Vårt hovedmål er å ha et økonomisk positivt resultat på driften. Det har vi nådd ved å fremstå med god kvalitet og mot.

Transkript

1 HÅNDBOK FOR NÆRINGSMIDDELTRYGGHET OG KVALITET 2014

2 Forord Hval Sjokoladefabrikk ASA er en nisjeleverandør av kvalitets sjokolade og sukkervarer til det norske marked med hoved vekt på løsvekt til plukk selv markedet. Vårt hovedmål er å ha et økonomisk positivt resultat på driften. Det har vi nådd ved å fremstå med god kvalitet og mot. Denne kvalitetshåndboken beskriver hvordan Hval Sjokoladefabrikk ASA styrer sitt arbeid for å sikre jevn og riktig kvalitet på og utvikling av våre produkter og tjenester gjennom et systematisk forbedringsarbeid. Vårt kvalitetssystem er under kontinuerlig utvikling og forbedring. Dette arbeidet gir oss stadig bedre rutiner, vedvarende høy kvalitet på alle plan, mer effektiv produksjon, mindre svinn og godt arbeidsmiljø. Det er disse fortinn som først og fremst skal sikre Hval en sentral plass i vår bransje i mange år fremover. Sandefjord R. Rune Forsberg Daglig leder Hval Sjokoladefabrikk ASA 2

3 1 INNHOLDSFORTEGNELSE Forside INNHOLDSFORTEGNELSE 3 INNLEDNING 4 Hval Sjokoladefabrikk ASA historie... 4 Hensikten med kvalitetshåndboken. 6 Kvalitetssystemets oppbygning og bruk.. 6 BASIS FOR KVALITETSSYRINGSSYSTEMET 9 Visjon 9 Forretningsområder...10 Forretningside...10 Kvalitetspolicy...11 Miljøpolicy...12 Organisasjon og ledelse...13 Kvalitetsmål...15 Miljømål...16 Helse, Miljø og Sikkerhet...16 SORTIMENT...17 Egenproduksjon...17 Importvarer...17 KONTAKTER...18 Hvor er vi...18 Kontakt oss...19 Kryssreferanser til BRC...20 Første utgave : 20 desember Denne utgave er av Denne utgave er gyldig inntil august 2015 Ansvarlig utgiver : DL i Hval Sjokoladefabrikk ASA 3

4 2 INNLEDNING 2.1 Hval Sjokoladefabrikk ASA sin historie. Hval Sjokoladefabrikk ASA er et norsk allment aksjeselskap med ca 500 aksjonærer. Selskapet ble startet 27 februar 1996 av konditormester / markedsøkonom R. Rune Forsberg. Omsetningen første året ble ca 3 mill kr. og det var 4 ansatte og selskapet leide lokaler på Pindsle de første 3 årene. Omsetningen i 2011 ble 37mill kr. I tillegg står Hval for over 10 mill kr i sjokoladeavgift til staten. Selskapet leier nå lokaler v/ E 18 og på Fokserød utenfor Sandefjord. HVAL ANNO 1999 I 2003 ble lokalene utvidet til det dobbelte og sommeren 2004 ble både marsipan og sjokoladelinjen solgt og det ble kjøpt inn to nye linjer med 4 ganger så stor kapasitet. I 2008 er det 10 fast ansatte. I tillegg er det ca 10 på deltidsstillinger som til sammen utgjør ca 3 årsverk. Det ble montert ny pakkelinje også for marsipanlinjen i Sjokoladelinjen har hatt slik automatisk pakkelinje siden Det produseres 6 produkter på marsipanlinjen i ulik paknings størrelse. På sjokoladelinjen produseres det 5 varianter i ulik paknings størrelse. Løsvekt markedet utgjør ca 2/3 av produksjonen. Hval selger også importerte sjokolader fra Belgia og geleprodukter fra Sverige. I 2011 ble det solgt ca 1000 tonn sjokolade, marsipan og gele. Totalkapasiteten pr døgn er ca 5 tonn som er det samme som ble solgt hele det første året. Hval bygde nytt ferdigvarelager på 1200 kvm sommeren 2011 som Hval Sjokoladefabrikk ASA nå eier selv. 4

5 Hval anno 1997 på Pindsle Hinderveien 10 i Sandefjord Hval februar 2009 på Fokserød, Klinestadmoen 7. 5

6 Hensikten med kvalitetshåndboken Kvalitetshåndboken ble utviklet for å sette standard for vårt arbeid med kvalitetsparametre. Kvalitetshåndboken gir en kortfattet beskrivelse av Hval sjokoladefabrikk ASA sitt kvalitetssystem, som omfatter bedriftens syn både på kvalitet og miljø. Håndboken skal definere og gjøre kjent hva som er riktig kvalitet for oss. Kvalitetssystemet skal være et verktøy for ledelsen for å oppnå Hval sjokoladefabrikk ASA sine mål, basert på visjoner og strategi og et hjelpeverktøy for de ansatte til å utføre deres arbeidsoppgaver og hvordan intern kommunikasjon foregår. Kvalitetshåndboken gir informasjon til våre kunder om vårt forberedingsarbeid og synliggjør våre ambisjoner. Kvalitetssystemets oppbygning og bruk Kvalitetsboken (KB), den Overordnede Operative delen og den Operative delen representerer den formelle dokumentasjonen av kvalitetssystemet til Hval Sjokoladefabrikk ASA (se figur 1) KB Overordnet * Kvalitetskostnader operativ del Operativ del * Organisasjonskart * Stillingsinstrukser * Prosedyrer * SOP (Standard Operational Procedure/instrukser) * Skjema Figur 1 Kvalitetshåndboken (KB) gir en generell beskrivelse av bedriften Hval sjokoladefabrikk ASA. Den går ikke i detaljer, men refererer til relevante prosedyrer og instrukser i vårt elektroniske dokumentasjonssystem (EK-leser). Daglig leder er ansvarlig for utgivelse av KB. Det foretas en revidering av Kvalitetshåndboken hvert år. Den Overordnede Operative delen inneholder kvalitetsstandarder som er styringsverktøy for hele bedriften. Den Operative delen inneholder overordnede prosedyrer og detaljerte dokumenter for de enkelte enhetene/avdelingene. Disse er styringsverktøy i det daglige arbeid. Alle avdelingslederne er ansvarlig for utarbeide og godkjennelse av denne delen. Verktøy for styring av kvalitet og miljø, samt kontroll og prøving, utvikles kontinuerlig. -6-

7 Revisjoner Kvalitetsrevisjoner blir gjennomført av flere grunner: for å verifisere at aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med system vi har fastlagt, om det medfører oppfyllelse av næringsmiddellovgivningen, samt internkontrollforskriften. Revisjoner skal også kartlegge om kvalitetssystemet er effektivt og brukervennlig. Hval Sjokoladefabrikk definerer 4 typer revisjoner: Interne revisjoner av alle avdelinger, basert på en årlig revisjonsplan Revisjoner fra kunder Revisjoner av leverandører Revisjoner fra myndighetene Kommunikasjon * Ekstern kommunikasjon Kommunikasjon med vare og tjenesteleverandører samt kunder og forbrukere skjer jevnlig på e mail eller telefon, men alltid e mail når det er viktig informasjon som skal gis eller mottas. Det gis produktinformasjon til forbruker på emballasje, mens kunder får tilleggsinformasjon om lagring, holdbarhet osv på egne produkt ark. Myndigheter og organisasjoner får nødvendig informasjon på egnet medium. Det gis særskilt oppmerksomhet vedr. eventuelle oppståtte farer med de produkter vi produserer. Alle aktuelle lover, forskrifter og regler finnes oppdatert i vårt kvalitetssystem. Det er daglig leder som har ansvar for all ekstern kommunikasjon. * Intern kommunikasjon Ledergruppen har jevnlige møter meg agenda i tillegg til daglig kontakt vedre. løpende spørsmål og forhold som krever en løsning. Kommunikasjonen og informasjonsflyten foregår mye på e mail, og alle i gruppen legger aktuell informasjon som kopi til orientering. Dette gjelder alle saker vedrørende næringsmiddeltrygghet, og andre saken av betydning. Utgangspunktet er at det heller gis for mye enn for lite informasjon. Saker som er listet opp under neste avsnitt som inngår i ledelsens gjennomgang er saker det alltid skal informeres om. Ledelsens gjennomgang En gang pr år skal Kvalitetssjefen (QM) ta initiativ til Ledelsens gjennomgang. Her skal ledelsesgruppen revidere det eksisterende kvalitetssystemet. Gjennomgangen er basert på: Resultat av interne og eksterne revisjoner Reklamasjonsstatistikker Avviksstatistikker Kvalitetsmål Saker fra tidligere Ledelsens gjennomgang Gjennomgang av rutiner, nye produkter, nye råvarer, endringer, produksjonsanlegg, renhold, emballasje, personalforhold, forskrifter, Alt som kan påvirke næringsmiddeltrygghet. Avviksbehandling Kvalitetssystemet brukes aktivt som et verktøy for kontinuerlig forberedning i Hval sjokoladefabrikk ASA (se figur 2). I vårt avvikssystem vil alle potensielle forbedringstiltak fanges opp så vi kontinuerlig kan forbedre oss. Kortsiktige tiltak og eventuelle korrigerende tiltak skal vurderes for hvert forbedringstiltak, og verifiseres av effekten av tiltaket skal registreres. 7

8 Kortsiktige tiltak: Tiltak som gjøres så raskt som mulig for å begrense konsekvensene av avviket. Korrigerende tiltak: Tiltak som gjøres for å fjerne årsakene til avviket, slik at de ikke oppstår på nytt. Enhver medarbeider har tilgang til å registrere forslag, og direkte komme med forslag til korrigerende tiltak. Disse gjennomgås under Ledelsens gjennomgang. Kvalitetssjefen har ansvaret for å verifisere eventuelle korrigerende tiltak slik at effekten av tiltakene måles. Forebyggende tiltak skjer kontinuerlig i form av prosedyrer og instrukser. Grunnlaget for preventive tiltak i produksjonen er HACCP (se Mattrygghet ). Avvik MÅL Verifisering Kortsiktige tiltak Fig 2 Opplæring Korrigerende tiltak Hensikten med opplæringsprosessen er å identifisere behovet for opplæring og sørge for at alle ansatte har nødvendig kompetanse for å nå bedriftens mål. I de enkelte avdelinger er kravene til de forskjellige arbeidsoppgaver definert. Personer som utfører dette arbeidet skal ha dokumentert kompetanse. Enhver medarbeider er ansvarlig for kvaliteten av eget arbeid. Mattrygghet For å sikre trygg mat frem til forbruker forholder Hval Sjokoladefabrikk ASA seg alltid til det gjeldende regelverk på dette området, og sørger for at alle produkter tilfredsstiller disse kravene. Gjennom gode innkjøpsrutiner med krav til dokumentasjon, skal råvarer hele tiden tilfredsstille krav for å sikre et trygt sluttprodukt. I tillegg har Hval Sjokoladefabrikk ASA en HACCP gruppe det alle avdelingsledere samt daglig leder deltar. HACCP er en forkortelse for Hazard Analysis and Critical Control Point ( Kritisk kontrollpunkts analyse ) For å kunne foreta en risikovurdering av kritiske punkter i produksjonen brukes HACCP som verktøy. På denne måten fjernes mulige årsaker til avvik så tidlig som mulig i prosessen. HVAL Sjokoladefabrikk ASA ble i 2005, 2006, 2007, 2008, 2009og 2011 godkjent for BRC sertifikat av Det Norske Veritas. I 2010 ble vi sertifisert av NEMCO. Fra 2012 er vi sertifisert mot ISO Change control Ved vurdering eller endring av en produksjonsprosess eller pakkeprosess skal det gjennomføres analyser for å fjerne mulige feilkilder, og for å sikre at endringen ikke påvirker kvaliteten av produktet. Her skal også HACCP benyttes som verktøy. 8

9 BASIS FOR KVALITETSSTYRINGSSYSTEMET Visjon Hval Sjokoladefabrikk ASA skal gi gode smaksopplevelser Hval Sjokoladefabrikk ASA skal være kundefokusert og ha et nært samarbeid med de største kundene. Solid fagkompetanse og god kunnskap om markedet er nøkkelord for å oppfylle våre krav. Vi skal være en innovatør i bransjen og komme med nyheter hvert år. 9

10 Forretningsområder Hval Sjokoladefabrikk ASA har 3 prioriterte forretningsområder, som vist på figur 3. HVAL Løsvekt hg Faghandel bokser Dagligvare poser Figur 3. Forretningside Hval Sjokoladefabrikk ASA skal produsere og selge sjokolade og naturlig tilhørende varegrupper av beste kvalitet. Et HVAL produkt skal være konsumentens første valg. Hval vil forsøke å få til produksjon av EM for dagligvarekjedene som et bein 4 10

11 Kvalitetspolicy Riktig kvalitet for Hval Sjokoladefabrikk ASA er at ferdigvarer oppfyller de fastsatte spesifikasjoner. Kvalitet for Hval Sjokoladefabrikk ASA er først og fremst god smak, men også at produktet og tjenestene blir oppfattet som god av våre kunder og forbrukerne. Gode holdninger til kvalitet må være en integrert del av alt vi gjør og alt det vi planlegger å gjøre. Hval Sjokoladebabrikk ASA er av den oppfatning av at kvalitet starter fra råvaren som må ha en god kvalitet ( smak, holdbarhet ). Vi setter kvalitet foran pris. Vi vil aldri bli billigst, men vi skal alltid være best på smak. De beste råvarene koster alltid noe mer. Vi skal utarbeide og opprettholde et aktivt kvalitetssystem fra innkjøp av råvarer til salg og utlevering av ferdigvarer, med sikker og trygg mat frem til kunde og forbruker. Prosedyrene i kvalitetssystemet skal sikre at den riktige saksgangen blir fulgt hver gang. Systemet skal avdekke avvik og være et verktøy for stadig forbedring. Riktig kvalitet er et av de viktigste elementene for å tilfredsstille kundene og forbrukernes behov, samt for å måle Hval Sjokoladefabrikk ASA sin innsats. Kvaliteten er også viktig for å bestemme vår økonomiske og komersielle suksess. For å oppnå riktig kvalitet har vi innført standarder som gjelder hele organisasjonen. Disse standarder er minimunskrav for alle ansatte i Hval Sjokoladefabrikkk ASA. Kundene setter strenge krav til leveringssikkerhet og leveringsgrad. Logistikk fra råvarekjøp til levering av ferdigvarer er en viktig del av vårt kvalitetspolicy. Elektroniske hjelpemidler og sporingsverktøy blir også en viktig del. Kvalitetssystemet i Hval Sjokoladefabrikk ASA er basert på offentlige myndigheters krav etter matloven og alle forskriftene bl.a. merkeforskriften og sjokoladeforskriten samt andre offentlige krav når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. ISO er en selvpålagt kvalitetsstandard for matvarer med utvidelse av krav og standarder for å sikre en jevn og høy kvalitet i alle ledd. 11

12 Miljøpolicy Hval Sjokoladefabrikk ASA arbeider målrettet med helse miljø og sikkerhet. Det er vårt mål å beskytte de ansattes liv og helse og dessuten hindre miljøforurensninger, samt skade på utstyr. Vi arbeider systematisk for å være en bedrift med trygge og sikre arbeidsplasser, med godt arbeidsmiljø og lav skade-, belastnings- frekvens. Kjemiske produkter er kun til bruk ved renhold og vedlikehold. Holde lav støy fra produksjon er viktig innenfor innemilø. Produksjonen påvirker ikke det ytre miljø. Kildesortering, marerialgjennvinning og riktig håndtering av returvarer gjennomføres. Hval Sjokoladefabrikk ASA ønsker å fremstå som en grønn bedrift som verner om nærmiljø og omgivelsene. Bevissthet om energiforbruk, ENØK tiltak, effektiv logistikk for å hindre unødig transport samt hindre unødig vannforbruk er prioriterte arbeidsoppgaver. Medarbeidernes bevissthet om sitt miljøansvar skjer gjennom bedriftens internkontrollsystem. Dette bidrar til at holdninger og engasjement stadig finnes i bedriften. 12

13 Organisasjon og ledelse Hval Sjokoladefabrikk ASA er organisert som vist under. Daglig leder Kvalitetssjef Teknisk sjef Produksjons sjef Logistikk sjef Produksjons-medarbeidere Ekstrahjelp og sesongabeidere Figur 4 : Organisasjon Hval Sjokoladefabrikk ASA Daglig leder Har det overordnede ansavar ved Hval Sjokoladefabrikk ASA. Han har ansvaret for at kvalitetspolicyen og kvalitetsmål implementeres og blir fulgt opp, og for at gjeldende lover og forskrifter blir fulgt i bedriften. Oppgaver blir delegert nedover i linjen, men det totale ansvar for kvaliteten er forankret i toppledelsen. Daglig leder skal legge forholdene tilrette slik at kravene blir fulgt. Daglig leder har ansvar for utvikling av nye produkter. 13

14 Kvalitetssjef Er en støttefunksjon til daglig leder på sertifisering og implementering og oppdatering av kvalitetssystemet til Hval Sjokoladefabrikk mot ISO Produksjons leder Har det overordnede ansvar for produksjonen, renhold, kvalitet, helse og indre miljø. Personalansvar overfor medarbeidere i produksjon og ekstrahjelpere. Logistikk leder Har det overordnede ansvar for logistikk og den totale vareflyt fra og med ferdigvarelager til kunden / transportør samt eksport. Fakturering, innkjøp og varetelling av råverer og emballasje er viktige oppgaver. Teknisk leder Har det overordnede ansvar for vedlikehold av maskiner og utstyr inkl. IT, samt byggning innvendig / utvendig og utearealer. Teknisk leder bistår daglig leder i arbeidet med å følge opp, rapportere og arkivere kravene i BRC. 14

15 Kvalitetsmål Ved å gjennomføre kartlegginger, med utgangspunkt i gjeldende kvalitets- og miljøpolicy, skal det fastsettes årlige mål. Disse skal settes opp i handlingsplaner som følges opp i Hval Sjokoladefabrikk ASA sine ledermøter. HOVED - MÅLET ER : Reduksjon av reklamasjoner DEL - MÅLET ER : Tilfredsstillende bakteriologiske analyser. Ingen fysisk kontaminering Ingen krysskontaminering av allergener For å oppnå målene benyttes flere styringsverktøy. En innarbeidet kvalitetshåndbok sikrer at alle ansatte i Hval Sjokoladefabrikk ASA jobber mot samme mål, og følger oppsatte retningslinjer. HACCP; Hval har et kritiske kontroll punkter (CCP). Det er fare for metall i produktene. Metalldetektoren på sjokoladelinje og marsipanlinje blir kontrollert av produksjonsleder tre ganger om dagen og blir registrert på skjema. CCP punktene blir revidert årlig. System for reklamasjonsbehandling og statistikk for å redusere antall reklamasjoner. Risikobasert intern revisjon som sikrer at våre systemer fanger opp eventuelle avvik. Risikobasert innkjøpssystem som sikrer at vi får trygge råvarer inn til vår produksjon som er i overensstemmelse med lover og forskrifter. Risikobasert produktutvikling som sikrer forbruker og at produktet overholder sikkerhetskrav og juridiske krav. System som sikrer sporbarheten fra råvare til ferdig vare og omvendt. Produksjonsplanlegging skal sikre kontinuerlig kommunikasjon mellom salgsapparatet, produksjon, produktutikling og kvalitetskontroll. Et avviksystem registrerer avvik og viser statistikker som gir oss muligheten til å treffe korrigerende tiltak. Kontroll og stikkprøvelagring av ferdigvarer for å sikre riktig kvalitet og holdbarhet. Periodiske bakteriologiske analyser av autorisert firma. System for renhold og personlig hygiene som sikrer trygge matvarer. 15

16 Miljømål : MILJØMÅLET ER : Ingen miljøfarlige utslipp fra fabrikken. Når det gjelder egne miljømål vil det fokuseres på avfallshåndtering, kjemikalier og emballasjevalg. Vi skal strebe mot minimal bruk av spesialavfall og helefarlige kjemikalier. Bedriften er en svært miljøvennlig bedrift, der det ikke forekommer noen miljøfarlige utslipp eller avfall. Helse, Miljø og Sikkerhet Hval Sjokoladefabrikk ASA har etablert et internkontrollsystem for Helse, Miljø og Sikkerhet. Ansvarlig for kontinuerlig oppfølging har leder for den enkelte avdeling. Avdelingsleder skal ivareta sikkerhet- og miljø spørsmål for å sikre personvernet og bedriftens eiendom samt oppfylle myndighetenes og egne miljøkrav. Alle ansatte har ansvar for at helse, miljø- og sikkerhetsarbeid fungerer og plikter å melde fra ved enhver form for avvik, slik at skader og uhell kan forebygges og unngås. 16

17 Sortiment Egenproduksjon Sjokoladelinjen : flere varianter i ulike pakningsstørrelser Marsipanlinjen : flere varianter i ulik pakningsstørrelser. Håndproduksjon : noen få varianter kun til eget utsalg samt konfekt. Importvarer Sjokolade importeres fra Belgia flytende i tankbiler. Marsipan importeres fra Danmark i pakker på 5 kg ferdig til forming. Gele importeres ferdig fra Sverige og pakkes om i ulike størrelser. Kjeks importeres fra Sveits og trekkes med Hval sjokolade : Gull Hval. Snacks importeres fra Spania og trekkes med sjokolade. 17

18 Kontakter Hvor er vi? Hval sjokoladefabrikk ASA ligger helt inntil E 18, på Fokserød, ved avkjøring til Torp flyplass i Sandefjord og så 500 meter sydover på Raveien, til Fokserød industriområde øst. Besøk- / leverings adresse : Klinestadmoen 7, 3241 Sandefjord, Norway Mail : post@hvalksjokolade.no Hjemmeside : www. hvalsjokolade.no Tlf. : Fax:

19 Kontakt oss Hval Sjokoladefabrikk ASA Besøksadresse : Klinestadmoen Sandefjord Norge Postadresse : P.B Sandefjord Norway e mail : post@hvalsjokolade.no daglig leder : rune@hvalsjokolade.no varekjøp : ordre@hvalsjokolade.no produksjon: produksjon@hvalsjokolade.no Hjemmeside : Tlf. Sentralbord : ( ) Telefax : ( ) Mobil ( daglig leder : R. Rune Forsberg ) : ( ) Mobil ( logisikk leder : Per Mørken ) : ( ) Mobil ( teknisk leder : Bjørn Eriksen ) : ( ) Mobli ( produksjonssjef : Jon G. Johannessen ) : (00 47)

20 Kryssreferanser til BRC BRC NR : KS- systemet i Hval Sjokoladefabrikk 1. HACCP systemet 2.3 Kvalitetshåndbok Overordnet operativ del Operativ del 2. Kvalitetssyringssystem 2.2/2.3/ /3.7 Kvalitetshåndbok Overordnet operativ del Operativ del 3. Miljøstandarder for fabrikken 3.5/3.7.1 Kvalitetshåndbok Overordnet operativ del Operativ del 4. Produktkontroll 2.3 Kvalitetshåndbok Overordnet operativ del Operativ del 5. Prosesskontoll 2.3 Kvalitetshåndbok Overordnet operativ del Operativ del 6. Personale 2.3 Kvalitetshåndbok Overordnet operativ del Opertaiv del Kryssfreferanselisten blir løpende oppdatert i samsvar med revidering av kvalitetshåndboken.. 20