I følge anbefalinger i gevinstrapport fra Helsedirektoratet (desember 2015) så har Farsund kommune gjort flere riktige valg.

Transkript

1 Farsund kommune 2. Kontaktperson: Mona Aspvik 3. E-post: 4. Telefon: / Fortell oss kort hvorfor akkurat deres kommune fortjener Innovasjonsprisen 2016: Den demografiske utviklingen viser en langt større andel eldre i Farsund i årene som kommer. Bærekraftige helsetjenester i fremtiden avhenger av fokus på mestring, rehabilitering og oppfølging i eget hjem. Arbeidsoppgaver og logistikk i tjenesteytingen må også forbedres. Kommunen vedtok Helse og omsorgsplan høsten Et viktig område i denne planen handler om velferdsteknologi, omsorgsteknologi og telemedisin i stedet for/som supplement til tradisjonelle tjenester. Planarbeidet var en omfattende prosess der ansatte på ulike nivåer og på tvers av enheter og avdelinger deltok sammen med brukerrepresentanter, tillitsvalgte og politikere. Planen er svært godt forankret og tiltakene i planen har målrettet blitt fulgt opp i perioden I følge anbefalinger i gevinstrapport fra Helsedirektoratet (desember 2015) så har Farsund kommune gjort flere riktige valg. Kommunen har siden den nye helse og omsorgsplanen ble vedtatt blant annet gjennomført følgende tiltak: Tjenestene har tatt i bruk LEAN som metode for utvikling og innovasjon. Ansatte har tatt videreutdanning Velferdsteknologi og Helseinformatikk. Ansatte tar Velferdsteknologiens ABC. Kommunen har ansatt koordinator for utprøving og implementering av hjelpemidler, velferdsteknologi og telemedisin i helse og omsorgstjenestene. Kommunen har ansatt prosjektmedarbeider med spesiell kompetanse innen LEAN. Web-basert individuell plan er tatt i bruk og gjør bruker til aktiv deltaker i egen plan. Redusert behov for fysiske møter, reiser og tid på telefon. Interne og eksterne kurs erstattes av e-læringsprogrammer. Videokonferanser benyttes når det er mulig, -sparer tid, kjøreutgifter og miljø. Web-baserte «Praktiske prosedyrer i sykepleietjenestene» er integrert i fagsystem. Kommunen var allerede i 2012 pilotkommune i prosjekt med sykehuset i Flekkefjord i forhold til utprøving sårbehandling via MMS. Kommunen deltok i Trygghetspakken, prosjekt med støtte fra Helsedir. som ble avsluttet i Kommunen er nå ressurskommune for andre kommuner. Elektroniske nøkler er i bruk i hjemmetjenestene. GPS sporing er under utprøving i forhold til enkelte demente. Evondos medisindispensere er i bruk i hjemmetjenestene i forhold til aktuelle brukere. Ipad/nettbrett er i bruk ift. brukere med nedsatt kognisjon for dagsplanlegging, aktivisering og kommunikasjon med tjenester og nettverk. Farsund har vært i front ift. utprøving og implementering av teknologi i tjenester til utviklingshemmede. Har gitt økt mestring, trygghet og redusert behov for tjenester på natt.

2 I regi av Frivilligsentralen er visningsrom og visningsleilighet for velferdsteknologi på plass der ansatte og innbyggere presenteres for teknologi og de muligheter som følger av dette. Sentralen tilbyr også kurs/opplæring i bruk av nettbrett/pc for seniorer. Farsund er telemedisinsk sentral for Lister og Lindesnesregionen og deltok i U4H, et samarbeidsprosjekt med SSHF, UiA og kommunene om telemedisinsk oppfølging av kols pasienter etter utskriving fra sykehus. Videreføres nå som «TELMA», avstandsoppfølgingsprosjekt på Agder med støtte fra Norsk Forskningsråd. Eies av Kristiansand kommune der Farsund, Risør, UiA og SSHF er partnere. Prosjektet varer ut 2019 og målgrupper er mennesker med kroniske lidelser og komorbiditet. Hoveddel av rekrutteringen skjer fra fastleger og hjemmetjenester. Kommunen prøver i som første kommune i Norge ut teknologisk plattform for «Virtuell Gjenopptrening», en løsning fra Welfare Danmark Brukere med behov for gjenopptrening trener hjemme og følges opp virtuelt av fysioterapeut. Piloterer i 2017 «Touch & play» fra Danmark i 28 omsorgsboliger med bemanning. Teknologi i oppfølging av hjemmeboende med behov for bistand til aktivisering, habilitering/ rehabilitering og sosialisering. Kommunen er i avslutningsfasen av prosjekt som omhandler logistikk knyttet til hjelpemidler og teknologi, prosjekt «Hjelpemiddelbasen XL+». Prosjektet presenteres i del 3 av denne søknaden. 6. Beskriv kort hvordan dere jobber systematisk med innovasjon i kommunen: LEAN: Farsund kommune har tatt i bruk LEAN som en metode for å jobbe systematisk med forbedring og innovasjon ute i de enkelte enhetene innen helse- og omsorg. Vi erfarer at LEAN er en svært relevant arbeidsmåte i helse- og omsorgstjenester der vi må forholde oss til stadige krav om endring, økt effektivitet og bedre kvalitet på tjenestene vi yter. Kommunen har blant annet samarbeidet med Fibo- fabrikken i Lyngdal for innhenting av inspirasjon og kompetanse innen dette området. I tillegg har ansatte hatt læringsgrupper knyttet til LEAN- metodikken. Ute i enhetene er det ansatte i drift som velger ut og kjører forbedringsprosjektene. Dette opplever vi er viktig for at ansatte skal få eierskap til de endringer som skal skje. Styringsdialog: I Farsund kommune skal bruk av teknologi i ulike former og med ulike formål være et daglig tema. Dette er en klar forventning i styringsdialogen mellom enhetsledere, kommunalsjef og rådmann. Lederne forventes å aktivt bidra til å bygge en kultur i helse- og omsorgstjenestene der de ansatte er med på å utforme og ta i bruk nye teknologiske løsninger både i tjenestene til brukerne og i arbeidsprosesser hos ansatte. Kommunen er i ferd med å utprøve en modell for implementering av hverdagsrehabilitering, velferdsteknologi og telemedisin i tjenestene i Farsund. Målsettingen med modellen er både å øke bruken av disse tjenestene og øke gevinster ved å se disse tjenestene i en sammenheng, - fordi i praksis så henger ofte disse tjenestene sammen. Utpekte, motiverte ressurspersoner fra de ulike enhetene skal samarbeide og sikre fokus og kompetanse i de enkelte enhetene. I modellen arbeides det også med endring av rutiner og praksis for å sikre god samhandling på tvers av enheter og profesjoner. Deling av kunnskap og erfaringer på tvers av enheter er også en viktig del av modellen. Gevinster: Farsund kommune har stort fokus på gevinstrealisering i gjennomføringen av prosjekter. Kommunen har i forbindelse med deltakelsen i Trygghetspakken tatt del i Nasjonalt Program for Velferdsteknologi. Gjennom dette samarbeidet har kommunen i 2016 utarbeidet

3 Gevinstrealiseringsplan for trygghets- og mestringsteknologi i Farsund kommune. Erfaringer fra dette arbeidet tas med i beregning av gevinster i nye prosjekter. Samarbeid i Lister: Farsund kommune er med i Lister Helsenettverk, et fagnettverk hvor kommunalsjefene for helse og omsorgstjenestene i Lister møter sammen med Sørlandet sykehus Flekkefjord, Lister brukerutvalg og representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Mandatet Helsenettverket ble gitt i 2008 var: «Helsenettverk Lister skal styrke samarbeidet og den konkrete samhandlingen innen helse og omsorg, både mellom de deltakende kommunene og mellom kommunene og spesialisthelsetjenesten». Gjennom Helsenettverket er ansatte fra Farsund kommune med i flere fagutvalg, blant annet Fagutvalg velferdsteknologi og telemedisin. I fagutvalgene utveksles og deles kompetanse og erfaringer som kommunene gjør seg gjennom ulike prosjekter enten i de enkelte kommunene eller i samarbeid på tvers av kommuner. Løsning 1: Hjelpemiddelbasen XL+ 1. Beskriv løsningen med to setninger: En logistikk plattform som på en enkel måte vil holde oversikt over ulike hjelpemidler og velferdsteknologi i kommunen. I tillegg vil det være en felles plattform for henvendelser til tekniker/vaktmester, forvaltning og rehabilitering. 2. Bakgrunn Hvorfor gikk dere i gang? Samhandlingsreformen har medført at pasienter i dag har betydelig kortere liggetid i sykehus enn tidligere. Forventninger om at kommunen til enhver tid skal være klar til å ta imot utskrivningsklare pasienter fra sykehus på en rask og faglig forsvarlig måte er blitt tydelig skjerpet etter Korttidsavdelingen ved Farsund Omsorgssenter ble i forbindelse med samhandlingsreformen styrket og utviklet til å gi et tilbud til pasienter for å unngå innleggelser i sykehus, - som tilbud til pasienter som ikke er syke nok til å bli liggende på sykehus men som heller ikke er friske nok til å bli sendt direkte hjem, - som tilbud om palliativ behandling og som kommunalt døgnbasert øyeblikkelig hjelptilbud. Samtidig ble de hjemmebaserte tjenestene styrket for å legge til rette for at brukere skal kunne bo i eget hjem så lenge som mulig. De aller fleste brukere som får svekket helsetilstand eller som kommer ut fra sykehus ønsker å være hjemme og bli rehabilitert og behandlet i sitt eget hjem. Mange har ressurser som gjør at de, med god trening og/eller tilrettelegging i hjemmet med hjelpemidler og teknologi, kan mestre mye på tross av sine helseplager. Å bo hjemme, å kunne fortsette å utføre de betydningsfulle, hverdagslige tingene selv og ha muligheter til å være sosiale utenfor hjemmet fremheves som viktig for livskvalitet av mange brukere. Mestring og uavhengighet av hjelp fra familie og det offentlige fremheves også som viktig. Endringene i tjenesteytingen fra institusjon til hjemmetjenester har gjort det nødvendig å bygge opp et lager av senger, ulike hjelpemidler, teknologi og trygghetsalarmer slik at pasienter ikke blir liggende ferdigbehandlet i sykehus eller unødvendig opptar plasser i korttidsavdelingen i påvente av at hjelpemidler kommer på plass i hjemmet. Farsund kommune har ett hovedlager for korttidsutlån av hjelpemidler. I tillegg lagres hjelpemidler fra NAV som skal distribueres ut til brukere og som er hentet inn fra brukere og skal tilbake til NAV. Hjelpemidler fraktes ut til og inn fra brukernes hjem av kommunal vaktmester, fysioterapeuter, ergoterapeuter, ansatte i hjemmetjenestene og av pårørende. Totalt har kommunen 695 aktive korttidshjelpemidler til utlån, 6500 hjelpemidler fra NAV på utlån og 229 institusjonshjelpemidler.

4 Utgangspunktet for prosjektet var følgende utfordringer: manglende oversikt over antall ulike hjelpemidler som er tilgjengelig manglende oversikt over hjelpemidler som er i bruk og har status som utlånt manglende oversikt over hvor det enkelte hjelpemiddel til enhver tid befinner seg manglende kontroll over uvaskede og rengjorte hjelpemidler levert inn fra brukere manglende oversikt over status på hjelpemidler med behov for reparasjoner manglende oversikt over hjelpemidler som krever oppfølging av meditec for PE- periodisk ettersyn vanskelig å få oversikt over behov for supplering av ulike hjelpemidler Disse forholdene medførte at det ble benyttet uhensiktsmessig mye tid og ressurser på å lete fram, klargjøre og levere hjelpemidler ut til brukere. I noen tilfeller kunne manglende oversikt medføre at brukere ble liggende unødvendig i sykehus eller i korttidsavdelingen i påvente av at hjelpemidler kom på plass. Manglende oversikt førte også til at det i noen tilfeller helt unødvendig ble anskaffet nye hjelpemidler. 3. Hva består løsningen av (hva er nytt)? Utvikling av en plattform som gir helse- og omsorgstjenestene en enkel registrering av hjelpemidler og velferdsteknologi inn og ut av lager. Alle hjelpemidler/teknologi tagges. Ved hjelp av brikkeleser kan helsepersonell bruke sine eksisterende adgangsbrikker til innlogging i systemet. Ved hjelp av en touchbasert skjerm og strekkodeleser kan ansatte enkelt låne ut de ønskede hjelpemidler til innbyggerne. Ansatte ute i enhetene kan enkelt logge seg på for å finne aktuelle tilgjengelige hjelpemidler/teknologi og status og tilstand på disse. De kan også enkelt legge inn melding om skader/feil på utstyr og behov for reparasjoner og ettersyn. Systemet gir ansatte til enhver tid et «live bilde» av hvor de ulike hjelpemidlene befinner seg fysisk, ved hjelp av feltet «beliggenhet». I tillegg får man informasjon om hvilken status hjelpemidlene har, om de er til vask, reparasjon etc. På denne måten kan man enkelt planlegge, for raskt å dekke tjenestemottakernes individuelle behov for hjelpemidler og teknologi. Tilbakelevering av hjelpemidler/teknologi skjer også enkelt ved at hjelpemidlet scannes inn til renhold for deretter å scannes videre til lager. Plattformen fungerer også som en felles portal for melding om behov for service, reparasjoner og ettersyn/oppfølgning. Løsningen registrerer informasjon på enhetsnivå. Utført service, oppfølgning av periodisk ettersyn, antall utlån etc. blir samlet på en og samme plass. Dette eliminerer behovet for mange skyggesystemer. Systemet vil også kunne gi god statistikk på hvor effektiv og god service kommunen leverer til sine tjenestemottakere. 4. Fremgangsmåte Hvordan har dere jobbet og hvem har vært involvert? Etter å ha sjekket markedet for mulige tilgjengelige løsninger så viste det seg at det var ingen aktører som kunne levere en hyllevare som tilfredsstilte vårt behov. Etter en dialog med leverandør av Hjelpemiddelbasen inngikk Farsund Kommune avtale med firmaet om videreutvikling av eksisterende løsning i 12 delprosjekter. Hjelpemiddelbasen er et skybasert verktøy for registrering og oppfølging av kommunale hjelpemidler, institusjonshjelpemidler, statlige hjelpemidler og henvendelser til fysioterapitjenesten (tekniske oppdrag, hjemmebehandling, henvendelser for hjelpemidler osv). Hjelpemiddelbasen gjør det enkelt å registrere utlån av hjelpemidler, både med og uten strekkodeleser. Programmet krever ingen installasjon. Enkel innlogging med rfid-nøkkelbrikke.

5 I utviklingsarbeidet har vi hentet inn flerfaglig kompetanse. I utgangspunktet bestod prosjektgruppen av personene som har jobbet med de ulike LEAN prosessene i driftsenhetene, - i tillegg har vi hentet inn noe mer kompetanse. De som har bidratt er personer fra forvaltning (vedtakskontor), rehabilitering, hjemmetjenesten, vaktmester/tekniker, teknologi og hjelpemiddelkoordinator, institusjonsledelse, LEAN-medarbeider, samt IT leverandøren i kommunesamarbeidet DDV, - Det Digitale Vestre Agder er et interkommunalt IKT-samarbeid som eies av ni kommuner i Vestre Agder; Flekkefjord, Farsund, Kvinesdal, Hægebostad, Mandal, Lindesnes, Marnardal, Audnedal og Åseral. Delprosjektene ble utviklet i tett dialog mellom utvikler Ronny Ranestad Larsen hos Hjelpemiddelbasen og prosjektleder Stian Fåland fra Farsund kommune. Dette skjedde via hyppige videomøter med skype/teamviewer. Utviklingsprosjektene ble forankret gjennom visuelle skisser og ønsker om funksjon i et tett samarbeid med hjemmetjenesten/vernetjenesten, - representert ved en spesielt engasjert fagarbeider, - Cecilie Lian Larsen. Den utviklede løsningen ble hele tiden «funksjonstestet live i storskala» på ulike terminaler. Det har også blitt utført utallige vasketester med steam, bekkenspyler, ulike vaskemidler og vaskemaskin for å sjekke holdbarhet og festeevnen til strekkodene. Dette også opp mot ulike materialer som metall, plast, tekstiler, tre og gummi og med ulike tilnærminger. Terminalløsningene har blitt utviklet gjennom kontakt med dialogmarkedet for å få de riktige løsningene på plass med tanke på funksjonalitet og egenskaper. Her har kommunens teknologi og hjelpemiddelkoordinator Stian Fåland kommet frem til en standard løsning som nå tas i bruk. I arbeidet har vi blant annet fått god hjelp fra det lokale elektrikerfirmaet ERV ved Bjørg Ove Bjorgo. 5. Prosess Hvor langt har dere kommet? Løsningen er i dag en ferdigutviklet løsning, og et kommersielt tilgjengelig produkt gjennom Hjelpemiddelbasen XL+. Farsund Kommune blir den første kommune i landet som tar denne intuitive løsningen i bruk. Kommunen starter utrullingen av løsningen i fullskala i mars Opplæringen av ansatte er allerede påbegynt og fullført i enkelte enheter. Tagging av eksisterende hjelpemidler og teknologi starter og gjennomføres delvis ved dugnadshjelp fra engasjerte ansatte. Til å begynne med vil løsningen inkludere kommunale kortidshjelpemidler og velferdsteknologi. Videre vil vi inkludere alle institusjonshjelpemidler samt medisinsk teknisk utstyr (MTU). Kommunen har også en rolle som partner og telemedisinsk sentral i prosjektet TELMA - Felles telemedisinsk løsning på Agder, der teknologi i avstandsoppfølging nå skal utprøves i forhold til flere brukergrupper. Nå som telemedisin vokser i omfang er det også planlagt å implementere utstyr til avstandsoppfølgning gjennom hjelpemiddelbasen. 6. Verdi Hvilken verdi har løsningen skapt og hvordan er denne dokumentert? Løsningen tas i bruk i mars 2017 og det er derfor for tidlig å identifisere konkrete gevinster som følge av løsningen. I oppstart av prosjektet ble følgende mulige gevinster identifisert: mer fornøyde brukere/pårørende unngå unødvendige tjenester/øking av tjenester gjennom raskere tilgang på hjelpemidler og teknologi unngå unødvendig tid til leting etter riktig hjelpemiddel/teknologi mer effektivt vedlikehold økt sikkerhet gjennom oppdatert oversikt over hjelpemidler som krever oppfølging av meditec for PE- periodisk ettersyn

6 unngå unødvendige innkjøp av hjelpemidler/teknologi unngå unødvendige innleggelse i korttidsavdeling etter utskriving fra sykehus frigjøre tid til direkte oppfølging av brukere 7. Spredning Er løsningen spredt internt i kommunen og/eller utover kommunegrensene (hvordan kan andre bruke det)? Løsningen er i dag en ferdigutviklet løsning, og vil være et kommersielt tilgjengelig produkt gjennom Hjelpemiddelbasen XL+. I Farsund kommune vil alle aktuelle enheter ta løsningen i bruk forløpende i mars Det vil skje opplæring og informasjon til alle aktuelle ansatte som har en rolle i logistikk knyttet til hjelpemidler og teknologi. Kommunen har allerede en rolle i spredning av kompetanse og erfaringer knyttet til innføring av ny teknologi gjennom, - i et samarbeid med helsedirektoratet, å være ressurskommune for andre kommuner. Farsund kommune har stor pågang fra kommuner fra regionen og andre deler av landet som besøker oss eller som ber om tips og råd på telefon og på mail. Kommunen vil fortsette å ta på seg «visningsrollen» og inspirere og vise andre kommuner hvordan god LEAN tankegang og riktig plattform / IT verktøy gjør at man kan jobbe på helt nye og andre måter. Vi er i den forbindelse opptatt av at ansatte ute i drift er de som på best måte kan dele sine erfaringer som handler om utfordringer og gevinster ved utprøving og implementeringa av ny teknologi, - og at de skal "løftes fram" når erfaringer skal presenteres. Løsningen vil etter hvert bli lagt ut på Samveis.no, et nettsted der kommuner kan dele egne erfaringer med andre kommuner. Erfaringer blir også delt gjennom Helsenettverk Lister, et fagnettverk hvor kommunalsjefene for helse og omsorgstjenestene i Lister møter sammen med Sørlandet sykehus Flekkefjord, Lister brukerutvalg og representanter fra arbeidstakerorganisasjonene. Gjennom Helsenettverket er ansatte fra Farsund kommune med i flere fagutvalg, blant annet Fagutvalg velferdsteknologi og telemedisin. I fagutvalgene utveksles og deles kompetanse og erfaringer som kommunene gjør seg. 8. Hvor forankret dere arbeidet? Kommunestyret Rådmann Brukere/innbyggere Egen virksomhet Frivillighet 9. Hvordan inngår løsningen som en del av kommunens innovasjonsarbeid (synliggjør strategiske grep, planer og systematikk)? Effektmål konkretisert innen området teknologi i den vedtatte helse og omsorgsplanen ( ): 1. Teknologiske løsninger utnyttes i effektivisering, kvalitetssikring og dokumentasjon av tjenestene 2. Økt kunnskap om hjelpemidler og teknologi hos helse personell og økt vilje til å prøve ut og ta i bruk nye produkter 3. Effektive tjenester der ansatte har tilgang til fagprogram også ute i brukerens hjem 4. Effektiv nøkkelhåndtering

7 5. Tilgjengelig velferds og omsorgsteknologi er en naturlig del av tjenestetilbudet 6. Telemedisinske løsninger er en naturlig del av helseoppfølgingen for enkelte pasientgrupper 7. Boliger er tilrettelagt for å ta i bruk teknologiske løsninger ved behov 8. God logistikk i formidling av hjelpemidler og teknologi ut til og inn fra brukere. 9. Ledere som: - går foran i forhold til å ta i bruk velferds og omsorgsteknologi - utvikler medarbeidernes kompetanse innenfor velferds og omsorgsteknologi - delegerer oppgaver og oppmuntrer til ansattes og brukeres medvirkning innenfor området. - reduserer motstand mot nye løsninger og endrede arbeidsrutiner og som bidrar til at de ansatte er med på å utforme nye løsninger. Målene er konkretisert og planen er fulgt opp med konkrete tiltak som målrettet har blitt gjennomført. Planen er nå under rullering der nye mål og tiltak skal utarbeides i samarbeid med ledere, ansatte, brukerrepresentanter og politikere. Kompetanse: Handlingsplan for Kompetanse har blant annet følgende mål: 1. Økt kompetanse i forhold til endringsledelse og innovasjon 2. Økt kompetanse innen velferdsteknologi Kommunen har opprettet stilling med ansvar for utprøving og implementering av teknologi og telemedisin. Kommunen har også opprettet fast stilling for prosjektmedarbeider med spesiell kompetanse innen LEAN og prosjektarbeid. Økonomiplan: Kommunen har siden 2012 årlig satt av betydelige midler til å ta i bruk nye hjelpemidler og ny teknologi. Innovasjon i tjenesteytingen: Kommunen har utarbeidet tjenestebeskrivelser i forhold til velferdsteknologi og telemedisin (avstandsoppfølging) som erstatning for eller supplement til helse- og omsorgstjenester etter Helse og omsorgstjenesteloven 3-2 pkt. 6. Kommunen har utarbeidet rutine for vurdering av velferdsteknologi og telemedisin som erstatning for eller supplement til helse- og omsorgstjenester etter Helse og omsorgstjenesteloven 3-2 pkt Kan dere beskrive noe som gikk feil (gjerne noe dere ønsket å gjøre, men som dere ikke fikk gjort, noe som havarerte eller som stoppet opp)? Det har vært et utfordrende og svært tidkrevende arbeid å utvikle en løsning fra bunnen av, - en løsning som ikke eksisterte da prosjektet startet. Det hadde vært mye enklere for kommunen å skaffe seg en hylleløsning dersom denne løsningen hadde eksistert. I prosessen erfarte vi flere ganger at løsninger som vi tenkte ville fungere godt, ikke fungerte etter intensjonen. Dette krevde at vi stadig måtte tenke på nytt og søke re-utvikling av plattformen, noe som til tider opplevdes som svært krevende i en allerede hektisk hverdag.