Viser til Tilbudskonkurranse for kjøp av ferdig varme, kunngjort på Doffin , og mulighetsstudien utarbeidet i 2011.

Transkript

1 Spørsmål 1 Viser til Tilbudskonkurranse for kjøp av ferdig varme, kunngjort på Doffin , og mulighetsstudien utarbeidet i Gjeldende Miljø og klimaplan har som en målsetning at eksisterende oljefyr i kommunale bygg skal erstattes med bioenergi. Videre er det et uttalt mål at man, så langt det er mulig, vil legge til rette for at lokale aktører skal kunne være aktuelle i kommunens anskaffelser. I den forbindelse vil vi gjerne ha belyst følgende: Pris på levert energi Ved gjennomgang av konkurransegrunnlaget virker det åpenbart at prisen kommunen (og eventuelle private kunder) må betale pr. kwh blir høy. Bakgrunnen for den antagelsen er de beregningene som er gjort i mulighetsstudien for prosjektet. Her er prisen for rimeligste alternativ (kun oppvarming av Bråte skole) beregnet til øre/kwh. Spørsmål 2 Den mulighetsstudien som er utarbeidet og som ligger vedlagt konkurransegrunnlaget bestemmer ikke prisen. Tilbydere gjør selv sine beregninger og kan ha et annet kostnadsbilde og en annen måte å beregne kostnader på enn Rambøll som har utarbeidet studien. Pris er et konkurranseelement, og det vil dermed ikke bli avklart hva prisen er før tilbyder er valgt. Vurdering av hva som er høy eller lav pris er heller ikke enkelt. Ved vurdering av tilbudt pris på leveranse er det flere forhold som spiller inn, eksempelvis dagens pris, forventet prisutvikling, prisvolatilitet og prisutviklingen for alternative energiformer sett over avtalens løpetid. I tillegg kan andre forhold, slik som leveringssikkerhet og oppnåelse av miljømål påvirke vurderingen knyttet til den pris man er tilbudt. Det fremstår på bakgrunn av dette ikke klart hvilke vurderinger som dere har gjort, og hvordan dere uten å vite hva tilbudt faktisk pris vil bli, kan konkludere med at denne vil «bli høy». I konkurransegrunnlaget er det tatt med en rekke elementer som ikke var med i den opprinnelige beregningen, og som dermed vil resultere i en høyere pris: - Spisslast. I mulighetsstudien forutsatte man at eksisterende varmekilder (olje og strøm) ville bli brukt. I konkurransen er det spesifisert at spisslast skal forsynes med gass. Et viktig utgangspunkt for prosjektet er å oppnå mer miljøvennlige løsninger knyttet til kommunens energibruk. Oljefyrer skal utfases og det er dermed nødvendig at det etableres andre løsninger for håndtering av spisslast. Sett over kontraktens løpetid er det forventet at en løsning med gass vil være billigere enn strøm samtidig som løsningen samsvarer med kommunens miljømål all den stund dagens strøm også kommer fra kraftverk drevet av fossilt brensel.

2 Spørsmål 3 - Type bygg. Det rimeligste anlegget i mulighetsstudien forutsetter prefabrikkerte containerløsninger. I konkurransen er det i praksis spesifisert et eget bygg. Det minste alternativet spesifiserer bl.a. en buffertankkapasitet på nærmere liter. I tillegg må det være plass til gasskjel. Det er også spesifisert at flis må tippes i nedgravd forbrukslager, noe som også fordyrer anlegget. Spørsmål 4 Flisfyringsanlegget vil ligge i et område som er svært viktig for befolkningen på Hemnes. Det er mye aktivitet rundt idrettsanlegget og skolen, og man vil passere anlegget på vei til Hemnes bygdetun. Selv om det, som dere foreslår, ville være billigere å velge en løsning som ikke stilte noen krav til estetisk utforming, har administrasjonen valgt å sette fokus på at dette er et anlegg som visuelt skal passe inn i nærmiljøet og ikke virke skjemmende. Ved etablering medfører dette selvfølgelig noen ekstra kostnader, men sett over anleggets levetid, skal ikke dette påvirke prisen i noen særlig grad. Når det gjelder anleggets størrelse, har kommunen satt av en tilstrekkelig stor tomt. Krav til tankens størrelse er begrunnet med krav til leveringssikkerhet og sikkerhet for barna på skolen. Det er ikke ønskelig med stadige levering av flis i skoletiden, og en større tank gir mer fleksibilitet for leverandøren. - Nødstrømsaggregat. Dette skal sørge for at forbrenning, avsug, sirkulasjonspumper, osv. vil forsynes slik at anlegget kan levere varme selv ved langvarige strømbrudd. Men at aggregatet, som tross alt kun skal benyttes i en nødsituasjon, skal støyisoleres, er et unødvendig fordyrende element. Kostnaden ved dette er dog ikke så høye, men er et eksempel på flere fordyrende elementer i konkurransen. Det er viktig for kommunen at skolens drift sikres og at skolen ikke må stenge hvis leverandøren har problemer med sitt anlegg. Skolen er også et viktig bygg ifm en beredskapssituasjon ved eksempelvis strømbrudd i området. Det er derfor viktig å sørge for at skolen får tilført energi også i en slik situasjon. Ansvaret for sikret leveranse ligger hos leverandøren, og det er da åpenbart at denne ikke kan løse eventuelle problemer uten at det stilles krav til at det ikke skal oppstå andre ulemper som forstyrres skolens drift. Spørsmål 5 - Risikofaktorer som må prises. I konkurransen er det listet opp en mengde forhold hvor leverandøren bærer all risiko. Bl.a. kan nevnes: o Det er ikke gjort noen undersøkelser av grunn verken for grøfter eller tomt for plassering av sentral.

3 o Prisregulering. Prisen for levert energi skal justeres etter konsumprisindeksen, og ikke prisene i energimarkedet. Tilbyder må derfor legge seg på en høy pris i utgangspunktet, for å ta høyde for endringer i råstoffprisene (skogsvirke og gass). o Usikre anslag for varmebehov. Tilbyder risikerer at etterspørselen blir lavere enn forutsatt, og må derfor ta høyde for dette i sitt tilbud. - Hjemfalls-/innløsningsrett. I mulighetsstudien er inntjeningstiden (forutsatt støtte fra f.eks. Innovasjon Norge) 13 år. Etter 20 år skal kommunen kunne overta anlegget vederlagsfritt. Tilbyder må derfor legge seg på en høyere pris for å kunne få tilstrekkelig avkastning på sin kapital enn man ellers kunne ha gjort. Enhver kontrakt innebærer en risikofordeling mellom partene og en vurdering knyttet til hvordan slik risiko skal håndteres. Kommunen har utlyst en konkurranse der risikoen knyttet til ovennevnte momenter er håndtert slik det er vanlig i markedet. Vanlig graving av grøfter for nedlegging av varmerør kostnadsberegnes normalt per meter og det er ikke vanlig å gjennomføre grunnundersøkelser knyttet til dette. Slike grunnundersøkelser ville være meget kostnadskrevende for kommunen og for tilbyder hvis noen skulle gjennomføre slike undersøkelser knyttet til enkelt grøftegraving. Det eneste risikomomentet knyttet til graving av grøfter er hvis det oppstår behov for sprengningsarbeider. For at ikke tilbyder skal måtte prise inn en slik risiko, har kommunen sagt i konkurransegrunnlaget at kostnader til dette dekkes etter regning. Tilbyder har dermed ingen risiko knyttet til gravearbeider utover å klare å beregne egne kostnader knyttet til graving av grøft per meter. Administrasjonen kan ikke se hvilken begrunnelse dere har til å ville knytte prisregulering til prisene i energimarkedet. Energiindeksen vektes hovedsakelig i forhold til andre energiformer, eksempelvis fossile brensler, kjernekraft og hydro. Dette er i liten grad relevant for kostnadsbildet til tilbydere i denne konkurransen. Kostnadsbildet for tilbydere utgjøres av flispriser, pris på arbeidsinnsats, kapitalkostnader og avkastning. Sett i lys av dette vil en prisregulering knyttet til energiprisindeksen gi betydelig større risiko for tilbydere siden denne innebærer stor volatilitet sammenlignet med konsumprisindeksen. Skulle strømprisene gå dramatisk ned grunnet eksempelvis økte regnmengder, økt oljeproduksjon fra skiferfelt eller nye energikilder, ville en regulering knyttet til energiindeksen kunne føre til at flisfyringsanlegget måtte drives med tap. Sett i det perspektivet er det ingen grunn til at en prisregulering knyttet til konsumprisindeksen skal gi høy utgangspris, snarere tvert imot. Det er åpenbart at kommunen ikke kan forplikte seg til å kjøpe mer strøm enn den trenger. Siden vær og temperatur varierer, vil ikke leveransene være like store hvert år. Samtidig er dette en langvarig kontrakt der svingninger over år vil jevne seg ut slik at det, gitt foreliggende informasjon om bygningsmassen og forventet forbruk, skal være relativt enkelt å beregne behov og nødvendig dimensjonering. Den informasjon som kommunen har gitt er helt på linje med det som er vanlig ved slike konkurranser.

4 Spørsmål 6 Kommunen har ikke anledning til å inngå evigvarende kontrakter og kontrakten må derfor ha en sluttdato. Når kontrakten opphører har kommunen ikke anledning til å favorisere dagens leverandør, men må legge dette ut på konkurranse der tilbydere kan levere tilbud på like vilkår. Hvis kommune ikke skulle overta anlegget, som jo står på kommunal grunn, vil gjennomføring av en slik konkurranse i praksis være umulig. Det er derfor nødvendig at kommunen overtar anlegget etter kontraktens utløp. Det er selvsagt mulig at kommunen kunne kjøpt anlegget etter avsluttet kontraktsperiode. Det spiller imidlertid liten rolle for kostnadsvurderingen knyttet til energipris om kostnaden for anlegget er null om 20 år eller eksempelvis teknisk verdi. Dette er fordi nåverdiberegningen av en sum som skal betales om 20 år er tilnærmet null. Avslutningsvis vil administrasjonen kommentere at den konkurransen som nå er utlyst i praksis fungerer som en OPS kontrakt, noe som Høyre har stilt seg meget positive til tidligere. Kommunen vil her inngå en avtale med en leverandør som bygger og drifter et flisfyringsanlegg på en kommunal tomt i en periode på 20 år. Som i enhver OPS kontrakt stilles det da krav til leveransen, både i forhold til kvalitet på bygning og anlegg, og i forhold til kvalitet og sikkerhet på leveransen, her varmt vann. At det stilles krav medfører selvfølgelig at energiprisen blir noe høyere enn om leverandøren fikk gjøre akkurat som han ville, men samtidig får kommunen noen kvaliteter knyttet til miljø, lokale forhold og leveringssikkerhet. Begge parter inngår i en langsiktig kontrakt med lav risiko og forutsigbar inntjening, slik at det ikke er noen grunn til at energiprisen skulle bli urimelig høy. Vi ser med bekymring på at kommunen har spesifisert et anlegg som gir en alt for høy energipris. Konkurransegrunnlaget bærer preg av at man vil se hva man får, og vurdere deretter. Hva skjer dersom den tilbudte prisen pr. kwh blir for høy? Kan det betegnes som «saklig grunn» for å kansellere konkurransen? Konkurransen er satt opp på en måte som er vanlig i markedet. Om det er nok konkurranse om å bygge et slikt anlegg på et sted som Hemnes, er ikke mulig å vite før konkurransen er avsluttet. Skulle de energiprisene som tilbys være urimelig høye, kan konkurransen avlyses «med saklig grunn». Spørsmål 7 Tilrettelegging av konkurransen for å inkludere lokale tilbydere Vi er av den oppfatning at kommunen skal velge billigste, hensiktsmessige løsning i sine anskaffelser. Samtidig er vi opptatt av at lokale tilbydere skal kunne komme i betraktning.

5 I mulighetsstudien og konkurransegrunnlaget er det forutsatt støtte fra Innovasjon Norge for at anlegget skal være lønnsomt. IN sitt bioenergiprogram forutsetter at bønder eller skogeiere deltar med minst 50 % av eierandelen. Kommunen har, gjennom mangelfulle forarbeider, overlatt svært mange undersøkelser til potensielle tilbydere. Søknad om støtte fra IN krever mye forarbeid. Tilbudsfrist er 30. august, og med sommerferien imellom er det trolig for kort tid til å prosjektere anlegget (inkl. forundersøkelser), sende søknad og få den behandlet og godkjent. Ingen forundersøkelser er gjort mht. grunnforhold, og kart over annen infrastruktur mangler. Tilbydere må gjøre alle undersøkelser selv. Dette er kostnads- og tidkrevende, og vil redusere potensielt antall tilbydere. Vi mener derfor at konkurransegrunnlaget ekskluderer lokale tilbydere. Det vil kun være noen svært få større, eksisterende aktører som har kapasitet til å gjennomføre alle de nødvendige forundersøkelsene. Det er kun disse aktørene som har finansiell kapasitet til å ta kostnadene ved å utarbeide et tilbud, som man jo ikke får dekket dersom tilbudet ikke blir antatt. Tar man mulig avkastning på kapital og kravene til lokal tilstedeværelse og kortreist råstoff med i betraktningen, er det også tvilsomt om de større aktørene vil finne konkurransen interessant. Har bedre tilrettelegging for lokale tilbydere vært gjenstand for vurdering? Administrasjonen vet ikke hvilket arbeid dere har gjort som gjør at de kan konkludere med at administrasjonens arbeid et mangelfullt eller at det er for liten tid for tilbydere til å utarbeide tilbud. Potensielle tilbydere kan selv vurdere om de har tilstrekkelig tid til å gjøre de nødvendige forberedelsene. Kommunen skal gjennomføre både befaring og tilbudskonferanse i juni. Det er i tillegg mulig å stille spørsmål til konkurransen frem til like før innlevering av tilbud. Tilbydere har dermed full mulighet til å stille spørsmål i forhold til ting de lurer på, og det er mulig å be om at frist for innlevering utvides. Hvis administrasjonen mottar en slik henvendelse, vil denne bli vurdert. Administrasjonen ser imidlertid ingen grunn til å endre tilbudsfristen hvis ikke potensielle tilbydere selv ønsker dette. Når det gjelder de forarbeider som er gjort i forkant av konkurransen, er disse mer omfattende enn det som er vanlig i tilsvarende konkurranser. At det er kostnader, og dermed også risiko, knyttet til utarbeidelse av tilbud, er noe alle som opererer i markedet vet. Risikoen i denne konkurransen er ikke større en den eventuelle tilbydere må vente å møte i andre konkurranser, uavhengig av om disse er i det offentlige eller private. Det ikke er lov å favorisere lokale leverandører i forhold til regelverket for offentlige anskaffelser. Hvis man tar seg tid til å lese konkurransegrunnlaget, ser man imidlertid at det er lagt inn flere objektive evalueringspunkter knyttet til valg av tilbud som i praksis vil være gunstige for lokale leverandører. Dette er objektive evalueringspunkter som det er lov å sette i en konkurranse. Eksempelvis kan det nevnes at evaluering knyttet til responstid og miljø vil være lettere å oppfylle for lokalt baserte tilbydere uten etableringskostnader siden de jo er lokalt basert allerede. I tillegg vil sannsynligvis flis produsert lokalt kunne leveres til en lavere kostnad all den stund transportkostnadene blir

6 lavere. Det er dermed flere forhold som gjør det gunstig for lokale tilbydere å legge inn tilbud, men det må stilles de samme kravene til dem knyttet til profesjonalitet som det stilles til alle andre tilbydere. Administrasjonen vet ikke per i dag hvor stor interessen blir for konkurransen. Konkurransen stiller ikke krav til lokal tilstedeværelse slik dere hevder. Et slikt krav ville ikke være lovlig. Imidlertid er responstid viktig for anleggets driftssikkerhet, og dette er det nødvendig å ha ved i evalueringen. Tilsvarende gjelder transportavstand for flis. Siden prosjektet inngår arbeidet med å nå kommunens miljømål, må de forhold som faktisk påvirker vårt miljøregnskap tas med i evalueringen. Oppsummering: Regelverket for offentlige anskaffelser er omfattende og komplisert. Kravene til likebehandling og korrekt gjennomføring er detaljerte og det kan lett oppstå forhold som gjør at en konkurranse må avlyses eller utsettes. Et sentralt krav er alltid at de regler som er satt opp for konkurransen overholdes. I denne konkurransen står det spesifikt i konkurransegrunnlaget at alle henvendelser vedrørende konkurransen skal sendes til en bestemt epostadresse og merkes på en spesiell måte. Svarene skal legges ut på Doffin og ikke sendes direkte til de som stiller spørsmålet. Denne regelen er satt for å sikre at alle tilbydere for tilgang til den samme informasjonen samtidig. Høyre stiller i sin epost konkrete spørsmål knyttet til konkurransens innhold og krav som stilles i konkurransegrunnlaget. Dette er således spørsmål som omfattes av konkurransens regler og de er dermed ikke stilt på korrekt måte. Administrasjonen har besvart spørsmålene og har lagt svarene ut på Doffin for å sikre at konkurransen ikke må avlyses. Administrasjonen ber om at spørsmål som går konkret på forhold i enkeltstående anbudskonkurranser for fremtiden stilles i henhold til konkurransens regler. Generelle spørsmål besvares på vanlig måte.