Kravspesifikasjon vaskeritjenester for tekstiler i helsesektoren

Transkript

1 Kravspesifikasjon vaskeritjenester for tekstiler i helsesektoren Saksnummer

2 Innhold 1. Beskrivelse av oppdraget Omfang Generelt Deltilbud I Helseetaten Velferdsetaten Sykehjemsetaten Deltilbud II Hjemmetjenesten Oppsummering Minimumskrav Minimumskrav - hygiene Minimumskrav miljø Minimumskrav levering/logistikk Minimumskrav - kvalitet vask og etterbehandling Minimumskrav generelt for tekstiler Minimumskrav - leiet arbeidstøy Deltilbud I Minimumskrav leiet arbeidstøy Deltilbud II Minimumskrav - diverse Tildelingskriterier

3 1. Beskrivelse av oppdraget Oppdragsgiver har behov for en tjeneste som inkluderer vask av arbeidstøy og institusjonstøy. Tjenesten skal også inkludere innhenting og utlevering av tekstilene opp til flere ganger i uken til en rekke ulike virksomheter i Oslo kommune. Enkelte virksomheter ønsker å eie tekstilene selv, mens andre ønsker at også leie av tekstilene skal kunne gjøres hos vaskeripart. Tjenesten som anskaffes skal dekke behovet til helseforetakene som ligger under Byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester (EST). Under EST ligger Barne- og familieetaten, Helseetaten (HEL), Velferdsetaten (VEL), Sykehjemsetaten (SYE) samt de 15 bydelene med tilhørende hjemmetjenester. Tekstilene som skal vaskes er i hovedsak arbeidstøy og institusjonstøy. Med institusjonstøy menes dynetrekk, putevar, laken, stikklaken, stretchlaken, vaskekluter, håndklær, sengetepper, pledd etc. (listen er ikke uttømmende). Arbeidstøy til SYE, HEL og VEL vil være typisk helsetøy, bestående av bukser og kitler i tillegg til legefrakker. Arbeidstøy til hjemmetjenesten skal være tilpasset helårsbruk og ha et mindre institusjonelt preg. Vask av arbeidstøy vil være aktuelt for hjemmetjenesten i alle 15 bydeler samt de opplistede etatene. Vask av institusjonstøy vil i hovedsak være aktuelt for sykehjemmene og virksomheter under HEL og VEL. Behovet for vaskeritjenester for flere av etatene tilhørende EST er ikke nytt, og flere har derfor avtaler som løper per i dag. Det nye aspektet ved avtalen er hjemmetjenestenes behov for vaskeriavtaler etter som de har blitt pålagt bruk og vask av uniformer i arbeidsgivers regi. 2. Omfang Med bakgrunn i statistikk hentet fra dagens leverandør anslås det at Sykehjemsetaten bruker ca. 3 millioner kroner, Helseetaten bruker ca. 2,4 millioner kroner og Velferdsetaten bruker ca kr årlig på vaskeritjenester. For hjemmetjenestene i bydelene eksisterer ikke historiske tall eller statistikk, da disse virksomhetene tidligere ikke har benyttet vaskeritjenester. I tillegg vasker noen av sykehjemmene per d.d. eget tøy, men vil potensielt tiltre vaskeriavtalen på sikt. 2.1 Generelt Estimert omfang medfører ingen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Leverandør må legge til grunn at estimert omfang er beheftet med betydelig usikkerhet. Det er ment som en indikasjon på avtalens størrelse og omfang. Det skal i løpet av avtaleperioden kunne gjøres justeringer i tjeneste- og produktsortimentet ved behov. Det må også tas høyde for at det kan bli endringer og utvidelse i antall leveringssteder eksempelvis ved omorganisering, flytting etc. Enkelte virksomheter krever at ikke alle tekstilene avleveres/hentes på samme sted, altså vil en virksomhet kunne ha flere leveringsadresser. Dette gjelder i størst utstrekning for hjemmetjenestene, der den enkelte bydel har 1-5 ulike leveringsadresser. Eventuelle nye leveringsadresser i avtaleperioden skal inkorporeres i avtalen til samme vilkår som øvrige leveringssteder uten ekstra vederlag. Se vedlegg 7 for detaljer liste over virksomhetene som kan benytte avtalen. 3

4 Ved leie av tekstiler er det estimert hvor mange plagg som må disponeres for den enkelte ansatte ut fra hvor stor stillingsprosent vedkommende har. Dette må avklares nærmere på møte med den enkelte virksomheter, ref. minimumskrav 5 levering/logistikk. Det er estimert at følgende stillinger vil kreve: Stillingsprosent Antall overdeler Antall bukser 100 % % % % % Deltilbud I Helseetaten Tannhelsetjenesten Tannhelsetjenesten er organisert under Helseetaten og har 27 klinikker, inklusive tannlegevakten, Oslo fengsel og Bredtveit fengsel. Tannhelsetjenesten har behov for inn- og utkjøring, vask og leie av arbeidstøy samt vask og leie av noe institusjonstøy (kjøkkenhåndklær og putetrekk). For tannhelsetjenesten skal det være mulig å velge personmerkede klær, men det vil også være aktuelt at det kun velges størrelsesmerking. Tannhelsetjenesten har ansatte i ulike stillingsbrøker og har i dag ca. 200 årsverk. Ny, ren uniform skal benyttes for hvert skift Allmennlegevakten Allmennlegevakta eier sitt eget arbeidstøy hvilket består av bukser, kitler og frakker. For arbeidstøy er derfor behovet kun knyttet til vaskeritjenester. Behovet for institusjonstøy skal dekkes ved å leie av Leverandør. Det understrekes at forholdet mellom eie/leie av både arbeidstøy og institusjonstøy vil kunne endres Avdeling Aker Avdeling Aker består av kommunal akutt døgnenhet (KAD) samt en legevakt. Avdeling Aker eier også sitt eget arbeidstøy, hvilket består av bukser, kitler og frakker. Institusjonstøy må leies av Leverandør. Avdeling Aker skal i løpet av 2015 utvides slik at KAD går fra 32 til 75 sengeposter. Enhetene som ligger under Helseetaten har per i dag en avtale som varer tom Dette betyr at disse enhetene ikke vil inkorporeres i avtalen før denne tid Velferdsetaten Velferdsetaten har i hovedsak diverse omsorgsinstitusjoner som benytter vaskeritjenester. For VEL er det behov for vask av både institusjonstøy og arbeidstøy. Institusjonene har ca. 200 døgnplasser. Se minimumskrav leiet arbeidstøy HEL, VEL og SYE for nærmere informasjon om tekstilene. 4

5 2.2.3 Sykehjemsetaten Sykehjemsetaten består per i dag av 53 sykehjem, hvorav 23 er kommunalt drevet og de resterende er drevet av private aktører. I Sykehjemsetaten vil det i hovedsak være behov for vask av institusjonstøy og arbeidstøy. Denne avtalen gjelder i hovedsak de kommunalt driftede sykehjemmene. Av disse har Silurveien sykehjem, Midtåsenhjemmet, Kingosgate bo- og rehabiliteringssenter, Grünerløkka sykehjem, Akerselva sykehjem og Aker rehabilitering per nå en vaskeriavtale som varer ut Disse sykehjemmene vil ikke bli inkorporert i avtalen før etter den tid. De resterende kommunale sykehjemmene vasker eget tøy med egne maskiner. Denne praksisen er forventet å trappe ned, slik at flere sykehjem etter hvert vil delta på denne kontrakten. De kommunale sykehjemmene har til sammen ca sengeplasser fordelt på spesialplasser, kortog langtidsopphold. Sykehjemmene som er listet opp ovenfor, og som i første omgang vil tiltre avtalen har i underkant av 600 sengeplasser. Et rundt regnet estimat basert på tall fra de kommunalt drevne sykehjemmene i Sykehjemsetaten, viser at det er ca. 0,80 ansatte på vakt per døgn, per sengeplass. Dette gir at anslag på ca. 500 uniformer per dag. Det understrekes at dette kun er et estimat og et uforpliktende anslag fra oppdragsgiver. 2.3 Deltilbud II Hjemmetjenesten I Oslo kommune er det i hovedsak de kommunalt drevne hjemmetjenestene som vil bli omfattet av avtalen. Disse er organisert under hver av de femten bydelene. Samtidig driver også noen private aktører hjemmetjenester for Oslo kommune. Av disse private aktørene har vi listet opp fire virksomheter i vedlegg 7, som også skal ha mulighet til å tilknytte seg avtalen. Hjemmetjenestene i bydelene vil kun ha behov for inn- og utlevering, samt vask av arbeidstøy og vil tilordnes som en egen delkontrakt. Arbeidstøyet skal i hovedsak bestå av kittel og bukse. Arbeidet hjemmetjenesten utfører, gjør at de i løpet av en arbeidsdag beveger seg mye utendørs mellom ulike brukere. Tøyet må derfor være egnet til slik bruk. For enkelte vil også hodeplagg/hijab inngå i uniformen og må derfor også kunne tilbys. Bydelene står fritt til å velge om de ønsker å eie arbeidstøyet selv, eller om de vil leie tekstiler av vaskerileverandør. Dersom leietøy velges, skal tøyet ikke personmerkes, men kun merkes med fra størrelse. Se minimumskrav for leiet arbeidstøy hjemmetjenesten for mer informasjon om tekstilene. Det estimeres at omfanget vil være ca sett (kittel og bukse) uniformer per dag. Som tidligere nevnt er vask av arbeidstøy for hjemmetjenesten et nytt avtaleområde og det må derfor påregnes at det i oppstartsfasen vil kunne være utfordringer knyttet til garderobeløsninger, oppbevaring av tøy etc. Av de femten bydelene har Bydel Nordstrand og Bydel Stovner en løpende avtale som opphører hhv og og vil etter dette tilslutte seg denne avtalen. 5

6 2.4 Oppsummering Virksomhet Vask av arbeidstøy Vask av institusjonstøy Leie eller eie arbeidstøy Leie eller eie institusjonstøy Sykehjemsetaten X X Leie og eie Leie og eie Hjemmetjenesten X - Leie og eie - Velferdsetaten X X Leie og eie Leie og eie Tannhelsetjenesten X X Leie Leie Avdeling Aker X X Eie Leie Allmennlegevakten X X Eie Leie Oppdragsgiver understreker at avtalen skal åpne for at behovet til de enkelte etatene endrer seg i løpet av avtaleperioden. Både omfang og fordeling av eide/leide tekstiler vil kunne endre seg. 3. Minimumskrav Leverandør skal følge alle norske lover og regler som gjelder for virksomhetsområdet de operer under. 3.1 Minimumskrav - hygiene Nr. Krav 1 Det kreves at vaskeriet oppfyller krav satt av Norske vaskeriers kvalitetstilsyn (NVK) som følger av siste tilgjengelige Bransjestandard «Smittevern for vaskerier som behandler tekstiler til helseinstitusjoner». Pt. utgave av mai Se link eller vedlegg 8. ( vern_for_vaskerier_som_behandler_t ekstiler_til_helseinstitusjoner_2015.p df) 2 Leverandør skal uten tillegg i pris kunne motta smittetøy, behandle dette forsvarlig etter de til en hver tid gjeldende hygieniske retningslinjer fra helsemyndighetene. Dokumentasjonskrav Bevis på medlemskap i NVK eventuelt godkjenningssertifikat iht. bransjestandardens kapittel 9. 6

7 3 Tekstilene som leveres skal være hygienisk rene. 3.2 Minimumskrav miljø 4 Kjemikaliebruk: Kjemikalier skal ikke være klassifisert som miljøskadelige, giftige, meget giftige, kreftfremkallende, arvestoffskadelige eller reproduksjonsskadelige i henhold til forskrift om klassifisering, merking og emballering av stoffer og stoffblandinger (CLP). Dokumentasjonskrav Signert egenerklæring på at kjemikalier som brukes ikke har egenskapene nevnt i venstre kolonnes første avsnitt, eller inneholder kjemikalier listet opp i venstre kolonnes andre avsnitt. Stoffer som utgjør en alvorlig miljø- og helsefare, eller som står på Klima- og forurensningsdirektoratets prioritetsliste over kjemiske stoffer med uheldige egenskaper, er uønsket. Følgende kjemikalier skal ikke benyttes: - Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater - LAS (lineære alkylbenzensulfonater ) - DADMAC (dialkyldimetylammon iumklorid) og tilsvarende - Perborater - Muskxylener 3.3 Minimumskrav levering/logistikk 5 Leverandør skal før oppstart av tjenesten besøke alle de ulike leveringsstedene som ønsker det for å avklare forhold rundt leveransen Dokumentasjonskrav evt utfyllende beskrivelse av oppfyllelse av krav fra Leverandør 7

8 (henting, levering, bestilling, hvilken type uniformer etc). Leverandør skal også, til de som ønsker å leie tekstiler, ha med prøvetekstiler i alle størrelser slik at de som ønsker kan prøve og finne riktig størrelse/passform. Det er leverandørs ansvar å samle inn og lagre informasjonen. 6 Det skal avtales fast(e) leveringsdag(er) for det enkelte leveringssted i samarbeid med Leverandør. 7 For å sikre forutsigbarhet i leveransene har leverandør ansvar for å lage en tidsplan for innlevering/avhenting av tekstiler på de ulike leveringsstedene. 8 For virksomheter som skal ha levering flere ganger i uken, skal ikke levering skje påfølgende dager. Eksempelvis skal det ikke leveres mandag og tirsdag, men eksempelvis mandag og torsdag. 9 Tekstiler skal leveres/hentes innen tidsrommet , dersom annet ikke er avtalt med virksomheten. 10 Utkjøring og henting av tekstiler ved høytider/helligdager skal tilfredsstille enhetens behov, og det skal avtales på forhånd dersom levering avviker fra vanlig avtale. 11 Leverandør skal holde alt av nødvendig transportutstyr; tøyvogner, tøystativ, transportemballasje, sekker og overtrekk. 12 Tøy skal leveres på traller sortert etter størrelse, farge, modell, og være klart til bruk. 13 Hvert enkelt tjenestested skal ha tilbake sitt eget tøy. 14 Hvert enkelt leveringssted skal ligge inne med en fast bestilling, men den skal enkelt kunne justeres ved behov. 15 Det er leverandørens ansvar å ha oversikt over mengde tøy levert og hentet på den enkelte virksomhet. 8

9 3.4 Minimumskrav - kvalitet vask og etterbehandling 16 Tekstilene som leveres skal være glatte og krøllfrie og klar til bruk ved levering. NB! Håndklær, vaskekluter, kjøkkenhåndklær, helsetepper, nattøy og morgenkåper trenger ikke glattes 17 Tekstiler med utilfredsstillende vaskeresultat skal tas i retur av leverandør uten ekstra kostnader. 18 Skader påført tekstilene under vaskeprosessen er tilbyders ansvar og kostnad. (I tilfeller der Oppdragsgiver selv eier tekstilene, er det Oppdragsgivers ansvar å påse at tekstilene tåler å vaskes etter de standarder som kreves i denne konkurransen.) Dokumentasjonskrav evt. utfyllende beskrivelse av oppfyllelse av krav fra Leverandør 3.5 Minimumskrav generelt for tekstiler 19 Alle leide tekstiler skal tåle å vaskes og tørkes/etterbehandles iht. standarder i «Smittevern for vaskerier som behandler tekstiler til helseinstitusjoner». 20 Leverandør skal ha mulighet til å merke tekstilene med «Oslo kommune». 21 Utslitte tekstiler skal på leverandørs initiativ skiftes ut og erstattes med nye tilsvarende tekstiler. 22 Tekstilene skal leveres brettet, i kategori. (eks. alle laken i en bunke, alle dynetrekk i en bunke, arbeidstøy etter modell og størrelse etc.) Unntakene er kjøkkenhåndklær, vaskekluter, helsetepper og morgenkåper. Disse trenger ikke leveres ferdig brettet. Dokumentasjonskrav evt. utfyllende beskrivelse av oppfyllelse av krav fra Leverandør 9

10 3.6 Minimumskrav - leiet arbeidstøy Deltilbud I 23 Alle leide tekstiler skal tåle å vaskes og tørkes/etterbehandles iht. standarder i «Smittevern for vaskerier som behandler tekstiler til helseinstitusjoner». 24 Leiet arbeidstøy skal være utformet praktisk og behagelig og være tilpasset bruk i helsesektor. 25 Overdel i form av kittel med kort arm, rund eller v-hals, brystlomme og to stikklommer. Unisex. 26 Bukser skal ha lommer og strikk på leggen. Unisex. 27 Overdel og underdel skal være kombinerbare med tanke på tekstil-, snitt- og fargebruk. 28 Legefrakk skal leveres i hvitt. Unisex. 29 Leiet arbeidstøy skal, i tillegg til hvitt, tilbys i andre nøytrale farger (eks. marine, grå, lysblå) 30 Arbeidstøyet skal utføres i en slitesterk og behagelig blanding av bomull og polyester. 31 Leiet tøy skal merkes godt synlig med størrelse. 32 Leietøy skal tilbys i størrelse xxs xxl. 33 Det skal finnes alternativer for de som er gravide og for de som avviker fra normstørrelser. 34 Leverandør skal ha mulighet til å personmerke plagg til tannhelsetjenesten. 35 Utslitte tekstiler skal på leverandørs initiativ skiftes ut og erstattes med nye tilsvarende tekstiler. Dokumentasjonskrav evt. utfyllende beskrivelse av oppfyllelse av krav fra Leverandør 3.7 Minimumskrav leiet arbeidstøy Deltilbud II Dokumentasjonskrav evt. utfyllende beskrivelse av oppfyllelse av krav fra Leverandør 10

11 36 Alle leide tekstiler skal tåle å vaskes og tørkes/etterbehandles iht. standarder i «Smittevern for vaskerier som behandler tekstiler til helseinstitusjoner». 37 Leiet arbeidstøy skal være utformet praktisk og behagelig og være tilpasset bruk i helsesektor og hjemmetjenesten. 38 Overdel i form av kittel med kort arm, rund eller v-hals, brystlomme og to stikklommer. Unisex. 39 Bukse med flere lommer og strikk i leggen. Unisex. 40 Tøyet skal være egnet til helårsbruk og bevegelse mellom brukersteder. 41 Overdel og underdel skal være kombinerbare med tanke på tekstil-, snitt- og fargebruk. 42 Tøyet skal tilbys i flere nøytrale farger, ikke hvitt. 43 Arbeidstøyet skal utføres i en slitesterk og behagelig blanding av bomull og polyester. 44 Leiet tøy skal merkes godt synlig med størrelse. 45 Leietøy skal finnes i størrelse xxs xxl. 46 Det skal finnes alternativer for de som er gravide og for de som avviker fra normstørrelser. 47 Tekstiler skal kunne merkes med «Oslo kommune». 48 Utslitte tekstiler skal på leverandørs initiativ skiftes ut og erstattes med nye tilsvarende tekstiler. 3.8 Minimumskrav - diverse 49 Det skal være mulig å foreta ekstraordinære bestillinger/hastebestillinger. I slike tilfeller må tøy leveres innen 24 timer. 50 Vaskeriet må kunne ta i mot tekstiler som ikke er spesifisert i konkurransen. Dokumentasjonskrav evt. utfyllende beskrivelse av oppfyllelse av krav fra Leverandør 11

12 4. Tildelingskriterier Tildeling vil skje med grunnlag i hvilket tilbud som ansees å være det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende tildelingskriterier; Kriterium Vekt i % Beskrivelse/dokumentasjon Pris 65 % Prisene skal oppgis i Norske kroner. Alle priser er eks. mva. Fakturagebyr eller andre typer gebyr aksepteres ikke. Alle priser i prisskjema skal inkludere vask og inn/utkjøring av tekstilene og skal gjelde for alle alternativene som er presentert. Prisene skal være faste i avtaleperioden, kun regulert av vedlegg 2 punkt 6.2. De oppgitte prisene blir grunnlaget for prissammenligningen. Senere kjøp kan avvike fra disse produkter. Antallet av de ulike tekstilene som er oppgitt i prisskjema er ikke det reelle antallet som skal vaskes, men skal illustrere en estimert sammensetning av de ulike typene tekstiler. Leverandøren MÅ prise alle grå felt i prisskjemaet. Noe annet kan medføre avvisning av tilbudet. Kvalitet 1. Oppfølging/kontroll over tekstiler 2. Rutiner for leveringssikkerhet og driftsstans 3. Kvalitet leiet tøy 3a. Arbeidstøy delkontrakt I 3b. Arbeidstøy delkontrakt II 35 % 1. Leverandør skal beskrive sitt system for oppfølging av tekstilparken når tekstilene er på vaskeri, i transportsituasjon (til/fra leveringsadresse), på institusjon. Det skal beskrives dersom chip/strekkode i det enkelte tekstil benyttes og eventuelt hvilken informasjon som kan leses av dette. Hvilken mulighet den enkelte brukersted har til å følge opp egen tekstilpark skal også beskrives og hvordan virksomhetene selv kan endre på sine bestillinger. 2. Leverandør skal beskrive hvilke rutiner vaskeriet vil ha ved normal drift, for å sikre logistikk slik at Oslo kommunes enheter til en hver tid er sikret tekstiler som er vasket etter lovpålagte standarder. Det skal også beskrives hvilke reserveløsninger som benyttes ved driftsstans. 3a. Arbeidstøy til delkontrakt I 12

13 Leverandør skal beskrive sitt sortiment av arbeidstøy til HEL, VEL og SYE. Alle alternativene som presenteres skal tilfredsstille alle krav som er stilt i kravspesifikasjonen. Presentasjonen skal bestå av bilder og skisser (både fotografi og målskisser) og utfyllende beskrivelse av tekstilene som tilbys. Det vil legges vekt på kvalitet, passform, valgmuligheter og utseende. 3b. Arbeidstøy til delkontrakt II Leverandør skal beskrive sitt sortiment av arbeidstøy til hjemmetjenestene i bydelene. Alle alternativene som presenteres skal tilfredsstille alle krav som er stilt i kravspesifikasjonen. Presentasjonen skal bestå av bilder og skisser (både fotografi og målskisser) og utfyllende beskrivelse av tekstilene som tilbys. Det vil legges vekt på kvalitet, passform, valgmuligheter og utseende. 13