MØTEINNKALLING Møte nr. ll20l3

Transkript

1 v Kontrollutvalget i Måsøy kommune MØTEINNKALLING Møte nr. ll20l3 Arkivkode 4t1 08 Journalnr / ÅpnNr l ØTE Kontrollutvalget: Børrø Stabell,leder Knut Arnestad Mona Aune Tid: Tirsdas 10. september 2013 kl Sted Måsøy Rådhus, møterom på teknisk etat Saksliste Havøysund Havnevesen Måsøy KF's særregnskap og årsberetning for Sak 0r/ Kontrollutvalgets uttalelse Måsøy Industrieiendom KF's særregnskap og arsberetning for Sak 02/20t3 Kontrollutval gets uttalelse Sak 03120t3 Måsøy kommunes årsregnskap og arsmelding for kontrollutval gets uttalelse Sak 04/2013 Uttalelse fra revisjonen vedrørende bestilling fra kontrollutvalget i sak ad praktisering av kommuneloven $ l3 (hasteparagrafen) Sak 0sl20t3 Orientering fra revisj onen Sak Forvaltningsrevisj onsrapport Eiendomsforvaltning o g bygningsvedlikehold Sak Oppstart forvaltningsrevisi onsprosi ekt Rutiner for internkontroll Sak Måsøy kommunes budsjett for kontroll og tilsyn i Kontrollutval gets forslag Sak Kontrollutvalsets årsmelding for 2012 Sak t0/2013 Referater Innkalling og saksliste sendes også kontrollutvalgets varamedlemmer, ordfbreren, rådmannen og kommunerevisjonen til informasjon. Denne vil også bli tilgjengelig på KUSEKs webside http :// gene?q :måsøy-kommune Saksdokumenter er vedlagt til kontrollutvalgets medlemmer og l.varamedlem, ordfører og kommunerevisjonen. Kommunens årsregnskap og arsmeld\ng 2012 samt særregnskap og årsrapporter 2012 fra de kommunale foretakene sendes kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer i egen forsendelse direkte fra kommuneadministrasjonen. Referater fremle gges i møtet. Kontrollutvalgets sekretaria! KUSEK IKS: Org.nr.99l AÌta Løkkeveien 4b Pb. 1261,9505 Alta Tff. 90'1 07 s7l Hammerfest Sjøgúa25 Pb. 95, 9615 Hammer fest Tlf. 9l I /

2 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Varamedlemmer møtü kun etter næûnere innkalling. Forfall meldes snarest til sekretariatet på telefon eller pr. e-post til j an. he nning.þ s s haug@kus e k. no Det gjøres oppmerksom på at møter i kontrollutvalget skal nå som hovedprinsipp være åpne for offentligheten. Havøysund / Alta, den 29. august 20 I 3 Børre Stabell / sign. kontrollutvalgsleder Jan Henning Fosshaug sekretær for

3 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Møte nr.1120' september 2013 Arkivkode 4/l 08 Journalnr. 20t3n SAKSFREMLEGG Sak HAVØYSUND HAVNEVESEN MÅSØY KF'S S.ItrRREGNSKAP OG ÅnsnnnETNING FoR KoNTRoLLUTvALGETS UTTALELSE Saksbehandler: JanHenningFosshaug Saksdokumenter: Saksutredning med vedlegg fra revisjonen om Havøysund Havnevesen Måsøy KF's særregnskap og årsberetning for 2012 (vedlagf) Saksopplysninger: Det vises til vedlagte saksutredning med vedlegg fra revisjonen, med forslag til uttalelse. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften $ 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til revisjonens utredning og forslag til uttalelse. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget slutter seg til anbefalingen i revisjonens saksutredning, og vedtar følgende uttalelse som sendes til kommunestyret med kopi til formannskapet, jfr. kontrollutvalgsforskriften $ 7: Kontrollutvalgets uttalelse om Havøysund Havnevesen Måsøy KF's særregnskap for Kontrollutvalget har behandlet Havøysund Havnevesen Måsøy KF's særregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært særregnskap og årsberetning for 2012, avlag! av Kontrollutvalgets sekretariat, KUSEK IKS Orgnr Web: www kusek no Alta Altaveien 96 Pb 1261,9505 Alta Tlf '71 Hammerfest SjøgaTa25 Pb. 95, 9615 Hammer fest Tff. 9l I /

4 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Sak l/2013 foretakets styre den 18. april 2013 ogrevisors beretning av 19.juli Revisors beretning av 19. juli 2013 erstatter beretning av 15. april2013 som var en negativ beretning. Kontrollutvalget har merket seg at Havøysund Havnevesen Måsøy KF's driftsregnskap for 2012 viser et netto driftsresultat päl<r ,91. Driftsregnskapet er avlagt med et mindreforbruk på l< ,97. Investeringsregnskapet er avlagt med et udekket beløp pä kr ,62. Kontrollutvalget har for øvrigmerket seg at revisors beretning er en beretning med avvik fra normalberetningen som følge av: a Manglende avstemming av balanseposter under kortsiktig gfeld Ut over ovennevnte og revisors beretning av 19.juli 2013 har kontrollutvalget ikke merknader til Havøysund Havnevesen Måsøy KF's særregnskap for Side 2

5 Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS Oarje-Finnmárkku suohkanreviðuvdna SGO IIAVØYSUND HAVNEVESEN MÅSØY KF'S S,4ORREGNSKAP OG ÅRSMELDING FOR 2012 Saksbehandler: Ranveig Olaussen Saksopplysninger: Havøysund Hatmevesen Måsøy KF's særregnskap med årsberetning2072 Revisors beretning Generelt Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner $ 7, fremgår at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen fra konhollutvalget skal stiles i original form til kommunestyret, men med kopi til formannskapet. Det er sentralt at konhollutvalgets uttalelse skal være forannevnte organ i hende før dette avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Foretaket skal i henhold til forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak $ 7 for hvert kalenderår utarbeide særregnskap og årsberetning. Særregnskapet består av balanse, driftsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet denne datoen, og noteopplysninger. Avslutningen av foretakets særregnskap skal følge forskrift av 15. desember 2000 om ärsregnskap og årsberetning (for kommuner og fulkeskommuner) $ 9. Det vil si at særregnskapet skal avlegges 15. februar og årsberetning innen 31. mars året etter regnskapsåret. Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at særregnskapet er avlagt og senest 15. april i det påfølgende år. Revisors beretning gir en uttalelse om særregnskapet og revisors oppgaver og plikter. Øvige forhold som er omtalt i revisors beretning er konklusjon om særbudsjett, årsberetning og om registrering og dokumentasjon. VEFIK IKS har avgitt en beretning med awik fra normalberetningen som følge av manglende avstemming av balanseposter under kortsiktig gjeld. Havøysund Havnevesen Måsøy KF's driftsregnskap for 2012 viser et netto driftsresultat på kr ,91. Driftsregnskapet er avlagt med et rnindreforbruk på kr ,91. Investeringsregnskapet er avlagt med et udekket beløp på kr ,62. Økonomiske oversikter og obligatoriske noteopplysninger i særregnskapet er i henhold til gjeldende forskrift.

6 Forslag til uttalelse om Havøysund Havnevesen Måsøy KF s særregnskap for 2012 Kontrollutvalget har behandlet Havøysund Havnevesen Måsøy KF's sænegnskap for 2012 Grunnlaget for behandlingen har vært sænegnskap og årsberetning for 2012, avlagt av foretakets styre den 18. april 2013 ogrevisors beretning av lg.juli Kontrollutvalget har merket seg at Havøysund Havnevesen Måsøy KF's driftsregnskap for 2012 viser et netto driftsresultat på kr ,91, Driftsregnskapet er avlagt med et mindreforbruk på kr ,91. Investeringsregnskapet er avlagt med et udekket beløp på kr l3 809,62. Konhollutvalget har for øvrig merket seg at revisors beretning er en beretning med awik fra nomralberetningen som følge av:. manglende avstemming av balanseposter under kortsiktig gjeld Ut over ovennevnte og revisors beretning av 19. juli 2013 har kontrollutvalget ikke merknader til Havøysund Havnevesen Måsøy KF's særregnskap for 2012.

7 Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS Oarje-Finnmárkku suohkanreviðuvdna SGO Til kommunestyret i Måsøy kommune Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Administrasjonssjefen Styret i Havøysund Harmevesen Måsøy KF REVISORS BERETNING Uttalelse om særregnskapet Vi har revidert særregnskapet for Havøysund Havnevesen Måsøy K-F som viser et netto driftsresultat på kr ,91 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,91, Særregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, driftsregnskap og investeringsregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Sryrer og daglig leders ansvarþr særregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide sænegnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk, og for slik intern kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et sænegnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Var oppgave er à gi uttrykk fo en mening om dette særregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder lnternational Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjeruromfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at sænegnskapet ikke inneholder vesentlig feilínformasj on. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i særregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at særregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter sller feil, Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for foretakets utarbeidelse av et særregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en rnening om effektiviteten av foretakets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonsn av særregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er særregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Havøysund Havnevesen Måsøy KF per 31. desember 2012, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forslffift og god kommunal regnskapsskikk i Norge.

8 Uttalelser om øvrige forhold Konklusj on om s ærbudsj ett Basert på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for særregnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i særregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusj on om årsberetningen Basert på vår revisjon av særegnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om særregnskapet er konsistente med sænegnskapet og er i samsvar med lov og forskrifte. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basefi på vår revisjon av særegnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE)3000 <cattestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjou, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsva med lov og god bokføringsskikk i Norge. Andre.forhold Foretaket har ikke tilfredsstillende rutiner for avstemming av balanseposter vedrørende kortsiktig gjeld. Denne beretning erstatter tidligere avgitt beretning, datert 15, april2013, som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Fullstendig særregnskap og årsberetning var på dette tidspunkt ikke avgitt av foretakets styre. Alta, 19. juli 2013 revrsor

9 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Møte nr september 2013 Arkivkode 4/1 08 Journalnr. 2013n SAKSFREMLEGG Sak MÅSØY INDUSTRIEIENDOM KF''S S/ÐRREGNSKAP OG ÅnsnnnETNrNG FoR KoNTRoLLUTvALGETS UTTALELSE Saksbehandler: JanHenningFosshaug Saksdokumenter: Saksutredning med vedlegg fra revisjonen om Måsøy Industrieiendom KF's særregnskap og årsberetning for 2012 (vedlagl) Saksopplysninger: Det vises til vedlagte saksutredning med vedlegg fra revisjonen, med forslag til uttalelse Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften $ 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til revisjonens utredning og forslag til uttalelse. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget slutter seg til anbefalingen i revisjonens saksutredning, og vedtar følgende uttalelse som sendes til kommunestyret med kopi til formannskapet, jfr. kontrollutvalgsforskriften $ 7: Kontrollutvalgets uttalelse om Måsøy Industrieiendom KF's særregnskap for 2012 Kontrollutvalget har behandlet Måsøy Industrieiendom KF's særregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært særregnskapet og årsberetningen for 2012, avlagt av Kontrollutvalgets seketariat, KUSEK IKS Orgnr Web: www kusek no Alta Altaveien 96 Pb l2ól, 9505 Alta Ttf.907 0'7 s1l Hammerfest Sjøga a25 Pb 95, 9615 Hammer fest Ttf 9t I I

10 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Sak2/2013 foretakets styre den 14. mai2013 og revisors beretning av 12. august Revisors beretning av 12. august 2013 erstatter beretning av 15. april2013 som var en negativ beretning. Kontrollutvalget har merket seg at Måsøy Industrieiendom KF's driftsregnskap for 2012 viser et negativt netto driftsresultat på kr ,-. Drifts- og investeringsregnskapet er avlagt i balanse. Kontrollutvalget har for øvrig merket seg at revisors beretning er en beretning med awik fra normalberetningen som følge av at: o driftsinntektene er vesentlig lavere enn budsjettert o det avlagte investeringsregnskapet viser vesentlige budsjettavvik Ut over ovennevnte og revisors beretning av 12. august 2013 har kontrollutvalget ikke merknader til Måsøy Industrieiendom KF's særregnskap for Side 2

11 Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS Oarje-Finnmárkku suohkanrevi5uvdna SGO MÅSøY INDUSTRIEIENDoM KF.s SÆ,RREGNSKAP og ÅRSBERETNING FOR 2012 Saksbehandler: Ranveig Olaussen Saksopplysninger: Måsøy Industrieiendom KF's særregnskap rned årsberetning2012 Revisors beretning Generelt Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner $ 7, fremgår at kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet, Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å kn te kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen fra kontrollutvalget skal stiles i original form til kommunestyret, men med kopi til formannskapet. Det er sentralt at kontrollutvalgets uttalelse skal være forannevnte organ i hende før dette avgir innstilling om årsregnskapet til kommunesfyret. Foretaket skal i henhold til forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak $ 7 for hvert kalenderår utarbeide særregnskap og årsberetning. Særregnskapet består av balanse, driftsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet denne datoen, og noteopplysninger. Avslutningen av foretakets særregnskap skal følge forskrift av 15. desember 2000 om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) $ 9. Det vil si at særregnskapet skal avlegges 15. februar og årsberetning innen 31. mars året etter regnskapsåret. Revisor skal avgi revisjonsberetning uten unødig opphold etter at særregnskapet er avlagt og senest 15. april i det påfølgende år. Revisors beretning gir en uttalelse om særregnskapet og revisors oppgaver og plikter. Øvnge forhold som er omtalt i revisors beretning er konklusjon om særbudsjett, årsberetning og om registrering og dokumentasjon. VEFIK IKS har avgitt en beretning med avvik fra normalberetningen som følge av at: o driftsinntektene er vesentlig lavere enn budsjettert o det avlagte investeringsregnskapet viser vesentlige budsjettawik Måsøy Iqndustrieiendom KF 's driftsregnskap for 2072 viser et negativt netto driftsresultat på W ,-. Drifts- og investeringsregnskapet er avlagt i balanse. Økonomiske oversikter og obligatoriske noteopplysninger i særregnskapet er i henhold til gjeldende forskrift.

12 Forslag til uttalelse om Måsøy Industrieiendom KF's særregnskap for 2012 Kontrollutvalget har behandlet Måsøy Industrieiendom KF's særregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært særregnskapet og årsberetning for 2012, avlag!. av foretakets styre den 14. mai 2073 ogrevisors beretning av 12. august Kontrollutvalget har merket seg at Må.riøy Industrieiendom KF 's driftsregnskap for 2012 viser et negativt netto driftsresultat på kr 82 4I9,-. Drifts- og investeringsregnskapet er avlagt i balanse. Kontrollutvalget har for øwig merket seg at revisors beretning er en beretning med awik fra notmalberetningen som følge av at: o driftsirurtekfene er vesentlig lavere enn budsjettert r det avlagte investeringsregnskapet viser vesentlige budsjettawik Ut over ovennevnte og revisors beretning av 72. august 2013 har kontrollutvalget ikke merknader til Måsøy Industrieiendom KF's særregnskap for 2012.

13 Vest-tr'innmark kommunerevisj on IKS Oarje-Finnmárkku suohkanrevi5uvdna SGO Til kommunestyret i Måsøy kommune Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Administrasj onssj efen Styret REVISORS BERETNING Uttalelse om særregnskapet Vi har revidert særregnskapet for Måsøy Industrieiendom KF som viser et negativt netto driftsresultat på kr ,- og et driftsregnskap avlagt i balanse. Særregnskapet bestar av balanse per 31. desember 2012, driftsregnskap og investeringsregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og daglig leders ansvar þr særregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide særregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk, og for slik intern kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et særregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette særregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjeruromført revisjonen i samsvar med lov, forskrifr og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditíng. Revisjonsstandardene k ever at vi etterlever etiske krav og planlegger og giennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at særregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasj on. En revisjon in rebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i særregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at sænegnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for foretakets utarbeidelse av et særregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av foretakets inteme kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av oln de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en wrdering av den samlede presentasjonen av særregnskapet. Ette vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon, Konklusjon Etter vår mening er særregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Måsøy Industrieiendom KF per 31. desember 2012, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge.

14 Uttalelser om øvrige forhold Konklusj on med forbehold om særbudsj ett Driftsinntektene er vesentlig lavere enn budsjettert og det avlagte investeringsregnskapet viser vesentlige budsjettawik. Base t på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi, med unntak av forholdene beskrevet i avsnittet ovenfor, at de disposisjoner som ligger til grunn for særregnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i særregnskapet stemmer med regulef budsjett. Konklusj on om årsberelningen Basert på var revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfo mener vi at opplysningane i årsberetningen om særregnskapet er konsistente med særregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konhlusj o n om regis trering og dola.rmentasj on Basert på vår revisjon av særegnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE)3000 <Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon)), mener vi at ledelsen har oppfult sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Andreforhold Den e beretning erstatter tidligere avgitt beretning, daßrt 15. april 2013, som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Fullstendig særregnskap var på dette tidspunkt ikke avgitt av styret og årsberetning var ikke utarbeidet. Alta,12. august 2013

15 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Møte n.'ll september 2013 Arkivkode 4/l 08 Journalnr SAKSFREMLEGG Sak 3 /2013 MÅsØY KoMMUNES Ä.RSREGNSKAP og ÅRsnnnT,DING F,oR 2OI2. KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Saksbehandler: JanHenningFosshaug Saksdokumenter: - Saksutredning med vedlegg fra revisjonen om Måsøy kommunes årsregnskap og årsmelding for 2012 (vedlagf) - Måsøy kommunes årsregnskap for 2012 og årsberetningfor 2012 Saksopplysninger: Det vises til vedlagte saksutredning med vedlegg fra revisjonen, med forslag til uttalelse. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften $ 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Sekretariatet har ingen merknader til revisjonens utredning og forslag til uttalelse. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget slutter seg til anbefalingen i revisjonens saksutredning, og vedtar følgende uttalelse som sendes til kommunestyret med kopi til formannskapet, jfr. kontrollutvalgsforskriften $ 7: Kontrollutvalgets seketariat, KUSEK IKS: Org,nr Alta Altaveien 96 Pb 1261,9505 Alta Hammerfest Sjøgata25 Pb 95, 9615 Hammer fest Web: www kusek no Ttf t Tlf 9ll /

16 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Sak 3/2013 Kontrollutvalgets uttalelse om Måsøy kommunes årsregnskap og årsberetning for 2012 Kontrollutvalget har i møte 10. september 2013 behandlet Måsøy kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet av 15. april2013, administrasjonssjefens årsberetning mottatt av revisjonen 13. mai 2013 ogrevisors beretning av 7. juni 2013.I tillegg har revisor supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon. Kontrollutvalget har merket seg at Måsøy kommunes regnskap for 2012 er avlagt i balanse og viser et netto driftsresultat på kr I 415 S20,43.Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket beløp päkr ,69. Kontrollutvalget har for øvrig merket seg at: o Revisors beretning er en beretning med avvik fra normalberetningen o Det avlagte investeringsregnskapet viser vesentlige budsjettavvik o Det er ikke regnskapsført bruk av disposisjonsfond i driftsregnskapet inntil budsjettert nivå Ut over overnevnte og revisors beretning av 7. juni 2073 har ikke kontrollutvalget merknader til Måsøy kommunes årsregnskap for Side 2

17 Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS Oarje-Finnmárkku suohkanreviõuvdna SGO MÅsØy KoMMUNES ÅRsREcNsKAp oc Ånsvrnr,DINc FoR 2012 Saksbehandler: Saksopplysninger: Ranveig Olaussen Ärsregnskapet20l2 (sendt ut fra kommunen) Årsmelding (sendt ut fra kommunen) Revisors beretning Generelt Det fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner $ 7 at kontrollutvalget skal avgi Uttalelse om årsregnskapet. Bestemmelsen fastsetter kontrollutvalgets rett til å knytte kommentarer til årsregnskapet med revisjonsberetning før årsregnskapet behandles i kommunestyret. Uttalelsen fra kontrollutvalget skal stiles i original form til kommunest net, men med kopi til formannskapet. Det er sentralt at kontrollutvalgets uttalelse skal være forannevnte organ i hende før dette avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret. Revisjonsberetningen skal avgis av revisor uten ugrunnet opphold, og senest 15. april i det påfølgende år. Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende framstilling av den finansielle stillingen til Måsøy kommune per 31. desember 2072, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. VEFIK IKS har avgitt en beretning med forbehold vedrørende investeringsregnskapet. Det avlag[e investeringsregnskapet viser vesentlige budsjettawik. Det er ikke regnskapsført bruk av disposisjonsfond i driftsregnskapet inntil budsjettert nivå. Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi med unntak av forholdet beskrevet i avsnittet ovenfot, at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Måsøy kommunes regnskap er gjort opp i balanse, og viser er netto driftsresultat på lff S20,43.Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket beløp päkr ,69 Forslag til kontrollutvalgets uttalelse om Måsøy kommunes årsregnskap og årsberetning for 2012 Konhollutvalget har imøte behandlet Måsøy kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet datert 15. april 2013, administrasjonssjefens årsberetning mottatt av revisjonen I 3. mai og revisors beretning av 7. juni 2013.

18 Kontrollutvalget har merket seg at Måsøy kommunes regnskap for 2012 er avlagt i balanse og viser et netto driftsresultat på kr S20,43.lnvesteringsregnskapet er avsluttet med udekket beløp på W ,69. Kontrollutvalget har for øvngmerket seg at: o Revisors beretning er en beretning med awik fra normalberetningen o Det avlagte investeringsregnskapet viser vesentlige budsjettawik Det er ikke regnskapsført bruk av disposisjonsfond i driftsregnskapet inntil budsjettert nivå Ut over overnevnte og revisors beretning av 7. juni 2013 har ikke kontrollutvalget merknader til kommunens årsregnskap for 2012.

19 Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS Oarje-Finnmárkku suohkanrevi5uvdna SGO Til kommunestyret i Måsøy kommune Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Admini strasj onssj efen REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Måsøy kommune som viser kr ,65 til fordeling drift og et driftsregnskap avlagt i balanse. Ärsregnskapet består av balanse per 31. desember 2012, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivel se av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Adminis trasj ons sj efen s an svar for årsregns kap et Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intem kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder lntemational Standards on Auditing. Revisjonsstandardene k ever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasj on. En revisjon irurebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlíngene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikowrdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregrrskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestímatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet, Etter vår oppfatning er irurhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grurmlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Måsøy kommune per 31. desember 20L2, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrifr og god kommunal regnskapsskikk i Norge.

20 Uttalelser om øvrige forhold Konklusj on med forbehold om budsjett hvesteringsregnskapet viser vesentlige budsjettawik. Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi, med unntak av forholdene beskrevet i avsnittene ovenfor, at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon ou årsberettùngen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med arsregnskapet og er i samsvar med lov og forslcrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 <Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjou, mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Andreforhold Det er ikke regnskapsføf bruk av disposisjonsfond i driftsregnskapet inntil budsjettert nivå. Denne beretning erstatter tidligere avgitt beretning, datert 15. april 2013, som ble avgitt ved utløpet av forskriftens frist for å avlegge revisjonsberetning. Fullstendig årsregnskap var på dette tidspunkt ikke avgitt av administrasjonssjefen, og årsberetning var ikke utarbeidet. Alta, 7. juni 2013 revrsor

21 Kontrollufvalget i Måsøy kommune Møte n september 2013 Arkivkode 4n 08 Journalnr SAKSFREMLEGG Sak 4/2013 UTTALELSE FRA REVISJONEN VEDRØRENDE BESTILLING FRA KONTROLLUTVALGET I SAK 6/2012 AD PRAKTISERINGAV KOMMUNELOVENS S 13 (HASTEPARAGRAFEN) Saksbehandler: JanHenningFosshaug Bakgrunn: - Kontrollutvalgets vedtak i sak Uttalelse fra revisjonen vedrørende bestilling fra kontrollutvalget i sak 6/2012. Saksdokument (vedlagt) : Saksdokument med vedlegg fra Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS: Uttalelse fra revisjonen vedrørende bestillingfra kontrollutvalget i sak 6/2012. Saksopplysninger: Det henvises til vedlagte saksdokument fra revisjonen, med utfyllende saksopplysninger, vurderinger o g konklusj oner. Sekretariatet har i henhold til kontrollutvalgsforskriften $ 20 et selvstendig ansvar for å påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet. Etter sekretariatets vurdering gir revisjonens uttalelse svar på de problemstillinger som ble reist i bestillingen i kontrollutvalgets sak Det må presiseres at revisjonens uttalelse ikke bygger på en ordinær forvaltningsrevisjon, men er en begrenset undersøkelse avgrenset til to konkrete saker. Videre må det presiseres at uttalelsen ikke må oppfattes som en lovlighetskontroll av de aktuelle sakene jfr. kommuneloven $ 59, da slik kontroll tilligger departementet ved fylkesmannen. Kontrollutvalgets seketariat, KUSEK IKS Orgnr Web: www kusek no Alta Altaveien 96 Pb 1261, 9505 Alta Tlf Hammerfest Sjøgata25 Pb 95,9615 Hammer fest Tlf I

22 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Sak4/2013 Revisjonen konkluderer i uttalelsen med at formannskapet etter revisjonens vurderinger ikke har hatt formell myndighet til å fatte vedtak i de to sakene 6112 og7ll2. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven $ 77 nr. 6 rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Før en sak rapporteres til kommunestyret skal den ha vært forelagt administrasj onssj efen til uttalel se. Kontrollutvalgethar ikke myndighet til å overprøve eller vurdere hensiktsmessigheten av politiske vedtak. lfølge Kommunal- og regionaldepartementets veileder for kontrollutvalg (Kontrollutvalgsboken s. 32) kan kontrollutvalget likevel uttale seg dersom kommunestyret for eksempel har truffet, eller er i ferd med å treffe et vedtak som vil være ulovlig. I de to konkrete sakene som liggertil grunn i denne anledning er det fattet vedtak av et politisk underutvalg, som ved bruk av koml. $ l3 (hasteparagrafen) har utøvd myndighet som til vanlig tilligger kommunestyret. Kontrollutvalgetbør med bakgrunn i opplysningene ovenfor ta stilling til videre oppfølging av konklusjonene i revisjonens uttalelse, eventuelt ved å oversende uttalelse / sak til kommunestyret. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget tar revisjonens uttalelse til ettenetning og vedtar å påpeke overfor kommunestyret de forhold som fremkommer i saken vedrørende bruk av koml. $ 13 ved formannskapets behandling i sak 6112 og7ll2 g ennom følgende uttalelse: Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgets sak og særlig til revisjonens konklusjoner i saken. Kontrollutvalget ser med bekymring på de forhold som der fremkommer vedrørende behandlingen i formannskapet av sak 6112 og7l72,hvor formannskapet ut fra revisjonens vurderinger har fattet vedtak i saker som tilligger kommunestyret selv, uten å ha hatt formell myndighet til dette. Kontrollutvalget har ikke kunnskap som gir grunnlag for å si noe om hvorvidt tilsvarende er praktisert ved behandling av andre saker i formannskap eller andre politiske underutvalg. Kontrollutvalget ser det likevel som viktig pä generelt grunnlag at de kommunale underutvalg ved utøvelse av delegert myrdighet på vegne av kommunestyret, overholder lover, forskrifter og gjeldende reglementer. I dette tilfellet handler det om kommunens eget delegasjonsreglement og kommunelovens $ l3 (den såkalte hasteparagrafen), og ivaretakelse av demokratiske prinsipper på vegne av kommunens innbyggere. Vedrørende bruk av den såkalte hasteparagrafen vil kontrollutvalget derfor særlig vektlegge det som fremkommer i revisjonens uttalelse om at det ifølge kommuneloven og dens forarbeider jfr. NOU 1990:13 skal stilles strenge krav for å ta i bruk den såkalte hasteparagrafen, og også om mulige konsekvenser i forhold til vedtakets gyldighet dersom dette fattes av feil organ. Kontrollutvalget ønsker med bakgrunn i overnevnte å sette fokus på ovennevnte i et forebyggende perspektiv, ved på denne måte å påpeke de nevnte forhold med anmodning om at dette blir gitt oppmerksomhet i kommunestyret. Side 2

23 ì'ert-lidnmark hon munererisjorr tlls Oar-je-Finnm irkku suohkanrrer{ëuvdn äg() UTTALELSE FRA REVISJONEN VEDRøRENDE BESTILLING FRA KONTROLLUTVALGET I SAK 6/12 Saksbehandler: Tove Mathisen Vedlegg: o Særutskrift av referatsak6l20l2 fra kontrollutvalgets møte 8. marc20l2 o Møteinnkalling til formannskapet av 9. febraar2012 o Møteprotokoll fra formannskapsmøte 15. februar 2012 Bakgrunn: Det vises til vedlagte særutskrift av sak 6/2012 fra kontrollutvalget i Måsøy kommune den 8. mars hvor kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke om de formelle forhold omkring behandling og vedtak i formannskapets sak 6/12 er oppfylt. 2. Kontrollutvalget har videre merket seg at formannskapet i behandlingen av saktll2 har benyttet kommunelovens $ l3 (hasteparagrafen), med den begrunnelse at <det er nødvendig at rekrutteringsprosessen starter snarest mulig og fordi tiltaket har en totalkostnad som overstiger kr ,- eks mva. som er r tmmen for vedtak med økonomisk konsekvens som formannskapet kan fatte>>, og stiller spørsmål om dette er innenfor de strenge kriteriene til bruk av denne paragrafen. Møtet i formannskapet varberammet med saksliste den 9. februar 2012 og formannskapets representanter var in kalt med saksliste samme dag. Sakslisten inneholdt sak 6/12,7 /12 og 8/t2.Yararepresentantene ble tilstilet sakslisten til orientering. Rådmannens uhedning/innstilling ble også sendt formannskapets representanter/vararepresentanter den 9. februar unntatt utredning/innstilling til sak Frädmannens utredningiinnstilling til sak T ll2ble sendt formannskapets representanter og vararepresentanter den 14. februar Seks dager etter at innkalling og saksliste var sendt ut, den 15. februar 20l2,ble det avholdt møte i Måsøy formannskap.

24 Ì'est-Finnm rrk ho nmunerevisjorr llls (Jurje-Í'innnrlrkku suohkanrprißuvdnu ti(_lo Vurdering: 1) I punkt en i særutskriften (sak 6/12)ber kontrollutvalget revisjonen å undersøke om de formelle forhold omkring behandling og vedtak i formannskapets sak 6112 q oppfylt. I sak 6112har formannskapet vedtatt å opprette en treårig prosjektstilling. Kommuneloven er nøye når det gjelder å presisere hvilke kommunale organer som har myndighet (<d<ompetanse>) til å bestemme hva. I utgangspunktet ligger all myndighet hos kommunest5net, men myndighet kan være delegert eller lagt til andre organer ved lov jf. kommuneloven $ 6. Av kommuneloven $ 24 første ledd fremgår det at <<I(ommunestyret kan tildele formannskapet kommunerådet, utvalg, styre for institusjon eller adminishasjonssjefen myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgiørelse i personalsaken. I kommunens delegasjonsreglement (vedtatt av kommunestyret av kommunestyret ) i personalsaker heter det at: siste endring vedtatt K2 Formannskapet: L Vedta reglement og retníngslinjer - utenom ansettelses-, arbeids- og permisionsreglement - soln angårþrholdet mellom kommunen som arbeídsgiver og de ansøtte. 2. Godkienne avtaler og protokoller frø sentrale og lokale þrhandlinger, med unntak av þrhandlinger etter kap. 4.A,1 hvor myndighet legges til det lokaleforhandlingsutvalg. 3. Ansettelse og lønnsfastsettelse av:. Etats sj efer (kultur-/oppveks tsj ef hels e-/s osialsj ef o g telmis k sj efl. Økonomisjef. Uniklingssjef 4. Behandle permisionssølouder vedr. ovennevnte stillinger sorn ikke går under begrepet "velftrdspermisjoner" 5. Andre saker vedr ovennevnte stillinger. 6. Organisasions- og bemanningsplaner innenfor de rqmmer somframgår av vedtatt budsjett og økonomiplan. 7. Oppsígelse, suspensjon og avskjed med unntak av administrasjonssjef.> Slik revisjonen ser det er ikke formannskapet tildelt myndighet til å opprette stillinger

25 Ì'est-l'irt mnrk hommutererisjorr ll(^s O nie-finnmírkku sunhkameyiåuvdn.!i(io 2) I punkt to i særutskriften (sak 6/12) stiller kontrollutvalget spørsmål om bruk av hasteparagrafen i formannskapets sak7/\z er innenfor de strenge kriteriene til bruk av denne paragrafen. I saktll2 har formannskapet behandlet rekruttering av økonomisjef og teknisk sjef. Kommuneloven $ 13, den sfüalte <drasteparagrafen>> åpner mulighet for at kommunestyret <<selv> kan bestemme at formannskapet, et fast utvalg eller kommunerådet <skal ha myndighet til å teffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette>. Ifølge kommunens delegasjonsreglement (sist endret av kommunestyret 13. juni 2008) er formarurskapet delegert myndighet til å fatte beslutninger i hastesaker. I rådmannens innstilling går det fram at begrunnelsen for at vedtaket ble fattet med hjemmel i kommuneloven $ 13 va at det var nødvendig at rekrutteringsprosessen startet snarest mulig og fordi tiltaket har en totalkostnad som overstiger kr ,- eks mva som er rammen for vedtak med økonomisk konsekvens. Revisjonen forutsetter at hasteparagrafen ble benyttet i forhold til den økonomiske konsekvensen da formannskapet, i henhold til delegasjonsreglernentet, er tildelt myndighet til å ansette etatsjefeq økonomisjef og utviklingssjef. Av kommuneloven fremgår det at det stilles strenge krav for å kunne bruke hasteparagrafen. Forarbeidene støtter også klart opp om en streng linje på dette punkt. Kommunelovutvalget INOU 1990: 13) uttaler følgende: < Det er ba e i situasjoner hvor det er fusisk umulig å fü sammenkalt det kompetente organ, at det kan utøves beslutningsmyndighet på dette grunnlag. Var det mulig å sammenkalle rett organ, er vedtaket truffet av feil organ, og dette vil kunne bety at det er ugyldig>. Spørsmål til vurdering er om det hadde eller ikke hadde vært tid til å innkalle kommunestyret. Kommunen har en praksis med å sende ut sakspapirer til kommunestyremøte minst 7 dager før møtet skal avholdes. Dette fremkommer også av reglanent for kommunestyret og formannskap som ble vedtatt i jnni20l2, I nevnte sak er formannskapet innkalt til møte 9. februar og møtet er avholdt 15. februar, seks dager senere. I henhold til kommunens møteplan va det berammet ordinært kommunestyremøte22. mars zùlz.inuidlertid kunne kommunestyret vært innkalt til ekstraordinærtmøte, og saken kunne da vært behandlet 16. februar. Etter revisjonens vurdering er bruk av kommuneloven $ 13 i dette tilfelle ikke irurenfor de strenge kriteriene til bruk av denne paragrafen. Kommunestyret kunne ha vært innkalt og behandlet saken omtrent like raskt som formannskapet.

26 l''esl-!'in nm a h hommu ererisj orr LILS OIrrje-l'innnrilkku suohk nrer{iuvdn ll(io Konklusjon 1) Etter revisjonens vurdering er ikke de formelle forhold omkring behandling og vedtak i formannskapets sak oppfylt. Formannskapet er ikke tildelt myndighet til å fatte vedtak om opprettelse av stillinger. 2) Etter revisjonens vurdering er denne saken ikke innenfor de strenge kriteriene som stilles til bruk av denne paragrafen og fonnannskapet hadde i denne saken ikke myndighet til å fatte vedtak i saken.

27 Kontrollufvalget i Måsøy kommune Vest-Finnmark Kommunerevisj on IKS v/ revisjonssjef Tove Mathisen Epost : tove. mathisen@vefi k.no Journr. Arkivkode 20t211802s-11 4/l 08 Saksbehandler Telefon Jan Henning Fosshaug Deres ref Dato HENVENDELSE TIL KOMMUNEREVISJONEN VEDRØRENDE SAK FRA KONTROLLUTVALGET I MÅSØY KOMMUNE Det vises til vedlagte særutskrift av sak fra kontrollutvalget i Måsøy kommune, fra utvalgets møte den 8. mars Det henvises spesielt til i vedtakets pkt. 1 under det som omhandler ref.sak rtr.2172: Protokoll fra formannskapsmøte 15. februar 20l2,hvor <kontrollutvalget ber revisjonen undersøke om de formelle forhold omkring behandling og vedtak i formannskapets sak 6112 er oppfylt.> Med henvisning til ovennevnte bes revisjonen på vegne av kontrollutvalget i Måsøy kommune om äfølge opp denne sak, med snarlig tilbake rapportering til kontrollutvalget. Med vennlig hilsen sekretær fof kontroll Vedlegg: - Særutskrift av kontrollutvalgets sak Møteprotokoll formannskapsmøte t Kopi: Kontrollutvalget i Måsøy v/ leder Kommunestyret i Måsøy v/ ordfører Kontrollutvalgets sekretariat, KUSEK IKS: Orgnr.99l Web: rvrt'u'.kusck.no Alta Løkkeveien 4 Pb. r261,9505 Aìta Tlf Hammerfest Sjøgatz25 Pb. 95, 9615 Hammer fest Tlf. 9l l /'t

28

29 Kontrollufvalget i Måsøy kommune Måsøy kommune v/ kommunestyret Epost: postrnottak@måsøy. kommune.no Vest-Finnmark Kommunerevisj on IKS v/ revisjonssjef Tove Mathisen Epost: tove.rnathisen@vefi k.no Arkivkode 4/1 08 Journalnr. 2012n S,æRUTSKRIF'T Møte 8. mars 2012 Sak Referater F ølgende referatsak forelå: Ref.sak 1/12: Brev fra Masøy kommune datert ; Melding om vedtak i K.sak 1/12 - Søknad om entledigelse fra vervet som representant og leder i kontrollutvalget valgt i h.h.t. kommunelovens S 77 for Ref. sak 2/ 1 2 : Protokoll fra formannskapsmøte I 5. februar 2012 I forbindelse med ref.sak 2ll2 var rådmannen innkalt av kontrollutvalgets leder for å redegjøre om formannskapets sak6/12 Bemanning teknisk sektor. Sekretariatets tilrådning: Kontrollutvalget tar referatsak I I 12 til orientering. Vedrørende ref.sak 2lI2 tibädes kontrollutvalget å ta med rådmannens muntlige redegjørelse i møtet som del av utvalgets vurderingsgrunnlag i den videre behandling av saken. Behandling: Rådmann Edmund Mikkelsen jr. møtte innledningsvis og orienterte om referatsak2ll2, avgrenset til formannskapets sak 6112 Bemanning teknisk sektor og omstendighetene vedrørende opprettelse av 3- årig prosjektstilling ved teknisk etat. Rådmannen fratrådte deretter møtet. Kontrollutvalgets sekretariat, KUSEK IKS Org.nr Web: rvww.klrsck.no Alta Løkkeveien 4 Pb. l2ó1,9505 Alta Tlf Hammerfest Sjøgúa25 Pb. 95,9ó15 Hamm rfest Tlf I

30 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Etter en inngående drøfting fremmet kontrollutvalget følgende vedrørende ref.sak 2ll2 med utgangspunkt i referatsaken og rådmannens opplysninger i møtet: Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke om de formelle forhold omlcring behandling og vedtak i formannskapets sqk 6/ I 2 er oppfylt Kontrollutvalget drøftet også det som fremkommer i referatsaken vedrørende formannskapets sakt/i2, og det forhold at formannskapet har behandlet saken som hastesak etter kommunelovens $ 13, og fremmet følgende tilleggs avsnitt urder det som omhandler ref.sak 2/12: Kontrollulvalget har videre merket seg at formannskapet i behandlingen av sak 7/l2 har benyttet kommunelovens $ I3 (hasteparagrafen), med begrunnelse at <tdet er nødvendig at rekrutteringsprosessen starter snarest mulig ogfordi tiltaket har en toltalkþstnad som overstiger lcr eks mva. som er rammenfor vedtak med økonomisk konsekvens som formannskapet kanfatte. og stiller spørsmål ved om dette er innenfor de sírenge kriteriene til bruk av denne paragraf. Kontrollutvalget vil giennom særutslcrift av saken også gjøre kommunestyret oppmerksom på de to ovennevnte forhold. Sekretariatets tilrådning vedrørende ref. sak I I 12 ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar referatsak nr. I/12 til orientering. Vedrørende rcf.sak 2l 12: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke om de fbrmelle forhold omkring behandling og vedtak i formannskapets sak 6112 er oppfult. 2. Kontrollutvalget har videre merket seg at formannskapet i behandlingen av saktll2 har benyttet kommunelovens $ 13 (hasteparagrafen), med begrunnelse at <det er nødvendig at rekrutteringsprosessen starter snarest mulig og fordi tiltaket har en toltalkostnad som overstiger kr eks mva. som er rafirmen for vedtak med økonomisk konsekvens som formannskapet kan fatte>, og stiller spørsmål ved om dette er innenfor de strenge kriteriene til bruk av denne paragraf. Kontrollutvalget vil gjennom særutskrift av saken også gjøre kommunestyret oppmerksom på de to ovennevnte forhold. Rett utskrift bekreftes. den 12. marc20i2 Sekretær for 2

31 Kontrollutvalget i Måsøy kommune Kopi: Måsøy kommune v/ rådmannen Kontrollutvalget i Måsøy kommune 3

32

33 MÅsøY KotrltvttlNE MøTEINNKALLING Utvalg : Møtested: Møtedato: Formannskapet Rådhuset - ordførerens kontor '12 Tid: kt Representantene lnnkalles herved. Eventuelle forfall bes meldt snarest - telefon , Vararepresentantene skal bare møte etter særskilt innkalling. SAKLISTE Arkiv Saksnurnmer Journr. lnnhold A194 BEMANNING TËKNISK SEKTOR t187 REKRUTTERING økonomrsjef og TEKN SK SJEF (Behandres i lukket møte -Jfr. otr l. S 23)., 12t8 12t232 VEDR. SALG AV LÆRERBOLIG I SNEFJORD sa ksdoku mentene kan sees ved h envendelse til fo rmannskapskontoret. MASøY KOMMUNE, 9690 Havøysund den 0g Ordfører Det vil bligitt orientering om regnskapet20ll

34

35 Den ble det avholdt mote i Måsøy formannskap. Møtet ble avholdt på på rådhuset - ordførercns kontor. Møtet var berammct med sakliste dcn og formannskapcts representanter var innkalt med saklíste samme dag. Varareprescntantene ble tilstillet saklisten til orientering. Rådmannens utredning/innstilling ble også sendt formannskapets representanter/vararepr. den 09, unntatt utredning/innstilling til sak 7/12. SaklÍste og rådmannen utredning/innstilling ble også utlagt på kommunens hjemmeside. Rådmannens utredning/innstilling til sak 7/12ble sendt formannskapets represcntantcr og varareprcsentantcr den Dennc ble ikkc lagt ut på kommuncns hjemmesiden da den er unndratt offentligheten. Frammøtf var: 1. Ordførcr Anne Karin Olli (H/SP) 2. Rcpr. Gudleif Kristiansen (H/SP 3. Vararepr. AnnÍken Johanscn (H/SP) 4. Repr. Arvid Mathisen (AP) 5. Repr. Siv Berg (AP) Møtet ble satt kl Videre deltok rådmann Edmund Mikkelsen jr. og konsulcnt Eli Moe.