Rapport fra Styringsgruppen Organisering av studentdemokratiet ved Høgskolen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Stiftelsesmøte - Sak 01/11 - Vedlegg 1 Rapport fra Styringsgruppen Organisering av studentdemokratiet ved Høgskolen i Oslo og Akershus Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus Stiftelsesmøte 5. mai

2 2 Innholdsfortegnelse Forkortelser og benevnelser Bakgrunn Utredningsgruppen Innstillingsutvalget Styringsgruppen Stiftelsesmøte Innledning Styringsgruppens sammensetning Styringsgruppens mandat Styringsgruppens arbeid Sammendrag og anbefalinger Interim-studentparlamentet Interim-parlamentet Interim-arbeidsutvalget Interim-kontroll og organisasjonskomité Interim-valgkomité Funksjonstid Stiftelsesmøte Ansatte Det fremtidige Studentparlamentet Studentparlamentet Arbeidsutvalget Ansatte Komiteer... 11

3 Studentråd Interim-studentparlamentets virksomhet Interim-parlamentet Forslag til mandat Interim-arbeidsutvalget Forslag til mandat Arbeidsområder og funksjoner Interim-KOK Interim-valgkomité Ansatte Organisasjonskonsulent Økonomikonsulent Campusansvarlig Øvrige anbefalinger for interim-sp Organisering av det ordinære Studentparlamentet Studentparlamentet Valgordning Sammensetning Valgperiode Arbeidsutvalget Ansatte Komiteer Øvrige anbefalinger for SP-HiOA Øvrige anbefalinger fra Styringsgruppen... 23

4 4 Forkortelser og benevnelser Styringsgruppens forkortelser SP AU SR RSU SFR VK KOK Interim-SP Studentparlamentet Arbeidsutvalget Studentråd Råd, styrer, utvalg Studentenes fakultetsråd Valgkomiteen Kontroll- og organisasjonskomité Interim-studentparlamentet Utdanningsinstitusjoner HiO HiAk HiOA HiØ Høgskolen i Oslo Høgskolen i Akershus Høgskolen i Oslo og Akershus Høgskolen i Østfold Utdanninger EST HF IU JBI LUI SAM SU Prod Avdeling for estetiske fag Avdeling for helsefag Avdeling for ingeniørutdanning Avdeling for journalistikk, bibliotek- og informasjonsfag Avdeling for lærerutdanning og internasjonale studier Avdeling for samfunnsfag Avdeling for sykepleieutdanning Avdeling for produktdesign Øvrige DBH NSO LS SiO VT UH-loven IKT Database for statistikk om høgre utdanning Norsk studentorganisasjon Landsstyre Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus Velferdstinget i Oslo og Akershus Lov om universiteter og høyskoler Informasjons- og kommunikasjonsteknologi

5 5 1 Bakgrunn Den 28. oktober 2009 gir styrene ved Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus sin tilslutning til forslaget om å starte en prosess med det endelige målet om en sammenslåing av de to institusjonene. Styringsgruppen for sammenslåingen etablerer en prosjektorganisasjon som får i oppgave å forestå det videre utredningsarbeidet, frem mot en eventuell sammenslåing 1. august For å utrede sentrale områder ved en eventuell sammenslåing blir det opprettet et utvalg for strategi og universitetssatsing, samt utredningsgrupper for styring og ledelse, faglig organisering, organisering av det administrative arbeidet, etterutdanning og oppdrag og organiseringen av IKT-området. 1.1 Utredningsgruppen I kjølvannet av HiO-HiAk-prosessen etablerer studentparlamentene ved de to høgskolene en egen utredningsgruppe med representanter fra begge institusjoner. Utredningsgruppen får i oppgave å utrede ny organisering av studentdemokratiet i en eventuell sammenslått institusjon. 19. oktober 2010 leverer utredningsgruppen sin rapport med anbefalinger for ny organisering av studentdemokratiet. Studentparlamentene sender rapporten på høring internt i studentdemokratiene og til begge høgskolene. I høringssvarene til utredningsrapporten fremkommer enkelte momenter med behov for grundigere utredning. Blant annet kommer det inn en høringsuttalelse fra et samlet Lederforum for studentrådene ved HiO som understreker viktigheten av å bygge opp et helhetlig studentdemokrati, med en klar kobling mellom de ulike studentorganene og en oversiktlig organisering på alle nivåer. Lederforum ønsker at trykket og påvirkningskraften skal komme nedenfra. Utredningsrapporten er å finne i sin helhet her: Innstillingsutvalget Ettersom flere av høringssvarene ber om endringer i forhold til hva som er foreslått i utredningsgruppens forslag, beslutter parlamentene å opprette et felles innstillingsutvalg. På vegne av de to studentparlamentene får innstillingsutvalget i oppgave å komme frem til løsninger på de punktene det har vært uenighet om. Utvalget får myndighet fra begge studentparlamentene til å innkalle til et stiftelsesmøte våren 2011, der det skal etableres vedtekter, gjennomføres valg og eventuelle andre saker som må avklares kan tas opp.

6 6 2. desember 2010 blir det valgt to representanter fra hvert studentdemokrati til utvalget. 1.3 Styringsgruppen Under felles forsamling/parlamentsmøte 1. mars 2011 vedtar de to parlamentene å utvide innstillingsutvalget med ytterligere tre medlemmer. Innstillingsutvalgets mandat revideres og presiseres etter ønske fra gruppen selv. I tillegg legges det frem en oppsummering av utvalgets arbeid så langt. Deler av den foreslåtte modellen har man senere valgt å gå vekk fra. Oppsummeringen er å finne i sin helhet her: Etter møte i det utvidede innstillingsutvalget vedtar utvalgets medlemmer at de ønsker å endre gruppens navn fra innstillingsutvalget til styringsgruppen. Ettersom utvalget nå har blitt tillagt en viss beslutningsmyndighet blir det fremhevet at betegnelsen innstillingsutvalget vil fremstå som noe misvisende. Styringsgruppen passer bedre overens med utvalgets faktiske mandat. 1.4 Stiftelsesmøte Mandag 18. april 2011 sender Styringsgruppen ut innkalling og sakspapirer til Stiftelsesmøte for Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Under møtet skal det velges og vedtas vedtekter, valgreglement, midlertidig valgreglement og økonomireglement for det nye studentparlamentet. I tillegg skal det foretas valg av et interim-studentparlament, med midlertidig parlament, arbeidsutvalg, valgkomité og kontroll- og organisasjonskomité. I og med at institusjonen Høgskolen i Oslo og Akershus ikke opprettes før 1. august 2011 lar det seg ikke gjøre å stifte et ordinært studentparlament for HiOA før sommeren. Interimstudentparlamentet vil derfor fungere som en overgangsordning gjennom sammenslåingen av de to studentorganene, i påvente av at det første ordinære Studentparlamentet ved HiOA kan velges ved urnevalg høsten Sakspapirene og innkallingen til stiftelsesmøtet er tilgjengelige her:

7 7 2 Innledning Styringsgruppen er et utvalg bestående av representanter fra de to studentdemokratiene ved Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus, samt ett eksternt medlem. Styringsgruppen, slik den fremstår i dag, ble opprettet under felles møte i de to studentparlamentene 1. mars 2011, som en forlengelse av det tidligere innstillingsutvalget. 2.1 Styringsgruppens sammensetning Styringsgruppen har bestått av følgende representanter: Lillian Villanueva (HiAk) Anita Jeanette Maijala Støen (HiAk) Jørgen Tadvin (HiAk) Halvor Moen (HiO), vara: Kim Lindal (HiAk) Liv-Kristin Rød Korssjøen (HiO) Daniel Massie (HiO), vara: Eirin Hovdenak (HiO) Caroline Stranger (HiØ) I tillegg har Styringsgruppen dratt nytte av rådgivning fra Cato Haugland (organisasjonskonsulent i SP-HiO), Anders Dahle (fra høgskoleadministrasjonen ved HiO) og medlemmer av Vedtektskomiteen for nytt studentparlament ved HiOA. 2.2 Styringsgruppens mandat Opprinnelig mandat, vedtatt 2. desember 2010, da utvalget gikk under betegnelsen innstillingsutvalget: - Det opprettes et innstillingsutvalg, bestående av to representanter fra hvert studentdemokrati som får myndighet fra begge studentparlamentene til å innstille på de punktene det har vært uenighet omkring, samt innkalle til et stiftelsesmøte våren 2011 hvor det etableres vedtekter, gjennomføres valg og eventuelle andre saker som må avklares kan tas opp. Det opprinnelige innstillingsutvalget så det i ettertid nødvendig med en konkretisering av mandatet, da det daværende fremsto som noe uklart. Revideringen ble gjort på felles forsamling/parlamentsmøte 1. mars. Tillegg til det opprinnelige mandatet, vedtatt 1. mars 2011: - Innstillingsutvalget får myndighet til å ta avgjørelser knyttet til daglig drift og struktur på kontoret i det nye studentparlamentet. Herunder: Utarbeidelse av stillinger og stillingsbeskrivelser Fatte forpliktende vedtak for økonomien i det nye studentparlamentet

8 8 - Ved begynnelsen av hvert forsamlingsmøte skal Innstillingsutvalget orientere om prosessen så langt og hvilke avgjørelser som har blitt tatt. - Innstillingsutvalget får myndighet til å utarbeide en overgangsordning for det nye studentparlamentet. Overgangsordningen vil gjelde fra stiftelsestidspunktet frem til en ny forsamling konstitueres. - Innstillingsutvalget får fullmakt til å gi velferdspolitisk ansvarlig et nytt navn som passer med dennes arbeidsoppgaver For Styringsgruppen var det hensiktsmessig med et utvidet mandat for å kunne jobbe målrettet og effektivt frem mot sammenslåingstidspunktet. Å gi utvalget en viss beslutningsmyndighet forenklet prosessen med å kunne komme i mål med sammenslåingen innen den gitte datoen, 1. juli Styringsgruppens arbeid Siden parlamentsmøtet 1. mars har Styringsgruppen møttes til ukentlige ettermiddagsmøter, samt ett helgeseminar. Møtene har i hovedsak gått med til diskusjoner og beslutningstakning. Skrivearbeid og andre oppgaver har blitt fordelt på gruppens medlemmer mellom møtene. Referat fra møtene er tilgjengelige her: Under Styringsgruppens møter har tidligere forslag til organisering av studentdemokratiet blitt diskutert, og nye har kommet til. Gruppen har hatt særlig fokus på de forslagene det har vært mest uenighet rundt, og prøvd å komme frem til hensiktsmessige løsninger som både er gjennomførbare med tanke på den knappe tiden til rådighet, og i henhold til de lovverk og forskrifter Studentparlamentet er bundet til. Her har også høgskoleadministrasjonen bidratt med god, juridisk bistand. Når det gjelder organisering og oppbygging av studentdemokratiet på institutt- og fakultetsnivå har Styringsgruppen valgt å overlate dette området til studentrådene. I mars nedsatte Lederforum for studentråd ved HiO en arbeidsgruppe som fikk i oppgave å utarbeide felles retningslinjer for studentrådene i den nye institusjonen. Styringsgruppen har vært i dialog med studentrådenes arbeidsgruppe og valgt å stille seg bak deres forslag og anbefalinger. I den grad studentrådene blir nevnt i denne rapporten er dette basert på forslag fra arbeidsgruppen, som vil levere sin endelige rapport så snart arbeidet er ferdigstilt. Samarbeidet med Vedtektskomiteen har også vært av betydning for Styringsgruppen. Vedtektskomiteens medlemmer har lang erfaring i studentpolitikken, og har med dette bidratt med verdifulle innspill i det avsluttende arbeidet frem mot stiftelsesmøtet.

9 9 3 Sammendrag og anbefalinger Styringsgruppens arbeid munner først og fremst ut i en overgangsordning bestående av et midlertidig studentparlament (interim-studentparlamentet). Grunnen til at man har ønsket en overgangsordning er for å sikre at studentene ved HiOA har et overordnet studentorgan å henvende seg til fra dag én ved den nye institusjonen. Siden Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus går over til å bli Høgskolen i Oslo og Akershus fra og med 1. august 2011, har det ikke vært mulig å stifte et studentparlament for studentene ved HiOA før sommeren, da institusjonen på papiret ikke eksisterer. Jf. innstillingsutvalgets reviderte mandat har Styringsgruppen derfor utarbeidet en overgangsordning for de to studentparlamentene, som vil gjelde fra sammenslåingstidspunktet, 1. juli 2011, frem til det første, ordinære Studentparlamentet velges og konstitueres i løpet av høsten Interim-studentparlamentet Interim-studentparlamentet velges av studentrepresentanter fra Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus våren Interim-SP vil fungere som HiOAs øverste studentorgan over sommeren og til høsten. Interim-SP skal jobbe for HiOA-studentenes rettigheter og interesser og vil få ansvar for planleggingen og gjennomføringen av det første, ordinære studentparlamentsvalget høsten Med interim-sp følger et midlertidig arbeidsutvalg og parlament, samt en midlertidig valgkomité og kontroll- og organisasjonskomité. Ufyllende beskrivelse av modellen er å finne i kapittel Interim-parlamentet Det velges et interim-parlament bestående av 13 studentrepresentanter. Hvert fakultet får 3 representanter, i tillegg til én plass forbeholdt en representant fra campus Sandvika/Fornebu. Hvert fakultet skal, der dette lar seg gjøre, være representert av minst én representant fra campus Kjeller og én representant fra campus Pilestredet. Interim-parlamentet vil fungere som interim-sps øverste beslutningsorgan Interim-arbeidsutvalget Interim-SP ledes av et midlertidig arbeidsutvalg, bestående av leder, nestleder, fagpolitisk ansvarlig og læringsmiljøansvarlig. Arbeidsutvalget fungerer som et arbeidende og forberedende organ mellom møter i interim-parlamentet Interim-kontroll- og organisasjonskomité For å sikre at interim-studentparlamentets arbeid og vedtak er i tråd med gjeldende regelverk og andre styringsdokumenter velges det en midlertidig kontroll- og organisasjonskomité.

10 Interim-valgkomité For å sikre at studentparlamentsvalget gjennomføres på en tilfredsstillende måte høsten 2011, og at interim-studentparlamentet er rustet til å avholde nødvendige valg og oppnevninger, velges det en midlertidig valgkomité Funksjonstid Alle interim-organene får en funksjonstid fra og med 1. juli frem til det første, ordinære Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus har blitt valgt ved urnevalg og konstitueres høsten På dette tidspunktet vil det nye Studentparlamentet måtte ta stilling til om de ønsker å videreføre medlemmene i de sittende interim-komiteene og interim-arbeidsutvalget, eller om det skal velges inn nye Stiftelsesmøte Jf. innstillingsutvalgets mandat har Styringsgruppen innkalt til et stiftelsesmøte for Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Valg til samtlige av de overnevnte organene skjer på møtet. I tillegg skal det velges og vedtas vedtekter, valgreglement, midlertidig valgreglement og økonomireglement for den nye organisasjonen. Stiftelsesmøtets valgforsamling består av 27 delegater fra Høgskolen i Oslo og Høgskolen i Akershus. Delegatene er valgt av de to studentparlamentene Ansatte Da organisasjonskonsulent-stillingen ved SP-HiO er en fast stilling, er SP bundet til å videreføre denne uten større endringer. Styringsgruppen anbefaler at det i tillegg til organisasjonskonsulenten ansettes en økonomikonsulent i en midlertidig 50 prosent stilling, i det minste ut kalenderåret Konsulenten vil få ansvar for å avslutte regnskapet til SP-HiAk og samkjøre økonomien til de to organisasjonene, med sikte på samlet regnskapsføring. Fra 1. august til 31. desember 2011 anbefaler Styringsgruppen at interim-sp ansetter en campusansvarlig med særlig ansvar for campus Kjeller i en 40 eller 50 prosent stilling. Dette forslaget er nærmere beskrevet i kapittel Det fremtidige Studentparlamentet Det er Styringsgruppens ønske at innen 1. november 2011 bør interim-studentparlamentet ha klart å avholde det første, ordinære studentparlamentsvalget for HiOA. Dette studentparlamentet vil få en litt annen oppbygging enn det midlertidige SP.

11 11 Det er opp til den nye organisasjonen selv å avgjøre hvordan de ønsker å organisere seg. Ut ifra de foreslåtte vedtektene/reglementene og styringsgruppens arbeid er det likevel utarbeidet enkelte anbefalinger for hvordan man ser for seg det fremtidige SP. Ufyllende beskrivelse av modellen er å finne i kapittel Studentparlamentet Jf. Foreslåtte vedtekter for SP-HiOA skal Studentparlamentet bestå av to representanter fra hvert fakultet, samt en representant per påbegynte tusen heltidsekvivalenter for studenter ved hvert fakultet. For å sikre en viss representasjon fra campus Kjeller anbefaler Styringsgruppen at de fakultetene som er delt på mer enn ett studiested skal være representert fra minimum to studiesteder. SP-representanter velges ved urnevalg hvert år før jul. Hvert fakultet er en valgkrets. Valgperioden er ett kalenderår, fra Arbeidsutvalget I likhet med utredningsgruppen for ny organisering av studentdemokratiet anbefaler Styringsgruppen at det ordinære SP viderefører et arbeidsutvalg bestående av fire tillitsvalgte på heltid. Gjennom et sterkt og fleksibelt arbeidsutvalg håper man å ivareta alle ledd i tillitsvalgtsystemet og den enkelte student på en profesjonell måte. AU velges av Studentparlamentet før sommeren. Valgperioden er ett kalenderår, fra Ansatte Fra og med 1. januar 2012 må AU vurdere i nært samråd med de ansatte hvilken arbeidsfordeling man legger opp til på kontoret og hvilke funksjoner som bør dekkes videre. Økonomikonsulent-stillingen bør evalueres, og det må tas en beslutning på om det er behov for en slik stilling, eventuelt om den bør pålegges alternative arbeidsoppgaver Komiteer/Committees Valgkomiteen innstiller på alle større verv og bistår med rekruttering Kontroll- og organisasjonskomiteen fører kontroll med at SP og AUs arbeid og vedtak er i tråd med vedtekter, styringsdokumenter og lovverk. SP har anledning til å opprette øvrige komiteer og utvalg dersom de ser behov for dette. Styringsgruppen anbefaler SP å videreføre ordningen fra SP-HiO med komiteer for enkelte arbeidsområder de tillitsvalgte er særlig opptatt av. Styringsgruppen recommends the future Student Parliament to set up an International Committee given special responsibility for collaboration and close contact with the international students and their organizations at Oslo and Akershus University College Studentråd Styringsgruppen overlater til Arbeidsgruppen for felles retningslinjer for studentråd å komme med forslag til oppbygging og organisering av studentdemokratiet på institutt- og fakultetsnivå.

12 12 4 Interim-studentparlamentets virksomhet I løpet av sommeren og høsten vil interim-sp i stor grad måtte jobbe med organisasjonsbygging. En ny organisasjon skal formes og etableres, og det er nå man staker ut kursen for det fremtidige Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Styringsgruppens anbefalinger for interim-sp har sitt utspring i diskusjoner innad i gruppen og slutninger dratt på bakgrunn av samtaler med andre utvalg/komiteer og eksterne. Enkelte deler av Styringsgruppens anbefalinger er å finne igjen i Vedtektskomiteens forslag til vedtekter og valgreglement for SP-HiOA, og i sakspapirene til stiftelsesmøtet. 4.1 Interim-parlamentet Interim-parlamentet er interim-sps øverste organ og består av representanter fra alle fakultet. Parlamentet skal høres om, og gjøre vedtak i, alle saker av betydning for studentene ved HiOA. Da interim-parlamentet er en midlertidig overgangsordning frem til det ordinære SP blir valgt, består det kun av 13 representanter; 3 representanter fra hvert fakultet, samt én representant fra campus Fornebu/Sandvika. Hvert fakultet skal, der dette er mulig, representeres av minst én representant fra campus Kjeller og én representant fra campus Pilestredet. Valg til interim-parlamentet avholdes på stiftelsesmøtet 5. mai, i tråd med bestemmelsene i midlertidig valgreglement for SP-HiOA Forslag til mandat Interim-parlamentet skal: - Foreta nødvendige valg og oppnevninger. - Arrangere og gjennomføre valg av første, ordinære Studentparlament ved Høgskolen i Oslo og Akershus, i samarbeid med interim-valgkomiteen og interim-arbeidsutvalget. - Behandle andre relevante saker. - Operere i tråd med vedtekter og øvrige bestemmelser for Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus. 4.2 Interim-arbeidsutvalget Interim-AU skal lede og drifte interim-sp. AU består av fire heltidsverv, herunder leder, nestleder, læringsmiljøansvarlig og fagpolitisk ansvarlig. AU fungerer som et arbeidende og forberedende organ mellom parlamentsmøter, og er frikjøpt på permisjon fra studiene sine for å jobbe med studentpolitikk på heltid. Det er interim-parlamentet som legger føringer for hvilken beslutningsmyndighet AU har.

13 13 Jf. foreslåtte vedtekter for SP-HiOA 3c skal AU avholde ukentlige møter med offentlige referat og sakslister. Styringsgruppens anbefaling er at leders stemme blir avgjørende ved stemmelikhet i AU. Valg til interim-au avholdes på stiftelsesmøtet 5. mai, i tråd med bestemmelsene i midlertidig valgreglement for SP-HiOA. Høsten 2011 må det ordinære SP ta stilling til om de ønsker å beholde interim-au for resten av studieåret, og i så fall velge dem på ny under et eget valgmøte. Modellen under viser et forslag til arbeidsfordeling mellom de fire tillitsvalgte i AU Forslag til mandat Interim-arbeidsutvalget skal: - Uttale seg på vegne av interim-studentparlamentet. - Stå for den daglige driften av kontoret i interim-studentparlamentet. - Styre interim-studentparlamentets økonomiske disposisjoner i henhold til vedtatte retningslinjer. - Innstille på alle saker interim-parlamentet skal behandle, dersom ikke annet er bestemt. - Innkalle til, forberede og lede møter i interim-parlamentet. - Arrangere og legge til rette for nødvendige valg og oppnevninger av interimparlamentet, i samarbeid med interim-valgkomiteen. - Opprettholde intern kontakt med institusjonsledelsen og øvrige studentorganer ved Høgskolen i Oslo og Akershus.

14 14 - Opprettholde kontakt med eksterne aktører og samarbeidspartnere, herunder Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus, Velferdstinget i Oslo og Akershus, Norsk Studentorganisasjon og andre. - Stå til disposisjon for øvrige tillitsvalgte i studentdemokratiet ved Høgskolen i Oslo og Akershus. - Delta i arbeidet med studiestart ved Høgskolen i Oslo og Akershus høsten Legge til rette for, og delta i, arbeidet med valg av første ordinære Studentparlament ved Høgskolen i Oslo og Akershus, i samarbeid med interim-valgkomiteen og interimparlamentet. - Operere i tråd med vedtekter, gjeldende stillingsinstruks og øvrige bestemmelser for Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus Arbeidsområder og funksjoner Styringsgruppen har, med utgangspunkt i deler av arbeidet til utredningsgruppen for ny organisering av studentdemokratiet, utarbeidet en oversikt over arbeidsområder og funksjoner man mener bør dekkes av det påtroppende AU. Oversikten inneholder kun en overfladisk beskrivelse av de ulike arbeidsområdene, men er tenkt å gi en viss innsikt i hvilke arbeidsoppgaver SP bør dekke til daglig. Leder vil alltid ha det overordnede ansvaret på kontoret. Bortsett fra dette legger Styringsgruppen opp til at de fire i AU selv vil kunne stå relativt fritt til å fordele ansvar og arbeidsoppgaver ut ifra egne interesser og styrker. Overordnet ansvar Personalansvar Ekstern kontakt Saksforberedelse/ møtevirksomhet* Overordnet ansvar for Studentparlamentets politikk, administrasjon og økonomi. Ansvar for koordinering av alt arbeid som gjøres i ledelsen, samt møteledelse. Arbeidsgiveransvar for nestleder, læringsmiljøansvarlig og fagpolitisk ansvarlig, organisasjonskonsulent og andre ansatte i Studentparlamentet. Dette vil bla. omhandle medarbeidersamtaler, ansvar for timelister og arbeidsmiljø. Kontakt- og talsperson overfor eksterne aktører og samarbeidspartnere som media, samskipnad, andre studentdemokratier, politikere og lignende. Forberedelse av saker til parlamentsmøter, AU, institusjonsledelsen og lignende, samt utarbeidelse av høringsuttalelser og annet skriftlig

15 15 arbeid. Kontakt med Studentenes Fakultetsråd (SFR) RSU-kontakt (råd/styrer/utvalg) Læringsmiljø Internasjonalt Velferdspolitikk Fagpolitikk Klagesaker Kvalitetssikring Fadderansvar Campusansvarlig Velferdskontakt Ha jevnlig kontakt med SFR`ene, dvs. oppfølging, kursing, veiledning og støtte i deres daglige arbeid. Koordinere kontakt mellom SFR og Studentparlamentet. Være oppfølgingsansvarlig ovenfor studentrepresentanter i ulike råd, styrer og utvalg, samt Landsstyrerepresentantene i NSO. Sørge for at alle representanter blir fulgt opp, får kursing/overlappingsinformasjon og at de har en kontaktperson i ledelsen. Ha ansvar for saker som angår studentenes fysiske og psykososiale læringsmiljø ved institusjonen. Ivareta det politiske arbeidet med internasjonalisering ved institusjonen (inn, - og utveksling). Særlig ansvar for de internasjonale studentenes interesser. Jobbe med velferdspolitisk arbeid dvs. bolig, studentrabatter, trening, psykisk helsetilbud etc. Jobbe med fagpolitiske saker som utdanningskvalitet, styrking av bachelor-utdanningene, bedre praksis, mer forskningsbasert utdanning og lignende. Behandle og følge opp klagesaker. Følge opp kvalitetssikringsarbeidet ved institusjonen Et omfattende arbeid som krever jevnlig oppfølging fra Studentparlamentet. Ha ansvar for å koordinere og lede det administrative rundt fadderaktiviteter ved studiestart for alle nye studenter. Hovedkoordineringsansvar mellom campusene, slik at begge studiesteder blir ivaretatt som likeverdige parter, samt sørge for fysisk tilstedeværelse på begge campus. Ansvar for kontakt med lag og foreninger, kurs og veiledning i

16 16 oppstart, drift og søknadsprosesser. Informasjon** Arbeidsoppgaver knyttet til formidling av SPs virksomhet og tjenester. Det innebærer arbeid med nettsider, utarbeide skriftlig infomateriell, nyhetsbrev, plakater, kampanjearbeid etc. For å kunne synliggjøre arbeidet til Studentparlamentet i en så stor organisasjon som den nye institusjonen vil være, vil det kreve at man jobber aktivt med informasjonsarbeid. Økonomi** Administrasjon** Arbeid med Studentparlamentets økonomi (føre regnskap, sette opp budsjett, foreta utbetalinger mot søknader, kontrollere regnskap og rapporter etc). Arbeid med organisasjonens løpende administrative oppgaver, dvs. delta i organisasjonens daglige drift, booking, koordinere det praktiske rundt arrangementer etc. *Saksforberedelse og møtevirksomhet er tatt med i tabellen som et eget ansvarsområde, da dette utgjør en svært stor del av Studentparlamentets virksomhet og regnes per i dag som en tidkrevende arbeidsoppgave. Dette ansvaret bør deles mellom alle fire i den nye ledelsen, da det er nært knyttet til de øvrige arbeidsoppgavene i arbeidsutvalget. **Enkelte av disse oppgavene vil det være særlig naturlig at organisasjonskonsulenten og/eller økonomikonsulenten har ansvar for eller bistår de tillitsvalgte med. 4.3 Interim-KOK Jf. Studentparlamentets vedtekter 6 skal det velges en Kontroll- og organisasjonskomité bestående av tre medlemmer. Kontroll- og organisasjonskomiteens oppgaver er å kontrollere at Studentparlamentet og dets organer opererer i henhold til norsk lov, Studentparlamentets vedtekter, reglement og vedtak. Medlemmer av KOK har møteplikt på møter i interimparlamentet og skal føre tilsyn med AU og SPs virksomhet og vedtak. Ifølge de foreslåtte vedtektene skal medlemmer av KOK velges overlappende. Da KOK velges for første gang på stiftelsesmøtet vil det likevel være nødvendig å velge de tre medlemmene samlet. Høsten 2011 må det ordinære SP ta stilling til om interim-kok skal bli sittende eller ikke.

17 17 Styringsgruppens anbefaling er at ett av interim-koks medlemmer oppfordres til å bli sittende et halvt år inn i første ordinære KOK, slik at man får innført ordningen med overlappende utskiftning innen Interim-valgkomité Jf. Studentparlamentets vedtekter 5c skal Studentparlamentet velge en valgkomité bestående av 1 leder og 4 medlemmer. Valgkomiteens oppgaver er sammen med AU å profilere valg og oppnevninger foretatt av SP, rekruttere og intervjue kandidater til valg og oppnevninger, bidra til planlegging og gjennomføring av valg til Studentparlamentet. Høsten 2011 vil det bli lagt særlig vekt på å rekruttere kandidater til valg av det første ordinære Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Høsten 2011 må det fremtidige SP vurdere om man ønsker å videreføre den sittende interimvalgkomiteen eller velge en ny valgkomité, eventuelt supplere den sittende. Styringsgruppen har ikke tatt stilling til hvordan dette helst bør foregå og overlater dette til fremtidige SP. 4.5 Ansatte Organisasjonskonsulent SP-HiO har per i dag en fast ansatt organisasjonskonsulent på heltid. Konsulenten har både administrative og mer faglige eller politiske oppgaver, særlig knyttet til rådgivning overfor tillitsvalgte og utredningsarbeid. Organisasjonskonsulenten har også ansvar for å føre regnskap og budsjett. Da SP-HiOs organisasjonskonsulent er fast ansatt ved Høgskolen i Oslo vil denne stillingen automatisk videreføres inn i SP-HiOA Økonomikonsulent I tillegg til organisasjonskonsulenten har Styringsgruppen, i samråd med SP-HiAk, vedtatt å ansette en økonomikonsulent i en midlertidig 50 prosent stilling. Konsulenten vil i første omgang være tilknyttet SP-HiAk, siden de på nåværende tidspunkt mangler en økonomiansvarlig i organisasjonen. Frem til sommeren vil konsulenten få i oppgave å avslutte regnskapet til SP-HiAk. Etter sommeren har Styringsgruppen lagt opp til at økonomikonsulenten videreføres i en 50 prosent stilling i det minste ut kalenderåret Dette for å kunne samkjøre økonomien til de to tidligere studentparlamentene, med sikte på samlet økonomiføring for den nye organisasjonen. Etter en grundig overlapp med organisasjonskonsulenten vil det være mulig at økonomikonsulenten overtar ansvaret for den samlede økonomien i SP-HiOA. I så fall vil organisasjonskonsulenten fristilles fra økonomiansvaret, og denne stillingen vil kunne overta andre arbeidsoppgaver.

18 18 Dersom det skal foretas en endring av de ansattes stillinger må dette skje i nært samråd med de ansatte selv. Det er av stor betydning at interim-sp i løpet av høsten 2011 foretar en vurdering av økonomikonsulent-stillingens funksjon, og hvorvidt det er nødvendig med en slik konsulentstilling utover det første halvåret, eventuelt om den skal pålegges andre arbeidsoppgaver enn først bestemt Campusansvarlig SP-HiAk har blitt tildelt lønnsmidler til en 40 prosent stilling som står åpen fra 1. august 2011 ut kalenderåret. Da det i en overgangsperiode kommer til å være særlig behov for å ha noen fra SP til stede på Kjeller anbefaler Styringsgruppen at disse midlene blir brukt til en stilling som får arbeidssted på campus Kjeller og fylles med arbeidsoppgaver tilknyttet velferdstilbud og lokal studentpolitikk. Personen vil blant annet kunne bistå med drahjelp for de nyoppstartede studentrådene og være en ressursperson for studenttillitsvalgte og øvrige studenter på campus. Styringsgruppens anbefaler at stillingen lyses ut i løpet av sommeren, som en midlertidig stilling fra 1. august til og med 31. desember I første omgang kan stillingen lyses ut internt. Interim-AU vil fungere som tilsettingsorgan, og for å lette tilsettingsprosessen kan det være hensiktsmessig å undersøke mulighetene for å utvide stillingen til en 50 prosent stilling. Det understrekes at det i tilsettingsprosessen bør legges vekt på kjennskap til studentmiljøet på campus Kjeller og personlig egnethet. Campusansvarligs arbeid vil måtte suppleres med frivillig innsats fra lokale studenttillitsvalgte. 4.6 Øvrige anbefalinger for interim-sp Parlamentsvalg. Interim-SP bør begynne planleggingen av det første ordinære studentparlamentsvalget så tidlig det lar seg gjøre, slik at det ordinære SP er på plass i forventet tid. Det bør etterstrebes å ferdigstille valget innen 1. november Internasjonalt ansvar/international responsibility. Grunnet behov for tettere samarbeid med de internasjonale studentorganisasjonene og bedre oppfølging av de internasjonale studentene generelt, anbefaler Styringsgruppen at en av de fire i AU får spesielt ansvar for de internasjonale studentene ved HiOA./Because of an urgent need for closer cooperation with the international students organizations in OUC and AUC and thorough following up of the international students in general, Styringsgruppen wishes to stress the need for AU to choose one member with special responsibility for the international students and their interests in OAUC. Studentråd på instituttnivå. For å sikre et helhetlig studentdemokrati der alle studenter føler seg ivaretatt i den nye institusjonen er det av stor betydning at interim-sp følger opp de tillitsvalgte på alle nivåer og bidrar med drahjelp for å få på plass velfungerende

19 19 studentråd på instituttene. Dette blir særlig viktig i den kommende overgangsperioden med en omfattende omorganisering av institusjonen(e). Studentråd på Kjeller. På campus Kjeller har det tidligere kun vært ett studentråd. For at Kjeller-studentene skal få en reel påvirkningskraft inn i det nye studentdemokratiet er det særlig viktig at interim-sp og AU bistår med oppstartshjelp for studentrådene på Kjeller, og legger til rette for lokal studentpolitisk aktivitet og engasjement. Tilstedeværelse på Kjeller. Slik det ser ut i dag kommer AU til å ha hovedkontorplass i Pilestredet, siden det er her høgskoleadministrasjonen også kommer til å ha plass. For Styringsgruppen er det viktig at SP gjør seg synlig på campus Kjeller og er fysisk til stede også på SP-HiAks tidligere kontor. Dette vil til en viss grad skje gjennom campusansvarlig, men det er også av stor betydning at AU kommer frem til en god ordning for tilstedeværelse på Kjeller. For å kunne benytte seg av SP-HiAks tidligere kontor i enda større grad har Styringsgruppen diskutert muligheten for å gjøre kontoret tilgjengelig for studentrådene og de tillitsvalgte på Kjeller. Dette kunne latt seg gjøre for eksempel ved hjelp av en nøkkelkortordning. Valg av tillitsvalgte. Studentdemokratiets grunnpilar ligger i de tillitsvalgte. Under sammenslåingen er det avgjørende at valg av klassetillitsvalgte skjer på en god måte ved samtlige utdanninger på begynnelsen av studieåret. Styringsgruppen anbefaler interim-sp å jobbe hardt for å sikre at institutt- og fakultetsledelse setter krav om at valg av tillitsvalgte gjennomføres i tråd med gitte retningslinjer i løpet av august/september Retningslinjer og forskrifter. Foruten vedtekter, valgreglement og økonomireglement vil SP ha behov for enkelte forskrifter og retningslinjer. Styringsgruppen understreker viktigheten av at interim-sp jobber videre med dette i kjølvannet av Styringsgruppens arbeid. Grafisk profil. Styringsgruppen har inngått en avtale med designbyrået Agendum om å utarbeide ny grafisk profil for SP-HiOA. Dersom dette arbeidet ikke ferdigstilles innen interim-sp tiltrer vil samarbeidet måtte videreføres i regi av interim-sp og -AU. Økt bevilgning. Det kommende året vil SP mest sannsynlig ha behov for økte midler. Dette for å kunne etablere den nye studentorganisasjonen i tiden etter sammenslåingen og samtidig ha muligheten til å drive reell studentpolitikk på en forsvarlig måte. Det er derfor viktig at interim-sp opprettholder nær dialog med høgskoleadministrasjonen, og jobber med å komme frem til en løsning på hvordan de ulike studentorganene skal finansieres i tiden fremover. Fakultetsinndelingen vil føre til større utfordringer for de lokale studentrådene, og det må vurderes om man også vil ha behov for øremerkede midler til disse.

20 20 5 Organisering av det ordinære Studentparlamentet I løpet av høsten 2011 skal det avholdes studentparlamentsvalg ved HiOA, og det første, ordinære Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus konstitueres. I Styringsgruppens arbeid foreligger det enkelte anbefalinger for organisering av det ordinære SP, så vel som interim-sp. For at det påtroppende Studentparlamentet skal kunne benytte seg av det arbeidet som har blitt gjort vil dette kapittelet ta for seg enkelte av Styringsgruppens anbefalinger. Deler av forslagene er basert på arbeidet til utredningsgruppen for ny organisering av studentdemokratiet og er også å finne i deres utredningsrapport. 5.1 Studentparlamentet Valgordning Valg av representanter til SP foretas ved urnevalg, der hvert fakultet er en valgkrets. Alle studenter med gyldig semesterkort fra HiOA er valgbare til SP. Valg av SP skal være gjennomført innen 1. desember Sammensetning Jf. Foreslåtte vedtekter for SP-HiOA skal Studentparlamentet bestå av to representanter fra hvert fakultet, pluss en representant per påbegynte tusen heltidsekvivalenter for studenter ved hvert fakultet. For å sikre en viss representasjon fra campus Kjeller anbefaler Styringsgruppen at fakultetene som er delt på mer enn ett studiested skal være representert fra minst to studiesteder. Per i dag vil fordelingsnøkkelen i se slik ut: SAMFUNNSFAG (2973)* LÆRERFAG (3844) HELSEFAG (4545) TEKNOLOGI, KUNST og DESIGN (2222) TOTALT 2 faste 4 = 6 representanter 2 faste 4 = 6 representanter 2 faste 5 = 7 representanter 2 faste 3 = 5 representanter 8 faste 16 (avhengig av antall heltidsekvivalenter) = 24 representanter i Studentparlamentet * Disse tallene stammer fra , og man regner derfor at antall heltidsekvivalenter på fakultet for samfunnsfag vil ha rundet 3000 innen høsten 2011.

21 Valgperiode Representanter til SP velges for ett kalenderår, med en valgperiode fra 1. januar 31. desember. Representanter som blir valgt til første ordinære SP vil få en valgperiode fra xx.xx dato høsten 2011 frem til 31. desember Dette er fordi SP-valget må holdes tidligere det første året, slik at det ordinære SP skal kunne ta over for interim-studentparlamentet. Medlemmer av første SP- HiOA vil dermed få en noe lengre valgperiode enn hva som er normal praksis. 5.2 Arbeidsutvalget Styringsgruppens anbefaling er at AU videreføres slik det er tenkt i interim-sp. For ytterligere anbefalinger se kapittel 4.2 eller utredningsrapporten Ny organisering av studentdemokratiet kapittel 7.7. Det vil bli opp til det fremtidige parlamentet å gi AU den myndighet de mener er hensiktsmessig. Høsten 2011 bør det også utarbeides et mandat, en handlingsplan, et politisk program eller tilsvarende som kan legge føringer for AU og SPs daglige virksomhet. I henhold til de foreslåtte vedtektene for SP-HiOA skal AU velges på et eget valgmøte i SP i april. Valgperioden er ett kalenderår, fra 1. juli 30. juni. To uker i juni skal det avholdes en overlappsperiode mellom nytt og gammelt arbeidsutvalg. 5.3 Ansatte Fra og med 1. januar 2012 vil det bli nødvendig med en evaluering av hvilke arbeidsoppgaver og funksjoner som bør dekkes av de ansatte i SP. I 2012 vil SP mest sannsynlig miste 40 eller 50 stillingsprosent som tidligere har kunnet bli brukt på ekstra oppfølging av campus Kjeller. På dette tidspunket vil det måtte vurderes om det er behov for å videreføre økonomikonsulentstillingen eller om det er andre arbeidsoppgaver som trenger særlig oppfølging. Dersom økonomikonsulenten skal overta det overordede økonomiansvaret i organisasjonen, må dette skje i nært samråd med nåværende organisasjonskonsulent, da denne stillingen vil måtte endres og pålegges andre arbeidsoppgaver. Dersom stillingen som campusansvarlig forsvinner fra og med 2012 vil det bli nødvendig med en grundig vurdering av flercampus-problematikken. Styringsgruppen har grunn til å tro at campus Kjeller vil trenge særlig oppfølging også etter det første halvåret, og det vil i så fall bli behov for å sette inn ytterligere tiltak. SP har per i dag ikke anledning til å ansette noen i en ny, fast stilling. Dette er fordi HiO og HiAk, fremtidige HiOA har innført ansettelsesstopp i forbindelse med sammenslåingen.

22 Komiteer Etter gode erfaringer fra HiO våren 2011 vil Styringsgruppen anbefale det fremtidige Studentparlamentet å videreføre bruken av komiteer for arbeidsområder av spesiell interesse for de tillitsvalgte i SP (for eksempel tidligere Kulturkomiteen og Kommunikasjonskomiteen i SP-HiO). Slike komiteer vil kunne bidra til å lette arbeidsbyrden til AU og inspirere til engasjement og aktivitet blant de tillitsvalgte. Som en forlengelse av dette anbefaler Styringsgruppen av det opprettes en internasjonal komité, med særlig ansvar for nær kontakt og oppfølging av de internasjonale studentene ved HiOA. Det presiseres igjen viktigheten av at en av de fire i arbeidsutvalget får et særlig internasjonalt ansvar. Det har vært diskutert i Styringsgruppen om eventuelle komiteer bør kunne få innstillende myndighet i SP. Styringsgruppen har valgt ikke å komme med noen anbefaling på dette, men oppfordrer påtroppende SP til å vurdere muligheten. 5.5 Øvrige anbefalinger for SP-HiOA Foruten de anbefalinger som kommer frem av denne rapporten, samt føringer gitt i forslag til vedtekter, valgreglement og økonomireglement for SP-HiOA, ønsker Styringsgruppen ikke å gå nærmere inn på anbefalinger for arbeidsrutiner, daglig virksomhet eller organisering av det fremtidige Studentparlamentet ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Grunnen til dette er at Styringsgruppen anser det som utenfor vårt mandat å legge føringer for den fremtidige organisasjonen. Videre har man vurdert det som hensiktsmessig at det påtroppende SP selv får anledning til å forme og skape den nye organisasjonen. I den første tiden etter sammenslåingen kommer man mest sannsynlig til å måtte regne med en viss mengde nye arbeidsoppgaver. Slik utredningsgruppen for ny organisering av studentdemokratiet tidligere har beskrevet det vil man måtte forvente seg økt behov for blant annet informasjonsarbeid, planlegging og administrative utfordringer knyttet til opprettelse og strukturering av en ny organisasjon. Når Styringsgruppen ferdigstiller sitt arbeid vil det fortsatt gjenstå en rekke utfordringer for fremtiden. Disse vil måtte løses løpende av den påtroppende ledelsen, interim-sp og det ordinære SP. Styringsgruppen antar at man i en overgangsperiode vil måtte regne med å jobbe en hel del med å komme frem til hensiktsmessige, effektive og gode løsninger for den nye organisasjonen. På et så tidlig stadium er det er vanskelig å se for seg hvilke utfordringer SP vil støte på etter hvert, og hvilke behov man vil ha. Det er derfor av stor betydning at de påtroppende tillitsvalgte selv utarbeider det de mener er nødvendig av utfyllende bestemmelser, forskrifter og retningslinjer.

23 23 6 Øvrige anbefalinger fra Styringsgruppen Organisasjonstilhørighet. Styringsgruppen har diskutert organisasjonstilhørighet for det fremtidige Studentparlamentet og bedt om juridisk rådgivning på dette punktet fra høgskoleadministrasjonen. Man har konkludert med at det er en rekke fordeler ved å være underlagt høgskolens overordnede virksomhet, og Styringsgruppen anbefaler derfor at Studentparlamentet ved HiOA organiseres som en organisatorisk del av institusjonen. Forsamlingen Parlamentet. Grunnet omorganiseringen av Studentparlamentet har Styringsgruppen valgt å gå vekk fra betegnelsen Forsamlingen som har vært brukt i SP-HiO tidligere. Det er ønsket at man går over til en gjennomført bruk av betegnelsen Studentparlamentet. Dette for å redusere antall titler og gjøre Studentparlamentets organisering mer forståelig. For å skille mellom den overordnede organisasjonen og SPs beslutningsorgan har man valgt å bruke betegnelsen parlamentet. Valg til Høgskolestyret. Valg av studentrepresentanter til Høgskolestyret 11/12 vil avholdes på stiftelsesmøtet 5. mai. Dette for at valget skulle kunne holdes samlet, og for at AUkandidater skal få muligheten til å benke til Høgskolestyret dersom de ikke blir valg til AU. Valg til Fakultetsstyrene. Valg av studentrepresentanter til fakultetsstyrene foreslås delegert til Studentenes Fakultetsråd. Dette er besluttet på bakgrunn av samarbeidet med Arbeidsgruppen for felles retningslinjer for studentråd. Valg til Velferdstinget. I og med at HiO og HiAk sine representanter i Velferdstinget for Oslo og Akershus ble personlig valgt for en gitt periode i utgangen av 2010 ser Styringsgruppen det som naturlig at disse blir sittende frem til ordinære SP-HiOA er på plass og kan arrangere valg av VT-representanter fra HiOA for kalenderåret I fremtiden må SP-HiOA ta stilling til om de ønsker å velge VT-representanter ved urnevalg, eller om man ønsker å videreføre ordningen med SP som valgforsamling. Slik Styringsgruppen ser det vil det være mest hensiktsmessig å videreføre ordningen med SP som valgforsamling. Lønn. Per i dag er lønnen i de to studentparlamentene basert på ulike lønnstrinn. Styringsgruppen understreker viktigheten av å jobbe samlet opp mot ledelsen på begge institusjoner for å samkjøre lønnen inn i det fremtidige SP. Denne oppgaven er per i dag delegert til ledelsen i de to studentparlamentene, med sikte på en snarlig løsning. Arbeidsfordeling i AU. Styringsgruppens rapport gir ingen klar anbefaling for arbeidsfordeling i ledelsen av interim-sp og ordinære SP. Grunnen til dette er at man har ønsket at de påtroppende tillitsvalgte i stor grad skal kunne fordele arbeidsoppgaver mellom seg ut ifra personlige styrker og interesser. Det presiseres at påtroppende AU på et tidlig tidspunkt bør sette seg ned og utarbeide en klar arbeids- og rollefordeling for valgperioden.

24 24 Økonomi. Samkjøringen av økonomien i de to organisasjonene er en kompleks oppgave som vil kreve samarbeid og hjelp fra høgskoleadministrasjonen. Styringsgruppen har per i dag ikke kommet frem til en klar løsning på denne oppgaven og foreslår at arbeidet inntil videre følges opp av sittende ledelse i SP-HiO og SP-HiAk. Forskrifter og retningslinjer. Utover de reglementer og vedtekter som blir fastsatt på stiftelsesmøtet 5. mai vil SP og dets organer mest sannsynlig få behov for ytterligere forskrifter, vedtekter, retningslinjer og lignende. Styringsgruppen ser for seg at dette er dokumenter som kan utarbeides av det påtroppende SP ettersom man kartlegger behovet for den slags.