Kravspesifikasjon av

Transkript

1 Styrende dokument: Spesifikasjon Dok. id.: K2-4 Versjon: 1.01 Side: 1 av 13 Ansvarlig: IETx Verifisert: IES Godkjent: IET Kravspesifikasjon av

2 Side: 2 av 13 INNHOLD 1. INNLEDNING HENSIKT MÅLGRUPPE ANSVAR DISTRIBUSJON OG REVISJON DEFINISJONER OG FORKORTELSER DEFINISJONER FORKORTELSER GENERELLE KRAV ALLMENT NUMMERERING INNDELING UTSEENDE DOKUMENTSTØRRELSER DIGITALT FORMAT SPESIELLE KRAV KRAV TIL LEVERANDØRER KRAV FRA 3. PART INTERESSENTER KRAV TIL PROSJEKTORGANISASJONEN KAPITTELINNDELING DEL 1: FORVALTNING DEL 2: DRIFT OG VEDLIKEHOLD VEDLEGG KRYSSREFERANSER EKSTERNE REFERANSER...13

3 Side: 3 av Innledning 1.1 Hensikt Hensikten med dette dokumentet er å fastsette krav til prosjektene og leverandørenes FDV dokumentasjon slik at brukerorganisasjonen kan overta en enhetlig, brukervennlig, hensiktsmessig og sporbar dokumentasjon fra prosjektene. All FDV dokumentasjon skal ha samme format, kunne settes sammen til en enhet, være kodet etter samme prinsipper, etc. Den skal også være tilpasset slik at det skal være mulighet for eksport til sluttbrukers FDV system. Det skal være enkelt å finne fram i dokumentasjonen og den skal ha et optimalt omfang. I tillegg skal den kobles til en entydig stedsangivelse. Dette vil i sin tur medvirke til en mer kostnadseffektiv, sikker og lønnsom forvaltning, drift og vedlikehold av anlegget. Dokumentasjonen skal systematiseres og samordnes i et felles dokumentsystem. Dette dokumentet gir en oversikt over FDV dokumentasjonen. Vedlagt følger fem vedlegg som gir en spesifisert oversikt over dokumentasjon om kreves innenfor ulike fagområder. For hver kontrakt / avtale skal det spesifiseres nøyaktig hva slags dokumentasjon som skal leveres. Se punkt 4.1 for nærmere beskrivelse. 1.2 Målgruppe Målgruppen for denne spesifikasjonen er tekniske avdelinger, driftsavdelinger, prosjekter og administrative avdelinger i AS Oslo Sporveier inkludert utstyrsleverandører og kontraktører. 1.3 Ansvar enheten v/teknisk sjef (IET) er ansvarlig for å holde dette dokumentet oppdatert og for distribusjon til alt berørt personell, samt til leverandører og kontraktører som har behov for denne informasjonen. Et hvert avvik fra denne manualen må godkjennes av ansvarlig enhet. Det er prosjektledernes ansvar å sørge for at dette dokumentet er kjent i prosjektorganisasjonene og at det holdes oppdatert til enhver tid. Alle kontrakter skal ha dette dokumentet implementert. Et hvert avvik fra dette dokumentet skal godkjennes av ansvarlig enhet eller person. 1.4 Distribusjon og revisjon Dokumentet skal distribuere i henhold til oppsatte distribusjonslister. Disse må inkludere alle avdelinger med ansvar for innkjøp og kontraktsinngåelser samt alle selvgående prosjekter som til enhver tid er aktuelle. Forandringer i dokumentet skal arkiveres og dokumentet oppdateres med nytt revisjonsnummer i henhold til gjeldene regler og prosedyrer. Nye revisjoner skal distribueres til alle brukere av dokumentet.

4 Side: 4 av Definisjoner og forkortelser 2.1 Definisjoner bruker - Person eller organisasjon med ansvar for utstyret i driftsfasen. dokument - En avgrenset mengde informasjon som er lagret på ulike typer medier, for eksempel papir, film eller CD-ROM kunde - Avtalepart som på egne eller andres vegne utsteder en forespørsel eller plasserer en bestilling. leverandør - Den som har ansvaret for produktet, metoden eller tjenesten, og som er i stand til å sikre at det iverksettes kvalitetssikring. Definisjonen kan gjelde fabrikanter, forhandlere, importører, monteringsforetak, entreprenører, serviceorganisasjoner etc. sluttdokumentasjon Dokumentasjon som er nødvendig i driftsfasen. Se også S Forkortelser CAD - Computer Aided Design CD-ROM - Compact Disc - Read Only Memory FDV - Forvaltning, Drift og Vedlikehold MTBF - Mean Time Before Failure (Med dette menes den tiden utstyr er beregnet å være i bruk før det feiler) MTTR - Mean Time To Repair (Med dette menes den tiden det er beregnet å ta for å reparere en feil på utstyret.)

5 Side: 5 av Generelle krav Som dokumentet antyder er det tre hovedkrav det må taes hensyn til. Disse er: - Forvaltning - Drift - Vedlikehold FDV dokumentasjonen må sørge for å belyse alle disse områdene på en enkel og mest mulig forståelig måte. 3.1 Allment Rent generelt skal FDV dokumentasjonen tilfredsstille følgende krav: Være på norsk dersom ikke annet er beskrevet i kontrakten. Beskrive anlegget ved utstedelse av ferdigattest. Inneholde originale tegninger, sertifikater, protokoller og attester. Nummereres i henhold til godkjent prosedyre. Leveres på både digitalt format og papir. Leveres i 4 sett papirkopier. Hver kopi skal være satt inn i standard ringpermer med fire hull etter NS Ryggene skal identifisere innholdet i permene og være laget som vist i figur 1 punkt 3.4. Hver perm skal ha to innholdsfortegnelser. En som gir oversikt over innholdet i alle permene og en som spesifikt angir innholdet i den enkelte perm. Hver leverandør av FDV dokumentasjon skal hierarkisk dele inn dokumentasjonen i Del, Kapitler og Underkapitler. (Se kapittel 3.3) 3.2 Nummerering FDV dokumentasjon skal nummereres i henhold til gjeldene prosedyrer og spesifikasjoner. Hver del skal ha sitt eget nummer. Dersom noen av delene nevnt ovenfor krever mer enn en perm skal hver av permene klart merkes med perm nummer av et totalt antall permer for den delen det gjelder. (Perm X av Y). Se kapittel 6 for referanse til prosedyrer. Revisjonsnummer og statuskode skal også være gjort i henhold til gjeldene prosedyrer. FDV dokumentasjonen skal være merket slik at den er lett leselig og identifiserbar når den er plassert i hyller. Den del av dokumentasjonen som leveres som software (CD ROM, disketter etc.) skal likeledes være tydelig merket og nummerert. 3.3 Inndeling For at dokumentasjonen skal være uniform, enkel å slå opp i og finne fram i må den være inndelt etter spesielle regler. Det skal for hvert prosjekt og/eller kontrakt lages en spesifikasjon som omhandler framstilling av FDV dokumentasjon basert på dette dokumentet. Et større prosjekt som involverer flere fagdisipliner må i en tidlig prosjektfase fastlegge hvordan dokumentasjon skal presenteres slik at dette kan spesifiseres i kontrakter og avtaler. De fleste leverandør- og byggekontrakter vil være av et slikt omfang at FDV dokumentasjon må deles inn i flere permer for å få plass. Foran i hver perm skal det foreligge 2 indekser. Indeks nummer 1 skal vise en oversikt over all FDV dokumentasjon som er levert og hva som finnes i de forskjellige volumer ned på kapittelnivå. Indeks nummer 2 skal være en spesifikk indeks for det gjeldene volum og identifisere i detalj hvert dokument innenfor de forskjellige kapitler. FDV dokumentasjonen skal deles inn i tre separate permer.

6 Side: 6 av 13 Del 1 skal inneholde den del av dokumentasjonen som forholder seg til forvaltning av faste installasjoner og utstyr som er levert. Herunder vil komme administrasjon, kostnader, kvalitet, helse, miljø og sikkerhet etc. Nærmere krav er gitt i kapittel 4. Del 2 skal inneholde den del av dokumentasjonen som omhandler driftsmessig og vedlikeholdsmessig forhold. Typisk vil være operatørrutiner, anleggsbeskrivelser, rutiner for preventivt vedlikehold, reparasjoner, modifikasjoner og reservedeler. Se kapittel 5 for nærmere spesifikasjon. Del 3 skal inneholde tegninger og dokumentliste 3.4 Utseende Alle dokumenter skal ha et unikt dokumentnummer iht. Oslo Sporveiers Kodemanual (se kapittel 6) (ref. K2-5). For tegninger har Sporveien utarbeidet spesielle tittelfelt som skal benyttes. Skriftlig A4 dokumenter skal ha utseende som dette dokumentet. For dokumenter som genereres av spesielle dataprogram som f.eks. kalkulasjoner og beskrivelser, kan standard utskrift aksepteres, men disse må da få en tittelside med dokumentnummer som første siden i dette dokumentet. All papirdokumentasjon skal samles i standard A4/A3 ringpermer (standard 4-rings 888). Permene skal være hvite med plastomslag på alle tre yttersider og merkes som spesifisert i dette dokumentet. Hver perm fra alle leverandører av dokumentasjon skal kunne identifiseres og ha et uniformt utseende når de er plassert i hyller. Permenes rygg skal derfor ha et spesifikt utseende som vist i figur 1. Permenes omslagsblad er ikke spesifisert, og her kan leverandørene sette inn sine egne blad med logoer, bilder etc.

7 Side: 7 av 13 FDV DOKUMENTASJON FDV DOKUMENTASJON FDV DOKUMENTASJON PROSJEKT NAVN PROSJEKT NAVN PROSJEKT NAVN TEGNINGER DRIFT OG VEDLIKEHOLD FORVALTNING DOKUMENTNUMMER DOKUMENTNUMMER DOKUMENTNUMMER PERM 1 AV X PERM 1 AV X PERM 1 AV X 3.5 Dokumentstørrelser All skriftlig dokumentasjon skal være i A4 størrelse. Tegninger skal i tillegg til leveransen av originalstørrelser også nedfotograferes med reel ny målestokk til A3 størrelse og være satt inn i A3 permer. Det skal leveres 1 original og 3 kopier. Originale tegninger skal ikke være større enn A1. Dersom det er nødvendig med større dokumenter enn de spesifiserte størrelsene skal dette avviksbehandles i prosjektet.

8 Side: 8 av Digitalt format All dokumentasjon skal i tillegg til de spesifiserte papirformatene også leveres i elektronisk format. For at dette skal være lesbart og med størst mulig sikkerhet kunne hentes fram for utskrift og/eller videre bearbeiding i framtiden skal CD-ROM brukes som lagringsmedium. CD en skal lukkes ved brennning slik at det ikke kan gjøres endringer og/eller tilføyninger. All skriftlig dokumentasjon skal leveres i siste versjon av Microsoft programmer (Word, Excel, Access, MS Project etc.) Standard katalogdokumentasjon kan etter avtale leveres i PDF format. Eksakte versjoner skal klareres med prosjektet. Signerte dokumenter (protokoll, erklæring, o.l) skal leveres i PDF-format. Tegningsfiler skal leveres som AutoCAD (dwg) filer. Nest siste versjon av AutoCAD bør benyttes. Scannede tegninger skal i ettertid kunne skaleres og bearbeides videre i den AutoCAD versjonen som blir spesifisert og skal derfor lagres i et vektor format hvor dette er mulig. Minimum lagring av en tegning i A0 størrelse skal gjøres i 300 dpi.

9 Side: 9 av Spesielle krav I tillegg til de generelle krav som er gitt under kapittel 3 vil det være spesielle krav for å tilfredsstille de forskjellige fagdisipliner samt andre aktører som er berørt av prosjektene. 4.1 Krav til leverandører Alle leverandører til AS Oslo Sporveier plikter å følge Sporveiens gjeldene regler om dokumentstyring. I hver kontrakt og avtale må det i løpet av kontraktsforhandlingene settes opp en "Leverandørs dokumentliste" som godkjennes av prosjektet (ref. 4.1Feil! Fant ikke referansekilden.). Her skal det listes opp alle dokumenter som er nødvendige for at hans del av prosjektet skal kunne gjennomføres på en forsvarlig og kvalitetsriktig måte. I denne listen skal det defineres hvilke dokumenter som skal være del i FDV dokumentasjonen og hvor disse skal plasseres i henhold til kravene under punktene 4 og 5. Dette vil være et levende dokument med eget dokumentnummer som blir oppdatert etter hvert som tiden går. Listen bør se ut som følger: Figur 2: Dokumentregister Krav til sluttdokumentasjon innenfor de ulike fagområder er gjengitt i vedleggene V01, V02, V03, V04, V Krav fra 3. part interessenter Typiske 3. part interessenter kan være kommunen, vegvesenet, elnett eier etc. Hvert prosjekt må først definere i en liste hvem 3. part er for deretter å spesifisere kravene til dokumentasjon innenfor hver kontrakt. Kravene må godkjennes av 3. part. Disse dokumentene skal settes inn i spesifikke permer innenfor Forvaltningsdelen slik at denne kan leveres direkte til 3. part. 4.3 Krav til prosjektorganisasjonen Et prosjekt innenfor AS Oslo Sporveier skal registrere og kvalitetssikre all leverandørdokumentasjon i henhold til prosjektets gjeldene prosedyrer. All leverandørdokumentasjon skal godkjennes av prosjektet. Selv om hoveddelen av FDV dokumentasjon vil komme fra leverandører vil det fra prosjektet være spesielle krav til hva som skal overleveres driftsorganisasjonen ved prosjektslutt. Dette er ikke begrenset til typisk FDV dokumentasjon selv om noe vil kunne falle innenfor denne kategorien. Det er derfor valgt å kalle dette for "Prosjektgjennomføringsdokumentasjon". Akkurat som for FDV dokumentasjonen gjelder de generelle krav i dette dokumentet også for denne dokumentasjonen. De forskjellige faggruppene innen et prosjekt vil alle produsere teknisk dokumentasjon som vil kunne være viktig for driftsorganisasjonen senere. Sluttdokumentasjonen til et prosjekt skal derfor naturlig kunne oppdeles ifølge kodemanualen: Felles Stasjoner og bygninger VVS

10 Side: 10 av Elkraft Tele og automatisering Andre anlegg Underbygning og utendørs anlegg Overbygning Signal og sikringsanlegg Under forvaltningsdelen vil den administrative delen av prosjektet med prosjektledelse/styring, kvalitetssikring, anskaffelser, HMS etc. komme. Dette er typisk dokumentasjon som følger: - Test prosedyrer og resultater - Sikkerhetsanalyser - Spesiell drifts- og vedlikeholdsinformasjon - Kurs og treningsinformasjon - Reservedelsdokumentasjon - Kontrakter og annen kommersiell dokumentasjon (avtaler, protokoller etc.) - Overtakelsesforretninger - Endringsordrer og avvik - Rettslig tvistedokumentasjon - Garantier med oversikt - Diverse sertifikater (Registrering av Ferdigstillelse, fabrikasjonstester etc.) - Diverse rapporter ( Kvalitetssikring, revisjoner, sluttrapporter etc.) - Målebrev - Bilder - Helse miljø og sikkerhetsdokumentasjon - Leverandørlister - Viktig korrespondanse (Med myndigheter, kunde etc.) - Prosjektarkiv med arkivnøkkel - Elektronisk dokumentasjon på CD-ROM

11 Side: 11 av Kapittelinndeling 5.1 DEL 1: Forvaltning Denne delen av dokumentasjonen omfatter hvordan det leverte anlegg/utstyr skal forvaltes. Dvs at her skal det samles dokumentasjon som underbygger blant annet den økonomiske, helse, miljø og sikkerhet- og kvalitetsmessige delen av anlegget. Forvaltningsdelen skal inneholde følgende kapitler: Kapittel 1: Liste over alle dokumenter som er utarbeidet for det angjeldene fagområde. Kapittel 2: Kapittel 3: Kapittel 4: Kapittel 5: Kapittel 6: Kapittel 7: Kapittel 8: Kapittel 9: Økonomi - Analyser og Kostnader (Skattemessige kostnader, forsikringer, miljømessige kostnader, administrasjon, Livsløps-analyse og kostnader etc.) Helse Miljø og Sikkerhet (Risk- og sikkerhetsanalyser, HMS program etc.) Kvalitetssikring (Rapporter, kvalitetssikringsprogram etc.) Sertifikater Materiallister inkludert reservedelsliste og Underleverandører (Lister med navn, adresser, telefonnummer, kontaktperson etc.) Rapporter (Verifiserende dokumentasjon som prøverapporter, avviksrapporter, tilvirkningsrapporter etc.) Digital dokumentasjon (En forklaring på hva som er levert på software og hvordan dette er bygget opp) MTBF og MTTR utregninger 5.2 DEL 2: Drift og vedlikehold I denne delen skal all dokumentasjon samles som er viktig for at anlegget/utstyret som er levert skal kunne drives og vedlikeholdes på en riktig og forsvarlig måte med minimale feil. Dette er teknisk informasjon for drifts- og vedlikeholdspersonell. Informasjon og instruksjoner skal gjør vedlikeholdet av anlegget/utstyret enklest mulig og ser til at MTBF og MTTR tallene blir henholdsvis så store og små som mulig. Denne delen skal inneholde følgende kapitler: Kapittel 1: Liste over alle dokumenter som er utarbeidet for det angjeldene fagområde. Kapittel 2: Kapittel 3: Kapittel 4: Generell teknisk informasjon (Tekniske detaljer, produksjonsdetaljer, tegninger og prinsipielle skisser, operatør beskrivelser og design detaljer med kalkulasjoner etc.) Sikkerhetsinstruksjoner (Beskrivelser av sikringstiltak under drift samt før og under vedlikehold) Sammenstilling og oppstart (Transport og håndtering, fundamentering, sammenstillingstegninger, start- drift- stopp- og nødstopp prosedyrer, utsjekkingslister, beskrivelser av hvordan man tar fra hverandre og setter sammen

12 Side: 12 av 13 utstyret, verktøylister, tiltreknings- (moment) krefter, vedlikeholdsprodukter som trenges for rengjøring og rensing etc.) Kapittel 5: Drift (Driftsmanualer, justeringsinstruksjoner for drift, vedlikeholdsinstruksjoner for drift etc.) Kapittel 6: Kapittel 7: Kapittel 8: Kapittel 9: Kapittel 10: Kapittel 11: Kapittel 12: Preventivt vedlikehold (Leverandøren må sette opp et vedlikeholdsprogram for hver del som trenger preventivt vedlikehold. Denne skal blant annet inneholde rengjøring, smørekart, justeringer, kalibreringer, utskifting av slitedeler, etterfyllinger etc.) Korrektivt vedlikehold (Feilsøkingsrutiner og -skjemaer. Beskrivelse av det mest omfattende vedlikeholdet som kan utføres på stedet som utskifting av havarerte deler, reparasjoner, demontering og montering av deler etc.) Reservedelslister (Alle komponenter som det kan bli aktuelt å skifte ut på grunn av ødeleggelse, slitasje etc. må føres opp på en reservedelsliste. Denne skal inneholde; referanse til tegning, beskrivelse av materialangivelse, leverandørens katalog/varenummer, lister med navn, adresser, telefonnummer, kontaktperson etc., referanser til standarder som delen er laget etter, for standardiserte deler; den virkelige produsentens navn etc. Listen bør utformes slik at den skiller mellom deler som anvendes i utprøvingsfasen, deler som anvendes i driftsfasen samt forslag til reservedelslager.) Elektrisk informasjon (Blokkskjemaer, koblingsskjemaer, enlinjeskjemaer, instrumentlister, monteringstegninger, kabellister, strømløpsskjemaer etc.) Mekanisk informasjon (Hydrauliske og pneumatiske data, Sammenstillingstegninger av enheter, partslister etc.) Software (Programvare på CD-ROM, forklaring til programmering og eventuelt utskrift av program) Kataloger (Standard kataloger for leverte mekaniske og elektriske komponenter) 6. Versjonsmerknad Ny utforming 7. Vedlegg V01 V02 V03 V04 V05 8. Kryssreferanser Krav til sluttdokumentasjon - tele og automatisering (K2-V-5) Krav til sluttdokumentasjon - bane (K2-V-6) Krav til sluttdokumentasjon - strømforsyning (K2-V-7) Krav til sluttdokumentasjon - signal og sikring (K2-V-8) Krav til sluttdokumentasjon - stasjoner og bygninger (K2-V-9) K2-5 Koding av utstyr og teknisk dokumentasjon S1-3 Definisjoner og forkortelser

13 Side: 13 av Eksterne referanser 1.1 Kravforskriften 3.1 Internkontrollforskriften 4.1 NS 5820 "Dokumentasjon av utstyrsleveranser" 4.2 NS 4137 "Arkivering-hulling av papir"