Prosjekteringsanvisning 7 Statsbygg sin anvisning for nyere versjon se statsbygg.no og dokumenter DRIFT OG VEDLIKEHOLD

Transkript

1 NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE EIENDOM Prosjekteringsanvisning. Drift og vedlikehold Fylke dato: Filnavn: ver188.doc FEF dato: Side 1 av 18 Prosjekteringsanvisning 7 Statsbygg sin anvisning for nyere versjon se statsbygg.no og dokumenter DRIFT OG VEDLIKEHOLD

2 Prosjekteringsanvisninger for Fylkeskommunen er inndelt etter fag tilsvarende NS Dokumentnavn: Prosjekteringsanvisning 1, generelle bestemmelser Prosjekteringsanvisning 2, bygning Prosjekteringsanvisning 3,VVS-tekniske anlegg Prosjekteringsanvisning 4, elektrotekniske anlegg Prosjekteringsanvisning 5, SD-anlegg Prosjekteringsanvisning 6, avfallshåndtering Prosjekteringsanvisning 7, drift og vedlikehold Prosjekteringsanvisning 8, krav til elektroniske tegninger Det forutsettes at alle som utfører planleggings- og prosjekteringsoppgaver for FK gjør seg kjent med gjeldende anvisninger for det aktuelle prosjekt. Anvisning 1 gjelder for alle fag. Avvik fra prosjekteringsanvisningene i et byggeprosjekt De prosjekterende står fritt i å foreslå alternative utførelser. Alternative utførelser skal avklares med prosjektleder og endelig utførelse skal dokumenteres skriftlig med godkjenning fra prosjektleder. Innhold: 1 FORMÅL 3 2 REVISJONER 3 3 DEFINISJONER 3 4 GENERELLE TEKNISKE KRAV GENERELT: UTENDØRSANLEGG BYGNINGEN TEKNISKE INSTALLASJONER 6 5 ROM/LOKALER FOR DRIFTS- OG RENHOLDSPERSONALE 7 6 AVFALLSHÅNDTERING I DET FERDIGE BYGG 8 7 GOLVOPPSETTING OG BEHANDLING AV NYE BELEGG GENERELT GOLVLEGGING GOLVOPPSETTING 9 8 MERKESYSTEM/ID-NUMMERERING (TVERRFAGLIG MERKESYSTEM) 10 9 OPPLÆRING AV DRIFTSPERSONELL OG BRUKERE DRIFT-/VEDLIKEHOLDS-/BEREDSKAPSAVTALER FDV-DOKUMENTASJON INNLEDNING KRAV TIL FDV-DOKUMENTASJON Generelt om FDV-dokumentasjon Dokumentasjon på papirformat Orientering om DV-innsamling Redigering Produktdatabase/Materialspesifikasjon Beskrivelser og produktinformasjon Igangkjørings- og kontrolldokumentasjon (xls eller pdf Bruksanvisninger ROLLEFORDELING FREMDRIFT AS BUILT -TEGNINGER AKTØRENES YTELSER MHT. FDV Entreprenørenes ansvar (til anbudstekst): KVALITETSSIKRING (KS) AV REGISTRERINGSARBEIDET HENVISNINGER 18 Pkt Side 2 av 18

3 1. Formål Målsetningen er at bygningen og de tekniske installasjonene skal ha gode driftsegenskaper og være tilrettelagt for enkelt vedlikehold og renhold. Forhold med hensyn til HMS skal være ivaretatt. Denne anvisning er generell og gjelder for alle bygg- og rehabiliteringsprosjekter der Fylkeskommunen er byggherre. FDV-manualer for alle fag skal utarbeides. Manualene skal baseres på RIF's "FDV-norm for bygninger". Før arbeidet med å lage manualene starter, skal normen gås igjennom sammen med tiltakshaveren. Godkjente manualer i 3 eks. skal overleveres ved ferdigstillelse av anlegget. 2. Revisjoner Ved utarbeidelse av denne prosjekteringsanvisning er det tatt utgangspunkt i bl.a. RIF FDVdokumentasjon for bygninger datert jan Definisjoner Eiendomsforvalter Driftspersonalet Teknisk dokumentasjon Bruker Rådgiver/ Arkitekt FDV-koordinator Entreprenør Leverandør ID-merking FDVdokumentasjon DV-innsamlingssystem FDV-system Eiendomsforvalter tilknyttet fylkeskommunenn Ansvarlig for drift og vedlikehold på bygget. All teknisk dokumentasjon for bygget. Eksempler er tegninger, spesifikasjoner for utstyr, beregninger, rapporter m.m. Dokumentasjon kan være både på papirformat og elektroniske medier. Prosjektets brukerrepresentant. Enhver aktør som har kontrakt med byggherren på planlegging og prosjektering. Forkortelse: RI/ARK (FDVansvarlig hos den enkelte). Hovedansvarlig for rutiner og frister for innlevering av FDVdokumentasjon. Oppgavene er definert i FDVytelsesbeskrivelsen. Enhver aktør som har inngått kontrakt eller avtale med byggherren på arbeider og leveranser. Forkortelse: ENTR (FDV-ansvarlig hos den enkelte). Underentreprenør/leverandør under ENTR. System for nummerering/identifisering av alle produkter tilført bygget, både bygningsmessige og tekniske installasjoner. Dokumentasjon av alle leveranser som forklarer forutsetninger, oppbygging, installasjon, funksjon, drift, vedlikehold av bygningsdeler, system, komponent. (FDV-instrukser) System for innsamling av FDV-dokumentasjon på digital form. System for planlagt drift og forebyggende vedlikehold. Side 3 av 18

4 4.1 Generelt: Nedenfor er listet opp krav til utendørsanlegg, bygningen og de tekniske anlegg. Listen er ikke uttømmende. RI/ARK skal ut fra erfaringer ivareta miljøhensyn og tilrettelegge for effektiv drift og vedlikehold ved planlegging og prosjektering. Det forutsettes nært samarbeide med Fylkeskommunenn og byggets forvalter i alle faser av prosjektet. 4.2 Utendørsanlegg Utendørsanlegg skal prosjekteres slik at drift og vedlikehold enkelt kan utføres. Parkeringsanlegg, innkjøringsveier, vareinntak/lasteramper og avfallsplasser skal anlegges slik at det ikke påfører innemiljøet noen form for forurensing, dvs. støv, gasser, lukt eller støy. Ved eventuell flomfare må anlegget prosjekteres slik at det ikke tar skade. Tilføringsveier og plass foran innganger skal ha fast dekke, kantstein og avrenning. Dersom det planlegges bruk av lift for renhold og vedlikehold av glassgårder, glassoverbygg, vinduer, tak og takrenner må terrenget tilpasses dette. Tekniske installasjoner (for eksempel transformator, nødstrømsaggregat, oljetilførsel, hovedkraner) skal ha god tilkomst. Deponi for snø ved snørydding må planlegges. Søppelcontainere skal plasseres med god tilkomst utenfra og innenfra. Papircontainere skal plasseres i god avstand fra bygning og forankres. Tekniske rom og kantinekjøkken skal ha god tilkomst for inn- og uttransport av utstyr og varer. Personalinngang skal ikke være felles med inngang for inn/uttransport av varer og avfall (økonomiinngang). Side 4 av 18

5 4.3 Bygningen Fasader og takflater skal m.h.t. utforming, materialvalg og overflatebeskyttelse medføre minst mulig vedlikehold. Bygningsdeler med begrenset levetid skal kunne skiftes ut på en teknisk og økonomisk forsvarlig måte. Bygningsdeler med behov for jevnlig vedlikehold må ha god tilgjengelighet uten bruk av spesialinnretninger. Glassfasader, glasstak og vinduer skal være tilgjengelig for vedlikehold og vask fra inn- og utsiden. Innvendig må glasstak kunne nås fra golvet - eller om nødvendig med travers eller fasadeheis. Ved bruk av mobilt løfteutstyr/lift må det tas hensyn til tilkomst (dører) og belastning på golv. Solavskjerming (faste, persienner, markiser, mv) skal tåle vind (stormsikre) og eventuelle snølaster. De skal tas hensyn til tilkomst for rengjøring og vedlikehold. Vinduer skal slå inn. Inngangsparti skal ha overbygg. Utvendig skal det være avskrapingsparti med rister og drenering. Innvendig skal det være nedfelt avskrapningsmatte. Vindfang og hovedinngangsparti/hall skal ha golvoverflate som tåler vått renhold. Eventuelt kunstverk innebygd i golv må være glassert, slipt, - eller kunne polishbehandles. Golvoverflaten skal ikke bli farlig glatt når den er våt. Inngangsdører, dører til varemottak og heis som brukes til varelevering skal ha metallbeslag/sparkeplate. Golvbelegg, lim og underlag skal være miljøvennlig, ha stor slitestyrke og tåle belastningene golvet vil bli utsatt for. Linoleum egner seg ikke i rom med stor fuktighet. Stein/skifer og flisgolv som ikke er glasserte må porefylles for å kunne reingjøres tilfredsstillende. Alle innvendige overflater skal kunne reingjøres. Horisontale utspring/flater, og åpne rør, kanaler, mv. samler støv og bør derfor unngås. Himlinger og lydabsorbenter skal lett kunne reingjøres. Mineralullsmatter over himling skal være fullforseglet. Innvendige betongflater, også over himling, skal støvbindes/overflatebehandles. Hvis det er fare for at fasadene kan bli oppholdssted for fugler, må nødvendige tiltak forberedes. Side 5 av 18

6 4.4 Tekniske Installasjoner Alle tekniske installasjoner skal ha optimalt energiforbruk og være drifts-, vedlikeholds- og renholdsvennlige. Det skal tas spesielt hensyn til plassering, plassbehov og tilgjengelighet til tekniske rom og kanal/rørføringer bl.a. for reparasjoner, utskiftninger, målinger og renhold. Ventilasjonsaggregater skal plasseres i tekniske rom innendørs dersom ikke annet er spesielt avtalt. Det skal være god plass for ut- og inntransport til/fra tekniske rom. All transport i teknisk rom og alle utskiftninger skal kunne skje uten at det er nødvendig å demontere andre installasjoner i rommet. Tekniske rom skal ha sluk og utslagsvask med varmt og kaldt vann. Utstyr, kanaler, rør, mv. skal være lett tilgjengelige i sjakter og over himlinger via luker, e.l. Lysrør og lyspærer må kunne skiftes uten bruk av spesialinnretninger. Det skal være færrest mulig typer av lysrør og lyspærer. Tekniske anlegg skal tilrettelegges for funksjonstesting og kontrollmålinger. Det skal planlegges med faste måleuttak i ventilasjons-, rør- og el.anlegg for registrering av energi- og vannforbruk, luft- og vannmengder. Dette skal danne grunnlaget for energioppfølgingsprogrammet som skal installeres. Side 6 av 18

7 5 Rom/lokaler for drifts- og renholdspersonale Rom/lokaler for driftspersonalet og renholdspersonalet skal være hensiktsmessig plassert. Rombehovet skal avklares med Fylkeskommunenn, senest i skisse- eller forprosjektfasen, dersom dette ikke er beskrevet i Rom- eller Byggeprogram. Har bruker eget driftspersonale kommer rom for disse i tillegg. Veiledende romnormer: (Er oppgitt for bygg med 1 driftsperson. Må justeres i h.h.t. byggstørrelse og kompleksitet) Driftspersonalet: Kontor (inkl. PC for SD-anlegg/brannalarm-anlegg, kontor-pc, planleggingstavle og plass til møter): 20 m². Kontoret plasseres sentralt nær hovedinngang (alternativt nær økonomiinngang), kontor for renholdsleder og helst ikke innenfor sikkerhetssoner. Kontoret skal ikke ligge i underetasje med mindre dette er en kontoretasje. Verksted (arb. benk, verktøyskap, avlastningsbord) med lager (for kjemikalier, løsemidler og maling): 25 m². Det skal være adkomst og håndteringsmulighet for lange gjenstander. Garasje/lager for maskinelt utstyr (opplagring, reparasjonssted): 20 m². Nær uteområdet og med mulighet for lagring av drivstoff.. Renholdspersonalet: Kontor renholdsleder: 10 m² Rengjøringsrom, moppevaskeri: m². Sentralt ved heis. Renholdslager for bøttetraller og maskiner: 10m² Rekvisita: 15 m² Bøttekott: 2-4 m². Sentralt plassert i korridorer i hver etg. Garderobe m/dusj for drifts og renholdspersonalet: 20 m². Hvilerom: 10 m². Avfallsrom: minst 15 m². Arealet tilpasses behovet i det enkelte bygg, se pkt 6. Plasseres med god tilkomst for avlevering og henting (nær økonomiinngang, heis, kantine). Side 7 av 18

8 6 Avfallshåndtering i det ferdige bygg. Det skal lages plan for håndtering av avfall i driftsfasen. Planen skal foreligge allerede i skisseprosjektet. Planen lages på grunnlag av funksjonsanalysen. Planen skal danne grunnlag for dimensjonering av økonomigård, arealer for avfallshåndteringen, plass til avfallsbeholdere i bygget, størrelsen på avfallsrommene og eventuelle komprimatorer eller andre tekniske innretninger for avfallshåndteringen. Planen skal omfatte analyse av: Avfallstyper og mengder Avfallsbehandling(håndtering) Oppbevaringsbetingelser/plassbehov Transport internt og eksternt Fylkeskommunenn og bruker skal i samarbeide med RI/ARK utarbeide planen. Endelig plan skal være avklart ved forprosjektet. Det vil være naturlig å legge opp til kildesortering for følgende avfallsfraksjoner: glass metaller drikkevarekartonger matavfall papir lysrør, maling, olje og spesialavfall Bygget skal ha avfallsrom med plass til tilstrekkelig store beholdere for alle typer fraksjoner. Avfallsrom for matavfall skal ha kjøling. Rommene må planlegges med god adkomst både når det gjelder store dører, snuplass og eventuell rampe. Økonomigården/avfallsrommet skal planlegges stort nok til å kunne utvide sorteringen med flere typer/fraksjoner i framtida. Økonomigården/avfallsrommet skal ikke ligge i nærheten av hovedinngang/publikumsadkomst og/eller slik at det oppstår luktproblemer i bygget Golvoppsetting og behandling av nye belegg Generelt Golvene må ikke bli ødelagt under byggeperioden, byggrenholdet og/eller oppsettingen av golvene før innflytting. Feilbehandling av golvene kan kort tid etter innflytting føre til stygge golv. For eksempel: pudring av pålagt polish på linoleum, parkettgolv der olje ikke tørker/oljen er tørket ut/oljen er vasket bort. Fylkeskommunenn anbefaler harde golvbelegg. Riktig lagt og behandlet er de enklest å holde reine ogskaper færrest inneklima diskusjoner. Byggeprosjekter skal normalt omfatte det som er beskrevet under byggrenhold. Etter dette skal bruker overta renholdet. Entreprenørene skal dekke kostnader for renhold dersom det utføres arbeider etter at byggrenhold er utført. 7.2 Golvlegging Golvene skal tildekkes umiddelbart etter at de er lagt. Tildekkingen må være så sterk at den tåler belastningen av transport og arbeid som skal foretas i byggeperioden. Det må også tas hensyn til fukt både fra dekket og fra arbeider som utføres. Det må ikke komme fuktighet på golvene da dette fører til skjolder eller direkte skader når vann blandes med byggesmuss og støv. Side 8 av 18

9 7.3 Golvoppsetting Byggrenholdet som utføres i Rent tørt bygg prosessen (se RIF s håndbok)) må anses som første trinn i oppsetting av golv. Det skal ikke brukes fuktighet på golvene før alt smuss og støv er fjernet. Støvet er alkalisk og sammen med fuktighet virker det som lut som fjerner eller skader leverandørens overflatebehandling. Spesielt gjelder dette for linoleum og parkett (tregolv). Dersom det er nødvendig med reingjøring av vegger, tak og vinduer etter at golvet er lagt skal følgende prosedyre benyttes: Det skal brukes minst mulig vann i renholdet. Støvet skal tørkes bort (også fra vinduskarmer og rammer), om mulig, med tørre kluter og mopper. Flekker tas bort med nødvendig fuktighet. Vinduene vaskes med forvasker og strykes av med nal. Karmer og rammer tørkes godt for all fuktighet. All fuktighet tørkes umiddelbart opp fra golvet. Det skal brukes minimalt med renholdsmidler og kun nøytrale (ph 6,5-8,5). Golv (førstegangsoppsetting) Førstegangsoppsetting skal gjøres før innflytting. Det kan gjøres sammen med byggreinholdet men som siste oppgave. Leverandørens overflatebehandling er det beste grunnlaget for viderebehandling av overflaten i det daglige renholdet. Linoleum- og vinylgolv Disse skal ikke skures med maskiner eller sterke alkaliske midler under oppsetting. Vannsøl må ikke forekomme sammen med byggstøv fra gips, sement eller andre alkaliske materialer. Etter avdekking skal belegget: 1. Støvsuges godt. Helst med støvsuger som har luftuttaket utafor bygget. (sentralstøvsuger el.) 2. Tørrmoppes. 3. Vaskes med nøytralt middel (ph6,5-8,5). Flekker fjernes med eget middel 4. Påføres 2 tynne lag med metallisert polish(vinyl med PUR-belegg el.) Skal ikke behandles med metallisert polish) 5. Alternativt skal det poleres med rød eller beige skive på høyhastighetsmaskin ( omdreininger/min). Det kan brukes spraykrem eller polish (også på PUR-belegg og lignende.) NB! Se golvleverandørens vedlikeholdsinstruks! Etter dette må det ikke komme fuktighet på belegget i forbindelse med støvende etterarbeider (boring i vegg og lignende.). Alt støv må fjernes (støvsuges og tørrmoppes) umiddelbart. Tregolv Det finnes i dag ferdig oljet parkett fra fabrikken. Denne trenger bare en lettere oljebehandling før innflytting. Etter avdekking skal golvet: 1. Støvsuges godt. Helst med støvsuger som har luftuttaket utafor bygget. (sentralstøvsuger el.) 2. Tørrmoppes. 3. Vaskes med nøytralt middel (ph6,5-8,5). Det skal ikke brukes vann på ubehandlet treverk. 4. Påføres nok herdende olje. 5. Tørkes av overflødig olje. 6. Glanse opp med rød polerskive på høyhastighetsmaskin ( omdreininger/min). Linolje er selvantennelig og kluter og skiver må vaskes med en gang eller kastes i brannsikker beholder. Side 9 av 18

10 8 Merkesystem/ID-nummerering (Tverr Faglig Merkesystem TFM) RI/ARK skal benytte et enhetlig, tverrfaglig merke-/id-nummer system for identifisering av alle produkter (dører, overflater, installasjoner, utstyr, rør, kanaler, ledninger/kabler, uttak osv). Id merking skal finnes på alle bygg- og anleggstegninger og i all annen dokumentasjon som RI/ARK produserer. Tverrfaglig merkesystem omfatter også en del generelle bestemmelser som skal benyttes uavhengig av hvilket ID-nummer-system som velges (bl.a. skiltutforming, omfang av fysisk merking osv). Dersom ID-/merkesystem ikke er beskrevet i byggeprogrammet skal RI/ARK avklare dette så tidlig som mulig i prosjektet. Ved nybygg (nytt kompleks) benyttes normalt TFM beskrevet i egen prosjekteringsanvisning. Senest i forprosjektfasen må grensesnitt mellom faggruppene avklares (eksempelvis grensesnitt for dørbeslag/sikringsanlegg). Bruk av løpenummer for systemkode avklares også. I detaljprosjektet avklares bruk av produktløpenummer. Forslag til merkesystem skal godkjennes av Fylkeskommunenn i hvert enkelt tilfelle Tilbygg/rehabilitering: Ved bygging innenfor eksisterende eiendomskomplekser (tilbygg, rehab. o.l). skal RI/ARK i samråd med Fylkeskommunenn avklare om merkesystemet skal tilpasses byggets/ bygningsmassens eksisterende merkesystem, - eller om TFM skal benyttes.. Fylkeskommunenn skal i alle tilfeller godkjenne merkesystemet. Fysisk merking: Alle utstyr/komponenter skal være fysisk merket før ferdigstillelse. Krav til fysisk merking og skiltutforming er angitt i egen prosjekteringsanvisning. Side 10 av 18

11 9 Opplæring av driftspersonell og brukere DRIFTSPERSONELL Driftspersonell skal gis nødvendig opplæring i drift og vedlikehold av både bygningsdeler og tekniske anlegg og utendørsanlegg. Opplæringen skal også omfatte bruk av FDV dokumentasjon (herunder instrukser, bruk av internkontroll for el-anlegg, tegninger, osv). RI/ARK skal i tilbudsdokumentasjon angi: Antall timer/dager den enkelte entreprenør skal tilby til opplæring. Hva opplæringen skal omfatte. Minimum er beskrevet i RIF-normen for FDVU dokumentasjon av jan Når opplæring skal foregå Hvem som skal delta. Opplæringsplan skal være godkjent av Fylkeskommunenn. BRUKERE Brukerne skal ha tilsvarende opplæring for anlegg som er brukerutstyr. I tillegg kreves opplæring i betjening av for eksempel laboratorieskap og lignende. 10 Drift-/vedlikeholds-/beredskapsavtaler Når det gjelder avtaler i forbindelse med FDV, må det skilles mellom bygg som Fylkeskommunenn skal forvalte og bygg som Fylkeskommunenn bygger for andre forvaltere. Drifts- og vedlikeholdsavtaler (Avtaler hvor ENTR eller andre skal drifte og vedlikeholde anlegget i en periode, f. eks i reklamasjonstiden. Bytte av komponenter som kompressorer og regulatorer samt materiell er inkludert) (NS3454 post 31, utskiftninger på post 42). Behovet for DV-avtaler skal avklares med Fylkeskommunenn. Det skal normalt kun innhentes tilbud på serviceavtaler for automatikkanlegg, kjøle- /varmepumpeanlegg, spesielle anlegg som styrer prosesser og enkelte typer anlegg som er pålagt kontroll, f.eks. heis, nødlys- og brannalarmanlegg. RI/ARK må i tillegg avklare med bruker hvilke av brukers anlegg (brukerutstyr f. eks. adgangskontrollanlegg, tele, osv) som det skal innhentes tilbud på Drift/Vedlikehold/beredskapsavtale på. Avtalene skal være en opsjon i anbudet/tilbudet. Drifts- og vedlikeholdsavtaler skal tilbys med varighet på ett år, - med opsjon for reklamasjonstiden (3 år). En avtale skal beskrives komplett med omfang for forebyggende- og akutt vedlikehold, feilretting inkl. arbeid og deler, reise, diett og andre bikostnader og eventuell oppgradering av programvare. Avtalene skal godkjennes av Fylkeskommunenn eller forvalter når Fylkeskommunenn ikke skal forvalte eiendommen. Fylkeskommunenn/forvalter står fritt til å avgjøre om hele eller deler av de tilbudte avtalene skal inngås eller om avtaler skal inngås med andre firmaer. Inngåtte drifts- og vedlikeholdsavtaler skal være en del av FDV-dokumentasjonen. Side 11 av 18

12 FDV-dokumentasjon Innledning Denne prosjekteringsanvisningen er styrende for utarbeidelse av FDV- dokumentasjonen. Den definerer minimum detaljnivå på dokumentasjonene, når dokumentasjonene skal foreligge, rutiner for innsamlingsprosessen og aktørenes ansvar. Det er viktig at FDV-dokumentasjonen er ensartet for alle fag. Fylkeskommunenn vil sammen med forvalter av bygget avklare system for innsamling av FDV-dokumentasjon. Anvisningen bygger på og er en videreføring av RIFs mal for innsamling av FDV-dokumentasjon, (revidert utgave av 2000). Krav Til FDV-Dokumentasjon Generelt om FDV-dokumentasjon For å få fram nødvendige opplysninger som underlag for DV-instruksene må de rådgivende sørge for en egen prisbærende post i anbudsmaterialet/kontrakter med entreprenørene. Omfang og rutiner er beskrevet i det etterfølgende og i ytelsesbeskrivelse for FDV. Alle leveranser som entreprenøren, hans underentreprenører og leverandører har tilført bygget, skal inngå i dokumentasjonen. All FDV-dokumentasjon skal innsamles og leveres på digitalt format i hht. Dokumentliste (vedlegg 1(ikke uttømmende)). Innsamlingsverktøy (TianDV/RIF/Jonathan osv) avklares med Fylkeskommunenn. Hovedinformasjon, ID.nr. og navn og noe grunnlagsinformasjon i databasen skal fylles ut av RI/ARK og eventuelle spesialrådgivere. Resterende informasjoner skal suppleres og fylles ut av entreprenør. FDV-dokumentasjonen skal være på norsk (svensk og dansk godtas) Innlevering av FDV-dokumentasjon skal inngå i prosjektets fremdriftsplaner med fastsatte milepæler. Innlevering av sluttdokumentasjonen skal fremgå. I tilbudsbeskrivelser skal det fremgå at; Mangelfull FDV-dokumentasjon regnes som en vesentlig mangel. Byggherren kan nekte overtakelse dersom ikke FDV- dokumentasjon er komplett og innlevert på riktig tidspunkt. Side 12 av 18

13 Dokumentasjon på papirformat Dokumentasjonen skal også leveres på papirformat i 3 eksemplarer. RI/ARKs FDV-ansvarlige har ansvaret for dette. Dokumentasjonen skal redigeres mest mulig likt det digitale systemet (hvor menyer og bookmarks brukes som innholdsfortegnelse). Omfang og redigering avklares med Fylkeskommunenn i hvert enkelt tilfelle før anbudsutsendelse. Det skal tas med egen prisbærende post på DV-instruks i papirformat. Minimum innhold/innholdsfortegnelse: Tegninger og tegningslister Orienteringer (Merkesystem, bruk av digital FDV-dokumentasjon(CD)) Drift og systeminformasjon. Funksjonsbeskrivelser. Teknisk dokumentasjon/produktinformasjon. Generelt om tilsyn og vedlikehold. Vedlikeholdsavtaler. Innreguleringsrapporter. Kontrolldokumentasjon. Dokumentasjon på papir leveres i permer m/stålkant. Permene fylles ikke mer enn 80%. På tegninger benyttes hullforsterkere. Permene deles inn med nødvendig antall skilleark slik at det er lett å finne frem. På permryggen skal fremgå: Prosjektnummer Kompleksnavn og kompleksnummer Byggnavn, og event. byggnummer. Fag (eks. 2 Bygg), permnummer Innhold (for eksempel Tegninger, Teknisk dokumentasjon ) Firmanavn og andre opplysninger skal ikke stå på permryggen Orientering om DV-innsamling All dokumentasjon skal være i elektronisk form. Produktdatablader skal fortrinnsvis leveres i originalt digitalt pdf-format. All skannet dokumentasjon skal være pdf. Kun tekstinformasjon kan eventuelt leveres i Word-format. Krav til tegningsmaterialet at angitt i Prosjekteringsanvisning nr Redigering Innsamlingen skal redigeres i.h.t. det dataverktøy som skal benyttes, TianDV, RIF, e.lign. Alle dokumenter skal til slutt linkes sammen via en Startmeny med undermenyer for det aktuelle fag/entreprise. Menymalene skal ha et enhetlig preg for alle fag. Hovedmeny (oversikt over alle entrepriser (fagområder), orienteringer, beskrivelser (generell informasjon). Entreprise (fag)meny (oversikt over produktdatabase, produktinformasjon, tegninger, skjemaer, kvalitetsikring, (delvis) beskrivelser. Produktinformasjonsmeny (se dokumentliste) Entreprenøren har ansvar for å samle inn og sette sammen all dokumentasjon for sine produkter til et enhetlig produkt som er styrt fra meny. RI/ARK har ansvaret for å samle dokumentasjonen fra den enkelte entreprenør og lage hovedmenyer som styrer dette. All dokumentasjon leveres på CD-rom/diskett. Dokumentasjonen struktureres på disketten i hht. et system RI/ARK setter opp. Denne mappestrukturen skal være felles for alle fag. Side 13 av 18

14 Produktdatabase/Materialspesifikasjon Systemet skal bygget opp av følgende hovedkapitler: Leverandørregister (xls) Leverandørregisteret skal være felles for hele FDV-dokumentasjonen. RI/ARK skal benytte dette registeret gjennom hele prosjektet som sin adresseliste og formidle det videre til entreprenørene slik at de benytter samme regneark. Leverandørregisteret skal inneholde informasjon om leverandører av utstyr og reservedeler. Minimum informasjon: Leverandørkode Leverandørnavn Adresse Telefon/telefaks/e-post Kontaktperson (stilling/navn) Utstyrsregister (xls) Alle bygningsdeler, systemer, komponenter og utstyr (produkter) skal spesifiseres med ID-nr. i hht prosjektets merkesystem/id-nummerering. Alle produkter i et system skal settes opp samlet. Følgende opplysninger skal inngå: ID-nummer Typebetegnelse - kapasitet/ytelse Produktinformasjon: All relevante opplysninger om produktet. (For eksempel NCS-nummer for maling, drosseltyper for armatur, lagertype for vifter/pumper) Elektriske tilkoblinger (om dette finnes) Mål - vekt - priser Lokalisering: Plassering i bygget Produsent/leverandør: Henvisning til leverandørregisteret Dokumentreferanser: Henvisning til vedlagte dokumenter for systemet/produktet Reservedeler: Henvisning til reservedelsregisteret Vedlikehold: Henvisning til vedlikeholdsregister Reservedelsregister (xls) Alle nødvendige opplysninger om reservedeler som er aktuelt å ha på lager eller som det normalt vil være naturlig å bestille i forbindelse med vedlikeholdsprosedyren. Spesialskjema (xls) I DV-datainnsamlingen inngår spesialskjema som skal benyttes for spesielle produkter; bl.a. pumper, vifter og vekslere samt alle produkter som inngår f.eks. i SD-system. Side 14 av 18

15 Beskrivelser og produktinformasjon Dokumentlista (vedlegg 1) definerer hvilken dokumentasjon som skal leveres i tillegg til informasjonen som oppgis på regnearkene. Lista er ikke uttømmende. Dokumentlista definerer hvem som leverer, skaffer underlag, produserer og har ansvar for å fremskaffe dokumentasjonen. All dokumentasjon RI/ARK og ENTR normalt utarbeider kan forlanges utlevert til byggherren. Funksjons- og systembeskrivelser (xls eller doc) Det skal leveres funksjons og systembeskrivelse som dokumenterer hva som er bygget/installert og at det fungere i hht forutsetninger. Herunder dimensjoneringer, statiske beregninger, avviksmeldinger, beskrivelser,, etc. Funksjonsbeskrivelser skal bygges opp etter NS 3455 Bygningsfunksjonstabellen på to-sifret nivå. Driftsbeskrivelser (xls eller doc) Skal minimum bestå av: Anleggsbeskrivelser som beskriver anleggets/utstyrets oppbygging og virkemåte trinn for trinn. Funksjonsbeskrivelse som skal beskrive hvordan systemet fungerer og hvordan det skal betjenes. Steg for steg beskrivelse av hvordan utstyr eller systemer skal settes i gang igjen ved Driftsproblemer. Vedlikeholdsbeskrivelser (xls eller doc) Det skal leveres vedlikeholdsbeskrivelser for alle bygningsdeler, systemer og komponenter som krever vedlikehold. Entreprenøren er ansvarlig for at denne dokumentasjon er i tråd med det som er bygget og montert. Vedlikeholdsoppgavene skal skrives for den enkelte jobb. Flere jobber kan være knyttet opp mot samme vedlikeholdsobjekt. Vedlikeholdsjobber av generell karakter (jobbkort/arbeidsordre) skrives inn i vedlikeholdsregisteret (Excel-ark). Mer spesielle vedlikeholdsbeskrivelser kan leveres på doc eller pdf format. Vedlikeholdsregisteret skal minimum bestå av: Hva som skal vedlikeholdes (bygningsdel, komponent). Intervall for vedlikeholdet og renhold. Jobbeskrivelse med antatt tidsforbruk. Personellkategori og nødvendig verktøy og utstyr. Plan for utskiftninger Spesielle tiltak innen HMS og miljø og/eller antikvariske tiltak I gangkjørings- og kontrolldokumentasjon (xls eller pdf) All informasjon i forbindelse med i gangkjøring, innregulering og kontroll av leveransene, som sjekklister fra besiktigelser, prøveprotokoller (tetthet/trykk/osv), innreguleringsrapporter, funksjonstester, ytelsestester, mengdemålinger, lyd/akustikk, inneklimamålinger etc. regnes som FDV-dokumentasjon. I tillegg skal digitale bilder tas av alle tekniske løsninger/føringer/utstyr som støpes eller bygges inn. (Eks. rør/ledninger, gulvvarme, kabler, utstyr/komponenter, spesielle fundamenter etc). Side 15 av 18

16 Bruksanvisninger Driftsplansjer I tekniske rom skal det henges opp laminerte driftsplansjer for hvert ventilasjons/kjøle/varmeanlegg som skal inneholde : Systemskjema, Komponentliste (ID-nr og fabrikat/kapasitet) Funksjonsbeskrivelse Orientering inkl. hvordan anlegget betjenes, regulering, sikringsautomatikk, meldinger og innstilte verdier. Feilsøkingsskjema Brukerveiledning RI/ARK skal utarbeide veiledning for brukerne av bygget. Brukerveiledningen skal være enkel og lettfattelige og tilpasset ikke-teknikere. Det skal lages brukerveiledning både for faste arbeidsplasser/kontorer og for fellesrom(slås opp på vegg). Entreprenørene skal levere brukerveiledning for laboratorieskap og lignende i hendig format. Brukerveiledningen skal gi generell informasjon om bygningen og tekniske anlegg, intensjoner (for eksempel inneklima/enøk), hvordan tekniske anlegg fungerer, betjening av termostater, ovner, persienner/solavskjerming, lys, data og telefonkontakter, brannalarmanlegget. Veiledningen skal inneholde henvisning til driftskontor (tlf., mail. mv.), og eventuelle til brukerrepresentanter. Dokumentasjonen skal leveres på elektronisk format. Fylkeskommunenn besørger trykking og utdeling til brukerne. Veiledning for renholdere RI/ARK skal utarbeide veiledning for daglig reinhold av golv. Veiledningen skal leveres Fylkeskommunenn på elektronisk format. Fylkeskommunenn har utarbeidet en generell som benyttes som underlag. 12 Rollefordeling Det skal tas hensyn til drift og vedlikehold av bygning og tekniske anlegg og uteområder allerede ved planlegging og prosjektering. RI/ARK har ansvar for at FDV-krav og forutsetninger som er beskrevet i Byggeprogram og Prosjekteringsanvisninger blir ivaretatt. RI/ARK skal kunne dokumentere at deres egenkontroll ivaretar og følger opp FDV-krav i alle prosjektets faser. Det forutsettes tverrfaglig samarbeide mellom planleggere, RI/ARK, bruker og Fylkeskommunenn. RI/ARK skal allerede ved kontraktsinngåelsen utnevne en FDV-ansvarlig for hver faggruppe. FDV-koordinatorens funksjon er bl.a. å følge opp at riktig FDV-dokumentasjon leveres til rett tid. Hvem dette er skal komme frem av adresseliste. RI/ARK skal fylle designdata for dokumentasjonen og teknisk merking inn i FDV datainnsamlingssystemet og oversende materialet til FDV-koordinator og Fylkeskommunenn for gjennomsyn før det oversendes entreprenørene. Entreprenørenes FDV-ansvarlige skal i løpet av byggefasen komplettere designdokumentasjonen med bygge- og anleggsinformasjon fra byggefasen og returnerer materialet til RI/ARK for kontroll. Dokumentasjonen skal kontrolleres løpende av RI/ARK gjennom hele byggefasen. Side 16 av 18

17 12.1 Fremdrift Fylkeskommunenn, RI/ARK og FDV-koordinatoren skal i fellesskap utarbeide en fremdriftsplan med startdato, viktige milepæler og sluttdato for innsamling av FDV-dokumentasjon, og oversikt over bygge- og koordineringsmøter hvor FDV er spesielt tema. Fremdriftsplanen skal revideres av FDV-koordinator når entreprenørene er valgt. Innsamling av FDV-dokumentasjon skal være en prosess som starter tidlig i byggefasen. Fylkeskommunenn skal kunne forlange utkast til dokumentasjonen fra entreprenørene tidlig i Byggefasen. Entreprenørene skal levere FDV-dokumentasjon for alle sine leveranser til RI/ARK for kontroll ihh til kontrakt, senest 60 dager før avtalt ferdigstillelsesdato. Kopi sendes FDV-koordinator og Fylkeskommunenn. Entreprenøren har frist for å levere ferdig FDV-dokumentasjon for kontroll 30 dager før overtakelse av hvert kontrollområde. Materialet oversendes RI/ARK, FDV-koordinator og Fylkeskommunenn. For entrepriser med prøvedrift skal dokumentasjon leveres før avtalt ferdigstillelsesdato. Komplett godkjent dokumentasjon skal foreligge innenfor fristen for sluttoppgjøret, jmf. NS RI/ARK skal kontrollere FDV-dokumentasjonen straks. Innstilling/(godkjennelse) sendes til FDV-koordinator og Fylkeskommunenn på et eget skjema (vedlegg 2) som viser hvem som har kontrollert og godkjent (sign.) FDV-dokumentasjonene. Fylkeskommunenn gir endelig godkjenning av FDV-dokumentasjonene. Dersom FDV-dokumentasjonen ikke godkjennes av Fylkeskommunenn, vil bygning/anlegg bli nektet overtatt, jf. NS Informasjonen skal senere legges inn i det FDV-verktøy som driftsorganisasjonen vil benytte As Built -Tegninger RI/ARK skal levere as built -tegninger. Dette gjelder også dokumentasjon som følger bygget og som ikke påvirkes av selve byggeprosessen. Entreprenøren har plikt til å registrere alle avvik i byggefasen og underrette RI/ARK som ajourfører tegningene. Krav til tegningsmaterialet og overleveringstidspunkt er angitt i egen prosjekteringsanvisning Aktørenes Ytelser Mht. Fdv. Ytelsene mht. FDV for RI/ARK er beskrevet i Fylkeskommunenns Ytelsesbeskrivelser. Det er den enkelte aktørs ansvar å sette seg inn i hvilke ytelser mht FDV han skal prisberegne i sin entreprise. Side 17 av 18

18 Entreprenørenes ansvar (til anbudstekst): Komplettere designdokumentasjonen, som RI/ARK har fylt inn i registreringsmalen med anleggsinformasjon fra byggefasen, til det foreligger en ferdig godkjent FDVdokumentasjon. Levere produktinformasjon (datablader osv se Dokumentliste). Funksjons- og systembeskrivelser (se Dokumentliste). Drift og vedlikeholdsinstrukser Fysisk merking av bygningsdeler og tekniske anlegg I samarbeid med Fylkeskommunenn, RI/ARK, FDV-koordinator og BL å utarbeide en fremdriftsplan med startdato, milepæler samt sluttdato for arbeidet. Samarbeids- og koordineringsoppgaver sammen med andre entreprenører og RI/ARK. Oversende RI/ARK registreringer av alle avvik fra tegningsmateriell, systemvalg, etc som er gjort i byggefasen. Jobbinstrukser og opplæring av driftspersonale og bruker 12.4 Kvalitetssikring (Ks) Av Registreringsarbeidet På grunn av det store omfanget av informasjon som skal registreres, er man avhengig av å ha kontroll over hvilken informasjon som allerede er registrert og hva som gjenstår. Rutiner med sjekklister og skjemaer skal utarbeides og brukes aktivt i KS-arbeidet. Det skal utarbeides KS-skjema for kontroll av metoder benyttet ved registreringen, for overlevert dokumentasjon og delvis for innhold i dokumentasjonen. FDV-koordinator har ansvar for dette. FDV-koordinator utarbeider "Sjekkliste for kontroll av FDV-dokumentasjon" som skal benyttes for å kontrollere om levert dokumentasjon er i henhold til krav i kontrakt. Dette skal resultere i tilbakemelding til entreprenørene: godkjent eller ikke godkjent. Eventuelle mangler med frist for nødvendige utbedringer spesifiseres i skjemaet. 13 Henvisninger - Andre aktuelle prosjekteringsanvisninger, generelle og for fagområdene Bygg, VVS og Elektro: - Lover, forskrifter, standarder, annen relevant faglitteratur etc: [1] RIFs FDV norm for bygninger [2] Plan og bygningsloven av NS3451 Bygningsdelstabell NS3455 Bygningsfunksjonstabellen NS 3420/21 Beskrivelsestekster for bygg og anlegg NS 8405 Alminnelige kontraktsbestemmelser for utførelse av bygg og anleggsarbeider. Vedlegg til denne PA-en: Dokumentliste vedlegg 1 Skjema FDV-dokumentasjon vedlegg 2 Side 18 av 18