Rapport fra forprosjekt

Transkript

1 Rapport fra forprosjekt KITH Rapport 18/99

2 KITH-rapport Tittel Kravspesifikasjon EPJ for helsestasjons- og skolehelsetjenesten: Rapport fra forprosjekt Forfattere: Edgar Glück, Iver Nordhuus og Torbjørn Nystadnes (ansvarlig) Oppdragsgiver: Statens helsetilsyn Kompetansesenter for IT i helsevesenet AS Postadresse Sukkerhuset 7005 Trondheim Telefon: Telefaks: e-post: firmapost@kith.no Rapportnummer 18/99 ISBN Godkjent av Sammendrag URL Dato Kenneth R. Iversen Ass. direktør Antall sider 27 Kvalitetssikret av Arnt Ole Ree Foretaksnummer: Prosjektnummer SHT-HS1 Gradering Ingen Denne forprosjektrapporten er utarbeidet av KITH som en oppfølging av anbefalingene fra arbeidsgruppe 3 i prosjektet Videreutvikling av helsestasjons- og skolehelsetjenesten, som ble gjennomført av Statens helsetilsyn i perioden Anbefalingene fra arbeidsgruppe 3 dekker et vidt spekter, og det er uten videre klart at det ville kreve betydelig kalendertid og store kostnader dersom alt skulle gjennomføres innenfor det samme prosjektet. Forprosjektgruppen har lagt stor vekt på at en kravspesifikasjon for et journalsystem for helsestasjons- og skolehelsetjenesten bør utarbeides så fort som mulig, noe som har resultert i at enkelte av anbefalingene til arbeidsgruppe 3 foreslås utsatt og eventuelt gjennomført som selvstendige prosjekt på et senere tidspunkt. Både fra bruker og leverandørsiden synes det å være en entydig oppfatning at det haster å komme i gang med dette arbeidet, slik at en raskest mulig kan komme bort fra dagens situasjon hvor de journalsystemene som er i bruk knapt har noen mulighet til å utveksle helsekortinformasjon, og hvor det heller ikke finnes noen mulighet for standardisert utskrift av helsekort. Det anbefales derfor at det snarest mulig startes et prosjekt for etablering av en kravspesifikasjon for et elektroniske journalsystem for helsestasjons- og skolehelsetjenesten med sikte på fullt ut å kunne erstatte den papirbaserte journalen. Det anbefales videre at utvikling av en EDI-melding for overføring av helsekort, samt en definisjonskatalog helsestasjons- og skolehelsetjenesten, gjennomføres som to separate delprosjekt. Ved utarbeidelse av en kravspesifikasjon anbefales det å basere seg på den standarden for elektroniske pasientjournaler som nå er under utarbeidelse, og den standard for journalmelding som skal utvikles til neste år. Prosjektet anbefales organisert med en (liten) arbeidsgruppe med konkrete forpliktelser i prosjektet, samt en referansegruppe med deltagere fra brukermiljøene, fra leverandørene og fra prosjektet Tidlig Intervensjon i Nord-Trøndelag.

3 Forord Statens helsetilsyn gjennomførte i prosjektet Videreutvikling av helsestasjons- og skolehelsetjenesten, som hadde som oppgave å drøfte og avklare helsestasjons- og skolehelsetjenestens innhold og fremtid. I mandatet til dette prosjektets arbeidsgruppe 3 inngikk bl.a. å utarbeide forslag til kravspesifikasjon for nytt helsekort som sikrer brukernes og virksomhetens behov for dokumentasjon. Rapporten fra arbeidsgruppen drøfter mange aktuelle tema som må utredes nærmere. Spesielt kan her nevnes behovet for å utarbeide en kravspesifikasjon for edb-baserte journaler og definisjonskatalog for helsestasjoner og skolehelsetjenesten, som arbeidsgruppe 3 anbefalte å utrede i et eget prosjekt. Med dette som bakgrunn ga Statens helsetilsyn KITH i oppdrag å gjennomføre et kort forprosjektet for å gi anbefalinger vedrørende gjennomføring av hovedprosjekt for utvikling av kravspesifikasjon og definisjonskatalog for databasert journalsystem for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Denne rapporten er resultatet av dette arbeidet. I det arbeidet som er utført er det lagt stor vekt på at hovedprosjektet skal kunne gjennomføres innenfor akseptable tids- og kostnadsrammer, noe som har resultert i at enkelte av anbefalingene til arbeidsgruppe 3 foreslås tatt ut av hovedprosjektet og eventuelt gjennomført som selvstendige prosjekt. Det er også utarbeidet et utkast til prosjektplan for gjennomføring av hovedprosjektet. 3

4 INNLEDNING Innhold INNLEDNING 5 Bakgrunn 5 Forprosjektets mandat 5 Prosjektgjennomføring 6 KORT OM ELEKTRONISKE PASIENTJOURNALER (EPJ) 7 Hva er en pasientjournal? 7 Status for standardisering av EPJ 8 Journaler i helsestasjons- og skolehelsetjenesten 10 VURDERING AV FORSLAG FRA ARBEIDSGRUPPE 3 11 Effektmål 11 Resultatmål 13 ANBEFALINGER 19 Konklusjon 19 Hovedprosjektet 20 Kort om innholdet i kravspesifikasjonen 20 Delprosjekt for meldingsutvikling 22 Delprosjekt for definisjonskatalog 24 Prosjektorganisering 26 REFERANSER 27 4

5 INNLEDNING Kapittel Innledning Bakgrunn Denne forprosjektrapporten er utarbeidet på bakgrunn av anbefalinger fra arbeidsgruppe 3 i prosjektet Videreutvikling av helsestasjons- og skolehelsetjenesten, som ble gjennomført av Statens Helsetilsyn i perioden Forprosjektets mandat Anbefalinger for hovedprosjekt Utkast til prosjektplan Forprosjektet skal gi anbefalinger vedrørende gjennomføring av hovedprosjekt for utvikling av bl av kravspesifikasjon og definisjonskatalog for databasert journalsystem for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Det skal utarbeides en rapport med anbefalinger vedrørende gjennomføring av hovedprosjektet. I denne rapporten skal det legges spesiell vekt på å identifisere eventuelle eksisterende standarder mv samt pågående standardiseringsarbeide (nasjonalt og internasjonalt) som kan ha relevans ved gjennomføring av hovedprosjektet. Det skal videre utarbeides et utkast til prosjektplan for gjennomføring av anbefalingene fra forprosjektet. Følgende hovedpunkter skal som et minimum inngå i denne prosjektplanen: Prosjektets mandat Prosjektets leveranser Prosjektets organisering og arbeidsoppgaver Styringsgruppe, arbeidsgruppe, referansegrupper mv Kostnadsoverslag Milepelsplan for gjennomføring av hovedprosjektet Prosjektgjennomføring Kritiske suksessfaktorer Prosjektadministrative rutiner Oppfølging og statusrapportering Kvalitetsstyring 5

6 INNLEDNING Prosjektgjennomføring Prosjektet ble gjennomført første høsten 1999 av spesiallege Edgar Glück og seniorrådgiverne Iver Nordhuus og Torbjørn Nystadnes (prosjektleder) ved KITH. I løpet av den korte prosjektperioden har det vært avholdt et møte med leverandører og brukere, og det har også vært ført samtaler med lege Arnt Ole Ree som var medlem i arbeidsgruppe 3 i prosjektet Videreutvikling av helsestasjons- og skolehelsetjenesten. I forprosjektet har det vært lagt stor vekt på å avgrense hovedprosjektet til det som er nødvendig for å sikre at helsestasjonene og skolehelsetjenesten skal kunne få et elektronisk journalsystem som gir en god dekning av de foreliggende behov, og som skal dekke de krav som følger av nytt lovverk med tilhørende forskrifter. Dette har resultert i at ikke alle anbefalingene til arbeidsgruppe 3 blir foreslått tatt med i det hovedprosjektet som spesifiseres i denne rapporten. De anbefalingene som ikke tas inn i hovedprosjektet kan eventuelt gjennomføres som separate prosjekt, men dette er ikke vurdert nærmere i dette forprosjektet. 6

7 KORT OM ELEKTRONISKE PASIENTJOURNALER (EPJ) Kapittel Kort om elektroniske Dette kapittelet gir en oversikt over hva en elektronisk pasientjournal er, hva som er status når det gjelder standardisering innenfor området, og hvordan journaler for helsestasjoner og skolehelsetjenesten passer inn i dette bildet. Hva er en pasientjournal? I Lov om helsepersonell slås det fast at den som yter helsehjelp, skal registrere opplysninger om helsehjelpen i en journal for den enkelte pasient. Journalen skal føres i samsvar med god yrkesskikk og skal inneholde korrekte og fullstendige opplysninger om pasienten og helsehjelpen, samt de opplysninger som er nødvendige for å oppfylle meldeplikt eller opplysningsplikt fastsatt i lov eller i medhold av lov. Journalen skal være lett å forstå for annet kvalifisert helsepersonell. I samme lov defineres helsehjelp som: Handling med forebyggende, diagnostisk, behandlende, helsebevarende eller rehabiliterende mål, utført av helsepersonell. De journaler som helsestasjoner og skolehelsetjenesten benytter, faller klart innenfor beskrivelsen ovenfor, og det vil derfor gjelde samme regelverk for disse journalene som for pasientjournaler. I denne rapporten benyttes derfor begrepene pasientjournal og elektronisk pasientjournal, forkortet EPJ, også for de journaler som helsestasjoner og skolehelsetjenesten benytter, selv om en vanligvis ikke vil benytte begrepet "Pasient" om de som er i kontakt med helsestasjoner eller skolehelsetjenesten. Sentral informasjon i en pasientjournal er i følge gjeldende journalforskrifter: Pasientens navn, fødselsnummer eller fødselsdata og adresse. Epidemiologiske opplysninger (familie, arbeid, reiser mm). Sykehistorie, herunder aktuelle sykemeldingsperioder. Diagnoser og endringer i disse. Behandlinger som settes i verk, legemidler som forskrives, vaksiner, råd som gis, eventuelle komplikasjoner mv. 7

8 KORT OM ELEKTRONISKE PASIENTJOURNALER (EPJ) Elektronisk pasientjournal Tidspunkt for konsultasjon, undersøkelse, besøk, telefonsamtale, korrespondanse mv. Opplysning om undersøkelsesresultater og andre forhold som antas å være av betydning for diagnose, behandling eller prognose. De nye journalforskriftene som nå er under utarbeidelse med hjemmel i ny helselovgivning, vil ventelig medføre en del endringer når det gjelder de krav som stilles til journalens innhold. Den nye helselovgivningen inneholder også en del bestemmelser som regulerer adgangen til pasientjournalenes innhold, noe som også kan forventes utdypet i de nye journalforskriftene. Begrepet elektronisk pasientjournal (EPJ) benyttes i denne rapporten for en pasientjournal hvor informasjonen er elektronisk lagret på en slik måte at den kan gjenfinnes og gjenbrukes ved hjelp av Edbverktøy. Et EPJ-system kan betraktes som et spesialisert Edb-basert arkivsystem med funksjoner for registrering og gjenfinning, utskrift og annen behandling av opplysninger i den elektroniske pasientjournalen. Status for standardisering av EPJ Som et ledd i programmet Standardisering av informasjons- og kommunikasjonssystemer i helsevesenet som ledes av Sosial- og helsedepartementet med KITH som sekretariat, ble det høsten 1998 startet et prosjekt, Elektronisk pasientjournal (EPJ) standardisering, for å utarbeide standarder for utvalgte deler av området elektroniske pasientjournaler, og for å komme med anbefalinger til videre standardiseringsarbeid innenfor området. I juni 1999 kom det første resultatet fra prosjektets arbeidsgruppe, en enkel standard for arkivering av elektroniske pasientjournaler. Hensikten med denne første standarden er å beskrive hvilke krav som må oppfylles for at kravet om bevaring av pasientjournaler på papir eller mikrofilm skal kunne frafalles for alle typer virksomheter som benytter elektroniske pasientjournaler. Beskrivelsen av forhold knyttet til arkivering og bevaring av informasjon baseres i stor grad på den norske arkivstandarden Noark-4 [1] som hjemles i arkivforskriften som, sammen med ny arkivlov, trådde i kraft 1. januar Det er viktig å være oppmerksom på at denne standarden i all hovedsak er begrenset til beskrivelse av de arkivmessige forhold og dekker således bare en svært begrenset område av det som hører inn under begrepet elektronisk pasientjournal. Prosjektet Elektronisk pasientjournal (EPJ) standardisering fortsetter derfor sitt arbeide og målsettingen er å ha klar en noe mer omfattende standard i løpet av andre halvpart av år Intensjonen er at denne hovedstandarden skal inneholde: 8

9 KORT OM ELEKTRONISKE PASIENTJOURNALER (EPJ) Europeisk standardisering Spesifikasjon av et format for avlevering av elektroniske pasientjournaler til depotarkiv. Dette vil være en utvidelse av det format som er beskrevet i den enkle standard for arkivering av elektroniske pasientjournaler som allerede er ferdigstilt. Spesifikasjon av nødvendige mekanismer for å styre informasjonstilgang med fokus på å sikre autorisert personell enkel tilgang til den informasjon de har behov for i sitt arbeide, samtidig som uautorisert tilgang effektivt hindres. Spesifikasjon av en grunnleggende, generell journalarkitektur som gir mulighet for en mer fleksibel bruk av pasientjournalen. Merk at dette kun innebærer å spesifisere generelle mekanismer, attributter m.v. som er nødvendig for å dekke behovet for strukturering av innholdet i journalen, og ikke alle konkrete dokumentgrupper etc som det er behov for. Spesifikasjon av hvordan standardiserte kodeverk og klassifikasjonssystemer skal integreres i den elektroniske pasientjournalen. Hovedstandarden utarbeides på grunnlag av de foreliggende utkast til ny helselovgivning, samt andre behov som identifiseres av de av arbeidsgruppens medlemmene som har helsefaglig bakgrunn. Det vil også bli lagt stor vekt på synspunktene til medlemmene i prosjektets faglig bredt sammensatt referansegruppe. Hovedstandarden skal i den grad prosjektet finner det hensiktsmessig baseres på det arbeidet som foregår i regi av den europeiske standardiseringsorganisasjonen CEN sin komité TC251. Her ble en firedelt prestandard, ENV13606 Electronic Healthcare Record Communication godkjent 29. juni De fire delene er: 1. Utvidet journalarkitektur (Extended Architecthure): Denne beskriver en arkitektur for innholdet i en elektronisk pasientjournal (EPJ) som skal sikre at journalinformasjon kan utveksles mellom system fra forskjellige leverandører. 2. Benyttede termer (Domain termlist): Denne beskriver ett sett av begrep for entydig å kunne karakterisere inneholdet av de komponenter som en EPJ bygges opp av. For enkelte komponenttyper, og da spesielt de som benyttes for strukturering av journalopplysningene, inneholder prestandarden inneholder også utkast til de kodeverk som skal eller kan benyttes. 3. Regler for tilgangskontroll (Distribution rules): Denne beskriver de data som er nødvendige for at den enkelte virksomhet kan etablere de regler for tilgang til journalinformasjon i tråd med de krav myndighetene stiller, og ut fra den enkelte virksomhets behov. 4. Meldinger for utveksling av journalopplysninger (Messages for the exchange of information): Denne beskriver hvordan journal- 9

10 KORT OM ELEKTRONISKE PASIENTJOURNALER (EPJ) Meldingsstandard opplysninger utveksles mellom ulike parter ved bruk av et sett av meldinger og hvordan disse meldingene er bygget opp. Dette er prestandarder med et sterkt teknisk preg og på et høyt abstraksjonsnivå, noe som gjør dokumentene vanskelig tilgjengelig. KITH har derfor utarbeidet en rapport med en popularisert kortversjon av disse prestandardene [3]. Prosjektet EPJ Standardisering skal også vurdere om det finnes andre relevante standarder som det må tas hensyn til, men det er hittil ikke identifisert noen slike. Utvikling av en standard melding for utveksling av elektroniske pasientjournaler eller deler av disse, inngår ikke i det pågående EPJ standardiseringsprosjektet. Utvikling av en slik melding er imidlertid høyt prioritert, spesielt i forbindelse med fastlegereformen som planlegges satt i verk fra 1. januar Det forventes derfor at et prosjekt vil bli startet med sikte på å ha en meldingsstandard ferdig utviklet i løpet av år Intensjonen er at denne i størst mulig grad skal baseres på meldingen i den ovenfor nevnte prestandard fra CEN/TC251. Journaler i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Disse journalene er som tidligere nevnt, underlagt samme regelverk som øvrige typer pasientjournaler, og vil ventelig også bli omfattet av en del krav i de nye journalforskriftene som er under utarbeidelse. Selv om journaler på helsestasjoner og i skolehelsetjenesten har et mye enklere og mer veldefinert innhold enn journaler i f.eks. somatiske sykehus, så er det mange felles problemstillinger. Ved utarbeidelse av en kravspesifikasjon synes det derfor hensiktsmessig å basere seg på den standarden for EPJ som nå er under utarbeidelse, og den standard for journalmelding som skal utvikles til neste år. Dette vil gi en betydelig reduksjon av kostnadene ved utarbeidelse av kravspesifikasjonen, og leverandørenes utviklingskostnader vil sannsynligvis også reduseres, ettersom disse i stor grad vil kunne basere seg på løsningene som de leverer til andre deler av helsesektoren. 10

11 VURDERING AV FORSLAG FRA ARBEIDSGRUPPE 3 Vurdering av forslag fra Kapittel Dette kapittelet inneholder en vurdering av de forslag til mål som arbeidsgruppe 3 i prosjektet Videreutvikling av helsestasjons- og skolehelsetjenesten legger fram i sin rapport. Effektmål Overføring av opplysninger mellom ulike edb-baserte helsekort og papirbaserte helsekort Ved landets helsestasjoner og i skolehelsetjenesten har det i mange år vært brukt en felles standardisert journal. Imidlertid har det skjedd en endring ved innføring av edb-baserte journaler, - ulike systemer vanskeliggjør informasjonsutveksling mellom helsestasjonene når barna flytter. Dagens arbeidsform gir risiko for kvalitetsbrist og manglende opplysninger ved at det ved hver flytting foretas en manuell overføring mellom papirjournaler og datajournaler og omvendt. Manglende kompatibilitet mellom forskjellige edb-baserte helsekort og papir - baserte helsekort er et økende problem. Brukerne er lite tjent med at helsekortene blir uoversiktlige og kanskje mangelfulle. Det er i dag tidkrevende og problematisk å overføre opplysninger til et annet system. Kravene til dokumentasjon ivaretas ikke i dagens løsninger. Vurdering: Dette er et problem som det bør gis høy prioritet under utarbeidelsen av kravspesifikasjonen. For overføring av journalen fra et databasert journalsystem til en bruker med papirbasert journalsystem bør tre alternative løsninger vurderes: 1. Uttrekk av komplett helsekortinformasjon på et format som kan leses inn i et skjemaverktøy som kan lage utskrifter av journalen med layout tilsvarende den nye journalen (helsekortet med vedlegg). 2. Spesifikasjon av en utskriftsrapport som tilsvarer den nye journalen, men med en layout tilpasset de muligheter som standard rapportgeneratorer gir. 11

12 VURDERING AV FORSLAG FRA ARBEIDSGRUPPE 3 3. Uttrekk av komplett helsekortinformasjon i form av et XMLdokument, tilsvarende innholdet i meldingen for elektronisk overføring av journaler, for utskrift basert på en layout beskrevet i XSL. En slik utskrift vil enten kunne foregå hos avsender eller hos mottakeren, dersom denne har mulighet til å motta elektronisk post Rasjonell journalhåndtering, effektiv og sikker tilgang til og utveksling av informasjon Full nytte av elektroniske systemer får en først når en får innført standarder for tilgang til og kommunikasjon mellom systemer og når en har funnet effektive metoder for å fange opp og presentere informasjonen. Prosjektet skal skissere effektive løsninger både for elektroniske og papirbaserte systemer. Vurdering: I kravspesifikasjonen bør det stilles krav til brukergrensesnittet på et slikt detaljnivå at en sikrer at betegnelsene på funksjoner, informasjonselementer mv. samt plassering/gruppering av de mest sentrale informasjonselementene, blir den samme, uavhengig av leverandør. Kravspesifikasjonen bør imidlertid ikke inneholde en detaljutforming av skjermbildene, dette bør overlates til leverandørene. Kommunikasjon mellom systemene bør baseres på den meldingen for utveksling av journalinformasjon som blir utviklet som et ledd i standardiseringsprogrammet Skape grunnlag for bruk av ny teknologi for dokumentasjon, for helseopplysning, foreldreinformasjon og egenomsorg. Prosjektet skal bl a gjennom å utrede bruk av Smartkort for egenjournal i helsestasjons- og skolehelsetjenesten danne grunnlag for effektivisering og modernisering av egenjournal, helseopplysning og pasientinformasjon. Vurdering: Bruk av smartkort som egenjournal bør, dersom det skal realiseres, gjennomføres som et eget prosjekt, etter at elektroniske journaler basert på den kravspesifikasjonen som utarbeides, er satt i drift Kvalitetssikring Bruk av standardiserte elektroniske journaler åpner nye mulighet for kvalitetssikring i undersøkelse, behandling, oppfølgning og pasientinformasjon. Prosjektet bør kartlegge muligheter for og foreslå hvordan tilrettelegging av ulike verktøy for edb-baserte påminnelser, kan gjennomføres. Vurdering: EDB-baserte påminnelser er klart nyttig, og innebærer heller ingen stor teknisk utfordring. Det anbefales derfor at enkle, generelle funksjoner for dette tas med i kravspesifikasjonen. Det bør også vurderes å spesifisere et (lite) antall konkrete påminnelser som skal inngå i ethvert system. 12

13 VURDERING AV FORSLAG FRA ARBEIDSGRUPPE 3 Resultatmål Dokumentasjon av erfaringer med datajournaler Det foreligger ingen rapporter som systematisk beskriver erfaringer med innføring av fullstendig edb-løsning ved helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Inntrykket er at mange brukere rapporterer om tidsnød og mangel på ressurser, som gir utslag i for dårlig opplæring, for liten tid til å sette seg inn krav ved bruk av systemene, problemer med dobbelføring, for lite planlagt innføring, for få maskiner, mangel på nettverk og tekniske problemer og dårlig tilgang på teknisk assistanse. Innføring av ny teknologi gir nye muligheter, men vil ofte føre til at eksisterende oppgaver endres og forflyttes. Parallell organisasjonsutvikling er oftest nødvendig for vellykket innføring av IT-systemer. Det bør vurderes om utarbeidelse av mal for behovsanalyse og prosjektgjennomføring er et hensiktsmessig hjelpemiddel ved innføring av informasjonsteknologi i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Prosjektet bør samle og systematisere erfaringer fra ulike kommuner til bruk i arbeidet med kravspesifikasjonen. Vurdering: Dette kan nok være nyttig, spesielt som dokumentasjon av behovet for god planlegging, opplæring mv, for de som planlegger å ta slike systemer i bruk, men vil sannsynligvis ikke ha noen betydning for den kravspesifikasjon som skal utarbeides. Det anbefales derfor att dette gjennomføres som et separat prosjekt, dersom en mener behovet for en slik rapport er stort nok til å forsvare kostnadene ved utarbeidelse av den. Som et ledd i hovedprosjektet bør imidlertid krav til opplæring og arbeidsrutiner beskrives Definisjonskatalog for helsestasjons- og skolehelsetjenesten Arbeidsgruppe 3 anbefaler at Statens helsetilsyn tar initiativ til et prosjekt for utarbeidelse av definisjonskatalog for føring og utveksling av journal i helsestasjons- og skolehelsetjenesten og for begrepsapparat og terminologi i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. En grunnleggende forutsetning for både rapportering, statistikk og sammenligninger, er at de enkelte begreper, variabler og måleverdier som benyttes er klart definerte og benyttes entydig og på samme måte. Prosjektet skal drøfte premisser for og iverksette arbeid med definisjonskatalog. Vurdering: Definisjonskatalog for begrepsapparat og terminologi i helsestasjons- og skolehelsetjenesten bør være på plass når nye journalsystemer skal tas i bruk, og bør derfor koordineres med hovedprosjektet. Å utarbeide en slik definisjonskatalog tar erfaringsmessig lang kalen- 13

14 VURDERING AV FORSLAG FRA ARBEIDSGRUPPE 3 dertid, og kan med fordel organiseres som et eget delprosjekt med egen tidsplan, da det heller ikke er noe absolutt krav at definisjonskatalogen må være ferdig før kravspesifikasjonen kan ferdigstilles Krav til elektroniske journalsystemer i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Lov og forskrift Forhold som spesielt må vektlegges er f eks hvilke krav som må tilfredsstilles iht gjeldende lover og forskrifter vedrørende bruk av edbbaserte journaler og for utveksling og overføring av journalopplysninger. Generelt Et hovedmål for prosjektet er en drøfting og detaljert beskrivelse av hvilke områder som det skal stilles krav til utover det som følger av lov og forskrifter og som er nødvendig mht til en effektiv og sikker utveksling av journalinformasjon. En rekke aktuelle tema fra en liste utarbeidet i et prosjekt ved KITH er listet i rapporten fra arbeidsgruppe 3. En kravspesifikasjon for elektroniske journaler helsestasjons- og skolehelsetjenesten kan omhandle kun utvalgte tema. Typisk innhold i en kravspesifikasjon vil være omtale av hensikten med informasjonssystemet, en overordnet beskrivelse av informasjonssystemet konkretisert ved en informasjonsmodell, samt en beskrivelse av funksjonene i systemet. Utstyr og sikkerhet, helsestasjons- og skolehelsetjenesten plass i helsenettet Overføring av helseopplysninger ved elektronisk kommunikasjon i form av komplette journaler, vil utløse andre krav til utstyr, sikring, kryptering m.m. enn det som kreves for f eks vaksinasjonsmeldinger. Prosjektet må utrede hvordan, når og på hvilken måte helsestasjons- og skolehelsetjenesten kan knyttes til det planlagte helsenettet. Vurdering: En samordning med det pågående prosjektet Elektronisk pasientjournal (EPJ) standardisering, vil sannsynligvis være den enkleste måten å sikre at det blir tatt hensyn til de relevante lover og forskrifter, ettersom dette arbeidet står svært sentralt i nevnte prosjekt. Mye av de generelle forholdene som beskrives vil ventelig også kunne dekkes av den standard som nevnte prosjekt skal utarbeide. Elektronisk overføring av journalopplysninger vil i likhet med annen overføring av personidentifiserbar medisinsk informasjon kreve sikkerhetsløsninger som innebærer kryptering. Løsningen vil ventelig ikke avvike fra det som alt benyttes for overføring av annen medisinsk informasjon som f.eks. laboratoriesvar og vaksinasjonsopplysninge. Tilsvarende løsning benyttes også for SYSVAK. Når det gjelder en vurdering av forholdet til helsenettet, så bør dette inngå i hovedprosjektet. Det kan imidlertid bli vanskelig å konkretisere 14

15 VURDERING AV FORSLAG FRA ARBEIDSGRUPPE 3 når en kan knytte seg til helsenettet, ettersom dette i stor grad vil avhenge av prioriteringer innen de enkelte helseregioner og innen den enkelte kommune Spesifikasjoner for overføring og utveksling av journalinformasjon Prosjektet må drøfte om det kan utvikles et felles utvekslingsformat for journalopplysninger i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Som ledd i utviklingen av SYSVAK - Det nasjonale vaksinasjonsregisteret, utarbeides det en EDIFACT - melding for utveksling av person- og vaksinasjonsopplysninger til og fra SYSVAK. Dette kan danne grunnlag for utarbeidelse av et komplett meldingssystem som omfatter hele journalen ved helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Journalsystemene må kunne utveksle all informasjon som skal utveksles ved flytting. Om dette skal skje i form av ett sett meldinger eller ved eksport/import av moduler er et av de sentrale forhold som må utredes og avklares. De enkelte programleverandører forutsettes imidlertid å stå fritt til å utforme sine systemer når det gjelder brukergrensesnitt, funksjonalitet, tilleggsverktøy m.m. Bruk av evt mellomformater i form av skjemaverktøy som kan lage utskrifter av journalen med layout tilsvarende den nye journalen (helsekortet med vedlegg) skal utredes. Sem & Stenersen Prokom, som leverer den papirbaserte journal, er en aktuell samarbeidspartner. Alle dataleverandører bør kunne produsere systematiske utskriftsdata i et format som kan leses av et skjemaverktøy, for deretter å kunne skrives ut på standard A4 format. Ved egnet papirkvalitet kan utskriften benyttes videre som papirjournal ved neste helsestasjon. Utskriftsverktøyet skal håndtere data både fra DOS-baserte datajournaler og eventuelt kommunisere direkte med Windowssystemer. Det må også vurderes om et slikt spesifisert mellomformat kan benyttes for overføring mellom elektroniske journalsystemer og hvordan dette kan foregå med tilfredsstillende sikkerhet. Vurdering: Utveksling av journalinformasjon bør som tidligere nevnt, baseres på den meldingen som blir utviklet som et ledd i standardiseringsprogrammet. Bruk av eventuelle mellomformater, f.eks. format som benyttes av skjemaverktøy, til utveksling av journalinformasjon, frarådes på det sterkeste. SYSVAK-prosjektet kan nok bidra til å få en del av den nødvendige infrastrukturen på plass og gi de involverte fra brukersiden en viss erfaring med EDI, men ventes for øvrig ikke å ha noen vesentlig betydning når det gjelder utvikling av en melding for utveksling av journaler mellom virksomheter innen helsestasjoner og i skolehelsetjenesten. En slik melding bør ta utgangspunkt i en generell melding for overføring av journalopplysninger, ikke minst idet en forventer at det blir behov for en slik melding i forbindelse med fastlegereformen. 15

16 VURDERING AV FORSLAG FRA ARBEIDSGRUPPE 3 Eksport av hele journaler til en eller flere filer for så å sende disse på en diskett til mottakeren, anbefales heller ikke. Dette kan imidlertid tas opp til vurdering dersom det viser seg vanskelig å få gjort de nødvendige investeringene i kommunikasjonsutstyr for helsestasjonene Utrede kommunikasjonsløsninger mellom ulike kontorer i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Det er omfattende problemer med tilgang til elektronisk journal fra små helsestasjoner og kontorer for skolehelsetjenesten. Det er rapportert om ulike forsøk med eksport/import via disketter, bruk av modem med fjernstyring og forsøk på replikering til felles database. Kravene om elektronisk kommunikasjon med SYSVAK, til sikkerhet, om tilgang til journal ved ikke planlagte konsultasjoner etc. kompliserer situasjonen. Masseoverføring av journaler fra helsestasjon til skolehelsetjeneste inngår i samme sakskompleks. Prosjektet bør gjennomføre pilotprosjekter for: Intranettbasert tilgang til journaler på hovedkontor, inkludert bruk av skjemaverktøy for presentasjon System for et enkelt felles (kommunalt/interkommunalt) Intranettbasert journalsystem for skolehelsetjenesten i videregående skole, fortrinnsvis basert på skjemaverktøy. Vurdering: Slike pilotprosjekter bør, dersom de skal gjennomføres, kjøres etter at det foreligger ferdig utviklede journalsystemer basert på den kravspesifikasjonen som skal utarbeides, og kan følgelig ikke inngå som en del av kravspesifikasjonsprosjektet. Når helsestasjoner og skolehelsetjenesten er tilknyttet helsenettet, eller et annet sikkert nett som forbinder disse er etablert, vil det for øvrig uten videre være mulig å ha en felles database for hele kommunen, eller for den saks skyld, større enheter, som alle på helsestasjonene og i skolehelsetjenesten kan arbeide mot. Så det er godt mulig at gode løsninger kan etableres, uten at dette innebærer utvikling av et intranett journalsystem Utrede bruk av Smartkort for egenjournal i helsestasjons- og skolehelsetjenesten Prosjektet skal kartlegge om det er teknisk, økonomisk og praktisk hensiktsmessig å ta i bruk Smartkort som verktøy for egenjournal, helseopplysning og pasientinformasjon i helsestasjonsog skolehelsetjenesten. Det bør gjennomføres pilotprosjekter for bruk av Smartkort for egenjournal. Vurdering: Som nevnt under 3.1.3, anbefales det at bruk av smartkort som egenjournal i første omgang bør holdes utenfor Kvalitetssikring 16

17 VURDERING AV FORSLAG FRA ARBEIDSGRUPPE 3 Bruk av standardiserte elektroniske journaler gir nye mulighet for kvalitetssikring i undersøkelse, behandling, oppfølgning og pasientinformasjon. Prosjektet bør kartlegge muligheter for og foreslå hvordan tilrettelegging av ulike verktøy kan gjennomføres for EDB-baserte påminnelser for undersøkelser, behandling, oppfølgning og informasjon Datafangst for rapportering og statistikk Bruk av datajournal ved gruppekonsultasjoner Bruk av felles terminologi og definisjoner Det forutsettes at samarbeid med fagmiljøer som arbeider med slike oppgaver inngår som del av prosjektgjennomføringen. Spesielt skal erfaringer fra prosjektet Tidlig Intervensjon, Nord-Trøndelag beskrives og det skal utarbeides forslag til hvordan disse kan innarbeides i elektroniske journaler for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Prosjektet for nasjonalt datafangstverktøy for allmennpraksis i regi av SATS (finansiert av Legeforeningens kvalitetssikringsfond) arbeider med metoder og verktøy som også er aktuelle for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Vurdering: Som nevnt under anbefales at enkle, generelle funksjoner for påminnelse tas med i kravspesifikasjonen. Også mulighet til å trekke ut (anonymisert) informasjon for rapportering og statistikk bør tas med i kravspesifikasjonen, og det bør (selvsagt) legges opp til bruk av felles terminologi og definisjoner. Hvorvidt bruk av datajournaler ved gruppekonsultasjoner bør være et tema i kravspesifikasjonen synes mer uklart. Dette bærer mer preg av å være et spørsmål om organisering av arbeidet enn noe som vil resultere i direkte krav til journalsystemet. Men spørsmålet bør absolutt drøftes i prosjektet for det trekkes noen endelig konklusjon. Kanskje skjermbilder hvor utvalgt informasjon fra flere barn kan behandles samtidig vil kunne forenkle arbeidet ved gruppekonsultasjoner. Et samarbeid med prosjektet Tidlig Intervensjon i Nord-Trøndelag synes fornuftig og anbefales derfor innledet. Flere mulige samarbeidsmodeller kan tenkes, men i det minste bør en representant fra prosjektet Tidlig Intervensjon inngå i referansegruppen. Ettersom den kravspesifikasjonen som skal utarbeides vil bli basert på den EPJ-standard som utvikles, må det kunne forventes at samme verktøy for datafangst vil kunne benyttes både for primærlegejournaler og for journaler for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Det synes således ikke nødvendig å involvere prosjektet for nasjonalt datafangstverktøy for allmennpraksis i regi av SATS, i arbeidet med kravspesifikasjonen, ettersom alle relevante statistikkdata uten videre skal kunne trekkes ut av ethvert EPJ-system i anonymisert form. 17

18 VURDERING AV FORSLAG FRA ARBEIDSGRUPPE 3 For videre bearbeiding av slike statistikkdata til konkrete statistikker mv, kan et samarbeid med SATS-prosjektet være naturlig, men dette anbefales holdt utenfor kravspesifikasjonsprosjektet. 18

19 ANBEFALINGER Kapittel Anbefalinger Dette kapittelet inneholder forprosjektets anbefalinger for utarbeidelse av kravspesifikasjon mv. for journal for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Konklusjon Delprosjekt Utarbeidelse av en kravspesifikasjon for journal for helsestasjons- og skolehelsetjenesten bør baseres på den standarden for EPJ som nå er under utarbeidelse, og den standard for journalmelding som skal utvikles til neste år. Dette vil gi en betydelig reduksjon av kostnadene ved utarbeidelse av kravspesifikasjonen, og leverandørenes utviklingskostnader vil sannsynligvis også kunne bli mindre. Da det synes å være store fellestrekk i journaler for helsestasjonene og skolehelsetjenesten, synes det naturlig primært å satse på en felles løsning, men med en del funksjonalitet som er rettet mot det ene av områdene. Dette bør kunne gi en kostnadseffektiv løsning både når det gjelder utvikling, drift og vedlikehold. Arbeidet bør gjennomføres som tre samordnede delprosjekt med separate tidsplaner. 1. Utarbeidelse av kravspesifikasjon 2. Utvikling av melding for utveksling av journalinformasjon 3. Utvikling av definisjonskatalog Hovedårsaker til at en slik inndeling er hensiktsmessig, er at det vil være relativt stor forskjell på framdriftsplanen for de enkelte delprosjektene, og at koordineringsbehovet delprosjektene i mellom er begrenset. Utarbeidelse av kravspesifikasjon vil i svært liten grad være avhengig av utvikling av melding og definisjonskatalog. Utvikling av meldingen vil i betydelig grad avhenge av kravspesifikasjonen, og kan derfor starte senere enn arbeidet med kravspesifikasjonen, og vil sannsynligvis avsluttes noe senere. 19

20 ANBEFALINGER Utvikling av definisjonskatalog er i svært liten grad avhengig av de andre delprosjektene, og kan starte umiddelbart. Dette er imidlertid et arbeid som erfaringsmessig tar betydelig kalendertid, slik at arbeidet ikke kan gjennomføres like raskt som de to øvrige delprosjektene. Da definisjonskatalogen bare i minimal grad har konsekvenser for leverandørenes kostnader ved utviklingen av journalsystemet, vil det være fullt ut forsvarlig å gå ut med en kravspesifikasjon før en endelig versjon av definisjonskatalogen er klar. Hovedprosjektet Utgangspunkt Forholdet til EPJ standard Hovedprosjektet skal utarbeide selve kravspesifikasjonen for et elektronisk (pasient)journalsystem for bruk i helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Når det gjelder meldinger og definisjonskatalog, synes det mest hensiktsmessig at kravspesifikasjonen refererer til egne dokumenter produsert av de respektive delprosjektene. Hovedprosjektet skal ta utgangspunkt i (utkast til) ny journal for skolehelsetjenesten med tilhørende veiledning i journalføring, samt veileder for helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Kravspesifikasjonen skal baseres på den standard for elektroniske pasientjournaler som nå er under utvikling. Denne standarden er blant annet ment å ivareta de myndighetskrav, bl.a. på området tilgangsstyring, som gjelder alle former for pasientjournaler, slik at en for når det gjelder journaler for helsestasjoner og skolehelsetjenesten, kan begrense seg til å referere til EPJ-standarden. Standarden skal også inneholde spesifikasjon av en generell arkitektur som kan benyttes for alle typer informasjonsinnhold, samt stille krav til hvordan alle typer kodeverk, klassifikasjonssystemer mv. skal håndteres. EPJ-standarden legger også opp til at det skal kunnes etableres profiler med det utvalg av krav som er relevante for en bestemt virksomhetstype. Hovedprosjektet bør derfor etablere en slik profil for journaler for helsestasjoner og skolehelsetjenesten. Dette kan enten skje ved at profilen tas inn som en del av kravspesifikasjonen, eller at profilen tas inn i EPJ-standarden som et vedlegg. Arbeidet med kravspesifikasjonen kan således konsentreres rundt det informasjonsinnhold og de funksjoner mv. som er spesielt for de journalsystemer som skal benyttes i helsestasjoner og skolehelsetjenesten. Kort om innholdet i kravspesifikasjonen Journaler for helsestasjoner har så store fellestrekk med journaler for skolehelsetjenesten, at det synes mest fornuftig å la kravspesifikasjonen beskrive et system som skal kunne håndtere begge typer journaler. Dette innebærer i praksis at informasjonsmodellen må kunne håndtere all 20

21 ANBEFALINGER Informasjonsinnhold Utskrifter mv Brukervennlighet Kvalitetssikring mv. informasjonen, mens det der det er behov for det, skal være separate brukergrensesnitt for helsestasjoner og for skolehelsetjenesten. Sentralt i kravspesifikasjonen står beskrivelsen av informasjonsinnholdet. Det naturlige her vil være å ta utgangspunkt i den nye journalen for helsestasjoner og skolehelsetjenesten som skal tas i bruk i nær framtid. Det bør også etableres kontakt med prosjektet Tidlig Intervensjon i Nord-Trøndelag, for å vurdere om det bør gis mulighet for å håndtere ytterligere informasjon i journalen. Den viktigste utskriften er helsekortet. Tre alternative løsninger bør vurderes: 1. Uttrekk av komplett helsekortinformasjon på et format som kan leses inn i et skjemaverktøy som kan lage utskrifter av journalen med layout tilsvarende den nye journalen (helsekortet med vedlegg). 2. Spesifikasjon av en utskriftsrapport som tilsvarer den nye journalen, men med en layout tilpasset standard rapportgeneratorer. 3. Uttrekk av komplett helsekortinformasjon i form av et XMLdokument, for utskrift basert på en layout beskrevet i XSL. Det bør også tas med en del andre utskrifter som f.eks. forskjellige former for standardbrev, i kravspesifikasjonen. For rapportering og statistikk bør det også spesifiseres mulighet for uttrekk av (anonymisert) informasjon. For at et system skal bli brukervennlig, kreves det gode brukergrensesnitt. Krav til brukergrensesnittet bør stilles på et slikt detaljnivå, at en sikrer at betegnelsene på funksjoner, informasjonselementer mv. samt plassering/gruppering av de mest sentrale informasjonselementene, blir den samme, uavhengig av leverandør. Kravspesifikasjonen bør imidlertid ikke inneholde en detaljutforming av skjermbildene, dette bør overlates til leverandørene. Andre funksjoner som kan være relevant å vurdere i forbindelse med brukervennlighet, er forskjellige former for støtte under registrering. F.eks. kan bruk av forskjellige former for standardtekster være relevant i en del sammenhenger. Enkle, generelle funksjoner for EDB-baserte påminnelser bør tas med i kravspesifikasjonen. Det bør også vurderes å spesifisere et (lite) antall konkrete påminnelser som skal inngå i ethvert system. For å sikre en god kvalitet i de registreringer som gjøres, kreves det gode og veldokumenterte arbeidsrutiner knyttet til bruken av journalsystemet. Kravspesifikasjonen må derfor inneholde krav om god dokumentasjon av rutiner knyttet til bruken av systemet. Hovedprosjektet bør også, i den grad de ser behov for det, utarbeide, eller gi anbefaling- 21

22 ANBEFALINGER Helsenett Gruppekonsultasjoner er om utarbeidelse av, faglige rutiner knyttet til bruken av journalsystemet. Uriktig bruk av avanserte datasystem innebærer en betydelig fare for ineffektivitet og feilregistreringer med uforutsigbare konsekvenser. Hovedprosjektet bør derfor beskrive krav til opplæring av de som skal benytte journalsystemet. En vurdering av hvordan helsestasjoner og skolehelsetjenesten kan dra nytte av helsenettet, bør inngå i hovedprosjektet. En konkretisering av når en kan knytte seg til helsenettet kan en imidlertid ikke vente at hovedprosjektet skal kunne komme med, da dette i stor grad vil avhenge av prioriteringer innen de enkelte helseregioner og innen den enkelte kommune. Det bør vurderes om det kan være hensiktsmessig å stille krav til spesielle skjermbilder og funksjoner som kan forenkle arbeidet ved gruppekonsultasjoner. F.eks. kan det kanskje være hensiktsmessig med skjermbilder hvor utvalgt informasjon fra flere barn kan vises og oppdateres samtidig. Delprosjekt for meldingsutvikling Dette delprosjektet forutsetter spesielt koordinering med hovedprosjektet på to områder: Meldingenes informasjonsinnhold Integrasjon av funksjoner for sending og mottak av meldinger i den overordnede funksjonelle beskrivelse For øvrig kan delprosjektet i stor grad gjennomføres uavhengig av hovedprosjektet. Det foreligger en europeisk prestandard for overføring av journalopplysninger samt de nødvendige meldinger for å be om å få overført en journal samt å bekrefte at en journal er mottatt eller å avslå utlevering av en journal. Disse vil danne utgangspunktet for nasjonal standardisering på området, og bør også benyttes i forbindelse med helsestasjonsog skolehelsetjenestens journaler Selve journalmeldingen må ta utgangspunkt i den norske journalmeldingen som igjen vil bli utarbeidet på grunnlag av den foreliggende europeiske prestandarden. Denne muliggjør overføring av et vilkårlig sett av journalopplysninger hvor helsestasjons- og skolehelsetjenestens journaler utgjør en forholdsvis liten del sammenliknet med f.eks. en sykehusjournal. Meldingen er bygget opp på en meget generisk måte for å kunne håndtere et vilkårlig informasjonsinnhold. Det informasjonsinnholdet som det er aktuelt å overføre i denne sammenheng må som nevnt tidligere ta utgangspunkt i den kommende na- 22

23 ANBEFALINGER sjonale standarden for elektroniske pasientjournaler hvor nasjonale begrep vil bli definert med basis i den internasjonale standarden. På grunn av den internasjonale samordningen mellom strukturen i den elektroniske journalen og meldingen vil de samme begrep kunne benyttes i meldingen. Denne måten å bygge opp meldingen muliggjør også justeringer av meldingsinnholdet uten at meldingen behøver å bli definert på nytt. Dette skulle sikre nødvendig fleksibilitet dersom en på sikt får behov for å revidere informasjonsinnholdet i helsestasjonens eller skolehelsetjenestens journaler. Eksisterende melding Det foreligger alt praktiske implementasjoner i England som bør vurderes som utgangspunkt for det videre arbeidet. Denne løsningen er basert på meldingssyntaksen XML 1 mens den nasjonale strategien til nå er basert på EDIFACT 2 syntaks. Valg av løsning vil måtte samordnes med den løsning som velges nasjonalt for å overføre andre elektroniske pasientjournaler, f.eks. i forbindelse med fastlegereformen. Det er i- midlertid mange grunner som taler for at en XML-basert melding bør benyttes for dette formålet. Ved bruk av en XML-basert melding vil en lettvint ved bruk av eksisterende allment tilgjengelig programvare kunne skrive ut en mottatt melding i form av papirbaserte helsekort. Dette kan gjøre det mulig å motta journalmeldinger som skrives ut lokalt selv om en ikke har et journalsystem. Leveranser I hovedprosjektet vil en måtte spesifisere den meldingen som skal benyttes for overføring av journalinnholdet sannsynligvis i form av et såkalt XML-skjema 3 dersom XML benyttes. I tillegg må en spesifisere hvordan informasjonsinnholdet i journaler for helsestasjons- og skolehelsetjenesten skal representeres i meldingen og dokumentere dette i form av en implementasjonsguide. Dersom det skal benyttes elektronisk meldinger for forespørsel etter journaler samt for bekreftelse av mottak eller avslag på forespørselen, må det også lages implementasjonsguider for disse meldingene. Pilotprosjekt Før meldingen for overføring av journalopplysninger (og evt. også de øvrige to meldingene) kan tas i allment bruk må meldingen testes ut i et pilotprosjekt med begrenset omfang for å verifisere løsningens gjen- 1 XML (extensible Markup Language) er en relativt ny standard som støttes av en rekke av de største aktørene innenfor IT (bl.a. Microsoft). XML benyttes for å beskrive innholdet i dokumenter mv. som f.eks. skal utveksles eller publiseres på WEB, og utbredelsen er meget hurtig økende. 2 FN har gjennom Kommisjonen for økonomisk utvikling i Europa (UN/ECE) utarbeidet EDIFACT (EDI for Administration, Commerce and Transport), som er et sett med felles regler for å definere hvordan data skal utveksles elektronisk mellom parter. EDIFACT har bidratt til å standardisere datautvekslingen for mange ulike administrative anvendelser. 3 Tidligere ble en DTD (Dokument Type Definisjon) benyttet for dette formålet. 23

24 ANBEFALINGER nomførbarhet i praksis. Dette arbeidet kan ikke gjennomføres før det finnes databaserte system for helsestasjoner og/eller skolehelsetjenesten og vil derfor tidsmessig måtte finne sted etter at dette hovedprosjektet er avsluttet. Av denne grunn er pilotprosjektet ikke tatt med i den vedlagte prosjektplanen, men hovedprosjektet må spesifisere og planlegge et slikt pilotprosjekt som må gjennomføres før meldingen tas i omfattende bruk. Delprosjekt for definisjonskatalog Utgangspunkt Standardisering Definisjonskatalogen vil inneholde de sentrale begrepene fra området helsestasjons- og skolehelsetjenesten. Disse begrepene vil inngå som et element i arbeidet med meldinger og kravspesifikasjon. Følgelig burde definisjonskatalog med begreper ideelt sett være tilgjengelig ved start av hovedprosjektet. Imidlertid tar arbeidet med definisjonskataloger lang tid og det vil ikke være realistisk å forvente at definisjonskatalogen er ferdigstilt før kravspesifikasjon og melding. For å sikre best mulig overføringsverdi, bør det tilstrebes å gjøre klar utkast til definisjonskatalog samtidig med arbeidet med kravspesifikasjon og melding. Dette delprosjektet forutsetter koordinering med hovedprosjektet når det gjelder integrasjon av definisjonskatalogen i den overordnede funksjonelle beskrivelse. For øvrig kan delprosjektet i stor grad gjennomføres uavhengig av hovedprosjektet. Det vil ikke by på praktiske problem dersom dette delprosjektet avsluttes noen måneder etter hovedprosjektet. En endelig og offisiell versjon av definisjonskatalogen må først foreligge når de journalsystem som utvikles på grunnlag av kravspesifikasjonen skal tas i bruk. En av de viktigste forutsetningene for en vellykket informasjonsutveksling er at partene som er involvert i utvekslingen forstår hverandre. Målet med definisjonskataloger er å standardisere begreper, definisjoner og datagrunnlag som inngår i informasjonsutveksling og resultatvurderinger. En felles definisjonskatalog vil også tilrettelegge grunnlag for bedre resultatrapportering fra, og kvalitetssikring av tjenestene. Definisjonskataloger danner grunnlag for kravspesifikasjon til datainnholdet i EDB-systemer som brukes i helsetjenesten. Arbeidsmetode for utvikling av definisjonskataloger vil baseres på de internasjonale standarder som foreligger for terminologiarbeid, blant annet på ISO-standardene 704, 860, 1087 og Definisjonskatalogen vil videre bli samordnet med begrepene som allerede er identifisert og definert i andre eksisterende definisjonskataloger. 24

25 ANBEFALINGER Beskrivelse av virksomhetsområdet Metode Arbeidet med identifisering av begreper innefor området helsestasjonsog skolehelsetjenesten vil omfatte en dokumentanalyse. Lovtekster, forskrifter, rundskriv, offentlige utredninger og Stortingsmeldinger, vil være de primære dokumenter som inngår i denne analysen. Metoden for identifisering av termer og analyse av begrepsinnhold vil både bygge på statistiske analyser av ordbruk og en kvalitativt orientert analyse med vekt på å finne frem til den underliggende mening i tekstene. 25

26 ANBEFALINGER Prosjektorganisering Prosjektet bør organiseres med en (liten) arbeidsgruppe med konkrete forpliktelser i prosjektet, samt en referansegruppe med god representasjon både fra brukermiljøene og fra leverandørsiden. Arbeidsgruppen foreslås bemannet med lege og teknisk personell fra KITH samt representasjon fra brukermiljøene og fortrinnsvis også Statens helsetilsyn. Det bør også vurderes å ta med en representant for prosjektet Tidlig Intervensjon i Nord-Trøndelag i arbeidsgruppen. Representantene fra brukermiljøene forventes å skulle og informere sine fagområder om delresultater i prosjektet og bringe spørsmål, krav og forventninger tilbake til prosjektet. Representanten fra Helsetilsynet forventes å skulle kunne foreta en vurdering av standardens forhold til gjeldende lover, forskrifter mv, samt for øvrig ivareta Helsetilsynets interesser i prosjektet. Prosjektdeltakerne fra KITH vil stå for organiseringen av prosjektet, utarbeidelse av tekniske spesifikasjoner mv og selve rapportskrivingen. 26