Kontrakt, dokument, admin

Transkript

1 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 1 av 11 Innholdsfortegnelse 01 INNLEDNING BYGGELEDER ARBEIDSOPPGAVER GENERELT ADMINISTRATIVE RUTINER TEKNISK KONTROLL ØKONOMI FREMDRIFTSKONTROLL FERDIGBEFARING OG OVERTAKELSE SLUTTOPPGJØR GRUNNYTELSER BYGGELEDER BYGGEFASEN Kontrakt, dokument, admin Fremdrift Økonomi Kvalitet HMS OVERLEVERINGSFASEN Kontrakt, dokument, admin Fremdrift Økonomi Kvalitet TILLEGGSYTELSER BYGGELEDER PROSJEKTERINGSFASEN Kontrakt, dokument, admin Fremdrift Økonomi Kvalitet KONTRAHERINGSFASEN Kontrakt, dokument, admin Fremdrift Økonomi Kvalitet FDV FASEN Kontrakt, dokument, admin Fremdrift Økonomi Kvalitet

2 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 2 av INNLEDNING Byggeleder Byggeleder er den person som på vegne byggherren, Jernbaneverket Utbygging (JBV U), er byggherrens representant på byggeplassen. Byggeleder ivaretar den kontraktsmessige oppfølging av entreprenørens arbeid under ledelse av Jernbaneverkets prosjektleder (PL), som er øverste leder av byggeprosjektet. I tillegg er byggeleder bindeleddet mellom byggherren og entreprenørene. Entreprenørens stedlige representant benevnes anleggsleder. 02 ARBEIDSOPPGAVER Generelt Byggherren har i prosjektstyringsdokumentet (PSD) for prosjektet definert prosjektorganisasjonen hvor byggelederes plassering fremgår. Beskrivelse av byggeleders ytelser er i denne ytelsesbeskrivelse angitt med et standard arbeidsomfang i grunnytelser (kap. 3) eller i tilleggsytelser (kap. 4). Ytelsesomfanget og byggeleders fullmakter defineres i kontrakten mellom byggherren og byggeleder, hvor det også settes krav om spesiell stillingsinstruks for byggeleder skal utarbeides. Byggeleder skal ha et eget system for kvalitetssikring og kvalitetsstyring. Byggeleder skal utøve alle de funksjoner som normalt hører inn under byggeledelse. Hovedoppgaven er å ivareta byggherrens interesser på byggeplassen. Byggherren forventer at han skal utøve ansvar for prosjektet i vid forstand. Han skal sørge for nødvendig kontakt med entreprenører og leverandører og i tillegg med prosjekterende, statlige og kommunale enheter og tredjemann. Ved tvil om omfanget av byggeleders ansvar skal dette avklares med prosjektleder. Byggeleder plikter i detalj å sette seg inn i alle prosjektdokumentene og kontraktene med sikte på å opparbeide nødvendig detaljert kjennskap til prosjektet. Byggeleder plikter å være på byggeplassen slik at han på tilstrekkelig måte kan ivareta byggherrens interesser. Ved utførelse av viktige deler av byggeprosjektet eller når vanskelige arbeidsoppgaver utføres skal han alltid være tilstede. Omfanget av byggeleders tilstedeværelse på byggeplassen ved normal byggeaktivitet kan avtales i kontrakten. Byggeleder gir beskjed til byggherren hvis arbeidsomfanget i perioder kan påregnes å bli så redusert at avtalt tilstedeværelse ikke er nødvendig. Ved redusert byggeledelse skal byggherren og byggeledelsen i fellesskap avklare ytelsene. Byggeleder videreformidler henvendelser fra presse eller media til prosjektleder. Byggeleder skal avslutte oppdraget med sluttrapport. Rapporten utarbeides på byggherrens mal.

3 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 3 av Administrative rutiner All korrespondanse (brev, e-post, referat, notater, rapporter etc.) fra og til byggeleder skal oversendes med kopi til prosjektleder. Byggeleder skal føre dagbok hvor all aktivitet, vurderinger og oppfølging av prosjektet dokumenteres. Dagboknotatene skal være underlag i forbindelse med eventuell tvister mellom byggherren og entreprenøren. Dette kan eksempelvis være i spørsmål om kvalitet, prisjusteringer, mengder, fremdrift, forsinket levering, eller i spørsmål om ansvarsfordeling mellom entreprenører. Byggeleder skal ta nødvendige bilder for dokumentasjon av utførelse, kvalitet og fremdrift. Bilder skal være merket med dato. Klokkeslett skal også være påført hvor dette kan ha betydning for senere vurderinger. Byggeleder skal utarbeide nødvendige rapporter; månedsrapport, ved befaringer og kontroller og sluttrapport. Byggeleder skal innkalle til, lede og skrive referat fra alle avtalte møter. Han skal vurdere hvem som skal innkalles. Ved oppstart av entrepriser avholdes oppstartsmøter. Byggemøter skal som hovedregel avholdes hver 14. dag, og følgende forhold skal alltid behandles; tidligere referatsaker, kvalitet, fremdrift, økonomi, HMS, miljø, entreprenørens underlag (beskrivelse og tegninger) og bemanning. Møter ut over oppstarts- og byggemøter benevnes særmøter. Referater fra møter skal som hovedregel utsendes innen 2 arbeidsdager etter møtet. Byggherren benytter elektroniske systemer for arkivering av korrespondanse og teknisk dokumentasjon. Byggeleder skal løpende oversende all korrespondanse til Jernbaneverket Utbygging Dokumentsenteret for lagring i Jernbaneverkets dokumenthåndteringssystem Doculive. Tilsvarende gjelder også for all teknisk dokumentasjon som skal lagres i systemet Proarc Teknisk kontroll Materialer og komponenter skal kontrolleres slik at de tilfredsstiller krav og forutsetninger i prosjektdokumentene, prosesskodene, standarder, forskifter og krav til vanlig håndverksmessig utførelse. Kontrollen kan medføre behov for bistand fra prosjekterende for de ulike fagområdende. Byggeleder plikter om nødvendig å be om bistand fra prosjekterende. Byggeleder skal påse at nødvendige prøver blir tatt og kontrollert samsvarende med entreprenørens og egne kontrollplaner. Det kan være nødvendig å gjennomføre kontroll på entreprenørens/leverandørens verksteder eller fabrikker for spesielle deler av leveransen.

4 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 4 av Økonomi Alle produserte masser som i kontrakten er forutsatt regulert/avregnet, skal oppmåles i felleskap med entreprenøren. Byggeleder skal delta i all oppmåling, påse at all oppmåling blir utført i tide, påse at målebrev blir utarbeidet for alle regulerbare og RS-poster samt til slutt behandle og godkjenne målebrev. Byggeleder skal påse at alle arbeider som utføres på byggeplassen er skriftlig avtalt. Alle endringer og tilleggsarbeider skal skiftlig bestilles av byggherren. Byggeleder som ikke er ansatt i Jernbaneverket, kan ikke forplikte byggherren økonomisk. Han behandler entreprenørens anmodning om endring samt krav om tilleggsarbeider og oversender prosjektleder nødvendig underlag for bestilling eller avslag på endrings- eller tilleggskrav. Byggeleder skal påse ved behandling av endringer om de er angitt på kontraktens prisnivå eller er å på dagens prisnivå. Normalt skal nye enhetspriser eller fast pris være på utførelsestidspunktets prisnivå. Byggeleder skal kontrollere og attestere samtlige fakturaer fra entreprenører og leverandører senest i løpet av to uker. Kontraktsarbeider og endrings-/tilleggsarbeider skal faktureres månedlig. Entreprenøren skal oversende separate fakturaer for avdrag på kontraktsarbeider, tillegg og lønns- og prisendring. Fakturagrunnlag for arbeider som skal honoreres på regning etter medgått tid, skal være vedlagt detaljert materialliste og signerte timelister fra utførende personell. Materiallister og timelister skal innen påfølgende uke etter utførelse attesteres av byggeleder. Rutiner for entreprenøravtaler er angitt i alminneliglige og standard kontraktsbestemmelser i kontraktens kapittel C og D. Byggherrens krav til entreprenørens oppfølging av kostnader og ressurser er angitt i kapittel D punkt og krav til rapportering av kostnader i kapittel Entreprenøren skal rapportere månedlig. Byggeleder skal påse at angitte rutiner for oppfølging og rapportering av kostnader følges av entreprenøren. Grunnytelser: Byggeleder skal føre entrepriseregnskap og skal i sin månedelige rapportering til byggherren med basis i entreprenørens oppfølging og rapportering på selvstendig grunnlag angi prognose for ferdigstilt entreprise. Nøkkeltall skal etter avtale oversendes prosjektleder innen den 5. i hver måned som grunnlag for prosjektregnskapet. Prosjektleder er ansvarlig for prosjektregnskapet. Prosjektregnskapet ajourføres løpende og senest i forbindelse med prosjektleders rapporter cirka den 8 hver måned. Tilleggsytelser: Byggeleder skal føre detaljert entrepriseregnskap på post-/prosessnivå. Entrepriseregnskapet skal inkludere kontraktsarbeider, tilleggsarbeider og lønns- og prisendring. Regnskapet skal vise entreprisens kostnader i henhold til kontrakten, hva som er utført, hvor mye som er utbetalt og prognose for ferdigstilt entreprise. Regnskapsmal skal godkjennes av byggherren. Ajourført regnskap eller nøkkeltall (etter avtale) skal oversendes prosjektleder innen den 5. i hver måned som grunnlag for prosjektregnskapet. Prosjektleder er ansvarlig for prosjektregnskapet. Prosjektregnskapet ajourføres innen den 8. hver måned.

5 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 5 av Fremdriftskontroll Byggeleder skal påse at entreprenøren utarbeider fremdriftsplan i henhold til kontraktsbestemmelsene. Han skal gjennomgå oppsatte fremdriftsplaner og kontrollere fremdrift mot disse. Det skal også kontrolleres at fremdriftsplanens tidsfrister overholdes og at planen ved behov revideres. Dersom det oppstår forsinkelser som medfører at kontraktsfestet ferdigdato eller prosjektets dato for ferdigstillelse må endres, skal byggeleder gi beskjed til byggherren umiddelbart. Hvis entreprisene er administrert som likestilte sideentrepriser, skal byggelederen utarbeide en overordnet fremdriftsplan for alle entreprisene. Ved byggearbeider der det er likestilte sideentreprenører skal byggeleder koordinere de ulike entreprenørenes arbeid Ferdigbefaring og overtakelse Byggeleder skal bistå byggherren med forberedelser og ved gjennomføring av ferdigbefaringer og overtakelses-/overleveringsforretninger. Byggherren ønsker at overtakelses- /overleveringsforretning gjennomføres mest mulig samtidig med ferdigbefaringen. Vanligvis skal overtakelses-/overleveringsforretning avholdes direkte etter ferdigbefaringen. Normalt skal byggeleder cirka 14 dager før kontraktsfestet ferdigdato gjennomføre forhåndsbefaring for å skaffe seg en komplett oversikt over gjenstående arbeider og fremdriftsstatus. Ut fra status avtales og innkalles til ferdigbefaringer og overtakelses- /overleveringsforretninger. Ved ferdigbefaringen skal bygget/anlegget befares sammen med entreprenøren(e), byggherren, framtidige eiere/brukere og eventuelt med de prosjekterende. Byggeleder skal gjennomføre nødvendige kontrollbefaringer for å dokumentere at entreprenørens utbedring av feil og mangler fra ferdigbefaringen er utbedret tilfredsstillende Sluttoppgjør Byggeleder skal umiddelbart etter overtakelsesforretningen aktivt arbeide for at entreprenøren sender sluttoppgjør snarest mulig og senest innen kontraktfestet frist. Entreprenørens sluttoppgjør skal omfatte alle kontrakts-, endrings-/tilleggsarbeider og lønns- og prisendring. Entreprenørens målebrev skal løpende i byggeprosessen være behandlet og godkjent ved byggeleders underskrift. I forbindelse med sluttoppgjøret behandles og underskrives de gjenstående målebrevene. Derpå kan entreprenøren oversende sluttfaktura til byggherren på omforent beløp.

6 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 6 av GRUNNYTELSER BYGGELEDER Byggefasen Kontrakt, dokument, admin - Gjennomgang av prosjektdokumentene, som kan omfatte; hoved- og detaljplan, prosjektstyringsdokument, anskaffelsesplan, kontrakts- og anskaffelsesstrategi, HMSplan, miljøoppfølgingsplan og Ram- og sikkerhetsplan - Utarbeide instruks og rutiner for byggefasen (korrespondanse, fakturering, bestillingsrutiner, møter, tegningsutsendelse, informasjon, referater, protokoller, dagbok, kvalitetsdokumentasjon, som-bygget dokumentasjon, kontrollrutiner, sikkerhetsrutiner med mer) - Innkalle, lede og referere møter i byggefasen (oppstarts-, bygge- og særmøter) - Føre arkiv/dokumentregister - Føre dagbok - Fordele dokumenter på byggeplass - Utarbeide byggerapporter - Kontrollere at offentlige tillatelser innhentes - Kontrollere at vernetjenesten blir opprettet Fremdrift - Utarbeide hovedfremdriftsplan - Utarbeide detaljert fremdriftsplan (ved sideentrepriser utarbeides felles plan for de ulike entreprisene) - Følge opp fremdrift og reagere på avvik - Kontrollere og koordinere materialbestillinger - Fremdriftsrapportering - Vurdere fremdriftskonsekvenser ved endringer/tillegg - Koordinering og styring av sideentrepriser/leveranser - Sørge for at nødvendig beslutninger tas hos byggherre, planleggere, brukere, leietakere, myndigheter - Utarbeide spesielle fremdriftsplaner og lede fremdriftsmøter for entreprenører - Vurdere kvalitetsavvik som følge av presset fremdrift, i samarbeid med byggherren Økonomi - Utarbeide/revidere entreprisebudsjett - Attestere for utført arbeid - Byggherren fører periodiske regnskap for: o Entreprisekostnader o Byggekostnader o Prosjektkostnader - Gjennomgå, innstille og revidere endrings- og tilleggsarbeider innen avtalt økonomisk ramme - Bestille/foreta innkjøp i henhold til fullmakt

7 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 7 av 11 - Foreta budsjettprognoser, føre periodiske oversikter over forventede og realistiske endringer i forhold til budsjett - Løpende vurdere prognose for samlet entreprisekostnad - Utarbeide utbetalingsprognoser - Kontrollere, attestere og behandle alle entreprenørfakturaer i henhold til instruks - Kontrollere og registrere mengder, delta i målinger som grunnlag for masseoppgjør Kvalitet - Delta/lede en prosjektgjennomgang med byggherre/rådgivere og entreprenører med sikte på ensartet oppfatning av prosjektdokumentene - Prosjektstudium og løpende vedlikehold av kunnskap om prosjektet og kjennskap til prosjektet og kjennskap til prosjektdokumentene. - Utarbeide og følge opp entreprenørens kontrollplan - Løpende registrere, behandle, føre avvikslogg - Revisjon av entreprenørens kvalitetssikringssystem - Definere byggeleders eget kontrollansvar Eksempel: Fag, bygnings-, anleggsdel Toleransekrav Utført i henhold til prosjektdokument Funksjonsprøving Stikkprøve entr. kontroll - Kritiskhetsvurdering - Løpende gjennomgang av prosjektet for å sikre realisering i samsvar med byggherrens intensjoner med hensyn til funksjonskrav, miljøkrav, enøk osv. Helse, miljø og sikkerhet Arbeidsoppgaver er angitt i forskrift om sikkerhet, helse og arbeidsmiljø på bygge og anleggsplasser Byggherreforskriften, jernbaneverkets interne prosedyrer og prosjektets HMS planer; prosjekterings- og gjennomføringsfasen - Prosjekteringsleder er ofte koordinator i prosjekteringsfasen, oppgaver er angitt i Byggherreforskriften, kapittel 3, paragraf Byggeleder er ofte koordinator i gjennomføringsfasen, oppgaver er angitt i Byggherreforskriften, kapittel 3, paragraf Hovedbedriftens ansvar er fastlagt i arbeidsmiljølovens paragraf 2-2, 2 - Jernbaneverket er hovedbedrift for arbeider i og ved Jernbaneverkets infrastruktur. - Hovedbedriften har ansvaret for samordningen for de enkelte virksomheters helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. - Vernerunder avholdes hver 14. dag. - Sikker jobb analyser utføres ved arbeider som kan innbære særlig fare for liv og helse - Jernbaneverkets rutiner for arbeider i trafikkert spor skal følges. - Arbeidstøy som benyttes skal være av godkjent type. - Arbeidstakerne på bygge- og anleggsplassen skal være utstyrt med id-kort. - Ved oppføringer skal regler for rent bygg følges.

8 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 8 av Overleveringsfasen Kontrakt, dokument, admin Administrere og besørge følgende rutiner - Alle befaringer (forhånds-, ferdig- og kontrollbefaringer) - Utarbeide protokoller og referater - Innkalle til og forestå overtakelsesforretninger - Påse varslingsfrister i henhold til aktuelle kontraktsbestemmelser - Påse at alle foreskrevne prøve-/måle-/funksjonstester utføres med tilhørende protokoller - Innhente og kvalitetssikre underlag for FDV - Innhente som-bygget dokumentasjon - Besørge offentlige godkjenninger, tillatelser, attester Fremdrift - Koordinere alle befaringer/forretninger. - Koordinere alle etterarbeider. - Koordinere byggrengjøring, utstyrsmontasje, i brukstagelse - Koordinere i gangkjøring og eventuelt driftsopplæring Økonomi - Koordinere og påse mengdeoppgjør - Påse at frister for avregning og oppgjør følges - Ivareta økonomiske sluttoppgjør - Byggherren avslutter alle førte regnskaper Kvalitet - Sørge for, administrere og forestå sluttkontroller - Sørge for at alle avvik er ferdigbehandlet og lukket - Sørge for anbefalte rutiner for brukerkontroll i garantitiden

9 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 9 av TILLEGGSYTELSER BYGGELEDER Prosjekteringsfasen Kontrakt, dokument, admin - Anbuds- og kontraktsbestemmelser - Plan for felles rigg (byggherrens ytelser, fag osv.) - Krav til beskrivelser og tegninger, dokumentplan og kvalitetsstyring - Spesifisere krav til som-bygget dokumentasjon - Vurdering av entreprisemodell, innkjøpsmodell - Orientere seg i prosjektdokumentene for å gi prosjekteringsteamet råd - Delta i prosjekteringsmøter Fremdrift - Utarbeide orienterende fremdriftsplan for byggearbeidene - Utarbeide tidsplan for prosjektdokumentene i byggefasen Økonomi - Utarbeidelse av prosjektnedbrytningsstruktur som innarbeides i prosjektdokumentene - Føre detaljert entrepriseregnskap på post-/prosessnivå Kvalitet - Innarbeide i prosjektdokumentene krav til entreprenørs kvalitetsplan for dette prosjektet - Samordne kvalitetskrav/toleransekrav mellom ulike dokumenter - Gi råd om innhold i beskrivelse for å sikre godt samarbeid/koordinering mellom alle fag i byggefasen - Bistå ved samordning av tegningsgrunnlag for de tekniske entreprenører - Bistå prosjekteringsgruppen med råd om løsninger/utførelser/hms - Sørge for kryssjekking av prosjektdokumentene med sikte på å avdekke uoverensstemmelser Kontraheringsfasen Kontrakt, dokument, admin Anbud, entrepriser - Forestå kontraheringsform - Utarbeide spesielle kontraktsbestemmelser - Kvalitetssikre HMS-plan for byggefasen - Forestå utsending av anbudsmateriale - Arrangere anbudsbefaring - Forestå anbudsåpning

10 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 10 av 11 - Innstilling på valg av anbyder - Delta i kontraktsforhandlinger - Lede og gjennomføre kontraheringen - Utarbeide kontraktsdokumenter - Innhente /deponere underskrifter, fremskaffe garantier/kontrakter/poliser Konkurranse med forhandling, varer/tjenester/entrepriser - Utarbeide tilbudsspesifikasjoner - Utarbeide leveringsbetingelser - Forestå forhandlinger med leverandør - Innstille på tilbyder Fremdrift - Vurdere anbyders/tilbyders kapasitet/fremdrift - Avtalefeste kritiske leveringstidspunkt - Utarbeide fremdriftsplan for kontrahering Økonomi - Sammenholde anbud/tilbud mot budsjett - Avtale betalingsplan - Innhente kredittvurdering av anbyder/tilbyder - Avtale nødvendig betalingsgaranti Kvalitet - Kvalitetsvurdering av anbyder/tilbyder inkludert kvalitetssikringssystem - Vurdere anbyder/tilbyders organisasjon/nøkkelpersonell - Vurdere tilbudt produktkvalitet i anbud/tilbud FDV fasen Kontrakt, dokument, admin. - Utarbeide arkivsystem for alle byggesakens dokumenter - Bistand ved utarbeidelse av driftsrapporter - Utarbeide/forhandle om grunnlag for drifts-/serviceavtaler - Inngå nødvendige drift-/vedlikehold-/servicekontrakter Fremdrift - Utarbeide FDV-rutiner i samarbeid med planleggere og forvaltningen

11 Arbeidsoppgaver og ytelsesbeskrivelse byggeledelse Side 11 av 11 Økonomi - Utarbeide driftsbudsjett/vedlikeholdsbudsjett - Føre driftsregnskap garantitiden - Kontrollere og attestere fakturaer for ettersyn/service og reparasjoner - Administrere innredningsarbeider Kvalitet - Utarbeide rutiner for tilstandskontroll - Kontrollerer drift-/vedlikeholds-/servicearbeider - Vurdere/administrere løpende oppdatering av anlegg og tekniske løsninger