KRISEBEREDSKAPSPLAN FOR NHH. Versjon november 2013

Transkript

1 FOR NHH Versjon november 2013

2 INNHALD 1. INNLEIING 1. INNLEIING OVERORDNA MÅL KVA EN OMFATTAR PRINSIPP OG ANSVAR VARSLINGSRUTINAR ORGANISERING AV KRISEBEREDSKAPSARBEIDET BEREDSKAPSLEIINGA OPPGÅVENE TIL BEREDSKAPSLEIINGA OPPFØLGING AV INVOLVERTE OPPFØLGING AV TILSETTE/STUDENTAR UNDER OG ETTER KRISA INFORMASJONSARBEID OG KOMMUNIKASJON VED KRISER REVISJON AV BEREDSKAPS-PLAN, KURS OG ØVINGAR REVISJON AV PLAN KURS OG ØVINGAR VEDLEGG Kriseberedskapsplanen for Norges Handelshøyskole (NHH) er utvikla med tanke på alvorlege hendingar knytt til menneske, miljø, materiell og omdømme. Kriseberedskapsplanen er eit verktøy som skal brukast ved krisesituasjonar, slik at ein unngår eller reduserer tap og skader på menneske, miljø, materiell og omdømme. Kriseberedskapsplanen er ein del av det kontinuerlege beredskapsarbeidet ved NHH og skal reviderast kvart andre år i samband med kriseøvingar og/eller etter situasjonar der planen er teken i bruk. Ansvarleg for dette er administrerande direktør, som normalt òg er beredskapsleiar. Alle som er involverte i beredskapsarbeidet til NHH, skal ha eit eksemplar av planen. Dei skal òg ha gjort seg kjende med kva oppgåver, ansvar og myndigheit dei har. Ein oppdatert versjon av planen skal alltid vere tilgjengeleg på og i beredskapsromma våre. 1.1 OVERORDNA MÅL NHH er ein forskings- og utdanningsinstitusjon med høge ambisjonar og mål nasjonalt og internasjonalt. Høg kvalitet skal prege alle delar av miljøet, også krisehandteringa. Det inneber at NHH på best mogeleg måte skal ta ansvar for studentar, tilsette, gjester, pårørande og andre personar som blir ramma at NHH skal støtte opp om krisehandteringsarbeidet til andre instansar og raskt bidra med tilgjengeleg informasjon og ressursar at all kommunikasjon internt og eksternt skal vere så rask, presis og open som mogeleg at normal drift skal takast hand om så langt det let seg gjere 1.2 KVA EN OMFATTAR NHH har tre beredskapsnivå; grøn, gul og raud. Kriseberedskapsplanen er til bruk ved raud beredskap. Grøn beredskap er normalberedskap. Normalberedskap er situasjonar som dei lokale einingane skal handtere innafor ordinær drift. Gul beredskap er situasjonar som blir handtert lokalt, men som kan krevje ekstra ressursar ut over ordinær drift. Gul beredskap omfattar ekstraordinære situasjonar som kan få konsekvensar for større deler av organisasjonen. Gul beredskap krev intern varsling og auka aktsemd frå NHH si leiing. Raud beredskap er kriseberedskap. Her blir NHH sin beredskapsorganisasjon etablert og prinsippa i NHH sin kriseberedskapsplan skal nyttast som styrande verktøy. Kriseberedskapsplanen omfattar krisesituasjonar internt på NHH og krisesituasjonar eksternt som har konsekvensar for personar med tilknyting til NHH eller NHH som institusjon. I denne samanhengen forstår vi krise som ein situasjon som truar eller kan true kjerneverksemda og/eller truverdet til NHH. 2 NORGES HANDELSHØYSKOLE 3

3 Døme på krisescenario som planen skal dekkje: Ulykker eller dødsfall blant studentar, gjester eller tilsette på campus Ulykker eller dødsfall blant studentar eller tilsette på reise innanlands eller i utlandet Brann, byggjeulykker og andre store materielle øydeleggingar på NHH-området Langvarige/alvorlege tekniske problem eller miljøproblem som til dømes er knytte til feil ved sanitæranlegg, datanettverk eller straumbrot Personlege handlingar og juridiske situasjonar (strafferettslege forhold) med psykiske, sosiale og omdømmemessige konsekvensar (forskingsjuks, truslar mot tilsette, seksuell trakassering, økonomisk misleghald) Sjukdomsutbrot av epidemisk karakter Kriseberedskapsplanen kan òg brukast ved andre uventa hendingar eller ulykker. Det aller viktigaste i ein krisesituasjon er å ta vare på menneska som er ramma, både studentar, tilsette og gjester. I situasjonar der det kan oppstå tvil, er det denne prioriteringa som gjeld: Redde og sikre menneskeliv Ta vare på pårørande Sikre miljøet mot forureining Sørgje for intern og ekstern informasjon Sikre materielle verdiar 1.3 PRINSIPP OG ANSVAR Beredskapsleiinga har det overordna ansvaret i ein krisesituasjon. Kriser skal handterast etter desse prinsippa: 1. Ansvarsprinsippet: Den som har ansvar i ein normalsituasjon, har òg ansvar i ein ekstraordinær situasjon. 2. Likskapsprinsippet: Organisasjonen ein opererer med under kriser, skal vere mest mogeleg lik den organisasjonen ein har til dagleg. 3. Nærleiksprinsippet: Kriser skal handterast på lågast mogeleg nivå, i samsvar med den som har personalansvar. 2.0 VARSLINGSRUTINAR Det er laga ei intern varslingsliste. Lista viser kven på NHH som skal varslast ved kriser. HR-sjefen har ansvar for at lista alltid er oppdatert med namn og telefonnummer. Det er òg laga ei ekstern varslingsliste med kontaktpersonar og telefonnummer til eksterne instansar ein kan varsle. HR-sjefen er ansvarleg for at lista alltid er oppdatert med namn og telefonnummer. Nødnummer og intern varslingsliste: Vedlegg 1 Ekstern varslingsliste: Vedlegg 2 Beredskapsleiaren skal alltid varslast ved ulykker og situasjonar som kan føre til personskadar, dødsfall, større materielle øydeleggingar, forureining av ytre miljø eller omdømmetap. Dersom ein ikkje får kontakt med beredskapsleiaren, skal den nestansvarlege eller andre i beredskapsleiinga kontaktast. Dersom tilsette i ei avdeling er involverte i ei krise eller ulykke, skal leiarane deira alltid varslast. Dersom studentar er involverte eller ein mistenkjer at dei er involverte i ei krise eller ulykke, skal studentforeininga (NHHS) og studieadministrativ avdeling varsle kvarandre gjensidig og så raskt som mogeleg. Elles følgjer NHHS varslingsrutinane til NHH. Kjernestyret i NHHS/vaktsjefen i Vaktkorpset er ansvarleg for at varslinga skjer etter gjeldande instruksar. NHH har avtale med SiB om å nytte Lehmkuhlhallen (resepsjonsområde, hall og toalett) til evakuering av større grupper. Nøkkel er tilgjengeleg for NHH sine skadestadkontaktar (i beredskapsleiinga og Vaktkorpset/ NHHS). Sjå vedlegg 3 8 for brannvern ved NHH og utfyllande branninstruks. Sjå vedlegg 10 for sentralbordinstruksar. Det er eigne varslingsinstruksar for teknisk personell ved brot på straum- og vasstilførsel. 4 NORGES HANDELSHØYSKOLE 5

4 3.0 ORGANISERING AV KRISEBEREDSKAPSARBEIDET Politiet og brannvesenet har ansvaret for å handtere større ulykker på NHH sitt område og opprettar ei innsatsleiing. NHH skal så snart som råd plassere ein nøkkelperson og ein plassansvarleg på skadestaden. Nøkkelperson skal hjelpa innsatsleiinga med tilgang til NHH sine bygg samt kart, medan plassansvarleg skal halde oversikt over evakuerte, og eventuelt gå inn i innsatsleiinga. Beredskapsleiaren til NHH avgjer når beredskapsleiinga skal tre i funksjon, og kva funksjonar som skal takast hand om. 3.1 BEREDSKAPSLEIINGA Alle funksjonar i beredskapsleiinga skal dekkjast av minst to personar. Funksjon Stilling/person Nestansvarleg Beredskapsleiar Skadestadkontakt Personell 1 Informasjon/ kommunikasjon Sekretær/loggansvar Beredskapskoordinator Viserektor Gunnar E. Christensen Leiar Seksjon for eigedomsforvalting Erik Lundberg Personalsjef /HR-sjef Beate Thomassen Studiesjef Jorun Gunnerud Kommunikasjonssjef Kristin Risvand Mo Leiar Seksjon for arkiv Signe Morvik Kristine S. Stenhaug beredskap@nhh.no Beredskapsleiinga skal supplerast med representantar frå desse einingane ved behov: Institutta (instituttleiar/administrativ leiar) NHHS Hovudverneombod Avdeling for styring, økonomi og drift o Seksjon for IT o Seksjon for eigedomsforvalting Avdeling for eksternt retta verksemd Studieadministrativ avdeling o Seksjon for utveksling og internasjonalisering o Seksjon for informasjon og service Ass. direktør Klas Rønning Driftsleiar Arvid Fredheim Rådgivar Sylvi Kallestad Larsen Leiar Seksjon for informasjon og service Inger Marie Milde Mediekontakt Hallvard Lyssand Førstekonsulent Torunn Fantoft Dei nestansvarlege skal avdelingsleiaren peike ut i samråd med beredskapsleiaren. På avdelingsnivå skal det praktiserast eit system med intakt leiing. Det vil seie at ein ved fråvær som strekkjer seg over to eller fleire dagar, skal sørgje for at ein nestansvarleg alltid er tilgjengeleg. Representantar for institutta skal peikast ut av instituttleiaren. Kvart medlem i beredskapsleiinga er ansvarleg for å setje i verk tiltaka sine, slik det står i vedlegg 11, og for å varsle andre avdelingar eller seksjonar som rapporterer til dei i beredskapssamanheng. Gruppa skal møtast i bibliotekmøterommet eller alternativt i møterommet i Merinobygget (der ITseksjonen tidlegare hadde lokale) når hovudbygget er evakuert. Desse romma fungerer som beredskapsrom. Sjå vedlegg 9 for romplan. Ei liste over tilgjengeleg teknisk utstyr finst i beredskapsromma. Sekretær i beredskapsleiinga har ansvar for at romma til ein kvar tid er utstyrt med dei nødvendige tekniske og administrative hjelpemidla. 3.2 OPPGÅVENE TIL BEREDSKAPSLEIINGA Ta vare på dei som er ramma, og dei pårørande Innhente informasjon og ha full oversikt over situasjonen Formidle informasjon internt og eksternt Halde kontakt med og hjelpe innsatsleiinga (brannvesen, politi, ambulanse) og andre eksterne samarbeidspartnarar (SiB, Kunnskapsdepartementet, Bergen kommune) Organisere resten av støtteapparatet til NHH Beredskapsleiinga skal så raskt som mogeleg skaffe seg oversikt over situasjonen og vurdere kva for tiltak som bør setjast i verk: Kva har skjedd? Fakta om menneske, hending og utførte aksjonar Kva er potensialet for ulykke? Med tanke på menneske, miljø, materiell og omdømme Kva gjer vi? Grovplan i forhold til potensialet for ulykke: Varsling, tiltak, redning, evakuering og normalisering Kva treng vi? Ressursbehov i lys av potensialet for ulykke Kven skal vi varsle? Varsling i samsvar med vurderinga av potensialet for ulykke Konsekvensar for drift? På kort og lang sikt Beredskapsleiinga har avgjerdsfullmakt i ein akutt situasjon og skal sjå til at nødvendige ressursar vert stilt til disposisjon. Avhengig av kor alvorleg krisa er, skal beredskapsleiinga avgjere om desse tiltaka skal setjast i verk: Opprette mottakssenter for studentar og tilsette Opprette pårørandetelefon Opprette pårørandesenter Sjå vedlegg 9 for tilgjengelege rom for mottakssenter, pårørandesenter, kriseinformasjonstab og presserom i hovudbygget og på Merino. Rektor skal kontinuerleg verte orientert om situasjonen og skal innlemmast i beredskapsleiinga ved behov. 1. Personell i kriseberedskapsplanen vil seie den eller dei i beredskapsgruppa som har ansvaret for dei krisa får følgjer for, anten det er studentar, tilsette, gjester eller pårørande. 6 NORGES HANDELSHØYSKOLE 7

5 4.0 OPPFØLGING AV INVOLVERTE 5.0 INFORMASJONSARBEID OG KOMMUNIKASJON VED KRISER Det viktigaste for NHH i ein krisesituasjon er å ta ansvar for og vise omsorg for studentar, tilsette, gjester og pårørande. Det er den personellansvarlege som har overordna ansvar for å følgje opp personar som hendinga har fått følgjer for, direkte eller indirekte, i samsvar med beredskapsplanane til den ansvarlege avdelinga. Det er utarbeidd sjekkliste på området: Ulykker og dødsfall blant studentar og tilsette (vedlegg 13) Sjekklista kan brukast i situasjonar der beredskapsleiinga er involvert, men òg ved hendingar av mindre omfang. Andre tiltak for å sikre effektiv og god tilgang til informasjon om døde og skadde i krisesituasjonar: Alle studentar og tilsette fyller ut eit pårørandeskjema ved opptak/tilsetjing. Pårørandeskjema skal oppdaterast ved endringar. Ved arrangement der det finst skriftleg gjesteliste, skal den ansvarlege avdelinga / det ansvarlege instituttet ha eit system som sikrar at lista er tilgjengeleg for fleire. Når studentgrupper er på reise/ekskursjon/feltarbeid, i regi av NHHS sine underutval, interessegrupper eller fagmiljø, skal namnelister alltid vere tilgjengelege for fleire personar på det ansvarlege instituttet og/ eller i kjernestyret (NHHS). 4.1 OPPFØLGING AV TILSETTE/STUDENTAR UNDER OG ETTER KRISA Den personalansvarlege skal heile tida vurdere behovet for å etablere tiltak for å støtte opp om tilsette og studentar som er involverte i krisearbeidet. Desse tiltaka skal vurderast: Ein krisesituasjon utløyser eit enormt informasjonsbehov både blant involverte, pårørande og ikkje minst i media. Rask og god handtering av krisekommunikasjon er avgjerande for å redusere uvissa, avgrense skadeverknader og bidra til at krisa går over. All ekstern informasjon skal baserast på desse prinsippa: Ver open og tilgjengeleg. All informasjon skal vere sannferdig og korrekt. Unngå spekulasjonar. Formidle bodskapen i rett rekkjefølgje: 1) menneske, 2) miljø, 3) materiell. Vis medkjensle. Ver samstemte i all ekstern informasjon. Rektor, administrerande direktør og informasjonssjef er talspersonar til NHH. Dei avklarar i samråd med beredskapsleiinga kven som til ein kvar tid skal uttale seg til media. Kommunikasjonssjefen inngår i beredskapsleiinga som ansvarleg for informasjonsarbeidet til NHH. Kommunikasjonssjefen skal sikre at nødvendige informasjonsressursar er på plass, så snart som mogeleg. Informasjonsstaben skal hjelpe beredskapsleiinga med oppdatert informasjon, vere tilgjengeleg for pressa og sørgje for rask og god informasjonsformidling internt og eksternt. Meir om informasjonsberedskap og kommunikasjonsstrategi i vedlegg 12. Oppretting av kvilerom for dei tilsette (med kvileplass, telefonar, mat og drikke) Omgåande avlastingssamtalar Kollegastøtte Debriefing Så snart som mogeleg etter at beredskapssituasjonen er avslutta, skal alle som har delteke i arbeidet i beredskapsleiinga, ved pårørandetelefon/pårørandesenter, i informasjonstaben og staben elles, delta på eit oppsummerings- og statusmøte der dei viktigaste sidene ved hendingsgangen og erfaringar som blei gjorde, skal systematiserast og kommenterast. Behov for vidare oppfølging og kompetansebygging skal avklarast. 8 NORGES HANDELSHØYSKOLE 9

6 6.0 REVISJON AV BEREDSKAPSPLAN, KURS OG ØVINGAR 7.0 VEDLEGG Sekretæren i beredskapsleiinga er ansvarleg for at all relevant informasjon som er samla inn i beredskapsperioden, blir systematisert og arkivert på ein forsvarleg måte. Det gjeld spesielt dokumentasjon som har verdi i ettertid for å klarleggje hendingsgangen, for bruk i erstatningssaker eller for å dokumentere kostnader. 6.1 REVISJON AV PLAN Beredskapsleiaren har overordna ansvar for at beredskapsplanen blir oppdatert og justert på bakgrunn av erfaringane som er gjorde før, under og etter hendinga. Kvart medlem i beredskapsleiinga ved NHH skal sørgje for at kunnskap og erfaringar frå krisesituasjonar som sjekklister, handlingsplanar, instruksar og øvingar skal brukast til å forbetre verksemda. For å sørgje for effektiv krisehandtering er det eit mål å bruke erfaringane til å etablere ein effektiv stabsmetodikk på avdelingane. 6.2 KURS OG ØVINGAR Det skal årleg gjennomførast øvingar og andre kompetansebyggjande tiltak/kurs som bidreg til å skape tryggleik og felles metodikk i handteringa av krisesituasjonar. Det skal i størst mogeleg grad innlemmast i dei eksisterande planane og forskriftene til verksemda, slik som HMS-arbeidet. Vedlegga 1 og 2 skal alltid vere oppdaterte. Dei andre vedlegga blir oppdaterte 1. august og 1. januar kvart år. 1. Nødnummer og intern varslingsliste 2. Ekstern varslingsliste 3. Brannvern ved NHH 4. Branninstruks 5. Branninstruks for etasjevakter 6. Etasjevakter NHH 7. Branninstruks for bruk av studentareala 8. Instruks for bruk av bygning utover ordinær arbeidstid 9. Rom til pårørandesenter, presse o.a. 10. Oppgåva til sentralbordet 11. Oppgåver og ansvar i beredskapsleiinga 12. Kommunikasjonsstrategi og informasjonsberedskap ved kriser 13. Sjekkliste ved ulykker/dødsfall blant tilsette, studentar og gjester 14. Beredskap ved ekskursjonar 15: Beredskap ved store arrangement/konferansar 16. Loggskjema 17. Revisjonsskjema Døme på tiltak og kurs som kan gjennomførast: Brannvernkurs for alle tilsette Fyrstehjelpskurs Beredskapsleiing, grunnopplæring Pårørande-/personalhandtering Medietrening HMS-kurs for leiarar Kurs for verneombod Det er eit krav at alle som er ansvarlege for bruk av NHH-lokale har gjennomført brannvernkurs. NHH skal dessutan gjennomføre realistiske øvingar annakvart år. Målet er å forbetre og justere krisehandteringa til NHH, slik at ho er i samsvar med gjeldande planverk, ansvarsområde, rutinar og informasjon. 10 NORGES HANDELSHØYSKOLE 11