Presentasjon av aktuelle kontraktformularer og brev for finansiering av FoUrelaterte prosjekter, og forklaring om bruken av disse

Transkript

1 Prosedyre Dokumentnummer: Dokument tittel Standard kontrakter og bevilgningsbrev FoU Dato: Revisjon 7. Produsert av Navn: Stein Øberg Signatur: Godkjent av Navn: Per Wøien Signatur: Hensikten med prosedyren (maks 5 linjer) Presentasjon av aktuelle kontraktformularer og brev for finansiering av FoUrelaterte prosjekter, og forklaring om bruken av disse Beskrivelse På basis av vedtatt kontraktkonsept, DOKSY 3-6-4, er følgende standard kontraktformularer og brevmaler for FoU-bevilgninger laget: Standard kontraktsformularer Avtaledokument for FoU-prosjekt (K-1) Prosjektbeskrivelse (pr dato / versjonsnummer) (K-2) Generelle kontraktsvilkår (K-3) Disse tre dokumentene utgjør til sammen avtalen med Forskningsrådet og benevnes under ett som kontrakten. Standard brevmaler ved FoU-bevilgninger: Oversendelsesbrev for kontrakten Bevilgningsbrev (brukes når avtaledokumentet ikke brukes) (B-1) (B-2) Disse dokumentene følger vedlagt sammen med en veiledning. Oversendelsesbrev (B-1), avtaledokument (K-1) og prosjektbeskrivelse (henvisning i K- 2) tas ut som en integrert rapport fra Forskningsrådets informasjons- og styringssystem - Foriss. Avhengig av merket målform i prosjektbildet foretas utskrift på bokmål, nynorsk eller engelsk. Prosjektbeskrivelsen som det henvises til kan hentes ut fra Forport/DocuLive. Både i Foriss og etter overføring til Word er det mulig å legge inn spesielle vilkår i avtaledokumentet (K-1) knyttet til den enkelte divisjon/enhet, prosjekt og lignende. Generelle kontraktsvilkår (K-3) foreligger ferdig trykt på bokmål og nynorsk, og teksten kan ikke endres. Eventuelle tilpasninger må gjøres i avtaledokumentet som har høyere DOKSY rev /so side 1

2 prioritet. Generelle kontraktsvilkår finnes også på Forskningsrådets hjemmeside på Internett, både på bokmål, nynorsk og engelsk, se: Brevmalen for bevilgningsbrev (B-2) kan hentes direkte i Word ved å trykke på malknappen M = MALER. Brevet kan flettes med registrerte opplysninger i Foriss og ligger derfor under Foriss-brev. Opplysningene i Foriss kan enten hentes via Brevrapporten kontrakter i Rapportbestillingssystemet, eller så kan et avtaledokument kjøres ut direkte i Foriss fra Fil/Skriv ut/utskrift av kontrakt under Prosjektopplysninger i utskriftsdialogen. I DOKSY er det nedfelt som hovedprinsipp at avtaledokument skal brukes for alle bevilgninger til FoU-prosjekter uavhengig av prosjektets bevilgningsramme. Kontrakten, som består av alle tre standard kontraktsformularer (K1-3), sendes ut i to komplette og signerte eksemplarer fra Forskningsrådet til prosjektansvarlig, hvorav det ene, komplette eksemplaret skal returneres etter at prosjektansvarlig har signert avtaledokumentet. I tilfeller hvor mindre beløp bevilges og det kan være formalistisk og unødvendig å bruke avtaledokument, kan bevilgningsbrev sammen med generelle kontraktsbestemmelser benyttes. Det er divisjonenes/enhetenes ansvar å tilpasse teksten i bevilgningsbrevene. Avtaledokumentet er i utgangspunktet ikke laget for utstyrs- og grunnbevilgninger, men det kan brukes med nødvendige tilpasninger. Den som inngår kontrakten med Forskningsrådet er i kontrakten kalt prosjektansvarlig, og må ikke forveksles med prosjektleder (Prosjektleder er faglig ansvarlig, og er formelt underlagt prosjektansvarlig). Prosjektansvarlig er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres og at kontraktsvilkårene blir oppfylt, se blant annet pkt 9 i Generelle kontraktsvilkår. Kontrakten inngås ved at avtaledokument undertegnes av Forskningsrådet og den som har søkt og som det bevilges midler til. Som hovedregel skal slik kontrakt kun inngås med institusjoner, virksomheter og bedrifter, og ikke med enkeltpersoner. Dette gjøres for at ansvaret for å gjennomføre prosjektet i forhold til Forskningsrådet skal være forankret i organisasjonen. (Internt i organisasjonen eller det aktuelle konsortiet kan dette være regulert på andre måter.) Universiteter o.a. kan be om at kontrakter inngås sentralt, selv om søknader er sendt fra underliggende institutter ol. Dette gjelder for tiden Universitetet i Oslo (UiO), Universitetet i Bergen/UNIFOB og Høgskolen i Agder (HiA). Også i slike tilfeller følges vanlige registreringsrutiner i Foriss: det instituttet, fakultet e.l. som er oppgitt i søknaden, registreres som prosjektansvarlig (kontraktpart). Merk: DOKSY rev /so side 2

3 - Prosjektansvarlig / kontraktspart skal være den virksomheten som vi skal utbetale midlene til - Prosjektansvarlig / kontraktspart skal ha o organisasjonsnummer (fra Brønnøysund) o kontraktspartnummer (internt Forskningsrådet) før registrering som prosjektansvarlig/kontraktspart Ved utskrift av avtaledokument fra Foriss blir høyest ønskede nivå automatisk oppført som prosjektansvarlig. Dette skjer altså uten endringer av registrert prosjektansvarlig fra søknaden og inn i Foriss. Når kontrakt inngås sentralt framkommer det underliggende instituttet e.l. som "Forskningsutførende sted" i artikkel 2. Fra 2000 ble de tre begrepene prosjektansvarlig, forskningsutførende sted og prosjektleder tydeliggjort både i søknadsmateriell og i Foriss. Nyheter fra 2004 og forbedringer i 2005 Konsortiedeltager erstatter Samarbeidspartner Fra 2004 ble navnet på samarbeidspartnere tatt inn i selve avtalen, se artikkel 4. Det har imidlertid vist seg at dette begrepet ofte oppfattes langt videre enn den betydningen det er gitt i Forskningsrådets kontrakter. For å unngå misforståelser er derfor begrepet konsortiedeltager fra 2005 innført i stedet for samarbeidspartner. Dette er gjort for å tydeliggjøre at dette ikke dreier seg om en underleveranse av FoU eller et løsere samarbeid, men om en part som selv deltar med ressurser i prosjektet og at samarbeidet har en forretningsmessig karakter. Se ellers tekster i avtalens artikkel 4 og i veiledningen til denne. Også i EUs 6.RP er det innført et system som i grove trekk ligner på Forskningsrådets bruk av begrepene prosjektansvarlig, konsortiedeltaker og underleverandør. Prosjektbeskrivelsen er blitt en integrert del av kontrakten. Prosjektbeskrivelsen er blitt en del av kontrakten (ved henvisning til oppdatert siste versjon av vedlegg 1 til søknaden) i stedet for prosjektsammendraget. Prosjektbeskrivelsen er alltid unntatt offentlighet. Prosjektsammendraget gjengis derfor fortsatt for å synliggjøre den omtalen av prosjektet som partene er enige om kan offentliggjøres av Forskningsrådet. Offentliggjøring av opplysninger i søknader og prosjekter Forskningsrådet er med utgangspunkt i offentlighetsloven forpliktet til å gi opplysninger om hvem som har søkt og mottatt forskningsmidler. Søknader under behandling Fra søknader under behandling offentliggjøres kun navn på prosjektansvarlig institusjon/bedrift og prosjekttittel. For andre opplysninger fra søknaden henvises det til søker. Lister over søknader under behandling blir normalt publisert på Forskningsrådets nettsider. Avtalte prosjekter For prosjekter som ifølge kontrakt eller bevilgningsbrev mottar forskningsmidler, og som ikke skal behandles konfidensielt, vil et standard utvalg prosjektopplysinger bli offentliggjort fra Forskningsrådets prosjektdatabase. Opplysningene vil omfatte prosjektansvarlig institusjon/bedrift, navn på prosjektleder, prosjekttittel, bevilgningsstørrelse, prosjektets varighet, prosjektsammendrag. Opplysningene vil normalt bli publisert på Forskningsrådets nettsider. Den fullstendige prosjektbeskrivelsen vil alltid unntas offentlighet. DOKSY rev /so side 3

4 Konfidensialitet. Dersom søkeren ber om det vil Forskningsrådet vurdere om næringsrettede prosjekter og andre prosjekter med antatt beskyttelsesbehov skal behandles konfidensielt. Et slikt unntak fra offentlighet kan gjelde hele eller deler av et prosjekt. Dersom prosjektet skal behandles konfidensielt vil kun navn på prosjektansvarlig (bedrift), prosjekttittel og prosjektets varighet bli gjort offentlig fra Forskningsrådets prosjektdatabase. Avtale om at prosjektet skal behandles konfidensielt skal tas inn i kontrakten. Bestemmelsene i rammen over om offentliggjøring er publisert på Forskningsrådets hjemmeside. Det er viktig at Forskningsrådet selv foretar en grundig vurdering av konfidensialitetsbehovet før opplysninger offentliggjøres eller gjøres tilgjengelig for andre enn partene. Forskningsrådet er ansvarlig for å påse at konfidensielle opplysninger ikke blir offentliggjort gjennom Forskningsrådets behandling. Avtaledokumentet (K-1) er ikke unntatt offentlighet, kun de deler som inneholder forretningshemmeligheter eller teknisk informasjon som har et beskyttelsesbehov (kan være aktuelt f.eks. for artikkel 6 og 8). Avtaledokumentet skal da merkes unntatt offentlighet. Prosjektbeskrivelsen skal alltid merkes "unntatt offentlighet". Bevilgningsbrev unntas ikke offentlighet. Alle forespørsler om innsyn i kontrakter håndteres av Arkivet i samråd med saksansvarlig. For nærmere opplysninger om offentlighet i Norges forskningsråd henvises til Doksy og Arkivering i Forskningsrådet Følgebrev til avtaledokumentet, Oversendelse av kontrakt, arkiveres som vanlig utgående brev i DocuLive av saksansvarlig. Avtaledokumenter, som er signert av begge parter, samt bevilgningsbrev med signatur fra Forskningsrådet - skannes for arkivering i DocuLive. Vesentlige kontraktsendringer signeres av begge parter og skannes for arkivering i DocuLive. Mindre endringer skal dokumenteres gjennom vanlig arkivering i DocuLive (se Generelle kontraktsvilkår pkt 13). Prosjektdokumenter med elektroniske prosjektmapper i DocuLive oppbevares ikke i papir i Arkivet. Prosjektdokumenter som ikke har elektroniske prosjektmapper i DocuLive, oppbevares i papir. Spørsmål om arkivering rettes til Arkivet. Klarere generelle regler for overføring og tilbakebetaling av midler Erfaringer med automatisk utbetaling har medført behov for klarere regler for disponering av ubrukte midler fra det enkelte budsjettår og tilbakebetaling av ubrukte midler ved sluttrapportering. Det er innført et videre spekter av forbehold om utbetalinger enn det Forskningsrådet tidligere tok i avtaledokumentet for hvert enkelt prosjekt. Generelle kontraktvilkår pkt 4. heter derfor nå Utbetaling, overføring og forbehold og er tilpasset de mulighetene som er gitt i nytt reglement for økonomistyring i Staten. Andre endringer Det er foretatt en lang rekke mindre endringer i kontraktspakken. For brukerstyrte prosjekter er det verdt å merke seg at fristen for regnskapsrapportering er fremskyndet fra 1. februar til 20. januar. I det følgende gis konkret veiledning i utfylling av de aktuelle kontraktformularer og brevmaler DOKSY rev /so side 4

5 Se vedlagte eksempler. Sentrale nyheter i veiledningen og ny tekst i dokumentene etter forrige revisjon ( ) er korrekturmerket (vist som her, med understreket tekst og strek i margen).!"#$ Avtaledokumentet gjelder spesielt for det aktuelle prosjektet, og har forrang i forhold til generelle kontraktsvilkår og prosjektbeskrivelsen. Disse tre dokumentene utgjør til sammen kontrakten. Etter innføring av nye rutiner for automatisk utbetaling og rapportering i 2003, er det ekstra viktig at Framdriftsplan og Finansieringsplan kommer med i avtaledokumentets artikkel 5 og 6, og at prosjektbeskrivelsen er tydeliggjort i separat vedlegg hvor det henvises til en entydig og gjenfinnbar versjon. Feltene som skal fylles ut vil hente opplysninger automatisk fra Foriss. Spesielle tekster kan være knyttet til divisjon/enhet, søknadstype eller program/aktivitet. Disse skal som hovedregel legges inn i artikkel 8. De tekstendringer som ikke er lagt inn i Foriss, må gjøres manuelt i Word. Prosjektnummer ligger inne som fast bunntekst. Stiplede linjer er medtatt i malen for å angi hvor tekst (opplysninger registrert i Foriss) skal eller kan legges inn. De stiplede linjene blir slettet i det endelige dokumentet etter at ønsket tekst er lagt inn. "$! Her defineres hvem som er kontraktparter, Forskningsrådet og prosjektansvarlig. Hvis informasjon om prosjektansvarliges organisasjonsnummer ikke er lagt inn i Foriss, vil det komme ut stiplede linjer for manuell utfylling. Fra 2003 er alle praktiske opplysninger som bankkontonr, adresser, telefonnr, faksnr etc holdt utenfor avtaledokumentet. Forskningsrådet ber om disse opplysningene i oversendelsesbrev / bevilgningsbrev. Dette er gjort fordi det ikke er hensiktsmessig å skrive om alle kontrakter når prosjektansvarlig for eksempel skifter bankkontonummer. Alle opplysninger vedrørende utbetalinger og spesifikasjoner for utbetaling må inn i Forskningsrådets leverandørregister i Agresso, som oppdateres av Plan- og økonomiavdelingen. Andre opplysninger om prosjektansvarlig (institusjonsopplysninger) skal registreres i Foriss (meldes ansvarlig for registrene i ADMINISTRASJON/PlanØk) DOKSY rev /so side 5

6 %$& Her oppgis prosjekttittel (2.1), prosjektnummer (2.2) og prosjektets mål (2.3). I 2.2 oppgis i tillegg automatisk Forskningsutførende sted (registrert institutt/fakultet) for kontrakter som skal undertegnes sentralt, jf UiO, HiA og UiB/UNIFOB. Det er meget viktig at mål og delmål (2.3) er korrekt utformet før avtaledokumentet undertegnes. (jf krav til målformuleringer i veiledningen til søknadsskjemaet). Ved behov anmodes prosjektansvarlig å utarbeide endret kontraktsgrunnlag før avtaledokumentet undertegnes - jfr brev i DOKSY Prosjektets mål skal registreres i FORISS og tas derfra inn i kontrakten. '$! Her fastslås hvilke dokumenter som er en del av kontrakten og forholdet mellom dem. Eventuelle endringer/tillegg til kontrakt som avtales skriftlig mellom partene etter kontraktsinngåelse vil ha forrang i forhold til tidligere inngåtte kontraktsdokumenter. Det kan f.eks. være endringer i forhold til prosjekts mål, framdriftsplan, budsjett og finansiering. Alle endringene skal være datert og signert av begge parter (en mal for dette er laget, jf DOKSY ). Er det ønskelig å knytte andre dokumenter inn som en del av kontrakten, kan disse spesifiseres. En søknad (eventuelt en versjon med oppdaterte opplysninger) vil i visse tilfeller gi tilleggsopplysninger som kan være viktig bakgrunnsinformasjon for kontraktens forutsetninger og for tolkingen av kontrakten. ($&) Forskningsutførende sted:... <prosjektansvarlig institusjon> (kontraktspartner i Foriss) tas automatisk inn i 4.1 hvis kontrakten skal signeres sentralt, p.t ved UiO, UiB/UNIFOB og HiA (jf omtale av underskrifter). Divisjon/enheter som ønsker det kan få lagt inn Forskningsrådets kontaktpersoner automatisk. Kontrakten må identifisere hvem det er som i tillegg til prosjektansvarlige deltar med egne ressurser i prosjektet. Videre må det identifiseres i prosjektbeskrivelsen og finansieringsplanen hvilke ressurser det er disse deltar med. Slike deltakere er kalt konsortiedeltakere i kontrakten og inngår i et forretningsmessig samarbeid med prosjektansvarlige. Dette samarbeidet skal reguleres i en egen konsortieavtale. Dette er spesielt viktig der prosjektansvarlig ikke skal ha enerett på prosjektresultater (jf generelle kontraktvilkår artikkel 7). Videre er det nødvendig å identifisere konsortiedeltakerne og deres bidrag i kontrakten fordi det ikke skal beregnes moms av deres bidrag, dette i motsetning til innkjøp av tjenester fra underleverandører. Forutsetningen for momsfritaket er altså at konsortiedeltakeren er medansvarlig for innhold, oppnådde resultater m.v. og ikke er å anse som underleverandør Konsortiedeltagere (tidligere kalt samarbeidspartnere) skal per definisjon bidra med ressurser, og det er i generelle kontraktvilkår (viktige begreper) stilt krav om avtale mellom prosjektansvarlig og konsortiedeltagere. Merk at Forskningsrådet ikke er part i konsortie-/samarbeidsavtaler. Prosjektansvarlig er ansvarlig for at konsortie- /samarbeidsavtalen/e samsvarer med prinsippene og bestemmelsene i kontrakten, og plikter å ta inn en bestemmelse i konsortie-/samarbeidsavtalen/e om dette. Konsortie- /samarbeidsavtaler skal vedlegges kontrakten, men kun til orientering. Forskningsrådet DOKSY rev /so side 6

7 har som hjelp i arbeidet med å utforme konsortieavtalen utarbeidet en mal for slike avtaler, denne finnes på Forskningsrådets hjemmeside på Internet Dersom konsortieavtalen ikke er endelig inngått ved undertegningen av kontrakten med Forskningsrådet må det settes en frist for når denne skal foreligge og oversendes Forskningsrådet, normalt 4 uker. Både norske og internasjonale konsortiedeltagere/samarbeidspartnere registreres i Foriss (partnere). *$ # Merk at prosjektperiode omfatter hele den perioden prosjektet utføres i henhold til framdrifts- og finansieringsplanen. Prosjektperioden er altså ikke begrenset til den perioden Forskningsrådet gir bevilgninger. Normalt skal prosjektperioden vare helt fram til innlevert sluttrapport, Selve framdriftsplanen tilsvarer oppsettet i søknadsskjemaet, og angir tidsplan for prosjektets hovedaktiviteter. +$ I søknadsskjemaet er total finansieringsplan satt opp. Forskningsrådets andel av planlagte prosjektkostnader kan beregnes på dette grunnlaget. I beregningen må det imidlertid tas hensyn til eventuelle endringer i budsjettrammene i forhold til søknad. Er finansieringsandelen ukjent, og Forskningsrådets bevilgning er uavhengig av annen finansiering, vil linjene "maks...% av de planlagte prosjektkostnader" strykes automatisk. Videre vil også andre overflødige linjer mht. antall tilsagnsår strykes automatisk. Merk at Forskningsrådets utbetaling forutsetter at det rapporteres fra prosjektet i hht. artikkel 7 og at framdrifts- og finansieringsplanen ikke endres med mindre det er skriftlig avtalt. Alle vesentlige endringer i kontrakten bør gjøres på fastsatt skjema undertegnet av begge parter, jf punkt 13 i generelle kontraktsvilkår og veiledningen til denne. Alle endringer skal være entydig beskrevet. Forskningsrådet innførte nye utbetalingsrutiner fra For de aller fleste av Forskningsrådets kontraktspartnere medfører dette automatisk utbetaling av bevilgninger hvert tertial dvs. at regnskapsrapporter ikke lenger skal sendes inn. Unntak gjelder brukerstyrte prosjekter, som for 3. tertial alltid skal sende inn prosjektregnskapsrapporter,, prosjekter som er registrert under prosjekttype (P) andre, prosjekter som allerede har kontrakt med Forskningsrådet og som ikke ønsker å innføre de nye rutinene - og andre prosjekter hvor Forskningsrådet har besluttet at prosjektet skal unntas fra hovedregelen om automatisk utbetaling. Nye krav til kvalitetssjekk av utbetalinger er fra 2003 innarbeidet i generelle kontraktsvilkår som følge av nye utbetalings- og rapporteringsrutiner. Fra 2005 er også forbehold til utbetalinger innarbeidet i Generelle kontraktsvilkår som nytt punkt 4.4 DOKSY rev /so side 7

8 Kostnadsplan er innarbeidet i nye kontrakter fra Kostnadsplaner kan registreres i Foriss fra høsten Tabellen er identisk med tabell i søknadsskjema og i tidligere regnskapsrapporter. Avvik fra kostnadsplan etterspørres i framdriftsrapporter,$- Standardrapporter til Forskningsrådet etter innføring av automatisk utbetaling er framdriftsrapporter og sluttrapport. Videre er det mulig å definere andre rapporter. Hvis det ikke er aktuelt med andre rapporter, vil linjen(e) strykes. For eksempel er det for brukerstyrte prosjekter krav om prosjektregnskapsrapporter, med spesifikke krav til kostnadsarter. Framdriftsrapporter Rapportering er omhandlet i punkt. 5 i generelle kontraktsvilkår det er ingen grunn til å gjenta de samme regler her. I 2003 ble det tatt i bruk nye rutiner og skjemaer for framdriftsrapportering, jfr DOKSY Målet var at rapportene skal bli enklere å fylle ut og at det skal bli enklere for Forskningsrådet å se om det er avvik i prosjektene i forhold til økonomisk og/eller faglig framdrift. Hovedregelen er at framdriftsrapport skal sendes inn årlig. Generell frist for innsending av framdriftsrapport til Forskningsrådet ble fra år 2000 flyttet fra 1. august til 1. september. Dette gjelder for forskerstyrte prosjekter, mens de brukerstyrte har rapporteringsfrist 1. juni og 1. desember. Er det ønskelig å legge inn andre spesifikasjoner, kan det gjøres av divisjonene/enhetene. Bl.a. må eventuelle krav til årsrapportering legges inn av den enkelte divisjon/enhet. Om ønskelig kan en manuelt legge inn en setning om at det ikke er krav om innlevering av framdriftsrapport for kortvarige prosjekter (varighet under 12 måneder). Sluttrapport: Sluttrapporten (og ikke framdriftsrapporten) er informasjonsgrunnlag for resultater fra forskning. For å sikre at sluttrapportene leveres, innføres det krav til at utbetaling siste tertial holdes tilbake til sluttrapport er levert og godkjent. Når det gjelder prosjekter som inneholder stipendmidler, vil det bli vurdert å lage en egen midlertidig sluttrapport som skal sendes inn når Forskningsrådet ikke lenger finansierer prosjektet. Andre rapporter: Vær oppmerksom på at punkt. 5.1 Framdriftsrapporter i generelle kontraktsvilkår gir åpning for å kunne å kreve tilleggsrapportering for kortere periode eller bestemte deler av prosjektet, i rimelig omfang. Det er fra 2003 vedtatt at brukerstyrte prosjekter skal ha en annen oppfølging enn andre prosjekter i Forskningsrådet. Brukerstyrte prosjekter vil fra 2005 kreve inn prosjektregnskapsrapporter med frist 20 januar (tidligere: 1. februar) og resultatrapporter med frist 1. desember..$ Her spesifiseres andre spesielle kontraktsvilkår og alle aktuelle avvik fra de generelle kontraktsbestemmelsene som gjelder for det enkelte prosjekt. Fra 2000 er tekstene i tilknytning til stillinger/stipend blitt omstrukturert, men innholdsmessig er det ingen DOKSY rev /so side 8

9 endringer. Hva som tildeles innenfor hver enkelt type kommer først. Deretter gis spesielle vilkår for de aktuelle tildelinger. Fra 2003 er ordningen med samlelister fanget opp av automatisk utbetaling og tidligere tekster i avtaledokumentet er følgelig fjernet. Divisjonene/enhetene har ansvar for å påse at evt. nye vilkår som legges inn i punkt 8, eller endringer i forhold til generelle kontraktsvilkår, ikke er i strid med Forskningsrådets overordnede policy og fastsatte prosedyrer. Det understrekes at endringer i forhold til generelle kontraktsvilkår krever særlige grunner og godkjennelse av direktør for ADMINISTRASJON. Aktuelle tekster framgår av vedlegg (art. 8 i K-1). Disse dekker ulike typer øremerkede tildelinger, spesielt stipend, slik de er definert i gjeldende regler for tildeling av FoU-midler, jf DOKSY Eventuelle andre formuleringer er divisjonenes/enhetenes ansvar og må gjøres manuelt. Ved sin underskrift forpliktes partene. Det presiseres at det kun er direktører som undertegner på vegne av Forskningsrådet og prosjektansvarlig - ved den personen som er gitt fullmakt - som undertegner på vegne av den annen part. Dersom det ikke er åpenbart at vedkommende har fullmakt i krav av sin stilling, bør fullmakt fremlegges og arkiveres sammen med kontrakten. Merk at kontrakt som hovedregel skal inngås med en institusjon, virksomhet eller bedrift, og ikke enkeltperson. Individuelle stipendiater i utlandet er eksempel på prosjektansvarlige enkeltpersoner. Kontrakten skal først signeres når alt innholdet er kvalitetssikret, eventuelle justeringer er foretatt og alle vedlegg er på plass. Parafering kan om ønskelig brukes, men har ingen selvstendig rettslig betydning utover å vise at andre personer er kjent med innholdet i kontrakten. Parafering erstatter følgelig ikke en ansettelseskontrakt eller liknende. Det betyr at dersom prosjektansvarlig ønsker det, kan personer med delegert myndighet ved institusjonen få anledning til å parafere kontrakten. For å unngå senere uklarheter anbefales de som undertegner avtaledokumentet å sette dato og sine initialer nederst på samtlige ark i kontrakten (avtaledokumentet, prosjektbeskrivelsen og generelle kontraktsvilkår). DOKSY rev /so side 9

10 &!%# På grunnlag av vedtatte rammebetingelser må prosjektbeskrivelsen som fulgte søknaden (vedlegg 1) som hovedregel oppdateres av prosjektansvarlig. Prosjektbeskrivelser lagres med versjonsnummer i DocuLive. Det henvises i kontrakten til den sist oppdaterte og godkjente prosjektbeskrivelsen med dato / versjonsnummer. Etter behov kan prosjektbeskrivelsen lastes ned i pdf-format. Prosjektbeskrivelser er unntatt fra offentlighet. Inntil 2005 ble kun prosjektsammendraget gjengitt. Nå er prosjektsammendraget tatt med for å synliggjøre den omtalen av prosjektet som partene er enige kan offentliggjøres av Forskningsrådet.!'# Generelle kontraktsvilkår er en integrert del av kontrakten og stadfester retningslinjer og policy i forhold til gjennomføring og styring av alle Forskningsrådets FoUprosjekter. &/" Disse begrepene skal brukes både i kontrakter og i all annen form for kommunikasjon, f.eks i søknadsinformasjon, søknadsbehandling og prosjektoppfølging. Begrepene er lagt inn i Forskningsrådets elektroniske ordbok på både norsk og engelsk, se: &/% Viktigheten av disse to plandokumentene ble forsterket i 2000 ved at de ble tatt direkte inn i kontraktens artikkel 5 og 6. Ved overgang til automatisk utbetaling fra 2003 ble viktigheten av framdrifts- og finansieringsplan ytterligere forsterket, og det er gjort tilpasninger til nye rapporterings- og utbetalingsrutiner. &/'- Kravene til regnskapsføring er i hovedsak de samme før og etter innføring av automatisk utbetaling i 2003, men generelt krav om klassifisering i spesifikke kostnadsarter er fjernet. For brukerstyrte prosjekter er det fortsatt krav til spesifikke kostnadsarter, og dette vil fremgå av avtaledokumentet for det enkelte prosjekt. Som følge av innføring av automatisk utbetaling er det fra 2003 også tatt inn tekst som ivaretar Forskningsrådets behov for kontroll og sanksjonsmuligheter. &/(01 Som følge av at generelt krav om regnskapsrapportering ble fjernet ved innføring av automatisk utbetaling, ble hele punktet endret fra 2003 og innholdsmessig forbedret fra Tertialvise utbetalinger skjer på gitte betingelser om bla faglig framdrift. Begrepet regnskapsrapport eksisterer ikke lenger i de generelle kontraktsvilkårene, men det kan fortsatt kreves økonomisk rapportering jfr punkt 5.1 framdriftsrapportering og DOKSY rev /so side 10

11 eventuelle spesifikke krav nedfelt i avtaledokumentets artikkel 7. Merk at fokus er dreid fra inndragning til overføring av ubrukte midler. For å sikre at sluttrapport leveres er det innført krav om at siste tertialutbetaling skal holdes tilbake til sluttrapport er levert og godkjent. Forskningsrådet skal godkjenne rapporten, og dette skal skje innen en måned etter mottak. For prosjekter med stipendmidler vil det være tilfredsstillende med mottak av en foreløpig sluttrapport når Forskningsrådets finansiering av disse prosjektene stopper før prosjektene avsluttes. De forbehold som tidligere stod i avtaledokumentet (K2 artikkel 6.3) ble fra 2005 innarbeidet som nytt punkt 4.4. &/*- Hovedregelen er at framdriftsrapport skal sendes inn minst en gang årlig. Generell frist for innsending av framdriftsrapport til Forskningsrådet ble fra år 2000 flyttet fra 1. august til 1. september. Dette gjelder for forskerstyrte prosjekter, mens de brukerstyrte har rapporteringsfrist 1. juni og 1. desember. Fra 2005 er fristen for regnskapsrapporter fra brukerstyrte prosjekter fremskyndet fra 1. februar til 20. januar som følge av nye tidsfrister gitt av Riksrevisjonen, se avtaledokumentets punkt 7.2. De generelle vilkårene for rapportering ble ikke endret som følge av at det praktiske opplegget for framdrifts- og sluttrapportene ble endret radikalt fra og med 2003, med større vekt på avviksrapportering og integrert faglig- og økonomisk rapportering. I tillegg til skriftlige rapporter er det fra 2003 tatt inn en passus om at Forskningsrådet kan kreve annen form for rapportering, f.eks deltagelse på konferanser og lignende. Når det gjelder divisjoner/enheter som stiller krav om at prosjektdata skal overføres NSD for arkivering, må dette presiseres under art. 8 i kontrakten. &/+0 Innholdet er basert på rammeavtaler med universitetssektoren, jfr DOKSY Forenklinger er foretatt fra 2003 som følge av innføring av ordningen med automatisk utbetaling. &,20 Hele punkt 7.2 om eiendomsrett ble fra 2003 omskrevet, jf notat av 5. februar 2003 fra advokatfirma HJORT DA ved advokat Arne Jørgensen om Immaterielle rettigheter og rett til prosjektresultater. (se: Hovedregelen er fortsatt at prosjektansvarlig skal ha enerett til å utnytte prosjektresultatene. Denne retten impliserer også en plikt til å utnytte og/eller beskytte resultatene. I motsatt fall vil Forskningsrådet kunne kreve at prosjektresultatene blir overført til Forskningsrådet eller andre som kan utnytte disse. Fra 2005 er teksten forbedret noe mht lisensiering til utlandet. &/ Hovedregelen er at hvis ikke særlige grunner taler mot, skal prosjektansvarlig sørge for at prosjektresultater blir kjent, og forskningsgenererte data skal anses som allment tilgjengelige. Hva som regnes som særlige grunner, er nærmere angitt. DOKSY rev /so side 11

12 I prosjektperioden har imidlertid Prosjektansvarlig en eksklusiv rett til bruk av dataene. Eventuell eksklusiv rett til bruk av dataene utover prosjektperioden må kontraktsfestes særskilt. &/43 Prosjektansvarlig kan ikke overdra kontrakten til andre uten Forskningsrådets skriftlige godkjenning. &"'2 Merk at endringer alltid skal utferdiges skriftlig og godkjennes av begge parter. Det er av hensyn til dokumentasjon og fastsatte arkivrutiner. Mindre vesentlige endringer og justeringer (eksempelvis utsettelse av frist for sluttrapportering med inntil 2 måneder) kan avtales og dokumenteres via brev/e-post, mens vesentlige endringer bør fremgå av et dokument som undertegnes av begge parter. Det er laget et eget skjema for kontraktsendringer, jf DOKSY , som anbefales brukt for slike endringer. Skjemaet foreligger både på bokmål, nynorsk og engelsk og kan tas ut som rapport direkte fra Foriss. DOKSY rev /so side 12

13 3 5"# Brevet skrives ut som en integrert del av avtaledokumentet fra Foriss, og sendes til den prosjektansvarlige som er oppført i kontrakten. Brevet skal kun inneholde praktiske opplysninger til mottaker. Alt annet skal inn i kontrakten! Merk at den prosjektansvarlige har ansvar for å informere prosjektleder og eventuelt andre som er tilknyttet prosjektet. Oversendelsesbrevet arkiveres som vanlig utgående brev i DocuLive av saksansvarlig. 5 # 5%# Bevilgningsbrev skal kun brukes ved tildelinger som har karakter av små engangsbevilgninger og hvor avtaledokument derfor anses som uhensiktsmessig. Brevet sendes til den prosjektansvarlige som står oppført i søknaden. Den prosjektansvarlige har ansvar for å informere prosjektleder og eventuelt andre som er tilknyttet prosjektet. Saksansvarlig må sørge for å få inn relevante vilkår i bevilgningsbrevet under avsnittet "Bevilgningen er nærmere spesifisert nedenfor", eller eventuelt i eget punkt. Som en sjekkliste for hva som er aktuelt å legge inn, kan spesielle kontraktsvilkår benyttes. Generelle kontraktsvilkår skal imidlertid gjelde for bevilgningen, og vedlegges brevet. Saksansvarlig må imidlertid sjekke ut om enkelte av punktene skal utgå; f.eks. krav til framdrifts- og sluttrapport. Bevilgningsbrev med signatur fra Forskningsrådet - skannes for arkivering i DocuLive. DOKSY rev /so side 13

14 [Adresseres registrert prosjektansvarlig, med unntak for prosjekter tilhørende UiB/UNIFOB, UiO og HiA.] EKSEMPEL Brevet skrives automatisk ut fra Foriss att: Ansvarlig B-1 Vår saksbehandler/telefon Vår ref.: Oslo, Saksbeh /2203 intelf Prosjektnr <dd.mm.åå> Søknad mottatt: Soknmottat Oversendelse av kontrakt Prosjekttittel: Prosjektnr: Prosjektleder: Prosjekttittel Prosjektnr Prosjektleder Vi viser til søknad om tildeling av midler til ovennevnte prosjekt. Norges forskningsråd har gitt en bevilgning til prosjektet for (ÅR). Eventuelt tilsagn for senere år, samt vilkår knyttet til bevilgningen, framgår av vedlagte kontrakt. Prosjektet er gitt prosjektnummer.: Prosjektnr. Vi ber om at dette prosjektnummeret benyttes ved alle henvendelser til Forskningsrådet vedrørende prosjektet. [Anbefalt tekst i brev som går til prosjekter som ikke har automatisk utbetaling:] <Denne bevilgningen omfattes ikke av ordningen med automatisk utbetaling. Utbetaling skjer på grunnlag av faktura for hvert prosjekt som sendes Forskningsrådet. Både fakturaer og andre betalingsdokumenter sendes Forskningsrådet så snart som mulig på basis av faktiske kostnader, tydelig merket med prosjektnummeret som Deres ref. Siste frist for innsending av faktura er 20 dager etter kalenderårets slutt.> Forskningsrådets kontaktpersoner er: (konsulent - navn og e-post) for all rapporterting og (saksbehandler navn og e-post) for faglige spørsmål. Vedlagt følger to eksemplarer av kontrakten: avtaledokument, henvisning til prosjektbeskrivelse og Forskningsrådets generelle kontraktsvilkår. Vennligst kontroller at alle opplysningene er korrekte, og fyll ut eventuelle prikkete linjer. Det ene eksemplaret av kontrakten bes returnert Forskningsrådet i undertegnet stand innen en måned. Utbetaling av midler vil ikke skje før kontrakten er undertegnet og returnert Forskningsrådet. Prosjektansvarlig må holde Forskningsrådet oppdatert med hensyn til følgende: prosjektansvarliges organisasjonsnummer eventuelle endringer i organisasjonsform prosjektansvarliges postadresse, telefon, fax, e-postadresse

15 til hvem spesifikasjonene ved automatisk utbetaling skal sendes navn og e- postadresse bankkontonummer som skal benyttes for Forskningsrådets utbetalinger I den utstrekning prosjektansvarlig allerede har gitt foranstående opplysninger i tilknytning til andre prosjekter, er det ikke nødvendig å gjenta disse i forbindelse med dette prosjektet. Nye og endrede institusjonsopplysninger sendes fra prosjektansvarlig til Forskningsrådet på e-postadresse okonomi@forskningsradet.no. Dette brev sendes til den prosjektansvarlige, som har ansvar for å informere prosjektleder og eventuelt andre som er knyttet til prosjektet. Oppdatert informasjon om Forskningsrådets kontraktsvilkår med mer finnes på Forskningsrådets hjemmeside på Internett: Med vennlig hilsen Norges forskningsråd nn Rådgiver (Divisjon/enhet) Vedlegg

16 K-1 Avtaledokument for FoU-prosjekt [Konfidensiell behandling og når avtaledokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger] Unntatt offentlighet Ofl 5a, Fvl 13.1 Artikkel 1: Kontraktspartene Mellom Norges forskningsråd Organisasjonsnummer: (heretter kalt Forskningsrådet) og.. [Normalt registrert prosjektansvarlig, hvis ikke UiB/UNIFOB, UiO eller HiA, da sentralt] Organisasjonsnummer.... (heretter kalt prosjektansvarlig) er det inngått kontrakt vedrørende følgende prosjekt (heretter kalt prosjektet) Artikkel 2: Prosjektet 2.1 Prosjekttittel: Xxxxxx 2.2 Prosjektnr: (prosjnr/seksjon) [Hvis UiO, UiB/UNIFOB eller HiA:] Forskningsutførende sted: Institusjonens 1. navn Institusjonens 2. navn v/ adm. ansv. Navn på administrativ ansvarlig Ved alle henvendelser herunder på utbetalingsdokumenter - til Forskningsrådet skal alltid prosjektnummer oppgis.

17 2.3 Prosjektets mål: [Her kommer prosjektets hovedmål og delmål. Det er må krav å registrere dette! Hvis målet - mot formodning - ikke er registrert, kommer teksten:] Prosjektet er beskrevet i søknad mottatt (dato), og/eller eventuelle senere oppdateringer, se vedlegg] Artikkel 3: Kontraktsdokumenter og tolkingsregler Kontrakten omfatter dette underskrevne avtaledokumentet samt følgende dokumenter som er en integrert del av kontrakten: Generelle kontraktsvilkår (vedlagt) Prosjektbeskrivelse (datert/versjonsnummer, se henvisning i vedlegg) Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt over. Endringer som avtales skriftlig mellom partene etter kontraktsinngåelse, er også en del av kontrakten og har forrang i forhold til øvrige kontraktsdokumenter. Videre vil søknaden og eventuelle oppdaterte versjoner av denne kunne inneholde viktig bakgrunnsdokumentasjon for tolking av kontrakten. Artikkel 4: Prosjektledelse/kontaktorgan 4.1 Prosjektansvarlig har ansvaret for ledelse og gjennomføring av prosjektet, og har oppnevnt følgende prosjektleder: Navn : nn Tittel : xxx [Hvis UiO, HiA eller UiB/UNIFOB:] Forskningsutførende sted: (registrert prosjektansvarlig institusjon) Skifte av prosjektleder skal umiddelbart meddeles Forskningsrådet til godkjenning. Ny prosjektleder er automatisk godkjent dersom Forskningsrådet ikke har svart innen 30 dager etter at Forskningsrådet har mottatt melding. 4.2 Ansvarlig divisjon/enhet i Forskningsrådet er: (divisjon/enhetsnavn) Bevilgning er gitt under følgende program/aktivitet: (programnavn = utvalgsnavn) 4.3 Konsortiedeltagere - konsortieavtale: Nedenfor nevnte konsortiedeltakere vil i tillegg til prosjektansvarlige bidra med egne ressurser (FOU eller finansiering) i gjennomføringen av prosjektet. Disse har forpliktet seg til å delta med ressurser i samsvar med kontrakten (prosjektbeskrivelsen og finansieringsplanen). Konsortiedeltakernes forpliktelser reguleres nærmere mellom partene i konsortiet i en egen konsortieavtale som prosjektansvarlige skal sørge for at inngås. Dersom konsortieavtalen ikke er endelig utformet og inngått ved undertegning av kontrakten med Forskningsrådet skal denne inngås og innsendes til orientering til Forskningsrådet innen 4 uker fra undertegning av kontrakten med Forskningsrådet. [Her kommer prosjektets konsortiedeltagere hvis registrert i Foriss. Hvis ingen er registrert, kommer teksten: Det er ingen registrerte konsortiedeltagere i prosjektet] Prosjektansvarlig er ansvarlig for at konsortieavtalene samsvarer med prinsippene i denne kontrakt, og plikter å innta en bestemmelse i konsortieavtalen som fastsetter dette. Norges forskningsråds kjennskap til konsortieavtaler innebærer ingen godkjenning av eventuelle avvik fra denne avtalen eller generelle kontraktsvilkår. Konsortieavtaler vedlegges denne avtale til gjensidig orientering.

18 Artikkel 5: Framdriftsplan prosjektperiode Prosjektperioden er: Fra starttidspunkt: Til avslutningstidspunkt: (startdato) (sluttdato) [som inkluderer innlevert sluttrapport] [Her kommer framdriftsplan som skal være registrert, som eksempel:. Prosjektaktivitet: 200x 200y 200z 200æ I kvartal: prosjektaktivitet 1 XXXX prosjektaktivitet 2 XXX XX prosjektaktivitet 3 XXXX XXXX prosjektaktivitet 4 XXX X prosjektaktivitet 5 X XXXX Hvis framdriftsplanen mot formodning ikke er registrert, kommer teksten:] Framdriftsplanen er beskrevet i søknad mottatt (dato), og/eller eventuelle senere oppdateringer, se vedlegg. Artikkel 6: Finansiering av prosjektet [Her kommer spesifisering av finansieringsplan hvis det er finansiering fra andre enn fra Forskningsrådet. Finansieringsplanen må være registrert i Foriss!] 6.1 Finansieringsplan (i hele tusen kroner) Kontonavn Sum åååå åååå Åååå åååå åååå åååå åååå Forskningsrådet Egenfinansiering Off. finansiering Privat finansiering Internasjonal finansiering Totalsum 6.2 Spesifisering av Forskningsrådets bevilgning år 1 og tilsagn for kommende år [Hvis prosjektet er brukerstyrt kommer teksten: år1: inntil NOK nnn begrenset til xx.x% av godkjente faktiske prosjektkostnader. år2: inntil NOK nnn begrenset til xx.x% av godkjente faktiske prosjektkostnader. år3: inntil NOK nnn begrenset til xx.x% av godkjente faktiske prosjektkostnader. år4: inntil NOK nnn begrenset til xx.x% av godkjente faktiske prosjektkostnader. Tekst for brukerstyrt prosjekt slutt.] [Ellers kommer teksten: (år 1) (kontonavn) Sum budsjett NOK nnn (år 2) (kontonavn) Sum budsjett NOK nnn Tekst slutt.]

19 6.3 Utbetaling Forskningsrådets bevilgning for første år og eventuelle tilsagn for etterfølgende år gjelder under forutsetning av at prosjektansvarlig oppfyller sine kontraktsforpliktelser med de presiseringer som fremgår nedenfor og av generelle kontraktsvilkår, særlig punkt. 3.2 og 4. [Hvis det finnes midler på prosjektet både fra Forskningsrådet og annen finansiering og det IKKE er et brukerstyrt prosjekt, kommer teksten: Forskningsrådets bevilgning utgjør xx% av planlagte prosjektkostnader. Tekst slutt.] [Tekst hvis prosjektet er brukerstyrt og er merket med automatisk utbetaling (innebærer også automatisk utbetaling stoppet): Utbetaling skjer automatisk tertialvis for 1. og 2. tertial i kalenderåret hvis prosjektet er i samsvar med kontraktsfestet framdrifts- og finansieringsplan. Prosjektets forutsetninger må ikke endres med mindre annet er skriftlig avtalt. Prosjektansvarlig plikter til enhver tid å opplyse Forskningsrådet om korrekt bankkontonummer for utbetaling. Utbetaling for 3. tertial skjer påfølgende år etter at prosjektregnskapsrapport er godkjent av Forskningsrådet. [Tekst hvis prosjektet er brukerstyrt og er merket med automatisk utbetaling (automatisk utbetaling stoppet), slutt] [Tekst hvis prosjektet er merket med automatisk utbetaling (innebærer også automatisk utbetaling stoppet): Utbetalinger skjer automatisk hvert tertial hvis prosjektet er i samsvar med kontraktsfestet framdrifts- og finansieringsplan. Prosjektets forutsetninger må ikke endres med mindre annet er skriftlig avtalt. Prosjektansvarlig plikter til enhver tid å opplyse Forskningsrådet om korrekt bankkontonummer for utbetaling. Tekst hvis prosjektet er merket med automatisk utbetaling (automatisk utbetaling stoppet), slutt] [Tekst hvis ingen av tekstene over slår til (ikke automatisk utbetaling): Utbetaling skjer etterskuddsvis. Utbetalingen skjer på grunnlag av mottatt og godkjent faktura eller liknende etter nærmere retningslinjer gitt av Forskningsrådet. Tekst hvis ingen av tekstene over slår til (ikke automatisk utbetaling), slutt] 6.4 Kostnadsplan (i hele tusen kroner) [Her kommer kostnadsplan. Må registreres for innvilgede prosjekter i Foriss fra høsten 2003.] Personal- og indirekte kostnader Innkjøp av FoUtjenester Utstyr Andre driftskostnader Totalsum Sum åååå åååå Åååå åååå åååå åååå åååå Artikkel 7: Rapportering [Hvis prosjektet er brukerstyrt, kommer teksten: Prosjektet er brukerstyrt, og skal sende følgende rapporter til Forskningsrådet som beskrevet nedenfor: Prosjektregnskapsrapporter

20 Framdriftsrapporter Sluttrapport Andre rapporter 7.1 Prosjektregnskapsrapporter Prosjektregnskapsrapporter skal leveres for hvert kalenderår. Følgende kostnadsarter benyttes i prosjektansvarliges regnskapsføring: Personal- og indirekte kostnader Innkjøpte FoU-tjenester (U&H, institutter) Utstyr Andre driftskostnader Frist: 20. januar Skjema som skal benyttes: Prosjektregnskapsrapport 7.2 Framdriftsrapporter Framdriftsrapport skal leveres for hvert halvår. Frist: 1. juni for 1. halvår, 1. desember for 2. halvår. Skjema som skal benyttes: Framdriftsrapport for brukerstyrt FoU Rapporten sendes på e-post til prosjektets kontaktperson for rapportering. For øvrig henvises til generelle kontraktsvilkår, punkt 5.1 og Sluttrapport Frist: innen prosjektets avslutning Skjema som skal benyttes: Sluttrapport for brukerstyrt FoU For øvrig henvises til generelle kontraktsvilkår, punkt 5.2 og Andre rapporter Resultatrapport Frist: 1. desember Skjema som skal benyttes: Resultatrapportering for brukerstyrt FoU 20xx Rapporten sendes på e-post til prosjektets kontaktperson for rapportering. Fagrapporter og publikasjoner skal utarbeides når prosjektledelsen finner det hensiktsmessig eller når Forskningsrådet ber om det. Rapporter og publikasjoner som utarbeides på prosjektledelsens initiativ skal normalt ikke sendes Forskningsrådet, men være tilgjengelig på forespørsel. Prosjektansvarlig forplikter seg til å arkivere alle fagrapporter og publikasjoner i minst 10 år etter avsluttet prosjekt. Prosjektansvarlig tildeler eventuelt ISBN/ISSN nummer og besørger pliktavlevering til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. Spørsmål i tilknytning til offentliggjøring av prosjektresultatene reguleres av generelle kontraktsvilkår punkt 8. Tekst for brukerstyrt prosjekt slutt] [Hvis ikke kommer teksten: Prosjektansvarlig skal rapportere til Forskningsrådet som beskrevet i generelle kontraktsvilkår punkt 5. I tillegg gjelder: Fagrapporter og publikasjoner skal utarbeides når prosjektledelsen finner det hensiktsmessig eller når Forskningsrådet ber om det. Rapporter og publikasjoner som utarbeides på prosjektledelsens initiativ skal normalt ikke sendes Forskningsrådet, men være tilgjengelig på forespørsel. Prosjektansvarlig forplikter seg til å arkivere alle fagrapporter og publikasjoner i minst 10 år etter avsluttet prosjekt. Prosjektansvarlig tildeler eventuelt ISBN/ISSN nummer og besørger pliktavlevering til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. Spørsmål i tilknytning til offentliggjøring av prosjektresultatene reguleres av generelle kontraktsvilkår punkt 8. Tekst slutt] Artikkel 8: Andre spesielle kontraktsvilkår og avvik fra generelle kontraktsvilkår [Hvis personer er registrert i ansettelsesdialogen:]

21 [Hvis ikke STUDSTIP, GJFORSK eller opphold i utlandet/utenlandsstipend:] Til prosjektet er knyttet bestemte forskere/stipendiater: (Navn) som (stilling) finansiert av Forskningsrådet for perioden nn - nn. Forskningsrådets bevilgning dekker n% av lønn/stipend i denne perioden. [Hvis opphold i utlandet/utenlandsstipend og ikke POSTUT eller DOKUT:] I prosjektet inngår forskningsopphold i utlandet/utenlandsstipend: Forskningsopphold i (land) for (Navn) i perioden (fra dato) (til dato). [Hvis STUDSTIP:] Til prosjektet er knyttet studentstipendiat(er): (Navn) i perioden (fra dato) (til dato). [Hvis GJFORSK:] Til prosjektet er knyttet gjesteforsker: (Navn) i perioden (fra dato) - (til dato). [Hvis stilling er registrert i stillingsdialogen uten at ansettelsesdialogen er fylt ut:] Det skal knyttes en person som (stilling) til prosjektet. Forskningsrådets bevilgning dekker nn årsverk. [Eller, dersom det er registrert flere stillinger:] Det skal knyttes i alt (n) personer som (stilling) til prosjektet. Forskningsrådets bevilgning dekker nn årsverk. [Normalt, når institusjon er prosjektansvarlig:] For stipend/stillinger i arbeidsforhold: Når forsker/stipendiat er ansatt, sendes bekreftelse med personalia og tiltredelsesdato til Forskningsrådet. Tiltredelse forutsettes å skje innen første budsjettår. Årsbudsjett pr. forsker/stipendiat følger Forskningsrådets satser og skal dekkes av prosjektbevilgningen. Ved tildeling av postdoktorstipend kan ikke tiltredelse skje før disputas er godkjent. [Hvis DOKUT eller POSTUT og stipendiat som prosjektansvarlig:] For doktorgradsstipend og postdoktorstipend i utlandet: Årsbudsjettet pr. stipendiat følger Forskningsrådets satser og skal dekkes av prosjektbevilgningen. Bevilgningen omfatter lønn inklusive sosiale kostnader og drift. Lønn kan ikke utbetales før Forskningsrådet har mottatt underskrevet kontrakt og vedlagte arbeidstakerskjema i utfylt stand. Ved tildeling av postdoktorstipend kan ikke tiltredelse skje før disputas er godkjent Følgende avvik fra generelle kontraktsvilkår gjelder: Punkt.3 og 4 i generelle kontraktsvilkår erstattes av følgende: Bevilgningen utbetales som lønn hver måned. Fakturaer/regninger som ønskes dekket av prosjektes driftsbevilgning sendes Forskningsrådet for utbetaling. Prosjektnummer skal fremgå som Deres ref. [Hvis DOKUT eller DOKIN:] For doktorgradsstipend: Tildeling gis med forbehold om opptak til doktorgradsstudium før tiltredelse i stipendiatstilling. Den organiserte forskerutdanningen som Forskningsrådet finansierer, er normert til 3 årsverk. Eventuelt pliktarbeid finansieres og disponeres av prosjektansvarlig. [Hvis opphold i utlandet/utenlandsstipend og ikke POSTUT eller DOKUT:] For utenlandsstipend: Utenlandsstipendet er til dekning av merutgifter [Hvis inst. er prosj.ansv: og regnskapsføres som driftskostnad. Prosjektansvarlig har oppgaveplikt.] [Hvis stip. som prosj.ansv.: Pkt. 3 og 4 i generelle kontraktsvilkår erstattes av følgende: Stipendet utbetales ved starten av oppholdet. Forskningsrådet innberetter stipendet til myndighetene som "kompensasjonstillegg".] [Hvis STUDSTIP:] For studentstipend: [Hvis inst. som prosj.ansv.: Studentstipendet regnskapsføres som driftsutgift. Prosjektansvarlig har oppgaveplikt.] [Hvis GJFORSK:] For gjesteforsker: Stipendet er til dekning av gjesteforskerens merutgifter og regnskapsføres som driftsutgift. Institusjonen har oppgaveplikt.

22 [spesifikke tekster:] [Hvis SIP/SUP:] Ved avslutningen av prosjektet forplikter prosjektansvarlig seg til å arrangere et fagseminar for bl.a. å redegjøre for programmets forskning og resultater sett i sammenheng med den FoU som for øvrig foregår internasjonalt på feltet. [Hvis avdeling V1,V2,V4,,V5,S2,S3:] Arkivering av forskningsgenererte data ved Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste Dersom ikke annet blir bestemt av den instans som har myndighet til å bestemme over bruken av dataene, skal kopi av alle forskningsgenererte data, inkludert nødvendig dokumentasjon, overføres til Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste. Overføring skal finne sted så snart som mulig og senest to år etter avslutning av den perioden prosjektbevilgningene gjelder for. Hvilke data dette skal gjelde, må da avtales konkret med Forskningsrådet. [Hvis konfidensiell behandling] Konfidensiell behandling Prosjektet har antatt beskyttelsesbehov og skal behandles konfidensielt. (Et slikt unntak fra offentlighet kan gjelde hele eller deler av et prosjekt, dette bør presiseres her..) Fordi prosjektet skal behandles konfidensielt vil kun navn på prosjektansvarlig (bedrift), prosjekttittel og prosjektets varighet bli gjort offentlig fra Forskningsrådets prosjektdatabase. [Evt. registrert tilleggstekst til standard svartekst på hvert enkelt prosjekt] [Aktuelle manuell tekst:] Det foreligger særlige grunner til å beskytte prosjektansvarliges immaterielle rettigheter i henhold til paragraf 7.2 i Generelle kontraktsvilkår i dette prosjektet. Denne kontrakt er utarbeidet i to eksemplarer hvorav partene beholder ett hver. For Forskningsrådet: For prosjektansvarlig: Sted :...Dato :... Sted :...Dato :... Underskrift : Underskrift : Navn : (navn) Navn :... Tittel : (tittel) Tittel :...