BASIL - Barnehage-Statistikk- InnrapporteringsLøysing

Transkript

1 KUNNSKAPSDEPARTEMENTET BASIL - Barnehage-Statistikk- InnrapporteringsLøysing Brukarrettleiing Conexus AS

2 Innhaldsliste BASIL INNLEIING ÅRSMELDING... 4 Prosessflyt... 5 Statusnivå på skjema... 6 VIKTIG INFORMASJON LES DETTE!... 7 E-postfunksjon... 7 Adobe Acrobat Reader... 7 Browsere... 7 Timeout... 7 Barnehagar i løysinga... 7 UTSKRIFTSVENLEGE BRUKARRETTLEIINGAR... 8 LOGG INN... 9 Gløymt passord Kontroller brukaropplysningar BARNEHAGE Endre passord Skjemarapportering Statusnivå Sakshandsaming KOMMUNE... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. Årsmelding... Feil! Bokmerke er ikke definert. Kontroll og eventuell redigering i skjemaet... Feil! Bokmerke er ikke definert. Sakshandsaming... Feil! Bokmerke er ikke definert. Send e-post til barnehage... Feil! Bokmerke er ikke definert. Ikkje påbyrja... Feil! Bokmerke er ikke definert. Gjer inaktiv... Feil! Bokmerke er ikke definert. Melding om organisatoriske endringar... Feil! Bokmerke er ikke definert. Inaktive barnehagar... Feil! Bokmerke er ikke definert. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 2

3 Gjer aktiv... Feil! Bokmerke er ikke definert. Kontaktpersonar - kommune... Feil! Bokmerke er ikke definert. Eksport... Feil! Bokmerke er ikke definert. Brukarliste... Feil! Bokmerke er ikke definert. Generere informasjonsbrev til barnehagane... Feil! Bokmerke er ikke definert. PDF-skjema: Talet på barn og opphaldstid... Feil! Bokmerke er ikke definert. Søk... Feil! Bokmerke er ikke definert. Send purring til barnehage(ar)... Feil! Bokmerke er ikke definert. Redigering av skjema ved statusnivå Godkjent kommune... Feil! Bokmerke er ikke definert. FYLKE... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. Godkjenne/avvise skjema... Feil! Bokmerke er ikke definert. Kontaktpersonar - fylkesmannen... Feil! Bokmerke er ikke definert. Send purring til kommune (bydel i Oslo)... Feil! Bokmerke er ikke definert. Eksport... Feil! Bokmerke er ikke definert. Søk... Feil! Bokmerke er ikke definert. SKJEMASIDER Lagring av innhald i skjemaet Fagleg rettleiing/ hjelpetekster Barnehagebrukar - rapportering RETTLEIING LOGG UT BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 3

4 BASIL Innleiing Årsmelding Alle godkjende barnehagar skal levere Årsmelding for barnehagar per Opplysningane i skjemaet skal nyttast til å produsere statistikk på barnehagefeltet. Årsmeldinga er også grunnlag for kommunen si utmåling av tilskott til ikkje-kommunale barnehagar. BASIL opnar for rapportering av årsmelding frå den einskilde barnehagen 14. desember Kommunen skal ha godkjent alle skjema til alle barnehagane i kommunen innan 18. januar Kommunen må fastsetje ein eigen frist for barnehagane i kommunen slik at denne rapporteringsfristen kan haldast. I BASIL er det lagt inn opplysningar om den einskilde barnehagen basert på registerdata frå SSB. Kommunen skal, etter å ha motteke brukarnamn og passord, kontrollere at alle barnehagane i kommunen ligg i BASIL. Dersom barnehagar manglar i løysinga, må ein kontakte SSB. Sjå her for nærare informasjon. Kommunen kan hente fram ei brukarliste som mellom anna inneheld påloggingsinformasjon til den einskilde barnehagen, jf. side 24 i rettleiinga. Kommunen skal distribuere brukarnamn og passord til den einskilde barnehagen slik at barnehagen er klar til å rapportere når BASIL opnar for rapportering 14. desember. Kommunen genererer informasjonsbrev som skal sendast til alle barnehagane som skal rapportere til årsmeldinga. Ein skriv ut informasjonsbrevet og sender dette til barnehagane i forkant av rapporteringa. Brevet til barnehagane inneheld informasjon om rapporteringsfrist, nettadressa brukarnamn og passord og annan relevant informasjon om utfylling av skjema til årsmeldinga. Barnehagen kan starte rapportering når brukarnamn og passord er mottekne frå kommunen, og løysinga er open for innrapportering. Når barnehagebrukaren loggar seg på BASIL, vert årsmeldingsskjemaet til barnehagen oppretta automatisk. Sjå her for nærare informasjon. Sidan årsmeldinga er grunnlag for tildeling av kommunalt tilskott til ikkje-kommunale barnehagar, skal ikkje-kommunale barnehagar også sende ei signert utskrift av skjemaet til kommunen. Sjå også Rundskriv F-05/2011 (Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlige tilskudd til ikke-kommunale barnehager). Kommunen skal kontrollere, godkjenne eller avvise opplysningane i dei skjema som er rapporterte frå barnehagane, jf. side 11. Alle skjema skal vere godkjende av kommunen innan 18. januar Kommunen kan, ved å generere skjemaet Talet på barn og opphaldstid, få ei samla oversikt over talet på barn og opphaldstid i dei private og offentlege barnehagane i kommunen. Årsmeldingane for 2012 vil ikkje bli importerte til fylkesmennene sitt sakshandsamingsprogram. Fylkesmannen har ikkje moglegheit til å redigere årsmeldingane i BASIL. Dersom Fylkesmannen, som eit ledd i arbeidet med årsmeldingane, finn ut at det skal gjerast endringar i ei årsmelding, må årsmeldinga i BASIL returnerast til kommunen, slik at kommunen kan endre data i skjema. Fylkesmannen kan sende skjemaet attende til kommunen ved å trykkje på ikonet for å avvise skjemaet. Når skjemaet er endra av kommunen i BASIL, skal Fylkesmannen godkjenne skjemaet. Eventuelle endringar må gjerast i BASIL før KOSTRA-publisering 15. mars og 15. juni. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 4

5 Prosessflyt Prosessflyten i løysinga for årsmeldinga er som følgjer: Moglege statusnivå på skjemaet Prosessflyt - årsmelding Barnehagen gjennomfører rapportering i årsmeldinga. Kontrollerer, korrigerer eventuelle feil, godkjenner og skriv ut papirversjon av skjema. Signert skjema sendast til kommunen. Kommunen kontrollerer og godkjenner/avviser skjemarapporteringa utført av barnehagen. Dersom skjemaet vert avvist, må kommunen informere barnehagen om kva for korrigeringar som må gjerast i skjemaet. Kommunen har tilgang til å redigere opplysningane som er gitt av barnehagen. Brukarnamn og passord til barnehagane vert viste ved klikk på lenka Brukarliste. Fylkesmannen kontrollerer og godkjenner/avviser skjemaet. SSB har tilgang til å kunne redigere alle skjema med statusnivå Godkjent fylkesmann, og å avvise skjemaet. Eksportfiler med skjemadata kan genererast. Utdrag kan vere pr. kommune, pr. fylke eller på nasjonalt nivå. Filen kan opnast i eigna verkty, til dømes MS Excel. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 5

6 Statusnivå på skjema Årsmeldingsskjemaet kan ha følgjande statusnivå i løysinga: Nr. Status Kommentar 1 Ikkje påbyrja (bhg.) Barnehagen har ikkje påbyrja rapporteringa i skjema. 2 Under handsaming (bhg.) Barnehagen har starta rapporteringa i skjema. 3 Fullført (bhg.) Barnehagen har ferdigstilt rapporteringa, kontrollert og godkjent skjema. (Papirversjonen av skjema må signerast og sendast til kommunen.) 4 Godkjent kommune Kommunen har godkjent rapporteringa til barnehagen. 5 Ikkje godkjent kommune Kommunen har avvist rapporteringa til barnehagen. Barnehagen må utføre naudsynte endringar i skjemaet, kontrollere, godkjenne og sende ny papirversjon til kommunen. 6 Korrigert kommune * Eit mellombels statusnivå som vert loggført under Sakshandsaming dersom kommunen utfører korrigeringar i eit skjema. Dette statusnivået erstattast av Godkjent kommune eller Ikkje godkjent kommune 7 Godkjent fylke Fylkesmannen har godkjent rapporteringa til barnehagen. Fylkesmannen har berre moglegheit til å godkjenne skjema som har statusnivå Godkjent kommune. 8 Ikkje godkjent fylke Fylkesmannen har avvist rapporteringa til barnehagen. Fylkesmannen har berre moglegheit til å avvise skjema som har statusnivå Godkjent kommune. 9 Korrigert SSB SSB har korrigert opplysningar i årsmeldinga. SSB har berre moglegheit til å utføre korrigeringar i skjema med statusnivå Godkjent fylke. 10 Ikkje godkjent SSB SSB har avvist rapporteringa. SSB har berre moglegheit til å avvise skjema som har statusnivå Godkjent fylke. Kommunen må korrigere opplysningane. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 6

7 Viktig informasjon les dette! Følgjande informasjon er viktig for at løysinga skal fungere som ønska: E-postfunksjon For å nytte e-postfunksjonen i løysinga må det vere sett opp ein e-postklient på brukarens PC. Adobe Acrobat Reader For å kunne vise og skrive ut skjema må Adobe Acrobat Reader eller anna PDF-lesar vere installert på brukaren sin maskin. Adobe Acrobat Reader kan lastast ned her. Browsere Løysinga er utvikla for Microsoft Internet Explorer v7 eller nyare, og vert støtta av dei nyaste versjonane av Opera, Firefox,Crome samt Safari. Nettlesaren må tillate Java-script. Timeout Timeout i løysinga er 30 minuttar. Dersom det ikkje er nokon aktivitet i løysinga i løpet av denne tidsperioden, fører det til at brukaren automatisk blir logga ut av løysinga. Barnehagar i løysinga Barnehagane i løysinga vert importert frå eit register hos Statistisk Sentralbyrå. Registeret er eit utdrag av einingsregisteret. Dersom barnehagar manglar i løysinga, må Statistisk Sentralbyrå kontaktast på e-post: barnehage@ssb.no BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 7

8 Utskriftsvenlege brukarrettleiingar Klikk her for å opne brukarrettleiinga for årsmeldinga som ei PDF- fil. Klikk her for å opne fagleg rettleiing for skjemaet som ei PDF- fil. Filene kan skrivast ut ved å klikke på ikonet. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 8

9 Logg inn 1. Gå til internettadressa 2. Logg inn med gyldig brukarnamn og passord Innloggingsside 3. Statussida til brukaren vert vist Kva for statusside som vert vist, er avhengig av kva for rolle din brukar har i løysinga. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 9

10 Gløymt passord Klikk på lenka Følgjande side vert vist: dersom du har gløymt passordet. Fyll inn e-postadressa di og klikk på knappen Dersom e-postadressa di er registrert i BASIL, vil du mott ein e-post med brukarnamn og passord. Kontroller brukaropplysningar Ved pålogging fyrste gong for ein ny rapporteringsperiode av årsmeldinga, må brukaren kontrollere brukaropplysningar. Brukaropplysningar BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 10

11 Oppdater brukaropplysningane om naudsynt. Trykk på BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 11

12 Barnehage Barnehagen kan starte rapportering når brukarnamn og passord er mottekne frå kommunen og løysinga er open for innrapportering. Når barnehagebrukaren loggar seg på BASIL, vert årsmeldingsskjemaet til barnehagen automatisk oppretta. Før ein startar rapportering i skjemaet er statusnivået til skjema Ikkje påbyrja (bhg.). Statusside - barnehagenivå Styraren sine brukaropplysningar kan oppdaterast og lagrast ved å trykkje på. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 12

13 Endre passord Ved å klikke på lenka «Endre passord» kan barnehagebrukaren endre passord. Felta i dialogboksen fyllast inn. Klikk deretter på Passordet må innehalde minst 6 teikn. Skjemarapportering 1. Ein må ha valt riktig skjema i nedtrekkslista 2. Barnehagebrukaren klikkar på ikonet ( Rediger skjema ). Statusnivået til skjemaet endrast til Under handsaming (bhg.) 3. Skjemasidene vert visste og rapporteringa kan starte. Klikk her for å lese om skjemarapportering. Når barnehagebrukaren har ferdigstilt skjemarapporteringa, er statusnivået til skjemaet Ferdigstilt bhg. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 13

14 Ikon Forklaring Rediger skjema Skjemasidene for barnehagen vert viste og innhaldet kan redigerast. Klikk her for å lese om skjemarapportering. PDF/Skriv ut Skjemasidene vert viste som ei.pdf fil og skjemaet kan skrivast ut. Når skjemaet har statusnivå 1-2 (sjå oversikt i seksjonen Innleiing ), skriv ein ut ein versjon med ordet kladd som vassmerke. Når skjemaet har statusnivå 3-9, skriv ein ut originalversjon. Sakshandsaming Eit vindauge vert opna der alle statusendringar på skjemaet er loggførte. Det er mogleg å leggje til ein kommentar på barnehagebrukaren sine statusendringar. Statusnivå Sjå oversikt i seksjonen Innleiing. Sakshandsaming Vindauge for sakshandsaming BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 14

15 Brukaren klikkar på ikonet for å vise vindauget for sakshandsaming. For kvar gong statusnivået på skjemaet vert endra vert dette vist i vindauget for sakshandsaming. Felt Dato Brukar Status Forklaring Dato for statusendringa på skjemaet. Namnet på brukaren som gjorde statusendringa. Skjemaet sitt statusnivå Kommentar Ved å klikke på ikonet vert kommentarfeltet nedst i vindauget vist. Her kan brukaren leggje til/redigere eigne kommentarar. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 15

16 Send e-post direkte til sakshandsamaren I vindauget for sakshandsaming er det knytt opp ein e-post til dei som handsamar skjemaet. 1. Klikk på namnet til brukaren. E-postklienten på brukaren sin maskin opnast, og e-postadressa vert automatisk overført inn i Til -feltet. 2. Fyll inn informasjon i e-postens Tittel - og Innhalds -felt. 3. Trykk på Send -knappen. E-posten sendast til mottakaren. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 16

17 Skjemasider Skjemasida Opplysingar om talet på barn i barnehagen er vist i figuren nedanfor. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 17

18 Innhaldsfelt Venstre innhaldsfelt Hovudinnhaldsfelt Høyre innhaldsfelt Kommentar Menyen viser sidene i skjemaet. Her visast sjølve skjemaet med innfyllingsfelt. Alle hjelpetekster vert vist her. Lagring av innhald i skjemaet Informasjonen i et skjemafelt vert lagra automatisk når markøren vert sett i eit anna felt eller brukaren klikkar på ein knapp eller lenke. Fagleg rettleiing/ hjelpetekster Ved klikk på vert tilhøyrande rettleiing/hjelpetekst vist i høgre innhaldsfelt. Det merka hjelpesymbolet har ein raud sirkel rundt sjølve ikonet. Lenke til utskriftsversjonen av fagleg rettleiing finn du her og på sida Innleiing i skjemaet. Barnehagebrukar - rapportering 1. Barnehagebrukaren fyller ut relevante felt i skjemaet. 2. På sida Statstilskott og rapportering til KOSTRA kan barnehagebrukaren klikke på. Skjemaet vert kontrollert. Eventuelle feil/åtvaringar vert lista i hovudinnhaldsfeltet. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 18

19 3. Alle feil må korrigerast. Ved å klikke på tittelen på ei feilmelding vert skjemasida automatisk vist og posten som inneheld feilen. 4. Feilen(feila) vert korrigerte og ny kontroll av skjemaet må gjennomførast heilt til funksjonen ikkje viser nokre feilmeldingar. 5. Klikk på. Rapportering er ferdigstilt frå barnehagen, og eit vindauge vert vist med det ferdig utfylte skjemaet i PDF format. 6. Klikk på Skriv ut ikonet i øvre venstre hjørne. Papirversjon av skjemaet skal signerast av barnehagen sin styrar og sendast til kommunen. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 19

20 Rettleiing Dersom du er registrert brukar av BASIL, kan du klikke på lenka Gløymd brukarnamn og passord på loginsida for å få ditt login sendt til e-postadressa di. Kommunane har oversikt over barnehagane sine brukarnamn og passord. Ta kontakt med kommunen din dersom du som barnehagebrukar ikkje får logga inn i løysinga. For fagleg rettleiing, kontakt barnehageansvarleg hos fylkesmannen For spørsmål om teknisk rettleiing av løysinga kontakt IST på telefon eller e-post:basil@ist.com Logg ut Brukaren loggar ut av løysinga ved å klikke på til høgre i løysinga. BASIL - Barnehage-Statistikk-InnrapporteringsLøysing Årsmelding 20