revlsoren ~ [20 TI ~~r!i "'N"' 0 o Revisjon i bank o EDB revisjonsdatabase D VPS o Fremtid for norsk bankrevisjon o Kredittilsynets rundskriv

Transkript

1 ~ [20 TI 24. argo MARS 1988 revlsoren ORGAN for NORSK BANKREVISORfORENING ~~~P.EV ISO-9;' "'N"' 0 ~~r!i \.. ~. Denne gang blant annet o Revisjon i bank o EDB revisjonsdatabase D VPS o Fremtid for norsk bankrevisjon o Kredittilsynets rundskriv

2 PRESIDENTEN HARORDET REVISORS VALGBARHET Revisors valgbarhet til tillitsverv innen bank 09 NBF er et kjent tema som hat stadig v~rt diskutert blant yare medlemmer. Fra enkelte hold er dette spersmal pa nytt tatt opp med styret ford! de mener at forholdene hat endret seg da stadig flete banker etablerer intern revisjon. Ned bakgrunn i dette fant styret i NBRF grunnlag for pa nytt A vurdere spersmalet om revisors valgbarhet 09 deltagelse i bankens styrende organ 09 NSf's u!1ke utvalg. SpersmAlet vart derfor sendt over til Responsurnutvalget i Norske Bankrevisorforening. Responsumutvalget hat na gitt sin instilling 09 her konkluderer de med at det er "meget uheldig 09 rna unngas" at revisjonspersona let er valgbar til tillitsverv innen bank oq NSF's ulike utvalq. Deres beqrunnelse for A anbefale en sa restriktiv beqrensinq i internt revisjonspersonales valqbarhet er: Den interne revisjon skal pa samme mate som den lovbefalte revisjon vzre fagliq uavhengiq i forhold til den virksomhet og de personer som revideres. Bankens lovbefalte revisor byqqer normalt pa det arbeide som utf0res av det interne revisjonspersonalet. Etter de fleste samarbeidsavtaler som er inngatt mel 10m lovbefalt revisor og intern revisjon er det ogsa forutsatt at intern revisjon utferer alt revisjonsarbeide. Det er derfor i prinsippet ikke noen forskjell pa medarbeidere sam arbeider i lovbefalt revisjon 09 intern revisjon nar det qjelder revisors uavhengighet. Den interne revisjons funksjoner er et av styrets oq foretakledelsens midler til A kontrollere bankens virksomhet oq effektivitet. Den int~rne revisjonsfunksjon i bank skal ha et nzrt sama"beid med kontrollkomiteen.

3 Styret har diskutert uttalselsene fra Responsumutvalget og er enig i den konklusjon som trekkes, og foler ikke at etableringen av internrevisjon i bankene medfarer forandringer i den anbefaling som styret gav sine medlemmer i 1979 og I 1979 var det ogs! en undersekelse vedrorende revisor valgbarhet og rebu1tatet av undersokelsen var klar: Revisorene som svarte pa undersoke1sen stottet styrets syn. I de senere Ar har det ogsa v~rt en klar tendens i A fjerne oppgaver fra revisorer over til nyetablerte kontrollavdelinger i bankene. Dette har medfort en klar nedgang i antall bankrevisorer, og Bom igjen stiller storre krav til det arbeidet som utferes og revisors uavhengighet. Hva taler sa imot dette standpunktet? Revisors mulighet til A pavirke egen arbeidssituasjon reduseres - Skal NBRF v~re revisors organisasjon/fagforening? I sa fall, hvordan skal revisorene unnga A komme i samme konfliksituasjon vis a vis banken som om de var medlemmer og tillitsvalgte i NSF? Hva skal en sa gjore for A ivareta revisors's interesser: I overenskomsten mellom FA/SA og NSF paragraf 14 b star det at i banker med minst 10 fast ansatte i revisjonen skal det etableres et eget instillingsrad for revisjonspersonalet. I anmerkningene til denne paragra star det at i banker hvor det ikke er opprettet eget innstillingsrad for revisjonen vil partene anbefale at den enkelte bank finner rem til en mest mulig praktisk ordning. Det er idag flere banker som har etablert et eller flere rad/ utvalg innenfor internrevisjonen som ivaretar revisors interesser pa linje med de oppgaver som harer til under paragraf i overnemde overenskomst, og som har god erfaring med denne ordning_ (JD~ \l}~bl~ =----,~"'" ~~~ :" bankrevisoren 1

4 INNHOlD I DEllE NUMMER Side 1 Presidenten har ordet 5 Revisjon i bank. Arbeidsdeling innen ekstern/intern/edb-revisjon v/statsaut. revisor Kjell Storro 17 EDB-revisjonsdatabase v/soussjef H. Solberg 27 «Rettssikkerheten» i VPS-systemet v/espen Rikter-Svendsen 33 Fremtid for norsk bankrevisjon v/anne-lise Hegna 39 «Svane uten svanesang» v/helge Foss Hansen 42 Kredittilsynets rundskriv 44 Artikkel prisen Redakt0ren har ordet 2 bankrevisoren

5 Side 46 Nytt fra lokalavdelingene Rogalandsavdelingen 50r1andsavdelingen 0stlandsavdelingen 50 Leserinnlegg 51 Nye medlemmer e c,;~.t"" The Institute of Internal Auditors EDP Auditors Association bankrevisoren 3

6 '" g a.;; '" :": <D C

7 REVlSjON I BANK Arbeidsdeling innen ekstemlinteml EDB-revisjon v/statsaut. revisor Kjell Storr0 1 INNLEDNING. Det samlede bilde av en st rre banks kontrollorganer er etter hvert blitt noksa sammensatt. Det er bankens styre som har ansvar for at det gjennomf res en betryggende kontroll med bankens samlede drift, 09 for a oppfylle dette krav, er det etter hvert etablert en rekke kontrollinstanser innen de enkelte banker, f.eks. kontrol1komite, ekstern revisjon, intern revisjon, EDB-revisjon, kontrollgrupper KONTROLLKOMITEEN Kontrollkomiteen har som hovedoppgave a f re tilsyn med bankens virksomhet og a pase at virksornheten foregar pa en betryggende 09 hensiktsmessig mate i samsvar med lover 09 regier. Den skal sende melding til styret, forstanderskapets formann, eventuelt Kreditttilsynet om betydelige fors mmelser og feil, misligheter av st rre omfang, om banken har lidd store tap, eller om banken har gatt ut over maksimalgrensene for engasjement til en enkelt kunde. Kontrollkomiteen avgir en beretning, hvor den skal gj re rede for arbeidet gjennom aret og avgi uttalelse om arsregnskapet. Kontrollkomiteen skal dessuten bl.a. - gjennomga styrets protokoll - gjennomga revisjonsprotokollen - gjennomga revisors beretning - pr ve sikkerheten for de forskjellige utlan - etterse forvaltningen av sparebankens midler. Det er klart at for a kunne fylle sine oppgaver som nevnt ovenfor, har kontrollkomiteen behov for a st tte seg til bankens vrige kontrollinstanser for a skaffe seg tilstrekkelig innsyn i de arbeidsoppgaver de skal rapport ere og/eller avgi beretning om. Jeg kommer senere tilbake til hvilket av bankens vrige kontrollorganer komi teen naturlig rna samarbeide med i denne sammenheng. 3. KONTROLLGRUPPEN Nar det gjelder de kontrollgrupper som matte v~re etablert innen bankene, sorterer disse - naturligvis i motsetning til kontrollkomi teen - helt ut under bankens administrasjon i likhet med f.eks. bankrevisoren 5

8 innskudds-/ut1ansavde1ingen, va1utaavde1ingen etc. Gruppene er etablert ut i fra at styret har plikt til a pase at den interne kontrollen i banken fungerer t og man har i den aniedning funnet det praktisk a opprette spesieiie kontrol1grupper som under administrasjonens instruksjonsmyndighet utf rer en rekke l pende kontrollhandlinger. Det er som nevnt styrets ansvar a s rge for at formuesforvaltningen er underlagt en betryggende kontroll, og kontrollgruppene er rene administrative organer for a opprettholde en slik kontroll. I mer utvidet forstand kan en 5i at kontrollgruppenes arbeidsmetoder er alle tiltak som gjennornf res for a sikre: de verdier banken rar over - at feil og uregelmessigheter blir raskt funnet og rettet n yaktige og palitelige regnskapsdata - en hensiktsmessig konomisk styring - en effektiv drift at de retningslinjer so~ er fastsatt for bankens virksomhet, blir etterievet. Selv om styret i banken har det overordnede ansvar for a gjennomf re internkontroll, kan styret i den utstrekning det finner det hensiktsmessig, delegere til administrasjonen den beslutningsmyndighet som er n dvendig for a etablere, vedlikeholde og overvake en tilfreds5til1ende kontroll. Denne interne kontrollen ivaretas dels ved innebygde kontrolltiltak i den l pende forretningsgang t og dels ved opprettelse av kontrollgrupper for s~rskilte omrader. Sa mye om de kontrollinstanser som egentlig faller utenfor den angitte tittel, men som jeg allikevel mener det er n dvendig innledningsvis a si litt om, fardt det h rer med til de vrige kontrollinstansers arbeidsoppgaver a samarbeide med demo 4. INTERNREVISJONENS ARBEIDSOPPGAVER. Skal man kunne si noe om arbetdsdeling, rna man f rst fa klarlagt de foreliggende arbeidsoppgaver. Det ligger naturiigvis i sakens natur at det her hele tiden tenkes pa banker som bade har intern og ekstern revisjan. Lovverket med sine krav til revisor i bank,.vil helt ut rette seg mot den eksterne revisor, ofte kalt den lovbefalte revisor. Ogsa nar det gjelder utarbeidede forskrifter, vil disse i star utstrekning ga pa ekstern revisor eller pa samarbeidet mel lorn ekstern og intern revisor. Revisjonssjefskretsen har imidlertid utarbeidet et forslag til Forskrifter for intern revisjon i forretnings- og sparebanker, sam her b r ha betydelig interesse. Revisjonssjefskretsens forsiag er utarbeidet i juli 1985, og er for Sparebankene5 vedkommende sendt ut av Sparebankenes Sikringsfond sam "Regler for intern revisjon i Sparebankene". Forskriften er kort, og jeg gjengir den her: 6 bankrevisoren

9 1 En intern revisjon er en av styret etablert funks jon med ansatte som uavhengig av bankens vrige personale har til oppgave a utf re revisjon i samsvar med god revisjonsskikk. 2 Lederen for den interne revisjon kan bare ansettes eller sies opp av bankens styre. Styret fastsetter instruks for den interne revisjon i samsvar med gjeldende bestemmelser, god revisjonsskikk 09 disse forskrifter. 3 Lederen 09 personalet i revisjonsavdelingen rna ikke delta i annet arbeide i banken enn revisjonsarbeid. 4 Arbeidet b r skje i et n~rt gjensidig samarbeid mellom den lovbestemte revisor 09 den interne revisor slik at man oppnar en effektiv og rasjonell revisjon. Selv om disse forskriftene er knappe, inneholder de etter min oppfatning aile de vesentligste elementer som bade trekker opp internrevisjonens arbeidsomrader, og ogsa avgrenser internrevisjonens ansvar. Som vi ser av L er internrevisjonen "en av styret etablert funksjon". Internrevisjonen er "ansatt" i banken, og den skal "uavhengig av bankens vrige personale" utf re sin arbeidsoppgave, som skal skje i samsvar med "god revisjonsskikk". Dette er etter min oppfatning de fire grunnpilarene for internrevisjonen i bank. vi ser av 2 at lederen for den interne revisjon etter forslaget til forskrifter bare kan ansettes eller sies 0PP av bankens styre, som ogsa fastsetter den for internrevisjonen n dvendige instruks. I merknader til forskriftene har revisjonssjefskretsen sagt at som styrets kontrollorgan er det naturlig at lederen for internrevisjon er underlagt styret og har sitt ansvar overfor dette. Jeg deler revisjonssje skretsens syn pa dette, selv om det nok fremdeles i en rekke organisasjonskart i bank er slik at revisjonssjef (leder for internrevisjon) er underlagt administrerende direkt r/banksjef. Nar det gjelder forskriftenes 3, Kommer jeg inn pa den i forbindelse med internrevisjonens samarbeid med kontrollgruppen (internkontrollen) og nar det gjelder 4, i samarbeidet mellom intern- og eksternrevisor som jeg skal ber re senere. bankrevisoren 7

10 Det er altsa styret som fastsetter instruksen og retningslinjene for den interne revisjon. Styret kan saledes palegge internrevisor spesielle arbeidsoppgaver som det til enhver tid finner n dvendig for a fastsla om virksomheten drives pa en rasjonell og forsvarlig mate sett i forhold til bank ens malsetting og de rammene som er satt av offentlige myndigheter, samt at den konomiske informasjon som gis om banken er riktig og fullstendig. Omradene rna imidlertid ikke begrenses slik at dette gar ut over den interne revisjons mulighet for a benytte metoder i henhold til god revisjonsskikk og retningslinjer og uttalelser gitt av f.eks. Kredittilsynet - Sparebankenes Sikringsfond (for sparebankene) - bankenes revisjonssjefskrets - Institute of Internal Auditors (IIA). Revisjonssjefskretsens forskrifter som vi nettopp har sett, synes a stemme sv~rt godt overens med den mer generelle oppfatning av internrevisjonens funks jon. I Norges Statsautoriserte Revisorers Forenings anbefaling til god revisjonsskikk vedr rende ekstern revisors bruk av den interne revisjonens arbeid, heter det f.eks. i punkt 2.1: "Den interne revisjonen er et av foretaksledelsens midler til a kontrollere foretakets virksomhet og effektivitet. Foretaksledelsen b r bestemme den interne revisjonens formal, omfang og plassering i organisasjonen". Den interne revisjonen er altsa en avdeling i banken og saledes en del av bankens eget kontrollapparat. Hensikten med den interne revisjonen blir bl.a. a vurdere om banken drives effektivt - uten vesentlige risiki - i samsvar med bankens formal - i samsvar med vedtatte retningslinjer - i samsvar med rammer som er satt av offentlige myndigheter Videre rna internrevisjonen selvstendig vurdere om bankens interne kontroll virker forsvarlig om banken fremlegger n yaktig og palitelig konomisk informasjon om man etterlever de av styret fastlagte retningslinjer - bankens verdisikring - bankens bruk av ressurser for vrig. Ved a ivareta disse og andre arbeidsoppgaver vil den interne revisjonen saledes ha en s~rt viktig funks jon for at styret skal kunne ivareta sitt ansvar etter lovgivningen. Internrevisjonen far saledes en funks jon som selvstendig vurderer anvendeligheten, tilstretkeligheten og effektiviteten av de interne kontrollsystemer, omfattende aile aktiviteter innbefattet i bankens virksomhet. 8 bankrevisoren

11 Det tilligger den interne revisjon regelmessig a unders ke aile kontrollrutiner som er vesentlige for bank en, for at bank ens ledelse skal kunne fa et begrunnet inntrykk av kontrolloppleggenes kvalitet. Det er viktig i denne sammenheng a understreke at revisor ikke skal godkjenne de rutiner som han i denne forbindelse gjennomgar. Det er et ansvar som helt ut ligger pa bank ens administrasjon. Revisor skal vurdere rutinene, teste at de blir fulgt i praksis 09 eventuelt rapportere. vi har sett at internrevisjonen skal arbeide etter lov, forskrifter, retningslinjer og innenfor begrepet god revisjonsskikk under ut velsen av sitt arbeid. Han kan dermed straks fasts1a at nar det gjelder utf relse av det l pende revisjonsarbeid, vii intern- og eksternrevisjonen arbeide etter den samme revisjonsfi10sofi. For a bekrefte den konomiske informasjon som'til syvende og sist gir seg uttrykk i bankens arsregnskap, er det naturligvis n dvendig med en tidsplanlegging av hvorledes det l pende revisjonsarbeid skal organiseres gjennom aret. I retningslinjer for samarbeid mellom eksternrevisor og de interne revisjonssjefene i sparebankene, har Sparebankenens Sikringsfond gitt uttrykk for at det er internrevisjonen som har ansvaret for a utarbeide revisjonsprogrammer og revisjonsplaner, og a pase at det foreligger tilfredsstillende dokumentasjon for revisjon av bankens regnskap og anliggender for vrig. For a kunne utarbeide de n dvendige revisjonsprogram, rna den interne revisjon l pende gjennom aret granske den interne kontrol1 gjennorn kartlegging, testing, vurdering av resultat og deretter utarbeide revisjonsprogram. Under kart1eggingsfasen rna den interne revisjonen ga gjennom internkontrollens oppbygning og virkemate for a fastsla hvorledes den interne kontrollen er tenkt a fungere. Kartleggingen rna innrettes slik at innhenting av informasjon er tilstrekkelig, relevant og palitelig nok til a danne et holdbart grunnlag for internrevisjonens konklusjoner. Den skal videre gi grunnlag for revisjonsprogram for l pende gransking av kontrollopplegget. Under testingen rna den interne revisjonen ved gjennomgaelsen av et begrenset antall transaksjoner forvisse seg om at de beskrivelser som utgj r grunnlaget for vurderingene, er fu1lstendige og riktige. Under bed mroelsen av resultatet skal internrevisjonen trekke konklusjoner om den interne kontrollens oppbygging, sikkerhet og effektivitet. - Deretter skal internrevisjonen ha fatt et grunnlag for a utarbeide revisjonsprograrn. Ved a gjennornf re disse skal internrevisjonen gjennom aret granske om kontrollene virker som forutsatt og om vesentlige feil kan ha oppstatt p.g.a. svakheter i systemene. bankrevisoren 9

12 Til slutt under dette punktet om internrevisjonens arbeidsoppgayer vil jeg si to ord om dokumentasjon, hvilket er viktig for alt revisjonsarbeid. Den eksterne revisor vii i praksis i sv~rt stor grad bygge pa internrevisjonens arbeid, men dette vil bare kunne skje i den utstrekning internrevisjonens dokumentasjoner er gode. Uansett kvalitet av det l pende revisjonsarbeid vil eksternrevisor vanskelig kunne bygge pa dette med mindre det er tilfredsstillende dokumentert hva som er gjort og - 09 det er viktig - hvilke konklusjoner internrevisjonen har trukket av sine revisjonshandlinger. Dette var sv~rt mye om internrevisjon, men det har etter min oppfatning vrert naturlig fordi internrevisjonen har det st rste arbeidsfelt innen bankens kontrollorganer. Ser vi pa forma let til den interne revisjon med bakgrunn i styrets ansvarsramme, er det klart at arbeidsomradet rna v~re betydelig. Dette er et forhold som er gjeldende i all internrevisjon. I retningslinjene gitt fra Institute of Internal Auditors er det bl.a. sagt at "hensikten med den interne revisjonen er a vurdere og ta standpunkt til om virksomheten drives i henhold til foretakets formal" og videre "den interne revisjon skal granske den interne kontroll med henblikk pa a pr ve dens palitelighet og effektivitet." Dette illustrerer hvor omfattende den interne revisjonsfunksjonen vii V2re. Det er klart at foretakets formal og interne kontroll omfatter vesentlig mer enn det a produsere konomisk informasjon, som vi senere skal se at det tilligger den eksterne revisjon a bekrefte. 5. FORHOLDET MELLOM INTERNREVISJONEN OG KONTROLLGRUPPEN (INTERN KONTROLLEN). vi gar et yeblikk tilbake til kontrollgruppen. Det fremgar av det som er sagt, at det ligger innenfor internrevisjonens arbeidsoppgaver a f lge opp at banken til enhver tid har en tilfredsstillende intern kontroll. Na er problemet imidlertid at begrepene internrevisjon og intern kontroll ikke alltid blir holdt fra hverandre. Men det er en vesentlig forskjell pa demo Den interne kontrollen er den kontroll som er bygget opp i bank en av bankens administrasjon gjennom organisasjon og rutiner, med kontroller direkte tilknyttet disse. Den interne revisjon skal se etter at denne kontrollen fungerer etter forutsetningen, men den interne revisjonen skal ikke utf re noen del av denne kontrollen. Dersom internrevisjonen utf rer internt kontrollarbeid, har revisjonen reelt sett ikke utf rt sitt arbeid i henhold til god revisjonsskikk. Formelt skulle slike interne kontrollhandlinger utf rt av internrevisor v~re kontrollert av en annen revisor for at man skulle v~re revisjonsmessig dekket. 10 bankrevisoren

13 Har internrevisjonen i praksis problemer med a l srive seg fra internt kontrollarbeid, er det revisjonens ansvar a gj re ledeisen oppmerksom pa dette 09 eventuelt v~re administrasjonen behjelpelig med a etablere en tilfredsstillende intern kontrol1 i banken. Den interne kontrollen er skapt ved at administrasjonen har fatt delegert rnyndighet av styret til a Legge opp og vedlikholde interne kontrollsystemer, mens internrevisjonen har fatt delegert rnyndighet av styret til a vurdere de samme kontrollsystemene. 6. EKSTERNREVISJONENS ARBEIDSOPPGAVER. Med de arbeidsoppgaver som hittil er beskrevet som tilh rende internrevisjonen, kan man kanskje sp rre hvilke arbeidsoppgaver som blir igjen til den eksterne revisor. I dav~rende Bankinspeksjons forskrifter om revisjon i banker er det i definisjonen fastslatt at begrepet revisor i forskriftene omfatter den revisor som er ansvarlig for bankens revisjon, altsa eksternrevisor eller Iovbefalt revisor. Hans arbeidsoppgaver er i forskriftene deretter kort formulert slik: "I den utstrekning det f lger av god revisjonsskikk, skal revisor granske bankens arsoppgj r og regnskaper og behandlingen av dens anliggender for vrig". Videre er i de samme forskrifter fastslatt at "i den utstrekning revisor finner det forsvarlig etter kravene til god revisjonsskikk, kan han bygge sitt arbeid pa den interne kontroll". Denne siste formuleringen trenger kanskje en viss ajourf ring, idet at man i praksis i dag, ihvertfall i st rre banker, ville ha lest forskriften slik: "I den utstrekning den eksterne revisor finner det forsvarlig etter kravene til god revisjonsskikk, kan han bygge sitt arbeid pa den interne revisjon". Det f lger altsa av forskriftene at den ansvarlige revisors arbeidsfelt er avgrenset til a bekrefte konomisk informasjon knyttet til bankens regnskap. I tillegg f lger forvaltningsrevisjonsbegrepet av formuleringen om at bankens eksternrevisor skal granske "behandlingen av dens anliggender for vrig". Den lovbefalte revisjon har altsa som sin hovedoppgave a gi en objektiv uttalelse om bankens regnskap over for aksjon~rer, investorer, kreditorer, myndigheter og andre utenforstaende interessegrupper. Eksternrevisjonens arbeid vii derfor i betydelig grad v~re knyttet til arsoppgj rsrevisjon. Viktige arbeidsoppgaver i den forbindelse vii bl.a. V2re for hvert enkelt revisjonsomrade a vurdere - vesentligheten for arsoppgj ret - graden av risiko - den grad av skj nn som rna ut ves. bankrevisoren 11

14 Den eksterne revisor rna her utf re tilstrekkelig arbeid i egen regi f slik at han pa et helt seivstendig grunniag kan gj re seg opp en egen mening om arsoppgj rets palitelighet. Den eksterne revisor vil som allerede nevnt r normalt bygge pa internrevisjonens programmer og dokumentasjon. Revisjonsprograrnmene og dokurnentasjonsprinsippene for de kontrollornrader som vedr rer eksternrevisors ansvarsomrade r rna gjennorngas av ham, og han rna forsikre seg om at kontroliomradene blir dekket pa en ordentlig og forsvarlig mate. En av hovedoppgavene for den eksterne revisor vii derfor bli a foreta kvaiitetskontroll av internrevisjonens programmer, planer, dokumentasjoner og konklusjoner. For a fastsla om det arbeid som er utf rt av internrevisjonen er forsvarlig og hensiktsmessig i relasjon til eksternrevisors formal, rna den eksterne revisor vurdere internrevisjonens - uavhengighet og objektivitet kompetanse og kvalifikasjoner utvalgsst rrelser ved gjennomf ringen av revisjonsprogrammene arbeidspapirer og annen dokumentasjon rapportering. Deretter rna den eksterne revisjonen trekke en konklusjon vedr rende internrevisjonens kvalitet. For den eksterne revisjonen vil det v~re det arbeid som utf res i forbindelse med vurdering og testing av regnskapsrutiner og den interne kontroll som er av st rst interesse. Kontroll av forvaltningen av selskapets ressurser og kontroll av at interne regler og instrukser f lges, vil v~re av mer sekund~r betydning for eksternrevisjonen sa lenge det ikke avdekkes forhoid som pavirker riktigheten av det arsregnskap som det skal avgis beretning for. Hovedformalet for eksternrevisjonen er altsa a bekrefte konornisk informasjon i arsoppgj ret. Den eksterne revisjon har saledes ingen plikt til a granske den interne kontroll utover de systerner som skal sikre frembringelse av palitelig regnskapsinformasjon. Dette inneberer konkret en innskrenkning av eksternrevisjonens interessefelt nar det gjelder internkontrollen sammenlignet med internrevisjonens, idet eksternrevisjonen bare kan bygge pa den interne kontroll som er dokumentert og dessuten har betydning for regnskapsavleggelsen. Ogsa i NSRFs anbefaling til god revisjonsskikk vedr rende ekstern revisors bruk av den interne revisjonens arbeid gjengis en del arbeidsoppgaver som eksternrevisor rna gjennomf re for a kunne st tte seg til det arbeid som internrevisjonen har utf rt. Det nevnes bl.a. at den eksterne revisor rna gj re seg kjent med de instrukser internrevisjonen er underlast, herunder myndigheten til selva utforme sine arbeidsoppgaver. Videre rna eksternrevisoren vurdere om det interne revisjonsarbeid utf res av personer som har 12 bankrevisoren

15 tilfredsstillende faglig bakgrunn og at arbeidet er tilfredsstillende planlagt, gjennomf~rt, vurdert 09 dokumentert. Det er et ubetinget krav til den-eksterne revisor at han selv rna forsikre seg am at det arbeid som den interne revisjonen gj r og som den eksterne revisjonen vii bygge pa, er tilfredsstillende utf rt. Endelig skal eksternrevisoren selv vurdere betydningen av de forhold internrevisjonen tar opp i de rapporter som avgis til ledelsen, og han rna unders ke hvordan ledelsen f lger opp internrevisjonens anbefalinger. I den grad eksternrevisoren bygger pa internrevisjonens arbeid, rna internrevisjonens arbeidspapirer betraktes sam en del'av den eksterne revisors dokumentasjon, og arbeidspapirene rna arkiveres og oppbevares slik at eksternrevisor til enbver tid kan frernlegge disse sam en del av dokumentasjonen for sin beretning. 7. SAMARBEIDET MELLaM EKSTERNREVISJONEN OG INTERNREVISJONEN. Som vi har sett, er den vesentlige forskjellen mellom eksternrevisjon og internrevisjon at den eksterne primrert skal bidra til a gi de eksterne brukere av bankens arsoppgj r tryggbet for bankens opplysninger om drift og konomisk stilling, mens internrevisjonen skal ha sam utgangspunkt a gi trygghet am driften og stillingen for bankens styre og ledelse gjennom aret. Nar en rekke banker bar funnet det praktisk med eksternrevisjon samtidig med en etablert intern revisjonsavdeling, bar dette altsa sammenheng med at det er to forskjellige behov sam skal dekkes. Det henger ogsa sammen med den st rrelse og den kompleksitet som bankvirksomhet ofte har. Det er for begge revisjonsformal behov for en avdeling sam er spesielt utdannet og oppl~rt i banktekniske sp rsmal i tillegg til gene rei I revisjonsutdannelse. Internrevisjonens arbeid vii ikke kunne begrense eksternrevisjonens ansvar, men kan redusere ornfanget av kontrollene ved at de nne for en vesentlig del kan bygge pa de kontroller internrevisjonen har utf rt. Skj nt ekstern- og internrevisjonen har forskjellige funksjoner, er arbeidsmetodikken ofte den samme. Begrepet god revisjonsskikk for arbeidets utf relse gjelder for begge organer. For a styrke den totale revisjonsfunksjon rna bankene derfor kunne vente at eksternrevisjonen gj r optimal bruk av internrevisjonen. Den interne og den eksterne revisjon vil klart oppna de beste resultater ved en fornuftig koordinering av innsatsen. Er kommunikasjonen mellom intern- og eksternrevisor effektiv og apen, vil eksternrevisjonen kunne bygge pa internrevisjonens arbeid 09 over late de fleste l pende revisjonshandlinger til denne. Pa den maten unngas dobbeltarbeid i revisjonen, og den samlede kontrollinnsats blir bade billigere og bedre. bankrevisoren 13

16 I de utarbeidede retningslinjer for samarbeid mel lorn eksternrevisor og intern revisjonssjef i bank forutsettes det at en vesentlig del av det l pende revisjonsarbeid skal utf res av internrevisjonen. Retningslinjene legger stor vekt pa samarbeidet mellom de to revisjonsenheter, og dette finner jeg sa avgj rende at jeg vii gjengi et utdrag fra retningslinjene. Det heter at det er naturlig og n dvendig at eksternrevisor 09 den interne revisjonssjef har et n~rt samarbeid om aile sider av kontrollfunksjonen med hyppige m ter og gjensidig faglig assistanse. Den eksterne og interne revisor vii oppna de beste resultater ved en fornuftig arbeidsdeling og koordinering av innsatsen. Det er derfor n dvendig a ha et n~rt samarbeid ved planlegging, gjennomf ring og dokumentasjon av revisjonshandlingene. Den interne revisjonssjef og eksternrevisjonen rna holde hverandre gjensidig orientert om aile viktige revisjonsmessige forhold. Denne opplysningsplikt skal ivaretas de Is ved en systernatisk og oversiktlig dokumentasjon av utf rte kontroller 0.1., og de Is ved n~r komrnunikasjon. Den interne revisjonssjef tiistiler eksternrevisor gjenpart av rapporter om vesentlige feil, uregelmessigheter 09 ekstraordin2re forhold som kan ha betydning ved bed mmelsen av bankens stilling eller drift, eller som kan V2re i strid med lover, forskrifter, god revisjonsskikk eller betryggende bokf ring og formuesforvaltning. Eksternrevisjonen og den interne revisjonssjef skal ogsa sende hverandre gjenparter av aile rapporter som sendes banksjefene, administrerende direkt r og bankens tillitsmannsorganer. Den eksterne revisor og interne revisjonssjef skal gjensidig informere hverandre om forhold innen banken som har betydning for revisjonsut relsen. Den eksterne revisor skal gjennomf re kontroll av arsoppgj ret, men dette skal skje i samarbeid med den interne revisjonssjef. Retningslinjene anbefaler at det er den interne revisjonssjef sorn skal samarbeide med bankens kontrollkomite. Det heter imidlertid at bade ekstern- og internrevisor rn ter i komi teen etter eget nske eller etter foresp rsel fra komiteen. Sa langt retningslinjene. Det n dvendige samarbeid mellom intern- og eksternrevisjonen understrekes ogsa av NSRFs anbefaling til god revisjonsskikk vedr rende ekstern revisors bruk av den interne revisjonens arbeid. Det heter der at selv om hovedformalet med den interne 09 eksterne revisjonen er forskjellig, er det kontrollarbeid som utf res pa en rekke omrader, ofte likt. Derfor vi! den interne revisjonens arbeid V2re av betydning for den eksterne revisor ved valg av revisjonshandlinger, tidspunkt og omfang. Effektiviteten i det totale revisjonsarbeid ker nar den interne og eksterne revisor samarbeider sine planer, revisjonshandlinger og dokumentasjonskrav. Det er av avgj rende betydning at den interne revisjonen uten 14 bankrevisoren

17 begrensning skal kunne konferere, informere og samarbeide med den eksterne revisor og at dette er erkjent av virksomhetens ledelse. 8. EDB-REVISJON. Det er i moderne revisjon ikke noe ukjent begrep at det bringes inn n dvendig spesialkompetanse for revisjonens utf relse. Dette gjelder ikke minst ved utstrakt bruk av EDB-tjenester. Sa har skjedd ogsa i bankvesenet, hvor man for banker som kj rer sine regnskaper pa ulike datasentraler, har funnet det n dvendig a knytte til seg spesielle EDB-revisorer, ansatt av opprettede revisjonskomiteer bestaende av eksterne og interne revisorer fra brukerbanker. Hvor kommer EDB-revisjonen inn i arbeidsfordelingen mellom intern- og eksternrevisjonen? For a fa et inntrykk av dette, kan vi f.eks. se pa vedtektene for revisjonskomiteen i Sam-Data A/S, hvor det i 1 og 4 heter: 1: "EDB-revisjonen i Sam-Data A/S ledes av en revisjonskomite som har til formal a presentere og ivareta de interesser og plikter den ansvarlige revisjon har i forretnings- og sparebanker sam er brukere ved en av datasentralene tilknyttet Sam-Data A/S. Revisjonskomiteens oppgaver avgrenses til den del av bankrevisors oppgaver som i praksis ligger utenfor hans rekkevidde, men innenfor datasentralen". 4: "Revisjonskomiteen ansetter EDB-revisorer, utarbeider instruks for arbeidet, fastsetter l nn og andre betingelser. samt bestemmer arbeidssted. EDB-revisorer er daglig arbeidsmessig underlagt revisjonskomiteen". Disse vedtektene er vedtatt i januar ldeen var den gang at nar bankene hadde overlatt betydelige deler av sin regnskapsf ring til en datasentral, sa matte bankrevisorene, eller no en sam representerte dem, revidere denne del av bokf ringen. L sningen ble altsa at man opprettet revisjonskomiteer sam fikk anledning til a ansette EDB-revisorer. EDB-revisjonens arbeidsfelt blir noksa sammensatt, idet de arbeidsoppgaver som utf res. nok i stor grad er rettet mot forhold sam bankrevisorene trenger ekspertise til a unders ke, men arbeidsoppgavene vii ogsa ha betydning for datasentralen selv. Det som er gjenstand for EDB-revisjonens granskning og vurdering, er den interne kontroll pa datasentralen og i systemene. og har til formal at: bankrevisoren 15

18 regnskapene avgis i samsvar med god regnskapsskikk den offentlige bankstatistikk er fullstendig og riktig annen styringsinformasjon er palitelig bankene ikke paf res tap p.g.a. katastrofer, misligheter eller utilsiktede feil bankenes data blir tatt betryggende yare pa. Ut i fra revisjonskomiteens vedtekter synes det apenbart at EDBrevisjonen forme It er knyttet til bankens eksternrevisjon. Det er imidlertid et sp rsmal om denne tilknytningen er den som i praksis i dag vii v~re den naturligste. Som vi har sett, vil det avgjort v~re internrevisjonen som er mest beskjeftiget med den l pende revisjon gjennom aret, med gjennomgaelsen av bankens rutiner (herunder EDB-rutiner) og med vurderingen av den interne kontroll. Det arbeid som utf res av EDB-revisorene overfor de ulike datasentraler i dag, kan som vi nettopp bar sett, synes betydelig beslektet med de arbeidsoppgaver som internrevisjonen utf rer. Likeledes vii det ~re noksa apenbart at de interne revisorer under den l pende revisjon vii ba sa stor tilknytning til og beskjeftigelse med EDB-produsert regnskapsrnateriale, at det vii vrere et sterkt behov for direkte kontakt og kommunikasjon med personer sorn har bade EDB- og revisjonsekspertise. Det kan derfor reises sp rsmal om ikke EDB-revisjonen arbeidsrnessig sett b rer mer naturlig bjemme sammen med internrevisjonen. Den organisasjonsform som var naturlig i 1981, beh ver ikke vrere naturlig i dag. Sarnspillet mellom bank og datasentral har utviklet seg betydelig i denne perioden. Bl.a. omfatter datasentralens tjenester mye mer enn regnskap i snever forstand. Det utarbeides f.eks. en rekke former for statistikk. Bankene er blitt rnye mer avhengig av datasentralen enn bare for fa ar tilbake. En viss rolle vii det antakelig spille at NSRFs anbefaling til god revisjonsskikk vedr rende ekstern revisors bruk av den interne revisjonens arbeid er kommet i mellomtiden. Denne anbefalingen ble vedtatt av NSRFs styre i november 1986, og gj r det fullt rnulig for eksternrevisor a bygge pa EDB-revisjonens arbeid helt pa lik linje med internrevisjonens. Han kunne forsavidt ogsa tenke seg den samme konstellasjon vis a vis eksternrevisor om EDB-revisorene var knyttet til datasentralenes revisjon. Sku lie man imidlertid nske a forandre EDB-revisjonens tilknytning til arbeidsfordelingen mellom ekstern- og internrevisjon i bank, er det n dvendig a endre visse ormalia. Det er etter Revisjonskomi teens vedtekter klart at EDB-revisjonen i dag arbeidsmessig sett rna betraktes som tilknyttet eksternrevisjon ("representere og i vareta de interesser og plikter den ansvarlige revisjonen har"). Malsettingen for de ulike revisjonsordninger i bank rna vrere at man i fellesskap oppnar den best mulige revisjon med en optimal utnyttelse av de foreliggende ressurser. Det er ett n kkelord som alltid vil sta sentralt i bestrebelsene pa a Klare dette. N kkelordet er samarbeid. 16 bankrevisoren

19 EDB REVISJONS DATABASE Av: Soussjef H. Solberg, elsa Denne artikkel vii ta for seg EDB- revisjonen ved IDA's revisjonsdatabase - steg 1, og beskrive hovedtrekkene i oppbygging og virkemate. Bakgrunn / behov For de som ikke "sogner" til IDA - feliesskapet, er det pa sin plass med litt bakgrunnshistorikk. IDA har i lang tid arbeidet med en ny generasjon av sine banksystemer (det sakalte 023- prosjektet som egentlig bestar av et liialls enkeltprosjekter). Det nye systemet har som malsetting 11 dekke fremtidens krav og behov Ira bade bankene, kundene og myndighetene. Man har pr0vd a utvikle en rutine som er sa fleksibel "som mulig" og som er uavhengig av dagens begrensninger. Delle er blitt et gigantisk databasesystem, og jeg r0per nok ikke meget hvis jeg sier at det under utviklingen er bliu store overskridelser bade i tid og kroner. I disse dager ser man Iys i enden av tune lien, men det venter fortsau store oppgaver etterhvert som bankene konverterer til det nye system kall IDA's Kundesystemer. Saken er imidlertid den at systemet er bygget med prioritet pa effektivitet i online/reaitid, og dette medf0rer at store sekvensielie gjennoml0p kan bli kostbare hvis man ikke har alternative 10sninger for a dekke informasjonsbehovet. EDB - revisjonen har bl.a. halt delle for 0yet ved opprettelsen av en egen revisjonsdatabase. bankrevisoren 17

20 Graden av oppbygging av denne databasen vii avhenge av i hvilken grad IDA klarer a lese revisjonens fremtidige informasjonsbehov. Oppbygging av revisjonsdatabasen er som felger planlagt i 2 steg: - Steg 1, dekker EDBrevisjonens interne informasjonsbehov og lag ring av arbeidspapirer. Formalet med delte steget er a automatisere og effeklivisere vare egne revisjonshandlinger, og er et skritt pa veien mot de vi kaller for "papirles EDB- revisjon". Delte steget har vrert i drift i et o.r, men full ulbygging gjenslo.r. - Steg 2, er menl a dekke bankrevisjonens informasjonsbehov utover del som dekkes av den nye rutine. Behovet vii avhenge av ulbyggingen av IDA's evrige informasjonssyslemer og forholdet meliom pris / ytelse. Hvis del i fremliden fortsalt vii vrere mer effektivt a levere revisjonen en "bunke papirer", sa vii delte seivfelgelig bli gjort. Tekniske begreper Revisjonsbasen er en so.kalt relasjonsdatabase. Til forskjell Ira tradisjonelle databaser bestar en relasjonsdatabase av mange tabeller po. samme niva. Hver tabell kan besta av et antall rader og kolonner, hvor rekkelelgen av radene og kolonnene er uten betydning. Det er ikke nedvendig a forhandsbestemme aile sekeveier slik en ma gjere i vanlige databaser. HOST NETTVERK / ARBEIDS STASJONER 18 bankrevisoren

21 Det blir mao. leltere a konstruere og utvikle databasen fordi en slipper a bestemme aile tilgangsveier pa forhand. En revisjonsdatabase, slik vi ser det, er preget av stadige end ringer i krav. Det er ofte behov for a fremstille ad - hoc rap porter som forutselter at hele databasen blir gjennoms0kt pa flere mulige mater. Det er i slike milj0er at relasjonsdatabaser kommer til sin relt. Som nevnt i en tidligere artikkel har EDB - revisjonen pa IDA bygget opp et eget LAN (Local Area Nettwork) etter IBM's Token Ring standard. Aile er fast tilknyttet nettet med egne arbeidsstasjoner og neuet styres av en sakalt fileserver - som igjen styrer de felles datalagringsressurser og periferutstyr, samt kommunikasjonen mot IDA's hovedmaskiner og oppringte linjer inn til databasen. Foruten tilgang til databasen gir systemet t}lgang til aile anvendelser pa IDA's dataanlegg som man er autorisert for - og lokalt til tekslbehandling, regneark, grafikk, desktop publishing og ellers hva som er til "faget" henh0rende. Men som sagt - denne gangen gjelder del var revisjonsdatabase. Figuren foran viser en skjematisk skisse av arbeidsstasjoner koblet til nettverk. Hovedmeny Hovedmenyen i steg 1 - gir pro i dag tilgang til f01gende funksjonsomrader: REV1SJONSDAT ABASEN EDS - REVISJONEN IDA 1. DOKUMENTER 2. ADRESSE REGISTER 3. ARSPLAN 4. REVISJONSKTR. 5. SOFnNARE PROGRAM 6. EXIT bankrevisoren 19

22 Aile programmer er menystyrte og del er dermed enkel tilgang Iii de enkelte skjermbilder. Registrering skjer direlcte og programmene har en rekke inputkonlroller. Systemet gir utskrift, feilmeldinger i klarskrift pa skjermen dersom det avdekkes feil. Under den enkelte hovedmeny er del en rekke undermenyer tilgjengelige. De mest benyttede rapporter er forhimdsdefinerl. Adgangen til databasen er begrenset og del er kun autoriserte brukere som har adgang - via et eget access/ kontrollsyslem. For adgang til hovedmaskiner gjelder IDA's autorisasjonssyslem. Iformasjoner legges inn enlen som tali elier fritekst. Dokumenter Dette er den delen av databasen som vi kalier for 'del elektroniske arkivel'. Her regislreres i tur og orden opp Iysninger om inngaende/ utgaende korrespondanse, aile vare arbeidspapirer: kommentarer, slerke/svake sider, anbefalinger og revisjonsrapporter. Videre finnes 0PP Iysninger om IDA's administrative retningslinjer, rutine/ arbeidsbeskrivelser, instrukser, fullmakter, etc. INNHOLD: DOKUMENTER NOKKEL: DATO : OPPOATERT: UTSENOT: MOHATT: SVAR FAIST: PURAET: OISTRI8UERT: STIKKORO: SKREVET AY: 20 bankrevisoren

23 Hvert dokument blir gitt en unik n0kkel i hht. hvilket hovedog delomrade som dokumentet sorterer under. Via en styremeny - velger en om delte er registrering av et nytt dokument, eller om det er et dokument hvor det skal registreres tiiiegg eller utf"res end ringer. Som et eksempel - legges f"lgende inlormasjon inn ved regislrering av nytt dokument: - Innhold: Her registreres en kort beskrivelse av dokumenlels inn hold. Vanligvis er det her tilstrekkelig a registrere heading hvis denne er representaliv for innholdet. - Dato: I delle leltet angis den dato som er pat"rt dokumentel. - Utsendt / mottatt: Her registreres den dato hvor et dokumen! er mollatt eller utsendt. - Svarlrist: Ved utgaende korrespondanse legges i delle leltel inn den med rimelighet vedtatte svarfrist. Er svar ikke mottall innen fristens UII"p vii beskjed om delte fremkomme pa en obs -lisle. - Stikkord: Her registreres lilleggsinformasjon i de lilleller beskrivelse av innhold ikke er tilstrekkelig. - Skrevet av: Dokumentets underskrift. Adresseregisler Dette er kort og godl revisjonsdatabasens adressebok og inneholder opplysninger om aile yare IIkunderl! og korrespondenter. Registeret brukes i dag hovedsakelig til ulskrift av navneetikelter. Arsplan Dekker omradene: Planlegging, rapportering og oppf"lging. Arsplanen er inndelt i hoved - og delomrader med beskrivelse av den enkelte aktivitet. Via styremeny velges: Oppsett av arsplan Endring av arsplan - Aktivitetsrapportering - Kurs - Rapportering til printer / skjerm Arsplanen gir bl.a. f"lgende informasjon: - Hoved -/delomrade: Dette er arsplanens n"kkelindeks basert pa var inndeling i omni.der. - Aktivitetsbeskrivelse: Innenfor del enkelle delomrade spesifiseres den enkelte konkrete aklivitet bankrevisoren 21

24 ARSPLAN HOVEOOMRAOE: OELOMRAOE: SUBOMR: AKT.BESKAIVELSE: PLANLAGT TID AKT.START ANSVARLIG PRIORITET STATUS ENORrNGER: AKT,SLUTT: DELTAGEA: RAPP.T!O: GJENS.T10: FORMAL - Formal: Delte feltet gir informasjon om hva som er var hensikt med gjennomf.,ring av aktiviteten. - Planlagt tid: Viser det antall timer som er planlagt a ga med til a gjennomf.,re aktiviteten. - Aktivitet startet: Feltet viser den maned aktiviteten planlegges startet - Rapportert og gjenstaende tid: Delte er feiter som viser tidsforbruk i hht. plan. - Aktivitet slutt: Dette felie! viser ikke den planlagte, men den reelle ferdigdato. - Ansvarlig I deltakere: Det fremgar her hvem som er ansvarlig for gjennomf.,ring, sam! eventuelle deltakere. - Prioritet: Elter gjennomf.,rt vesentlighets - og risikoanalyse - angis aktivite!ens prioritering i delte felt. - Status: Gir oversikt over fremdriften til den enkelle aktivitel, bl.a. i hvilken grad det er oppstatt forsinkelser, st.,rre lidsforbruk, elc. I tilknytning til arsplan finnes en egen meny for rapportering mol den enkelte aktivitet. 22 bankrevisoren

25 Aktivitetsrapporteringen er en kombinasjon av arbeidspapir og timeregistrering. Her regislreres aile handlinger med kor!e tekster samtidig som en regis!erer medgatt tid (Vart interne "revisjonssporll). Det finnes ogsa en egen registrerings mal for gjennomf0rte kurs. Dette fordi vi her legger inn en del tilleggsinformasjon om den enkelte medarbeider, til bruk ved planlegging av den faglige oppdatering. Pr. i dag finnes definert et antall standardrapporter som kan tas ut enten via skjerm eller printer - vi nevner: - Rapport for et omrade: Gir oversikt over aile igangsatte aktiviteter innenfor et omrade, med registrert forbruk av ressurser, etc. - Rapport for en person: Denne rappor!en gir oversikt over aile aktiviter som den enkel!e revisor/medarbeider har ansvaret for eller er deltager i. - Totalplan: Full utlisting av arsplan. - Kurs for en person: Oversikt over den enkeltes kursdeltakelse med kommentarer. - Kurs totalt: Full utlisting av samtliges kursdeltakelse med kommentarer. - Videre finnes det rap porter som viser timeregistrering / aktivitetsrapportering total! for et omrade eller den samme informasjon for en person. R EVISJONSKONTROLLER HOVEDOMRA,DE: REVISJONSOMRADE: DELOMAADE: KONTROLLOMRADE: KONTROLLNR.: KONTROLL: PRIORTTEr:, /A"W, 11= 1 ~~" ~. "'" "'"? >;.~ > bankrevisoren 23

26 Revi sjo n skontroller Vare revisjonsprogrammer er oppbygget i samsvar med tidligere vedtatte revisjonsforutsetninger, og er omradefordelt i samsvar med tidligere nevnte hoved - og delomrader. Det er ogsa forsmkt tall hensyn til den inndeling i dimmensjoner som praktiseres av EDPAA (EDP Auditors Association). Vi arbeider med a legge vare revisjonsprogrammer inn i revisjonsdatabasen - delte for a oppna en stmrre grad av automatisering / efiektivisering ved utfmrelse av vare revisjonshandlinger. NyU i forhold til tidligere revisjonsprogrammer (for EDBomradet oftest bestaende av spmrsmalslister), er at revisjonsdatabasen bygges opp av et antall enkeltkontroller - knyttet opp mot definerte kontrollomrader. Et kontrollomrade betegnes som det "Iaveste" niva som del kan tas ut et revisjonsprogram for. Stmrrelsen av programmet avhenger av den foretatte analyse av vesentlighet og risiko. For registrering eller endring av kontrollomrader og enkeltkontroller i databasen - velger en via en styremeny fmlgende skjermbilder: - Ny kontroll: For opprettelse av et nytt kontrollomrade. - Endre kontroll: For end ring i spesifikasjonene for et kontrollomrade. REVISJONSANMERKNINGER 1. OBSERVASJONER/ KOMMENTARER 2. SVAKE SIDER 3. STERKE SIDER 4. ANBEFALINGER 5. KONKLUSJONER 24 bankrevisoren

27 - Legge inn aksjon: For registrering av enkeltkontroller i databasen. - Endre aksjon: For endring av en enkeltkontroll. Revisjonsan merkninger Revisjonsdatabasen skal vrere et hjelpemiddel for bedre a koordinere revisjonsarbeidet og bedre grunnlaget for vare anmerkninger, anbefalinger og konklusjoner. Dette vii igjen forbedre vart hovedprodukt som er revisjonsrapportene, med arsrevisjonsrapporten som den vesentligste. Resultatet av vare revisjons -' hand linger registreres direkte i basen via egne skjermbilder for: Software Denne delen av basen er en oversikt over software og kontrollapplikasjoner til internt bruk i EDB - revisjonen. Via en styremeny velger en mal for registrering, end ring eller s0k etter informasjon. Oppsummering Avslutningsvis vii jeg ikke unnlate a papeke at vi har vrert i gjennom pr0ving og feiling i del aret som basen har vrert i drift. Fortsat! gjenstar flere modifiseringer f0r vi har nadd var malsetting: Bedre koordinering, standardisering og automatisering av vart revisjonsarbeide. - Observasjoner/kommentarer, svake sider, sterke sider, anbefalinger og konklusjoner. bankrevisoren 25

28

29 "RETTSSIKKERHETEN" I VPS-SYSTEMET A\' Espeu Rikter-S"endsen, juridisk konslilent i VPS Innlcdning Srorsm<il omkring sikkcrhct i VPS-systcmct har tidligcrc vrert bchandlct i Bankrcvisorcn, blant annet av \Vidar Engebretsen. EDD revisor i VPS. Diskusjoncn har imidlertid v;.crt konscntrcrt om den mer fysiskc sikkcrhcten, sasom backup-rutincr og andre tiltak for sikring av data i systcmct. Sikkcrhct cr imidlcrtid ogsa "byggct inn" i VPS-systcmct ad juridiskc ycicr - gjcnnom lovgivning, forskriftcr og andre reguleringer. Et helt nyu rcgclvcrk cr blia un iucl lor a sikrc at invcstorencs, aksjcsclskapcnes, obligasjonsutstcdcrncs og andre aktorcrs interesser ivaretas pa best mujig mate. Ytterligerc kcntroller og sikkerhctsrutincr cr bankcevisoren 27

30 dessuten lagt inn i VPS-systemet utover de krav sam Iovgivning og annet regelverk krever. Oct er den totale "juridiske sikkerhet'" jeg vii behandle i denne artikkelen, dels ved a peke pa hvordan den er ivaretatt og dels ved en vurdcring av am den sa langt har vist seg hensiktsm "sig og god. Papirene forsvant Den viktigste nyskapningen ved etableringen av VPS var utvilsomt at man gikk bart ffa fysiske papirer sam brerer av rettigheter. Tidligere var situasjonen at man ved a presentere et papir - en aksje euer en obligasjon - kunne gjore krav pa visse rettigheh.. r, EI~ person- som kunne presentere en ihendehaverobhgasjon var legitimert til a avhende dellne slik at gocltrocnde crverver vant rett til den, sciv am det skull... vise seg at avhenderen ikke var berettiget til a rade over den - han obbevarte den f.cks. pa vegne av den egentlige eieren. Og en person sam kunne prescnterc et aksjebrev i et selskap var med visse forbehold legitimert til a moua utbytte og stemme pa generalforsamlingen. I begge tilfellcr var altsa rettsvirkninger knyttct til de fysiskc papirene. Og dcrsom en person cnsket a stille aksjer euer obligasjoncr sam sikkerhct for lan, skjcdde dette ved overlevering av aksjebrevet cuer obligasjonen til panthaver. Ved overgang til et "papirlast" system matte rettsvirkningene knynes til noe annet - i og med at papirene ikke fantcs lenger. I og for seg var del ikke noe i veien for at VPS kunnc skrive ut aksjcbrev og obligasjoncr pa bakgrunn av sine registre og at man baserte rettsvirkningene pa disse papirc.nc. Et system av denne typen er blant annet i drift i Sverigc. Og et slikt system ville mcdrart at man i stor grad kunne ha basert scg pa gjeldende rcgclverk. ).1en det var et onske bade hos myndighctenc og (sxrlig) i verdipapirmarkcdet at man ntok skrittet fullt ut... med en gang og fjemet papirene helt. Stcrkt mcdvirkende til at man "turde~ ta en slik beslutning var trolig crraringene era Danmark. Her ftkk man ct papirlost system for obligasjoner i 1984, og erfaringene var gode. For a innfore def nye systemet var det nodvendig a endre en rekke L',-sisterende lover, srerlig aksjeio'l'en, pantcloven og gjcldsbrevlovcn. Da man ogsa onsket cgnc bestemme]ser am VPS' organisasjon, enerett osv. ble det forcslatt a gi en egen lov am VPS. Den ble vedtatt av Stortinget 30. mai 1985, sanks-jonert av Kongcn 14. juni og tnidte i kraft 15. oktobcr samme ar. Samtidig ble cnkclte bestemrnciser i de ovennevnte lover cndret. Registreringer i VPS Papirene ble erstattet av registreringcr i VPS. Fondsaktivene (samlebetcgnclse for aksjer og objigasjoner) Iagres pa konti i den cnkeltcinvestors nam, se mer om dette nedcnfor. En person som har obligasjoner registrert pa sin konto i VPS I}ar den samme legitimasjon til a rade over denne som han tidligcrc hadde ved a prescntere det fysiske papir. Han kan med andre ord avhende dem med frigjorendc virkning for godtroende ervcrver selv am han egentlig bare oppbevarer dem for en annen. Vi ser med andre ord at obligasjonseierens radighet over obligasjonene langt pa vei er uendrct sciv am ihendehaverprinsippct ble rorlatt. Oct sammc gjelder godtroendc erververs stilling. Eva obligasjonseier ikke lenger kan gjare er it oppbevare obligasjoncne i en skutt euer i madrassen. Men sa risikerer han hetler ikke a miste dem ved at huset brenner euer ved innbrudd. Mange investorer, kanskje sa:rlig i den eldre del av befolkningen, var motvillige til a ga bort fra papircr og over til clektronisk lagring. Oct var liksom noe betryggende med a ha de fysiske papirene i en skutt euer i en bankboks. De var som regcl sva::rt forseggjortc, med hoykvalitetstrykk i flere farger. Denne motviljen var imidlcrtid neppe srerlig :m bankreviloren