Rådmannsutvalget 24. februar 2012

Transkript

1 MØTEREFERAT! Rådmannsutvalget 24. februar 2012 Sted: Kongsbergregionens lokaler, Kirkegt 4 Kongsberg Tid: 09:30 15:00 Møteleder: Rune Engehult referent Jan Erik Innvær regional koordinator / daglig leder jan-erik@kongsbergregionen.no tlf: mob:

2 Sakliste Sak 023/12: Referatsaker...3 Sak 024/12: Forstudie økonomifunksjoner...3 Sak 025/12: Forstudie plan / bygg / oppmåling...4 Sak 026/12: Forstudie landbruk...4 Sak 027/12: Implementering - informasjonssikkerhet...5 Sak 028/12: Utredning av modell for videre IKT-drift samarbeid...8 Sak 029/12: Gjennomføringsavtale - Buskerud...12 Sak 030/12: Regionale utviklingsmidler...13 Sak 031/12: Årsrapport Sak 032/12: Forprosjekt avfallssamarbeid...14 Sak 033/12: Representantskap Sak 034/12: Oslofjordfondet...15 Sak 035/12: Øst Telemark møte...15 Sak 036/12: Rådmannsutvalgets rolle i fht politisk påvirkningsarbeid...15 Sak 037/12: Eventuelt...16 Mulig flere saker Vedlegg til innkalling/sakliste: 1. Vedl 1 Endelig rapport forstudie økonomifunksjoner til sak 024/12 2. Vedl 2 Endelig rapport forstudie plan / bygg / oppmåling til sak 025/12 3. Vedl 3 Endelig rapport forstudie landbruk til sak 026/12 4. Vedl 4 Rapport fra prosjektgruppe IKT Drift til sak 027/12 blir ettersendt 5. Vedl 5 Utkast til gjennomføringsavtale 2012 til sak 029/12 ettersendes/deles ut 6. Vedl 6 Søkerliste med innstilling til sak 030/12 - ettersendes 7. Vedl 7 Årsrapport 2011 til sak 031/12 - ettersendes I tillegg ble regnskapsoversikt 2011 delt ut i møte Til stede: Rune Lødøen / Tinn Frank Pedersen / Nore og Uvdal Rune Engehult / Hjartdal Hans Henrik Thune / Rollag Magnus Mathisen / Notodden Astrid Sommerstad / Kongsberg Jon G Pedersen / Flesberg I tillegg deltok: Jan Erik Innvær / Kongsbergregionen som sekretær Odd J Resser / Kongsbergregionen under sak 027/12 Lis Berit Nerli / Nore og Uvdal kommune for Frank Pedersen i starten av møtet 2

3 Sak 023/12: Referatsaker Møtereferat fra Rådmannsutvalget Referat fra rådmannsutvalgets møte den er sendt ut til utvalgets medlemmer tidligere, og lagt ut på Referatsaken tas til orientering Rådmannsutvalgets konklusjon sak 023/12: Referatsaken tas til orientering Sak 024/12: Forstudie økonomifunksjoner Prosjektbeskrivelse Tidligere behandlinger Rådmannsutvalget sak 002/12 den Endelig rapport (Vedlegg 1) AgendaKaupang har nå levert endelig rapport. Som legges fram for rådmannsutvalget for vurdering av videre oppfølging. Kort fra rapporten: AgendaKaupang legger i sin rapport til grunn følgende for anbefaling knyttet til samarbeid om økonomifunksjoner: Regnskap, lønn og skatt er funksjoner som egner seg for interkommunalt driftssamarbeid Budsjett, innkjøp, finans anses være funksjoner som i samarbeid bør tillegges etablert i et økonomisjefsnettverk Videre sier de at de anbefaler en modell for desentralisert drift organisert i tre interkommunale enheter: Lønn, skatt og regnskap. Og de anbefaler dette gjennomført med alle 7 kommunene som deltagere i samarbeidet. I modellen som anbefales, beholder alle kommunene økonomisjef med ansvar for budsjett og rapportering. Den anbefalte modell forutsetter at Numedalskommunene bytter økonomisystem, slik de har mulighet til gjennom opsjon. Dersom dette ikke realiseres anbefaler AgendaKaupang at prosessen gjennomføres uten Numedalskommunene. AgendaKaupang anbefaler at det etableres et forprosjekt snarest mulig med varighet fram til Målet er da å etablere en samarbeidsavtale for etablering av felles drift ved forprosjektets slutt. En vesentlig del av forprosjektet vil dog være å gjennomføre ERP implementeringsprosjektets mål/oppgaver og i dette søke nødvendig 3

4 standardisering. Felles drift bør uansett ikke startes/etableres før ERP prosjektet er satt i drift. Regional koordinator mener rådmannsutvalget må drøfte rapporten og de presenterte anbefalinger og at evt plan for videre oppfølging på bakgrunn av slik drøfting deretter kan legges fram for vedtak i senere møte. Rådmannsutvalget fastsetter evt videre oppfølging Saken ble drøftet. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 024/12: Rådmannsutvalget ønsker oppfølging med mulig siktemål å etablere mulighet for tjenestesamarbeid knyttet til økonomifunksjoner Gjennomføring av ERP prosjekt prioriteres i Prosjektet skal gjennomføres slik at det også tilrettelegger for evt å kunne realisere samarbeidsgevinster senere Sekretariatet utarbeider notat med forslag til videre oppfølging av forstudie til behandling i senere møte. Herunder etablering/oppfølging av aktuelle nettverk knyttet til fagområdene Evt forprosjekt/tiltak knyttet til tjenestesamarbeid vurderes opp mot forberedelse/behandling av regionens handlingsplan for 2013 Sak 025/12: Forstudie plan / bygg / oppmåling Prosjektbeskrivelse Tidligere behandlinger Rådmannsutvalget sak 002/12 den Endelig rapport (Vedlegg 2) AgendaKaupang har nå levert endelig rapport. Som legges fram for rådmannsutvalget for vurdering av videre oppfølging. Kort fra rapporten: AgendaKaupang legger i sin rapport til grunn at det finnes flere utfordringer knyttet til disse områdene i kommunene. Og spør da om interkommunalt samarbeid kan være svar på disse utfordringene. De anbefaler en oppfølging gjennom to hovedaktiviteter: Etablering av nettverksgrupper i regionen for fagfolk knyttet til byggesaksbehandling og plansaksbehandling Etablering av et forprosjekt for å en mer grundig analyse av hvordan et vertskommunesamarbeid om tilsynsoppgaver og drift av kartportal kunne gjennomføres. Forprosjektet bør også se være en grundigere analyse av organisatorisk samarbeid knyttet til byggesaksbehandling og planbehandling etter AgendaKaupang sitt syn. Selv det er erkjent motstand mot dette fra deltagerne på studiens arenaer. 4

5 Regional koordinator mener rådmannsutvalget må døfte rapporten og de presenterte anbefalinger og at evt plan for videre oppfølging på bakgrunn av slik drøfting deretter kan legges fram for vedtak i senere møte. Rådmannsutvalget fastsetter evt videre oppfølging Saken ble drøftet Rådmannsutvalgets konklusjon sak 025/12: Rådmannsutvalget ønsker oppfølging av saken Sekretariatet utarbeider notat med forslag til videre oppfølging av forstudie til behandling i senere møte. Herunder etablering/oppfølging av aktuelle nettverk knyttet til fagområdene Evt forprosjekt/tiltak knyttet til tjenestesamarbeid vurderes opp mot forberedelse/behandling av regionens handlingsplan for 2013 Sak 026/12: Forstudie landbruk Prosjektbeskrivelse Tidligere behandlinger Rådmannsutvalget sak 002/12 den Endelig rapport (Vedlegg 3) AgendaKaupang har nå levert endelig rapport. Som legges fram for rådmannsutvalget for vurdering av videre oppfølging. Kort fra rapporten: AgendaKaupang peker i sin rapport på flere oppgaver som det idag er knyttet utfordringer til i kommunenes oppgaveløsning i dag. Videre sier de at det vil være flere aktuelle oppgaver som vil kunne egne seg for interkommunalt driftssamarbeid men at det er stor motstand mot dette. I tillegg sier rapporten at dagens organisering gir svakt grunnlag for framtid idet fokus på feks næringsutvikling i liten grad ivaretas. AgendaKaupang anbefaler to spor for videre oppfølging: Prosessdelen skal ha som mål å utarbeide felles langsiktig utfordringsnotat for regionen knyttet til ønsket utviklinng feks mot Og så utarbeide en felles handlingsplan knyttet spesielt til næringsutvikling innen jord- og skogbruk for hele regionen. I det siste bla også beskrive de arenaer som i region ellers bør etableres for videre utviklingsarbeid Strukturarbeidet anbefales gjenomført ved at det etableres et fast felles forum for jordbruks- og skogbrukssjefer. Disse må gis ansvarsoppgaver knyttet til initiativ for felles tiltak og prosjekt i hht en etablert handlingsplan 5

6 Rapporten sier en del om forutsetninger for og mulige forventninger til gjennomføring av de anbefalte løsninger. Regional koordinator mener rådmannsutvalget må døfte rapporten og de presenterte anbefalinger og at evt plan for videre oppfølging på bakgrunn av slik drøfting deretter kan legges fram for vedtak i senere møte. Rådmannsutvalget fastsetter evt videre oppfølging Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 026/12: Rådmannsutvalget ønsker oppfølging av saken Sekretariatet utarbeider notat med forslag til videre oppfølging av forstudie til behandling i senere møte. Herunder etablering/oppfølging av aktuelle nettverk knyttet til fagområdene Evt forprosjekt/tiltak knyttet til tjenestesamarbeid vurderes opp mot forberedelse/behandling av regionens handlingsplan for 2013 Sak 027/12: Implementering - informasjonssikkerhet Saksbehandler Odd J Resser Tidligere behandlinger Sak 099/11: Informasjonssikkerhet Sak 022/12: Informasjonssikkerhet Personvern- og sikkerhetsansvarlig i kommunene Prosjektmandat for Hovedprosjekt Informasjonssikkerhet (IS) gir følgende hovedmål for prosjektet: Planlegge og gjennomføre nødvendige tiltak som omhandler informasjonssikkerhet slik at kommunene i Kongsbergregionen i løpet av 2011 har innarbeidet nødvendige sikkerhetsrutiner i henhold til gjeldende retningslinjer fra Datatilsynet og at kommunene i regionen følger «Norm for informasjonssikkerhet i helse, omsorgs og sosialsektoren». Rådmennene vedtok Informasjonssikkerhetsstrategi i rådmannsutvalgsmøtet , og at kommunene skulle oppnevne Personvern og sikkerhetsansvarlig. I samme møte ble også implementeringen luftet. Denne saken legges fram for å godkjenne anbefalt implementeringsplan i kommunene. Implementeringsplan: Innhold i implementeringen Forslaget til implementering av Informasjonssikkerhet innrettes for å lede kommunene 6

7 gjennom de trinn og elementer som synes nødvendige for å oppnå de innledende handlingsmålene i prosjektmandatet: Øke kompetansen om informasjonssikkerhet i kommunene herunder bidra til å etablere god forståelse for informasjonssikkerhetskrav, risikovurdering og risikostyring Etablere god forankring og forståelse for dette arbeidet i kommunenes ledelse Bidra til at kommunene etablerer en god «sikkerhetskultur» Bidra til å etablere rutiner i kommunene som sikrer at alle personopplysninger blir behandlet i samsvar med personvernbestemmelser i lover og forskrift, og at informasjonssikkerheten blir ivaretatt som en integrert del av kommunenes virksomhet Bidra til at alle kommunene etablerer et styringssystem for informasjonssikkerhet som en del av virksomhetens internkontrollsystem Anbefaler trinn i implementeringsprosessen: Sikkerhetsorganisasjon etableres Vedta prosedyrer for kommunen, med eller uten endringer Informasjon til virksomhetsledere Oversikt over behandlinger etableres Utrulling E-læring Sikkerhetsrevisjon Sikkerhetsorganisasjon etableres: Kommunene er i ferd med å oppnevne Personvern- og sikkerhetsansvarlige. Dette er den ene nye rollen i IS-arbeidet, en rolle som skal være fri og uavhengig innad i kommunen.. Øvrige roller er en del av eksisterende organisasjon i kommunene. Å «etablere sikkerhetsorganisasjonen» er med på å gjøre rollene tydelige og klargjøre oppgaver, krav og forventninger. Vedta prosedyrer for kommunen, med eller uten endringer: Prosedyresettet omfatter det som prosjektet anser nødvendig for å tilfredsstille Datatilsynets krav til styringssystem for informasjonssikkerhet, samt å sikre at alle personopplysninger blir behandlet i samsvar med personvernbestemmelser i lover og forskrift. Som tidligere beskrevet må rådmannen som behandlingsansvarlig i den enkelte kommune sørge for at prosedyresettet blir tilpasset egen kommune og gjort gjeldende. Informasjon til virksomhetsledere: Det er ledere på nivå 2 (virksomhetsledere, seksjonsledere, etc) som på rådmannens vegne vil ha det daglige ansvaret for å følge opp informasjonssikkerheten. Det er et betydelig ansvar som påligger disse lederne, og kunnskapen om dette antas å være moderat. Informasjonen må bidra til at ansvaret blir tydelig, og at lederne får hjelp til å se hvordan de kan klare å ivareta dette. Oversikt over behandlinger etableres: Når sikkerhetsorganisasjonen er etablert har en også en organisasjon som er egnet til å etablere oversikt over de behandlinger som kommunen gjennomfører, og over de krav som stilles til denne oversikten. En mal ligger klar, og må tilpasses hver enkelt kommune. Oversikten hjelper også behandlingsansvarlig til å ha nødvendig oversikt (og kunne svare raskt og greit på spørsmål om slikt, jf spørsmål fra Kontrollutvalget i Kongsberg kommune). E-læring: «Den største sikkerhetsrisikoen sitter 1/2 m fra PCen». Prosjektet regner handlingsmålene «Øke kompetansen om informasjonssikkerhet i kommunene...» og «Bidra til at kommunene etablerer en god «sikkerhetskultur»» som de mest omfattende i prosjektet. Med den kompetanse og bevissthet på generell og spesiell informasjonssikkerhet som prosjektet ser i kommunene pr i dag, må en finne smarte løsninger for å spre og bygge kompetanse. Store, langvarige informasjonsmøter synes å være lite formålstjenlige. De er kostnadskrevende og glemselskurven i etterkant er ofte bratt. Godt tilrettelagt e-læring, med korte sekvenser, kontrollspørsmål og elektronisk 7

8 distribusjon og oppfølging har vist seg å være en hensiktsmessig måte å bygge kompetanse på. I samarbeid med Midt-Telemerk regionen ønsker Kongsbergregionen å etablere egne løsninger for dette. Kompetansen er tilgjengelig i regionene. I det tidsperspektivet vi har for implementering av IS rekker vi ikke å få en egen løsning på plass. Prosjektet har derfor forhandlet fram en gunstig abonnementsordning med firma Junglemap. E-læring for IS gjennomføres som en serie på 18 lesjoner «Nano-læring», 2-4 minutters sekvenser med kontrollspørsmål. Kommunene må etablere hierarkiske strukturer tilsvarende som for Medarbeiderundersøkelsen, og melde inn medarbeidernes e-postadresser. Lederne får deretter login, og administrerer e- læringen for egen organisasjon. Kostnaden på kr anbefales fordelt som følger: Ant. Ans. Kr/kommune Kongsberg Tinn Notodden Rollag Flesberg Hjartdal Nore og Uvdal kr pr ansatt MERK: evt oppfølging av dette punktet forutsetter tilslutning til at kommunene dekker kostnadene. Sikkerhetsrevisjon: Personopplysningforskriften sier «Sikkerhetsrevisjon av bruk av informasjonssystemet skal gjennomføres jevnlig» og Datatilsynets praktiserer innen de siste 18 måneder som «jevnlig». I regionen er det bare Notodden kommune som har praksis på internrevisjoner. Prosjektet anser det hensiktsmessig at kommunene hjelper hverandre med sikkrehetsrevisjoner, og benytter kunnskapen i Notodden kommune til å bygge kompetanse på slike revisjoner. Første sikkerhetsrevisjon kan med fordel legges relativt nært implementeringen forøvrig, og benyttes til å hjelpe behandlingsansvarlig med å sjekke ut status på implementeringen. Prosjektet anbefaler sikkerhetsrevisjon før sommeren, for å holde trykket oppe på implementering av Informasjonssikkerhet Tidsplan: 24/2 Rådmannsutvalg Godkjenning av prosedyrer Godkjenning av Implementeringsplan Uke 12-13, i alle kommuner 19/3 30/3: Implementeringstart Sikkerhetsorganisasjon etableres Vedta prosedyrer for kommunen, med eller uten endringer Informasjon til virksomhetsledere Oversikt over behandlinger etableres Utrulling E-læring Uke 21-24, i alle kommuner 21/5 15/6: Sikkerhetsrevisjon Bistå kommunene i å sjekke ut implementeringen ved å se etter i hvilken grad 8

9 1. Sikkerhetsorganisasjon er etablert, roller er kjent. Hovedfokus virksomhetsledere. 2. Prosedyrer er vedtatt 3. E-læring er i gang ved at 60% har gjennomført 50% av leksjonene, plan for resten 4. Besøke noen medarbeidere lodde kunnskap og forståelse 5. Krav til fysisk sikring etterleves SuksIT vil fram til møtet i rådmannsutvalget vurdere evt forhold knyttet til deres ansvarsområd, og regional koordinator forutsetter at evt innspill/merknader fra SuksIT kan legges frem i møtet 1. Implementeringsplanen anbefales for bruk i kommunene 2. Den enkelte kommune avtaler bistand og oppfølging iht implementeringsplanen med prosjektleder 3. Kommunene dekker sin andel av kostnad knyttet til elæring PL Odd Resser redgjorde i møtet Rådmannsutvalget drøftet saken. Det ble foreslått å justere tidsplanen. Der det er satt uke 12 til 13, endres i planen til uke 12 til 17 Rådmannsutvalgets konklusjon sak 027/12: 1. Implementeringsplanen anbefales for bruk i kommunene Med justering av tidsplan for implementeringsstart: uke Den enkelte kommune avtaler bistand og oppfølging iht implementeringsplanen med prosjektleder 3. Kommunene dekker sin andel av kostnad knyttet til elæring Sak 028/12: Utredning av modell for videre IKT-drift samarbeid Saksbehandler Halvor Rostad/Jan Erik Innvær Prosjektplan for forlengelse av prosjekt IKT Drift Rådmannsutvalget sak 090/10 Rådmannsutvalget sak 054/11 Rådmannsutvalget sak 069/11 Rådmannsutvalget sak 082/11 Rådmannsutvalget sak 114/11 Rapport fra prosjektgruppe IKT Drift (vedlegg 4 ettersendt) Rådmannsutvalget sak 006/12 den Notat fra sekretariatet til kommunene Opplysninger i saken/vurderinger: Kort om prosessen Prosjekt IKT Drift har pågått i perioden Den overordnete målsettingen for 9

10 prosjektet har vært følgende: Prosjektet har som mål å gradvis samordne driften av IKT i Kongsbergregionens kommuner. En av leveransene i sluttfasen av prosjektet har skullet omfatte et forslag til beslutning vedr. "rammene for videre regionalt samarbeid om IKT-driftstjenester på permanent basis" og forberedelser til overgangen fra prosjekt til ordinær drift. Plan for prosessen med å utrede og anbefale en modell for det videre IKT driftssamarbeidet ble godkjent av Rådmannsutvalget i møtet Prosjektgruppa for IKT Drift også vært prosjektgruppe for dette utredningsarbeidet. Kommunene hver for seg har hatt ansvar for den løpende medinnflytelsen gjennom å opprette lokale arbeidsgrupper bestående av alle kommunens IKT-ansatte, samt tillitsvalgte. De lokale arbeidsgruppene har til sammen vært en referansegruppe for prosjektgruppa. Rapporten fra arbeidet legges nå fram for Rådmannsutvalget for behandling og oppfølging. Rapporten skal være underlag for en administrativ høring og forberedelse av en sak til beslutning i kommunestyrene. Når kommunestyrene har fattet beslutning om videre samarbeidsmodell, må det planlegges og gjennomføres en etablering av det nye samarbeidsopplegget. Deretter går en over i en ordinær driftsfase. Mål og basisforutsetninger Utviklingen av det videre IKT driftssamarbeidet mellom kommunene vil være en kontinuerlig prosess over tid, hvor rapporten i kapittel 2 angir følgende hovedmål (effektmål) for prosessen: Gjennom samarbeid sette kommunene bedre i stand til å dekke dagens og morgendagens behov for IKT-løsninger På en optimal måte støtte kommunenes behov i forhold til tjenesteproduksjon, publikumsservice og administrative tjenester Tilby IKT-løsninger som muliggjør at kommunene kan utnytte de samlede ressursene optimalt og samarbeide om å løse kommunale primæroppgaver. Ambisjonen bør være at IKT driftssamarbeidet skal bidra til at kommunene i Kongsbergregionen er blant de beste til å løse oppgaver knyttet til drift, brukerstøtte og utvikling av kommunale IKT-løsninger. Rapporten angir delmål for å oppnå dette med følgende overskrifter: 1. Økt profesjonalitet, kvalitet og sikkerhet 2. Redusert sårbarhet 3. Økt oppfyllelse av krav og forventninger 4. Bedre brukeropplevelser 5. Økt attraktivitet for IKT-ansatte 6. Økte samordningsgevinster I tillegg angir rapporten en del basisforutsetninger som foreslås lagt til grunn for utviklingen av det videre samarbeidet. Dette omfatter personalmessige forutsetninger, forutsetninger knyttet til konkurranseregelverket og en del øvrige forutsetninger. Blant de øvrige forutsetningene kan nevnes kravet om at kommunene skal være likeverdige partnere i det framtidige IKT driftssamarbeidet, basert på medvirkning, tillit og gjensidige forpliktelser. Omfang og avgrensning Rapportens kapittel 3 angir hva det videre IKT driftssamarbeidet bør omfatte og hva det ikke bør omfatte. Oversikten over hva samarbeidet bør omfatte er beskrevet i form av en struktur for en tjenestekatalog. Kapitlet innledes med en beskrivelse av aktuelle begreper og roller og avsluttes med en vurdering av hvem som er IKT-driftspersonell og som blir omfattet av samarbeidsopplegget. Her er det en utfordring at noen personer har flere roller og oppgaver i 10

11 den stillingen de innehar. Organisasjonsmodeller Kapittel 4 innledes med å skissere en faglig styringsmodell som anbefales lagt til grunn for samarbeidet. Denne modellen er anbefalt av KS og ligger nært opp til den modellen som ligger til grunn for styringen av IKT-samarbeidet i Kongsbergregionen i dag. Modellen synliggjør rollen til kommunestyrene som premissleverandører, Rådmannsutvalget og SuksIT i samspill med kommunale fagenheter og regionale faggrupper i kunde/bestillerrollen og en IKT driftsenhet i leverandørrollen. Styring og ledelse av selve leveransene av IKT driftstjenester i henhold til tjenestekatalog med tilhørende tjenestenivåavtaler vil være avhengig av valgt organisasjonsmodell for IKT driftsamarbeidet. I kapittel 4.2 redegjøres det for alternative organisasjonsmodeller og i kapittel 4.3 gjøres det en samlet vurdering av modellene i henhold til utvalgte kriterier. Allerede her framkommer det at prosjektgruppa vurderer at et 27-samarbeid eller et IKS er de modellene som i størst grad kan oppfylle de mål og forutsetninger som er angitt for det videre samarbeidet. Noen organisasjonsmodeller innebærer, eller gir mulighet for, at det gjennomføres en såkalt virksomhetsoverdragelse. Det betyr at virksomheten, eller deler av virksomheten, overdras til en annen arbeidsgiver. De ansattes rettigheter ved en virksomhetsoverdragelse reguleres i Arbeidsmiljøloven kap. 16. Her har kommunene mulighet til å bli enige om forutsetninger som kan bidra til å beholde kompetent personell og sikre framtidig rekruttering. Suksessfaktorer I det daglige vil det videre IKT driftssamarbeidet i Kongsbergregionen bli målt etter i hvilken grad IKT-løsningene fungerer, er tilgjengelige og hvor god hjelp brukerne får når det oppstår problemer. I kapittel 5 i rapporten er det omtalt en del faktorer som prosjektgruppa mener må være på plass for å lykkes med å oppnå dette: 1. Felles, formell driftsorganisasjon 2. Felles daglig ledelse 3. Fokus på kompetanseutvikling og -forvaltning 4. Klar ansvarsdeling 5. Attraktivitet for ansatte 6. Tilrettelegge for lokale arbeidsplasser 7. Tilfredsstillende økonomiske rammebetingelser 8. Tilfredsstillende tilgang på personressurser Kost/nyttevurdering De samlede IKT-kostnadene for kommunene i Kongsbergregionen i 2011 var i størrelsesorden 72 mill. kroner. Tilsvarende tall fra forrige utredning i 2004 lå rundt 43 mill. kroner. Den gjennomsnittlige årlige kostnadsstigningen i perioden har da vært på 9,5 %, herav 4,1 % økning i investeringskostnadene og 11,7 % økning i driftskostnadene pr. år. Gjennomsnittlig årlig prisstigning i samme periode har vært 2,3 %. Siden det er grunn til å tro at IKT vil bli tatt i bruk på stadig nye områder også i årene framover, vil det ved dagens samarbeidsmodell dvs. 0-alternativet, være grunn til å anta utviklingen vil fortsette omtrent som tidligere, med en årlig prisstigning i størrelsesorden 2 % og en årlig økning på grunn av økt ambisjonsnivå på 3 % i investeringskostnadene og 9 % i driftskostnadene. Ved å gjennomføre den påbegynte byggingen av en ny felles IKT-plattform og etablere en felles regional IKT driftsenhet, vil dette ha representere en ekstra kostnadsøkning i en tidlig 11

12 fase, men i løpet av 2-3 år forventes det en samordnings- og effektiviseringsgevinst som medfører at IKT-kostnadene må forventes å stige vesentlig mindre en ved 0-alternativet videre framover. Dette bildet er framstilt i figuren i kap. 6.3 i rapporten. I tillegg til den nevnte samordnings- og effektiviseringsgevinsten, kan det oppnås en rekke andre gevinster som for eksempel økning av kvaliteten på IKT driftstjenesten. Her henvis det for øvrig til effektmålene i kap Her må en imidlertid minne om at IKT er en administrativ støttefunksjon. Selv om det kan oppnås betydelige gevinster innenfor IKT-driften, vil likevel det største gevinstpotensialet være knyttet til kommunenes evne til å hente ut gevinster gjennom smart bruk av IKT, for å effektivisere sine arbeidsprosesser og samarbeide om å løse de kommunale primæroppgavene. Behovet for avtaler I rapportens kapittel 7 er det listet opp avtaler som en mener bør inngås i forbindelse med etableringen av en videre modell for samarbeid om IKT-drift i Kongsbergregionen. Prosjektgruppas vurdering og anbefaling Ut fra en helhetlig vurdering anbefaler prosjektgruppa å opprette en felles driftsenhet, som et eget rettsubjekt, med en tilhørende virksomhetsoverdragelse. Anbefalingen begrunnes ut følgende momenter: Best mulig ressursutnyttelse Hensiktsmessig sett i forhold til utviklingen av felles IKT-plattform og felles fagsystemer Optimale forutsetninger for ledelse og styring Utvikle fellesskap og tilhørighet hos de ansatte Enhetlig arbeidsgiverpolitikk Større fagmiljø som gir økt attraktivitet og utviklingsmuligheter for de ansatte Likeverdighet mellom kommunene som samarbeidspartnere og tjenestemottakere Basert på anbefalingen ovenfor, anser prosjektgruppa det slik at det er et 27-samarbeid som eget rettsubjekt, eller et IKS, som best ivaretar behovene for å få driftssamarbeidet til å fungere optimalt. Valget mellom de to alternative modellene kan avhenge av andre forhold enn de mer IKT-faglige vurderingene. Prosjektgruppa tar således ikke stilling til hvilken av disse som bør foretrekkes. Hensynet til attraktiviteten for de IKT-ansatte og behovet for å bevare lokale arbeidsplasser, ivaretas best mulig gjennom de vedtekter og avtaler som opprettes i tilknytning til valgt modell. Regional koordinator har bedt om en juridisk betraktning i tilknytning til vurdering av valg av organsiasjonsmodell. Denne er distribuert rådmennene forut for møtet Til møtet den fremmet regional koordinator følgende forslag til konklusjon på bakgrunn av den her forangående saksframstilling: Rådmannsutvalget tar inntil videre rapporten til orientering og beslutter følgende oppfølging: Det gjennomføres en administrativ høringsprosess i kommunene i perioden Det utarbeides et utkast til felles saksframlegg for politisk behandling, som legges fram i Rådmannsutvalget i møtet Videre prosess besluttes av Rådmannsutvalget i møtet

13 I møtet den fattet rådmannsutvalget følgende beslutning: Rådmannsutvalgets konklusjon sak 006/12: Rådmannsutvalget besluttet å utsette behandlingen av saken til neste møte. Kongsbergregionens sekretariat utarbeider en henvendelse til kommunene ved rådmannen, inkl. et notat som beskriver bakgrunnen for utsettelsen av saken, med forespørsel å organisere en prosess med de lokale tillitsvalgte. Formålet er å gi en ny mulighet til å komme med synspunkter/innspill til prosjektrapporten. De aktuelle synspunktene må være avgitt til regionens sekretariat innen 20. februar De aktuelle synspunktene skal innarbeides i et eget kapittel i rapporten før saken fremmes på nytt i Rådmannsutvalget 24. februar for videre behandling og oppfølging. Sekretariatet distribuerte notat til kommunene ved rådmennene. Det er også gjennomført et generelt informasjonsmøte den 15 febr. Frist for innspill er i tråd med vedtaket satt til 20 februar og prosjektet vil innarbeide innspill i et eget kapittel før endelig rapport distribueres. En juridisk betraktning gjort av kommuneadvokat Frode Lauareid er distribuert til utvalget slik forutsatt i saken den 27. januar Regional koordinator fremmer nå saken på nytt som forutsatt konklusjonen den 6 febr. Det gjennomføres en administrativ høringsprosess i kommunene i perioden til Det utarbeides et utkast til felles saksframlegg for politisk behandling, som legges fram i Rådmannsutvalget i møtet Videre prosess besluttes av Rådmannsutvalget i møtet Rådmannsutvalget drøftet saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 028/12: Rådmennene gjennomfører en administrativ høringsprosess i kommunene innen Og oversender høringssvar til sekretariatet Videre prosess besluttes av Rådmannsutvalget i møtet Sak 029/12: Gjennomføringsavtale - Buskerud Utkast til gjennomføringsavtale (Vedlegg 5 - ettersendt) Regionrådet har inngått en 4-årig partnerskapsavtale med Buskerud Fylkeskommune. Denne avtalen fokuserer på de vedtatte satsingsområdene i fylkets planstrategi. Av avtalen følger det at det skal inngås en årlig gjennomføringsavtale. 13

14 Sekretariatet presenterer utkast til gjennomføringsavtale mellom Kongsbergregionen og Buskerud Fylkeskommune for 2012 til behandling i rådmannsutvalget. Avtalen legger premisser og føringer for vurdering av aktuelle tiltak. Buskerud Fylkeskommune finansierer aktivitetene gjennom ordning med regionale utviklingsmidler i tråd med denne avtalens premisser Sekretariatet er i dialog med fylkeskommunen om utkast til gjennomføringsavtale. Vi håper å ha etablert et felles utkast til gjennomføringsavtale i løpet av uken og saken presenteres deretter i rådmannsutvalget som del av forberedelsene til behandling av denne i rådsmøte i mars Gjennomføringavtale mellom Buskerud Fylkeskommune og Regionrådet for Kongsbergregionen vedtas Koordinator gjorde rede for saken Rådmannsutvalgets konklusjon sak 029/12 (innstilling til regionråd): Gjennomføringavtale mellom Buskerud Fylkeskommune og Regionrådet for Kongsbergregionen vedtas Sak 030/12: Regionale utviklingsmidler Partnerskapsavtale mellom Buskerud Fylkeskommune og Regionrådet for Kongsbergregionen Gjennomføringsavtale mellom Buskerud Fylkeskommune og Regionrådet 2012 Utlysning av regionale utviklingsmidler Innkomne søknader Søkerliste med innstilling (Vedlegg 6 - ettersendt) Regionale utviklingsmidler ble utlyst gjennom felles annonse i Lågendalsposten, samt gjennom fylkets og regionens nettsteder. Dernest også via regionens nyhetsbrev mv. Målsettingen har vært å søke mulighet for behandling av innstilling i regionrådet den 23. mars for senere stadfesting i fylkesutvalget i april. Av denne grunn ble det satt en «søknadsfrist» på 15. februar i Kongsbergregionen. Dette forutsetter imidlertid ikke at alle midler må vedtas brukt nå det vil kunne være mulig å behandle aktuelle tiltak/søknader gjennom året dersom ikke hele finansieringsrammen benyttes i første runde. Når sekretariatet fremmer saken foreligger det ikke endelig innstilling i saken. Søkerliste med innstilling vil fremmes før møtet. En av grunnene til forsinkelsen er ulike avklaringer som er nødvendige å gjøre deriblant et møte med fylkeskommunen den 21. februar Saken fremmes med rådmannsutvalgets innstilling til behandling i regionråd 23. mars. Forslag til konklusjon / innstilling var ettersendt fremkommer i vedlegg 6 14

15 Koordinator gjorde rede for saken: søknader og innstillinger I samtaler med fylkeskommunen ang støtte til regionens planlagte reiselivskonferanse i mai har nå tibakemelding om at dette må/bør tas inn i behandlingen av regionale utviklingsmidler. Koordinator fremmet da forslag om at dette tas inn i innstillingen Det ble ikke fremmet andre endringsforslag. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 030/12 (innstilling til regionråd): Prosjekter/ tiltak Exploria: Kongsberg kommune 2 Etablererveiledning: Kongsbergregionen 3 Bygdeutvikling i Jondalen: Arbeidsgruppe 4 KKP: Kongsberg kommune 5 BIM BFK Tinius Olsen 6 NCE SE: Kongsberg 7 Nettbasert opplæringstilbud: BFK 8 Opplevelses-bygda Rollag: Norsk Landbr rådg Østafjells 9 Miljøringen: Delprosj. fase 1 10 IAKS: Idrettskolen Arr- og akt kalender: Kongsbergregionen Reiseliv 2012: Kongsbergregionen Søknad Sekr. Innstilling Rådm utv Innstilling % Sum: Rest:

16 Sak 031/12: Årsrapport 2011 Årsrapport 2011 (Vedlegg 7 - ettersendt) Sekretariatet skal avlegge rapport 2 ganger pr år. Siste rapport, i form av halvårsrapport pr Regional koordinator presenterer nå sekretariatets årsrapport (rapport pr ) til behandling i de regionale organ. Sekretariatet understreker at rapporten ikke kan anses fullt ut være en uttømmende beskrivelse av all virksomhet gjennom året men at hensikten er å gi en oversikt som viser aktivitet knyttet til de regionale organ, sekretariatets virksomhet, og status i hht satsingsområder. Utgangspunktet for rapport er handlingsplan for 2011 Årsrapport 2011 tas til etterretning Rådmannsutvalget behandlet årsrapport. Det ble delt ut regnskapsoversikt og koordinator foreslo at denne fremmes sammen med årsrapport til rådet i kommende møte. Han fremmet da forslag om nytt punkt 2: «Regnskapsoversikt 2011 tas til orientering» Rådmannsutvalgets konklusjon sak 031/12: 1. Årsrapporten tas til etterretning 2. Regnskapsoversikt 2011 tas til orientering Sak 032/12: Forprosjekt avfallssamarbeid Tidligere behandlinger Prosjektspesifikasjon og plan for gjennomføring Opplysninger i saken/vurderinger: Det er gjennomført oppstart i tråd med forutsetningene. I første fase er det kartlegging og informasjonsinnhenting. I kontakt med Rambøll synes det avklart at det foreligger utfordringer i hht gjennomføring. Bla ble frist for innsending av informasjon fra kommunene satt til 6 februar og siste kommune leverte den 17 februar. I tillegg til tid, gir Rambøll uttrykk for at informasjonen som er avgitt ikke fullt ut er slik de hadde forutsatt. Dette kan altså påvirke videre arbeid i prosjektet og PA mener det da er rimelig at styringsgruppen orienteres. Det er da gjort avtale om at Rambøll skal søke lage en oversikt over sistuasjonen og mulige konsekvenser av denne til PA snarest mulig. Målet er da at dette skal foreligge før rådmannsutvalgets møte, og vil presenteres i møtet 16

17 Forslag til konklusjon legges fram i møtet Koordinator redegjorde for bakgrunnen for saken. Det er ikke kommet notat som forventet fra Rambøll og koordinator fremmet derfor forslag om utsettelse Rådmannsutvalgets konklusjon sak 032/12: Saken utsettes til senere møte Sak 033/12: Representantskap 2012 Ingen Regionen gjennomførte konferanse for representantskapet 9 og 10 februar Regional koordinator ber de regionale organ gjennomføre en kort evaluering i form av samtale om erfaringer/gjennomføring fra konferansen. Saken legges fram uten forslag til konklusjon Saken ble drøftet. Mye informasjon. Kanskje litt tid til refleksjon/diskusjon hadde vært fordelaktig selv om informasjon var formålet denne gangen. Rådmannsutvalgets konklusjon sak 033/12: Rådmannsutvalget tar saken til orientering Sak 034/12: Oslofjordfondet Ingen Rådmann Rune Engehult har bedt om at saken settes opp på utvalgets agenda. Med spørsmål om å drøfte evt oppfølging i regionen. Han presenterer sitt initiativ i møtet. 17

18 Saken legges fram uten forslag til konklusjon Rune Engehult orienterte om bakgrunnen for saken. Utvalget drøftet saken. Det ble stilt spørsmål om å knytte kontakt evt invitere representanter til utvalgsmøte senere Rådmannsutvalgets konklusjon sak 034/12: Saken ble drøftet Sekretariatet inviterer representanter for Oslofjordfondet til senere møte i utvalget Sak 035/12: Øst Telemark møte Ingen Rådmann Rune Engehult har bedt om at saken settes opp på utvalgets agenda. I forrige periode ble det etablert en arena i Øst Telemark for oppfølging av saker med særlig interesse for / i disse kommunene. Regional koordinator har deltatt i disse møtene som sekretær. Spørsmålet som nå skal drøftes er evt videreføring av disse samarbeidsmøtene og forholdet mellom slike arenaer og den/de arenaer som ellers er etablert for samarbeidstema i Kongsbergregionen. Saken legges fram uten forslag til konklusjon Rune Engehult innledet i saken Det har vært gjennomført 4 slike samarbeidsmøter fra oktober 2010 til siste møte Regional koordinator ga uttrykk for at prinsippet bør være slik at de fleste saker av interesse for tre av kommunene bør være aktuelt for behandling på felles bord/arena i regionen Rådmannsutvalgets konklusjon sak 035/12: Saken drøftes i den enkelte kommune og avklares deretter mellom kommunene Sak 036/12: Rådmannsutvalgets rolle i fht politisk påvirkningsarbeid Ingen 18

19 Rådet er gitt oppdrag i fht politisk påvirkning. Og det fremmes fra tid til annen forslag for sekretariatet om oppspill/innspill til rådet i aktuelle saker. I forrige rådsmøte var tre slike saker forhåndsmeldt sekretariatet og munnet ut i rådsvedtak. I fht neste møte foreligger det iallefall 2 tilsvarende så langt. Regional koordinator ber rådmannsutvalget drøfte hvordan de vurderer sin egen rolle i forhold til slike initiativ og denne arbeidsform. Rådmannsutvalget er vedtektsfestet som forberedende organ, men har også i flere saker overlatt til sekretariatet å forberede saker av denne typen selv. Regional koordinator har i hht vedtektene anledning til selv å fremme saker / forslag for rådet det samme har hvert enkelt rådsmedlem. Det er imidlertid viktig at vi av og til drøfter arbeidsform slik at den er avklart. Og koordinator ber derfor om en drøfting med rådmennene. Saken legges fram uten forslag til konklusjon Rådmannsutvalget drøftet saken og gav tilbakemelding til sekretariatet. Koordinator drøfter saken også med politisk ledelse Rådmannsutvalgets konklusjon sak 036/12: Saken tas til orientering Sak 037/12: Eventuelt Regional koordinator/ om medvirkning: Forholdet til ansattes representanter, involvering og deltagelse i regionale prosesser og prosjekter ble drøftet. Konklusjon: Rådmennene tar spørsmål om saken opp i sine respektive samrådsarenaer i kommunene med fokus på å få innspill til hvordan ivareta tilfredstillende representasjon/deltagelse og involvering i de prosessene kommunene velger å håndtere på regionalt nivå Det settes en egen sak opp på agenda for neste møte for drøfting av dette og de tilbakemeldinger som rådmennene har fått i den enkelte kommune Regional koordinator/ om regionalpark Spm om videre tilnærming til dette som muligaktuelt område for regional oppmerksomhet Konklusjon: Det tas initiativ til en redgjørelse i regionrådet

20 Astrid Sommerstad/ Krisesenter Orienterte om planer/aktivitet i fht utvikling av fortsatt krisesenter på Kongsberg i møte Konklusjon: Saken tas til orientering Rune Engehult/ møtedato i august Studietur i regi av KS for rådmenn i Øst Telemark kolliderer med rådmannsutvalgets oppsatte møte i august. Spørsmål om endring av møtedato. Konklusjon: Rådmannsutvalgets møte i august 2012 flyttes fra 31 august til fredag 24 august Sak 038/12: Støtte til Øst-Telemark næringsforum Ingen Saken ble tatt opp som tilleggssak i møtet Øst -Telemark Næringsforum skal være et næringspolitisk organ og en møteplass for å fremme kompetanse og nettverksbygging mellom medlemmene. Målgruppa skal være private enkeltmannsforetak, virksomheter/selskap, rådgivingsmiljøer, høgskolen, banker og organisasjoner i Øst-Telemark. Følgende er hentet fra søknad om finansiering som er sendt kommunene: NHO Telemark har tatt initiativ til å etablere en interesseorganisasjon for næringsdrivende i kommunene Tinn, Hjartdal og Notodden med arbeidstittel Øst-Telemark Næringsforum. Tilsvarende organisasjoner finnes mange plasser i landet, og et godt eksempel er i Vest- Telemark. Her har næringsforumet eksistert siden 2006, og i dag omfatter det nærmere 120 bedrifter i regionen. Et interimsstyre har arbeidet videre med ideen sammen med NHO, NUAS, Tinn Utvikling AS og Hjartdal og Gransherad Sparebank. Dette interimsstyret består av: Borgar Løberg fra Notodden Mur og Entreprenør, Notodden Margit Bakken, Tuvensenteret, Notodden Halvor Haukaas, Gaustatoppen Hytteservice, Tinn Thomas Luraas, Tinn Sparebank, Tinn Olaf Bekkhus fra Tuddal Byggtjeneste, Hjartdal Øivind Larsen fra Hjartdal og Gransherad Sparebank, Hjartdal 20

21 Det overordnede målet med å etablere Øst-Telemark Næringsforum er å skape vekst og bedre rammevilkår for næringslivet i Øst- Telemarksregionen. Foreningen vil også bli viktig som en identitetsbygger og utvikler i forhold til Kongsbergmiljøet. I henhold til vedtektene skal foreningen: Være et aktivt næringspolitisk organ for bedriftene i regionen Drive aktiv kompetanseutvikling for bedriftene Skape gode møteplasser for næringsdrivende i Øst-Telemark Det søkes om et beløp hvert år i tre år fra kommunene. Av budsjettforslaget fremkommer det forventning om kr hvert år tilsammen fra de tre kommunene i Øst Telemark. Kommunene bør samrå seg i fht sak og økonomi Saken legges fram uten forslag til konklusjon Rune Engehult fremmet saken og gjorde rede for den Det vil kreve litt ulike former for avklaringsrunder i de ulike kommunene Rådmannsutvalgets konklusjon sak 038/12: Rådmennene i Øst Telemark holder kontakt i saken 21