1. innkalling til KANDUs generalforsamling 2013

Transkript

1 Til: Medlemmer av KANDU i 2013 Kontrollkomiteen Styret Valgkomiteen Oslo, 25. april innkalling til KANDUs generalforsamling 2013 KANDU inviterer alle medlemmer til årets generalforsamling som holdes klokka 14:00 søndag 26. mai i Oslo (Nærmere lokasjon kommer). På årsmøtet kan alle medlemmer diskutere saker, komme med forslag og være med på å vedta hva organisasjonen skal gjøre i tiden som kommer. Hva skjer? Generalforsamlinga holdes hvert år og er det øverste organet i organisasjonen. Generalforsamlinga kan fatte vedtak i alle saker innenfor de reglene som er fastsatt i vedtektene. Når og hvor Møtet holdes sentralt i Oslo, lokasjon legges ut på kandu.no ca en uke før møtet. Tidspunkt for møtet er kl 14 søndag 26. mai Delta via internett Du kan også følge møtet på video over Internett. Vi legger også opp til mulighet for å komme med innlegg via nett. Hvem kan delta Personer som er medlem av KANDU kan delta på møtet. For å få stemmerett på, må du ha vært medlem og betalt kontingent minimum 10 dager før møtet, med mindre du er fritatt for innbetaling av kontingent. Personer har vært deltakere på TG og IKKE har kjøpt billetten «Deltaker u/ KANDU» er medlemmer av KANDU. Andre som for eksempel crewmedlemmer som har meldt seg inn gjennom Wannabe eller personer som har meldt seg inn via kandu.no er også medlemmer. Kontakt kontoret@kandu.no om du er usikker. Lang reisevei? Hvis du har lang reisevei kan du søke KANDU om å få dekket deler eller hele reisekostnaden. Ta kontakt med kontoret på kontoret@kandu.no for mer informasjon. Side 1 av 2

2 Saker som behandles Generalforsamlingen skal alltid ta opp følgende saker: Godkjenning av innkalling Valg av møteledelse og referatunderskrivere Regnskap Budsjett for kommende år Årsberetninger Arbeidsprogram Valg Stille til valg? KANDU trenger alltid aktive medlemmer som ønsker å gjøre en real innsats. I tillegg til de som hjelper til med enkeltarrangement skal vi besette Styret, Valgkomiteen og Kontrollkomiteen. Ta kontakt med valg@kandu.no snarest mulig om du ønsker å stille til valg. En nominasjon må være sendt innen 20 dager før møtet holdes for å ha rett til å stille, men valgkomiteen kan også foreslå personer etter denne fristen. Andre saker Dersom det er saker som ikke står på listen over som du mener bør tas opp, må dette meldes senest 20 dager før møtet holdes - og sendes til kontoret@kandu.no. Sakspapirer Sakspapirer er tilgjengelig på og vil fortløpende bli oppdatert. Frivillig ikke-bindende påmelding I forbindelse med, vil det bli lagt opp til sosial aktivitet. Mer informasjon om dette kommer senere. For å lette arbeidet med planlegging og skalering av både og sosial aktivitet denne dagen, har vi laget et frivillig ikkebindende påmeldingsskjema: Side 2 av 2

3 SAK 2, FORBEREDT AV ELLING KLEPP Konstituering Konstituering er det punktet som sørger for at møtet kan gjennomføres. Dette er kombinasjon av de tidligere sakene Valg av møteledelse og Valg av referatunderskrivere. 2.1 Valg av møteledelsen Møteledelsen skal være en nøytral part som har mål om å få møtet i havn i god tid, sørge for muligheten til balanserte debatter og eventuelt sette «strek» for debatt som glir ut. Møteledelsen består av en eller to personer som referenter og en møteleder. I tillegg skal to personer utgjøre tellekorpset. Vedtaksforslag: Kjartan Lindøe er møteleder for generalforsmalinga. Trine Jakobsen er referent for generalforsamlinga. NN og NN utgjør tellekorps for generalforsamlinga Valg av referatunderskrivere To referatunderskrivere skal bekrefte at innholdet i referatet tilsvarer realiteten som ble diskutert og vedtatt på generalforsamlinga. Vedtaksforslag: NN og NN er referatunderskrivere for Generalforsamlinga Møteregler Møtereglene skal sørge for at generalforsamlinga blir gjennomført på en ryddig og rettferdig måte. Reglene som foreslått er en oppdatering av de reglene som har vært brukt siden Vedtaksforslag: Møtereglene vedtas. Side 1 av 2

4 Forslag til møteregler for generalforsamlinga 1. Alle deltakerne har tale- og forslagsrett. Kun KANDUs medlemmer som er innmeldt 10 dager før møtet, og som har betalt kontingenten, har stemmerett. Personer som er fritattt for innbetaling av kontingent (gratismedlemskap) må ha vært medlem i minimum 10 dager for å ha stemmerett. 2. Generalforsamlinga skal velge ordstyrer, eventuell bisitter, referenter, tellekorps og to personer til å godkjenne protokollen. Ordstyrer og bisitter kan ikke ha stemmerett. 3. Tegning til innlegg skjer ved å rekke opp 1-en finger. 1. Tegning til replikk skjer ved å rekke opp 2-to fingre. 2. Det må også fremvises personlig nummer (utdelt), for taleliste. 4. Innlegg skal ikke vare mer enn 2-to minutter. 5. Til hvert hovedinnlegg kan det gis inntil 2-to replikker, samt 1-en svarreplikk i etterkant av replikkene. Taletid per replikk er maks 1-ett minutt. Det er ikke replikk på replikk. 6. Saksopplysninger og forslag til dagsorden tas øyeblikkelig etter pågående replikkveksling. Saksopplysninger skal kun inneholde fakta, statistikk eller lignende. 7. Når ordstyrer finner at alle argumenter er fremkommet, foreslår vedkommende at strek settes. Alle forslag må være innkommet før strek settes. Oppheving av strek kan vedtas med absolutt flertall. 8. Alle forslag som fremmes skal fremsettes skriftlig og undertegnet på forslagsark for å kunne bli referert fra ordstyrer før votering. 9. Forslag til øyeblikkelig avslutning av debatt kan fremmes, men må vedtas med 2/3 flertall. 10. Ved all votering skal dørene være lukket. 11. Det voteres ved håndsopprekking, med mindre et stemmeberettiget medlem krever skriftlig avstemning ( 8-10) 12. Personvalg skal foregå etter følgende prosedyre: 1. Valgkomiteen offentliggjør sin innstilling i sin helhet. 2. Presentasjon av kandidatene. 13. Alle avgjørelser treffes med simpelt flertall, hvis ikke annet er bestemt i vedtekter eller forretningsorden. Simpelt flertall oppnås når et alternativ har flere stemmer enn de andre. Blanke stemmer teller ikke. 14. Personlig angrep og usømmelig ordbruk skal tiltales av ordstyrer. Dersom vedkommende ikke retter seg etter ordstyrers henstilling, kan ordstyrer bortvise vedkommende. Berusede personer har ikke adgang til generalforsamlinga. Side 2 av 2

5 SAK 3, FORBEREDT AV JENS ÅDNE RYDLAND Godkjenning av rekneskap for 2012 I 2012 var økonomiarbeidet todelt. Ocon Regnskap AS, eit statsautorisert rekneskapsbyrå, har stått for sjølve bokføringa av reknskapen i tråd med gjeldande rekneskapsstandardar. Dagleg økonomiarbeid har vore gjort av kasserar Jens Ådne Rydland og nestleiar Andreas-Johann Ulvestad. Under dagleg økonomiarbeid er det innhenting og kvalitetssikring av bilag, kontering, bankkontakt, systematisering, føring av skuggerekneskap, arkivering, fakturering, oppfølging og meir. Som vanleg har KANDU assistert The Gathering sitt økonomiteam med kompetanse, råd og andre ressursar. Sponsorkontaktar i The Gathering har hatt tilgang til eit delt dokument (via google docs) som viser status for alle TG-tilknytta faktura, i hovudsak sponsorar. På denne måten har dei vore i stand til å sjølv styre purringer på sponsorar. Rekneskapen vår er delt inn i to avdelinger; The Gathering og KANDU. Kostnadar som må fordelast på fleire år er bokføyrd under KANDU, og The Gathering er eit reint arrangementrekneskap. Merk at særs mykje av utgiftane som brukast til KANDU kjem The Gathering til gode, til dømes via innkjøp av utstyr, tilgjengeleggjering av lokale, arrangering av helgemøter, administrasjonsressursar og meir. Ei tredje avdeling, HOVE-festivalen, eksisterer og som ei teneste til frivillige som vil arbeide på HOVE under KANDU-namnet. Denne avdelinga går i null, og presenterast ikkje i regnskapen. Over dei neste sidane vil det bli presentert rekneskap for dei to ulike avdelingane samt budsjettnoter. Rekneskapen er sist i mai 2012, og er oversendt revisor. Rekneskapen er føyrd etter gjeldande rekneskapsstandardar og det er i hovudsak krevd høg kvalitet for bilag og dokumentering av inntekter og utgifter. KANDU har for andre år på rad sendt rekneskapen til revisor for revisjon. Signare Audit and Advisory er vald, og Simen Jagland hjå dei ser i skrivande stund på rekneskapen. Vi er framleis i innkøyringsfasa med dei, og det er difor vanskelig å estimere kostnad for dette på posten i budsjettet. Dette vil på sikt stabilisere seg. Forslag til vedtak: Generalforsamlinga tek regnskapen til orientering og innvilger Styret ansvarsfridom. Side 1 av 5

6 Inntekter Generelle inntekter Budsjett 2012 Kontroll 2012 Rekn Note Medlemskontigent kr kr kr Frifond nasjonal Hyperion Oslo Utleieordning kr kr kr kr kr kr kr kr kr Prosjektstøtte kr kr - kr Momskompensasjon kr kr kr Andre inntekter kr kr kr The gathering SUM Inntekter kr kr kr Utgifter Kontor- og lokaledrift Budsjett 2012 Kontroll 2012 Rekn Lokale, leie og renhold -kr kr kr Forsikring -kr kr 0 kr Vedlikehold av lokale -kr kr kr Telefoni -kr kr kr Porto og bud -kr kr kr Rekvisita -kr kr kr SUM -kr kr kr Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar -kr kr kr Medlemskontingent Hyperion++ -kr kr kr SUM -kr kr kr Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon -kr kr kr SUM -kr kr kr Aktiviteter -kr KANDU-Chillout Digital kultur -kr kr kr kr kr kr kr Utleieordning -kr kr Aktivitetskveld -kr kr Informasjonsarbeid The Gathering SUM -kr kr kr Utstyr Investering, utstyr -kr kr kr Vedlikehold, utstyr -kr kr kr SUM -kr kr kr Finansposter Finanskostnadar Finansinntekter -kr kr kr kr kr kr Uforutsette kostnadar -kr kr 0 -kr Avskrivninger -kr kr kr SUM -kr kr kr SUM Utgifter -kr kr kr Resultat kr kr kr Side 2 av 5

7 Noter/kommentarer til regnskapen for KANDU Offentleg støtte Vi får ein god del inntekter frå Hyperion og Hyperion Oslo (frå 2013: Hyperion Øst). Dette erinntekter som føyrer med seg ein god del arbeid for oss med tanke på rapportering, sannsynleggjering av medlemskap og liknande. Vi betalar og kontingent (post 1.3.2) kvart år, og både inntektane og utgiftene som følge av dette vil variere frå år til år. 1. Prosjektstøtte Vi fekk i 2011 prosjektstøtte for Digital Kultur-prosjektet på Jernbanetorget. Vi søkte ikkje om støtte i Momskompensasjon KANDU har sidan 2011 fått støtte frå momskompensasjonsordninga. Delar av midlane blir vidareføyrd til The Gathering sitt budsjett. 3. Andre inntekter Denne posten dekker diverse inntekter som til dømes Grasrotandelen. Alle som speler på Norsk Tipping kan knyte opp KANDU til spelekontoen sin, og vi vil då få 5% av det dei speler for. Vi har sidan starten i 2009 gått frå 28 spelarar til Kontor- og lokaledrift I perioda har vi fått oversikt over utgifter i dei nye lokala, og fått på plass ein fornuftig fordeling av kostnadane med dei andre partane i kontorfellesskapet HEOK. Merk dog at ein faktura som kom tidleg i 2012 eigentleg skulle vere føyrd på 2011, men den rekneskapen var då avslutta. 5. Rekvisita Vi har hatt litt trøbbel med kopimaskina vår, og det er difor litt auka kostnadar her. Vi har no inngått serviceavtale for å få meir balansert kostnadsbilete. 6. Organisasjonsdrift Vi har i perioda avhalde to større helgemøter med TG-leiinga; eit på Gol og eit i nærleiken av Oslo. Desse møta er viktig bidrag frå KANDU til TG då det set gode rammer kor ein kan diskutere viktige spørsmål. 7. Administrasjon Overskridinga av budsjettet er i hovudsak revisorkostnadar. 8. Digital Kultur Det er i perioda vore behov for å fornye ein del utstyr i Digital Kultur-parken, blant anna opptrykk av nye bileter. 9. Investering i utstyr I perioda har Styret gått til investering av blant anna ein videorigg for direktestrauming av arrangement, og til utleige. 10. Avskrivninger Utstyr som har større verdi og blir kjøpt inn anten i TG- eller KANDU-budsjettet må skrivast ned over tid. Til dømes, kjøper vi ei datamaskin til 9.000kr som er forventa å vere brukande til formålet den er kjøpt inn til i tre år, betalar ein 9.000kr med ein gong men rekneskapsfører berre 3.000kr kvart år tre år på rad. Ved utgangen av 2012 har vi eit anleggskartotek med saldo på kr. Det står att to år (2013 og 2014) med nedbetaling av svitsjane kjøpt i Side 3 av 5

8 Regnskapsrapport, The Gathering 2012 Rekneskapen for The Gathering 2012 er føyrd i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte rekneskapsførarar med særskild god erfaring innan frivillig sektor og arrangementverksemd. Dagleg økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarleg for TG12, Andreas-Johann Ulvestad og han sitt crew. Rekneskapen er føyrd etter norsk standard Meirverdiavgift reknast etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringa i merverdiavgiftslova som KANDU lobba gjennom. Rekneskap Rest/differan Post Postnamn Budsjettert til no se 9.0 Felles kr kr kr Felles:Sponsorer kr kr kr Felles:Billettsalg Felles:Magasin kr kr kr 0 kr kr kr Felles:Sovetelt kr kr kr Felles:Hallandel kr kr kr X 9.0.X Felles:Forsikringer Felles:Adgangssystem Felles:Sponsorsupport Felles:Merchandising Felles:Sikringspott Felles:T-skjorter Felles:Svitsjnedbetaling kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr Crewombud Crewombud:Motellrom kr kr kr kr kr 200 kr Crewombud:Frikjøp kr 0 kr kr Crewombud:Crewtiltak kr kr kr Crewombud:Sosialiseringstiltak kr ,00 kr ,00 kr 9.2 Core kr kr kr Core:Chillout kr 0 kr kr Core:Frikjøp kr 0 kr kr Core:Core:Kontorrekvisita kr kr kr Core:Logistikk:Forbruksmateriell kr kr ,63 kr Core:Logistikk:Transport/Porto kr kr ,05 kr Core:Logistikk:Creweffekter kr kr kr Core:Møtekostnader kr 0 kr kr Core:Logistikk:Rekvisita kr kr kr Core:Logistikk: Motellopphald/Gjester kr kr kr Core:Logistikk:Erstatningspliktig kr 0 kr kr Core:Crewcare:Sosialiseringstiltak kr kr kr Core:CrewCare:Mat og drikke kr kr kr Core:CrewCare: Bestikk, service kr kr kr 9.3 Deltakarombod kr kr kr Deltakarombod: Deltakarpleie kr -798 kr kr Deltakarombod: Frikjøp kr kr 0 kr Deltakarombod:Motellrom kr kr 9.4 Economy kr kr 102 kr Economy:Frikjøp kr kr 0 kr Economy:Forbruksmateriell kr kr 102 kr Economy:Reise kr kr Economy:Motellrom kr kr 0 kr Side 4 av 5

9 9.5 Event kr kr kr Event:Motellrom Event:Frikjøp Event:Creativia:Premier Event:Reisekostnader Event:Arena:Sceneteknikk Event:Game:Premier kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Event:Arena:AVteknikk (Projektorer) Event:Møtekostnader kr kr kr -8 kr kr kr Event:BU:Trainingweekend Event:BU:produksjonsutstyr Event:Game:CompoPC Event:Forbruksmateriell Event:Creativia:Side-event Event:Arena:Dekor Event: Pyroteknikk kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr kr kr kr kr kr kr kr Event:Entertainment Event:Game:ProGamerTickets kr kr kr 0 kr kr kr Event:Game:ProGamer T-shirts/food/musematte kr 0 kr kr 9.7 Info kr kr kr Info:Frikjøp kr kr 0 kr Info:Motellrom kr kr 100 kr Info:Møte / Utviklingskostnader kr kr kr Info:Prosjekt:Analyse kr kr 740 kr Info:Forbruksmateriell kr kr kr Info:Presse: Ekstra gensere kr 0 kr kr Info:Printer Info:Systems: SMS Prosjektkoordinator kr kr kr kr kr kr kr kr kr ProsjektKoordinator: Reiseutgifter Security Security:Frikjøp kr kr kr kr kr 0 kr kr kr kr Security:Reiseutgifter Security:Rekvisita Security:Politivakthold kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr Security:Medic:Forbruksmateriale Security:Medic:Etterfylling kofferter Security:Medic:Løpende og uforutsette utgifter kr kr kr kr kr kr kr kr 302 kr Security:Internkursing kr 0 kr Security:Motellrom Tech Tech:Frikjøp kr kr kr kr kr kr kr 0 kr Tech:Møte/Forberedelsesutgifter kr kr kr Tech:Materiell kr kr kr Tech:Kabeltester kr kr kr Tech:Internett kr kr kr Resultat kr kr kr Side 5 av 5

10 Årsrekneskap 2012 for Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom Resultatrekneskap Driftsinntekter Note Inntekt frå sal Andre driftsinntekter 1,2,3 Sum driftsinntekter Driftskostnadar Varekostnadar Lønskostnadar Avskrivninger Andre driftskostnadar 2, Sum driftskostnadar Driftsresultat Finansinntekter- og kostnadar Renteinntekter Annan rentekostnad Annan finanskostnad Sum netto finanspostar Ordinært resultat før skattekostnad Skattekostnad på ordinært resultat Årsresultat Overføyring eigenkapital Til annan eigenkapital

11 KREATIV AKTIV NORSK DATAUNGDOM NOTER TIL REGNSKAPET FOR 2012 Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk for små foretak. Årsregnskapet gir et rettvisende bilde over virksomhetens eiendeler og gjeld, resultat og stilling pr i samsvar med god regnskapsskikk. Driftsinntekter Mottatte tilskudd inntektsføres på tidspunktet for utbetaling. Ved salg av varer og tjenester bokføres inntektene ved levering. Skatt Organisasjonen er ikke skattepliktig. Hovedregel for vurdering og klassifisering av eiendeler og gjeld Eiendeler bestemt til varig eie eller bruk er klassifisert som anleggsmidler. Andre eiendeler er klassisifiser som omløpsmidler. Fordringer som skal tilbakebetales innen et år er uansett klassifisert som omløpsmidler. Ved klassifisering av kortsiktig og langsiktig gjeld er analoge kriterier lagt til grunn. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi når verdifallet forventes ikke å være forbigående. Anleggsmidler med begrenset økonomisk levetid avskrives planmessig. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt mottatt beløp på etableringstidspunktet. Langsiktig gjeld oppskrives ikke til virkelig verdi som følge av renteendring. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt mottatt beløp på etableringstidspunktet. Kortsiktig gjeld oppskrives til virkelig verdi som følge av renteendring. Varige driftsmidler Varige driftsmidler avskrives over forventet økonomisk levetid. Avskrivningene er som hovedregel fordelt lineært over antatt økonomisk levetid. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer oppføres til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av en individuell vurdering av de enkelte fordringene.

12 NOTE 1 MEDLEMSKONTINGENT KANDU samler inn en kontingent på kr. 50 pr. medlem. Dette er minste sats som er mulig å ta og fortsatt få statsstøtte. De fleste betaler inn medlemskontingenten i forbindelse med betaling for deltakelse på The Gathering. De som ikke deltar på The Gathering betaler inn kr. 50 direkte til vår konto. Vi opplever en økning hvert år i antall medlemmer utenom The Gathering. I 2012 var sum medlemskontingent kr mot i NOTE 2 TILSKUDD Frifond fra Hyperion Frifond Hyperion Oslo Momskompensasjon SUM Momskompensasjon er klassifisert som en kostnadsreduksjon i regnskapet under andre driftskostnader. NOTE 3 INNSAMLEDE MIDLER, GAVER M.V Fra Hellvik Hus Romerike AS SUM NOTE 4 VARIGE DRIFTSMIDLER Anskaffelseskost Tillgang kjøpte driftsmidler Avgang 0 0 Anskaffelseskost Avskrivninger Akkumulerte avskrivninger Balanseført verdi Økonomisk levetid 3/5 år 3/5 år Årets avskrivninger

13 NOTE 5 LØNNSKOSTNADER Lønnskostnader/Antall ansatte/godtgj Lønninger Folketrygdavgift 0 0 Obligatorisk tjenestepensjon 0 0 Andre ytelser SUM Antall årsverk i 2012: 1 Styrets leder har ikke mottatt lønn. Lønnskostnader til nestleder i styret utgjør kr KANDU er ikke pliktig til å ha OTP etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Revisor Kostnadsført revisjonshonorar utgjør kr Det har ikke vært utbetalt honorar til revisor for andre tjenester. NOTE 6 EGENKAPITAL Annen Egenkapital Egenkapital Årets resultat Egenkapital

14 Årsrekneskap 2012 for Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom Balanse EIGENDELAR Anleggsmidlar Varige driftsmidlar Note Driftsløsøyre, inventar, verktøy, kontormaskiner og liknande Sum varige driftsmidlar Sum anleggsmidlar Omløypsmidlar Fordringer Kundefordringer Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskott, kontantar og liknande Sum omløpsmidlar SUM EIGENDELAR

15 Årsrekneskap 2012 for Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom Balanse EIGENKAPITAL OG GJELD Eigenkapital Note Annan eigenkapital 6 Sum eigenkapital Gjeld Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Skuldige offentlege avgifter Annan kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EIGENKAPITAL OG GJELD Oslo, 26. mai 2013 Tommy Sollyst Hulthin styrets leiar Andreas-Johann Ulvestad nestleiar Elling Klepp styremedlem Jens Ådne Rydland Marcus Sæthershagen Simen Olsen styremedlem styremedlem styremedlem Per Escild Hadland styremedlem

16 Til styret i Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom som viser et overskudd på kr Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, resultatregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styrets ansvar for årsregnskapet Styret er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for organisasjonens utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av foreningens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Kreativ Aktiv Norsk Dataungdom per 31. desember 2012 og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler og god regnskapsskikk i Norge

17 Uttalelse om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, forutsetningen om fortsatt drift og forslaget til anvendelse av overskuddet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon med forbehold om registrering og dokumentasjon Organisasjonen har ikke etablert rutiner for fakturering av salgsinntekter som tilfredsstiller bokføringslovens krav. Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen, med unntak av forholdet som er omtalt i avsnittet ovenfor, har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Andre forhold Organisasjonen har ikke overholdt bestemmelsene i skattebetalingsloven kapittel 5 om forskuddstrekk. Stabekk, 26. mai 2013 Signare Audit & Advisory AS Simen Jagland statsautorisert revisor

18 SAK 4, FORBEREDT AV ANDREAS-JOHANN ULVESTAD OG JENS ÅDNE RYDLAND Økonomistatus 2013 Økonomien har hittil i 2013 vært preget av romslig likviditet som har gjort det mulig å gjennomføre tiltak og ha aktiviteter gjennom året på tross av at mesteparten av inntektene til organisasjonen kommer mot slutten av året. Det er en utfordring for likviditeten vår at en vesentlig del av utgiftene til The Gathering må betales før arrangementet starter, og det arbeides med flere aktuelle løsninger for å bedre tilgangen til likvide midler rundt påske. Regnskapet blir også i 2013 ført av Ocon Regnskap AS, et statsautorisert regnskapsbyrå med +spesielt fokus på frivillige organisasjoner og derunder ungdomsarrangementer. Regnskapet er for andre gang overlevert til revisor. Vedtaksforslag: Generalforsamlingen tar den økonomiske beretningen til orientering Side 1 av 7

19 Inntekter Generelle inntekter Medlemskontigent Budsjett 2013 kr Kontroll kr Frifond nasjonal kr kr Hyperion Oslo kr kr Utleieordning kr kr Prosjektstøtte kr - kr Momskompensasjon kr kr Andre inntekter The gathering kr kr SUM Inntekter kr kr Utgifter Kontor- og lokaledrift Lokale, leie og renhold Forsikring Budsjett kr kr Kontroll -kr kr Vedlikehold av lokale Telefoni -kr kr kr kr Porto og bud -kr kr Rekvisita -kr kr SUM -kr kr Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar Medlemskontingent Hyperion++ -kr kr kr kr 135 SUM -kr kr Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon -kr kr SUM -kr kr Aktiviteter -kr KANDU-Chillout -kr Digital kultur -kr Informasjonsarbeid -kr Utleieordning -kr Aktivitetskveld -kr The Gathering SUM -kr kr Utstyr Investering, utstyr -kr kr Vedlikehold, utstyr -kr kr SUM -kr kr Finansposter Finanskostnadar Finansinntekter -kr kr kr kr Uforutsette kostnadar Avskrivninger -kr kr kr kr 0 SUM -kr kr SUM Utgifter -kr kr Resultat -kr kr Side 2 av 7

20 Regnskapsrapport, The Gathering 2013 Det understrekes at dette bare er et midlertidig resultat som kan endres i positiv og negativ retning i løpet av året. Regnskapet for The Gathering 2013 er ført i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte regnskapsførere med spesielt god erfaring innen frivillig sektor og arrangementvirksomhet. Daglig økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarlig for TG13, Andreas-Johann Ulvestad og hans crew. Regnskapet er ført etter norsk standard Merverdiavgift beregnes etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringen i merverdiavgiftsloven som KANDU lobbet gjennom. Kapittel Budsjett Kontroll Diff Felles kr kr kr Crewombod -kr kr kr Core -kr kr kr Deltakarombod -kr kr kr Economy -kr kr kr 102 Event -kr kr kr Info -kr kr kr Prosjektkoordinator -kr kr kr 782 Security -kr kr kr Tech -kr kr kr Resultat kr , kr...fortsetter på neste side Side 3 av 7

21 ...fortsatt fra forrige side Post Budsjett Kontroll Rest Felles:Sponsorer Kontant kr kr kr Felles:Sponsorer Hardware kr kr 0 -kr Felles:Magasin kr 0 kr 0 kr 0 Felles:Billettsalg kr kr kr Felles:Momsrefusjon kr kr 0 -kr Felles:KANDUs medlemsavgift -kr kr 0 kr Felles:Sovetelt -kr kr kr Felles:Restaurant/Special Projects -kr kr 0 kr Felles:Markedsføring TG13 -kr kr kr Felles:Hallandel -kr kr kr Felles:Forsikringer -kr kr kr Felles:Adgangssystemer -kr kr 0 kr Felles:Radioer -kr kr kr Felles:Telefoniløsning -kr kr kr Felles:Sponsorsupport -kr kr kr Felles:Merchandising kr kr kr Felles:Switcher -kr kr kr 0 Felles:T-skjorter -kr kr kr Felles:Organizer/Chiefs-samling -kr kr kr Felles:Studietur -kr kr 0 kr Felles:Samling fag/kompetanse -kr kr 0 kr Felles:Sikingspott -kr kr 0 kr Felles:Frikjøp -kr kr 0 kr Sum kr kr kr Post Budsjett Kontroll Rest Core:Chillout kr kr 0 -kr Core:Core:Kontorrekvisita -kr kr kr Core:Logistikk:Forbruksmateriale -kr kr kr Core:Logistikk:Transport/porto -kr kr kr Core:Logistikk:Creweffekter -kr kr kr Core:Møtekostnader -kr kr 0 kr Core:Logistikk:Hotellopphold gjester -kr kr kr Core:Logistikk:Erstatningspliktig -kr kr 0 kr Core:Crewcare:Sosialiseringstiltak -kr kr kr Core:Crewcare:Mat og drikke -kr kr kr Core:Crewcare:Bestikk,service -kr kr kr Sum kr kr kr Post Budsjett Kontroll Rest Crewombud:Motellrom -kr kr kr 0 Crewombud:Crewtiltak -kr kr 543 kr Crewombud:Crewfellestiltak -kr kr kr Sum kr kr kr Side 4 av 7

22 Post Budsjett Kontroll Rest Deltakerombud:Motellrom -kr kr kr Deltakerombud:Deltakerpleie -kr kr kr Deltakerombud:Generelle utgifter -kr kr 0 kr Sum kr kr kr Post Budsjett Kontroll Rest Economy:Lys og forbruksmatriell -kr kr kr 622 Economy:Reise -kr kr kr 0 Economy:Motellrom -kr kr kr 0 Sum kr kr kr 622 Post Budsjett Kontroll Rest Info:Forbruksmateriell -kr kr kr Info:Generelle utgifter -kr kr kr Info:Motellrom -kr kr kr Info:Møte/sosialiseringsutgifter -kr kr kr Info:Desk-stand -kr kr 0 kr Info:App -kr kr 158 kr Info:Systems:SMS -kr kr 0 kr Sum kr kr kr Post Budsjett Kontroll Rest Prosjektkoordinator:Reiseutgifter -kr kr 0 kr Prosjektkoordinator:Motellrom -kr kr kr Prosjektkoordinator:Systemer -kr kr kr Sum kr kr kr 715 Post Budsjett Kontroll Rest Security:Kursing, drift, rekvista -kr kr kr Security:Reiseutgifter -kr kr kr Security:Motellrom -kr kr kr Security:Politivakthold -kr kr 0 kr Sum kr kr kr Post Budsjett Kontroll Rest Tech:Reiskostnader -kr kr kr Tech:Motellrom -kr kr kr Tech:Møte/workshops -kr kr kr Tech:Materiell -kr kr kr Tech:Internett -kr kr kr Sum kr kr kr Post Budsjett Kontroll Rest Event:Generelle utgifter -kr kr kr Event:Motellrom -kr kr kr Event:Møte og reisekostnader -kr kr 807 kr Event:Forbruksmateriell (Dekor, forbruk) -kr kr kr Event:Entertainment -kr kr kr Arena:Sceneteknikk -kr kr kr Creativia:Giveaways -kr kr kr 992 Creativia:Premier -kr kr kr Game:Premier -kr kr kr Broadcast Unit:HDTV-Produksjonsutstyr -kr kr kr Sum kr kr kr Totalt Resultat kr kr kr Side 5 av 7

23 Noter/kommentarer til økonomikontrollen 1. Alle inntekter og utgifter er ikkje føyrd. Blant anna er ikkje alle inntekter frå billettsalleverandør inntektsføyrd grunna usikre moment som Merchandise-produkt. 2. Det er sett av opp mot kr i frikjøp til personar som har gjort særskild stor innsats for TG13. Ubetaling vil skje etter liste frå kvar organizer. 3. Det er ein god del postar som ikkje er avrekna i banken, til dømes bruk av KANDU sine bankkort og kredittavtalar, og med tanke på forskot. 4. All internavrekning er ikkje gjort endå, kostnadar vil bli flytta på i dei tilfella at det er ein faktura som skal fordelast på fleire postar. 5. Overskridinga på Tech:Internett er førehandgodkjend av Styret. 6. Security:Politivakthald er mellombels utbetalt til Politiet (30.000kr), men vi avventar avrekning og retur av overskytande frå depositumet. 7. Generelt er det ei overskriding på dei fleiste motellpostar grunna auke i kostnad frå Motellet si side. 8. Posten Felles:Momsrefusjon vil ikkje bli aktivert då det er redusert meirverdiavgift generelt over «heile fjøla» for meirverdiavgiftkostnadar. Prosentandelen vil variere frå år til år, og kr var eit fornuftig estimat å ligge på. Side 6 av 7

24 Historisk resultatutvikling, The Gathering Da The Gathering er et årlig arrangement og ledelsen for et år ikke er ansvarlig for aktivitetene til den forrige ledelsen, har man tillatt en viss form for flytende drift av resultaten på den måte at overskudd og underskudd blitt dekket av KANDUs egenkapital. For å få en oversikt over den langsiktige økonomien for The Gathering som avdeling er det utarbeidet en helhetlig oversikt som er gjengitt under. Det akkumulerte resultatet er godt på veg til å bli positivt igjen. Arrangement Resultat Akkumulert resultat The Gathering 2007:still puzzled? kr kr The Gathering 2008:optimus prime kr kr The Gathering 2009:fire and ice -kr kr The Gathering 2010:submerged -kr kr The Gathering 2011:partly cloudy -kr kr The Gathering 2012:At the end of the Universe kr kr The Gathering 2013:Singularity -kr kr Noter/kommentarer til resultatutvikling 1. The Gathering 2013 ikke er ferdig avsluttet 2. Det er fremdeles noe ubetalte sponsorinntekter for TG09 og TG10 som kan bli avskrevet (antatt ikke mulig å få betalt inn) og da påvirke akkumulert resultat. Side 7 av 7

25 SAK 5, FORBEREDT AV JENS ÅDNE RYDLAND Budsjett 2014 Styret ønsker å fortsatt legge til rette for jevnlig aktivitet i lokalene i AB12. Lokalene skal kunne brukes av både The Gathering og KANDU for aktivitetskvelder, lager, kontor og møter. De ulike TG-crewene har de siste årene stadig oftere brukt våre lokaler til møter og arbeidshelger, og vi ønsker å fortsatt legge til rette for dette framover. Lokalene vil også kunne lånes ut til små datatreff, eller brukes til kurs, spillkvelder, eller andre aktiviteter medlemmene ønsker. Styret ønsker å videreføre innsatsen på medlemstilbud innen Chillout. Vi mener at Chillout er et bra alternativt tilbud for deltakere på The Gathering. Styret ønsker også å videreføre helgemøter med TG-ledelsen, ettersom disse har vist seg å bedre kommunikasjonen og samarbeidet mellom organene. Det er i budsjettet foreslått en økning i administrasjon for å ta høyde for behovet for revisjon av regnskapet, og frikjøp for enkelte viktige oppgaver som f.eks regnskapsarbeid. Vi foreslår som vanlig en stor pott satt av til generell fordeling av aktiviteter, uten spesifikk øremerking. Dette åpner også for at endringer av arbeidsprogrammet har mer effekt. Arbeidsmengden med søknad, rapportering, utstyrsvedlikehold, håndtering av utleie, regnskapsarbeid med mer øker stadig fra år til år. Arbeidsmengden som må legges inn i servicefunksjoner for TG, herunder økonomihåndtering, er også sterkt økende i tråd med en økende økonomi. Dette arbeidet tar i dag svært mye tid fra frivillige, og legger derfor beslag på mye av våre frivilligressurser. For å avlaste disse ressursene foreslås det en økning i Administrasjon slik at det er mulig for Styret å utlyse avlastningsstillinger, for eksempel for å få personer som nå ikke er aktive, som studenter, til å ta på seg sekretariatsoppgaver som håndtering av utleieordninga, økonomiarbeid med mer. Man vil da få frigjort frivilligressurser vesentlig, og kan skape mer aktivitet. Posten avskrivninger viser til verdifall over tid på innkjøpt utstyr. I samarbeid med regnskapsfører og revisor har vi kommet frem til fornuftig regnskapsmessig avskrivningstid, og den klart største andelen av denne posten er nettverksutstyret innkjøpt i 2010, dette utstyret vil være ferdig avskrevet i Styret legger opp til et underskudd i 2014 ettersom organisasjonen nå har sunn økonomi og god likvidetet, og behovet for avskrivninger i 2014 er større enn normalt. Vedtaksforslag: Det vedlagte budsjettet blir vedtatt Side 1 av 2

26 Budsjett Prosjektstøtte kr kr - kr Momskompensasjon Andre inntekter The Gathering kr kr kr kr kr kr SUM Inntekter kr kr kr Utgifter Kontor- og lokaledrift Lokale, leie og renhold Forsikring Budsjett kr kr Kontroll kr kr 0 Budsjett kr kr Inntekter Generelle inntekter Budsjett 2012 Kontroll 2012 Budsjett 2014 Medlemskontigent kr kr kr Frifond nasjonal kr kr kr Hyperion Oslo og Akershus kr kr kr Utleieordning kr kr kr Vedlikehold av lokale -kr kr kr Telefoni -kr kr kr Porto og bud -kr kr kr Rekvisita -kr kr kr SUM -kr kr kr Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar -kr kr kr Medlemskontingent Hyperion++ -kr kr kr SUM -kr kr kr Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon -kr kr kr SUM -kr kr kr Aktiviteter -kr kr KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid Utleieordning Aktivitetskveld The Gathering -kr kr kr kr kr kr SUM -kr kr kr Utstyr Investering, utstyr -kr kr kr Vedlikehold, utstyr -kr kr kr SUM -kr kr kr Finansposter Finanskostnadar Finansinntekter Uforutsette kostnadar -kr kr kr kr kr kr 0 -kr kr kr Avskrivninger -kr kr kr SUM -kr kr kr SUM Utgifter -kr kr kr Resultat kr kr kr Side 2 av 2

27 SAK 6A, FORBEREDT AV TOMMY SOLLYST HULTHIN Orienteringer: Styret sin orientering Dette dokumentet er Styrets sin orientering for arbeidsåret Orienteringen inneholder hovedpunktene for aktiviteten I organisasjonen og hvilken retning en p.t. holder. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar Styret sin beretning til orientering Styrets sammensetning i perioden Leder Nestleder Styremedlemmer Varamedlemmer Tommy Sollyst Hulthin Andreas-Johann Ulvestad Marcus Sæthershagen Simen Olsen Elling Klepp Jens Ådne Rydland (konstituert kasserer) Per Escild Hadland (konstituert sekretær) Peder Hulthin Tormod Bjørnhaug Mayliss Rafoss Styret har fokusert på å skape ny aktivitet, noe som har ført til et av de mest aktive årene KANDU noensinne har hatt. Pikslar-prosjektet har siden utstillingen på Jernbanetorget gjort digital kultur mer ettertraktet. «vanlige folk» har også fått øynene opp for bildene og vi ser nå på løsninger for å kunne selge bilder slik at kommer opp på veggen i de private hjem. Det har også vært regelmessig aktivitet i KANDU-lokalet, med sosiale samlinger, spill og kursvirksomhet gjennom hele året. Styret har gjennomført 8 fysiske styremøter, 2 møter på henholdsvis Google Hangout og Skype samt hatt høy aktivitet pr . I underkant av 20 vedtak er fattet via e-post. Styret har også i år måtte jobbe med uforutsette oppgaver. Det har vært videre opprydding rundt provisjonsordning for TG2011, og TG2012 og på følgende saker rundt fakturering av «tjenester» utført for Vi har også brukt mye tid rund en sak som innebærer ekskludering og utestenging av et medlem. Dette har krevd mye av styret både med tanke på håndtering av presse men også prosessen underveis. Styrets samarbeid i året som har gått Styret har vært aktive i arbeidet med aktiviteter og flere har i større grad kunne bidra enn tidligere noe vi ser positivt på. Dette skaper kontinuitet i arbeidet og en tettere kobling og eierskap til organisasjonen og oppgavene en har. KANDU har i perioden kommet i gang med en rekke flere aktiviteter. Det være seg aktivitetskvelder, kurskvelder og spillkvelder og annet. Her har det også vært noen få ildsjeler som har stått for svært mye arbeid, og i fare for å brenne ut disse trenger vi flere aktive personer i organisasjonen. Vi har også merket større interesse for organisasjonen blant Crew på TG noe vi også imøteser sterkt. Det har i året som har gått vært samarbeidsproblemer internt i styret. Vi håper at nye krefter inn i styret via nye mennesker i styret kanskje kan få fokuset tilbake til aktiviteter for KANDU sine medlemmer. Side 1 av 4

28 2013: KANDU for framtida KANDU skal være en organisasjon for ungdom med interesse for data og teknologi. En organisasjon som har aktiviteter som fremmer disse interessene på en slik måte at vi i tillegg til å gi et godt tilbud til våre medlemmer og ivareta deres interesser, også tiltrekker oss næringslivet som viktige partnere - både gjennom samarbeid på The Gathering, men også på aktiviteter ellers i året. Aktivitet i året som er gått KANDU har hatt enormt løft i aktivitetsnivå og tilbud til medlemmene i året som er gått. Både i lokalet på Akersbakken 12 og på andre arenaer har KANDU bidratt med aktivitet for datainteressert ungdom. Lokalene har i løpet av året blitt ytterligere oppusset og en har blant annet hengt opp kunst fra demoscenen. Konferansesalen er også oppgradert med noe nytt utstyr, delvis for å erstatte ødelagt utstyr og kvalitetsheving. Den største satsningen til KANDU i året som er gått, i tillegg til The Gathering, har vært kurs. Det har blitt hodt flere kurs i lokalene, blant annet foto/fotoshop kurs og Arduino kurs. Det ble også holdt fotoshopkurs under The Gathering. Videre har KANDU gikk til innkjøp av videoutstyr som er blitt benyttet aktivt i live-produksjon av video i full HD. Andre organisasjoner har vist stor interesse for utstyret og KANDU har ved flere anledninger blitt bedt om å birda med Live-produksjon av andres aktiviteter. Dette har kommet som et tillegg i utleieordningen til KANDU. KANDU har også videreført de uformelle sosiale kveldene kalt S.D.F.G. - Spilling, demoer, film og grilling. Det har siden forrige generalforsamling vært arrangert 8 S.D.F.G.-kvelder, hvor oppmøtet har vært fra 20 til 50 personer hver gang. I tillegg har også KANDU i samarbeid med Ranking Battles Norway arrangert flere spilldager i lokalet, både med casual-spilling og turneringer hvor også toppspillere fra utlandet har deltatt. Også i år inngikk KANDU en avtale med Hove Republic AS om å delta med frivillige til Hovefestivalen. Totalt deltok 20 personer på ordningen, og KANDU har mottatt meget gode tilbakemeldinger fra Hovefestivalen på dette samarbeidet. KANDU deltok også på Hyperions Landsting 2012 med 7 delegater. Lager, lagersystem og infrastruktur KANDU har kommet litt nærmere mål med lager og lagersystem. Lageret er blitt mye bedre organisert ved montering av flere lagerhyller og mer aktiv bruk av lagringskasser og merking av disse og samling av palleplassene til de ulike organisasjonene. En del gammelt overflødig utstyr er blitt solgt for å frigjøre plass. Kommunikasjonen med de andre organisasjonene som vi deler lager med, er også blitt bedre, og bruken av lageret synes smidigere for alle berørte parter. Når det gjelder lagersystem, jobbes det med utredninger av behov, både i Oslo og til The Gathering. En forventer å ha et system på plass innen The Gathering Første runde vil føre til mer arbeid med tanke på kartlegging av utstyrsparken, men nytteverdien her er så stor at dette må prioriteres. Aktiviteter i tiden fremover En ønsker å videreføre faste aktiviteter i lokalet, både spillkvelder, sosiale grillkvelder (S.D.F.G.) og kurs/workshoper. Kursaktiviteten vil bli videreført med mer innhold. Sosiale medier KANDU bruker aktivt sosiale medier for kommunikasjon til medlemmer, herunder både Facebook og Twitter. Responsen har vært bra, og en registrerer en stadig økning i interaksjoner i form av delinger, likes og annet. KANDU bruker også YouTube for å spre videomateriale av materiale KANDU har produsert, enten for KANDU, eller på vegne av andre. En vil selvfølgelig fortsette videre å bruke sosiale medier for interaksjon mellom organisasjonen og medlemmene og andre. Samarbeid med andre organisasjoner KANDU har i 2013 samarbeidet med en rekke ulike organisasjoner og arrangement. Omfanget av digital kultur har vært spredd gjennom samarbeid med Polar Interesseorganisasjon. En har også samarbeidet med Ranking Battles Norway om aktivitet for konsoll-spill, samt samarbeidet med Polar Interesseorganisasjon og Hyperion for å tilby arkade- og konsollspillmuligheter på deres arrangement. KANDU har også bistått flere andre dataarrangementer med råd og veiledning. Side 2 av 4