ANSKAFFELSE AV LAVTERSKELTILTAK FOR RUSMIDDELAVHENGIGE. fra private ideelle organisasjoner

Transkript

1 ANSKAFFELSE AV LAVTERSKELTILTAK FOR RUSMIDDELAVHENGIGE fra private ideelle organisasjoner Det tas forbehold om kommunestyrets godkjenning av anskaffelse av lavterskeltiltak for rusmiddelavhengige

2 1 OPPDRAGSGIVER... 3 LEVERANDØRENS KONTAKTPERSON... 3 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON ANSKAFFELSESPROSEDYRE TIDSPLAN FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN... 4 INNHOLDET I RUSOMSORGSTILBUDET... 4 KRAV TIL PERSONALRESSURSER... 5 KRAV TIL RAPPORTERING... 5 LOKALER OG LEIEFORHOLD KONTRAKTSBESTEMMELSER KRAV TIL DELTAKELSE I KONKURRANSEN... 5 UFRAVIKELIGE KRAV... 5 DOKUMENTASJON BEVIS FOR AT DE STILTE KRAV ER OPPFYLT KRAV TIL TILBUDET... 6 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING... 6 TILBUDSFRIST... 6 VEDSTÅELSESFRIST... 6 INNLEVERINGSSTED... 6 TILBUDSSKJEMA/PRISSKJEMA... 7 ALTERNATIVE TILBUD... 7 ENDRE OG TILBAKEKALLE TILBUD... 7 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE... 7 REGISTRERING AV TILBUD... 7 TILBUDSÅPNING... 7 VURDERING AV KVALIFIKASJONER MV... 7 FORHANDLINGER... 8 AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD AVGJØRELSEN AV ANSKAFFELSEN... 8 AVLYSNING AV ANSKAFFELSEN OG TOTALFORKASTELSE... 8 HOVEDMOMENTER SOM VIL BLI VEKTLAGT FOR TILDELING AV KONTRAKT VEDLEGG... 9 VEDLEGG 1 KONTRAKTSFORSLAG VEDLEGG 2.A PRISSKJEMA VEDLEGG 2.B BEMANNINGSSKJEMA VEDLEGG 3 HMS-EGENERKLÆRING av 13

3 1 Oppdragsgiver Kongsvinger kommune Leverandørens kontaktperson Leverandøren skal etter mottak av dette anskaffelsesdokumentet sende inn navn og e- postadresse på leverandørs kontaktperson til oppdragsgiver. Oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at anskaffelsesdokumentet ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan denne skriftlig pr. e-post be om tilleggsopplysninger hos: Karin Trosdahl, telefon , mobil E-posten merkes i emnefelt med Rusmiddeltiltak. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til anskaffelsesdokumentet er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt anskaffelsesdokumentet, senest 5 dager før tilbudsfristens utløp. 2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen skal gjennomføres ved å benytte reglene i lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 samt de generelle bestemmelsene i del I i forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr Hjemmel for anvendelse av denne anskaffelsesformen er forskriftens 2-1 (3) hvor det bl.a. heter. For kontrakter om utførelse av helse- og sosialtjenester med en ideell organisasjon er oppdragsgiver ikke forpliktet til å følge reglene i forskriftens del II og del III. Begrunnelsen for at man benytter unntaksbestemmelsen er at oppdragsgiver vil ivareta hensynet til et ønsket samfunnsmessig engasjement og samarbeid med ideelle organisasjoner, jf. Veiledning til reglene om offentlige anskaffelser. Det presiseres at regelverket for offentlige anskaffelser ikke inneholder noen definisjon av hva som er en ideell organisasjon. Hvorvidt en tilbyder faller inn under dette begrepet må derfor avgjøres ut fra en helhetsvurdering. Veiledning kan finnes bla i KOFA-sak 2005/180, og i Forsynings- og administrasjonsdepartementets veileder til reglene om offentlige anskaffelser, pkt Det nevnes også at samme departement, i brev av , har uttalt følgende om dette spørsmål: Det typiske for omfattede virksomheter er likevel at hele organisasjonen, uten økonomiske motiv, arbeider for å avhjelpe sosiale behov i samfunnet eller bestemte utsatte grupper og at dette er det sentrale i organisasjonens formålsbestemmelse Oppdragsgiver oppfordrer på denne bakgrunn aktuelle tilbydere til å avklare sin status som ideell organisasjon før tilbud inngis, da leverandører som etter en samlet vurdering ikke oppfyller vilkårene vil bli avvist. 3 av 13

4 Det vil bli gjennomført forhandlinger om alle sider ved tilbudene. Antallet tilbydere vil kunne bli reduser både før og under forhandlingsfasen. 3 Tidsplan Anskaffelsen gjennomføres etter den tentative tidsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor. Milepæl Dato Kunngjøring av anskaffelsen 27/ Tilbudsfrist 15/ kl Evaluering av tilbud 15/ Forhandlinger 15/ Kontraktstildeling 1/ tentativt Kontraktsinngåelse 15/ tentativt Avtalens ikrafttredelsesdato 1/ Formålet med anskaffelsen Kongsvinger kommune ønsker å inngå avtale med ideell organisasjon for etablering og drift av rusomsorgstiltak i Kongsvinger. Innholdet i rusomsorgstilbudet Drift av rusomsorgstiltak skal være et lavterskeltilbud for mennesker med rusproblemer med behov for et omsorgs- og/eller aktivitetstilbud. Driften skal omfatte to typer tiltak/aktivisering, et omsorgs- og aktivitetstilbud Linken og et jobbformidlingstilbud Jobben. Begge tiltak skal medvirke til at brukerne skal kunne oppnå deltakelse i/anerkjennelse fra det øvrige samfunnet gjennom å være positive bidragsytere til utvikling og trivsel i nærområdet. Tiltakene samlokaliseres i Aktivitetshuset Linken. Omsorgs-/aktivitetstilbudet Linken skal: - være et sosialt og trygt treffsted for brukergruppen 3 dager pr. uke kl servere brukerne mat - gi brukerne tilbud om samtaler og formidling til øvrig hjelpeapparat - gi brukerne tilbud om dusj, vask av tøy og utdeling av klær - gi brukerne tilbud om enklere aktivitetstilbud - tilby brukerne enklere medisinskfaglig oppfølging fra kommunalt helsepersonell Jobbtilbudet Jobben skal: - skaffe til veie arbeidsoppdrag i nærområdet - gi tilbud om arbeid 4 timer pr dag, 3 dager pr uke etter først til mølla-prinsippet - følge opp den enkelte bruker i arbeidssituasjonen - utbetale motivasjonsstønad/lønn i henhold til fastsatt takst - inngå som en del av kommunens tiltakskjede innen rusarbeidet Øvrig bruk av lokalene: Lavterskeltilbudet for rusmisbrukere planlegges lokalisert i eiendom som også omfatter boliger for rusmisbrukere/akuttboliger. Beboerne i leilighetene skal ha spesifisert oppfølging i bolig av kommunalt ansatte i Enhet for Psykisk Helse og Rusomsorg. 4 av 13

5 Anskaffelse av lavterskeltiltak for rusmisbrukere gjelder kun drift av tiltakene i Aktivitetshuset Linken, jf spesifisering ovenfor. Krav til personalressurser Tilbyder skal ivareta arbeidsgiveransvaret for ansatte ved Aktivitetshuset Linken. Antall ansatte skal være beregnet til å kunne betjene mellom brukere daglig, begge tiltakene innbefattet. Daglig leder: Leder skal ha relevant teoretisk og/eller praktisk helse-/sosialfaglig kompetanse og erfaring fra arbeid med rusmisbrukere, samt ledererfaring. Miljøarbeider/arbeidsleder: Miljøarbeidere og arbeidsledere skal inneha relevant praktisk erfaring fra arbeid med rusmisbrukere. Krav til rapportering Kontaktmøter mellom oppdragsgiver og driftsoperatør 2 ganger pr år med evaluering av tilbudet. Driftsoperatør gjennomfører brukerundersøkelse hvert år. Årlig rapportering av drift til faginstans og politisk ledelse. Lokaler og leieforhold Lokaler er foreløpig uavklart. Leieforholdet kan være ett av følgende: - Driftsoperatør leier av Kongsvinger kommune - Driftsoperatør leier av Kongsvinger Boligstiftelse - Leie dekkes av Kongsvinger kommune Kostnader for leie skal således ikke innarbeides i anbudet. 5 Kontraktsbestemmelser I egen kontrakt. Kontraktsforslag vedlagt i vedlegg 1. Kontrakten er tenkt inngått fra 1/ for 3 år med mulighet for forlengelse med ett pluss ett år. 6 Krav til deltakelse i konkurransen Ufravikelige krav Krav 1: Det kreves at leverandøren ikke har restanser på skatter og avgifter Krav 2: Det kreves at leverandør oppfyller lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Krav 3: Det kreves at leverandør er en privat ideell organisasjon. 5 av 13

6 Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt 1) Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Disse to attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 2) Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 3) Dokumentasjon på at dette er en privat ideell organisasjon 7 KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og levering a) Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn. b) Tilbudet skal være merket: «Tilbud Rusmiddeltiltak» Forsendelsen skal også merkes tydelig Må ikke åpnes før tilbudsåpning. c) Tilbudet skal ikke limes, stiftes, innbindes på en måte som vanskeliggjør kopiering. d) Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse merket iht. pkt. b). e) Tilbudet skal leveres på norsk. f) Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf pkt 7. g) Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer, hvorav 1 sladdet for taushetsbelagte opplysninger h) Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel (f.eks. e-post eller telefaks). Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er onsdag 15. september 2010 kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf pkt 7, før utløpet av tilbudsfristen. NB! For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 1. januar Innleveringssted Tilbudet bes sendt eller innlevert til: Navn: Kongsvinger kommune Trond Sommer Postadresse: 2226 Kongsvinger Gateadresse: Fjellgata 2, 2212 kongsvinger 6 av 13

7 NB! Ved bruk av Postens forsendelsestjenester er det leverandørens risiko for at tilbudet er oppdragsgiver i hende på oppdragsgivers gateadresse innen oppgitt tilbudsfrist jf. pkt 7. Tilbudsskjema/prisskjema Prisskjema og oversikt over bemanning, jf. vedlegg 2, skal innleveres i utfylt stand, slik de fremstår, og skal være datert og underskrevet av ansvarlig person hos leverandør. Alternative tilbud Oppdragsgiver tillater ikke alternative tilbud for denne anskaffelsen. Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 7. Komplett tilbud skal bestå av Komplett tilbud skal leveres med følgende inndeling med skilleark: Skilleark 0 Skilleark 1 Skilleark 2 Skilleark 3 Undertegnet tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av dette formelle tilbudsbrevet, og ordet forbehold skal da fremgå av teksten. Dokumentasjon på ufravikelige krav, jf. pkt. 6 Vedlegg 2.a: Tilbudspris utfylt slik det fremstår i prisskjema Vedlegg 2.b: Alle svarfelt og opplysninger utfylt slik det fremstår i bemanningsskjema 8 Oppdragsgiverens behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted i nærvær av interne vitner umiddelbart etter tilbudsfristen. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. Kopi av protokollen vil ikke bli sendt leverandørene etter åpning. Vurdering av kvalifikasjoner mv Oppdragsgiver vil først foreta en vurdering av tilbydernes kvalifikasjoner og om de oppfyller kravene til å være en ideell organisasjon. Tilbydere som ikke oppfyller vilkårene vil bli avvist. 7 av 13

8 Forhandlinger Det vil deretter bli gjennomført forhandlinger blant et utvalg av de tilbyderne som ikke er avvist. Forhandlingene vil kunne bli gjennomført i flere faser. I hver fase vil oppdragsgiver kunne skille ut tilbydere som ikke går videre i forhandlingene. En slik utskillelse vil også kunne skje før den første forhandlingsrunden gjennomføres. Dette betyr at ikke alle kvalifiserte tilbydere vil få anledning til å forhandle om innholdet i sitt tilbud. Utskilling av tilbydere vil skje med grunnlag i forhold som vil bli vurdert og er opplistet under pkt Hovedmomenter som vil bli vektlagt ved valg av leverandør. Det vil bli gitt en siste frist for de gjenværende tilbyderne til å justere sitt tilbud. Etter denne fristen blir konkurransen avgjort. Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 9 Avgjørelsen av anskaffelsen Avlysning av anskaffelsen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse anskaffelsen og forkaste alle tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 8 av 13

9 Hovedmomenter som vil bli vektlagt for tildeling av kontrakt Følgende vil bli vurdert: 1) Pris som oppgitt i prisskjema (vedlegg 2a) 2) Kvalitet, herunder, men ikke avgrenset til, o o o Det tilbudte personellets kompetanse (dvs. de personer som vil være ansvarlig for gjennomføringen av tiltaket iht. vedlegg 2b) Beskrivelsen av tilbudet inkludert de faglige metoder/prosesser som vil anvendes for oppdraget. Omfatter også samhandling med andre tjenesteytere Ledelsesmessig kompetanse og erfaring 10 Vedlegg Vedlegg 1: Kontraktsforslag Vedlegg 2: 2.a Prisskjema og 2.b Bemanningsskjema Vedlegg 3: HMS-egenerklæring 9 av 13

10 Vedlegg 1 Kontraktsforslag Kontrakt mellom Kongsvinger kommune og xxxxxxxxxxxx om Drift av Aktivitetshuset Linken lavterskeltilbud for rusmiddelavhengige i Kongsvinger Formål Partene er enige om at xxxxxxxxxxx skal drifte Aktivitetshuset Linken i <adresse> Innholdet i tilbudet Aktivitetshuset Linken skal være et kontaktsenter for rusmisbrukere i Kongsvinger kommune Omsorgs-/aktivitetstilbudet Linken skal: - være et sosialt og trygt treffsted for brukergruppen 3 dager pr. uke kl servere brukerne mat - gi brukerne tilbud om samtaler og formidling til øvrig hjelpeapparat - gi brukerne tilbud om dusj, vask av tøy og utdeling av klær - gi brukerne tilbud om enklere aktivitetstilbud - tilby brukerne enklere medisinskfaglig oppfølging fra kommunalt helsepersonell Jobbtilbudet Jobben skal: - skaffe til veie arbeidsoppdrag i nærområdet - gi tilbud om arbeid 4 timer pr dag, 3 dager pr uke etter først til mølla-prinsippet - følge opp den enkelte bruker i arbeidssituasjonen - utbetale motivasjonsstønad/lønn i henhold til fastsatt takst - inngå som en del av kommunens tiltakskjede innen rusarbeidet Aktivitetshuset Linken skal ha kapasitet til å ta imot daglige besøk av ca brukere, begge tiltak innbefattet. For øvrig gjelder xxxxxx sitt tilbud av xx.xx.xxxx. Personalressurser xxxx skal ivareta arbeidsgiveransvaret for de ansatte. Daglig leder: Leder skal ha relevant teoretisk og/eller praktisk helse-/sosialfaglig kompetanse og erfaring fra arbeid med rusmisbrukere, samt ledererfaring. Miljøarbeider/arbeidsleder: Miljøarbeidere og arbeidsledere skal inneha relevant praktisk erfaring fra arbeid med rusmisbrukere. Partene forutsetter at personalet har et tett samarbeid med Enhet for Psykisk Hels og Rusomsorg i Kongsvinger kommune og NAV Kongsvinger. 10 av 13

11 Rapportering Kontaktmøter mellom oppdragsgiver og driftsoperatør 2 ganger pr år med evaluering av tilbudet. Driftsoperatør gjennomfører brukerundersøkelse hvert år. Årlig rapportering av drift til faginstans og politisk ledelse. Lokaler/leie xxxxxxxxxxxxxxx Vederlag og prisjustering Vederlaget for perioden 1/ er kr. X.xxx.xxx,- iht. xxxs tilbud av xx.xx.xxxx. Vederlaget forfaller til betaling i kvartalsvise rater, første gang 1/ Med virkning fra 1/ justeres vedelaget slik: a. 60% av vederlaget reguleres i samsvar med lønnsendringene innenfor kommunalt tariffområde i perioden 1/1 31/12 foregående år. b. 40% av vederlaget reguleres i samsvar med endringen i konsumprisindeksen i perioden 15/11 14/11 foregående årsperiode. Avtalens varighet Avtalen mellom partene gjelder fra 1/ til 31/ med mulighet for forlengelse med ett pluss ett år. Eventuell forlengelse av avtalen skal skje minimum 3 måneder før utløp. Avtalen kan sies opp av Kongsvinger kommune med tre måneders varsel dersom avtalens intensjon ikke følges opp av xxxx. Dette skal i tilfelle varsles i forbindelse med det halvårige kontaktmøtet. Avtalen kan sies opp av xxx med tre måneders varsel dersom forutsetningene for driften ikke lenger er tilstede. Dette skal i tilfelle varsles i forbindelse med det halvårige kontaktmøtet. Avtalen er utarbeidet i to eksemplarer, ett til hver av partene. Kongsvinger xx/xx-2010 For Kongsvinger kommune For xxxxxxxxxxxxxxxxxx 11 av 13

12 Vedlegg 2.a Prisskjema Tilbudet skal gis i henhold til krav i konkurransegrunnlaget. Totalpris for leverandørens tilbud kr Vedlegg 2.b Bemanningsskjema Navn Gr.utd./ spesialitet % stilling Tilknytning/ ansettelsesforhold Andre arbeidsgivere/ egen virksomhet. 12 av 13

13 Vedlegg 3 HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldene skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Firma: Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) 13 av 13