KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE RAMMEAVTALER PÅ IT-UTSTYR OG TJENESTER TIL HELSEFORETAKENE Prosjekt: HINAS-IT-utstyr Versjon 1 HELSEFORETAKENES INNKJØPSSERVICE AS PÅ VEGNE AV DE FIRE REGIONALE HELSEFORETAKENE

2 Innhold 1. Oppdrag og formål Formål med anskaffelsen Definisjoner Oversikt over dokumenter tilhørende konkurransegrunnlaget Omfang Anskaffelsesprosedyre Avtaletype Hel- eller deltilbud Avtaleperiode Tiltredelse Avropsmekanisme Generelt Prosedyre for gjennomføring av minikonkurranser Tildeling av rammeavtale Årlige/tidsbestemte minikonkurranser for produktgruppe Unntak fra rangering for alle produktgrupper Oversikt over fordeling mellom kriteriene Avropsmekanisme for totalleverandører Alternative tilbud Opsjoner Konsulenttjenester Prolongering Administrasjon av avtalen Offentlig innsyn i konkurransedokumenter Kvalifikasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Skatt og mva Lovlig etablert foretak HMS-erklæring Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørs erfaring og referanser Underleverandører Tilbudets utforming Signering Nummerering og format Prisangivelse Rammeavtale Tilbudets oppbygging/struktur Oppdragsgivers behandling av tilbudene Endringer i konkurransegrunnlaget Forbehold Forkastelse av tilbud Kommunikasjon i anbudsperioden Tilbudsfrist Åpning av tilbud Side 2 av 19

3 4.7 Vedståelsesfrist Tilbudskonferanse Fremdriftsplan Avgjørelse av konkurransen Tildelingskriterier Innledning Kriteriene Produktgruppe Produktgruppe 6 og Produktgruppe Totalleverandør Kontraktsgjennomføringskrav Samfunnsansvar etisk handel Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår E-handel Statistikk Side 3 av 19

4 1. Oppdrag og formål 1.1 Formål med anskaffelsen Formålet med anskaffelsen er å etablere nasjonale rammeavtaler som sikrer helseforetakene et godt grunnlag for å kunne kjøpe riktig IT-utstyr til en lavest mulig kostnad. Rammeavtalen har også som formål å bidra til standardisering og samtidig forenkle prosessen knyttet til nyanskaffelse av IT-utstyr og relaterte tjenester. 1.2 Definisjoner Oppdragsgiver for denne konkurransen er de deltagende regionale helseforetakene (heretter RHF). Kunde er definert som alle landets regionale helseforetak og underliggende foretak, avdelinger og selskaper, foretak og selskaper eid i fellesskap av regionale foretak, samt virksomheter/sykehus med driftsavtale med regionale foretak eller deres ITselskap, se Vedlegg 10 - Deltakende HF og kontraktstiltredelse. Oversikten over virksomheter kan inneholde private institusjoner uten driftsavtale. Hver Kunde er selv ansvarlig for sine økonomiske forpliktelser ovenfor leverandøren. Dersom det i avtaleperioden skjer en omstrukturering av foretakene, jf 50 i Helseforetaksloven, eller det etableres foretak/selskap eid av helseforetakene vil deres rettsetterfølger kunne benytte avtalen. Helseforetakenes Innkjøpsservice AS (HINAS) er et selskap eid av de fire regionale helseforetakene. Selskapets mandat er å innhente tilbud, evaluere og etablere rammeavtaler på vegne av de regionale helseforetakenes underliggende helseforetak og det gjelder også for dette konkurransegrunnlaget. 1.3 Oversikt over dokumenter tilhørende konkurransegrunnlaget Dokumentene tilhørende konkurransegrunnlaget er listet opp. Vedlegg Dokumentnavn - Konkurransegrunnlag 1* Kravspesifikasjoner 2 Prisutfyllingsskjema 3 Svarskjema erfaring og referanser 4 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår 5 Forpliktelseserklæring 6 Forbehold 7 Krav til etisk handel 8 Krav til e-handel 9 Forslag til rammeavtale med bilag 10 Deltagende HF og kontrakttiltredelse 11* Beskrivelse av Kundens utstyr 12* Utskriftstester *Inneholder flere vedlegg, se punkt 3.5 Side 4 av 19

5 1.4 Omfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på levering av IT-utstyr til alle norske helseforetak, slik det fremgår av Vedlegg 1- Kravspesifikasjoner. Forbruk av IT-utstyr og tjenester for de deltakende RHF og HF estimert til ca. 420 millioner NOK pr. år. Forbruket er basert på statistikk og estimerte forbruk. De oppgitte forbrukstallene nedenfor er kun veiledende og er ikke på noen måte bindende for Oppdragsgiver. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe noen fastsatt mengde av den enkelte artikkel, men skal benytte de inngåtte avtalene når behovet for utstyr oppstår. Produktgrupper Omsetning* 1. Klienter (PC/skjermer) Projektorer 5 3. Skrivere Skannere 5 5. Servere Nettverk Lagring Multifunksjon 20 Totalt 400 *)Tall i millioner kroner pr år. I tillegg antas det et totalt uttak av konsulenttjenester hos vareleverandør tilknyttet kjøp av utstyr på ca NOK 20 millioner per år. 1.5 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført som en åpen anbudskonkurranse iht. Lov om offentlige anskaffelser (LoA), 16. juli 1999, nr 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser (FoA), 7. april 2006 nr 402, del I og del III, jf Avtaletype I punkt 1.4 er produktgruppene det skal inngås rammeavtale for listet opp. Hver av disse 8 områdene vil i denne konkurransen være ett delanbud. Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med 3-5 Leverandører innenfor hver av de 8 produktgruppene. Dersom det er færre enn 3 Leverandører som innfrir kravene innenfor ett av delanbudene vil det da bli inngått en rammeavtale med kun en eller to Leverandører for det aktuelle delanbudet jf. FoA 15-3 (1). Utstyr skal avropes hos høyest rangerte Leverandør i hver produktgruppe. I tillegg vil det bli inngått rammeavtale med 5-8 totalleverandører. En totalleverandør er en leverandør som dekker flere eller alle produktkategorier. Rammeavtaler for totalleverandører vil bli tildelt de leverandører, inkludert eventuelle underleverandører, som dekker flest produktkategorier. Dersom flere leverandører dekker et likt antall Side 5 av 19

6 produktkategorier vil det først bli vurdert den relative totale andelen for produktkategoriene som dekkes og deretter vil leverandørene bli evaluert ut fra tildelingskriteriene. En Leverandør kan både være leverandører innenfor en eller flere produktgrupper og være totalleverandør. Totalleverandøren vil ikke bli rangert ved tildeling av rammeavtale. 1.7 Hel- eller deltilbud Inngåelse av rammeavtaler forutsetter leveranse til alle definerte Kunder i dette konkurransegrunnlaget. Det er anledning til å gi tilbud på de enkelte delanbudene. Innenfor de enkelte delanbudene, er det kun mulighet til å gi tilbud på hele omfanget av forespørselen. Det er adgang til å benytte underleverandører, og Oppdragsgiver oppfordrer til at leverandører i så måte finner sammen. 1.8 Avtaleperiode Avtalen skal ha en varighet på 2 år. Framdriftsplan tilsier virkningsdato fra 1. april Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen to ganger med inntil ett års varighet hver gang. 1.9 Tiltredelse Oversikt over når de enkelte Kunder tiltrer avtalen finnes i Vedlegg Avropsmekanisme Generelt Rammeavtalene for produktgruppene 1 (Klienter (PC/Skjerm)), 2 (Projektorer), 3 (Skrivere), 4 (Skannere) og 5 (Servere) vil bli inngått som parallelle rammeavtaler med årlig/tidsbestemt minikonkurranse som fastsetter rangeringen av leverandørene. Rangeringen det første året blir gjennomført som en del av denne konkurransen. Fra avtalens andre år gjennomføres årlige/tidsbestemte minikonkurranser for å fange opp nye modeller og prisendringer i markedet. Det vil bli gjennomført maksimalt to Minikonkurranser pr. år. (Se tabell i punkt ) Rammeavtalene for produktgruppene 6 (nettverk), 7 (lagring) og 8 (multifunksjon) vil bli inngått med fast rangering for hele kontraktsperioden. Utstyr skal avropes hos Leverandøren som til en hver tid er rangert høyest, basert på de årlige/tidsbestemte minikonkurransene for produktgruppe 1-5 og rammeavtalen for produktgruppe Prosedyre for gjennomføring av minikonkurranser Minikonkurransen gjennomføres på grunnlag av vilkårene fastsatt i dette konkurransegrunnlaget. Side 6 av 19

7 For hver minikonkurranse vil oppdragsgiver fastsette en rimelig frist for innlevering av tilbud. Invitasjon til å delta i minikonkurransen vil bli sendt ut skriftlig til alle Leverandører på den aktuelle rammeavtalen. Leverandørene kan innen en frist stille skriftlige spørsmål til oppdragsgiver. Disse vil bli besvart til alle Leverandørene på rammeavtalen. Tilbudene skal sendes inn skriftlig og innholdet skal holdes fortrolig inntil utløpet av den fastsatte tilbudsfristen. Oppdragsgiver vil sende ut meddelelse om tildeling av kontrakt og gi en rimelig klagefrist før kontrakt signeres. Minikonkurransen for det første året vil bli gjennomført parallelt med tildelingen av rammeavtalene Tildeling av rammeavtale Oppdragsgiver vil ved tildelingen av rammeavtalene vektlegge uttellingen for tildelingskriteriene for avrop med 75 % for produktgruppe 1-7 og 70 % for produktgruppe 8 (se tabell i punkt ). Dette innebærer at rammeavtalene blir tildelt de leverandørene som har samlet høyest score på tildelingskriteriene for rammeavtalen og tildelingskriteriene for avropene (heretter kalt avropskriterier). Fordelingen av og rangering mellom leverandørene for hvert enkelt delanbud det første året vil bli avgjort ut fra høyeste score på avropskriteriene. Tildelingskriteriene for rammeavtalen vil derfor kun være avgjørende for hvem som blir tildelt rammeavtale Årlige/tidsbestemte minikonkurranser for produktgruppe 1-5 Oppdragsgiver vil for de årlige/tidsbestemte minikonkurransene for produktgruppe 1-5 utarbeide en oppdatert kravspesifikasjon for å ta hensyn til teknologisk utvikling og derav endrede behov. Det vil være adgang for leverandørene å tilby nye produkter i forhold til forrige periode og nye priser for produkter som allerede er tilbudt på rammeavtalen. Endringene kan ikke være vesentlige, som for eksempel nye produktgrupper. Ved evaluering av de årlige/tidsbestemte minikonkurransene vil følgende tildelingskriterier (se punkt 5.1) bli benyttet: Pris 66,67 % Produktkvalitet og ytelse 33,33 % Kravspesifikasjonen for den enkelte minikonkurranse vil presisere Oppdragsgivers behov Unntak fra rangering for alle produktgrupper Unntak fra punkt kan gjøres i følgende tilfeller: I. Ved samlet kjøp over NOK kan Oppdragsgiver gjenåpne konkurransen mellom de leverandørene som er tildelt rammeavtale (heretter Side 7 av 19

8 kalt ad hoc minikonkurranser). Ad hoc minikonkurranse kan gjennomføres for alle åtte produktgruppene. Ved evaluering av ad hoc minikonkurransene vil følgende tildelingskriterier bli benyttet: 1. Pris % 2. Produktkvalitet og ytelse % 3. Tjenestekvalitet 0-10 % 4. Leveringsevne 0-10 % Vektingen settes før utlysning av de enkelte konkurransene. For produktgruppe 8 (Multifunksjonsmaskiner) vil Oppdragsgiver presisere om produktene skal kjøpes eller leies, før hver ad hoc minikonkurranse. Dette vil gjenspeiles i vektingen av kjøp (0-40 %) og/eller leie (0-40 %) i tildelingskriteriet Pris. II. III. IV. Dersom eksisterende utstyr innebærer at skifte av leverandør vil pålegge Kunden å anskaffe utstyr som er teknisk uforenlig med eksisterende utstyr, eller som skaper uforholdsmessige store tekniske vanskeligheter ved drift og vedlikehold. Avrop vil da skje hos den høyest rangerte tilbyderen som tilbyr kompatibelt utstyr. Dersom ovenfor rangerte leverandør etter forespørsel ikke kan levere utstyret eller ikke kan levere innen avtalefestet tid. Dersom ovenfor rangerte leverandør etter forespørsel ikke kan tilby konsulentbistand som dekker Kundens behov. V. Dersom ovenfor rangerte leverandørs produkter ikke tilbys på Markedsplassen ehandel.no (se punkt 6.3) på bakgrunn av manglende oppdatering av kataloger. Avvik fra rangeringen vil bli tatt opp med leverandørene ved oppfølgingsmøter mellom Oppdragsgiver, HINAS og Leverandør. Side 8 av 19

9 Oversikt over fordeling mellom kriteriene Kriterier Rammeavtale Årlig/tidsbestemt minikonkurranse Ad hoc minikonkurranse Gruppe Avropskriterier Pris 50 % 45 % 40 % 66,67 % % Produktkvalitet 25 % 30 % 30 % 33,33 % % og ytelse Tildelingskriterier Logistikk og 15 % 15 % 20 % rammeavtale service Miljø 5 % Tjenestekvalitet 5 % Tildelingskriterier Leveringsevne 0-10 % ad hoc konkurranser Tjenestekvalitet 0-10 % Tabellen viser hvilke kriterier som brukes ved de forskjellige avropstypene Avropsmekanisme for totalleverandører Den kan gjennomføres minikonkurranse mellom totalleverandører ved anskaffelser som overstiger NOK ,- hvor det skal kjøpes fra 2 eller flere produktgrupper og hvor det er behov for en helhetlig leveranse. Ved evaluering vil følgende tildelingskriterier bli benyttet (se punkt 5.1): 1. Pris % 2. Produktkvalitet og ytelse % 3. Konsulenttjenester 0-10 % 4. Leveringstid/-evne 0-10 % Oppdragsgiver vil angi hvor store del av anskaffelsen som vil skje fra hver av produktgruppene som vil inngå i leveransen. Evalueringen vil skje forholdsmessig i forhold til fordelingen mellom produktgruppene. Eksempel: Det skal anskaffes 40 % fra gruppe 1, 20 % fra gruppe 2 og 40 % fra gruppe 3. Ved evalueringen vil da oppdragsgiver benytte formelen for totalpris: (pris gruppe 1*0,4) + (pris gruppe 2*0,2) + (pris gruppe 3*0,4) og tilsvarende for de øvrige kriteriene Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. Side 9 av 19

10 1.12 Opsjoner Konsulenttjenester Oppdragsgiver ønsker tilbud på konsulenttjenester innen de enkelte fagområdene iht. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjoner. De fleste Kundene har også andre avtaler med konsulenter, men ønsker tilbud for å kunne bruke utstyrsleverandørene for ulike oppgaver i tilknytning til anskaffelse på denne avtalen Prolongering Avtalen skal ha en varighet på 2 år. Framdriftsplan tilsier virkningsdato fra 1. april Oppdragsgiver kan deretter forlenge avtalen to ganger med inntil ett års varighet per gang Administrasjon av avtalen HINAS inngår avtale på oppdrag fra RHF-ene. HINAS skal finansieres gjennom de enkelte inngåtte avtalene i markedet og vil i dette tilfellet kreve 1 % av omsatte volum ekskl. mva i kontrakten. Leverandør må innarbeide denne kostnaden i sine tilbudspriser. Oppgjør skjer kvartalsvis ved fakturering basert på leverandørens oppgaver over medgått volum. Det gjøres oppmerksom på at HINAS er mva-pliktig Offentlig innsyn i konkurransedokumenter I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentlig verksemd (offentlighetsloven) gjeldende fra 1. januar 2009, kan anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud unntas offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse dokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totalpriser). Forskrift om offentlige anskaffelser 3-6 henviser til taushetspliktbestemmelsene i Forvaltningslovens 13. Oppdragsgiver ber om at leverandørene leverer en elektronisk versjon av tilbudet hvor de angir hvilke opplysninger som de mener at utgjør forretningshemmeligheter eller av andre grunner er underlagt taushetsplikt. Oppdragsgiver ber om at slik merking av opplysninger skjer ved å sladde informasjonen (med sorte bokser etc.) slik at det fremgår av den sladde versjonen at opplysninger er fjernet. Antall tegn som er sladdet i hvert tilfelle skal fremgå. I denne konkurransen ber Oppdragsgiver om at tilbyder i etterkant av tilbudsfrist, lager en versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet. Denne versjonen skal være Oppdragsgiver i hende 14 dager etter tilbudsfrist. Ved begjæring om innsyn, har oppdragsgiver en selvstendig plikt til å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet eller opplysningene skal utgis. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i tilbudsbesvarelsen. Side 10 av 19

11 2. Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til Leverandørs kvalifikasjoner er å sikre at Leverandør er i stand til å oppfylle en kontrakt i hele avtaleperioden. Leverandør vil bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikke er sannsynlig. Dersom Leverandør er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om Leverandørs evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet. 2.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Skatt og mva. Leverandør skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjonskrav I. Skatteattest. I Norge utstedes attesten av kemner/kommunekasserer. Leverandører fra andre land skal levere tilsvarende dokumentasjon fra myndighetene i det land hvor Leverandør er etablert. II. Attest for betalt merverdiavgift. I Norge utstedes attesten av Skattefogden. Leverandører fra andre land skal vedlegge tilsvarende fra land hvor Leverandør er etablert. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke vise restanse. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist Lovlig etablert foretak Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Attest fra foretaksregisteret eller tilsvarende attest fra det landet hvor foretaket er registrert. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist HMS-erklæring Leverandøren skal ha et HMS-system. Dokumentasjonskrav Signert HMS egenerklæring. (Skjema for HMS-egenerklæring kan hentes fra: Side 11 av 19

12 2.2 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandøren skal ha god nok økonomisk og finansiell soliditet til å kunne gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Leverandør skal ha positiv egenkapital. Dokumentasjonskrav - Godkjent regnskap for 2008 med revisors kommentarer. 2.3 Leverandørs erfaring og referanser Leverandør skal dokumentere erfaring fra levering av IT-utstyr til større private konsern eller offentlige etater/foretak med geografisk spredte leveringssteder. Leverandør skal oppgi de tre viktigste oppdragene de tre siste år for de produkter/tjenester konkurransegrunnlaget omfatter, herunder oppdragets verdi og tidspunkt, offentlige eller private kunder. Leverandør bes også om å oppgi referanser i form av kontaktperson og telefonnummer. Dokumentasjonskrav Vedlegg 3 - Svarskjema erfaring og referanser, utfylt av Leverandør. 2.4 Underleverandører Ved bruk av underleverandører gjelder følgende for tilbudet: Det skal oppgis hvilke områder og andeler av anskaffelsesomfanget som skal dekkes av henholdsvis hoved- og underleverandør. Underleverandør skal oppfylle og dokumentere alle kvalifikasjonskravene i denne konkurransen. Oppdragsgiver vil foreta en skjønnsmessig vurdering av de samlede kvalifikasjonene for hoved- og eventuelle underleverandører. Dog vil manglende oppfyllelse av de obligatoriske dokumentasjonskravene medføre avvisning av underleverandøren og kan også medføre avvisning av tilbudet iht. FoA (for det aktuelle deltilbudet). Hovedleverandør skal vedlegge nødvendige erklæringer fra aktuelle underleverandører som dokumenterer at han reelt sett disponerer over underleverandørers ressurser for denne anskaffelsen. Dokumentasjonskrav Vedlegg 5 - Forpliktelseserklæring, utfylt av leverandør. Side 12 av 19

13 3. Tilbudets utforming 3.1 Signering Tilbudet (tilbudsbrevet) skal være signert av person som iht. firmaattest eller fullmakt kan forplikte Leverandør. 3.2 Nummerering og format Tilbudet skal besvares iht. nummerering, oppsett og format i utsendte dokumenter. Dette er viktig for at Leverandørene skal kunne likebehandles. 3.3 Prisangivelse Leverandør skal i sin tilbudsbesvarelse følge oppsett gitt i Vedlegg 2 - Prisutfyllingsskjema. Prisen skal oppgis i norske kroner, inklusive transport og emballasje, toll, skatter og andre avgifter, men eksklusive merverdiavgift. Det skal ikke benyttes volumbaserte rabattordninger. 3.4 Rammeavtale Rammeavtaledokumentene er en del av konkurransegrunnlaget og er vedlagt forespørselen (Vedlegg 9 - Rammeavtale). Rammeavtalen fungerer også som et overbygg over eventuelle avtaler tegnet på bakgrunn av minikonkurranser eller avrop i avtaleperioden. 3.5 Tilbudets oppbygging/struktur I tillegg til tilbudsbrevet skal de bilag som er avkrysset leveres utfylt som svar på konkurransen: Vedlegg Dokumentnavn Tilbudsgrunnlag Utfylles av Leverandør Bilagsnr avtale - Konkurransegrunnlag X 1 1 Kravspesifikasjoner: 1a - Forklaring til kravspesifikasjonene 1b - Generelle krav 1c - Kravspek - Gruppe 1-5 1d - Kravspek - Nettverk 1e - Kravspek Lagring 1f - Kravspek - Multifunksjon X X 1 og 2 2 Prisutfyllingsskjema X X 7 3 Svarskjema erfaring og referanser X 4 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår X 5 Forpliktelseserklæring X 6 Forbehold X X 8 1) 7 Krav til etisk handel X X 8 Krav til e-handel X 9 Forslag til rammeavtale X 10 Deltagende HF og kontraktstiltredelse X 12 2) 11 Beskrivelse av Kundens utstyr: 11 a - Utstyr og lokasjon HSØ 11 b - Utstyr og lokasjon HV 11 c - Utstyr og lokasjon HMN X Side 13 av 19

14 Vedlegg Dokumentnavn Tilbudsgrunnlag Utfylles av Leverandør Bilagsnr avtale 11 d - Utstyr og lokasjon - HN 12 Utskriftstest: 12 a - Utskriftstest farger 12 b - Utskriftstest gråtone X 1) Bilaget vil også inneholde Oppdragsgivers behandling av eventuelle forbehold ved evaluering av tilbudene. 2) Bilaget kan bli noe endret da full oversikt over private institusjoner ikke er klar ved utlysning. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i tilbudet besvares/belyses, spesielt sett i forhold til tildelingskriteriene. Tilbudene skal utformes slik at de i størst mulig grad skal kunne benyttes som endelige bilag til avtalene. Vedlagte MS Excel-ark skal fylles ut og leveres i MS Excelformat. Benytt merknadsfelt til å fylle inn informasjon som gjør det lett for Oppdragsgiver å få eller finne informasjon. 4. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Endringer i konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget iht. FoA Endringer vil kun distribueres elektronisk fra Doffin/Ted. 4.2 Forbehold Leverandørs eventuelle forbehold skal klart framgå som vedlegg til tilbudet for å være gyldig; bruk Vedlegg 6 - Forbehold. Med forbehold forstås også avvik. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med Leverandøren. Forbehold mot konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsvilkårene og kravspesifikasjonene, vil bli prissatt (som tillegg til tilbudssummen) under oppdragsgivers evaluering. Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene vil føre til at tilbudet blir avvist, jfr FoA (1) d og e. 4.3 Forkastelse av tilbud Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud hvis resultatet av anbudskonkurransen gir saklig grunn til det, jfr. FoA Kommunikasjon i anbudsperioden All kommunikasjon i anbudsperioden fra Leverandør til Oppdragsgiver skal skje mot oppgitt e-postadresse. Det aksepteres ikke at Leverandørene har noen form for kommunikasjon vedrørende tilbudet med personer som deltar i beslutningsprosessen. E-post: it-utstyr2@hinas.no Side 14 av 19

15 4.5 Tilbudsfrist Signert og datert tilbud i papirversjon skal sendes i ett eksemplar i lukket forsendelse merket med: IT-utstyr og må være ankommet til: Postadresse Helseforetakenes Innkjøpsservice AS Postboks Vadsø Besøksadresse Helseforetakenes Innkjøpsservice AS Hermetikken - Tollbugata Vadsø innen tilbudsfristen den 11. januar 2010 kl 12:00 Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist. Leverandør skal levere komplett tilbud i elektronisk format (USB minnepinne) og i papirversjon innenfor fristen. Tilbudet skal ikke leveres på e-post. Merk lang postgang til Finnmark! 4.6 Åpning av tilbud Det vil bli foretatt åpning i Vadsø umiddelbart etter utløpt innleveringsfrist. Åpningen er ikke offentlig. 4.7 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende for Leverandør i 6 måneder etter tilbudsfrist. 4.8 Tilbudskonferanse 3. desember 2009 vil det avholdes en tilbudskonferanse i Oslo-området. Her vil det bli gitt informasjon om tilbudet og det vil bli anledning til å stille spørsmål som blir besvart der eller blir besvart skriftlig senere. Referat fra konferansen bli sendt alle som melder sin interesse for deltakelse i konkurransen. Påmelding til konferansen gjøres ved å sende en e-post til it-utstyr2@hinas.no innen 30. november. Oppgi antall personer som stiller. 4.9 Fremdriftsplan Tabell nedenfor angir tentativ fremdriftsplan for prosjektet Milepel Dato Utlysning 19. november 2009 Tilbudskonferanse 3. desember 2009 Siste frist for spørsmål til konkurransen 5. januar 2010 Innleveringsfrist 11. januar 2010 Kontraktstildeling 19. februar 2010 Klagefrist 5. mars 2010 Kontraktens startdato 1. april 2010 Side 15 av 19

16 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Innledning Forklaring til utfylling av kravspesifikasjonen ligger som Vedlegg 1a - Forklaring til kravspesifikasjonene. Spørsmålene i kravspesifikasjonen er kategorisert og svarene vil bli evaluert, iht. de aktuelle tildelingskriterier. Det vil bli benyttet en karakterskala for hvert tildelingskriterium hvor 0 er dårligst og 10 er best. Besvarelser som ikke tilfredsstiller kravspesifikasjonen vil få karakteren Kriteriene De økonomisk mest fordelaktige tilbud velges ut fra en totalvurdering av kriteriene og deres vekting. Tildelingskriterier Beskrivelse 1. Pris Ved evaluering av pris vil volumprodukter (de produktene som er spesifisert opp i vedlegg 2 Prisutfyllingsskjema) bli tillagt størst vekt. Pris på øvrig utstyr vil bli tillagt vekt ved etablering av avtalen og ved årlige/tidsbestemte minikonkurranser. I disse tilfellene vil øvrig utstyr telle 10 % av det priskriteriet totalt utgjør. 2. Produktkvalitet og ytelse Her vil kvalitetsparametrene, samt produktenes ytelse, bli evaluert i henhold til informasjonen som blir oppgitt i svarskjemaet. Her vil også leverandørens produktsortiment evalueres 3. Logistikk og service Oppdragsgiver vil evaluere Leverandørs leverings- og logistikkopplegg, e-handels-, webog fakturerings løsninger, samt Leverandørs støtte- og serviceapparat 4. Miljø Her evalueres besvarelsen av miljøkriteriene i kravspesifikasjonene. 5. Tjenestekvalitet Her vil konsulenttjenester tilknyttet kjøp av utstyr på avtalen evalueres Produktgruppe 1-5 For produktgruppe 1-5 vil tildelingskriteriene logistikk og service, miljø og tjenestekvalitet bli benyttet ved tildeling av rammeavtalen. Tildelingskriteriene pris og produktkvalitet og ytelse vil bli benyttet ved tildeling av avropene. Slik beskrevet i konkurransegrunnlaget punkt vil den første årlige minikonkurransen bli gjennomført samtidig med konkurransen om rammeavtalen og Side 16 av 19

17 virke bestemmende for hvem som blir tildelt rammeavtale og rangering av Leverandørene det første året. Ved tildelingen av rammeavtalen vil vektingen av kriteriene være slik: Tildelingskriterier Vekt Maksimal poengsum 1. Vekt avropskriterier 75 % 750 Herav: Pris 50 % / Produktkvalitet og ytelse 25 % 2. Logistikk og service 15 % Miljø 5 % Tjenestekvalitet 5 % 50 Total 100 % Produktgruppe 6 og 7 For produktgruppe 6 Nettverk og 7 Lagring, vil følgende vekting benyttes ved tildeling av rammeavtaler og prioritering av leverandører: Tildelingskriterier Vekt Maksimal poengsum 1. Vekt avropskriterier 75 % 750 Herav: Pris 45 % / Produktkvalitet og ytelse 30 % 1. Logistikk og service 15 % Miljø 5 % Tjenestekvalitet 5 % 50 Total 100 % Produktgruppe 8 For produktgruppe 8 Multifunksjonsmaskiner, vil følgende vekting benyttes ved tildeling av rammeavtaler og prioritering av leverandører: Tildelingskriterier Vekt Maksimal poengsum 1. Vekt avropskriterier 70 % 700 Herav: Pris 40 % (Leasing 20 % kjøp 20 %) Produktkvalitet og ytelse 30 % 1. Logistikk og service 20 % Miljø 5 % Tjenestekvalitet 5 % 50 Total 100 % Totalleverandør For tildeling av rammeavtale for totalleveranse vil hver produktgruppe vektes i henhold til produktgruppens estimerte omsetning og vekting, se punkt 1.4 og 1.6. Side 17 av 19

18 6. Kontraktsgjennomføringskrav 6.1 Samfunnsansvar etisk handel Helseforetakene ønsker leverandører som viser samfunnsansvar og praktiserer etisk handel i hele verdikjeden. Dokumentasjonskrav Leverandør skal bekrefte at de oppfyller kravene til etiske standard i Vedlegg 7 Krav til etisk handel. 6.2 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Leverandør skal bekrefte at de følger forskrift om lønns- og arbeidsvilkår Dokumentasjonskrav Vedlegg 4 - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, utfylt av Leverandør. 6.3 E-handel De leverandørene som får tildelt kontrakt etter denne konkurransen skal inngå avtale med operatøren av Markedsplassen ehandel.no innen kontrakten iverksettes. Leverandørens elektroniske kataloger må tilgjengeliggjøres på avtaletidspunktet. Leverandøren tar kontakt med Markedsplassen ehandel.no dersom det er behov for bistand for etablering eller tilrettelegging av kataloger og system Standard samhandlingsavtale for elektronisk handel finnes på Krav til e-handel, med varekatalog og varelogistikk som de valgte leverandørene må tilfredsstille, er listet opp i Vedlegg 8 Krav til e-handel. Vedlegget henviser til Helse Sør-Øst, men vedleggets innhold vil også gjelde de øvrige regionene. 6.4 Statistikk Leverandøren skal utarbeide kvartalsvis statistikk, uten ekstra kostnad for Oppdragsgiver. Statistikken skal oversendes til Oppdragsgiver og HINAS. Statistikken skal utarbeides pr. 31/3, 30/6, 30/9 og 31/12. Statistikken skal oversendes uoppfordret innen den 15. i påfølgende måned. Statistikk pr. kvartal skal vise forbruk og omsetning fordelt på de ulike Kunder og samlet for Oppdragsgiver. Statistikk pr. år skal i tillegg gi en oversikt over forbruk pr produkt og produktgruppe pr Kunde. Statistikken skal oversendes elektronisk i Microsoft Excel-format til Oppdragsgiver og HINAS. Statistikken skal innrapporteres på HINAS sin egen statistikkmal (se RA bilag 6B Statistikkmal). Side 18 av 19

19 Side 19 av 19