Brukerveiledning. drofus versjon Nosyko AS DOKUMENTDATO: Rådhusgt. 17 Telefon: Oslo Telefaks:

Transkript

1 Nosyko AS Rådhusgt. 17 Telefon: Oslo Telefaks: Epost: Web: Brukerveiledning drofus versjon DOKUMENTDATO:

2

3 Del 1: Generelt Innledning Om dette dokumentet Hva er drofus Installasjon Systemkrav Installasjonsprosessen Automatiske programvareoppdateringer Generelt om bruk av programmet Pålogging Språk Navigering Formatert tekst og bruk av hyperlinker Hurtigtaster Innstillinger DEL 2: Rom og funksjoner Rom og romkjerneopplysninger Innledning og begreper Opprette rom og funksjonsstruktur Romoversikt Romkjerneopplysninger Romnavn oversikt Grupper Krav til rom og funksjoner Generelt om kravsetting i drofus Standardrom og maler Innledning og begreper Standardrom/maler i drofus Maler i drofus Romfunksjonsprogram (RFP) RFP fra standardrom Avledet RFP Unik RFP Oppretting og sletting av RFP tilknytning Åpne RFP vinduet for redigering eller lesing RFP skjermbildet Grupper Bruk av både standardrom og grupper Regler/begrensninger ved bruk av grupper Bruk av grupper i drofus Funksjonsprogram Innledning Oversikt Endre data Se og endre data for flere felter av gangen Navigasjon Visninger Rapporter

4 DEL 3: Utstyr Planartikler Innledning og begreper Artikkeloversikt Bilder og dokumenter til artikkelen Tilleggsartikler NS3420 koding av artikler Utstyr i rom Innledning og begreper Oppretting og sletting av utstyrslister Endring av utstyrslister Endring fra artikkeloversikt Eksisterende utstyr Innledning Oversikt Registrering Kopiering og registrering av flere like komponenter Import fra MS-Excel Kontroll for underprogrammering og overprogrammering Innledning Oppretting og sletting av regler Kjøring av regler DEL 4: Rombehandling Rombehandlingsskjema Innledning Oppretting og sletting av rombehandlingsskjema Åpne rombehandlingsskjema for redigering / lesing Rombehandlingsskjema Rapporter og eksport Del 5: Logger og rapporter Logger Generelt om logger Loggvindu Logg med endringsliste Logg med loggnotat Bilder / dokumenter Bilder Dokumenter Rapporter Rapport begrensninger / utvidelser Oversikt over rapporter Rapport på utvalgte RFP opplysninger / artikkelspesifikasjoner Utskrift og lagring av rapporter Endring og lagring av rapporter i andre formater Andre rapporter i MS-Excel Eksportering av data Eksportering til MS-Excel og MS-Word Eksportering til XML Eksportering til IFC Eksport til NS

5 18. Importering og oppdatering av data Importere rom fra MS Excel Oppdatering av rom fra MS-Excel Import av artikler fra MS-Excel Oppdatering av artikler fra MS-Excel Import av eksisterende utstyr IFC (Industry Foundation Classes) Om IFC Bruk av IFC i drofus Brukerstøtte Brukerstøtte Rapportering av feil og mangler

6 Del 1: Generelt Generelt om bruk av programmet og installasjon 5

7 1. Innledning 1.1. Om dette dokumentet Dette dokumentet gir en innføring i bruk av programmet drofus: installasjon, sentrale begreper og navigering. Det forusettes at du er kjent med navigering og bruk av Windows programmer og at du kjenner noe til den arbeidsprosessen du skal bruke programmet i. Vi anbefaler alle som skal bruke drofus om å lese gjennom hele dette dokumentet, eller de delene som omhandler den funksjonaliteten du skal bruke. Samtidig som du leser, bør du ha tilgang til drofus slik at du kan klikke deg rundt og følge forklaringene, samt prøve deg frem litt. Dokumentet er delt inn i deler som tilsvarer funksjonalitetsmoduler i programmet. Du bør lese de delene som omhandler de modulene du skal bruke. I de første kapitlene står det generelle ting slik som installasjon og generelle tips. De påfølgende delene beskriver følgende: 1. Generelt. Denne delen omhandler generelle tips om bruk og installasjon av programmet. Bør leses av alle. 2. Rom og funksjoner. Denne delen beskriver sentrale konsepter som rom, romkjerneopplysninger og funksjoner. Videre ser vi på hvordan vi setter krav til funksjoner (funksjonsprogram) og rom (romfunksjonsprogram). 3. Utstyr. Denne delen omhandler modul for utstyrsplanlegging inkludert overflyttbart utstyr og regelsjekking mot RFP. 4. Rombehandling. Denne delen omhandler bruk av modulen for rombehandlingsskjemaer. 5. Logger og rapporter. Felles funksjonalitet for de ovenstående modulene. Beskriver bl.a. bruk av logger, rapporter og eksportering av data. For anskaffelsesmodulen er det laget en egen brukerveiledning: Anskaffelse i drofus. For teknisk informasjonsdatabase (TIDA) er det også laget et eget hjelpedokument. Det er også utarbeidet en brukerveiledning for brukere med administrasjonsrettigheter i drofus. Siste versjon av disse dokumentene er tilgjengelige fra våre websider: Om du skulle finne feil i dokumentet eller det er noe du mener mangler, nøl ikke med å ta kontakt! For en mer formell gjennomgang av funksjonaliteten i programmet henviser vi til dokumentet Programspesifikasjon av drofus Hva er drofus drofus er en applikasjon og et databaseverktøy for å støtte arbeidsprosessen ved romfunksjonsprogrammering og utstyrplanlegning. Konseptet er å kunne knytte sammen informasjon om rom-, romfunksjons-, rombehandlings- og utstyrsdata i en felles database. drofus er et prosjekt og sektor uavhengig program og brukes i alle typer bygg uavhengig av byggets kompleksitet. drofus er tilrettelagt for å kunne gjøre 6

8 store tilpasninger til det enkelte prosjekt, slik at programmets funksjonalitet og utseende kan variere fra prosjekt til prosjekt. Programmet tilpasser seg også hvilke rettigheter den enkelte har i prosjektet og vil således se annerledes ut for en utstyrskonsulent og en romfunksjonsprogrammerer. drofus er en klient-tjener applikasjon, der du arbeider mot en sentral databasetjener over Internett. Dette gjør at flere kan jobbe mot de samme dataene uavhengig av geografisk lokasjon og at det gir stor fleksibilitet i forhold til hvor du velger å jobbe fra. 7

9 2. Installasjon 2.1. Systemkrav Generelle krav Minimum Anbefalt Operativsystem Windows 98 Windows XP/Vista/Windows 7 Minne 64 MB 128 MB Ledig diskplass 20 MB Internettilgang 56k modem ADSL/SDSL eller annen fast Internettilkobling. Andre programmer Adobe Reader MS-Excel for Excel eksport MS-Word for Word eksport. Programmet er designet og testet for nyere versjoner av Windows og all funksjonalitet vil derfor ikke være tilgjengelig i de eldste versjonene. Ingen data lagres lokalt på maskinen, men lagres på en server for at alle skal kunne se endringer som blir gjort med en gang. Dette medfører at mye data overføres over Internett som igjen betyr at jo raskere linje en har jo bedre. Vi har testet programmet over så lav linje som 56k modem og det fungerer, men skal du jobbe fast med dette programmet, anbefales det at du har en fast tilkobling. Som bruker er du nødt til å være tilknyttet Internett hele tiden mens du bruker programmet. Port 5432, 80 og 8180 må være åpne for at programmet skal virke. Enkelte brannmurer kan derfor gjøre at programmet ikke fungerer. Kontakt din lokale it-administrator hvis du ikke klarer å logge på. Andre programmer Alle rapporter som blir generert av drofus, blir laget i PDF (Portable Document Format) format. Du trenger derfor Adobe Reader for å kunne lese og skrive ut disse rapportene. Programmet er gratis og kan lastes ned fra Adobe sine hjemmesider: For å kunne benytte deg av muligheten til å eksportere data til Microsoft Excel og Microsoft Word må du ha disse programmene installert. Se avsnitt

10 2.2. Installasjonsprosessen Last ned nyeste versjon av drofus Nyeste versjon av drofus kan til enhver tid lastes ned fra Nosyko's drofus sider: Installer drofus Etter nedlasting kjører du installasjonsprogrammet (dobbeltklikk på drofus-setup.exe som du lastet ned) og følger instruksjonene på skjermen. Når dette er gjort kan du senere starte programmet ved å velge det fra startmenyen. Avinstallering For å avinstallere drofus velger du bare Avinstaller drofus fra drofus katalogen I startmenyen Automatiske programvareoppdateringer. Ved innlogging vil drofus sjekke om nye versjoner av programmet er tilgjengelig. Om dette er tilfelle vil du få valget om du vil installere nyeste versjon. Det anbefales at du svarer Ja når du får dette valget da nyere versjoner vil inneholde ny funksjonalitet og eventuelle feilrettinger. Merk at hvis du bruker Windows Vista må du starte drofus som administrator for å oppdatere. Det vil normalt ta kort tid å laste ned en ny versjon. 9

11 3. Generelt om bruk av programmet 3.1. Pålogging Når du starter programmet blir du bedt om å logge deg på et prosjekt. Du trenger følgende informasjon for å kunne gjennomføre dette: Brukernavn/passord: Du vil motta et personlig brukernavn/passord fra Nosyko eller fra prosjektets administrator. Vennligst ikke bruk andres brukernavn/passord eller gi fra deg ditt til andre. Dette av sikkerhetsmessige grunner og fordi programmet endrer funksjonalitet etter rettighetsnivå, samt at logg av endringer baserer seg på din identitet. Du kan selv endre ditt eget passord etter pålogging ved å velge menyen drofus -> Endre eget passord. Tjener: Dette er IP adressen eller navnet på tjeneren du ønsker å koble til. Normalt vil dette være db.nosyko.no eller db2.nosyko.no. Database: Dette er navnet på prosjektdatabasen du ønsker å logge på. Denne informasjonen mottok du sammen med brukernavn/passord og er gjerne en forkortelse for prosjektets navn. Husk at du må være tilkoblet Internett hele tiden når du bruker programmet Språk drofus har støtte for flere språk. Når du installerer drofus velger du standard språk for programmet. Dette kan endres under menyen drofus->innstillinger. I drofus har imidlertid hvert prosjekt sitt standardspråk, uavhengig av hvilket språk du som bruker har valgt. Dette fordi man i de aller fleste tilfeller ønsker at ledetekster og data som fylles ut i programmet er på samme språk. Når du logger på et prosjekt som har et annet språk enn det du har valgt blir du derfor spurt om du vil bytte til dette. Det anbefales å gjøre dette Navigering Programmet er navigeringsmessig stort sett lagt opp som andre Windows programmer. Merk allikevel er par generelle tips greie å huske på: Menyer og verktøylinjer På menylinjen vil du til enhver tid finne all aktuell funksjonalitet for det aktive vinduet. Prosjektets hoveddeler som romliste og standardromliste finner du under menyen Prosjekt. Høyreklikk: I lister, f.eks. romliste vil aktuell funksjonalitet på et bestemt rom være lettest tilgjengelig ved å klikke med høyre musetast på rommet. All Figur 1: Eksempel på valg fra høyreklikk menyen 10

12 funksjonalitet vil også være tilgjengelig fra hovedmenylinjen og noe fra hurtigtaster. Høyreklikkmenyen er ofte også tilgjengelig ved å trykke på SHIFT+F10 eller på spesialtasten for dette på en Windows tastatur (ofte mellom CRTL og Windows tasten til høyre på tastaturet). Bruk av listevinduer I store lister (som romlisten) vil det ofte være nyttig å sortere på en bestemt kolonne og dette gjøres ved å klikke på overskriften øverst i listen på det feltet du ønsker å sortere etter. Ved å klikke en gang til vil du få listen sortert i omvendt rekkefølge. Eksempelvis kan du i romlisten sortere listen alfabetisk etter romnavn ved å klikke på øverst i romnavn kolonnen. I alle lister kan en også omorganisere rekkefølgen på kolonnene. Dette gjøres ved at en klikker på overskriften og drar kolonnen til ønsket posisjon. Rekkefølgen huskes mellom hver gang du benytter drofus. Ønsker du å tilbakestille til original rekkefølge kan du høyreklikke og velge Legg til/fjern kolonner og tilbakestill. I noen av listevinduene (som romlisten) er det er også mulig å markere flere rader av gangen og så utføre en operasjon på alle disse. Figur 2: Eksempel på knytninigen mellom rom og standardrom Flere rader etter hverandre kan markeres ved å klikke på den første raden du vil markere, så trykke og holde Shift tasten inne og klikke på den siste raden du vil markere. Hvis en vil markere flere rader som ikke nødvendigvis kommer etter hverandre kan en, eventuelt i kombinasjon med metoden over, holde Ctrl tasten inne mens en klikker på de radene en vil ha med. Når flere rader er markert kan en høyreklikke på en av de markerte radene og velge hva som skal gjøres med alle. Eksempelet til høyre viser et tilfelle der en ønsker å tilknytte seks kontorer til å ha RFP fra samme standardrom og istedenfor å gjøre dette for hver og en av dem, markerer en bare de en ønsker, og velger deretter som vanlig. I lister generelt åpnes det mest vanlige valget ved å trykke RETURN på elementet. I spesielle vinduer har du flere hurtigtaster (se 3.5) Alle lister i programmet kan eksporteres til MS-Excel ved å trykke CTRL+E mens man har fokus i listen. Enkelte av de viktigste listene i programmet kan du som bruker også tilpasse ved å høyreklikke i listen og velge Legg til/fjern kolonner. En dialog tilsvarende den under vil vises avhengig av hvilken liste du er i. 11

13 Hvilke valg du gjør her vil bli husket inntil du gjør andre endringer. Tilbakestill vil sette valgene tilbake til forhåndsdefinerte kolonner. Enkelte av kolonnene kan føre til at det tar lenger tid å søke og navigere i listen. Disse er markert med oransje. Normalt vil dette ikke være merkbart, men for eksempel antall forekomster i artikkelvinduet kan gjøre at listen blir tregere. Figur 3: Legg til/fjern kolonner Frem og tilbakenavigering I de fleste detaljvinduene (RFP, utstyr i rom, artikkelspesifikasjon, tilleggsartikler osv.) finnes det frem- og tilbakenavigeringsknapper i vinduet. Disse lar deg åpne informasjon til h.h.v. neste eller forrige rom/artikkel i den bakenforliggende listen, den listen du åpnet vinduet fra. Hvis du derimot klikker på den lille pilen ned på siden kan du velge å gå opptil ti hakk i hver retning (se figur). Du kan også bruke tastene ALT+Høyre/Venstre for å navigere uten mus. Eksempel: Fra romlisten kan det åpnes to detaljvinduer; utstyr i rom og RFP. Disse har begge frem og tilbakenavigering, men vil ha forskjellig betydning. Begge vil gå frem og tilbake avhenging av hvordan romlisten er sortert (se avsnittet over). Neste i denne sammenhengen vil si neste nedenfor i romlisten. Er den sortert på Figur 4: Rom uten RFP er utilgjengelige romfunksjonsnummer vil neste rom bli neste gyldige rom i henhold til romfunksjonsnummeret, hvis en istedenfor velger å sortere romlisten på f.eks. romnavn vil forrige/neste gå alfabetisk gjennom rommene som vises i romlisten. Med gyldige rom menes neste rom som har de kravene vi er ute etter. I utstyr i rom vil en bevege mellom de rommene som har fått opprettet en utstyrsliste, men i et RFP vindu vil neste bety neste rom i romlisten som har opprettet RFP. I menyen som kommer ned når en klikker på den lille pilen ved siden av forrige/neste knappen vil alle ikke-gyldige rom bli grå og ikke mulig å gå til. Ved lukking av det bakenforliggende vinduet vil det derfor naturlig nok ikke være mulig å navigere frem og tilbake lenger og disse knappene blir ikke tilgjengelig lenger. Excel/Word eksport av lister Alle lister i programmet kan eksporteres til MS-Excel og MS-Word. Plasser fokus i listen du ønsker å eksportere og trykk henholdsvis CTRL+E eller CTRL+W for Excel eller Word. Dette krever at Excel er installert på maskinen. 12

14 3.4. Formatert tekst og bruk av hyperlinker I alle tekstefelter i drofus har prosjektene mulighet til å benytte seg av formatert tekst. Formatert tekst tekstfelt skiller seg fra et ordinært tekstfelt ved at du vil se formateringsvalg over selve tekstfeltet. Disse formateringsvalgene inkluderer fet skrift, kursiv, understreket tekst, punktliste, nummerert liste og fargevalg. I tillegg er det mulig å skrive inn hyperlinker til internettsider og lokale filer. Merk at man må skrive inn hele URL en for at linken skal kunne benyttes, for eksempel: Hyperlinken vil også være aktiv i PDF-rapporter generert fra drofus der URL er er brukt. Formatert tekstfelt kan implementeres i alle skjemaer i drofus som RFP skjema, artikkelvinduet, funkjsonsprogrammet, rombehandling og innkjøpsmodulen. For å legge til formatert tekstfelt kontakt prosjektets administrator eller Nosyko AS Hurtigtaster I de fleste vinduer, spesielt trær og lister kan du navigere uten bruk av mus. Under følger en liste generelle hurtigtaster og for enkelte spesielle vinduer Generelt F5 TAB SHIFT+TAB CTRL+P RETURN ALT+høyre/venstre Piltaster i et trevindu SHIFT+piltaster SHIFT+F10 CTRL+F4 CTRL+TAB ALT+F4 CTRL+E CTRL+W Frisk opp listen Gå til neste felt/vindu Gå til forrige felt/vindu Skriv ut Åpne element i en liste I vinduer som har frem og tilbakenavigering, naviger neste/forrige Naviger i trevinduet Naviger i trevinduet uten å friske opp listen (raskere!!) I lister, ta frem høyreklikkmeny (kan også bruke spesialtast) Lukk aktivt vindu Bytt aktivt vindu (sirkulerer mellom åpne vinduer) Avslutt programmet Eksporterer en liste til MS-Excel Eksporter en liste til MS-Word Romlisten SHIFT+piltaster RETURN SHIFT+RETURN CTRL+RETURN F3 Naviger i funksjonstre uten å friske opp romlisten Åpne RFP Åpne romkjerne Åpne utstyrliste Gå til søkefeltet Artikkelliste RETURN SHIFT+piltaster F3 Åpne artikkel Naviger i funksjonstre uten å friske opp romlisten Gå til søkefeltet RFP-/Artikkel vindu ALT+Opp/Ned Blar til forrige/neste flagg/tabulator i RFP/Artikkelspesefikasjonen 13

15 ALT+Høyre/Venstre Blar til forrige/neste rom 3.6. Innstillinger Du kan spesifisere noen brukerdefinerte innstillinger fra programmet. Disse trenger du normalt ikke gjøre noe med, men det kan være greit å vite om dem. Velg menyen drofus -> Innstillinger. Her kan du endre følgende: Bekreft før avslutting: Hvis denne er krysset av vil du få spørsmål om å bekrefte når du lukker eller avslutter programmet. Språk: Velg standardstråk som drofus starter i. Merk at programmet vil be deg skiftet til prosjektets språk, uavhengig av denne inntillingen. NS3420: Full filbane til NS3420 database. Slett brukerinnstillinger: Her kan du slette alle lagrede innstillinger slik som lagrede forhåndsvalg for tjener og database når du logger det inn. Slett lagrede vindusstørrelse: Sletter vindusstørrelser som huskes fra gang til gang. Dette vil også tilbakestille innstillinger om kolonner til anbefalte/forhåndsdefinerte. Både bredder, posisjon og hvilke kolonner som skal vises. 14

16 DEL 2: Rom og funksjoner Moduler for funksjon og romfunksjonsprogrammering 15

17 4. Rom og romkjerneopplysninger 4.1. Innledning og begreper Det mest sentrale begrepet i programmet er et rom. Rommene er plassert i en funksjonell struktur, som deler bygget opp i funksjonelle enheter. Det er gjerne to eller tre nivåer i denne strukturen. Den funksjonelle plasseringen til rommet har ingen direkte sammenheng med rommets geografiske plassering og lokalisering. Rommet identifiseres unikt ved et romfunksjonsnummer. Rommet beholder dette nummeret under hele byggeprosjektet, og nummeret blir aldri gjenbrukt innenfor samme prosjekt på et annet rom. Romfunksjonsnummeret er bygd opp av rommets plassering i funksjonsstrukturen, samt et løpenummer, f.eks. vil rom nr være plassert slik: 01 Institutt for informatikk (nivå 1) - 01 Undervisning (nivå 2) Auditorium (rom) For å slette ett rom må du ha administrasjonsrettigheter. Som oftest slettes aldri rom når de er opprettet, men kan merkes som utgått hvis de ikke lenger skal være med i prosjektet. Skal et rom flyttes til et annet sted i strukturen, vil du bli spurt om du vil merke det opprinnelige rommet som utgått og et nytt rom opprettet med et nytt romfunksjonsnummer. Du vil også få et valg om å flytte rommet. Denne operasjonen bør ikke benyttes når romfunksjonsnummeret er i bruk i prosjektet fordi de gamle numrene vil kunne gjenbrukes. Rommet har en del sentrale egenskaper som beskrives i romkjerneopplysningene. Dette er informasjon som: Romfunksjonsnumnmer, navnet på rommet, beskrivelser av rommet, andre romnummer (tegningsnummer, prosjektert/geografisk romnummer og bruksnummer), programmert areal (rommets planlagte størrelse), og prosjektert areal (rommets endelige størrelse slik det er tegnet av arkitekten). Endringer i rommets kjerneopplysninger samt andre vesentlige endringer i rommet blir logget til en logg som kalles romlogg. Rommet tilknyttes videre andre opplysninger, slik som romfunksjonsprogram (RFP) og utstyrsliste. Dette er opplysninger som rommet ikke automatisk har, men som må opprettes på hvert enkelt rom. Disse begrepene er forklart senere i dette dokumentet Opprette rom og funksjonsstruktur Det finnes flere måter å opprette en romliste i drofus. Du kan manuelt opprette funskjonsstruktur og rom fra romoversikten, du kan importere fra Excel eller du kan opprette rom fra en IFC-modell. IFC funksjonaliteten er detaljert forklart i en egen brukerveiledning som er tilgjengelig fra Hvordan en importerer en romliste fra Excel er forklart i kapittel 18. Manuell oppretting av rom og funksjonsstruktur Før man kan opprette et rom må man opprette et nivå (funksjon) rommet skal ligge under. For å opprette et nivå i funksjonsstrukturen høyreklikk på 16

18 prosjektnavnet i romoversikten og velg Ny avdeling (se figur 5). Dette valget kan ha forskjellige navn fra prosjekt til prosjekt. Du kan også gjøre denne operasjonen for å lage undernivåer. Dette har du kun tilgang til hvis du har rettigheter til det. Hvor dyp (hvor mange nivåer under hverandre) Figur 5: Opprette funksjonsstruktur strukturen kan være og hva de ulike nivåene skal hete (avdeling,seksjon osv) settes av administrator av prosjektet. Rom kan kun opprettes i nivå som ikke har undernivåer det vil si at du må stå på laveste nivå for å opprette rom. Når du legger til et rom (Legg til rom fra verktøylinjen), vil du få frem romkjernevinduet for utfylling av kjerneopplysninger under listen over rom. Mer om grensesnittet i romlisten kommer i neste kapittel. Alle funksjoner du ellers kan gjøre på et rom, er tilgjengelig ved å høyreklikke på rommet. Hvis du merker et rom som utgått vil rommets prosjekterte areal settes til null og all tilknyttet informasjon (RFP, utstyr, rombehandlingsskjema) slettes Romoversikt Tilgang til rom er primært gjennom romlisten som kan åpnes fra menyen Prosjekt -> Romoversikt, eller fra velkomstvinduet. Til venstre i vinduet vises prosjektets funksjonsstruktur (funksjoner og delfunksjoner). Hvis du velger et nivå vil du få frem alle rom under dette nivået samt dets undernivåer i listen til høyre. I denne listen vises rommets funksjonsnummer og navn, arealer og status for RFP, utstyr og rombehandling. Dette er beskrevet senere i dette dokumentet. Figur 6: Eksempel på grensesnittet i romoversikten Til venstre i romoversikten finner vi to faner; Funksjoner og Grupper. Under Funksjoner ligger funksjonsstrukturen, mens under Grupper vil en se hvilke romgrupper som er definert for prosjektet. Hvordan rom knyttes til grupper er forklart senere i dette kapittelet. 17

19 Ved å markere en funksjon i funksjonsstrukturen får du frem alle rom som ligger under denne funksjonen i listen til høyre. Ved å bruke Åpne knappen som ligger over rommene kan du velge å se rommets RFP, utstyr i rom eller romkjernopplysninger. Ved å velge RFP eller utstyr i rom åpner du de respektive vinduene for RFP og utstyr. Men velger du romkjerne vil skjermbildet dele seg i to. Øverst vil du ha rommene fra den funksjonen du har valgt. Nederst vil du se romkjerneopplysninger for det rommet som er markert i romlisten. På statusbaren nederst vises antall rom og arealsummer. Foran hvert rom vises et statusikon. Dette har følgende betydning: Ikon Betydning Rommet er ikke tilknyttet noe RFP skjema Rommet er tilknyttet et RFP skjema Det er registrert en merknad/notat på dette rommet. Rommet er utgått. Romlisten viser i utgangspunktet ikke utgåtte rom. For å vise dette kryss av for Vis utgåtte rom i verktøylinjen. Notat/ Gul lapp til rom Til rommet kan det knyttes en merknad/notat. Hvis rommet har en slik merknad vises dette med et eget ikon ( ) i romoversikten. Notatet fremkommer også i RFP vinduet og utstyrslisten. Et notat kan endres, slettes eller opprettes ved å høyreklikke på rommet og velge Notat eller ved å gå til Notat fanen i romkjernopplysningene. Søk Knappen Søk åpner en søkedialog. Hvis du vil gjøre et enkelt søk på f.eks. navn eller romfunksjonsnummer kan du istedenfor benytte hurtigsøk, se under. Figur 7: Dialogboksen for søk 18

20 I søkedialogen velger du først hvilket felt du vil søke på ved å trekke ned den første nedtrekkboksen. Hvis du velger RFP eller rombehandlingsspesifikasjon kan du også velge enkelte felt i RFP eller rombehandling. Når du har valgt felt velger du søkekriterie og verdi, f.eks. større enn 100 eller Er lik Ja. Du vil få ulike valg avhengig av om feltet er et tall, Ja/Nei eller tekst. Du kan legge til flere kriteriet ved å trykke på plusstenget ved siden av det nederste kriteriet. Hvis du vil fjerne et kriteriet kan du trykke på minus tegnet. Øverst kan du angi hvorvidt du vil at alle kriteriene skal oppfylles eller om det holder at ett av dem er oppfylt. Du kan lagre et søk for senere bruk. Trykk på lagre knappen og gi søket et gjengkjennelig navn. Du kan senere hente det opp igjen fra nedtrekkboksen nederst i bilde eller direkte fra romlisten ved å trekke ned søkeknappen. For tekst finnes det to typer kriterier som krever noe nærmere forklaring: Mønster: Mønster lar deg lage et mer presist søkeuttrykk der du kan benytte? og * som jokertegn for å betegne henholdsvis et vilkårlig tegn eller flere vilkårlige tegn. Du benytte for å betegne eller og gruppere uttrykk med parates. Uttrykket S1??(N M)* vil gi det alle som begynner med S1 og har enten N eller M som 5 tegn. Uten mønster betyr alle unntatt de som treffer. Eksempelvis vil da *BA gi alle som ikke slutter med BA. Regulært uttrykk: Med regulære uttrykk kan man utforme svært avanserte søkeuttrykk på mønster i tekst. Dokumentasjon på dette kan du finne her: Hurtigsøk i romlisten Øverst i verktøylinjen finner du et søkefelt for å søke ette rom (du kan også trykke F3 for å komme til dette feltet). Når du søker her vil rom som inneholder ordet du søker etter i enten romnavn, rombetegnelse, romfunksjonsnr, prosjektert/geografisk romnr, bruksromnr være en del av resultatet. Dette vil si at søker du på kontor så vil du få treff på Kontorarbeidsplass, Arbeidsplass, kontor o.l. Hvis du søker etter 01 vil du få rom som f.eks. har romfunksjonsnr eller eller geografisk nr Utskrift Romlisten kan skrives ut ved å trykke på utskriftknappen i verktøylinjen. Denne skriver ut den funksjonen du står på. Vil du skrive ut alle rom så høyreklikk i funksjonsstrukturen og velg Skriv ut. Da vil du få frem en dialogboks som vist i figur 8. Her kan du gjøre begrensninger på romnivå evt. ta med rom og arealer. Sorteringer og valg du har gjort i listen vil ikke bli gjort i denne rapporten. Hvis du ønsker å gjøre andre valg og sorteringer så gå under rapportoversikt og velg Rom- >Liste over rom. Du kan også bruke rapporten Rom->Funksjonsstruktur for å få frem arealsummer under hver funksjon. Figur 8: Utskrift av rom til PDF dialog boks 19

21 4.4. Romkjerneopplysninger Romkjerneopplysningene vises og kan endres ved å velge Åpne ->Romkjerne ifra menyen, eller merke ett rom og bruke hurtigtastene SHIFT + ENTER. Figur 9: Felter i romkjernen kan avvike fra prosjekt til prosjekt. Romkjernen inneholder et sett opplysninger som er unike for hvert enkelt rom i prosjektet. Rommets romfunksjonnr blir tildelt automatisk av systemet etter hvilken funksjon du har plassert rommet i (figur 9). Romfunksjonsnrummeret er den viktigste opplysningen i romkjernen og identifiserer rommet. Dette nummeret vil aldri bli gjenbrukt og følger rommet gjennom hele dets levetid. Romnavn og betegnelse Det er vesentlig for prosjektet og ha en konsistent navngivning av rom. drofus har funksjonalitet for å hjelpe til med dette. Rommet kan navngis ved hjelp av to felt, navn og betegnelse. Tanken bak dette er å gi rommet et generelt navn, slik som Kontor, WC osv, slik at rom av samme type lett kan søkes etter. Så gir man rommet en mer spesifikk betegnelse, slik som 1 person og Damer slik at rommets fullstendige navn blir Kontor, 1 person og WC, Damer. Slik vil det fremkomme i alle lister og rapporter, altså romnavn, rombetegnelse. Romnavn velges fra nedtrekkslisten. Hvis navnet du vil ha ikke står i listen, så sjekk om det er vanlig å bruke et annet navn i prosjektet. Hvis ikke, skriv det inn. Når du lagrer vil du få beskjed om at det vil legges til i listen over lovlige romnavn. Når du har valgt romnavn vil listen over betegnelse vise de betegnelsene som er aktuelle for det valgte romnavnet. Velg en av disse eller skriv inn en ny. Hvis du la inn en betegnelse som ikke før er brukt sammen med det valgt romnavnet vil du bli spurt om du vil legge til betegnelsen i forslagslisten. Se også kapittel 4.5 Romnavn oversikt. Arealer og mål Rommet har en del unike arealer og mål. Prosjektet definerer selv hvilke og hvor mange disse skal være ut over de som er standard: Programmert og prosjektert areal, omkrets og behandlingshøyde. 20

22 Endre romkjerneopplysninger i flere rom Om du ønsker å endre romkjerneopplysninger i flere rom, kan du gjøre dette i en operasjon. Marker de rommene i romlisten du ønsker å endre enten ved å bruke SHIFT eller CTRL knappen nede mens du markerer. I romkjernen vil du da se at det kommer avkryssingsbokser foran feltene. For å endre et felt må du klikke av for feltet du ønsker å endre og skrive inn ønsket verdi. Klikk deretter på lagreknappen. Du har nå angitt ny verdi i rommene du har merket. Merk: Når du endrer romkjernefelter for flere rom setter du inn lik verdi for dette feltet for alle rommene. Er du usikker på hva gammel verdi var, merk et rom, høyreklikk og gå til romloggen Romnavn oversikt For å se og endre hvilke romnavn, rombetegnelser og tegningsnavn som benyttes i prosjektet kan du benytte romnavn oversikt vinduet. Det åpnes fra menyen Prosjekt- >Romnavn oversikt. Figur 10: Romnavn oversikt Som beskrevet i kapittel 4.4 består navnet til et rom av kombinasjonen romnavn og rombetegnelse. Øverst til venstre vises en liste over de romnavn som er benyttet med antall rom og antall betegnelser samt tegningsnavn. Når en klikker på et romnavn vises de betegnelsene som er i registrert under romnavnet i listen øverst til høyre. Når du klikker på et romnavn eller en rombetegnelse vises de rom som har dette romnavnet og ev trombetegnelsen i listen nederst. Ved å høyreklikke på et romnavn eller en rombetegnelse får du opp følgende valg: 21

23 Endre - Lar deg endre romnavn og tegningsnavn. Alle rom som benytter dette navnet vil automatisk få det nye navnet. Legg til lar deg legge til nye navn som kommer opp som forslag ved opprettelse av rom. Slett sletter navnet. Hvis navnet benyttes på noen rom vil disse få blankt navn eller betegnelse. Oppdater oppdaterer listen fra databasen. Dette kan være nyttig hvis du gjør mye endringer på navn eller slår sammen. Hvis du markerer flere navn har du kun valget slett. Dette kan være nyttig i forbindelse med sortering på antall rom for å slette navn som ikke lenger er i bruk. Romnavn som kun er ulike på grunn av blanke (mellomrom/space) eller forskjellig bruk av store og små bokstaver vil komme som oransje i navnelisten. Dette for at du enkelt skal kunne oppdage feil som har oppstått i navnebruk som kanskje ikke var gjort bevisst. Ved å markere og høyreklikke på ett eller flere rom har du også muligheten for å endre romnavnet og betegnelsen brukt på de valgte rommene. Slå sammen romnavn Hvis du endrer et romnavn til et som allerede eksisterer vil du få spørsmål om du ønsker å slå sammen disse romnavnene. Svarer du ja vil alle rommene få det samme navnet og eventuelle betegnelser som fantes på den du endret vil bli overført til det nye romnavnet Grupper I drofus er Brukergruppene erstattet med en ny funksjonalitet, Grupper. I romlisten finnes det to faner; Funksjoner og Grupper. Under Funksjoner er rommene strukturert etter hvilken funksjon de hører hjemme. Under Grupper har prosjektet mulighet til å gruppere rom etter andre kriterier som for eksempel brukergrupper. Andre eksempler på gruppetyper kan være byggefase, etasje, fløy etc. det finnes ingen begrensning i programmet for hvor mange gruppetyper som opprettes eller hvilke typer grupper som opprettes. Grupper blir derfor et fleksibelt verktøy for prosjekter som ønsker å gruppere og holde oversikt over rom basert på andre kriterier enn funksjonsstrukturen. Opprette gruppetype Gruppetyper og grupper opprettes i fanen Grupper som ligger ved siden av Funksjoner i romlista. For å opprette en ny gruppetype høyreklikk på Grupper og velg Ny gruppetype. Deretter gis gruppetypen et navn. I vinduet til høyre finnes to faner; Gruppetype og Rom. Under Gruppetype finnes to felter. Beskrivelsesfeltet er et tekstfelt hvor det kan gis en beskrivelse av gruppetypen. I feltet under kan det knyttes RFP-krav til gruppen. Romgrupper og krav er nærmere forklart i kapittel 7.7. Opprette gruppe For å opprette en gruppe høyreklikk på gruppetypen og velg Ny gruppe og gi den et navn. I vinduet til høyre finnes det nå to forskjellige faner. Rom fanen gir deg en oversikt over hvilke rom som er knyttet til gruppen du har markert. Nederst i vinduet vises en oppsummering av antall rom og summert areal for rommene som er knyttet til gruppen. 22

24 I neste fane vises de RFP feltene som er definert til gruppen. Mer om grupper og krav er forklart i kapittel 7.7 Knytte rom til grupper Når gruppene er opprettet gjenstår det å knytte rom til de forskjellige gruppene. Dette kan gjøres på forskjellige måter: Legg til rom knappen finnes i menyen under Rom fanen. Her kan en plukke fra rom fra romlisten, evt. søke opp rom ved å bruke søkefeltet. En annen mulighet er å søke frem rom ved hjelp av Hurtigsøk eller dialogboksen for mer avansert søk (kapittel 4.3). Etter du har søkt frem rom kan du markere de ved å benytte SHIFT og/eller CTRL, høyreklikke på et av de markerte rommene og velge Legg til i gruppe. Siste mulighet er å knytte rom til grupper fra romkjernevinduet. Gruppetypene som er opprettet vil komme tilsyne i romkjernevinduet under Grupper. Her kan du markere ett eller flere rom og knytte de til en gruppe i samme operasjon. Merk: Et rom kan kun ligge i en gruppe innenfor samme gruppetype, men kan ligge i flere forskjellige grupper så lenge gruppene ligger i forskjellige gruppetyper. Grupper i rapporter Når du har gruppert rom finnes det flere ulike rapporter som kan genereres for de ulike gruppene. Dette gjelder for eksempel rapporten for Utstyr i rom, RFP Romfunskjonsprogram, Rombehandlingskjema, Kostnadskalkyle per romgruppe m.m. Eksempel: La oss si at et prosjekt skal finne budsjettert verdi på utstyr i ulike områder i bygget. Man kan da opprette en gruppetype med navn for eksempel Budsjett, opprette grupper under denne gruppetypen med navn på de forskjellige områdene og deretter knytte rom til gruppene. Gå deretter til Rapporter og eksporter->kalkyler->kostnadskalkyle per rom, velg gruppetype Budsjett og generer. 23

25 5. Krav til rom og funksjoner 5.1. Generelt om kravsetting i drofus I drofus kan man sette krav på ulike nivåer. Funksjonsprogram Her kan man sette krav til prosjekt og funksjoner/avdelinger. Disse kravene har ingen direkte sammenheng med kravene på romnivå og det kan ikke arves nedover. Dette er krav til funksjonen samlet og ikke direkte til alle rommene. Slik som dette brukes i dag er det i stor grad tekstfelter eller formaterte tekstfelter (kapittel 3.4). Funksjonsprogram er forklart i kapittel 8. Romfunksjonsprogram Her setter man krav til de enkelte rom ved hjelp av: Standardrom Maler Grupper Unik RFP Felles for standardrom, maler og grupper, er at det er hjelpemidler for å sette krav på rom (som gjelder det enkelte rom), men som en kan endre på et overordnet nivå. Gjør man en endring i et standardrom, mal eller kravgruppe så gjør man i realiteten en endring på mange rom. En annen stor fordel ved bruk av standardrom og kravgrupper er at en kan begynne tidlig i prosjektet og jobbe med disse konseptene selv om ikke romlisten foreligger. Dette er også informasjon en kan ha stor gjenbruk av som flergangs byggherre. Standardrom/mal: Man kan sette felles krav til flere rom ved hjelp av standardrom eller en mal. Dette er rom som en vil ha flere av i prosjektet, gjerne på tvers av funksjoner. Standardrom og maler er forklart i kapittel 6.1 og 6.2. Kravgruppe: Man sette felles krav til deler av rommet (deler av RFP skjema) som er felles for flere rom. Gjerne for bare ett fag, på tvers av standardrom. Bruk av kravgrupper er forklart i kapittel 7.4. Unik RFP: Betyr at rommets krav er unike, dvs. ikke tilknyttet et standardrom eller mal. Merk at et unikt rom kan likevel få krav fra en kravgruppe. Mer om RFP kommer i kapittel 7. 24

26 6. Standardrom og maler 6.1. Innledning og begreper Standardrom Standardrom er fiktive rom som brukes for å lage maler for opplysninger som man tilknytter rom, slik at man kan gjenbruke RFP og utstyrsopplysninger der rommene er like eller nesten like. Standardrommene har nøkkelopplysninger slik som et rom har kjerneopplysninger, men disse brukes aldri direkte siden rommet ikke er et faktisk rom. De er ment som beskrivende informasjon for hva som er tilknyttet rommet. Hvis man lager to standard møterom, et på 20 kvm og et på 80 kvm, vil arealet si noe om forskjellen på eventuelt RFP og utstyrsopplysninger som disse rommene har tilknyttet seg og hva slags rom disse opplysningene er ment å brukes på. Standardrom beskrives ved et navn, en beskrivelse og et programmert areal. Nettopp fordi de er fiktive vil de ikke ha et prosjektert areal. De har en romhistorie og statusinformasjon på samme måte som vanlige rom. Standardrom er ikke plassert i noen form for nivåstruktur men har et unikt standardromnummer slik som rom har. Dette er kun et løpenummer. Standardrom brukes for å lage maler for: Romfunksjonsprogram RFP Utstyr i rom Rombehandlingsskjema For standardrom blir RFP-, rombehandlingsskjema- og utstyrsopplysninger automatisk tilknyttet standardrommet, de må ikke opprettes som for vanlige rom. Et rom kan knyttes til f.eks. en standard RFP. Dette kan gjøres på flere måter, som er nærmere beskrevet under RFP i dette dokumentet. Hvis et rom har RFP opplysninger direkte fra et standardrom vil endringer i standardrommets RFP gjenspeiles i alle rom som er tilknyttet denne. Maler Standardrom brukes som sagt for å lage standardiserte RFP, rombehandlingsskjema og utstyrslister for hele prosjektet, slik som kontorer, toaletter og så videre. I større prosjekter kan det imidlertid være mange rom som er like men man ønsker likevel ikke å kalle det for et standardrom fordi det ikke er standardisert i hele prosjektet. Dette kan f.eks. være spesialrom innenfor en bestemt avdeling. Man ønsker allikevel en mal når man har to like rom fordi man da kan oppdatere malen og være sikker på at alle rom som var ment å være like blir like. Til dette kan man opprette maler, da enten utstyrsmaler, rombehandlingskjemamaler eller RFP maler. Til forskjell fra standardrom er malene av en bestemt type og det er ikke koblet utstyr til en RFP mal og omvendt. Maler har heller ingen andre kjerneopplysninger enn en kode og et navn. Det er først og fremst i større prosjekter, der antall standardrom ville blitt høyt og uoversiktlig at det først og fremst vil være nyttig å bruke malbegrepet i tillegg til standardrom. 25

27 6.2. Standardrom/maler i drofus Standardrom aksesseres normal fra standardromlisten (Prosjekt -> Standardromoversikt). Et eksempel på dette er vist på bildet nedenfor. Som i romoversikten kan du aksessere all funksjonalitet om standardrommet ved å høyreklikke på et standardrom. Kjerneinformasjonen om standardrommet vises til høyre, og de påfølgende tab-vinduene viser en liste over rom som har RFP, rombehandlingsskjema eller utstyr fra dette standardrommet. Skriv ut knappen gir en liste over alle standardrom. Du kan også fra denne oversikten knytte de enkelte standardrommene til ulike kravgrupper som er definert i prosjektet. Figur 11: Standardrom oversikt 6.3. Maler i drofus Maler aksesseres gjennom RFP-mal oversikten (Prosjekt -> RFP maler) og utstyrsmal oversikten (Prosjekt -> Utstyrsmaler). I disse vinduene er det en liste over alle malene i venstre del av vinduet. Her kan man legge til nye maler og slette dem. Når man legger til en ny mal vil man bli bedt om å oppgi et prefiks og et navn til den nye malen. Prefikset er den bokstaven eller tallet som vil komme før løpenummeret til malen, f.eks. K.020 vil K være prefikset. Det kan være greit å kunne gi forskjellige prefiks til forskjellige rom, slik at man lettere kan skille mellom dem. Løpenummeret vil automatisk bli generert av systemet. Ved å høyreklikke på en mal og velge Avhengige rom vil man få opp en liste med de rom som har tilknytning til denne malen. 26

28 I høyre del av det samme vindu har man tilgang til å redigere henholdsvis RFP og utstyrsliste for de gjeldende malene. 27

29 7. Romfunksjonsprogram (RFP) RFP opplysningene beskriver bygningstekniske krav til et rom. RFP opplysninger vil være tilknyttet et rom eller et standardrom. Et standardrom vil alltid være tilknyttet RFP. Dette gjør at et standardrom kan brukes som en mal ved opprettelse av RFP ved rom. Se forøvrig kapittelet over for å lese mer om hva standardrom er. I drofus kan et rom ha fire ulike statuser for RFP: Ikke opprettet dvs. ikke satt noen krav til rommet Standard rommet får sine krav fra et standardrom Avledet rommet får sine krav fra et standardrom men har avvik Unik rommet har unike krav Det er mulig å endre mellom disse ulike formene for bruk av standardrom underveis i prosjektet. Nedenfor følger kapitler som forklarer de ulike statusene for RFP RFP fra standardrom At et rom får RFP fra standardrom betyr at et rom har alle sine RFP opplysninger fra et standardrom. Dette er rom som man vil ha flere av i prosjektet, gjerne på tvers av funksjoner. Det betyr at det ikke er mulig å redigere RFP direkte fra det gjeldende rommet, men må redigeres i standardrommet det arver fra. Dette medfører at når en endrer noe i RFP tilknyttet et standardrom så vil RFP en forandre seg for alle rom som har RFP fra dette standardrommet. RFP fra standardrom blir derfor brukt til rom som har felles bygningsmessige krav. En av de store fordelene ved standardrom er at de er nettopp standard. Dvs. at et standardrom definerer alle kravene til et rom. I et stort prosjekt med mange rom vil det være sånn at en da gjenkjenner og husker vanlige standardrom. Ser du at et kontor har RFP fra standardrom SR.001 vet du hvilke krav som gjelder det rommet - du trenger ikke grave deg ned i detaljene. I tillegg er dette en rask måte å programmere på og en kvalitetssikring på at alle rom som er ment å være like blir like. I illustrasjonen under kan du se hvordan funksjonaliteten rundt bruken av standardrom (i dette tilfelle et kontor) fungerer. Figur 12: Standard RFP 28

30 7.2. Avledet RFP Hvis du har et rom som har alle kravene knyttet til seg som i standardrommet, men du ønsker å gjøre noen få endringer på det faktiske rommet kan du opprette en avledet RFP. Dette betyr at kravene fremdeles kommer fra standardrommet, men at det er mulig å overskrive de data du ønsker at skal være unike. Dette vises i programmet når du åpner RFP'en. Det unike kravet gjelder da kun for det valgte rommet, mens de andre kravene kommer fra standardrommet. Gjør du en endring på standardrommet vil dette også oppdateres på rommet så lenge det ikke er en av de verdiene du har skrevet over. Figuren under forsøker å illustrere dette der rommet har de fleste kravene fra standardrommet (de lilla), men har skrevet over noen unike verdier (de hvite). Figur 13: Avledet RFP Eksempel på forskjellen mellom avledet og standard RFP: La oss si at en har standardrom SR.001 som kun har to opplysninger: Antall tlf uttak til 1 og antall faks uttak til 1. Vi lar så rom R1 ha RFP opplysninger avledet fra S1 og R2 ha RFP opplysninger fra S1. I R1 setter vi så antall faks uttak til 0. Så setter vi antall tlf uttak og antall faksuttak til 3 i S1. Resultatet av dette er at rom R1(avledet) vil ha 0 faksuttak og 3 tlf uttak, mens rom R2 vil ha 3 tlf og faks uttak Unik RFP Dette betyr bare at rommet har RFP krav knyttet til seg, men at disse er unike for dette rommet. Skal du gjøre en endring på 10 rom som har unik RFP må du gjøre endringen på hvert av de 10 rommene. Dette gjelder rom som har så spesielle bygningsmessige krav at det ikke er hensiktsmessig (tidssparende) å dele opplysninger fra andre rom. Figur 14: Unik RFP 29

31 7.4. Oppretting og sletting av RFP tilknytning. Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt) kan du tilknytte RFP til et rom på følgende måter: Marker det aktuelle rommet i romlisten, eventuelt maker flere ved å bruke Ctrl/Shift tasten slik beskrevet i Feil! Fant ikke referansekilden. Høyreklikke og så velge RFP og derfra velge ønsket tilknytting, eller på menyen velge Rom -> RFP og derfra velge ønsket tilknyting. Ønsker du å slette RFP, gjør det samme men velg Slett RFP. Ved opprettelse av standardrom blir det automatisk opprettet RFP tilknyttet dette rommet Åpne RFP vinduet for redigering eller lesing Fra standardromlisten (Prosjekt -> Standardromoversikt): Dobbeltklikk på det ønskede standardrommet Eller høyreklikk og velge RFP Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt): Dobbeltklikk på det ønskede rommet. Eller høyreklikk og velge RFP. Eller på menyen velge Rom -> RFP. Eller velg RFP fra verktøylinjen. Tips: På menyen for både standardrom og rom har en et valg i tillegg til Åpne RFP som heter Åpne RFP i nytt vindu. Normalt når en allerede har et RFP vindu oppe og velger å åpne RFP for et annet rom, så åpner det seg i det vinduet som allerede av åpnet, ønsker du derimot å ha to vinduer oppe samtidig (for å f.eks. kunne sammenligne RFP for to rom) kan du velge Åpne RFP i nytt vindu. 30

32 7.6. RFP skjermbildet Figur 15: Eksempel på hvordan et RFP vindu kan se ut. Skjemaet kan variere fra prosjekt til prosjekt. Fra verktøylinjen kan du gjøre følgende: Neste og forrige knappen gir deg RFP opplysninger for hhv. neste og forrige rom som har opprettet RFP i det nivået du står i romlisten (se Feil! Fant ikke referansekilden. for mer forklaring på forrige/neste navigering). Du kan også dra ned listen (ved å trykke på den lille pilen ved siden av knappen) for å hoppe direkte til rom lengre frem eller tilbake på listen. Lagre lagrer RFP til databasen. Skriv ut generer en rapport over RFP opplysningene for dette valgte rommet. RFP logg viser endringer som er gjort på dette rommet. Hvis prosjektet har startet logging av RFP endringer så vil alle endringer lagres og i RFP loggen kan en se hva som er blitt endret, av hvem og når. Kopier fra (kun tilgjengelig for unike og kopierte rom) gir deg mulighet for å kopiere RFP opplysninger fra et annet rom og inn i dette skjema. Fra menyen har du også mulighet til å kopiere RFP fra dette rommet til andre rom som enten har unik RFP eller ikke har opprettet RFP. I det siste tilfelle vil det opprettes en unik RFP. For å velge rom du vil kopiere RFP til eller fra, åpnes en dialogen. Velg de rommene/rommet du vil kopiere til/fra ved bla i funksjonsstrukturen ned til de rommene du ønsker eller ved å søke etter rommet under flipper Søk. Utstyr i rom: Åpner utstyrslisten for dette rommet Notat: Viser og gir mulighet for å redigere en kommentar/notat til dette RFP skjema. Dato: Dette feltet er tilgjengelig dersom det finnes logg for dette rommet. Du kan da få se på RFP for en bestemt dato. Det er ikke mulig å velge datoer som er før eller etter de logg innslagene som finnes. Etter å valgt en bestemt dato vil felter som har vært endret siden den valgte datoen merkes med en blå stjerne. Du kan føre muspekeren over feltet for å se den nåværende verdien. Fra menyen RFP kan du i tilegg gjøre følgende: Kopier til kopierer alle RFP opplysningene til ett eller flere andre rom. 31

33 Visning. Her kan du velge hvilken visning du ønsker å benytte. Dette vil begrense hvilke felter og faner du ser i skjermbildet. De ulike visningene defineres av prosjektadministrator. I status feltet kan du se når RFP tilknytning til dette rommet ble opprettet og når RFP data for dette rommet sist ble endret. Her vises også hva slags RFP tilknytning rommet har. På avledede rom blir felter som er avvikende fra standarden merket med en rød * (stjerne). Du kan føre muspekeren over feltet for å se hva den opprinnelige verdien Bilder/Dokumenter I RFP skjema er det en egen fane for bilder og dokumenter. Der kan du legge opp illustrasjoner og annet billedmaterialet, samt dokumenter som du vil knytte til rommet. Dette er nærmere forklart i avsnitt 15. Rom med standard og avledet RFP vil også få bilder og dokumenter fra standardrommet. Utstyr Hvis du har utstyrsrettigheter vil det kunne være en ekstra fane i vinduet som viser hvilket utstyr som er lagt inn i utstyrslisten for rommet hvis dette er aktivert i prosjektet Grupper Problemet (og fordelen) med standardrom er at de gjelder for alle RFP feltene og en ønsker å sette på et rom. I et prosjekt er det ikke uvanlig at det er flere standardrom for de ulike kontorene som skal være, grupperom osv. For noen fagområder eller felter i RFP skjema blir dette kanskje unødvendig oppsplitting og en ønsker å sette krav bare på noen av feltene, men som også skal gjelde for mange rom i prosjektet. Hvilke rom som er naturlig at skal ha de samme kravene (tilhøre samme gruppe) kan også variere avhengig av hvilke felter det gjelder. For å løse dette kan du benytte kravgrupper (eller grupper). Konseptuelt fungerer det på samme måten som standardrom, men det gjelder bare for noen av feltene. Kravgrupper er gruppert sammen av en gruppetype. Gruppetyper Gruppetype er måte å organisere grupper på. Det er gruppetypen som definerer hvilke felter som gruppene skal si noe om. Hvis man for eksempel har en gruppetype Romtemperatur som en ønsker å si noe om temperaturkravene til så definerer man at RFP felt maksimal og minimal temperatur er de feltene denne gruppetypen skal si noe om. Grupper i denne gruppetypen kan man så gi de faktiske verdiene man ønsker. Andre gruppetyper kan gjelde for andre felt, men ett felt kan bare bli satt krav til i en gruppetype så f.eks. maksimaltemperatur kan man nå bare bruke grupper i romtemperatur for å sette. 32

34 Figur 16: Eksempel på Gruppetyper og grupper Rom knyttet til gruppe En gruppe kan, på samme måte som for standardrom, knyttes til mange rom. I eksemplet under vises da at tre rom får tempraturkrav fra samme gruppe. Oppdaterer man verdien på gruppen oppdateres alle rommene. Kravene som kommer fra en gruppe er ikke mulig å overskrive på det enkeltet rommet. Ønsker du unike verdier der må du fjerne knytningen til gruppen. Figur 17: Knytte rom til en gruppe Men i motsetning til standardrom kan et rom også knyttes til flere grupper som ligger i ulike gruppetyper. Dette fordi vi vet at to grupper i to ulike gruppetyper ikke kan ha krav om de samme feltene. Eksemplet under viser et rom som har unik RFP, men krav fra to grupper. Disse fargede feltene kommer da fra gruppen og kan bare endres der, mens de hvite er unike for rommet. 33

35 Figur 18: Et rom kan knyttes til to eller flere grupper i ulike gruppetyper 7.8. Bruk av både standardrom og grupper Kravgrupper og standardrom har litt forskjellig bruksområde og kan med fordel benyttes samtidig. Et standardrom kan også knyttes til en gruppe. Dermed blir alle rommene som er knyttet til standardrommet også knyttet til den gruppen. Siden standardrom skal gjelde alle kravene i RFP kan derfor ikke et rom som har RFP fra standardrom knyttes til andre kravgrupper enn den som standardrommet er knyttet til. Figuren under viser et eksempel på et rom som har RFP fra standardrom. Standardrommet har igjen deler av sine krav fra gruppen og dermed får også rommet det. Figur 19: Bruke av både standardrom og kravgruppe 34

36 7.9. Regler/begrensninger ved bruk av grupper Følgende regler gjelder derfor ved bruk av kravgrupper med eller uten standardrom: For at en gruppe skal knyttes direkte til rommet må rommet ha en unik RFP. Hvis et rom har avledet RFP kan man kun skrive over de data som ikke kommer fra gruppene, men standardrommet (de lilla i figuren over). Et hvert rom (eller standardrom) kan bare være knyttet til en gruppe i en gruppetype (kan ikke både ligge i klimagruppe 1 og 2). Kravene fra en gruppe kan ikke overskrives hverken på rom eller i standardrom Bruk av grupper i drofus Gruppetyper og grupper opprettes i fanen Grupper som ligger ved siden av Funkjsoner i romlista. For å opprette en ny gruppetype høyreklikk på Grupper og velg Ny gruppetype. Du vil nå kunne gi den nye gruppetypen et navn for eksempel Klimasone. Til høyre kan man se at det ligger to faner. En som heter Rom og en som heter Gruppetype. Under rom fanen vil de rom som etter hvert blir knyttet til denne gruppetypen stå listet. Under Gruppetype fanen kan du beskrive gruppetypen i tekstefeltet for Beskrivelse og du kan definere hvilke krav denne gruppetypen skal inneholde. Ved å klikke på Endre kravfelter får en frem en dialogboks som lar deg velge hvilke RFP-felter som skal tas med. Her kan en ta med hele faner eller enkelte felter ved enten å dobbeltklikke på fanen/feltene eller å bruke pilene midt i dialogboksen. Felter som er inkludert vil befinne seg på høyre side. Når du har valgt alle aktuelle felter lagrer du ved å klikke på Lagre knappen. Du har nå definert hvilke kravfelter som denne gruppetypen skal inkludere. For å opprette en ny gruppe høyreklikker du på gruppetypen og velger Ny gruppe, gi den nye gruppen et navn. I eksempelet under er det opprettet to grupper under gruppetype Klimasone som heter Kontorer og Møterom. Til høyre i gruppevinduet har du to faner; Rom og RFP. I rom-fanen vil de rom som er knyttet til denne gruppen stå listet. Du har fra denne fanen også mulighet til å foreta noen valg: Legg til rom: Lar deg velge rom som du ønsker å knytte til gruppen. Se kapittel 7.9 for regler/begrensninger ved bruk avgrupper. Åpne: Lar deg åpne enten RFP, romkjerne, utstyr i rom eller rombehandling for det markerte rommet. Skriv ut: Skriver ut alle rom som er knyttet til gruppen i Excel, Word eller PDF format. Søk: Lar deg søke ut rom fra romlista. Mer om bruk av søkefunksjonen finner du i kapittel 4.3. Under RFP -fanen vil du se de RFP-feltene du har valg for den aktuelle gruppetypen. Det her du setter inn de faktiske verdiene i RFP-feltene. 35

37 Gruppetype RFP-felter som er inkludert Figur 20: Eksempel på en gruppetype vindu Gruppe RFP verdier for gruppen Figur 21: Eksempel på gruppe vindu Knytte grupper til rom Som nevnt over kan du knytte rom til en gruppe direkte fra Rom -fanen under den aktuelle gruppen. En annen måte å gjøre denne koblingen på er å gå til romoversikten og markere de rommene du ønsker å knytte til en gruppe. I romkjernen kan du se de forskjellige gruppetypene som er definert. Selve gruppene vil ligge som valg i nedtrekkmenyen for hver gruppetype. Du kan også knytte rom til en gruppe ved å markere ett eller flere rom og høyreklikke og velge Legg til i gruppe. 36

38 Verdier fra gruppe Figur 22: RFP skjema med temperaturkrav fra en gruppe Når du har åpner en RFP som har krav fra en gruppe vil disse feltene være markert i gult. Du kan ikke gjøre endringer på disse feltene unikt på rommet. For å gjøre endringer i disse feltene må endre/legge til verdier under gruppe-fanen i romoversikten. Knytte standardrom til gruppe For å knytte et standardrom til en gruppe gå til standradromoversikten; Prosjekt- >Standardromoversikt. Gruppetypene er plassert i kjerneopplysningene for standrdrommene. Marker et standardrom og velg en gruppe fra nedtrekkmenyen ved siden av gruppetypen. For at det skal være mulig å knytte et standardrom til en gruppe må feltene som den aktuelle gruppen inneholder være fri for informasjon i standardrommet. Slett derfor informasjonen i de aktuelle feltene i standardrommet før du gjør knytningen. 37

39 8. Funksjonsprogram 8.1. Innledning På samme måte som for rom kan tekniske krav til funksjonene (avdelinger og seksjoner) beskrives. Ulik RFP kan man velge hvilke opplysninger man ønsker å si noe om og man trenger i prinsippet ikke ta stilling til hele skjemaet. Hensikten med funksjonsprogrammet er å gi en overordnet beskrivelse eller beskrive krav som gjelder alle rom under funksjonen. Dette er særlig egnet i en tidligfase, da f.eks. romlisten ikke er ferdig enda og før man begynner RFP arbeidet, men kan benyttes til alle typer opplysninger og i alle faser av prosjektet. Hvilke typer opplysninger som skal registreres kan bestemmes av den enkelte prosjektet på lik linje med RFP skjemaet Oversikt Funksjonsprogrammet er tilgjengelig i fanen funksjonsprogram ved siden av romlista i romoversikten. Det som er nytt fra versjon er: Hvordan data vises og navigeres Mulighet for å legge inn notat og bilder på enkelte felter De ulike feltene/overskriftene er nå lagt i en trestruktur som du benytter for å navigere. Dette treet bygges opp av de feltene som faktisk er benyttet under det valgte nivået i romstrukturen (dvs som en form for innholdsfortegnelse). Når man ser data fra flere felter av gangen tilpasses også størrelsen seg slik at feltet blir like mange linjer som det finnes tekst, men det er en oppad begrensning på dette så hvis det er mye data i et felt blir det likevel scrolling i det. Bedre tilgang til rapporter Diverse feilrettnger (bl.a. musehjul skal fungere bedre) Endre data For å arbeide med data i funksjonsprogrammet navigerer du i treet til det feltet du ønsker å endre. Hvis det er et tekstfelt får du da all tilgjengelig plass til å endre data i dette. Fra toolbaren kan du også klikke på Vis/skjul notat og Vis/skjul bilder for å hhv endre eller legge til notat eller bilder. De felter som har enten notat eller bilde vil få det angitt i treet. For å legge til nye felter kan du benytte knappen fra toolbaren Legg til.. eller høyreklikke på den overskriften du ønsker å legge til data under og velg legg til. Du vil da kun få tilgjengelig de feltene som ligger under den overskriften du klikker på. Hvis det ikke er flere tilgjengelige felter vil ikke dette valget vises. 38

40 Du kan slette data om et felt enten ved å klikke på det røde krysset når en ser mange felter, eller velg slett fra toolbaren når en står på et bestemt felt eller høyreklikke på et felt i treet. Figur 23: Grensesnittet i funskjonsprogrammet 8.4. Se og endre data for flere felter av gangen I stedenfor å kun se på og arbeide med ett felt av gangen kan du høyreklikke på et nivå og velge Vis alle data under dette nivå (samme som å dobbeltklikke på det). Du kan også vise alle data ved å velge Vis alle data. Da får en som tidligere oversikt over flere felter av gangen, men mer komprimert da tekstfelter utvider og krymper avhengig av hvor mye data som ligger i feltet. For å se/endre bilder eller notater må du velge et bestemt felt Navigasjon Du kan benytte hurtigtaster for å navigere deg rundt. Bruk ALT+PIL HØYRE og ALT+PIL VENSTRE for å flytt fokus mellom romnivå, felttre og datafeltet. Du kan også benytte hurtigmenytasten på tastaturet for å få opp høyreklikkmenyen for å legge til og slette felter osv. Har du ikke en egen tast for dette kan du benytte SHIFT+F10 for å få opp denne. Når du har valgt å gå ned til et felt vil den huske dette valget hvis du navigerer til et nytt romnivå. Står du f.eks. på Funksjonskrav generelt og navigerer til et nytt nivå vil du se data under funksjonskrav generelt på det nye nivået også (hvis dette nivået har noe data om det). Tilsvarende hvis du har valgt å se all data under elkraftkapitlet via vis alle data under dette nivået og går til et nytt nivå vil du se det som ligger av elkraft under det nivået. Hvilket felt som huskes markeres i treet med fet skrift (bold) Visninger Funksjonsprogrammet kan også tilpasses til hvordan du ønsker å se det. 39

41 Ved å klikke på bytt visning i toolbar kan du bestemme om navigasjonstreet skal vises over eller til vensre for dataene. Vis utvidet tre kan også skrues av og på i toolbaren om du ønsker at navigasjonstreet skal skal vise alle felter som er benyttet under et nivå Eksempler: Figur 24: Visning med utvidet navigasjonstre til venstre Figur 25: Visning uten utvidet navigasjonstre over 8.7. Rapporter I toolbaren er det også lagt inn et valg hvor du kan generere rapporter direkte. Det er også to formater (PDF) anbefales og RTF som er mer eksprementell, men som du kan åpne i Word: 40

42 Byggeprogram. Genererer en rapport satt opp etter Statsbyggs ønske der data kommer gruppert etter de feltene som ligger i databasen (pr fag). Forenklet byggeprogram. Som over, men kun med funksjonskrav, romliste og kapittel 1. Funksjonsprogram. Henter ut data pr romnivå. Dvs alle data som ligger under prosjekt, så alle under de ulike undernivåer (ikke pr fag). I tillegg er det valg om å eksportere til MS-Word og MS-Excel. Dette tar ut kun de data som for øyeblikket vises i datavinduet. 41

43 DEL 3: Utstyr Modul for utstyrsplanlegging 42

44 9. Planartikler 9.1. Innledning og begreper En artikkel er en utstyrsenhet som er beskrevet så nøye at dens funksjonelle krav og bruk er bestemt, men at beskrivelsen ikke peker mot en bestemt type eller leverandør.. En artikkel spesifiseres og kan senere brukes i flere rom og også andre prosjekter. Artiklene er samlet i et artikkelregister som gjerne er delt mellom flere prosjekter. Artikler er plasser i en funksjonell struktur, på samme måte som rom, se 4.1. Den funksjonelle strukturen er gjerne på to nivåer, men kan også være flere. Strukturen skal gruppere artikler funksjonelt slik at det er lett å finne igjen dem igjen. Plasseringen i den funksjonelle strukturen legger også grunnlaget for artikkelnummeret som artikkelen får når den blir opprettet. Dette følger altså samme mønster som når rom får romfunksjonsnummer, se 4.1. Det er allikevel en vesentlig forskjell mellom nummerering av artikler og rom. Mens romfunksjonsnummer følger rom gjennom hele prosjektet kan artikler bytte nummer, og nummeret kan også gjenbrukes. Dette er fordi artikler kan flyttes til andre grupper etter at de er opprettet, dermed må nummeret også endres, og artikler kan også slettes. Artikkelen har en rekke basisopplysninger. Dette er blant annet budsjettpris som senere legger grunnlag for kostnadskalkyler, dato for når prisen ble innhentet eller satt og en priskommentar for hvor prisen ble innhentet fra, navn som skal beskrive hva artikkelen er. Hver artikkel kan videre tilknyttes en ansvarsgruppe som beskriver hvilken konsulentgruppe som har ansvaret for planleggingen av denne artikkelen, og en anbudsgruppe som gruppere artikler som skal kjøpes inn sammen. I tillegg har artikkelen en spesifikasjon som skal spesifisere artikkelen funksjonelt Artikkeloversikt Artikkeloversikten inneholder oversikt over hele artikkelregisteret. Denne kan åpnes fra menyen Prosjekt -> Artikkeloversikt eller fra Artikler i velkomstvinduet. Et eksempel på en artikkeloversikt er vist på bildet under. Til venstre kan du navigere i artikkelstrukturen på samme måte som i romstrukturen. Hvis du plasserer deg på et hovednivå vil listen til høyre inneholde alle artiklene som befinner seg i dens undernivåer. Til høyre vises altså artiklene som forekommer under det markerte nivået, med noen få opplyninger. Under denne vises det en oversikt over hvilke rom den valgte artikkelen forekommer i (eller den første artikkelen hvis ingen spesiell artikkel er valgt), og under der igjen eventuelle tilleggsartikler til denne artikkelen. Dette er forklart nærmere i hhv. 10 og 9.3. Tips: Disse to ekstravinduene kan skrus av og på ved å trykke på Forekomster eller Tilleggsartikler på verktøylinjen. Hvis de er av gir dette bedre plass til artikkelregisteret, i tillegg til at det går raskere å navigere i det fordi programmet slipper å hente opp denne informasjonen. Tips: Du kan åpne utstyrslister og tilleggsartikkelvinduer samt skrive ut lister og åpne artikler ved å høyreklikke på en artikkel i forekomst eller tilleggsartikkelvinduet. 43

45 Figur 26: Artikkeloversikten På statuslinjen vises hvor mange artikler som er i det valgte nivået, hvor mange forekomster (eller mer spesifikt, hvor mange rom artikkelen forekommer i), og hvor mange tilleggsartikler artikkelen har. Artiklene i oversikten kan ha følgende ikoner: Ikon Betydning Det er registrert en merknad/notat på denne artikkelen. Det ligger et bilde på denne artikkelen. Du kan søke i artikkelregisteret ved å bruke søkefeltet øverst til høyre. Skriv inn ønsket søkeord og trykk Enter. Du vil da få frem en liste over alle de artiklene der artikkelnavnet eller artikkelnummeret inneholder det ordet du søkte på. Du kan også gjøre et mer presist søk over alle tilgjengelige felter i artikkelen ved å trykke på knappen Søk. Se under søk for rom i avsnitt 4.3. Søk kan lagres og er da tilgjengelig ved å trekke ned søkeknappen. Utskrift fra artikkeloversikten vil gi deg artikkelliste for det nivået du står på, eventuelt hele hvis du står på prosjektnivå. For andre rapporter gå til Prosjekt->Rapporter. Vis IFC-data viser artikkeloversikten i IFC modus med mulighet til å se hvilke artikler og forekomster som er tegnet og hvilke som mangler på tegning. Dette er beskrevet i en egen brukerveiledning om IFC som er tilgjengelig på 44

46 Du kan også endre en eller flere forekomster i vinduet Forekomster ved å markere dem og velge Endre. Se 10.3 for mer informasjon. TIPS: Du kan endre hvilke kolonner du ønsker å se i listene ved å høreklikke i listen og velge Legg til/fjern kolonner. Endringer i funksjonsstrukturen Funksjonsstrukturen kan endres ved å høyreklikke på det ønskede nivået. Da kan du slette nivået (såfremt det ikke er artikler under det), legge til et nytt undernivå eller endre navn og nummer på nivået. Vær oppmerksom på at hvis du endrer nummer på et nivå med artikler, vil alle artiklene også endre nummer. Endre, flytte og legge til artikler Artikler opprettes ved å trykke på Ny artikkel fra verktøylinjen eller velge fra Artikkelmenyen på hovedmenyen, eller menyen som er tilgjengelig ved å høyreklikke i artikkellisten. Det opprettes da en artikkel i det nivået du står i, som blir tildelt et artikkelnummer. Du vil deretter få opp artikkelvinduet for å fylle ut opplysninger om denne artikkelen. Du kan senere endre disse opplysningene ved å dobbeltklikke på en artikkel eller velge Åpne artikkel fra menyen. Du kan også flytte en artikkel fra et nivå (gruppe) til et annen. Klikk på artikkelen og dra den over i den gruppen den skal flyttes til og slipp (Drag n Drop). Merk at dette gjør at artikkelen vil endre nummer. Artikkelbildet Skjermbildet for å endre i basisopplysningene og spesifikasjonen til en artikkel vil eksempelvis se ut som på figur

47 Figur 27: Bildet vil avvike fra prosjekt til prosjekt. Øverst vises basisopplysningene for denne artikkelen, og under spesifikasjonen. Fra verktøylinjen kan du gjøre følgende: Du kan navigere til forrige/neste artikkel slik som beskrevet under Feil! Fant ikke referansekilden.. Artikkelloggen gir deg oversikt over endringene i denne artikkelen Kopier fra/til kopierer kun spesifikasjonen for denne artikkelen hhv. fra en annen artikkel og til denne, eller fra denne og til andre artikler. For detaljert fremgangsmåte på dette se under kopi av RFP opplysninger, Avsnitt 7.6. Merk at alle eksisterende spesifikasjonsopplysninger vil bli slettet i den artikkelen du kopierer til. Skriv ut genererer en spesifikasjonsrapport for denne artikkelen. Notat viser en kommentar som tilhører denne artikkelen 9.3. Bilder og dokumenter til artikkelen Det er mulig å knytte ett eller flere bilder opp mot en artikkel. Dette kan benyttes for å formidle hvordan en artikkel kan se ut til en arkitekt. For å se eller legge til bilder som er knyttet til artikkelen, velg siste fanen i artikkelspesifikasjonen som heter Bilder/Dokumenter. I samme fane kan du også legge inn dokumenter/filer. Se kapittel 15 for mer informasjon om bruk av bilder og dokumenter 9.4. Tilleggsartikler Planartikler kan bestå av andre planartikler, ved å legge til tilleggsartikler. Hensikten med dette er å kunne bygge opp en hovedartikkel av flere andre selvstendige planartikler slik at man kan spesifisere og bruke delene, samt sette sammen flere og betegne at disse til sammen utgjør en enhet. Når man så senere legger hovedartikkelen inn i et rom, vil alle tilleggsartiklene automatisk følge med. 46

48 Når man legger til tilleggsartikler til en hovedartikkel har man valget om man vil at denne tilleggsartikkelen skal mengdeberegnes eller ikke. Hvis man velger at tilleggsartikkelen skal mengdeberegnes vil denne blir regnet med som en netto forekomst i rommet. Dette vil igjen føre til at prisen på tilleggsartikkelen vil bli tatt med i kostnadskalkylen for rommet i tillegg til prisen på hovedartikkelen. Det vil i de fleste tilfeller være aktuelt å sette prisen på hovedartikkelen til null i disse tilfellene. Hvis man imidlertid sier at tilleggsartikkelen ikke skal mengdeberegnes vil artikkelen ikke ha noen nettoforekomster, kun brutto, som igjen fører til at kostnaden av denne ikke vil telle med i regnskapet. Hensikten med dette er at man ved å ikke mengdeberegne tilleggsartiklene kan prise hovedartikkelen og på den måten ikke behøve å måtte detaljprise tilleggsartiklene. Dette vil også føre til at når man skal kjøpe hovedartikkelen vil man kjøpe det som en enhet, ikke delene fordi de ikke har noen netto forekomster. Hvis man ønsker å kjøpe inn delene, samt prise dem kan man mengdeberegne disse. Man kan også velge å mengdeberegne noen av tilleggsartiklene og ikke mengdeberegne andre. For å endre, legge til og slette tilleggsartikler til en artikkel, velger men tilleggsartikler fra Artikkelmenyen (enten fra hovedmenylinjen eller ved å høyreklikke på den bestemte artikkelen i artikkeloversikten). Eksempel på et slikt vindu er vist på figur 28. Figur 28: Tilleggsartikler Noe av mulighetene i dette vinduet er tilgjengelig fra verktøylinje, resten er tilgjengelig fra menyen Tilleggsartikler fra hovedmenylinjen eller ved å høyreklikke i vinduet. Når du endrer på noen av tilleggsartiklene, sletter eller legger til nye, vil disse linjene markeres i rødt og statusfeltet vil betegne hva slags endring som er gjort Følgende funksjonalitet er tilgjengelig enten fra verktøylinjen eller fra menyen. Hvilke valg som er tilgjengelige varier ettersom du har merket en bestemt artikkel eller ikke: Ny artikkel legger til flere tilleggsartikler til listen. Denne dialogen lar deg legge til flere artikler fra artikkelregisteret på en gang. Du kan finne frem til disse enten ved å bla i artikkelstrukturen, eller ved å søke på artikkelens navn eller nummer. Til høyre i bildet vises det en liste med de artiklene du ønsker å legge til listen. For å flytte en artikkel over fra venstre til høyre dobbeltklikker du på den eller merker den og trykker på > knappen. For å fjerne artikler fra denne listen trykker du < eller dobbeltklikker på den artikkelen du ønsker å fjerne. Knappen merket << fjerner alle de valgte artiklene. Når du har velg alle artiklene du ønsker å legge til, trykk OK. Endre, eller ved å dobbeltklikke på en artikkel vil du kunne endre antallet og velge om artikkelen skal mengdeberegnes eller ikke. Åpne artikkel, åpner artikkelvinduet for den valgte artikkelen. Slett artikkel merker tilleggsartikkelen for sletting fra listen 47

49 Slett alle merker alle artiklene i listen for sletting. Opphev sletting fjerner slettemerking på en slettet artikkel. Man må i så fall gjøre dette før man lagrer, for da blir slettingen utført og det er ikke mulig å oppheve denne. Kopier til kopier listen med tilleggsartikler til en eller flere andre artikler. Kopier fra kopier listen med tilleggsartikler fra en annen artikkel til denne. Skriv ut skriver ut listen med tilleggsartikler NS3420 koding av artikler Artikler kan kodes med NS3420 koder. Til dette benyttes drofus seg av NS3420 databasen fra Standard Norge og programvare fra NOIS 1. For å bruke kodeoppslagssystemt må du ha GPROG installert på maskinen. Alle som ikke har GPROG installert kan få se på kodene og endre beskrivelse, men ikke selve koden. For å kode en artikkel, velg artikkelen i artikkellisten, åpne den og gå til NS3420 fanen 2. Trykk deretter på knappen ved siden av kode feltet for å åpne kodeplukkeren. Når du har velg korrekt kode vil tekst og tilleggstekst komme bli hentet med inn i fanen. Du kan redigere tilleggsteksten samt sette inn et løpenr for beskrivelsen. Dette er nyttig dersom du ønsker å eksportere artiklene til GPROG eller FOCUS Anbud. Du kan deretter eksportere artikler til et NS3459 format fra Rapporter og Eksporter- >Andre eksporter->artikler NS Norconsult Informasjons Systemter 2 Hvis du ikke finner noe slik fane er ikke NS koding aktivert for prosjektet. Spør din lokale drofus ansvarlig for å aktivere dette 48

50 10. Utstyr i rom Innledning og begreper Til rom og standardrom kan det tilknyttes utstyrslister, det vil si lister med hvilke planartikler som skal være i rommet. Når en planartikkel blir lagt inn i et rom sier vi at denne artikkelen har en forekomst i dette rommet. En slik forekomst har følgende opplysninger tilknyttet seg. Antall - Det vil si hvor mange av denne planartikkelen som skal være i rommet Eksisterende antall Hvis noe av utstyret allerede eksistere slik at det ikke er behov for å kjøpe det inn kan man angi dette antallet her. Dette antallet vil da bli trukket i fra på nettoregnskapet for denne artikkelen. Prioritet Prioriteten på hvor viktig det er å ha dette utstyret. Eier Hvis det er flere eiere av utstyr kan det her defineres hvem skal være eier av dette utstyret. Antallet av hver planartikkel legger grunnlag for brutto antallet av denne planartikkelen i rommet. Netto antallet er antallet minus det eksisterende antallet. I tillegg vil tilleggsartikler som ikke skal mengdeberegnes også trekkes fra slik at de ikke kommer med i netto antallet. Netto antallet sammen med artikkelens budsjettpris vil gi et kalkyle på hvor mye en utstyrsliste i et rom vil koste. Denne summen vil komme frem på budsjettrapporter og rapporter over utstyr i rom. Standard utstyrslister Når man oppretter et standardrom vil det også bli laget en tom utstyrsliste. Denne kan brukes videre til å lage en standard utstyrsmal, som senere kan knyttes til rom. Utstyrslister tilknyttet rom Utstyrslister kan tilknyttes rommet på forskjellige måte, ettersom man vil benytte en standardliste eller ikke. Dette bestemmer man når man oppretter utstyrslisten på rommet, se nedenfor. Et rom kan derfor ha følgende status for utstyrsliste: Utstyrsliste ikke opprettet betyr at et rom ikke er tilknyttet noen utstyrsliste. Utstyrsliste kopiert betyr at utstyrslisten har blitt kopiert fra et standardrom. Alle data fra utstyrslisten til standardrommet blir kopiert over til dette rommet. Eventuelle endringer som blir gjort på standardrommet i ettertid vil ikke påvirke de data som er blitt kopiert over. Utstyrslisten blir derfor unik, men opplysningene om at den er kopiert fra et bestemt standardrom blir bevart. Utstyrsliste fra standardrom betyr at rommet har utstyrsliste fra et standardrom. Dette betyr at det ikke er mulig å endre utstyrslisten direkte i rommet, men må redigeres i standardrommet den får utstyrslisten fra. Dette medfører at når en endrer i standardlisten vil utstyrslisten forandre seg for alle rom som har utstyrsliste fra dette standardrommet. Utstyrsliste avledet fra standardrom betyr at rommet har utstyrsliten til et standardrom, slik som over, men at det er mulig å legge til nytt utstyr i tillegg til det som ligger i standardlisten. Det er derimot ikke mulig å endre eller fjerne utstyr som ligger i standardlisten. 49

51 Unik utstyrsliste. Dersom utstyrslisten for rommet ikke har noe tilfelles med andre rom, slik at det ikke vil være hensiktsmessig å opprette den fra en standardliste, kan rommet få en unik utstyrsliste. Man starter da med en tom liste der alle enringer er tillatt Oppretting og sletting av utstyrslister Oppretting og sletting av utstyrliste til rom gjøres i romoversikten (Prosjekt -> Romoversikt) på følgende måte. Marker det rommet du vil opprette en utstyrsliste på, eventuelt marker flere ved å holde Ctrl eller Shift tasten inne. Se Feil! Fant ikke referansekilden. Høyreklikk og velg Utstyr, og derfra velg ønsket tilknytning. Ønsker du å slette gjør du det samme, men velger Slett utstyrsliste Standardrom får automatisk tilknyttet en tom utstyrsliste når rommet opprettes Endring av utstyrslister For å åpne en utstyrsliste gjør du følgende: Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt) eller standardromlisten (Prosjekt -> Standardromoversikt) Marker det ønskede rommet Høyreklikk på rommet og velg Utstyr i rom, bruk knappen på verktøylinjen, eller trykk CTRL+RETURN Et eksempel på en utstyrsliste er vist på figur 29. Alle valgene i dette vinduet er tilgjengelig ved å høyreklikke i vinduet eller fra menyen Utstyr i rom fra hovedmenylinjen. Noen av valgene er også tilgjengelig fra verktøylinjen. Du har følgende valg (de fleste er også tilgjengelig som hurtigtaster): Neste og forrige knappen navigerer til neste/forrige utstyrsliste slik som beskrevet i Feil! Fant ikke referansekilden.. Endre (åpnes også ved å dobbeltklikke på en artikkel) åpner en dialog der du kan endre antall og eksisterende antall av denne artikkelen (Figur 30) Åpne artikkel åpner artikkelspesifikasjonen for den markerte artikkelen. Tilleggsartikler viser listen med tilleggsartikler for den valgte artikkelen. Eksisterende utstyr viser eventuelt tilknyttede eksisterende utstyr til denne forekomsten (se kapittel 11). Ved å velge en av dem åpnes det aktuelle komponenten. Ny artikkel åpner en dialog der du kan velge artikler som skal legges til listen. Denne dialogen lar deg legge til flere artikler fra artikkelregisteret på en gang. Du kan finne frem til disse enten ved å bla i artikkelstrukturen, eller ved å søke på artikkelens navn eller nummer. Til høyre i bildet vises det en liste med de artiklene du ønsker å legge til listen. For å flytte en artikkel over fra venstre til høyre dobbeltklikker du på den. For å fjerne artikler fra denne listen dobbeltklikker du igjen på den artikkelen du ønsker å fjerne. Når du har velg alle artiklene du ønsker å legge til, trykk OK. Slett artikkel sletter den markert artikkelen fra listen. 50

52 Figur 29: Eksempel på en utstyrsliste Figur 30: Endre antall, eksisterende antall, prioritet og eier på forekomsten. Slett alle sletter alle artiklene i utstyrslisten. Opphev sletting opphever slettemarkeringen for den valgte artikkelen. Man må i så fall gjøre dette før man lagrer, for da blir slettingen utført og det er ikke mulig å oppheve denne. Kopier fra/til kopierer utstyrslisten fra eller til et annet rom. Dette gjelder kun unike og kopierte utstyrslister. Hvis du velger kopier fra, vil du få frem en liste med andre rom som har unike eller kopierte utstyrsliste. Marker da det ønskede rommet og trykk OK. Hvis du velger kopier til har du muligheten til å kopiere utstyrslisten til et eller flere andre rom. Velg da de rommene du ønsker å kopiere til ved å krysse dem av i listen. Hvis rommet som du kopierer til ikke har utstyrsliste, vil den automatisk få en unik utstyrsliste, og rom som allerede har utstyr vil få alt utstyret slette. Utstyrslogg viser logg over endringene i utstyrslisten Skriv ut genererer en rapport av denne utstyrslisten. RFP<->Artikkel regler sjekker alle definerte regler på dette rommet, se avsnitt 11 51

53 Vis IFC-data viser artikkeloversikten i IFC modus med mulighet til å se hvilke artikler og forekomster som er tegnet og hvilke som mangler på tegning. Dette er beskrevet i avsnitt Feil! Fant ikke referansekilden. (side Feil! Bokmerke er ikke definert.). Dette forutsetter import av IFC data fra tegneprogrammet som er beskrev i kapittel 19. Tips: Du kan også endre flere forekomter på en gang ved å markere flere (med SHIFT eller CTRL + marker). Du må da velge hvilke felt du vil overskrive ved å markere av haken foran feltet og så skrive inn verdien du ønsker. Eksempelet under vil sette antall for alle de merkede forekomstene til 2. Ikoner og status i utstyrslisten Hvis det er en kommentar knyttet til forekomsten vil dette vises med et notat ikon (det samme som det som brukes i romlisten, se 4.3). Andre ikoner som vises refererer til hvilket steg i forekomsten er. For forklaring på hva de enkelte symbolene betyr, se i brukerveiledningen for anskaffelse. Du kan også se hvilket steg forekomsten befinner seg i og antall i status feltet. Dette antallet er enten på formen kjøp/opsjon eller kun et antall Endring fra artikkeloversikt. Utstyrslisten kan også endres fra forekomstvinduet i artikkeloversikten. Dette kan være praktisk hvis du ønsker å endre på mange forekomster av samme artikkel. Du kan også markere flere forekomster og endre mange samtidig. I artikkellisten kan du også flytte alle forekomster fra en artikkel til en annen fra høyreklikkmenyen. 52

54 11. Eksisterende utstyr Innledning Eksisterende, eller overflyttbart utstyr, kan registreres i et eget register i drofus. Deretter kan dette utstyret kobles opp mot planlagt utstyr i rom. Normalt vil man først registrere alt utstyr som det kan være aktuelt å flytte, for deretter å vurdere hvorvidt dette utstyret er brukbart. Man kan så koble det til en planartikkel som dette utstyret skal erstatte, og deretter en forekomst av denne planartikkelen i et rom Oversikt Registeret over eksisterende utstyr åpnes fra menyen Prosjekt->Eksisterende utstyr. I denne listen fremgår blant annet navnet på apparatet og dets status (for eksempel om apparatet er kassabelt eller brukbart), eventuelt tilknytning til planartikkel og rom hvis dette er registrert og noen andre sentrale opplysninger. Figur 31 53

55 Oversikten vil i utgangspunktet være tom. Man kan da enten velge å registrere et nytt komponent ved å velge Legg til eller søke opp et eksisterende komponent/apparat. Tallet nederst i høyre hjørne av vinduet viser hvor mange komponenter som finnes i databasen og hvor mange som nå vises i listen. Man kan velge å vise alle komponenter ved å velge Vis alle i verktøylinjen. Merk at dette kan ta noe tid hvis det er mange registrerte apparater. Man kan til enhver tid overføre den aktive listen over apparater til MS-Excel ved å trykke CTRL+E i listen. Når man søker i registeret vil man kunne søke over deler av ord i apparatnavnet, nåværende avdeling, registreringsnummer og status. TIPS: Ved å trykke F3 i listen vil man forflytte seg til søkefeltet. Søket man gjorde vil vises i statusfeltet nederst i vinduet Registrering Under fanen Detaljer kan en registreres informasjon om det enkelte komponenten. Under fanen Bilder/Dokumenter kan en legge inn bilder av komponenten og eventuelle dokumenter. Se 15 for beskrivelse av dette. For å knytte apparatet til et rom, må man først spesifisere hvilken planartikkel dette utstyrskomponenten tilsvarer. Deretter kan man knytte apparatet til et rom der denne planartikkelen forekommer i utstyrslisten. Når man gjør dette, vil eventuelle data som er registrert om eksisterende forekomster i planen (se 10.1), bli fjernet og erstattet av det antall faktiske apparater som er knyttet til denne forekomsten. Det totale nettoantallet av denne artikkelen vil derfor bli redusert. Programmet sikrer ikke at du ikke registrerer for mange eksisterende artikler på en forekomst, så man må selv passe på at ikke nettoantallet blir negativt. I utstyrslistene vil det fremkomme at det er tilknyttet eksisterende utstyr. Når man har knyttet eksisterende artikler til en forekomst i et rom, kan man ikke lenger slette denne forekomsten fra rommet uten å fjerne det eksisterende utstyret først. Hvis rommet har forekomster fra et standardrom eller mal, kan man heller ikke endre disse før eventuelle eksisterende artikler er fjernet fra rommene som bruker denne listen. Man kan følgelig heller ikke slette eller gjøre om på listen før dette er gjort Kopiering og registrering av flere like komponenter I listen kan man enkelt kopiere en eller flere komponenter til en eller flere kopier. Merk de komponentene du ønsker å kopiere og velg Kopier fra høreklikkmenyen. Dette vil lage èn kopi av de merkede komponentene. Hvis du ønsker å lage flere kopier velger du Kopier flere og skriver inn det antall kopier du ønsker. Merk at de kopierte komponentene vil få samme registreringsnummer (noe du antagelig vil gjøre om) og de vil ikke kopiere romtilknytningen. Dette må gjøres individuelt for hvert komponent Import fra MS-Excel Se

56 12. Kontroll for underprogrammering og overprogrammering Innledning Både rom og artikler spesifisere i detalj, og sammenhengen mellom disse spesifikasjonene kan sjekkes ved hjelp av å definere et sett regler. Når en artikkel legges inn i et rom og det er avhengig av bygningsmessige krav, kan reglene sjekke om romfunksjonsprogrammet for dette rommet oppfyller dette kravet. La oss si at det settes 3 datamaskiner inn i et rom som alle krever strømtilkobling. Hvis det kun er satt opp 2 uttak i rommet er dette sannsynligvis feil. Er det satt opp 30 uttak, og det ikke er noe annet utstyr i rommet som krever strøm, er dette også sannsynligvis en feil. Dette er et eksempel på en ressurs i rommet man ønsker å telle ned, men man kan også tenke seg andre regler. For eksempel kan noen typer utstyr krever en viss min/maks temperatur i rommet for å fungere, eller at rommet er skjermet for støy fordi utstyret støyer mye. Oppsett av regler kan bli komplisert og dette vil derfor normalt gjøres av prosjektadministrator Oppretting og sletting av regler Du kan lage regler som kan sjekke mellom alle logiske (Ja/Nei) og nummeriske(tall) felter i RFP og artikkelspesifikasjonen. Typen avgjøres automatisk når du velger hvilke felter du vil opprette regelen mellom. Tabell 1 viser sammenhengen mellom felttypen og hva slags regler som kan lages. RFP felt: Artikkelfelt: Kan telles ned: Logisk Logisk Nei Underprogrammering: Resultat: Hvis artikkelfeltet er Ja må også RFP feltet være Ja. Eksempel: Hvis artikkelen har avkryssing for avsug, må RFP felte avsug også være avkrysset. Overprogrammering: Hvis ingen artikler i rommet har feltet Ja, så skal heller ikke RFP feltet være Ja. Eksempel: Hvis ingen artikler i rommet krever avsug skal RFP feltet avsug ikke være avkrysset. Numerisk Logisk Ja Underprogrammering: RFP feltet må være lik eller høyere enn antall artikler i rommet som har artikkelfeltet avkrysset. Eksempel: Hvis artikkelen har avkrysning for strømtilkobling, må antall strømuttak i rommet være høyre eller lik summen av alle disse artiklene som trenger strøm. Overprogrammering: RFP feltet må ikke være høyere enn antall artikler i rommet som har artikkelfeltet avkrysset. Eksempel: Antall strømuttak i rommet må ikke være høyere enn antall artikler som trenger strøm. Logisk Numerisk Nei Underprogrammering: Hvis en artikkel i rommet har feltet høyere enn 0 må RFP feltet være avkrysset. Overprogrammering: Hvis ingen artikler i rommet har feltet høyere enn 0 må RFP feltet ikke 55

57 være avkrysset. Numerisk Numerisk Nei Underprogrammering: Her kan man velge en operator man skal sammenligne verdiene med. Hvis man velger > må verdien av artikkelfeltet være høyere eller lik verdien til RFP feltet. Hvis man velger operatoren < må artikkelfeltet være lavere eller lik RFP feltet Eksempel: Minimumstemperaturen til artikkelen må være høyere eller lik minimumstemperaturen i rommet. Overprogrammering: Numerisk Numerisk Ja Underprogrammering: Operatoren valgt (for underprogrammering) snus. Eksempel: Minimumstemperaturen til artikkelen må ikke være lavere enn minimumstemperaturen i rommet. Sjekk av overprogrammering for denne typen regler gir egentlig ingen mening i praksis. Her må den summen av artikkelfeltet for alle artiklene i rommet være lavere eller lik verdien til RFP feltet. Eksempel: Antall datatilkoblinger til alt utstyret i rommet må være lavere eller lik antall datauttak i rommet Overprogrammering: Verdien i RFP felte må ikke være høyere enn summen av artikkelfeltet for alle artikler i rommet. Eksempel: Antall datatilkoblinger til alt utstyret i rommet må ikke være høyere enn antall datauttak i rommet. Tabell 1 For å lage og slette regler vel Prosjekt -> RFP<->Artikkel regler. Du får da en oversikt over alle regler som er definert. Velg Legg til for å legge til en regel. Til venstre i skjermbildet du vises et tre med alle RFP feltene og til høyre alle artikkelfeltene. Velg et felt i hver av disse ved å dobbeltklikke på de ønskede feltene. Avhengig av hva slags type felter du har valgt vil du få valg om du vil at ressursen skal telles ned og hvilken operator du vil bruke. Når du har definert regelen ferdig vil forklaring på regelen komme frem i tekstfeltene, for henholdsvis underprogrammering og overprogrammering. Velg så en alvorlighetsgrad og trykk ok. Hvis du ønsker å slette en regel, merker du den aktuelle regelen å velger slett Kjøring av regler Reglene kan kjøres på to måter: En regel på alle rom Alle regler på et rom (kun underprogrammering) En oversikt over reglene får du ved å velge Prosjekt->RFP<->Artikkel regler. Listen innholder en oversikt over hvilke felter regelen ser på og om ressursen skal telles ned eller ikke, og hvilke sammenligningsoperatorer som skal brukes. Ved å dobbeltklikke på en regel eller velge Egenskaper vil du få frem en tekstelig beskrivelse av regelen. Du kan så velge å kjøre regelen for å sjekke underprogrammering eller overprogrammering. Hvis du ikke ønsker å kjøre regelen, lukk vinduet ved å klikke i venstre hjørne eller trykk ESC. Når programmet har sjekket alle rommene, får du frem et resultatvindu som vist på bildet nedenfor. Denne inneholder en liste, med hvilke rom reglene som bryter forekommer i (ytterste nivå), hvilken artikkel i rommet som bryter regelen, og så til slutt hvilke regler som denne artikkelen i dette rommet bryter. Det kan være flere artikler under et rom som bryter med regler og flere en artikkel kan også bryte flere regler selv om det ikke fremkommer av dette bildet. Reglen som brytes i dette tilfelle sier at 56

58 artikkelfeltet Vanntilkobling (til venstre) er satt til Ja, mens RFP feltet (til høyre) ikke er det. Bilde 1 Du kan høyreklikke på en av resultatradene og velge å åpne RFP, artikkel eller utstyrslite for å rette feilen. Regelen må kjøres igjen for å se resultatet av rettinger. For å kjøre alle regler for et rom, går man inn i en utstyrsliste (se avsnitt 10.3) og velger derfra RFP<->Artikkel regler. 57

59 DEL 4: Rombehandling Modul for rombehandlingsskjema 58

60 13. Rombehandlingsskjema Innledning Rombehandlingsskjema gjør det mulig å knytte prosjekteringsopplysinger til rom. Det er hovedsakelig tiltenkt arkitektens rombehandlingsopplysninger, men siden skjema kan defineres fritt er det ingen begrensninger på hva som kan registreres. Skjema kan inneholde felter som regnes ut på grunnlag av visse romkjerneopplysninger slik som areal og behandlingshøyde. Hvordan disse utregningsfeltene regnes ut kan bestemmes av prosjektet. Det er vanlig f.eks. at man lager en fane for tak eller gulv og at alle felter som regnes ut i denne fanen settes lik det prosjekterte arealet i romkjernen. Så kan man ha felter i en fane for vegg som regnes ut på grunnlag av behandlingshøyde, omkrets av rommet samt fratrekk for veggareal. Alle disse arealopplysningene må oppdateres i romkjernen og må oppdateres for det enkelte rom. Slik som for RFP knyttes rommet enten til et unikt skjema eller til et standardskjema. Det kan knyttes rombehandlingsskjema både til standardrom og til rombehandlingsmaler som senere kan knyttes til rom. Rommet kan ha følgende rombehandlingsstatuser: Skjema ikke opprettet: Rommet er ikke knyttet til noe rombehandlingsskjema Unikt rombehandlingsskjema: Rommet har et unikt rombehandlingsskjema som kun gjelder dette rommet. Standard rombehandlingsskjema: Rommet har rombehandlingsskjema fra et standardrom og endringer i dette standardskjema gjenspeiles derfor i dette rommet. Avledet rombehandlingsskjema: Rommet er knytte til et standard skjema, men har noen felter som ikke følger denne standarden. Alle felter/behandlinger som er definert i standarden må også vises på det avledete skjema, men kan ha andre verdier. En kan også velge å si noe om andre behandlinger enn de som er i standarden. Data som avviker fra standarden/malen vil markeres med en rød * foran feltet. Hvis du fører muspekeren over feltet vil du se den eventuelle standardverdien dette feltet har. Kopiert rombehandlingsskjema: Rommet har et unikt skjema, men dette ble i utgangspunktet kopiert fra et standardrom eller en mal. Rombehandlingsskjema kan sees på som en hybrid mellom RFP skjema og utstyrslister. Det består av samme type felter som et RFP skjema, men i liket med utstyrslister må du velge ut hvilke felter du ønsker å si noe om. I RFP skjemaet vises til enhver tid alle feltene. Det er imidlertid vært å merke seg noen forskjeller fra RFP. Selv om du oppretter et rom med standard eller avledet rombehandlingsskjema vil den de utregnede feltene alltid basere seg på romkjerneverdier for det aktuelle rom. Disse utregnede feltene gir heller ikke noen mening i et standard skjema, slik at disse vil være tomme eller null for standardrom og maler Oppretting og sletting av rombehandlingsskjema. Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt) kan du knytte rombehandslingsskjema til et rom på følgende måter: 59

61 Marker det aktuelle rommet i romlisten, eventuelt maker flere ved å bruke Ctrl/Shift tasten slik beskrevet i Feil! Fant ikke referansekilden. Høyreklikke og så velge rombehandlingsskjema og derfra velge ønsket tilknytting, eller på menyen velge Rom -> rombehandlingsskjema og derfra velge ønsket tilknyting. Ønsker du å slette skjema, gjør det samme men velg Slett rombehandlingsskjema. Ved opprettelse av standardrom blir det automatisk opprettet rombehandlingsskjema tilknyttet dette rommet Åpne rombehandlingsskjema for redigering / lesing Fra standardromlisten (Prosjekt -> Standardromoversikt): Høyreklikk på det ønskede standardrommet og velg rombehandlingsskjema Fra romlisten (Prosjekt -> Romoversikt): Høyreklikk og velge Rombehandlingsskjema. Eller på menyen velge Rom -> Rombehandlingsskjema. Eller velg rombehandlingsskjema fra verktøylinjen. Eller rombehandlingsmaler (Prosjekt -> Rombehandlinsmaler) Rombehandlingsskjema Bildet nedenfor viser et eksempel på hvordan et rombehandlingsskjema kan se ut: Fra verktøylinjen kan du gjøre følgende: Figur 32 Neste og forrige knappen gir deg rombehandlingsskjema for hhv. neste og forrige rom som har et slik skjema i det nivået du står i romlisten (se Feil! Fant ikke referansekilden. for mer forklaring på forrige/neste navigering). Du kan også dra ned listen (ved å trykke på den lille pilen ved siden av knappen) for å hoppe direkte til rom lengre frem eller tilbake på listen. Legg til behandling. Se forklaring nedenfor. 60

62 Skriv ut generer et rapport med dette skjema. Rombehandlingslogg viser endringer som er gjort på dette rommet. Kopier fra (kun tilgjengelig for unike og kopierte rom) gir deg mulighet for å kopiere skjema fra et annet rom. Fra menyen kan du også velge å kopiere skjema til andre rom som enten har unik et unikt skjema eller ikke har opprettet skjema. I det siste tilfelle vil det opprettes et unik skjema. For å velge rom du vil kopiere skjema til, åpnes dialogen som vist på Feil! Fant ikke referansekilden.. Velg de rommene du vil kopiere til ved bla i funksjonsstrukturen ned til de rommene du ønsker. Notat: Viser og gir mulighet for å redigere en kommentar/notat til skjema. Dato: Dette feltet er tilgjengelig dersom det finnes logg for dette rommet. Du kan da få se på skjema for en bestemt dato. Det er ikke mulig å velge datoer som er før eller etter de logg innslagene som finnes. Etter å valgt en bestemt dato vil felter som har vært endret siden den valgte datoen merkes med en blå stjerne I status feltet kan du se når skjema tilknytning til dette rommet ble opprettet og når skjema sist ble endret. Her vises også hva slags tilknytning skjema har til rommet. Legg til behandling I motsetning til RFP skjema må en i rombehandlingsmodulen velge hvilke felter en ønsker å si noe om. Dette fordi det ofte kan være veldig mange ulike behandlinger og en ønsker som oftest bare informasjon de behandlingene som skal være på rommet. Legg til behandling gjør en enten fra verktøylinjen, ved å høyreklikke i vinduet eller klikke på. Felter/behandlinger velger en fra en dialog som vist til høyre. Hvilke felter en kan benytte defineres av prosjektet. Øverste nedtrekk definerer fane eller hovedgruppering. Dette vil ofte være gulv, vegg, himling osv. Du kan markere flere ved å bruke Ctrl eller Shift tasten. knappen brukes for å fjerne en behandling som ikke lenger er aktuell for rommet. Figur 33 Merk: Hvis en benytter seg av avledet rombehandling for et rom er det kun mulig å fjerne de behandlingene som er lagt til unike for dette rommet. En kan gi andre verdier til behandlingene som kommer fra standarden. Ønsker en derfor å skifte en behandling i et avledet rom må en legge til den nye behandlingen og sette verdier som viser at standarden ikke er i bruk (f.eks. sette dekning til 0) Rapporter og eksport I tillegg til at informasjonen om rombehandlingsskjema kan lese ut av programmet er det lagt opp til to eksporter/rapporter.: 1. Man kan skrive ut rombehandlingsskjema pr. rom slik at den f.eks. kan brukes av de som skal utføre arbeidet i rommet. Denne rapporten finnes i rapportoversikten, eller man kan bruke 'Skriv ut' knappen direkte i rombehandslingsskjema. 61

63 2. Man kan ta ut alle data om rombehandslingsskjema direkte i MS-Excel. Her kan man videre filtrere, sortere og summere slik man selv ønsker. Det er ikke lagt opp til noen egen funksjon som summerer bruk av f.eks. ett materiale i drofus, men lagt opp til at man skal gjøre dette via denne eksportfunksjonen. 62

64 Del 5: Logger og rapporter Fellesfunksjonalitet for alle moduler 63

65 14. Logger Generelt om logger Alle opplysninger i programmet logges når de endres. Dette for å ha fullstendig kontroll og endringshistorikk. Loggene er delt opp etter hva de inneholder logg for, det vil si at romkjerneopplysninger blir logget i en logg, RFP i en, endring i utstyr i rom i en annen osv. Systemadministrator kan velge å skru av og på loggingen for de ulike delene av programmet Loggvindu Loggen kan åpnes fra de fleste vinduer der endringer bli logget. Loggen vil da vises for det aktuelle rommet/artikkelen osv. man er i. Loggen kan også åpnes fra toppmenyen Logg->Logger. Her er loggen er delt inn i 7 deler; Rom Standardrom Grupper Funksjonsprogram Artikkel Eksisterende utstyr TIDA Etter du har valgt hvilke type logg du ønsker å søke på kan du gjøre ytterligere filterringer under Logger/Hendelser. Hvis du for eksempel kun ønsker å se endringer i RFP, velger du RFP. Videre har du mulighet til å filtrere på en bestemt fane i RFP skjemaet og til slutt et spesifikt felt under denne fanen. Eksempelvis, hvis man ønsker å se på alle endringer i RFP den siste måneden for rom i funksjon 15 på felter som har med Elektro å gjøre man følgende: Velger RFP logg i logg feltet, skriver '15*' i nr feltet for å begrense til ønskede rom. I felt skriver man 'El*' for å velge ut riktige felter og til slutt fra dato til forrige måned. Figur 34 nedenfor viser et eksempel på dette. I Loggdata filter kan man gjøre søk etter de loggoppslagene man er interessert i. Man kan benytte * som jokertegn for å gjøre fritekstsøk. Til hvert loggoppslag kan det knyttes en tekst. Dette kan f.eks. være en kommentar til hvorfor endringen har skjedd eller referatet der endringen ble vedtatt. Man kan velge ett eller flere loggoppslag og skrive kommentaren i kommentarfeltet. Deretter kan man søke på denne teksten hvis man f.eks. ønsker å se alle endringer knyttet til en bestemt begrunnelse eller referat. Tips: Du kan også søke i alle loggene samtidig. Velg da Søk i alle der du velger loggtype. Hvilken logg de forskjellige loggoppslagene gjelder vises i kolonnen Logg. 64

66 Figur 34: Eksempel på endringslogg i et bestemt RFP-felt Logg med endringsliste For å strukturere endringene i drofus kan man benytte seg av endringslister. Endringer vil da automatisk bli knyttet til en endringsliste som er lett å filtrere på i loggvinduet. Om man for eksempel skal gjøre et sett med endringer i forbindelse med et brukermøte, prosjekteringsmøte, byggemøte etc. kan det være greit å knytte disse endringene til en endringsliste slik at man enkelt kan søke de frem i loggvinduet. For å starte en logg med endringsliste gå til Logg->Start logging med endringsliste. Figur 35 I vinduet som kommer opp vil du se alle endringslister som tidligere er opprette i prosjektet. Du kan enten velge å knytte endringene du nå skal gjøre til en eksisterende endringsliste eller opprette en ny. Om du velger sistnevnte klikk da på Ny og velg et navn eller nummer på endringslisten. 65

67 Figur 36 Dette navnet vil dukke opp i loggvinduet under Endringsliste. Du har også mulighet til å skrive inn et loggnotat som automatisk vil bli lagret i notatfeltet i loggen for alle endringer du nå gjør for denne endringslisten. Klikk deretter Ok, merk at kun endringer i funksjonsprogram, rom, RFP og rombehandling blir loggført i endringslista. Altså ikke utstyr. Alle endringer du nå gjør blir merket med navnet du har gitt endringslista, og vil fortsette til du velger å avslutte logging med endringsliste. Gå til Logg->Stop logging med endringsliste for å avslutte endringslisten. Når du nå har et sett med endringer som er merket med en endringsliste kan du gå til loggvinduet, velge hvilken logg du ønsker å se, gå ned til Endringsliste og velge den du har opprettet. Alle endringene knyttet til endringslisten vil da bli synlige i listen til venstre (figur 37). Figur 37: Filtrering på endringsliste Logg med loggnotat På samme måte som logging med endringsliste kan du gjøre endringer hvor du automatisk får med et loggnotat på de endringene du gjør i databasen. For å starte logging med loggnotat gå til Logg->Start logging med notat. I vinduet som dukker opp skriver du inn notatet du ønker skal komme frem i loggnotatet i loggen. For å stanse logging med notat gå til Logg->Stopp logging med notat. 66

68 15. Bilder / dokumenter Bilder Bilder kan knyttes til ulike steder i drofus. Dette gjelder artikler, eksisterende utstyr, rom og i funksjonsprogrammet. Dette kan benyttes til å formidle hvordan planartikler kan se ut, skisser eller tegninger til rom eller foto av utstyret som skal flyttes med. Bilde 2: Utsnitt fra artikkelvinduet, med fanen Bilder valgt. Tabellen nedenfor forklarer hva de ulike knappene på høyresiden betyr. De samme valgene er også tilgjengelig ved å høyreklikke i bildefanen. Ikon Betydning Gå til neste bilde. Denne vil bare være tilgjengelig hvis det er registrert mer enn ett bilde. Gå til forrige bilde. Slett det bildet som nå vises. Legg til bilder. Du kan velge å legge til filer av typen, GIF, JPG, TIF, PNG og BMP. Det er mulig å legge til flere bilder på en gang. Hvis bildene er veldig store, eller på annet format enn GIF eller JPG vil de bli omgjort før de lastes inn i databasen. Se også tipsene nedenfor. Kopier til utklippstavlen. Det valgte bildet blir kopiert til utklippstavlen slik at du kan kopiere det inn i andre programmer som Word eller billedbehandlingsprogrammer (vanligvis ved Rediger->Lim inn eller Ctrl-V). Gjør at du kan lagre bildet som vises til en egen fil. Vis bildet i et nytt vindu for full størrelse. Dette skjer også hvis du dobbeltklikker på bildet. Tips: Bilder kan også legges til ved bruk av klikk-og-dra teknikk. For raskere arbeid kan du derfor sitte med en filbehandler og klikke på de bildene du ønsker å knytte til, holde museknappen nede og slippe over bildefanen. Tips: Teknikken over kan benyttes direkte fra websider. Hvis du ønsker å legge til et bilde fra en webside, kan du dra et bildet fra Internet Explorer eller an annen webleser og over i bildefanen. 67

69 Hvis du har problemer med å laste opp enkelte bilder kan det være fordi de er av et format som ikke programmet gjenkjenner. Forsøk å åpne det i foreksempel forhåndsvinsingen i filbehandleren og lagre det igjen som et JPEG bildet før du forsøker å laste det opp på nytt Dokumenter Dokumenter og filer kan knyttes opp mot ulike data i drofus slik som rom, artikler, anbud osv. Dokumenter som knyttes opp vil bli lagret i databasen på den sentrale tjeneren slik at de er tilgjengelig for alle som logger seg på, uavhengig av hvor de. Avhengig av hvor rask internettlinjen er vil det kunne ta lang tid å laste opp og ned store dokumenter. Forsøk derfor å minimer størrelsen på de dokumentene som legges opp. Du kan laste opp dokumenter enten ved å slippe dem over vinduet eller og velge Ny fra høyreklikkmenyen eller verktøylinjen. Du kan endre navn og legge til en beskrivelse av dokumentet ved å dobbeltklikke på det eller velge Egenskaper. For å lagre ett eller flere dokumenter til din lokale harddisk, merker du de ønskede dokumentene og velger Lagre. Du kan også velge å åpne filen direkte hvis du har et program som støtter å vise det ved å velge Åpne. Ikon Betydning Nytt dokument Åpne dokumentet direkte. Lagre dokuement/dokuentene til din lokale harddisk Slett dokumentet fra tjeneren. Vis egenskaper til dokumentet Endre visning for dokumentlisten ADVARSEL: Hvis du skal endre på et dokument må du først lagre det, endre dokumentet og så laste det opp igjen. Endringer på dokumenter du har åpnet direkte blir ikke lagret på tjeneren hvis du ikke laster opp dokumentet igjen. 68

70 16. Rapporter drofus tilbyr flere typer rapporter som egner seg for utskrift, lagring eller sending via e- post. Alle rapportene genereres i PDF format. Alle data som lagres i drofus lagres på en sentral tjener, som også genererer rapporter som sendes tilbake til deg over Internett. Det er en fordel å avgrense rapportgenereringen hvis man kan. Rapportene som genereres over f.eks. alle rommene i prosjektet tar naturlig nok mye lenger tid enn for ett rom. Når du ber om en rapport, vil en Internett leser automatisk komme opp, vise status for rapportgenereringen og til slutt vise rapporten. Hvis dette tar lang tid, kan du jobbe videre med f.eks. drofus i mellomtiden. De fleste rapportene er tilgjengelig direkte fra de fleste vinduene (f.eks. romlisten og RFP-vinduet). Les mer om dette under de respektive kapitlene. Alle rapportene er tilgjengelig fra rapportvinduet, som åpnes fra menyen: Prosjekt -> Rapporter->Rapportoversikt. Med unntak av rapporter på utvalgte RFP opplysninger og artikkelspesifikasjoner (se 16.3) som åpnes fra hhv Prosjekt ->Rapporter->Rapport, valgte RFP opplysninger og Prosjekt ->Rapporter->Rapport, valgte artikkelspesifikasjoner. På venstre del av vinduet er rapportene kategorisert inn i en trestruktur gir en oversikt generelt over begrensninger og utvidelsesmuligheter på rapporter. Avsnitt 16.2 gir en kort oversikt over de forskjellige rapportene. Merk at ikke alle trenger og være tilgjengelige på alle prosjekter og at nye rapporter og begrensninger kan komme til Rapport begrensninger / utvidelser På de fleste rapportene kan du gjøre valg som vil utvide en rapport og eventuelt gjøre begrensninger til det utvalget en er ute etter. Begrensninger Mange av begrensingsmulighetene gjentar seg på flere rapporter så her følger en oversikt over begrensningsmulighetene. Nivåbegrensning, her kan du begrense rapporten til kun å gjelde noen utvalgte nivåer. Dette gjør en ved å klikke på mappen( ) og så velge i trevinduet som kommer opp. Trykk på krysset( ) for å fjerne valget. Merk. Det holder ikke å bare makere et nivå, men du må klikke i boksen ved siden av så det kommer et kryss. Tips. For å markere et helt nivå med undernivåer, holder det å kun markere dette (trenger ikke klikke på alle undernivåene). Se figur ved siden av for eksempel. 69

71 Artikkel- / rombegrensning, her kan du begrense på enkelte artikler eller rom. Ved å klikke på mappen( ) får du opp samme vindu som ved kopiering av RFP/utstyr. I motsetning til nivåbegrensning så kan du her også skrive inn funksjonsnummeret(ene) på de rom/artikler du ønsker å gjøre begrensninger på. Merk at du må trykke på det nivået du ønsker å finne rom under først, der etter vil det programmet hente opp rommene under. Hvis du ønsker å skrive inn flere funksjonsnummer skrives dette inn kommaseparert, du kan også skrive intervaller ved å skille dem med (minus tegn) eller en kombinasjon. Eksempelvis vil , gjøre en begrensning på og fra og med til og med Også her vil krysset ( ) fjerne valget. Merk. Også her må en sørge for at det kommer et kryss på de artiklene/rommene en ønsker å ta med. Datobegrensning. I alle loggrapportene er det mulighet for å gjøre begrensning på dato. Dette velges fra kalenderen. Spesifikasjonsbegrensning. Der det står Velg spesifikasjon kan man begrense på visse felter innenfor artikkelspesifikasjonen, RFP eller rombehandlingsskjema. Les mer om dette under Begrens feltuttak: Dette lar deg begrense hvilke grupper av felt som skal komme i RFP, artikkelspesifikasjon og rombehandlingsrapporten. Andre begrensninger. I tillegg er det en rekke andre begrensninger som er mulige, f.eks. kun benyttede artikler i prosjektet, begrensning på RFP type, ansvarsgruppe, prioritet og budsjettgruppe. Utvidelser I tillegg til å kunne gjøre begrensninger kan også de fleste rapportene utvides i den betydning at en slår sammen flere rapporter inn i en. Dette gjelder i hovedsak to utvidelser: Med logg. Ved å klikke på denne vil du kunne få med den aktuelle loggen for den aktuelle rapporten. Eksempelvis kan en klikke på denne på RFP rapporten slik at etter RFP en for et rom vil loggen over RFP på det rommet følge. Med artikler/rom. I funksjonsstruktur, kostnad av utstyr i rom og artikler per funksjonsgruppe kan en velge å ta med hhv rom og artikler inn i funksjonsstrukturen. Med forekomster. Tar med forekomster av utstyr i rom i artikkelspesifikasjonsrapporten Oversikt over rapporter Det er et stort antall rapporter tilgjengelig og man kan lett miste oversikten over de forskjellige typene og hvor de genereres fra. Siden rapportene endrer seg og nye rapporter stadig kommer til har vi ikke her noen fullstendig liste over tilgjengelige 70

72 rapporter. Vi vil her gi noen eksempler på hvilke rapporter du kan finne i de forskjellige kategoriene i rapportoversikten. Det beste er å prøve de forskjellige rapportene for på den måten å gjøre seg kjent med dem. Standardrom Her finner du lister over standardrom og rapporter på opplysninger tilknyttet standardrom. Dette inkluderer standard RFP, standard utstyrslister, standard rombehandlingsskjemaer. Det er også egne loggrapporter for disse. Du finner også lister over hvilke rom som er tilknyttet standardrom på en eller annen måte. Det finnes også en spesialrapport for å liste ut rom med avledede RFP verdier og dets opprinnelige standardverdi. Maler Her finner du de samme rapportene som under standardrom, men for de forskjellige maltypene. Rom Her finner du alle rapporter om rom og tilknyttede opplysinger. Romlister med arealsummeringer, romfunksjonsprogram, rombehandlingsskjemaer, utstyrslister og logger. Artikler Rapporter vedrørende planartikler og utstyr, f.eks. forskjellig typer artikkellister, artikkelspesifikasjoner, forekomst av artikler i rom, eksisterende utstyr som er knyttet til rom, tilleggsartikler og logg. Innkjøp Her finner du rapporter knyttet til innkjøp og anskaffelse av utstyr. Kalkyler Kalkylerapportene oppsumerer kostnader av utstyr i rom gruppert på forskjellige måter Rapport på utvalgte RFP opplysninger / artikkelspesifikasjoner. I noen rapporter har du mulighet til å spesifisere verdier for RFP opplysninger / artikkelspesifikasjoner og hente ut rapporter over de rommene/artiklene som fyller disse kravene. Du kan f.eks. hente ut en romliste for alle rom som har RFP feltet Andre krav til døråpning: JA. I begrensningsbildet for en valgt rapport, f.eks. RFP rapport, velg Velg spesifikasjon. Du vil da få et skjermbilde som vist på Bilde 3. I bildet ser du alle feltene gruppert etter fane i treet til ventre. Gjør så følgende: 71

73 1. Velg ett av feltene ved å klikke på/i dette. Feltet vil da vises til høyre. 2. Videre vises også valg du har for å begrense. Først hvilken type begrensing, f.eks. Er lik, Er ulik, Større enn osv, og så hvilken verdi det skal sjekkes mot. Hvis du valgte et logisk felt har du valget mellom å begrense uttaket for de rommene som har Ja eller Nei for dette feltet, mens valgte du et numerisk felt kan du angi om feltet skal være høyere, mindre, lik eller ulik en bestemt numerisk verdi. Velg ønsket verdi. 3. Du kan nå velge å velge flere felt for å begrense/utvide utvalget ytterligere. Trykk da på plusstegnet helt til høyre. Hvis du vil slette en begrensning kan du trykke på minus tegnet. Du kan angi over om du vil at alle kriteriene skal oppfylles, eller om det holder at en av dem er oppfylt. 4. Trykk OK for å hente ut rapporten. Bilde 3 Spørringer av denne typen kan også lagres til senere bruk. Velg da Lagre. Disse kan hentes frem senere ved å velge det fra Lagrede filter Utskrift og lagring av rapporter Etter at en rapport er generert, åpnes rapporten i Adobe Acrobat Reader. Herfra kan du skrive den ut ved å trykke på printersymbolet eller velge fra menyen Fil->skriv ut. Hvis du ønsker å lagre rapporten, for f.eks. å sende den på e-post til andre eller lese den ved en senere anledning trykker du på diskettsymbolet Endring og lagring av rapporter i andre formater Som nevnt tidligere kommer alle rapporter i PDF format, som kan leses av Adobe Reader eller andre dokumentlesere som støtter dette formatet. Det finnes også programmer du kan endre og eksportere PDF filer med. Disse er imidlertid ikke gratis. Det mest brukte av disse er Adobe Acrobat. Her kan du bland annet endre og redigere PDF dokumenter, slå sammen dokumenter samt en rekke andre muligheter. 72

74 I versjon 6 av dette programmet kan du eksportere PDF filer til f.eks. Word eller Excel format. Dette kan du gjøre ved å velge Lagre som/save as fra menyen og velge det ønskede formatet. Vær oppmerksom på at dokumentene sannsynligvis ikke vil bli seende like ut som i PDF formatet, dessverre. Ønsker du å trekke ut visse data til et Excel ark kan du gjøre det på følgende måte: Velg Table selection tool fra verktøylinjen og marker tabellen/dataene du ønsker å eksportere til Excel. Deretter kan du enten dobbeltklikke på det merkede område (da vil Excel starte), eller høyreklikke og lagre det merkede område i Excel format. For brukere med Adobe Reader er mulighetene for eksportering mer begrensede. Her kan dokumenter lagres som ren tekst ved å velge Fil->Lagre som tekst. Man kan også bruke Klipp/Lim funksjonalitet. Velg Select text/marker tekst fra verktøylinjen og marker den teksten du ønsker å kopiere over i et annet program. Velg deretter Rediger->Kopier eller trykk CTRL+C. Åpne så det programmet du ønsker å kopiere inn i f.eks. MS Word og velg Rediger->Lim inn eller trykk CTRL+V. Slik kopiering vil ikke bevare tekstens formatering. Til det kreves det fullversjon av Acrobat (Standard versjon 6 eller 5) Andre rapporter i MS-Excel Nosyko AS har laget en rekke rapporter etter forespørsler fra prosjektet, særlig på økonomi og kostander. Disse baserer seg på MS-Excel og henting av data fra en drofus server. De generes ikke direkte fra drofus men er egne regneark som henter data. Disse regnearkene finner du her: 73

75 17. Eksportering av data Eksportering til MS-Excel og MS-Word Programmet kan eksportere visse data til Excel format slik at du lettere kan sortere og filtrere data selv. Dataeksport vil si at du lagrer data i et annet dataformat enn det som opprinnelig er lagret i systemet. Merk at eksporterte data ikke kan importeres tilbake til programmet. Følgende data kan eksporteres til Excel: Romfunksjonsprogram Funksjonsprogram Artikkelspesifikasjoner Utstyr i rom Rombehandlingsskjemaer for rom Alle lister i programmet (se nedenfor) Eksporteringen skjer via en eksporteringsveiviser som viser deg vei gjennom de valgene og begrensingene du trenger å ta. Du starter veiviseren ved å velge fra menyen Prosjekt-->Rapporter og eksporter eller Rapporter og eksporter direkte fre velkomstvinduet. Velg deretter deretter ønsket type og eksport. Merk at eksporeringen kan ta noe tid og det lønner seg å gjøre noen begrensinger hvis du ikke er interessert i alle data. Lister til Excel Alle listevinduer i programmet kan eksporteres til Excel, slik som f.eks. romliste, artikkelliste, logg osv. Med fokus i listen trykk CTRL+E. Dette tar de data som ligger i listen over i Excel. Dette krever av Excel er installert på maskinen Lister til Word På samme måte som lister kan eksporteres til Excel, kan de også eksporteres til tabeller i MS-Word. Dette gjøres ved å trykke CTRL+W i listen. Dette krever at MS- Word er installert på maskinen Faner til Excel/Word I flere vinduer med faner og vinduer kan du også eksportere alle utfylte verdier til Excel eller Word. Dette gjelder f.eks. RFP vinduet, artikkelspesifikasjon og i anskaffelsesvinduer. Høyreklikk i vinduet og velg eksportering til Word eller Excel. I vinduer med flere faner kan du også velge å klikke i vindet som fanene ligger i, og på denne måte eksportere alle fanene til samme dokument/regneark. Du vil her også få valg om hvilke faner du ønsker å eksportere. 74

76 17.2. Eksportering til XML Rapportene fremstilles på bakgrunn av XML, slik at alle data som er i rapportene vil også kunne hentes ut i XML format. XML egner seg for importering til andre datasystemer. Det er ikke fult så egnet til importering i brukerprogrammer slik som Office applikasjoner o.l. XML av data kan fåes på forespørsel, for eksempel ved avslutningen av et prosjekt Eksportering til IFC drofus støtter eksportering av data til den internasjonale standarden IFC. IFC støtte i drofus er beskrevet i et eget dokument IFC støtte i drofus som er tilgjengelig fra Eksport til NS3459 drofus støtter eksport av artikler til NS3459. Denne finner du under menyen Prosjekt- >Rapporter og eksporter->andre eksporter. Eksporter kan benyttes i programmer som G-PROG og Focus Anbud. Eksporten egner seg best hvis man benytter muligheten for NS3420 kodin av artikler, se

77 18. Importering og oppdatering av data Importere rom fra MS Excel Du kan importere rom, romfunksjonsstruktur og romkjerneinformasjon inn i drofus fra Excel ved å gå til drofus -> Importer/oppdater og velg Importer rom. Du vil få opp et vindu som lar deg velge en Excel-fil fra din maskin. Etter du har gjort dette vil drofus automatisk foreslå første rad med data og se om programmet kjenner igjen kolonnenavn som matcher med romkjernefelter i drofus. Dette er kun ment som forslag og må dobbeltsjekkes med Excel-arket før du kjører importen. Sjekk også at riktig ark er angitt. For at importen skal fungere må Excel-arket følge en viss struktur. Det er viktig at nummer og navn på funksjoner og delfunksjoner kommer i forskjellige kolonner, men de trenger ikke komme i sortert rekkefølge hvis et nivå gjentas senere i dokumentet vil drofus se om dette finnes og i så fall benytte det eksisterende. Hvilke kolonner disse eller annen data ligger i spiller ingen rolle, men du må selv angi det i importdialogen. Kun de kolonnene du angir at skal importeres vil bli lest som om du har annen informasjon i arket spiller det ingen rolle. Hvilke rom som blir importert kan avgjøres på to måter: Hvis du har mer enn ett rom per rad må du angi dette i en egen kolonne og huke av for antall rom. drofus vil da kun importere de rom som har antall større eller lik 1 så andre rader med blank antall eller mindre enn 1 vil da bli ignorert. Hvis du ikke huker av for antall rom vil importen se på det som ligger i navnekolonnen og kun importere de rader som ikke har blankt/tomt navn. Et eksempel på hvordan denne prosessen fungerer kan du se på illustrasjonen under. Excel ark Importer rom -dialogen hvor kolonnene fra Excel-arket er mappet med romkjernfelter i drofus. Kun de kolonnene som er huket av og gitt en verdi vil bli importert. Bilde 5: Forklaring på import av rom prosessen Resultatet vist i romoversikten i drofus 76

78 Feltene for Funksjonsnivå vist i dette eksempelet i Importer rom vinduet kan variere fra prosjekt til prosjekt avhengig av hvor mange funksjonsnivåer som er definert for prosjektet og hvilke navn disse har Oppdatering av rom fra MS-Excel Romopplysninger kan oppdateres direkte fra et Excel ark, slik som f.eks. en liste med oppdaterte arealer eksportert ut av et CAD program. Romfunksjonsnummeret må ligge i Excel arket. Nye rom kan ikke importeres men må opprettes manuelt først for å få tildelt et romfunksjonsnummer. For å starte importen velger du fra menyen drofus->oppdater rom fra MS-Excel. Velg først ønsket fil og eventuelt ark hvis data ikke befinner seg i det første arket. Angi også hvilken rad i Excel arket du ønsker å starte å importere data fra. Det neste du må gjøre er å angi hvilke kolonner i Excel arket de data du ønsker å oppdatere befinner seg. Du må angi hvilken Excel kolonne (A IV) romfunksjonsnummeret befinner seg i da dette brukes som oppslagsnøkkel i drofus. Det er så valgfritt hvilke data du ønsker at skal oppdateres (huk av valgboksen). De andre kolonnene i Excel arket ignoreres. Det vil kun oppdateres som en endring hvis verdien er ulik den som allerede befinner seg i drofus. Velg deretter Start. Etter importen vil du få en rapport på eventuelle feil og hvor mange rom som ble oppdatert. Du kan også gå i loggen romhistorie får å se hvilke endringer som ble gjort. Tips. Hvis du benytter samme ledetekst som benyttes i drofus (bruk Excel eksporten som mal) vil programmet automatisk gjenkjenne hvilke data som ligger i hvilke kolonner. Du må selv huke av for å angi hvilke som skal oppdateres. Tips. Hvis du bare angir romfunksjonsnummeret og ingen andre kolonner vil importen kun gå gjennom Excel arket og se om den finner rommet eller ikke. F.eks. for å sjekke gyldige funksjonsnummer mot eksport fra tegning. Merk. Arealer og størrelser i drofus angis i meter. Eksporter fra CAD angir ofte disse i millimeter. Husk derfor å omgjøre disse til meter før du gjør importen. 77

79 18.3. Import av artikler fra MS-Excel På samme måte som du kan importere rom kan du også importere en liste med artikler til drofus. Dette kan være hensiktsmessig når det er mange nye artikler som skal opprettes. For at programmet skal kunne plassere artiklene riktig i artikkelstrukturen må Excel arket følge en bestemt struktur. Nummer og navn på hovednivå og undernivåer må komme i egne kolonner slik som for rom (se kap.18.1), deretter lister man opp artiklene nedover. For å se hvilke felter som kan importeres fra Excel gå til drofus- >Importer/oppdater->Importer artikler. Følg samme prosedyre som for rom ved å mappe de feltene du vil inkludere i importen til kolonner i Excel-arket Oppdatering av artikler fra MS-Excel Artikkelopplysinger kan oppdateres fra Excel. For å se hvilke felter som kan oppdateres gå til drofus->importer/oppdater->oppdater artikler. Ta først ut en liste over artikler ved å søke de ut i artikkelregisteres, eller å markere et hovednivå eller undernivå. For å få frem alle artiklene sett inn * tegn i hurtigsøket og klikk Enter. For å inkludere flere felter i eksporten høyreklikk i romlisten og velg Legg til/fjern kolonner. Velg de feltene du ønsker å se og klikk Ok. Når du er fornøyd med visningen i artikkelregisteret markerer du en linje i listen og eksporterer til Excel ved å trykke Ctrl + E. Du kan nå gjøre endringer i de aktuelle feltene, lagre dokumentet og oppdatere ved å bruke Oppdater artikler funksjonen. Pass på at du ikke endrer selve artikkelnummeret. Artikkelnummeret er artikkelens identifikator og programmet vil ikke kjenne igjen artikkelen om dette endres i Excel Import av eksisterende utstyr Eksisterende utstyr importeres fra Excel på omtrent samme måte som rom (over). Data fra Excel arket vil bli lagt til i registeret. Du kan ikke oppdatere data fra excel, kun legge til nytt utstyr. For å starte importen høyreklikker du i oversikten over eksisterende utstyr og velger Importer fra MS-Excel. Følg så samme prosedyre som for rom. 78

80 19. IFC (Industry Foundation Classes) Om IFC Industry Foundation Classes (IFC) er en internasjonal standard for utveksling av data i byggeprosjekter mellom forskjellige dataprogrammer. Dette gir helt nye muligheter for datautveksling og samhandling mellom alle typer programmer som er involvert i byggeprosessen. Eksempler hvor dette brukes omfatter datautveksling mellom forskjellige CAD programmer, sjekking av byggeforskrifter rett fra tegningsdata, beregning av prosjekteringsinformasjon og levering av dokumentasjon. For mer informasjon om standarden og standardiseringsarbeidet samt dokumentasjon av standarden gå til eller Selv om standarden ikke fokuserer på tidlig fase og programmering, men mer mot prosjektering og tegning, kan drofus eksportere en del nøkkeldata som kan brukes til import i andre programmer og til konsistensjekker med andre data i byggeprosjektet. Data som eksportert fra drofus skal kunne brukes med alle programmer som støtter IFC, noe som blir flere og flere. Det mest spennende bruksområdet for slike sjekker er kontroll og oppdatering av plandata i drofus mot tegninger i CAD i løpet av prosjekteringsperioden. Dette kan omfatte kontroll av at rom er tegnet ut, at prosjektert areal i drofus er oppdatert mot det som er tegnet, og at utstyr som skal teges er i overensstemmelse med planen. drofus kan importere data fra IFC filer (STEP part 21 format) og utføre slike kontroller og oppdateringer Bruk av IFC i drofus Bruk av IFC og drofus er forklart i et eget hjelpedokument, IFC støtte i drofus. 79