INNHOLD. Reglement for Mandal bystyre. Reglement for saksbehandling mv. i folkevalgte organer. Reglement for folkevalgtes innsynsrett.

Transkript

1 INNHOLD Reglement for Mandal bystyre. Reglement for saksbehandling mv. i folkevalgte organer. Reglement for folkevalgtes innsynsrett. Instruks for kontrollutvalget. (BYSTYREVEDTAK , MED REVIDERINGER) 1

2 REGLEMENT FOR MANDAL BYSTYRE 1 INNKALLING TIL MØTE. DOKUMENTUTLEGGING Bystyret holder møte i alminnelighet annenhver måned og ellers når minst 1/3 av medlemmene krever det, eller når ordføreren finner det påkrevd. Det utarbeides halvårlige møteplaner. Ordføreren kaller bystyret sammen til møtet. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, spesifisert oppgave over de saker som skal behandles, og opplysning om hvor saksdokumentene er lagt ut. Innkallingen sendes hvert medlem av bystyret og de varamedlemmer som skal møte. Innkallingen kunngjøres i den eller de aviser som bystyret bestemmer (og evt. ved oppslag), som regel med en frist på 8 dager - innkallingsdagen medregnet, derimot ikke møtedagen -, når lov ikke påbyr annen kunngjøringsfrist. Samtidig med innkallingen legges alle sakens dokumenter - i original eller avskrift - ut til ettersyn på et tjenlig sted og blir liggende der så lenge som mulig før møtet begynner. Dette gjelder likevel ikke dokumenter som kan unntas fra offentlighet etter lov om offentlighet i forvaltningen eller annen lov. 2 BYSTYRETS SAMMENSETNING. ANDRE POLITISKE ORGANER. Bystyret fastsetter selv antall representanter i bystyret etter reglene i kommunelovens 7. Bystyret velger blant sine medlemmer et driftsstyre på 9 medlemmer. Driftsstyret har funksjon som formannskap etter koml. 8. Driftsstyret gir innstilling til bystyret om økonomiplan, årsbudsjett og regnskap, jfr. Koml. 8 nr. 3, 44 nr. 6, 45 nr. 2 og 48 nr. 3, og ellers i de sakene bystyret bestemmer. Bystyret oppretter, endrer eller nedlegger andre politiske organer, fastsetter medlemstall for disse, velger leder og nestleder, og fastsetter organets ansvars- og arbeidsoppgaver, herunder om organet skal ha direkte innstillingsrett til bystyret, jfr. Koml. 10 nr. 2. (Sist revidert i bystyrets møte 10. mai 2007). 2

3 3 FORBEREDELSE AV SAKER TIL BYSTYRET, DRIFTSSTYRET OG UTVALG Rådmannen har ansvaret for at de saker som legges fram for bystyret er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglementer og andre bindende bestemmelser gir. Alle saker som skal behandles i bystyret, skal normalt først behandles av driftsstyret eller av annet politisk organ som bystyret bestemmer. Det skal avgis innstilling. Innstillingen skal på en kort og oversiktlig måte gjøre rede for sakens gjenstand. Det skal gis forslag til vedtak i bystyret; dette kreves likevel ikke når saken gjelder valg eller ansettelse. Organet kan utpeke saksordfører, som fremlegger saken i bystyret. Organet velger selv sin behandlingsmåte, så lenge det ikke strider mot lov eller reglementer. Hvis organet ønsker å innkalle ansatte i kommunen, skal dette gjøres gjennom rådmannen. Organet kan også innkalle ekstern kompetanse til behandlingen. Rådmannen sørger for at innstillingen mangfoldiggjøres og sendes bystyrets medlemmer og varamedlemmer og kommunens revisjon samtidig med innkallingen til bystyremøtet. (Sist revidert i bystyrets møte 10. mai 2007). 4 FORFALL. VARAMEDLEMMER Kan et medlem eller et innkalt varamedlem ikke møte i bystyret på grunn av lovlig forfall, skal han/hun uten opphold melde dette til ordføreren og si fra om forfallsgrunnen. Denne kaller straks inn varamedlem etter reglene i kommunelovens 10. Det samme gjør han/hun når han/hun er kjent med at noen må fratre som ugild i sak som skal behandles på møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder han/hun straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens 10 inn i stedet. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og den hvis plass han/hun har inntatt, eller et varamedlem som i nummerorden står foran ham/henne, deretter innfinner seg, tar han/hun del i møtet inntil den sak er behandlet ferdig som var påbegynt da vedkommende innfant seg. 5 HVILKE ANDRE ENN BYSTYRETS MEDLEMMER TAR DEL I MØTET? KOMMUNALE TJENESTEMENN. Rådmannen tar del i møtet etter reglene i kommunelovens 23. Formannskapssekretæren tar del, likeså andre kommunale tjenestemenn og særlige sakkyndige når ordføreren eller bystyret kaller dem inn. Disse kan gi opplysninger og utredninger, men har for øvrig ikke anledning til å ta del i forhandlingene. 3

4 6 MØTELEDER. ÅPNE ELLER STENGTE DØRER. TAUSHETSPLIKT. Ordføreren eller varaordføreren eller, om begge disse har forfall, særskilt møteleder som velges etter reglene i kommunelovens 32 nr 4, leder møtet. Møtet holdes for åpne dører. Dog kan bystyret etter kommunelovens 31 gjøre vedtak om at en enkelt sak behandles for stengte dører. Forhandlinger om dette foregår for stengte dører hvis møtelederen krever det, eller bystyret vedtar det. Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter bystyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være til stede, så langt annet ikke blir vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene og om de vedtak som gjøres. Taushetsplikten varer inntil annet måtte bli bestemt, eller inntil de hensyn til kommunen eller andre som har bevirket vedtaket om forhandling for stengte dører, er falt bort. Er også andre til stede under forhandlingene om slik sak, krever møtelederen taushetsløfte av dem. 7 MØTETS ÅPNING Til den tid møtet er berammet, roper møtelederen opp medlemmene og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Er det lovmessig minste antall til stede, erklærer han møtet satt, og tilhørerne (publikum) får adgang til tilhørerplassene, dersom forhandlingene ikke føres for stengte dører. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengere tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete. 8 ÅPEN SPØRRETID a) Etter at navneopprop er foretatt, gjennomføres inntil 30 minutters åpen spørretid i bystyret. Dette gjelder ikke på budsjettmøter eller ved andre, spesielle grunner, når bystyret bestemmer det. b) Spørsmål som ønskes besvart må være skriftlige, og være ordføreren i hende senest kl to dager før møtet. Foreligger det ingen spørsmål eller utnyttes ikke spørretiden fullt ut, settes bystyrets møte umiddelbart. Kopi av spørsmålene skal være tilgjengelig for bystyrets medlemmer før møtets begynnelse. c) Alle personer bosatt i Mandal kommune kan stille spørsmål til ordføreren. Bystyrets medlemmer kan selv ikke delta som spørrere. 4

5 d) Spørsmålene må gjelde kommunale forhold og være av allmen interesse for kommunens innbyggere. Spørsmål til dagens sakskart godtas ikke. e) Spørsmålene skal være korte, og det må normalt ta inntil 1 minutt å stille dem og inntil 2 minutter å besvare dem. Det kan gis tid for inntil 2 korte replikker. Som hovedregel leses spørsmålet opp av spørreren og besvares av ordføreren (møteleder). Ordføreren (møteleder) kan også lese opp spørsmålet. f) Spørsmål som bør stilles til den kommunale administrasjon avvises. Spørsmål som ikke forsvarlig kan besvares umiddelbart, utsettes til neste møte. g) Følgende protokolleres: * Navn på spørrer * Spørsmålet (hovedessensen) * Hvem som besvarer h) Ordning med åpen spørretid kunngjøres samtidig med annonsering av bystyrets møte. i) Oppstår det tvil om forståelse av disse retningslinjer, avgjør ordføreren (møteleder) spørsmålet. 9 REKKEFØLGEN FOR BEHANDLING AV SAKENE. SAK SOM ER TATT OPP TIL BEHANDLING. SAK SOM IKKE ER NEVNT I INNKALLINGEN. Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av noe forfall, behandles først dette. Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen, og i den orden de er nevnt der. Forepørsler behandles likevel etter de øvrige saker uten hensyn til mulig nummerorden på innkallingen. Bystyret kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller bystyret vedtar å utsette forhandlingene om den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til bystyremøtet, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres, jfr. Koml I så fall sendes den til det folkevalgte organ eller til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i senere bystyremøter. 10 INHABILITET Den som etter kommunelovens 40 nr 3 er inhabil i en sak, eller som etter nr 4 i samme paragraf blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. 5

6 11 MØTELEDERENS REDEGJØRELSE FOR SAKEN. TALERNES REKKEFØLGE Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen. Han/hun gjengir det forslag eller den uttalelse som rådmannen måtte ha gitt, om denne ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstilling i saken, leser han/hun opp forslaget til vedtak etter denne, gjør oppmerksom på mulig dissens innen den forsamling som har gitt innstillingen, og sier fra om de dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram. Møteleder redegjør for saken så langt han/hun finner det påkrevd. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. Saksordførere får normalt ordet først for å fremlegge saken. 12 NÅR MEDLEMMENE TAR DEL I ORDSKIFTET Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Han/hun skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder; møtelederen skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov til å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare ham/henne, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra ham/henne ordet eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 13 MØTELEDERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i 11 første ledd, ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til en annen. 14 AVGRENSNING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan bystyret med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan med alminnelig flertall gjøres unntak for rådmann, ordfører for hver politiske partigruppe innen forsamlingen og for dem som for anledningen er valgt som ordfører for andre grupper innen forsamlingen, når møtelederen har fått melding om slikt valg før ordskiftet begynner. 6

7 Finner bystyret at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskiftet om saken. Ved behandling av forslag om å korte av taletiden eller om å slutte ordskiftet må bare en taler få anledning til å ta ordet for og en imot forslaget, hver bare en gang og med høyst to minutters taletid. 15 FORSLAG Forslag kan ikke settes fram av andre enn bystyrets medlemmer og av rådmannen. Forslaget skal normalt leveres inn skriftlig til møtelederen. Skriftlig forslag skal undertegnes av forslagsstilleren. Møtelederen refererer forslaget. 16 SAKEN TAS OPP TIL AVSTEMNING Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom høve til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er tilstede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme. Ved valg kan blank stemmeseddel brukes. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet. 17 PRØVEAVSTEMNING Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Er den innstilling eller det forslag som det skal stemmes over, delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt - i tilfelle også her etter en prøveavstemning - over hele innstillingen eller hele forslaget. 18 STEMMEMÅTEN Avstemningen iverksettes på en av disse måter: a. Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b. Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å reise seg eller å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, reiser seg eller rekker opp hånden. 7

8 c. Ved navneopprop, ja eller nei som svar, når møtelederen roper opp navnene på dem som møter. Det bestemmes ved loddtrekning hvilket navn oppropet skal begynne med, og det fortsetter så i alfabetisk orden. Et medlem som møtelederen oppnevner til det, kontrollerer stemmegivningen ved merking på medlemsfortegnelsen. Navneopprop brukes når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, og dette krav får tilslutning av minst 1/5 av forsamlingen, og når møtelederen eller 1/5 av forsamlingen mener at utfallet av en stemmegivning etter punkt b foran (med etterfølgende kontraprøve) ikke med sikkerhet kan fastslås. Stemmegivning over om navneopprop skal brukes, skjer - uten forutgående ordskifte - på den måte som er nevnt foran under b. d. Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelse av tjenestemenn. De skal brukes ved slike avstemninger når noe medlem krever det. Ved valg og ansettelser gjelder avstemningsreglene i koml. 35 nr. 3-5, 36,37 og 38. e. Ved behandling av økonomiplan og årsbudsjett gjelder avstemningsreglene i koml. 35 nr INTERPELLASJONER Utenfor de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hvert medlem av bystyret gjøre interpellasjon som rettes til ordføreren. Slik interpellasjon må være meldt til ordføreren i god tid før møtet (i regelen minst 2 dager forut), og den skal være skriftlig. Forslag (om realiteten) som settes fram i forbindelse med slik interpellasjon, kan ikke avgjøres i møtet dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot det. 20 ORDEN I SALEN OG BYGNINGEN Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Han/hun skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene tømme eller vise vedkommende tilhører ut. Tegninger, tabeller eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møtelederen eller i tilfelle bystyret samtykker. 21 BOKFØRING AV FORHANDLINGENE. MØTETS SLUTT Bystyret fører bok for møtene sine. I møteboka føres inn for hvert møte møtested og - tid, innkallingen (dato og måte) og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette 8

9 slik at en av boka sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Saken bokføres i rekkefølge for året, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som blir satt fram, bortsett fra de forslag vedkommende sakens realitet som ikke blir gjort til gjenstand for stemmegivning. Møtelederen - eller bystyret i tilfelle protest blir reist mot møtelederens bestemmelse - avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Møteboka underskrives av møtelederen og minst to andre medlemmer. Etter møtet gjennomgås det bokførte av møtelederen, og det tas utskrift av møteboka. Et eksemplar av utskriften sendes samtlige medlemmer og varamedlemmer som var tilstede i møtet, foruten til de medlemmer som hadde forfall med neste møteinnkalling. Et eksemplar av utskriften oppbevares i kommunens arkiv. 22 ANMODNING OM NY BEHANDLING AV AVGJORT SAK Bystyret, faste utvalg, styrer eller råd, når det gjelder saker som disse forbereder til bystyret - kan avslå anmodning om å ta opp til ny behandling sak som lovlig er avgjort av samme bystyre, når anmodningen kommer inn før det er gått tre måneder fra den dag da bystyret gjorde endelig vedtak i saken. Dette gjelder ikke anmodning fra departementet, fylkesmannen eller kontrollutvalget. 23 IKRAFTTREDELSE Dette reglement trer i kraft

10 REGLEMENT FOR SAKSBEHANDLING MV. I FOLKEVALGTE ORGANER I MANDAL KOMMUNE 1 VALG OG SAMMENSETNING Utvalg og råd med folkevalgt representasjon i Mandal kommune, velges av bystyret, jfr. koml. 10. Antall medlemmer og varamedlemmer fastsettes av bystyret, og bystyret velger leder og nestleder. Dersom et medlem dør eller løses fra vervet, velges nytt medlem selv om det er valgt varamedlem. Er valget foretatt etter reglene for forholdsvalg, skal det suppleres fra den gruppe som står bak den uttredende. Dør lederen eller løses denne fra vervet, skal det velges ny leder selv om det tidligere er valgt nestleder. (Sist revidert i bystyrets møte 10. mai 2007). 2 ANSVARS- OG ARBEIDSOMRÅDE Bystyret fastsetter folkevalgte organers ansvars- og arbeidsområder, jfr. koml. 10 nr. 2. Organene skal på bystyrets vegne ivareta kommunens interesser på de ansvars- og arbeidsområder det får seg tildelt. Organet skal særlig sørge for: - God planlegging. - At miljøhensyn ivaretas i kommunen. - Nødvendig samordning og samarbeid mellom berørte kommunale virksomhetsområder, og med andre offentlige og private organer. Organet fører kontroll med at vedtak innenfor organets arbeidsområde blir gjennomført, og at det blir utarbeidet årsberetninger Organet skal fatte avgjørelser i de sakstyper bystyret bestemmer, og ellers gi innstilling i saker til bystyret. Organet kan gi lederen eller et arbeidsutvalg myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, jfr. koml. 10 nr. 4. Slik myndighetstildeling skal i tilfelle meldes til ordføreren, rådmannen og revisjonen umiddelbart. Bystyret kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelser, jfr. koml. 60 nr. 1. Organet kan delegere sin avgjørelsesmyndighet så langt annet ikke fremgår av lov, i medhold av lov eller bystyrevedtak. Delegasjon til administrasjonen skjer til rådmannen, jfr. Koml. 23 nr.4. (Sist revidert i bystyrets møte 10. mai 2007). 10

11 3 DE FOLKEVALGTE ORGANENES MØTER a) Organet skal ha møte når lederen finner det påkrevet eller 1/3 av medlemmene krever det. Det utarbeides halvårlige møteplaner. Møtene skal bekjentgjøres. b) Organet innkalles normalt skriftlig med 8 dagers varsel. Saksdokumentene sendes til medlemmer og varamedlemmer og alle andre med møterett, samt ordfører, rådmann og revisjonen. c) Organet er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er tilstede. Avgjørelser treffes med alminnelig flertall. d) Sak som ikke er nevnt i innkallingen kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres jfr. koml I så fall sendes den til det folkevalgte organ eller til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i senere møter. e) Ordfører og rådmann har møte-, tale- og forslagsrett i alle folkevalgte organer oppnevnt av bystyret, jfr. koml. 9 nr. 4 og 23 nr. 3. Kommunalt ansatte kan ta del når organet selv eller lederen, i samråd med rådmannen, kaller dem inn. Videre kan sakkyndige ta del når lederen eller organet kaller dem inn. Personer som møter etter reglene i dette ledd kan gi opplysninger og utgreiinger, men har for øvrig ikke anledning til å ta del i forhandlingene. f) Det skal føres møtebok. Utskrift av møteboka sendes innen en uke til ordføreren, rådmannen og revisjonen. 4 FORFALL. VARAMEDLEMMER Bestemmelsene i 4 i reglementet for bystyret får tilsvarende anvendelse. 5 RETT OG PLIKT TIL Å DELTA I MØTE. INHABILITET. TAUSHETSPLIKT Medlemmene har møteplikt, jfr. koml. 40. Gyldig forfall meldes straks til sekretariatet slik at varamedlem kan innkalles. Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningsloven og koml. 40 nr. 3. Medlem som antar at det kan foreligge inhabilitet i en sak, skal snarest mulig ta spørsmålet opp med møteleder eller sekretariat. Gyldig forfall under møtet meddeles straks til møteleder, og varamedlem som er til stede trer inn. Medlemmene har taushetsplikt etter forvaltningslovens 13. Plikten omfatter også opplysninger i dokumenter som er unntatt fra offentlighet. 11

12 Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører, plikter organets medlemmer og kommunalt ansatte som måtte være til stede, så langt ikke annet er vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene og de vedtak som gjøres. Taushetsplikten varer inntil annet er bestemt, eller inntil de hensyn - til kommunen eller andre - som har bevirket vedtaket om lukkede dører, er falt bort. Er også andre til stede under forhandlingene om slik sak, pålegger møtelederen dem taushetsplikt. Kommunen kan kreve at medlemmene av organet undertegner taushetserklæring, jfr. Fvl. 13 c. 6 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER Alle folkevalgte organers møter er åpne, med mindre annet følger av koml. 31 og denne bestemmelse. Det skal utarbeides sakskart (A-kart) for de saker som skal behandles for åpne dører, og sakskart (B-kart) for de saker som skal behandles for lukkede dører. I åpent møte behandles alle saker (A-kart) - med unntak av - saker unntatt fra offentlighet etter offentlighetsloven, herunder saker underlagt taushetsplikt. - personalsaker, - saker hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det, - spesielle saker av forretningsmessige forhold, - offentlige inspeksjons- og kontrollrutiner, som behandles i lukket møte (Bkart). A-kart skal normalt behandles først i møtet. Ellers kan organet bestemme at f.eks. temamøter, informasjons- og orienteringssaker, uformelle drøftelser og kontakter med næringsliv, organisasjoner o.l., kan holdes for lukkede dører. I slike tilfeller kan organet ikke fatte avgjørelser i saken. I saker som gjelder årsbudsjett (koml. 45) eller økonomiplan (koml. 44), er administrasjonens forslag offentlig fra det tidspunkt det legges fram, og sakene behandles i åpent møte. I enkeltsaker ellers avgjør organet selv spørsmålet om lukkede dører etter lovens 31 nr. 3 eller regler i særlovgivningen. 7 SAKSFORBEREDELSEN Rådmannen har ansvaret for at de saker som legges fram til behandling i folkevalgte organer, er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov og andre bindende bestemmelser gir. Det skal normalt fremmes innstilling fra administrasjonen, unntatt i saker som gjelder valg og ellers i saker av overveiende politisk karakter. 12

13 I de tilfeller ordfører eller utvalg fremlegger saker for bystyret med forslag til vedtak/innstilling, har rådmannen bare ansvaret for lovlighetskontroll. (Sist revidert i bystyrets møte 10. mai 2007). 8 UTSETTELSE AV SAK. SAK SOM IKKE ER NEVNT I INNKALLINGEN. FORESPØRSLER Organet kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte sakslisten. Det kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg dette. Ethvert medlem kan rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten. 9 SAKSORDFØRER I saker der det skal lages innstilling til bystyret, utpeker utvalgene som har saken til behandling, en saksordfører som skal fremlegge saken i bystyrets møte. 10 MØTELEDERENS REDEGJØRELSE FOR SAKEN. TALERNES REKKEFØLGE Bestemmelsene i 11 i reglementet for bystyret får tilsvarende anvendelse. 11 ORDSKIFTET OG STEMMEGIVNINGENE Om forhandlingene gjelder de bestemmelser som er gitt i bystyrereglementets 12, 13 første ledd, 14 annet ledd, 15 første ledd og 16. Om avstemninger gjelder det som er bestemt i i reglementet for bystyret. 12 ØVRIGE SAKSBEHANDLINGSREGLER - ANKE For saksbehandlingen gjelder koml. kap. 6, forvaltningsloven, eventuelle særlovsbestemmelser og bystyrets reglement så langt det passer. I saker hvor vedtak fattes i medhold av delegert myndighet fra bystyret eller overordnet folkevalgt organ og annet ikke fremgår av lov, kan ett medlem, ordføreren, rådmannen eller den som møter på hans vegne, innen møtets slutt forlange saken lagt frem for bystyret. Dette gjelder dog ikke avgjørelser i medhold av plan- og bygningsloven. 13 SEKRETARIAT Rådmannen fastlegger sekretariatsordning. 13

14 Sekretariatet skal påse at de saker som legges frem, er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Det skal normalt fremmes innstilling fra administrasjonen, unntatt i saker som gjelder valg og ellers saker av overveiende politisk karakter. Sekretariatet har ansvar for bekjentgjøring av møtene, protokoller, saksekspedering, arkiv m.v. Bestemmelsene om bokføring i 21 i reglement for bystyret får tilsvarende anvendelse. I tillegg til avstemningsresultatet skal protokollen vise hvordan det enkelte medlem stemte. 14 KLAGE Enkeltvedtak som treffes av en komite eller annet politisk organ i Mandal kommune, jfr. Fvl 28, kan påklages av part eller annen med rettslig klageinteresse til kommunens klagenemnd (eller annen klageinstans i henhold til lov eller forskrift.) For vedtak som fattes etter særlovgivning, gjelder disse lovenes klageordning. 15 REGLEMENTETS GYLDIGHET Dette reglement gjelder for alle folkevalgte organer i Mandal kommune, så langt bystyret ikke har bestemt noe annet eller lov bestemmer noe annet. 16 IKRAFTTREDELSE Dette reglement trer i kraft

15 REGLEMENT FOR FOLKEVALGTES INNSYNSRETT 1. BYSTYRETS OG ANDRE FOLKEVALGTE ORGANERS RETT TIL INNSYN I SAKSDOKUMENTER 1.1 Bystyret har som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter, med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Faste utvalg og andre folkevalgte organer har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. (Sist revidert i bystyrets møte 10. mai 2007). 2 VEDTAK OM INNSYN 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. 2.2 Minst tre medlemmer i bystyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jf. pkt. 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. 2.3 Faste utvalg og andre folkevalgte organer kan vedta innsyn for sin bruk i andre organers saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det. (Sist revidert i bystyrets møte 10. mai 2007). 3 TIDSPUNKT FOR RETT TIL INNSYN 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle vesentlige dokumenter som er tilsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen. 3.2 For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn først fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 15

16 4 SÆRREGLER FOR INNSYN I TAUSHETSBELAGTE OPPLYSNINGER M.M. 4.1 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgets rett til innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Bystyret og andre folkevalgte organer kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningslovens 13 b nr. 2 og Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er undergitt taushetsplikt eller unntatt offentlighet etter reglene i offentlighetsloven. Medlemmer av folkevalgte organer undertegner taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Når en sak behandles for lukkede dører, jf. kommunelovens 31, skal det ikke orienteres eller refereres fra forhandlingene medmindre vedkommende folkevalgte organ bestemmer noe annet. 5 FREMGANGSMÅTEN VED KRAV OM INNSYN - FORHOLDET TIL ADMINISTRASJONEN. 5.1 Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser til administrasjonen skal fortrinnsvis skje til rådmannen eller til den som har sekretariatsansvar for det organ som skal behandle saken. 5.2 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling skal besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l. 6 IKRAFTTREDELSE Dette reglement trer i kraft

17 INSTRUKS FOR KONTROLLUTVALGET 1 KONTROLLUTVALGETS FORMÅL Kontrollutvalget forestår på vegne av bystyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget påser at revisjonen fungerer på betryggende måte. 2 VALG - SAMMENSETNING Kontrollutvalget skal ha 3 medlemmer. Bystyret velger selv medlemmer og varamedlemmer, samt leder og nestleder, til utvalget. Minst et av medlemmene skal være bystyremedlem. Utelukket fra valg er ordfører og varaordfører, medlem og varamedlem av utvalgene, medlem og varamedlem av kommunalt organ med beslutningsmyndighet, og ansatte i kommunen. For øvrig gjelder kommunelovens regler om valg av faste utvalg tilsvarende. (Sist revidert i bystyrets møte 10. mai 2007). 3 SAKSBEHANDLINGEN I KONTROLLUTVALGET 1. Utvalget treffer sine vedtak i møte. Det skal føres møtebok over forhandlingene. Utskrift sendes utvalgets medlemmer, ordfører og revisor. For øvrig fastsetter bystyret selv nærmere regler om føring av møtebok. 2. Utvalgets møter holdes for lukkede dører. 3. Møte holdes på de tidspunkter som er vedtatt av utvalget selv eller bystyret, og ellers når utvalgets leder finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. Innkalling til møtet skal sendes ordfører, revisor og utvalgets medlemmer med høvelig varsel og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles samt saksdokumenter. Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Utvalgets leder er møteleder. Ved forfall fungerer nestlederen. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. 4. Ordfører har møte- og talerett i utvalget, og kan la seg representere ved annet medlem av bystyret. Revisor deltar i møtene, eventuelt ved stedfortreder, såfremt saken ikke angår dem personlig. Revisor og stedfortreder har rett til å uttale seg og kan forlange sine uttalelser protokollert. 17

18 5. Utvalget kan bare treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemming. Utvalget kan treffe vedtak i sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg dette. 6.Om inhabilitet for utvalgets medlemmer og om fritak for å delta i behandlingen av en sak, gjelder bestemmelsene i kommuneloven 40 nr. 3 og 4 tilsvarende. Revisjonen sørger for saksutredning og sekretærhjelp. 4 UTVALGETS OPPGAVER 1. Utvalget skal holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med at revisjonsarbeidet er ajour og foregår i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Utvalget skal gjennom revisors arbeide og egen vurdering påse at forvaltningen av kommunens verdier er betryggende sikret ved et forsvarlig internkontrollopplegg og om nødvendig, gi pålegg om at tiltak må treffes. 2. Utvalget skal på grunnlag av revisjonens rapporter og annen informasjon føre tilsyn med at forvaltningen er i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Utvalget skal videre i samarbeid med revisjonen foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. 3. Utvalget skal påse at revisjonen iverksetter granskning der dette er vedtatt av bystyret. Utvalget skal også selv sørge for at det blir foretatt undersøkelser og granskning bl.a. i forbindelse med mistanke om uregelmessigheter og misligheter. 4. Utvalget rapporterer til bystyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. 5. Utvalget avgir innstilling til bystyret om kommunens regnskaper med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter. Utvalget bør samtidig vurdere presentasjonsformen for regnskapene og de øvrige dokumentene med henblikk på å gjøre disse mer tilgjengelige og informative for alle interesserte. 6. Utvalget påser at poster, disposisjoner og ordninger som ikke får godkjenning, blir fulgt opp og brakt i orden. 7. Utvalget avgir uttalelse i saker det får seg forelagt. 18

19 5 BRUK AV SAKKYNDIG BISTAND Utvalget kan gjøre bruk av sakkyndig bistand når dette finnes nødvendig. 6 INNHENTING AV OPPLYSNINGER Utvalget kan uavhengig av regler om taushetsplikt kreve nødvendige opplysninger fra revisjonen og fra andre kommunale organer, og har adgang til revisjonens og kommunens saksdokumenter og arkiver. Utvalget kan videre gjøre henvendelser til andre offentlige instanser og til kommunens forbindelser av enhver art i tilknytning til sitt kontrollarbeid. 7 TAUSHETSPLIKT - OFFENTLIGHET Utvalgets medlemmer og andre møtedeltakere har plikt til å bevare taushet om det som blir behandlet i utvalgets møter. Utvalget må imidlertid sørge for at rapporter og opplysninger som gir nødvendig grunnlag for saksbehandlingen i andre organer, blir meddelt disse. Også ellers avgjør utvalget i hvilken utstrekning opplysninger som ikke er underlagt lovbestemt taushetsplikt skal kunne bringes videre. Utvalget vurderer selv om dokument som kan unntas fra offentlighet etter offentlighetsloven likevel bør kunne gjøres kjent. Utvalgets rapporter er offentlige, med mindre utvalget bestemmer noe annet. 8 HENVENDELSE TIL REVISJONENS PERSONALE Henvendelser fra kontrollutvalgets medlemmer til revisjonens personale skal skje til revisor så sant ikke spesielle forhold tilsier noe annet. 9 IKRAFTTREDELSE Denne instruks trer i kraft