JF Jusshjelpa - søknad om tilleggsbevilgning 2014

Transkript

1 li i T N 0 R G s ARKTISKE UNIVERSJTET Det juridiske fakultet Arkivref: 2013/3834 TW0000 Dato: SakJF Til: Fakultetsstyret Møtedato: 7. april 2014 JF Jusshjelpa - søknad om tilleggsbevilgning 2014 I fakultetsstyremøtet 3. mars 2014 signaliserte styrerepresentant Lauvdahi at han Ønsket ny behandling av søknaden om driftsstøtte til Jusshjelpa for Fakultetet har nå mottatt søknad fra Jusshjelpa om tilleggsbevilgning for 2014 (vedlegg 1). I søknaden ber Jusshjelpa om at driftsstøtten fra fakultetet økes med kr i forhold til fakultetsstyrets vedtak i møte 27. januar 2014 (sak JF 2-14), fra kr til kr. 450,000. Jusshjelpa begrunner sin søknad med økte lønnsutgifter til sekretær, usikkerhet rundt størrelsen på støtten fra Justis- og Beredskapsdepartementet samt vanskeligheter med å finne rom for lønnsøkning for daglig leder innenfor budsjettrammene. Jusshjelpa sier videre at de er i en vanskelig økonomisk situasjon, og at de gikk med et underskudd på kr ,39 i Administrasjonen har gått igjennom regnskapet for 2013 og budsjett for 2014 for Jusshjelpa. Det er litt avvik mellom det regnskapet som Jusshjelpa selv presenterer og det offisielle regnskapet som ligger i Agresso, men det har forklaringer som ikke er nødvendig å gå nærmere inn på i denne saken. Jusshjelpa har et driftsunderskudd i 2013 på rundt kr Det som imidlertid ikke fremgår av Jusshjelpas regnskap for 2013, er det akkumulerte overskuddet de har opparbeidet seg over år (Jusshjelpa kaller dette egenkapital, eller «stormkista»). Dette er midler som kommer fra tidligere års overskudd (ifig Jusshjelpa årene ), og saldo er pr på ca. kr , etter at underskudd fra 2013 er dekket. Jusshjelpa har laget retningslinjer for hvordan midlene skal brukes, disse er beskrevet i søknaden om tilleggsmidler. I Jusshjelpas årsrapport for 2013 (vedlegg 2) fremgår imidlertid dette akkumulerte driftsover skuddet (side 51). Når det gjelder budsjettet for 2014 sier Jusshjelpa bl.a. at de mottok driftsstøtte for 2014 fra flere kommuner i desember 2013, og at disse er inntektsført i 2013, noe som gjør at budsjetterte inntekter i 2014 blir noe lavere. Dette er uheldig, da regnskapsmessige posteringer skal gjøres (periodiseres) i den perioden de hører hjemme. Ved å inntektsføre 2014-inntekter i 2013, og ta disse med i regnskapet for 2013, har man i prinsippet brukt pengene på forhånd. Av øvrige poster i budsjett 2014, mener administrasjonen at det bør være rom for å redusere driftskostnadene på enkelte poster. I tabellen nedenfor er det gjort en sammenligning av revidert budsjett 2013 og budsjett 2014 for Jusshjelpa for å se hvor det er endringer. Det gjøres oppmerksom på at i budsjett 2014 har Jusshjelpa budsjettert med en driftsst~tte fra fakultetet på kr , slik at budsjettert driftsresultat vil være kr dårligere med ellers like budsjettposter ved støtte på kr fra fakultetet (altså et underskudd på kr ): Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø postmottak@uit.no uitno

2 Budsjett for JussheUpa Nord-Norge 2014 Inntekter, Endring bud Budsjett 2014 uid~ budsjett bud 2013 Justisdepartementet JurFak Fylker Kommuner Samskipnader Andre Eksterne prosjektmidler Spesifikke prosjektmidler Sum inntekter Utgifter Lønn Lønn,økning IT og AV utstyr kjøpt kopimaskin Telefon og fax innkjøp Inventar Kontorrekvisita Forsikring Trykking Kunngjøringer Aviser Bøker Arrangementavkurs Andredriftskostnader Kursavgifter Reise Servering Diverse Oppsøkendekunngjøring Oppsøkende reise Velferdsmilder Velferd-gaver Velferd - servering Prosjektmidler Spesifikke prosjektmidler Sum kostnader Resultat Av tabellen ser man at det budsjetteres med en økning i lønnskostnader fra revidert budsjett 2013 til budsjett 2014 på kr , mens det budsjetteres med en økning i driftskostnader på kr (Da er det holdt utenom reduksjon i posten IT- og AV-utstyr, da Jusshjelpa i 2013 kjøpte inn ny kopimaskin til kr , noe som ikke er aktuelt i Det er også holdt utenom posten for prosjektmidler, da dette er midler til et spesifikt prosjekt, og redusert kostnad henger sammen med redusert inntekt.) Jusshjelpa begrunner som nevnt sin søknad om ekstra midler i 2014 med økte lønnskostnader, og det er da noe underlig at budsjettert økning i lønnskostnadene kun er på kr , mens de ber om kr ekstra. Den største budsjettøkningen er altså på andre driftskostnader. Under de ulike postene i regnskapet for 2013 som gjelder driftskostnader, har dekan bedt Jusshjelpa om en utdypning av hva som ligger i enkelte poster, spesielt poster som servering, UiT Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø postmottak@uitno uit.no 2

3 gaver, kurs, velferdsmidler og diverse. Daglig leder ved Jusshjelpa gir i epost 25. mars 2014 følgende tilbakemelding: Servering: Kontoene Bevertning interne møter og Bevertning for øvrig. Mat for 21 stk på opplæringshelg januar Skibotn. Snitter og annen servering ved lanseringsmarkering til vår mobilapplikasjon. To jobbrniddager til ansettelseskomiteer, som arbeidet lange dager med intervjuer. To fellesluncher under ferskinguken. Utgifter til ledersamling. Rettspolitisk pizza til en gjeng som skrev høring. Gaver: Konto Gaver til eksterne samt en oppføring på gaver til ansatte-ikke skattepliktig 24 flasker vin som deltes ut til forelesere som underviser studentene gratis i våre fagområder, en undervisning som er obligatorisk for spesialfaget Rettshjelp. Den siste kontoen inneholder kr 495, som var avskjedsgave til Linda Manin. Kurs: Studentrettshjelpstiltakenes fellesseminar, deltakelse 16 stk. KROM-seminaret, deltakelse to stk. Arrangement av kurs inneholder leie av buss til Skibotn-seminaret vårt. Velferdsmidler: Potetgull og snacks til to ferskingfester, to fellesluncher, servering på båltur i Tromsdalen, julehord og julegaver. Julegaver ble besluttet gitt etter vi hadde hatt rekord i antall gratis timer, for å belønne studentene litt. Diverse tjenester, belastet: Som eneste universitet tar UiT betalt for å gi oss it-hjeip. Vi betaler kr pr år for it tjenester knyttet til Citrix. I tillegg inneholder denne kontoen leie av Skibotn feitstasjon en helg. Data- og kontorutstyr: Inneholder kontoene Kontormaskiner, Data/ikt-utstyr og Datarekvisita. Innkjøp av ny kopimaskin tok store deler av denne posten. I tillegg kjøpte vi to bærbare pcer til Jusshjelpa. Andre driftskostnader: Inneholder kontoene Nøkler og låser, Elektroniske medier, Annen kontorkostnad (fratrukket feilførte ldientmidler) og Konstaterte tap fordringer. Alle våre utgifter til prosjektstyringsverktøyet BaseCamp, til nettsidene jusshjelpa.no og gratisrettshjelp.no er førte her. De utgiftene står for mesteparten av denne posten. I tillegg føres alle små beløp som ikke naturlig hører under andre steder, som innkjøp av vannkoker, frimerker og liknende. Administrasjonen tar ikke stilling til om disse postene er rimelige eller ikke, men er av den oppfatning at det bør være rom for innsparing på enkelte av postene. Man kan i hvert fall stille spørsmål ved behov for budsjettmessig økning av denne type poster. Administrasjonens vurdering i forrige behandling I sak JF 2-14 Budsjett 2014, vedtok fakultetsstyret administrasjonens forslag til innstilling om å gi kr i driftsstøtte til Jusshjelpa for Administrasjonen begrunnet sin innstilling med at Jusshjelpa får mye støtte fra fakultetet ut over ren driftsstøtte, og synliggjorde slik støtte ved et forsiktig anslag. Nedenfor gjengis administrasjonens vurdering i sak JF 2-14: UiT Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uitno 3

4 Jusshjelpa Jusshjelpa søker om kr i driftsstøtte for Dette er en økning på kr i forhold til Jusshjelpa har sendt en begrunnet søknad om støtte, denne er vedlagt (vedlegg 5). I begrunnelsen går det frem at det er økte lønnskostnader til sekretær! kontormedarbeider som utgjør størsteparten av økningen. Videre er man usikre på størrelsen på driftsstøtten fra Justis- og beredskapsdepartementet som følge av nye retningslinjer og opprettelse av nytt rettshjelpstiltak som skal ha støtte fra den samme potten. Lønn til daglig leder ved Jusshjelpa er også forutsatt økt med ett lønnstrinn i Tabellen nedenfor viser støtte til Jusshjelpa i perioden , samt søknad for 2014: Søknad 2014 Støtte 2013 Støtte 2012 Støtte 2011 OrdinærdriftsstØtte Ekstra driftsstøtte Støtte til 25-årsjubileum Prosjektstøtte rettshjelperen Prosjektstøtte russ lands prosjektet Totalt støtte iusshjelpa Driftsstøtte og prosjektstøtte til Jusshjelpa , søknad 2014 I 2013 fikk Jusshjelpa ordinær driftsstøtte på kr I tillegg fikk de kr i ekstra støtte i forbindelse med tilsetting av kontormedarbeider i 100 % stilling, dette for å kompensere for lønnsforskjell mellom 80 % og 100 % stilling. Jusshjelpa ble bedt om at for påfølgende år måtte de søke om ekstra midler til å dekke denne forskjellen. I tillegg til ordinær driftsstøtte har Jusshjelpa fått støtte til ulike prosjekter de senere år, i 2013 fikk Jusshjelpa kr i støtte til sitt 25-årsjubileum. I tillegg til driftsstøtte og andre tilskudd, dekker fakultetet Jusshjelpas utgifter til kopimaskin, kontorrekvisita, kopipapir, datautstyr, telefon m.v. Fakultetet yter også administrativ støtte til lønn!personal og regnskap!budsjett. Det er også to fagansvarlige fra fakultetet, som bidrar 60 timer hver på Jusshjelpa. Det er vanskelig å tallfeste disse tilleggsytelsene, men i tabellen nedenfor er det gjort et forsiktig anslag: Annen støtte til Jusshjelpa over fakultetets budsjett - ANSLAG Budsjett! Regnskap I Regnskap / Regnskap / anslag 2014 anslag 2013 anslag 2012 anslag 2011 Data utstyr Jusshjelpa Rekvisita, kopi, telefon, papir m.v Fagansvarlige, 2x60 timer Adm. støtte personal, økonomi mv., lfltimer pr. år Anslag øvrig støtte til iusshjelpa Med bakgrunn i at Jusshjelpa får mye støtte fra fakultetet ut over den rene driftsstøtten, forslås det å holde driftsstøtten til Jusshjelpa på kr for Jusshjelpa bør tilpasse sin drift ut fra tilgjengelige midler, og vurdere mulige områder for kutt i sine budsjettposter. UIT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / postmottak@uit.no uit.no 4

5 Administrasjonens vurdering nå Administrasjonen kan ikke se at det er noe grunnlag for å vurdere saken annerledes nå, og fremholder dermed sin fremstilling av saken i JF Hovedbegrunnelsen fra Jusshjelpa for Økt tilskudd på kr er Økte lønnskostnader, mens budsjettert Økning i lønnskostnader kun er på kr , og Økning i andre driftskostnader er på kr Administrasjonen mener likevel at det kan være enkeltprosjekter/tiltak som kan tilsi tilleggsstøtte fra fakultetet. I slike tilfeller kan Jusshjelpa søke fakultetet spesielt om ekstra midler i hvert enkelt tilfelle. Saken legges frem for fakultetsstyret med følgende forslag til Vedtak Driftsstøtten til Jusshjelpa for 2014 holdes på kr ,-. Det åpnes for at Jusshjelpa kan søke om ekstra midler til spesielle tiltak i Trude Haugli dekan Kirsti Anderssen fakultetsdirektør Saksbehandler: Tove Worum Vedlegg Vedlegg 1: Søknad fra Jusshjelpa om tilleggsbevilgning for 2014 Vedlegg 2: Årsrapport for Jusshjelpa i Nord-Norge 2013 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / postmottak@uit.no 1 uit.no 5

6

7 I I NORD-NORGE Juridisk fakultet v/ fakultetets styre Deres ref.: Vår ref.: 140/vm Dato: SØKNAD OM TILLEGGSBEVILGNING Innledning Vi viser til vår søknad , der vi søkte Juridisk Fakultet om driftsstøtte for 2014 pålydende kr ,-. Vi mottok kr ,- for 2013, og vårt behov for økt støtte var begrunnet i følgende: o o o økte lønnsutgifter til sekretær, da vi etter møte med fakultetet i april 2013 valgte å lyse ut stillingen i 100 % i stedet for 80 % som opprinnelig var vedtatt av Jusshjelpas styre. Usikkerhet rundt størrelsen på støtten fra Justis- og Beredskapsdepartementet. Vanskeligheter med å finne rom til lønnsøkning for daglig leder i eksisterende budsjettrammer. Fullstendig søknad av følger vedlagt. I fakultetsstyremøte 27. januar 2014 ble fakultetets budsjett behandlet i styret, hvor administrasjonens forslag til budsjett ble vedtatt. Jusshjelpas tilskudd fra fakultetet ble der bestemt til kr ,-. Et forslag om å øke støtten til Jusshjelpa til omsøkt beløp falt med 5 mot 3 stemmer. I fakultetsstyremøte 3. mars ble det av styret åpnet for å behandle en søknad om tilleggsbevilgning fra Jusshjelpa. Jusshjelpas Økonomiske situasjon Jusshjelpa gikk i 2013 med et underskudd på kr ,39. Vi viser til vedlagte regnskap for tiltaket. Postadresse: Bes~ksadresse: Telefon: (+47) Jusshjelpa i Nord-Norge Terminalgata 38 Telefaks: (+47) UiT Norges Arktiske Universitet 9019 TROMSØ Breivika senter E-post: postmottak@jusshjelpa.uit.no 9037 TROMSØ Org.nr.: Internett: jusshjelpa.no og gratisrettshjelp.no

8 Jusshelpa har en omsetning på 3,3 millioner kroner pr år. Vi mottok i fjor 2,3 millioner kroner i støtte fra Justis- og Beredskapsdepartementet. De er vår klart største bidragsyter og støttespiller. For å kunne gi et godt og helhetlig tilbud til ressurssvake i Nord-Norge har vi i tillegg behov for i underkant av i million fra våre Øvrige bidragsytere. Administrasjonen og ansatte bruker hvert år mye tid og ressurser på søknader og møter med våre bidragsytere for å bedre vår Økonomiske stilling. Da det imidlertid alltid er noen bidragsytere som faller fra og må erstattes med nye, er det likevel vanskelig å oppnå en stabil inntektsøkning. I tillegg oppleves det lettere å få innvilget støtte til konkrete prosjekter enn til driftsstøtte. ProsjektstØtte er imidlertid Øremerkede midler, og kan ikke brukes til løpende driftskostnader. Vår største utgiftspost er lønn til de ansatte. Lønnskostnadene for 2014 er beregnet til kr 2,7 millioner. I dette beløpet inngår for det første lønn til de fast ansatte. Størrelsen på denne posten øker fra år til år, på grunn av lønnsutvikling i de sentrale og lokale forhandlinger. Videre omfattes lønn til studentene. De mottar kr 107,80 pr time og får betalt for 15 timer pr uke. Denne timesatsen har vært uendret siden I tillegg arbeider de en betydelig andel gratis timer for at Jusshjelpa skal kunne drives forsvarlig. Ifjor arbeidet studentene 8 54] gratis timer, noe som utgjør 42 % av alle arbeidede timer av studentene. Uten å redusere stillingsprosent på de faste stillingene eller redusere antall studenter på tiltaket er det ikke mulig å redusere lønnskostnadene. øvrige driftskostnader utgjør kr Nesten kr av disse betales til UiT for drift av vår sikre server, hvor klientsensitiv informasjon lagres (posten diverse på budsjettet). De øvrige kr skal strekke til opplæring av ansatte, seminarer, reiser til ledersamlinger og politiske møter, bærbare pc er, bøker og tidsskrifter, oppsøkende virksomhet i hele landsdelen, fengselsbesøk, foredragsvirksomhet, drift av to nettsider og mobilapplikasjon, kontorrekvisita, trykking av brosjyrer, markedsføring, ansvarsforsikring, julebord med mer. Det er fra fakultetets side kommunisert at vi bør kunne redusere våre driftskostnader. Det er mulig vi kan redusere noen poster, men kr utgjør en meget stor andel av driftsbudsjettet vårt. Slik vi ser det vil det vanskelig kunne gjennomføres en så betydelig innsparing uten at det skal gå ut over vår drift. Bakgrunnen for budsjetterte inntekter 2014 Vi viser i det følgende til vedlagte budsjett for tiltaket, vedtatt på vår generalforsamling i desember Jusshjelpa har i sitt budsjett for 2014 budsjettert med en økning i inntekter fra Justis- og beredskapsdepartementet på kr ,-. Det er vanskelig å forutse om vi får noen økning fra departementet, men vi pleier vanligvis å få en liten økning derfra. For å unngå negative tall allerede i budsjettet, valgte vi å regne ut gjennomsnittlig økning de siste årene, og budsjettere med en tilsvarende økning for Svar på denne søknaden vil ikke foreligge før i mai Vi har i 2014 budsjettert med noe lavere inntekter fra kommuner enn det som kom inn i Dette skyldes at vii desember 2013 mottok driftsstøtte for 2014 fra flere kommuner. Disse utbetalingene ble ført i regnskapet for 2013, og er årsaken til at inntektene fra kommunene ligger høyere enn budsjettert i Side 2 av 5

9 Vi budsjetterte med kr i økning fra Juridisk fakultet. Som det fremkomnier i vår søknad av grunnet dette i en forståelse av at fakultetet skulle dekke ekstrakostnadene ved å øke stillingsprosenten for sekretær fra 80 % til 100 % stilling. Allerede tidlig i 2013 så Jusshjelpa på den økonomiske situasjonen som utfordrende. Da daværende sekretær sa opp sin stilling, ga hun samtidig signaler om at arbeidsmengden knyttet til stillingen var noe begrenset. Styret vedtok derfor å utlyse sekretærstillingen som en 80 % stilling. Vi sendte deretter et forslag til utlysning av stillingen til fakultetet, som avtalte et møte med undertegnede og styremedlem Lauvdahl om blant annet stillingsprosenten. Resultatet av møtet var, som allerede kornmunisert av Lauvdahi, at vi utlyste stillingen som fulltidsstilling. Et sentralt argument var UiTs personalpolitikk, med mål å minimere antallet deltidsansatte. Jusshjelpas representanter var av den klare oppfatning av at fakultetet skulle ta ansvar for kostnadene knyttet til dette. flcke bare for 2013, men også for påfølgende år. Undertegnede beregnet ekstrakostnadene knyttet til stillingen til ca kr per år. Da vi på ovennevnte møte også hadde fått forståelsen av at fakultetet ville støtte en normal lønnsutvikling for daglig leder, anså vi det som forsvarlig å budsjettere med en økning i støtten på kr fra Juridisk Fakultet. Mulighet for innsparinger i 2014 Som nevnt ovenfor er det store utfordringer knyttet til å spare inn kr av et marginalt driftsbudsjett. Beløpet utgjør 20 % av de midlene vi har tilgjengelig til vanlig drift. Slik undertegnede vurderer det er det få poster som kan reduseres. Vi har allerede sendt to representanter på KROM-seminar, samt avholdt årets første internseminar. Etter betydelige innsparingstiltak høsten 2013 for å redusere vårt underskudd, hadde vi store behov for innkjøp av saksmapper, brosjyrer og hodesett til telefonene våre. Vi har planlagt og annonsert vårens saksinntaksturer. Kort oppsummert er vårens drift planlagt, og deler av budsjettpostene allerede disponert over. Slik vi ser det har vi muligheter for innsparinger i driftsbudsjettet knyttet til høstens opplæring. Ved å kutte internseminaret kan vi spare inn kr Dette vil imidlertid innebære at høstens nyansatte ikke vil være like godt skikket til klientbehandling og saksbehandling ved oppstart, noe som ikke er ønskelig. Jnternseminaret er også viktig for konsolidering av gruppen, og det er viktig for samarbeid og ytelse at nye og gamle ansatte blir kjent med hverandre tidlig i semesteret. Et annet mulig innsparingstiltak vil være å redusere vår oppsøkende virksomhet. Vi reiser på saksinntak til alle kommunene vi mottar støtte fra, og oppsøkende virksomhet står sentralt i argumentasjonen for å motta støtte fra kommuner og fylkeskommuner. Vi har samarbeidsavtaler med flere av kommunene, som forutsetter et visst antall besøk pr år. Vi mottar også ekstra midler fra departementet med bakgrunn i vår oppsøkende virksomhet, noe som innebærer at Jusshjelpa samlet sett har et overskudd i regnskapet knyttet til vår oppsøkende virksomhet. Det er betydelige betenkeligheter knyttet til å kutte vår reisevirksomhet, da vi netto vil kunne risikere en reduksjon i inntektene våre. Det som gjenstår av tiltak for å spare inn kr er enten å gi sekretær en endringsoppsigelse, slik at hennes stilling reduseres til 80 %, eller å ansette to færre studenter til høsten. Begge disse tiltak vil gi de ønskede reduksjoner i utgifter. A redusere stillingen til Side 3 av 5

10 en voksen dame med familie og forsørgerbyrde er imidlertid ikke å foretrekke. Vi kan heller ikke se at det vil være gjennomførbart å drive på det nivå vi gjør nå med færre studenter. Et av momentene i støttetildelingen fra departementet er saksantall sammenstilt med kostnader, og en reduksjon i saksantallet på Jusshjelpa vil dermed kunne ha direkte konsekvenser for tildeling av støtte fra vår viktigste bidragsyter. Det er aldri blitt arbeidet flere gratis timer enn i 2013, og å legge opp til en drift hvor de ansatte skal arbeide enda mer enn dette for å veie opp mot reduksjon i nyansatte, vil på lengre sikt skade rekrutteringen av studenter til Jusshjelpa og vanskeliggjøre å følge et normert studieforløp. Vi kan legge til at vi på årets to første måneder mottok 475 saker, mot 1780 saker i hele fjor. Sakstilfanget er dermed økt betraktelig, og det er også med hensyn til sakstilfanget betenkelig å kutte i antallet ansatte. Det er fra fakultetets side nevnt som mulig innsparing å holde stillingen som daglig leder som vakant en periode. Dette er ikke ønskelig, og Jusshjelpa vil engasjere en vikar i perioden fram til nyansatt daglig leder er på plass. Når ny daglig leder starter opp, vil Jusshjelpa sørge for at opplæringsressurser er til stede. Det vil påløpe kostnader til dette. Det er lite sannsynlig at en ferdig utdannet jurist ønsker å arbeide for en lønn som vil være vesentlig lavere enn de eksisterende utgifter knyttet til stillingen. Daglig leder er i dag i lønnstrinn 56, et lønnstrinn jurister ofte oppnår etter få års ansiennitet. Dersom vi lykkes å rekruttere en daglig leder som er villig til å akseptere et tilbud om lønnstrinn 53, vil dette innebære kr pr år i innsparinger. For et halvt år utgjør dette kr Det er imidlertid vanskelig å legge denne innsparingen til grunn som sikker før ansettelsesprosessen er ferdig. På bakgrunn av ovennevnte kan ikke undertegnede se at det er mulig å spare inn kr av de budsjetterte utgifter. Vi kan legge til at det er knyttet en betydelig usikkerhet til departementets bevillinger, se vedlagt søknad fra Stormkista Under en samtale mellom Jusshjelpas styreleder Guro Haug Nilsen og Markus Lie fremkom det at vår egenkapital har blitt drøftet som et moment ved avgjørelsen av vår støttesøknad. Vår egenkapital var ved årsskiftet kr ,80. Dette er midler vi gjennom en 4 års periode fra opparbeidet oss, ved at Jusshjelpa hvert år gikk med mindre overskudd. I fjor gikk Jusshjelpa med et underskudd på kr ,-, som ble dekket av vår egenkapital. Dette viser at en viss egenkapital er nødvendig for å kunne gjennomføre en forsvarlig drift av tiltaket. Den egenkapitalen vi nå har tilsvarer i underkant av 3 uker med lønnsmidler for våre ansatte, og rundt 5 % av de midler vi hvert år mottar i ekstern støtte. Styret på Jusshjelpa har på oppdrag fra Generalforsamlingen utarbeidet forslag til retningslinjer for bruk av vår egenkapital. I disse retningslinjene fremkommer det at egenkapitalens hovedformål er å være en sikkerhet dersom vesentlige bidragsytere reduserer sin støtte, eller dersom slik støtte bortfaller. Egenkapitalen kan ellers bare brukes dersom det oppstår umiddelbare behov for innkjøp som det ikke er rom til i budsjettet, eller for å dekke sakskostnader i prinsipielle saker. Det er styrets oppfatning at en forsvarlig drift av Jusshjelpa fordrer en viss egenkapital, da vi har en forpliktelse overfor våre klienter å kunne gi en forsvarlig saksbehandling av deres sak tross eventuelle økonomiske problemer. Uten Stormkista vil klienter risikere at Jusshjelpa må innskrenke driften på kort varsel, noe som vil vanskeliggj øre fremdrift og sluttføring av klientens sak. Vi kan legge til at alle de øvrige Side 4 av 5

11 tiltakene har egenkapital, i snitt har studentrettshjelpstiltakene hver kr ,- i egenkapital. Både Justisdepartementet, de øvrige juridiske fakulteter, kommuner og fylkeskommuner er informert om dette, uten å ha betenkeligheter. Oppsummering Jusshjelpa søker med dette om en tilleggsbevilgning på kr fra Det Juridiske fakultet, UiT. Søknaden er grunnet i vår Økonomiske situasjon, og vanskeligheter med å finne annen finansiering når budsjetterte inntekter bortfalt. Vi ber om at det tas kontakt dersom noe i vår søknad må klargjøres. Vi stiller gjerne opp på et møte med fakultetet i forkant. Vi ber om at søknaden behandles på styremøte 7. april, da vi må avgjøre antallet nyansettelser før påske, og generalforsamlingen skal behandle revidert budsjett i mai. Med vennlig hilsen Jusshjelpa i Nord-Norge Vivian Mikalsen Daglig leder Vedlegg: - Søknad datert Regnskap Budsjett 2014 Side 5 av 5

12

13 / \j~ Jusshjelpa i Nord-Norge Årsrapport 2013 FORORD Jusshjelpa i Nord-Norge har i årfeiret 25års jubileum! Vi har sett tilbake på 25 års drift, og sainmenfattet all vår statistikk for åfå et langsiktig bilde av hvem vi har hjulpet og med hva. Vi har fortsatt vårt rettspolitiskefokus, noe som har resultert i produksjon av foredrag på en rekke områder. Vi er inne i en endring når det gjelder måten vi Ønsker å nå ut til mennesker på. Vi Ønsker å nå våre klienter der de ei~ Om dette betyr at vi skal holde foredrag på foreningsmnøte,~ eller om vi må legge ut digital informasjon, så gjør vi det! Vi har 25 års emfaring i å drive rettshjelp, mnemz er i stadig utvikling. Vi harfortsatt vår reiseaktivitet rundt i landsdelen for å treffe nye klienter, vi har fokus på rekruttering og en god arbeidshverdag for våre ansatte, og sist men ikke minst har vi hjulpet mange klienter med viktige problemnei~ Gjennom saksbehandling utgjør vi årlig en forskjell for rundt 2000 mennesker som trenger juridisk bistand. I tillegg hadde vi unike brukere på våre nettsider, og kan skryte av nedlastinger av rettighetsinformnasjon fra nettsidene i Denne rapporten gir en oversikt over Jusshjelpa i Nord-Norges virksomhet i 2013, og er ment både for internt og eksternt bruk. Rapporten blir benyttet til opplæring av nye medarbeidere, ved søknader om støtte, og sendes ut til enkeltpersoner, organisasjonei; offentlige organer og andre som måtte ha interesse av den. Rapporten kan bestilles ved henvendelse til Jusshjelpa i Nord-Norge. For de som er interessert i å vite mer om Jusshjelpa i Nord-Norges arbeid, anbefaler vi å ta direkte kontakt med oss, da denne rapporten ikke gir et uttømnmnende bilde av vår virksomhet. Rapporten er i all hovedsak bygget opp etter samnmne mal som rapportene for tidligere åm; slik at disse enkelt skal kunne leses i sammenheng. Det er videre tatt inn data fra tidligere års rapporter der dette er naturlig, slik at man kan se utviklingen fra år til åi~ I år har vi også henvist til samlede tall for de siste 25 år. Vi har felles statistikk-koder med de andre studentrettshjelpstiltakene, slik at tiltakenes årsrapporter i stor grad kaiz samnmenstilles til en felles statistikk for alle studentrettshjelpstiltak i landet. Vi vil benytte anledningen til å takke for støtten vi mottarfra forskjellige støttespillere og bidragsytere, Økonomisk så vel som faglig. Vår mulighet til å gi og videreutvikle rettshjelp avhenger i stor utstrekning av disse bidragene. Vi håper at det arbeidet som nedlegges ved kontoret innfrir de forventningene som stilles til oss på bakgrunn av den støtten vi mottar. Ikke mnimzst rettes emi stor takk tilfantastiske medarbeidere, hvis iherdige innsats er emi forutsetningfor Jusshjelpas posisjon i det nordnorske rettshjelpstilbudet. TromsØ, februar 2014 Vivian Mikalsen Daglig leder Side I av56

14 FORORD i 1. PRESENTASJON AV JUS SHJELPA I NORD-NORGE HISTORISK BAKGR UNN FORMÅL MEDARBEIDERE OG ORGANISASJON Medarbeiderne Jusshjelpas forskjellige organer ] Generalforsamling Styret Faglig ansvarlig Administrasjon Faggruppene Administrative komiteer 7 ].3.2.7Ad hoc-grupper ARBEIDSFORMENE VED JUSSHJELPA I NORD-NORGE Saksbehandling ]. I Nærmere om saksinntak og saksbehandlingsrutiner Kvalitetssikringsrutiner Hjelp til seivhjelp eller partsrepresentasjon Henvisnings- og avvisningssaker Generell rettsinformasjon Forsknings- og utredningsarbeid Annet rettspolitisk arbeid RESULTAT FOR ] INNLEDNING OPPS ØKENDE VIRKSOMHET HVEM SØKER HJELP FRA JUSSHJELPA INORD-NORGE Hovedoversikt over resultatet av saksbehandlingen i Fylkesoversikt ] Nordland Troms Finnmnark Andre og ukjente Oversikt over fordeling mellom kommunene Statsborgerskap Opplysninger om klientene ] KjØnnsmessig fordeling av saker til Jusshjelpa i Nord-Norge Klientens alder, sivilstand, inntekt, formue og gjeld Klientens befatning med andre rettshjelpere Hvordan klienten kom i kontakt med Jusshjelpa RETTSOMRÅ DER HVOR DET SØKES OM HJELP Hovedoversikt Historisk oversikt over saksområder Nærmere om de enkelte fagområdene Arverett Ekteskap Barn og foreldre Samboemforhold Avtalerett, kjøp og salg 30 Side 2 av 56

15 Fast eiendom Husleie Erstatning Trygd og pensjon Sosial- og helserett Gjeldssaker Fengselsrett Skatter og avgifter Arbeidsrett Utlendingsrett Annen forvaltningsrett Straffe- ogpolitirett ]8Annet PROSJEKTARBEID Generelt om prosjektbasert arbeid ved Jusshjelpa i Nord-Norge Organiseringen av prosjektarbeid ved Jusshjelpa Rettsinformasjon Nytt innhold på studentrettshjelpstiltakenes felles nettside Nytt utseende og innhold på Lansering av inobilapplikasjonen Rettshjelperen Utarbeidelse av foredrag på alle Jusshjelpas rettso,nråder Rettsikkerheten for innsatte i norske fengsler Kronikkerpå sentrale temaer i publisert i avisa Nordlys Brosjyre om innsattes sosiale rettigheter Forskning og utredning Studentavhandlinger Høringsuttalelse om et sentralt gjeldsregister Gjennomgang og analyse av 25års statistikk Videre arbeid med Rettshjeipsmeldingen Annet ] Russlandsprosjektet Finanskomiteen Diverse administrative komiteer Årsrapportene fra Jusshjelpa i Nord-Norge OPPLÆRING VED JUSSHJELPA I NORD-NORGE Innledning Internopplæring ved tiltredelse og gjennom ansettelsesperioden Grunnopplæring Eksterneforelesere Spesialfag rettshjelp i regi av fakultetet øvrige kurs og seminarer ] Inte rnsemninar Fellesseminar KROM-seminar Evalueringer ØKONOMI OG DRIFT Innledning Driftsrute Økonomi ] Regnskapfor Kommentar til driftsresultatet for Inntekter Utgifte Arbeidstimer ved Jusshjelpa i Nord-Norge Oversikt over lønnet og ulønnet arbeid ved Jusshjelpa Kommentarer til timeantallet for Historisk oversikt over andelen gratis arbeid siden MEDARBEIDERE VED JUSSHJELPA 2013 Side 3 av 56

16 1. PRESENTASJON AV JUSSHJELPA I NORD-NORGE 1.1 HISTORISK BAKGRUNN Jusshjelpa ble stiftet høsten 1986 på et seminar i Skibotn. Initiativtakerne til seminaret var 20 jusstudenter ved Universitetet i Tromsø. Tilstede på seminaret var også faglig ansvarlig for Juss-Buss i Oslo, Jon T. Johnsen, og daværende daglig leder i Juss-Buss, Ingse Aursnes. Etter en prosjekteringsfase på halvannet år ble Jusshjelpa i Nord-Norge åpnet for drift ijanuar I 2013 kunne Jusshjelpa se tilbake på 25 års drift hvor vi med stort og smått har behandlet over henvendelser. Vi har i løpet av disse årene blitt en veletablert og betydelig del av rettshjelpstilbudet i landsdelen. 1.2 FORMÅL Jusshjelpa i Nord-Norges overordnede formål fremkommer av vedtektenes I som lyder: Jusshjelpas inålsetning er å bedre rettshjelpstilbudet i Nord-Norge. Jusshjelpa skal ha en sosial profil og gi gratis rettshjelp til dem som har størst behov for det. Jusshjelpas virksomhet fordeles mellom utdanning. saksbehandling, rettspolitikk, forskning og Vårt formål viser seg gjennom den konkrete saksbehandlingen ved at vi prioriterer klienter ut fra deres ressursevne, hvilket problem de har, og hvorvidt det er nødvendig med vår hjelp. Generelt sett kan man si at Jusshjelpa primært bistår de som ikke har mulighet til å få hjelp noe annet sted, og som har et juridisk problem som Jusshjelpa vurderer som velferdsmessig viktig for klienten å få løst. Eksempler på dette er saker vedrørende arbeid, bolig, familie, gjeld, soningsvilkår, sosial- og trygdeytelser. Når det gjelder Jusshjelpas utrednings- og forskningsarbeid, samt det rettspolitiske arbeidet, har også dette som overordnet mål å avdekke og avhjelpe de ovennevnte klientgruppers juridiske problemer, men da på et mer generelt plan. Utover dette vil vi alltid forsøke å gi råd til de som tar kontakt med oss, forutsatt at vi har kapasitet og nødvendig kompetanse. Her har vi ingen kriterier for hvem vi skal hjelpe. I saker som faller utenfor våre kjerneområder blir hjelpen imidlertid ofte begrenset til svar på relativt enkle spørsmål, samt henvisninger til instanser som kan hjelpe vedkommende videre. Dette medfører ikke mye arbeid for oss, og kan ofte være av stor verdi for den enkelte klient. Jusshjelpa spiller også en betydelig rolle som utdanningsinstitusjon. Gjennom arbeidet ved Jusshjelpa får medarbeiderne et unikt perspektiv på det praktiske juridiske liv hvor klientenes behov for, og faktiske tilgang til, rettshjelp står i fokus i stedet for inntjening og bedriftsøkonomiske hensyn. Dette er verdifulle erfaringer man tar med seg videre i en fremtidig yrkeskarriere som jurist. Det er derfor vår påstand at Jusshjelpa bidrar med et viktig og verdifullt supplement til de ordinære delene av det juridiske studium. Side 4 av 56

17 1.3 MEDARBEIDERE OG ORGANISASJON Medarbeiderne Medarbeiderne ved Jusshjelpa er i hovedsak viderekommende jusstudenter fra og med tredje avdeling ved Det juridiske fakultet ved UiT Norges Arktiske Universitet. Unntakene er daglig leder som er ferdig utdannet jurist, og sekretæren som har lang erfaring som advokatsekretær. Medarbeiderne ansettes av et eget ansette] sesutvalg på bakgrunn av intervjuer, hvor personlig egnethet for jobben tillegges stor vekt. Daglig leder og sekretær er fast ansatt i 100 % stilling. Medarbeiderne i faggruppene ansettes for tre semestre, hvorav stillingsprosenten utgjør minimum 56 % og lønnen 40 % i de to første semestrene, og 20 % i det tredje semesteret. Medarbeiderne nedlegger imidlertid ulønnet arbeid utover dette, slik at faktisk arbeidsinnsats tidvis utgjør opp mot det dobbelte av den stillingsprosenten de lønnes etter. Medarbeiderne har i tillegg anledning til å ta spesialfaget Rettshjelp (15 eller 30 studiepoeng) på grunnlag av arbeidserfaringen de får ved Jusshjelpa. De to første semestrene arbeider man hovedsakelig med konkret saksbehandling innenfor bestemte fagområder. Det tredje, og siste, æmester~ er man nedtrapper, og arb~ der da hovedsakelig med overføring eller avslutning av saker, opplæring av nye medarbeidere, samt prosjektarbeid av forskjellig slag. Nedtrapperne utgjør det faglige tyngdepunktet ved Jusshjelpa. I 2013 var det 27 medarbeidere ved kontoret, hvorav én daglig leder, èn prosjektmedarbeider og én kontormedarbeider Jusshjelpas forskjellige organer Jusshjelpas organisasjonsstruktur bygger på et system med generalforsamling, styre, daglig leder og tre faggrupper. Den enkelte medarbeider har stemmerett på generalforsamlingen, som avholdes to ganger i året. Generalforsamlingen velger et administrativt styre som har instruksjonsrett overfor daglig leder, og som denne løpende rapporterer til. Det avholdes månedlige styremøter i den ordinære driftsperioden. Ettersom samtlige medarbeidere har stemmerett på generalforsamlingen, og medarbeiderrepresentantene utgjør flertallet i styret, har medarbeiderne fortsatt stor innflytelse på driften av Jusshjelpa, selv om vi de senere årene har fjernet oss fra prinsippet om helt flat struktur i alle ledd i organisasjonen Generalforsamling Generalforsamlingen er Jusshjelpas øverste organ, og har organisasjonens endelige beslutningsmyndighet. Generalforsamlingens formål er å legge hovedføringer for driften av Jusshjelpa, samt velge et styre som gis fullmakt som øverste administrative ledelse frem til neste generalforsamling. Det avholdes generalforsamling to ganger årlig, i april og i november/desember. Alle ansatte samt styremedlemmene har stemmerett på generalforsamlingen. Alle stemmeberettigede har møteplikt på generalforsamlingen. Side 5 av 56

18 Styret Styret er den Øverste administrative ledelsen av Jusshjelpa mellom generalforsamlingene. Styret består av fem medlemmer; tre medarbeidere ved Jusshjelpa, én representant fra Det juridiske fakultet og én ekstern representant. Det velges to vararepresentanter, hvorav én for fakultetsrepresentanten og ~n for de Øvrige styremedlemmene. Styret konstituerer seg selv. Styrets oppgave er å planlegge arbeidet ved Jusshjelpa, samt holdes orientert om driften. Det innkalles til styremøte ved behov, normalt én gang pr måned ved ordinær drift. Daglig leder har møteplikt og talerett på styremøtene, men ikke stemmerett. Vararepresentantene har møterett og talerett, men ikke stemmerett med mindre de møter i en av de faste representantenes sted. Alle medarbeiderne ved Jusshjelpa har forslagsrett for styret. Styret 2013 Vår Aasta BjØrnsdatter Pettersen, styreleder Ida Marlen Johnsen, nestleder Advokat Tom Lunde, ekstern representant. FØrsteamanuensis Irene Dahi, Juridisk Fakultets representant Vegard R. Lauvdahi, styremedlem Eystein M. Hansen, vararepresentant Universitetslektor Johan Angell, Juridisk Fakultets vararepresentant Høst Vegard R. Lauvdahi, styreleder Guro Haug Nilsen, nestleder Advokat Tom Lunde, ekstern representant Professor Dr Juris Hege Brækhus, Juridisk Fakultets representant Mats Humberset, styremedlem Eystein Hansen, vararepresentant Universitetslektor Johan Angell, Juridisk Fakultets vararepresentant Faglig ansvarlig Ett av vilkårene for å drive rettshjelpsvirksomhet, er at Jusshjelpa må være faglig tilknyttet Det juridiske fakultet ved UiT Norges Arktiske Universitet. Denne tilknytningen blir ivaretatt ved at to vitenskapelig ansatte ved fakultetet har et særskilt ansvar for Jusshjelpa. Den ene har ansvar for to faggrupper, og den andre har ansvar for en faggruppe og sitter i Jusshjelpas styre. De faglig ansvarlige bistår også med veiledning i enkeltsaker der dette er naturlig og nødvendig Administrasjon Den daglige administrasjonen utføres av daglig leder assistert av en sekretær. Daglig leders arbeidsområde er administrasjon og koordinering av det daglige arbeidet ved tiltaket, samt strategisk og økonomisk planlegging av driften. Videre har hun personalansvar for samtlige ansatte. Daglig leder representerer også Jusshjelpa utad der Side 6 av 56

19 dette er naturlig. Hun er underlagt styrets instruksjon, og skal sørge for at styrets vedtak gjennomføres. Som følge av dette skal hun orientere styret om fremdriften i sitt arbeide. Sekretær bistår daglig leder med administrative gjøremål, herunder forefallende kontorarbeid, saksinntak og betjening av Jusshjelpas sentralbord. Erfaring har vist at Jusshjelpa er avhengig av en sekretær for å kunne opprettholde et akseptabelt administrativt servicenivå både overfor publikum og medarbeiderne Faggruppene Saksbehandlerne ved Jusshjelpa jobber i en av tre spesialiserte faggrupper gjennom hele ansettelsesperioden. Medarbeiderne jobber tre semestre ved Jusshjelpa, og vi ansetter nye medarbeidere hvert semester. Dermed består hver faggruppe til enhver tid av medarbeidere med forskjellig fartstid ved kontoret som i stor grad arbeider kollektivt med saksbehandlingen. Dette sikrer høy kompetanse på de rettsområdene Jusshjelpa arbeider med, da vi på denne måten effektivt får videreført det erfaringsgrunnlaget de gamle medarbeiderne har opparbeidet seg til de nyansatte. Den enkelte faggruppe drives fullt ut etter prinsippet om flat struktur. Faggruppene er inndelt i følgende områder: Gruppe 1: Gruppe 2: Gruppe 3: Fengselsrett, sosialrett, husleierett og gjeldsrådgivning Trygderett, arbeidsrett og barnerett Familierett, arverett og utlendingsrett Alle gruppene arbeider med pengekravspørsmål. Selv om det er den enkelte saksbehandler som har ansvaret for utredningen av sine saker, har faggruppene et kollektivt ansvar for at den jobben som gjøres i hver enkelt sak er faglig forsvarlig. Hver gruppe møtes minst en gang i uken. På gruppemøtene blir alle løpende saker tatt opp til behandling, og fremdriften i hver enkelt sak vurdert. Alle nye henvendelser blir behandlet på førstkommende gruppemøte etter at de er tatt inn. Saksbehandlerens utredninger og strategiforslag blir da vurdert av gruppa, før gruppa i fellesskap beslutter hva som skal gjøres videre i saken. En mer inngående redegjørelse for arbeidsmetodene ved Jusshjelpa følger under punkt 1.4 nedenfor Administrative komiteer Hver faggruppe har til en hver tid representanter i tre administrative komiteer. Disse er ansettelseskomiteen, opplæringskomitéen og eksternkomiteen. Sistnevnte planlegger all oppsøkende virksomhet på Jusshjelpa. Det sitter ansatte i sosialkomiteen. I 2012 innførte vi i tillegg rettspolitisk komité. Side 7 av 56

20 Ad hoc-grupper Utover de faste organene som er nevnt her, opprettes det ved behov forskjellige ad hoc grupper med oppgaver av faglig eller administrativ art. Dette kan for eksempel være arbeidsgrupper i forbindelse med vedtektsrevisjoner, arrangementskomit~ for fellesseminaret, rettspolitiske prosjektgrupper og lignende. I hele 2013 arbeidet finanskomiteen med å øke inntektsgrunnlaget til Jusshjelpa. Side 8 av 56

21 1.4 ARBEIDSFORMENE VED JUSSHJELPA I NORD-NORGE Jusshjelpa har et vedtektsfestet formål om å bedre rettshjelpstilbudet i Nord-Norge. Dette formålet søkes ivaretatt gjennom flere forskjellige arbeidsformer; konkret saksbehandling, rettsinformasjon, rettspolitisk arbeid samt forsknings- og utredningsarbeid. Vi vil i det følgende gjøre kort rede for generelle trekk ved de forskjellige arbeidsformene ved Jusshjelpa Saksbehandling Saksbehandlingen utgjør kjernen i Jusshjelpas virksomhet, og innebærer i korte trekk konkret juridisk rådgivning og representasjon i enkeltsaker. Det er gjennom saksbehandlingen vi direkte hjelper de som tar kontakt med oss for juridisk bistand, og dette utgjør også den klart største delen av det arbeidet som gjøres ved kontoret. Den kunnskapen og de erfaringene medarbeiderne tilegner seg gjennom konkret saksbehandling, danner også grunnlaget for det prosjektbaserte arbeidet ved kontoret Nærmere om saksinntak og saksbehandlingsrutiner De fleste henvendelsene til Jusshjelpa kommer inn pr telefon. Åpningstiden for saksinntak pr. telefon er mandag til torsdag mellom klokken og Alle henvendelser til kontoret innenfor disse tidspunktene blir registrert inn i resepsjonen. Klientene vil etter dette bli kontaktet så snart som mulig; vi har en intern målsetning om samme dag eller senest dagen etter. En stor andel av sakene (16,2 %) tas inn ved personlig oppmøte, enten i våre lokaler i Tromsø eller gjennom lokale saksinntak rundt om i landsdelen. I 2013 gjennomførte Jusshjelpa 75 saksinntak utenfor kontoret. Av disse ble 21 avholdt på forskjellige steder innenfor Tromsø kommune. De resterende 54 saksinntakene ble gjennomført i forbindelse med saksinntaksturer til 22 andre kommuner i landsdelen. Se nærmere om dette i punkt 2.2 nedenfor. På slike turer avholdes normalt saksinntak i kommunesentrene. Vi besøker regelmessig fengslene i Nord-Norge, og ettersom studenter er en naturlig målgruppe for oss prioriterer vi også å avholde saksinntak ved de forskjellige lærestedene i landsdelen. Jusshjelpa har alltid prioritert å drive oppsøkende virksomhet rundt om i lokalmiljøene. Dette fordi vi anser det som viktig å profilere oss som et lavterskeltilbud for hele landsdelen. Videre er det i mange tilfeller slik at et personlig møte mellom saksbehandler og klient er en bedre ramme for å ta inn en sak enn pr telefon eller ved skriftlig korrespondanse. Av erfaring ser vi også at muligheten for personlige klientmøter ofte er helt avgjørende for at klienten i det hele tatt skal oppsøke hjelp. Vi får også en del henvendelser pr brev og faks. Vi har ikke åpnet for inntak av nye saker via e-post, da det er en del sikkerhetsmessige spørsmål som gjør det betenkelig å sende og motta personlig informasjon. Alle saksbehandlerne inngår i en vaktturnus, slik at man internt i faggruppene rullerer på ansvaret for de nye henvendelsene som kommer inn. Hver saksbehandler har normalt vakt en dag pr uke. På den måten rekker den enkelte saksbehandler hele tiden å arbeide seg gjennom de sakene man får inn før man tilføres nye saker. Det primære arbeidsverktøyet for saksbehandling er Advisor. Advisor brukes i tillegg til saksbehandling også som et ledd i kvalitetssikringen av vårt arbeid. Side 9 av 56

22 Kvalitetssikringsrutiner Ettersom alle saksbehandlerne ved Jusshjelpa er studenter, stiller vi internt svært strenge krav til kvalitetssikring av saksbehandlingen for at denne skal være forsvarlig. Av sentral betydning er i så måte gruppebehandlingen av hver enkelt sak. Som nevnt ovenfor blir hver enkelt henvendelse til Jusshjelpa tildelt en bestemt saksbehandler. Vedkommende har ansvaret for å utrede sakens faktiske og juridiske sider, herunder definere problemstilling og klientens Ønske om løsning. Saksbehandleren utarbeider etter dette et løsningsforslag, og eventuelt forslag til videre strategi i saken. Den enkelte saksbehandlerens arbeid blir i ukentlige møter presentert for den faggruppen saken sorteres inn under. Hver faggruppe består av seks til åtte medarbeidere som arbeider med problemstillinger innenfor gruppens fagområder. Faggruppen etterprøver alle resonnementer, vurderinger, hjemler, valg av strategi mv. I spesielt vanskelige saker konsulteres daglig leder eller fagpersoner, gjerne ved Det juridiske fakultet, før tilbakemelding gis til klient. Ettersom hele gruppen har et kollektivt ansvar for saksbehandling innenfor dens fagområder, blir arbeidet som gjøres ved Jusshjelpa presentert overfor klient eller eventuelle motparter først når flertallet i faggruppen har gitt sin godkjenning. Motparter og andre tredjeparter kontaktes kun etter klientens eget Ønske, og etter at klienten har gitt sitt samtykke til det faggruppen foreslår. Ved hvert gruppemøte skrives det referat over progresjonen i den enkelte sak, herunder hvilke beslutninger som gjøres av faggruppen. På denne måten holder gruppen løpende oversikt og kontroll med alle sine saker. Det er også faggruppen som i fellesskap avgjør om en sak i det hele tatt skal tas inn til behandling, eller om den skal avvises eller henvises til en annen instans. Ved disse vurderingene tas det hensyn til Jusshjelpas sosiale formål, den interne instruks for inntak av saker, samt den til enhver tid rådende kapasitet ved kontoret. Stor grad av selvstendig juridisk arbeid i vekselvirkning med faglige diskusjoner og kvalitetssikring i spesialiserte grupper har vist seg lærerikt og inspirerende for våre medarbeidere, og er en god arbeidsmetode for å sikre forsvarlig saksbehandling Hjelp til selvhjelp eller partsrepresentasjon Prinsippet om hjelp til selvhjelp spiller en sentral rolle i virksomheten ved Jusshjelpa. Mange av henvendelsene til Jusshjelpa er av relativt enkel karakter, hvor klienten for eksempel kun ønsker informasjon om gjeldende rett eller fremgangsmåten på et spesielt rettsområde for selv å kunne ivareta sine juridiske rettigheter. Etter å ha fått en viss veiledning fra oss, er dette saker som de fleste av våre klienter er fullt ut kapabel til å håndtere selv. Vi driver derfor i nokså stor grad med rettsopplysende arbeid gjennom enkel skriftlig eller muntlig veiledning av klienter. Vi har også et stort utvalg av brosjyrer og annet standardmateriell som ligger tilgjengelig på våre nettsider, og som vi også kan sende ut gratis til klienter, enten på forespørsel eller dersom vi ser at dette kan gi svar på klientens spørsmål. Ved utsendelse av informasjonsmateriell tilbys klienten alltid å ta kontakt med oss igjen hvis vedkommende ikke finner tilstrekkelig veiledning i det tilsendte materialet. Det er flere fordeler med denne måten å arbeide på. Ved at klienten selv er nødt til å sette seg inn i, samt gjlieen innsats i saken, flt denneet eiertorhold til utviklingen i saken. Dette kan fort bli fraværende dersom Jusshjelpa skal gjøre hele jobben for klienten. At klienten selv er engasjert og motivert for å komme til en løsning er ofte av avgjørende Side 10 av 56