KONTRAKT tjenestekjøp

Transkript

1 KONTRAKT tjenestekjøp Trondheim kommune (Oppdragsgiver) Postadresse: Postboks 2300 Sluppen Org. Nr.: Postnr: 7004 Telefonnr: Poststed: TRONDHEIM E-post: Kontaktperson: og Navn på leverandør (Leverandør) Postadresse: Postnr.: Poststed: Kontaktperson: Org.nr.: Telefonnr.: E-post: Avtaleområdet: Transport av brukere til dagsenter Avtaleperiode: med opsjon på års forlengelse Dokumentrangering: 1. Kontrakt 2. Konkurransegrunnlag 3. Leverandørens tilbud av (dato) Vedlegg til avtalen: Vedlegg 1 Prisskjema Avtale undertegnet: Dette avtaledokument med vedlegg er utferdiget i to eksemplarer hvorav partene beholder hvert sitt. For Trondheim kommune: Sted: Dato: Underskrift: For (leverandørens navn): Sted: Dato: Underskrift: Antall vedlegg: Antall sider: 6

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 GENERELT OM AVTALEN DEFINISJONER AVTALEPERIODE SPRÅK AVTALEN OMFANG OG INNHOLD LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR LEVERANDØRS FORPLIKTELSER LEVERINGSBETINGELSER LEVERINGSGARANTI FORCE MAJEURE FORSINKELSER MILJØ LEVERANDØRENS SIDEFORPLIKTELSER MØTER OG SEMINARER I KONTRAKTSPERIODEN STATISTIKK OG INFORMASJON FEIL LEVERING PRIS OG BETALING PRIS REGULERING AV PRISEN FAKTURERING OG BETALING FAKTURERING KRAV TIL FAKTURA MÅNEDSFAKTURERING E-FAKTURA KONSEKVENSER VED FEIL/MANGLER SAMARBEID OG OPPFØLGING I AVTALEPERIODEN GENERELT STATUSMØTER... 5

3 11.3 AVVIK KOMMUNIKASJON KONTRAKTSBETINGELSER TRANSPORT AV AVTALEN HEVING TVISTER ENDRINGER I LEVERANDØRS ORGANISASJON MV.... 6

4 1 Generelt om avtalen På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (leverandørens navn) som leverandør av transport av brukere til dagsenter. Avtalen mellom kommunen og leverandøren utarbeides i henhold til gjeldene lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 16. juli nr. 69, med tilhørende forskrifter fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006 (FOA). 2 Definisjoner I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med er nevnt som Leverandør. 3 Avtaleperiode Innkjøpsavtalen med leverandøren gjelder fra med opsjon på års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår. 4 Språk. All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk. 5 Avtalen 5.1 Omfang og innhold Denne avtalen regulerer de berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av transport av brukere til dagsenter til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter. Bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten. Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte prosjekter kan velge å ikke benytte seg av avtalen. 6 Lønns- og arbeidsvilkår Det stilles krav om at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale i vedkommende land, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. 7 Leverandørs forpliktelser Side 1

5 7.1 Leveringsbetingelser Levering av tjenesten skal skje iht. oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet. Kortere leveringstid kan avtales for den enkelte bestilling. For leveringssteder som ønsker det skal det avtales faste leveringstidspunkter. Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står Oppdragsgiver fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos annen leverandør. 7.2 Leveringsgaranti Leverandøren innestår for at tjenesteleveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet. Når Oppdragsgiver har behov for de tjenester det er inngått avtale for vil disse bestilles fra leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet. Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem. Ved mangelfull tjenesteleveranse skal det ytes en kompensasjon, jfr. punkt 9. Oppstår det kapasitetsmangel, dvs. at det er ikke mulig å levere tjenesten som er avtalt skal Oppdragsgiver varsles umiddelbart. 7.3 Force majeure Følgende omstendigheter skal betraktes som force majeure (fritaksgrunner) dersom de inntrer etter inngåelse av avtalen og hindrer oppfyllelse av den. Krig, opprør eller indre uroligheter, beslutning av offentlig myndighet, naturkatastrofe avbrudd i den offentlige kraftforsyning eller i den alminnelige samferdsel, betydningsfull arbeidskonflikt eller brann eller annen omstendighet av liknende karakter og inngripende betydning. 7.4 Forsinkelser Ved forsinkelser som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure forbeholder TK seg retten til å ilegge transportøren et forsinkelsesgebyr. Forsinkelsesgebyret vil være på 600,- kroner pr tilfelle Leverandøren ikke møter opp/leverer reisende som avtalt. Ved oppmøte/levering mer enn 15 minutter senere enn avtalt tidspunkt kan Oppdragsgiver i tillegg til forsinkelsesgebyr rette krav om dekking av ekstrautgifter som Oppdragsgiver blir påført som følge av forsinkelsen. Summen av gebyrer pr. måned kan ikke overstige 10 % av månedlig kontraktssum. Dersom summen av gebyrer pr. måned overstiger 10 % av månedlig kontraktssum, er dette å anse som vesentlig mislighold. Oppdragsgiver kan i et slikt tilfelle velge å heve kontrakten, eller utøve andre misligholdsbeføyelser som vesentlig mislighold gir etter alminnelig kontraktsrett. Bruk av gebyrer etter bestemmelsen her gjør ingen begrensning i Oppdragsgivers adgang til å fremme misligholdsbeføyelser som prisavslag, erstatning og heving dersom vilkårene for dette er tilstede etter alminnelig kontraktsrett. 7.5 Miljø Leverandøren garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter. Side 2

6 Leverandøren skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. 7.6 Leverandørens sideforpliktelser Leveransen omfatter følgende sideforpliktelser: Fylles ut før kontraktsignering ut i fra tildelt oppdrag Møter og seminarer i kontraktsperioden Dersom Leverandøren på eget initiativ ønsker å invitere Oppdragsgiver/ bestillere til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver. Leverandøren skal dekke alle kostnader til slike aktiviteter Statistikk og informasjon Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Innkjøpstjenesten og ev. andre enheter pr. e- post. All statistikk skal presenteres på regneark Excel, og tilbys uten ekstra kostnader for TK. Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov. 8 Feil levering Oppdragsgiver skal umiddelbart informere Leverandør om feil og mangler ved tjenesteleveransen. 9 Pris og betaling 9.1 Pris Prisene inkluderer alle kostnader herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til leverandørs tilbud datert (dato). Oppdragsgiver godtar ikke fakturering for tilkjøring til oppmøteplass, og lignende for frakjøring fra avlastingsplass. Det godtas ikke minstepris for oppdrag i form av minimum fakturert timeforbruk, avrunding til hel time eller lignende. Alle kostnader knyttet til transporten skal være innbakt i timepris. 9.2 Regulering av prisen Prisene er faste første avtaleår. Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene. Ved endringer i penge- og kredittpolitikken eller bankenes rammebetingelser som medfører vesentlig endrete kostnader for leverandøren, kan det ta opp forhandlinger om endringer i et møte mellom partene. 10 Fakturering og betaling På faktura skal alle priser spesifiseres som i prislisten, samt inneholde veiledende pris, rabatter og pris per enhet Fakturering Kommunens betalingsvilkår er netto pr.30 dager. Forutsetning for rettidig betaling er at faktura kommer frem senest 4 dager etter fakturadato og at tjenesten er mottatt og leveransen godkjent av bestillende enhet. Side 3

7 10.2 Krav til faktura Oppdragsgiver har innført skanning og elektronisk behandling av faktura. Oppdragsgiver stiller følgende krav til fakturaadresse og innhold: Fakturaadresse: Trondheim kommune fakturamottak Tkorg. kode: xxxxxx (=enhetens organisasjonskode) Postboks 2399 Sluppen 7004 TRONDHEIM Faktura skal inneholde følgende informasjon (på samme side) Tkref: xxx (xxx=ident eller navn på bestiller) Bestillingsnummer Leverandørens organisasjonsnummer (9 siffer) Leverandørens bankkonto Leverandørens navn Fakturanummer Fakturadato (helst på formen dd.mm.yyyy) Forfallsdato (helst på formen dd.mm.yyyy) Fakturasum (skal angis med 2 desimaler) Event. KID Spesifikasjon av evnt. moms Formatkrav: Enkeltsidig A4 Ingen skraveringer/farger i bakgrunnen på ledetekster og opplysninger Eventuelle vedlegg i A4 format, enkeltsidig Fullstendig faktura med alle vedlegg (samlefaktura er ikke ønskelig) Ved feil eller manglende utfylling av faktura vil den bli returnert og ny betalingsfrist vil bli beregnet etter ny faktura. Kun korrekte og godkjente fakturaer utløser betaling. Tillegg til beløpet i form av fakturagebyr e.l. vil også medføre retur av faktura. Delfakturering godtas ikke med mindre dette er skriftlig godkjent av bestiller. Dersom forfalte beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldene morarente iht. Lov om renter ved forsinket betaling mv Månedsfakturering Oppdragsgiver har som mål å få redusert de administrative kostnadene ved sine anskaffelser. En reduksjon i antall inngående faktura vil kunne bidra til dette. Oppdragsgiver ønsker en avtale med sine faste leverandører om månedlig fakturering til de enkelte enheter i kommunen (enheter med eget budsjettansvar). Leverandøren stiller seg positiv til dette da det kan være kostnadsbesparende for begge parter. Ved overgang til e-faktura kan behovet for månedsfakturering forsvinne E-faktura Oppdragsgivere i gang med innføring av elektronisk fakturatjeneste, jfr. NS4145:2008 fra sine leverandører. For leverandører vil dette innebære ansvar for å benytte til enhver tid gjeldende Side 4

8 offentlige standard meldingsformat for offentlige virksomheter. Løsningen skal være leverandøruavhengig. Partene dekker hver for seg egne kostnader ved bruk av elektroniske fakturatjenester. Dette er et viktig bidrag i arbeidet med digital fornying i kommunen, og en vinn - vinn situasjon både for Oppdragsgiver leverandør Konsekvenser ved feil/mangler Ved gjentatt påpekte feil og mangler i faktureringsrutinene, kan Oppdragsgiver forlange kopier av enhver faktura med underlag for å danne seg et bilde av problemet. Oppdragsgiver fastsetter selv perioden for et slikt tiltak (ikke tilbakevirkende) og kopiering skjer kostnadsfritt for Oppdragsgiver. Eventuelle feil eller mangler som avdekkes i forhold til merking, priser, kredittid og lignende vil resultere i et kompensasjonskrav. Kompensasjonen vil være det høyeste beløp av kr. 300,- pr. faktura med feil/mangler eller 2 % av fakturaverdien. I tillegg skal hele differansen krediteres kunden. 11 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden 11.1 Generelt Leverandøren og Oppdragsgiver skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale Statusmøter Det skal avholdes opptil 2 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov Avvik Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Innkjøpstjenesten skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen Kommunikasjon Ved kommunikasjon til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Innkjøpstjenesten i forkant. 12 Kontraktsbetingelser På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt. Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge Kontrakt Konkurransegrunnlag Leverandørens tilbud 12.1 Transport av avtalen Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Side 5

9 12.2 Heving Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis er rimelig frist til å rette på forholdet. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves. Eventuelt påløpt dagmulkt/ sanksjon for forsinkelse fra leverandør kommer ikke til fradrag i erstatningen Tvister Dersom det oppstår tvist om fortolkninger eller rettsvirkninger av kontrakten skal denne søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene frem skal saken avgjøres ved de ordinære domstoler, med mindre partene er enige om avgjørelse ved voldgift. Voldgift må i tilfelle være begjært innen 14 dager etter at partene er blitt enige om voldgiftsbehandling. Ved voldgift oppnevner hver av partene en voldgiftsmann og de partsoppnevnte voldgiftsmenn oppnevner i fellesskap en oppmann. Unnlater en part å oppnevne voldgiftsmann eller blir voldgiftsmennene ikke enige om oppmannen, foretas oppnevnelsen av justitiarius i Trondheim tingrett. For voldgiftsrettens oppnevnelse og saksbehandling gjelder ellers bestemmelsene i lov av 13. august 1915 nr. 6 om rettergangsmåten for tvistemål, kapittel 32. I tilfelle søksmål er Trondheim verneting for partene i kontrakten og garantistene, og varsel skal gis som for innenbysboende bestemt. Ved løsning av tvister ved søksmål eller voldgift skal norsk rett legges til grunn. 13 Endringer i leverandørs organisasjon mv. Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest. Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser. Side 6

10 Vedlegg: Ordnes før kontraktssignering. Side 1