kl i møterom på Bømlo sjukeheim. NB! Merk tid og stad

Transkript

1 1 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øvst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet kl i møterom på Bømlo sjukeheim NB! Merk tid og stad Møteplan: Kl Kl Kl Kl Rådmannen orienterer Kontrollutvalsmøte Lunsj Kontrollutvalsmøte Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Elin Molven, tlf / eller til Hogne Haktorson, tlf / Det er planlagt at Elin Molven møter frå sekretariatet på dette møtet. Til vararepresentantane er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at vararepresentantar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Sonja Hellen Sele (s) Kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Bømlo kommune Deloitte AS Rådmannen i Bømlo kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

2 2 Sakliste: Saknr. Sak 32/12 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 33/12 Godkjenning av protokoll frå møte Vedlegg 34/12 Rådmannen orienterer Vedlegg 35/12 Budsjettforslag 2013 for kontroll og tilsynsarbeidet i Bømlo kommune 36/12 Sunnhordlang Interkommunale Miljøverk Rapport etter selskapskontroll 37/12 Meldingar Vedlegg Eige vedlegg 38/12 Orientering 39/12 Gjennomgang av møteprotokollar Alle møteprotokollane kan lastas ned og lesast på Bømlo kommune si heimeside Ymse 2

3 3 Bømlo kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: Kl.: Stad: Møterom på Bømlo sjukeheim Saknr.: 27/12 31/12 MØTELEIAR Sonja Hellen Sele ( H ) DESSE MØTTE Georg Lønning (H) Svanhild Vespestad (Ap). Kåre Habbestad (SP) Terje Olav Nesse (V) John-Kåre Torkelsen (Krf) FORFALL DESSUTAN MØTTE Ikt konsulent Jostein Sæverud og ikt rådgjevar Atle Midtbø heldt ipad kurs for kontrollutvalet. Kommunalsjef v/ Eining for oppvekst, kultur og idrett Geir Aga heldt ein presentasjonen av eininga og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Med seg hadde han rektor ved Bremnes Ungdomsskule Hans Arnevik, skulefagleg rådgjevar Bjørn Håvard Bjørklund og rådgjevar oppvekst Linda Hellen. Seniorkonsulent Tone Mari Dahle frå Deloitte AS, var med under presentasjonen av eining for oppvekst, kultur og idrett, og resten av møtet. Hordaland fylkeskommune, Sekretariat for kontrollutvalet v/ Elin Molven. Sakliste: Saknr. Sak 27/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 28/12 Godkjenning av protokoll frå møte /12 Gjennomgang av møteprotokollar 30/12 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden /12 Plan for selskapskontroll for perioden Ymse 1

4 27/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 4 28/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte VEDTAK Protokollen frå møte vart samrøystes godkjend, med dei rettingane som kom fram i møtet. 29/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet ynskjer å få tilsendt alle B-saker frå kommunen, som vert sendt til handsaming i kommunestyret, formannskapet, utval for oppvekst, kultur og idrett, utval for helse og omsorg og utval for areal og samferdsel. Sekretariatet tek kontakt med kommunen for å koma fram til ei teneleg ordning. Etter sams drøfting vart det gjort slikt samrøystes vedtak. VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 30/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN FORSLAG TIL VEDTAK: (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. Deloitte AS vart beden om å redigere plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan., slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møtet FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i

5 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. HANDSAMING I MØTET Seniorkonsulent Tone Mari Dahle frå Deloitte AS presenterte planen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Planen vert ferdigstilt av Deloitte AS innan ei veke frå dags dato. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: 1. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan ei veka, slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møtet Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. 5 INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. 31/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN FORSLAG TIL VEDTAK: (Endeleg vedtak i kontrollutvalet) 1. Deloitte AS vert beden om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan..., slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møte FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 3

6 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. HANDSAMING I MØTE Seniorkonsulent Tone Mari Dahle frå Deloitte AS presenterte planen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Planen vert redigert i høve sidetal og ferdigstilt av Deloitte AS innan ei veke frå dags dato. Kontrollutvalet ynskjer at desse endringane skal takast med i planen: Når det av kommunale midlar vert ytt tilskot til verksemder /aktivitetar som ikkje er underlagt kommunal kontroll, eller der kommunen går inn på eigarsida i selskap som ikkje er underlagt kommunal kontroll, skal det innarbeidast standard atterhald om kontroll. I slike høve skal det takast atterhalde om at kommunen sin revisor kan setja i verk kontroll med at midlane vert forvalta slik som føresett. Kommunen og kommunen sin revisor skal ha rett til dei opplysningane ein finn naudsynt for sin kontroll. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK: 1. Deloitte AS vert beden om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan ei veke, slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møte Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. 6 INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre med tillegg. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden Planen gjeld for resten av valperioden, , og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. YMSE Ikt konsulent Jostein Sæverud og ikt rådgjevar Alte Midbø heldt kurs for KUV medlemmene i bruk av ipad. Dei av medlemmene som har behov for meir opplæring/hjelp vert bedne om å ta kontakt med ikt avd i kommunen. Kommunalsjef for Eining for oppvekst, kultur og idrett Geir Aga heldt ein presentasjonen av eininga og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Med seg hadde han rektor ved Bremnes Ungdomsskule Hans Arnevik, skulefagleg rådgjevar Bjørn Håvard Bjørklund og rådgjevar oppvekst Linda Hellen. Kontrollutvalet ynskjer framleis at møteinnkalling og møteprotokollar vert sendt ut i papirformat. Denne rutinen skal vurderast i neste møte. Sonja Hellen Sele Leiar Elin Molven Sekretær 4

7 7 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19. september 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 34/12 34/12 RÅDMANNEN ORIENTERER 1. Selskapskontroll av Sanitetsanlegget AS: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte i sak 16/12: Kontrollutvalet er ikkje nøgd med status på iverksetting av tiltak når det gjeld selskapskontroll av Sentralidrettsanlegget AS og vil følgje saka opp vidare Kontrollutvalet ber på bakgrunn av dette om at rådmannen kjem i møte i kontrollutvalet for å orientere om ny status i saka tertialrapport 2012: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte i sak 28/08: Kontrollutvalet ber om at rådmann og dagleg leiar i kulturhuset kjem og presenterer tertialrapportar for utvalet etter kvart som dei ligg føre. 3. Forvaltningsrevisjon innan internkontroll: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte i sak 04/12: Kommunestyret ber rådmannen syta for å: 1. arbeide vidare med å sikre at internkontrollarbeidet har eit sterkt fokus i kommuneorganisasjonen 2. sikre at internkontrollarbeidet er basert på systematiske og heilskaplege risikovurderingar 3. gå gjennom styrande dokument knytt til internkontroll for å sikre at desse er i samsvar med og dekkjer krav i relevant regelverk 4. gå gjennom rutinar for å sikre at dei er dekkjande og føremålstenlege for det daglege arbeidet innanfor kommunen sine ulike tenesteområde 5. sikre at dei tilsette får systematisk opplæring og støtte i bruk av internkontrollsystemet 6. etablere rutinar for leiinga si gjennomgang av internkontrollsystemet 7. lage ein handlingsplan innan til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

8 4. Selskapskontroll i form av utvida eigarskapskontroll av Bømlo kommunale eigedom: Kontrollutvalet gjorde slikt vedtak i møte i sak 5/12: 8 Kommunestyret ber rådmannen og / eller generalforsamlinga syta for at det for Bømlo Kommunale Eigedomsselskap AS vert: 1. gjeve tilstrekkeleg ansvar og mynde til å kunne oppfylle målsettingar i kommunale vedtak og føringar frå eigar 2. vurdert om det er behov for å konkretisere ansvarsforhold i større grad i hovudavtalen 3. avklart ansvaret for handtering av husleigerestansar 4. vurdert om effektmåla for selskapet framleis er aktuelle 5. gjennomført ei evaluering av selskapet og om føresetnadane for å oppnå vedtekne målsettingar for selskapet er til stades 6. etablert ordningar som sikrar at husleiga for dei aktuelle utleigebustadane representerer marknadsleige 7. vurdert finansieringsordningar som kan gje selskapet eit stabilt økonomisk fundament 8. lage ein handlingsplan innan til kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet, som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. På bakgrunn av dette har vi bede om at rådmann Sverre Olav Svarstad kjem i dette møte i kontrollutvalet for å orientera om ny status i sakene og svare på spørsmål frå utvalet. FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar 2

9 9

10 10

11 11

12 12

13 13

14 14

15 15

16 16

17 17

18 18

19 19

20 20

21 21

22 22

23 23

24 24

25 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19. september 2012 Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 35/12 35/12 BUDSJETTFORSLAG 2013 FOR KONTROLL OG TILSYNSARBEIDET I BØMLO KOMMUNE Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner vart endra med verknad frå Etter forskriftas 18. skal kontrollutvalet i Bømlo kommune utarbeide framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Omtala i forskrifta lyder slik: " 18. Budsjettbehandlinga Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Departementets merknader til 18: Bestemmelsen fastsetter fremgangsmåten ved behandling av budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Når kommunen/fylkeskommunen har egne ansatte revisorer, skal revisjonen ved ansvarlig revisor avgi innstilling til kontrollutvalget om budsjett for sin virksomhet i budsjettåret. I interkommunale revisjonsselskaper organisert som interkommunale selskaper, er det representantskapet som vedtar budsjettet, jf. lov om interkommunale selskaper 18, noe som forutsetter at deltakerkommunenes/fylkeskommunenes budsjetter må være vedtatt før slikt budsjett kan vedtas." Drøfting: Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i ny avtale som vart inngått med Deloitte AS med verknad frå Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Ut frå planane innafor dette området, vil prosjektarbeid kreva ei ramme på om lag 350 timar for kommunar med størrelse som Bømlo. Vidare er det lagt til grunn at det vert like mange møter i kontrollutvalet i 2013 som det har vore i 2009, 2010, 2011 og 2012 og med om lag like stor saksmengde. Det er også lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste for medlemene i kontrollutvalet, kostnader til at medlemene i kontrollutvalet Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

31 kan delta på ein nasjonal fagleg kontrollkonferanse, medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT), abonnement på Kommunerevisoren, servering på utvalsmøta og ein diverse post. Det er som vanleg også lagt inn pengar til ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. adhoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing, som måtte komme undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan. I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i 10: 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. 31 Formuleringane i desse paragrafane viser at hovedoppgåvene til kontrollutvalet er å gjennomføra prosjektarbeid ut frå dei planar som kommunestyret har vedteke. Planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vart utarbeidde av kontrollutvalet våren 2012, og vert lagt fram for kommunestyret til godkjenning hausten I kontrollutvalet sitt budsjett bør det leggast inn midlar til å gjennomføra prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med planane. Ut frå planane, vil prosjektarbeid krevja ei ramme på om lag 400 timar for kommunar med Bømlo sin storleik. Kontrollutvalet har i løpet av 2012 gjennomført ein overordna analyse av kommunen si drift og på bakgrunn av denne laga eit forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Dette var eit omfattande arbeid som krov brei involvering av både politisk nivå, administrativt nivå og ikkje minst involvering av kontrollutvalet. Det har også vore gjennomført tilsvarande prosess når det gjaldt analyse og plan for selskapskontroll. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor, jf avtale mellom Bømlo kommune og Hordaland fylkeskommune dagsett Konklusjon: På bakgrunn av dette tilrår sekretariatet at kontrollutvalet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning for det budsjettforslaget som ligg føre. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende Bømlo kommune for vidare handsaming. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: Budsjettforslag 2013 for kontroll- og tilsynsarbeidet i Bømlo kommune. 2

32 Vedlegg til SAK 35/12 i Kontrollutvalet Kontrollutvalet i Bømlo kommune, budsjettforslag for 2013 Tekst Budsjett 2012 Budsjett 2013 Merknader Forslag Forslag Godtgjersle folkevalde (6 møter pr. år) Vedtak i sak KST : Utvalsleiar 6 % av ordførarløn pr. år, møtegodtgjersle kr. 910 pr. møte Tapt arbeidsforteneste Feriepengar av tapt arb.fort. 12 % DELSUM Arbeidsgjevaravgift 14,1 % DELSUM Servering på møtene Ifm. møter i kontrollutvalet Kunngjering av møter Opne møter, som må kunngjerast Diverse Kurs/konferanse Kontrollkonferanse el. Reise- og opphaldsutgifter Reise ifm. kontrollkonferanse el. Kontingentar Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn Abonement Kommunerevisoren á 350 x 6 medlemmar, inkl. 1. varamedlem Folkevaltopplæring for kontrollutvalet Kjøp av sekretariatstenester Stipulert for sekretariatsfunksjonen Kjøp av revisjonstenester Ny kontrakt gjeldande frå Ekstra tiltaksmidlar Til evt. ad-hoc oppgåver, t.d. øvrig forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og utgreiing. DELSUM Meirverdiavgift Moms-kompensasjon TOTALT

33 33 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19. sep Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 36/12 36/12 SUNNHORDLAND INTERKOMMUNALE MILJØVERK - RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL Bakgrunn for saka: På møte gjorde kontrollutvalet følgjande vedtak: 1. Sitjande kontrollutval oppmoder det nye kontrollutvalet om å vurdere gjennomføring av selskapskontroll av SIM - Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS, saman med dei andre eigarkommunane, i løpet av Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføre selskapskontroll i form av utvida eigarskapskontroll av Bømlo kommunale eigedomsselskap AS 3. Deloitte vert beden om å levere forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve til sekretariatet innan Prosjektplanen skal handsamast i møte i kontrollutvalet På møte gjorde kontrollutvalet følgjande vedtak: 1. Kontrollutvalet i Bømlo ønskjer på bakgrunn av m.a. det som er kome fram i media, å gjennomføre selskapskontroll i Sunnhordland Interkommunale Miljøverk IKS i Det vert teke kontakt med dei andre eigarkommunane med førespurnad om å vera med på ein slik selskapskontroll 3. Kontrollutvalet i Bømlo kommune har ikkje innvendingar mot at den største eigarkommunen får hovudansvaret for gjennomføringa av selskapskontrollen. På møte i sak 46/12 gjorde kontrollutvalet følgjande vedtak: 1. Kontrollutvalet godkjenner skisse til prosjektplan som er lagt fram med dei innspel som kom fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiaren i Bømlo kommune får fullmakt frå utvalet til å delta på eit telefonmøte saman med leiarane i kontrollutvala i dei andre eigarkommunane. I dette møtet skal endeleg prosjektplan vedtakast slik at Deloitte kan starte opp arbeidet så snart som råd er. 3. Den endelege prosjektplanen vert å leggje fram som orientering for kontrollutvalet i det neste møtet. Tysnes kommune var den kommunen som først gjorde vedtak om at ein skulle gå inn for at selskapskontroll av SIM skulle setjast i gong, ved å koma med forslag til føremål og problemstillingar, og be om skisse til prosjektplan. Prosjektplanen vart så handsama i dei andre kommunane sine kontrollutval, og utvikla vidare med drøftingar undervegs. Til slutt vart endeleg prosjektplan vedteke av kontrollutvala i dei respektive eigarkommunane. Alle eigarkommunane, med unnatak av Austevoll kommune, gjorde vedtak om gjennomføring av selskapskontroll av SIM, med bakgrunn i prosjektplan. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

34 I prosjektplan finn ein kva som skal vera føremål og problemstillingar i prosjektet. Føremålet er todelt: Undersøka om eigarkommunane har etablert styringsdokument, system og rutinar for å sikre at SIM IKS driv i samsvar med vedtekter, kommunale vedtak og regelverk. Vidare skulle det gjerast undersøking om SIM IKS har etablert styringsdokument, system og rutinar som sikrar at selskapet driv i samsvar med interne retningslinjer, lover, reglar, politiske vedtak og føringar. Følgjande problemstillingar har vore undersøkt: 1. Korleis sikrar eigarkommunane at selskapet (SIM IKS) driv i samsvar med selskapsavtalen, kommunale vedtak og andre føringar frå eigar? Er selskapsavtalen i samsvar med politiske vedtak? I kva grad omhandlar selskapsavtalen kommunane si moglegheit for styring og kontroll av selskapet? I kva grad påverkar den noverande organiseringa av SIM-konsernet den politiske styringa av selskapet? Blir representantskapet tilstrekkelig informert og involvert i viktige avgjerder for selskapet? 34 Kva moglegheiter har eigarkommunane til å disponere delar av kapitalen i selskapet? Har eigarkommunane etablert system og rutinar for å sikre at SIM IKS driv i samsvar med sentrale lover og reglar? 2. I kva grad har SIM IKS etablert styringsdokument, system og rutinar som sikrar at drifta skjer i samsvar med interne retningslinjer og regelverk? I kva grad er rollar og ansvar avklart/definert? Har SIM IKS etablert etiske retningslinjer, og blir desse eventuelt etterlevd? Har selskapet (SIM IKS) etablert ei tenleg styring av dotterselskap? Kva rutinar, fullmaktar og praksis har SIM IKS knytt til: o inngåing av kontraktar o låneopptak 3. Er SIM Næring sin praksis med konsernbidrag til dotterselskap i konsernet i samsvar med regelverk og interne rutinar? 4. Er konsernet sin praksis for uttak av utbytte i dotterselskap i samsvar med gjeldande regelverk? 5. Sikrar dagens organisering av SIM IKS at regelverket om sjølvkost blir etterlevd? Drøfting: Med dette som utgangspunkt, har Deloitte gjennomført selskapskontroll / forvaltningsrevison av SIM IKS. Det er nytta dokumentanalyse, intervju og verifiseringsprosess som metode i arbeidet. Oppsummering av intervju er verifisert, og høyringsutkast av rapporten er sendt til Bømlo kommune ved rådmann, til SIM IKS ved styreleiar og representantskapsleiar til uttale. Uttalane er lagt ved rapporten, og nokre av kommentarane som er kome i høyringsrunden er teke inn i dei respektive kapittel i rapporten. Rapporten som no ligg føre frå Deloitte, viser at det er gjort eit grundig arbeid ut frå føremål og problemstillingar som var sett opp av kontrollutvala i bestillinga av prosjektet. Rapporten har ei god utforming, og er eit godt grunnlag for dei som nå skal handsame den politisk. Den gjev oversyn over dei vurderingar som bør drøftast, og kjem med tilrådingar som kommunane bør følgja opp for å oppnå målsettinga med å få til ei betre eigarstyring av dette viktig selskapet for eigarkommunane. 2

35 I sin uttale til rapporten uttaler rådmann at: 35 Bømlo kommunestyre har i fleire omgangar handsama spørsmålet om ein uavhengig gjennomgang av verksemda i SIM konsernet, inkludert spørsmålet om korleis ein kan disponere eigenkapitalen i selskapet. Rådmannen vurderer analysen i rapporten som gjennomgåande gode. Når det gjeld rapporten sine tilrådingar i forhold til Bømlo kommune sin eigarstyring av SIM IKS (side 22 i rapporten) har rådmannen følgjande kommentarar; Punkt 1 i rapporten rår Bømlo kommune til å innføre årlege eigarmøter med SIM IKS i samband med eigarskapsdagane i kommunen. På eigarskapsdagane går eigarutvalet gjennom alle sine eigarskap og gjennom dei vurderingar som vert gjort bestemmer eigarutvalet seg for kva selskap eigarutvalet ynskjer eigarsamtalar med. Det må soleis vera opp til kommunen å ta stilling til om det skal vera årlege eigarmøter med selskapet eller ikkje. Punkt 2 til 4 i tilrådingane er rådmannen samd i, men ser det som sjølvsagt at styrande organ i SIM IKS har hovudansvaret for å ha rutinar som sikrar at selskapet driv i samsvar med gjeldande regelverk. Det må vidare vera opp til kommunen å avgjera om saker som skal opp i SIM IKS sitt representantskap skal handsamast i kommunestyret. Kapittel 10 med tilrådingar til SIM IKS. Rådmannen er stort sett samd i dei 8 tilrådingane til SIM IKS, men kan ikkje heilt sjå trongen for at det vert pålagt årlege eigarsamtalar mellom selskapet og eigarkommunane. Det må vera ei vurdering frå kvar einskild eigarkommune og selskapet som avgjer grunnlaget for kva tid ein ynskjer eigarsamtale. Rådmannen saknar og ein grundigare handsaming av spørsmålet om mogleg uttak av eigenkapital frå eigarkommunane. Greitt nok at rapporten støttar opp under tanken om eit miljøfond, men spørsmålet om konsekvensar ved kapitaluttak og alternative løysingar er ikkje grundig nok vurdert. I punkt 8 tilrår Deloitte at SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at dei vert i samsvar med retningslinjer for sjølvkost. Det bør også gjelda for kalkulering av kapitalkostnader og finansiering av investeringar. Det er positivt at SIM konsernet er i gong med å etablere sentrale styringsverktøy, slik som overordna kvalitetsdokument, rutinar og etiske retningsliner. Legitimitet er avgjerande for eit selskap som forvaltar så store verdiar på vegne av fellesskapet. Sekretariatet meiner rapport etter selskapskontroll av SIM IKS gjev eit godt grunnlag for å gjera innstilling om kva Bømlo kommune må setja fokus på for å få til god kommunal eigarstyring av både SIM IKS, og andre selskap som kommunen har eigarinteresser i. Det er utarbeida ein eigen rapport for kvar kommune, og rapporten til Bømlo kommune set fokus på særleg dei utfordringane som Bømlo må ta stilling til. Samandraget innleiingsvis i rapporten gjev eit godt oversyn over dei vurderingar og tilrådingar som vert gjeve, men sekretariatet oppmodar og om at ein studerer særleg nøye kapittel 6 Vurdering (side 23) når det gjeld eigarskapsmelding og eigarstrategi, val av eigarrepresentantar, kompetanse og opplæring, samt rutinar og retningslinjer. Vidare er det gjeve tilrådingar basert på det som kjem fram i første del av rapporten (side 24). 3

36 36 Del to av rapporten (frå side 25 og utover), som omhandlar forvaltningsrevisjon av SIM IKS, inneheld og ein vurderingsdel som er viktig å studera nøye (side 42-47). Her er det også gjeve tilråding om kva som bør arbeidast vidare med (side 48). Styreleiar i SIM IKS gjev i sin uttale til rapporten kommentarar som viser at mange av dei ting som er sett fokus på, og dei tilrådingar som er gjeve, vil bli gjennomførte. Det ser såleis ut til at selskapskontrollen, med påfølgande rapport har starta ein god prosess, og at det er positiv haldning i SIM IKS til å følgja opp dei signal og råd som er gjeve. Konklusjon: Med utgangspunkt i rapporten og dei vurderingar og tilrådingar som ligg føre, bør kontrollutvalet innstilla til kommunestyret og be rådmann følgja opp dei tilrådingar som er gjeve i rapporten. Vidare bør det og gjerast innstilling om kva eigarrepresentantane til Bømlo kommune i SIM IKS må sjå til vert følgde opp. Kontrollutvalet bør dela innstillinga si inn i kva Bømlo kommune sjølv må syta for, og kva ein bør sjå til at SIM IKS skal følgja opp. Når det gjeld kommunen sine oppgåver å arbeida vidare med, bør utvalet tilrå at kommunestyret ber om at det vert laga ein handlingsplan for vidare oppfølging. FORSLAG TIL INNSTILLING PKT 1 Kommunestyret ber rådmann syta for: 1. Utarbeida forslag til eigarskapsmelding for kommunen. 2. Samhandling med SIM IKS, med målsettinga om å etablera årleg eigarmøte mellom kommunen og SIM IKS. 3. Forslag til kommunestyret om kriterium for kva som skal vektleggast ved utnemning av styrerepresentantar til selskap kommunen har eigarskap i. 4. Praktisk opplegg og regelmessig gjennomføring av obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlings-representantar. 5. Forslag til kommunestyret om korleis kommunen kan etablera praksis med at kommunestyret handsamar saker som skal opp i representantskapsmøte i SIM IKS. 6. Sikra regelmessig informasjonsutveksling mellom representantskapsmedlemmane og administrativt nivå i kommunen. 7. Etablera rutinar som gjer det mogleg å følgja opp at SIM IKS driv i samsvar med gjeldande regelverk. 8. Det vert laga ein handlingsplan som syner korleis dette arbeidet skal følgjast opp vidare. Handlingsplanen skal leggast fram for kommunestyret, med kopi til kontrollutvalet. Frist for framlegging vert sett til PKT 2 Kommunestyret ber Bømlo kommune sine eigarrepresentantar i SIM IKS syta for oppfølging av tilrådingane i kapittel 10 i rapporten: 1. At alle prosessar knytt til prissetting av tenester mellom SIM Næring og SIM Tankrenovasjon blir utført av tilsette utan eigarinteresser i SIM Tankrenovasjon AS. 2. At representantskapet vurderer å inkludere følgjande endringar i selskapsavtalen for å auke moglegheita for styring og kontroll: - Pålegge styret auka rapporteringsplikt (t.d. saker av prinsipiell eller politisk karakter) - Fastsette krav til kva saker som skal handsamast i representantskapet (t.d. saker av prinsipiell karakter/rutinar i dotter- / dotterdotterselskap) jf. 7, andre ledd i IKS-lova. 4

37 37 3. At det blir gjennomført årleg eigarmøte mellom selskapet og dei einskilde eigarkommunane. 4. At det blir klargjort kva rolle og forpliktingar SIM Næring AS og SIM Tankrenovasjon AS skal ha ovafor morselskapet. 5. At SIM IKS sikrar at alle rutinar er oppdaterte, basert på gjeldande regelverk og i samsvar med overordna kvalitetsdokument for selskapet. 6. At SIM IKS utarbeider rutinar for korleis selskapet skal handtere innkjøp der dotter- / dotterdotterselskap er potensielle tilbydarar, og gjer rutinane kjent for eigarane. 7. At det blir avklart korleis eigarkommunane har tildelt oppdraget til SIM IKS (einerett eller eigenregi), og om krava til denne tildelingsforma er tilfredsstilt. 8. At SIM IKS gjer naudsynte endringar i sjølvkostrekneskapen slik at selskapet sin praksis blir i samsvar med retningslinjene for sjølvkost. Hogne Haktorson Kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: Rapport etter selskapskontroll SIM. 5

38 38 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19. sep Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 37/12 37/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 21 Fylkesmannen Budsjettbrev 2012 frå fylkesmannen. 22 Rådmannen Årsrekneskap og årsmelding 2011 for Bømlo Kulturhus KF. Vedtak i kommunestyret. 23 Rådmannen Årsrekneskap 2011 for Bømlo kommune. Vedtak i kommunestyret. 24 Rådmannen Årsmelding 2011 for Bømlo kommune. Vedtak i kommunestyret. 25 Rådmannen Oppfølging av årsrekneskapen 2011 Investeringar. Vedtak i kommunestyret. 26 Rådmannen Revidert budsjett Vedtak i kommunestyret. 27 Rådmannen Oppfølging budsjett 2012 Framtidig økonomisk handlingsrom for Bømlo kommune. Vedtak i kommunestyret. 28 Rådmannen Reglement for politisk organ i Bømlo kommune Delegering for peroden Rådmannen Kvalitetshandbok Bømlo kommune 30 Rådmannen Revisjon av Bømlo kommune si eigarskapsmelding Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Meldingane vert tekne til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Vedlegg: 10 meldingar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 77

78 78

79 79

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 90

91 91

92 92

93 93

94 94

95 95 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19. sep Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 38/12 38/12 ORIENTERINGSSAKER I dette møtet vil det verta orientert om følgjande saker innmeld frå sekretariat, revisjon og utvalsmedlemmer: Nr. Orientering frå: Orientering angåande: 1 Sekretariatet Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vert handsama i kommunestyret etter sumarferien 2 Sekretariatet Slå saman kontrollutvalsmøta den og til eit møte. 3 Sekretariatet Status ipad bruk Ymse FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar informasjonen til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.

96 96 Bømlo kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 19. sep Sakshandsamar: Molven, Elin Kopi til: Sak: 39/12 39/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. Bakgrunn for saka: I denne saka er tanken at kontrollutvalet skal gjera ei vurdering av saker i møteprotokollar frå andre politiske utval i Bømlo kommune. Møteprotokollane kan lastas ned frå heimesida til kommunen. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse i protokollane. I møte i kontrollutvalet blei det gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av framtidige møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel Kontrollutvalsmedlem: Georg Lønning Terje Olav Nesse Kåre Habbestad Svanhild Vespestad John Kåre Torkelsen Følgjande møteprotokollar er aktuelle å gjennomgå i dette møtet: Kommunestyret Formannskapet , og Utval for oppvekst, kultur og idrett Utval for helse og omsorg Utval for areal og samferdsel og FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Rådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon: Mobil: E-postadresse: elin.molven@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva.