AMU påpekte at det fra studentenes ståsted var lite ønskelig med avgiftsparkering og sanksjoner i form av gebyr. Bygg og driftsleder gav uttrykk for forståelse for dette, men viste også til at dette var drøftet tidligere og at man da ble enige også med studentens representanter på at et gebyr tilsvarende ett månedskort på buss. Det ble også understreket at det er høgskolen som skal fastsette rammene for dette og at det er klart uttrykt at firmaet som får jobben med å kontrollere ikke skal ha økonomiske interesser i å ilegge gebyr. HMS-opplæring (informasjon i møtet) (saken ble trukket og fremmes i møte 3.juni) Status ARK. PO-direktør orienterte i møtet. Presentasjon er vedlagt referatet. Hovedverneombudet orienterer: Praksis rundt permisjonssøknader/ tjenestereiser for medarbeidere Etter innspill fra verneombud har hovedverneombudet tatt opp praksisen rundt behandling av permisjonssøknader (velferdspermisjon) med arbeidsgiver for å sikre en mer enhetlig behandling av søknadene. Direktør orienterte om at saken følges opp i lederlinjen. Orienterte også om at verneombudsoversikt (i Medarbeiderportalen) er nå blitt oppdatert. Problemer knyttet til ventilasjonsanlegg Ventilasjonsanlegget er et problem i auditorium F og i IT- avdelingen. Etter bl.a. innspill fra HVOS har ledelsen sendt brev til Statsbygg angående dette. Sak 09/2015 Prosess for å vurdere brukskvalitet av høgskolens arealer. Det ar i forkant av møtet sendt ut et saksframlegg hvor en mulig prosess for å vurdere brukskvaliteten på eksisterende arealer ved HiL. Arbeidet vil ha fokus på å kartlegge hvordan bygnings fungere i dag og hvilke tiltak som eventuelt kan gjøres på kort og lang sikt, hhv 1-2 år og 5-10 år, for å forbedre anleggets brukskvaliteter og eventuelt øke bruksfrekvensen av utvalgte områder og rom. AMU stilte seg i utgangspunktet positiv til prosjektet, men det ble også stilt spørsmål til tidspunkt for gjennomføring og ressursbruk med tanke på øvrige prosjekter det skal jobbes med i samme periode, herunder å ta bruk nye arealer i Fakkelgården. 3

4 Dette er en utviklingsprosjekt som må planlegges nøye i tid og det er viktig å ha en tett dialog med Statsbygg. Vi ønsker å ha et funksjonelt bygg som henger sammen med organiseringen og hvordan vi ønsker å jobbe, herunder å legge bedre til rette for tverrfaglighet og gode arbeidsformer. Vi må også tenke langsiktig med hensyn til organisering og læringsmiljøet. AMUs innspill som ble gitt i møtet er følgende: - Viktig å ha en samlet plan over vedlikehold som må gjøres jevnlig over tid. - Høgskolebygget er et signalbygg. Dette gir konsekvenser for Statsbygg som eier av bygget og må da må være en del av arbeidet. - Begrepet «brukskvalitet» må defineres nærmere, hva er målene og hva vil man oppnå. - Bør man trekke inn vårt eget fagmiljø; miljøpsykologi inn i arbeidet? Vedtak: AMU tar orienteringen til etterretning og ber om at innspillene som er gitt tas med i det videre arbeidet og at dialogen med Statsbygg videreføres. AMU ber videre om ny orientering før prosjektet starter opp. 4

5 Vedlegg sak 08/15 Nye arealer i Fakkelgården videre prosess Jan Aasen/ Så langt er det Fakkelgården som har vært vurdert som mest hensiktsmessig som nye arealer for høgskolen. Som tidligere orientert om, er det om lag 1500 kvm som høgskolen kan leie. Det er utarbeidet en foreløpig skisse til hvordan arealene kan disponeres mest mulig effektivt samt en første utgave av husleiekontrakt. For å komme videre i forhandlingene om husleiebetingelsene, må det være mer avklart hvordan lokalene skal innredes. Ergo er vi avhengig av å vite mer om hvem som skal inn i lokalene, også for å få utformet lokalene i tråd med brukernes behov. Vi har arbeidet ut i fra tre alternativer: 1. Forsknings- og innovasjonspark og 3 4 undervisningsrom a. Doktorgradsområdene forskningsansatte og stipendiatene b. Innovasjonssatsingen c. SELL EVU d. Deler av masterundervisningen og masterarbeidsplasser e. 3 4 undervisningsrom (klasserom) 2. Ledelsen og fellesadministrative funksjoner og 2 3 undervisningsrom a. Ledelsen (4.etg) b. Økonomi og personal (5.etg) c. Deler av studieadministrasjonen (3.etg)? d. SELL (5.etg) 3. Hele eller deler av en fagavdeling For alle tre alternativene er det lagt opp til at det skal også etableres undervisningsrom i arealene (klasseromstørrelse). Hvor mange rom det blir plass til vil avhenge av hvilke alternativ som velges. Ledergruppa har diskutert saken og signalet derifra er at det er lite ønskelig å splitte avdelinger. Det er også lite ønskelig å splitte de som arbeider på doktorgradsområdene, herunder stipendiatene, fra avdelingene de organisatorisk hører til. Dette innebærer at alternativ 1 faller bort. Vedrørende å flytte ut fellesadministrasjonen og ledelsen, kom det noe ulike signaler fra ledermøtet om dette var hensiktsmessig/ønskelig eller ikke. For alternativ 3, og forutsatt at avdelinger ikke skal splittes, er det ØKORG og muligens ASV som ut i fra sitt antall medarbeidere vil kunne lokaliseres i lokalene i Fakkelgården. Det som er sikkert er at noen må flytte ut på grunn av arealsituasjonen. De problemstillingene vi får knyttet til å være lokalisert i Fakkelgården, vil også være de samme om vi flytter inn i et nytt forskningsbygg. Derfor ønsker vi å bruke erfaringene av prosessen knyttet til Fakkelgården og også å se dette i sammenheng Vi ønsker å arbeide med utgangspunkt i alternativ 2 og 3. Vi ønsker derfor å etablere to brukergrupper for hhv ØKORG og en for fellesadministrasjonen og SELL. Brukergruppene utarbeider skisse til hvordan lokalene bør utformes for den virksomheten som disse har. For å bistå i arbeidet vil det bli engasjert interiørarkitekt og representant fra vår møbelleverandør, samt at FRISK vil delta for å ivareta HMS-perspektivet av arbeidet. Vi ser for oss at gruppene skal være ferdig med sitt arbeid innen 1. juni slik at beslutning om hvem som skal flytte inn i lokalene i Fakkelgården kan tas før ferien. Parallelt med denne prosessen vil forhandlingene med SIVA om husleieavtale for lokalene i Fakkelgården fortsette 5

6 Status beredskapsarbeidet pr 2014 utdrag fra Årsrapporten Jan Aasen/ Fra årsrapporten Samfunnssikkerhet og beredskap Høgskolens beredskapsplan «Når det utenkelige skjer» ligger til grunn for vår håndtering av kriser. Beredskapsplanen ble revidert i 2013 og i den forbindelse ble beredskapsorganisasjonen gjennomgått. Det er etablert en sentral beredskapsgruppe og avdelingsvise beredskapsgrupper. I den sentrale beredskapsgruppen inngår også hovedverneombudet, leder av studentforeningen og direktøren for studentsamskipnaden. I februar 2014 gjennomførte høgskolen beredskapsøvelse på Sivilforsvarets øvingsanlegg på Starum. De 18 deltakere fra høgskolen representerte beredskapsledelsen, 1.linjetjenestene, hovedverneombud, studentrepresentant, og studentsamskipnaden. Øvelsen var planlagt og gjennomført av Sivilforsvaret og var meget nyttig både for å få testet beredskapsplanene og få en mer realistisk opplevelse av hva krisehåndtering innebærer. Erfaringene fra denne øvelsen inngår i det videre arbeidet med beredskapsplanen og ROS-analysen. I 2014 har det vært satt stab en gang. Dette var i forbindelse med at høgskolens vann ble svart og vi stod i fare for å måtte stoppe virksomheten. Den sentrale beredskapsgruppen var i beredskap i forbindelse med terrorfaren i juli, og behovet for samle beredskapsgruppen ble vurdert i forbindelse med terroraksjonen i Paris. I slike situasjoner er vi i dialog med politiet om hvordan trusselbildet og behovet for tiltak vurderes. Når vi håndterer krisene er vi også i dialog med vertskommunen. Basert på erfaringene fra øvelsen i regi av Sivilforsvaret, har høgskolen besluttet å anskaffe krisehåndteringssystemet KunnskapsCIM. Vi er i gang med implementeringen av systemet, og det er etablert en innføringsgruppe bestående av de som deltar på opplæringstiltakene og som kommer til å jobbe med systemet etter at det er innført. Vi bruker innføringen til å definere hvem som skal inngå i de ulike rollene ved en krisehåndteringssituasjon, og at det blir mange nok medarbeidere i de ulike rollene slik at beredskapsorganisasjonen blir tilstrekkelig robust. Eksempler på slike funksjoner er 1. linje/sentralbord, media- og kommunikasjon, loggføring og bespisning. ROS-analysen ble utarbeidet i I forbindelse med øvelsen i 2014 fikk vi tilbakemeldinger fra Sivilforsvaret om hvilke endringer vi burde gjøre i ROS-analysen. ROS-analysen vil bli revidert våren 2015 i forbindelse med innføringen av KunnskapsCIM, og høgskolen har foreslått at de UH-institusjonene som tar i bruk systemet også samarbeider om å utarbeide ROS-analyser. Det er besluttet hvor beredskapsrommet skal være og det arbeides med å anskaffe nødvendig teknisk utstyr til bruk i forbindelse med krisehåndtering. Vi vil også avklare alternative lokaler når det ikke er mulig å benytte høgskolens lokaler, både i krisehåndteringssituasjonen og for å opprettholde virksomheten. Det gjennomføres jevnlig brannvernøvelser og opplæring av brannvernansvarlige. I brannsynet for 2014 ble det ikke avdekket vesentlige feil og mangler. Informasjonssikkerhet er en sentral del av oppgraderingen av IKT-infrastrukturen. Det er oppnevnt IKTsikkerhetsforum og CSO (sikkerhetsansvarlig). Avvik dokumenteres og håndteres av IT-seksjonen og CSO orienteres. Ved større hendelser involveres sikkerhetsforumet. Det er gjennomført ROS-analyser på IKT-området, som har vært fulgt opp med tiltak for både fysisk sikring, tilganger til systemer og hvordan data/ opplysninger håndteres. Vi benytter tjenestene innen informasjonssikkerhet, som leveres av UH-sektorens sekretariatet for informasjonssikkerhet hos UNINETT. Det er etablert et prosjekt i UNINETT- regi for å definere et styringssystem for informasjonssikkerhet ved høgskolen. Det er også utført en omfattende sårbarhetsanalyse av nettverk og servere. IT-seksjonen har utarbeidet oppfølgingsplaner ut fra rapporten. Andre tiltak det arbeides med for å øke høgskolens IKT-sikkerhet, er at det er etablert redundans i nettverket med to kjernerutere og to kjernesvitsjer, satt i gang arbeid med dokumentasjon av systemeiere og datainnhold for å 6

7 tilfredsstille krav som stilles til styring og kontroll av skolen sine systemer og IT-tjenesten er organisert med skille mellom server-, nettverk-, anvendt IT- og support-team, samt definert personer med IKT-sikkerhetsansvar. Status i arbeidet med innføring av KunnskapsCIM Høgskolen arbeider med å innføre IKT-systemet for krisehåndtering. Så langt har vi deltatt på generell opplæring i systemet (5 deltakere) og opplæring i modulene ROS-analyser (3 deltakere) og media- og kommunikasjon (6 deltakere). Vi bruker innføringen av systemet til å definere de ulike rollene i systemet og som er nødvendig å ha ved en krisehåndtering, slik at de som har deltatt på kurs er valgt ut i fra de rollene/ arbeidsoppgavene de har i dag og skal ha i en krisehåndterings-organisasjon. Vi ønsker å benytte KunnskapsCIM også i den ordinære virksomheten, slik at vi opprettholder kompetansen om bruken av systemet til det skal benyttes til å håndtere en krise. Vi har lagt inn brannvernorganisasjonen i systemet (områdeansvarlige mv) og arbeider med å legge inn tiltakskort. Det arbeides med å få til automatisk overføring av kontakter i systemet (studenter og ansatte) fra hhv lønnssystemet og studieadministrativt system. Vi har avventet litt hva øvrige virksomheter i sektoren gjør. De som er lagt inn i systemet så langt er foretatt manuelt. Vi er også i gang med å systematisere de beredskapsplanene vi allerede har for å omgjøre de til tiltakskort i systemet. I denne forbindelse henter vi inn erfaringer fra andre institusjoner og kommuner som allerede har tatt i bruk systemet. Vi vil benytte innføringen av systemet til å revidere høgskolens ROS-analyse. Det avholdes en workshop i regi av Sivilforsvaret den 17. april for å starte dette arbeidet. Deretter vil denne bli fulgt opp med utarbeidelse av ROSanalyse og nye tiltakskort, med tanke på å teste ut tiltakskortene og bruk av systemet i en øvelse for den sentrale beredskapsgruppa litt ut på høsten. Det gjenstår opplæringsvirksomhet for de av høgskolens ansatte som skal bruke systemet og å definere bruken av systemet i den ordinære driftssituasjonen. Som en del av opplæringsaktivitetene må vi avklare bl.a hvem som skal inngå i førstelinjefunksjonen og ha rollen som loggførere ved en krisehåndtering. Notat etter møte om parkering Tilstede: Geir Bergkastet, Jan Aasen, Lars Petter Mathisrud og Liv Overhalden Notatet om parkerings regulering datert ble drøftet og følgende ble besluttet: Det lyses ut en åpen anbudskonkurranse om parkeringskontroll ved Hil. I utlysningen tas det forbehold om finansiering og det legges inn en opsjon om at det kan bli aktuelt å innføre parkeringsavgift i løpet av avtaleperioden. Planlagt oppstart for parkeringskontroll i form av kontrollavgift for feilparkering jfr vedtekter og skilting er studiestart AMU og LMU orienteres om beslutningen om å anskaffe eksterne tjenester for å gjennomføre parkeringskontroll på møtene hhv 23. og 24. april 2015 Informasjon til brukerne utarbeides i samarbeid med studenter og ansatte som deltar i prosjektet «Greening HIL». Før det besluttes å innføre parkeringsavgift blir saken fremlagt i aktuelle fora, herunder AMU og LMU. 7

8 8

9 9