Org.nr.: NO MVA (VAT) E-post:

Transkript

1 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 PROTOKOLL AV KANDUS GENERALFORSAMLING 2012 Dato: 18. november 2012 Sted: KANDU-lokalet, Akersbakken 12, Oslo Protokollfører: Til stede: 18 personer, hvorav 3 observatører, en møteleder og en referent. Videostreaming: Møtet var tilgjengelig via nettjenestene Ustream.tv og Justin.tv i tillegg til mulighet for å kunne kommentere på IRC-kanalen #genfors12 (EFNet). Livesendingen ble annonsert på samt via Facebook-sidene for The Gathering og KANDU. Totalt var 51 unike klienter innom sendingen på Ustream.tv og ca klienter observert på Justin.tv. Merknad: Protokollen er ført av Benjamin Myrstad. Den er videre blitt renskrevet, korrekturlest og formatert for å følge KANDUs mal for protokoller. Sistnevnte er gjort av Per Escild Hadland. Saksliste og innhold: 1. Godkjenning av innkalling 2. Konstituering 2.1. Valg av møteledelse 2.2. Valg av referatunderskrivere 2.3. Møteregler 3. Godkjenning av regnskap for Økonomistatus Budsjett Årsberetning 6.1. Styrets beretning 6.2. Kontrollkomiteens beretning 6.3. Valgkomiteens beretning 7. Arbeidsprogram Langtidsprogram 9. Vedtektsendringer 10. Valg til sentrale organer Valg av Styret Valg av Kontrollkomiteen Valg av Valgkomiteen 11. Eventuelt A Liste over delegater og observatører B Protokollunderskrifter C Sakspapirer Møtet startet 14:25. Til stede ved møtestart: 13 delegater med stemmerett, 3 observatører, ordstyrer og referent. Side 1 av 10

2 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 Sak 1. Godkjenning av innkalling Styreleder Tommy Sollyst Hulthin redegjorde for innkallingen og forsinkelsen av gjennomføringen av KANDUs Generalforsamling Innkallingen ble godkjent uten merknader. Sak 2. Konstituering Sak 2.1. Valg av møteledelse Styreleder Tommy Sollyst Hulthin redegjorde for innstillingen. Kjartan Lindøe ble valgt som møteleder. Benjamin Myrstad ble valgt som referent. Sak 2.2. Valg av referatunderskrivere Vegard Skjefstad og Marcus Sæthershagen ble valgt til protokollunderskrivere. Sak 2.3. Møteregler Kjartan Lindøe redegjorde for innstillingen. Det ble fremmet forslag om å stryke setningen «Senest en uke» fra møtereglene. Forslaget fikk 11 stemmer for, 1 mot, ingen avholdende. Forslaget om endring i møteregler ble vedtatt. Møtereglene med endring ble enstemmig vedtatt. Sak 3. Godkjenning av regnskap for 2011 Orientering ved kasserer Jens Ådne Rydland. Det ble ingen spørsmål eller debatt i saken. Votering: Styrets innstilling ble lagt til grunn. Regnskapet ble tatt til orientering. Styret ble innvilget ansvarsfrihet. Sak 4. Økonomistatus 2012 Orientering ved kasserer Jens Ådne Rydland. Det ble ingen spørsmål eller debatt i saken. Votering: Styrets innstilling ble lagt til grunn. Generalforsamlingen tok den økonomiske beretningen til orientering. Side 2 av 10

3 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 Sak 5. Budsjett 2013 Innledning ved kasserer Jens Ådne Rydland. Det ble deretter en spørsmålsrunde. Spørsmål fra 109 Vegard Skjefstad om avskrivinger, svar ved 103 Jens Ådne Ryland. Deretter spørsmål fra 101 Andreas Lindrupsen om investeringer, svar ved 103 Jens Ådne Rydland. Forslag 1: Forslagsstiller 101 Andreas Lindrupsen: Endre navn på post fra «investeringer, utstyr» til «investeringer» og øke post til Votering: Forslag 1 ble enstemmig vedtatt og tas med i dokumentet. Styrets innstilling med endringen i Forslag 1 ble vedtatt. Sak 6. Årsberetning fra organisasjonens organer Sak 6.1. Styrets beretning Tommy Sollyst Hulthin holdt Styrets beretning. Det ble også vist video av KANDU-aktivitet i perioden Deretter spørsmål fra 108 Elling Klepp om medlemsaktiviteter, svar ved 106 Tommy Sollyst Hulthin. Generalforsamlinga tok beretningen til orientering. Sak 6.2. Kontrollkomiteens beretning Andreas Lindrupsen holdt Kontrollkomiteens beretning. Deretter spørsmål fra delegat 109 Vegard Skjefstad om fremgangsmåte for spørsmål fra Kontrollkomiteen, svar ved 101 Andreas Lindrupsen. Generalforsamlinga tok beretningen til orientering. Sak 6.3. Valgkomiteens beretning Rune Alexander Høglund holdt Valgkomiteens beretning. Deretter spørsmål fra 109 Vegard Skjefstad om hvordan Valgkomiteen vektlegger kandidater, svar ved 112 Rune Alexander Høglund. Delegat 106 Tommy Sollyst Hulthin fortalte at det ikke finnes noen dramatikk rundt det varslede lederskiftet som vil finne sted ved Generalforsamlinga Generalforsamlinga tok beretningen til orientering. Sak 7. Arbeidsprogram 2013 Styret ved Tommy Sollyst Hulthin la frem forslag til Arbeidsprogram Det ble ingen spørsmål eller debatt i saken. Votering: Styrets innstilling ble lagt til grunn. Arbeidsprogrammet ble enstemmig vedtatt. Side 3 av 10

4 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 Sak 8. Langtidsprogram Styret ved Tommy Sollyst Hulthin la frem forslag til arbeidsprogram. Delegat 109 Vegard Skjefstad stilte spørsmål om punkt 3, og sa han mente KANDU ikke skulle være en plattform for politikk da organisasjonen ble stiftet. Det ble deretter debatt om saken. Ingen endringsforslag ble fremlagt. Votering: Styrets innstilling ble lagt til grunn. Forslaget til Langtidsprogram ble vedtatt. Sak 9. Vedtektsendringer Styret ved Per Escild Hadland orienterte om de foreslåtte endringene i vedtektene, og gikk igjennom de foreslåtte endringe punkt for punkt. Det ble foreslått endring av dagsorden: Legge til punkt i dagsorden «nye endringsforslag til vedtektene». Forslaget ble vedtatt (9-3-1). Generalforsamlingen ønsket debatt rundt punktene 2, 3, 4.1, 5.8, ikke-numerert punkt om arbeidsutvalg og 8.1.Det ble debatt rundt medlemskap. Det ble debatt om nødvendigheten rundt forslaget til punkt 4.4. Styret svarte at forslaget er der for å presisere hvem som har ansvaret for oppfølging av KANDU-organene. Det ble debatt om ordlyden i 5.8, og det kom frem at dette var dekket allerede. Det ble deretter debatt om arbeidsutvalget, og det ble påpekt at gjeldende vedtekter allerede gir Styret fullmakt til å nedsette arbeidsgrupper og delegere sin myndighet. (Brøken i parentes i forslagene angir det nødvendige stemmeflertallet) Vedaktsforslag 1: Votering: «De nye vedtektene vedtas som de foreligger.» Forslaget fikk 0 stemmer for, 12 mot, ingen avholdende. Forslaget falt. Vedtaksforslag 2: «Forslag til ny 2-1 vedtas. (3/4)» «2-1 Alle personer med interesse for datarelatert aktivitet og som støtter organisasjonens formål kan bli medlem i organisasjonen.» Votering: Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtaksforslag 3: «Forslag til ny 2-2 vedtas. (3/4)» «2-2 Et medlem må ha vært medlem i minimum 10 dager for å få stemmerett på generalforsamlingen. Kontingenten må være innbetalt med mindre medlemmet er fritatt for dette etter 3-3, 3-4 eller 3-5.» Votering: Forslag 27: Votering: Forslaget ble vedtatt. «Endre til «et medlem må ha et gyldig medlemskap for å ha stemmerett på generalforsamling.»» Forslaget falt. Side 4 av 10

5 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 Vedtaksforslag 4: «Forslag til ny 2-3 vedtas. (3/4)» «2-3 Personer med verv i Styret, Kontrollkomiteen eller Valgkomiteen er automatisk medlemmer av organisajonen for de kalenderårene hvor de har verv.» Votering: Forslaget falt. Vedtaksforslag 5: «Forslag til ny 2-4 vedtas. (3/4)» «2-4 Dersom et medlem skader eller motarbeider organisasjonen eller bryter vedtektene, kan Styret iverksette disiplinærtilak. Disse er: advarsel, tilbaketrekking av verv, suspensjon eller eksklusjon. Vedtak om disiplinærtiltak skal være skriftlige med begrunnelse. Den forslaget om disiplinærtiltakt rettes mot, skal gis anledning til å forklare seg både muntlig og skriftlig for Styret. Disiplinærtiltak krever ¾ flertall i Styret. Den det angår, kan anke avgjørelser etter denne bestemmelse til Kontrollkomiteen. Kontrollkomiteens vedtak vil ha varighet frem til neste generalforsamling.» Votering: Forslaget ble vedtatt. Vedtaksforslag 6: «Forslag til ny 2-5 vedtas. (3/4)» «2-5 Styret kan velge å avvise en innmelding til organisasjonen basert på tilsvarende situasjoner som nevnt i 2-3. En avvisning av innmelding følger samme saksgang og ankemulighet som for disiplinærtiltak.» Forslag 29 Votering: Alternativ til Vedtaksforslag 6: «Et ekskludert medlem kan ikke få nytt medlemskap før etter neste påfølgende ordinære genfors etter ekslusjonsvedtak i styret eller genfors.» Forslag 29 mot Vedtaksforslag 6. Vedtaktsforslag 6 går videre. Vedtaksforslag 6 ble vedtatt. Vedtaksforslag 7: «Forslag til ny 3-2 vedtas. (3/4)» «3-2 Kontingenten skal være betalt for det aktuelle medlemsåret før en person kan nyte godt av medlemskapets fordeler. Medlemskapet er ikke aktivt før kontingenten er betalt.» Votering: Forslaget ble vedtatt. Side 5 av 10

6 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 Vedtaksforslag 8: «Forslag til ny 3-3 vedtas. (3/4)» «3-3 Styret kan ved spesielle omstendigheter gjøre unntak fra 3-2 og frita noen for innbetaling av kontingent. Medlemmer unntatt etter denne vedtekt skal ha samme fordeler som andre medlemmer.» Forslag 26: Votering: Tillegg til Vedtaksforslag 8: «Frita noen fra innbetaling av kontingent, for kortere, lengre eller varige perioder» Forslag 26 ble vedtatt. Vedtaksforslag 8 ble vedtatt med tillegget av Forslag 26. Vedtaksforslag 9: «Forslag til ny 3-4 vedtas. (3/4)» «3-4 Personer som har deltatt som frivillig på The Gathering, kan innen en måned etter endt arrangement, melde seg inn som medlem av KANDU, og samtidig være fritatt for kravet om innbetaling av kontingent etter 3-2.» Forslag 20 og 25: Forslag fra 108 Elling Klepp: «Stryk 3-4.» Votering: Forslag 20 og 25 fikk det nødvendige flertall. Vedtaksforslag 9 falt. Vedtaksforslag 10: «Forslag til ny 3-5 vedtas. (3/4)» «3-5 Personer som har deltatt som frivillig på andre større KANDUarrangement, kan innen en måned etter endt arrangement, melde seg inn som medlem av KANDU, og samtidig være fritatt for kravet om innbetaling av kontingent etter 3-2. Hvilke arrangement dette skal gjelde for, avgjøres av Styret.» Forslag 21: Votering: «Fjerne «andre» fra første setning.» Forslag 21 ble vedtatt. Vedtaksforslag 10 ble vedtatt med endringen fra Forslag 21. Vedtaksforslag 11: «Forslag til ny 4-4 vedtas. (2/3)» Forslag 24: «Stryke 4.4» «4-4 Styret har koordineringsansvar for andre organer og arbeidsgrupper, og skal bidra til at det gjennomføres oppstartsmøte, bistå med møtelokaler, reiser og annet praktisk for å lette organenes/arbeidsgruppenes arbeide.» Votering: Forslaget 24 falt. Vedtaksforslag 11 ble vedtatt. Side 6 av 10

7 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 Vedtaksforslag 12: «Forslag til ny 5-6 vedtas. (2/3)» «5-6 Ved styrebehandling av saker på e-post skal Styret varsles med SMS eller telefon til samtlige styremedlemmer. Voteringsfrist må være minimum 24 timer, og dersom et styremedlem foreslår å ikke behandle saken elektronisk, overføres den til neste styremøte.» Votering: Forslaget ble vedtatt. Vedtaksforslag 13: «Forslag til ny 5-8 vedtas. (2/3)» «5-8 Møterett på alle styremøter har styrets medlemmer, Styrets varamedlemmer, Kontrollkomiteens medlemmer og Valgkomiteens medlemmer. Stemmerett på alle styremøter er forbeholdt Styrets medlemmer.» Forslag 22 og 23: Votering: Forslag fra 109 Vegard Skjefstad: «opprettholde setningen «I saker som omhandler KANDUs organer har ledelsen i organet møterett og talerett»» Forslag 22 og 23 ble vedtatt. Vedtaksforslag 13 ble vedtatt med endring i Forslag 22 og 23. Vedtaksforslag 14: «Forslag til ny 7-3 vedtas. (2/3)» «7-3 Kontrollkomiteen kan foreta bindende tolkninger av vedtektene og alle vedtak fattet av generalforsamlingene. Komiteens tolkninger gis midlertidig virkning. Tolkningen kan kun overprøves av Styret med ¾ flertall eller permanent av generalforsamlingen. Opprettholder komiteen enstemmig tolkningen kan den kun overprøves av en ekstra ordinær generalforsamling som innkalles med minimum to, maksimum fire ukers frist. For at en kontrollkomité skal kunne endre en tolkning fra en tidligere kontrollkomité må den være enstemmig.» Votering: Forslaget ble vedtatt. Vedtaksforslag 15: «Forslaget om å stryke avsnittet om arbeidsutvalg vedtas. (2/3)» Votering: Forslaget ble vedtatt. Vedtaksforslag 16: «Forslag til ny 8-1 vedtas. (2/3)» «8-1 Generalforsamling avholdes innen medio desember» Votering: Forslaget ble vedtatt. Side 7 av 10

8 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 Vedtaksforslag 17: «Forslag til ny 8-8 vedtas. (2/3)» «8-8 Møterett på generalforsamlingen har alle organisasjons medlemmer, personer som har verv i organisasjonen og spesielt inviterte observatører. Styret kan invitere personer som ikke er medlem av organisasjonen og innvilge disse observatørrett. Tale- og forslagsrett har alle som har møterett, men stemmerett er begrenset til oppmøtte medlemmer.» Votering: Forslaget ble vedtatt. Vedtaksforslag 18: «Forslag til ny 9-3 vedtas. (2/3)» «9-3 En person kan ikke inneha verv i mer enn ett av organene Styret, Kontrollkomiteen eller Valgkomiteen eller i Ledergruppen for The Gathering samtidig.» Votering: Forslaget ble vedtatt. Vedtaksforslag 19: Votering: «Forslag til ny nummerering av seksjoner 10-2 vedtas. (3/4) (i praksis redaksjonell endring)» Forslaget ble vedtatt. Sak 10. Valg til sentrale organer Valgkomiteen innledet saken. Sak Valg av Styret Valgkomiteen presenterte sin innstilling og andre kandidater som var nominert innen fristen. Valgkomiteen innstilte på følgende medlemmer til Styret: Styremedlem: Simen Olsen Styremedlem: Andreas-Johann Ulvestad Styremedlem: Per Escild Hadland Styremedlem: Marcus Sæthershagen Varastyremedlem: Tormod Bjørnhaug Pedersen Ingen andre nominerte valgte å benke. Kandidatene som var innstilt ble valgt ved akklamasjon. Sak Valg av Kontrollkomiteen Valgkomiteen presenterte sin innstilling og andre kandidater som var nominert innen fristen. Andreas Lindrupsen Inge Carlén Svein-Thomas Tvedt Ingen andre nominerte valgte å benke. Kandidatene som var innstilt ble valgt ved akklamasjon. Side 8 av 10

9 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 Sak Valg av Valgkomiteen Styret presenterte sin innstilling til valgkomite for perioden Ingen andre kandidater var nominert. Bjørn Christian Carlsen Christian Dolan Rune Alexander Høglund Kandidatene ble valgt ved akklamasjon. Sak 11. Eventuelt Ingen saker. Side 9 av 10

10 Protokoll av KANDUs Generalforsamling 2012 A - Liste over delegater og observatører Overlevert av Kontrollkomiteen ved Andreas Lindrupsen. Delegater med stemmerett: 101 Andreas Lindrupsen 102 Simen Olsen 103 Jens Ådne Rydland 104 Marcus Sæthershagen 105 Karl Fredrik Haugland 106 Tommy Sollyst Hulthin 107 Per Escild Hadland 108 Elling Klepp 109 Vegard Skjefstad 110 Bjørn Christian Carlsen 111 Arnfinn H. Grønberg 112 Rune Høglund 113 Øyvind Malin Observatører med tale- og forslagsrett: 201 Trine Jakobsen 202 Hans Årebrot 203 Jay Marie Grønberg I tillegg deltok Kjartan Lindøe som møteleder og Benjamin Myrstad som referent. B - Protokollunderskrifter Vi, protokollunderskriverene valgt av generalforsamlinga, bekrefter med dette at denne protokollen er en sann presentasjon av de faktiske forholdene på generalforsamlingen. Vi bekrefter at de ovenstående vedtak ble fattet på KANDUs generalforsamling Marcus Sæthershagen Vegard Skjefstad Side 10 av 10

11

12 SAK 1, FORBEREDT AV PER ESCILD HADLAND Godkjenning av innkalling Innkallinga ble jf. vedtektene gjort tilgjengelig for medlemmene via nettsidene kandu.no 21. oktober 2012 og utsendt via e-post rett etter. Annonseringa er innenfor reglene fastsatt i vedtektene. Tidspunktet for Generalforsamlingen er forsinket i henhold til vedtektene, av alternativene mellom for kort innkalling og flytting til november, valgte Styret sistnevnte. Agenda med rekkefølge 1. Godkjenning av innkalling 2. Konstituering 1. Valg av møteledelse 2. Valg av referatunderskrivere 3. Møteregler 3. Godkjenning av regnskap for Økonomistatus Budsjett for Årsberetning fra organisasjonens organer: 1. Styret 2. Kontrollkomiteen 3. Valgkomiteen 7. Arbeidsprogram for Langtidsprogram 9. Vedtektsendringer 10. Valg til sentrale organer a. Styret b. Kontrollkomiteen c. Valgkomiteen 11. Eventuelt Vedtaksforslag: Generalforsamlinga godkjenner innkallinga med endring i agenda. Side 1 av 1

13 SAK 2, FORBEREDT AV PER ESCILD HADLAND Konstituering Konstituering er det punktet som sørger for at møtet kan gjennomføres. Dette er kombinasjon av de tidligere sakene Valg av møteledelse og Valg av referatunderskrivere. 2.1 Valg av møteledelsen Møteledelsen skal være en nøytral part som har mål om å få møtet i havn i god tid, sørge for muligheten til balanserte debatter og eventuelt sette «strek» for debatt som glir ut. Møteledelsen består av en eller to personer som referenter og en møteleder. I tillegg skal to personer utgjøre tellekorpset. Vedtaksforslag: NN er møteleder for generalforsmalinga. NN er referent for generalforsamlinga. NN og NN utgjør tellekorps for generalforsamlinga Valg av referatunderskrivere To referatunderskrivere skal bekrefte at innholdet i referatet tilsvarer realiteten som ble diskutert og vedtatt på generalforsamlinga. Vedtaksforslag: NN og NN er referatunderskrivere for Generalforsamlinga Møteregler Møtereglene skal sørge for at generalforsamlinga blir gjennomført på en ryddig og rettferdig måte. Reglene som foreslått er de samme som er brukt siden Vedtaksforslag: Møtereglene vedtas. Side 1 av 2

14 Forslag til møteregler for generalforsamlinga 1. Alle deltakerne har tale- og forslagsrett. Kun KANDUs medlemmer som er innmeldt senest en uke før møtet har stemmerett. 2. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, eventuell bisitter, referenter, tellekorps og to personer til å godkjenne protokollen. Ordstyrer og bisitter kan ikke ha stemmerett. 3. Tegning til innlegg skjer ved å rekke opp 1-en finger. 1. Tegning til replikk skjer ved å rekke opp 2-to fingre. 2. Det må også fremvises personlig nummer (utdelt), for taleliste. 4. Innlegg skal ikke vare mer enn 2-to minutter. 5. Til hvert hovedinnlegg kan det gis inntil 2-to replikker, samt 1-en svarreplikk i etterkant av replikkene. Taletid per replikk er maks 1-ett minutt. Det er ikke replikk på replikk. 6. Saksopplysninger og forslag til dagsorden tas øyeblikkelig etter pågående replikkveksling. Saksopplysninger skal kun inneholde fakta, statistikk eller lignende. 7. Når ordstyrer finner at alle argumenter er fremkommet, foreslår vedkommende at strek settes. Alle forslag må være innkommet før strek settes. Oppheving av strek kan vedtas med absolutt flertall. 8. Alle forslag som fremmes skal fremsettes skriftlig og undertegnet på forslagsark for å kunne bli referert fra ordstyrer før votering. 9. Forslag til øyeblikkelig avslutning av debatt kan fremmes, men må vedtas med 2/3 flertall. 10. Ved all votering skal dørene være lukket. 11. Det voteres ved håndsopprekking. 12. Personvalg skal foregå etter følgende prosedyre: 1. Valgkomiteen offentliggjør sin innstilling i sin helhet. 2. Presentasjon av kandidatene. 13. Alle avgjørelser treffes med simpelt flertall, hvis ikke annet er bestemt i vedtekter eller forretningsorden. Simpelt flertall oppnås når et alternativ har flere stemmer enn de andre. Blanke stemmer teller ikke. Personlig angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer skal tiltales av ordstyrer. Dersom vedkommende ikke retter seg etter ordstyrers henstilling, kan ordstyrer bortvise vedkommende. Side 2 av 2

15 SAK 3, FORBEREDT AV JENS ÅDNE RYDLAND Godkjenning av regnskap for 2011 I 2011 var økonomiarbeidet todelt. Ocon Regnskap AS, et statsautorisert regnskapsbyrå, har stått for selve bokføringa av regnskapet i henhold til gjeldende regnskapsstandarder. Daglig økonomiarbeid har vært gjort av Andreas-Johann Ulvestad. Under daglig økonomiarbeid faller innhenting og kvalitetssikring av bilag, kontering, bankkontakt, systematisering, føring av skyggeregnskap, arkivering, fakturering, oppfølgning og mer. Som vanlig har KANDU assistert The Gatherings økonomiteam med kompetanse, råd og andre ressurser. Sponsorkontakter i The Gathering har hatt tilgang til et delt dokument (via google docs) som viser status for alle TG-tilknyttede fakturaer, i hovedsak sponsorer. På denne måten har de vært i stand til å selv styre purringer på sponsorer. Regnskapet vårt er delt inn i to avdelinger; The Gathering og KANDU. Kostnader som må fordeles på flere år er bokført under KANDU, og The Gathering er et rent arrangementregnskap. Merk at svært mye av utgiftene som brukes til KANDU kommer The Gathering til gode, for eksempel gjennom innkjøp av utstyr, tilgjengelighet av lokale, administrasjonsressurser og lignende. En tredje avdeling, HOVE-festivalen, eksisterer også som en tjeneste til frivillige som ønsker å arbeide på HOVE under KANDU-navnet. Denne avdelingen går alltid i null, og presenteres ikke i regnskapet. Over de følgende sidene vil det bli presentert regnskap for de to ulike avdelingene samt budsjettnoter. Regnskapet er sist oppdatert i august Regnskapet er ført etter gjeldende regnskapsstandarder og det er i hovedsak holdt svært høye krav til bilag og dokumentering av inntekter og utgifter. For første gang i KANDUs historie har man fått gjennomført en ekstern revisjon. Flere aktuelle revisorer ble vurdert, og man endte på Signare Audit and Advisory hvor vi har fått tildelt statsautorisert revisor Simen Jagland. Da det er første gang regnskapet revideres vil det være ekstra høye kostnader knytta til det. Revisor har basert på gjennomgangen kommet med påkrav om ytterligere detaljerte bilag på reiser og lignende, noe som Styret arbeider med å oppfylle disse påkravene nå, og det påvirker ikke vår økonomi da revisor var godt fornøyd med rutiner. Forslag til vedtak: Generalforsamlinga tar regnskapet til orientering og innvilger Styret ansvarsfrihet. Side 1 av 5

16 Regnskap 2011 Inntekter Generelle inntekter Medlemskontigent Budsjett 2010 kr 240,000 Budsjett 2011 kr 200,000 Regnskap 2011 kr 232, Hyperion nasjonalt kr 228,000 kr 375,000 kr 525, Hyperion Oslo kr 300,000 kr 250,000 kr 293, Utleieordning kr 250,000 kr 222, Prosjektstøtte kr - kr - kr 49, The Gathering 2011 kr Momskompensasjon kr - kr 30,000 kr 168, Andre inntekter kr 10,867 SUM Inntekter kr 768,000 kr 1,105,000 kr 1,502,000 Utgifter Kontor- og lokaledrift Lokale, leie og renhold Forsikring Budsjett kr ,00 -kr ,00 Budsjett kr ,00 -kr ,00 Regnskap kr ,43 kr 0, Vedlikehold av lokale Telefoni Porto og bud -kr ,00 -kr 4 000,00 -kr 2 000,00 -kr ,00 -kr 4 000,00 -kr 2 000,00 -kr 3 066,72 -kr 1 823,49 -kr 699, Rekvisita -kr 4 000,00 -kr 4 000,00 -kr 3 752,41 SUM -kr ,00 -kr ,00 -kr , Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar -kr ,00 -kr ,00 -kr ,28 Medlemskontingent Hyperion++ -kr ,00 -kr ,00 -kr ,00 SUM -kr ,00 -kr ,00 -kr ,28 Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon -kr ,00 -kr ,00 -kr ,29 SUM -kr ,00 -kr ,00 -kr , Aktiviteter -kr ,00 -kr , KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid Utleieordning Aktivitetskvelder The Gathering kr ,61 -kr ,73 -kr 5 895,35 -kr ,94 -kr ,07 kr 0,00 SUM -kr ,00 -kr ,00 -kr , Utstyr Investering, utstyr -kr ,00 -kr ,04 Vedlikehold, utstyr -kr ,00 -kr ,00 -kr ,33 SUM -kr ,00 -kr ,00 -kr ,37 Finansposter Finanskostnadar -kr 3 000,00 -kr 3 000,00 -kr 5 286,47 Finansinntekter kr ,00 kr ,00 kr 4 141,64 Uforutsette kostnadar -kr ,00 -kr ,00 -kr ,10 Avskrivninger -kr ,00 -kr ,00 -kr ,02 SUM -kr ,00 -kr ,00 -kr ,95 SUM Utgifter -kr ,00 -kr ,00 -kr ,58 Resultat kr 10, kr 17, kr 330, Side 2 av 5

17 Noter/kommentarer til regnskapet for KANDU Offentlig støtte Vi får en god del inntekter fra Hyperion og Hyperion Oslo. Dette er frifondmidler som fører med seg en god del arbeid for oss med tanke på rapportering, sannsynliggjøring av medlemskap og lignende. Vi betaler også kontingent (post 1.3.2) hvert år, og både inntektene og utgiftene som følge av dette varierer veldig var første gang KANDU fikk støtte fra momskompensasjonsordningen, og det var derfor vanskelig å forutse hvor mye dette kunne bli. Kontor- og lokaledrift I perioden har vi fått oversikt over utgifter i de nye lokalene, og fått på plass en fornuftig fordeling av kostnadene med de andre partene i kontorfellesskapet HEOK. Organisasjonsdrift Det har blitt brukt mindre penger enn forventet på møter da det ikke ble anledning til å gjennomføre to helgemøter med Styret og TG-ledelsen slik det var planlagt. Administrasjon Vi har i perioden ikke brukt hele administrasjonsbudsjettet, noe som også har vært målet. Det meste av kostnader her går til regnskap og tilknyttede tjenester. Disse kostnadene gikk ytterligere ned i Avskrivninger Posten avskrivninger ble større enn planlagt grunnet avskriving av svitsj-kjøpet. Side 3 av 5

18 Regnskapsrapport, The Gathering 2011 Rekneskapen for The Gathering 2011 er føyrd i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte rekneskapsførarar med særskild god erfaring innan frivillig sektor og arrangementverksemd. Dagleg økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarleg for TG11, Anette Henriksen og hennar crew. Rekneskapen er føyrd etter norsk standard Meirverdiavgift reknast etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringa i merverdiavgiftslova som KANDU lobba gjennom. Rekneskap Post Postnamn Budsjettert til no 9.0 Felles Felles:Sponsorer Felles:Billettsalg Felles:Magasin -741 kr Rest/differa nse kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Felles:Sovetelt kr kr kr Felles:Hallandel kr kr kr Felles:Forsikringer kr kr kr Felles:Adgangssystem kr kr kr Felles:Sponsorsupport kr 0 kr kr Felles:Merchandising kr 0 kr kr Felles:Sikringspott 0 kr kr kr 9.0.X Felles:T-skjorter kr kr kr 9.0.X Felles:Svitsjnedbetaling kr kr 0 kr 9.1 Crewombud kr kr kr Crewombud:Motellrom kr kr kr Crewombud:Frikjøp kr kr 0 kr Crewombud:Crewtiltak kr kr kr Crewombud:Uhellsforsikring kr 0,00 kr 8 500,00 kr Crewombud:Sosialiseringstiltak kr ,94 kr 1 991,06 kr 9.2 Core kr kr kr Core:Chillout kr 0 kr kr Core:Frikjøp kr 0 kr kr Core:Core:Kontorrekvisita kr 0 kr kr Core:Logistikk:Forbruksmateriell kr kr ,72 kr Core:Logistikk:Transport/Porto kr kr ,53 kr Core:Logistikk:Creweffekter kr kr kr Core:Logistikk:Rekvisita kr kr 773 kr Core:Logistikk: Motellopphald/Gjester kr 0 kr kr Core:Logistikk:Erstatningspliktig kr 0 kr kr Core:CrewCare:Mat og drikke kr kr kr Core:CrewCare: Bestikk, service kr kr kr 9.3 Deltakarombod kr kr kr Deltakarombod: Deltakarpleie kr -323 kr kr Deltakarombod: Frikjøp kr kr 0 kr Deltakarombod:Motellrom kr kr 9.4 Economy kr kr 467 kr Economy:Frikjøp kr kr 0 kr Economy:Forbruksmateriell kr kr 467 kr Economy:Reise -100 kr kr Economy:Motellrom kr kr 0 kr Side 4 av 5

19 9.5 Event kr kr kr Scene.org Awards kr ,00 kr Event:Creativia:Give-aways Merchandise kr ,00 kr Event:Creativia: Reisestøtte.Foredragsholdere kr kr kr Event:Motellrom kr kr kr Event:Frikjøp kr kr 0 kr Event:Creativia:Premier kr kr kr Event:Reisekostnader kr kr kr Event:Arena:Sceneteknikk kr kr kr Event:Game:Premier kr kr kr Event:Arena:AVteknikk (Projektorer) kr kr kr Event:Møtekostnader kr kr kr Event:Creativia:Lounge kr kr kr Event:BU:produksjonsutstyr kr kr kr Event:Game:CompoPC kr kr kr Event:Forbruksmateriell kr kr kr Event:Creativia:Side-event kr kr -194 kr Event:Arena:Dekor kr kr kr Event: Pyroteknikk kr kr kr Event:Entertainment kr kr kr Event:Game:ProGamerTickets kr kr kr Event:Game:Lounge kr 0 kr kr Event:Game:ProGamer T shirts/food/musematte kr 0 kr kr 9.7 Info kr kr kr Info:Frikjøp kr kr kr Info:Motellrom kr kr 0 kr Info:Møte / Utviklingskostnader kr kr -289 kr Info:Reiseutgifter 0 kr kr kr Info:Forbruksmateriell kr kr kr Info:Presse: Ekstra gensere kr 0 kr kr Info:Printer kr 0 kr kr Info:Systems: SMS kr 0 kr kr 9.8 Prosjektkoordinator kr 0 kr kr ProsjektKoordinator: Reiseutgifter kr 0 kr kr 9.8 Security kr kr kr Security:Frikjøp kr kr 0 kr Security:Reiseutgifter kr kr kr Security:Rekvisita kr kr kr Security:Politivakthold kr 0 kr kr Security:Medic:Forbruksmateriale kr kr kr Security:Medic:Etterfylling kofferter kr kr -385 kr Security:Medic:Løpende og uforutsette utgifter kr kr -66 kr 9.9 Tech kr kr kr Tech:Frikjøp kr kr 0 kr Tech:Møte/Forberedelsesutgifter Tech:Materiell Tech:Internett Resultat kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Noter 1 Inkluderer kr frå TG10 Side 5 av 5

20 SAK 4, FORBEREDT AV ANDREAS-JOHANN ULVESTAD OG JENS ÅDNE RYDLAND Økonomistatus 2012 Økonomien har i 2012 har vært preget av romslig likviditet som har gjort det mulig å gjennomføre tiltak og ha aktiviteter gjennom året på tross av at mesteparten av inntektene til organisasjonen kommer mot slutten av året. KANDU har for tredje gang levert søknad om kompensasjon for merkostnader som følge av merverdiavgift for frivillig sektor. Økonomien til organisasjonen har nå vokst såpass at det ble krav om revisjon for å kunne få momskompensasjon, noe Styret anser som positivt da dette også medfører at organisasjonens økonomi blir mer transparent, og rutiner blir kvalitetssikret. Regnskapet blir også i 2012 ført av Ocon Regnskap AS, et statsautorisert regnskapsbyrå med +spesielt fokus på frivillige organisasjoner og derunder ungdomsarrangementer. Regnskapet er for første gang overlevert til revisor. Vedtaksforslag: Generalforsamlingen tar den økonomiske beretningen til orientering Side 1av 7

21 Budsjett 2012 Kontroll Inntekter Generelle inntekter Medlemskontigent Budsjett 2012 kr 210,000 Kontroll 2012 kr 250, Frifond nasjonal kr 450,000 kr 554, Hyperion Oslo kr 200,000 kr Utleieordning kr 250,000 kr 200, Prosjektstøtte kr 100,000 kr Moms kompensas jon kr 75,000 kr Andre inntekter kr 5,000 kr 12, The Gathering 2012 SUM Inntekter kr 1,290,000 kr 1,016,827 Utgifter Kontor- og lokaledrift Lokale, leie og renhold Forsikring Budsjett kr ,00 -kr ,00 Kontroll kr ,94 kr 0, Vedlikehold av lokale Telefoni Porto og bud Rekvisita -kr ,00 -kr 4 500,00 -kr 2 500,00 -kr 6 000,00 -kr ,40 -kr 2 175,08 -kr ,53 kr 0,00 SUM -kr ,00 -kr , Organisasjonsdrift Møte- og reisekostnadar -kr ,00 -kr ,80 Medlemskontingent Hyperion++ -kr ,00 -kr ,45 SUM -kr ,00 -kr , Administrasjon Rekneskap og anna administrasjon -kr ,00 -kr ,75 3 SUM -kr ,00 -kr , Aktiviteter -kr , KANDU-Chillout -kr , Digital kultur Informasjonsarbeid Utleieordning -kr ,00 -kr ,91 -kr ,10 kr 0, Aktivitetskveld The Gathering kr ,65 SUM -kr ,00 -kr , Utstyr Investering, utstyr -kr ,00 -kr ,22 Vedlikehold, utstyr -kr ,00 -kr ,10 SUM -kr ,00 -kr ,32 Finansposter Finanskostnadar -kr 5 000,00 -kr 5 767,53 Finansinntekter kr ,00 kr 1 760,07 Uforutsette kostnadar -kr ,00 -kr 1 000,00 Avskrivninger -kr ,00 -kr ,92 SUM -kr ,00 -kr ,38 SUM Utgifter -kr ,00 -kr ,46 Resultat kr 47, (kr 241,266.86) Noter: 1 Oslo-støtte og momskompensasjon kommer mot slutten av året 2 Prosjektet «Pikslar» er håndtert via Hyperion og derfor ikke ført her. 3 Revisjon måtte for første gang gjennomføres for å få momskompensasjon. 4 KANDU-Chillout inkluderer noen periodiserte utgifter. Side 2av 7

22 Regnskapsrapport, The Gathering 2012 Det understrekes at dette bare er et midlertidig resultat som kan endres i positiv og negativ retning i løpet av året. Regnskapet for The Gathering 2012 er ført i pennen av Ocon Regnskap AS, som er statsautoriserte regnskapsførere med spesielt god erfaring innen frivillig sektor og arrangementvirksomhet. Daglig økonomiarbeid er gjort av økonomiansvarlig for TG12, Andreas-Johann Ulvestad og hans crew. Regnskapet er ført etter norsk standard Merverdiavgift beregnes etter avtale mellom KANDU og Skatt Øst med bakgrunn i endringen i merverdiavgiftsloven som KANDU lobbet gjennom. Kapittel Budsjett Kontroll Diff Felles kr 2,269, ,605,786 kr kr 336, Crewombod -kr 63, kr 20, kr 42, Core -kr 522, kr 518, kr 4, Deltakarombod -kr 18, kr 7, kr 10, Economy -kr 8, kr 7, kr Event -kr 1,282, kr 1,247, kr 9, Info -kr 86, kr 69, kr 16, Prosjektkoordinator -kr 5, kr 4, kr Security -kr 83, kr 34, kr 48, Tech -kr 313, kr 295, kr 18, Resultat 401,087 kr...fortsetter på neste side Side 3av 7

23 ...fortsatt fra forrige side Post Postnamn Budsjettert Kontroll Differanse Note 9.0 Felles 2,269,000 kr 2,605,786 kr 336,786 kr Felles:Adgangssystem -25,000 kr -23,145 kr 1,855 kr Felles:Billettsalg 4,230,000 kr 4,445,635 kr 215,635 kr Felles:Forsikringer -20,000 kr -10,560 kr 9,440 kr Felles:Hallandel -1,698,500 kr -1,644,148 kr 54,352 kr Felles:Magasin 50,000 kr 0 kr -50,000 kr Felles:Merchandising 25,000 kr -177,065 kr -202,065 kr Felles:Sikringspott -50,000 kr -66,087 kr -16,087 kr Felles:Sovetelt -95,000 kr -126,352 kr -31,352 kr Felles:Sponsorer 250,000 kr 702,170 kr 452,170 kr Felles:Sponsorsupport -35,000 kr -121,389 kr -86,389 kr Felles:T-skjorter -162,500 kr -173,272 kr -10,772 kr Felles:Utstyrsinvestering (Svitsjer) -200,000 kr -200,000 kr 0 kr 9.1 Crewombud -63,000 kr -20,497 kr 42,503 kr Crewombud:Crewtiltak -12,000 kr -9,697 kr 2,303 kr Crewombud:Frikjøp -3,000 kr -3,000 kr 0 kr Crewombud:Motellrom -8,000 kr -7,800 kr 200 kr Crewombud:Uhellsforsikring -40,000 kr 0 kr 40,000 kr 9.2 Core -522,500 kr -518,076 kr 4,424 kr Core:Chillout 20,000 kr 0 kr -20,000 kr Core:Core:Kontorrekvisita -3,500 kr -15,804 kr -12,304 kr Core:CrewCare: Bestikk, service -40,000 kr -44,402 kr -4,402 kr Core:CrewCare:Mat og drikke -165,000 kr -163,887 kr 1,113 kr Core:CrewCare:Sosialiseringstiltak -15,000 kr -9,221 kr 5,779 kr Core:Frikjøp -4,000 kr 0 kr 4,000 kr Core:Logistikk: Motellopphald/Gjester -8,000 kr -4,090 kr 3,910 kr Core:Logistikk:Creweffekter -200,000 kr -205,712 kr -5,712 kr Core:Logistikk:Erstatningspliktig -5,000 kr 0 kr 5,000 kr Core:Logistikk:Forbruksmateriell -20,000 kr -25,665 kr -5,665 kr Core:Logistikk:Rekvisita -7,000 kr 0 kr 7,000 kr Core:Logistikk:Transport/Porto -60,000 kr -44,319 kr 15,681 kr Core:Møtekostnader -15,000 kr -4,977 kr 10,023 kr 9.3 Deltakarombod -18,000 kr -7,698 kr 10,302 kr Deltakarombod: Deltakarpleie -7,000 kr -798 kr 6,202 kr Deltakarombod: Frikjøp -3,000 kr -3,000 kr 0 kr Deltakarombod:Motellrom -8,000 kr -3,900 kr 4,100 kr 9.4 Economy -8,000 kr -7,898 kr 102 kr Economy:Forbruksmateriell -2,000 kr -1,898 kr 102 kr Economy:Frikjøp -1,500 kr -1,500 kr 0 kr Economy:Motellrom -3,500 kr -3,500 kr 0 kr Economy:Reise -1,000 kr -1,000 kr 0 kr Side 4av 7

24 9.5 Event kr kr kr Event:Arena:Pyroteknikk kr 0 kr kr Event:Arena:AVteknikk (Projektorer) kr kr kr Event:Arena:Dekor kr kr kr Event:Arena:Sceneteknikk kr kr kr Event:BU:produksjonsutstyr kr kr kr Event:BU:Training Weekends kr 0 kr kr Event:Creativia:Lounge 0 kr Event:Creativia:Premier Event:Creativia:Side-event Event:Entertainment Event:Forbruksmateriell Event:Frikjøp Event:Game:CompoPC Event:Game:Premier Event:Game:ProGamer T- shirts/food/musematte Event:Game:ProGamerTickets Event:Motellrom Event:Møtekostnader Event:Reisekostnader Event:Creativia:Give-aways merchandise 9.7 Info Info:Forbruksmateriell kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr 0 kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr Info:Frikjøp kr kr 0 kr Info:Motellrom kr kr 100 kr Info:Møte / Utviklingskostnader kr kr kr Info:Presse: Ekstra gensere kr 0 kr kr Info:Printer kr kr kr Info:Prosjekt-Analyse kr kr 740 kr Info:Systems: SMS kr 0 kr kr 9.8 Prosjektkoordinator kr kr 782 kr ProsjektKoordinator: Reiseutgifter kr kr 782 kr 9.8 Security kr kr kr Security:Frikjøp kr kr kr Security:Internkursing 0 kr kr kr Security:Medic:Etterfylling kofferter kr kr kr Security:Medic:Forbruksmateriale kr kr kr Security:Medic:Løpende og uforutsette utgifter kr kr 302 kr Security:Motellrom kr kr 100 kr Security:Politivakthold 0 kr kr kr Security:Reiseutgifter kr kr kr Security:Rekvisita kr kr kr Security:Server kr 0 kr kr 9.9 Tech kr kr kr Tech:Frikjøp kr kr 0 kr Tech:Internett kr kr kr Tech:Kabeltester 0 kr kr kr kr kr kr kr kr kr Tech:Materiell Tech:Møte/Forberedelsesutgifter Resultat kr 3 Side 5av 7

25 Noter/kommentarer til økonomikontrollen 1. Kostnadar knytta til Toronto-tur er ikkje rekneskapsføyrd. 2. Ein del kortbilag manglar, posten er ikkje ferdigføyrd. 3. Resultatet er ikkje endeleg då avskriving av tap vil bli gjort på 2012-budsjettet. 4. The Gathering 2012 ikkje er ferdig avslutta og resultatet kan variere frå endeleg. Det er særskild ikkje ferdigstilt justeringer mellom dei ulike budsjettpostane. Side 6av 7

26 Historisk resultatutvikling, The Gathering Da The Gathering er et årlig arrangement og ledelsen for et år ikke er ansvarlig for aktivitetene til den forrige ledelsen, har man tillatt en viss form for flytende drift av resultaten på den måte at overskudd og underskudd blitt dekket av KANDUs egenkapital. For å få en oversikt over den langsiktige økonomien for The Gathering som avdeling er det utarbeidet en helhetlig oversikt som er gjengitt under. Det akkumulerte resultatet er godt på veg til å bli positivt igjen. Arrangement Resultat Akkumulert resultat The Gathering 2007:still puzzled? kr 61, kr 61, The Gathering 2008:optimus prime kr 41, kr 103, The Gathering 2009:fire and ice -kr 221, kr 118, The Gathering 2010:submerged -kr 298, kr 417, The Gathering 2011:partly cloudy -kr 22, kr 439, The Gathering 2012:At the end of the Universe kr ,00 -k r 38, Noter/kommentarer til resultatutvikling 1. The Gathering 2012 ikke er ferdig avsluttet 2. Det er fremdeles noe ubetalte sponsorinntekter for TG09 og TG10 som kan bli avskrevet (antatt ikke mulig å få betalt inn) og da påvirke akkumulert resultat. Side 7av 7

27 SAK 5, FORBEREDT AV ANDREAS-JOHANN ULVESTAD OG JENS ÅDNE RYDLAND Budsjett 2013 Styret ønsker å fortsatt legge til rette for jevnlig aktivitet i lokalene i AB12. Lokalene skal kunne brukes av både The Gathering og KANDU for aktivitetskvelder, lager, kontor og møter. De ulike TG-crewene har de siste årene stadig oftere brukt våre lokaler til møter og arbeidshelger, og vi ønsker å fortsatt legge til rette for dette framover. Lokalene vil også kunne lånes ut til små datatreff, eller brukes til kurs, spillkvelder, eller andre aktiviteter medlemmene ønsker. Styret ønsker å videreføre innsatsen på medlemstilbud innen Chillout. Vi mener at Chillout er et bra alternativt tilbud for deltakere på The Gathering. Styret ønsker også å videreføre helgemøter med TG-ledelsen, ettersom disse har vist seg å bedre kommunikasjonen og samarbeidet mellom organene. Det er i budsjettet foreslått en økning i administrasjon for å ta høyde for behovet for revisjon av regnskapet, og frikjøp for enkelte viktige oppgaver som f.eks regnskapsarbeid. Vi foreslår som vanlig en stor pott satt av til generell fordeling av aktiviteter, uten spesifikk øremerking. Dette åpner også for at endringer av arbeidsprogrammet har mer effekt. Posten avskrivninger viser til verdifall over tid på innkjøpt utstyr. I samarbeid med regnskapsfører og revisor har vi kommet frem til fornuftig regnskapsmessig avskrivningstid, og den klart største andelen av denne posten er nettverksutstyret innkjøpt i 2010, dette utstyret vil være ferdig avskrevet i Styret legger opp til et underskudd i 2013 ettersom organisasjonen nå har sunn økonomi og god likvidetet, og behovet for avskrivninger i 2013 er større enn normalt. Vedtaksforslag: Det vedlagte budsjettet blir vedtatt Side 1 av 2

28 Budsjett 2013 Innte kte r Ge ne re lle innt e kt e r Budsjett 2012 Kontroll 2012 Budsjett Medlemskontigent kr 210,000 kr 250,000 kr 230, Frifond nasjonal kr 450,000 kr 554,498 kr 550, Hyperion Oslo og Akershus kr 200,000 kr - kr 225, Utleieordning kr 250,000 kr 200,000 kr 50, Prosjektstøtte kr 100,000 kr - kr Momskompensasjon kr 75,000 kr - kr 250, Andre inntekter kr 5,000 kr 12,329 kr 5, The Gathering 2012 SUM Innt e kt e r kr 1,290,000 kr 1,016,827 kr 1,310,000 Utgifter Kont or- og loka le drift Budsjett 2012 Kontroll 2012 Budsjett Lokale, leie og renhold -kr ,00 -kr ,94 -kr , Forsikring kr 0, Vedlikehold av lokale Telefoni Porto og bud -kr ,00 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,40 -kr ,00 -kr 4 500,00 -kr 2 175,08 -kr 4 500,00 -kr 2 500,00 -kr ,53 -kr 7 500, Rekvisita -kr 6 000,00 kr 0,00 -kr 6 000,00 SUM -kr ,00 -kr ,95 -kr , Orga nisa sjonsdrift Møte- og reisekostnadar Medlemskontingent Hyperion+ + SUM Administra sjon Rekneskap og anna administrasjon SUM -kr ,00 -kr ,80 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,45 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,25 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,75 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,75 -kr , Aktiviteter KANDU-Chillout Digital kultur Informasjonsarbeid -kr ,00 -kr ,00 -kr ,15 -kr ,00 -kr ,91 -kr , Utleieordning kr 0, Aktivitetskveld -kr , The Gathering 2012 SUM -kr ,00 -kr ,81 -kr , Utstyr Investering, utstyr Vedlikehold, utstyr SUM -kr ,00 -kr ,22 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,10 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,32 -kr , Finansposter Finanskostnadar Finansinntekter Uforutsette kostnadar Avskrivninger SUM Utgifter SUM -kr 5 000,00 -kr 5 767,53 -kr 5 000,00 kr ,00 kr 1 760,07 kr ,00 -kr ,00 -kr 1 000,00 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,92 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,38 -kr ,00 -kr ,00 -kr ,00 Resulta t kr 47, (kr 58,000.00) Side 2 av 2

29 SAK 6A, FORBEREDT AV TOMMY HULTHIN, PER ESCILD HADLAND OG ANDREAS-JOHANN ULVESTAD Orienteringer: Styret sin orienteering Dette dokumentet er Styrets sin orientering for arbeidsåret Orienteringen inneholder hovedpunktene for aktiviteten I organisasjonen og hvilken retning en p.t. holder. Vedtaksforslag: Generalforsamlinga tar Styret sin beretning til orientering Styrets sammensetning i perioden Leder Nestleder Styremedlemmer Varamedlemmer Tommy Sollyst Hulthin Andreas-Johann Ulvestad Arnfinn Grønnberg Bjørn Christian Carlsen Elling Klepp Jens Ådne Rydland (konstituert kasserer) Per Escild Hadland (konstituert sekretær) Peder Hulthin Pernille Rogneby Mayliss Rafoss Styret har fokusert på å skape ny aktivitet, noe som har ført til et av de mest aktive årene KANDU noensinne har hatt. Pikslar-prosjektet har brakt digital kultur ut til «folk flest» både via en langvarig utstilling på Jernbanetorget og mindre tilbud flere ganger i år. Det har også vært regelmessig aktivitet i KANDU-lokalet, med sosiale samlinger, spill og kursvirksomhet gjennom hele året. Styret har gjennomført 7 fysiske styremøter, 2 møter på henholdsvis Google Hangout og Skype samt hatt høy aktivitet pr vedtak er fattet via e-post. Styret har også i år måtte jobbe med uforutsette oppgaver, opprydding rundt provisjonsordning for TG2011, manglende evaluering av denne før TG2012 og på følgende saker rundt fakturering av «tjenester» utført for En registrerer også en økning i antall vedtak som er fattet per e-post. Tolv av disse har vært hastesaker, men Styret ser også at en kan tilstrebe å legge fysiske møter til datoer hvor en kan forvente at hastesaker skal behandles. Styrets sammarbeid i året som har gått Vi har også for 2012 opplevd at flere av styremedlemmene er svært opptatt med andre aktiviteter slik at en ikke har mulighet til å delta i så stor grad som vi trenger og ønsker. Vi har forståelse for at fokus og aktivteter forandrer seg med tiden, men håper derfor at Valgkomiteen har hatt enda større fokus på dette under årets nominasjoner. KANDU skal være en aktiv organisasjon og trenger derfor også et aktivt styre. KANDU har i perioden kommet i gang med en rekke flere aktiviteter. Det være seg aktivitetskvelder, kurskvelder og spillkvelder og annet. Her har det også vært noen få ildsjeler som har stått for svært mye arbeid, og i fare for å brenne ut disse trenger vi flere aktive personer i organisasjonen. Side 1 av 6

30 2012: KANDU for framtida KANDU skal være en organisasjon for ungdom med interesse for data og teknologi. En organisasjo som har aktiviteter som fremmer disse interessene på en slik måte at vi i tillegg til å gi et godt tilbud til våre medlemmer og ivareta deres interesser, også tiltrekker oss næringslivet som viktige partnere - både gjennom samarbeid på The Gathering, men også på aktiviteter ellers i året. Aktivitet i året som er gått KANDU har hatt enormt løft i aktivitetsnivå og tilbud til medlemmene i året som er gått. Både i lokalet på Akersbakken 12 og på andre arenaer har KANDU bidratt med aktivitet for datainteressert ungdom. Lokalene har i løpet av året blitt ytterligere oppusset og en har blant annet hengt opp kunst fra demoscenen. Konferansesalen er også oppgradert med noe nytt utstyr, delvis for å erstatte ødelagt utstyr og kvalitetsheving. Den største satsningen til KANDU i året som er gått, i tillegg til The Gathering, har vært utstillinga «Pikslar - ei utstilling av digital kultur». I utstillinga ble digital kultur skapt av norsk dataungdom eller på datatreff i Norge presentert i form av en stor utstilling i Kunstpassasjen på Jernbanetorget T-banestasjon i Oslo. Utstillingen varte fra 2. januar 13:37 til medio mars, og ble sett av hundretusener av kollektivreisende og andre. Utstillinga var et samarbeid med Hyperion. I tillegg arrangerte KANDU, i samarbeid med demopartyet Solskogen, en visning av dokumentaren Moleman 2 og demoer på Frogner kino. 78 personer deltok på kinovisninga. Utstillingen finnes også permanent på Internett på I tillegg til Jernbanetorget, har utstillinga vært presentert på The Gathering 2012, Hyperions jubileumsfest på Youngstorget, Zebrafestivalen på UiO og Polar Party 21. På The Gathering 2011 gjennomførte KANDU et prøveprosjekt med miljøovervåking ved bruk av Arduinokontrollere. Interessen for mikrokontrollere har økt, og den 5. mai gjennomførte KANDU en Arduinoworkshop med 19 deltakere, og en ser på muligheter for videreføring av både miljøovervåkingsprosjekt og fler workshoper. Det har også blitt arrangert et nettverkskurs den 25. oktober, hvor 20 personer deltok. Dette kurset ble også streamet live, og hadde i snitt 25 seere til enhver tid. Videre har KANDU gått til innkjøp av videoutstyr som kan benyttes for live-produksjon av video i full HD. Utstyret har vært benyttet til livesending av fightingspill-turnering, nettverkskurs, utlånt til Polar Party 21 hvor en fikk testet utstyret i praksis og utredet fordeler og ulemper og lært opp personer med tilknytning til begge organisasjoner i bruken av utstyret. Videre har KANDU leid ut utstyr og stilt med personale til videoproduksjon på Hyperions Landsting 2012, og også leid ut utstyret til Fredrikstadlan. Det utredes også ytterligere optimaliseringer av både lokale, utsyr og rutiner for å raskt og enkelt kunne både leie dette til andre, både med og uten personell, og til kringkasting av egen aktivitet på lokalet. KANDU har også videreført de uformelle sosiale kveldene kalt S.D.F.G. - Spilling, demoer, film og grilling. Det har siden forrige generalforsamling vært arrangert 8 S.D.F.G.-kvelder, hvor oppmøtet har vært fra 20 til 50 personer hver gang. I tillegg har KANDU også arrangert åpen dag 9/9 i samarbeid med Hyperion, Polar Interesseorganisasjon og TSP. I tillegg har også KANDU i samarbeid med Ranking Battles Norway arrangert flere spilldager i lokalet, både med casual-spilling og turneringer hvor også toppspillere fra utlandet har deltatt. En har også satset aktivt på spilling i form av deltakelse med spillkonsoller på Hyperions jubileumsfest og en ganske stor arkade på Arcon 28. Også i år inngikk KANDU en avtale med Hove Republic AS om å delta med frivillige til Hovefestivalen. Totalt deltok 20 personer på ordningen, og KANDU har mottatt meget gode tilbakemeldinger fra Hovefestivalen på dette samarbeidet. I anledning Hyperions 10. års-jubileum, har noen få utvalgte fra det fantastiske miljøet mottatt utmerkelser fra Hyperion. Tidligere KANDU-leder Svein Terje Steffensen og The Gathering-medgrunnlegger Vegard Skjefstad ble den 9/9 utnevnt til Kommandør av det Gyldne Horn. På Hyperions Landsting mottok også Elling Klepp denne utmerkelsen for sin mangeårige innsats for KANDU og The Gathering. Side 2 av 6