Internt handlingsrom (IHR)

Transkript

1 Internt handlingsrom (IHR) USIT Hva vil vi med IHR? Øke UiOs interne økonomiske handlingsrom Bruke en større andel av de samlede ressursene til primærvirksomheten: forskning og utdanning Skape en mer tilfredsstillende arbeidsdag for ansatte og studenter

2 Hva vil vi med IHR? Et viktig mål på sikt er å skape en kultur for kontinuerlig forbedring av UiOs administrative og tekniske tjenester Kartlegging våren 2011 Vi har gjennomført 3 kartlegginger: I møter mellom ledelsen og organisasjonen og innspill mottatt på e-post Systematisk gjennomgang av UiOs administrative prosesser innenfor syv områder Overordnet kartlegging av våre samlede ressurser på ulike administrative områder

3 Hva har kartleggingen gitt oss? Kartleggingen har gitt et solid grunnlag for å velge hva IHR skal ta tak i Møtene mellom enhetene og ledelsen har gitt verdifull informasjon om forhold som må forbedres Plangruppene har systematisk gjennomgått arbeidsprosessene innenfor forskningsadministrasjon, studieadministrasjon, formidling, økonomiområdet, personal- og organisasjonsområdet, bygningsforvaltning og IT Overordnet kartlegging gir et godt utgangspunkt for å måle effekt av de tiltakene vi setter ut i livet Ikke alt på en gang Kartleggingen har vist at mange områder som bør vies oppmerksomhet. Av ressurshensyn og gjennomføringskraft kan ikke alt settes i gang på en gang.

4 Styret har vedtatt at vi prioriterer Eksternfinansiert virksomhet Administrative IT-systemer Bilagslønn Studieområdet Roller og ansvar administrative nivåer Eksternt finansiert virksomhet Utgjør 25% av UiOs totale aktivitet Støttefunksjoner til forskere er ikke gode nok Mangler knyttet til økonomistyringen Dobbeltarbeid, frustrasjon og skyggeregnskap

5 Administrative IT-systemer Svært mange klager på systemene Liten brukervennlighet Systemene snakker ikke sammen samme data må legges inn flere ganger Vi skal foreta en gjennomgang på overordnet nivå av både system-eierfunksjon, utvikling og drift Bilagslønn Involverer store deler av UiOs administrasjon Prosessene er tid- og ressurskrevende Mange feilkilder Stort innslag av manuelt (ikke IT-basert) arbeid Standardrutiner mangler Ikke tilstrekkelig opplæring

6 Studieområdet Studentmobilitet: Inn- og utreisende studenter, innpassing og godkjenning av norsk og utenlandsk utdanning Selv små forbedringer kan ha stor effekt fordi de samme arbeidsoperasjonene gjentas mange ganger Etter studentmobilitet prioriteres lokalopptak Roller og ansvar Tre administrative nivåer skaper utfordringer (sentraladministrasjonen, fakultet/museum og institutt) Risiko for dobbeltarbeid Uklarhet om hvem som tar beslutninger Sterkere vekst i Sentraladministrasjonen enn veksten i administrative stillinger på enhetene Organiseringen har ikke endret seg mye de siste 25 årene

7 USIT 2.0 USIT har gjennomført en omfattende prosess knyttet til videreutvikling av USITs egen organisasjon. Forslagene fra prosjektet vil på enkelte områder ha grensesnitt inn mot IHRprosjektet roller og ansvar USIT 2,0 forts. Den delen av forslagene som har dette grensesnittet vil måtte vente på realisering inntil plangruppen for roller og ansvar har kommet videre. Bakgrunn for dette er at plangruppen skal gå inn i problemstillingen knyttet til administrative nivåer. Dette kan berøre USITs organisasjon De tiltak som det skal jobbes videre med redegjør Lars nærmere om.

8 Prioritert liste over tiltak som det skal jobbes videre med: 1. Prosjekt felles kundesenter. Ivareta intensjon og tenkning fra arbeidsgruppen som jobbet med brukerog kundeoppfølging 2. Prosjekt kurs og kompetanse. Se på muligheter for å knytte kursadministrasjon/dokumentasjon til Gruppe for lokal IT-støtte (GLIT) 3. Samlokalisering. Utnytte muligheter som innflytting i ett bygg gir for felles møteplasser, rutiner og økt samhandling 4. Personal- og lederutvikling (også kalt HR). Dette er et område som ble meget etterspurt i alle intervjuer, og på Forum 2.0 Prioritert liste over tiltak som det skal jobbes videre med forts.: 5. Optimalisering av arbeidsprosesser. Analyse av noen vesentlige prosesser for å se om de kan fungere bedre innen dagens organisasjon 6. SUAF. Vi anbefaler at det videre arbeidet med den interne organiseringen av dagen SUAF fortsetter 7. SPLOs organisatoriske tilhørighet. Dette arbeidet er generert av behov utenfor USIT 2.0, og med helt andre oppdragsgivere 8. Lokal sentral. Fortsette arbeidet, koplet mot IHR IT

9 Lokal - sentral 1. Fullført kartlegging nåtid (aug 2011) 2. Fullført prosessanalyse for IT-støtte til basis 3. Påstartet prosessanalyse for IT-støtte til forskning og IT-støtte til undervisning 4. God dialog med IHR om koordinering: IHR-IT IHR-roller og ansvar 5. Planlegging av høringsrunde januar/februar Styringsstruktur Den overordnede styringsstrukturen er universitetets ordinære linjestruktur. Linjen har ansvar for å sørge for at forbedringsprosessene blir forankret.

10 Det er engasjert ekstern prosjektleder Ingar Pettersen - økonomi Jeg arbeider som innleid leder i offentlige og private virksomheter. Dessuten har jeg ledet omstillingsprosesser i: Mediebedrifter Kommuner Forlag Kulturinstitusjoner Helsesektoren De prioriterte områdene Eksternfinansiert virksomhet Administrative IT-systemer Bilagslønn Studieområdet Roller og ansvar administrative nivåer