AVTALE OM LEVERING AV FAST RENHOLD

Transkript

1 Vedlegg 1 Versjon 1.0 AVTALE OM LEVERING AV FAST RENHOLD Sak: 10/71 Leveranse av renholdstjenester til AKTs bussterminaler og administrasjon Avtalens varighet xx.xx.xx xx.xx.xx. Side 1 av 9

2 AVTALEN Oppdragsgiver Akershus kollektivterminaler FKF Vestbygata Lillestrøm Telefon Foretaksnummer Oppdragsgiverens representant er: Leif Rønning Telefon Mobiltelefon E-post: Leverandør Telefon xx xx xx xx Foretaksnummer xxx xxx xxx Leverandørens representant er: Telefon xx xx xx xx Mobiltelefon xxx xx xxx E-post: Formål Leveranse av renholdstjenester til Oppdragsgivers bussterminaler og administrasjonen. Leveringstid I henhold til kravspesifikasjon. Side 2 av 9

3 1. Alminnelige kontraktbestemmelser NS 8431:2005 NS 8431:2005 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold skal gjelde med de suppleringer som følger av de nedenfor stående bestemmelsene. De alminnelige bestemmelsene i lov om kjøp av 13. mai 1988 nr 27 (kjøpsloven) kommer til anvendelse så lenge bestemmelsene i denne avtalen, inkl. de spesielle og alminnelige bestemmelsene, ikke medfører avvikende bestemmelser. 2. Kontraktsperiode (2) Erstatte første ledd med: Avtalen gjelder fra xxxx til xxxx med opsjon på forlengelse på år på likelydende vilkår. 3. Kontrakten (3) Erstattes i sin helhet med: Følgende dokumenter inngår i avtalen: a) Eventuelle referater eller skriftlig materiale fra oppklarende drøftelser eller forhandlinger avholdt etter at tilbudet er innlevert og som er godkjent av begge parter. b) Skriftlige avklaringer og eventuelle referater eller skriftlig materiale fra befaringer eller konferanser avholdt før tilbudet ble inngitt. c) Oppdragsgivers konkurransedokumenter, heri kravspesifikasjonen med vedlegg d) Tilbudet med spesifikasjoner e) Dette dokumentet f) NS 8431 Alminnelige kontraktsbestemmelser om levering av fast renhold g) Kjøpsloven. Dersom det er motstrid mellom dokumentene skal de gjelde i den rekkefølge de er angitt ovenfor. 4. Partenes representanter (5) Erstatter Hver av partene skal utpeke en person (representant) som representerer dem. Utskiftning av representanten skal varsles skriftlig. Partenes representanter har fullmakt til å opptre på partenes vegne i alle spørsmål som angår avtalen og som er nødvendige for å gjennomføre avtalen uten unødvendige opphold. Leverandøren, eller den som opptrer på dennes vegne, plikter å sette seg inn i de relevante delegasjons- og fullmaktsbestemmelser som gjelder for Oppdragsgiver. Partene kan ikke forplikte hverandre overfor tredjemann uten særskilt fullmakt. 5. Samarbeid og møter (6) Tillegg første ledd De skal i tide underrette hverandre om forhold som de forstår eller burde ha forstått vil få betydning for avtaleforholdet. (6) Erstatter tredje ledd Partene kan innkalle til møter dersom det er behov for det. Partene er forpliktet til å stille opp på møter. Innkallingen skal skje med varsel på minst 7 kalenderdager, med mindre særlige forhold gjør det påkrevet med lengre varsel. Side 3 av 9

4 (6) Erstatter fjerde ledd Leverandør erstattes med oppdragsgiver. 6. Taushetsplikt (7) Tillegg Dette skal ikke være til hinder for at slike opplysninger gis til andre når dette er nødvendig for senere renhold. 7. Regulering av kontraktssummen (8) Erstatter de to første punkter Prisene/kontraktssum er i henhold til utfylt pristilbudsskjema (Bilag 2 til leverandørens tilbud) og er fast i 12 måneder fra underskrevet avtale. Deretter kan prisen justeres 1 gang pr. 12 måneder (1 år) i løpet av avtaleperioden etter følgende prinsipper: 1. I henhold til Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks 2. Utgangsindeksen er den indeksen som gjelder ved underskrift av avtalen. 3. Prisendringen skal skje skriftlig før regulering Prisen inkluderer Leverandørens nødvendige utgifter i forbindelse med avtalen. Fakturerings-, administrasjonsgebyr og lignende aksepteres ikke. 8. Fakturering og betaling (9) Erstatter 2. ledd Leverandørens fakturaer skal spesifiseres og dokumenteres slik at de kan kontrolleres av Oppdragsgiver og fakturaens form skal være i henhold til lover og regler. Tilleggskrav til fakturering, se Konkurransedokumentet og Kravspesifikasjon. (9) Erstatter 3. ledd Oppdragsgiver skal ha 30 dagers betalingsfrist fra fakturadato. (9) Tillegg Forskuddsbetaling aksepteres ikke. Har Oppdragsgiver krav som følger av Leverandørens avtalebrudd, kan Oppdragsgiver holde tilbake så mye av kjøpesummen som vil sikre at han får kravet dekket. 9. Leverandørens rett til å stanse leveransen (10.2) Erstatter Dersom Oppdragsgiver ikke betaler, og dette ikke beror på Leverandøren eller forhold som han bærer risikoen for, kan Leverandøren kreve oppfyllelse, heving og erstatning etter kapittel VII i kjøpsloven. 10. Utførelse (11.1) Tillegg Dersom Leverandør ikke kan levere de produkt/tjenester som Oppdragsgiver skal anskaffe, kan Oppdragsgiver foreta kjøpet hos annen leverandør. Leveransen/tjenestene skal leveres til avtalt leveringssted. Se konkurransedokumentene. 11. Kvalitetssikring Side 4 av 9

5 (11.2) Tillegg Dersom leveransen/tjenesten omfatter varer underlagt lov eller offentlige forskrifter, skal leveransen/tjenesten være i overensstemmelse med disse. 12. Mangelfull leveranse (14) Erstatter Partene gjennomgår kvaliteten på de utførte tjenestene som beskrevet i konkurransedokumentet og kravspesifikasjonen. Mangelfull kvalitet gir oppdragsgiver rett til refusjon; refusjonsordningen er også beskrevet i de samme dokumentene. Dersom det i løpet av en 6-månedersperiode avdekkes mangelfull kvalitet i fire måneder; vil dette være å betrakte som vesentlig mislighold, jfr. pkt Reglene om mangel gjelder også når leveransen/tjenesten ikke svarer til opplysninger som Leverandøren gir i sin markedsføring eller ellers har gitt om leveransen/tjenesten, dens egenskap eller bruk, og som kan antas å ha innvirket på kjøpet. Reglene gjelder tilsvarende når leveransen/tjenesten ikke svarer til opplysninger som noen annen enn Leverandøren har gitt om leveransens/tjenestens egenskap, i annonse eller annen markedsføring på vegne av Leverandøren eller tidligere salgsledd. Dette gjelder ikke dersom Leverandøren verken visste eller burde ha visst at opplysningen var gitt. Reglene gjelder ikke når opplysningen i tide er rettet på en tydelig måte. 13. Beskrivelse av oppdraget (15) Tillegg Oppdragsgiver er forpliktet til å benytte avtalen ved behov for de leveranser/tjenester som er angitt i kravspesifikasjonen. 14. Svikt i oppdragsgivers ytelser (17) Tillegg Oppdragsgiver skal yte slik medvirkning som det er rimelig å vente av ham for at Leverandøren skal kunne oppfylle leveransen/tjenesten. Dersom Oppdragsgiver ikke kan motta leveransen/tjenesten til avtalt tid for oppstart av tjenesten, skal Oppdragsgiver uten ugrunnet opphold varsle Leverandøren med beskjed om hvordan Leverandøren skal forholde seg. Leverandøren plikter å dra omsorg for leveransen/tjenesten frem til levering kan finne sted. Oppdragsgiver skal betale for leveransen/tjenesten som opprinnelig avtalt, og erstatte Leverandøren de merkostnader han påføres som følge av endret leveringstid i den utstrekning disse anses rimelige. 15. Reduksjon av leveransen (19.3) 2. ledd utgår. (19.3) 3. ledd tillegg Den/de dette gjelder, skal i denne perioden stilles til rådighet for Oppdragsgiver til andre forfallende renholdsaktiviteter. 16. Erstatning ved oppdragsgivers heving (24.2) 1. ledd erstattes. Når Oppdragsgiver hever kontrakten, kan han kreve erstattet nødvendig merutgifter til renhold i tre måneder fra hevingstidspunktet. Side 5 av 9

6 17. Erstatning ved leverandørens heving (24.3) 1. ledd erstattes. Når Leverandøren hever kontrakten, kan han kreve erstattet tapt fortjeneste i tre måneder fra hevingstidspunktet. 18. Tvister (26) Tillegg Ved søksmål skal norsk rett legges til grunn. 19. Leverandørens uavhengighet Leverandøren skal være uavhengig og ikke i interessekonflikt ved gjennomføringen av leveransen/tjenesten. Han skal uten ugrunnet opphold varsle Oppdragsgiver hvis en slik situasjon oppstår. Dersom Leverandøren ikke gjenoppretter sin uavhengighet uten ugrunnet opphold, kan Oppdragsgiver heve avtalen, og kreve erstatning for sitt tap som følge av avtalebruddet. 20. Lønns- og arbeidsvilkår Ansatte hos leverandør/underleverandør skal, uavhengig av anskaffelsens størrelse, ha lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med allmenngjøringsforskrifter. Ved anskaffelser som overstiger 1,65 millioner kroner eks. mva. (Pr. 1. mars 2008) skal ansatte hos leverandør/underleverandør som direkte medvirker til å oppfylle avtalen, ha lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Leverandør/underleverandør skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle avtalen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandør/underleverandør ikke etterlever bestemmelsene om lønns- og arbeidsvilkår. Dersom leverandør/underleverandør ikke etterlever bestemmelsene om lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av avtale summen til det er dokumentert at forholdene er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. 21. Etisk handel Leverandøren skal respektere de grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. De varer/produkter som leverandøren leverer skal være fremstilt under forhold som er forenlig med de krav som følger av de til enhver tid gjeldende sentrale FN-konvensjoner og ILO-konvensjoner og den gjeldende nasjonale arbeidsmiljølovgivning på produksjonsstedet. Kravene som følger av ovenfor nevnte regelverk er minimumsstandarder. Der hvor konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde. Leverandøren er forpliktet til å oppfylle kravene under hele avtaleperioden. Dersom leverandøren bruker underleverandører til å gjennomføre hele eller deler av avtalen, er leverandøren forpliktet til å videreføre de samme kravene til underleverandørene og bidra til at de etterlever kravene. Det samme gjelder underleverandørene. Leverandøren skal på oppfordring kunne legge fram dokumentasjon på at kravene er oppfylt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre anmeldte eller uanmeldte kontroller på produksjonssted i avtaleperioden. Ved kontroll plikter leverandøren å oppgi navn og Side 6 av 9

7 kontaktopplysninger på de aktørene i leverandørkjeden som oppdragsgiver ønsker å kontrollere. Oppfyller ikke leverandøren kravene til etisk handel i disse avtalebestemmelsene, innebærer det avtalebrudd. Ved avtalebrudd plikter leverandøren å rette opp i de påpekte manglene innen en rimelig frist som oppdragsgiver fastsetter. Leverandøren skal dokumentere rettelsene skriftlig på den måten oppdragsgiver bestemmer. Ved manglende utbedring kan oppdragsgiver ilegge leverandøren dagmulkt på kr 1000,- pr. kalenderdag, begrenset oppad til 10 % av avtalesummen. Oppdragsgiver kan også kreve erstatning som står i forhold til oppdragsgivers økonomiske interesse av at kravene er fulgt, for eksempel negativ publisitet i tilfelle brudd. Ved vesentlige brudd på avtalebestemmelsene om etisk handel kan oppdragsgiver heve avtalen. 22. Varsling Varsel, krav og andre meldinger som skal gis innenfor avtalen, skal sendes til partenes representanter, i henhold til dette kontraktdokumentets forside, eller til avtalte adresser for varsling. Varsel skal gis skriftlig med mindre det kan godtgjøres å være gitt på annen måte. Varsel som er innført i referat eller protokoll fra møte mellom partene, regnes som skriftlig varsel. 23. MVA registrering Leverandøren er forpliktet til å være registrert i det norske MVA - registeret via et etablert kontor i Norge eller med en representant. Kontoret eller representanten skal være ansvarlig for alle forhold ovenfor norske myndigheter. Navnet, adressen og MVA - registreringsnummeret skal fremgå av avtalen. Alle utenlandske leverandører skal innen 1 uke etter at avtalen er undertegnet oversende blankett RF 1199 til Sentralskattekontoret for utenlands saker med kopi til Oppdragsgiver. Alle eventuelle bøter/kostnader som Oppdragsgiver blir idømt og som er forårsaket av Leverandørens mangelfulle eller manglende oppfyllelse av rapporteringsplikt til myndighetene vil bli viderefakturert. 24. Leverandørens personell Leverandøren svarer for sine ansatte og andre medhjelpere som han benytter for å oppfylle sine forpliktelser i denne avtale. 25. Forsinkelse ved oppstart av tjenesten Det foreligger forsinkelse dersom leveransen/tjenesten ikke blir startet opp på de(t) tidspunkt partene er blitt forenet om eller blir startet opp for sent på avtalt leveringssted, eller det før oppstartspunktet er klart at forsinket levering vil finne sted, og dette ikke skyldes forhold Oppdragsgiver bærer risikoen for. Har leveransen/tjenesten slike mangler at den ikke kan benyttes til sitt formål, likestilles dette med forsinkelse. Ved forsinkelse kan Oppdragsgiver kreve oppfyllelse, dagmulkt, heving og erstatning; samt holde betaling tilbake etter de spesielle kontraktsvilkårenes pkt Rett til oppfyllelse ved forsinket oppstart av tjenesten Oppdragsgiver kan fastholde kjøpet og kreve oppfyllelse med mindre det foreligger en hindring som Leverandøren ikke kan overvinne, eller for såvidt oppfyllelse vil medføre så stor ulempe eller kostnad for Leverandøren at det står i vesentlig misforhold til Oppdragsgivers interesse i at Leverandøren oppfyller. Side 7 av 9

8 Faller vanskene bort innen rimelig tid, kan Oppdragsgiver kreve oppfyllelse når dette ikke etter den tid som er gått, vil være vesentlig mer tyngende eller få en annen karakter enn Leverandøren kunne forutse, eller det for øvrig vil være urimelig å kreve oppfyllelse. Oppdragsgiver taper sin rett til å kreve oppfyllelse om han venter urimelig lenge med å fremme kravet. 27. Forespørsel ved forsinket oppstart av tjenesten Dersom Leverandøren spør om Oppdragsgiver tross forsinkelsen vil motta levering, eller underretter Leverandøren om at han vil levere innen en angitt tid, men Oppdragsgiver ikke svarer innen rimelig tid etter at han har fått meldingen, kan Oppdragsgiver ikke heve om oppfyllelse skjer innen den tid som er angitt. 28. Heving ved forsinket oppstart av tjenesten Oppdragsgiver kan heve avtalen når forsinkelsen medfører vesentlig kontraktsbrudd. Avtalen kan også heves dersom Leverandøren ikke leverer innen en rimelig tilleggsfrist for oppfyllelse som Oppdragsgiver har fastsatt. Mens tilleggsfristen løper, kan ikke Oppdragsgiver heve, med mindre Leverandøren har varslet at han ikke vil oppfylle innen fristen. 29. Erstatning ved forsinket oppstart av tjenesten Oppdragsgiver kan kreve erstatning for det tap han lider som følge av forsinkelse fra Leverandørens side. Dette gjelder likevel ikke så langt Leverandøren godtgjør at forsinkelsen skyldes hindring utenfor hans kontroll som han ikke med rimelighet kunne ventes å ha tatt i betraktning ved avtaleinngåelsen eller ha unngått eller overvunnet virkningene av. Beror forsinkelsen på tredjemann som Leverandøren har gitt i oppdrag helt eller delvis å oppfylle avtalen, er Leverandøren fri for ansvar bare om også tredjemann vil være fritatt etter regelen i 1. ledd. Det samme gjelder om forsinkelsen beror på en leverandør som Leverandøren har brukt, eller på noen annen i tidligere salgsledd. Leverandøren er ansvarsfri så lenge hindringen virker. Faller hindringen bort, kan ansvar gjøres gjeldende dersom Leverandøren da plikter å oppfylle, men ikke gjør det. Reglene foran under dette punktet omfatter ikke slikt indirekte tap som nevnt i 67 (2) i kjøpsloven. I internasjonale kjøp omfatter reglene likevel også indirekte tap for så vidt ikke annet følger av 70 (3) i kjøpsloven. Oppdragsgiver kan i alle høve kreve erstatning dersom forsinkelsen eller tapet skyldes feil eller forsømmelse fra Leverandørens side. 30. Opplysningsplikt om hindring ved forsinket oppstart av tjenesten Hindres Leverandøren i å oppfylle avtalen til rett tid, skal han varsle Oppdragsgiver om hindringen og dens virkning på muligheten for å oppfylle. Får Oppdragsgiver ikke slikt varsel innen rimelig tid etter at Leverandøren fikk eller burde fått kjennskap til hindringen, kan Oppdragsgiver kreve erstattet tap som kunne vært unngått om han hadde fått meldingen i tide. 31. Dagmulkt ved forsinket oppstart av tjenesten Leverandøren skal betale dagmulkt, dersom leverandøren er forsinket i henhold til spesielle kontraktsvilkårenes punkt 25. Dagmulkten er 1 % av den totale avtalesummen eksklusive merverdiavgift (eks. mva.), begrenset oppad til 15 %. Dagmulkten skal være på minimum kr 1000,- pr. kalenderdag inntil leveransen/tjenesten er startet opp. Hvis bare en del av den Side 8 av 9

9 avtalte ytelse er forsinket, kan leverandøren kreve en nedsettelse av dagmulkten som står i forhold til oppdragsgivers mulighet til å nyttiggjøre seg den del av ytelsen som er levert. 32. Reklame Leverandøren må innhente skriftlig forhåndsgodkjennelse fra Oppdragsgiver dersom Leverandøren ønsker å gi offentligheten informasjon om avtalen utover å oppgi leveransen som generell referanse samt bruk av reklame i levering/tjenesten. Side 9 av 9