Møteinnkalling. Telemark kontrollutval. 3/16 15/ Godkjenning av innkalling 3. 3/16 15/ Godkjenning av møteprotokoll

Transkript

1 Møteinnkalling Telemark kontrollutval Dato: kl. 10:00-15:00 Møtested: Bø hotell NB! Arkivsak: 15/09759 Arkivkode: 033 Forfall meldes til eller Sakskart Side Møteinnkalling 3/16 15/ Godkjenning av innkalling 3 Møteprotokoll 3/16 15/ Godkjenning av møteprotokoll Saker til behandling 11/16 16/ Årsrekneskapet 2015 for Telemark Utviklingsfond (TUF) 5 12/16 16/ Årsregnskap Telemarkskanalen FKF 7 13/16 16/ Årsrekneskapet 2015 for Telemark fylkeskommune 9 14/16 15/ Prosjektplan - forvaltningsrevisjon om fase 1: Nye Skien vgs 11 15/16 16/ Forvaltningsrevisjon om Nasjonal digital læringsarena (NDLA) 12 16/16 16/ Referatsaker /16 16/ Eventuelt

2 Sakene legges også ut på For kontrollutvalgsleder Per Lykke Line Bosnes Hegna Sekretær 2

3 Møteinnkalling 3/16 Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Line Bosnes Hegna 1 Telemark kontrollutval /16 Forslag frå sekretariatet: Innkalling er godkjent. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 3

4 Møteprotokoll 3/16 Godkjenning av møteprotokoll Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Line Bosnes Hegna 1 Telemark kontrollutval /16 Forslag frå sekretariatet: Møteprotokoll er godkjent. Vedlegg: Møteprotokoll Vedlegg til sak 4

5 Saker til behandling 11/16 Årsrekneskapet 2015 for Telemark Utviklingsfond (TUF) Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 210 Sakshandsamar Line Bosnes Hegna 1 Telemark kontrollutval /16 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapet og årsmeldinga for 2015 for Telemark Utviklingsfond. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding. Årsrekneskapet viser eit netto driftsresultat på kr og eit rekneskapsmessig mindreforbruk på kr Kontrollutvalet meiner at presentasjonen av årsrekneskapt med tilhøyrande spesifikasjonar og notar tilfredstillar brukarane sitt informasjonsbehov og gjev eit riktig inntrykk av dei forhold som årsmeldinga omhandlar. Kontrollutvalet viser til revisjonsmeldinga der revisor meiner at årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir eit uttrykk for Telemarks Utviklingsfond si økonomiske stilling Revisor sin rapport til kontrollutvalet følgjer vedlagt. Kopi sendast fylkesutvalet. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal gje ein uttale til fylkestinget før årsrekneskapet vert vedteke. Saksopplysningar: Årsrekneskapet og årsmelding 2015 for Telemark Utviklingsfond leggast fram av dagleg leiar Terje Bakka. Vedlegg: Telemark Utviklingsfond årsregnskap og årsmelding 2015 Revisors beretning Vedlegg til sak 5

6 6

7 12/16 Årsregnskap Telemarkskanalen FKF Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 210 Sakshandsamar 1 Telemark kontrollutval /16 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet gjev følgjande uttale til fylkestinget om årsrekneskapen 2015 for Telemarkskanalen FKF: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapen for Saman med årsrekneskapet følgde årsrapporten. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding og rapport til kontrollutvalet om årsrekneskapet. Årsrekneskapet viser eit netto driftsresultat på kr og eit rekneskapleg meir/mindreforbruk på kr 0. Investeringsrekneskapet viser eit udekka beløp på kr 0. Kontrollutvalet meiner at presentasjonene av årsrekneskapet med tilhøyrande spesifikasjonar og notar dekker brukarane sitt informasjonsbehov og gir eit riktig inntrykk av dei forholda som årsrapporten omhandlar. Kontrollutvalet viser til revisjonsmeldinga der revisor meiner at årsrekneskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrift, og gir eit uttrykk for Telemarkskanalen si økonomiske stilling per Revisors rapport til kontrollutvalet følgjer saka. Kopi sendast fylkesutvalet. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet skal gje ei uttale til fylkestinget om årsrekneskap og særrekneskap før årsrekneskapet vert vedteke. Saksopplysningar: Særrekneskapet er vedtatt av styret i føretaket Revisjonsmeldinga frå Telemark kommunerevisjon er avlagt den Desse dokumenta danner grunnlaget for kontrollutvalets uttale. Årsrekneskapet blir lagt fram i møtet av dagleg leiar eller den han sender. 7

8 Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet tilrår å gi ei uttale slik det kjem fram av forslag til vedtak. Viser elles til årsrapporten og revisor si revisjonsmelding og rapport til kontrollutvalet om årsrekneskapet 2015 Vedlegg: Telemarkskanalen FKF årsregnskap 2015 Telemarkskanalen årsmelding 2015 Revisors beretning Rapport om særregneskapet for Telemarkskanalen FKF for 2015 Vedlegg til sak 8

9 13/16 Årsrekneskapet 2015 for Telemark fylkeskommune Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 210 Sakshandsamar Line Bosnes Hegna 1 Telemark kontrollutval /16 Forslag frå sekretariatet: Kontrollutvalet si uttale til Telemark fylkeskommune sitt årsrekneskap for 2015: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapet for Saman med årsrekneskapet følgde rådmannen sin årsrapport. Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisjonsmelding og rapport til kontrollutvalet om årsrekneskapet. Årsrekneskapet viser kr til fordeling drift. Netto driftsresultat er på kr og eit rekneskapleg mindreforbruk på kr Kontrollutvalet viser til revisjonsberetninga der revisor meiner at årsrekneskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir eit uttrykk for fylkeskommunen si økonomiske stilling per og for at resultatet i rekneskapsåret er i samsvar med god kommunal regnskapsskikk. Revisor sin rapport til kontrollutvalet om årsrekneskapet for 2015 følgjer vedlagt. Kopi sendast fylkesutvalet. Bakgrunn for saka: Etter Forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalet gje ei uttale til fylkeskommunens årsreknskap til fylkestinget før det vedtas. I følge Forskrift om årsregnskap og årsmelding 10 skal fylkeskommunens årsmelding leggast fram for kontrollutvalet før det gir si uttale. Kopi av denne uttala skal sendast fylkesutvalet før fylkesutvalet gir innstilling om årsreknskapet til fylkestinget. Saksopplysningar: Årsregnskap er avlagt og årsrapporten er avlagt Telemark kommunerevisjon IKS har avlagt revisors beretning I tillegg har kontrollutvalet mottatt rapport om årsregnskapet. Desse dokumenta dannar grunnlaget for kontrollutvalet si uttale. 9

10 Økonomisjef Ailin Aastvedt og regnskapssjef Rut Hauknes møter for å legge fram årsrekneskapet og årsrapporten i møte. Vedlegg: Rekneskap og årsrapport 2015 for Telemark fylkeskommune. Revisjonsberetning 2015 Revisors rapport til kontrollutvalet 2015 Vedlegg til sak 10

11 14/16 Prosjektplan - forvaltningsrevisjon om fase 1: Nye Skien vgs Arkivsak-dok. 15/ Arkivkode. 210 Sakshandsamar Line Bosnes Hegna 1 Telemark kontrollutval /16 Forslag frå sekretariatet: Prosjektplanen er godkjent. Den endelege rapporten leggast fram for kontrollutvalet til behandling i møte 2. juni Bakgrunn for saka: I mars 2016 kom det opp ein rekke spørsmål rundt prosessane om utbygginga av nye Skien vidaregåande skule. Kontrollutvalet vedtok den i sak 9/16 at det skulle gjennomførast ein forvaltningsrevisjon av fase 1 av prosjektet. Saksopplysningar: Telemark kommunerevisjon IKS ved forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson legg fram prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet i møtet. Forventa timebruk er timar på prosjektet. Vurdering frå sekretariatet: Kontrollutvalet skal i møtet sikre seg at dei spørsmåla som utvalet vil ha utgreia i rapporten er omfatta av prosjektplanen, og at utvalet og revisjonen er einige om avgrensingane av prosjektet og når rapproten skal leverast. Konrollutvalet bør få rapporten hendsama slik at den kan oversendast fylkestinget i juni. For at revisjonen også skal få tid til å gjere prosjektet etter standard, krever det at både revisjon, administrasjonen og utvalet med sekretariatet er fleksible. Det blir mellom anna nødvendig at kontrollutvalet flyttar møtet frå den 16. juni til 2. juni. Vedlegg: Prosjektplan Vedlegg til sak 11

12 15/16 Forvaltningsrevisjon om Nasjonal digital læringsarena (NDLA) Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 217 Sakshandsamar Line Bosnes Hegna 1 Telemark kontrollutval /16 Forslag frå sekretariatet: Tilråding til fylkestinget: Rapport om NDLA vert teken til orientering. Bakgrunn for saka: På oppdrag fra kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune har Deloitte gjennomført vedlagte forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA). Nasjonal digital læringsarena (NDLA) er et interfylkeskommunalt samarbeid som tilbyr fritt tilgjengelige åpne digitale læringsressurser for videregående opplæring. Hordaland fylkeskommune er juridisk ansvarlige enhet for det interfylkeskommunale samarbeidet, der 18 fylkeskommuner deltar. Kun Oslo står utenfor. NDLA er en såkalt distribuert organisasjon. Medarbeiderne bor i alle deler av landet og samarbeider via digitale verktøy. NDLA har ingen egne ansatte, men disponerer medarbeidere med fylkeskommunale stillingsressurser, fra annen offentlige virksomhet og fra privat sektor. Kjerneaktiviteten er utvikling og oppdatering av digitale læringsressurser i fag på ndla.no. Arbeidet organiseres i prosesser: styringsprosesser, kjerneprosesser der produksjonsprosessen er sentral, og administrasjons- og støtteprosesser. NDLA ble etablert som prosjekt i 2007 og lanserte de første læringsressursene skoleåret Etter det har porteføljen av fag blitt utvidet år for år. Ved skolestart høsten 2015 er det tilgjengelig læremidler for nærmere 50 læreplaner i videregående opplæring. Også bruken øker jevnt og trutt, vinteren 2016 har vi nærmere brukersesjoner ukentlig. Det langsiktige målet er at NDLA skal kunne tilby komplette læremidler i alle fag i videregående opplæring. Gjennom arbeidet med å utvikle digitale læringsressurser og spre god pedagogisk bruk av dem, har NDLA utviklet et sterkt faglig nettverk for samarbeid og distribusjon mellom fylkeskommunene. Derfor blir NDLA stadig invitert med som samarbeidspart for store og små nasjonale satsinger innenfor utdanningsområdet. Eksempel på dette er delingsarenaen for FYRprosjektet, som utvikler læringsressurser med yrkesretting og relevans av fellesfagene. Andre eksempler er samarbeid om utvikling av læringsressurser om EU og ressursene til Grunnlovsjubileet

13 Saksopplysningar: Formålet med forvaltningsrevisjonen var å undersøke hvilke kontrollrutiner som er iverksatt for å sikre at regelverket for offentlig innkjøp blir fulgt, særlig regeletterlevelse, interne system og organisering av innkjøpsfunksjonen. Følgende problemstillinger ble formulert: I hvilken grad blir føringer i formål, vedtekter og organisering om offentlig innkjøp etterlevd av NDLA? I hvilken grad er det etablert tilstrekkelig internkontroll, tilpasset enhetens størrelse kompleksitet på innkjøpsområdet? I hvilken grad er det utarbeidet hensiktsmessige rutiner for innkjøpsarbeidet, og hvordan er disse gjort kjent i enheten? I hvilken grad blir kjøp gjennomført i samsvar med regelverket om offentlige anskaffelser? I hvilken grad blir rettsregler og interne rutiner knyttet til habilitet etterlevd og dokumentert i innkjøp som enheten er ansvarlig for? I hvilken grad har enheten utarbeidet etiske retningslinjer knyttet til innkjøpsarbeidet, og hvordan blir disse etterlevd og gjort kjent i organisasjonen I hvilken grad blir sentrale rettsregler i arkivlov og offentleglov etterlevd, herunder spesielt arkivering og journalføring av dokument relatert til innkjøp? Revisjonsrapporten har identifisert flere alvorlige brudd på regelverk og retningslinjer knyttet til innkjøpssamarbeidet i NDLA. Videre fremkommer mangler i NDLA sine rutiner om håndtering av habilitet, dokumentinnsyn og arkivrutiner. I rapporten anbefales en rekke forbedringstiltak og kontrollutvalget fattet vedtak om følgende tiltak: 1. Utarbeide en oversikt over alle innkjøpsavtaler NDLA har med leverandører. 2. Utarbeide rutiner for oppfølging og kontroll av alle innkjøp NDLA gjennomfører, som inneholder: a) Rutiner for kontroll av etterlevelse av regelverk for offentlige anskaffelser, og b) Rutiner for kontraktsoppfølging. 3. Etablere et system for avvikshåndtering. 4. Utarbeide en kompetanseplan for innkjøpsaktivitet i NDLA. 5. Utbedre internkontrollen i NDLA, gjennom å sørge for: a) Systematisk kontroll av at innkjøpsprioriteringer og innkjøpsaktivitet samsvarer, og b) Sentralisert kontroll av om innkjøp er samstemt med forutsetninger i kontrakter og rammeavtaler. 6. Søke balansert leverandøruavhengighet i samsvar med innkjøpsstrategi. 7. Gjennomføre risikovurdering og etablere internkontroll knytt til eventuell leverandøravhengighet. 13

14 8. Utarbeide rutiner for kommunikasjon og rapportering mellom daglig ledelse og styret i NDLA. 9. Sikre at NDLA har ei fungerende styreform som sikrer kontroll og oppfølging av at organisasjonen blir driftet i samsvar med vedtekter. 10. Utarbeide rutiner for habilitet som er tilpasset innkjøpsaktiviteten i NDLA. 11. Sikre etterlevelse av innkjøpsstrategiens etiske retningslinjer for NDLA. 12. Sikre at dokumentasjon blir arkivert i samsvar med gjeldene lovverk og arkivrutiner. 13. Utarbeide rutiner som sikrer at det ikke foreligger personlige interesser som kan medføre interessekonflikter i anskaffelsesprosesser som blir gjennomført av NDLA. 14. Etablere tydelige kanaler og rutiner for intern varsling. 15. Lage en prioritert handlingsplan innen som viser hvilke tiltak som skal settes i verk for å følge opp anbefalingene i rapporten, når tiltakene skal settes i verk og hvem som skal ha ansvaret for iverksettingen. Fylkestinget i Hordaland vedtok innstillingen til kontrollutvalget i fylkestinget , sak 4/2016. Utvidet forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune har etter en muntlig juridisk vurdering av alvorligheten av denne rapporten, vedtatt å bestilt en utvidet forvaltningsrevisjon av NDLA Forvaltningsrevisjonsrapport om NDLA II. Denne vil legges frem til orientering når den er ferdig. Foreløpig legges prosjektplanen frem til orientering. Kostander Kontrollutvalget i Hordaland har bedt de andre eierkommunene om å være med på å ta 1/18 av kostnadene ved forvaltningsrevisjonen. Vurdering frå sekretariatet: I og med at NDLA har Hordaland fylkeskommune som «vertsfylkeskommune», er det her det må gjøres forbedringer. Etter sekretariatets vurdering bør likevel kontrollutvalget oversende rapporten til fylkestinget med formål å informere om de alvorlige funnene i NDLA. Det vil også være tilfelle for forvaltningsrevisjonsrapport II når den blir ferdig. Kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune har også bedt om at de andre fylkeskommunene frivillig kan bidra til å dekke 1/18 av kostnadene ved rapporten(e). Dette har vært praksis mellom kommuner med samme offentlige revisjonsordning. I dette tilfelle er det ulikt revisjonsdistrikt og ulik revisjonsordning (offentlig/privat). Kontrollutvalget i Telemark har ikke kunnet gjennomføre en forvaltningsrevisjon av NDLA. Dette fordi NDLA er et kommunelov 27 samarbeid. NDLA ikke er et eget rettssubjekt, men underlagt Hordaland fylkeskommune. Hordaland fylkeskommune er ansvarlig for NDLA - også når det gjelder kontroll og tilsyn. 14

15 Dersom man likevel av andre hensyn skulle mene at man burde dele på regningen ved forvaltningsrevisjon i denne saken, burde det ha blitt avklart på forhånd. I tillegg kan det være begrensninger for den enkelte fylkeskommune å kjøpe forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll av andre revisjonsselskap enn de som er revisjonsselskap for fylkeskommunen. Driftsavtaler og revisjonsordninger kan sette skanker for dette. Det kan også være problemstillinger knyttet til offentlig anskaffelser. Sekretariatet ser det ikke nødvendig å gå nærmere inn på dette nå. Etter sekretariatets vurdering kan ikke kontrollutvalget i Telemark dekke 1/18 av kostandene ved rapporten(e). Vedlegg: Forvaltningsrevisjon av NDLA Prosjektplan forvaltningsrevisjon av NDLA II Vedlegg til sak 15

16 16/16 Referatsaker Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Line Bosnes Hegna 1 Telemark kontrollutval /16 Forslag frå sekretariatet: Sakene vert teken til orientering. Saksopplysningar: Vårkonferansen i Arendal 20. april FKT konferanse på Gardermoen 7-8 juni NKRF fagkonferanse i Bodø juni Neste møte: o Prosjektplan næringsarbeid o Forvaltningsrapport frafall i videregåande skule o Overordna analyse selskapskontroll o Delegasjonsreglementet Flytting av junimøtet frå 16 til 2 juni Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 16

17 17/16 Eventuelt Arkivsak-dok. 16/ Arkivkode. 033 Sakshandsamar Line Bosnes Hegna 1 Telemark kontrollutval /16 17