Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Kommunestyret

Transkript

1 Seljord kommune Møteinnkalling Til medlemene i Kommunestyret Det vert med dette kalla inn til / gjort kjent med møte i Kommunestyret Møtestad: Kommunestyresalen, Kommunehuset Dato: Tid: 18:00 Dersom De ikkje kan møte, ber ein om at De melder frå til sentralbordet snarast råd. Saka som gjeld intensjonsavtale mellom Kviteseid og Seljord vert ettersendt så fort den er klar.

2

3 Saksliste Utvalssaksnr RS 1/16 RS 2/16 RS 3/16 PS 15/16 PS 16/16 PS 17/16 PS 18/16 PS 19/16 PS 20/16 PS 21/16 PS 22/16 PS 23/16 PS 24/16 PS 25/16 Innhald Referatsaker Søknad om støtte til Tour of Norway Interspons AS Stiftinga Nasjonalt Landstadsenter; søknad om tilskot til Landstaddagane 2016 og trykkestøtte Søknad om støtte til hurtigladestasjon i Seljord - Grønn kontakt Saker til handsaming Midtre Telemark vannområde - val av representant til styringsgruppe Fritak frå vervet som nestleiar/ medlem i rådet for menneske med nedsett funksjonsevne Råd for menneske med nedsett funksjonsevne, val av nytt medlem Fritak frå politiske verv - Hilde Kraknes Rinde Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS Klage på vedtak - Detaljregulering Seljord sentrum S6 Organisering av lensmannskontor i Kviteseid og Seljord Rådgjevande folkeavrøysting Intensjonsavtale mellom kommunane Nissedal, Kviteseid og Seljord Intensjonsavtale mellom kommunane Seljord, Hjartdal, Notodden og Sauherad Intensjonsavtale mellom kommunane Kviteseid og Seljord Lukka

4 Referatsaker

5 RS 1/16 Søknad om støtte til Tour of Norway Interspons AS

6 RS 2/16 Stiftinga Nasjonalt Landstadsenter; søknad om tilskot til Landstaddagane 2016 og trykkestøtte

7 RS 3/16 Søknad om støtte til hurtigladestasjon i Seljord - Grønn kontakt

8 Saker til handsaming

9 PS 15/16 Midtre Telemark vannområde - val av representant til styringsgruppe

10 Seljord kommune Arkiv: K70 Saksnr.: 2016/469-1 Sakshand.: Torunn Raftevold Rue Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 15/ Midtre Telemark vannområde - val av representant til styringsgruppe Saksdokument: Vedlegg: 1 Videreføring organisering i Vest- Viken vassregion 2 Saksprotokoll Sak 60/15 - Videreføring organisering i Vest- Viken vassregion Litt historikk: Frå kom den nye vassforskrifta. Forskrifta kom som følgje av EU sitt vassdirektiv. Det overordna målet er at alle vassførekomstar skal kartleggast. Målsetjinga med forskrifta er å lage ein regional forvaltingsplan med tiltaksprogram; for alle vassførekomstane. Dårleg vassførekomstar skal hevast til god, og gode vassførekomstar skal ikkje blir dårlegare. Arbeidet er i gang i alle vassområda i Noreg. Plan og tiltaksprogram skulle vere ferdige i 2015, og målet skal eigentleg vere nådd i Som så mange andre prosjekt, er dette forskuva og arbeidet ligg noko etter planen. Seljord høyrer til Midtre-Telemark vassområde (MTVO) då det aller meste av vatnet i Seljord kommune renn nedover i Skiensvassdraget. Vi høyrer til region Vestviken. I 2011 vart ordførar og varaordførar vald til å vere representantar i styringsgruppa for MTVO. Seljord kommune skulle ha valt nye representantar til styringsgruppa i haust, men vi har gjeve melding om at dette blir gjort før påske-16. Neste møte i styringsgruppa er onsdag 30.mars kl. 12 på Bø hotell. Administrasjonen har vore representert i arbeidsgruppa heile tida. Saksutgreiing: Arbeidet i MTVO har til no vore drive som eit prosjekt med ein prosjektleiar i 60 % stilling, ei arbeidsgruppe og ei styringsgruppe. Kommunane som er med i vassområdet skal ha ein person i styringsgruppa og ein i arbeidsgruppa. Administrasjonen er representert i arbeidsgruppa. Medlem til styringsgruppa skal vere politisk vald. Styringsgruppa gjorde vedtak i 2015 at prosjektet skal halde på ut Alle kommunane yter tilskot til dette prosjektet. Seljord kommune har betalt kr ,- årleg frå For 2016 er det sett av ,-. Korleis arbeidet skal organiserast etter 2016, blir vurdert både sentralt, i Vestviken-regionen, i

11 Side 2/2 fylkeskommunen og i kvart enkelt vassområde. Dette blir ei av dei oppgåvene styringsgruppa må ta stilling til i første halvår av Styringsgruppa for vassområdet må i starten av 2016 avklare korleis arbeidet skal organiserast framover. Uansett korleis dette blir organisert, må kommunen ha ein representant i styringsgruppa i Korleis det blir etter 2016 er ikkje avklart, men det er skissera tre alternative modellar: 1) ikkje noko formalisert samarbeid, samhandling ved behov 2) vassområde med kommunalt leiarskap, formalisert samarbeid mellom kommunar, fylkeskommunen, fylkesmannen og andre 3) vassområde med vassregionmyndigheitas leiarskap, formalisert samarbeid mellom vassregionen, fylkeskommunen, fylkesmannen og kommunar Andre former for samarbeid kan også vera aktuelle m.a. å slå saman fleire vassområde. Det blir lagt fram eiga politisk sak i 2016 om vidare organisering av arbeidet i vassområdet. Valnemnda tilrår at ordførar og varaordførar vert valt som Seljord kommune sine representantar i styringsgruppa for Midtre-Telemark vassområde. Rådmannen si tilråding: Kommunestyret sluttar seg til tilrådinga frå valnemnda, og vel ordførar og varaordførar til å vere Seljord kommune sine representantar i styringsgruppa for Midtre-Telemark vassområde. Utskrift til: Midtre Telemark vannområde, Landbrukets hus, Bøvegen 271, 3810 Gvarv Telemark fylkeskommune, postboks 2844, 3702 Skien

12 Arkivsak-dok. 15/ Sakshandsamar Ingrid Strande Saksgang Møtedato Fylkesutvalet Videreføring organisering i Vest- Viken vassregion Forslag frå fylkesrådmannen: 1. Fylkesutvalet tilrår at arbeidsoppgåver, organisering og finansiering av vassforvaltingsarbeidet vert vidareført gjennom vassområde med kommunalt leiarskap som i prosjektperioden fram til partane har avtala ei fastare organisering. 2. Fylkesutvalet ber fylkesrådmannen fremme ei eiga sak om fast organisering av arbeidet snarast råd og seinast ved starten av neste planperiode i 2017 så sant dette ikkje alt er på plass innan då. Bakgrunn for saka: På grunnlag av vedtak i sak 5/2013 i styringsgruppa i Vest-Viken vassregion fatta fylkesutvalet føljande vedtak i sak 23/14: 1 Fylkesutvalet ser behov for å drøfta modellar for organisering og finansiering av arbeidet med vassforvalting i planperiodane , , jamfør intensjonar som går fram av vedtak i styringsgruppa i Vest-Viken vassregion den Fylkesutvalet ber fylkesrådmannen fremme eiga sak om dette i Fram til vidareføringa av organisering og finansiering vert avklara, meiner fylkesutvalet at organisering og aktivitetar som i dag vert utført i vassområda bør prolongeras i nødvendig omfang fram til endeleg godkjenning av regional vassforvaltingsplan ved. Kgl. Res. i desember 2015 Kommunane i vassområda i Telemark sin del av Vest- Viken vassregion har vedteke vidareføring av vassområdeorganiseringa ut 2015 jfr. pkt 3 i FU-sak 23/14. Oppgåver og organisering vert for tida drøfta både på nasjonalt, regionalt og lokalt nivå. 1

13 2 Regionalt Politisk styringsgruppe i Vest- Viken har drøfta vassforvaltingsarbeidet med regiondirektørar og fylkesstyreleiarar i møte med KS 11.mars Der vart 3 modellar for framtidig organisering lagt fram: 1) 0-alternativet; ikkje formalisera vassområde 2) Vassområde med kommunalt leiarskap 3) Vassområde med vassregionstyresmaktas (VRM)leiarskap I møtet vart partane einige om at ein bør arbeide for å vidareføre ein modell med kommunalt leiarskap og aktiv fylkeskommunal deltaking som er den modellen Vest- Viken vassregion har arbeidd etter frå 2010/2011 (modellane går fram av Vedlegg 1). Nasjonalt På nasjonalt nivå startar evaluering av vassforvaltingsarbeidet hausten 2015, men det forventast ikkje konklusjonar frå statleg hald før i 2016 og etter at endelege planar er sendt til godkjenning av Kongen i statsråd. Det reknast likevel med at det vil koma føringar som påverkar planarbeidet regionalt og lokalt. Lokalt I vassområda på lokalt nivå drøftar ein organisering og vidareføring. I høyringssvar til den regionale vassforvaltingsplanen hausten 2014 har dei fleste kommunane i Vest- Viken og fleire sektorstyresmakter gjeve uttrykk for at ein bør byggje vidare på den modellen ein no har med vassområde og lokal forankring i kommunane. Styringsgruppa i Midtre Telemark vassområde har komme med eit innspel til fylkesutvalet (Vedlegg 2) : - «Styringsgruppa i Midtre Telemark vannområde mener det er viktig at en varig organisering av vannforvaltninga er godt fundert og at den er basert på noenlunde like prinsipper i hele landet. - Siden alle vannregioner får samme oppdrag fra staten, synes det ulogisk at hver vannregion nå utformer «sin» framtidige organisering uavhengig bla. av resultat av statlig evaluering som, etter det vi forstår, starter høsten Det synes uhensiktsmessig å vedta varig organisering for vannforvaltninga før kommunereformen er mer på plass. - Samtidig er det viktig at en videre organisering blir avklart så fort som mulig da det ikke er ønskelig stadig å forlenge prosjektet. Det må være et mål å komme over i driftsfase snarest råd, seinest ved oppstart av neste planperiode. Før «ny» organisering er vedtatt i kommunene, bør prosjektet forlenges inntil slike vedtak er fattet og seinest ved oppstart av neste planperiode. - Hele Telemarksvassdraget som ett vannområde bør vurderes;- dette for om mulig å kunne drive en enda mer helhetlig vannforvaltning i Telemark. (Telemarksvassdraget består i dag av 4 vannområder: Tokke-Vinje vannområde, Øst Telemark vannområde, Midtre Telemark vannområde og Skien Grenlandsfjordene vannområde) - Både rolle- og ansvarsavklaring, geografi, organisering og finansiering bør avklares før vannforvaltningsplanen skal rulleres (Estimert til å starte i 2017)»

14 3 Saksopplysningar: Formålet med dei regionale planane for vassforvalting, er å gje ei framstilling av korleis vassmiljøet og vassressursane skal verte forvalta i eit langsiktig perspektiv. Arbeidet med dei Regionale planane for vassforvalting er initiera av staten gjennom føringar i plan- og bygningslova og vassforskrifta. Fylkeskommunane har gjennom regionreforma fått i oppdrag å drive plan- og prosessarbeidet, mens fylkesmennene har det miljøfaglege ansvaret. Vassregionane og vassområda er dela inn av staten etter nedbørfelt; på tvers av tidlegare fastsette forvaltingsgrenser. Dette har gjort arbeidet både utfordrande, men også samlande ved at vassmiljø vert vurdera heilskapleg og at sektorane arbeider saman om miljømål. NIBR leiar ei følgjeforsking (WAPABAT) om vassforvaltingsarbeidet. Ein reknar med at sluttrapport vert lagt fram i Ulike organisasjonsmodellar slik det har vore til no i vassregionane vert analysert i dette arbeidet. Vest-Viken sin modell med stor grad av lokal forankring og styring har gjennom midtvegsrapportar frå forskarane vist positive resultat. Kven har ansvar for kva i vassforvaltinga? I forventingsbrev for 2015 til fylkeskommunane sendt frå Klima- og miljødepartementet heiter det mellom anna: «Som ansvarlig for regional planlegging etter plan- og bygningsloven, og den viktigste utviklingsaktøren regionalt, har fylkeskommunen en sentral rolle i å veie ulike interesser mot hverandre innenfor rammen av den nasjonale arealpolitikken, hvor sikring av friluftsområder, helhetlig vannforvaltning og ivaretakelse av vassdrags-og kystnatur (rådm.utheving) er viktige elementer. Fylkeskommunen må se koplinger mellom disse områdene og folkehelse, idrett, reiseliv, vannkraft, akvakultur, landbruk og kulturminnevern». Vidare heiter det i forventingsbrevet: «De fylkeskommunene som er vannregionmyndighet (VRM) har ansvar for å organisere og lede planprosessen for utarbeidelse av regionale vannforvaltningsplaner med tilhørende tiltaksprogram innen fastsatte frister, i henhold til vannforskriften. Alle fylkeskommuner skal i samråd med VRM følge opp arbeidet i eget fylke/egne vannområder.» Fylkesmennene er ein sentral aktør i arbeidet. I embetsoppdrag for 2015 til fylkesmennene frå miljødirektoratet - under ansvar for faste langsiktige oppgåver : «Fylkesmannen skal ha en miljøfaglig samordningsrolle i prosesser knyttet til kunnskapsgrunnlaget for regionale vannforvaltningsplaner, informere og gi råd til vannregionmyndigheten (VRM), vannregionutvalg (VRU) og vannområdene (VO) for å sikre best mulig beslutningsgrunnlag». Kommunane har ansvar for areal- og ressursplanlegginga i eigen kommune og er sektorstyresmakt innafor vatn og avløp og landbruk. Jfr. vassforskrifta 22 skal kommunane delta i vassregionutvalet (VRU). I vassforskrifta heiter det også i 22: «Sektormyndigheter, fylkeskommuner og kommuner har innenfor sine ansvarsområder ansvar for å utrede forslag til tiltak, samt på utrede premissene for fastsettelse av miljømål» Det er også fleire nasjonale føringar for offentleg forvaltinga med omsyn til samordning og deltaking i planarbeid innafor miljøsektoren og vassforvaltinga.

15 4 Midtre Telemark vassområde si styringsgruppe (Vedlegg 2) er mellom anna oppteken av at kommunereforma er meir på plass før ein fastset framtidig organisering av vassområda og at det på førehand er vurdert nasjonalt korleis den noverande ordninga fungerer. Styringsgruppa i Kragerøvassdraget drøfta organisering i møte den og nemnde at det er varsla ein regionreform som óg kan ha verknad på organiseringa av vassforvaltinga framover. I nokre av dei 11 vassregionane i Noreg har ein velt å tilsette vassområdekoordinatorar (prosjektleiarar for vassområda) i fylkeskommunane i staden for ute i kommunane. Det er fleire grunnar til dette, mellom anna at ein kom seint i gang, at ein ikkje fekk til spleiselag eller såg det som mest formålstenleg å tilsette fleire i fylkeskommunen. Nokre vassregionar har få vassområde (Rogaland har til dømes 4 vassområde, medan Vest- Viken har 18). Telemark er med i 3 vassregionar med 3 ulike organiseringar: Rogaland som plan- og prosessdrivar frå fylkeskommunen, Agder med prosjektleiarar (PL) tilsett i kommunane og der PL har hatt ansvar for fleire vassområde, Vest- Viken hovudsakleg med tilsett prosjektleiarar i kvar av dei 18 vassområda. Vass-styresmakt Agder ( Vest-Agder fylkeskommune) har i 2015 vedteke å tilsette ein vassområdekoordinator til i fylkeskommunen framfor å oppretthalde prosjektleiarar ute i vassområda i kommunane. Agder vil fram mot neste planperiode sjå korleis dette fungerer før ein ev. utvidar med lokale vasskoordinatorar eller vel ei anna organisering. Vurdering frå fylkesrådmannen: Fylkesrådmannen viser til vurderingar i sak 23/14. Organisering av vassforvalting i Vest- Viken vassregion er eit resultat av eit omfattande arbeid som vart sett i gang då fylkeskommunane fekk ansvar for plan- og prosessarbeidet frå I løpet av ca. 1 år hadde alle vassområda i Telemark fått prosjektleiarar, fungerande arbeidsgrupper og styringsgrupper og finansieringa var på plass gjennom spleiselag. Saksfeltet heilskapleg vassforvalting er nytt i Noreg og ein ny måte å drive regional planlegging på; noko som óg har vore utfordrande. Veiledingsmateriell og ressursar frå statleg hald har vore mangelfullt, medan det både regionalt og lokalt har vore vilje til å tenke nytt og på tvers av sektorar og forvaltingsnivå. Organiseringa i Vest- Viken vassregion synest å har vore god på den måten at kommunanes oppgåver og plikter etter vassforskrifta fell inn i eit effektivt plansamarbeid med fylkeskommunen som planmynde for regional plan og koordinator for å sette i verk planen. Vassforvaltingsarbeidet skal halde fram til miljømåla i vassførekomstane er nådd i Etter 2033 skal alle aktørar syte for at det gode vassmiljøet ein då har fått, vert beskytta og oppretthalde. Det er difor eit mål å få til ei fast organisering som både er demokratisk, effektiv og framtidsretta med tanke på dei oppgåvene ein har pr. i dag og dei ein står framom. Den regionale vassforvaltingsplanen for vassregion Vest- Viken leggast no fram til ei 2. gongs høyring. Det synest fornuftig å halde på den organiseringa Vest- Viken har etablert ei stund til, slik at oppfylging av planen kjem godt i gang i 2016 og at ein kan føra dialog om organisering med fleira av dei aktørane som har ansvar og som medverkar i arbeidet. Tida synest ikkje inne for å trekke endeleg konklusjon om korleis ansvar, roller, geografisk inndeling, organisering og finansiering bør vere. Fylkesrådmannen rår til å halde fram med ei organisering med kommunalt leiarskap. Dette er i tråd med innspel frå styringsgruppa i Midtre Telemark vassområde. Nokre av vassområda i Telemark har peika på

16 5 at kommunereform og regionreform bør vere meir drøfta før ein vedtek varig ordning for vassforvaltinga, noko rådmannen kan vere einig i, men som ikkje synest å vere avgjerande for når ein vel fast organisering. I KS- møte 11.mars i år (Vedlegg 1) er konklusjonen at ein bør arbeide for å vidareføre ein modell med kommunalt leiarskap og aktiv fylkeskommunal deltaking, noko rådmannen sluttar seg til. Fylkesrådmannen ser behovet for å følgje opp med tilstrekkelig ressursinnsats og økonomi i vassforvaltingsarbeidet slik som omtala i fylkesutvalsak 23/14, der rådmannen peika på ansvaret som regional utviklingsaktør sett i samband med andre regionale oppgåver. Vedlegg: Vedlegg 1: Uttalelse fra møtet med KS 11.mars 15 med innspill fra KS Vedlegg 2: Innspill fra Midtre Telemark vannområde, dat

17 Saksprotokoll Arkivsak-dok. 15/06794 Arkivkode Sakshandsamar Ingrid Strande Handsama av Møtedato Saknr 1 Fylkesutvalet /15 Videreføring organisering i Vest- Viken vassregion Fylkesutvalet har handsama saken i møte sak 60/15 Møtehandsaming Votering Forslag frå fylkesrådmann blei samrøystes vedtatt. Vedtak 1. Fylkesutvalet tilrår at arbeidsoppgåver, organisering og finansiering av vassforvaltingsarbeidet vert vidareført gjennom vassområde med kommunalt leiarskap som i prosjektperioden fram til partane har avtala ei fastare organisering. 2. Fylkesutvalet ber fylkesrådmannen fremme ei eiga sak om fast organisering av arbeidet snarast råd og seinast ved starten av neste planperiode i 2017 så sant dette ikkje alt er på plass innan då.

18 Seljord kommune Arkiv: 080 Saksnr.: 2016/398-1 Sakshand.: Kari Gro Espeland Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 16/ Fritak frå vervet som nestleiar/ medlem i rådet for menneske med nedsett funksjonsevne Arthur Haugen Saksdokument: Saksutgreiing: Arthur Haugen er vald som nestleiar/ medlem til Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne for perioden Han har søkt om fritak grunngjeve med private årsaker, mellom anna relatert til helse. Fritak frå politiske verv er styrt av kommunelova 15 om uttreden og suspensjon. I kommunelova 15 nr. 2 står det: "Kommunestyret og fylkestinget kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikkje utan uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet." Rådmannen si tilråding: Rådmannen rår kommunestyret til å imøtekoma søknaden frå Arthur Haugen om fritak frå vervet som medlem i Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne med heimel i kommunelova 15. Kommunestyret ber valnemnda om å velje eit nytt medlem til Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne for perioden Utskrift til: Arthur Haugen, Flatdalsvegen 1231, 3841 Flatdal

19 Seljord kommune Arkiv: 033 Saksnr.: 2015/ Sakshand.: Kari Gro Espeland Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 17/ Råd for menneske med nedsett funksjonsevne, val av nytt medlem Saksdokument: Saksutgreiing: Under føresetnad av at John Artur Haugen vert gjeve fritak frå vervet som medlem i Rådet for menneske med nedsett funksjonsevne, har valnemnda blitt beden om å oppnemne nytt medlem for perioden , jamfør kommunelova 16. Sidan John Arthur Haugen vart valt til leiar av rådet, må kommunestyret også velje ny leiar. Valnemnda kjem med fylgjande framlegg til kommunestyret: Rita Andersen vert vald som leiar Elisabeth Haugen vert vald som fast medlem Arvid Vala vert vald som varamedlem for Elisabeth Haugen Rådmannen si tilråding: Rådmannen syner til tilrådinga frå valnemnda Utskrift til: Dei valde SAFO v/ Anna-Lisbeth Mikalsen anna-lisbeth.bakke@nhf.no

20 Seljord kommune Arkiv: 080 Saksnr.: 2016/235-2 Sakshand.: Kari Gro Espeland Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 18/ Fritak frå politiske verv - Hilde Kraknes Rinde Saksdokument: Saksutgreiing: Hilde Kraknes Rinde søkjer om fritak frå vervet som 2. varamedlem til kommunestyret og 3. varamedlem til plan, miljø og teknisk utval. Søknaden gjeld for kommunestyreperioden I 15 pkt. 2 i kommunelova står det: Kommunestyret og fylkestinget kan etter søknad frita, for et kortere tidsrom eller resten av valgperioden, den som ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine politiske plikter i vervet. I kommentar til 15.2 står det m.a.: Fritaksgrunnen vil i første rekke være at søkerens arbeidsforhold, dårlige helse eller andre velferdsgrunner gjør det ekstra byrdefullt å oppfylle plikter vervet medfører. Avgjørelsen må nødvendigvis bli temmelig skjønnsmessig. Hilde Kraknes Rinde grunngjev søknaden om fritak med private årsaker. Med heimel i 15.2 i kommunelova vil rådmannen rå til at det blir gjeve fritak frå politiske verv. Dersom Hilde Kraknes Rinde vert gjeven fritak frå vervet som 2. varamedlem til kommunestyret, vert Katrine Valhovd, som er neste representant på høgre si varaliste, tildelt desse plassen. Når det gjeld plassen som 3. varamedlem til plan, miljø og teknisk utval vert valnemnda beden om å koma med innstilling til nytt medlem. (Jamfør kommunelova 16 om opprykk og nyval.) Rådmannen si tilråding: Rådmannen rår kommunestyret til å imøtekoma søknaden frå Hilde Kraknes Rinde om fritak frå vervet som 2. varamedlem til kommunestyret og 3. varamedlem til plan, miljø og teknisk utval. med heimel i kommunelova 15. Utskrift til: Hilde Kraknes Rinde, Jakob Naadlandsveg 58, 3840 Seljord

21 Katrine Valhovd, Kvålevegen 5, 3841 Flatdal

22 Seljord kommune Arkiv: 033 Saksnr.: 2015/65-6 Sakshand.: Asbjørn Storrusten Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 19/ Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS Saksdokument: Vedlegg: 1 Melding om vedtak - Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS Saksutgreiing: Kontrollutvala i eigarkommunane bestilte eigarskapskontrollen på bakgrunn av planar for selskapskontroll , vedtatt av kommunestyra i Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord, Vinje og Nissedal kommune. Følgjande problemstillingar skulle kommunerevisjonen sjå nærare på: 1) Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? 2) Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg har kommunerevisjonen sett på: 3) Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. 4) Prosessar for evaluering og val av styre. Generelt for alle kommunane påpeikar revisjonen at eigarkommunane ikkje har utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Når det gjeld dei einskilde kommunane, går det fram av rapporten at berre Seljord, Kviteseid, og Fyresdal hadde vedtatt eigne eigarskapsmeldingar då eigarskapskontrollen vart gjennomført. Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK. To kommunar Fyresdal og Kviteseid har fastsett mål for eigarskapen i VTK i sine eigarskapsmeldingar. Selskapet kjenner ikkje til eigarskapsmeldingane til eigarkommunane. Dersom eigarkommunane vil at selskapet skal innrette seg etter eigarane sine krav og ynskjer, må kommunane ha rutinar for å gjere selskapet kjent med kva desse er. Når det gjeld spesielt om eigarstyringa til Seljord kommune går det fram av rapporten at kommunen sin praksis for eigarstyring ikkje er i samsvar med eiga eigarskapsmelding og heller ikkje med KS sine tilrådingar. Revisjonen kommenterer særleg:

23 - Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret. - Kommunen har ikkje sett etter at VTK har etiske retningsliner. - Kommunen har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga blir avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. Når det gjeld utbytepolitikk har ikkje kommunane utarbeidd felles politikk slik som er tilrådd frå KS. Seljord kommune har ikkje følgd opp si eiga eigarskapsmelding på dette området. Når det gjeld val av styre ser det ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Det er risiko for at styret ikkje har den komplementære kompetansen som selskapet treng. Eigarkommunane bør følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomité ved val til styret. Kvart styremedlem har personleg vara. Dette er ikkje i samsvar med KS si tilråding. KS tilrår bruk av numerisk vara for å gje betre kontinuitet i styrearbeidet. Rådmannen si tilråding: Seljord kommune tek eigarskapsrapporten til orientering og vil følgje opp rapporten sine tilrådingar: Saman med dei andre eigarkommunane: utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, og innarbeide krav om valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK, etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Seljord kommune vil syte for å: etablere rutinar for å evaluere styret. Samt etablere rutinar for å sikre informasjon til, og avklaring av, rammer med kommunestyret om eigarskapen i samsvar med eigarskapsmeldinga. Utskrift til: Seljord kontrollutval Telemark Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS Vest- Telemark kraftlag AS

24 Seljord kommune Brøløsvegen 13 A 3840 SELJORD /Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) Vår dato Deres dato Vår referanse 15/ Deres referanse Vår sakshandsamar Line Bosnes Hegna Melding om vedtak - Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS Seljord kontrollutval har handsama saken i møte sak 10/15 Innstilling til kommunetyret: Seljord kommune tek eigarskapsrapporten til orientering og vil følgje opp rapporten sine tilrådingar: Saman med dei andre eigarkommunane: - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, og - innarbeide krav om valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK, - etablere ordning med numerisk vara, og - sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Seljord kommune vil sørge for å: - etablere rutinar for å evaluere styret, og - etablere rutinar for å sikre informasjon til og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskapen i samsvar med eigarskapsmeldinga. Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark

25 Med venleg helsing Line Bosnes Hegna Temark - Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat (IKS) line.bosnes@temark.no Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes utan signatur. Vedlegg: - Saksutskrift - Rapport eigarskapskontroll Kopi: Rådmann Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks 4 Hellandtunet postmottak@temark.no 3833 Bø i Telemark 3833 Bø i Telemark

26 Saksutskrift Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode 216 Sakshandsamar Line Bosnes Hegna Saksgang Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /15 Eigarskapskontroll i Vest-Telemark kraftlag AS Forslag frå sekretariatet: Tilråding til kommunestyret: Seljord kommune tek eigarskapsrapporten til orientering og vil følgje opp rapporten sine tilrådingar: Saman med dei andre eigarkommunane: - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, og - innarbeide krav om valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara, og - sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Seljord kommune vil sørge for å - etablere rutinar for å evaluere styret, og - etablere rutinar for å sikre informasjon til og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskapen i samsvar med eigarskapsmeldinga. Bakgrunn for saka: Kontrollutvala i eigarkommunane bestilte eigarskapskontrollen på bakgrunn av planar for selskapskontroll , vedtatt av kommunestyra i Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord, Vinje og Nissedal kommune. Følgjande problemstillingar skulle kommunerevisjonen sjå nærare på: 1) Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? 2) Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg har kommunerevisjonen sett på: 1

27 3) Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. 4) Prosessar for evaluering og val av styre. Dei generelle funna som revisjonen fant var følgjande at eigarkommunane har ikkje utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Seljord, Kviteseid, og Fyresdal har vedtatt eigne eigarskapsmeldingar, og Nissedal kommune har vedtatt eigarskapspolitisk plattform. Tokke og Vinje har ikkje vedtatt eigarskapsmelding eller andre rutinar for å følgje opp sine eigarskap. Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK. To kommunar Fyresdal og Kviteseid har fastsett mål for eigarskapen i VTK i sine eigarskapsmeldingar. Selskapet kjenner ikkje til eigarskapsmeldingane til eigarkommunane. Dersom eigarkommunane vil at selskapet skal innrette seg etter eigarane sine krav og ynskjer, må kommunane ha rutinar for å gjere selskapet kjent med kva desse er. Når ein såg spesielt om eigarstyringa til Seljord kommune fant ein at kommunen sin praksis for eigarstyring ikkje er i samsvar med eiga eigarskapsmelding og heller ikkje med KS sine tilrådingar. Revisjonen kommenterer særleg: - Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret. - Kommunen har ikkje sett etter at VTK har etiske retningsliner. - Kommunen har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga blir avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. Når det gjeld utbytepolitikk har ikkje kommunane utarbeidd felles politikk slik som er tilrådd frå KS. Seljord kommune har ikkje følgd opp si eiga eigarskapsmelding på dette området. Når det gjeld val av styre ser det ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Det er risiko for at styret ikkje har den komplementære kompetansen som selskapet treng. Eigarkommunane bør følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomité ved val til styret. Kvart styremedlem har personleg vara. Dette er ikkje i samsvar med KS si tilråding. KS tilrår bruk av numerisk vara for å gje betre kontinuitet i styrearbeidet. Saksopplysningar: Rapporten vert presentert av forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridskelv frå Telemark kommunerevisjon på eit fellesmøte med alle kontrollutvala i eigarkommunane i Vrådal Sjølve handsaming av rapporten må gjerast i det ordinære kontrollutvalsmøte. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet ser gong på gong at kommunane ikkje på ein god nok måte klarer å følgje opp sitt eigarskap og å være ein aktiv eigar og sikre kommunen sine interesser på ein tilfredstillande måte. Manglande rutiner skapar usikkerheit både hjå kommunepolitikarar og eigarrepresentantar. Eigarrolla er ikkje satt i godt nok system. Kommunerevisjonen peikar på fleire ein tiltak som kan betre eigarskapen i Seljord kommune. I tillegg er det viktig å ta med temaet - eigarskap i heilt og delvis eigde kommunale selskap- med inn i folkevaldeopplæringa. Vedlegg: Eigarskapskontroll Vest-Telemark kraftlag Seljord kontrollutval har handsama saken i møte sak 10/15 Møtehandsaming 2

28 Eigarskapskontrollen vart lagt fram. Ingen merkander. Votering Samrøsyets. Vedtak Seljord kommune tek eigarskapsrapporten til orientering og vil følgje opp rapporten sine tilrådingar: Saman med dei andre eigarkommunane: - utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, og - innarbeide krav om valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK - etablere ordning med numerisk vara, og - sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Seljord kommune vil sørge for å - etablere rutinar for å evaluere styret, og - etablere rutinar for å sikre informasjon til og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskapen i samsvar med eigarskapsmeldinga. RETT UTSKRIFT DATO 5.oktober

29 Vest-Telemark Kraftlag AS Eigarskapskontroll :: Delrapport for Seljord kommune 2014 :: Innhald

30 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Samandrag... iii 1 Innleiing Bakgrunn, formål og problemstillingar Metode Kriterier Høyring Om Vest-Telemark Kraftlag AS Om selskapet Økonomisk stilling Om Seljord kommune si forvaltning av eigarskapen Oppfølging av eigarskap retningsliner og praksis Utbytepolitikk og prosessar for val av styre Vurderingar av eigarskapen Rutinar for evaluering og oppfølging Følgjer Seljord sine eigne rutinar og KS sine tilrådingar for eigarstyring? Utbytepolitikk og prosessar for val av styre Tilrådingar Til eigarkommunane i fellesskap Tilrådingar til Seljord kommune Vedlegg Formlar nytta ved berekning av nøkkeltall: Vedlegg 2: Høyringsuttale Vedlegg 3: KS Anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/ fylkeskommunalt eide selskap og foretak Foto: Freeimages.com/Robert Linder Telemark kommunerevisjon IKS ii

31 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Samandrag Bestilling Eigarskapkontrollen er bestilt av kontrollutvala i eigarkommunane. Bakgrunn for bestillinga er planar for selskapskontroll , vedtatt av kommunestyra i Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord, Vinje og Nissedal kommune. Eigarskapskontrollen handlar om følgjande problemstillingar: Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader, aktuelle lovreglar og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg har vi sett på: Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. Prosessar for evaluering og val av styre. Om selskapet Vest Telemark Kraftlag AS er eigd av kommunane Vinje, Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord og Nissedal. Nissedal eig 5 % av aksjane, medan dei andre kommunane eig 19 % kvar. Selskapet sine hovudaktivitetar er produksjon, distribusjon og sal av energi, samt bygging og drift av fibernett. Selskapet har 60 tilsette. Våre funn og vurderingar Generelt Eigarkommunane har ikkje utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Seljord, Kviteseid, og Fyresdal har vedtatt eigne eigarskapsmeldingar, og Nissedal kommune har vedtatt eigarskapspolitisk plattform. Tokke og Vinje har ikkje vedtatt eigarskapsmelding eller andre rutinar for å følgje opp sine eigarskap. Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK. To kommunar Fyresdal og Kviteseid har fastsett mål for eigarskapen i VTK i sine eigarskapsmeldingar. Telemark kommunerevisjon IKS iii

32 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Selskapet kjenner ikkje til eigarskapsmeldingane til eigarkommunane. Dersom eigarkommunane vil at selskapet skal innrette seg etter eigarane sine krav og ynskjer, må kommunane ha rutinar for å gjere selskapet kjent med kva desse er. Om eigarstyringa til Seljord kommune Kommunen sin praksis for eigarstyring er ikkje i samsvar med eiga eigarskapsmelding og heller ikkje med KS sine tilrådingar. Vi vil særskilt kommentere: Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret. Kommunen har ikkje sett etter at VTK har etiske retningsliner. Kommunen har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga blir avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. Utbytepolitikk Kommunane har ikkje utarbeidd felles utbytepolitikk slik som er tilrådd frå KS. Seljord kommune har ikkje følgd opp si eige eigarskapsmelding på dette området. Val av styre Det ser ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Det er risiko for at styret ikkje har den komplementære kompetansen som selskapet treng. Eigarkommunane bør følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomité ved val til styret. Kvart styremedlem har personleg vara. Dette er ikkje i samsvar med KS si tilråding. KS tilrår bruk av numerisk vara for å gje betre kontinuitet i styrearbeidet. Tilrådingar Vi tilrår eigarkommunane å utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, og innarbeide krav om valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningsliner. Vi tilrår Seljord kommune å etablere rutinar for å evaluere styret, og Telemark kommunerevisjon IKS iv

33 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune etablere rutinar for å sikre informasjon til og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskapen i samsvar med eigarskapsmeldinga. 11. mai 2015 Telemark kommunerevisjon IKS Telemark kommunerevisjon IKS v

34 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune 1 Innleiing 1.1 Bakgrunn, formål og problemstillingar Eigarskapkontrollen er bestilt av kontrollutvala i eigarkommunane. Bakgrunn for bestillinga er planar for selskapskontroll , vedtatt av kommunestyra i Tokke, Fyresdal, Kviteseid, Seljord, Vinje og Nissedal kommune. Utgangspunktet for kontrollen er ein kontroll av eigarskapen. Det betyr at det er eigarane si rolle som er i fokus. Eigarskapkontroll omhandlar i utgangspunktet ikkje aktiviteten i selskapet. Vi vil svare på følgjande problemstillingar i denne kontrollen: Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnadar, aktuelle lovregler og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? I tillegg skal eigarskapskontrollen sjå særskilt på: Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. Prosessar for evaluering og val av styre. Kontrollen gjeld hovudsakeleg åra 2012 og Det vil også bli teke omsyn til opplysningar av betyding frå Selskapet har dotterselskap/tilknytte selskap. Vi gir ei kort orientering om desse. 1.2 Metode Denne selskapskontrollen er som nemnd ein eigarskapskontroll. Kontrollen er gjennomført i samsvar med reglane om selskapskontroll i kommunelova 77 og 80, forskrift om kontrollutval 13 og 14, samt rettleiar for selskapskontroll, fastsett av Norges kommunerevisorforbund. 1 I rapporten presenterer vi noko informasjon om selskapet. Vi meiner at denne informasjonen kan vere med på å gi et heilskapleg bilete av eigarstyringa av selskapet, og om 1 Selskapskontroll - fra A til Å, Norges kommunerevisorforbund 11. mai 2011 Telemark kommunerevisjon IKS 1

35 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune denne fungerer i praksis. Utover dette omhandlar ikkje kontrollen styret sitt ansvar og verksemda i selskapet. Kontrollen er gjennomført av revisor Gunnar Isaksen, forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev og oppdragsansvarlig for forvaltningsrevisjon Kirsti Torbjørnson. 1.3 Kriterier Kriterier for vurderingane i rapporten bygger i hovudsak på følgjande kjelder: lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner lov 13. juni 1997 om aksjeselskap KS anbefalingar for eigarstyring selskapets vedtekter og relevante kommunestyrevedtak eventuell eigarskapsmelding/strategi for den enkelte kommune/selskapet Fakta i rapporten bygger på informasjon som er innhenta gjennom eigenerklæring frå styret eigenerklæring frå eigarrepresentant intervju med dagleg leiar og styreleiar dokumentgjennomgang I rapporten fokuserer vi på negative funn. Det som er i orden blir som hovudregel ikkje omtala. Vi meiner at metodebruk og kjeldetilfang i denne eigarskapkontrollen har gitt eit godt nok grunnlag til å svare på dei problemstillingane som kontrollutvalet har vedtatt. 1.4 Høyring Utkast til rapport er sendt på høyring til selskapet sitt styre og daglege leiing og til ordførarane i eigarkommunane. Kommentarar frå selskap og frå kommunen ligg som vedlegg. Kommentarane frå kommunen og selskapet har ført til at rapporten er endra på nokre punkt. Telemark kommunerevisjon IKS 2

36 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune 2 Om Vest-Telemark Kraftlag AS 2.1 Om selskapet Selskapet endra organisasjonsform frå BA (selskap med begrensa ansvar) til aksjeselskap i 2000, då førstnemnde form ikkje lenger var lovleg organisasjonsform. Selskapet er 100 % kommunalt eigd. Eigarar Aksjar Eigardel Tokke kommune % Kviteseid kommune % Fyresdal kommune % Seljord kommune % Vinje kommune % Nissedal kommune % Selskapet har to dotterselskap. Dette er Skafså Kraftverk ANS der VTK eig 67 % av aksjane og Vest Telemark Kraftlags pensjonskasse som er heileigd av VTK AS. I tillegg eig selskapet 40 % av Telefiber AS, 15 % av Grunnåi Kraftverk AS og 8,5 % av Sundbarm kraftverk DA. Det er også inngått aksjonæravtale som regulerer forholdet mellom eigarane, mellom anna rett til styrerepresentasjon. Formål Vedtekter til selskapet vart vedtekne på generalforsamling og var gjeldande frå Selskapets føremål er: - utbygging og drift av energiforsyningsnett - utbygging og drift av produksjonsanlegg for energi - omsetning av energi - installasjonsverksemd, teletenester og liknande - rådgjeving, konsulentverksemd, tenesteyting og anna verksemd som har tilknyting til dei nemnde føremål Desse arbeidsområda kan organiserast som dotterselskap. Selskapet kan også vera deltakar i andre selskap innanfor desse og tilgrensande område. Telemark kommunerevisjon IKS 3

37 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Styret Styret skal bestå av åtte styremedlemmer, der generalforsamlinga vel seks medlemer med personlege vara. Det skal vere tre kvinner og tre menn både i styret og blant varamedlemene som vert valde på generalforsamlinga. Dei tilsette vel to styremedlemer med vara. Styrefunksjon Styreleiar Nestleiar Styremedlem Styremedlem valt av dei tilsette Tilsette sin vara Varamedlem Styremedlemmer valt for to år på generalforsamlinga 25. juni 2013 Rolf Normann Bjørg Kyrkjebø Staaland Erik Skjervagen Øyvind Tveit Margit Elise Karlsen Rinde Baiba Sheine Aslak Bekhus Jarle Solbu Rune Aalandslid Åse Wrålid Magne Wraa Kjersti Bergland Astrid Eidem Nordal Magne Reinstaul Torgrim Thommassen Tor Ivar Berge Styresamansetninga oppfyller krava til representasjon av begge kjønn i styret, jf. aksjelova Organisasjon Ketil Kvaale er dagleg leiar. Hans løn for 2013 var kr Det er ingen bonusordningar for dagleg leiar. Selskapet hadde 1. oktober tilsette, og konsernet under eitt har tilsette. Telemark kommunerevisjon IKS 4

38 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune 2.2 Økonomisk stilling Største delen av selskapet sine inntekter kjem i dag frå produksjon og sal av kraft, dernest er det nettdrifta som bidrar mest. I tillegg har VTK AS inntekter frå Telefiber AS, som dei eig 40% av, og frå andre tenester som blant anna utleige av lokalar, diverse økonomi- og kontortenester. Alle tall i heile 1000 Vest-Telemark Kraftlag AS Resultatregnskap Driftsinntekter Driftsresultat Årsresultat Arbeidskapital Ordinært utbytte Balanseregnskap Sum eigedeler Eigenkapital: Innskoten eigenkapital Opptent eigenkapital Sum gjeld Likviditetsgrad 1 1,1 1,1 Eigenkapitalandel i % 49,6 49,4 Totalrentabilitet i % 14,7 6,6 Resultatutviklinga har vore positiv frå 2012 til Selskapet har god eigenkapitaldel og likviditetsgraden er tilfredsstillande. Utbyte er utdelt med høvesvis 10 og 15 millionar kroner i dei to undersøkte åra. Telemark kommunerevisjon IKS 5

39 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune 3 Om Seljord kommune si forvaltning av eigarskapen 3.1 Oppfølging av eigarskap retningsliner og praksis Har kommunen etablert rutinar for oppfølging og evaluering av sine eigarinteresser? Blir eigarinteressene utøvd og forvalta i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnadar, aktuelle lovregler og etablerte normer for god eigarstyring og selskapsleiing? Rutinar for evaluering og oppfølging av eigarinteresser Generelt Selskapet er eigd av seks kommunar. Av desse har Fyresdal, Seljord og Kviteseid utarbeidd eigarskapsmeldingar. Nissedal har vedtatt ein eigarskapspolitisk plattform. Dei andre to eigarkommunane dvs. Tokke, og Vinje opplyser at dei ikkje har eigarskapsmeldingar, eller på anna vis har vedtatt retningsliner for utøving av eigarskap. KS seier i sine tilrådingar til godt eigarskap at det kan utarbeidast interkommunale eigarskapsmeldingar der kommunen eig selskap saman med andre kommunar. Ei interkommunal eigarskapsmelding vil sikre felles føring frå eigarane der det er mogleg. Det er ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK AS i nokon av eigarkommunane, men Fyresdal og Kviteseid har i sine eigarskapsmeldingar fastsett mål for eigarskapen i VTK AS og vurdert i kva grad desse er oppfylt. Selskapet kjenner ikkje eigarmeldingane til eigarkommunane. Om Seljord kommune Seljord kommunen har eigarskapsmeldinga som vart vedtatt av kommunestyret våren Eigarskapmeldinga fastset generelle prinsipp og rutinar for eigarstyring og -oppfølging i kommunen. Kommunen har ikkje vedtatt strategi for selskapet. Telemark kommunerevisjon IKS 6

40 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Blir vedtak og retningsliner for utøvinga av eigarskap følgde? Vi undersøker i kva grad kommunen følgjer dei generelle prinsippa som er fastsett i kommunen si eigarskapsmelding. Vi ser også om kommunens praksis/eigarskapsmelding er i samsvar med tilrådingane for godt eigarskap frå KS. Folkevaltopplæring KS tilrår at eigarstyring bør vere ein obligatorisk del av folkevaltopplæringa. Slik opplæring bør gjennomførast i løpet av dei første 6 månadene av valperioden, med seinare oppfølging etter 2 år. Ifølgje ordførar har kommunestyret fått informasjon og kurs om eigarstyring. Vedtekter, strategiar og vedtak Drifta av selskapet vert regulert av vedtektene, sist fastsett Kommunen stiller generelle krav til selskapa dei eig i si eigarskapsmelding. Mellom anna ynskjer kommunen at selskapa skal rapportere etter prinsippet om berekraftig utvikling, dvs. å integrere økonomisk, miljømessig og sosial rapportering og vere klar over sitt samfunnsansvar. Vi er ikkje kjent med at kommunen har gjort andre vedtak om selskapet i den perioden denne kontrollen omhandlar. Representasjon og delegasjon Kommunestyret valte ordførar til å representere kommunen i generalforsamling i sak 86/11. Det er i samsvar med KS si tilråding at denne funksjonen blir delegert til ein sentral politikar. Ifølge eigarskapsmeldinga er eigarrepresentantane bundne av politisk vedtatt eigarstrategi i generalforsamlinga. Kommunen har ikkje vedtatt strategi for VTK i Seljord. Det er gjennomført ordinære generalforsamlingar innan fristen både i 2012, 2013 og Daglig leiar har sendt innkalling på vegne av styreleiar. Innkallinga i 2012 er datert tre veker før generalforsamling. I 2013 og 2014 er innkallingane datert to veker før møtedato. I følgje aksjelova skal innkalling sendast minst ei veke før møtedato, mens selskapet sine vedtekter stiller krav om tre vekers varsel, jf. 6. Protokollane frå generalforsamlinga er i samsvar med formelle krav, og opplyser at aksjonærane, styret for selskapet og dagleg leiar var til stades på generalforsamlinga. Generalforsamlingane har handsama dei sakene som dei etter aksjelova og vedtektene pliktar å handsame. Protokollane viser at årsrekneskap og årsmelding vart godkjent. Telemark kommunerevisjon IKS 7

41 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Generalforsamlingane valde styreleiar, styremedlemmar og varamedlemmar i 2013, og fastsette godtgjering til disse i tråd med vedtektene. Det er ikkje halde ekstraordinær generalforsamling i den perioden vi har undersøkt. Styret Det fylgjer av vedtektene at styret skal ha åtte medlemer, derav to som veljast av dei tilsette. Generalforsamlinga vel dei seks andre styremedlemmene, kvar med sin personlege vara. KS tilrår at ein nyttar ordning med numerisk vara for betre å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Prosess for val av styret er nærare omtalt under punkt 3.2. Det er kjønnsbalanse i styret, jf. kommuneloven 80 a. Eigarskapsmeldinga har ikkje rutinar for evaluering av kompetansen til styret. KS tilrår at kommunen har rutinar for kompetansevurdering. Eigarskapsmeldinga tilrår at kommunale selskap knyt seg til Styrerepresentanten frå Seljord er registrert på KS tilrår at kommunen bør ha ein prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for generalforsamlinga si fastsetting av styrehonorar. Anna enn at det skal vere ein open prosess om godtgjersle til styra, omtalar ikkje kommunen fastsetting av honorar i si eigarskapsmelding. Vi er ikkje kjent med at kommunen har gjennomført slik diskusjon på anna vis heller. Styreleiar sitt honorar er kr per år. Nestleiar får kr , og dei andre styremedlemane får kr Varamedlemmene får kr per møte. KS tilrår at eigar ser etter at selskapsstyra har og jamleg reviderer etiske retningsliner for selskapsdrifta. Eigarskapsmeldinga til Seljord omtaler ikkje etiske retningsliner. VTK AS opplyser at dei ikkje har etiske retningsliner. Eigarskapsmeldinga seier at eigarskap knytt til kommunen skal vere ope, og at meiroffentlegheit skal vere eit prinsipp. Selskapet opplyser at dei følgjer offentleglova på dei områda der det er aktuelt, og forvaltningslova på nettaktivitet der dei er einaste leverandør. Selskapet presiserer at dei i alle høve praktiserer openheit med tanke på at dei er kommunalt eigd. Eigarskapsmeldinga seier at eigarane bør utforme styreinstruks som m.a. beskriv styret sitt mandat og samansetning, styremøta sin forretningsorden og informasjon utanom styremøta. VTK har styreinstruks som er vedtatt på styremøte i Vi er ikkje kjent med Telemark kommunerevisjon IKS 8

42 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune om eigarane har vore involvert i å utarbeide denne instruksen. Instruksen er uansett eldre enn Seljord kommune si eigarskapsmelding. Rapportering og avklaring av rammer Eigarskapsmeldinga fastset prosess for korleis politiske avklaringar før møta i selskapa skal gjennomførast. Dei valte representantane pliktar å avklare eigaranes syn før møter i generalforsamling. Vi har ikkje informasjon om kva avklaringar eigarrepresentanten i Seljord har gjort i forkant av møter i generalforsamlinga. Formannskapet har ifølgje meldinga ansvar for at det årleg blir rapportering til kommunestyret om aktuelle selskap. Formannskapet avgjer kva for selskap det skal rapporterast om. Ifølgje ordførar er det ikkje særskilte rutinar for rapportering frå selskapet. Årsmelding og årsrekneskap frå selskapet blir ikkje lagt fram for kommunestyret, men ifølgje ordførar er dokumenta tilgjengelege. Ordførar gir også uttrykk for at informasjonen til kommunestyret om selskapet kan bli betre. Eigarskapsmeldinga seier at i enkelte saker av prinsipiell karakter eller i saker som har mykje å seie kan kommunestyret eller formannskapet instruere kommunens valde representantar. Eigarskapsmeldinga seier at det kan vere nyttig å ha eigarmøte for å sikre dialog mellom eigar og selskap om saker som ein ser på som viktige og prinsipielle. Ordførar er ikkje kjent med om det har vore andre møter mellom selskap og eigarar enn generalforsamlingane. 3.2 Utbytepolitikk og prosessar for val av styre Utbytepolitikk og andre forventningar frå eigarane til selskapet samordning og formidling. Prosessar for evaluering og val av styre Utbyte KS tilrår at det gjennom eigarstrategi blir klargjort kva eigarane forventar når det gjeld avkasting frå selskapet. Eigarkommunane har som nemnt ingen felles eigarstrategi for selskapet, og det er ikkje skriftleggjort kva avkastning eigarane forventar av selskapet. Telemark kommunerevisjon IKS 9

43 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Seljord kommune Eigarskapsmeldinga til Seljord kommune fastset at det bør bli utarbeidd ein klar utbytepolitikk i selskap der verksemda har karakter av næringsdrift. Seljord kommune har ikkje utarbeidd slik utbytepolitikk når det gjeld VTK. Ifølgje ordførar har utbyte blitt diskutert uformelt i Vest-Telemarkrådet, men eigarane har elles stort sett godtatt styret sitt forslag til utbyte Val av styre KS tilrår at val til styret i aksjeselskap bør skje ved hjelp av valkomité. Føremålet med å bruke valkomité er å sikre at styret skal setjast saman av medlemmer med komplementær kompetanse og som er i tråd med eigarane sine føremål med selskapet. Bruk av valkomité bør vere vedtektsfesta. KS tilrår vidare at i selskap med fleire eigarar, bør valkomiteen setjast saman slik at samansetjinga avspeglar eigarandelen. Bruk at valkomité er ikkje vedtektsfesta i VTK AS. Det er ikkje oppnemnd valkomité for val av styre. Eigarkommunane nominerer kvar to kandidatar til val i styret, ein man og ei kvinne. Styret blir formelt sett valt av generalforsamlinga, men slik at det er eit styremedlem frå kvar eigarkommune og at kravet til kjønnsbalanse er ivaretatt. Den kandidaten som ikkje blir valt som styremedlem, blir automatisk varamedlem. Styret har ikkje evaluert eige arbeid i den perioden som er undersøkt. Seljord kommune Kommunen har generelle reglar for val til styrer i si eigarskapemelding. Mellom anna seier meldinga at det skal vere ein open prosess rundt val av styremedlemmer, og at det ved val til styret bør leggjast vekt på vedkommande sin kompetanse og styret sin totale samansetnad. Kommunestyret nominerte kandidatar til styret i VTK i sak 36/13. Kommunestyret vedtok då tilrådinga frå si eiga valnemnd. Saksframlegget viser ikkje om det er gjort nokon vurdering av den totale samansetjinga av styret. Telemark kommunerevisjon IKS 10

44 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune 4 Vurderingar av eigarskapen 4.1 Rutinar for evaluering og oppfølging Eigarkommunane har ikkje utarbeidd felles eigarskapsmelding for selskapet slik som KS tilrår. Seljord, Kviteseid, og Fyresdal har vedtatt eigne eigarskapsmeldingar, og Nissedal kommune har vedtatt eigarskapspolitisk plattform. Tokke og Vinje har ikkje vedtatt eigarskapsmelding eller andre rutinar for å følgje opp sine eigarskap. Eigarkommunane har heller ikkje utarbeidd strategiar for eigarskapen i VTK. To kommunar Fyresdal og Kviteseid har fastsett mål for eigarskapen i VTK i sine eigarskapsmeldingar. Selskapet kjenner ikkje til eigarskapsmeldingane til eigarkommunane. Dersom eigarkommunane vil at selskapet skal innrette seg etter eigarane sine krav og ynskjer, må kommunane har rutinar for å gjere selskapet kjent med kva desse er. 4.2 Følgjer Seljord sine eigne rutinar, KS sine tilrådingar for eigarstyring og aktuelle lovkrav? Kommunen sin praksis for eigarstyring er ikkje i samsvar med eiga eigarskapsmelding og heller ikkje med KS sine tilrådingar. Vi vil særskilt kommentere: Kommunen har ikkje rutinar for å evaluere kompetansen i styret. Kommunen har ikkje sett etter at VTK ikkje etiske retningsliner. Kommunen har ikkje rutinar eller praksis for å sikre at rammer for eigarskapsutøvinga blir avklart med kommunestyret, og heller ikkje for å sikre at kommunestyret får informasjon om selskapet. I følgje eigarskapsmeldinga kan kommunestyret eller formannskapet i prinsipielle saker eller saker som har mykje å seie instruere dei valde representantane. Det er ikkje presisert om ein meiner representantane i eigarorganet, og ut frå samanhengen kan ordlyden også omfatte styremedlemar. Eit styremedlem representerer ikkje eigar, men berre seg sjølv. Ansvaret er å ta i vare selskapet sine interesser, ikkje eigaren sine interesser. Det er knytt personleg ansvar til vervet som styremedlem. Eigar kan ikkje instruere styremedlemar, men kan saman med dei andre eigarane byte dei ut gjennom vedtak i generalforsamling. Vi meiner at kommunen si eigarskapsmelding har ein ordlyd som kan tolkast og praktiserast i strid med prinsippa i aksjelova på dette punktet. Telemark kommunerevisjon IKS 11

45 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune 4.3 Utbytepolitikk og prosessar for val av styre Utbytepolitikk Kommunane har ikkje utarbeidd felles utbytepolitikk slik som er tilrådd frå KS. Seljord kommune har ikkje følgd opp si eiga eigarskapsmelding på dette området. Val av styre Det ser ut til å vere lite samarbeid mellom eigarane når det gjeld å sikre eit godt og kompetent styre. Det er risiko for at styret ikkje har den komplementære kompetansen som selskapet treng. Føringar for styresamansetjing og bruk av valkomité kan vere tiltak for å sikre komplementær kompetanse i styret. Eigarkommunane bør såleis følgje KS si tilråding om å vedtektsfeste bruk av valkomité ved val til styret. Kvart styremedlem har personleg vara. Dette er ikkje i samsvar med KS si tilråding. KS tilrår bruk av numerisk vara for å gje betre kontinuitet i styrearbeidet. Telemark kommunerevisjon IKS 12

46 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune 5 Tilrådingar 5.1 Til eigarkommunane i fellesskap Vi tilrår eigarkommunane å utarbeide felles rutinar og strategiar for eigarskapen i VTK, derunder å utarbeide utbytepolitikk, innarbeide krav om valkomité ved val til styret i vedtektene i VTK, etablere ordning med numerisk vara, og sjå til at selskapet har etiske retningsliner. 5.2 Tilrådingar til Seljord kommune Vi tilrår Seljord kommune å etablere rutinar for å evaluere styret, og etablere rutinar for å sikre informasjon til og avklaring av rammer med kommunestyret om eigarskapen i samsvar med eigarskapsmeldinga. Telemark kommunerevisjon IKS 13

47 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Vedlegg Vedlegg 1 Formlar for berekning av nøkkeltal Vedlegg 2 Eventuelle kommentarar til rapporten frå eigar/selskapet. Vedlegg 3 KS tilrådingar for godt eigarskap Telemark kommunerevisjon IKS 14

48 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Formlar nytta ved berekning av nøkkeltall: Resultatgrad i % (Driftsresultat x 100) / Sum driftsinntekter Resultatgraden er et mål på hvor stort driftsresultatet er i forhold til omsetningen. Likviditetsgrad 1 Sum omløpsmidler / Sum kortsiktig gjeld Likviditetsgrad 1 måler bedriftens evne til å dekke betalingspliktene etter hvert som de forfaller. Likviditetsgrad 1 bør være større enn 1,5. Egenkapitalandel i % (Sum egenkapital x 100) / Sum totalkapital Er et uttrykk for hvor stor del av eiendelene som er finansiert med egenkapital og dermed hvor mye av eiendelene som kan gå tapt før kreditorenes fordringer kommer i fare. Gjeldsgrad Sum gjeld / Sum egenkapital Gjeldsgraden viser hvor stor gjelda er i forhold til egenkapitalen. En gjeldsgrad på 1 vil si at bedriften har like stor gjeld som egenkapital. En kan si at jo mindre dette forholdstallet er, jo mer solid er bedriften. Totalrentabilitet i % (Driftsresultat + finansinntekter) x 100 / Gjennomsnittlig totalkapital Totalrentabiliteten viser bedriftens avkastning på den totale kapitalen som er bundet i bedriften. Er altså et mål på avkastningen på selve eiendelene, og representerer et viktig nøkkeltall ved lønnsomhetsberegning. Arbeidskapital Sum omløpsmidler sum kortsiktig gjeld = arbeidskapital Arbeidskapital er kapital som selskapet behøver for å finansiere varer og tjenester i arbeid inntil de er solgt og oppgjør mottatt. Negativ arbeidskapital kan tyde på dårlig likviditet. Telemark kommunerevisjon IKS

49 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Vedlegg 2: Høyringsuttale Høyringsuttale/kommentarar frå kommunen: Seljord kommune har merknader/ spørsmål til punkt 5.2. i eigarskapskontrollen: vedlagt fylgjer kommunestyresak 86/11, val av rep. til generalforsamling i VTK. Meiner kommunerevisjonen at vedtaket skulle hatt ei presisering av at kommunestyret har gjeve representanten fullmakt til å rep. kommunen? kan vi få ei utdjuping av kva som ligg i kulepunkt 2? Er dette rutinar som kvar einskild kommune skal etablere? (dette vil kommunen ta med i ny eigarskapsmelding, som er planlagt til politisk handsaming haustetn 2015.) Venleg helsing Kari Gro Espeland Rådmann Seljord kommune Høyringsuttale frå selskapet: Eigarstrategi(ar): Kva for eigarstrategi kvar enkelt aksjonær ynskjer å ha er VTK som selskap uvedkomande og langt på veg irrelevant. Styret og dagleg leiar held seg til det som fylgjer av aksjonæravtale, vedtekter og styrande vedtak i GF. Frå leiingas ståstad gjev dette klare føringar for selskapets drift og utvikling. Kortversjonen av dette er at VTK skal drivast etter forretningsmessige prinsipp i samsvar med aksjeloven, - dvs med økonomisk resultat og utbytte/kapitalavkastning som hovudmål. Det er eit par unntak frå dette: GF 2002 og 2003: Kraftomsetning til sluttbrukarar utan dekningsbidrag. GF 2004 (og seinare): Fiberutbygging sjølv om desse investeringane kan ha større økonomisk risiko enn det styret har mandat til/ ville ha akseptert. Kommunestyret kan gjennom eigarskapsmelding bestemme kva kommunen skal meine på GF i VTK. Styret og dagleg leiar må legge til grunn det som fleirtalet på GF vedtek. Den klare konsekvensen av dette er at eit styremedlem kan risikere å måtte vera med på gjennomføring av eit vedtak som sin kommune var i mot på GF. Utbytte: Verdiskaping kan brukast som eigenkapital for årets netto investering og/eller til utbytte. I VTK har det gjennom mange år vore semje/praksis å halde EK på 50 % under normal drift. Dette for å ha ryggrad til å ta eit større lyft dersom eit godt prosjekt skulle Telemark kommunerevisjon IKS 16

50 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune dukke opp, og for å sikre gode lånevilkår på vår stadig aukande gjeld. Dette måltalet har då gjeve greie føringar for storleiken på utbyttet. Det er likevel styret som, etter ei totalvurdering av situasjonen på kort og lang sikt, fastset det årlege utbyttet (jfr aksjeloven). Mvh Vest-Telemark Kraftlag AS Ketil Kvaale Adm. dir. Telemark kommunerevisjon IKS 17

51 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Vedlegg 3: KS Anbefalinger om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/ fylkeskommunalt eide selskap og foretak Nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet. Den første opplæringen bør gjennomføres i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/ selskapsavtale for det enkelte selskap. Alt eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Interkommunale eierskapsmeldinger kan også utarbeides. Nr. 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Eierne skal ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning. For selskaper som opererer innenfor et marked skal prinsippene for en eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktighet og samfunnsansvar bør legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. Formålsangivelsen i selskapsavtale/ vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. Nr. 4 Vurderinger og valg av selskapsform Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Skal selskapet ta risiko og operere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkommunale selskap og foretak være hensiktsmessige former. Stiftelser er ikke anbefalt for virksomhet som krever eierstyring. Telemark kommunerevisjon IKS 18

52 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personalmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Dette må være utgangspunktet, og oppfyller man ikke dette må det være en bevissthet om hvorfor. Nr. 6 Tilsyn og kontroll med kommunale foretak og med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper Kommunestyret har både et tilsyns og kontrollansvar for å sikre at kommunen når sine mål, at regelverket etterleves og at etiske hensyn ivaretas. Kontrollen utføres blant annet gjennom regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget er delegert denne funksjonen fra kommunestyret og har derfor en spesielt viktig rolle i eierstyringen. Nr. 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. Nr. 8 Gjennomføring av eiermøter De formelle eiermøtene er enten generalforsamling eller representantskap, men det kan også innkalles til eiermøter i tillegg til disse. Styret bør tilrettelegge for at flest mulig av eierorganets medlemmer kan delta i generalforsamling/representantskapet og at dette blir en effektiv møteplass for aksjeeierne og styret. Dette gjøres ved å følge lovens regler om innkalling, at saksdokumentene er utførlige nok til å ta stilling til sakene, at eierne som ikke kan møte skal kunne stemme ved bruk av fullmakt (gjelder ikke interkommunale selskaper), at styret, revisjon og valgkomité er tilstede samt rutiner for at eierorganet velger møteledelse. Nr. 9 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og gis de nødvendige styringsrammene for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Et profesjonelt styre Telemark kommunerevisjon IKS 19

53 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig. Nr. 10 Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengige av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes men allikevel være fleksibel i forhold til eiers behov for kompetanse. Nr. 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene Eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen for å nå selskapets mål, jmf. punkt 9. I dette ligger det også at eier står fritt til å skifte ut styremedlemmer innenfor valgperioden. Men styret selv har også et selvstendig ansvar for å jevnlig vurdere egen kompetanse i forhold til eiernes formål med selskapet og det er derfor anbefalt en rekke rutiner for å sikre nødvendig kompetanse. Nr. 12 Styresammensetning i konsernmodell Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Dersom datterselskap yter tjenester til morselskap i konkurranse med andre bør det være ledelsesmessig og funksjonelt skille mellom selskapene for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbudsprosesser. Dersom det i konsernet er et datterselskap som yter monopoltjenester til sine eiere eller innbyggerne i eiers kommuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret. Nr. 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør ordningen med numerisk vara benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Nr. 14 Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Det er opp til hvert enkelt eierorgan (representantskap/generalforsamling) å avgjøre hvilken type kompetanse et styre skal ha. I utgangspunktet anbefales det å unngå situasjoner der styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige Telemark kommunerevisjon IKS 20

54 Vest-Telemark Kraftlag AS :: Seljord kommune habilitetskonflikter, og at kommunestyret oppretter en valgkomité som innstiller til det organ som skal velge styrerepresentanter. Nr. 15 Kjønnsrepresentasjon i styrene I loven er det nå krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene for både interkommunale selskap, aksjeselskap og aksjeselskap hvor kommuner og fylkeskommuner har eiermajoritet. Egne rekrutteringsseminar bør iverksettes der det er vanskelig å oppnå lik kjønnsrepresentasjon. Nr. 16 Godtgjøring og registrering av styreverv Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse og eventuell revidering av eiermelding gjennomføre en prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksomhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon. Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Nr. 19 Administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. Administrasjonssjefens rolle som budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet herunder foretakene kombinert med manglende instruksjonsmyndighet overfor daglig leders disponeringer bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Administrasjonssjefen, stedfortreder eller andre i ledende administrative posisjoner samt medlem av fylkesog kommunalråd kan ikke sitte i styret. I kommuner med parlamentarisme kan ikke kommune- og fylkesråd sitte i foretaksstyrene. Det samme gjelder administrasjonssjef/stedfortreder. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter Telemark kommunerevisjon IKS 21

55 Seljord kommune Arkiv: L13 Saksnr.: 2013/ Sakshand.: Frid Berge Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 20/ Klage på vedtak - Detaljregulering Seljord sentrum S6 Saksdokument: Vedlegg: 1 Klage til Fylkesmannen i Telemark 2 Statens vegvesen - Merknader til endring av rekkjefylgjekrav i reguleringsplanen for Seljord sentrum teig S6 3 Telemark fylkeskommune - Fråsegn til kommunestyrevedtak for teig S6 4 Fylkesmannen i Telemark - Svar på førespurnad om rekkefølgekrav til reguleringsplan 5 Brev til sektormynde vedrørande uttale til endringer i rekkjefylgjekrav Seljord sentrum S6 Saksutgreiing: Kommunestyret vedtok i møte sak 137/15, nye føresegner til detaljreguleringsplan for Seljord sentrum S6 etter klage på vedtak av sak 84/15. Etter kunngjøring av kommunestyrets nye planvedtak er det kome inn klage på vedtaket, frå advokatfirma Tofte DA på vegne av Seljord Utvikling AS v/søndre Viken AS. Klager skriv at melding om vedtak blei motteke 28. desember Seljord kommune har motteke klaga den 19. januar, klagefristen var 3 veker. Klaga er motteke innan klagefristen. Klagars forhold til planen; Seljord utvikling AS er heimelshavar til eigedommane g.nr./b.nr. 45/254, 43/232 og 46/67 innafor planområdet. Eigedomane er i vedteken reguleringsplan sett av til fleire føremål, ny kollektivknutepunkt/terminal med tilhøyrande infrastruktur, bustad/forretning/tenesteyting og grøntanlegg, noko som er i tråd med vedteken kommunedelplan for Seljord sentrum. I tidligare reguleringsplan er alle eigedomane Seljord utvikling AS er heimelshavar til, sett av til arealføremål park/leik. Lovas føresegn: I medhald av plan- og bygningslova 12-12, jf. 1-9 kan partane klage på kommunestyrets endelege vedtak om reguleringsplan. Fylkesmannen er rette klageinstans for planvedtak. Klage på reguleringsvedtak blir lagt fram for kommunestyret for klagehandsaming. Viss ikkje

56 Side 2/4 kommunestyret finn grunn til å ta klaga til følgje, vil saka bli sendt til Fylkesmannen i Telemark for endeleg klagehandsaming. Rådmannens vurdering av klaga: Seljord kommune har motteke klage på vedtak i samband med detaljreguleringsplan for Seljord sentrum S6. Seljord Utvikling AS klagar på endringane og sakshandsaminga av førre klage og dei vedtekne endringane som blei gjort i vedtak Klagar har fremja klagen med bakgrunn i 4 klagepunkt. Rådmannen rår ikkje til at klagar får medhald i nokon av punkta og det vert grunngjeve slik: Klagepunkt 1 sakshandsamingsfeil høyring Seljord kommune meiner her at endringane i føresegna ikkje er av ein slik art at lova krev at planen med endringar skal leggjast ut på ny høring, og vi kan såleis ikkje sjå at det er gjort sakshandsamingsfeil i saka. Endringane i føresegna som blei vedteken av kommunestyret har bakgrunn i klage på vedtak av frå Advokatfirma Tofte DA på vegne av Seljord Utvikling AS, sitat: «Dersom Seljord Utvikling skal bidra med sin andel av et eventuelt anleggsbidrag, så forutsetter det en bedre adkomstsløsning enn det som nå er innregulert. Kommunen kan derfor ikke påregne at Seljord Utvikling vil inngå utbyggingsavtale med kommunen. Som tidligere meddelt vil selskapet heller ikke inngå noen frivillig avtale om grunnavståelse for en planløsning de ikke ønsker.» Seljord kommune vurderte da med bakgrunn i klaga at ein ikkje ville få til ein samla utbyggingsavtale for alle utbyggjarane i planområdet, og valde difor å omstrukturere rekkjefylgjekrava slik at planen kunne realiserast med utbyggingsavtaler med den enkelte utbyggjar. Tiltaka som skal gjennomførast i planområdet er ikkje endra. Seljord kommune vurderte på bakgrunn av tidligare klage at dette var einaste moglegheit for å sikra at utbygging på delar av området vil verte gjennomført. Dette var vidare ein måte å gå med på klaga frå Seljord Utvikling AS, som meinte at planen ikkje kunne gjennomførast slik den låg. I tillegg hadde dei eit klart bodskap om at dei ikkje ynskte forhandlingar om ei utbyggingsavtale. Seljord kommune har hatt tett dialog med m.a. Statens vegvesen og fylkeskommunen om gjennomføring av tiltak. Sektormynde har såleis vore sterkt involvera i prosessen. Planen sikrar gjennom dei nye rekkjefylgjekrava at infrastruktur blir opparbeidd, men etappevis. Grunnen er at Seljord Utvikling AS i si klage av er av den oppfatning at det er urealistisk at dei ulike tomteeigarane vil kunne bli einige om å bære kostnader med rekkjefylgjekrava som låg til grunn ved klagetidspunktet. Det at rekkjefylgjekrav for enkelte teigar no er fjerna, har bakgrunn i at desse i praksis allereie er utbygd i planprosess perioden. Ein kan ikkje sjå at endringane er av ein slik art at det er lovpålagt med ny høyring. Alle grunneigarar i planområdet blei varsla med brev om at det var kome inn ei klage på vedtaket av Det blei varsla på nytt etter Plan, miljø og teknisk utval sitt vedtak av , der utvalet gjekk inn for endring av rekkjefylgjekrav, før saka skulle vidare til kommunestyret. Det må vere vesentlege endringar for at planen må ut på ny høyring. Justeringar i rekkjefylgjekrava går på kven som skal gjennomføre tiltaka. Dette er forhold som elles ville blitt avklart i ei utbyggingsavtale. Seljord kommune har, trass i at ein ikkje gjer medhald på dette punktet, bedt sektormynde om uttale på endringar i rekkjefylgjekrava i planen etter klaga blei motteken. Tilbakemeldingar frå

57 Side 3/4 Statens vegvesen, Telemark fylkeskommune og Fylkesmannen i Telemark er at ingen har merknader til endringane. Klagepunkt 2 Rekkjefylgjekrava kan fortsatt ikkje heimlast i pbl nr. 10 og vedtaket strir med overordna plan. Seljord kommune tek ikkje klagepunkt 2 til fylgje med bakgrunn i Seljord Utvikling AS si klage av Der uttalar dei at dei ikkje ynskjer å inngå utbyggingsavtale, og av den grunn vurderte Seljord kommune at planen ville bli vanskeleg å gjennomføre med dei fyrst vedtekne rekkjefylgjekrava. Vidare er infrastrukturtiltaka i planområdet ikkje av eit slikt omfang at planen ikkje skal kunne gjennomførast innan rimelig tid. Så lenge dei ulike utbyggjarane ikkje har vore i dialog med kommunen om kostnadsfordeling gjennom forhandlingar av ei utbyggingsavtale, så kan ein ikkje hevde at planen ikkje er realiserbar. Dette med bakgrunn i at ein ikkje veit noko om kostnadsfordeling og total kostnad for den enkelte utbyggar. Det er utarbeidd ein samla plan for heile området. Det er ikkje krav i overordna plan at ein samla plan skal byggjast ut samtidig. Rekkjefylgjekrava skal derimot sikre at tiltak blir gjennomført ved ei etappevis utbygging. Klagepunkt 3 sakshandsamingsfeil manglande grunngjeving Vedtak om reguleringsplan er eit enkeltvedtak etter forvaltningslova. Seljord kommune meiner at endringane er grunngjeve, da dei er eit direkte svar på klaga frå Seljord Utvikling AS av Grunngjevinga for endringane er å få ein plan som lettare kan gjennomførast og som Seljord Utvikling AS sjølve har etterlyst i klaga si av Grunngjeving for at F/K2 og F/K/T1 ikkje har fått rekkjefylgjekrav er at desse i praksis er fullt utbygd og moglegheita for vidareutvikling vil vere av mindre omfang. Klagepunkt 4 kommunestyret har teke utanforliggjande omsyn Kommunestyret har teke omsyn til at Seljord Utvikling AS ikkje ynskjer å inngå utbyggingsavtale og derfor endra rekkjefylgjeføresegna for å få ein plan som kan gjennomførast med ei trinnvis utbygging. Rekkjefylgjekrava må knytast opp mot nye utbyggingstiltak i og med at dei teigane som slepp rekkjefylgjekrav i praksis er fullt utbygde. Om det er lokale eller eksterne eigarar, tek ikkje planen stilling til. Ein kan ikkje seie at dei gitte rekkjefylgjekrava er tyngjande og urealistiske så lenge det ikkje har vore gjennomført ein dialog om kostnadsfordelinga. Vidare har politisk og administrativt nivå i Seljord kommune gjennomført fleire møte med Seljord Utviklings AS etter ynskje frå Seljord Utvikling AS sine representantar i planprosessen. Innspel og merknader til plangrep har dei ulike utbyggjarane ikkje klart å einast om, men kommunen har ikkje teke omsyn til anna enn det som er det overordna viktige for kommunen i ein planprosess; nemleg ei arealutnytting som tek omsyn til sentrumsutvikling og trafikktryggleik. Rådmannen si tilråding: Rådmannen rår kommunestyret til å fatte fylgjande vedtak: Kommunestyret finn ikkje grunn til å ta klaga frå Seljord Utvikling AS til fylgje. I medhald av plan- og bygningslova 12-12, jamfør 1-9 vert klaga sendt til fylkesmannen i Telemark med fylgjande uttale: Kommunestyret i Seljord kommune sluttar seg til rådmannens vurdering, slik det går fram av dette saksframlegget og meiner at klaga ikkje bør takast til fylgje. Klaga er av ein slik karakter at ho ikkje gjer kommunestyrets reguleringsvedtak utsettande verknad jamfør Forvaltningslova 42. Dette er fordi dei forholda det er klaga på ikkje rører byggjeområdet på ein slik måte at igangsetting av tiltak innanfor planområdet må stansast. Rørte partar informerast om dette.

58 Side 4/4 Utskrift til: NA Aina Barstad Nyveg SELJORD NA Asbjørn Halvor Gamle Kjesåsvei 42B 0492 OSLO Sandberg NA Astrid Øverland Vreimsida BØ I TELEMARK NA Bjørg Irene Abrahamsen Mosasida SELJORD NA Bjørn Sandsdalen Nyveg SELJORD NA Dag-Vidar Noraberg og Nyveg SELJORD Mona Vettran Eliassen NA Dyrud Eigedom AS Brøløsvegen SELJORD NA Granvin Kulturhus AS Nyveg SELJORD NA Hans Mjaugedal Åsenvegen SELJORD NA Hans Tarjei Midtbø Bandakslivegen VRÅLIOSEN NA Hauglid Eiendom AS Nordgardsvegen KVITESEID NA Hæge Bjåland Enger Memnesveien HEMNES NA Jehovas Vitner Gaupevegen YTRE ENEBAKK NA Kjellaug Aakre Apotekergata HORTEN NA Kjetil Heggtveit Åsgrendvegen 52B 3850 KVITESEID NA Miguel Anthony Lorne Steinsrudvegen SELJORD NA Norsk Shell AS PB TANANGER NA Ole Bjørn Mysen Nyveg SELJORD Aanonsen NA Seljor Eiendom AS Brøløsvegen SELJORD NA Seljord Elektriske PB SELJORD Eigedom AS NA Seljord Motell AS PB SELJORD NA Seljord Næringsbygg AS Steinrudvegeg SELJORD NA Seljord Røde Kors v/ ÅSHEIMGRENDI SELJORD Åse Venås NA Seljord Utvikling AS PB 2111 Stubberød 3255 LARVIK NA Seljord Vev og PB SELJORD Garnsenter AS NA Solli Eiendom AS 3880 DALEN NA Steinsrudvegen Brøløsvegen SELJORD Eigendom AS NA Telesenteret AS Postboks LARVIK NA Vidar Tveiten AS Olea Krøgers Veg SELJORD NA Zysk Radoslaw Steinsrudvegen SELJORD NA Åsfrid Ståland Sterke-Nils vegen SELJORD

59 z.. 19 JAN 2015 Sakso.` G -'5». i I l Seljord kommune,.--- ~ ~-~-~ * Brøløsvegen 13 A 3840 SELJ ORD Ansvarlig advokat." Gro Hamre/22 769/GH Kristiansand, KLAGE TIL FYLKESMANNEN I TELEMARK DETALJREGULERINGSPLAN FOR SELJORD SENTRUM S6 På vegne Seljord Utvikling AS v/ Søndre Viken AS påklages Seljord kommunestyrets vedtak av 17. desember detaljreguleringsplan for Seljord Sentrum S6 til Fylkesmannen i Telemark. Underretning om vedtaket ble mottatt 28. desember Klagen er således rettidig. Klagen grunnes på følgende forhold: 1. Saksbehandlingsfeil høring Sektormyndighetene har ikke fått anledning til å uttale seg til de nye reguleringsbestemmelsene som ble vedtatt av kommunestyret 17. desember Dette er en saksbehandlingsfeil som kan ha virket bestemmende på vedtaket innhold, jf. forvaltningsloven 41. Kommunestyrets vedtak av 17. desember 2015 innebærer at flere utbyggingsteiger vil kunne videreutvikles slik reguleringsplanen legger opp til, men uten at det stilles krav om at grønn og teknisk infrastruktur samtidig blir opparbeidet. Sektorrnyndighetene har uttalt seg til reguleringsplanen under den forutsetning at den grønne og tekniske infrastrukturen vil være på plass før utbygging av samtlige utbyggingstei ger. â EUROJURIS N U R f. E

60 Side 2 av 3 T FTE Kommunestyret kan ikke se bort fra at slik reguleringsplanen med bestemmelser nå er vedtatt, så vil sektormyndighetene ha innvendinger mot at blant annet F/K/Tl og F/K2 videreutvikles uten samtidig utbedring av Stensrudvegen og uten at det etableres fortau langs denne, samt nødvendige gang- og sykkelveger og grønnstruktur. Det er således begått saksbehandlingsfeil idet de nye bestemmelsene ikke er sendt på høring til berørte instanser. Det kan ikke ses bort fra at denne feilen ikke har vært bestemmende på vedtakets innhold, jf. fvl Rekkefølgekravene kan fortsatt ikke hjemles i pbl nr. 10 og vedtaket er i strid med overordnet plan I klage av 29. september 2015 påpekte Seljord Utvikling at rekkefølgekravene ikke ville kunne bli gjennomført innen rimelig tid og at rekkefølgekravene derfor ikke kunne hjemles i pbl nr. 10. Kommunestyret tok klagen til følge, og synes således å være enig i dette. Kommunestyret har nå løst dette ved å endre på rekkefølgekravene for å «gjere det mogleg å få til ei utbygging på nokre av utbyggíngsteígane utan å måte svare for alle kostnadene til infiastruktur 1' planområdet» Kommunestyret har imidlertid ikke redusert rekkefølgekravene, men overført byrden av disse til noen av utbyggingsteigene. Klager kan vanskelig se at dette grepet har ført til at det nå er mer sannsynlig at rekkefølgekravene vil kunne bli gjennomført innen rimelig tid. Det vises til at det i saksfremlegget ikke er redegjort for hvordan kommunen ser for seg at rekkefølgekravene nå skal bli oppfylt. Det kommunestyret i realiteten har gjort er å vedta en reguleringsplan for noen av utbyggingsteigene. Det er det ikke hjemmel til, all den tid kommuneplanens arealdel har stilt krav om felles plan for hele området. Resultatet av kommunestyrets vedtak av l7. desember 2015 blir således en omgåelse av kommuneplanens krav om en felles plan. 3. Saksbehandlingsfeil - mangelfull begrunnelse Det er ikke gitt en planfaglig begrunnelse for hvorfor rekkefølgekravene nå er endret og begrunnelsen er derfor utilstrekkelig, jf. forvaltningsloven 25. Dette peker også i retning av at det er tatt utenforliggende hensyn, se nedenfor under punkt 4. I reguleringsbestemmelsen som ble vedtatt 3. september 2015 fremgikk det av punkt 3.3 at midlertidig brukstillatelse/ferdigattest for tiltak i alle utbyggingstei ger forutsatte at offentlig kjøreveg 1 og 2, offentlig gang- og sykkelveg 1-4, grøntdrag 1-6 og fortau l, 2 4 og 5 var opparbeidet. I rekkefølgekravene som ble vedtatt l7. desember 2015 er det nå kun utbyggingsteigene B/F/Tl, B/F/T2, B/Fl, B/F/Kl og F/Il som har fått disse rekkefølgekravene.

61 Side 3 av 3 1' FTE Det er imidlertid ikke gitt noen planfaglig begrunnelse for hvorfor de øvrige utbyggingsteigene ikke har fått samme rekkefølgekrav. Hva med for eksempel FK/Tl; Skal ikke brukere av denne eiendommen benytte Steinsrudvegen? Og hva for eksempel med gang- og sykkelveg og grøntdrag mellom FK/Tl og B/F/Kl; hvorfor må denne være opparbeidet før man kan bygge B/F/Tl, men ikke FK/Tl? Klager savner også en planfaglig vurdering av hvorfor det ikke er nødvendig å etablere grønn og teknisk infrastruktur før eiendommen F/K2 og F/K/Tl videreutvikles? 4. Kommunestyret har tatt utenforliggende hensyn Kommunestyret har i sin begrunnelse for å endre rekkefølgekravene utelukkende vist til at det «gjere det mogleg å få til ei utbygging på nokre av utbyggingsteigane utan å måte svare for alle kostnadene til ínfirastruktur i planområdet» Dette er et utenforliggende hensyn som ikke kan begrunne hvorfor noen utbyggingsteiger skal slippe rekkefølgekrav. For at et slikt vedtak skal være gyldig må det kunne påvises planfagli ge vurderinger som gjør det nødvendig at rekkefølgekravene kun skal bæres av noen av utbyggingsteigene. Noen slik begrunnelse er ikke gitt. Det er derimot opplyst at det som begrunner endringen av rekkefølgebestemmelsene er et ønske om å få til en utbygging på noen av utbyggingsteigene. Det er i den sammenheng påfallende at det er lokale utbygger som slipper å bekoste tyngende rekkefølgekrav for å kunne videreutvikle sine eiendommer, mens konkurrentene pålegges så tyngende rekkefølgekrav at utbygging på disse utbyggingsteigene er urealistisk. Med hilsen Advokatfirma Tofte DA Gro H re advokat (H) gli u.nh tolltano

62 Statens vegvesen Frid Berge Behandlende enhet: Saksbehandler/telefon: Vår referanse: Deres referanse: Vår dato: Region sør Dag Steinar Ragvin / / Merknader til endring av rekkjefylgjekrav i reguleringsplanen for Seljord sentrum teig S6 Det visast til brevet datert frå Seljord kommune med vedlegg. Vegvesenet har ingen merknader til endringane av reguleringsføresegnene som Seljord kommune foreslår som følgje av klagebehandlinga. Vegavdeling Telemark Seksjon for plan- og forvaltning Med hilsen Eivind Gurholt Seksjonsleiar Dag Steinar Ragvin Kopi fmtekbv@fylkesmannen.no 'Torbjørn Landmark' Dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen håndskrevne signaturer. Postadresse Telefon: Kontoradresse Fakturaadresse Statens vegvesen Semsveien 42 Statens vegvesen Region sør firmapost@vegvesen.no 3676 NOTODDEN Landsdekkende regnskap Postboks 723 Stoa 4808 ARENDAL Org.nr: Vadsø

63 Frid Berge /Avdeling for areal og transport Vår dato Deres dato T00:00:00 Vår referanse 14/ Deres referanse Vår saksbehandler Torbjørn Landmark Svar - Fråsegn til kommunestyrevedtak for teig S6 - Seljord kommune Vi viser til oversending dagsett om førespurnad om fråsegn i samband med kommunen sitt planvedtak for teig S6. Telemark fylkeskommune har ingen merknader til dei vedtekne endringane. Med helsing Torbjørn Landmark rådgiver torbjorn.landmark@t-fk.no Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks 2844 Fylkesbakken E-post: post@t-fk.no 3702 Skien 3715 SKIEN

64 /Avdeling for areal og transport Vår dato Vår referanse 14/ Mottaker Kontaktperson Adresse Post Frid Berge Kopimottaker Kontaktperson Adresse Post Ragvin Dag Steinar Postadresse: Besøksadresse: Sentralbord Foretaksregisteret: Postboks 2844 Fylkesbakken E-post: 3702 Skien 3715 SKIEN

65 Sakshandsamar, direktetelefon Simen Storøy, Vår dato Dykkar dato Vår ref. 2013/4034 Dykkar ref. Seljord kommune Brøløsvegen 13 A 3840 SELJORD Att. Frid Berge Uttale til førespurnad om rekkjefylgjekrav til reguleringsplan - Seljord sentrum teig 6 Me syner til brev motteke her der me er bede om uttale oss til endringar i rekkjefylgjekrav i reguleringsplan for Seljord sentrum, teig S6. Fylkesmannen sine ulike fagavdelingar har handsama saka og svarar med dette samla. Me har ingen merknadar til endringane i føresegnene. Med helsing Hans Bakke avdelingsdirektør Simen Storøy rådgjevar Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift Postadresse Besøksadresse Telefon E-post Postboks 2603 Gjerpensg. 14, Bygg F, Skien fmtepost@fylkesmannen.no 3702 Skien Organisasjonsnummer Telefaks Internett

66 Seljord kommune Næring og utvikling Arkivkode: L13 Sakshand.: Frid Berge Dir.tlf.: Vår ref.: 2013/ Dato: «MOTTAKERNAVN» «ADRESSE» «POSTNR» «POSTSTED» «KONTAKT» Uttale frå Sektormynde til endring i reguleringsføresegn - rekkjefylgjekrav Seljord sentrum S6 Seljord kommune v. Kommunestyret vedtok 17. desember 2015 i sak 137/15 endringar i rekkjefylgjekrava til detaljreguleringsplan Seljord sentrum S6. Dette ble gjort etter klage på endeleg vedtak 3.september 2015 i sak 84/15. Endringane som blei vedteke er i knytt til rekkjefylgjekrava i planen og såleis ikkje knytt til planens intensjon. Seljord kommune har no motteke ny klage på vedtak av og eit av punkta gjeng på sakshandsamarfeil knytt til at sektormynde ikkje har fått uttale seg til vedtekne endringar. Seljord kommune vurdera endringane til å vere mindre og at dei var av slik karakter det kunn var rørte partar som kunne ha merknader til dette. Med bakgrunn i ny klage, vel Seljord kommune å be sektormynde som har uttala seg i saka tidlegare, om ei tilbakemelding på vedtekne endringar. Dersom dykk har merknader, vil desse sjølvsagt fylgje klagesaka ved neste handsaming i kommunestyret den 17. mars Eg ber om ei snarleg tilbakemelding, og håper at eg kan få svar innan 15. februar. Med venleg helsing Frid Berge Kommunalsjef plan, utvikling og tekniske tenester Vedlegg: 1 Sakshandsaming m. vedtak - Detaljregulering Seljord sentrum S6 2 Klage til Fylkesmannen i Telemark nr. 2 3 Klage til Fylkesmannen i Telemark nr. 1 4 Føresegn vedteken 3. september Plankart ID Postadresse: Brøløsvegen 13 A Telefon: Bankgiro: E-post: post@seljord.kommune.no Telefaks: Heimeside: seljord.kommune.no Org.nr:

67 Seljord kommune Arkiv: X31 Saksnr.: 2016/478-1 Sakshand.: Kari Gro Espeland Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 21/ Organisering av lensmannskontor i Kviteseid og Seljord Saksdokument: Saksutgreiing: Fylgjande sak vert lagt fram for kommunestyra i Kviteseid og Seljord: Utdrag frå NOU 2013:9 : «Forslag om å slå saman lensmannskontoret i Kviteseid og Seljord har vært aktuelt tidlegare. Det er og aktuelt i samband med den kommande samanslåinga av politidistrikta. Det er forslag om å kutte frå 354 til 210 tenestestader.» I tillegg står det: «Telemark politidistrikt har tilsvarende utarbeidet en bredt anlagt analyse, En styrket polititjeneste samlokalisering i Vest-Telemark, hvor de foreslår å slå sammen seks lensmannsdistrikter til én organisatorisk enhet, med ett tjenestested i Åmot i Vinje og ett i Kviteseid eller Seljord. Dette forslaget er et viktig bidrag i politidistriktets arbeid for å skape trygghet og gode tjenester til befolkningen. Etter politidistriktets vurdering vil morgendagens polititjeneste ha færre faste, stasjonære enheter i form av lensmannskontorer og politistasjoner, og den vil være sterkere innrettet mot politiets kjerneoppgaver. Forslaget er ikke behandlet ettersom det ikke foreligger lokal enighet.» I analysen vert det bruka mange argument for å slå saman tenestestader, men hovudargumentet er å auke tidsbruken på kjerneoppgåvene. Tanken bak den desentraliserte strukturen var å lett kunne gjeva gode publikumstenester og svara på publikum sitt behov. Dette har derimot ikkje vore tilfelle, og resultatet har blitt at dei lokale tenestestadene har bunde opp ressursar ved å ha ope på dagtid, altså på eit tidspunkt kor publikum sitt behov for politiet sine tenester er lågt. Ei analyse politidirektoratet gjorde i 2010, viste at berre 49 prosent av tidsbruken ved lensmannskontora vart brukt til politiet sine kjerneoppgåver, medan 26 prosent vart brukt til forvaltningsoppgåver og sivil rettspleie. For politistasjonar gjekk 64 prosent av tidsbruken til kjerneoppgåvene, og berre 10 prosent til forvaltning og sivil rettspleie. Årsaken til dette skiljet skuldast at dei store tenestestadene kan isolere tilleggsoppgåvene til eigne einingar, og utføringa vil i større grad kunne bli spesialisert og effektivisert. På mindre tenestestader har ein ikkje den same moglegheita, og bind opp politiet sine ressursar til dagtid, og på kontora. Sjølv om ei samlokalisering av dei to aktuelle lensmannskontora ikkje vil bli ei stor eining, kan ein likevel anta å få ein positiv effekt i form av meir tid brukt på kjerneoppgåvene. Samstundes som at mykje tid vert brukt på andre oppgåver vert og mykje ressursar brukt på administrasjon, eigedom, samt bygg og anlegg. Ved å slå saman tenesteeiningar meinar politianalysen at «de frigjorte ressursene skal brukes til å styrke bemanningen for å gi økt grunnberedskap, styrkede fagmiljøer og en bedre publikumstjeneste lokalt».

68 Side 2/3 Lensmannsetaten og administrativ og politisk leiing i Kviteseid og Seljord er samde om ein del punkt som er viktig i arbeidet med lokalisering av eit lensmannskontor i Seljord/Kviteseid: Fordelar: Meir robust organisasjon/kontor Større fleksibilitet Færre og meir profesjonelle leiarar Kan frigjera mannskap til viktigare gjeremål enn å halde kontoret ope - større von om å kjempe mot kriminalitet Unngå habilitetsproblem Betre rekruttering Meir heilskapleg handtering av området Betre sjansar til å utføre gjeremål som no blir "skadelidande" (brukthandel- og våpenkontroll,dødsbo mm) Unngå stadige "hasteoppdrag" og halvvegs løysingar - betre HMS Unngå stengte kontor i samband med kursing og liknande Utvikle meir allsidig kompetanse Lik behandling av publikum i heile området Lik prioritering av oppgåver Betre arbeidsmiljø Ei stor eining kan bruke dei ressursane som passar best til det oppdraget som skal løysast. Det vert frigjort ressursar i forhold til administrative oppgaver Heilskapleg oversikt Mindre sårbar ved sjukdom og ferie Mindre sårbar ved utdanning/kurs, møte osv Større og styrka fagmiljø Mogleg å setje SLT i eit større perspektiv Gjev meir uniformert patruljering heile døgnet Meir lik handtering av oppgåver som er styrte av hendingar innan driftseininga Negativt: Nærleik og tilgjenge for kommune og publikum vert redusert Lokalkunnskapen vert redusert ved at et lokalt politi med god lokalkunnskap forsvinn. Samanslåing fører nødvendigvis ikkje til innsparing i eit heilskapleg samfunnsperspektiv Meir tid kan gå bort til køyring større HMS-risiko for tjenestemenn Politiet vert fjerna frå nærområdet sitt Mindre synleg politi Mister status som nærpoliti Det kan bli færre åstadsundersøkingar og svekka lokalkunnskap, som kan gjeva ytterlegare henleggingar Lengre reiseveg for publikum ved direkte kontakt Mindre alvorlege saker vert nedprioritert. Tap i konkurranse med andre viktige oppgåver i eit stort distrikt Endringane kan skape misnøye for tilsette og publikum Det er viktig for kommunen at totaltilbodet av tenester ikkje vert vatna ut. Det kan på sikt føre til mindre tilflytting og utflating/nedgang i folketall Kjensla av tryggleik kan forsvinne og arbeidsplassar i kommunen vert borte Det er eit nasjonalt mål å ha to polititenestepersonar per tusen innbyggjar. Sjølv om det er eit stykke til å nå det nasjonale målet, er det likevel eit ønskje om at det i nær framtid skal vera nok politifolk til at ein kan ha ei døgnkontinuerleg patrulje i dette området, i alle fall i helger og ferietider. Trongen for nærleik til lensmannskontor/politistasjon er redusert etter kvart som dei sivile gjeremåla har blitt sentralisert. Dette opnar også for at ein tenestestad ikkje treng å liggje i eit befolkningssentrum, men kan plasserast der det skulle tilsei at responstida vil vera best. Dette fell saman med politiet sitt mål om å vere meir ute blant publikum, og vera der ting skjer, for i større grad å kunne utøve arbeid på staden. For Seljord/Kviteseid er det gode grunnar til å ha eit kontor i begge kommunesentra, men kort avstanden mellom Seljord og Kviteseid vil likevel gjere «ulempa» med å ikkje ha lensmannskontor akseptabel.

69 Side 3/3 Det er fleire grunnar til at politianalysen sitt forslag om at det bør ligge eit lensmannskontor i Seljord/Kviteseid: Området er eit knutepunkt på E134 mot R36 og R41. Det er mykje trafikk som går gjennom kommunane, og med ny tunell Århus-Gvammen antar vi at denne trafikken vil auke. Eit lensmannskontor i området vil innfri stortinget sitt krav om maksimum 1 times køyring for å komme til næraste politimyndighet. Det vil og gjere det mogleg å innfri kravet om responstid på max. 45 min. Med næraste nabokontor på Gvarv vil eit kontor i dette området gi kortare responstid mot nabokommunane Nissedal og Fyresdal. Kommunane har ei betydeleg auke i folketal som følgje av festivalar og Dyrskun. Området har og periodar med mange hytteinnbyggjarar og overnattingsgjester på hytter og hotell. I periodar er folketalet i området mangedobla. Nærleiken til og samarbeidet med Vest-Telemark tingrett er viktig. Vurdering: Ei samlokalisering av lensmannskontora i Seljord og Kviteseid vil medverke til å styrke fagmiljøet og styrke arbeidet mot kriminalitet i regionen. Større operasjonell kapasitet og mobilitet i tenesteutøvinga vil gjeva innbyggjarane større tryggleik mot kriminalitet i lokalmiljøet. Kommuneleiinga er informert om at dei fleste tilsette på lensmannskontora i Kviteseid og Seljord, har eit sterkt ynskje om å slå seg saman til ein større eining snarast mogleg. Dei meiner at ein støre eining vil gjeva ein betre teneste for publikum, betre bruk av ressursane, meir robust arbeidsmiljø, og at det vil bli lettare og rekruttere og behalde nye polititestemenn. Rådmannen si tilråding: 1. Seljord kommune støtter initiativet til eitt Lensmannskontor i Seljord/Kviteseid. 2. Lensmannskontora i Seljord og Kviteseid vert samlokalisert og plassert der politiet finn det mest hensiktsmessig. Utskrift til: post.telemark@politiet.no e.eilefstjonn@politiet.no

70 Seljord kommune Arkiv: 016 Saksnr.: 2016/479-1 Sakshand.: Kari Gro Espeland Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 22/ Rådgjevande folkeavrøysting Saksdokument: Saksutgreiing: Kommunestyret fatta fylgjande vedtak i sak 2/16: Kommunestyre vel å nytte innbyggjarundersøking og folkeavrøysting når alternativa til kommunesamanslåing ligg føre. Kommunen nyttar den rammeavtala som er inngått for å gjennomføre undersøkinga. Det vert sett ned eit ad-hoc utval som planlegg og har ansvar for gjennomføring av informasjon til innbyggjarane. Ordførar, varaordførar og opposisjonsleiar utgjer ad-hoc utvalet saman med rådmannen. Rådgjevande folkeavrøysting skal gjennomførast i samsvar med Inndelingslova 10 jamfør kommunelova 39 B. Regjeringa har gjeve tilsegn om å støtte kommunale innbyggjarhøyringar med kr Før utbetaling av tilskot kan skje, må kommunen ha vedtatt et retningsval som sendas Fylkesmannen. Etter at folkeavrøystinga er gjennomført, legg rådmannen fram sak for kommunestyret med resultatet av avrøystinga. Kommunestyret er ikkje bunde av resultatet av folkeavrøystinga. Rådmannen si tilråding: Kommunestyret vedtek fylgjande om gjennomføring av den lokale folkeavrøystinga om kommunesamanslåing: 1. Formannskapet fungerer som valnemnd og har det overordna ansvaret for at folkeavrøystinga vert gjennomført på ein tillitsfull og forsvarlig måte 2. Valnemnda fastset tid og stad for gjennomføring av folkeavrøystinga

71 Side 2/2 3. Alle som har røysterett ved eit kommuneval i Seljord kommune har røysterett ved folkeavrøystinga. I tillegg har alle som fyller 16 år innan utgangen av 2016 røysterett. 4. Valnemnda oppnevner teljekorps 5. Oppteljinga skjer same dag som avrøystinga er avslutta 6. Rådmannen skal ha det praktiske ansvaret for gjennomføringa av folkeavrøystinga 7. Rådmannen legg resultatet av rådgjevande folkeavrøystinga fram for kommunestyret. Utskrift til: Fylkesmannen i Telemark

72 Seljord kommune Arkiv: 020 Saksnr.: 2016/310-1 Sakshand.: Kari Gro Espeland Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Formannskap/økonomiutval 28/ Kommunestyret 23/ Intensjonsavtale mellom kommunane Nissedal, Kviteseid og Seljord Saksdokument: Vedlegg: 1 Utkast til intensjonsavtale for SKN (versjon etter møtet ) Saksutgreiing: Kommunestyret fatta fylgjande vedtak i sitt møte den 28. januar 2016: 1. Kommunestyret vedtek at forhandlingsutvalet som består av ordførar, varaordførar og opposisjonsleiar, forhandlar på vegne av kommunetyret i saker som vedkjem kommunereform. 2. Kommunestyret gjev forhandlingsutvalet mandat til å samarbeide med Hjartdal og dei kommunane som ynskjer det i Vest-Telemark for å få på plass ei intensjonsavtale. 3. Kommunestyret gjev forhandlingsutvalet mandat til å be Kviteseid og Nissedal om å forhandle fram ei revidert intensjonsavtale. 4. Kommunestyret tek rapporten frå Telemark forsking til orientering, og stiller seg positive til at utvida interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark blir vurdert, uavhengig av ny kommunestruktur. Ordføraren har hatt kontakt med ordførarane i Kviteseid og Nissedal for å realisere punkt 3 i vedtaket. Kviteseid og Nissedal har ikkje sagt seg viljuge til å reforhandle intensjonsavtala mellom dei tre kommunane. På bakgrunn av dette har ordføraren bede om at saka vert teke opp att, slik at intensjonsavtala mellom Nissedal, Kviteseid og Seljord kan leggjast til grunn for innbyggjarhøyring. Intensjonsavtala fylgjer vedlagt denne saka. Rådmannen si tilråding: Formannskapet rår kommunestyret til å fatte fylgjande vedtak: Kommunestyret vel å slutte seg til intensjonsavtala med Nissedal og Kviteseid som grunnlag for innbyggjarhøyring.

73 Handsaming i Formannskap/økonomiutval Framlegg frå H. og Sp.: Kommunestyret bad i sitt vedtak om å forhandle fram ei revidert intensjonsavtale. Dette vart avvist av Kviteseid og Nissedal. Formannskapet ser ikkje avtala som tenleg og rår til at kommunestyret avsluttar arbeidet og prosessen nå. Framlegget frå H. og Sp. vart vedteke med 4 mot 1 røyst. Vedtak i Formannskap/økonomiutval Kommunestyret bad i sitt vedtak om å forhandle fram ei revidert intensjonsavtale. Dette vart avvist av Kviteseid og Nissedal. Formannskapet ser ikkje avtala som tenleg og rår til at kommunestyret avsluttar arbeidet og prosessen nå. Utskrift til: Fylkesmannen pde@fylkesmannen.no post@kviteseid.kommune.no post@nissedal.kommune.no post@hjartdal.kommune.no

74 INTENSJONSAVTALE Sist revidert Bygging av ny kommune sett saman av Seljord, Kviteseid og Nissedal 1 Innleiing Seljord, Kviteseid og Nissedal går saman om å danne ein ny kommune med verknad frå Namnet på den nye kommunen er førebels ikkje bestemt, men det skal skipast ein namnekonkurranse blant innbyggjarane som grunnlag for det endelege valet. 2 Overordna mål med bygginga av ein ny kommune Det viktigaste for ein kommune er å sikre vekst og utvikling, noko som krev at kommunen leverer tenester av god kvalitet til innbyggjarane og sikrar næringslivet gode vilkår. Hovudmåla med den nye kommunen er å o etablere ein livskraftig og attraktiv kommune med god vekst i talet på arbeidsplassar og auke i innbyggjartalet o sikre og vidareutvikle kvaliteten i tenestilbodet til innbyggarane o vere ein utviklande og attraktiv arbeidsplass for dei tilsette med større og sterkare fagmiljø o gje grunnlag for eit aktivt lokaldemokrati med god politisk deltaking og engasjement o få mynde til avgjersler som i dag ligg til andre forvaltingsnivå (stat og fylkeskommune), slik at fleire oppgåver løysast kommunalt Det skal i den samanheng takast sikte på å o vidareføre det beste frå dei tre kommunane inn i den nye kommunen o utvikle kompetente fagmiljø som er i stand til å møte auka krav, fleire oppgåver og forventingar frå innbyggarane og regionale og sentrale myndigheiter o etablere ei sunn, berekraftig økonomisk forvalting og styring

75 o utvikle attraktive nærmiljø, gje trygge oppvekstvilkår og gode, nært tilgjengelege basistenester (som oppvekst og helse/omsorg) i heile den nye kommunen o få til ei balansert utvikling av vekst i arbeidsplassar og innbyggartal i heile den nye kommunen o fylle rolla som samfunns- og næringsutviklar på ein god og offensiv måte o syte for at omsynet til klima og miljø har ein sentral plass i den kommunale tenesteproduksjonen og forvaltinga o tilby varierte kultur- og fritidstilbod Intensjonsavtala legg klart til grunn at det er tre likeverdige partar/kommunar som skal etablere den nye kommunen. I dette ligg òg at dei kommunale tenestetilboda skal vere tilgjengelege og godt lokaliserte rundt omkring i den nye kommunen i utgangspunktet med like god tilgang og nærleik som gjeld i dag i kvar av kommunane. Mellom anna leggast det opp til at kommunehusa både i Seljord og Nissedal framleis skal ha funksjonar som vil tene som ein «publikumsportal», dvs. ha servicetorg-oppgåver for informasjon, rettleiing og kontakt med sakshandsamarar. 3 Lokalisering av politisk og administrativ leiing Kviteseid skal vere sete for rådmannen og tilhøyrande stab- og støttefunksjonar i sentraladministrasjonen. Ordføraren skal òg ha base i Kviteseid. Rådmannen si leiargruppe vil forutan rådmannen omfatte økonomisjef, personalsjef og tre kommunalsjefar på områda oppvekst og integrering, helse, omsorg og velferd samt samfunnsutvikling og infrastruktur. Alle desse vil ha base i Kviteseid. For dei som kjem til å arbeide i administrasjonen (rådgjevarar og administrativt fagpersonell elles) på områda oppvekst og integrering samt helse, omsorg og velferd, vil kontorbasen i hovudsak vere i Seljord. Nissedal (Treungen) vil i hovudsak vere kontorbasen for dei som kjem til å arbeide i administrasjonen (rådgjevarar og administrativt fagpersonell elles) innanfor samfunnsutvikling og infrastruktur. Det skal vere servicetorg i kommunehusa både i Kviteseid, Seljord og Nissedal (Treungen), og det er eit klart siktemål at òg NAV-tenester vil bli tilbydd ved desse servicetorga. 4 Lokalisering/organisering av tenestetilbod og forvaltingsoppgåver Det skal altså framleis vere servicetilbod og arbeidsplassar både på kommunehusa i Treungen og Seljord. Det er elles ein klar intensjon og eit sterkt ønskje for strukturen i den nye kommunen at tenestilboda (som t.d. barnehagar, skular, pleie- og

76 omsorgssenter, legekontor) framleis kjem til å verte lokalisert etter same struktur som er gjeldande i dei tre kommunane per Den nye kommunen kjem til å bli organisert med einingar under det einskilde kommunalsjef-området. Kvar eining vert leia av ein einingsleiar som vil ha eit gjennomgåande, delegert fag-, personal- og økonomiansvar. Den nye kommunen vil vere med i interkommunale samarbeid i Vest-Telemark, både på dei tenesteområda som i dag omfattar alle dei seks kommunane i regionen og på eventuelt nye tenester og forvaltingsoppgåver det vil vere ønskjeleg å samarbeide om. På renovasjon vil den nye kommunen både vere knytta til Renovest og IATA. 5 Politisk organisering og omfang Kommunestyret skal ha 27 medlemer, mot 59 (= ) representantar som er i dei tre kommunane i dag. Kommunestyremøta vil jamleg bli halde i Seljord, Kviteseid og Nissedal (Treungen). Formannskapet skal vere eit økonomiutval og ha 7 medlemer. Det skal dessutan vere eit plan- og utviklingsutval i den nye kommunen, som òg skal ha 7 medlemer. Utover dette kan den nye kommunen sjølv vedta andre sektor- eller hovudutval. Ved særskilte tilfelle kan det òg settast ned ad hoc-arbeidsgrupper i det politiske arbeidet med større saker. Kommunen kjem dessutan til å ha eit administrasjonsutval, arbeidsmiljøutval, ungdomsråd, eldreråd og råd for menneske med nedsett funksjonsevne i tillegg til eit kontrollutval og klagenemnd. Ved etableringa av den nye kommunen kjem det elles til å bli utarbeida eit nytt reglement for godtgjersle til politikarar, der ein vil prøve i så stor grad som råd å harmonisere dei vilkåra som i dag gjeld i dei tre kommunane. 6 Tilsette Ei viktig målsetjing er å få til ein effektiv og føremålstenleg tenesteproduksjon med attraktive og utviklande arbeidsplassar for tilsette. For å nå dette målet vert det avgjerande å utvikle ein løysingsorientert og fleksibel organisasjon. Reduksjonar i talet på årsverk skal ein i så stor grad som råd prøve å løyse gjennom omplassering og naturleg avgang. Ingen skal seiast opp som ein konsekvens av at dei tre kommunane vert slått saman, jf arbeidsmiljølova. Over tid tilseier dei økonomiske overføringane frå staten trong til å effektivisere i form av reduksjon i talet på samla stillingsheimlar. Spesielt skal den nye kommunen

77 søke å redusere talet på årsverk innanfor administrative funksjonar. Den nye kommunen vil ha ein relativt lang overgangs- og tilpassingsperiode på seg (15-20 år) før reduserte overføringar frå staten slår inn. Det er likevel eit klart siktemål å kunne realisere innsparingar på administrasjonsutgiftene kort tid etter at ny kommune er i drift. Den nye kommunen vil vere betre rusta til og ønskjer å bli tilført fleire oppgåver frå stat og fylkeskommune framover. 7 Økonomiske styringsprinsipp og målsetjingar Den nye kommunen skal årleg forvalte sine tilgjengelege økonomiske midlar på ein sunn og berekraftig måte. Økonomien skal styrast etter gitte handlingsreglar m.a. konkretisert i form av at netto driftsresultat skal minst utgjere rundt 2 % og at frie reservar (midlar på disposisjonsfond) minst skal utgjere 5 % av samla driftsinntekter. Kommunen har ein klar intensjon om å tilpasse drifta si alt fom. 2020, slik at ein unngår å skrive ut eigedomskatt på anna enn verk og bruk. Den nye kommunen ønskjer difor ikkje å ha eigedomskatt på korkje annan næringseigedom, bustadeigedomar eller hytter/fritidseigedomar. 8 Prosessen fram mot ein ny kommune Med heimel i inndelingslova skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga fram til ny kommune er ein realitet. Det overordna målet for fellesnemnda er å førebu og gjennomføre arbeidet med å bygge den nye kommunen. Fellesnemnda vil vere samansett av sentrale politikarar frå kvar av kommunane. Ei av oppgåvene til fellesnemnda vil vere å tilsette prosjektleiar for prosessen, basert på ei ekstern utlysing. Fellesnemnda vil, i samråd med prosjektleiaren, òg fastsette den administrative organisasjonsstrukturen for den nye kommunen mellom anna talet på einingar og tilhøyrande einingsleiarar. Prosjektorganisasjonen vil få utløyst 30 mill. kr i statleg tilskot til dekking av eingongskostnadene ved etableringa av den nye kommunen. Det leggast opp til at det heller ikkje skal koste noko meir å etablere kommunen. Kommunestyret i den nye kommunen vil ta stilling til korleis dei andre statlege eingongsmidlane i form av ei reformstøtte på 5 mill. kr, skal nyttast.

78 Seljord kommune Arkiv: 020 Saksnr.: 2016/481-1 Sakshand.: Kari Gro Espeland Direkte tlf.: Dato: Saksframlegg Utval Utvalssak Møtedato Kommunestyret 24/ Intensjonsavtale mellom kommunane Seljord, Hjartdal, Notodden og Sauherad Saksdokument: Vedlegg: 1 Intensjonsavtale Seljord, Hjartdal, Notodden og Sauherad Saksutgreiing: Kommunestyret fatta i møte sak 138/15 fylgjande vedtak: Ordførar får fullmakt til etablere eit forprosjekt med Hjartdal, Notodden og Sauherad eller dei av desse kommunane som ynskjer det. Ordførar og opposisjonsleiar får fullmakt til å gjennomføre forhandlingane for å få på plass ei intensjonsavtale som skal danne grunnlag for innbyggjarhøyring og eit ev. hovudprosjekt. På bakgrunn av dette vedtaket har forhandlingsutvalet som har vore samansett av ordførar, varaordførar og opposisjonsleiar forhandla fram intensjonsavtale med kommunane Hjartdal, Notodden og Sauherad. Avtala fylgjer vedlagt denne saka. I høve til sentrale føringar bør forprosjektet som eit minimum utvikle ei intensjonsavtale, gjennomføre generell involvering av innbyggjarane, samt gjennomføre innbyggjarhøring. Forprosjektet skal avsluttast med handsaming i kommunestyret, seinast innan 1. juli Vedtaket i kommunestyret vil avgjere om kommunen skal gå vidare i eit hovudprosjekt (kommunesamanslåing) eller ikkje. Dersom forprosjektet vert vidareført med eit hovudprosjekt, vert forprosjektet avslutta med oppretting av ei felles nemnd som får ansvar for gjennomføring av hovudprosjektet med etablering av ny kommune.

79 Side 2/2 På bakgrunn av tidlegare politiske vedtak, rår rådmannen til at intensjonsavtala som er inngått mellom Seljord, Hjartdal, Notodden og Sauherad vert grunnlag for innbyggjarhøyring og rådgjevande folkeavrøysting. Rådmannen si tilråding: Kommunestyret vedtek at intensjonsavtala som er inngått mellom Seljord, Hjartdal, Notodden og Sauherad vert lagt til grunn for innbyggjarhøyring og rådgjevande folkeavrøysting. Utskrift til:

80

81

82

83