Omorganiseringsprosessen ved Det medisinske fakultet, Universitetet i Oslo

Transkript

1 Omorganiseringsprosessen ved Det medisinske fakultet, Universitetet i Oslo Rapport fra arbeidsgruppe for Institutt for helse og samfunn 1. oktober 2009 Bakgrunn, gruppens sammensetning og mandat... 2 Bakgrunn... 2 Gruppens sammensetning og mandat... 2 Innledning; instituttets overordnede struktur... 3 Ledelsesstruktur... 4 Instituttnivå: Oppgaver og myndighet... 5 Avdelingsnivå: Oppgaver og myndighet... 6 Underliggende nivåer: Oppgaver og myndighet... 6 Administrasjon og arbeidsstøtte... 6 Forskningsstøtte... 6 Tidsplan, rombehov og menneskelige ressurser... 7 Arbeidsmiljømessige hensyn... 8 Oppsummering, avslutning... 8 Særuttalelser... 9 Særuttalelse fra representantene for verneorganisasjonen og tjenestemannsorganisasjonene... 9 Særuttalelse fra instituttleder ved Institutt for helseledelse og helseøkonomi

2 Bakgrunn, gruppens sammensetning og mandat Bakgrunn Det medisinske fakultetsstyret behandlet i møte 20. april 2009 fakultetets fremtidige organisering og vedtok følgende: Den skisserte løsningen i fakultetsnotatet fra april beskriver et fakultet med tre store institutter. Det medisinske fakultet Figur 1 Institutt for medisinske basalfag Institutt for sykehusmedisin Institutt for helse og samfunn Fakultetsledelsen har styrets tilslutning til å arbeide videre langs disse linjer som er skissert og etter de innspill og kommentarer som fremkom i styremøtet, og bes legge frem et forslag for styret den 23. juni På bakgrunn av nevnte styrevedtak opprettet fakultetsledelsen to arbeidsgrupper ledet av Professor Edvard Hauff, en for Institutt for sykehusmedisin og en for Institutt for helse og samfunn. Gruppens sammensetning og mandat Gruppen består av instituttlederne fra de tre instituttene som skal utgjøre Institutt for helse og samfunn, en administrativ leder, samt representanter for vernelinjen og tjenestemannsorganisasjonene: - Edvard Hauff, leder - Grete S. Botten, instituttleder HELED - Gerd Holmboe-Ottesen, instituttleder IASAM - Nina K. Vøllestad, instituttleder ISH - Knut Tore Stokke, administrativ leder ISH - Svein Haglund, verneombud ISH - Ole M. Nodenes, representant for tjenestemannsorganisasjonene - Åse F. Sørheim, sekretær 2

3 Gruppens mandat er som følger: Utrede behov for ledelsesstruktur ved Institutt for helse og samfunn. Utredningen skal drøfte hva slags ledelse det er behov for og hvordan denne bør organiseres Utrede behov for administrative støttefunksjoner på ulike nivåer innen fakultetet Utrede skisse til organisering av forskningsstøtte på instituttets ulike nivåer Utarbeide en konkret plan for struktur på underliggende nivå, samt oppgave- og myndighetsdelegering. Planen skal spille på allerede eksisterende stillinger. Utarbeide en konkret plan for implementering og oppfølging av den nye organiseringen som omfatter tidsplan, rombehov og menneskelige ressurser. Dette arbeidet skal ta hensyn til og synliggjøre eventuelle arbeidsmiljømessige konsekvenser av omorganiseringen Arbeidsgruppen har følgende merknader til mandatet: Under å utrede forstår gruppen å fremme et forslag Under begrepet forskningsstøtte forstår gruppen administrativ og teknisk forskningsstøtte Med begrepet underliggende nivå forstår gruppen alt under instituttledelsen Under Planen skal baseres på allerede eksisterende stillinger forstår gruppen de rammene som ligger i eksisterende antall stillinger/budsjettrammer Rombehov forstås som hvor instituttledelse med stab skal lokaliseres og hvilke konsekvenser dette kan få for den øvrige romkabalen. Mer konkrete oppgaver må involvere personal- og økonomifaglig kompetanse. Tidsplanen forstås å skulle forholde seg til at omorganiseringen til ett nytt institutt skal iverksettes per Arbeidsgruppen avleverer med dette rapport fra sitt arbeid. Rapporten er arbeidsgruppens anbefalinger til en intern strukturering av Institutt for helse og samfunn og skal legge grunnlag for det videre arbeidet med omorganiseringsprosessen ved Det medisinske fakultet. Arbeidsgruppen anbefaler at rapporten sendes på høring til fakultetets grunnenheter. Innledning; instituttets overordnede struktur En av hovedårsakene til at fakultetsledelsen ønsker en omorganisering av fakultetets grunnenheter er opprettelsen av Oslo universitetssykehus og behovet for en forenklet samarbeidsflate overfor sykehuset. Opprettelsen av Institutt for helse og samfunn følger som en konsekvens av dette, idet fakultetsledelsen ikke ønsker en organisering bestående av to meget store og tre små institutter. Fakultetet finner at man med tre større institutter vil få en robust ledelsesstruktur i fakultetet. Potensielle faglige synergieffekter innen Institutt for helse og samfunn vil måtte vokse frem over tid. Arbeidsgruppen har i sitt arbeid diskutert ulike prinsipper for organisering av det nye instituttet, for eksempel virksomhetsområder, faglig fellesskap, geografisk beliggenhet etc. Imidlertid mener gruppen at en slik større omrokering forutsetter vesentlig mer tid og en mer gjennomgripende involvering langt utover det som har vært mulig på en måned. 3

4 Fordi et premiss for gruppens arbeid er oppstart i ny struktur fra mener gruppen at det ikke er tid til en større omorganisering innen det nye instituttet. Gruppen foreslår derfor at man i første omgang baserer seg på nåværende organisering, ved at dagens institutter utgjør avdelinger innenfor et nytt institutt, altså et institutt med tre avdelinger: Avdeling for sykepleievitenskap og helsefag, Avdeling for allmenn- og samfunnsmedisin og Avdeling for helseledelse og helseøkonomi. Gruppen foreslår at instituttleder ved det nye Institutt for helse og samfunn, i samarbeid med avdelingslederne, får i oppdrag å lede arbeidet med å kartlegge potensialet for samarbeid på tvers av avdelinger og dermed i løpet av instituttets første periode å komme frem til et forslag om den videre interne organiseringen av instituttet. Dette bør gjøres i en prosess som legger vekt på å involvere instituttets ansatte. Arbeidsgruppen anbefaler en struktur med to formelle nivåer, institutt- og avdelingsnivå. Forslag til intern struktur samt fordeling av oppgaver og myndighet i første fase med tre avdelinger, er beskrevet nedenfor. Vi mener videre at det må gjøres et arbeid for å samkjøre prinsipper for fordeling av oppgaver og myndighet på tvers av alle de tre instituttene ved fakultetet. Institutt for helse og samfunn Avdeling for helseledelse og helseøkonomi Avdeling for allmenn- og samfunnsmedisin Avdeling for sykepleievitenskap og helsefag Ledelsesstruktur Gruppen anbefaler at instituttet ledes av en instituttleder med støtte fra en administrativ leder. De tre avdelingene ledes av avdelingsledere som inngår i instituttets ledergruppe. Gruppen har ikke kommet til enighet om valgt eller tilsatt instituttleder. Leder for IASAM og tjenestemannsorganisasjonenes representant går inn for valgt instituttleder ut fra det prinsippet som allerede er nedfelt som hovedprinsipp i universitetets reglement for valg eller tilsetting av ledere. Argumentet er at dette sikrer en demokratisk prosess og 4

5 egner seg for universitetet som institusjon. IASAM har nylig drøftet dette og det ble besluttet å fortsette med valgt ledelse. Lederne for HELED og ISH argumenterer for tilsatt leder. Begge disse instituttene har hatt diskusjoner om valgt eller tilsatt leder og landet på tilsatt. Ved en sammenslåing til større enhet vil tilsatt leder bli enda viktigere av flere grunner. Lederegenskaper og evne til å tenke og arbeide strategisk vil være helt vesentlig for stillingen og instituttets utvikling, og disse to instituttlederne tror en tilsettingsprosess bedre vil kunne identifisere de beste kandidatene. Dessuten har dagens institutter ulik størrelse, og ved valg vil det største i realiteten lett alene kunne bestemme hvem skal bli valgt til leder. Dette kan bidra til en uheldig start og mulig misstemning allerede fra oppstart av instituttet. Instituttnivå: Oppgaver og myndighet Instituttleder og kontorsjef ved Institutt for helse og samfunn vil ha de oppgaver og de myndighets- og ansvarsområder som fremgår av generelle stillingsbeskrivelser for disse stillingene ved Universitetet i Oslo, samt av Normalregler for Institutter. Imidlertid vil det være nødvendig med en utstrakt delegasjon av myndighet til avdelingsledere og eventuelt videre nedover i strukturen for å ivareta de oppgavene og de personene som instituttet omfatter, hvert fall så lenge instituttet er lokalisert på fire steder. Samarbeidet med instituttrådet 1 og deltakelse i fakultetets ledergruppe ivaretas av instituttleder. Dette gjelder også strategisk ledelse av instituttet samt ledelse og koordinering av underliggende ledernivå. Gruppen forutsetter at tilsettinger der instituttet har fått delegert myndighet fra fakultetsnivået foretas på instituttnivå. Instituttleder bør ha ansvaret for direkte personaloppfølging av kontorsjef samt avdelingsledere, mens kontorsjef bør ha det delegerte personalansvaret for den administrative staben ved instituttet, også på avdelingsnivå. Budsjettdisponeringsmyndighet for lønnsmidler samt ansvaret for instituttets totale budsjett, regnskapsrapportering, årsplaner, undervisningsregnskap etc. bør ligge på instituttnivå. Instituttledelsen bør også ha det overordnede ansvaret for kontraktsinngåelser, for eksempel når det gjelder forskningsprosjekter og konsortieavtaler. Overordnet kvalitetssikring av forskning og studier bør også ligge på instituttnivå. Et sentralt punkt som ikke er avklart er om det er instituttleder eller avdelingsleder som har ansvar for å stille ressurser til rådighet for studieprogramlederne. Det er ønskelig at fakultetet lager felles retningslinjer for alle tre instituttene før dette punktet kan avklares. En viktig oppgave for instituttleder blir å utvikle felles retningslinjer i håndtering av ulike saker, som i dag sannsynligvis ordnes forskjellig i de nåværende institutter. Dessuten forventes instituttleder å ta et overordnet ansvar for å vurdere eventuelle synergimuligheter i studieprogrammene. 1 Det vises til særuttalelse fra Svein Haglund og Ole Martin Nodenes 5

6 Avdelingsnivå: Oppgaver og myndighet Avdelingslederne får en tydelig lederrolle i det nye instituttet. Prosedyrer for tilsetting på dette ledernivået må derfor avklares av universitetsledelsen. Avdelingslederne vil delta i instituttets ledergruppe og være bindeledd mellom instituttnivået og de enkelte ansatte. Avdelingsleder er ansvarlig for at avdelingens ressurser til forskning og undervisning brukes i overensstemmelse med arbeidsgivers beslutning, og de vil iverksette vedtak/føringer fra instituttledelsen. Videre vil avdelingslederne gi råd til instituttledelsen, for eksempel når det gjelder anbefalinger om eksterne prosjekter, fordeling av midler, tilsettinger, samt når det gjelder utredninger og høringer. Gruppen anbefaler at følgende oppgaver og myndighet blir delegert til avdelingsnivå på instituttet: Den enkelte avdelings innspill til årsplaner, langtidsbudsjetter og regnskapsrapporter, prosjektbudsjettering og oppfølging av eksterne prosjekter. Godkjenning av innkjøp og forvaltning av drifts- og forskningsmidler bør også ligge på dette nivået, men etter felles retningslinjer for instituttet. Videre bør kontraktsinngåelse for eksempel når det gjelder forskningsassistanse og timelærere ligge på avdelingsnivå. Arbeidsgruppen ønsker en begrenset tilsettingsmyndighet på avdelingsnivå for å kunne håndtere noen type stillinger som forlengelser av kortere engasjementer og liknende. Avdelingsleder har personalansvar for alle tilsatte i avdelingen og skal ha medarbeidersamtaler med alle vitenskapelig tilsatte i faste stillinger og postdoktorer. En sentral oppgave for avdelingsleder er å lede og støtte avdelingens forskere, samt deres utvikling av forskning og forskningssamarbeid Underliggende nivåer: Oppgaver og myndighet Det påhviler instituttledelsen og avdelingsledelsen å legge forholdene til rette for at det etableres gode og produktive forskningsgrupper, med god oppfølging av den enkelte forsker. Oppgavene for disse er knyttet til å bidra til avdelingenes og instituttets utvikling samt å ivareta forskning og undervisning innenfor de rammer som ledelsen legger i form av ressurser. Administrasjon og arbeidsstøtte Gruppens forslag er at instituttadministrasjonen består av kontorsjef samt de personal- og økonomimedarbeidere som tildeles instituttet etter at den pågående prosessen om personal- og administrativt arbeid ved fakultetet er avsluttet. På grunn av den relativt store delegeringen til avdelingsnivå foreslås det å knytte en administrativ koordinator til hver av de tre avdelingslederne. Hovedansvaret for informasjons- og webarbeid legges til instituttnivå, men utføres i samarbeid med koordinatorene på avdelingsnivå. Øvrig administrasjon plasseres geografisk ved avdelingene, men alle administrativt ansatte er tilknyttet instituttet og rapporterer i linje til kontorsjef. Forskningsstøtte Per i dag eksisterer det noen midlertidige (vitenskapelige assistenter) og noen faste administrative forskningsstøttestillinger ved de tre instituttene. Øvrig forskningsstøtte har blitt utført av økonomi- og personalmedarbeidere i forbindelse med totalbudsjettering for 6

7 prosjekter. Gruppen anbefaler at man i det nye instituttet arbeider for å få på plass en felles administrativ forskningsstøtte. Tidsplan, rombehov og menneskelige ressurser Gruppens skisse til organisering av det nye instituttet innebærer en økning i antall stillinger ved at man oppretter instituttlederstilling og kontorsjefstilling i tillegg til å beholde de stillinger man har per i dag. Alle dagens stillinger videreføres slik at det på avdelingsnivå blir en avdelingsleder og en administrativ koordinator. Gruppen anbefaler at de ansatte i størst mulig grad får beholde de arbeidsoppgaver og det arbeidssted de allerede har, men at instituttleder, kontorsjef og de stabsstøttefunksjonene som ligger på instituttnivå, samlokaliseres. Det er en fordel om dette er i tilknytning til et fagmiljø 2, men med likebehandling av alle instituttets avdelinger. Det vil være viktig at det stilles kontorer til rådighet ved de avdelingene der instituttsekretariatet ikke er lokalisert slik at avdelingene kan få lik kontakt med instituttledelsen ved at denne har faste tider for tilstedeværelse ved alle avdelingene. Det vil også være ønskelig at personal- og økonomikonsulentene arbeider jevnlig ute på de forskjellige avdelingene. Arbeidsgruppen forutsetter et samlokalisert instituttsekretariat for å få et nytt institutt til å fungere. Samtidig ser man at det vil være utfordrende å finne gode samlokaliseringsløsninger på kort sikt. Instituttsekretariatet vil anslagsvis ha behov for syv nye kontorer: to nye ledere og trolig fem overført fra Personalseksjonen og Økonomiseksjonen. Arealsituasjonen i de fem byggene de tre instituttene i dag disponerer, gir i liten grad rom for en slik samlokalisering. I Gydas vei vil det muligens bli frigjort arealer som kan benyttes fra januar 2010, et alternativ kan være frigjorte arealer i Søsterhjemmet. Gruppens utkast til organisering baserer seg på følgende tidsplan: Så snart som mulig: Avklare blant instituttledere og administrative ledere/kontorsjefer om noen ønsker å benytte seg av fortrinnsretten når det gjelder de nye instituttleder-/kontorsjefstillingene. Dersom ingen av instituttlederne ønsker å bruke denne retten, må det snarest mulig opprettes et instituttråd. Deretter må valg- evt. tilsettingsprosessen starte. Dette kan bli en langvarig prosess, og gruppen foreslår derfor at man i så fall konstituerer en instituttleder for overgangsperioden slik at man bygger bro frem til den formelle underliggende strukturen er på plass, instituttråd er etablert og man har tid til å tilsette/velge ledere : Instituttet opprettes formelt, enten med en instituttleder med fortrinnsrett som leder instituttet i resten av vedkommendes kontrakttid, eller med en konstituert instituttleder som får i oppdrag å lede instituttet i overgangsperioden. I begge tilfeller skal instituttleder involvere instituttets ansatte i arbeidet med å skissere en eventuell mulig ny intern organisering av instituttet. 2 Det vises til særuttalelse fra Grete S. Botten 7

8 I løpet av 2010: Samlokalisering av instituttleder samt instituttsekretariat. Dette bør skje så snart som mulig. Tidsplan og sted for samlokalisering av instituttet er vedtatt av fakultetsledelsen : En eventuell ny intern organisering av instituttet iverksettes. Arbeidsmiljømessige hensyn Gruppen anser det som sannsynlig at organisasjonen vil endre seg i løpet av det første året etter opprettelse av instituttet. Det legges stor vekt på at de ansatte i størst mulig grad skal beholde sine arbeidsoppgaver og arbeidssted. Det er viktig at alle ansatte blir involvert i denne organisasjonsendringen, slik at dette virkelig blir en prosess som de ansatte har eierskap til. Dersom en endring i oppgaver eller geografisk lokalisering blir aktuelt, legger gruppen stor vekt på at endringen skjer en gang og at den enkelte ansatte ikke belastes med for eksempel flere flytteprosesser. Det vil ikke bli noen oppsigelser i forbindelse med den nye organiseringen, da ingen ansatte vil bli overflødige, tvert om ser gruppen en økning på to stillinger, samt eventuelt også opprettelse av noen forskningsstøttestillinger i løpet av den nærmeste fremtid. Instituttet bør snarest mulig opprette et lokalt arbeidsmiljøutvalg. Oppsummering, avslutning Arbeidet i gruppen har pågått i fem uker og gruppen anser dette for å være altfor kort tid til å fremme et kvalitetssikret og gjennomdrøftet utkast til ny organisasjon. Gruppens mandat har vært å skissere en organisasjon som kan være på plass til og ser det dermed som eneste alternativ å velge den modellen som innebærer færrest strukturelle endringer. Imidlertid tror gruppen at man ved å gjennomføre den anbefalte modellen kan finne potensielle faglige synergier og samarbeidspotensial og dermed etter hvert legge grunnlaget for en eventuell annen intern organisering med virkning senest fra Arbeidsgruppen vil også påpeke at det må påregnes betydelige merkostnader, både rent økonomisk, men også i forhold til arbeidsmiljøet, knyttet til omorganiseringen så lenge ikke instituttet er samlokalisert. Kostnadene knytter seg til tap av tid i alle møtesammenhenger, behov for ekstra kontorplasser til instituttledelsen og saksbehandlerne ute på avdelingene og ikke minst at det er svært utfordrende å skape et felles institutt ut fra så ulike fag og oppgaver uten å sitte fysisk sammen. Gruppen understreker at en fremtidig samlokalisering av alle ansatte ved instituttet er en forutsetning for et velfungerende institutt. 8

9 Oslo, 1. oktober 2009 sign sign sign Edvard Hauff (leder) Grete S. Botten Gerd Holmboe-Ottesen sign sign sign Nina K. Vøllestad Knut Tore Stokke Svein Haglund sign Ole M. Nodenes Særuttalelser Særuttalelse fra representantene for verneorganisasjonen og tjenestemannsorganisasjonene Det foreslåtte instituttet blir stort og skal omfatte mange fagområder og fagmiljøer med stor geografisk spredning. Behovene og interessen til alle ansatte og hensynet til virksomheten vil, etter vårt syn, bli best ivaretatt dersom det etableres et instituttstyre ved instituttet. Vi kan bla. nevne betydningen av at ansatte fra alle de berørte instituttene blir hørt. Det vil kunne motvirke favorisering av fagmiljøer eller fagporteføljer og favoriseringer ved tilsettinger. Et instituttstyre vil kunne sikre åpenhet rundt beslutningsprosesser og gi en instituttleder ryggdekning for vanskelig prioriteringer. Vi beklager at gruppen ut fra tidshensyn og mandat ikke fant anledning til å diskutere hensiktsmessigheten av å etablere instituttstyre ved "Institutt for helse og samfunn". Ole Martin Nodenes, Svein Haglund 9

10 Særuttalelse fra instituttleder ved Institutt for helseledelse og helseøkonomi Jeg ønsker ikke at den nye instituttleder og administrasjonen skal sitte i fagmiljøet ved en av avdelingene, men at de skal være frikoblet fra alle de tre avdelingene. Dette begrunner jeg med følgende: Det er helt nødvendig at ledelsen og administrasjonen gir like stor oppmerksomhet til alle avdelinger for ikke å skape misstemning. Uansett om intensjonen er å oppfylle dette hensyn gjennom å ha dager ute i avdelingene, vil oppmerksomheten til det fagmiljø hvor ledelsen sitter, uunngåelig bli størst, hvert fall vil det oppleves slik av de andre. Instituttleder og administrasjon må lokaliseres sammen, noe som betyr at det må være en fast plassering også av instituttleder. Men ved skifte av instituttleder til en med en helt ny fagbakgrunn, komme inn i et helt fremmed fagmiljø. Å ha lokalisasjon i et fagmiljø kan dessuten lett gi preferanse for å søke lederstilling for en som allerede er i det aktuelle fagmiljø. Det er uønskelig fordi en bør tilstrebe likhet for alle i instituttet. Det er klart å foretrekke at alle tre instituttledere (i hvert fall de to nye) sitter nær hverandre for å utvikle sine (nye) institutt ut fra felles overordnet målsetning, retningslinjer etc, så langt det er mulig. Dermed blir det et eget fagmiljø på instituttleder- og administrativt nivå. Hvis ikke det er mulig, er det risiko for at potensialet for fakultetets fellesskapsfølelse ikke utvikles gjennom å omdanne fakultetet til tre stor institutter. 10