Oversendelseav SiVstyresak007/2015forviderebehandling

Transkript

1 Sykehuset i Vestfold HELSE SØR- ØST Administrasjonen Helse Sør-Øst RHF v/atle Brynestad Postboks Hamar 1) : 2 _ 6 SAK I-2460c6Lt A Vår referanse: Deres referanse: Dato: 2015/396-3 / Oversendelseav SiVstyresak007/2015forviderebehandling Sykehuset i Vestfold HF har i flere år arbeidet for samlokalisering av foretakets tilbud innenfor barn- og ungdomspsykiatri. Det er nå framforhandlet en avtale med en privat byggherre. Styret i Sykehuset i Vestfold HF behandlet saken i styremøte 23/ Det vises i den forbindelse til fullmaktsregime i Helse Sør-Øst RHF. Vedlagt ligger protokoll fra nevnte styremøte i Sykehuset i Vestfold HF samt styresak 007/2015 med vedlegg. Som det framgår av vedtaket oversendes herved saken til Helse Sør-Øst RHF for videre behandling. Det er et ønske om rasket mulig behandling. Utover det som framgår av saken med vedlegg ønsker administrasjonen ved SiV å klargjøre noe i forhold til hvorfor foretaket anbefaler en leieavtale framfor eget bygg, og noe mer i forhold til tiltakets økonomi. I iddasen til Tønsbergprosjektet ble det vurdert å inkludere lokaler for barn og ungdomspsykiatrisk avdeling (BUPA). I iduaserapporten ble det alternativet konkludert med: Nytt bygg for BUPA i Tønsberg (byggestart 2018). Tiltaket nytt bygg for BUPA er skjøvet ut i tid da det nå søkes løsning gjennom leie av lokaler. Det skal i videre planarbeid tas hensyn til mulighetsrom og grensesnitt for et fremtidig bygg på sykehustomten, enten som ett selvstendig bygg eller sammenkoblet med akuttpsykiatribygget. På denne bakgrunn har Sykehuset i Vestfold HF arbeidet videre med å finne egnede lokaler for samlokalisering av BUPA på kort og mellomlang sikt. Det har også vært et argument at et stadig tettere samarbeid med kommunene gjør det viktig å være fleksibel i forhold til bygningsmasse, og det er derfor ikke noen ulempe å leie arealer for deler av pasienttilbudet. Når det gjelder de økonomiske vurderingene innebærer, som det framgår av saken, dette nye leieforholdet at man flytter ut av 3 bygg. Netto økning i areal er 318 m2. Dette gir en marginal årlig kostnadsøkning (beregnet til 0,8 mill kr) som for hele leieperioden inkl. opsjon ligger innenfor HF-styrets fullmakt å beslutte. Men leieavtalen som sådan har en verdi på ca. 157 mill kr ekskl. mva og fellesutgifter, og ligger derfor utenfor fullmakten til styret i Postadresse: Besoksadresser: Telefon/foks: E-post: I nternett: Organsisasjonnumrner: Bank giro: 311,

2 Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset i Vestfold HF. Vedlegget til styresaken peker på gevinster ved samlokalisering. Det vil bli stilt krav til BUPA i forholdet til dette og noe av det vil gi økonomiske gevinster som mest sannsynlig vil summere seg til mer enn den økte kostnaden på en snau million. Men dette tiltaket er ikke tiltak for å forbedre økonomien, det er et tiltak for å forbedre tilbudet til pasienten. Sykehuset i Vestfold ber om at Helse Sør-Øst HF behandler denne saken slik fullmaktsreglementet forutsetter, og håper på at styret i Helse Sør-Øst RHF i sitt styremøte 12/ støtter vedtaket gjort av styret i Sykehuset i Vestfold 23/ Med-yennlig hilsen, / kc7 RogerlGjennest d Økonomidirektør 3 vedlegg Protokoll fra styremøte i Sykehuset i Vestfold HF 23. februar 2015 Styresak 007/2015 fra styremøte i Sykehuset i Vestfold HF 23. februar 2015 Vedlegg til styresak 007/2015 fra styremøte i Sykehuset i Vestfold HF 23. februar

3 Sykehuset i Vestfold HELSE SØR-ØST Moteprotokoll Styre: Møtested: Dato: Tidspunkt: Sykehuset i Vestfold HF Sykehuset i Vestfold HF, 1.etg rom februar 2015 kl Følgende medlemmer Navn 13.ørn Walle Ole Johan Bakke Tove Kre en Jør ensen B.ørn Kåre Sevik Kirsti Been Tofte Tove Hovland Nina Christin Clausen Hilde Hatlo Tone Woll Buer Trond Hu o Haukebø møtte: Funks'on leder nestleder st remedlem st remedlem st remedlem st remedlem styremedlem st remedlem st remedlem st remedlem Fra Brukerutval et møtte tale- o forsla srett : Mona Wike Mona Helen Knutsen Varamedlemmer som møtte: Navn Fra administrasjonen møtte: Adm.direktør Stein Kinserdal Direktør virksomhetsst rin Sven-Erik Andersen Økonomidirektør Ro er G.ennestad Fa direktør Anita Schumacher Samhandlin sdirektør Geir Ma nussen Klinikks'ef Finn Hall Kst. klinikks'ef Siri Vedeld Hammer Kst. klinikksjef Jon Anders Takvam Servicedirektør Jostein Todal Kommunikas.onss'ef Merete Bu sett Lindahl Økonomis'ef Ø vind Røed Protokollfører Side 1 av 4

4 Sykehuset i Vestfold HELSE SØR-ØST SAK: 001/2015 Godkjenning innkalling og saksliste Innkalling og saksliste ble godkjent. SAK: 002/2015 Godkjenning av protokoll fra møte 18. desember Protokollen ble godkjent og signert. SAK: 003/2015 Resultater 2014 og rapportering januar 2015 Helse Sør-østs oppdrag og bestilling til SiV inneholder mange mål, men HSØ har prioritert enkelte, og disse følges opp månedlig. Disse målene legges til grunn for rapporteringen i styremøtene. Denne saken er ikke endelig resultatpresentasjon for det kommer egen sak om årsregnskap i neste styremøte Enstemmig vedtak: Resultater 2014 og rapportering januar 2015 tas til orientering. Styrets beretning og årsregnskap behandles i styremøte SAK: 004/2015 Årlig melding 2014 Årlig melding er styrets rapportering til eier om hvordan helseforetaket har svart opp det regionale helseforetakets bestilling av helsetjenester. Årlig melding inneholder i tillegg styrets plandokument for Årlig melding leveres av alle foretak i HS0 RHF etter fast mal. Frist for oversending av Årlig melding til HSØ er 1. mars. Utkast til Årlig melding 2014 forelegges styret for godkjenning, evt. innspill. Enstemmig vedtak: Styret godkjenner Årlig melding 2014 og ber administrasjonen oversende den til Helse Sør-Øst RHF. Styret er tilfreds med utviklingen i Sykehuset i Vestfold HF i Styret vil videre fremheve den positive utviklingen på området forskning og innovasjon. For øvrig vil styret vise til kommentarene på s. 9 i Årlig melding 2014, og ber Helse Sør-Øst ha fokus på den problemstilling som der reises. SAK: 005/2015 Oppdrag og bestilling 2015 Oppdrag og bestilling 2015 ble gitt til Sykehuset i Vestfold HF (SiV) i felles foretaksmøte for helseforetakene i Helse Sør-øst (HSØ) 12. februar Dokumentet sammenstiller HSøs oppdrag og bestilling til SiV med utgangspunkt i overordnede rammer, samt økonomiske og faglige prioriteringer i HSØ. Styret er allerede i en viss grad kjent med oppdragsdokumentet, gjennom fokus på felles styreseminar på Gardermoen. Hensikten med foreliggende sak var å invitere styret til formelt å kvittere for mottaket av Oppdrag og bestilling 2015, samt å ha en foreløpig drøfting av de mest sentrale deler av oppdraget og av foretakets evne til å nå disse. Side 2 av 4

5 Sykehuset i Vestfold H ELSE SØR-ØST Adm. direktør legger for øvrig opp til å fremme ny sak for styret i mars, med en nærmere risikovurdering og redegjørelse for tiltak som må iverksettes for å nå målene. Enstemmig vedtak: Styret tar Oppdrag og bestilling 2015 fra Helse Sør-øst til etterretning. Det fremmes sak til neste styremøte med en nærmere vurdering av hva som skal til for å imøtekomme krav som er satt i Oppdrag og bestilling Styret vil spesielt understreke viktigheten av måloppnåelse innen områdene fristbrudd, ventetider og pakkeforløp. SAK: 006/2015 Høring - Oppfølging av strålekapasiteten i HSØ - Rapport fra arbeidsgruppe ved OuS HF Helseforetakene er i brev av fra Helse Sør-Øst RHF bedt om å kommentere vurderinger, anbefalinger og forslag i rapporten "Oppfølging av stråleterapikapasiteten i Helse Sør-Øst". Det ble også bedt om tilbakemeldinger på spørsmålene: Hvordan vil helseforetaket selv styrke tilgjengelighet og henvisning til stråleterapi for kreftpasienter i eget sykehusområde? Har helseforetaket forutsatt å etablere eget stråleterapitilbud i sykehusområde evt i samarbeid med annet helseforetak, og er dette innarbeidet i investeringsplan/er? Normalt er praksis at høringsuttalelser av ulik karakter utarbeides av adm. direktør, uten nærmere forankring i styret. I dette tilfelle har adm. direktør valgt å involvere styret. Dette fordi styret i møte , sak nr. 044/2011 "Utviklingsplan og investeringsplaner i Telemark og Vestfold sykehusområde" vedtok følgende i pkt. 5: "Det utredes videre kreftsenter med stråleenhet i Larvik." Enstemmig vedtak: Styret tar høringsuttalelse fra Sykehuset i Vestfold HF, datert til etterretning. SAK: 007/2015 Leie av lokaler til Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (BUPA) SiV - Barne- og ungdomspsykiatrisk avd. (BUPA) har utredet samling av avdelingens poliklinikkseksjoner i Tønsbergområdet på sted. Adm.dir. vurderer at leie av lokaler i Tønsberg er det foretrukne alternativ. Etter en anbudsprosess er det inngått en betinget leieavtale. Leieavtalens verdi er slik at den må godkjennes av Helse Sør-Øst RHF før endelig avtale kan inngås. Enstemmig vedtak: Styret støtter den anbefalte løsning for samling av BUPAs poliklinikkseksjoner i Tønsberg-området. Saken oversendes Helse Sør-øst RHF for godkjenning. Styret gir adm. direktør fullmakt til å inngå leieavtalen dersom saken godkjennes av Helse Sør-Øst RHF. Side 3 av 4

6 Sykehuset i Vestfold HELSE SØR-ØST SAK: 008/2015 Styrets årsplan Oppdatert Styrets årsplan ble vedtatt i møte (sak nr. 078/2013) Denne blir fortløpende oppdatert og legges frem for styret i hvert møte. Enstemmig vedtak: Styret tar oppdatert årsplan for 2015 til orientering SAK 009/2015 Adm. direktørs orientering Adm. direktør orienterte kort muntlig om status i Tønsberg-prosjektet. Enstemmig vedtak: Styret tar redegjørelsen fra adm. direktør til orientering. SAK 010/2015 Ingen saker. Eventuelt Tønsberg, mandag 23. februar 2015 Sven-Erik Andersen Protokollfører Bjørn leder Walle Ole Johan nestleder Bakke Trond Hugo Haukebø Hilde Hatlo Kirsti Been Tofte Tove Kreppen Jørgensen Tone Woll Buer Bjørn Kåre Sevik Nina Christin Clausen Tove Hovland Side 4 av 4

7 Sykehuset i Vestfold HELSE SØR-ØST Saksframlegg til styret Møtedato: Sak nr: 007/2015 Sakstype: Beslutningssak Saksbehandler: Klinikksjef Finn Hall Leie av lokaler til Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (BUPA) Vedlegg: Notat av vedr. gevinstpotensialer ved samling av BUPAS seksjoner i Anton Jensensgt.2 Hensikten med saken: SiV - Barne- og ungdomspsykiatrisk avd. (BUPA) har utredet samling av avdelingens poliklinikkseksjoner i Tønsbergområdet på sted. Adm.dir. vurderer at leie av lokaler i Tønsberg er det foretrukne alternativ. Etter en anbudsprosess er det inngått en betinget leieavtale. Leieavtalens verdi er slik at den må godkjennes av Helse Sør-Øst RHF før endelig avtale kan inngås. Forslag til vedtak: Saken oversendes Helse Sør-Øst RHF for godkjenning. Styret gir adm. direktør fullmakt til å inngå leieavtalen dersom saken godkjennes av Helse Sør- Øst RHF. Tønsberg, Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 3

8 Sykehuset i Vestfold HELSE SØR-ØST Faktabeskrivelse: Klinikk psykisk helse og rusbehandling (KPR) har de siste tre årene jobbet for å redusere antall lokasjoner for BUPA i Vestfold for å kunne gi et bedre pasienttilbud og skape et robust fagmiljø. I Tønsbergprosjketet er det av flere grunner valgt ikke å utrede mulighet for om det er plass til lokaler for BUPA. I perioden la SiV-KPR/BUPA ned betydelig arbeid i å realisere en samlokalisering i Fjordgaten 2 på Korten/Ilene i Tønsberg. Ultimo 2013 skapte veimyndighetenes prioriterte forslag til ny fastlandsforbindelse for Nøtterøy betydelig usikkerhet for eiendomsutvikling i området og primo januar 2014 så styringsgruppen i prosjektet seg nødt til å avvikle prosessen. I 2014 har det etter juridisk rådføring med Helse Sør-øst RHF, vært gjennomført anbudsrunde som ledet til skisseprosjekt i Anton Jenssens gate 2, eid av Coop Norge Eiendom AS. Det foreliggende indikerer at det å legge til rette for ibruktakelse av leieobjekt som tilbudt av Coop Norge Eiendom AS ikke medfører kostnadsøkning for BUPA/KPR sammenlignet med avsluttet prosjekt BUPA Ilene i Fjordgaten 2. BUPA fraflytter tre lokasjoner på til sammen 3846 m2 brutto til fordel for et leieobjekt i nybygg på 4164 m2 brutto, en økning i bruttoareal på 318 m2. Tilbudt leieobjekt fremstår som fleksibelt, med god mulighet for videreutvikling av BUPAs virksomhet. Tilbudte lokaler er utformet slik at behovet for å leie eksterne lokaler til BUPAs løpende kursvirksomhet reduseres. Arealene i Anton Jensensgt. 2 vil være disponible fra og frigjør to eldre bygg på sykehusområdet, samt et leid og godt tilrettelagt lokale for på ca 1100 kvm i Fjordgt. 2. Alternativ bruk av foretakets arealer, oppsigelse av eksisterende leieavtaler, og gevinster ihht beskrivelsene sakens vedlegg, skal løse de økonomiske utfordringene knyttet til leieavtalen i Anton Jensensgt. 2. Foretaket har i forbindelse med Tønsbergprosjektet stor bruk for arealer BUPA flytter ut av, og det er derfor liten risiko for negativt økonomisk avvik i den perioden. Etter avslutningen av Tønsbergprosjektet vil dagen leieavtale i Fjordgt. 2 være avsluttet og eget areal være omdisponert. Tidspunktet for samlokalisering av BUPA framstår derfor som ideelt for SiV og samlet sett med liten økonomisk risiko. Leieavtalen løper i 10 år. Leieavtalen gir ikke leietaker rett til kjøp av eiendelen til en lavere verdi enn markedsverdien ved utgangen av leieperioden. Lokalene/arealene som leies er ikke av så spesiell karakter at de uten vesentlige endringer eller modifikasjoner, ikke kan brukes av andre enn leietaker. Levetiden er vesentlig lengre. Leietaker har etter utløpet av den opprinnelige avtalen rett til å fornye denne for en tidsbegrenset periode på fem år til markedspris. Den totale kostnaden på leieavtalen overstiger 100 mill. kr. og må derfor godkjennes av Helse Sørøst RHF. Vurderinger Det har over lengere tid vært arbeidet med å finne en god løsning for å samlokalisere dag- og poliklinisk for BUPAs aktivitet i Tønsbergområdet. Ut fra valget om å ikke å innlemme ny lokaler til BUPA på sykehusområdet i Tønsberprosjektet, vurderes foreliggende løsning om å leie lokaler i nybygg som COOP Eiendom Norge AS skal oppføre i Anton Jenssensgt. 2 på Korten i Tønsberg, som god. Arealen tilfredstiller BUPAs behov for å samlokalisere aktivitet og vil gi grunnlag for et robust og utviklende tjeneste- og fagmiljø til beste for barn- og unge som har behov for denne type Side 2 av 3

9 Sykehuset i Vestfold H ELSE SØR-ØST spesialisthelsetjenste. Kontraktens lengde vurderes å passe godt inn i utviklingsperspektivet for sykehuset og fagområdet psykisk helse. I leieperioden vil oppgavefordelingen mellom 1. og 2. linjen for fagområdet være i utvikling og bevegelse. Dette vil avtegne arealbehov og hvilke løsninger som vil være formålstjenelig å velge mot slutten av leieperioden. En samling av berørte fagmiljøer innebærer en stor gevinst for BUPA. Planlagt samlokalisering legger til rette for positive synergieffekter hva gjelder pasientbehandling, mulighet for videreutvikling av tjenester og utførelse av fellestjenester i avdelingen med tilhørende mulighet for reduserte kostnader. Gevinstpotesialet omtales nærmere i vedlegg til saken. Adm. direktør anbefaler derfor at det inngås leieavtale med Coop Eiendom Norge AS om lokalene i Anton Jenssensgt. 2 og ber om fullmakt til å inngå leieavtale forutsatt godkjenning av Helse Sør-øst RHF. Side 3 av 3

10 Sykehuset i Vestfold, SOR OS Klinikk psykisk helse og rusbehandling Til: Finn Hall, klinikksjef KPR Fra: Inger Meland Buene, avdelingssjef BUPA Dato: \-.F.ØRFN DE (..;EVI\STPOTE. \SIALER VED s 1 ING BUPAS SEKSIONIR A\TO JFNSSENS CATE 2, TONSBERG E-L-Lkg -uni7 BUPA har de siste tre årene jobbet for å redusere antall lokasjoner i Vestfold for å kunne gi et bedre pasienttilbud og skape et robust fagmiljø. I perioden la SiV HF / BUPA ned en betydelig mengde arbeid i å realisere en samlokalisering i Fjordgaten 2 i Tønsberg. Ultimo 2013 skapte veimyndighetenes prioriterte forslag til ny fastlandsforbindelse for Nøtterøy betydelig usikkerhet for eiendomsutvikling i området og primo januar 2014 så styringsgruppen i prosjektet seg nødt til å avvikle prosessen. I 2014 har det vært gjennomført anbudsrunde som ledet til skisseprosjekt i Anton Jenssens gate 2, eid av Coop Norge Eiendom AS. HP, Den overordnede hensikten med prosjektet å etablere et bygg innen psykisk helsevern for barn og unge i Vestfold som legger til rette for et kvalitativt godt og fremtidsrettet klinisk tilbud til pasientene. Et tilbud som i fremtiden både skal bli mer spesialisert, samtidig som spesialisthelsetjenesten skal samhandle mer målrettet med kommunene for et helhetlig psykisk helsetilbud til barn, unge og deres familier. Vi skal ha mer helse ut av våre samlede ressurser, stadig raskere kunne foreta endringer, tilby utviklende og attraktive arbeidsplasser for å rekruttere de beste medarbeiderne og over tid ha rom for vekst. Bygg og arbeidsmåter henger sammen, og vi ønsker at bygget skal kunne bidra til at vi når de målene vi setter oss for pasientbehandling og kunnskapsutvikling. En samling av kliniske miljøer fra nåværende tre ulike bygg inn i et samlet lokale, vil være en unik mulighet for fleksibel bruk av kompetanse og lokaliteter. Nærhet mellom fagpersonene vil lettere kunne fremme kvalitetsforbedring i det kliniske tilbudet. Vår nåværende drift i mange bygg har en ressurskrevende internlogistikk, hvor vi ikke får utnyttet godt nok kompetansen avdelingen samlet besitter. I forbindelse med prosjektet i Fjordgaten 2 ble det foretatt en ROS-analyse på konsekvensene av å fortsette drift som nå. Av denne fremgår det at det er nødvendig for BUPA å gjennomføre en samlokalisering. Følgende redegjørelsen er et forsøk på å vise hvilke positive effekter samlokalisering kan ha for tilbudet innen det psykiske helsevern for barn og unge / BUPA, og for BUPAs ansatte. Dette bygger på både innspill fra tillitsvalgte, verneombud og fagråd i høringsrunden før igangsettelse av prosjekt for samlokalisering i Fjordgaten 2, samt en gjennomgang med ledergruppen spesielt angående gevinstpotensialer. Side 1 av 6

11 Sykehuset i Vestfold I A SOR-OSI Klin kk psykisk helse og rusbehandling H-2 Bakgrunnen for, og hensikten med prosjektet er grundig redegjort for i sak 47/11 til BUPAs ledergruppe, også redegjort for i PiVs ledergruppe. I foreliggende notat legges det frem A) Identifikasjon av potensielle gevinster (tid, kostnader og ytelse/kvalitet) for både pasienter, samarbeidspartnere og avdeling/hf og B) Planlegging av gevinstrealisering. Oversikt over husleiekostnader for nåværende og fremtidige lokaler, er ikke hensyntatt i dette, men økonomiske forhold er beskrevet i vedlegg "BUPA - areal- og kostnadsberegning november 2014". Det er 84 ansatte som er tiltenkt et arbeidssted i bygget; 63 klinikere og ledere, 14 kontoransatte og BUPA Ledelse som består av 7 medarbeidere. Per i dag har disse arbeidssted i Fjordgaten 2, Chr. Fredriks gate 6 og Haakon V gate 9. Størst gevinst av samlokalisering vil BUPA Poliklinikk Nordre Vestfold ha, som per i dag er delt på to lokasjoner. Skisseprosjektet har 90 cellekontorer og 12 arbeidsplasser i teamkontor, og gir således rom for vekst og fleksibilitet mtp. midlertidige arbeidsplasser for studenter og ansatte fra øvrige lokasjoner i BUPA, samt ved behov for ekstra behandlingsrom. Lokalene vil fysiske legge til rette for poliklinikk, dagtilbud og administrative funksjoner. A) Identifikasjon av wtensiefle ge jnster: Behandimgsffibudet Et samlet lokale for disse BUP-seksjonene gir muligheter for en mer hensiktsmessig organisering enn den vi har i dag. Nå påvirker i stor grad lokalenes størrelse tilbudets omfang. Det nye lokalet vil fremme en organisering rundt pasientforløp mer enn rundt seksjonstyper, med derav mulige gevinster for pasientbehandling og samlet ressursbruk. Pasientforløpene vil kunne bli mer effektive og derigjennom bedre utnyttelse av klinikernes kompetanse. Behandlingstilbudet vil også kunne bli mer enhetlig for pasientene enn det vi har i dag. Flere medarbeidere i et bygg vil kunne lette muligheten for utvidet åpningstid og gi et mer fleksibelt tilbud til pasientene. Lettere tilgang på spesialkompetanse vil også være pasientgevinst. Bedret pasienttilbud mulig. Samling i et større miljø er en viktig forutsetning for økt fagutvikling og forskning. Lettere tilgjengelig og bedre og mer fleksibel utnyttelse av kompetanse. Samlokalisering fremmer samarbeidet seksjoner og fagmiljøer i mellom. Det vil også virke positivt rekrutterende på fagfolk. Vi vet at en forutsetning for kompetansedeling er å kunne møtes og mingle. Faste faglige møter i lokalet for de ansatte kan vi få til. For eksempel vil et ukentlig kort fagmøte kunne være veldig enkelt gjennomførbart. Dette vil kunne fremme kvalitetssikringen av jobben som gjøres. Det vil også kunne fremme en bedre kommunikasjon internt i avdelingen, spesielt mellom ledere og medarbeidere, fremme kunnskapsdeling på tvers av miljøer og kompetanseområder, og bidra som lim i organisasjonen. Gevinst i fagutvikling mulig. Side 2 av 6

12 Sykehuset i Vestfold, SOR 051 Klinikk psykisk helse og rusbehandling irdpsvk :,thsk id 3 Psykososiak arbedsrn. Et arbeidsmiljø med mange kolleger vil kunne gjøre at man har et større miljø for faglighet og kollegialitet. I tillegg vil også et felles pauserom kunne stimulere det psykososiale miljøet. Vi ser også at vi vil kunne få til et hvile-/stillerom, forebygging av sykefravær for disse. som vil kunne være en støtte for gravide og Det planlegges fleksible større rom for aktivitet for barn og ungdom. Gjerne med store skap hvor mye av utstyret kan settes bort. Disse rommene vil ev. også kunne brukes som trimrom for de ansatte før eller etter arbeidstid. Gevinst i psykososialt arbeidsmiljø mulig. Forebygge sykefravær. 4 Reisekostnader (tu:1, penger) Tiden for reise mellom disse aktuelle seksjoner for møter for både klinikere og ledere, vil bortfalle. Det vil også gå mindre tid med for å lete etter P-plass når man kommer tilbake til arbeidsstedet enn ved en arbeidsplass på sykehusområdet, da det er P-plasser lett tilgjengelig. Bygget i Anton Jenssens gate vil også kunne bli et ønsket sted for kommunene å komme innom med jevne mellomrom, da det der vil foregå undervisning, også åpen for dem. Samarbeidet med kommunene vil kreve at vi ser på måter å strukturere fremmøtet på, slik at det blir forutsigbart og effektivt for både kommune og BUPA. Leasingbiler blir lettere å utnytte, da det er flere ansatte på et sted. Bruk av privatbiler vil kunne reduseres. Redusert tids- og ressursbruk til reising. Isnntorfaghg ressursbruk Slik bygget er planlagt, vil kontoransatte sitte lett tilgjengelig for klinikerne for å være mer direkte støtte opp mot den kliniske driften. Dette vil kunne effektivisere klinikernes tid. Mindre sekretærressurser vil bli brukt på resepsjonsarbeid, da det vil kunne samles på færre hoder enn nå. For kontoransatte vil denne organiseringen medføre mer meningsfulle oppgaver, og vi vil kunne differensiere oppgaver mer ut fra den enkeltes styrker og interesser. Forbedret kvalitetssikring av kontorfaglige støttefunksjoner kan vi oppnå ved å organisere dem på en bedre måte enn nå: Spesialfunksjoner vil kunne samles på færre medarbeidere. Kvalitetssikring vil kunne bedres ved å samle inntaksarbeid, personal og andre funksjoner som nå er ivaretatt i tre seksjoner. For eksempel GAT fra at tre sekretærer har spesialkompetanse på det nå, kan det samles på en person. Kontorfaglig tidsbruk vil kunne dreies til å støtte opp om mer effektiv klinisk drift. Kontoransattes spesialoppgaver vil ved å samles på færre kunne bli mer effektivt løst. Side 3 av 6

13 Sykehuset i Vestfold H.1 SOR-0551 Klinikk psykisk helse og rusbehandhrig B,. - Den største endringen ved dette bygget i forhold til nåværende tre bygg, vil være en større samling av klinikere som muliggjør kontakt og samarbeid på en annen måte enn nå. Det vil være lettere å få god utnyttelse av spesialkompetansen. Man kan også se faren ved at store miljøer blir mindre effektive. Derfor krever denne løsningen en bevisst plassering av funksjoner/team for å oppnå funksjonelle arbeidslag i et større hele. 7 Ledes resursbrlk. Lederne vil kunne ha tettere kontakt, og samarbeidet dem imellom vil kunne gli lettere og bli mer fleksibelt. Antall seksjonsledere er allerede redusert i påvente av samlokalisering. Dersom samlokalisering ikke kan realiseres vil BUPA måtte tilsette en seksjonsleder ekstra (jf. sak om Poliklinikk Nordre Vestfold). Lederstøttefunksjoner på administrative oppgaver kan samles og bli mer profesjonalisert. Lederne vil kunne bruke mer av tiden sin på hovedoppgavene knyttet til klinisk drift. Den indre organiseringen i klinikken vil kunne kreve flere teamkoordinatorer. Ledernes tidsbruk vil kunne bli mer effektiv på lederoppgavene opp mot sentral klinisk drift. 81,"..!--s Bygget vil kunne romme større arrangementer (avdelingsinterne og - eksterne kurs) som alternativ til leie av kurssteder. Vi har flerfamiliegrupper (behandlingstilbud for familier med barn med spiseforstyrrelser) ca. 30 dager i året. Vi vil kunne arrangere disse dagene i eget lokale i motsetning til i dag hvor det leies eksterne lokaler for å avholde disse. Kurs for pasienter, foreldre og samarbeidspartnere i et lærings- og mestringsfokus vil være lettere å få til. Egne forelesere vil ikke bruke reisetid for å komme til kursstedet. Et lokale som inneholder møterom som rommer personer, vil gjøre det mulig å gjennomføre kurs og opplæring på en enklere og billigere måte enn hittil. Mulighet for lett å få til LMS- aktivitet og kurs for samarbeidspartnere og redusert leie for kurslokaler. Bygget vil ha en bedre utnyttelsesgrad av behandlings-/møterom enn nåværende løsning med tre bygg. Per i dag har ansatte svært store cellekontorer og det er begrenset med behandlings- /møterom. Anton Jenssens gate er planlagt med mindre cellekontorer og flere behandlings- /møterom i ulik størrelse. Rommene er planlagt for fleksibruk og vil kunne romme alt fra testsituasjoner en-til-en, til gruppeterapi og psykomotoriske undersøkelser. Lokalene har nødvendig innebygget fleksibilitet med tanke på ev. fremtidige endringer i behandlingstilbudet. Bedre utnyttelsesgrad av spesialrom. Side 4 av 6

14 Sykehuset i Vestfold SØR-05 I Klinikk psykisk helse og rusbehandling Bwne. avde irg 10 Utstr:Irek-,-sra Testutstyr, testmaskiner og testprogrammer som nå befinner seg i hvert bygg vil kunne sambrukes, og store kostnader ved innkjøp reduseres. Administrering av rekvisita- og testlager vil falle på færre kontoransatte enn i dag. Man vil kunne oppnå bedre samlet oversikt over og redusert lagerplass for rekvisita. Antall kopimaskiner, faksmaskiner og skrivere vil kunne reduseres. Antall eksemplarer av tidsskrifter og aviser, samt behov for annen faglitteratur, vil reduseres. 13)Planiegging av gevinstreafisering Over viste vi at prosjektet har mange gevinstmuligheter. Imidlertid vet vi at det sannsynlig vil være selve organisasjonen som avgjør gevinstrealiseringen. Vi vil også anta at nye gevinstmuligheter kan oppstå over tid, muligheter vi nå ikke fullt ut ser for oss. Vi mener at vi med denne måten å samle BUP-kompetansen på, vil kunne skape en fremtidsrettet BUPA hvor rask vei til rett helsehjelp for barn, unge og deres familier i Vestfold blir en realitet. Ved å utviske seksjonsgrenser vil vi kunne gi pasientene våre tilpassede behandlingstilbud på en lokasjon. Det er pasientenes behov som skal styre hvilken behandling BUPA gir. Et robust fagmiljø er mindre sårbart for ved sykdom, og avdelingen vil kunne være gunstig rekrutteringsmessig for alle grupper personale på sikt, inkludert kvalifiserte ledere. En viktig forutsetning for gevinstrealisering vil være en fortsatt sterk jobbing av ledere og klinikermiljøer inn mot pasientforløp for optimal utnyttelse av kompetansen der. For uten innsats, vil vi kunne oppleve at større miljøer blir mindre effektive. BUPA er nå heldig som har en gruppe seksjonsledere på plass som er sterkt engasjert, motivert og dedikert for dette prosjektet. Som avdelingssjef ser jeg at vi nå har et lag som kan få dette til å bli noe mer enn et byggeprosjekt. Det er det som er det mest spennende og unike med denne måten å innrede et stort BUPA-bygg på: At vi ser de store mulighetene som ligger der for bedre utnyttelse av kompetansen på tvers av de tradisjonelle seksjonene. Seksjonslederne løfter nå på seksjonsgrensene i samarbeid for å få til et bedre samlet behandlingstilbud til pasientene, slik at det er et sterkt fokus på gevinstrealiseringen allerede. Kontoransatte ser også potensialene for endringer i arbeidsoppgaver, og er veldig sterkt tilhengere av å sitte nært klinikermiljøene, hvilket vi har gjort noen gode erfaringer med. Men vi må helt klart sikre en målrettet og systematisk jobbing også på det kontorfaglige området for å kunne få ut de nødvendige gevinstene. Konkiusion. En samling av tre av BUPAs bygg med nå 84 medarbeidere, vil være en helt unik mulighet. Vi vil ved en slik samling, og ved å redusere vår nåværende arealbruk, kunne fremme en ressurseffektiv og fremtidsrettet BUPA. Det vil være gevinster å hente på redusert reisetid og kostnader knyttet til drift. Side 5 av 6

15 Sykehuset i Vestfold 1 I SOR-OSt Kiinikk psykisk heise og rusbehandling irgelcy-y-l-,ps,yk Imidlertid vil den alt overveiende gevinsten bli å finne på området ytelse/kvalitet: økte muligheter for utadrettet virksomhet mot pasienter/familier og samarbeidspartnere i egne lokaler, mer enhetlig og tilpasset tilbud til pasientene, bedre kvalitetssikring av pasientforløp, økt fagutvikling og mulighet for å fremme et godt psykososialt arbeidsmiljø. Side 6 av 6