KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. for anskaffelse av

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av 2 stk. renovasjonsbiler av typen sidelaster 1 stk. renovasjonsbil av typen baklaster og 1 stk. Lastebilchassis med bakløft for skap-påbygg Saksnr. 16/00048 Tilbudsfrist: kl. 12:00

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud ets oppbygning Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner TILDELINGSKRITERIER Vektingsmodell INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Innlevering av tilbud Tilbudets utforming BETINGELSER Leveringstidspunkt Kontraktsignering Befaring hos påbygger Opplæring i bruk av påbygg Overlevering Verksted Godkjenninger Vedlegg Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon nye biler Vedlegg 2 - Beskrivelse av innbyttebiler Vedlegg 3 Anbudsskjema Side 2 av 14

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Reno-Vest Husholdning AS. Reno-Vest Husholdning AS er 100% eid av Reno-Vest IKS. Reno-Vest Husholdning AS kjernevirksomhet er innhenting og behandling av husholdningsavfall fra innbyggerne i eierkommunene, samt drift av gjenvinningsstasjoner i alle seks eierkommuner. Se også opplysninger på Oppdragsgivers kontaktinformasjon er: Kontaktperson: Postadresse: E-post Tage Ellingsen Reno-Vest Husholdning AS Ramnflauget 8416 Sortland tage@reno-vest.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Reno-Vest Husholdning AS skal kjøpe inn 2 nye renovasjonsbiler av typen sidelaster, 1 ny renovasjonsbil av typen baklastet og et nytt chassis med bakløft for montering av skappåbygg. Renovasjonsbilene skal brukes på innsamling av optisk sorterbart husholdningsavfall. Lastebilen brukes i distribusjonskjøring og inntransport av avfall (der i blant farlig avfall). Reno-Vest Husholdning AS ønsker komplette tilbud fra chassisleverandør på alle bilene. Chassisleverandør vil stå som kontraktspart, og påbygger må dermed tilby sine komponenter gjennom chassisleverandør. Med komplett leveranse menes at det skal leveres et samlet tilbud på chassis, hytte og påbygg for renovasjonsbilene. For lastebil skal chassis, hytte og overflytting av eksisterende påbygg til ny bil inngå i tilbudet. Se vedlegg 1 for komplett kravspesifikasjon på nye biler. Tilbudet skal omfatte innbytte av 3 baklastede renovasjonsbiler, og et lastebilchassis med bakløft hvor påbygg (skap) skal flyttes over på ny bil. Se vedlegg 2 for beskrivelse av innbyttebiler. Side 3 av 14

4 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Leverandøren skal gi tilbud på både chassis og aggregat. Alternative tilbud aksepteres ikke, men en leverandør kan gi parallelle tilbud på flere kombinasjoner av chassis og aggregat, som alle oppfyller kravene. Det må da leveres prisskjema og egen løsningsbeskrivelse for alle likeverdige løsninger. 1.4 ets oppbygning (dette dokument) med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon nye biler Vedlegg 2 - Beskrivelse av innbyttebiler Vedlegg 3 - Anbudsskjema 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud ,kl 12:00 Tilbudsåpning ,kl 12:00 Tilbudets vedståelsesfrist ,kl 12:00 Evaluering Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist ,kl Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Side 4 av 14

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Side 5 av 14

6 Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 16/00048, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. Side 6 av 14

7 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem Dokumentasjonskrav Skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert selskap. Dokumentasjonskrav Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Dokumentasjonskrav Foretakets årsberetning for de siste år eller nyere opplysninger som har betydning for foretakets regnskapstall. Med årsberetning menes den som sendes til Brreg. Revisors beretning skal medfølge. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra lignende oppdrag innenfor de 3 siste år. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e- Side 7 av 14

8 Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig evne til å gjennomføre oppdraget Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Beskrivelse av leverandørs produksjonskapasitet og/eller underleverandørers produksjonskapasitet, samt redegjørelse for antall årsverk leverandøren har hatt de 3 siste år. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet 40 % Tilbudsliste basert på Oppnåelse av kravspesifikasjon kravspesifikasjon Service og garanti 20 % Se vektingsmodell 4.1 Vektingsmodell Det er mulig å oppnå totalt 100 poeng i denne konkurransen. Pris: Beste pris gir 40 poeng. Resterende poeng deles ut prosentvis etter prisforskjell i mottatte tilbud. Kvalitet: 40 poeng deles ut når alle ønskede spesifikasjoner oppfylles. Poengene deles ut etter hvor mange prosent av spesifikasjonene som oppfylles. Spesifikasjoner merket med grønt er absolutte krav. Oppfylles ikke disse vil tilbudet forkastes. Side 8 av 14

9 Service og garanti: Her oppnås maksimalt 20 poeng. Det legges vekt på følgende kriterier i uprioritert rekkefølge: - Garanti. Lengde og omfang av garanti. Det er chassisleverandør (kontraktør) som skal stille garanti for leveransen. - Delelager, hvor mange slitedeler og komponenter lagres på Sortland? - Tilgang på alle andre reservedeler til chassis og aggregat. Leveringstid? - Planlagt service og vedlikehold kan utføres på kveldstid? - Utfyllende journaler etter endt verkstedsopphold slik at oppdragsgiver er oppdatert på hva som er gjort? - Beskrivelse av service plan og vedlikeholds intervaller på chassis og aggregat. - Tilgang på mekanikere for utførelse av reparasjoner utover ordinær åpningstid. 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Reno-Vest Husholdning AS Adresse: Ramnflauget, 8416 Sortland Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 16/00048 v/ Tage Ellingsen. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skilleark, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Side 9 av 14

10 Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest HMS-egenerklæring. Firmaattest. Årsberetning og revisorberetning. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 3 år og for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon skal være bilag til kontrakt) Utfylt anbudsskjema 6 BETINGELSER 6.1 Leveringstidspunkt Med leveringstidspunkt menes den dato kjøretøyene er levert på Sortland og klar til å settes i daglig drift. Ved forsinket levering utover oppgitt leveringsdato trekkes NOK av kjøpesum pr hele uke leveransen er forsinket. Dette punkt skal være en del av kjøpekontrakt. 6.2 Kontraktsignering Signering av kjøpekontrakt skal skje ved kjøpers kontor sammen med følgende parter: 2 representanter for kjøper Selger Minimum en representant fra hver underleverandør som leverer mer enn 20% av leveransen. 6.3 Befaring hos påbygger Side 10 av 14

11 Befaring hos påbygger skal skje innen de 2 første ukene chassis står inne hos påbygger til montering. 2 representanter fra kjøper skal være med og reise/opphold dekkes i sin helhet av selger. Reise skal foregå med SAS Plus Full Flex. 6.4 Opplæring i bruk av påbygg Opplæring i bruk av påbygg. Full opplæring av påbyggets funksjoner gis av leverandør av påbygget. Chassisleverandør gir nødvendig opplæring på chassis under samme opplæringsseanse. Opplæringen skal skje på Reno-Vest sitt anlegg på Sortland ved overlevering. 6.5 Overlevering Overlevering av kjøretøy skjer hos kjøper i Ramnflauget, 8416 Sortland sammen med selger for full gjennomgang av kjøretøyer. Når leveransen er akseptert vil kjøretøyets leveringsdato settes. 6.6 Verksted Kjøretøyets fabrikat skal ha merkeverksted innenfor 10km av vårt anlegg i Ramnflauget, 8416 Sortland. Det skal være minst en mekaniker ansatt på gjeldende merkeverksted som er kurset i alle komponenter og funksjoner på kjøretøyets chassis og påbygg. Verkstedet skal ta imot våre biler for diagnostisering samme dag som feil oppstår innenfor ordinær åpningstid. Det skal til en vært tid være en stykk komplett løftearm til de sidelastede renovasjonsbilene tilgjengelig og klar til hurtig omlegging på verksted. 6.7 Godkjenninger Alle myndighetskrav og andre godkjenninger som må foreligge før bilene kan brukes i transport på vei, skal chassisleverandør ivareta ved overlevering. Lastebilchassis hvor påbygg skal flyttes over må ADR-godkjennes etter at alt er montert og resterende godkjenninger er ivaretatt. Side 11 av 14

12 7 Vedlegg 7.1 Vedlegg 1 - Kravspesifikasjon nye biler Se eget dokument. Side 12 av 14

13 7.2 Vedlegg 2 - Beskrivelse av innbyttebiler Bil 1 Renovasjonsbil baklaster Type Scania P360 DB6x2*4HNB Kilometerstand pr Årsmodell 2010 Reg. nr. YU Påbygg Joab m3 Bil 2 Renovasjonsbil baklaster Type Scania P360 DB6x2*4HNB Kilometerstand pr Årsmodell 2008 Reg. nr. YU Påbygg Joab m3 Bil 3 Renovasjonsbil baklaster Type Scania P360 DB6x2*4HNB Kilometerstand pr Årsmodell 2010 Reg. nr. YU Påbygg Joab m3 Bil 4 Lastebilchassis med bakløft Type Volvo FM med globetrotter hytte Kilometerstand pr Årsmodell 2010 Reg. nr. YU Bakløft Zepro Skap Byttes inn uten skap, da skap på denne bilen skal flyttes over på ny bil. Side 13 av 14

14 7.3 Vedlegg 3 Anbudsskjema Alle priser som oppgis i skjemaet nedenfor skal være gitt i norske kroner (NOK) ekskl. mva. Pris pr. bil skal være inkl. registrering, levering, ombygging og alle godkjenninger klar til bruk på Sortland. Det vil ikke aksepteres tilleggspriser utover oppgitt pris i prisskjema. Prisskjema Bil Renovasjonsbil sidelaster nr. 1 Renovasjonsbil sidelaster nr. 2 Renovasjonsbil baklaster Lastebilchassis med bakløft inkl. overflytting av eldre skap Totalpris Pris Pris for innbyttebiler oppgis pr. bil med negativt fortegn. Prisskjema innbyttebiler Bil Bil 1 - Renovasjonsbil baklaster Bil 2 - Renovasjonsbil baklaster Bil 3 - Renovasjonsbil baklaster Bil 4 - Lastebilchassis med bakløft Totalpris Pris Side 14 av 14