MØTEINNKALLING. Fellesutvalget Verran-Steinkjer

Transkript

1 MØTEINNKALLING Fellesutvalget Verran-Steinkjer Møtedato: Møtested: Steinkjer rådhus, Fredrikkesalen, 3.etasje Tidspunkt: 14:00-15:30 Eventuelt forfall må varsles snarest på tlf eller e-post: Vararepresentanter møter etter særskilt innkalling -1-

2 -2-

3 Saksliste Innhold Forsering av prosessen med kommunesammenslåing Unntatt off. Utvalgssaksnr PS 16/14-3-

4 -4-

5 SAKSFRAMLEGG Saksgang Utvalg Møtedato Utvalgssak Fellesutvalget Verran-Steinkjer /14 Arkivsaksnr: 2016/7122 Klassering: Saksbehandler: Susanne Bratli FORSERING AV PROSESSEN MED KOMMUNESAMMENSLÅING Trykte vedlegg: Notat fra IKT- og kontorstøttetjenesten: "Konsekvenser IKT- og kontorstøttetjenesten" AAUs forslag til vedtak: FU anbefaler at det søkes Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) om å forsere tidspunkt for kommunesammenslåingen til Dersom det ikke viser seg å være mulig for KMD å fremme en sak for Stortinget om en forsering til anbefales det å søke om en forsering av sammenslåingstidspunktet til FU er innstilte på å bidra med de ressurser som er nødvendige for å gjennomføre prosessen på en god måte og forutsetter at intensjonsavtalen fortsatt ligger til grunn for kommunesammenslåingen. FU forutsetter også at det gjennomføres tiltak for å ivareta arbeidstakerne på en god måte i den videre prosessen. Saken oversendes kommunene for videre behandling. -5-

6 Saksopplysninger: I møte bestilte FU notat om fordeler og ulemper ved en forsering av sammenslåingsprosessen mellom Verran og Steinkjer kommuner til eller Temaet dukket opp først og fremst med bakgrunn i den utfordrende situasjonen Verran kommune er i, både økonomisk og organisatorisk. I denne saken vurderes fordeler og ulemper ved en sammenslåing tidligere enn Disse vurderingene er grovt sett delt opp i : Organisasjon og prosess Økonomi Verrans utfordrende situasjon Hensynet til ansatte Annet Det er også et spørsmål om det vil være mulig å slå sammen kommunene fra eller Dette handler både om det vil være mulig for KMD å fremme sak til Stortinget om en tidligere sammenslåing og om det vil være praktisk mulig for kommunene å få på plass det som minimum må være på plass ved sammenslåingstidspunktet Fra KMD v/kommunalavdelingen har vi fått følgende tilbakemelding om sammenslåingstidspunkt: 1) Det er ikke mulig å få til sak til Stortinget om sammenslåing Kommunestyrene måtte vedta en slik sammenslåing før ) Dersom vi vil endre iverksettelsesdato fra til har vi to muligheter: a) Ved vedtak i kommunestyrene i løpet av januar vil departementet ta hensyn til det i sitt forslag til proposisjon som sendes Stortinget før påske. b) Dersom vi ikke rekker kommunestyrene i løpet av januar vil det sikkert være mulig å få Stortinget til å forandre datoen når de behandler saken. Vi har i tillegg til dette mottatt politiske signaler om at det kan være mulig å få en sak til Stortinget i løpet av våren om sammenslåing fra dersom kommunestyrene vedtar dette i løpet av januar Dette vil i så fall kreve politisk innsats og dialog med kommunalministeren. Når det gjelder hva som minimum må være på plass i kommunene ved sammenslåingstidspunktet er bildet litt mer uoversiktlig. Det er ikke særlig mange formelle krav i lovverket til hva som må være på plass ved en kommunesammenslåing så lenge vi innfrir kravene i inndelingsloven. Men det er krav knyttet til matrikkel, arkiv, økonomi og personal. Og spørsmålet er om det vil være mulig å innfri disse kravene innen eller Matrikkel Nye gårds- og bruksnummer må være på plass. Dette er en arbeidskrevende prosess, men er mulig å få til innen dersom det settes inn ekstra ressurser. Arkiv Det nye arkivsystemet må være på plass. Avslutningen av de gamle arkivene kan gjennomføres etter sammenslåingstidspunktet. Året før kommunesammenslåingen må det kjøpes nye base i ephorte for å bygge opp det elektroniske hovedarkivet i ny kommune. Basen må bygges opp tilpasset den enkelte kommune. Det er et tidkrevende arbeid, som det ved oppstart av basen fra 2020 ble gått ut fra at skulle utføres i stor grad ved egen hjelp. Dersom planleggingshorisonten er oppstart av basen fra vil det kreve tilførsel av store ekstra ressurser, både i form av prosjektledelse/prosessleder og overtid for de ansatte. I tillegg vil det være en utfordring at det knapt finnes tilgang på fagfolk på dette feltet. Ferdigstilling av et fullverdig elektronisk arkiv for alle enheter, kan nok ikke påregnes i Arbeidet må fortsette i hele 2019, og det kreves ekstra ressurser til alt er på plass. Det er også stortingsvalg i 2017 hvor de samme ansatte har ansvaret for å gjennomføre valget i kommunene. -6-

7 Fra de ansatte og ledelsen av arkivfunksjonen i begge kommunene er tilbakemeldingen at det kan være mulig med en sammenslåing fra , men at det frarådes. Usikkerheten knyttet til om man blir ferdig og arbeidsbelastningen på de ansatte vil bli for stor. En forsering til anses som mer realistisk og overkommelig. Personal Det er mye som må på plass innen personalområdet. Det handler blant annet om nye arbeidsavtaler for alle ansatte, kartlegging av alle særavtaler og samordning av lokal lønnspolitikk. Dette i tillegg til at det skal være lokale lønnsforhandlinger i alle kapitler høsten Tilbakemeldingen er at dette vil være svært arbeidskrevende, men at det er mulig å få til innen dersom det settes inn ekstra ressurser. Økonomi Det er foretatt en gjennomgang av oppgavene sammen med økonomiavdelingen i Steinkjer og konklusjonen er at det er mulig å få til en sammenslåing fra , men at det krever at det settes inn ekstra ressurser i Saksvurderinger: Fordelene med å fremskynde sammenslåingen handler grovt sett om: Organisasjon og prosess: Ved å fremskynde sammenslåingen til vil mye av prosessen med å sammensmelte og samordne de to organisasjonene måtte gjøres etter sammenslåingstidspunktet. Det å gjennomføre store deler av prosessen i en organisasjon med en politisk ledelse og en administrativ ledelse vil gjøre hele prosessen mye enklere. Det vil gi en "kommandolinje" og bedre ressursutnytting enn det å måtte forholde seg til tre ulike organisasjoner (dagens to kommuner + nykommunen). Vi ser allerede nå at det å gjennomføre prosessen i to organisasjoner er krevende og tar uforholdsmessig mye ressurser. I tillegg er det planlagt å fase inn samarbeid om en rekke tjenester før selve sammenslåingen. En slik innfasing er arbeidskrevende og utfordrende. Det krever egne avtaler for hver tjeneste og avklaringer om ledelseslinjer og bestillingskompetanse. Det vil også gjøre samarbeidet med tillitsvalgte enklere og bedre når det kan foregå innenfor en organisasjon fremfor to/tre parallelle organisasjoner. Økonomi Det å få en organisasjon og en felles økonomi gir mulighet for raskere gevinstrealisering og økt økonomisk handlingsrom. Den vil bli mer oversiktlig og gi tidligere mulighet for effektiv drift. Verrans utfordrende situasjon: Det er ikke til å stikke under en stol at hovedårsaken til at temaet har dukket opp er den situasjonen Verran kommune er oppe i, både økonomisk og organisatorisk. Dette er ikke utfordringer som kun har konsekvenser for dagens Verran kommune. De vil også ha konsekvenser for nye Steinkjer kommune. Verrans situasjon, både økonomisk og som organisasjon, vil ha direkte effekt på hvordan nye Steinkjer kommune vil bli. De viktigste fordelene med en tidligere sammenslåing vurderes til å være: Redusere sårbarhet i viktige fagmiljø: Dagens situasjon i Verran representerer en sårbarhet/risiko innenfor følgende fagenheter/miljø: Overordnet ledelse (få stillinger) (300 %) Økonomi (100 %) Personalområdet (200 %) Plan (3 x 30 %) Byggesak (ca 100 %) -7-

8 Kart/oppmåling/matrikkel (100 %) PPT (100 %) (+ kjøp av noen tjenester) Inntakskontoret (tildeling) (100 %) Dette er fagmiljø hvor sannsynligheten er stor for at vi ville faset inn samarbeid lenge før (ref. sak om prinsipper for innfasing av samarbeid). Det er allerede i gang prosesser med å fase inn samarbeid om PPT og inntakskontor/tildelingskontor. Deretter er det planlagt å sette i gang prosesser blant annet med plan/utredning og personalområdet. Samarbeid innen barnevern kom i gang allerede i oktober For Verran er det også stor sårbarhet knyttet til viktige nøkkelpersoner og kompetanse, og det er også en stor risiko for å miste ledere. Det vurderes også som en reell risiko at hele fagmiljø kan "rakne" på samme måte som barnevernstjenesten, ved at medarbeiderne slutter. Bedre den økonomiske situasjonen: Rådmannens budsjettforslag for 2017 viser med all tydelighet at Verran kommune er en kommune som er hardt presset økonomisk. I budsjettforslag vises det til kommunesammenslåingsprosessen, og det foreslås å fase inn samarbeid med Steinkjer på flere områder. I stor grad brukes gevinsten av å fase inn et slikt samarbeid for å saldere budsjettet til Verran kommune. Det vil være utfordrende for samarbeidet dersom Verran kommune baserer deler av sitt budsjett på å realisere gevinster som i utgangspunktet er tiltenkt den nye kommunen. De økonomiske utsiktene for Verran kommune er heller ikke positive. Det foreligger opplysninger som viser at den økonomiske situasjonen for Verran kommune er ytterligere forverret. Rådmannen i Verran redegjør i notat til formannskapet i Verran datert for følgende: "Rådmannen finner det påkrevd formelt å orientere formannskapet om at vi den 5 ds. mottok skriftlig informasjon fra Fylkesmannen i Nord Trøndelag om detaljene i overgangsordningen, som er en viktig del av inntektssystemet for kommunene. Fylkesmannen og KS (og kommunene) har siden statsbudsjettet ble framlagt arbeidet med å tolke og synliggjøre overgangsordningene (INGAR), spesielt da for overgangsordningene for de kommuner som slår seg sammen (kommunesammenslåing). Dette i forhold til statens endring av inntektssystemet for kommunene. I rådmannen sitt forslag til driftsbudsjett for er dette benevnt som "Gradert basis" (basistilskudd) og anslått til kr Dette var basert på KS og FMNT sin beste vurdering på dette tidspunkt. Kommunal og Moderniseringsdepartementet har sendt ut en oversikt den , som viser at den samlede effekt for Verran i 2017 er kr lavere enn tidligere lagt til grunn." Rådmannen i Verran redegjør i samme notat for at også folketallsutviklingen i kommunen gir økonomiske utfordringer for kommunen: "Oppdatert prognose ( ) fra KS legger til grunn et folketall pr på I rådmannens forslag til budsjett, som er fulgt opp i formannskapets innstilling er det lagt til grunn innbyggere. Oppdaterte prognose fra KS beregner inntektene til ca. kr pr. innbygger. Avvik i endelig folketall 2017 (som er grunnlaget for inntektene) kan derfor påvirke kommunens samlede inntekter i betydelig grad. Som rådmannen tidligere har rapportert til formannskapet var folketallet i Verran ved utløpet av 3. kvartal Dersom endelig folketall pr er tilsvarende utgangen av 3. kvartal representerer dette en inntektsnedgang på kr Det er dermed også en ikke uvesentlig usikkerhet knyttet til inntektene med grunnlag i folketallet." Det vurderes derfor som en stor fordel med en sammenslåing tidligere enn 2020 slik at nye Steinkjer kommune på et tidligere tidspunkt kan komme i gang med effektiviseringsarbeid og realisere gevinstene i fellesskap i en ny organisasjon. -8-

9 Starte byggingen av felles organisasjonskultur tidligere Som en følge av uroen i kommuneorganisasjonen i Verran og rapporten fra Friskgården er det planlagt å gjennomføre en organisasjonsutviklingsprosess for å bygge en ny organisasjonskultur i Verran kommune. Ut fra situasjonen, med stort press både på ledelsen og resten av organisasjonen, er tilbakemeldingen fra administrasjonen at det vil det bli krevende å gjennomføre en slik prosess. Det vil også være kostnadskrevende. Det er også naturlig å stille spørsmål om det er hensiktsmessig å arbeide med organisasjonsutvikling og kulturbygging i Verran når man om 3 år skal "inngå" i en ny sammenslått kommune med Steinkjer. Vil man kunne risikere at det utvikles særegenheter og lokale varianter som mye tid og ressurser på organisasjonsutvikling i en organisasjon som skal avvikles? Vil det være mulig å engasjere medarbeiderne i en organisasjonsutviklingsprosess som kan oppfattes som hensiktsløs all den tid kommunene skal sammenslås? I denne sammenheng vurderes det som mer hensiktsmessig at en slik organisasjonsutvikling skjer i regi av den nye kommunen. Hensynet til ansatte Den største fordelen av en tidligere sammenslåing ut fra hensynet til de ansatte vil være at det vil gi en kortere periode med usikkerhet. Selv om ingen mister jobben som en følge av sammenslåingen er det en del arbeidstakere som føler usikkerhet. Det kan handle om at noen må bytte arbeidsoppgaver eller at enkelte må skifte arbeidssted. I Verran vil det nok være slik at den utfordrende situasjonen kommunen er i har som konsekvens at en del arbeidstakere opplever usikkerhet. Annet: De generelle fordelene med kommunesammenslåingen som gjelder uansett fra hvilket tidspunkt kommunene slås sammen, vil slå inn på at tidligere tidspunkt. Dette er bl.a.: Rettssikkerhet til innbyggerne Samfunnsutvikling Gjennomslagskraft regionalt Rekruttering av ansatte Bedre kvalitet i tjenestene Ulempene med forsert sammenslåing: Organisasjon og prosess: Tidspunktet avviker i forhold til intensjonsavtalen, kommunestyrevedtakene og grunnlaget for den rådgivende folkeavstemningen. En gjennomgang av hva som må være på plass før sammenslåingen viser at det kan være mulig å rekke dette til , men at det er mindre risiko forbundet med en fremskynding til En forsering, særlig fra til vil være svært krevende for de ansatte som arbeider med med matrikkel, arkiv, personal og økonomi. En fremskynding av sammenslåingstidspunktet krever kommunestyrevedtak i løpet av januar Økonomi: Det må beregnes å legge betydelig mer ressurser inn i selve prosessen i forkant av sammenslåingstidspunktet enn det som hadde vært nødvendig ved en lengre prosess. En sammenslåing fra vil kreve mer ressurser enn en sammenslåing fra Ved sammenslåingstidspunkt ville det i større grad vært mulig å løse oppgavene innenfor de eksisterende ressursene i kommunene. Hensynet til ansatte: En forsering av prosessen kan også føre til usikkerhet blant de ansatte. Det vil bli et tidspress som gjør det mer krevende å ivareta samhandlingsarenaer og forpliktelser overfor de ansatte og deres tillitsvalgte. For de ansatte innen matrikkel, arkiv, personal og økonomi vil en forsering, særlig fram til -9-

10 , medføre et stort ekstra arbeidspress. Spesielt for de ansatte i arkivtjenesten vil det kunne medføre en uholdbar arbeidssituasjon dersom det besluttes sammenslåing fra En sammenslåing fra vurderes som mer håndterlig. Annet: Muligheten til å ferdigstille prosjekter som egen kommune blir sterkt redusert. De generelle ulempene med kommunesammenslåingen som gjelder uansett fra hvilket tidspunkt kommunene slås sammen, vil slå inn på at tidligere tidspunkt. Dette er bl.a.: Redusert lokaldemokrati Usikkerhet for innbyggerne, særlig i Verran En samlet vurdering av fordeler og ulemper ved et tidligere sammenslåingstidspunkt peker i retning av at det vil være en fordel med en tidligere sammenslåing. Spørsmålet blir om det skal være fra eller ? Siden hovedargumentene har utspring i Verrans situasjon, både organisatorisk og økonomisk, tilsier det at en sammenslåing bør skje så fort som mulig. De negative effektene handler i stor grad om utfordrende arbeidssituasjon for en del av de ansatte og høy grad av risiko for om det vil være mulig å få på plass alt som må være på plass ved en sammenslåing fra disse negative effektene er betydelig redusert ved et sammenslåingstidspunkt Ut fra en samlet vurdering anbefales det at det søkes om sammenslåing primært fra Dette må følges opp politisk så raskt som mulig. Dersom det viser seg at det ikke er mulig anbefales det sekundært å søke om sammenslåing fra En forsering av sammenslåingstidspunktet forutsetter at det tilføres nødvendige ressurser for å gjennomføre prosessen. Det må også gjennomføres tiltak for å redusere arbeidsbelastning og usikkerhet for de ansatte i så stor grad som mulig. Det gjøres oppmerksom på at de tillitsvalgte som er medlemmer/observatører i AAU ikke har tatt stilling til sammenslåingstidspunktet, men forutsetter at ansattes arbeidsforhold og rettigheter blir ivaretatt. -10-

11 Dette må minimum være på plass før ny kommune etableres: Planverk: - Organisasjonsstruktur i den nye kommunen. Hvor mange avdelinger, enheter osv. - Bevaring- og kassasjonsplan: Plan som beskriver alle dokumenttyper i kommunen mht. hva skal kasseres, når skal kassasjon utføres og på hvilken måte. Merbevaring skal vurdere for all dokumentasjon. Arbeidet skal utføres iht. de nye bevarings- og kassasjonsbestemmelsene, veileder fra riksarkivaren, særlover og i samarbeid med fagenhetene. - Arkivplan her må alle rutiner/prosedyrer (dokumentflyt) for alle enheter være på plass. Kvalitetssikring, organisering og ansvar i ny kommune. Ovenstående planverk danner grunnlag for iverksetting av: - Oppbygging av ny database sak/arkiv på grunnlag av utarbeidet bevarings- og kassasjonsplan, arkivplan og organisasjonsstruktur i ny kommune - Må innkjøp av nytt sak/arkiv ut på anbud? - Implementering av nytt sak/arkivsystem, eks. ephorte Elements opplæring for arkivpersonale og saksbehandlere - Oppbygging av nye databaser for ca. 30 fagsystem. Utføres av systemansvarlige/innleid personale. - Avslutning/stenging av alle databaser slik at det ikke er mulig å registrere noe som helt i gammel kommune. Alle ansatte på arkiv (6 åv) må jobbe planverket og forarbeidene til ny kommune. I tillegg må vi ha en ekstern prosjektleder. Daglig drift må utføres av andre. Dette har/får konsekvenser for: - Stortingsvalget 2017 (De fleste i enheten er involvert i valgarbeid i flere mnd.) - Sametingsvalget 2017 Steinkjer kommune er opptellingskommune for over 70 andre kommuner. - Implementering av SvarUt - utsettes. Pr. i dag kun implementert hos byggesak - Ikke tid til å vurdere om dagens løsning for sak/arkiv system er det beste, sannsynlig konsekvens er at vi må fortsette med dagens ephorteløsning. For kort tid til å kjøre ny anbudsprosess med ny kravspek. Dette gjelder alle fagsystem. - SvarInn - utsettes - edialog - utsettes - Ingen ekstern opplæring av ansatte i organisasjonen (ansatte utenfor vår enhet) - Ingen utplasseringer av personer på tiltak - Ingen brukerstøtte på ephorte - Ingen brukerstøtte på EQS - EQS Utvikling av program/skjema/public - utsettes - Daglig drift av arkivet må utføres av andre o Postmottak o Utvalgsbehandling/møtesekretærer o Journalføring o Innsyn - Utvidet restansekontroll utsettes. (Restansekontroll for konsepter under arbeid er påbegynt for noen av enhetene restanser er fremdeles under arbeid. I tillegg til dette må restansekontroll for inngående dokumenter og saker under arbeid utføres.) - Avslutning av saker i produksjonsdatabasen utsettes - Arbeid med historisk ephortearkiv/database utsettes - Arbeid med historiske papirarkiv - utsettes Oppgaver må utføres av andre/andre enheter ev. utsettes på ubestemt tid. -11-

12 Forslag til tiltak: Ekstern prosjektleder/prosessleder til utarbeidelse av planverk og opplæring av arkivansatte leies inn. Estimat av kostnader utarbeidet i samarbeid med IT leder: I tillegg kommer uforutsette utgifter som kan være vanskelig å fastsette på nåværende tidspunkt. Det må også settes av midler til rydding og deponering av gamle arkiv og arkivdatabaser etter kommunesammenslåingen. Estimat: 10 årsverk Rådmannen undersøker muligheten for at annen kommune overtar ansvaret som opptellingskommune for sametingsvalget Prosjektleder/prosessleder kr ,- - Opplæring av arkivansatte kr ,- - Innleie av personell til å ta unna daglige arbeidsoppgaver kr ,- - Konsulentbistand for øvrige fagapplikasjoner kr ,- - Ekstra lønnskostnader knyttet til prosjektet for faste ansatte kr ,- -12-