Brukerhjelp for saksbehandlere til søknad om produksjonstilskudd

Transkript

1 Brukerhjelp for saksbehandlere til søknad om produksjonstilskudd Gjelder for søknadsomgangene i august 2013 og januar 2014 Sist oppdatert: 25. juni 2013 Wespa er en tjeneste hvor søkere kan levere elektronisk søknad om produksjonstilskudd og tilskudd til avløsning, ferie og fritid, og hvor saksbehandlere kan registrere og behandle innkomne søknader. Frister for saksbehandlingen går fram av kapittel 1 i Rundskriv nr 13/1-2 fra SLF.

2 Innhold INNLEDNING... 4 BRUKERSTØTTE... 4 PÅLOGGING... 4 Søkere... 4 Saksbehandlere... 5 SØKNADSOVERSIKT... 6 Kommune... 6 Periode... 6 Utvalg... 6 Avvik (kun synlig i "Avansert søk")... 7 Oppgave... 8 Registrere søknad... 8 Korrigere... 8 Behandle søknad... 8 Resultat fra stedlig kontroll ( stikkprøve )... 9 Se på... 9 SAMMENHENGEN MELLOM "OPPGAVE" OG "UTVALG"... 9 KNAPPER I "SØKNADSOVERSIKT" Søk Avansert søk Åpne Historikk Sett til stikkprøve Slett stikkprøve Ny søker Endre driftssenter Rapporter Skriv ut stikkprøver Hent dispensasjoner KOLONNER I SØKNADSOVERSIKTEN Velg kolonner Beskrivelse av kolonnene SKJERMBILDET "NY SØKER" REGISTRERING OG BEHANDLING AV SØKNADER SAKSBEHANDLERS HOVEDOPPGAVER STARTE REGISTRERING AV SØKNAD STARTE BEHANDLING AV SØKNAD ARKFANER I WESPA INNDELINGEN UTFYLLING ARKFANE "1. GRUNNOPPLYSNINGER" ENDRE GRUNNOPPLYSNINGER ENDRING AV KONTONUMMER ARKFANE "8. FERDIGSTILLE SØKNAD" / "8. BEHANDLING" KONTROLL KONTROLLFUNKSJONEN KVITTERINGER ANDRE SKJERMBILDER FOR SAKSBEHANDLER SØKNADSHISTORIKK MELDINGER RESULTAT

3 DIVERSE SJEKK AT ALLE SØKNADER ER REGISTRERT REGISTRERING AV SØKNADER FRA "BEDRIFTER" LAGRET KLADD BRUK AV LIB OG LANDBRUKSREGISTERET UNDER SAKSBEHANDLINGEN FASTE KNAPPER

4 Innledning Denne brukerhjelpen forklarer oppbygning og bruk av systemet Wespa med fokus på oppgaver saksbehandlere utfører. Skjermbildene for registrering av søknad i Wespa er i stor grad sammenfallende for saksbehandlere og foretak. Les gjerne igjennom brukerhjelpen for foretak også. Brukerstøtte Kommunen er brukerstøtte for foretak, fylkesmannen er brukerstøtte for kommunene og SLF er brukerstøtte for fylkesmennene. Det er viktig at denne modellen følges, ettersom SLF ikke har kapasitet til å besvare alle henvendelser om Wespa. Generell veiledning for utfylling av søknad om produksjonstilskudd finnes i kapittel 3 i veiledningsheftet. Vi forutsetter at saksbehandlerne gjør seg kjent med innholdet i veiledningsheftet. Årets og tidligere års veiledningshefter er tilgjengelig på SLFs internettsider. SLF har i forkant av søknadsomgangen oppdatert rundskrivet som omtaler saksbehandlingsrutiner for produksjonstilskudd. Rundskrivet som kommenterer reglene om produksjonstilskudd er også oppdatert. SLF forutsetter at saksbehandlerne setter seg grundig inn i innholdet i disse rundskrivene. Det sendes ut e-post til kommunene hver gang rundskrivene oppdateres og når det kommer nye rundskriv. Pålogging Søkere Søkere kan logge på elektroniske tjenester ved å gå inn på eller Altinn. Dersom søkeren velger velg deretter Elektroniske tjenester og Søk om produksjonstilskudd i jordbruket. 4

5 Saksbehandlere Saksbehandlere logger på SLFs elektroniske tjenester via (se skjermbildet under). Alle saksbehandlere skal ha fått tildelt brukernavn og passord for pålogging til SLFs elektroniske tjenester. Fylkesmannen er kontaktperson for tildeling av brukernavn og passord til saksbehandlere i kommunen. Det er ikke mulig for saksbehandlere selv å endre sitt passord på nett-slf. Kontakt fylkesmannen hvis det oppstår problemer med passord. Etter pålogging kommer du til skjermbildet "Tjenesteportalen". Der kan du velge mellom de ulike tjenestene som er gjort tilgjengelig for ditt brukernavn. Velg Produksjonstilskudd og Gå til fagsystem. Da kommer du inn i søknadsoversikten i Wespa. Her kan du se på, registrere eller saksbehandle søknader for foretak i den/de kommunene du er saksbehandler for. 5

6 Søknadsoversikt I søknadsoversikten har du to valgmuligheter: og. "Ny søker" er beskrevet seinere i brukerhjelpa. I skjermbildet Søknadsoversikt kan du hente fram enkeltsøknader eller grupper av søknader. Eksempelvis vil Utvalg = Preutfylt gi deg alle foretak som ligger med forhåndsutfylt søknad. Oversikten tilsvarer liste PT-2000, dvs. den lista som viser alle foretak som har fått tilsendt søknadsmateriell. I søknadsoversikten kan du søke opp enkeltsøknader eller grupper av søknader. Enkelt søk kan kjøres ved valg av kriterier fra "Kommune", "Periode" og "Utvalg", og deretter trykke på for å vise søknadene som oppfyller de valgte kriteriene. brukes dersom du ønsker å avgrense søket ytterligere. Kryss av for ønsket søknad i kolonnen "Velg". Bruk nedtrekksmenyen "Oppgave" til å velge hva du skal gjøre med søknaden og trykk på. Kommune Under "Kommune" har du to eller flere valg, avhengig av hvor mange kommuner du er saksbehandler for. Er du saksbehandler for én kommune, vil du ha to valg i lista: Din kommune og "Hele landet (se på)". Valget "Hele landet (se på)" gir deg mulighet til å søke opp og se på søknader i hele landet, men du får ikke tilgang til å endre dem. Er du saksbehandler for to eller flere kommuner vil du få opp disse i lista, samt valgene "Hele landet(se på)" og "Alle". Ved å velge "Alle" kan du søke opp søknader på tvers av alle de kommunene du er saksbehandler for. Periode Her kan du velge søknadsomgang. "Sommer" gjelder søknadsomgangene med søknadsfrist 20. august. "Vinter" gjelder søknadsomgangen med søknadsfrist 20. januar. Utvalg "Utvalg" inneholder de forskjellige saksbehandlerstatusene en søknad kan ha: Preutfylt søknader med forhåndsutfylte opplysninger og som er klare for registrering 6

7 Lagret kladd søknader som er åpnet for registrering, men hvor registreringen ikke er avsluttet Til behandling søknader som er ferdig registrert og klare for behandling Under behandling søknader som er åpnet for behandling, men hvor behandlingen ikke er avsluttet Ferdig behandlet søknader som er ferdig behandlet, dvs. saksbehandlingsstatus "Godkjent for videre behandling" av saksbehandler Vedtak alle søknader som det er fattet vedtak på (godkjent/avvist/avslått) Søknad stoppet søknader som er behandlet, men som saksbehandler har satt til "Stoppet for videre behandling" Avvist søknader som ikke er behandlet, men avvist av saksbehandler fordi søknaden er sendt inn etter søknadsfristen, mangler viktige opplysninger eller har andre formelle mangler Avslått søknader som er behandlet, men avslått fordi foretaket ikke fyller vilkårene i forskriften Til klagebehandling (ikke tatt i bruk) Under klagebehandling - (ikke tatt i bruk) Klage godkjent (ikke tatt i bruk) Klage stoppet (ikke tatt i bruk) Klage avvist (ikke tatt i bruk) Overført til annen kommune etter skifte av driftsenter til annen kommune I tillegg til å velge søknader basert på status, kan du også velge "Alle" i "Utvalg". Da vises alle søknader uavhengig av status. Avvik (kun synlig i "Avansert søk") Hvis "Avansert søk" er valgt i øverste linje i søknadsoversikten, vil det nedenfor nedtrekksmenyen for "Utvalg" stå en nedtrekksmeny for "Avvik". Den har følgende innhold: Blank - søket som utføres tar med alle søknader uavhengig av om de inneholder avvik eller ei Ingen - søket som utføres tar med kun de søknadene som ikke inneholder avvik W-feil - søket som utføres tar bare med søknader som inneholder "Wespa-feil", dvs. søknader som er feilmeldt ved kontroll i Wespa W-varsel - søket som utføres tar bare med søknader som inneholder "Wespa-varsel", dvs. søknader som er varselmeldt ved kontroll i Wespa P-feil - søket som utføres tar bare med søknader som inneholder P-feil, dvs. søknader som er feilmeldt i inputkontrollen P-varsel - søket som utføres tar bare med søknader som inneholder P-varsel,dvs. søknader som er varselmeldt i inputkontrollen Alle avvik - søket som utføres tar med alle søknader som inneholder avvik, og utelater søknader uten avvik For nærmere forklaring av de forskjellige typene avvik, se dokumentet "Forklaring på feilog varselmeldinger i Wespa". 7

8 Oppgave "Oppgave" er en nedtrekksmeny som står til venstre i søknadsoversikten, like ovenfor selve lista med søknader. Følgende oppgaver kan velges fra lista i denne nedtrekksmenyen: Registrere søknad, Korrigere, Behandle søknad, Resultat stikkprøve, Behandle klage og Se på. Hvilke valg som er tilgjengelig avhenger av søknadens saksbehandlingsstatus. Registrere søknad Som saksbehandler kan du registrere søknad på vegne av et foretak. Søknaden kan allerede ha opplysninger i kolonnen "Preutfylte oppl." når du åpner den. Hvis søknaden ikke ligger i søknadsoversikten, må du gå til fanekortet "Ny søker" og hente opp søknad for det aktuelle foretaket der. Aktuelle opplysninger legges inn i kolonnen "Søknad" under registrering. Du registrerer søknader som er levert på papir, for å kunne behandle dem elektronisk i Wespa. Når en saksbehandler registrerer en søknad på vegne av et foretak, foregår utfyllingen i de samme skjermbildene og i stor grad med de samme valgmulighetene som det foretaket har. Se brukerhjelp for foretak for mer detaljert veiledning om registrering av søknad. Vær oppmerksom på en viktig forskjell: Der foretaket krysser av for å bekrefte at søknaden er fylt ut så fullstendig og korrekt som mulig, må saksbehandler isteden krysse av for om søknaden er underskrevet eller ikke. Det er mulig å lagre og gå ut av søknaden i løpet av registreringen, søknaden får da saksbehandlingsstatus "Lagret kladd". Ved fullført registrering og innsendt søknad, skifter søknaden saksbehandlingsstatus til "Til behandling". Korrigere Som saksbehandler kan du korrigere en søknad. Korrigering kan bare utføres på opplysninger under kolonnen "Søknad". Ikke bruk Oppgave = "Behandle søknad" til dette. Endringer skal dokumenteres i søknaden, bruk kommentarfeltet. Korrigering forandrer ikke søknadens status. En søknad som har saksbehandlingsstatus Ferdig behandlet kan ikke korrigeres. Behandle søknad Alle avleverte søknader skal saksbehandles i Wespa før vedtak fattes. Søknadene kan være avlevert elektronisk av foretaket eller registrert av saksbehandler. Avleverte søknader har saksbehandlingsstatus "Til behandling". Når du behandler en søknad må du benytte kolonnen "For kommunen", som er utfylt automatisk med opplysningene fra kolonnen "Søknad". Det er mulig å lagre og gå ut av en søknad i løpet av søknadsbehandlingen uten å fullføre. Trykk på "Lagre kladd". Søknaden får da saksbehandlingsstatus "Under behandling". Ved fullført søknadsbehandling skifter søknaden saksbehandlingsstatus til "Ferdig behandlet", "Søknad stoppet", "Avvist" eller "Avslått", avhengig av hvordan du har krysset av for din vurdering av søknaden i arkfanen 8. Behandling. 8

9 Resultat fra stedlig kontroll ( stikkprøve ) Som saksbehandler må du registrere resultatene fra stedlig kontroll for søknader som er trukket ut til kontroll. Disse søknadene er merket med "MANU" i kolonnen "Stikkprøve" i søknadsoversikten. For å registrere data fra stedlig kontroll, åpner du den aktuelle søknaden med Oppgave = "Resultat stikkprøve". Data registreres i kolonnen "Stikkprøve kontroll". Fyll også ut feltene for Registrering av stikkprøvedata under arkfane "8. Behandling". Søknaden endrer ikke saksbehandlingsstatus når data fra den stedlige kontrollen ( stikkprøvedata ) er registrert, men det vil bli lagt til en "R" foran merkingen i kolonnen "Stikkprøve kontroll" i søknadsoversikten (R-MANU). Samtlige stedlige kontroller i et utvalg kan søkes opp ved å huke av for "Stikkprøve" under "Avansert søk". Se på Som saksbehandler kan du til enhver tid velge å se på en søknad. Oppgaven "Se på" åpner en utskriftsvennlig PDF-versjon av den aktuelle søknaden i et eget vindu. Du kan da se på søknaden og skrive den ut, men du har ikke mulighet til å redigere innholdet. Den utskriftsvennlige versjonen kan også lagres, f.eks. for import i kommunens arkivsystem. Sammenhengen mellom "Oppgave" og "Utvalg" Utvalget i "Oppgave"-lista varierer etter hvilken saksbehandlingsstatus søknaden har når den åpnes. For eksempel er det ikke mulig å registrere eller korrigere en søknad som er ferdig behandlet. Hvis det for "Utvalg" er valgt "Alle", er alle oppgavene tilgjengelige i lista, men de samme begrensningene gjelder for hvilke oppgaver du får lov til å utføre på en søknad. Du vil få opp en feilmelding dersom du foretar et ulovlig valg. Under vises en oversikt over hvilke oppgaver du som saksbehandler kan utføre på en søknad avhengig av saksbehandlingsstatus på søknaden. Oversikten viser også hvilken kolonne i søknaden som kan redigeres for de ulike oppgavene. 9

10 Oppgave: Saksbehandlerstatus: Redigerbar kolonne: Registrere søknad Preutfylt, Lagret kladd Søknad Korrigere Lagret kladd, Til behandling Søknad Behandle søknad Resultat stikkprøve Til behandling, Under behandling, Ferdig behandlet (frem til søknaden er overført til inputkontrollen), Søknad stoppet, Avvist, Avslått Til behandling, Under behandling, Ferdig behandlet (frem til søknaden er overført til inputkontrollen), Søknad stoppet, Avvist, Avslått For kommunen Stikkprøve kontroll Se på Alle Ingen Knapper i "Søknadsoversikt" Søk Du har tilgang til å se søknader fra hele landet. Søk på kommune "Alle" vil søke opp alle aktuelle foretak i de kommunene som landbrukskontoret dekker. Vær oppmerksom på at søk med kommune "Hele landet (se på) og utvalg "Alle" kan ta lang tid. Avansert søk "Avansert søk" gir deg muligheten til å søke opp søknader ved hjelp av kriterier som "Org.nr", "Fødselsnr.", "Foretak navn" osv. Start søket ved å legge inn ett eller flere kriterier og trykk så på "Søk". Velg "Alle" under Utvalg hvis du ønsker å søke opp søknader uavhengig av status. Du kan også huke av en eller flere av de hvite feltene på høyre side i skjermbildet for å begrense søket til søknader som er trukket ut til stedlig kontroll ( stikkprøve ), som er endelig beregnet, stoppet og/eller registrert av foretak. Treffene på søket listes på samme måte som i søknadsoversikten, og du får mulighet til å velge oppgave og søknad du vil åpne. Ved å trykke på "Nullstill" fjerner du alle innlagte kriterier, med unntak av Kommune, Periode og Utvalg. Tips: I feltene "Foretak navn" og "Hovednr." kan du søke på foretaksnavn og hovednummer som begynner med kriteriet du skriver inn. Skriv for eksempel "%hansen%" som navn for å søke etter alle foretaksnavn som inneholder hansen. Åpne Åpner en valgt søknad. Velg "Oppgave" før du trykker "Åpne". 10

11 Historikk Viser hva som har skjedd med en søknad. Se mer under "Søknadshistorikk". Sett til stikkprøve Kommunen skal plukke ut foretak manuelt til stedlig kontroll. Knappen "Sett til stikkprøve" brukes til dette. Søknadene blir da merket "MANU" i søknadsoversikten. Slett stikkprøve Sletter markeringen av "MANU". Ny søker Dersom foretaket er ny søker må foretaket være registrert i Landbruksregisteret/LIB før søknadsfristen. Det må være knytning mellom foretak og landbrukseiendom for å få registrert søknad i Wespa. Det lar seg ikke gjøre å opprette en søknad i Wespa for et foretak som ikke er knyttet til en landbrukseiendom. Endre driftssenter Knappen "Endre driftsenter" er tilgjengelig både fra søknadsoversikten og fra siden "Ny søker", og fører til skjermbildet som i neste eksempel. Velg rett driftssenter og trykk "Bytt til". Hvis du ikke får opp andre gyldige driftssenter enn det som allerede står på søknaden, kan dette enten skyldes at nytt driftssenter ikke er registrert i Landbruksregisteret eller at nytt driftssenter er utenfor ditt geografiske tilgangsområde (f.eks. i annen kommune). Alle foretak som søker produksjonstilskudd må være knyttet til riktig landbrukseiendom i Landbruksregisteret/LIB. Når et foretak har skiftet driftssenter, slik at driftssenteret på søknaden er feil i forhold til situasjonen på registreringsdatoen, må driftssenteret endres. Retningslinjer for fastsetting av driftssenter er beskrevet i saksbehandlingsrundskrivet. I punktene 1-2 under er det beskrevet hvordan driftssenter til et foretak kan endres. Landbruksregisteret og LIB må være oppdatert med endringer før søknader om tilskudd kan registreres. Husk at endringer som blir gjort i Landbruksregisteret ikke er tilgjengelige i LIB før dagen etter at endringen er registrert i Landbruksregisteret. Dette medfører at ev. endret driftssenter normalt ikke vil være synlig i Wespa før dagen etter at endringen er gjort i Landbruksregisteret. Ulike situasjoner for endring av driftssenter i Wespa: 11

12 1. Søknad er levert på papir og nytt driftssenter er ført opp: Søknaden i Wespa vil være forhåndsutfylt på det gamle driftssenteret. a) Nytt driftssenter er i samme kommune som det forhåndsutfylte driftssenteret: Kommunen bruker knappen "Endre driftssenter" for å endre driftssenteret til det nye driftssentret. Dersom det riktige driftssenteret ikke er et gyldig driftssenter, må endringsblankett sendes til fylkesmannen. Endringsblanketter er tilgjengelige på: b) Nytt driftssenter er i annen kommune i samme fylke: Fylkesmannen må få beskjed om å endre driftssenteret i Wespa. c) Nytt driftssenter er i annet fylke: Gi fylkesmannen beskjed. Fylkesmannen må gi beskjed til SLF for å få endret driftssenteret i Wespa. 2. Søknad er sendt elektronisk: a) Kommunen får ikke åpnet søknaden: Hvis kommunen ikke får åpnet søknaden fordi foretaket har skiftet driftssenter, må kommunen avklare hva som er det riktige driftssenteret. Hva som er registrert driftssenter vises i Landbruksregisteret/LIB. Dersom det nye driftssenteret er det korrekte på registreringsdatoen, må driftssenteret endres i Wespa på samme måte som i punkt 2. I enkelte tilfeller kan det hende at foretakets tilknytning til eiendommen har opphørt fordi bedriften er slettet. Dette vises i foretaksbildet i Landbruksregisteret og LIB (under "driftstilknytninger" i Landbruksregisteret og "tilknyttede bedrifter" i LIB). Dersom det ikke finnes aktive bedrifter knyttet til foretaket, må fylkesmannen kontaktes. b) Kommunen skal endre til annet driftssenter enn oppgitt i søknaden: Det riktige driftssenteret må være registrert i Landbruksregisteret. Driftssenteret endres deretter på samme måte som i punkt 2. 12

13 Rapporter Saksbehandlerne har tilgang til rapporter fra søknadsoversikten i Wespa (ved å trykke på knappen Rapporter ). Du kommer da inn i Rapporter og Brev (ROB). Ved å velge Rapporter og Produksjonstilskudd, og deretter velge det aktuelle fylke, kommune og periode, får du presentert de tilgjengelige produksjonstilskuddrapporter. Du kan velge om du ønsker rapporten vist i html-, pdf- eller wordvisning. Trykker du på fanen Brev får du tilgang på tilskuddsbrev til søkerne. Her kan du søke på bakgrunn av org.nr., navn, kontonummer og kommunenummer. For nærmere beskrivelse av de viktigste rapportene, se Nett-SLF Produksjonstilskudd Rapporter og Brev. Merk at ikke alle rapporter blir kjørt for hver kommune/hver søknadsomgang. 13

14 Skriv ut stikkprøver Her kan du få opp utskriftsvennlige kontrollskjemaer til samtlige søknader som er trukket ut til risikobasert stedlig kontroll (søknader merket MANU) i den kommunen som er framme i søknadsoversikten. Denne funksjonen kan bare brukes for en og en kommune av gangen. Merk at søknader hvor data fra stedlig kontroll har blitt registrert (merket R-MANU) ikke kommer med på denne lista. Hent dispensasjoner Ved hjelp av denne knappen vil du komme til dispensasjonsrutina for produksjonstilskudd. Her kan du søke opp hvilke dispensasjoner (hvis det er gitt noen) et foretak har. Org.nummeret til den søknaden som er merket av i søknadsoversikten, vil automatisk bli fylt ut i søkefeltet i dispensasjonsrutina. Øverst til høyre i vinduet for dispensasjonsrutina er det link til en oversikt over dispensasjonskoder. Kolonner i søknadsoversikten Velg kolonner Ved å klikke på linken ytterst til høyre i vinduet for søknadsoversikt (markert med rødt i skjermdumpen ovenfor), kan saksbehandler velge hvilke kolonner som skal vises ved å huke av disse. Tabellen nedenfor viser en oversikt over kolonnene det er mulig å vise i søknadsoversikten. Kolonnene "driftssenter" og "periode" vil alltid vises i søket. Bruker har også mulighet til å sortere søknadsoversikten ved å klikke på de enkelte kolonneoverskriftene. I eksemplet nedenfor har saksbehandler krysset av for et utvalg av kolonner: 14

15 Beskrivelse av kolonnene Når søknader er hentet opp i søknadsoversikten, vises følgende informasjon for søknadene, såfremt de respektive kolonnene er valgt: Kolonne: Velg Driftssenter Beskrivelse: Her markerer du hvilken søknad du vil gjøre noe med. Driftssenteret til foretaket som sender søknad, dvs. kommunenr-gårdsnr-bruksnrfestenummer samt løpenr. Foretaksnavn Navnet på foretaket som søker om tilskudd. Innehaver Orgnr. Periode Søkn.type SB Saks. beh. id Kilde Avvik Stikkprøve Manuell Etter- og fornavn på innehaver av enkeltpersonforetak. Foretakets organisasjonsnummer. Viser år og periode, f.eks Sommer. Fra og med søknadsomgangen er det bare én søknadstype, PT, siden produksjonstilskudd og avløser er slått sammen. Angir hvilken saksbehandlingsstatus søknaden har. Viser hvem som sist registrerte/behandlet søknaden, foretak eller saksbehandler. Hvis saks.beh.id er et fødselsnummer, var det foretaket som sist redigerte søknaden. Hvis saks.beh.id er et navn, er det brukernavnet til saksbehandleren som sist redigerte søknaden. Viser om søknaden har blitt opprettet av foretaket (FORE) eller saksbehandleren (SBEH), eller om den kun er preutfylt av systemet (PRE). Viser om søknaden har utløst feil eller advarsler i Wespa (W-feil/W-varsel) eller ved den sentrale inputkontrollen (P-feil/P-varsel). Viser om søknaden har blitt trukket ut til risikobasert stedlig kontroll (MANU). Når data fra stedlig kontroll er registrert, vises en R- foran MANU. Kolonne som viser om en søknad er satt til manuell behandling. Ikke i bruk. Kontonummer Viser foretakets kontonummer slik det er oppgitt i søknaden om produksjonstilskudd eller det kontonummeret det eventuelt siden er endret til. Samdrift Systemstatus Tilskuddsbrev Viser om foretaket er registrert med avkrysning for at det er samdrift i melkeproduksjon eller ikke. Kode for hvor langt søknaden er kommet: "Kan behandles" = perioden mellom inputkontrollene, dvs. periode hvor saksbehandler kan behandle søknaden. "Låst" = søknaden er til inputkontroll. "Låst og avvist" = søknaden passerte ikke igjennom til 1. inputkontroll fordi den var for mangelfull (dvs. den ble avvist før 1. inputkontroll). Link til tilskuddsbrev for det enkelte foretak. Vises etter at tilskudd er utbetalt. 15

16 Skjermbildet "Ny søker" "Ny søker" brukes når du skal registrere søknad på vegne av et foretak. Skriv inn foretakets organisasjonsnummer og trykk på "Hent". Velg driftssenteret som søknaden skal opprettes for og trykk på "Åpne". Søknaden opprettes og det er mulig å registrere opplysninger i den. Skjermbildet brukes først og fremst til å registrere søknad for foretak som ikke har preutfylt søknad liggende i systemet, eller som ikke har søkt om tilskudd før. Det er ikke noe i veien for å bruke skjermbildet til å registrere søknad for foretak som allerede ligger preutfylt for den aktuelle søknadsperioden, dvs. finnes i skjermbildet Søknadsoversikt og Utvalg = Preutfylt. Denne lista viser alle foretak som har fått tilsendt søknadsmateriell. Det kan ikke opprettes søknad for foretak som ikke finnes i Landbruksregisteret eller mangler aktiv driftstilknytning til landbrukseiendom i Landbruksregisteret. I slike tilfeller må det sendes endringsblankett til Fylkesmannen, som så sørger for å få lagt inn foretaket/opprettet knytningen til landbrukseiendom i Landbruksregisteret. 16

17 Registrering og behandling av søknader Saksbehandlers hovedoppgaver En saksbehandler kan utføre to hovedoppgaver i Wespa: - Registrere søknad (på grunnlag av innkommet papirsøknad) og kontrollskjema (data fra stedlig kontroll) og eventuelt korrigere opplysningene (se "Korrigere"). - Behandle søknad (sendt inn elektronisk av foretaket eller registrert av saksbehandler) og kontrollskjema. Både søknads- og kontrollskjema skal registreres i Wespa, og begge skal saksbehandles. Som saksbehandler vil du se to forskjellige versjoner av søknaden i Wespa: - Når du velger "Oppgave" = "Registrere søknad" eller "Korrigere", vil du se det samme som foretaket ser. Skjermbildet viser en søknad med to kolonner for opplysninger: "Preutfylte oppl." og "Søknad". - Når du velger "Oppgave" = "Behandle søknad" eller "Resultat stikkprøve", vises søknaden med fire kolonner for opplysninger: "Preutfylte oppl.", "Søknad", "For kommunen" og "Stikkprøve kontroll". I tillegg vil det ligge knapper over arkfanene som tar deg til sider for søknadshistorikk, meldinger og resultat. Det er ikke mulig å redigere i kolonnen "Preutfylte oppl." Kolonnen inneholder opplysninger fra foretakets søknad ved forrige aktuelle søknadsomgang. Det er heller ikke mulig å redigere i mer enn én kolonne av gangen. Eksempel: En saksbehandler velger å behandle en søknad som har saksbehandlingsstatus "Til behandling". Når søknaden åpnes er det bare mulig å redigere opplysninger i kolonnen "For kommunen". Ved valgt Oppgave = "Resultat stikkprøve" for en søknad som er ferdigbehandlet er det bare lov å redigere i kolonnen "Stikkprøve kontroll". For en oversikt over hvilke oppgaver som gir lov til å redigere i de forskjellige kolonnene, se kapitlet Sammenhengen mellom "Oppgave" og "Utvalg" side 9. Starte registrering av søknad Gå til skjermbildet "Ny søker", skriv inn foretakets organisasjonsnummer og trykk på "Hent". Velg driftssenteret som søknaden skal opprettes for og trykk på "Åpne" eller gå til skjermbildet "Søknadsoversikt", velg aktuell periode og Utvalg = "Preutfylt". Trykk på "Søk". Da kommer det opp ei liste over alle søknader som ligger som preutfylte. Merk aktuell søknad, velg Oppgave = "Registrere" og trykk på knappen for "Åpne" eller bruk "Avansert søk", skriv inn f. eks. organisasjonsnummer eller fullstendig hovednr. til foretaket du skal registrere søknad for og trykk på "Søk". Da får du kun opp det foretaket du skal registrere søknad for. 17

18 Starte behandling av søknad Når en søknad er ferdig registrert og sendt, kommer det opp en kvittering på at søknaden er sendt. Fra denne kvitteringen kan saksbehandler gå direkte til saksbehandling av søknaden ved valget "Saksbehandle søknad" eller søke på utvalg "Til behandling" i skjermbildet "Søknadsoversikt" eller søke opp spesifikke søknader ved hjelp av knappen for "Avansert søk" i skjermbildet "Søknadsoversikt". Utvalg settes "Til behandling" hvis søknaden ikke er behandlet før. Du kan hente fram igjen en søknad som er "Ferdig behandlet" og gjøre endringer i kolonnen "For kommunen" eller legge inn kommentarer. Husk i så fall å sende søknaden på nytt. 18

19 Arkfaner i Wespa Inndelingen Søknaden inneholder åtte arkfaner for registrering av ulike produksjoner m.m. Innholdet i arkfanene er tilpasset den enkelte søknadsomgangen. Arkfaner ved søknadsomgangen i august: Arkfaner ved søknadsomgangen i januar: Arkfanene i Wespa er grønne i registreringsmodulen og brune i saksbehandlingsmodulen ("Behandle søknad" og "Resultat stikkprøve"). Bruk knappene og for å navigere gjennom søknaden, eller trykk på aktuell arkfane. Bruk av tilbake-knapp i nettleseren vil i de fleste tilfellene ikke fungere eller kunne føre til feil. På hver arkfane i registreringsmodulen finnes det en eller flere hjelpeknapper å trykke på disse får du opp forklaring på aktuelle temaer og koder som finnes på arkfanen.. Ved Utfylling Hvis du registrerer søknad på vegne av et foretak, velger du Oppgave = "Registrere søknad" og fyller ut data i kolonnen "Søknad". Hvis du behandler en søknad, velger du Oppgave = "Behandle søknad" og fyller ut data i kolonnen "For kommunen". Opplysninger fra stedlig kontroll registreres i kolonne "Stikkprøve kontroll". Velg Oppgave = "Resultat stikkprøve". Kolonnen "Preutfylt", viser opplysningene som foretaket oppga forrige aktuelle søknadsomgang (hvis det finnes slike opplysninger). I kolonnen "Søknad" vises opplysningene som foretaket har oppgitt for aktuelle søknadsomgang. I kolonnen "For kommunen" vil søknadsdataene være kopiert over fra kolonnen "Søknad", slik at du kun trenger å verifisere de dataene søkeren har oppgitt. I kolonnen "Stikkprøve kontroll" må saksbehandler aktivt fylle inn resultatet fra kontrollen. Dersom du endrer på opplysninger søker har gitt, skal du skrive en merknad om hvorfor i kommentarfeltet som kommer opp når søknaden er sendt. 19

20 Arkfane "1. Grunnopplysninger" Denne siden er preutfylt, og inneholder grunnopplysninger om foretaket. Preutfylte opplysninger hentes fra Enhetsregisteret i Brønnøysund, Landbruksregisteret og forrige søknad. Foretaket må melde eventuelle endringer i foretakets selskapsform, deltakere i foretaket, innehaver eller adresse til Enhetsregisteret, mens endringer i driftssenter meldes til kommunen. Ved registrering av søknad ser arkfane 1 slik ut: 20

21 Dersom et foretak har skiftet driftssenter, slik at driftssenteret på søknaden i Wespa er feil i forhold til situasjonen på registreringsdatoen, må driftssenteret rettes. Benytt knappen "Endre driftssenter" for å endre driftssenter på en søknad i Wespa. Knappen finnes både i søknadsoversikten og i vinduet for "Ny søker". Se nærmere detaljer under "Endre driftssenter". Endre grunnopplysninger Trykk på knappen hvis du skal endre noen av grunnopplysningene for foretaket. Knappen står midt på høyre del av vinduet i arkfane 1. Grunnopplysninger hvis du er i registreringsmodulen, og på midten nederst i vinduet hvis du er i saksbehandlermodulen. Hvis du er i saksbehandlermodulen, ser vinduet "Endre grunnopplysninger" ut som i eksemplet nedenfor. Hvis foretaket ikke lenger er "Samdrift i melkeproduksjon", fjernes eventuell avkryssing for dette. Telefonnummer og e-postadresse kan oppdateres direkte i Wespa. Som saksbehandler kan du endre foretakets kontonummer i saksbehandlerskjema. Dette gjøres kun etter skriftlig forespørsel fra foretaket. Det nye kontonummeret legges da inn i feltet "Nytt kontonummer". Endring av kontonummer Ved søknadsomgangen i august 2013 kan søkerne selv registrere eller endre kontonummer i den elektroniske søknaden. Fra søknadsomgangen i januar 2014 er det ikke lenger mulig å registrere eller endre kontonummer i den elektroniske søknaden. Saksbehandler kan registrere kontonummerendringer i Wespa fram til 23. september

22 Det er laget en ny kontonummerrutine som skal være felles for alle systemer i SLF. Kontonummer skal lagres som en grunnopplysning i landbruksregisteret. Den nye rutinen vil bli tatt i bruk 24. september 2013 for søknader om produksjonstilskudd. Saksbehandler kan da registrere og endre kontonummer i en ny funksjon i landbruksregisteret. Hvis søkeren endrer kontonummer etter 23. september 2013 kan søkeren endre kontonummer i Altinn eller fylle ut Endringsskjema for kontonummer (SLF-056) og sende det til kommunen for registrering. Alle kontonummerendringer som meldes til kommunen skal være skriftlig og være undertegnet av den som representerer foretaket og disponerer foretakets konto. Arkfane "8. Ferdigstille søknad" / "8. Behandling" Når saksbehandler skal registrere en søknad, har arkfane 8 følgende tittel: "8. Ferdigstille søknad". Når saksbehandler skal behandle en søknad har arkfane 8 tittelen 8. Behandling". Arkfane "8. Behandling" er saksbehandlers redskap for å registrere resultatet av vurderingen av søknaden. Du kan velge mellom fire forskjellige vurderinger: Godkjent for videre behandling søknaden er klar til å sendes til den sentrale maskinelle kontrollen (inputkontrollen) Stoppet for videre behandling søknaden er stoppet for videre behandling og vil beholde denne vurderingen til den blir ferdigbehandlet av saksbehandler og gitt en annen vurdering Avslått foretaket fyller ikke vilkårene i forskriften Avvist søknaden kan ikke behandles fordi den er sendt inn etter søknadsfristen, mangler viktige opplysninger eller har andre formelle mangler. Grunngi vedtak om avvisning eller avslag i kommentarfeltet. Dersom kommunen før inputkontrollen oppdager at søknaden skal avslås eller avvises, skal kommunen krysse av i Wespa for dette. Kommunen kan på et hvilket som helst tidspunkt før henting til inputkontroll nr 3, stoppe en søknad. Se saksbehandlingsrundskrivet kapittel 4 for detaljer om vurdering av søknadene. Når du har ferdigbehandlet søknaden og har gitt den en av de fire mulige vurderingene, avsluttes saksbehandlingen så langt ved å trykke på "Gå til kontroll". Trykk på knappen medfører at det gjennomføres en maskinell kontroll av dataene i søknaden (for nærmere forklaring, se Kontrollfunksjon). Etter å ha bekreftet sending av søknaden, får du opp en kvittering på at søknaden er sendt. Her kan du også legge inn en kommentar, som vil bli lagret i søknadshistorikken, se "Kvitteringer". 22

23 Kontroll Kontrollfunksjonen Søknaden kontrolleres gjennom en maskinell kontroll, som kan startes opp på to forskjellige måter: a) Kontrollen gjennomføres automatisk når du trykker på knappen "Gå til kontroll" på avslutningssiden i søknaden (arkfane "8. Behandling"). b) Kontrollen gjennomføres når du trykker på ikonet "Kontrollér" øverst til høyre i skjermbildet. Hensikten med denne kontrollen er å avdekke eventuelle feil og uoverensstemmelser i utfylling av søknaden. Resultatet kan deles inn i tre kategorier: 1. Formatfeil Eksempel: Arealer er oppgitt med desimaler. 2. Uoverensstemmelser Eksempel: Det er krysset av for at foretaket er samdrift i melkeproduksjon, men søknaden mangler opplysninger om antall melkekyr eller melkegeiter. 3. Sjekkpunkter Eksempel: Det er oppgitt at foretaket har melkekyr, mens foretaket ikke hadde melkekyr i forrige søknadsomgang. Når en søknad er kontrollert, får du opp en side med resultatet av kontrollen. Meldinger for de tre forskjellige kategoriene vises ikke alltid samtidig. Når du trykker på "Kontrollér"/"Gå til kontroll", sjekkes det først for eventuelle formatfeil. Hvis det finnes formatfeil, vises meldinger angående dette, jf. eksemplet over. Etter at du har rettet disse og trykker på "Kontrollér"/"Gå til kontroll" sjekkes det for eventuelle uoverensstemmelser og punkter som bør sjekkes nærmere. Avhengig av hva slags avvik som oppdages ved kontroll av søknaden, kan kontrollsiden være todelt: Ett avsnitt for feil/uoverensstemmelser ("W-feil") og ett for sjekkliste ("Wvarsler"). Søknaden bør ikke sendes inn med feil eller uoverensstemmelser. Det er ikke noe i veien for å lagre med "Lagre kladd", og gå ut av en søknad med feil. Søknaden lagres som den er og får saksbehandlingsstatus "Lagret kladd" eller "Under behandling", avhengig av om du er inne i søknaden med Oppgave = "Registrere søknad" eller = "Behandle søknad". Meldinger om alvorlige feil ved søknaden vil føre til at ordet "FEIL" skrives med store bokstaver. Dette er "stoppende feil" og søknaden kan ikke sendes/behandles ferdig før disse er rettet. Knappen "Send søknad", nederst til høyre i kontrollvinduet, vil først bli synlig når stoppende feil er rettet. Vær oppmerksom på at meldingene som vises etter kontroll også kan gjelde tidligere trinn ved saksbehandlingen. Dette medfører for eksempel at man ved kontroll av dataene fra stedlig kontroll også vil få opp ev. feil som fortsatt eksisterer i søknadsdataene eller i kolonnen for kommunens behandling. 23

24 Hvis søknaden er feilfri og uten punkter i sjekklista, vil du få en bekreftelse på at søknaden er riktig utfylt: Vær oppmerksom på at selv om resultatet av kontrollen i Wespa gir melding om at søknaden er klar til å sendes, kan søknaden likevel feil- eller varselmeldes når den kjøres i inputkontrollen. Kvitteringer En søknad som er lagret som kladd, er ikke sendt (se figuren nedenfor). Husk å sende søknaden. Når søknaden er fullstendig utfylt, alle feil er rettet og advarsler er sjekket, kan søknaden sendes. Når du har klikket på "Send søknad", får du opp en kvittering for sendt søknad, se under. Skjermbildet inneholder også en lenke til utskriftsvennlig versjon av søknaden. Det anbefales å skrive ut og ta vare på kvitteringen for sendt søknad og søknaden. Du kan så gå tilbake til søknadsoversikten ved å klikke "Til søknadsoversikten". 24

25 Andre skjermbilder for saksbehandler Søknadshistorikk Søknadshistorikken viser hva som har skjedd med en søknad fra den ble opprettet, og hvem som har utført endringer (foretak, saksbehandlere eller maskinelt utført grensesnittkjøring). Logging skjer hver gang en bruker lagrer eller sender en søknad, dessuten hver gang søknaden overføres fra eller til inputkontroll. Saksbehandler bør kommentere eventuell kontakt med søker i løpet av saksbehandlingen, beskrive undersøkelser eller kontroll av søknadsdataene m.m. i kommentarfeltet. Kommentarene vil bli lagret i historikken til den gitte søknaden sammen med tidspunkt og saksbehandleridentitet. Søknadshistorikken kan også åpnes direkte fra søknadsoversikten med knappen "Historikk". Maskinelle grensesnittkjøringer som kan være synlige under brukernavn: G01 innlesing av de preutfylte opplysningene. G03 kjøring som overfører søknadsopplysningene til sentral inputkontroll. G04 kjøring som overfører resultatene fra sentral inputkontroll til Wespa. Meldinger Denne siden viser meldinger som kommer fra inputkontroll. Disse meldingene kommer hvis det ved inputkontrollen blir oppdaget avvik ved søknaden. I Wespa vises disse avvikene som p-feil og p-varsler. Det er de samme meldingene som finnes i rapportene PT-1001 A, B og C. Meldingene kan ikke editeres. Inputkontrollen sjekker data fra de ulike kolonnene i søknaden ("For kommunen" og "Stikkprøve kontroll") hver for seg. Alle meldingene vises uansett hvilken oppgave brukeren arbeider med, men meldingene er sortert etter kolonne. Ved hver overføring fra inputkontroll slettes eventuelle meldinger fra tidligere inputkontroll for data i samme kolonne. Når søknaden rettes og sendes på nytt i Wespa, er det bare de interne kontrollene i Wespa som blir gjennomført for den enkelte søknad. Feil- og varselmeldingene fra inputkontrollen vil fortsatt ligge der. Disse vil først bli overskrevet når resultatene fra neste kjøring av inputkontrollen blir lastet over i Wespa. Resultatet av opprettingen kommer altså først til syne ved neste kjøring av inputkontrollen. 25

26 For forklaring på feil- og varselmeldingene fra inputkontrollen, se dokumentet "Forklaring på feil og varselmeldinger i Wespa". Resultat Denne siden var opprinnelig tenkt å skulle vise resultatene av de maskinelle beregningene av tilskuddsbeløp for søknaden. Det blir ikke overført data til denne siden, dvs. at siden er inaktiv. Diverse Sjekk at alle søknader er registrert Under "Rapporter" finnes lista PT-2000 over alle foretak som har et preutfylt skjema i Wespa. Først er enkeltpersonforetak ført opp, sortert etter innehavers etternavn, og deretter er andre selskapsformer ført opp, sortert etter foretakets navn. Siden mange søknader fortsatt fremmes på papirskjema, kan listen PT-2000 fortsatt benyttes for til 26

27 enhver tid å holde oversikt over hvem som har søkt. Kryss av på anviste steder i lista etter hvert som søknadene kommer inn. Nye søkere føres opp nederst på lista. Saksbehandler kan regelmessig gå inn på Wespas søknadsoversikt, søke på utvalg "Til behandling" og trykke på utskrift. Sammenhold utskrifta fra Wespa med PT-2000 og kryss av på PT for de som har søkt. Nye søkere føres opp nederst på PT Under "Rapporter" finnes også listen PT-2010 over søkere som ikke har skjema i Wespa. Dette er foretak som har søkt minst én av de to siste søknadsomgangene, men som av forskjellige årsaker ikke er aktuelle søkere lenger. Det er viktig å sjekke at alle søknader er registrert. Etter at inputkontrollen er kjørt, vil antall søknader og kontrollskjemaer som er registrert gå fram av PT Kommunen bør sammenholde dette mot PT Registrering av søknader fra "bedrifter" Søknader fra skoler, fengsler, forskningsstasjonene/-sentrene til Bioforsk og andre som fyller vilkårene for å motta produksjonstilskudd, men som ikke er identifisert ved foretakets organisasjonsnummer, må registreres på bedriftens organisasjonsnummer. Dette for å unngå feilsituasjoner som lett kan oppstå når f. eks. flere videregående skoler som hører til samme fylkeskommune søker tilskudd. Lagret kladd Saksbehandler har tilgang til søknader fra foretak som søkeren har lagret som kladd, det vil si som søkeren ennå ikke har sendt. Med mindre søkeren ber spesielt om det, må ikke saksbehandler åpne og gjøre endringer i en kladd som søker har lagret. Dersom saksbehandler tar opp "Ny søknad" for å registrere søknad på vegne av et foretak som ikke har fått forhåndsutfylt søknad, vil søknaden automatisk få saksbehandlingsstatus "Lagret kladd". Bruk av LIB og Landbruksregisteret under saksbehandlingen Dersom du ønsker å slå opp i Landbruksforvaltningens InformasjonsBase (LIB) og/eller Landbruksregisteret under saksbehandlingen av søknaden, anbefales det å åpne nye nettleservinduer og kjøre disse applikasjonene i separate vinduer. Det er raskere og mer fleksibelt enn å bla fram og tilbake mellom Wespa og LIB/Landbruksregisteret i det samme vinduet. 27

28 Faste knapper Øverst til høyre på de fleste sidene i Wespa vil du finne to rader med faste knapper. Disse kan du benytte deg av når som helst når du registrerer eller behandler søknader. Åpner et nytt vindu med linker til forskrifter og veiledningshefte. Fører deg ut av søknaden og tilbake til søknadsoversikten. Husk å lagre eller sende søknaden først hvis du ikke ønsker å begynne på nytt igjen neste gang. Dersom du er inne i søknaden med Oppgave = "Registrere søknad" og trykker "Lagre kladd", vil søknaden bli lagret (uten at den kontrolleres) som den er der og da. Den vil få saksbehandlingsstatus "Lagret kladd". Dersom du er inne i søknaden med Oppgave = "Behandle søknad" og trykker "Lagre kladd", vil søknaden bli lagret og få saksbehandlingsstatus "Under behandling". Starter en maskinell kontroll for formatfeil, uoverensstemmelser og punkter som bør sjekkes nærmere. (For mer informasjon om kontroller, se avsnittet Kontrollfunksjonen.) Åpner en kortversjon av søknaden i PDF-format som egner seg til utskrift. Disse knappene finnes til høyre i en del av arkfanenes underpunkter. Ved å klikke på disse vil du få frem informasjon og veiledning knyttet til det spesifikke avsnittet 28