Evaluering av fordelingsstrukturene i amatørteaterfeltet

Transkript

1 Evaluering av fordelingsstrukturene i amatørteaterfeltet Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA del II) Sak 16/6091

2 Innholdsfortegnelse Evaluering av fordelingsstrukturene i amatørteaterfeltet... 1 Konkurransegrunnlag Innledning Om oppdragsgiver Generelt om avtalen Konkurransegrunnlagets oppbygning Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Om leveransen Omfang Bruk av underleverandører Administrative vilkår og bestemmelser Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Språk Tidsfrister Fremdriftsplan Kostnader Retur av tilbud Oppdatering av konkurransegrunnlag Feil i konkurransegrunnlaget Aksept av vilkår Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Tilbudets utforming Innlevering av tilbud Kvalifikasjonskrav Obligatoriske kvalifikasjonskrav Juridisk stilling Økonomisk og finansiell kapasitet Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vedleggoversikt av 10

3 Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Oppdragsgiver er som ble opprettet i Departementet er delt inn i statsrådsseksjonen, kommunikasjonsenheten og fem fagavdelinger, deriblant Kunst- og museumsavdelingen. Departementet hjelper politisk ledelse med å utforme politikk og overordnete planer for gjennomføring av politikken på eget arbeidsområde, støtter kommunikasjonen med Storting og regjering og legger fram viktige enkeltsaker for politisk ledelse. Departementet utfører også forvaltningsoppgaver som er lagt til departementet og setter mål, gir rammer og følger opp underliggende etater i samsvar med gjeldende lover og regler og politisk retningslinjer. 1.2 Generelt om avtalen ønsker å inngå avtale en leveranse av konsulenttjenester til evaluering av fordelingsstrukturen av tilskuddsmidler til amatørteaterfeltet. Det er etter departementets vurdering behov for mer kunnskap om virkningene av de statlige midlene til amatørteaterformål før det tas stilling til hvordan de statlige midlene skal fordeles fra og med Formålet med evalueringen er å vurdere i hvor stor grad dagens fordelingsmodell er hensiktsmessig for involverte parter, og eventuelt angi andre og mer hensiktsmessige måter å fordele tilskuddene på. Statlige midler til amatørteaterformål utgjør i 2016 ca. 31 mill. kroner. Ca.25 mill. kroner fordeles over statsbudsjettet. Spillemiddelfinansieringen utgjør ca. 6 mill. kroner. Amatørteaterfeltet består av en bredt sammensatt gruppe organisasjoner, virksomheter og enkeltpersoner i ulike aldre, på ulike nivåer og med ulik organiseringsform. Frem til 2015 fordelte paraplyorganisasjonen Norsk Teaterråd de statlige midlene til amatørteaterformål. Siden Norsk Teaterråd ble avviklet i 2015 har feltet vært i stor endring og har samarbeidet med flere ulike organisasjoner i amatørteaterfeltet om fordelingen av de statlige midlene til amatørteaterformål. Kontrakten omfatter evaluering av fordelingsstrukturene i feltet, samt utarbeidelse av evalueringsrapport. Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. 3 av 10

4 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktgrunnlaget er Statens standardavtaler om konsulenttjenester (Oppdragsavtalen) med følgende bilag: o Bilag 1 Kundens beskrivelse av oppdraget o Bilag 2 Leverandørens spesifikasjon av oppdraget o Bilag 3 Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 4 Administrative bestemmelser o Bilag 5 Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 6 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 7 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Tilbyder bes fylle ut bilag nr. 2, 3, 4, 5 og evt 6 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Om leveransen Statlige midler til amatørteaterformål utgjør i 2016 ca. 31 mill. kroner. Ca.25 mill. kroner fordeles over statsbudsjettet. Spillemiddelfinansieringen utgjør ca. 6 mill. kroner. Frem til 2015 fordelte paraplyorganisasjonen Norsk Teaterråd de statlige midlene til amatørteaterformål. Fra og med 2016 fordeles statlige midler til amatørteaterformål slik: Teateralliansen mottar 11,6 mill. kroner til viderefordeling av driftsmidler, drift av manusbanken Dramas, søkbare aktivitetsmidler, samt ordningen for historiske spill. SceneFolk mottar 3 mill. kroner til utvikling og kompetansehevingstiltak i feltet. Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner (LNU) forvalter 7, 6 mill. kroner gjennom ordningen Frifond teater gir driftstilskudd til Hålogaland Amatørteaterselskap (HATS), Vestlandske Teatersenter, Norsk Revyfaglig Senter, Buskerud Teater og Teatervenner Norge på til sammen 8,8 mill. kroner. Den nåværende fordelingsstrukturen er midlertidig frem til Formålet med evalueringen er å undersøke om denne treårige fordelingsstrukturen har bidratt til å sikre allsidig aktivitet i hele amatørteaterfeltet i tråd med oppgitte mål. For en nærmere beskrivelse av oppdraget, se bilag 1 til kontrakt, kundens beskrivelse av oppdraget. 2.2 Omfang Rammen for oppdraget er å evaluere fordelingsstrukturen for tilskudd til amatørteaterfeltet i henhold til satser for evalueringsoppdrag av denne størrelsen og innenfor 6 måneders varighet. Evalueringsrapporten skal utformes i tråd med bilag 1. Antatt økonomisk ramme for oppdraget er estimert til maksimalt NOK 1 million eks. mva. Dette er et uforpliktende estimat gjort etter oppdragsgivers beste skjønn. 4 av 10

5 Oppdraget skal startes opp innen første halvdel av januar 2017, og sluttrapport skal leveres innen , jf. bilag 3 til kontrakt. 2.3 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandører. Ved bruk av underleverandør(er) ber oppdragsgiver om at følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen Navn: Adresse: Postboks 8030 Dep., 0030 Oslo Telefonnr E-postadresse: post@kud.dep.no Kontaktpersoner: Navn: Øystein Vidar Strand E-postadresse: Oystein-Vidar.Strand@kud.dep.no Navn: Julie Høigilt E-postadresse: Julie.Hoigilt@kud.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen , kl Tilbudsfrist er , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 5 av 10

6 3.4 Fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring Frist for å stille spørsmål kl Tilbudsfrist kl Evaluering Uke 46 og 47 Innstilling Meddelelse om tildeling Karensperiode utløper Kontraktsignering Etter utløpt karensperiode Tidspunkter etter tilbudsfristen er tentative. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 6 av 10

7 3.11 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til kl Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag. 3. Skatteattest for skatt og mva. 4. Firmaattest. 5. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 6. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget. 7. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetanse og kapasitet til eventuelle underleverandører. CV på ansvarlige og utførende forskere skal legges ved Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav 3.13 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Akersgata 59, Varemottak R5, innkjøring fra Munchs gate 0180 Oslo Åpningstid: man-fre 08:00 15:30. Tilbudet kan eventuelt sendes pr post til: Postboks 8030 Dep, 0030 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, og merkes med: "Tilbud, saksnr. 16/6091 Evaluering av fordelingsstrukturene i amatørteaterfeltet v/ v/ Øystein V. Strand. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 10 eksemplarer i plastlomme eller lignende, uten noen form for innbinding eller stifting. 7 av 10

8 Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Betalt skatter og avgifter. Attest, ikke eldre enn 6 måneder, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn ved å bruke egen lenke på skatteetaten.no. Hvis dette ikke er mulig så kan den bestilles hos skatteoppkrever eller skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. For ytterligere opplysninger, se skatteetaten.no. Attesten vedlegges tilbudet iht. disposisjonen i konkurransegrunnlaget. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, hvor bl.a. kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig Dokumentasjonskrav Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap, eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 8 av 10

9 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Leverandør skal ha utført minst tre leveranser siste tre år med relevans for dette oppdraget. Med relevante leveranser menes erfaring fra oppdrag av tilsvarende karakter som beskrevet i bilag 1. Dokumentasjonskrav Referanseliste over leverandørens leveranser de siste tre år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, om mulig verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Leverandør skal ha tilstrekkelig faglig kompetanse og kapasitet. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, herunder beskrivelse av leverandørens organisasjon, nåværende bemanningssituasjon og eventuelle samarbeidspartnere. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Pris 25 % (Score 0-10) TK2 Kompetanse hos tilbudt personell 25 % (Score 0-10) TK3 Løsningsforslag 50 % (Score 0-10) TOTALSUM 100 (Sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Nærmere om tildelingskriteriene angitt i tabellen ovenfor: TK 1 - Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht. totalpris på oppdraget. Dette fylles inn i bilag 5 til kontrakt. 9 av 10

10 TK 2 Kompetanse hos tilbudt personell Her gis poeng etter sammenlikning av kompetanse hos tilbudt personell. Disse skal spesifiseres i tilbudet og CV med referanselister skal oppgis. Det skal tilbys et team med navngitte prosjektdeltakere for gjennomføring av oppdraget. Det er kun konkret tilbudt personell det skal framlegges dokumentasjon på, og som vil bli vurdert under dette kriteriet. Følgende vil særlig vektlegges under dette punkt: Grad av faglig kompetanse i prosjektteamet som er relevant for å gjennomføre oppdraget. Grad av erfaring med tilsvarende oppdrag som beskrevet i bilag 1. Sammensetning av team og begrunnelse for dette med henblikk på å dekke kompetanse- og kapasitetsbehov i ulike faser av prosjektet. Grad av prosjektledererfaring innenfor evalueringsoppdrag basert på tilsvarende omfang og nivå som denne anskaffelsen. TK 3 - Oppdragsforståelse Her gis det poeng etter sammenlikning av tilbudene mht. leverandørens besvarelse av de ulike punktene i oppdragsgivers kravspesifikasjon, se bilag 1. Følgende elementer vil særlig bli vurdert: I hvilken grad tilbyder viser en god forståelse for de problemstillinger som ønskes belyst jf. bilag 1. Forslag til ytterligere problemstillinger og begrunnelse for dette vil også bli vurdert, herunder i hvilken grad forslag til problemstillinger synes egnet mht formålet med oppdraget. Oppgaveforståelse, herunder fremdriftsplan og i hvilken grad denne synes egnet med tanke på å levere innen fristen. Metodisk tilnærming og valg av prosess, herunder i hvilken grad forslag til metode og prosess er egnet til å nå målsettingen med oppdraget. 6 Vedleggoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 Statens standardavtale Oppdragsavtalen (SSA-O) med bilag 10 av 10