Vestby kommune Formannskapet

Transkript

1 Vestby kommune Formannskapet Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Elverhøy NB! Møtedato: Tid: 18:00 MØTEINNKALLING Innkallingen sendes også til varamedlemmene. Disse skal imidlertid bare møte etter nærmere beskjed. Eventuelt forfall meldes til tlf F -30/15 ÅRSREGNSKAP 2014 SAKSLISTE F -31/15 Særutskrift fra behandling HOM og SOK blir ettersendt/lagt på bordet ÅRSBERETNING/ÅRSMELDING 2014 F -32/15 Særutskrift fra behandling HOM og SOK blir ettersendt/lagt på bordet TERTIALRAPPORT F -33/15 BUDSJETTENDRING 2015 F -34/15 TERTIALRAPPORT VESTBY HAVN F -35/15 ÅRSBERETNING OG ÅRSMELDING VESTBY HAVN F -36/15 ÅRSREGNSKAP VESTBY HAVN F -37/15 NORWEGIAN OUTLET - SØKNAD OM SØNDAGSÅPENT F -38/15 IKT FOLLO - DIGITALISERINGSSTRATEGI F -39/15 MEDARBEIDERSAMTALER RÅDMANNEN Vestby, John A. Ødbehr Ordfører

2 Sak F -30/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Formannskapet F -30/ Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 210// 15/712 Grete Torvund * F -30/15 ÅRSREGNSKAP 2014 Dokumenter Dato Trykt vedlegg til 1. Årsregnskap F, K 2. Revisorberetning F, K 3. Kontrollutvalgets behandling F, K SAKSFREMLEGG I følge regnskapsforskriften skal revisjonens beretning og kontrollutvalgets behandling følge saken når regnskapet behandles. Videre skal regnskap, årsmelding og disponering av overskudd/inndekning av underskudd behandles av kommunestyret innen 1. juli. 2. VURDERING Revisjonsberetningen og kontrollutvalgets behandling Revisjonen har for 2014-regnskapet avgitt en såkalt ren beretning. Kontrollutvalget har i møte 5. mai fattet følgende vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse om Vestby kommunes årsregnskap for 2014: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra BDO AS datert 15. april 2015 og rådmannens årsberetning. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Vestby kommune for Resultat drift Regnskapet for 2014 er avlagt med et netto driftsresultat på 41,3 millioner kroner. Av dette er 8,3 millioner kroner ikke disponert, såkalt regnskapsmessig overskudd. Når det gjelder detaljer rundt resultatene for det enkelte resultatområde, og årsaker til resultatet for 2014, viser rådmannen til årsberetning og årsmelding. Resultat investering Investeringsregnskapet ble avsluttet med overskridelser på enkelte prosjekter, totalt beløp dette seg til ,05 kroner. Av dette beløpet finansieres ,64 kroner ved bevilgning i budsjett for 2014, da prosjektene ikke er ferdigstilt og prosjektregnskapene ikke er avsluttet. Dette gjelder følgende prosjekter: Side 2 av 21

3 Prosjektnr. Tekst Beløp 0412/0414 Næringspark Øst , Son Torg - universell utforming , Ringveien/Støaveien , IT-Skole ,14 Sum ,64 Følgende prosjekter må imidlertid dekkes inn på permanent basis: Sak F -30/15 Prosjektnr. Tekst Budsjett Medgått Behov for ny Overforbruk bevilgning 0214 Kunst Risil barnehage , Hinder-/klatreløype Bjørlien/risil , , Kjøp P-plasser , , Elverhøy , , Vannbålere , , Tak over sandlager , , Hjertestartere , , Inventar Bjørlien , , Egenkapitalinnskudd KLP , ,00 Sum , ,07 Kunst Risil Barnehage: Overforbruket foreslåes dekket av underforbruk ved bygging av Risil Barnehage. Hinder-/klatreløype Bjørlien/Risli: Merforbruket skylles at omfanget av prosjektet er utvidet. Finansieringen var tenkt delvis med tilskudd fra resultatområde skole og delvis med tilskudd fra spillemidler. Bjørlien skole dekker kroner av midler overført fra ungdommens kommunestyre, kroner dekkes av FAU. Tilskuddet var budsjettert med 75 tusen, tilskudd fra spillemidler er ikke avklart og vil ikke bli utbetalt før om noen år. Prosjektet har derfor behov for tilleggsbevilgning på ,50 kroner i påvente av utbetaling av spillemidler. Kjøp P-plasser: Merforbruket skyldes tinglysningsgebyr. Elverhøy: Merforbruket skyldes at det måtte borres en energibrønn i tillegg utover det som ble planlagt. I tillegg ble selve fyringsanlegget noe dyrere enn først beregnet. Når det gjelder prosjektet vannmålere, blir investeringskostnaden tatt med i beregningsgrunnlaget for vannavgiften og vil ikke belaste kommunens ordinære budsjetter. Tak over sandlager: Estimert anslag gjort etter medgått tid og mengde medførte et overforbruk på kr ,63. Inventar Bjørlien: Merforbruket på kr ,82 skyldes at prosjektet ble dyrere enn beregnet. Rådmannen mener det er naturlig å finansiere overskridelsene på ,07 kroner ved hjelp av ikke disponert netto driftsresultat for ALTERNATIVER Et regnskapsmessig overskudd kan benyttes til å nedbetale underskudd, nedbetale gjeld, avsettes til fond eller øke driftsutgiftene. Grunnet restbeløpets størrelse har rådmannen ikke utredet andre alternativer. 4. KONKLUSJON Side 3 av 21

4 Sak F -30/15 Etter rådmannens oppfatning er det naturlig å finansiere overforbruk på investeringsregnskapet 2014 med overskudd på driftsregnskapet. Restbeløpet på 7,6 millioner bør overføres til disposisjonfond for senere bruk. RÅDMANNENS INNSTILLING 1. Regnskap for 2014 godkjennes. 2. Overforbruk på kunst i Risil barnehage dekks av byggeprosjektet Risil barnehage. 3. Regnskapsmessig merforbruk i investeringsregnskapet på prosjekter som er avsluttet, dekkes inn ved hjelp av regnskapsmessig mindreforbruk i driftsregnskapet. 4. Regnskapsmessig overskudd for 2014 på kr ,43 disponeres slik: Avsettes til disposisjonsfond ,36 kroner. Overføres investeringsregnskapet for inndekning av underskudd på ,07 kroner. Side 4 av 21

5 Sak F -31/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Helse- og omsorgsutvalget HOM -8/ Skole-, oppvekst- og kulturutvalget SOK -12/ Formannskapet F -31/ Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 216// 15/725 Grete Torvund * F -31/15 ÅRSBERETNING/ÅRSMELDING 2014 Dokumenter Dato Trykt vedlegg til 1. Årsberetning og årsmelding F,HOM,SOK,K 2. Revisorberetning F,HOM,SOK,K 3. Kontrollutvalgets behandling F,HOM,SOK,K SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Etter regnskapsforskriften skal årsregnskapet utfylles av en årsberetning som det settes visse formkrav til. I tillegg kan rådmannen utdype enkelte områder i en egen årsmelding. Disse dokumentene kan samles i et eget dokument, men likevel slik at det klart kommer frem hva som er den forskriftsbestemte årsberetningen, og hva som er rådmannens årsmelding. RÅDMANNENS INNSTILLING Årsberetning og årsmelding tas til orientering. Side 5 av 21

6 Sak F -32/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Helse- og omsorgsutvalget HOM -9/ Skole-, oppvekst- og kulturutvalget SOK -11/ Formannskapet F -32/ Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 210// 15/726 Grete Torvund * F -32/15 TERTIALRAPPORT Dokumenter Dato Trykt vedlegg til 1. Tetrtialrapport F,HOM,SOK,K SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Vedlagt følger tertialrapport nr Rapporten er satt opp utfra vedtatte mål i handlingsprogrammet, og avvik er spesielt kommentert. For nærmere opplysninger se tertialrapporten. RÅDMANNENS INNSTILLING Tertialrapport nr tas til orientering. Side 6 av 21

7 Sak F -33/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Formannskapet F -33/ Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 153// 15/728 Grete Torvund * F -33/15 BUDSJETTENDRING 2015 Dokumenter Dato Trykt vedlegg til Notat om grunnarbeider Dehli Næringspark F, K SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Denne saken omhandler nødvendige budsjettendringer, jfr tertialrapporten. Nødvendige endringer på driftsbudsjettet omtales i grove trekk, og det henvises til tertialrapporten for detaljer. 2. VURDERING Resultatområdene Politisk styring og kontroll K-sak 24/15 Søknad om dekning av advokatutgifter. Det ble vedtatt at Vestby kommune dekker advokatutgifter på 370 tusen som Son Seilforening har hatt i forbindelse med saken vedrørende eierskap rundt brygge i Son etter tilsendte bilag. K-sak 40/15 Søknad om midler til forsamlingshuset Elverhøy. Det ble vedtatt å bevilge 65 tusen til Stiftelsen som skal benyttes til utbedring av gulv + utvendig maling. Rammen til Politisk styring og kontroll må økes med 435 tusen. RO Skole Rammen til skole må økes med 929 tusen kroner dette på grunn av en uteglemt stilling i handlingsprogrammet og nye elever med store behov, samt økte skyssutgifter til elver fra Hølen til Son skole jfr. K-sak 23/15. RO Helse og barnevern Rammen til RO Helse og barnevern må økes med 1,46 millioner krone på bakgrunn av flere plasseringer i barnevernet og økt budsjett for legevakta i Moss. RO Sykehjem RO sykehjem har behov for å øke rammen med 1,5 millioner kroner til leie av spesialplass. RO Kultur K-sak 25/15 Søknad om tilskudd til utstyrsgarasje fra Forum for Friluftsliv (FNF). Det ble vedtatt å bevilge 50 tusen til utstyrsgarasje, rammen for RO Kultur økes tilsvarende. RO Plan, bygg og geodata Arbeidet med Sentrumsplanen er prioritert med ferdigstillelse i Det foreslåes at det settes av Side 7 av 21

8 Sak F -33/15 2,5 mill. for gjennomføring av konsulentoppdrag allerede i Dette gjelder bl.a. forprosjektering av «Broen» og «Vestbyloopen», kulturminneundersøkelser, grunnundersøkelser, gjennomføringsstrategi, parkeringsstrategi m.m. Renter Netto renteutgift blir om lag 2 millioner lavere enn budsjettert. Dette er på grunn av noe høyere bankinnskudd og lavere renteutgifter enn forutsatt. Skatt og rammetilskudd KS prognosemodell for beregning av skatt og rammetilskudd har oppdaterte folketall per fra SSB. Modellen er oppdatert ut fra forutsetningene i revidert nasjonalbudsjett 2015 og Kommuneproposisjonen for For 2015 har regjeringen redusert skatteanslaget med millioner og økt generell rammeoverføring med 907 millioner. I tillegg er rammeoverføringen økt med 93 millioner i forbindelse med omleggingen av foreldrebetalingen og gratis kjernetid i barnehagen for alle 4- og 5 åringer i familier med inntekt under en viss grense. Modellen viser at Vestby kommune kan øke budsjett for skatt og rammetilskudd med 5,8 millioner dersom regjeringens anslag legges til grunn. Dersom kemnerens skatteanslag brukes, kan budsjettet økes med om lag 3,6 millioner. Rammeoverføringen i forbindelse med barnehageendringer er for Vestby kommune beregnet til om lag 300 tusen. Kostnadene til disse endringene er ikke beregnet foreløpig. Den totale nettoeffekten blir derfor noe vanskelig å anslå eksakt. Videre er utviklingen i skatteinntekter fortsatt usikker og rådmannen anbefaler derfor ikke å korrigere skatt og rammetilskudd ved tertial 1, men vil følge utviklingen nøye utover året. Reserveposter Den generelle reserven er på 8 millioner. Anslått overforbruk på drift er på 4,874 millioner, av dette utgjør arbeidet med sentrumsplanen 2,5 millioner. Rådmannen foreslår å dekke overforbruket på drift unntatt arbeidet med sentrumsplanen av den generelle reserven. Det vil da stå igjen 5,626 millioner på den generelle reserven. Lønnsoppgjør Lønnsoppgjøret for hovedtyngden av de ansatte i kommunal sektor er ferdigforhandlet. Detaljresultatene er foreløpig ikke klare. Dersom fordeling av lønnspotten mellom resultatområdene skal vente til behandlingen av tertialrapport nr. 2 vil dette vanskeliggjøre økonomistyringen. Det foreslås derfor at rådmannen får fullmakt til å fordele lønnsreserven mellom resultatområdene. INVESTERINGER Vedtatte investeringer som skal finansieres. F-5/15 Kjøp av Thorvaldsengården, ordfører fikk fullmakt til å by opptil fem millioner for kjøp av Tholvaldsengården. Kostnaden for kjøp inklusive avgifter ble 5,126 millioner. Følgende investeringsprosjekter har behov for økt budsjett: Vann og avløpsprosjektet Bjørlistubben må tilføres 2,1 millioner. Prosjektet er mer omfattende enn opprinnelig. Noen kompliserte sprengningsarbeider, omkjøringsmuligheter for beboere og en noe komplisert bekkelukking må utbedres. Spuntvegg Son havn nord, prosjektet må ha tilført 1,5 millioner til terrengsikring Såna ifølge innhentet anbud på grunn av håndtering av forurensede masser. Flerbruksrom Vestby Arena må ha tilført 1,5 millioner. Budsjettet på 1 million kroner ble Side 8 av 21

9 Sak F -33/15 vedtatt av kommunestyret i juni Etter anbudsåpning i mai 2015 viser det seg at behovet er 2,5 million kroner. Årsaken er at budsjettet som ble presentert for kommunestyret i juni 2014 kun var et anslag. Forprosjekt og kravspesifikasjon som er grunnlaget for anbudskonkurransen, er utarbeidet i ettertid. Nye investeringer Det er behov for utvidelse av personalbasen i Friggsvei. Ansatte og verneombud har påpekt de trange forholdene rent fysisk og det dårlige inneklimaet. På grunn av økning i bemanningen, kan det ved møtevirksomhet og overlapping, være personer samlet på arealet som opprinnelig ble brukt til avlastning for en til to brukere samtidig som hadde et avgrenset behov for personell. Det er nå økt behov for enkeltarbeidsplasser for journalføring og arbeid på pc. I dag er det et lite kontor som også rommer seng til nattevakt. Dette er ikke tilfredsstillende verken som utvidet arbeidsplass for flere ansatte samtidig, heller behovet til nattevakten. Eiendomsavdelingen har anslått en løsning som kan tilfredsstille det utvidete behovet. En slik utvidelse vil tilfredsstille krav i Arbeidsplassforskriften med hensyn til garderobe, vaskerom, toaletter, rom for renholdsutstyr og inneklima samt forholdene til nattevakt. Kostnaden er kalkulert til 360 tusen. Finansiering av investeringsøkninger Økning av investeringsprosjekter er på 10,586 millioner. Rådmannen foreslår at merforbruk på investeringene finansieres ved bruk av disposisjonsfond. 3. ALTERNATIVER Ingen utredet. 4. KONKLUSJON Økonomien er under kontroll, og det forventes ikke store negative avvik dersom budsjettjusteringene blir vedtatt. RÅDMANNENS INNSTILLING 1. Rådmannen gis fullmakt til å saldere eventuelt avvik på netto renteutgift ved å avsette til eller bruke av rentefond 2. Rådmannen gis fullmakt til å fordele lønnsreserven mellom resultatområdene. 3. Driftsbudsjettet endres slik: a) Rammen til Politisk styring og kontroll økes med 435 tusen. b) Rammen til Ro skole økes med 929 tusen. c) Rammen til Ro helse og barnevern økes med 1,46 millioner. d) Rammen til Ro sykehjemmet økes med 1,5 millioner. e) Rammen til Ro kultur økes med 50 tusen. f) Rammen til Ro PBG økes med 2,5 millioner. g) Netto rentebelastning reduseres med 2 millioner. Eventuelle avvik salderes mot rentefond. h) Bruk av reserverte tilleggsbevilgninger økes med 2,374 millioner.bruk av disposisjonsfond økes med 2,5 millioner. 4. Investeringsbudsjettet endres slik: a) Kjøp av Thorvaldsensgården økes med 5,126 millioner. b) Vann og avløpsprosjekter Bjørlistubben økes med 2,1 millioner. c) Spuntvegg Son havn nord økes med 1,5 millioner. d) Aktivitetsrom Vestby Arena økes med 1,5 million. e) Personalbasen Friggsvei økes med 360 tusen f) Bruk av disposisjonsfond økes med 10,586 millioner. Side 9 av 21

10 Side 10 av 21 Sak F -33/15

11 Sak F -34/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Formannskapet F -34/ Havnekomitéen HAK -/ Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 210// 15/727 Grete Torvund * F -34/15 TERTIALRAPPORT VESTBY HAVN Dokumenter Dato Trykt vedlegg til SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER 1.1 Økonomi SMÅBÅTHAVNA Regnskap Bud hittil Bud 2015 Lønnsutgifter Andre driftsutgifter Andre inntekter Sum småbåthavna GJESTEHAVNA Lønnsutgifter Andre driftsutgifter Andre inntekter Sum småbåthavna VESTBY HAVNEDISTRIKT Andre driftsutgifter Sum vestby havnedistrikt Sum Havna De største driftskostnadene kommer på andre og tredje tertial. En del leietakere i småbåthavna har ikke betalt årets leie. Ubetalte krav er sendt til inkasso og inntektene kommer i andre tertial. Leieinntektene fra gjestehavna kommer i første og andre tertial. Konklusjon økonomi: Inntekter og kostnader for første tertial er i henhold til budsjett. 1.2 Medarbeidere Havneadministrasjonen består av havnesjef og havnebetjent (fast 100 % stilling). Det er inngått arbeidsavtale med tre deltidsansatte til å bistå med betjening av gjestehavn helg/kveld i høysesong. 1.3 Kort oppsummering av første tertial Mange kunder med leieforhold fra 1970 tallet har i år sagt opp leieavtalene. Ved brygge NA har det Side 11 av 21

12 Sak F -34/15 ikke blitt inngått faste leieavtaler siden rehabilitering ble vedtatt. Det har medført over 200 ledige faste båtplasser til utleie, mot normalt ca 50. Flere ledige plasser enn søkere. Det har blitt inngått tidsbegrensede leieavtaler for utenbygds boende. Fremleieplasser er fortsatt lite attraktive. For å bøte på dette vil man også i sesongen 2015 leie ut til utenbygdsboende. Etter fjorårets utvidelse av gjestehavna og betydelige økning i antall besøk klagde mange gjester på for få toaletter. Som et midlertidig tiltak ble det innleid vogn med toaletter av enkel standard. Serviceanlegget er nå bygget om for å få plass til to ekstra toaletter. Permanent lager for havnedriften er under oppføring, forventes ferdig innen medio juni. Diverse utslitte kjettinger og bøyer er skiftet. Det er montert flere redningsleidere. Leietagere ved brygge NA er anvist midlertidige plasser som følge av forsinkelser i byggeprosjektet. En del plasser ved NA er ikke utleibare. Kun 20 cm dybde ved lavvann. 2. KONKLUSJON Det tilrås at tertialrapport 1/2015 tas til orientering, og at rådmannen får fullmakt til å bruke fond for å dekke opp for ekstraordinært vedlikehold. RÅDMANNENS INNSTILLING 1. Tertialrapport 1/2015 tas til orientering. 2. Rådmannen gis fullmakt til å bruke fond for å finansiere vedlikehold. Side 12 av 21

13 Sak F -35/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Formannskapet F -35/ Havnekomitéen HAK -/ Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 216// 15/724 Grete Torvund * F -35/15 ÅRSBERETNING OG ÅRSMELDING VESTBY HAVN Dokumenter Dato Trykt vedlegg til 1. Årsberetning og årsmelding Vestby havn F,HAK,K 2. Revisjonsberetning Havn F,HAK,K 3. Kontrollutvalgets behandling F,HAK,K SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Etter regnskapsforskriften skal årsregnskapet utfylles av en årsberetning som det settes visse formkrav til. I tillegg kan rådmannen utdype enkelte områder i en egen årsmelding. Disse dokumentene kan samles i et eget dokument, men likevel slik at det klart kommer frem hva som er den forskriftsbestemte årsberetningen, og hva som er rådmannens årsmelding. RÅDMANNENS INNSTILLING Årsberetning og årsmelding tas til orientering Side 13 av 21

14 Sak F -36/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Formannskapet F -36/ Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 210// 15/723 Grete Torvund * F -36/15 ÅRSREGNSKAP VESTBY HAVN Dokumenter Dato Trykt vedlegg til 1. Havneregnskapet F,HAK,K 2. Revisjonsberetning F,HAK,K 3. Kontrollutvalgets behandling F,HAK,K SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Det vises til vedlagte årsregnskap for 2014 samt revisors beretning. Kontrollutvalget behandlet regnskapet for Vestby havn samt årsberetning og årsmelding i møte 5. mai, og fattet følgende vedtak: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, årsmeldingen, årsberetningen og revisjonsberetningen datert 15. april Kontrollutvalget merker seg at regnskapet er avlagt uten forbehold eller presisering. Ut over det dette, har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby havns årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det fremlagte regnskapet for Vestby havn for Netto driftsresultat for 2014 utgjør 580 tusen, mens den udisponerte delen av netto driftsresultat utgjør 275 tusen. I henhold til havne- og farvannsloven skal eventuelt overskudd på driften anvendes til formål som havnekassen skal dekke. 2. VURDERING I handlingsprogrammet for er det ikke avsatt midler til vedlikehold utover klargjøring og stenging av havna. Normalt vedlikehold må dermed dekkes av fondsavsettinger. Det er heller ikke satt av reserver som kan dekke opp en inntektssvikt. Dette må eventuelt dekkes av det samme fondet. Ved inngangen til 2015 var disposisjonsfondet på til sammen 3,9 millioner kroner. 3. KONKLUSJON Side 14 av 21

15 Sak F -36/15 Rådmannen anbefaler at regnskapet godkjennes. RÅDMANNENS INNSTILLING 1. Årsregnskapet for Vestby havn for 2015 godkjennes. 2. Regnskapsmessig overskudd på ,98 avsettes til disposisjonsfond. Side 15 av 21

16 Sak F -37/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Formannskapet F -37/ Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang /U62/ 13/789 Sjur Authen * F -37/15 NORWEGIAN OUTLET - SØKNAD OM SØNDAGSÅPENT Dokumenter Dato Trykt vedlegg til 1. Søknad om å holde åpent søndager i ferieperiodene F, K 2. Uttalelse F, K 3. Definisjoner F, K SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Norwegian Outlet (NO) har søkt om å få holde søndagsåpent i alle skolens normale ferieperioder, subsidiært i fellesferien om sommeren. Bakgrunnen for søknaden er at NO ser på sin virksomhet som turiststed, og fylkesmannen kan etter søknad fra kommunen bestemme at et område regnes som typisk turiststed hele eller deler av året. Videre er turiststeder unntatt fra begrensningene i åpningstid i lov om helligdager og helligdagsfred. I lov om helligdager og helligdagsfred finner vi følgende i 5 (utdrag): På helligdager skal faste utsalgssteder som selger varer til forbrukere, holde stengt. På jul-, påskeog pinseaften skal de stenge kl. 16. Dette gjelder ikke for 1.utsalgssteder som i det vesentlige selger kiosk- eller dagligvarer, og som har en samlet salgsflate som ikke overstiger 100 kvm 2.bensinstasjoner med en samlet salgsflate som ikke overstiger 150 kvm 3.utsalgssteder på campingplasser i campingsesongen 4.utsalgssteder på områder som etter vedtak av fylkesmannen regnes som typiske turiststeder, se sjette ledd 5.salg fra serveringssted Fylkesmannen kan etter søknad fra kommunen ved forskrift bestemme at et område skal regnes som typisk turiststed, se annet ledd nr. 4, for hele året eller deler av året. Som typisk turiststed kan bare regnes område der salget i de aktuelle periodene hovedsakelig skjer til turister. 2. VURDERING NO viser i sin søknad til at 40% av totalt kundebesøk er fra turister, og i ferieperiodene er turistene i flertall. NO underbygger dette med statistikk fra besøkstellinger, og viser til en definisjon fra SSB om turisme. Side 16 av 21

17 Sak F -37/15 Rådmannen er ikke uenig i at mange av kundene på NO er besøkende fra andre kommuner, men er noe i tvil om man bør regne dagsbesøk fra Oslo, Follo og Østfold som turisme i ordets rette betydning. Selv om konseptet til NO er unik i Norsk sammenheng, er det likevel slik at enkelte av butikkene på NO er i direkte konkurranse med blant annet butikker på Vestby Storsenter. Et likebehandlingsperspektiv tilsier at det vil være problematisk å tillate et utsalgssted for klær å holde åpent søndager, mens man nekter et annet utsalgssted for klær tre kilometer unna å holde åpent. Regjeringen har varslet endringer i reguleringen av åpningstider. Denne endringen vil antakelig medføre at kommunene selv gir tillatelse til detaljhandel på helligdager, uavhengig av turiststeddefinisjon. 3. ALTERNATIVER Alternativene i saken er enten å søke fylkesmannen om å definere NO som turiststed, eller ikke å søke. Kommunen står etter rådmannens oppfatning fritt i denne saken. 4. KONKLUSJON Rådmannen mener at NO ikke er et turiststed i den betydningen man normalt legger i begrepet. Videre er rådmannen av den oppfatning at en tillatelse til søndagsåpning for NO kan virke konkurransevridende i disfavør av Vestby sentrum. Rådmannens anbefaling er at man avventer lovforslaget fra regjeringen, da det antas at en lovendring på dette området gjør det mulig å likebehandle utsalgssteder i Vestby. RÅDMANNENS INNSTILLING Vestby kommune søker ikke Fylkesmannen i Oslo og Akershus om at området rundt Norwegian Outlet i Vestby skal regnes som turiststed i skolens normale ferieperioder. Side 17 av 21

18 Sak F -38/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Formannskapet F -38/ Kommunestyret K -/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 064// 15/812 Rune Sletner * F -38/15 IKT FOLLO - DIGITALISERINGSSTRATEGI Dokumenter Dato Trykt vedlegg til IKT Follo Digitaliseringsstrategi / F, K SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Rådmennene i Follo ga sommeren 2014 oppdraget om å utarbeide en felles digitaliseringsstrategi for IKTsamarbeidet i Follokommunene; Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby og Ås til en bredt sammensatt arbeidsgruppe. Den foreliggende strategien definerer de viktigste satsningsområdene og målene for IKT Follo i perioden Både tverrgående og sektorielle satsningsområder er beskrevet, og alle relevante fagmiljøer har vært involvert i arbeidet. En viktig satsing i strategien er en harmonisering av kommunenes IKT-systemer, noe som vil gi gevinster i form av lavere lisenskostnader og muligheten til økt samarbeid mellom kommunene. Det legges frem en likelydende sak til behandling i de politiske organer i de 6 berørete kommunene. Follo kommunene har hatt ulike IKT-strategier, enten som egne kommunale strategidokumenter eller som del av kommunens handlingsprogram. IKT-samarbeidet mellom Follo kommunene har vært av en mer løs art enn samarbeidet som er etablert i andre regioner. Følgende representanter har vært med i arbeidsgruppen som i fellesskap har utarbeidet strategien: Olav Neander, kommunalsjef (kultur og oppvekst) Frogn kommune / leder av arbeidsgruppen Trine Christensen, rådmann Ås kommune Else Karin Myhrene, kommunalsjef (helse og omsorg) Oppegård kommune Anita Nilsen, kommunalsjef (helse og omsorg) - Nesodden kommune Rune Sletner, personal- og organisasjonssjef Vestby kommune Stein E. Engebretsen, geodatasjef Ski kommune Andreas Brodahl, service- og kommunikasjonssjef Ås kommune Arne Bjøru IKT Follo / sekretariat for arbeidsgruppen Arbeidsgruppen tok utgangspunkt i KS mal for digitaliseringsstrategi som rammeverk for arbeidet. Hovedmålsettingen er at kommunene bruker digitalisering for å legge best mulig til rette for innbyggere og næringsliv, og for å produsere gode kommunale tjenester. Rådmennene i Follo godkjente den vedlagte strategien i sitt møte 27. april, og anbefaler at Follo kommunene gir sin tilslutning. 2. VURDERING Den vedlagte strategien er et godt gjennomarbeidet dokument der ledere for de ulike fagområdene i Follo kommunene har vært representert i arbeidsgruppen. Strategien inneholder en beskrivelse av situasjonen og utfordringene på 7 tverrgående og 3 tjenestespesifikke satsingsområder. I arbeidet Side 18 av 21

19 Sak F -38/15 har rådmannskollegiet i Follo, de ulike kommunalsjefs- og fagnettverkene på tvers av kommunene samt IKTsjefene fortløpende diskutert strategien, og gitt tilbakemeldinger til arbeidsgruppen. Representanter i arbeidsgruppen har også innhentet erfaringer med IKT-samarbeid i andre regioner i Norge. En gjennomgående erfaring er at man har mye å tjene på å anskaffe felles fagsystemer, både når det gjelder lisenskostnader og fagsamarbeid på tvers av kommunegrensene. Arbeidsgruppen vurderer at behovet for et tettere samarbeid i Follo er tilstede, uavhengig av hvor mange kommuner det vil være i Follo i fremtiden. Strategien følger malen fra KS, som på sin side allerede har vært utgangspunkt for IKT-strategiene i flere Follo-kommuner. En gjennomgående anbefaling i strategien er at Follo kommunene fremover satser tydeligere på anskaffelser av felles IKT-systemer. Den enkelte kommune vil måtte å vurdere når det er hensiktsmessig å slutte seg til de ulike fellessystemene. I Anskaffelsesprosessen vil gjeldende lovog regelverk for offentlige anskaffelser bli sentral. Som vedlegg til strategidokumentet vil det også bli utarbeidet handlingsplaner pr satsingsområde, som viser de prioriterte områdene i planperioden. Handlingsplanene vil beskrive konkrete aksjoner som skal gjøres for å nå målene i strategien, samt hvem som er ansvarlig og hvilke tidsfrister som gjelder. De allerede eksisterende arbeids- og nettverksgruppene i Follo vil være ansvarlige for å utarbeide handlingsplanene: Tverrgående satsingsområder Satsingsområde Ansvarlig 1 Digital dialog IKT-koordineringsgruppen 2 IKT - Tekniske veivalg IKT-koordineringsgruppen 3 Strategisk IKT-ledelse Rådmannskollegiet 4 Kompetanse Personalsjefsforum 5 Arkiv og dokumenthåndtering Arkivgruppen 6 Personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet IKT-koordineringsgruppen 7 Arkitektur og standardisering IKT-koordineringsgruppen Sektorielle satsingsområder; Satsingsområde Ansvarlig 1 Helse og velferd Helsegruppen 2 Oppvekst og utdanning Skoleeierforum 3 Plan, bygg og geodata Geodatasamarbeidet Økonomiske konsekvenser Kostnadsperspektivet er ikke en del av den digitaliseringsstrategien som er utarbeidet. Bevilgninger og prioriteringer mellom ulike satsninger gjøres per år i de enkelte kommunenes ordinære budsjettprosesser. I all hovedsak vil strategien legge føringer for hva de enkelte kommunene prioriterer. 3. ALTERNATIVER Ingen alternativer er vurdert. 4. KONKLUSJON Rådmannen anbefaler at Digitaliseringsstrategien for IKT Follo vedtas. Økonomiske konsekvensene av strategien søkes innarbeidet i kommunens handlingsprogram. RÅDMANNENS INNSTILLING Side 19 av 21

20 Sak F -38/15 1. Digitaliseringsstrategien for IKT Follo vedtas. 2. Økonomiske konsekvensene av strategien søkes innarbeidet i kommunens handlingsprogram. Side 20 av 21

21 Sak F -39/15 Behandling Utvalgssaksnr Møtedato Formannskapet F -39/ Arkivkode Saksnummer Saksbehandler Klageadgang 431// 15/830 Nina M. Smith * F -39/15 MEDARBEIDERSAMTALER RÅDMANNEN Dokumenter Dato Trykt vedlegg til Mal resultatmål for rådmannen 2015 Resultatmål for rådmannen 2014 Unt. Off. jfr. Off.l. 13 F F SAKSFREMLEGG 1. SAKSOPPLYSNINGER Kommunestyret v/ Formannskapet har inngått lederavtale med rådmann Sjur Authen. Lederavtalen regulerer følgende forhold: Gjensidige forventninger Konkretiserte resultatkrav Prosedyrer for definering av resultatkrav Prosedyrer for drøfting av manglende samsvar mellom krav og innfridde resultater I henhold til lederavtalens pkt. 7, evaluering, skal formannskapet og rådmannen minst to ganger pr. år gjennomføre en samtale med vekt på evaluering av resultater og andre forhold som berører forholdet mellom politikk og administrasjon. Mal for utarbeidelse av resultatmål for 2015 er vedlagt. I tillegg vedlegges resultatmål for 2014 for tidligere rådmann, Knut Haugestad. 2. VURDERING Formannskapet gjennomfører ledersamtale med rådmannen og fastsetter nye resultatmål i samarbeid med rådmannen. ORDFØRERERENS INNSTILLING: 1. Formannskapet gjennomfører ledersamtale med rådmannen 2. Resultatmål for 2015 utarbeides og godkjennes Side 21 av 21