Forfall meldes på telefon til Servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling.

Transkript

1 GRUE KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Grue rådhus, formannskapssalen Dato: Mandag Tidspunkt: Kl Forfall meldes på telefon til Servicetorget, som sørger for innkalling av varamenn. Varamenn møter kun ved spesiell innkalling. Informasjon: Planer for ny butikk Felleskjøpet Grue v/arkitekt Anders Bjerke Ordfører Varaordfører Rådmann Saksnr. Innhold 053/09 Økonomiplan /09 Tertialrapport og budsjettendringer for 1. tertial /09 Disponering av ubrukt bevilgning Barsk 056/09 Tilsetting av medarbeider i skatteavdelingen 057/09 Fremtidig bruk av ledige omsorgsboliger 058/09 Forvaltning av kommunale boliger 059/09 IKT samarbeid i Glåmdalen 060/09 Revidering av barnehagevedtekter 061/09 Reguleringsplan for fritidsbebyggelse - Vestgarden hyttegrend ved Rotbergsjøen, Grue Finnskog 062/09 Formannskapets sak 11/09 kulturstasjon Røgdan. Klage på vedtak. Saken legges fram på møtet samt eventuelt andre tilleggssaker. Grue rådhus, Herdis Bragelien Ordfører Kari Andreassen Rådmann

2 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /1006 Turid J. Bjerkestrand Økonomiplan Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 049/09 Formannskapet /09 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g Økonomiplan slik den framgår av økonomiplandokumentet godkjennes. Behandling i FORMANNSKAPET Rådmann informerte innledningsvis om utkastet til økonomiplanen. Det ble fattet følgende enstemmig vedtak: Økonomiplanen slik det framgår av økonomiplandokumentet, tas til etterretning og legges ut på høring. Det tas forbehold om å komme tilbake til eventuelle innspill i den videre behandling. Vedtak i: FS-049/09 Økonomiplanen slik det framgår av økonomiplandokumentet, tas til etterretning og legges ut på høring. Det tas forbehold om å komme tilbake til eventuelle innspill i den videre behandling.. Sakens dokumenter: Nr T Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 6 U Til adressater ifølge liste Økonomiplan høring 1. Økonomiplan Herav som vedlegg:

3 1. Økonomiplan Saksopplysninger: Krav om utarbeidelse av økonomiplan er hjemlet i kommunelovens bestemmelser i kapittel 8 og spesielt 44. Økonomiplanen skal omhandle de fire neste budsjettår. Økonomiplanen vedtas 1. halvår ihht økonomireglementet og danner dermed grunnlaget for budsjettet det første året i økonomiplanperioden. Budsjettet vedtas i november. Se for øvrig årshjulet. Utkast til økonomiplan baserer seg på: Rullert økonomiplan for perioden Kommunens faktiske økonomiske situasjon (konsekvensjustert økonomiplan) Kommuneøkonomiproposisjonens forslag Forslag og vurderinger gitt i felles dialogmøte med kommunestyret, tillitsvalgte, brukerråd og administrativ ledelse Vurderinger: Det vises for øvrig til vurderinger gjort i vedlagte økonomiplan for Utskrift: Fylkesmannen i Hedmark Glåmdal revisjon IKS

4 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /350 Turid J. Bjerkestrand Tertialrapport og budsjettendringer for 1. tertial Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 054/09 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Tertialrapport for 1. tertial tas til etterretning. 2. Budsjettendringene godkjennes. Rådmannen delegeres myndighet til å gjennomføre de detaljerte justeringene av budsjettet. 3. Styrkingen av IKT-budsjettet på kr ,-, som ble vedtatt i forbindelse med budsjettvedtaket for 2009, omgjøres til en ny stilling innen IKT. 4. Låneporteføljen refinansieres ved at avdragsbelastningen reduseres med 1,45 mill kroner. Rådmannen gis fullmakt til å inngå avtaler om avdragsutsettelse. 5. GBI IKS gis en tilleggsbevilgning på kr ,- til dekning av Grue`s andel av underskudd for Tilleggsbevilgningen finansieres av reserverte bevilgninger Sakens dokumenter: 1. Tertialrapport med styringskort. 2. Glåmdal brannvesen IKS utskrift av sak i representantskapet om tilleggsbevilgning. Herav som vedlegg: 1. Tertialrapport med styringskort. 2. Glåmdal brannvesen IKS utskrift av sak i representantskapet om tilleggsbevilgning Saksopplysninger: I henhold til Grue kommunes økonomireglement skal det hvert tertial (hver 4. måned) avlegges en tertialrapport til kommunestyret om økonomisk status og status på måloppnåelse. I tillegg fremmes budsjettendringer. Vurdering: Samtlige kommentarer følger av vedlagte dokumenter.

5 Budsjettendringer: Oversikt over budsjettendringer og tilleggsbevilgninger til egen drift: ENDRING RENTEUTGIFTER, LÅNEKOSTNADER LØPENDE LÅN (1 000) AVDRAGSUTGIFTER (1 450 ) RAMMEOVERFØRINGER (1 224 ) LØPENDE INNTEKTSUTJEVNING (666) SKATT PÅ INNTEKT OG FORMUE 650 Sum (3 690 ) Benyttes slik Styrking av enhet for omsorg Styrking av sosiale tjenester og barnevern Reserverte bevilgninger styrkes Alle tall i 1000 kroner. Kommentarer: Som det framgår av vedlagte tertialrapport fører den generelle rentenedgangen til at vi kan justere ned budsjettet med 1 mill. I tillegg tilsier beregningen av minsteavdrag at vi kan utsette avdragsbetaling med 1,45 mill kroner i 2009 (se nærmere kommentar i selve tertialrapporten). I revidert nasjonalbudsjett er Grue kommune videre styrket med 1,224 mill i frie inntekter. Skatt og løpende inntektsutjevning endres også noe. Totalt fører disse tiltakene til et mindreforbruk på 3,69 mill. Dette benyttes til å styrke enhet for omsorg med 1,5 mill, enhet for sosial med 1 mill og resten overføres reserverte bevilgninger. Ved 2. tertial kan det bli aktuelt å styrke enhet for helse og familie. Det foreslås at rådmannen gjennomfører de detaljerte justeringene av budsjettet som en følge av dette. Budsjettendringer investering: Endring NAV 500 PR NY BARNEHAGESTRUKTUR 200 ENØK -550 OMBYGGING A-BLOKKA (BARN) 350 PR UTLEIEBYGG -500 RISBERGVEGEN 140 UBRUKTE LÅNEMIDLER -140 Sum 0 Tall i 1000 kroner. Kommentarer: Det vises til pkt.7 i tertialrapporten. Øvrige saker: 1. IKT-situasjonen: I forbindelse med budsjettvedtaket for 2009 ble det vedtatt å styrke IKT-avdelingen med kr ,-. Administrasjonen hadde foreslått å styrke avdelingen med et nytt årsverk for samme beløp på grunn av den anstrengte sitasjonen de var og fortsatt er i. Begrunnelsen fra kommunestyret for å omgjøre dette til en generell styrking var den pågående utredningen om interkommunalt IKT-samarbeid. For svært mange ansatte er IKT nå en naturlig del av arbeidet. Uten dette verktøyet får de ikke gjort jobben sin. Skal feil rettes og systemer være oppe å gå må bemanningen være

6 tilstrekkelig til å klare dette innen rimelig tid. Kompleksiteten på IKT har økt voldsomt på et par år noe som ikke gjør situasjonen bedre. Midlene avdelingen ble styrket med har i hovedsak blitt benyttet til innleid konsulenthjelp og til vikar for langtidssykdom samt tid som har gått med til utredning av nytt IKT-selskap. Innleie av konsulenter er dyrere enn å ansette eget personell og konsulentene gir ingen kontinuitet verken for avdelingen og spesielt ikke for alle IKT-brukerne. Utredningen om IKT-samarbeid har krevd store ressurser fra avdelingen denne våren inntil 2 dager pr. uke. Andre forhold som også har krevd ressurser er etablering av ny skole og NAV. Alt dette har naturlig nok gått ut over den løpende driften. Selv om det blir opprettet et interkommunalt IKT-selskap fra nyttår vil det ta tid før det er fullt operativt, og uansett må IKT styrkes dersom denne etableringen blir en realitet. Det vil ta tid å ta ut effektene av samarbeidet. Vi må ha en bemanning som kan sørge for en forsvarlig drift innen et eventuelt IKT-samarbeid er i gang, og må påregne fortsatt store ressurser til etablering av dette samarbeidet. Det vises til egen sak om dette. De ansatte på avdelingen er svært presset og jobber bokstavelig talt dag og natt for at systemene skal være oppegående. Dette er ikke tilfredstillende og vi står i fare for nye langtidssykefravær. Oppsummering: Styrkingen på kr ,- til IKT omgjøres til en ny stilling på avdelingen omgående. 2. Tilleggsbevilgning til Glåmdal brannvesen IKS: Glåmdal brannvesen (GBI IKS) søker om dekning av underskudd for Grues andel av dette er kr ,-. Se vedlegg 3. Utskrift: Glåmdal revisjon IKS Glåmdal sekretæren IKS

7 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FA-A 08/460 Turid J. Bjerkestrand Disponering av ubrukt bevilgning Barsk Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 055/09 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g Ubrukte midler fra byggingen av Grue barne- og ungdomsskole til sammen 8,4 millioner kroner i henhold til prognoseregnskap pr benyttes slik i prioritert rekkefølge: 1. 2,9 millioner kroner benyttes til inventar og utstyr m.v. slik: 2,12 mill til barne- og ungdomsskolen inkludert tilrettelegging av kantina samt kobling av dører til brannalarmanlegget, 0,5 millioner kroner brukes til innkjøp av inventar og utstyr på Namnå, kr til inventar og utstyr på Solungen og kr ,- avsettes til leskur for barnevogner på Namnå barnehage. 2. 2,3 millioner kroner benyttes til uteområdet/trafikkavvikling/beplantning rundt rådhuset og skolen i henhold til byggekomiteens forslag. 3. 2,0 millioner kroner går til videreføring av ventilasjon i resten av rådhusets kontorlokaler både 1. og 2. etg. 4. 1,2 millioner kroner går til istandsetting av kjeller til undervisningsrom og datarom i henhold til byggekomiteens forslag. Sakens dokumenter: 1. Prognoseregnskap Barsk pr Byggekomiteens forslag til ekstraarbeider som ønskes utført samt prioritering av disse. 3. Byggekomiteens oversikt over forslag. Herav som vedlegg: 1. Prognoseregnskap Barsk pr Byggekomiteens forslag til ekstraarbeider som ønskes utført samt prioritering av disse. 3. Byggekomiteens oversikt over forslag. Saksopplysninger:

8 Disponering av ubrukt bevilgning Barsk-prosjektet. Ubrukt bevilgning knytter seg til byggingen av ny barne- og ungdomsskole. Vurdering: Det er med stor glede vi kan melde at byggingen av den nye barne- og ungdomsskolen på Kirkenær forventes å bli billigere enn beregnet. I vedlegg 1 vises prognoseregnskap pr medtatt forventede utgifter til de tiltakene som ennå ikke er ferdigstilt. Oversikten viser at den ubrukte bevilgningen er på ca. 8,4 millioner kroner. Dette er svært gledelig og viser at styringen av prosjektet har vært vellykket. En ubenyttet pott på 8,4 millioner kroner gir oss muligheten til å utføre en del tiltak som ikke ville vært mulig innenfor vårt ordinære investeringsbudsjett. Byggekomiteen har i vedlegg 2 og 3 gitt en beskrivelse av en rekke tiltak som vil gjøre at prosjektet vil framstå som komplett i tillegg til at hele området rundt skolen og rådhuset framstår som hensiktsmessig, trafikksikkert og representativt. Det er viktig igjen å presisere at ethvert tiltak utover det planlagte uansett gir et løft. Følgende tiltak foreslås gjennomført for de ubrukte midlene: Inventar og utstyr m.v. : Rådmannen ser det som viktig at inventar og utstyr til den nye skolen er hensiktsmessig i forhold til den måten skolen skal drives på. De fysiske forholdene må harmonere med det pedagogiske innholdet. Rammene for inventar og utstyr var i utgangspunktet satt svært lavt sammenlignet med tilsvarende byggeprosjekter. Vel og merke ble potten økt med kr ,- gjennom omdisponering av renter, men fortsatt er det store mangler eksempelvis er det kun en klasse som har fått nye pulter. Kantinetilbudet ved skolen har utviklet seg svært positivt og driften har blitt annerledes enn først planlagt. I dag drives kantina med dispensasjon fra Mattilsynet. En tilrettelegging som beskrevet av byggekomiteen med bl.a. håndvask anses som svært viktig. Dette er kostnadsberegnet til kr ,-. Det er også foreslått å koble til sammen seks dører til brannalarmanlegget for å unngå slitasje. Dørene lukkes automatisk når brannalarmen går. I tillegg prioriteres inventar og utstyr på Namnå og Solungen barnehage med henholdsvis kr ,- og kr ,-.. Det er ikke avsatt midler til inventar og utstyr i forbindelse med utbyggingen på Namnå og heller ikke Solungen barnehage (også en del av Barsk-prosjektet) er tilgodesett med en utskifting av gammelt inventar og utstyr. I tillegg prioriteres leskur for barnevogner på Namnå til sammen kr ,-. Det foreslås at potten til inventar og utstyr, tilrettelegging av kantina og kobling av dører til brannalarmanlegget styrkes med 2,12 mill kroner til den nye skolen, kr ,- til henholdsvis Namnå barnehage og kr ,- til Solungen barnehage og leskur for barnevogner på Namnå barnehage med kr ,-. til sammen kr. 2,9 mill. Uteområdet/området rundt rådhuset:

9 Rådmannen ser det videre som svært viktig at uteområdene med tilhørende veier, fortau, gangfelt og selve trafikkavviklingen rundt skolen og rådhuset er god og hensiktsmessig, ikke minst ut fra et trafikksikkerhetsmessig synspunkt, men også med tanke på hensiktsmessighet og representativitet for alle som er i området. Kjøremønsteret ble endret etter åpningen av skolen og dette krever fysiske tilrettelegginger som gir sikkerhet og logikk i hvordan trafikken skal være for både busser, biler, syklister og gående. Plassen foran rådhuset skal både være adkomstvei samt parkeringsplass. Dette krever nødvendige tilrettelegginger. Det er ofte behov for mange parkeringsplasser. Det ble også bevilget kr ,- ekstra til uteområdet som en konsekvens av det endrede kjøremønsteret m.v., men etter en grundig gjennomgang av hele området må det foretas en mer grundig opprusting. I tillegg prioriteres beplanting rundt skolen. Det foreslås at 2,3 millioner kroner av de ubrukte midlene benyttes til dette formålet. Ventilasjon rådhuset: Samtidig er det andre viktige investeringer i kommunens regi som i mange år har vært nedprioritert - dette er blant annet videreføringen av ventilasjon i rådhuset. I forbindelse med byggingen av servicekontor m.m. for noen år tilbake ble ventilasjon innstallert på deler av rådhuset. Anlegget ble dimensjonert for hele bygget ut fra en forutsetning om at resten av bygget snart skulle videreføres. Dette har ikke skjedd. I og med at anlegget er dimensjonert for hele bygget er en av konsekvensene at de som har ventilasjon sitter og fryser. De som ikke har ventilasjon har det motsatte problemet de sliter med svært høye temperaturer fra mai til ut i oktober og høyt CO2-nivå. Dette fører til mye ubehag for mange hodepine, manglende konsentrasjon etc..det er foretatt målinger av både temperatur og CO2-nivå som dokumenterer de uholdbare forholdene. Det foreslås at 2,0 millioner kroner av de ubrukte midlene går til videreføring av ventilasjon i resten av rådhusets kontorlokaler både 1. og 2. etg. Undervisningsrom og datarom i kjeller: I dag kan kjellerlokalene i øst (tidligere basseng og garderober) kun benyttes som grovlager. Kjellerarealene i vest (tidligere musikkrom) kan bare benyttes til lager. Forslaget er for lokalene i øst at man fyller det tidligere svømmebassenget med løsleca og støper en betongplate ovenpå. Alle overflater pusses opp (nytt gulvbelegg og pussing/maling av vegger og tak). Mulighetene for rommet blir da meget større. For lokalene i vest bygges et nytt datarom som en ønsket sterkt, samt undervisningsrom til elever fra Kirkenær omsorgssenter for barn.i kostnaden inngår også full innreding med utstyr og inventar for datarommet. Stipulert kostnad kr. Det foreslås at 1,2 mill brukes til istandsetting av kjeller til undervisningsrom og datarom. E rekke andre tiltak er foreslått av byggekomiteen blant annet vinduer, dører og fasader på den gamle barneskoledelen. Det foreslås ikke å prioritere dette nå, men at det tas inn i forbindelse med økonomiplan og budsjett hva angår ENØK-tiltak og rehabilitering av kommunens bygningsmasse.

10 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE- 09/267 Bjarne Korbøl Tilsetting av medarbeider i skatteavdelingen Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 056/09 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g Det tilsettes en ny medarbeider i 100 % stilling i skatteavdelingen med tiltredelse snarest. Vedkommende skal primært arbeide med arbeidsgiverkontroll og innfordring. Det forutsettes at lønnsutgiftene dekkes inn delvis ved salg av tjenester og delvis ved økt skatteinngang. Rådmann gis fullmakt til å avklare omfang og salg av tjenester til andre kommuner. Sakens dokumenter: Skatteoppkrevers årsrapport for KS-vedtak 011/09. Herav som vedlegg: Saksopplysninger: Arbeidsgiverkontrollen Skatteoppkreveren er pålagt årlig å gjennomføre stedlig kontroll hos 5 % av kommunens arbeidsgivere. Et tilleggskrav er at 5 % av totalt innberettede lønnsoppgaver skal kontrolleres, hvilket betyr at det hvert år må kontrolleres noen større bedrifter. Grue kommune har i flere år ikke hatt ressurser til kontrollvirksomhet, noe som kan føre til at arbeidsgivere, bevisst eller ubevisst, ikke forholder seg til regelverket. Det offentlige kan dermed gå glipp av betydelige beløp og arbeidstakerne kan få ukorrekte beløp (positive og negative) i sine grunnlagsdata for ligningen. I tillegg vil den preventive effekten av kontrollvirksomhet suksessivt bli mindre når kontroller ikke gjennomføres. Av kommunene i Glåmdalsregionen er det bare Åsnes som har en ansatte som utfører arbeidsgiverkontroll i en viss grad. Det har vært diskutert i regionrådet om man skulle opprette en felles arbeidsgiverkontroll. Dette er det ikke stemning for, men flere av kommunene har vist interesse for å kjøpe tjenester av oss hvis vi ansetter en person. Avtaler med andre kommuner er ikke inngått og anslaget for utleie av slike tjenester er derfor usikkert.

11 Innfordringen Restansesituasjonen i Grue er blitt forverret det siste året. Den gjennomsnittlige restskatten til kommunens skattytere blir større år for år i takt med at inntektene øker. Restskattene blir stadig tyngre å kreve inn, og den andelen av disse som må innfordres blir stadig større. Arbeidsgivernes restanser har også økt. Det blir stadig flere som henger etter med en til to terminer med arbeidsgiveravgift og også i enkelte tilfeller med forskuddstrekk. I disse tilfellene, som i all annen innfordring, er det viktig å ha kapasitet til å komme tidlig på banen da det ofte er andre kreditorer i bildet. Tvangsinnfordring er ressurskrevende arbeid som kun gir gode resultater etter langsiktig og systematisk jobbing. Vurdering: Det er ikke mulig å dokumentere hvor mye en person kan klare å tjene inn i en slik stilling. Bl. a. avhenger det sterkt av hvem man får rekruttert til stillingen. Basert på statistikk fra et antall kommuner, noen større, noen mindre kan vi sette opp nedenstående anslag: Utgifter Lønnsutgifter og sosiale utgifter ca. kr ,- Inntekter Beløp avdekket ved bokettersyn i egen kommune 4 mnd.pr. år kr ,- Utleie, arbeidsgiverkontroll for andre kommuner 4 mnd. pr år kr ,- Anslag mer innfordret kr ,-, derav fordeles 1/3. til kommunen kr ,- Sum kr ,- Inntektene er basert på erfaring med tilgjengelige innfordringsstatistikker og avdekkede beløp ved arbeidsgiverkontroller. Avdekkede beløp vedr. arbeidsgiveravgiften er ikke er tatt med her, da beløpene i sin helhet tilfaller staten. Pga opplæring og kjennskap til kommunen kan man ikke forvente et slikt resultat første året med mindre vi klarer å rekruttere en kompetent person med erfaring fra tilsvarende arbeid.

12 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE-H3 08/626 Erik Otterdahl Møller Fremtidig bruk av ledige omsorgsboliger Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 057/09 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g: 1. Boliger i bofellesskap 7 H02 tilbys personer med et lavt omsorgsbehov, dvs. beboere som stort sett er selvhjulpne og som har sin egen husholdning. Bofellesskapet vil ikke ha fast bemanning. 2. Det må klart fremkomme av husleieavtaler og annen informasjon at beboere må påregne å flytte til annen omsorgsbase dersom omsorgsbehovet endres og en faglig vurdering tilsier det. 3. Husleieprisene på kommunegården justeres slik at alle ubemannede bofellesskap får lik husleie. Husleien i 7 H02 og 8 H01 justeres til kr ,- pr. mnd. Sakens dokumenter: Plan for pleie- og omsorgstjenesten Herav som vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Plan for pleie- og omsorgstjenesten ble vedtatt i kommunestyret , sak 001/09. Planen legger opp til endringer i tjenestetilbudet både innenfor enhet for omsorgstjenester og enhet for helse- og familie. Det er forutsatt at tjenestene skal tilpasses en bærekraftig økonomisk ramme i kommunen. Dette gjenspeiles i kommunens økonomiplan medfører store innsparinger innenfor pleie- og omsorgssektoren. Endringer i tjenestetilbudet vil bl.a. medføre endret bruk av kommunal bygningsmasse. Vedtatte endringer i bruk av bygningsmasse: Bofellesskap med 4 omsorgsboliger (8 H01) legges ned som bofellesskap for psykiatri og driftes av hjemmebaserte tjenester (uten 24- timers bemanning).

13 Bofellesskap med 8 omsorgsboliger og fellesareal (8 H02) overtas og driftes av enhet for helse og familie som bofellesskap for psykiatri. Bofellesskap med 10 omsorgsboliger og fellesareal (7 H02) overtas og driftes av enhet for helse og familie som bofellesskap for utviklingshemmede. Soltun gjenåpnes. Gjennomførte endringer: Omsorgstjenesten har lagt ned bofellesskapene 8 H02 og 7 H02 og har gjenåpnet Soltun. Helse- og familieenheten har lagt ned bofellesskap for psykiatri 8 H01 og flyttet tjenesten til 8 H02. Administrasjonen har ikke lykkes med å få tatt i bruk 7 H02 (bofellesskap med 10 omsorgsboliger) som bofellesskap for utviklingshemmede. Planen legger opprinnelig opp til at de allerede skulle vært tatt i bruk og driftet enhet for helse- og familie. Dette har ikke latt seg gjennomføre da alle brukerne som fikk tilbud om å flytte fra spredtliggende bofellesskap/ boliger til kommunegården valgte å takke nei. Til tross for den motstanden forslaget har møtt mener administrasjonen fortsatt at tilbudet er faglig godt og fremtidsrettet. Manglende gjennomføring av vedtatte endringene har ført at det i dag står 14 tomme omsorgsboliger på kommunegården. Dette medfører tapte leieinntekter for kommunen og omdømmemessig er det heller ikke heldig. Ingen ønsker å ha leiligheter stående tomme. Samtidig knytter det seg store utfordringer i forhold til å drifte disse boligene til andre formål enn det planen legger opp til. Omsorgstjenesten har som et ledd i innsparingen (ifht. økonomiplanen) fjernet bemanningen. Alternativ bruk av boligene må derfor baseres på løsninger som ikke medfører økte driftskostnader. Saken dreier seg i det vesentlige om bruk av bofellesskap 7 H02 (10 boliger) da det forutsettes at bofellesskapet 8 H01 (4 boliger) skal driftes av hjemmebaserte tjenester i henhold til vedtatt plan. Vurdering: En mulighet som har vært drøftet er å drifte bofellesskap 7 H02 på lik linje med de gamle rosa omsorgsboligene (12 ern). Driften i disse boligene er basert på bistand fra hjemmebaserte tjenester, og det er ikke personale tilstede 24-timer i døgnet. Målgruppen til et slikt tilbud vil være personer som har et lavt omsorgsbehov, dvs. beboere som stort sett er selvhjulpne og som har sin egen husholdning. Ordning forutsetter at det er en viss slakk i systemet for øvrig slik at beboere kan flyttes til en annen boform dersom omsorgsbehovet endrer seg over tid. Det må ligge som en klar forutsetning i husleiekontrakten at beboeren må påregne å flytte dersom behovet etter en faglig vurdering tilsier det. Administrasjonens betenkelighet i forhold til å velge en slik løsning ligger i den erfaringen omsorgstjenesten har fra drift av de rosa omsorgsboligene. Disse boligene skulle i utgangspunktet være for beboere med et lavt hjelpebehov. Dette fungerte i begynnelsen. Pr. i dag er det 4-5 beboerne som i utgangspunktet har behov for heldøgns omsorg. Dette har ikke vært mulig å få til pga. mangel på slike plasser. Hjemmesykepleien bruker stadig mer ressurser i disse boligene og brukere og pårørende til tildels misfornøyd med manglende bemanning. Det store presset på heldøgnsplasser kan til dels tilskrives den store omleggingen omsorgstjenesten har gjennomgått i løpet av kort tid. Totalt har omsorgstjenesten redusert kapasiteten med 10 heldøgnsplasser siden nyttår. I tillegg er forventningene fra brukere og pårørende til hva slags hjelp en kan få erfaringsmessig mye større når de bor i en omsorgsbolig enn når bruker er i eget hjem. Når brukeren bor hjemme foretar hjemmesykepleien besøk og hjelper til etter vedtak, bruker har selv ansvar for seg og sin tilværelse og pårørende stiller gjerne opp i stor grad.

14 Forventningene i befolkningen til at en skal få hjelp til det aller meste oppstår når bruker flytter til hjemmet. Det er derfor en relativt stor mulighet for at en reåpning av bofelleskapet etter en tid vil påføre omsorgstjenesten økte driftsutgifter. Valg av driftsprinsipp etter modell fra de rosa omsorgsboligene vil etter administrasjonens oppfatning nødvendiggjøre en harmonisering av husleieprisene slik at alle ubemannede bofellesskap får lik husleie. Husleieprisene på kommunegården varierer i dag fra kr ,- pr. mnd. i de rosa ubemannede omsorgsboligene til kr ,- pr. mnd. i de nye omsorgsboligene med heldøgns omsorg.

15 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /115 Kjell Ivar Pettersson Forvaltning av kommunale boliger Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 058/09 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g: 1. Eventuell avhending av kommunale boliger foretas etter at behov og konsekvenser er analysert i en plan. 2. Boligsosial handlingsplan rulleres og legges fram til politisk behandling senest i januar En arbeidsgruppe med representasjon fra eiendomsforvaltningen, helsetjenesten, omsorgstjenestene, NAV og flyktningtjenesten foretar analyse av nåværende behov, framtidige behov og spørsmål om rehabilitering av nåværende boligmasse, bygging og avhending. 3. Mandatet for boligsosial handlingsplan utvides til kommunal boligpolitisk handlingsplan. 4. Kommunen deltar i nasjonal dugnad for bosetting av enslige unge flyktninger. Planlegging av bemannet gruppebolig settes i gang. Under forutsetning av at det er balanse mellom inntekter og utgifter gis kommunen anledning til å legge gruppebolig ut på anbud høsten 2009, uten ny politisk behandling. Sakens dokumenter: Boligsosial handlingsplan for Grue kommune Brev av fra IMDI ang. forespørsel om disponering av eksisterende vedtaksplasser til enslige mindreårige i 2009 Brev av fra Barne- og likestillingsdep. Og Arbeids- og inkluderingsdep. ang. ekstraordinært tilskudd til kommuner som bosetter enslige mindreårige flyktninger i Herav som vedlegg: Ingen.

16 Saksopplysninger: Grue kommune har en boligmasse til å dekke ulike behov for boliger. Spørsmålet er om kommunen har flere boliger enn nødvendig for å dekke boligsosiale behov og pliktmessige boligtiltak og om kommunen kan og/eller bør selge en del av nåværende boligmasse? Boligmassen består av 64 omsorgsboliger. 29 leiligheter i 5 bofellesskap. 8 ungdomsboliger. 15 utleieboliger, derav 1 avsatt til turnuslege og 3 finansiert som flyktningboliger. 8 boenheter i hybelhuset. 1 kappelanbolig. 2 boliger, Forkerudradden.og ubebodd Østre Moe, Grinder. 20 aldersboliger I tillegg har kommunen 50 sykehjemsplasser. Det legges fram egen sak om fremtidig bruk av egne omsorgsboliger. I Kostra rapporteringen om kommunalt disponerte boliger og boligvirkemidler for 2008 har kommunen oppgitt 147 boliger i kommunal eie for utleie. 143 boliger var utleid per I 2008 ble det tildelt 46 kommunale boliger. Kjennetegn ved leietakerne var 28 med bevegelseshemming 2 utviklingshemmete 9 med psykiske lidelser 2 med kombinasjon av rus- og psykiske problemer 1 økonomisk vanskeligstilt 4 uten behovsprøving. 26 av de 46 som fikk leie bolig var 75 år eller eldre. Kommunen bisto søkere på det private leiemarkedet med 23 garantier for depositum og utbetalt for 2 til depositum. Kommunen utarbeidet og vedtok en boligsosial handlingsplan i Planen ble utarbeidet etter påtrykk og med finansiering fra Husbanken. En kommunal boligsosial handlingsplan var den gang en forutsetning for videre tildeling av enkelte av Husbankens virkemidler til utbedringer av boliger. Ett av forslagene som ble fulgt opp var samordnet tildeling av kommunale boliger gjennom et tverrfaglig tildelingsteam. I senere tid har denne strukturen rundt tildelinger ikke fungert. Et annet punkt som ikke ble fulgt opp, fordi kommunen stanset bosetting av flyktninger midlertidig, var en anbefaling om at kommunen bør ha kommunale boliger til bosetting av flyktninger. Vurdering Nåværende kommunale boliger Kommunens nåværende boligmasse er kjennetegnet av at det er forholdsvis små boliger, dvs at mange boliger har ett soverom, og at det er en eldre boligmasse i den forstand at det er et stort behov for både vedlikehold og standardheving. Ett eksempel på behov for standardheving er at flere boliger ikke har tidsmessige løsninger for bad.

17 Kommunens boligpolitikk bør ha løsninger både for behov som oppstår, behov som er kjente (selv om de ikke er grundig kartlagt) og planlagte formål, som for eksempel bosetting av flyktninger. De kommunale boligene i dag er stort sett hele tiden i bruk. Kostrarapporten for 2008 indikerer at kommunens boliger i all hovedsak leies ut til innbyggere med spesielle behov. Men 4 boliger er utleid uten behovsprøving. Ikke bebodde boliger per 1. juni 09 Per er 7 boliger enten ubebodd eller oppsagt. Vurderingen er at det kan foretas en forsiktig avhending uten umiddelbare negative konsekvenser, men at det beste vil være å foreta en rullering av boligsosial handlingsplan, eventuelt boligpolitisk handlingsplan, før avhending. Bosetting av flyktninger Trenden er iflg IMDI at det er størst behov for bosetting av enslige eller små husstander. Kommunens boliger er tilpasset denne type bosetting. Grue kommunen har vedtatt å bosette 30 personer i løpet av tre år. Dette øker etterspørselen etter boliger. I år har kommunen så langt avtalt bosetting av to familier på til sammen 9 personer med IMDI. Kommunen må ut på det private leiemarkedet for å skaffe boliger til dem. Grue kommune er også forspurt om å bosette enslige mindreårige. De enslige mindreårige er stort sett ungdommer i tenårene. De fleste er for gamle til at fosterhjemsplassering / familieplassering er aktuelt. Hvis kommunen stiller seg positiv til dette, må det skaffes gruppebolig og ansettes personell. Antakelig finnes det ikke egnet bolig til kjøp. Det må bygges. Kommunen er i ferd med å planlegge to gruppeboliger til utleie og drift av omsorgssenter for enslige unge flyktninger. Dette er tiltak som drives av det statlige Bufetat. For beboerne er det et midlertidig omsorgstiltak i påvente av mer permanent bosetting i en kommune. Det vil være rasjonelt å planlegge bygging av et kommunalt botiltak etter samme lest, og legge det ut på samme anbud. IMDIs vurdering er at det er svært gunstig for kommunene å bosette enslige mindreårige flyktninger. Administrasjonen har ikke hatt anledning til å planlegge en slik bosetting og foreta en konkret økonomisk utredning av inntekter og utgifter. Det er god grunn til å tro at IMDIs økonomiske vurdering er riktig, og at det kan være økonomisk forsvarlig å bosette enslige mindreårige. Da kommunen verken har personale eller bolig til et slikt tiltak må dette planlegges og antakelig bygges før det blir iverksatt. Samordnet tildeling: Kommunen bør organisere en tverrfaglig gruppe for tildeling av kommunal bolig utenom sykehjemsplass. Sammensetning fra: Tildelingskontoret. Eiendomsforvaltningen. NAV. Flyktningtjenesten inviteres når det planlegges ny bosetting. Rullering av boligsosial handlingsplan Boligsosial handlingsplan har i liten grad vært et verktøy for anskaffelse av bolig til personer med spesielle behov. Dette skyldes flere forhold. Blant annet at metoden for utarbeidelse av planen ikke helt traff i forhold til endringer i for kommunal leie. Boligsosial handlingsplan bør rulleres med sikte på å få til en ny plan som er et mer aktivt verktøy i kommunens anskaffelse og forvaltning av boliger. Det bør nedsettes et utvalg til rullering av nåværende plan med tilstrekkelig bred representasjon på tvers av enheter og fag.

18

19 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FE /863 Turid J. Bjerkestrand IKT samarbeid i Glåmdalen Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 059/09 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g 1. Grue kommune vedtar å gå inn i utvikling av et interkommunalt samarbeid om IKTtjenester organisert etter vertskommunemodellen 2. Formannskapet delegeres fullmakt til å godkjenne samarbeidsavtalen. Sakens dokumenter: 1. Forprosjektrapport. Herav som vedlegg: 1. Forprosjektrapport. Saksopplysninger: Denne saken er et felles saksframlegg fra rådmennene i Glåmdalen der politisk styringsnivå inviteres til å gi klarsignal for å gå videre med etablering av Glåmdal interkommunale IKT. Våren 2008 har kommunene Grue, Eidskog og Kongsvinger på initiativ fra rådmennene fått utarbeidet en egen mulighetsstudie for samarbeid om IKT funksjoner i disse kommunene. Mulighetsstudien ble presentert for samtlige kommuner i rådmannsutvalget for Glåmdalen og flere kommuner enn initiativtakerne meldte sin interesse for å delta i den videre prosess om et framtidig interkommunalt IKT-samarbeid i regionen. Vurdering: IKT strategisk teknologi for å nå kommunenes mål De direkte IKT-kostnadene antas normalt å utgjøre 3-5 % av kommuners totale kostnader. For Glåmdalskommunene totalt snakker vi da om millioner kroner årlig. Det er avvik mellom denne normen og de faktiske utgiftene som kommunene har.

20 Samtidig blir IKT-teknologien en stadig viktigere produksjonsteknologi i kommunal forvaltning og tjenesteproduksjon. IKT må derfor ikke bare sees på som kostnad, men som fundamental teknologi for å lykkes med en god og kostnadseffektiv tjenesteproduksjon. Det er nødvendig at kommunene utnytter potensialet som ligger i å utnytte IKT og ta i bruk nødvendig og riktig teknologi for å yte gode tjenester både internt og til innbyggerne. Utfordringen med IKT ligger i skjæringspunktet mellom kostnadseffektive løsninger og effektiv anvendelse for å nå kommunenes mål. For mange av våre kommuner er utfordringene sannsynligvis større knyttet til effektiv anvendelse enn kostnadsreduksjoner. Ikke minst gjelder dette i en tid der vi flytter fokus fra interne fagsystemer til Web-baserte løsninger som kommuniserer med brukere, innbyggere og omgivelsene for øvrig med høyt innslag av selvbetjening. Gevinstmuligheter IKT er et område hvor det er knyttet stordriftsfordeler til, og som samtidig er kompetansekrevende noe som igjen taler i retning større enheter eller betydelig eksterne tjenestekjøp. I mulighetsstudien refereres at Østerdals-samarbeid anslår at deres besparelser har vært 20 % på drift og 25 % på investeringene. Hamar-samarbeidet oppgir en innsparing på 38 % pr. PCarbeidsplass. SSB har gjort en undersøkelse om effekten av IKT i kommunal sektor og har rangert følgende gevinster: 1. Omlegging og forenkling av arbeidsrutiner 2. Økt kvalitet på kommunens tjenester 3. Bedre beslutningsgrunnlag 4. Reduserte kostnader for innkjøp av varer og tjenester 5. Overføring av ressurser fra administrasjon til tjenesteyting 6. Redusert bemanning Maksimal effekt på disse høyest rangerte områdene er av grunnleggende betydning for om Glåmdalskommunene lykkes med å tilby en konkurransedyktig tjenesteproduksjon innenfor de fleste områder i årene framover. For Glåmdalsregionen er det i tillegg grunn til å framheve mulighetene til profilering og salg av regionen via Internett og bruk av nettet til kommunikasjon og dialog med ansatte, brukere og innbyggere. Videre er tilgang til høyhastighetsnett et viktig og absolutt lokaliseringskriterium både for næring og innbyggere. Modeller for interkommunalt samarbeid På den oppgitte linken ligger det dokumentasjon fra 27 ulike interkommunale IKT-samarbeid i Kommune-Norge. IKT er et av de områdene kommunene oftest samarbeider over kommunegrensene. Følgende hovedmodeller for organisering av samarbeidet er i bruk: Samarbeid etter Kommunelovens 27 (Eksempel: Hamar, Løten og Stange) Samarbeid etter vertskommunemodellen kommunelovens 28b (Eksempel: Stor- Elvdal, Engerdal, Åmot og Trysil)

21 Samarbeid i Interkommunalt selskap (Eksempel: Digitale Gardermoen IKS (kommunene på Øvre Romerike) og IKOM IKS (Lillehammer, Gausdal og Øyer)) Med bakgrunn i foreliggende erfaringer er det umulig å si at valg av en bestemt organisasjonsmodell i seg selv er den viktigste suksessfaktor. På oppgitte link gis det 10 råd om hvordan lykkes med interkommunalt IKT-samarbeid: 1. Sett tydelige mål for samarbeidet 2. Forankre samarbeidsidéen før oppstart 3. Trekk med berørte parter tidlig i prosessen 4. Modellvalg er viktig 5. Vær forberedt på rolleendringene (eier og bestiller vs utfører og leverandør) 6. Ikke undervurder kostnadselementene 7. Ha en ryddig fordeling av kostnader 8. Skap sikkerhet for leveransene 9. Avklar forventningene legg arbeid i tjenestenivåavtalene 10. Søk råd fra de som har gjort det Rådmennenes vurdering, Behov for og målene med IKT-samarbeid Rådmennene er enig om at et interkommunalt IKT-samarbeid bør etableres med flest mulig av Glåmdalskommunene som deltakere. Begrunnelsene er: 1. Gjennom et IKT-samarbeid kan regionen ta tak i den utfordring som ligger i utbygging av et kommersielt tilgjengelig høyhastighetsnett for hele regionen som sikrer næringsliv, forvaltning og privatpersoner like muligheter som ellers i landet når det gjelder profesjonell utnyttelse av denne teknologien. Dette antas å ha helt grunnleggende betydning for lokalisering av bedrifter til regionen og tilsvarende bosetting av digitale kunnskapsarbeidere. Det legges til ikke til grunn at kommunene selv skal eie nettet, kommunens rolle er å sørge for. 2. Kommunene er helt avhengig av en strategisk og effektiv utnyttelse av IKT i sin tjenesteproduksjon og forvaltning. Dette krever god kompetanse både innfor strategi, prosjektgjennomføring, gevinstrealisering og drift/vedlikehold. Kommunen har hver for seg ikke den kompetansen i dag 3. IKT gir muligheter, men skaper også avhengighet og sårbarhet. Det trenges et teknisk, organisatorisk og kompetansemessig løft i alle våre kommuner for å redusere sårbarhet og risiko knyttet til vår omfattende IKT-anvendelse inkludert datasikkerhet og personvernhensyn. 4. Kostnadene til IKT er alt betydelige både for hver enkelt kommune og samlet. Det er opplagte stordriftsfordeler knyttet til anskaffelse, implementering, vedlikehold og drift. Alternativet til et nærmere IKT-samarbeid i regionen er at hver enkelt kommune blir avhengig av stadig større tjenestekjøp eksternt (outsourcing) eller at enkeltkommuner søker seg inn i eksisterende IKT-samarbeid i naboregionene. Mulighetsstudien viser at på svært mange områder har våre kommuner like systemer og lik basisteknologi slik at det ligger godt til rette for en integrasjon mot en felles regional løsning. I høst samarbeides det allerede konkret om anskaffelse av likt og felles sosialsystem mellom Grue, Kongsvinger og Eidskog. Vi har også hatt et omfattende og vellykket samarbeid innenfor GIS/kart over lengre tid mellom Odals-kommunene, Eidskog og Kongsvinger.

22 Hvordan komme videre til forprosjekt og hovedprosjekt? Normal framgangsmåte videre er: 1. Behandling av mulighetsstudie bestilling av forprosjekt 2. Gjennomføring av forprosjekt klarsignal for hovedprosjekt 3. Overgang fra hovedprosjekt til permanent drift Rådmennene har imidlertid kommet til at en ønsker en raskere prosess på følgende områder: Allerede på grunnlag av mulighetsstudien og det omfattende erfaringsmateriale som ellers ligger på bør kommunene ta stilling til om de vil være med i et regionalt IKT-samarbeid eller ikke Deretter trengs ressurser for å dra prosessen videre. Rådmennene mener at det allerede nå kan tilsettes daglig leder for samarbeidet, som skal stå for planlegging og etablering av samarbeidet samt ledelse av de nødvendige prosjekter for gjennomføringen for deretter å ta ansvar for driften videre. For å sikre riktig person er det viktig at denne blir rekruttert på fritt grunnlag hvor både interne og eksterne kandidater for konkurrere. I 2009 trenger arbeidet en midlertidig prosjektfinansiering inntil samarbeidet finner sin organisasjonsform, etableres og overtar deltakerkommunenes IKT-budsjetter. Det foreslås å avsette 1 mill. kroner til plan- og etableringskostnader i 2009 som fordeles mellom deltakerkommunene etter folketall. Alle Glåmdalskommunene unntatt Våler vedtok å være med i forprosjektet og det ble vedtatt en ramme for prosjektfasen i 2009 slik: Kongsvinger 327 Nord-Odal 96 Sør-Odal 146 Eidskog 120 Grue 96 Åsnes 143 Våler Rådmennene ser for seg følgende videre framdrift: 2008 Behandling av mulighetsstudie i alle kommuner Juni 2009 Behandling av forprosjekt, selskaps/samarbeidsavtale, budsjetter i deltakende kommuner Sept 2009 Rekruttering av daglig leder Jan 2010 Selskapet overtar kommunenes IKT-drift, utstyr og personale I tillegg til samarbeidet innenfor GIS/kart mellom Odals - kommunene, Eidskog og Kongsvinger er det etablert et tilsvarende samarbeid mellom Elverum, Våler, Åsnes og Grue kommuner. Det samarbeides om felles innkjøp og utvikling av programvare, datalinjer, servere, opplæring og kompetanseutvikling. GIS systemene er tett integrert med annen kommunal programvare. IKT ressursene er lokalisert i Elverum. Samarbeidet er organisert som prosjekt, ble etablert i 2004 og er vedtatt forlenget ut Videre planer er å etablere et permanent driftssamarbeid. Modell for driftssamarbeidet vil bli avklart første ½ år Etter vedtak i de 6 Glåmdals kommunene ble et etablert et forprosjekt. Med bakgrunn i GIS samarbeidet hvor Elverum er deltaker og fordi Elverum også er i en fase hvor det vurderes utvidet samarbeid ble Elverum invitert som deltaker i forprosjektet.

23 Forprosjektet Etter en anbudsrunde ble det inngått avtale med eksterne konsulenter for gjennomføring av forprosjektet. Forprosjektet har vært ledet av prosjektlederne Kjell Rune Nakkestad og Terje Knudsen fra Fornebu Consulting AS. Prosjekt ansvarlige Oddbjørn Vassli (rådmann Kongsvinger kommune) og Nils Lindeberg (rådmann Åsnes kommune). Styringsgruppa har bestått av rådmennene i de deltakende kommunene. Det ble opprettet en prosjektgruppe som har bestått av IKT-medarbeidere fra kommunene og to representanter fra Fagforbundet (en fra Åsnes og en fra Kongsvinger). Rapport fra forprosjektet Sammendrag: IIKT Forprosjektet er et prosjekt med formål å få fram et tydelig beslutningsgrunnlag for en felles IKT virksomhet for 7 kommuner i Glåmdalsregionen. Forprosjektet synliggjør betydelige gevinster som er mulig å oppnå med en felles IKT virksomhet. En samlet prosjektgruppe står bak forprosjektet og innstillingene Det er en meget motiverte og engasjerte medarbeidere som ønsker å skape en IKT virksomhet til det beste for eierkommunene og til det beste for deres innbyggere, med ressurser, kreativitet, og implementeringsevne til å møte den digitale forventning i kommune Norge. Innstilling fra prosjektgruppa: Det etableres en felles IKT virksomhet for kommunene i IIKT prosjektet IKT virksomheten organiseres som et IKS med kommunene som eiere. Eierstørrelse fordeles etter innbyggerantall. IKSet styringsmodell med representantskap, styre med to ansattrepresentanter og daglig leder. Størrelsen på driftskapitalen i IKSet settes til tre måneders driftskost og egenkapitalen til 10 % av årlig omsetning (2009 tall). Bestilleransvarlig og fagsystemansvarlige utpekes i hver kommune Det inngås en avtale for leveransen til den enkelte kommune med IKSet (SLA avtale) Antall innbyggere benyttes som grunnlag for kostnadsfordeling Verdifastsettelse av utstyret som kommune bidrar med i etableringen av IKSet fastsettes i etableringsprosjektet Lokaliseringen avklares i etableringsprosjektet Ansattes opparbeidede rettigheter og plikter videreføres i IKSet basert på virksomhetsoverdragelse prinsippet Ansettelse av daglig leder startes i juni med mål om tiltredelse snarest og senest innen 1.desember Det vedtas et etableringsprosjekt for perioden 20.juni til , estimert til kr Det søkes om prosjektstøtte til etableringsprosjektet og implementeringsstøtte til IKSet fra ordningen Prosjekttilskudd Digital fornying i kommunene Outsourcing av tjenester eks. til Digitale Gardermoen/Hedmarken IKT eller andre, avklares i etableringsprosjektet/i felles IKT virksomhet

24 Vurderinger Forprosjektet har vært en vellykket prosess og det er utarbeidet en rapport som danner et viktig grunnlag for videre utvikling av IKT-samarbeidet i regionen. Rapporten synliggjør behovet for utvikling av bestiller funksjon og betydningen av kommunikasjon mellom fagområdene i kommunene og IKT. Blant annet er det viktig at bestillerrollen i kommunene blir utviklet. Funksjonen innen IKT retter seg i hovedsak mot de ulike fagmiljøene i kommunene. Det er viktig at administrasjonen sikres en styring med utviklingen og arbeidet en felles IKT-tjeneste Det anbefales derfor at det ikke oppnevnes et politisk valgt styre i dette selskapet, men at styret etableres på administrativt nivå og utnevnes av rådmannen. Man sikrer ved dette en god forankring og integrering i kommunens øvrige organisasjon, i tillegg til at man sikrer at styret drives i samsvar med kommunenes helhetlige prioriteringer. Rådmannen har anledning til å velge seg selv i styret/samarbeidsorganet. Dersom man utnevner er politisk valgt styre må man ta høyde for noe økte driftsutgifter til godtgjøring av styre m.v. Et samarbeid etter vertskommunemodellen vil oså medføre at det ikke er nødvendig å tilføre egenkapital. Med bakgrunn i dette er rådmennene ikke enig rapportens anbefaling om at IKT-tjenesten opprettes som et AS eller IKS. Rådmennene vil derfor anbefale at det opprettes vertskommune samarbeid organisert etter kommunelovens 28b. Da selskapet foreslås opprettet på administrativt nivå, vurderer rådmannen det slik at de ansattes rettigheter og innflytelse er tilstrekkelig ivaretatt gjennom vertskommunens ordinære kanaler, herunder representasjon i organisasjons- og personalstyre, deltakelse i tilsettingsråd mv.. Vertskommunens reglement for tilsatte vil gjelde. IKT-tjenesten håndterer oppdrag på bestilling fra kommunene. Det blir derfor den enkelte kommunes aktivitetsnivå som bestemmer kostnadene. En kostnadsdeling av selve driften er under utarbeidelse og vil komme til uttrykk i en samarbeidsavtale som inngås på administrativt nivå, som en oppfølging av vedtektene. Det er mange forhold som påvirker budsjettutviklingen ved etablering av et IKT-samarbeid. Flere av kommunene har p.t. ikke et nivå på IKT investeringer eller drift som er forenlig med kravene som settes til drift og utvikling av IKT-tjenester. Det må derfor forventes en viss pukkeleffekt ved oppstart. Deretter skal effektene av samordning mht lisenser, fellesportal og mer effektiv utnyttelse av servicepark osv. medføre at kostnadene flater ut eller reduseres samtidig som tjenesten blir bedre. Styring av samarbeidet Det må utarbeides og inngås samarbeidsavtale for samarbeidet. Kostnadsfordelingen i samarbeidet vil gjenspeile kostnad forskjellene som er mellom kommunene i dag. Så langt som mulig skal kommunenes kostnader kunne prises ut fra uttak av tjenester fra IKT-tjenesten. Samarbeidet må basere seg på at de samarbeidende kommunene har like stor innflytelse i IKT-tjenesten en kommune en stemme. I den videre vurderingen i samarbeidsform kan det likevel være grunnlag for at vesentlig større kommuner får en noe mer innflytelse enn mindre kommuner. I Hedmark samarbeidet (HaLøSt IT)har for eksempel Hamar 2 representanter og Stange og Løten en hver.

25 Detaljene omkring dette vil måtte utarbeides etter at det er avklart hvilke kommuner som går med i samarbeidet. Lokalisering Lokalisering av de ulike elementene/tjenestene i et IKT-samarbeid vil ikke kunne planlegges før det er avklart hvilke kommuner som går med i samarbeidet. Det vil være behov for tjenester plassert desentralt for å yte teknisk drift og service på nett og installasjoner ute i den enkelte kommune. Omfanget av dette må avklares. Samarbeid utover Glåmdals regionen Elverum er i dialog med HaLøSt IT som et alternativ til samarbeid med Glåmdals kommunene. Det er tatt kontakt med HaLøSt IT for å vurdere om dette er kan være aktuelt også for Glåmdals kommunene. Denne prosessen går parallelt med behandlingen av rapporten og vil kunne være et ytterligere moment som tas inn som en del av hovedprosjektet. Konklusjoner Kommunen vedtar prinsipielt å inngå i IKT samarbeid med andre kommuner og deltar i hovedprosjektet. Hovedprosjektet skal avklare om samarbeidet skal omfatte Glåmdals kommunene med Elverum eller om samarbeidet skal inngås også med andre kommuner. I hovedprosjektet skal de avklares om samarbeidet skal være på alle IKT-funksjonene eller kun deler av disse. Hovedprosjektet skal lage forslag til samarbeidsavtale. Det anbefales at kommunen vedtar å gå inn i utvikling av et interkommunalt samarbeid om IKT-tjenester organisert etter vertskommunemodellen.

26 GRUE KOMMUNE Arkiv: Arkivsaksmappe: Saksbehandler: Dato: FA-A19 08/383 Liv Bonsak Revidering av barnehagevedtekter Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 060/09 Formannskapet Kommunestyret Innstilling: Rådmannen rår formannskapet til å fremme slik i n n s t i l l i n g: Forslag til reviderte vedtekter for de kommunale barnehagene i Grue vedtas. Vedtektene trår i kraft fra Sakens dokumenter: Lov om barnehager av 17.juni Rammeplan for barnehager, forskrift av 1.august Herav som vedlegg: Gjeldene vedtekter. Forslag til reviderte vedtekter. (Endringene er skrevet i kursiv.) Høringsuttalelser fra samarbeidsutvalget ved: Hukusjøen barnehage. Solungen barnehage. Grinder barnehage. Namnå barnehage. Saksopplysninger: Revidering av barnehagevedtekter for de kommunale barnehagene i Grue vedtatt i KS 04/ Vurdering: Barnehagevedtektene ble sist revidert i Det er nå behov for ny revidering pga ny barnehagestruktur i Grue fra høsten Høring Enhet for oppvekst har holdt en høring på vedtektsendringene med frist Det kom inn høringssvar fra samarbeidsutvalgene ved Grinder -, Hukusjøen -, Namnå og Solungen barnehage.