AVTALE RENHOLDSTJENESTER. NAV Nordland. [Leverandør]

Transkript

1 Konkurransegrunnlag renholdstjenester Del II AVTALE OM RENHOLDSTJENESTER MELLOM NAV Nordland OG [Leverandør]

2 AVTALE OM RENHOLDSTJENESTER Avtalen er inngått mellom: (heretter kalt Leverandøren) og NAV Nordland (heretter kalt Kunden) Sted og dato: NAVN ETTERNAVN Kunden NAVN ETTERNAVN Leverandøren Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part. Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Kunden: NAV Nordland Haakon 7 gt 98, Pb Bodø Kontaktperson: Ole Julius Støver Telefon: e-post: ole.stover@nav.no Hos Leverandøren: Kundenavn: Postboks: Postnr/sted: Navn: Telefon: e-post: Side 2 av 12

3 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT AVTALENS INNHOLD OG OMFANG VARIGHET FORBEHOLD OM BEVILGNINGER PARTENES REPRESENTANTER ENDRINGER/TILLEGG SKJEMA FOR ENDRINGER RETT TIL Å PÅLEGGE LEVERANDØREN ENDRINGER JUSTERING AV VEDERLAGET VED ENDRINGER Tilleggsleveranser Reduksjon av leveransen PARTENES PLIKTER LEVERANDØRENS PLIKTER Leverandørens ansvar og kompetanse Ansvar for underleverandør Bemanning Spesielle bestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår Emballasje Kundens etiske retningslinjer mv KUNDENS PLIKTER Medvirkning YTELSE OG KONTROLL Ytelsen Kontroll MØTER TAUSHETSPLIKTS- OG SIKKERHETSBESTEMMELSER VEDERLAG OG BETALINGSBETINGELSER PRIS OG BETALING PRISENDRING MISLIGHOLD OG ANSVAR LEVERANDØREN Leverandørens ansvar Hva som anses som mislighold Varslingsplikt Plikt til å avhjelpe mislighold Tilbakeholdsrett Prisavslag ved mislighold Erstatning ved mislighold Kundens hevingsrett KUNDEN Kundens ansvar Kundens mislighold Forsinkelsesrenter Leverandørens hevingsrett Erstatning ved mislighold ØVRIGE BESTEMMELSER FORSIKRINGER Side 3 av 12

4 6.2 REKLAME OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER KONKURS, AKKORD E. L FORCE MAJEURE TVISTER RETTSVALG FORHANDLINGER MEKLING DOMSTOLSBEHANDLING Side 4 av 12

5 1 GENERELT 1.1 Avtalens innhold og omfang Formålet med denne avtalen, heretter benevnt Avtale(n), er å regulere partenes rettigheter og plikter i forbindelse med at Leverandøren yter renholdstjenester for Kunden. Avtalen skal gi Kunden stabile, pålitelige og kvalitative gode renholdstjenester. Det skal leveres renholdstjenester for følgende lokasjoner fra 1. januar 2011 NAV Nordland/NAV Hjelpemiddelsentral Nordland NAV Bodø, NAV Kontaktsenter Nordland, NAV Arbeidslivssenter Nordland, NAV Arbeidsrådgivning Nordland, Flyktningkontor Bodø NAV Alstahaug NAV Andøy NAV Brønnøy NAV Evenes/Tjeldsund NAV Forvaltning Fauske NAV Lødingen NAV Meløy NAV Rana NAV Sortland NAV Mosjøen NAV Forvaltning Mosjøen NAV Vestvågøy NAV Svolvær Haakon 7 gt. 98, Bodø Sjøgt 41/43 Richard Withs gt 1, Sandnessjøen Storgata 54, Andenes Havnegata 40, Brønnøysund Nautå, Evenes Storgata 42, Fauske Sjøveien 14, Lødingen Chr. Tidemanns vei 209, Ørnes Ranheimsgata 1, Mo i Rana Strandgata 30, Sortland C. M. Havigs gate 45, Mosjøen Kulstadbakken 15, Mosjøen Origobygget, Leknes Sivert Nielsens gate 26, Svolvær Andre lokasjoner kan tilkomme i avtalens løpetid. Avtalen bygger på de forutsetninger som fremgår av konkurransegrunnlaget og omfatter de renholdstjenester som er beskrevet i vedlagte Bilag 1. Avtalen mellom partene består av denne generelle avtaletekst og: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Ytelser Leverandøren Kontroll Pris Ved motstrid vil denne generelle avtaletekst gå foran bilagene. 1.2 Varighet Denne Avtalen gjelder fra og med oppstartstidspunktet, og 2 (to) år frem i tid. Avtalen forlenges automatisk med ett år av gangen i maksimalt to år, dersom Kunden ikke senest 3 måneder før Avtalens utløp har varslet skriftlig om at Avtalen ikke skal forlenges. Avtalens maksimale løpetid er 4 år fra oppstartstidspunktet. Kunden kan til enhver tid si opp Avtalen med tre måneders skriftlig varsel. Leverandøren har rett til å si opp Avtalen med seks måneders skriftlig varsel hvis det foreligger saklig grunn. Side 5 av 12

6 Ved brudd på kravene i punkt kan Kunden si opp kontrakten med umiddelbar virking. Kompensasjon i henhold til andre avsnitt i punkt gjelder ikke i slike tilfeller. 1.3 Forbehold om bevilgninger Avtalen er inngått med forbehold om at Stortinget, så lenge Avtalen løper, bevilger de nødvendige midler til gjennomføring av Avtalen og de enkelte bestillingene. Manglende bevilgning gir ikke Leverandøren rett til å kreve erstatning for det tap han måtte lide som følge av at Kunden ikke kan oppfylle sine forpliktelser etter Avtalen på dette grunnlag, med mindre Kunden har opptrådt forsettlig eller grovt uaktsomt. 1.4 Partenes representanter Hver av partene skal ved inngåelsen av Avtalen oppnevne en kontaktperson som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår Avtalen. Partenes kontaktperson fremgår av Avtalens side 2. 2 ENDRINGER/TILLEGG 2.1 Skjema for endringer Endringer/tillegg til Avtalen skal gjøres skriftlig. Alle slike endringer skal føres inn i eget skjema og vil være en del av Avtalen. 2.2 Rett til å pålegge Leverandøren endringer Kunden kan pålegge Leverandøren endringer. En endring kan gå ut på at Leverandøren skal yte noe i tillegg til eller i stedet for det opprinnelig avtalte, at leveransens karakter, kvalitet, art eller utførelse skal endres, eller at avtalte ytelser skal utgå. Leverandøren kan ikke pålegges endringer ut over det han med rimelighet kunne påregne da Avtalen ble inngått. Leverandøren kan motsette seg endringer med hensyn til tidspunkt for renhold dersom en slik endring vil medføre at arbeidet vil komme i strid med arbeidsmiljøloven med forskrifter. Kunden skal gi Leverandøren skriftlig beskjed innen rimelig tid før en endring skal iverksettes. 2.3 Justering av vederlaget ved endringer Avtalens parter skal søke å oppnå enighet om konsekvensen endringen skal få for vederlaget. Dersom partene ikke blir enige skal vederlaget reguleres etter pkt for tilleggsleveranser og etter ved reduksjon av leveransen Tilleggsleveranser Består endringene av tilleggsleveranser hvor kontraktens enhetspriser er anvendelige, benyttes disse enhetsprisene ved beregningen av tilleggsvederlaget. Dersom omfanget av endringene innebærer at forutsetningene for fastsettelsen av enhetsprisene brister, kan begge parter kreve at enhetsprisene justeres for de fordyrelser eller besparelser endringene tilsier. Hvis det ikke foreligger anvendelige enhetspriser, kan Kunden kreve at Leverandøren innen rimelig tid gir et skriftlig spesifisert tilbud på fast pris. Side 6 av 12

7 2.3.2 Reduksjon av leveransen Dersom endringene innebærer en reduksjon av leveransen, legges enhetsprisene til grunn for å beregne reduksjonen av vederlaget. Dersom det ikke foreligger enhetspriser, gjøres det et forholdsmessig fradrag i vederlaget. Leverandøren kan kreve at Kunden refunderer han lønnsutgifter for personale som han kan dokumentere ikke har vært mulig å sette i regningssvarende arbeid på grunn av endringen. Kravet begrenses til lønnsutgifter i inntil tre uker etter at han mottok beskjed om endringen. 3 Partenes plikter 3.1 Leverandørens plikter Leverandørens ansvar og kompetanse Leverandøren plikter å utføre ytelsen lojalt i henhold til denne Avtale, og rette seg etter gjeldende lover og regler. Leverandøren har ansvaret for at kompetente renholdere utfører renholdstjenestene, slik dette er definert i Avtalen, på en faglig forsvarlig, profesjonell og tilfredsstillende måte, samt til avtalt tid. Leverandøren plikter til en hver tid å ha slikt kompetent personale tilgjengelig. I en eventuell problemsituasjon skal Leverandøren være løsningsfokusert. Dette innebærer at første prioritet vil være å finne løsningen på det foreliggende problemet, uavhengig av om juridiske og merkantile forhold er avklart. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for gjennomføring av Avtalen, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Henvendelser fra Kunden skal besvares uten ugrunnet opphold Ansvar for underleverandør Dersom Leverandøren engasjerer underleverandør til å utføre arbeidsoppgaver som følger av denne Avtalen, er Leverandøren fullt ansvarlig for utførelsen av disse oppgavene på samme måte som om Leverandøren selv stod for utførelsen. Underleverandører er angitt i Bilag 2. Leverandørens eventuelle utskifting og bruk av underleverandør ut over underleverandører som fremkommer av Bilag 2, skal godkjennes skriftlig av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn Bemanning Ved skifte av personell plikter Leverandøren å erstatte vedkommende med en person med tilsvarende faglig kompetansebakgrunn. Eventuelle kostnader ved å tilføre den nye personen kunnskap for å gjøre ham operativ på tilsvarende nivå som den personen som erstattes, skal dekkes av Leverandøren Spesielle bestemmelser knyttet til lønns- og arbeidsvilkår Ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle Avtalen skal ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Side 7 av 12

8 Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel kunne dokumentere lønnsog arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle Avtalen. Kunden forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever ovennevnte krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. punkt Emballasje Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom en egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende ordning) Kundens etiske retningslinjer mv. Leverandøren skal ikke tilby Kunden og dens faste eller innleide personell noen form for gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller ment å påvirke Kundens personell i sine tjenestelige handlinger. Leverandøren plikter i alle tilfelle å forholde seg til Kundens til enhver tid gjeldende interne eller eksterne etiske retningslinjer. Ved brudd på denne bestemmelsen har Kunden rett til å si opp Avtalen umiddelbart. 3.2 Kundens plikter Medvirkning Kunden skal lojalt medvirke til gjennomføring av Avtalen og rette seg etter gjeldende lover og regler. Kunden skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Kunden forstår eller bør forstå kan få betydning for gjennomføring av oppgaver etter Avtalen. I en eventuell problemsituasjon skal Kunden være løsningsfokusert. Dette innebærer at første prioritet vil være å finne løsningen på det foreliggende problemet, uavhengig av om juridiske og merkantile forhold er avklart. 3.3 Ytelse og kontroll Ytelsen Leverandørens ytelse skal være i samsvar med de krav og spesifikasjoner som følger av denne Avtalen med bilag Kontroll Kunden vil føre jevnlig kontroll med at Leverandørens ytelse utføres i henhold til de krav og spesifikasjoner som følger av Avtalens bilag. Leverandøren plikter å overholde de kontrollrutiner som er beskrevet i Bilag 3. Ved gjentatte klager fra Kunden på enkeltpersonale hos Leverandøren, plikter Leverandøren på Kundens oppfordring å skifte ut dette personale med annet faglig kompetent personale. 3.4 Møter Dersom en part finner det nødvendig, kan parten med minst 3 (tre) virkedagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. Side 8 av 12

9 3.5 Taushetsplikts- og sikkerhetsbestemmelser Reglene om taushetsplikt i arbeids- og velferdsforvaltningsloven 7 kommer til anvendelse for partene i denne Avtalen og andre som partene eventuelt svarer for. Leverandøren og alt personell som skal utføre oppgaver etter Avtalen skal undertegne Kundens taushetserklæring før arbeid etter Avtalen påbegynnes. Erklæringer skal leveres Kunden før den som har undertegnet erklæringen påbegynner arbeid etter Avtalen. Taushetsplikten gjelder også etter avtalens opphør. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos Leverandøren, skal pålegges å bevare taushetsplikt også etter fratredelsen. Leverandørens personale som utfører arbeid i Kundens lokaler skal rette seg etter de ordensog sikkerhetsforskrifter som er fastsatt av Kunden. Leverandøren skal oppnevne en kontaktperson som er ansvarlig for de adgangskort til Kundens lokaler som Leverandøren til enhver tid har tilgjengelig, og disse kortene skal kun benyttes til å utføre den ytelse Avtalen omfatter. Misbruk av slike kort vil kunne medføre erstatningsansvar og heving av Avtalen etter punkt 5. Alt personell Leverandøren benytter til å oppfylle Avtalen skal benytte Leverandørens uniform og være ustyrt med Leverandørens ID-kort med bilde. Under arbeidet skal personellet og ledere bære ID-kort lett synlig. 4 Vederlag og betalingsbetingelser 4.1 Pris og betaling Priser og betalingsvilkår følger av Bilag 4. Priser angitt i Bilag 4 omfatter alle relevante direkte og indirekte kostnader, eksempelvis reisekostnader, sosiale utgifter, lønn, overtid, samt offentlige skatter og avgifter, og er inkludert merverdiavgift. Fakturering skjer månedlig etterskuddsvis og betaling skal skje i henhold til faktura pr. 30 dager. 4.2 Prisendring Prisene angitt i Bilag 4, kan med unntak av ved endringer etter pkt. 2 bare økes eller reduseres: A) Dersom endrede regler fører til endringer i offentlige avgifter eller skatter som påløper tjenester som omfattes av Avtalen. B) Pr. 1. januar hvert år tilsvarende endringer i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned Avtalen ble inngått. C) Ved vesentlige endringer i bestemmelser vedrørende ferie, arbeidstid, permisjoner eller lignende fastsatt gjennom lov, forskrift eller tariffavtale. 5 Mislighold og ansvar 5.1 Leverandøren Leverandørens ansvar Leverandøren har ansvaret for at hans personale utfører sitt arbeid på en faglig forsvarlig, profesjonell og tilfredsstillende måte. Side 9 av 12

10 5.1.2 Hva som anses som mislighold Det foreligger et mislighold av fra Leverandørens side dersom han ikke oppfyller sine plikter etter Avtalen eller dersom Leverandørens ytelse ikke dekker de formål, krav og spesifikasjoner som er avtalt eller renhold ikke blir utført til avtalte tider, uten at det skyldes force majeure eller Kundens forhold Varslingsplikt Dersom ytelsen ikke kan utføres som normalt, plikter Leverandøren uten ugrunnet opphold å varsle Kunden om misligholdet, og årsaken til dette. Varselet skal også inneholde et estimat av når misligholdet vil opphøre. Overholdelse av denne varslingsplikten har ingen innvirkning på Kundens rett til å gjøre gjeldende misligholdsbeføyelser etter denne Avtale, eller fra Leverandørens plikt til søke å avhjelpe misligholdet Plikt til å avhjelpe mislighold Leverandøren plikter å søke å avhjelpe mislighold ved ytelsen. Dette punkt er ikke til hinder for at Kunden gjør gjeldende andre misligholdsbeføyelser Tilbakeholdsrett Har Kunden krav som følger av selgerens mislighold, kan Kunden holde tilbake så mye av vederlaget som vil sikre at han får kravet dekket Prisavslag ved mislighold Ved mislighold av Leverandørens ytelse kan Kunden kreve prisavslag tilsvarende misligholdets størrelse Erstatning ved mislighold Kunden kan kreve erstatning for det dokumenterte tap han lider som er en direkte, påregnelig og adekvat følge av mislighold fra Leverandørens side, herunder utgifter som skyldes driftsavbrudd og tap ved merarbeid forårsaket av misligholdet. Dette gjelder med mindre Leverandøren kan godtgjøre at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke kan tilskrives skyld hos Leverandøren eller noen han er ansvarlig for. Erstatning for indirekte tap kan bare kreves dersom Leverandøren eller noen han er ansvarlig for har handlet forsettlig eller grovt uaktsomt Kundens hevingsrett Ved vesentlig mislighold fra Leverandøren kan Kunden heve avtalen. Ved vesentlig mislighold har Leverandøren ikke lenger noen rett til å avhjelpe misligholdet. Hvis Kunden ønsker å heve skal Leverandøren gis 14 dagers varsel. 5.2 Kunden Kundens ansvar Kunden plikter å samarbeide med Leverandøren slik at denne kan utføre sin ytelse i henhold til Avtalen Kundens mislighold Det foreligger mislighold fra Kundens side hvis Kunden ikke oppfyller sine plikter slik disse er spesifisert i denne Avtale, herunder at betaling ikke skjer til rett tid Forsinkelsesrenter Dersom Kunden ikke betaler vederlaget til rett tid har Leverandøren krav på morarente etter Lov om renter ved forsinket betaling av 19. des nr Side 10 av 12

11 5.2.4 Leverandørens hevingsrett Dersom forfalt vederlag med tillegg av forsinkelsesrenter ikke er betalt innen 30 kalenderdager fra forfall, kan Leverandøren sende skriftlig varsel om at Avtalen vil bli hevet hvis ikke betaling har funnet sted 14 dager etter at varselet ble mottatt av Kunden. Har betaling fremdeles ikke skjedd etter denne frist, kan Leverandøren heve avtalen med umiddelbar virkning. Heving kan ikke skje hvis Kunden betaler vederlaget med renter innen fristens utløp Erstatning ved mislighold Leverandøren kan kreve erstatning for det dokumenterte tap han lider som er direkte, påregnelig og adekvat følge av mislighold fra Kundens side. Dette gjelder med mindre Kunden kan godtgjøre at misligholdet eller årsaken til misligholdet ikke kan tilskrives forhold hos Kunden eller noen han er ansvarlig for. Erstatning omfatter ikke slikt indirekte tap som fremgår av Kjøpsloven av 13. mai 1988 nr andre ledd, med mindre Kunden eller noen Kunden er ansvarlig for har utvist grov uaktsomhet eller forsett. 6 Øvrige bestemmelser 6.1 Forsikringer Kunden står som selvassurandør. Leverandøren plikter å tegne forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Kunden som følger av Leverandørens risiko eller ansvar etter denne Avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Denne forpliktelsen anses oppfylt dersom Leverandøren tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet. 6.2 Reklame Leverandøren forplikter seg til ikke å bruke denne Avtalen i sin markedsføring eller på annen måte reklamere offentlig eller gi offentlig informasjon om Avtalen, uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra Kunden. Leverandøren forplikter seg også til å innta tilsvarende bestemmelse overfor sine eventuelle underleverandører. 6.3 Overdragelse av rettigheter og plikter Kunden kan overdra sine rettigheter og plikter etter denne Avtalen til annen offentlig virksomhet. Den virksomheten som får rettigheter og plikter overdratt er berettiget til tilsvarende vilkår, såfremt Avtalens rettigheter og plikter overdras samlet. Leverandøren kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter Avtalen med skriftlig samtykke fra Kunden. Dette gjelder også hvis Leverandøren slås sammen med et annet selskap, deles i flere selskaper eller hvis overdragelsen skjer til et datterselskap. Retten til vederlag etter denne Avtalen kan fritt overdras. Slik overdragelse fritar ikke vedkommende part fra hans forpliktelse og ansvar. 6.4 Konkurs, akkord e. l. Hvis det i forbindelse med Leverandørens virksomhet åpnes gjeldsforhandlinger, akkord eller konkurs eller annen form for kreditorstyring gjør seg gjeldende, har Kunden rett til å heve avtalen med øyeblikkelig virkning. 6.5 Force majeure Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne Avtalen og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser Side 11 av 12

12 suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. Motparten kan i force majeure-situasjoner bare heve avtalen med den rammede parts samtykke, eller hvis situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 dager regnet fra det tidspunkt situasjonen inntrer, og da bare med 15 dagers varsel. I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig. 7 Tvister 7.1 Rettsvalg Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. 7.2 Forhandlinger Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller rettsvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst gjennom forhandlinger. 7.3 Mekling Dersom en tvist i tilknytning til denne avtalen ikke blir løst etter forhandlinger, kan partene forsøke å løse tvisten ved mekling. Partene kan velge å legge Den Norske Advokatforenings regler for mekling ved advokat til grunn, eventuelt modifisert slik partene ønsker. Det forutsettes at partene blir enige om en mekler med den kompetansen partene mener passer best i forhold til tvisten. Den nærmere fremgangsmåten for mekling bestemmes av mekleren, i samråd med partene. 7.4 Domstolsbehandling Dersom en tvist ikke blir løst ved forhandlinger eller mekling, kan hver av partene forlange tvisten avgjort med endelig virkning ved norske domstoler. Kundens forretningsadresse er verneting. Side 12 av 12