KONKURRANSEGRUNNLAG. Oppføring av kulturhuset Buen og kjøp av Fundia tomta, Nedre Malmø i Mandal. Halse Eiendom AS

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Oppføring av kulturhuset Buen og kjøp av Fundia tomta, Nedre Malmø i Mandal Halse Eiendom AS Dato : Side 1 av 18

2 Innholdsfortegnelse Generell del... 3 Innledning... 3 Utvikling av Fundia tomta inngår i Prosjektet Malmø Det vises til 3 Bakgrunn for Fundia tomta... 3 Konkurransens formål... 4 Prosjekt finansiering... 7 Prosjektets rammebetingelser... 8 Miljøhensyn... 8 Universell utforming... 8 Anskaffelsesprosedyre og gjennomføring av konkurransen... 9 Framdriftsplan Kunngjøring Språk Avlysning og forkastelse Tilbudsåpning Tilleggsopplysninger/ supplering/ endringer av konkurransegrunnlaget Tilbakekall og endring Opplysningsplikt Forbehold/ avvik fra konkurransegrunnlaget Honorering Behandling av tilbud Vedståelsesfrist Oppdragsgivers kontaktperson Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav Tildelingskriterier Vekting av tildelingskriteriene Vedlegg Sjekkliste for besvarelse av tilbud Side 2 av 18

3 Generell del Innledning Halse Eiendom AS inviterer til konkurranse om tildeling av kontrakt for kjøp av Fundia tomta og oppføring av kulturhuset Buen på Nedre Malmø i Mandal. Halse Eiendom AS er heleid av Mandal kommune. Konkurransen vil bli gjennomført etter anskaffelsesprosessen konkurranse med forhandling, jamfør regelverket om offentlige anskaffelser. Fundia tomta er første viktige del i utviklingen av store deler av Nedre Malmø. Fundia tomta har et utbyggingspotensiale på m2 BTA og planlegges med kulturhus (heretter brukes Buen som er det offisielle navnet), hotell, bolig, kontor og noe forretning. Buen er et regionalt kulturhus for Lindesnesregionen. Det er muligheter for sale-lease back løsning for deler av hotellet. Utgangspunktet for Mandal kommune var at kommunen selv ville eie Buen, mens området for øvrig skulle utvikles i samarbeid med og deretter selges til en eiendomsutvikler. Ut fra tilbakemeldinger fra markedet ønsker kommunen nå også tilbud basert på Offentlig Privat Samarbeid (OPS) hvor Leverandøren/ investoren eier og drifter bygget Buen, og leier dette ut til kommunen. I dette konkurransegrunnlaget åpnes for at tilbyder leverer inn tilbud på ett eller begge alternativene. Grunnlaget for konkurransen er føringer gitt i dette konkurransegrunnlaget, vedtatt reguleringsplan for Nedre Malmø, forslag til reguleringsplan for Fundia tomta og vedtatt forprosjekt for Buen. Forslag til reguleringsplan for området har vært på høring og det er ikke vesentlige merknader til foreliggende forslag. Reguleringsplanen er detaljert for Buen og gang- og sykkelbroen, slik at en kan gå direkte på rammesøknaden for disse. For resten av området er det en fleksibel plan som må følges opp med bebyggelsesplaner. Planprosessen er derfor kommet så langt at en vet hvilke utbyggingsmuligheter det er på tomta, uten at løsningene er bundet opp i detalj. Det er i ferd med å bli inngått utbyggingsavtaler med eierne av nærliggende områder på Nedre Malmø, med et samlet utbyggingspotensiale på ca m2. Avtalene forutsetter at det vil bli startet arbeid med infrastrukturen i området, inklusiv ny gang- og sykkelbro over elva, når det er betalt inn ca 30 mill.kr. fra utbyggerne. Reguleringsplanen for Fundia tomta ventes behandlet av Mandal bystyre i april 2009 og utbyggingsavtalen i juni Kommunen og NAV har signalisert interesse for å leie kontorlokaler på Fundia tomta. Utvikling av Fundia tomta inngår i Prosjektet Malmø Det vises til Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Halse Eiendom AS. Prosjekt- og teknologiledelse AS (PTL) er på oppdrag fra Halse Eiendom AS prosjektleder for utviklingen av Fundia tomta. Bakgrunn for Fundia tomta Mandal kommune har ervervet Fundia tomta og etablert Halse Eiendom AS for å planlegge utviklingen av området. Kommunens visjon med området er å skape en ny bydel som styrker både Mandal sentrum og hele byen. Området skal ha gode og urbane kvaliteter. Nedre Malmø er ett av de flotteste områdene i Mandal sentrum. Området har historisk sett vært et industriområde, som har vært viktig for byens vekst og utvikling. I fremtiden vil området være Side 3 av 18

4 minst like viktig for byens utvikling, og da som arena for varierte kulturvirksomheter, moderne konferansehotell, attraktive kontorfasiliteter og boliger. Aktuelle data for Mandal og regionen Antall innbyggere i Mandal kommune pr. 1. juli 2008 er 14390, og det har vært netto tilvekst i kommunen hvert år de siste 10 år. Lindesnesregionen, som i tillegg til Mandal består av Lindesnes, Audnedal, Marnardal og Åseral, har til sammen ca innbyggere. Mandal (by) ligger 43 km unna Kristiansand (by) og 55 km unna Kristiansand lufthavn Kjevik. Mandal har i dag 2 hotell: First hotell Solborg med 66 rom. Kjøbmandsgaarden Hotel med 11 rom. Mandal har et aktivt næringsliv med 5 store bedrifter med mellom 100 og ansatte. I tillegg kommer ca. 20 bedrifter med mellom 25 og 100 ansatte. Flere av bedriftene driver stor internasjonal virksomhet med høye krav til hotellstandard. Nærmere om Buen Buen er et regionalt kulturhus med bla bibliotek, kulturskole, kino, storsal, biscene og galleri. Det skal være møtestedet for hele byens befolkning og syde av aktivitet store deler av døgnet. Gjennom lokaliseringen vegg i vegg med hotellet gis det betydelige muligheter for synergier, bla i forhold til store arrangementer og konferanser. Storsalen har ca 400 sitteplasser, som enkelt kan gjøres om til konsertarena for 800 som står eller til middagsservering for store konferanser. Forprosjektet dokumenterer høye krav til kvalitet og design, der akustikk og fleksibel bruk er særlig vektlagt. Buen er på m2 BTA og kalkulert til 205 mill.kr. (prisnivå januar 2009 kr). Kalkylen omfatter ikke merverdiavgift, tomtekostnader eller byggelånskostnader. Kalkylen er utarbeidet i Calcus. Leverandøren vil kunne få en siste oppdatert versjon av kalkylen hvor beregnede masser er oppgitt, mens de anslåtte enhetspriser er tatt ut. Denne vil foreligge 27. februar. Leverandøren er uansett ansvarlig for masseberegningene. Forprosjektet følger som trykt vedlegg til dette dokumentet. Det pågår arbeid med detaljprosjektering. Første fase av detaljprosjektet vil inngå i de videre forhandlingene med de mest aktuelle tilbyderne. Denne delen vil bla omhandle krav til materialvalg basert på prinsippene i forprosjektet. Konkurransens formål Oppdragsgiver ønsker i samarbeid med Leverandør å bruke mulighetene ved forhandlingene til å vurdere mulige samarbeidsformer for gjennomføring og utvikling av Fundia tomta med sikte på salg av tomta, samt bygging og eventuelt eierskap til Buen. Oppdragsgiver har som målsetting å utvikle en ny bydel for Mandal sentrum, som vil gi retning og signaleffekt for utvikling av hele byen og regionen. Leverandøren må ha et langsiktig perspektiv i utvikling av Fundia tomta, og inviteres derfor med tidlig i prosjektet for å påvirke konsept, organisering og økonomiske modeller. Side 4 av 18

5 For oppdragsgiver er det særlig viktig å komme raskt i gang med bygging av Buen. Det er også viktig å få etablert et hotell som sammen med Buen kan gi gode gjensidige synergier, og som samtidig vil være et viktig tilskudd for Mandal sin videre vekst. Dersom en får på plass avtaler med Mandal kommune og NAV om leie av kontorlokaler, er også disse interessert i en rask realisering. Det er antydet et arealbehov på i størrelsesorden m2 BTA for kommunen og m2 BTA for NAV. Prosjekteringen av Buen utføres av 3xn (arkitekter), Sinus (akustikk) og Rambøll (tekniske fag). En har nå startet detaljprosjektet. Det vil pågå i 2-3 måneder framover. Det er en forutsetning at siste fase av detaljprosjektet skal gjennomføres av Leverandøren og at Leverandøren overtar de rådgiverne som utfører prosjekteringen. Oppdragsgivers forventninger og målsettinger Oppdragsgiver ønsker innspill til konkretisering av konseptet og forslag til virkemidler som kan tilføre god utnyttelse og gode kvaliteter for området. Særlig ønsker Oppdragsgiver innspill på organisering av gjennomføringsmodeller og presentasjon av økonomiske modeller som dokumenterer kostnadsoptimale løsninger for hele tomta og for bygging og eventuell drift av Buen. Målet med konkurransen er å tildele kontrakt til Leverandør, evt med samarbeidspartnere, som gir det økonomisk mest fordelaktige tilbudet samlet sett basert på salg av Fundia tomta og totale kostnader for oppføring av Buen. Kvalitetskravene er definert gjennom vedtatt reguleringsplan for Nedre Malmø, forslag til reguleringsplan for Fundia tomta og vedtatt forprosjekt for Buen. Det er forventet at Leverandøren skal: - Ta totalansvaret for bygging av Buen ut fra kravene gitt i vedtatt forprosjekt - Utvikle Fundia tomta innenfor rammene av forslag til reguleringsplan - Ved en eventuell OPS løsning, ta ansvaret for finansiering, oppføring og den bygningsmessige driften av Buen Leverandøren må dekke kostnadene til infrastruktur for utbyggingspotensialet på tomta. Dette forfaller til betaling før det gis igangsettingstillatelse til første bygg som realiseres på Fundia tomta. Det er i forslag til utbyggingsavtale fastsatt til kr pr m2 BTA. Beløpet er basert på prisnivået ved signering av avtalen (forventes juni 2009) og skal deretter reguleres med 2,75 % pr år. Ut fra utbyggingspotensialet på tomta vil bidraget utgjøre ca 22 mill.kr. Alternative samarbeidsmodeller for Buen Halse Eiendom AS ønsker å ta utgangspunkt i to mulige samarbeidsmodeller for utvikling av Buen: 1) En modell med Halse Eiendom AS som byggherre av Buen, hvor man søker en samarbeidspartner som omfatter bygging av kulturhuset, samt kjøp av øvrige arealer på Fundia tomta, herunder mulige samarbeidsmodeller for utvikling og gjennomføring ihht reguleringsplanen (hotell og bolig/forretning/kontor). Her ligger også muligheter for utleie til kommunen og NAV. 2) En modell hvor Halse Eiendom AS søker en OPS modell for bygging og drift av Buen, samt kjøp og samarbeidsmodeller for utvikling av øvrige arealer som i modell 1. Side 5 av 18

6 I begge alternativ vil Oppdragsgiver fortsatt stå som eier av tomta til Buen. Det legges til grunn at denne festes for kr 1 pr år. Halse Eiendom AS er interessert i bruk av OPS-modeller dersom det kan dokumenteres: en fordelaktig totaløkonomi (årlige totalkostnader) en god langsiktig drift med trygghet for dekning av årlige kostnader en løsning som sikrer Mandal kommune kontroll over kulturtilbudene planlagt i Buen og godt samspill mellom byggeier og kommunen som ansvarlig for innholdet i bygget For at Oppdragsgiver skal kunne ta stilling til valget mellom OPS eller kommunalt eierskap av Buen, må OPS leverandøren legge fram konkrete forslag til hvordan en kan ta ansvaret for den bygningsmessige driften og hvordan en kan forplikte seg i forhold til kostnader til drift, vedlikehold og videre utvikling av Buen. Det må legges fram et notat som begrunner prinsippene for en slik løsning i forbindelse med innlevering av tilbudet. Dette temaet vil stå meget sentralt i de videre forhandlingene, dersom OPS modellen synes mest aktuell. Tilbyder må legge fram tilfredsstillende garantier i forhold til de forpliktelser en tar på seg i forhold til bygging og eventuell drift av Buen. Dette temaet vil også bli sentralt i de videre forhandlinger. Mandal kommune har signalisert interesse for å flytte fra eksisterende kontorlokaler til nye lokaler i reguleringsområde 06 Bolig/Forretning/Kontor. NAV har også signalisert tilsvarende ønsker for lokalisering på Fundia tomten, og OPS-modell kan være aktuelt også her dersom det er økonomisk fordelaktig for leietakerne. Dersom Leverandøren tilbyr modell 1 (kommunalt eierskap av Buen), skal det tydelig framgå hva som er tilbudt kjøpspris for Fundia tomta utenom tomt til Buen (inklusiv eventuelle betingelser) og hva som er byggekostnaden for Buen basert på vedtatt forprosjekt (inklusiv definerte forutsetninger). Det legges til grunn at byggestart kan være rundt årsskiftet 2009/2010. Alle kostnader skal oppgis eks mva. Dersom Leverandøren tilbyr modell 2 (OPS for Buen) skal det oppgis forventet brutto investeringskostnad og en årlig kostnad for kommunen for leie av bygget (splittet mellom kapital og FDV kostnader) når en har trukket fra forventet offentlig tilskudd, se nedenfor, og det Leverandøren vil tilby for kjøp av tomta. Alle tall skal være eks mva. Det kan også prises spesielt dersom det legges til grunn en OPS løsning for Mandal kommune og NAV. I denne modellen skal kommunen ha rett til å kjøpe Buen når en måtte ønske og til en på forhånd avtalt pris. Det skal legges til grunn en avtale på 20 år med mulighet for forlengelse på 20 år. Leverandøren skal garantere for at en opprettholder kvalitetsnivået (tilstandsgrad 1) på bygget i hele leieperioden. Oppdragsgiver er minimum interessert i følgende alternative leietilbud: 1. Kommunen kan overta bygget for kr 0 etter 20 år fra ferdigstillelse 2. Kommunen kan overta bygget for en kostnad lik 50 % av netto investeringskostnad (faste kroner) etter 20 år fra ferdigstillelse. Grunnlaget for innlevering av tilbudet er godkjent forprosjekt. Gjennomført første del av detaljprosjektet vil inngå som en del av grunnlaget for selve forhandlingsprosessen. Side 6 av 18

7 Prosjekt finansiering Buen vil bli finansiert gjennom kommunale, statlige og fylkeskommunale midler for bygging av regionalt kulturhus i tillegg til salgsinntekter fra resten av Fundia tomta. Det er sendt søknader om tilskudd til fylkeskommunen og staten. Kommunen har bevilget midler i vedtatt økonomiplan. Kommunen er i en OPS modell åpen for å bidra med et tilskudd mot tilsvarende reduksjon i årlig leie. Fylkeskommunens bidrag ventes avklart i april og statens bidrag i april/mai i år. Inntil endelig avklaring på søknadene foreligger, kan det legges til grunn at en mottar til sammen 70 mill.kr. i statlig og fylkeskommunalt tilskudd, og at kommunens samlede bevilgning er 70 mill.kr. Leverandøren er ansvarlig for all øvrig finansiering. Ved eventuelt valg av OPS-samarbeid for Buen må håndtering av mva bli avklart som en del av forhandlingene. Det legges til grunn for tilbudet at det blir 100 % mva refusjon. Også i en OPSløsning vil de statlige, fylkeskommunale og eventuelt kommunale tilskudd komme til fratrekk. Prosjektet er i dag finansiert av Oppdragsgiver fram til valg av Leverandør. For at kontrakt skal kunne inngås med Leverandør forutsetter det godkjenning i Mandal bystyre, at Oppdragsgiver får tilstrekkelig statlig og fylkeskommunal finansiering og at inntektene fra salget av resten av Fundia tomta gjør at kommunen har økonomiske muligheter til å sluttfinansiere bygget eventuelt også til de årlige leiekostnadene. Den økonomiske delen av tilbudet for Buen kan framstilles slik (alle tall er eks mva og i MNOK 2009 kr). Alle felt merket med x skal fylles ut: Kommunalt eie OPS Målpris eller fastpris Buen inklusiv 5 mill.kr. i x x infrastrukturbidrag Forventet offentlig bidrag - fratrekk 140,0 140,0 Netto investeringskostnad x x Netto årlig kostnad OPS, alternativ 1* x Netto årlig kostnad OPS, alternativ 2* x Forventet årlig FDV kostnad kommunalt eie x *Basert på netto investeringskostnad. Det skal skilles mellom kapital og FDV kostnadene Tilsvarende tabell kan fylles ut for sammenlikning av tilbud for kjøp av Fundia tomta (alle tall er eks mva og i MNOK 2009 kr): Kommunalt eie x OPS x Utgangspris for Fundia tomta (utenom Buen tomta), omregnet til 2009 kr Fratrekk infrastrukturbidrag 22,0 22,0 Fratrekk/tillegg eventuelle andre forbehold x x Netto pris for tomta, omregnet til 2009 kr x x For å kunne sammenlikne alternativene er det ønskelig at det i begge alternativ er separat prising av netto pris for tomta og målpris eller fastpris for Buen. I forhold til OPS tilbudet på Buen bør Leverandøren i tillegg levere en netto årlig leie hvor også betalingen for tomtekjøp er innarbeidet. Side 7 av 18

8 Prosjektets rammebetingelser Grunnidèen for området er blandet arealbruk som også framgår av reguleringsbestemmelsene, herunder ligger sentrale føringer for bygningsmassene med krav om universell utforming med gode urbane kvaliteter for Mandal. Det foreligger en reguleringsplan for hele området som ble vedtatt 21.juni Det foreligger en revisjon for Fundia tomta som har vært ute til offentlig høring uten at det har framkommet vesentlige merknader. Vedtatt reguleringsplan for Nedre Malmø og forslag til reguleringsplan for Fundia tomta følger som vedlegg til konkurransegrunnlaget. Byggeområdene under planens arealbruksformål er regulert til: - Allmennyttig kulturformål (kulturhus) på m2 BTA - Hotell med tilhørende anlegg (med mulighet for sale-leaseback) på m2 BTA - Kombinert formål: bolig/forretning/kontor. Det legges til grunn ca m2 bolig og m2 forretning/kontor. Planlagt forretningsformål skal understøtte aktivitetene i området og ikke ødelegge for nåværende forretningssentrum på motsatt side av elva. Det er foretatt grunnundersøkelser i området. Videre er forurensningssituasjonen undersøkt, både i grunnen og i eksisterende bygg. Rapportene følger som vedlegg til konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver tar ansvaret for riving av eksisterende bygningsmasse. Leverandøren må ta ansvaret for grunnforholdene basert på foreliggende opplysninger. Eventuelle forbehold må presiseres i tilbudet. For å ivareta det overordnete byplangrepet med definerte kvaliteter er det et ønske at intensjonene i vedtatt reguleringsplan skal ivaretas. Avvik fra denne kan imidlertid være aktuelt dersom endringene ivaretar intensjonene med prosjektet og dersom de gir et vesentlig bidrag til prosjektets totaløkonomi. Det presiseres at Leverandøren bærer risikoen ved en eventuell reguleringsendring. Miljøhensyn Det forutsettes at prosjektet gjennomføres i tråd med Mandal kommunes krav til miljøhensyn. Dette medfører bla at hensynet til bærekraftig utvikling skal innarbeides og at innkjøp skal rettes mot miljøvennlige produkter. Universell utforming Med universell utforming menes utforming eller tilrettelegging av hovedløsninger i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av alle. Universell utforming gjelder både bygg og utomhusområder. Målgruppen for universell utforming er alle mennesker - i alle aldre og med ulike ferdigheter eller funksjonshemming. Mandal prioriterer universell utforming meget høyt og det er klar forutsetning både i forhold til uteanlegg og byggene som føres opp i området. Side 8 av 18

9 Anskaffelsesprosedyre og gjennomføring av konkurransen Konkurransen skjer i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) sist gjeldende versjon og Forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. april 2006 (FOA) sist gjeldende versjon. For denne anskaffelsen gjelder del I og del III i forskriften. Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i hht. regelverket for offentlige anskaffelser, jfr. forskrift om offentlige anskaffelser 14-3 (1) b. Oppdragsgivers intensjon er å kvalifisere mellom 3 og 5 Leverandører, basert på kvalifikasjonskravene oppgitt i dette konkurransegrunnlaget, og beskrivelsen av prosess nedenfor. Eventuelle medleverandører og/eller underleverandører skal opplyses om. Dersom flere Leverandører inngir tilbud i fellesskap eller benytter underleverandører, må samtlige Leverandører og underleverandører oppfylle kvalifikasjonskravene. Det understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter forhandlinger, foreligger det ingen plikt til å forhandle. Ihht FOA kan Oppdragsgiver bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Ved eventuelle forhandlinger vil Oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - forretningsmessige vilkår - pris og tekniske spesifikasjoner/løsninger. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra PTL Representanter fra Halse Eiendom AS og Mandal kommune vil delta i forhandlingene. De som møter fra Leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter, eller disse må kunne skaffes på kort varsel. Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter Oppdragsgivers behov. Leverandør tillates bare å fremsette revidert tilbud på Oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver Leverandør er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan Leverandørene kun kontakte PTL. For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Det vil kun bli ført forhandlinger med Leverandører som etter Oppdragsgivers vurdering har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. Leverandørene må sende inn et konkret tilbud med beskrivelse av foreslått(e) modell(er), som vil være grunnlag for forhandlingene. Oppdragsgiver tar sikte på at den videre prosessen gjennomføres på følgende måte: 1. Ut fra vurderingene av mottatte tilbud vurderes først hvilke Leverandører som er kvalifiserte og vurderes til å ha mulighet for å bli tildelt kontrakt, uavhengig av samarbeidsmodell 2. Deretter vurderes om modell 1 med kommunalt eie eller modell 2 med OPS best tilfredsstiller tildelingskriteriene Side 9 av 18

10 3. På dette grunnlag velges ut 3-5 Leverandører som en går i forhandlinger med. Målsettingen med denne prosessen er å velge ut de best kvalifiserte Leverandørene og den samarbeidsmodellen som vurderes best i forhold til tildelingskriteriene. Dermed kan en i de videre forhandlingene går videre med én samarbeidsmodell med de mest aktuelle Leverandørene. Dersom begge modellene synes å stå relativt likt ut fra de innleverte tilbudene, vil en på bakgrunn av pkt 1 gå i forhandlinger med de 3-5 mest aktuelle Leverandørene og med begge modellene. Side 10 av 18

11 Framdriftsplan Dato Klokkeslett Aktivitet :00 Informasjonsmøte om konkurransegrunnlaget :00 Innleveringsfrist tilbud Gjennomføring av forhandlinger Kontraktsforhandlinger Vedtak og tildeling Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. Informasjonsmøtet holdes i PTLs lokaler i Lømslands vei 23, Kristiansand Kunngjøring Konkurransen er offentlig på Doffin den og TED databasen den Den vil bli publisert i Fædrelandsvennen og Lindesnes Avis og i Dagens Næringsliv Språk Besvarelsen skal være på norsk, dansk eller svensk. Forhandlingsmøtene skal være på norsk, dansk eller svensk. Avlysning og forkastelse Dersom det er saklig grunn for det, kan Oppdragsgiver avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, jfr Forskrift om offentlige anskaffelser Tilbudsåpning Det vil ikke finne sted offentlig åpning av de innkomne tilbud. Tilleggsopplysninger/ supplering/ endringer av konkurransegrunnlaget Oppdragsgiver har rett til å supplere/ endre konkurransegrunnlaget. Endringer eller suppleringer kan skje senest seks dager før tilbudsfristens utløp. Leverandørene kan stille spørsmål til konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål skal rettes skriftlig til Oppdragsgivers kontaktperson, evt i e-post. Samtlige spørsmål og svar vil bli distribuert til alle som har meldt interesse for deltakelse i konkurransen. Tilbakekalling og endring Tilbakekalling av tilbudet skal skje skriftlig. Tilbakekalling skal være fremkommet til innleveringsstedet innen innleveringsfristens utløp. Side 11 av 18

12 Etter innleveringsfristens utløp har Leverandørene ikke rett til å foreta endringer i innlevert materiale uten samtykke fra Oppdragsgiver. Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal, jfr FOA 20-16, gi skriftlig melding med kort begrunnelse i følgende tilfeller: dersom Leverandøren eller tilbudet avvises dersom Oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor Leverandøren eller tilbudet er avvist. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. Forbehold/ avvik fra konkurransegrunnlaget Leverandøren må i sitt tilbud tydelig redegjøre for eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget, og Leverandøren skal i eget vedlegg liste alle eventuelle forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik eller forbehold som ikke er listet opp i slikt vedlegg vil ikke bli akseptert. Leverandøren skal henvise til de aktuelle punktene i konkurransegrunnlaget som avvikene eller forbeholdene referer seg til, og skal informere om konsekvenser. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot avtalevilkårene. Oppdragsgiver kan velge å akseptere deler av Leverandørens tilbud. Det kan også være aktuelt å søke løsninger hvor Leverandøren inngår samarbeid med andre Leverandører, med mindre dette skaper uforholdmessige vansker for Leverandøren. Dette vil bli avklart gjennom forhandlingene. Honorering Det gis ikke honorar for arbeid med konkurransen eller forhandlingsprosessen. Behandling av tilbud Mottatte tilbud vil bli behandlet konfidensielt. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen. Tilbud som er innlevert / mottatt etter fristens utløp, eller som ikke oppfyller kravene til merking, innhold og levering, vil bli avvist. Vedståelsesfrist Tilbudet må vedstås i minst 6 måneder fra tilbudsfristen. Innleveringsfrist Fris for levering av tilbud er kl. 14:00 Tilbudet skal være signert av bemyndiget person hos Leverandøren. Grunnlaget for forespørselen skal utarbeides og sendes/leveres i papirformat, en original og en kopi, og i tillegg 1 elektronisk kopi på CD eller minnebrikke, i lukket konvolutt. Ved uoverensstemmelser mellom elektronisk- og papirversjon, vil papirversjonen være gjeldende. Side 12 av 18

13 E-post aksepteres ikke. Alle kostnader som Leverandøren har i forbindelse med anskaffelsesprosessen dekkes av respektive Leverandør. Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Prosjekt og Teknologiledelse AS, avd. Kristiansand v/jill Akselsen Telefon: E-post: jill.akselsen@ptl.no All korrespondanse og dialog med Leverandøren skal gå via ovennevnte. Skriftlige henvendelser merkes med kontaktperson, ved e-post skal det bes om bekreftelse på mottatt sending. Innlevering og merking av dokumentasjon Tilbud skal sendes eller leveres til: Prosjekt og Teknologiledelse AS, avd. Kristiansand Att. Jill Akselsen Lømslandsvei 23 Serviceboks 637 N-4614 Kristiansand Tilbudet skal være undertegnet. Tilbudet kan sendes i posten, men må være oppdragsgiver i hende som nevnt over innen innleveringsfristen. Side 13 av 18

14 Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Kvalifikasjonskrav I kvalifikasjonen vil det bli foretatt en vurdering av hvorvidt Leverandørene er kvalifisert, basert på vurdering av de oppgitte kvalifikasjonskravene. For å bli kvalifisert MÅ alle Leverandører dokumentere følgende krav listet opp nedenfor. Manglende dokumentasjon kan føre til avvisning, jfr Forskrift om offentlige anskaffelser Bare tilbudene fra de kvalifiserte Leverandørene vil bli evaluert på bakgrunn av tildelingskriteriene. Bare de kvalifiserte Leverandører som vurderes til å ha mulighet for å bli tildelt kontrakt, vil bli tatt med i forhandlingene. Obligatoriske minstekrav Dersom de obligatoriske minstekravene er mangelfulle eller utilfredsstillende dokumentert, skal forespørsel om deltakelse i konkurransen avvises. Dersom flere Leverandører ønsker å gå sammen om innlevering av tilbud, eller benytter underleverandører, må samtlige deltakere innfri alle kvalifikasjonskrav. Skatteattester Det skal vedlegges 2 skatteattester, jfr FOA 17-14: Attest fra kemner/skatteoppkrever (skatt, forskuddstrekk, påleggstrekk, arbeidsgiveravgift). Attest fra skattefogd i vedkommende fylke (merverdiavgift) Begge attestene har betegnelsen RF-1244 og er fastsatt av Skattedirektoratet. For utenlandske leverandører skal det fremlegges attester som dokumenterer at Leverandør har oppfylt sine forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS - egenerklæring I samsvar med Forskrift for offentlig anskaffelser skal det vedlegges HMS-egenerklæring om at Leverandøren oppfyller, eller ved en eventuell tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal være undertegnet av daglig leder og en representant for de ansatte. Erklæringen skal ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. Øvrige kvalifikasjonskrav Oppdragsgiveren vil forbeholde seg retten til å diskvalifisere Leverandøren eller en gruppe av Leverandører, på bakgrunn av manglende eller utilfredsstillende dokumentasjon av kvalifikasjonskravene, selv om disse ikke obligatoriske. Oppdragsgiveren kan legge til grunn en større grad av skjønn enn hva som er tilfelle under de obligatoriske minstekravene. Dersom flere Leverandører ønsker å gå sammen om innlevering av tilbud, eller benytter underleverandører, må samtlige deltakere innfri alle kvalifikasjonskrav. Side 14 av 18

15 Juridisk og finansiell stilling Det kreves at Leverandøren er et lovlig etablert foretak gjennom dokumentasjon av: Firmaattest; bekreftelse på registrering i Foretaksregisteret, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. For utlandske Leverandører - attester for registrering i faglige registre, handelsregister eller foretaksregister bestemt ved lovgivning i det landet hvor Leverandøren er etablert Det kreves god soliditet ved at Leverandøren kan dokumentere: Foretakets årsberetning inklusive noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste år. Solvens og vandelserklæring for Leverandøren og tilbudte nøkkelpersonell Ansvarsforsikring for Leverandøren Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om Leverandøren har tilstrekkelig finansiell styrke, og vil innhente nøkkeltall fra kredittvurderingsselskaper. Leverandøren skal ha betegnelsen tilfredsstillende økonomisk soliditet ihht Lindorff Decision. Tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren må være faglig kvalifisert, og dokumentere dette gjennom: En kort og overordnet beskrivelse av virksomheten inkludert eierstruktur og navn på daglig leder/administrerende direktør (maks 3 A4 sider) En oversikt over foretakets totale bemanning, fagkompetanse, gjennomsnittlig arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen En oversikt over de fem siste mest relevante prosjektene (innen eiendomsutvikling, utbygging og eventuell OPS) Det kreves et velfungerende kvalitetssikringssystem. Dette dokumenteres med at det gis en kortfattet beskrivelse av det helhetlige kvalitetssikringssystem Leverandøren vil legge til grunn for planlegging, utvikling, gjennomføring og drift av leveranser og eiendomsmasse. Samarbeid mellom tilbydere etter innlevering skal godkjennes av Oppdragsgiver. Side 15 av 18

16 Tildelingskriterier Oppdragsgiver vil ha fokus på å finne en Leverandør eller gruppe av Leverandører som kan dokumentere kompetanse og erfaring som profesjonell eiendomsbesitter med betydelig erfaring fra utviklings- og nybyggprosjekter og med eventuelt etterfølgende drift- og forvalteransvar og fornøyde leietakere. I begge alternativ (kommunalt eie av Buen eller OPS) vil kriterier for tildeling av kontrakt være det Oppdragsgiver anser som det økonomisk mest fordelaktige tilbud, basert på følgende kriterier i prioritert rekkefølge: 1. Pris a. Netto kjøpesum for arealer utenom tomta til Buen b. Målpris eller fastpris for bygging av Buen inklusiv infrastrukturkostnader (oppgis i 2009 kroner eks mva) c. Årlig kostnad ved OPS løsning (oppgis i 2009 kroner eks mva) 2. Forståelse av oppgaven a. Beskrivelse av samhandling med Oppdragsgiver og kulturhusdriveren når bygget er ferdig (gjelder ved OPS) b. Beskrivelse av hvordan OPS leverandøren skal ta ansvaret for den bygningsmessige driften og hvordan Leverandøren skal forplikte seg i forhold til kostnader til drift, vedlikehold og utvikling av Buen c. Beskrivelse av rollen til Leverandøren gjennom: i. Utvikling av prosjektet enten ved OPS eller byggeavtale ii. Bygging av Buen iii. Utvikling av resten av tomta 3. Gjennomføring a. Dokumentasjon av muligheten for å realisere utbyggingen av hotellet og eventuelt andre deler av Fundia tomta b. Organisering av prosjektet knyttet til navngitte personer ved: i. Utvikling av prosjektet enten ved OPS eller byggeavtale ii. Bygging av Buen iii. Forvaltning, drift og vedlikehold av Buen iv. Utvikling av resten av tomta Vekting av tildelingskriteriene Tildelingskriteriene er vektet: Tildelingskriterium Vekt 1. Pris 40 % 2. Forståelse av oppgaven 30 % 3. Gjennomføring 30 % Side 16 av 18

17 Vedlegg Vedlegg 1: Vedtatt reguleringsplan for Nedre Malmø Vedlegg 2: Forslag til reguleringsplan for Fundia tomta Vedlegg 3: Vedtatt forprosjekt for Buen, datert Vedlegg 4: Miljøteknisk grunnundersøkelse, datarapport, risikovurdering, tiltaksplan datert Vedlegg 5: Miljøkartlegging, miljøsaneringsbeskrivelse, datert Vedlegg 6: Calcus beregning Buen (ettersendes ca ) Side 17 av 18

18 Sjekkliste for besvarelse av tilbud Skjemaet nedenfor er ment som en sjekkliste for Leverandøren, og for å gjøre det oversiktlig både for Leverandøren og Oppdragsgiver. Skjemaet nedenfor skal i utfylt stand følge tilbudet. For mer utfyllende informasjon henvises det til forutgående sider i konkurransegrunnlaget. Dokumentasjon Vedlegg nr Kvalifikasjonskrav Skatteattest for skatt utstedt av kemner/ kommunekasserer Skatteattest for merverdiavgift utstedt av skattefogden/ fylkesskattekontoret Utenlandske leverandører skal framlegge attester som dokumenterer at Leverandør har oppfylt forpliktelser vedrørende betaling av skatter og avgifter. HMS-erklæring Firmaattest (Brønnøysundregisteret) Foretakets 2 siste innleverte årsregnskap eller andre relevante dokumenter som gir tilsvarende informasjon Solvens- og vandelserklæring Ansvarsforsikring Beskrivelse av virksomheten, inklusiv eierstruktur og navn på daglig leder Oversikt over Leverandørens totale bemanning, fagkompetanse, gjennomsnittlig arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen En oversikt over mest relevante prosjekter (innen eiendomsutvikling, utbygging og eventuell OPS) de siste 5 år Dokumentasjon på kvalitetssikringssystem Tildelingskriterier Kjøpesum for arealer utenom tomta til Buen * Målpris eller fastpris for bygging av Buen * Eventuelle forbehold *Her kan en også bruke tabellen s. 7. Årlig kostnad ved OPS løsning eller forventet årlig FDV kostnad ved kommunalt eie * Notat som dokumenterer forståelse av oppgaven Notat som dokumenterer gjennomføringsevne CV for tilbudt personell Side 18 av 18