KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse. Samarbeidspartner utvikling av materiell og drift av nettbutikk

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse Samarbeidspartner utvikling av materiell og drift av nettbutikk Kunngjort

2 1 OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Stiftelsen Opplysningskontoret for frukt og grønt (OFG) er en felles organisasjon for grøntbransjen i Norge, opprettet for å drive nøytral informasjons- og markedsføringsarbeid til nytte for alle som produserer og selger friske grøntvarer. OFG skal gjennom markedsførings- og informasjonsaktiviteter stimulere til økt totalforbruk av frisk(e) frukt, bær, grønnsaker og poteter i det daglige kostholdet. 1.2 Anskaffelsen OFG administrerer skolefruktordningen rettet mot rene barneskoler på vegne av Helsedirektoratet. Skolefruktordningen innebærer at alle Norges rene barneskoler (1-7 skoler) har et tilbud om en subsidiert fruktordning, der betalingen i hovedsak skjer av foresatte. Pr. i dag har ca. 870 skoler en foreldrebetalt abonnementsordning, ca. 104 skoler har gratis frukt (for eksempel ved at kommunen betaler), mens ca. 775 ikke har noen fruktordning. I høstsemesteret 2012 har ca elever meldt seg på den foreldrebetalte ordningen, mens ca elever på rene barneskoler får gratis frukt. OFG har som mål å øke antall barneskoler som deltar i abonnementsordningen og oppslutning på deltakende skoler. Som ett av tiltakene for å nå disse målene utvikles en del materiell med logoen Skolefrukt.no. OFG ønsker en samarbeidspartner (SP) for utvikling og innkjøp av diverse artikler med logo Skolefrukt.no. eller annen logo relatert til skolefruktordningen i OFG. Artikler kan være alt fra linjaler, reflekser, t-skjorter og annet relevant materiell som kan styrke Skolefrukt.no sitt omdømme. Det skal skrives en rammeavtale som vil gjelde fra til Rammeavtalen vil innebære at SP er med på å utvikle og kjøpe inn diverse artikler med logo Skolefrukt.no/annen relevant logo. Når en artikkel er utviklet er det 2 måter artiklene kan omsettes på: 1. OFG kan kjøpe inn artikler etter avtale til eget lager. 2. SP kjøper inn artikler til eget lager og selger artiklene videre til vanlige forbrukere. Pris for disse artiklene vil da avtales med OFG. OFG vil informere om salg av artiklene på sin hjemmeside Skolefrukt.no, og bestillingen vil da gå direkte til SP som vil sørge for utsendelse og betaling. Selve kjøpet av artikkel vil da være en avtale mellom den enkelte forbruker og SP. SP må stå for risiko med hensyn til betaling fra forbruker og må følge gjeldene lover og regler for salg av artikler via Internet, som eksempel Lov om angrefrist. OFG vil da kun være formidler av salget gjennom Internet siden Skolefrukt.no. Dette vil også komme frem på Skolefrukt.no, ved følgende tekst: Kjøp av artikkelen vil være en avtale mellom deg som bestiller og SP (navn på firma). SP (navn på firma) har en avtale med OFG om salg av disse artiklene. Henvendelser vedrørende bestillingen kan gjøres til SP (navn på firma), adresse og oppgitt telefon. Rammeavtalen gir ingen garanti for omsetting, men estimerer en forventet verdi av det innkjøpte materiellet som utvikles på minimum NOK ,- i løpet av 44 måneder. Beløpet kan også bli betydelig høyere enn dette.

3 I tilbudet bør en spesifisere følgende: 1. Beskrivelse av nettbutikken 2. Prosentpåslag på artiklene ved salg til forbruker. 3. Forslag til artikler i nettbutikken 4. Praktisk opplegg rundt innkjøp, hvor artiklene er tenkt på lager, bestilling og forsendelse til vanlige forbrukere. I tillegg til denne avtalen vil OFG ha en egen avtale knyttet til kreative reklametjenester med blant annet trykk av materiell som brosjyrer og plakater. SP forventes å kunne samarbeide med OFG sin avtalepartner på kreative reklametjenester når det gjelder design og utseende på artikler knyttet til denne avtale. 1.3 Kontraktsperiode Avtalen vil gjelde fra 1. mai 2013 til 31. desember Kunngjøring Konkurransen ble kunngjort i Doffin Spørsmål vedrørende anskaffelsen Kontaktperson for anskaffelsen hos OFG er Tore Angelsen, e-post: tore.angelsen@frukt.no. Alle henvendelser i forbindelse med konkurransen skal rettes til kontaktpersonen via e-post. Innkomne spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli publisert elektronisk på Doffin. 1.6 Rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har OFG rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Eventuelle rettelser, suppleringer og endringer vil umiddelbart bli kunngjort i Doffin.

4 1.7 Fremdriftsplan OFG har lagt opp til følgende estimerte fremdriftsplan for anskaffelsen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring Tilbudsfrist Tilbudsåpning Evaluering Valg av leverandør og meddelelse til leverandørene om tildelingsbeslutningen Klagefrist Kontraktssignering Vedståelsesfrist Publisering av tildeling Fremdriftsplanen etter tilbudsfristens utløp er kun veiledende. Det tas forbehold om eventuelle endringer i planen etter dette tidspunktet. 1.8 Krav til innhold i avtalen Oppsigelsesfristen er 3 måneder for begge parter. I oppsigelsestiden har OFG rett til å inngå avtale med et annen SP. OFG har også rett til å påbegynne samarbeidet med annen SP i den forbindelse, for eksempel starte samarbeid om underlag for nytt materiell. Ved vesentlig mislighold i forbindelse med et enkeltstående oppdrag eller ved gjentatte mislighold fra SP har OFG rett til å heve avtalen med umiddelbar virkning. Ved avtalens opphør (etter utløpet av oppsigelsestiden eller ved heving) skal alt materiell og alle planer som er utarbeidet for OFGs regning, umiddelbart tilbakeleveres OFG. Videre skal alle avtaler med underleverandører avvikles. OFG overtar alle rettigheter, herunder de immaterielle rettighetene, til produktene produsert av SP for OFG. Rettighetene omfatter bruk av arbeidene i til enhver form for reklame, markedsføring, salg og informasjon både i og utenfor Norge, og via et til enhver tid tilgjengelig medium. OFGs rettigheter omfatter også retten til å gjøre endringer i arbeidene med de begrensninger som følger av Åndsverksloven 3. Rettighetene er eksklusive og kan overdras. OFG har eiendomsretten til repro, negativer, lagringsmedier på data og annet originalt grunnlagsmateriell. Grunnlagsmateriellet skal utleveres OFG umiddelbart etter at oppdraget er utført og betalt, eller avbestillingsoppgjør foretatt. Dersom OFG ber om det skal datalagret materiale overføres OFG elektronisk i den programversjon materialet er lagret i.

5 OFG har rett til å bruke og registrere hele eller deler av arbeidene som varemerke, servicemerke, design, type- eller selskaps- eller firmanavn til alle formål, inkludert markedsføring. SP innestår for at nødvendig samtykke fra opphavsmenn og andre rettighetshavere til komposisjoner, musikk, fotografier og andre arbeider som ikke er blitt til ved utførelsen av det enkelte oppdrag, men som inngår i det arbeid som SP skal levere OFG, foreligger. Videre innestår SP for at nødvendig samtykke fra avbildede personer i h.h.t. Åndsverksloven 45c foreligger. Ferdig utfylt skjema TONO, Gramo og/eler annen relevant rettighetsorganisasjon skal overleveres OFG samtidig med levering av fullført oppdrag. OFG har rett til å avbestille oppdraget på et hvert tidspunkt før ordren er akseptert. Ved avbestilling skal OFG godtgjøre SP etter medgått tid og for alle direkte utlegg påløpt frem til tidspunkt for avbestilling. Ved oppgjør i henhold til ovenstående har OFG rett til å få overlevert, og har alle rettighetene til, den del av arbeidet som er utført. SP innestår for at arbeidene ikke er i strid med de bestemmelser som til enhver tid er fastsatt i ICC s grunnregler, Markedsføringsloven eller annen relevant lovgivning. OFG er ansvarlig for at opplysninger eller materiell som er stilt til disposisjon for SP i forbindelse med oppdraget er riktige. OFG må selv orientere SP om lover og regler som er spesielle for OFG s bransje og som har betydning for SPs arbeid. Ved mangler ved utførte oppdrag plikter SP omgående å rette mangelen dersom OFG ber om det, Dersom retting ikke er mulig, eller OFG ikke ønsker retting, har OFG krav på erstatning. Erstatningen omfatter OFGs direkte tap, herunder, men ikke begrenset til eventuelt erstatningsansvar som OFG pådrar seg overfor andre som OFG har kontakt med. Indirekte tap, herunder tapte inntekter, erstattes ikke. Er mangelen vesentlig, har OFG rett til å heve oppdraget. Dersom avtalt leveringstid ikke overholdes (og forsinkelsen er vesentlig) har OFG rett til å heve oppdraget. Tilsvarende gjelder dersom avtalte fremdriftsplaner ikke overholdes eller det av andre grunner må antas at avtalt leveringstid ikke vil bli overholdt. I tillegg har OFG rett til erstatning som bestemt under punkt om tvister. Alle tvister mellom partene skal så vidt mulig løses i minnelighet. Dersom minnelig løsning ikke oppnås, bringes tvisten inn for de alminnelige domstoler med mindre partene blir enige om noe annet. OFGs forretningssted vedtas som verneting i første instans. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for anskaffelsen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) av 7. april 2006 nr. 402 del I (alminnelige bestemmelser) og del II (anskaffelser under EØS-terskelverdiene).

6 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres etter anskaffelsesprosedyren åpen anbudskonkurranse. 2.3 Forbud mot forhandlinger Det gjøres oppmerksom på at det i en åpen anbudskonkurranse gjelder et forhandlingsforbud, jf. anskaffelsesforskriften 21-1 (1). Det er følgelig ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder med hensyn til pris, kontraktsvilkår eller andre forutsetninger. Leverandørene må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 3 KRAV TIL TILBUDET 3.1 Tilbudsfrist Tilbudet må være OFG i hende senest kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.2 Språk All tilbudsinformasjon skal være på norsk. Det er likevel adgang til å benytte vedlegg på svensk, dansk eller engelsk dersom norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tilbudets innhold og struktur Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger og beskrivelser som dette konkurransegrunnlaget med vedlegg stiller krav om. Tilbudet skal innbindes og organiseres på følgende måte: 1. Tilbudsbrev, datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å binde leverandøren. Tilbudsbrevet skal inneholde en bekreftelse på at leverandøren vedstår seg tilbudet frem til vedståelsesfristens utløp (jf. punkt 3.10 nedenfor). Videre skal tilbudsbrevet gi en samlet presentasjon av leverandørens eventuelle forbehold (jf. punkt 3.8 nedenfor). 2. Dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene i punkt Dokumentasjonen skal organiseres under hvert enkelt kvalifikasjonskrav. 3. Beskrivelse av tildelingskriteriene, jf. punkt 6.2 nedenfor. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer. 3.4 Emballering og merking Tilbudet skal leveres i lukket og anonym konvolutt/forsendelse og være merket anbud Samarbeidspartner utvikling av materiell og drift av nettbutikk.

7 3.5 Leveringssted Tilbudet skal leveres direkte eller sendes med post til: Opplysningskontoret for frukt og grønt Postadresse: Postboks 187 Økern, 0510 Oslo Besøksadresse: Økern torg vei 6, bygg 1. Tilbudet kan ikke leveres per e-post eller telefaks. 3.6 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 3.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.8 Forbehold og avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot eller avvike vesentlig fra konkurransegrunnlaget eller kontraktsbestemmelsene for oppdraget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften (1) bokstav d og e. Andre (ikke-vesentlige) forbehold/avvik skal være presise og entydige, og være priset slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal presenteres samlet i tilbudsbrevet, jf. punkt 3.3 ovenfor. I tillegg skal de spesifiseres direkte i tilbudsteksten der de er av relevans. Tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil bli avvist, jf. anskaffelsesforskriften (1) bokstav f. 3.9 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet frem til Bekreftelse på at leverandøren vedstår seg tilbudet frem til vedståelsesfristens utløp skal gis i tilbudsbrevet, jf. punkt 3.3 ovenfor.

8 3.11 Offentlig versjon av tilbudet Det følger av lov om rett til innsyn i offentleg verksemd av 19. mai 2006 nr. 16, jf. anskaffelsesforskriften 3-5, at allmennheten etter kontraktstildeling kan kreve innsyn i blant annet innleverte tilbud. For at OFG skal kunne oppfylle sin taushetsplikt i henhold til anskaffelsesforskriften 3-6, skal leverandøren innlevere en versjon av tilbudet der opplysninger som leverandøren mener det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde (forretningshemmeligheter) er sladdet. Det gjøres oppmerksom på at OFG har et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som leverandøren mener skal unntas offentlighet. Hvis det ikke blir levert en offentlig versjon av tilbudet, vil OFG anse tilbudet som gjenstand for offentliggjøring i sin helhet. 4 KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifikasjonskrav er absolutte krav som leverandøren må oppfylle for å ha de nødvendige forutsetninger for å kunne oppfylle kontrakten. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene vil/kan bli avvist i henhold til bestemmelsene i anskaffelsesforskriften Obligatoriske kvalifikasjonskrav Krav Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatt og trygdeavgifter Leverandøren skal ha oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift. Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjon Attest på betalt skatt og trygdeavgift fra kemnerkontoret. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom det er restanser må dette begrunnes. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Dersom det er restanser må dette begrunnes. HMS-egenerklæring. 4.2 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Firmaattest

9 4.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig god soliditet til å kunne gjennomføre oppdraget. Dokumentasjon Årsregnskap for siste 3 år inkludert styrets årsberetning og revisorerklæring 4.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å kunne gjennomføre oppdraget. Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjon Oversikt over leverandørens tilsvarende leveranser de siste 3 år, inkludert deres tidspunkt, verdi og mottaker. Leverandøren skal oppgi referanseperson med e-post og telefonnummer for tidligere leveranser. Oversikt over leverandørens bemanning som vil bli benyttet til gjennomføring av oppdraget. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikrings- /styringssystem. 5 BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av innkomne tilbud Tilbud vil bli påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. OFG vil på anmodning skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN OG VALG AV LEVERANDØR 6.1 Avlysning og totalforkastelse OFG kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud hvis det foreligger saklig grunn for dette. Det tas forbehold om at kostnadene ved gjennomføring av oppdraget ikke overstiger forsvarlig fastsatte budsjetter.

10 6.2 Valg av leverandør Kontrakt vil bli tildelt leverandøren som har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriterium Vekt Dyktighet med å finne egnede artikler og bruk av logoen Skolefrukt.no 20 med designelementer knyttet til disse Praktisk opplegg rundt innkjøp, lager, nettbutikk, bestilling og 40 forsendelse til vanlige forbrukere i Norge Prosentpåslag på artiklene ved salg til forbruker 20 Pris på foreslåtte artikler Meddelelse om kontraktstildeling OFGs beslutning om hvilken leverandør som er tildelt kontrakt, vil bli meddelt til samtlige leverandører i rimelig tid før kontrakten signeres. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget av leverandør.