Nofima 2.0. Migrering av samhandlingsplattform Bakgrunn

Transkript

1 Nofima 2.0 Migrering av samhandlingsplattform Bakgrunn

2 Innhold Utkast kun for diskusjon Nofima og IKT Prosjektmandat og prosess Dagens løsninger Nye løsninger

3 Fakta om Nofima Utkast kun for diskusjon Nasjonalt matforskningsinstitutt, etablert 1. januar 2008 Omfatter tidligere Akvaforsk, Fiskeriforskning, Matforsk og Norconserv Målgrupper: Matindustrien og akvakultur- og fiskerinæringen Antall ansatte: ca. 420 Omsetning 2010: 464 mill NOK Hovedkontor i Tromsø Eiere: Staten ved FKD 56,8% Stiftelsen for landbrukets næringsmiddelforskning 33,2% Akvainvest Møre og Romsdal: 10 %

4 Utkast kun for diskusjon

5 Inntektskilder 2010 Utkast kun for diskusjon

6 Her finner du oss Tromsø: Hovedkontor, laboratorier, forsøkshall, ferskvanns- og sjøvannstasjon, databaser Averøy: Sjøvannsstasjon Sunndalsøra: Laboratorier, ferskvanns- og sjøvannstasjon, resirkuleringsanlegg, røntgenlaboratorier Bergen: Fôrteknologisenter, BioLab, pilotproduksjonsanlegg, molekylærdestillasjonsanlegg Ås: Laboratorier, prosessutstyr, forsøkshaller Stavanger: Forsøkshall, forsøkskjøkken, laboratorier

7 Forskningsområder Akvakultur Avl og genetikk Ernæring og fôrteknologi Fiskehelse Produksjonsbiologi BioLab Fiskeri, industri og marked Forbruker og marked Næring og bedrift Sjømatindustri Prosessteknologi Marin bioteknologi Mat Mat og helse Råvare og prosess Sensorikk, forbruker og innovasjon Trygg og holdbar mat

8 Våre tjenester Utkast kun for diskusjon I tillegg til rene forskningsoppdrag på våre fagområder, kan vi tilby tjenester som Produktutvikling Produksjonsforbedring Prøveproduksjon Bedriftsnettverk Forbrukerundersøkelser Markedsundersøkelser Sensoriske tester Kvalitetsmålemetoder Kjemiske, biologiske og mikrobiologiske analyser Dataanalyser Økonomiske analyser Lønnsomhetsanalyser Datamodellering Smittemodeller Kurs og seminarer

9 IKT i Nofima Nofima blir et konsern Felles økonomisystem Utstyr for telefon- og videokonferanser Felles publisering på internett og intranett PC-baserte samhandlingsverktøy Felles Domino Directory for hele konsernet Felles navnestandard i Domino Directory Global calendaring&scheduling Lotus Quickr (team.nofima.no) Sametime Kvalitetssystem Drift av felles tjenester hos Bedsys/Digiplex Mailrouting Mailvask Internett Intranett Domino applikasjonsserver Sametimeserver

10 IKT i Nofima Nofima Ås flytter sammen Nofima blir ett AS Felles nett på Ås PWC engasjeres til å lage en ny felles IKT-strategi Felles database i økonomisystemet Felles personalsystem Felles faktureringssystem Felles reiseregningssystem Felles VPN-nett Mat Ås er pilot for ny felles AD og filserverplattform bygger virtualiseringsplattform felles navnestandard deployment av OS og applikasjoner migrerer fil/print til Windows 2008 R2 servere standardiserer på Windows 7 Enterprise 64bit og Office 2010 Vegard Aas engasjeres som prosjektleder for Nofima 2.0

11 Agenda Utkast kun for diskusjon Nofima og IKT Prosjektmandat og prosess Dagens løsninger Nye løsninger

12 Applikasjonsportefølje Infrastruktur IT-organisasjon Utkast kun for diskusjon Behov for optimalisering av IT-løsninger Dagens løsninger er systemmessig og organisatorisk fragmentert Fragmentert etter sammenslåinger Applikasjonsportefølje Infrastruktur IT-organisasjon Behov for optimalisering av ressursbruk på tvers Forretningsmessige behov Ikke optimal ressursutnyttelse Ikke helhetlig lisenshåndtering Innkjøp, drift og støtte av ulik infrastruktur Personavhengigheter og overlappende kompetanse Behov for samhandlingsløsninger Intern og ekstern samhandling Prosjektstyring Markedskommunikasjon

13 Tre hovedleveranser fra IT-prosjektet Etablere IT-løsninger for å dekke dagens og fremtidige behov med optimal ressursbruk A B C Applikasjonsportefølje Infrastruktur Organisasjon Beslutningsgrunnlag for fremtidig applikasjonsportefølje Full gjennomgang av dagens portefølje; applikasjoner, bruk og kostnader Definering av ønsket målbilde; forretnings-, applikasjons- og kostkrav Alternativer for fremtidig portefølje, inkludert leverandør- og driftsmodell Implementerings- og forvaltningsplan Beslutningsgrunnlag for fremtidig IT-infrastruktur Full gjennomgang av dagens infrastruktur; klienter, servere og kommunikasjon (inkl. telefoniløsninger) Alternativer for fremtidig løsning, basert på krav til applikasjoner, kostnader og drift Implementerings- og driftsplan, herunder eventuelle anbudsprosesser Beslutningsgrunnlag for fremtidig drifts- og organisasjonsmodell Gjennomgang av dagens organisasjon, inkl. ansvars- og kompetanseområder Alternativer for fremtidig drifts- og organisasjonsmodell Forslag til roller og ansvar 13

14 Fokus på samhandlingsplattform i første fase Beslutningspunkt 1 grunnlag for applikasjonsportefølje og infrastruktur Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 A Aktivitet Applikasjon Dagens portefølje Etablere målbilde Alternative modeller feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des jan feb Kartlegging Detaljering Beslutningsgrunnlag B Implementering Infrastruktur Implementering Forvaltningsprosesser Dagens IS Kartlegging C Alternative modeller Implementering Organisasjon Utvikle forslag RFI Beslutningsgrunnlag Implementering og driftsprosesser Dagens org. Kartlegging Alternative modeller Beslutningsgrunnlag Roller og ansvar Implementering, roller og ansvar Milepæler Oppstart 20/2 Kick-off 21-22/3 Beslutning 1 Beslutning 2 Beslutning 3 14

15 Agenda Utkast kun for diskusjon Nofima og IKT Prosjektmandat og prosess Dagens løsninger Nye løsninger

16 Ulik bruk av Lotus-baserte tjenester (1) Tjeneste Bergen Stavanger Sunndalsøra og Averøy Tromsø Ås Matforsk Ås Akvaforsk Samhandlingssystemer Epost, kalender, adressebok, todo Chat og presence awareness Booking av møterom/ressurser Kalendertilkobling til sentralbord Ferieplanlegging Dokumenthåndtering Symfoni QMS - Kvalitetssystemet Dokumentarkiv Publisering til intranett Publisering til internett (forum) Publikasjonsregister Andre registre Kilde: IT ansvarlige; Diskusjon med enkeltbrukere Ikke i bruk Mye bruk

17 Ulik bruk av Lotus-baserte tjenester (2) Tjeneste Bergen Stavanger Sunndalsøra og Averøy Tromsø Ås Matforsk Ås Akvaforsk Administrative systemer CRM (MIS/Symfoni) Saksarkiv (MIS/Symfoni) Postjournal (MIS/Symfoni) Personalsystem Innkjøpssystem Programvareregister Annet Påmelding til arrangement Påmelding til abonnement Brukerundersøkelser Kilde: IT ansvarlige; Diskusjon med enkeltbrukere Ikke i bruk Mye bruk

18 Migrering av Notes-baserte tjenester nødvendig (1) Fellestjenester Tjeneste Dataformat Migrering Kommentar Kvalitetssystemet - Symfoni QMS - Symfoni Deviation Domino nsf-filer og vedlegg av Office-filer Vanskelig/manuell Må kjøpe nytt system. Logikken rundt arbeidsflyt og godkjenning er unik. Ferieplanlegging nsf-filer Lett Kan erstattes av hyllevare Sensorikkplaner nsf-filer Lett Dokumentarkiv nsf-filer og vedlegg av Office-filer Middels Må erstattes av noe annet. Dette er nye dok.databaser så det er ikke så mye innhold enda. Påmelding/brukerundersøkelser/abonnement nsf-filer Middels Må finne nye løsninger for dette. Inneholder ikke bevaringsverdige data. MIS nsf-filer med Office-vedlegg Vanskelig/manuell Kunderegisteret kan eksporteres til.csv, resten må gjøres manuelt. Funksjonaliteten i dette systemet er unik og skreddersydd og kan ikke erstattes direkte av hyllevare. Personalsystem nsf-filer Vanskelig/manuell Logikken rundt varsling, og produksjon av CV gjør det vanskelig. Personaldata kan eksporteres til.csv-filer. Mulig modul i Personec kan dekke deler av løsningen

19 Migrering av Notes-baserte tjenester nødvendig (2) Divisjon Mat Tjeneste Dataformat Enkelt å migrere Kommentar Innkjøpssystem nsf-fil / xml Middels Logikken i systemet kan ikke eksporteres. Siden dette er «levende» data er det uinteressant å overføre innhold. Kan antagelig erstattes av Compello-modul. IT-gruppas håndbok nsf-fil Vanskelig/manuell Publikasjonsregister nsf-filer med Office-vedlegg Vanskelig/manuell Innholdet kan eksporteres, uten vedlegg. Måten systemet er bygd opp på vil gjøre det vanskelig å passe inn i nytt system, men med programmering/manuelt arbeid så vil det gå. Avtaleregister nsf-fil Ikke nødvendig Programvareregister nsf-fil med Office-vedlegg Vanskelig/manuell Registeret kan eksporteres, vanskelig med vedleggene. Rom- og klimarombestilling nsf-fil Lett Rom-oversikten kan eksporteres. Klimarom-bestilling må erstattes av annet system Utstyrs- og inventarregister nsf-fil Lett

20 Migrering av Notes-baserte tjenester nødvendig (3) Divisjon Mat Utstyrs- og inventarregister nsf-fil Enkelt Prosjektbase basisprogram nsf-fil Vanskelig/manuell Innholdet i basen kan eksporteres, men ikke produksjonen av rapporter som henter publikasjoner fra publikasjonsregisteret. Bakteriestammesamling nsf-fil Lett Må erstattes av ny løsning. Det finnes neppe hyllevare. Primer/Probe-base nsf-fil Lett Må erstattes av ny løsning. Det finnes neppe hyllevare. Cellebase nsf-fil Lett Må erstattes av ny løsning. Det finnes neppe hyllevare. Avviksbase nsf-fil Unødvendig Skal erstattes av QMS Deviation Patentregister nsf-fil med office-vedlegg Middels Lite volum Evaluering av oppgdrag nsf-fil Middels Må erstattes av ny løsning. Henger sammen med MIS Annet: Emballasjekonvensjonen Food for life nsf Middels Må lage nye løsninger

21 Agenda Utkast kun for diskusjon Nofima og IKT Prosjektmandat og prosess Dagens løsninger Nye løsninger

22 Microsoft-plattform alternativ til dagens løsning Videreutvikling av dagens IBM-baserte løsning Konsolidering av dagens løsninger IBM Connections som overbygg Videreutvikling hvor nødvendig Bytte til Microsoft-plattform Bytte til Microsoft-plattform og hyllevare Exchange, Sharepoint, Lync Utfasing av Lotus-baserte tjenester

23 Evaluering basert på forretningsmål Nofimas forretningsstrategi (utdrag) Nofima skal være den foretrukne partner for norsk industri innenfor våre forskningsområder. Nofima skal ha en sunn økonomi med forutsigbare rammer og gode systemer. Nofima skal samarbeide aktivt med universitetene [og] andre relevante forskningsinstitusjoner i inn- og utland. Nofima skal være en attraktiv arbeidsplass der medarbeiderne opplever trivsel og utvikling. Nofima skal føre en strategisk og proaktiv kommunikasjon som styrker vårt omdømme og markedsposisjon eksternt, samt legger til rette for intern samhandling og enhetsfølelse. Evalueringskriterier basert på forretningsmål Forretningsstøtte (40%) Forskning og marked Intern samhandling og felles prosesser Eksternt samarbeid og markedskommunikasjon Langsiktig bærekraftighet (20%) Internt kompetansebehov Fremtidig tilgjengelighet på relevant kompetanse Eksterne leverandører Brukertilfredshet (20%) Enkelhet Opplevd nytteverdi Behov for brukerstøtte Ressursbehov (20%) Lisens- og driftskostnader Investeringskostnader Langsiktige vedlikeholdskostnader

24 Microsoft-plattform kommer best ut på kriteriene Arbeidsgruppas vurderinger, 1: svært negativt, 4: svært positivt Vurderingskriterier Vekting (%) IBMplattform Microsoftplattform Kommentar Forretningsstøtte 40 % 3,4 3,9 Forskning og marked 20 % 3,4 4,0 Intern samhandling og prosesser 10 % 3,9 3,6 Eksternt samarbeid 5 % 2,0 4,0 IBM-løsning mindre støttet eksternt Markedskommunikasjon 5 % 4,0 3,6 Langsiktig bærekraftighet 20 % 2,2 3,7 Internt kompetansebehov 5 % 2,4 3,0 Eksterne leverandører 5 % 2,2 3,6 Fremtidig tilgjengelighet 10 % 2 4 Brukertilfredshet 20 % 3,0 3,8 Opplevd nytteverdi 10 % 3 4 MS score basert på eksterne diskusjoner Enkelthet 5 % 3 4 MS score basert på eksterne diskusjoner Behov for brukerstøtte 5 % 3 3 MS score basert på eksterne diskusjoner Ressursbehov 20 % 2,5 2,3 Avventer prising fra Itet Lisens- og driftskostnader 5 % 3 3 Investeringskostnader 5 % 3 2 Langsiktige utviklingskostnader 5 % 1 3 Migreringskostnader 5 % 3 1 Totalvurdering 100 % 2,9 3,5 1-2: Negativ vurdering 3-4: Positiv vurdering

25 Kostnad Ulemper Fordeler Utkast kun for diskusjon Bytte til Microsoft-løsning anbefales Samarbeidsfunksjonalitet og langsiktighet viktigste differentiatorer Full utrulling av dagens løsning Bytte til Microsoft-plattform + Relativt velfungerende løsning + Kjent blant brukerne + Sterk IT-kompetanse internt + Små kostnader til omlegging + De facto standard blant tilsvarende selskaper + Sikrer bedre forretningsstøtte og samarbeid + Bredere utvalg av løsninger og leverandører + Rimeligere på sikt - Varierende bruk og fornøydhet - Vanskeligere samhandling eksternt - Egenutviklede løsninger - Kostbar drift på sikt - Lite bærekraftig kompetanse - Endringer i integrerte system og databaser - Mindre kjente hos dagens brukerne - Mindre kompetanse hos IT-organisasjon - Migreringskostnader Note: Kostnader inkluderer Office-lisenser

26 Driftsmodell detaljeres i neste fase Intern drift eller skytjeneste nøkkelspørsmål, samt utfasing av IBM-tjenester Samhandlings-plattform basert på Exchange, Sharepoint og Lync Outlook som klient for epost, kalender, todo og kommunikasjon (chat, tale, video) Kjører på Exchange-server for epost/kalender og Lync for kommunikasjon Sharepoint brukes som samhandlingsplattform for prosjektarbeid og informasjonsdeling Kan vurderes å kjøpes som skytjeneste, men beholde datalagring internt Skytjeneste via Office 365 nyttiggjør global skala og sikkerhet Sentral lagring av data, eventuelt med lokal speiling for å bedre ytelse Kan frigjøre kapasitet fra drift til andre oppgaver Kostnader ved utfasing av dagens IBM-baserte tjenester Lotus-klient, Sametime og Quickr når Exchange og Sharepoint er oppe Vurdering av Domino-baserte tjenester i neste fase (MIS etc.) Migrering av Domino-baserte databaser (QMS etc.)

27 Anbudsprosess og driftsmodell neste steg Vurdering om intern drift eller skytjeneste Aktivitet apr mai jun Pristilbud samhandling Vurdere driftsmodell - Detaljere alternativ - Erfaringer med skytjeneste RFI Offentlig anbudsprosess Infrastruktur - Felles domene og AD Implementering Applikasjonsportefølje - Postjournal - CRM - Publikasjonsregister - Personalsystem - Økonomisystem - Statistikkprogramvare Milepæler Fagforening Ledergruppe Beslutning driftsmodell Kommunikasjon IT-org. Intranett Implementeringsløp