Eiendomsforvaltning vedlikehold av eiendom

Transkript

1 Eiendomsforvaltning vedlikehold av eiendom - Porsgrunn kommune - Forvaltningsrevisjonsrapport nr.:

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag... ii 1 Innledning Bakgrunn og rammer Problemstillinger og revisjonskriterier Avgrensing Metode og kvalitetssikring Høring Problemstilling Fakta og funn Revisors vurderinger og konklusjon Problemstilling Fakta og funn Revisors vurderinger og konklusjon Problemstilling Fakta og funn Revisors vurderinger og konklusjon Revisors anbefalinger Litteratur og kildereferanser Vedlegg I. Vedlegg 1: Revisjonskriterier II. Vedlegg 2: Metode og kvalitetssikring III. Vedlegg 3 Spørreskjema til politikere i Porsgrunn kommune IV. Vedlegg 4: Styringsdokument for eiendomsforvaltning... 1 Telemark kommunerevisjon IKS i

3 Sammendrag Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget, og de ønsker å få undersøkt om eiendomsforvaltningen og vedlikeholdet av eiendom i Porsgrunn er i samsvar med kriterier for god kommunal eiendomsforvaltning. Kriterier for god eiendomsforvaltning har vi i hovedsak funnet i NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle om eiendomsforvaltning i kommunesektoren. Undersøkelsen omfatter følgende problemstillinger: 1. Har Porsgrunn kommune overordnede politisk bestemte mål og et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? 2. Har kommunen et godt, verdibevarende vedlikehold av sine bygninger? 3. Er de økonomiske rammebetingelsene tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter? Problemstilling 1 i undersøkelsen gjelder selve eiendomsforvaltningen. Problemstilling 3 gjelder økonomiske rammebetingelser og det omfatter alle kommunens bygg og anlegg. Problemstilling 2 gjelder vedlikehold, og der ser vi i hovedsak på formålsbygg som rapporteres til Kostra. Det omfatter administrasjonslokaler, førskolelokaler, skolelokaler, institusjonslokaler, idrettsbygg og kulturbygg. Vi har holdt boliger utenfor undersøkelsen. Vi ser i hovedsak på driften og driftsregnskapet, ikke på investeringer. Når det gjelder driften er hovedfokuset vedlikeholdsutgifter, vi ser i liten grad på løpende driftsutgifter. For å se på utviklingen har vi valgt et tidsperspektiv på fem år, dvs Vi har benyttet følgende metoder for innhenting av fakta: Dokumentanalyse, intervju/møter med sentrale personer i administrasjonen og spørreskjema til et utvalg av sentrale politikere. Antallet svar i spørreundersøkelsen utgjør en relativt lav andel av bystyrerepresentantene (16 %), men vil etter vår mening likevel gi noe nyttig informasjon. Organisering: Eiendomsforvaltningen i Porsgrunn kommune er knyttet til kommunalsjefområdet By- og kulturutvikling og omfatter tre sidestilte virksomheter: Bygge- og eiendomsavdelingen Byggdrift Renhold Bygge- og eiendomsavdelingen fungerer som daglig eier av kommunens eiendommer. Byggdrift og Renhold yter tjenester til bygge- og eiendomsavdelingen (bestiller/utfører modell). Alle virksomhetslederne har økonomiansvar for sine områder. Resultatet av undersøkelsen Kommunen har et overordnet politisk vedtatt styringsdokument for eiendomsforvaltningen. Dokumentet er nå ti år gammelt. Det er derfor sannsynligvis lite kjent blant dagens politikere, og det er trolig modent for en oppdatering. Det synes som om dokumentet ikke i tilstrekkelig grad er brukt aktivt som et styringsredskap for eiendomsforvaltningen. Generelt synes det å være for liten fokus på politikernes eierrolle overfor kommunens eiendommer, og kommunikasjonen mellom administrasjonen og politikerne kan bli bedre. Det har hittil ikke blitt utarbeidet langsiktige planer for utvikling og vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Langsiktig planlegging er viktig, det vil øke kunnskapen om behovet på lang sikt, bli et viktig grunnlag i kommunikasjonen mellom administrasjonen og politikerne og kan dermed bidra til en bedre eiendomsforvaltning. Telemark kommunerevisjon IKS ii

4 Bygge- og eiendomsavdelingen har en god del forbedringer i sitt styringssystem under arbeid. Når påbegynte og planlagte endringer er gjennomført, vil kommunen etter revisors vurdering ha et godt styringssystem på det taktiske nivået. Rapporteringen til politiske organ kan kanskje sies å dekke minimumskravet som er nevnt i NOU 2004:22, selv om rapportering om bygningsmassens tilstand skjer sporadisk med flere års mellomrom. I forhold til KS sin veileder om hva rapporteringen kan inneholde, synes det å være potensial for forbedring. Styringsdokumentet inneholder mål, men det har aldri blitt konsekvent rapportert på måloppnåelse til politisk nivå. Mål som er formulert i årlige handlingsprogram er det heller ikke rapportert konsekvent på i årsmeldingene. Planmessig vedlikehold på et faglig riktig nivå er lønnsomt og vil over tid føre til at forvaltingskostnadene blir lavere enn ellers. Kommunen har ikke et godt nok verdibevarende vedlikehold av sine bygninger. Innenfor de ressursene som er tilgjengelig, er det vårt inntrykk at de ansvarlige virksomhetene utfører vedlikeholdet på en god, faglig måte som bidrar til å redusere risikoen for skader. En årsak til for dårlig vedlikehold kan være at vedlikeholdsbudsjettet og behovet for vedlikehold ikke har blitt tilstrekkelig synliggjort for politikerne. Verken vedlikeholdsplanene eller vedlikeholdsbehovet framgår i detalj av handlingsprogram/budsjettdokumenter. Det framgår heller ikke hvor mye som reelt blir budsjettert til vedlikehold. En annen årsak kan være rammebudsjetteringen. Byggdrift får tildelt sin økonomiske ramme som skal dekke drift og vedlikehold. Økning i driftsutgifter i forhold til det som var budsjettert, sammen med prosentvise rammekutt, kan føre til at vedlikehold blir en salderingspost i regnskapet. Dersom vedlikeholdsbudsjettet kunne bli vedtatt politisk, ville det bli bindende for administrasjonen, det ville bli synlig for alle og sammenblanding mellom drift og vedlikehold kunne lettere unngås. Det synes å være stor enighet blant våre respondenter, både i administrasjonen og blant politikerne, om at de økonomiske rammene ikke er tilstrekkelige til å opprettholde et godt, verdibevarende vedlikehold i et langsiktig perspektiv. Vedlikeholdsplaner/-budsjett, nøkkeltall for vedlikehold fra driftsregnskapet og sammenligninger av Kostra tall bekrefter dette. Talla viser at kommunen har brukt stadig mindre av egne midler til vedlikehold i driftsbudsjettet i de siste åra. Statlige tilskudd har imidlertid bedret situasjonen. Kriteriet om livsløpsperspektivet, tilstrekkelige ressurser over bygningens levetid kommer i konflikt med kommunens plansystem med fire års handlingsprogram og årlige budsjett. Dette er et generelt problem i kommunesektoren. Hvordan denne konflikten best kan løses bør administrasjonen og politikerne sammen finne ut av og bli enige om. Tilstanden på kommunens bygningsmasse er likevel vesentlig forbedret i løpet av de ti siste åra. Årsaken til det er i hovedsak investeringer og bevilgninger til utviklingstiltak i investeringsbudsjettet. Nye bygg øker arealet, og det medfører igjen behov for økte rammer til framtidig vedlikehold. Kommunen har et vedlikeholdsfond som ble opprettet i Et vedlikeholdsfond kan gi økt handlefrihet til å prioritere ut fra behov. Behandling og bruk av fondet er imidlertid ikke i samsvar med det politiske vedtaket. I perioden fram til 2010 er størstedelen av det som er brukt av dette fondet gått til andre formål enn vedlikehold. Telemark kommunerevisjon IKS iii

5 Bygninger og anlegg er viktig og nødvendig for at kommunen skal kunne drive sin virksomhet og yte tjenester til innbyggerne, i dag og i framtida. Velholdte bygninger gir trivsel blant brukere og ansatte og kan også påvirke kommunens omdømme. Langsiktig planlegging og bedre rapportering til og samarbeid med politisk nivå kan trolig bidra til mer riktige økonomiske rammer til vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Vi ber rådmannen vurdere følgende tiltak: 1. Å revidere styringsdokumentet og involvere politikerne i dette arbeidet. I denne forbindelse se på forslag i NOU 2004:22 om hva et strategidokument bør si noe om. 2. Å sette større fokus på eierrollen overfor politikerne, bl.a. gjennom jevnlig informasjon om både egen eiendomsforvaltning og eiendomsforvaltning generelt, jf. KS veileder for folkevalgte og rådmenn. 3. Å synliggjøre behovet for vedlikehold på en bedre måte overfor politikerne, også langsiktige behov. 4. Å utarbeide rapporteringsrutiner om eiendomsforvaltningen til politisk nivå, jf. anbefalinger i NOU 2004:22 og i KS veileder. 5. Om vedlikeholdsbudsjettet bør vedtas på politisk nivå for å unngå at vedlikehold kan bli en salderingspost i driftsregnskapet og for å skille midlene til vedlikehold ut fra midlene til drift. 6. Å få til en mer riktig behandling og bruk av vedlikeholdsfondet, slik at det kan bidra til økt handlefrihet innenfor eiendomsforvaltningen. 7. Om administrasjonen sammen med politikerne kan bli enige om hvordan konflikten mellom kommunens fireårige plan- og budsjettsystem og livsløpsperspektivet innenfor eiendomsforvaltningen kan løses. Skien, 26. mai 2011 Telemark kommunerevisjon IKS Kirsti Torbjørnson oppdragsansvarlig revisor Aud Bjervamoen prosjektleder Telemark kommunerevisjon IKS iv

6 1 Innledning 1.1 Bakgrunn og rammer Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalget, jf. deres plan for forvaltningsrevisjon Ifølge planen ønsker de å få undersøkt om eiendomsforvaltningen og vedlikeholdet av eiendom i Porsgrunn er i samsvar med kriterier som bør tilfredsstilles for at den kommunale eiendomsforvaltningen kan karakteriseres som god. Telemark kommunerevisjon IKS utarbeidet et notat med forslag til mulige problemstillinger som ble behandlet i kontrollutvalgets møte 7. desember Kontrollutvalgets vedtok problemstillingene slik de framgår i punkt 1.2. Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jamfør forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapitel 3. Organiseringen av eiendomsforvaltningen Eiendomsforvaltningen i Porsgrunn kommune er knyttet til kommunalsjefområdet By- og kulturutvikling og omfatter tre sidestilte virksomheter: Bygge- og eiendomsavdelingen Byggdrift Renhold Bygge- og eiendomsavdelingen fungerer som daglig eier av kommunens eiendommer. Byggdrift og Renhold yter tjenester til bygge- og eiendomsavdelingen (bestiller/utfører modell). Alle virksomhetslederne har fullmakter delegert fra rådmannen. De har økonomiansvar for sine områder. Kommunalsjefen har regelmessig møter med alle sine virksomhetsledere, der bl.a. økonomi er et punkt på dagsordenen. Per eide Porsgrunn kommunale boligstiftelse 359 av totalt 748 boliger som Porsgrunn kommune disponerer. Kommunen er forretningsfører for boligstiftelsen og byggeog eiendomssjefen er daglig leder for stiftelsen. Kommunen leier alle boligene som stiftelsen eier. Kommunen er som leietaker ansvarlig for alt vedlikehold av boligene overfor boligstiftelsen. Deler av dette ansvaret er overført til leietakerne via leieavtalene kommunen inngår med leietakerne. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier Kontrollutvalget vedtok følgende problemstillinger for denne forvaltningsrevisjonen: Har Porsgrunn kommune overordnede politisk bestemte mål for eiendomsforvaltningen? Har kommunen et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? Har kommunen et godt, verdibevarende vedlikehold av sine bygninger? Er de økonomiske rammebetingelsene tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter? Telemark kommunerevisjon IKS 1

7 Vi har funnet det hensiktsmessig å slå sammen de to øverste problemstillingene fordi de er nær beslektet, og vi får da følgende problemstillinger: 1. Har Porsgrunn kommune overordnede politisk bestemte mål og et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? 2. Har kommunen et godt, verdibevarende vedlikehold av sine bygninger? 3. Er de økonomiske rammebetingelsene tilpasset eiendomsforvaltningens langsiktige karakter? Det er ikke fastsatt i lov eller forskrift hvordan kommunal eiendomsforvaltning skal være, men det finnes dokumenter som gir føringer for hva som er god eiendomsforvaltning. Problemstillingene besvares ved å sammenligne fakta/praksis med kriterier hentet fra følgende dokumenter: NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle, om eiendomsforvaltning i kommunesektoren KS 2008: Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold, en veileder for folkevalgte og rådmenn FOBE (Forum for Offentlige Bygg og Eiendommer) 2007: Bedre eierskap i kommunene MULTICONSULT & PricewaterhouseCoopers 2008: Vedlikehold i kommunesektoren. Fra forfall til forbilde Revisjonskriteriene 1 er angitt under hver problemstilling i hovedpunktene 2-4. I vedlegg 1 gir vi utfyllende opplysninger knyttet til revisjonskriteriene for hver enkelt problemstilling. 1.3 Avgrensing Problemstilling 1 i undersøkelsen gjelder selve eiendomsforvaltningen, og der har vi ingen avgrensing. Problemstilling 3 gjelder økonomiske rammebetingelser og det omfatter alle kommunens bygg/anlegg. Problemstilling 2 gjelder vedlikehold. For denne problemstillingen har vi foretatt noen avgrensinger: Til og med 2007 ble utgifter og inntekter som vedrører følgende typer formålsbygg spesifisert i regnskapet og rapportert til Kostra: Administrasjonslokaler, førskolelokaler, skolelokaler og institusjonslokaler. Fra og med 2008 blir også idrettsbygg og kulturbygg spesifisert og rapportert som formålsbygg. Vi har valgt å holde andre bygninger enn de som er nevnt som formålsbygg utenfor denne delen av undersøkelsen. Det gjelder også boliger som rapporteres særskilt til Kostra. En stor del av boligene eies av Porsgrunn kommunes boligstiftelse. Vi ser i hovedsak på driften og driftsregnskapet, ikke på investeringer. Når det gjelder driften er hovedfokuset vedlikeholdsutgifter, vi ser i liten grad på løpende driftsutgifter. For å se på utviklingen har vi valgt et tidsperspektiv på fem år, dvs Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som skal undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som revisjonen foretar, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Telemark kommunerevisjon IKS 2

8 Kontrollutvalget sluttet seg til avgrensingen som er nevnt ovenfor under sin behandling av saken i desember Kommunen har fått gjennomført en vurdering av tilstanden på bygningsmassen i 2000 og i Vi må derfor henvist forholde oss til dette tidsperspektivet når det gjelder endringer i bygningsmassens tilstand. 1.4 Metode og kvalitetssikring Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon. 2 Valg av metode og tiltak for kvalitetssikring er omtalt i vedlegg 2 til rapporten. 1.5 Høring Hovedinnholdet i rapporten ble presentert i et oppsummeringsmøte med bygge- og eiendomssjefen, faglederen for forvaltning i Bygge- og eiendomsavdelingen og virksomhetslederen for Byggdrift. Rapporten er sendt på høring I en e-post datert uttaler kommunalsjef for By- og kulturutvikling, på vegne av rådmannen, at de er godt fornøyd med prosessen og de har ingen kommentarer til rapporten. 2 RSK 001 er fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005, og er oppdatert 1. februar Den er gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). Telemark kommunerevisjon IKS 3

9 2 Problemstilling 1 Har Porsgrunn kommune overordnede politisk bestemte mål og et rasjonelt system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen? Revisjonskriterier: Politisk bestemte mål, strategier 3 og planer for eiendommene og den forvaltningen som skal ivareta disse, bør utformes skriftlig og vedtas formelt for å gi grunnlaget for en god eiendomsforvaltning. Eiendomsstrategien er sentral. Dette omfatter å fastlegge formålet med å eie eiendom, hvilke eiendommer det er interessant å eie og begrunnelsen for dette, fremgangsmåter for å anskaffe, forvalte, utvikle og avhende eiendom, mål og rammebetingelser for taktisk nivå. En overordnet strategi for vedlikehold og utvikling bør være et naturlig ledd i eiendomsstrategien. På politikernivå kan det ofte være en ubalanse mellom eierrollen og brukerrollen. Det kan derfor være behov for å øke kompetansen om eierrollen blant politikerne. For at eiendomsforvaltningen skal kunne foregå på en rasjonell, målrettet og effektiv måte i forhold til de overordnede målene, må det stilles krav til eiendomsforvaltningens planleggings- og styringssystem på det taktiske nivået. Dette innebærer at eiendomsforvaltningen planlegger sine aktiviteter og sin ressursbruk ut fra vedtatte mål og rapporterer tilstand, prosesser og resultater i forhold til målene. For å gjøre riktige prioriteringer trengs et godt beslutningsgrunnlag. Et minimumskrav til eiendomsforvalterne er at de rapporterer tilstand på all kommunal bygningsmasse, med forslag om prioriteringer og beregnede utbedringskostnader. Rapporten kan og bør inngå i kommunens årsrapport. 2.1 Fakta og funn Politisk bestemte mål og strategier Rådgivningsfirmaet MULTICONSULT AS ble i 2000 engasjert av Porsgrunn kommune for å foreta en verdivurdering av kommunens eiendomsmasse der hensikten var å skaffe en grov oversikt over tilstand og verdi. Rapporten 4 ble lagt fram for bystyret i sak 84/00. Med utgangspunkt i denne rapporten vedtok bystyret følgende: 1. Bygningsforvaltningen i Porsgrunn kommune skal ha som formål å styrke og opprettholde bygningskapitalen. 2. Bygningsmassen skal fremstå som velholdt og tilfredsstille de aktuelle brukerkravene. 3. Dette legges til grunn for budsjett- og handlingsplanarbeidet. Det ble deretter utarbeidet et Styringsdokument for eiendomsforvaltning, datert Bystyret vedtok styringsdokumentet som retningsgivende for eiendomsforvaltningen i Porsgrunn kommune i 2001, sak 64/01. Styringsdokumentet er ikke endret i ettertid. Dokumentet følger som vedlegg 4 til rapporten. 3 Mens mål er en beskrivelse av en ønsket framtidig tilstand, er strategi en beskrivelse av hva man tenker å gjøre for å realisere målene 4 MULTICONSULT AS 2000: Porsgrunn kommune Verdivurdering av kommunens bygningsmasse Sluttrapport Telemark kommunerevisjon IKS 4

10 Overordnet mål for eiendomsforvaltningen: Tilrettelegge eiendommer for bruker, slik at denne har tilfredsstillende/avtalte omgivelser for sin virksomhet, samtidig som eiendommens økonomi ivaretas ved riktig ressursanvendelse. Under punktet Strategier i dokumentet, er delområdene beskrevet med mål, status og tiltak på det tidspunktet dokumentet ble utarbeidet. Vedlikeholdsøkonomi, mål: Det er et mål at eiendommene ikke skal ha dårligere teknisk tilstand enn tilstandsgrad 1 i henhold til norsk standard 3424 Tilstandsanalyse for byggverk, slik at forfall unngås. Eierrollen I det daglige ivaretar kommunalsjef for By- og kulturutvikling eierrollen på vegne av rådmannen. Bystyret ivaretar sin eierrolle ved at de vedtar de økonomiske rammene, og spesielt viktige saker legges fram for bystyret. Nye byggesaker behandles i tre trinn; først i det fagutvalget som brukeren hører inn under, så i formannskapet og til sist i bystyret. Saker som vedrører kjøp og salg av eiendommer legges fram for formannskapet (som er kommunens økonomiutvalg). Faste rutiner for kommunikasjon med politikerne er arbeidet med handlingsprogram/budsjett, årsmelding og kvartalsvis rapportering om økonomi og HMS. Politikerne har gitt/gir signaler om standard/kvalitet på bygningsmassen gjennom behandling av styringsdokumentet, tilstandsrapporter og årlig handlingsprogram. Selve driften i Bygge- og eiendomsavdelingen, Byggdrift og Renhold hører inn under utvalget for plan og kommunalteknikk. Dette utvalget er ikke tillagt eierrollen for kommunens eiendommer. Organisering/samarbeid Bygge- og eiendomsavdelingen, Byggdrift og Renhold er likestilte virksomheter. Bygge- og eiendomsavdelingen, som fungerer som daglig eier av kommunens eiendommer, bestiller tjenester fra Byggdrift og Renhold. Virksomhetene har regelmessige møter og løpende samarbeid både om planlegging og selve gjennomføringen av tjenestene. Bygge- og eiendomsavdelingen har ansvar for budsjett/regnskap for forvaltningsutgifter, forsikringer, investerings- og utviklingsprosjekter. Byggdrift har ansvar for budsjett/regnskap for øvrige driftsutgifter, inkl. vedlikehold. Renhold har ansvar for budsjett/regnskap på sitt område. Bygge- og eiendomssjefen mener at bestiller/utfører modellen fungerer greit nok, men at det er potensial for forbedring. Det gjelder særlig det å få til et samspill om bruk av nøkkeltall som styringsparameter. Bygge- og eiendomsavdelingen utarbeider nøkkeltall, Byggdrift og Renhold har ansvar for store deler av grunnlagsmaterialet. Det er derfor viktig å få innarbeidet forståelse og en god dialog på dette området. Planleggings- og styringssystem - Generelt for hele kommunen Porsgrunn kommune praktiserer balansert målstyring. Det omfatter bl.a. årlig målekart for den enkelte virksomhet med fokusområdene: Brukere, medarbeidere, samfunn og økonomi. Dokumentet inneholder visjon og aktuelle målsettinger for virksomheten, måleindikatorer, mål/tiltak, målemetoder og ambisjonsnivå. Telemark kommunerevisjon IKS 5

11 Handlingsprogram for fire år og økonomiplan med årsbudsjett blir utarbeidet hvert år. Det inneholder avsnitt om utfordringer og mål for området kommunalteknikk, og noe av dette gjelder eiendomsforvaltningen. Eksempel fra handlingsprogram : Det er et mål å tilby alle virksomheter i Porsgrunn kommune hensiktsmessige lokaler slik at primærvirksomhetene blir utført på en effektiv måte, herunder å stå for all nybygging og alle ombygginger/endringer i eksisterende bygg. Det er et mål å sørge for at eiendommene ikke forringes i verdi ved å stå for kvalifisert vedlikehold samt være kommunens kompetanseenhet når det gjelder kjøp, salg og ut-/innleie av lokaler. Det er også et mål for eiendomsavdelingen å registrere kostnader som et grunnlag for sammenligninger med oss selv og andre. Innen byggevirksomheten er det et mål å gjennomføre byggeprosjektene innenfor vedtatt økonomisk ramme, til avtalt tid, uten skader på arbeidere og med god kvalitet på sluttproduktet. Det er et mål å redusere hærverk på skolene. Kommunalsjefen inngår i sin årlige medarbeidersamtale en årskontrakt med sine virksomhetsledere. Årskontrakten inneholder konkrete tiltak som virksomheten skal gjennomføre i kommende år. - Spesielt for eiendomsforvaltningen Styringsdokument for eiendomsforvaltning, ble som nevnt vedtatt av bystyret i 2001, skal være retningsgivende for eiendomsforvaltningen. Det inneholder overordna mål, delmål, status og tiltak på det tidspunkt dokumentet ble utarbeidet, jf. vedlegg 4 til rapporten. Bygge- og eiendomsavdelingen utarbeider ikke langsiktige vedlikeholdsplaner. De lager utviklings- og vedlikeholdsplan for ett år av gangen. Den vedtas administrativt i rådmannens ledergruppe og innarbeides i budsjettforslaget. Planen viser hvilke bygninger det skal foretas vedlikeholds-/utviklingsarbeid på i kommende år og budsjett for hvert enkelt anlegg. Bygge- og eiendomssjefen opplyser at de nå vurderer å lage vedlikeholdsplaner for 20 år. Det er spesielt viktig når det gjelder utskifting av tekniske installasjoner og midler til dette. Kommunen har eget datasystem for eiendomsforvaltningen som administreres av Bygge- og eiendomsavdelingen, og de er nå i ferd med å ta i bruk systemet ISY Eiendom. Systemet omfatter oversikt over eiendommer, bygg og anlegg med areal, tilstandsgrad, forsikringsverdi, leietakeroversikt m.m. Systemet har også en drifts- og vedlikeholds modul og budsjettmodul. Annen informasjon kan legges inn i systemet. Bygge- og eiendomsavdelingen har et kvalitetssystem for overordnet styring og drifting av eiendommene. Det finnes en egen perm, den er omfattende og ganske detaljert. De skal ta i bruk Kvalitetslosen, som er datasystem/database for kvalitetssikring. Byggdrift har også et kvalitetssystem (permer). Der er det bl.a. definert hvordan utgiftene skal føres i regnskapet. Deres kvalitetssystem er nå under revisjon. Fra regnskapssystemet Agresso kan de ta ut rapporter som viser utgifter/inntekter i henhold til Norsk Standard 3454 pr. bygg/anlegg og pr. tjeneste (= funksjon i Kostra). Telemark kommunerevisjon IKS 6

12 Bygge- og eiendomsavdelingen bruker nå egenproduserte nøkkeltall og brukerundersøkelser som styringsparameter. Nøkkeltall og brukerundersøkelser kan fortelle hva som er bra og hva som ikke er bra, og dermed vise områder som kan forbedres. Nøkkeltall og sammenligninger med andre kommuner har blitt brukt innenfor Renhold, og det har vært vellykket. Kommunen deltar i FOBE, Nettverk for drift av kommunal eiendom, sammen med mange andre kommuner, bl.a. Skien, Bamble og Kragerø. Der diskuteres felles problemer og de sammenligner hvordan oppgavene løses m.m. Kommunen er også medlem i Nettverket nøkkeltall for benchmarking, som er et nettverk i foreningen Norges Bygg- og Eiendomsforening. Nytt styrings- og rapporteringssystem for byggeprosjekter ble vedtatt av formannskapet i sak 19/11 (mars 2011). Vurdering av tilstand og verdi på kommunens eiendomsmasse ble gjennomført i 2000 og på nytt i Kommunen leier inn ekspertise når eiendommenes tilstand og verdi skal vurderes. Eiendomsavdelingen arbeider nå med å innføre interne service erklæringer med brukerne av kommunens bygninger, i dialog med brukerne. Det vil medvirke til å få bedre samsvar mellom de tjenestene som ytes og brukernes forventninger. Når det gjelder eiendommer/bygninger som kommunen ikke har behov for, så har bygge- og eiendomsavdelingen nylig hatt en omfattende gjennomgang. Sak om salg av eiendommer ble lagt fram for formannskapet i mars 2011 (sak 15/11) og for bystyret i mai (sak 26/11). Ifølge kommunalsjefen har ikke administrasjonen gjennomført målinger av hvordan bygningsmassen blir utnyttet. Brukerne av bygningene disponerer det arealet de har til disposisjon. Et unntak er administrasjonsbygg, der er det gjennomført en kraftig arealeffektivisering i de seineste åra. Rapportering til politisk nivå Styringsdokument for eiendomsforvaltning det har aldri blitt rapportert konsekvent på mål og tiltak i styringsdokumentet fra Vi gjennomgikk styringsdokumentet med bygge- og eiendomssjefen for å undersøke om det der var nevnt tiltak som ikke er iverksatt pr. i dag. Tiltaka er i all hovedsak gjennomført. Noen få er under arbeid. Målet om tilstandsgrad 1 (teknisk tilstand) på eiendommene var ikke nådd pr. 2008, men det har vært en vesentlig forbedring i perioden 2000 til Et tiltak som er nevnt i styringsdokumentet er at det bør utarbeides en rehabiliteringsplan. Ifølge bygge- og eiendomssjefen er dette ikke systematisk gjennomført pga. manglende ressurser. Rehabilitering er imidlertid planlagt og gjennomført for enkelte bygg. Tilstandsrapporter sporadisk, i 2000 og Bygge- og eiendomssjefen opplyser at en fullstendig gjennomgang av bygningsmassens tilstand er svært ressurskrevende. Han antyder at neste tilstandsrapport kanskje vil bli utarbeidet i MULTICONSULT 2000: Porsgrunn kommune Verdivurdering av kommunens bygningsmasse. Sluttrapport MULTICONSULT 2008: Porsgrunn kommune Bygningsmessig kartlegging Teknisk tilstand, oppgraderings behov og teknisk verdi Telemark kommunerevisjon IKS 7

13 Årsmeldinger ifølge bygge- og eiendomssjefen er det en mal for hva som skal rapporteres der en tvinges til å trekke fram det som er viktigst. Innholdet i virksomhetenes årsmeldinger har variert noe i den perioden vi har undersøkt ( ). Årsmeldingen for 2010 omfatter virksomhetenes oppgaver, nøkkeltall for virksomhetene, virksomhetenes målekart, personalsituasjonen og økonomisk status. I tidligere år ble det også rapportert om særskilte utfordringer og satsingsområder i året som gikk. Det rapporteres ikke konsekvent på konkrete mål som er nevnt i handlingsprogrammet. Handlingsprogrammet inneholder beskrivelser av virksomheten og kan gi svar på enkelte uttrykte mål. Kvartalsrapporter omfatter i 2010 rapportering om økonomi, HMS og status på vedtatt aktivitet. Status på vedtatte investeringsprosjekt er detaljert rapportert, mens status på annen aktivitet innenfor eiendomsforvaltning og drift er lite detaljert. I sak 12/10 (mars 2010) ba bystyret administrasjonen om å inkludere disponerte arealer for de enkelte rammeområdene i de kvartalsvise rapportene. Dette er innarbeidet i rapporteringen fra og med Andre viktige saker legges fram bystyret, dels til politisk behandling, dels til orientering. Det rapporteres regelmessig om investeringsprosjekter, sporadisk om forhold knyttet til vedlikehold. Saker som vedrører kjøp og salg legges fram for formannskapet. Her er noen eksempler på saker i de siste åra som gjelder andre forhold enn investeringer: sak 57/07 (bystyret) Vedlikeholdsbehovet ved skolene i Porsgrunn sak 126/07 (formannskapet) Innfasing av biobrensel til oppvarming av kommunale bygg statusrapport sak 106/08 (bystyret) Porsgrunn kommunes bygningsmasse status sak 12/10 (bystyret) Utredning av ubyråkratisk intern husleie ordning for kommunens virksomheter sak 43/10 (bystyret) Sluttrapportering vedlikeholdstilskuddet i tiltakspakken sak 26/11 (bystyret) Salg av eiendommer Rapportering til administrativt nivå Målekart og utviklingsplan reelt nivå rapporteres, sammenlignet med planlagt ambisjonsnivå. Medarbeidersamtale muntlig rapportering til kommunalsjefen om fokusområder i årskontrakten mellom virksomhetsleder og kommunalsjef. Muntlig rapportering foregår også i regelmessige virksomhetsledermøter og andre samarbeidsmøter. Svar fra politikere som har deltatt i vår spørreundersøkelse 6 Fire av de som har svart mener at de har fått nødvendig informasjon/opplæring om eierrollen, tre mener at de ikke har fått det. Fem av respondentene mener at eierrollen ikke har god nok fokus i kommunen, en mener at den har det. Fem respondenter kjenner ikke til innholdet i Styringsdokument for eiendomsforvaltning. Ingen kjenner til NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle Om eiendomsforvaltning i kommunesektoren eller KS 2008 Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold En veileder for folkevalgte og rådmenn. 6 Informasjon om spørreundersøkelsen finnes i vedlegg 2 Metode og kvalitetssikring Selve spørreskjemaet følger som vedlegg 3 til rapporten. Åtte politikere har besvart våre spørsmål. Telemark kommunerevisjon IKS 8

14 For å gjøre riktige prioriteringer trenger politikerne et godt beslutningsgrunnlag. Vi spurte dem hva de mener om rapporteringen innenfor eiendomsforvaltningen: Fem av respondentene mener at rapporteringen i handlingsprogram/budsjettdokumenter, årsmeldinger og kvartalsrapporter ikke er tilfredsstillende. To mener at rapporteringen er tilfredsstillende. En har svart vet ikke. Når det gjelder andre saker som blir lagt fram for politikerne, er tre tilfredse med informasjonen, mens fire mener at informasjonen ikke er tilfredsstillende. En svarte vet ikke. 2.2 Revisors vurderinger og konklusjon Styringsdokumentet er politisk vedtatt som retningsgivende for eiendomsforvaltningen. Det gir en god oversikt over begreper, ansvarsforhold og definisjon av oppgaver. Dokumentet inneholder mål og strategier på viktige områder. Det er gammelt og det har aldri blitt konsekvent rapportert på måloppnåelse til politisk nivå. Vi har derfor inntrykk av at strategidokumentet ikke i tilstrekkelig grad er brukt aktivt som styringsredskap for eiendomsforvaltningen. Da styringsdokumentet ble politisk vedtatt for ti år siden, er det sannsynlig at en del av dagens politikere ikke er kjent med dokumentet. Svar på spørreundersøkelsen vi har foretatt blant politikerne bekrefter dette. Den viser også at det er behov for bedre informasjon til politikerne om eierrollen generelt og om eiendomsforvaltningen i kommunen. Nye tekniske krav og andre endringer på dette området skjer kontinuerlig. Styringsdokumentet er trolig modent for en oppdatering. Etter vår mening bør eierne på det politiske nivået involveres i arbeidet med revisjon av styringsdokumentet. Kommunen praktiserer balansert målstyring med rapporteringsrutiner som er gjennomgående for alle virksomhetene i kommunen. Etter vår vurdering ivaretar ikke dette systemet det behovet som eksisterer innenfor eiendomsforvaltningen når det gjelder målstyring og rapportering, jf. anbefalinger NOU 2004:22 og i KS sin veileder. Det er heller ikke rapportert konsekvent på mål som er formulert i årlige handlingsprogram. Kommunen har hittil ikke utarbeidet langsiktige planer for utvikling og vedlikehold av bygningsmassen. Administrasjonen opplyser at de nå vil utarbeide planer for 20 år fram i tid. Det vil øke kunnskapen om behovet på lang sikt, bli et viktig grunnlag i kommunikasjonen mellom administrasjonen og politikerne og kan dermed bidra til en bedre eiendomsforvaltning. Det er mange endringer på gang i eiendomsforvaltningens styringssystem: Nytt datasystem for eiendomsforvaltningen datasystem for kvalitetssikring bruk av nøkkeltall og brukerundersøkelser i styringsøyemed nytt styrings- og rapporteringssystem for byggeprosjekter interne service erklæringer med brukerne Telemark kommunerevisjon IKS 9

15 Når alt dette blir innarbeidet/gjennomført, vil kommunen ha et godt styringssystem på det taktiske nivået. Det som da mangler i forhold til anbefalingene i NOU 2004:22 er indikatorer for bruksintensitet og arealeffektivitet. Dessuten er tilstand og verdi på eiendomsmassen ikke oppdatert til enhver tid. Dette er imidlertid punkter som kommunen må vurdere nytten av i forhold til hva det krever av ressurser. Konklusjon: Kommunen har et overordnet politisk vedtatt styringsdokument for eiendomsforvaltningen. Dokumentet er nå ti år gammelt. Det er derfor sannsynligvis lite kjent blant dagens politikere, og det er trolig modent for en oppdatering. Det synes som om dokumentet ikke i tilstrekkelig grad er brukt aktivt som et styringsredskap for eiendomsforvaltningen. Generelt synes det å være for liten fokus på politikernes eierrolle overfor kommunens eiendommer, og kommunikasjonen mellom administrasjonen og politikerne kan bli bedre. Det har hittil ikke blitt utarbeidet langsiktige planer for utvikling og vedlikehold av kommunens bygningsmasse. Langsiktig planlegging er viktig, det vil øke kunnskapen om behovet på lang sikt, bli et viktig grunnlag i kommunikasjonen mellom administrasjonen og politikerne og kan dermed bidra til en bedre eiendomsforvaltning. Når administrasjonens planlagte endringer i styringssystemet er gjennomført, vil kommunen få et godt styringssystem på det taktiske nivået. Rapporteringen til politiske organ kan kanskje sies å dekke minimumskravet som er nevnt i NOU 2004:22. I forhold til KS sin veileder om hva rapporteringen kan inneholde, synes det å være potensial for forbedring. Telemark kommunerevisjon IKS 10

16 3 Problemstilling 2 Har kommunen et godt, verdibevarende vedlikehold av sine bygninger? Revisjonskriterier: Godt, verdibevarende vedlikehold er uttrykk for et optimalt vedlikehold, hvor arten og omfanget av vedlikeholdet vurderes i et langsiktig økonomisk perspektiv. Godt, verdibevarende vedlikehold har mange ulike faglige aspekter. Planlegging og gjennomføring av vedlikeholdet må ha et bygningsfaglig hovedfokus, slik at tiltak som bidrar til å redusere risikoen for skader og reparasjonsbehov blir prioritert på en riktig måte. 3.1 Fakta og funn Porsgrunn kommune praktiserer rammebudsjettering. Virksomhetene får tildelt en ramme som de selv kan omfordele på artsnivå. Byggdrift har ansvar for budsjett/regnskap som gjelder driftsutgifter, herunder vedlikehold. Nærmere informasjon om rutiner for planlegging og budsjettering er tatt inn i punkt 4.1 i rapporten. Personalressurser og kompetanse Stillingshjemler omregnet til hele stillinger/årsverk pr er i virksomhetenes årsberetninger oppgitt til: Bygge- og eiendomsavdelingen 18,0 16,0 16,0 18,0 18,0 Byggdrift 32, ,5 44,0 46,2 Ved Bygge- og eiendomsavdelingen arbeider noen med boligbistand, andre med investeringsprosjekter, mens 7-8 årsverk går med til oppgaver knyttet til eiendomsforvaltningen. Økningen i antall årsverk i Byggdrift i 2007 skyldes at fjordbåtdriften det året ble innlemmet i virksomheten med 10,1 årsverk Kommunalsjefen opplyser at det er gjennomført en styrt nedbemanning de siste åra for å tilpasse driften til den økonomiske rammen. Bygge- og eiendomssjefen mener at hans avdeling har riktig ressurs pr. i dag. Lederen for Byggdrift opplyser at antall årsverk i hans virksomhet er redusert i løpet de siste ti åra, samtidig som det totale bygningsarealet har økt med ca m 2. Han mener likevel at avdelingen ikke mangler folk nå. Bistand til brukerne blir strengere prioritert, og de kjøper tjenester for å ta toppene. Automatiske styringssystemer har medført noe redusert ressursbehov. Kommunalsjefen mener at kompetansen er god både på utførernivå og på ledernivå. Byggeog eiendomssjefen mener også at kompetansen er bra. Det samme sier lederen for Byggdrift. Han nevner at byggene har blitt mer kompliserte med hensyn til styringssystemer, så kompetansebehovet har endret seg. Ved utskifting i personalet satser de på å spisse kompetansen. Telemark kommunerevisjon IKS 11

17 Vedlikeholds- og utviklingsplaner Som tidligere nevnt, har Porsgrunn kommune pr. d.d. ikke utarbeidet langsiktige planer for vedlikehold. Ved Byggdrift opplyser de at de har noe registrert i datasystemet, men trenger mer. De mener at dette er et område med stort forbedringspotensial. Den årlige vedlikeholds- og utviklingsplanen som utarbeides viser planlagt vedlikehold budsjettert i driftsbudsjettet og utviklingstiltak budsjettert i investeringsbudsjettet. Hva som er planlagt vedlikehold (drift) og hva som er utvikling (investering) kan være en definisjonssak. Bygge- og eiendomsavdelingen opplyser at vedlikeholdstiltak kan være ført i investeringsregnskapet. Vi har ikke kontrollert om det er feilføringer mellom drifts- og investeringsregnskapet, utover det som kan ha blitt kontrollert i den ordinære revisjonen av regnskapet. Vedlikeholdsplanen er tilpasset budsjettet og viser ikke reelt behov. Vi har sett et internt notat som sier at behovet for bygningsvedlikehold i 2010 var stipulert til 19,12 mill. kroner, mens budsjettrammen var 3,5 mill. kroner. Behovet blir lagt fram for rådmannens ledergruppe. Vedlikeholds- og utviklingsplanene omfatter alle kommunens bygninger, ikke bare formålsbygg. Framlagte vedlikeholds- og utviklingsplanene viser følgende tall i de siste åra: Drift planlagt vedlikehold, alle bygg Investering utviklingstiltak, myndighetskrav I 2007 ble vedlikeholdsbudsjettet styrket med 11 mill. kroner etter at egen sak om vedlikeholdsbehovet ved skolene ble lagt fram for Bystyret (sak 57/07). Halvparten av bevilgningen ble overført til Dette forklarer høyere beløp til planlagt vedlikehold i 2007 og 2008 enn i de øvrige åra. I 2009 fikk kommunen ekstra midler fra Staten (Tiltak for arbeid). Ifølge bygge- og eiendomsavdelingen ble ca. 16 mill. kroner brukt til vedlikehold som ble bokført i driftsregnskapet. Størstedelen av disse midlene kommer i tillegg til det som framgår av planen for 2009, en mindre del ble brukt i Ifølge bygge- og eiendomsavdelingen er utgifter til istandsetting av boliger i forbindelse med skifte av leietaker registrert i regnskapet som vedlikehold, mens dette i hovedsak er driftsutgifter. Fra og med 2011 blir disse utgiftene registrert som driftsutgifter. Når en korrigerer for dette i de åra vi undersøker, får vi følgende tall avsatt til vedlikehold i driftsregnskapet: Bevilget/avsatt til vedlikehold Herav til istandsetting av boliger Korrigert beløp avsatt til vedlikehold Telemark kommunerevisjon IKS 12

18 Utgifter til vedlikehold i driftsregnskapet Fra Bygge- og eiendomsavdelingen har vi fått oversikter som Bygge- og eiendomsavdelingen bruker til å beregne interne nøkkeltall. De viser areal og utgifter til forvaltning, drift, vedlikehold og brukerstøtte (FDVS utgifter) for formålsbygg i de siste fire åra. På grunnlag av disse talla har vi beregnet hvor stor del av disse utgiftene som er brukt til vedlikehold. Bygge- og eiendomsavdelingen opplyser at det må tas forbehold om at feil bruk av art i tidligere års regnskap kan ha påvirket nøkkeltalla. Avdelingen har i de siste åra arbeidet med å få til et riktigere skille mellom hva som er vedlikehold og hva som er en driftsutgift. Utgiftene i tabellen er netto tall, dvs. at inntektsposter som statstilskudd og bruk av fond ved overføringer fra et år til neste er trukket fra. Tallene viser følgelig ikke hvor mye som totalt er brukt til vedlikehold, men hvor mye som er brukt av kommunens egne midler i det enkelte år. I tabellen korrigerer vi for dette i 2009 og Formålsbygg 7 Br. areal FDVS utgifter Herav vedlikeholdsutgifter Netto utgift Sum Pr. m 2 Sum Pr. m 2 % av FDVS 2007 kulturbygg ikke med , ,62 7,4 % , ,09 6,1 % , ,43 2,5 % , ,86 1,3 % Korrigert for statstilskudd og bruk av fond: Statstilskudd Brutto utgift , ,28 12,5 % Statstilskudd Bruk av fond Brutto utgift , ,49 4,4 % Vedlikeholdsutgiftene utgjør en liten andel av totale driftsutgifter, og utgift til vedlikehold pr. m 2 er lav. Samlet for alle formålsbygg har dessuten andelen gått betydelig ned det siste året. En årsak er at det i 2010 er brukt en større andel av vedlikeholdsmidlene til andre bygg enn de som inngår i kategorien formålsbygg (totalt brukt 3,7 mill. kroner). Tabellene over viser også hvor stort areal som skal vedlikeholdes når det gjelder formålsbygg. Samlet brutto areal inklusiv kulturbygg var i m 2. Økningen i areal perioden har ikke vært stor. Ved bygge- og eiendomsavdelingen opplyser de et det har kommet til ca m 2 fra , i all hovedsak skolearealer og noe barnehage. Fram til 2015 forventes ferdigstillelse av om lag m 2, i hovedsak skoler, sykehjem og nytt kulturhus. 7 Administrasjonsbygg, barnehager, skoler, institusjoner, idrettsbygg, kulturbygg Telemark kommunerevisjon IKS 13

19 Kostra 8 Kostra tall for formålsbygg viser følgende utvikling i utgift pr. kvadratmeter i de siste tre åra for Porsgrunn kommune: Utgift pr. m 2 samlet for alle formålsbygg til kommunal forvaltning til energi til driftsaktiviteter (inkl. utgift energi ) til vedlikeholds aktiviteter Sum utgift eiendomsforvaltning Kostra bruker brutto tall minus momskompensasjon, og er følgelig ikke sammenlignbare med de talla som Bygge- og eiendomsavdelingen bruker i sine interne nøkkeltall. Vi kan nevne at vi har funnet enkelte tilfeller hvor det er brukt feil art i regnskapet, noe som vil påvirke rapporteringen til Kostra. Det som rapporteres som vedlikehold i Kostra er art 070 lønn vedlikehold, art 230 vedlikeholdstjenester og art 250 materiell vedlikehold. Vedlikehold av utstyr skal føres på art 240. Kostra-talla viser at Porsgrunn har brukt mindre ressurser til vedlikehold i 2010 enn i 2008/2009. Det har sammenheng med ekstramidler bevilget i 2007 som er brukt i 2008 og tiltakspakka fra Staten i Vi sammenligner utgifter til formålsbygg i Porsgrunn med gjennomsnittet i den kommunegruppa som kommunen tilhører og med noen utvalgte kommuner i samme gruppe i 2010: 2010 Utgift pr. m 2 samlet for Porsgrunn Gruppe Skien Larvik Sandefjord Moss alle formålsbygg 13 Antall innbyggere Areal formålsbygg pr. innbygger, m 2 4,5 4,6 4,7 3,7 4,3 Utgift pr. m 2 - til kommunal forvaltning til energi til driftsaktiviteter, inkl. utg. energi til vedlikeholds aktiviteter Sum utgift eiendomsforvaltning Talla viser at Porsgrunn har brukt mindre ressurser til vedlikehold i 2010 enn alle sammenligningskommunene, til dels vesentlig mindre enn de fleste. Porsgrunn har også brukt minst ressurser totalt til eiendomsforvaltning i Uttalelser om vedlikeholdet På spørsmål om kommunen har et godt, verdibevarende vedlikehold av sine bygninger, svarer de vi har intervjuet et klart nei. De viser også til informasjonen som er gitt i handlingsprogrammene i de siste åra: Rammeområdet omfatter kommunal infrastruktur i form av ulike typer formålsbygg, leiligheter, veger, bruer osv. Utfordringene knyttet til dette er, innenfor tilgjengelig økonomiske ramme, å prioritere vedlikeholdet på et nivå som gjør at den kapital som er nedlagt i kommunens infrastruktur ikke forbrukes. Fordelingen mellom løpende drift og vedlikehold har lenge vært slik at kommunens infrastruktur er i økende forfall. 8 På grunn av endring i rapporteringen til Kostra er det bare de siste tre åra som kan sammenlignes Talla for 2010 er ureviderte tall publisert i mars, endelige tall blir publisert i juni Telemark kommunerevisjon IKS 14

20 Om mulig burde mer av ressursene benyttes til vedlikehold, men dette vil gå utover standarden på den løpende drift, eksempelvis vaktmestertjenester til brukerne, vintervedlikehold av veger med mer. Kommunens bygningsmasse har imidlertid en høyere teknisk standard i dag enn den hadde for åtte år siden. 9 Tiltak for arbeid, også omtalt som krisepakken fra Staten, har imidlertid vært til god hjelp, og vi har i 2009 fått utført mange store og kritiske vedlikeholdstiltak som vi ellers ville måtte utført over flere år. 10 På spørsmål om vedlikeholdet blir riktig prioritert for å unngå følgeskader og unødvendige ulemper for brukerne svarer bygge- og eiendomssjefen at de gjennomfører vedlikeholdet etter beste evne innenfor den økonomiske rammen de har. Når hastesaker dukker opp, omprioriterer de midler. Han mener at det nok har forekommet tilfeller der de burde vært tidligere ute med vedlikeholdsarbeid. Han sier videre at langtidsplanlegging og økte midler til vedlikehold kan bidra til det. Lederen for Byggdrift opplyser at de ligger på etterskudd fordi de ikke er nok midler til vedlikehold. Midler budsjettert til vedlikehold blir dessuten av og til omprioritert og brukt til å dekke økning i driftsutgifter som ikke er budsjettert. Han opplyser videre at meldinger om feil/mangler og klager fra brukerne kommer daglig. Vaktmestrene løser det meste av dette. Dersom utbedringene krever større ressurser, henvender de seg til Bygge- og eiendomsavdelingen. Brukerundersøkelse i 2010: Bygge- og eiendomsavdelingen gjennomførte en brukerundersøkelse på slutten av året Vi har fått tilgang til resultatene og viser gjennomsnittlig score på spørsmål om teknisk standard på bygningen/eiendommen. Det var brukere som svarte på disse spørsmåla. Beste score er 6, dårligste er 1. Hvordan vil du karakterisere den tekniske standarden på virksomhetens bygg og areal? Gjennomsnittlig score På utearealene om sommeren? 3,8 På utearealene vinterstid? 3,8 Standarden på lokalene inne? 3,7 Inneklima i hovedbygget for virksomheten 3,4 Svar fra politikere som har deltatt i spørreundersøkelsen Sju av åtte respondenter mener at kommunen ikke har et godt, verdibevarende vedlikehold av sine bygninger. En svarer vet ikke. Seks respondenter mener at tilstanden på kommunens bygningsmasse ikke er tilfredsstillende. En mener at den er tilfredsstillende, en vet ikke. 9 Fra handlingsprogram for 2008, 2009, 2010 og Fra Handlingsprogram 2010 Telemark kommunerevisjon IKS 15

21 3.2 Revisors vurderinger og konklusjon Virksomhetene Bygge- og eiendomsforvaltning og Byggdrift har etter egen vurdering tilstrekkelige personalressurser. De har bra kompetanse, og de er opptatt av å skaffe seg ny kompetanse etter hvert som nye behov oppstår. Det synes å være stor enighet blant våre respondenter, både i administrasjonen og blant de politikerne som har svart på vår henvendelse, om at de økonomiske rammene ikke er tilstrekkelige til å opprettholde et godt, verdibevarende vedlikehold. Vedlikeholdsplaner/- budsjett, nøkkeltall for vedlikehold fra driftsregnskapet og sammenligninger av Kostra tall bekrefter dette. Bevilgninger til utviklingstiltak i investeringsbudsjettet har bidratt til å bedre tilstanden på bygningsmassen. I perioden 2000 til 2008 er tilstanden vesentlig forbedret, det skyldes også investering i mange nye bygg i denne perioden. Nye bygg øker imidlertid bygningsarealet, og det medfører igjen behov for økte rammer til framtidig vedlikehold. En årsak til for dårlig vedlikehold kan være at vedlikeholdsbudsjettet og behovet for vedlikehold ikke har blitt tilstrekkelig synliggjort for politikerne. Det er ikke utarbeidet langsiktige planer for vedlikehold. De vedlikeholdsplanene som foreligger er tilpasset budsjettet for kommende år. Verken vedlikeholdsplanene eller vedlikeholdsbehovet framgår i detalj av handlingsprogram/budsjettdokumenter. Det framgår heller ikke hvor mye som reelt blir budsjettert til vedlikehold. En annen årsak kan være rammebudsjetteringen. Byggdrift får tildelt sin økonomiske ramme som skal dekke drift og vedlikehold. Økning i driftsutgifter i forhold til det som var budsjettert, sammen med prosentvise rammekutt, kan føre til at vedlikehold blir en salderingspost i regnskapet. Dersom vedlikeholdsbudsjettet kunne bli vedtatt politisk, ville det bli bindende for administrasjonen, det ville bli synlig for alle og sammenblanding mellom drift og vedlikehold kunne lettere unngås Vi vil minne om at planmessig vedlikehold på et faglig riktig nivå er lønnsomt og vil over tid føre til at forvaltingskostnadene blir lavere enn ellers. 11 Konklusjon: Kommunen har ikke et godt nok verdibevarende vedlikehold av sine bygninger. En årsak til det kan være mangelen på langsiktighet i planleggingen. En annen årsak kan være at behovet ikke blir tilstrekkelig synliggjort overfor de som bevilger midlene. Det skyldes bl.a. systemet med rammebudsjettering og fire års handlingsprogram som kommer i konflikt med livsløpsperspektivet som er viktig innenfor eiendomsforvaltningen. Innenfor de ressursene som er tilgjengelig, er det vårt inntrykk at de ansvarlige virksomhetene utfører vedlikeholdet på en god, faglig måte som bidrar til å redusere risikoen for skader. 11 NOU 2004:22 Kapittel 3 (Om eiendomsforvaltning side 27) Telemark kommunerevisjon IKS 16