Vedlegg 1- Kravspesifikasjon

Transkript

1 Vedlegg 1- Kravspesifikasjon 1. Generell beskrivelse av leveransen I vedlegg 2 (prisskjema) er det listet opp materiell som Sjøfartsdirektoratet vanligvis har høyest forbruk på. Listen er ikke uttømmende og det vil oppstå behov utover materiell nevnt i denne listen. Det gjøres oppmerksom på at antatt forbruk er estimert og ikke bindende. Leverandøren må være behjelpelig med å skaffe et bredt utvalg av andre typer materiell. I tilbudet skal det inntas en kort beskrivelse av varesortimentet som kan leveres, men som ikke er med i tabellen i vedlegg Kontormateriell til hovedkontor, regionskontor og tilsynskontor. Alle bestillinger gjøres sentralt fra hovedkontoret. Varene skal sendes direkte fra leverandør til våre kontorer langs kysten. Se leveringsadresser under punkt Vareprøver Vi ønsker å få vareprøver slik at vi kan bedømme kvaliteten på varen. Hvilke varer vi ønsker vareprøver på er merket i prisoversikten (X). Det gjøres oppmerksom på at vareprøver ikke returneres med mindre det blir bedt om dette særskilt. Vareprøvene må henvises til i produktkatalogen med sidetall/varenummer. 4. Miljø På prisskjema er det en kolonne for Tredjeparts miljømerke eller tilsvarende. Her ønsker oppdragsgiver å vite om den varen som tilbys er tredjeparts miljømerket f.eks med Svanen, Blomsten eller kan dokumentere at tilsvarende krav er oppfylt. Dette skal dokumenteres ved gyldig lisens eller lisensnummer fra offisielt miljømerke eller annen dokumentasjon hvis slikt miljømerke ikke foreligger. For øvrig stilles følgende krav: Krav til produksjonen av kopipapir og konvolutter Trevirke: På årsbasis skal : a) minimum 20 prosent av fiberråvaren i papiret skal komme fra bærekraftig skogbruk, eller b) minimum 75 prosent av fiberråvaren i papiret skal være returfiber eller biprodukter som kutterflis eller sagflis, eller c) en kombinasjon av a) og b) (prosent fiber fra sertifisert råvare 20 0,267 x prosent returfiber eller biprodukter) Dokumentasjonskrav for delkrav a): For produkter som har FSC-sertifikat (Forest Stewardship Council) eller PEFC-sertifikat (Programme for the Endorsement of Forest Certification), er det tilstrekkelig å legge frem et gyldig sertifikat. Annen egnet dokumentasjon på kvalitetssikringstiltak vil også bli akseptert. For produkter som er

2 merket med Svanemerket eller tilsvarende miljømerker som tilfredsstiller kravene, vil denne merkingen være tilstrekkelig. Annen egnet dokumentasjon, som tekniske data fra produsenten eller prøvningsrapporter fra et anerkjent organ som viser at kravene Dokumentasjonskrav for delkrav b) og c): Energi/klima CO2 forbruk i papirmaskiner til produksjon av de tilbudte produktene skal ikke overstige 1000 kg CO2 /tonn pr 90 % masse/papir. Kjemikalier a) Klorgass (elementærklor) skal ikke være brukt til bleking av papirmassen. b) Avsvertingsmidler til returfiber: Hvis mer enn 100 g tensider/tonn masse anvendes, (som summen av alle tensider i de ulike avsvertingsproduktene) skal hvert tensid være lett nedbrytbart. Hvis summen av alle anvendte tensider er lavere enn 100 g tensider/tonn masse, skal hvert tensid være enten lett eller potensielt nedbrytbart. c) Biocider: Aktive stoffer i biocider, som brukes for bekjempelse av slimdannede organismer i masseog papirproduksjon, skal ikke være potensielt bioakkumulerende. Uorganiske biocider som ikke er bioakkumulerende er unntatt fra kravet. d) Ftalater (hormonhermere): Fargetilsetninger skal ikke inneholde ftalater. Vann Utslippet av organiske halogenforbindelser (AOX) til vann får høyst være 0,25 kg AOX/tonn masse som en vektet sum av alle massene som brukes i papiret. Ingen papirmasse som brukes kan ha høyere utslipp enn 0,40 kg AOX/tonn masse.

3 Minstekrav til tonerkassetter Minstekrav/absolutte krav: a) Tonerpulver og deres nedbrytningsprodukter skal ikke være klassifisert som miljøskadelige [1] b) Det skal foreligge oppdatert sikkerhetsdatablad på norsk for tonerpulveret, med informasjon om innholdsstoffer [2]. Sikkerhetsdatablad kan enten leveres på papir, eller ved henvisning til opplastet datablad på c) Stoffer som har fått tildelt risikosetningene nedenfor skal ikke benyttes: Kreftfremkallende R 40, R45 eller R49 Reproduksjonsskadelige R60, R61, R62 eller R63 Mutagene R46 eller R68 Giftige R23, R24, R25 eller R48 Svært giftige R26, R27, R28 eller R39 d) Innhold av tungmetallene bly (Pb), kadmium (Cd), kvikksølv (Hg) og seksverdig krom (Cr6+) skal til sammen ikke overstige 100 ppm (milligram per kilo) i toner e) Rester av primære, usulfonerte aromatiske aminer, som er oppløselige i 1 M saltsyre og uttrykt som anilin, skal ikke overstige 500 mg/kg f) Konsentrasjon av benzidin, 2-naftylamin og 4-aminobifenyl skal ikke overstige 10 mg per kg toner For leverandører med lisens fra Svanen eller Blå Engel er det nok å legge ved slik lisens. Leverandøren kan også dokumentere dette på annen egnet måte så som tekniske data fra produsenten eller en prøvningsrapport fra et anerkjent organ. Renholdsmidler a) Alle renholdsmidler skal være forskriftsmessig klassifisert, emballert, og eventuelt faremerket og deklarert til Produktregisteret ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR ) med senere endringer. b) De vaskeaktive stoffene som brukes i rengjøringsproduktene skal tilfredsstille kravene til fullstendig nedbrytbarhet i EUs vaskemiddelforordning, implementert i forskrift om begrensing i bruk av helse- og miljøfarlige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften), (FOR nr. 922). Informasjonskrav og andre krav i denne forordningen skal også følges. Likeledes skal kravene som berører vaske- og rengjøringsmidler i Produktforskriften tilfredstilles [1] FOR [2] FOR

4 c) Det skal foreligge oppdaterte sikkerhetsdatablader på norsk for alle rengjøringsmidler, organisert i et stoffkartotek. d) Rengjøringsproduktene skal ha bruksanvisning med doseringsanvisning på norsk e) Renholdsproduktene som brukes skal ikke inneholde stoffer som kan klassifiseres som kreftfremkallende i kategoriene Kreft1 eller Kreft2, reproduksjonsskadelige i kategoriene Rep1 eller Rep2, og/eller arvestoffskadelige i kategoriene Mut1 eller Mut2, ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR ). f) Rengjøringsproduktene og deres evt. nedbrytningsprodukter skal ikke være klassifisert som miljøskadelige ihht. forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier, (FOR ). g) Renholdsproduktene som benyttes skal ikke klassifiseres som allergifremkallende, i henhold til forskrift om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier (FOR ) h) Innholdsstoffer i rengjøringsprodukter som utgjør en særlig alvorlig miljø- og helsefare, og/eller som står på SFTs prioritetsliste over kjemiske stoffer med uheldige egenskaper skal ikke brukes i) Følgende enkeltstoffer skal ikke finnes i rengjøringsproduktene: - Alkylfenoler og alkylfenoletoksilater - Triklosan - Kvartære ammoniumforbindelser av typen DHTMAC - Muskxylener - PFOS-liknende stoffer og siloksaner (D5) - Lineære alkylbenzensulfonater (LAS) Erklæring fra alle kjemikalieleverandører/produsenter om at ovenfor nevnte stoffer ikke inngår i rengjøringsmidlene eller har de nevnte egenskaper, alternativt egenerklæring fra leverandør, lisens fra Svanemerket eller andre godkjenningssystem som dokumenterer at kravene oppfylles. 5. Nettshop/Webløsning Alle avrop vil bli gjort elektronisk og hovedsakelig via E-handelsportalen. Det er derfor et krav at leverandøren skal ha en oversiktlig og brukervennlig webside/nettbutikk i henhold til følgende krav All tekst er på norsk. Følgende informasjon må fremkomme som minimum: produktnavn,

5 varenummer/bestillingsnummer, salgsenhet, antall per salgsenhet, veiledende pris per salgsenhet, oppdragsgivers nettopris per salgsenhet, evt. miljømerking og leveringsstatus. I tillegg ønskes bilder og informasjon om produktene. Dersom varen er utsolgt må det fremkomme når varen er forventet på lager. Det bes om at oppdragsgivers standardsortiment og oftest bestilte varer automatisk kommer opp ved pålogging samt at de er merket særskilt. Det må være mulig å ta ut rapporter over tidligere bestilte varer basert på ulike søkekriterier. Slike rapporter bør kunne konverteres til Excel. Det er ønskelig at søkemotoren har fritekst-søk, og det vil bli sett på som en fordel hvis man kan søke på stikkord som for eksempel bruksområde eller lignende. Leverandøren skal her beskrive hvordan søkemotoren fungerer. Det er viktig at informasjonen på websiden/nettbutikken til enhver tid er oppdatert. Ved eventuelle endringer i varebok, for eksempel varenummer, skal det opprettes en link mellom gammelt og nytt varenummer slik at det er mulig for avroper å finne og kjenne igjen produktet. Leverandøren skal beskrive driftskvalitet og oppetidsgaranti for webside/nettbutikk. Det er ønskelig at oppdragsgiver kan få teste nettbutikken og at ett midlertidig brukernavn og passord blir oppgitt i tilbudet. Teknisk support for nettbutikken. Tilbyder skal opplyse om åpningstider for teknisk support. Det skal også gis informasjon om det er noen form for online brukerguide eller lignende. Leverandør må i forbindelse med dette punkt beskrive og bekrefte de løsninger som kan tilbys. Leverandøren må skissere mulige løsninger i tilbudet. 6. Sortiment En oppdatert og informativ varekatalog skal følge tilbudet. Veiledende prisliste (uten rabatt) for hele produktsortimentet skal vedlegges. Det skal oppgis for alle varer i vedlagt prisskjema (vedlegg 2), hvilke produktnummer og hvilken side i produktkatalogen varene er beskrevet. Alle priser oppgis eksklusiv MVA. Hvis dette ikke er oppfylt, vil varen få score null under tildelingskriteriene pris og kvalitet. Skulle det skje at enkelte produkter/merker går ut av produksjon under avtaleperioden, må det fremskaffes erstatningsprodukter, til priser og kvalitet, som oppdragsgiver kan akseptere og som minst tilsvarer opprinnelig tilbudte varer. Hvis en vesentlig del av tilbudte varesortiment går ut av produksjon og det ikke tilbys tilfredsstillende erstatningsvare, har oppdragsgiver rett til å terminere avtalen. Når det gjelder sanitærutstyr, bør disse passe til eksisterende beholdere. Se vedlegg 2, (varelisten), for mer utfyllende informasjon om dagens beholdere. Dersom beholdere som følge av tilbudet må byttes ut, skal dette gjøres vederlagsfritt. 7. Reklamasjoner / retur av varer Leverandør bes oppgi prosedyre for reklamasjoner. Det skal være mulig for oppdragsgiver å returnere feilbestilte varer, og leverandør må således oppgi prosedyre/rutine for dette.

6 8. Kundeoppfølging Leverandøren skal oppnevne kundeansvarlige for avtalen. I samarbeid med oppdragsgiver utarbeides det en implementerings- og oppfølgingsplan. 9. Tilleggsinformasjon All logistikk skal klart fremgå i tilbudet. Med logistikk menes her alt som vedrører avtalen fra håndtering av bestillinger, forsendelse, lagring og til avlevering, samt fakturering. Leveringstid på spesialbestillinger avtales i hvert enkelt tilfelle. 10. Leveringsadresser Sted Adresse: Sjøfartsdirektoratet Smedasundet 50A 5528 Haugesund (hovedkontoret) Regionskontor Oslo Strandgaten 19, 0152 Oslo Tilsynskontor Larvik Storgata 46, 3256 Larvik Tilsynskontor Kristiansand Nodeviga 4, 4610 Kristiansand Regionskontor Stavanger Haakon VIIs gate 8, 4005 Stavanger Skipsregistrene Nygårdsgaten 114 (3 etg.), 5008 Bergen Regionskontor Bergen Nygårdsgaten 114 (4 etg.), 5008 Bergen Tilsynskontor Florø Hamnegata 3, 6900 Florø Regionskontor Ålesund Kongensgt. 25, 6002 Ålesund Regionskontor Kristiansund Astrups gate 9, 6509 Kristiansund N Tilsynskontor Trondheim Kongensgt. 60, 7012 Trondheim Tilsynskontor Rørvik Havnegata 6, 7900 Rørvik Regionskontor Sandnessjøen Thorolf Kveldulvsonsgate 7, 8800 Sandnessjøen Tilsynskontor Bodø Sjøgata 21, 8006 Bodø Regionskontor Svolvær Tilsynskontor Harstad Tilsynskontor Tromsø Tilsynskontor Hammerfest Torget 4, 8300 Svolvær Torvet 7, 9405 Harstad Strandveien 106, 9006 Tromsø Strandgt. 58A, 9600 Hammerfest