Kulturdepartementets instruks om økonomi- og virksomhetsstyring til Norsk kulturråd

Transkript

1 Kulturdepartementets instruks om økonomi- og virksomhetsstyring til Norsk kulturråd Fastsatt den. taaa Krislin Berge departementsråd

2 Innholdsfortegnelse INNLEDNING 2 KAPITTEL 1: DEPARTEMENTETS STYRING AV NORSK KULTURRÅD ORGAN1SERING FORMAL OG TJENESTEOMRADER REGELVERK SOM REGULERER VIRKSOMHETENS AKTIVITETER ELLER TJENESTEOMRADER STYRINGSDIALOGEN Tildelingsbrev fra departementet Brev med budsjettforslag og rapportering fra virksomheten Etatstvringsmøter 4 KAPITTEL 2: KRAV TIL VIRKSOMHETENS INTERNE STYRING VIRKSOMHETSLEDELSE KRAV TIL VIRKSOMHETENS PLANLEGGING, GJENNOMFØRING OG OPPFØLGING Intern instruks for virksomheten og rutineheskrivelser Virksomhetsplan Disposisjonsplan Intern styringsdialog KRAV TIL VIRKSOMHETENS RISIKOSTYRING OG INTERNKONTROLL RESULTATOPPFØLGING OG EVALUERING 7 KAPITTEL 3: KRAV KNYTTET TIL VIRKSOMHETENS LØPENDE ØKONOMIFORVALTNING GENERELT OM ØKONOMIFORVALTNING GENERELLE BESTEMMELSER OM INTERN D1SPONERING REGLER FOR BEHANDLING AV UTGIFTER Lønn og oppgavepliktige ytelser Stillinger/årsverk Anskqffe1ser BETALINGSFORMIDLING OG REGNSKAPSFØRING Konsernkontoordningen Regnskapsføring Håndkasse INNTEKTER REGNSKAPSFØRING OG ØKONOMISYSTEM ARKIVERING AV REGNSKAPSMATERIELL OG REGNSKAPSDOKUMENTASJON RAPPORT TIL STATSREGNSKAPET VIRKSOM HETSREGNSKAPET ÅRSRAPPORT OG PERIODISKE RAPPORTER FORVALTNING AV VERDIPAPIRER OG ANDRE EIENDELER I 1.1 Behandling av verdtpost og verdtpapirer Forvaltning av eiendeler TILSKUDDSFORVALTNING 13 KAPITTEL 4: FORVALTNING AV FONDSMIDLER 14

3 KULTURDEPARTEMENTETSINSTRUKS OM ØKONOMI-OG VIRKSOMHETSSTYRINGTIL NORSK KULTURRÅD Innledning Instruksener fastsattavkulturdepartementeti medholdavreglementfor økonomistyring 3 og gjelderfra 1.april2014.Instruksenerstatter Kulturdepartementets tidligerehovedinstruksfor Norskkulturråd,Fondfor lydog bildeog Statensstipendog garantiinntekter,samtderes fellesadministrasjon.instruksener oversendt Riksrevisjonen. DepartementetsstyringavNorskkulturrådskalfølgeReglementfor økonomistyringi staten (forkortetreglementet)og Finansdepartementetsbestemmelserom økonomistyringi staten (forkortetbestemmelsene),med de unntak,tilføyelserog presiseringersomfremgåravbestemmelsenei denneinstruks. Instruksener bygdoppsomsupplementtil Reglementetog Bestemmelsene.De aktuellebestemmelsenei dissedokumenteneer ikkegjengitti instruksen.instruksen må derforbrukes sammenmed ovennevntedokumenter.sisteutgaveavreglementet og Bestemmelsenefinnespå Finansdeparternentetshjemmeside. Kapittel1 omfatterdepartementetsstyringog oppfølgingavvirksomheten,med referansetil Bestemmelseneskapittel1.Kravtilvirksomhetensinternestyringer omtalti kapittel2. Kapittel3 omfatteren rekke tilføyelser/presiseringertil Bestemmelsenes pkt. 2.5ogkapitlene3 til8. 2

4 KAPITTEL 1: DEPARTEMENTETS STYRING AV NORSK KULTURRÅD Kapitlet omfatter departementets styring og oppfølging av Norsk kulturråd med referanse til Bestemmelsenes kapittel Organisering Norsk kulturråd er et forvaltningsorgan underlagt Kulturdepartementet. Virksomheten består av de kollegiale organene Norsk kulturråd (rådet), styret for Fond for lyd og bilde, utvalget for statens stipend og garantiinntekter for kunstnere og av en fagadministrasjon under ledelse av direktøren. 1.2 Formål og tjenesteområder Virksomheten er et statlig forvaltningsorgan på kunst- og kulturområdet, og skal innenfor de målsettinger, rammer og ressurser som til enhver tid er fastsatt av departementet, arbeide for å nå målene for den statlige politikken på feltet. Ansvaret for midler som stilles til disposisjon, er fordelt slik: Rådet: Norsk kulturfond og andre midler som stilles til disposisjon for rådet, jf. uttømmende liste gitt i tildelingsbrev. Styret for Fond for lyd og bilde: kap. 320, post 51 Fond for lyd og bilde. Utvalget for Statens stipend og garantiinntekter for kunstnere: midler som stilles til disposisjon, jf. uttømmende liste gitt i tildelingsbrev. Direktøren: midler som stilles til disposisjon for drift og andre pålagte oppgaver, jf. uttømmende liste gitt i tildelingsbrev. Virksomheten er departementets rådgivende organ på kunst- og kulturområdet. 1.3 Regelverk som regulerer virksomhetens aktiviteter eller tjenesteområder Lov om Norsk kulturråd, fastsatt og Delegasjonsreglement for Norsk kulturråd, godkjent av Kulturdepartementet , sist endret , (henvisningtilforskriftersettesinn). Vedtekter for Fond for lyd og bilde, fastsatt av Kulturdepartementet Forskrift om tilskudd fra Fond for lyd og bilde av Forskrift om Statens stipend og garantiinntekter for kunstnere, fastsatt av Kulturdepartementet , sist endret og forskrift om stipend basert på gjennomført kunstutdanning, fastsatt av Kulturdepartementet med 9

5 hjemmel i Stortingets vedtak av 12. juni 2001 og 14. desember 2001, sist endret Styringsdialogen Den årlige faste styringsdialogen omfatter departementets tildelingsbrev, brev med budsjettforslag og rapport fra virksomheten, etatsstyringsmøter, møte med rådet og møte med styret for Fond for lyd og bilde Tildelingsbrev fra departementet I de årlige tildelingsbrevene fastsettes: økonomiske rammer og fullmakter mål, prioriteringer og resultatkrav som skal realiseres - rapporteringskrav. Kulturdepartementet kan innenfor Stortingets budsjettvedtak justere rammer, mål, prioriteringer, resultatkrav og rapporteringer. Departementet kan gi oppdrag og styringssignaler i løpet av året Brev med budsjettforslag og rapportering fra virksomheten I tillegg til rapporteringskrav i tildelingsbrevene, sender departementet rundskriv om utforming av budsjettforslag (budsjettrundskrivet) og brev om innrapportering til det sentrale statsregnskapet. Virksomheten skal utforme budsjettforslag og rapporter på dette grunnlaget. Nye opplysninger som er relevant for departementets styring av virksomheten skal straks meddeles departementet Etatstyringsmøter Kulturdeparternentet har etatsstyringsmøter med direktøren. Invitasjonen skjer i brevs form senest to uker før møtet. Det skal skrives referat fra møtene som sendes direktøren, og etter godkjennelse som kopi til Riksrevisjonen. Dagsorden for styringsmøtene skal være avtalt på forhånd. Temaet for møtene kan variere avhengig av hva som er ansett å være mest sentralt, men følgende punkter bør behandles i løpet av året: Årsrapport fra foregående år, herunder regnskap og resultatoppnåelse Tildelingsbrev for inneværende år, herunder budsjett, resultatmål og resultatindikatorer Budsjettforslag for neste år Virksomhetens risikovurderinger 4

6 KAPITTEL2: KRAVTILVIRKSOMMETENSINTERNE STYRING Kapitlet omfatter en rekke tilføyelser/presiseringer til Bestemmelsenes kapittel Virksomhetsledelse Virksomheten ledes av en direktør, jf. lov om Norsk kulturråd 4. Direktøren har ansvar for at virksomheten holder høy kvalitet samtidig som det drives effektivt og i samsvar med gjeldende lover og regler, og mål som gis av overordnet myndighet. Rådet, styret for Fond for lyd og bilde og utvalget for Statens stipend og garantiinntekter for kunstnere har sine respektive ansvarsområder, jf. pkt. 1.2 og 1.3. Direktøren har ansvaret for den daglige ledelse av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg som departementet, rådet, styret for Fond for lyd og bilde og utvalget for Statens stipend og garantiinntekter for kunstnere har gitt. Direktøren har ansvaret for at virksomhetens økonomiske ressurser disponeres i samsvar med forutsetningene for tildelte bevilgninger og de til enhver tid gjeldende bestemmelser for statens økonomiforvaltning. Direktøren må påse at virksomhetens økonomiforvaltning samordnes. Dette innebærer bl.a.: samordne utarbeidelse av årsrapport og andre rapporter, jf. kravene i Bestemmelsenes pkt , samt budsjettforslag samordne kommunikasjon for øvrig med Kulturclepartementet Riksrevisjonen ha ansvaret for virksomhetens påse at kravene i økonomiinstruksen og med økonomisystem, jf. pkt nedenfor etterleves sørge for oppbevaring av oppdaterte instrukser elektronisk og på papir vurdere behov for endringer i interne instrukser Direktøren skal sørge for nødvendig økonomikontroll i tråd med kravene i Bestemmelsenes pkt Krav til virksomhetens planlegging, gjennomføring og oppfølging Intern instruks for virksomheten og rutinebeskrivelser Direktøren skal innenfor de rammer som er trukket opp i Reglementet og Bestemmelsene utarbeide "Intern instruks for Norsk kulturråd, Fond for lyd og bilde og for Statens stipend og garantiinntekter for kunstnere". Denne skal minimum inneholde regler om delegering av myndighet og presisering av hva de enkelte funksjoner i forvaltningen skal utføre på ulike nivåer/i organisatoriske enheter, og om ansvarsforhold. I den enkelte enhet må direktørens instruks minimum suppleres med rutinebeskrivelser og bestemmelser om hvilke tjenestemenn som gjør hvilke av de angitte oppgaver, uten at det skal være komplette stillingsinstrukser. Rutinebeskrivelsene skal også dekke kontrolloppgaver i henhold til Bestemmelsenes pkt

7 Instruksen skal forelegges Kulturdepartementet og Riksrevisjonen. Eventuelle unntak fra Reglementet og Bestemmelsene må fremmes Kulturdepartementet og godkjennes av Finansdepartementet Virksomhetsplan Direktøren skal planlegge med både ettårig og flerårig perspektiv tilpasset virksomhetens egenart. Langsiktigplan Direktøren skal fastsette en langsiktig plan og planperiodens lengde. Direktøren må fastsette retningslinjer for planarbeidet ved virksomheten. Store eller kritisk viktige innkjøp skal tas inn i virksomhetens langsiktig plan, jf. pkt nedenfor. Årsplan Direktøren skal hvert år fastsette en årsplan. Direktøren må fastsette nærmere retningslinjer for utformingen av virksomhetens årsplaner. Årsplanen skal ta utgangspunkt i bl.a. mål, prioriteringer og resultatkrav i tildelingsbrevet. Rådet, styret for Fond for lyd og bilde og utvalget for Statens stipend og garantiinntekter for kunstnere skal fastsette planer ut fra egenarten for sine respektive ansvarsområder og med utgangspunkt i mål, prioriteringer og resultatkrav i tildelingsbrevet Disposisjonsplan Direktøren har ansvar for å påse at virksomheten med utgangspunkt i årsplanen, jf. pkt , utarbeider en disponeringsplan. En slik disponeringsplan skal fastsette hvilke budsjettrammer virksomheten har til disposisjon, jf. departementets årlige budsjettrundskriv, og eventuelle forutsetninger for de budsjettrammene som gis. Direktøren må påse at det i disponeringsplanen også blir stilt krav til resultatrapportering i perioderapporter og årsrapport, jf. pkt nedenfor. Fordelingen av årets bevilgning skal innarbeides i det elektroniske regnearket som skal sendes Kulturdeparternentet sammen med budsjettsøknaden. Direktøren må fastsette regler for hvordan dette skal utarbeides, og nærmere arbeids- og ansvarsdeling mellom aktuelle driftsenheter. Dersom virksomheten får tildelingsbrev fra Kulturdepartementet om ekstra midler, og disse skal disponeres av underliggende driftsenheter, skal direktøren utforme supplerende disponeringsplan. Departementet forutsetter at virksomheten registrerer og dokumenterer ressursbruk på virksomhetens tjenester/aktiviteter på ulike nivåer, og at det utarbeides budsjett og prognoser for å sikre avviksrapportering og mulighet for oppfølging av regnskap og resultater. 6

8 2.2.4 Intern styringsdialog Direktørenmå fastsettenødvendigeinterneprosedyrerforå sikre dialogommålog resultater,og påse at virksomhetensavdelingerslutteroppom avtalterammerog forutsetninger. 2.3 Kravtil virksomhetensrisikostyringog internkontroll Direktørenskal sørgefor at det er etablerten forsvarligrisikostyringog internkontroll i virksomheteni henholdtil Bestemmelsenespkt. 2.4,og påse at den fungererpå en tilfredsstillendemåte.direktørenskalminstén gangårligforetaen gjennomgangav vesentligerisikoerfor allevirksomhetsområdermed utgangspunkti de måleneog strategienesomer formulerti tildelingsbrevetforvirksomheten.det skalfor alle virksomhetsområderforetasen systematiskvurderingavomvirksomhetens risikostyringog internkontroller tilstrekkeligfor å håndterevirksomhetens identifiserterisikoerpå en forsvarligmåte. Virksomhetenskali årsrapportenog i styringsdialogenmed departementetrapportere omde viktigsterisikoområdeneforvirksomhetenog hvasomeventuelter gjortfor å redusere risikoen,herunder eventuelleområdersomdepartementethar påpekti tildelingsbrevet.dokumentasjonknyttettilrisikovurderingmåpå forespørselkunne fremleggesfor departementet. Direktørener ansvarligfor at virksomhetensinternkontrollsystemholdesvedlike. Systemetmåvære godt nok til å forebygge,avdekkeogkorrigeremanglende etterlevingavanskaffelsesregelverketsamtredusere risikoenformisligheterog økonomiskkriminalitet.eventuellesliketilfellerskalbehandlesi henholdtilgjeldende regelverk.løpenderapporteringinternti virksomhetenskalviseat egne kontrollrutinerer fulgt.virksomhetenskalrapporteretil Kulturdepartementetdersom det oppdagessvikti kontrollrutiner,ellerdersommanikkehar etterkommetkravfra overordnetmyndighetellerfra Riksrevisjonen. Direktørenskali samrådmed rådet,styretforfondforlydog bildeog utvalgetfor Statensstipendog garantiinntekterforkunstnerefastsettevirksomhetens verdigrunnlagog etiskeretningslinjer.virksomhetenskalredegjørefor arbeidetmed etiskeretningslinjerog etiskbevisstgjøringi årsrapporten. Dersomdirektørenoppretteren særskiltenhetforinternkontrollfor å ivareta kontrollfunksjonene,skaldirektørenogsåfastsetteinstruksfor enheten. 2.4 Resultatoppfølgingog evaluering Direktørenhar ansvaretfor at virksomhetenoppfyllerde måleneog resultatkravene somer fastsatti tildelingsbrevet.direktørenskalsørgefor at det gjennomføres evalueringerom egen effektivitet,måloppnåelseog resultaterinnenforhele ellerdeler avvirksomhetensansvarsområdeog aktiviteteri henholdtil Bestemmelsenespkt. 2.6 og 6.5.Direktørentar stillingtilfrekvensog omfangut frarisikoogvesentlighet. 7

9 Direktøren må påse at det årlig rapporteres til Kulturdepartementet evalueringer som er blitt foretatt. om hvilke Direktøren skal påse at det utarbeides en rutine for registrering Evalueringsportalen. av egne evalueringer i KAPITTEL 3: KRAV KNYTITT TIL VIRKSOMHETENS ØKONOMIFORVALTNING LØPENDE Kapittel 3 omfatter en rekke tilføyelser/presiseringer til Bestemmelsenes punkt 2.5 og kapitlene 3 til Generelt om økonomiforvaltning Direktøren har ansvaret for at Reglementet og Bestemmelsene til enhver tid følges, herunder at virksomheten anvender gjeldende felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling m.m., jf. Bestemmelsenes kapittel 3. Direktøren skal påse at tildelt bevilgning ikke overskrides og at virksomhetens eiendeler forvaltes i samsvar med de retningslinjer Kulturdepartementet fastsetter. Departementet vil understreke betydningen av at virksomheten har en ryddig økonomiforvaltning for å kunne utføre de faglige oppgavene effektivt og hensiktsmessig, og viktigheten av at den interne økonomiinstruksen, rutinebeskrivelser og øvrig internt regelverk holdes oppdatert i forhold til gjeldende regelverk. Det må alt fra begynnelsen av året føres løpende kontroll med forbruket ut fra tidligere års erfaringer med hvordan forbruket normalt fordeler seg gjennom året. Virksomheten må sette av en reserve under post 01 til å dekke uventede utgifter. Dersom det i løpet av året oppstår uventede utgifter, må disse dekkes ved omdisponeringer innenfor den tildelte rammen. Departementet vil peke på den frihet som virksomhetene har gjennom budsjettfullmaktene, jf. eget vedlegg til det årlige tildelingsbrevet om budsjettfullmakter. Dersom virksomheten ikke kan finne dekning for utgiftene ved å utnytte disse budsjettfullmaktene, må man vurdere å redusere den planlagte aktiviteten. Avgjørelser i økonomisk-administrative saker skal være skriftlig dokumentert. Dersom tidsfaktoren gjør det nødvendig med muntlig avklaring, skal avgjørelsen snarest mulig etterfølges av skriftlig bekreftelse. Forslag til beslutning skal inneholde en saksframstilling med forutsetninger som er tilstrekkelige til at den som skal ta avgjørelsen, kan foreta selvstendig etterkontroll. 8

10 3.2 Generelle bestemmelser om intern disponering Budsjettmidler og vilkårene for disse fastsettes tildelingsbrev fra Kulturdepartementet hovedfordeling for Fond for lyd og bilde kvotefordeling for Statens stipend og garantiinntektsordning for kunstnere vedtak fattet av rådet, styret for Fond for lyd og bilde og utvalget for Statens stipend og garantiinntekter for kunstnere På dette grunnlag skal direktøren stille de tildelte midlene til disposisjon for de organisatoriske enhetene innenfor virksomheten gjennom et disponeringsskriv med innhold som nevnt i Bestemmelsene pkt.1.4. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv, med unntak av virksomhetsleder under forutsetning at det er hjemmel for disposisjonen i tildelingsbrev eller andre vedtak, at det er budsjettrnessig dekning for utbetalingen, og at disposisjonen er økonomisk forsvarlig, jf. Bestemmelsenes pkt Direktøren skal sørge for at det foreligger en ajourført oversikt over hvem som har budsjettdisponeringsmyndighet i den enkelte avdeling/enhet. Direktøren skal fastsette retningslinjer for kontroll med hvordan budsjettdisponeringsmyndigheten utøves. 3.3 Regler for behandling av utgifter Direktøren skal fastsette retningslinjer som sikrer at alle utbetalinger fra virksomheten er attestert og bekreftet i samsvar med reglene om dette i Bestemmelsene og etablere rutiner som sikrer forsvarlig transaksjonskontroll Lønn og oppgavepliktige ytelser Direktøren har ansvaret for at arbeidet med lønn og oppgavepliktige ytelser er organisert og gjennomføres i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer. Direktøren skal fastsette retningslinjer og rutiner for utbetaling av lønn og andre innog utbetalinger som vedrører de tilsatte ved virksomheten. Direktøren skal også fastsette retningslinjer for kontrollfunksjonene på dette området. Dersom virksomhetens løpende lønnsoppgaver gjøres utenfor virksomheten, må det foreligge avtale med vedkommende tjenesteyter som beskriver hvordan oppgavene er fordelt og hvem som har ansvaret ved eventuelle feil. Virksomheten er ansvarlig for å følge opp avtalen med tjenesteyteren. Direktøren skal sørge for at virksomheten har tilgang til elektroniske systemer med tilfredsstillende funksjonalitet for beregning, utbetaling, regnskapsføring og rapportering av lønns- og personalkostnader. Systemer og rutiner skal oppfylle kravene i Bestemmelsenes pkt

11 Direktøren skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt ved virksomheten over hvem som har myndighet til å attestere lønnsberegningsbekreftelsen, jf. pkt 3.2 ovenfor. Direktøren skal etablere rutiner som sikrer at det regelmessig foretas avstemming av lønns- eller lønnsrelaterte utgiftskonti i virksomhetsregnskapet mot tilsvarende registreringer i lønnssystemet Stillinger/årsverk Virksomheten kan selv opprette og inndra stillinger på bestemte vilkår. Det kan imidlertid ikke opprettes flere tilsettingsforhold enn at virksomheten har budsjettmessig dekning for lønnskostnader m.v. innenfor den tildelte budsjettrammen under post 01 og en realistisk forventning om hva driftsbudsjettet vil bli i de kommende år. Ved disponering av stillinger må virksomheten sette av nødvendige ressurser til oppfølgingen av de mål og resultatkrav som er lagt til grunn i tildelingsbrevet. Virksomheten må føre kontinuerlig oversikt over bemanningen slik at man til enhver tid har oversikt over antall årsverk. Virksomhetens beregning av antall årsverk må omfatte samtlige tilsettingsforhold ved virksomheten, dvs, fast tilsatte, vikarer, engasjerte, midlertidig tilsatte m.v. Virksomheten skal gi en omtale av økning eller reduksjon i antall årsverk i de årlige budsjettforslagene. Orientering om hvordan denne omtalen skal være gis i det årlige budsjettrundskrivet fra Kulturdepartementet Anskaffelser Virksomhetens anskaffelser av varer og tjenester skal skje i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser og særskilte statlige rammeavtaler om innkjøp. Direktøren har ansvar for at regelverket følges. Direktøren skal fastsette innkjøpsreglement/anskaffelsesstrategi for virksomheten som forteller hvordan anskaffelsene skal organiseres og gjennomføres. Store eller kritisk viktige innkjøp skal tas inn i virksomhetens flerårsplan. Direktøren tar stilling til om virksomheten skal benytte elektronisk anskaffelsesstøttesystem. Direktøren må påse at det er etablert et system for internkontroll av anskaffelsene. 3.4 Betalingsformidling og regnskapsføring Konsernkontoordningen Direktøren oppretter arbeidskonti hos kontofører og anmoder via Kulturdepartementet om oppgjørskonti i Norges Bank i henhold til Finansdepartementets retningslinjer for konsernkontoordningen. Direktøren fastsetter hvilke tjenestemenn som kan opprette arbeidskonti hos kontofører. Betalingsoppdrag til kontofører skal utarbeides og behandles videre i samsvar med Bestemmelsenes pkt

12 Direktøren fastsetter også hvilke tjenestemenn som har myndighet til å autorisere/godkjenne betalingsoppdrag, og skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt hos kontofører og ved virksomheten over hvem som har autorisasjonsmyndighet Regnskapsføring Direktøren må påse at virksomhetens regnskapsføring foregår i tråd med kravene i Bestemmelsenes pkt. 4.4, og må fastsette retningslinjer og rutiner som sørger for at den foregår på betryggende måte Håndkasse Direktøren tar stilling til om virksomheten skal opprette håndkasse til dekning av mindre, tilfeldige utgifter. Direktøren skal i tilfelle fastsette retningslinjer for kontroll med og rutiner for bruk av håndkassen. 3.5 Inntekter Direktøren skal fastsette innfordrings- og kontrollrutiner for inntekter i tråd med Bestemmelsenes pkt 5.4. Avskrivning av uerholdelige fordringer over kr og alle saker om ettergivelse av krav skal forelegges Kulturdeparternentet for samtykke. 3.6 Regnskapsføring og økonomisystem Direktøren er ansvarlig for at virksomheten har tilgang til et økonomisystem med en funksjonalitet som ivaretar de oppgavene virksomheten er pålagt i henhold til økonomiregelverket og andre lover og regler. Direktøren har ansvaret for at økonomisystemet har funksjonalitet som sikrer forsvarlig økonomistyring og har et sikkerhetsnivå som er tilpasset virksomhetens aktiviteter. Dersom deler av regnskapsarbeidet skal utføres av en ekstern tjenesteyter, skal direktøren inngå en skriftlig avtale med tjenesteyteren som presiserer hvordan oppgavene er fordelt og hvem som har ansvaret ved eventuelle feil. Selv om virksomheten velger en delt løsning, skal oppgavene a-d under Bestemmelsenes pkt allikevel alltid utføres av tilsatte ved virksomheten. Virksomheten er ansvarlig for å følge opp avtalen med tjenesteyteren. Direktøren fastsetter nærmere regler for virksomhetens regnskapsarbeid og har ansvaret for at regnskapsføringen foregår på en betryggende måte og i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser om regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet og Kulturdepartementet. Når virksomheten planlegger å ta i bruk nye systemer eller gjøre vesentlige endringer i eksisterende systemer, skal direktøren orientere Kulturdepartementet på et tidlig stadium i planleggingen. Riksrevisjonen skal orienteres når systemet tas i bruk. 11

13 Direktøren fastsetter kontoplan for økonomisystemet i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer. Direktøren skal utforme kontoplanen slik at den ivaretar de krav til rapportering som Kulturdepartementet fastsetter og slik at det kan lages rapporter som gir den informasjon som er nødvendig for å styre virksomheten effektivt. 3.7 Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon Direktøren har ansvaret for at alt regnskapsmateriale arkiveres i henhold til gjeldende regler i Bestemmelsene og fastsetter hvem som skal forestå arkiveringen. Direktøren skal sørge for oppbevaring på betryggende måte, som muliggjør etterkontroll så lenge regnskapsmaterialet skal oppbevares. 3.8 Rapport til statsregnskapet Direktøren er ansvarlig for virksomhetens rapportering til statsregnskapet. Direktøren skal sørge for at rutinene for avstemminger og kontroll er skriftlig dokumentert. Direktøren skal fastsette retningslinjer som sikrer at det rapporteres korrekte regnskapsbeløp til Direktoratet for økonomistyring og Kulturdepartementet i henhold til Finansdepartementets retningslinjer. 3.9 Virksomhetsregnskapet Direktøren fastsetter retningslinjer for bruk av standard kontoplan i internregnskapet. Virksomhetsregnskapet må legges opp slik at det kan lages rapporter for kostnadssteder/budsjettansvarlige enheter, og for øvrig slik at det gir god styring i forhold til strategier, mål og resultatkrav Årsrapport og periodiske rapporter Rådet, styret for Fond for lyd og bilde, utvalget for Statens stipend og garantiinntekter for kunstnere og direktøren skal sende inn årsrapport og periodiske rapporter for sine respektive ansvarsområder til Kulturdepartementet med det innhold og innen de frister som departementet fastsetter i særskilt brev eller i tildelingsbrev. Direktøren skal informere det styrende organ som måtte være berørt og departementet om vesentlige avvik i forhold til tildelingsbrevet eller planlagt forbruk straks han eller hun får kjennskap til slike avvik Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler Behandling av verdipost og verdipapirer Direktøren skal fastsette rutiner for mottak og behandling av postsendinger med betalingsmidler og andre verdier. Direktøren skal også fastsette retningslinjer for behandling og transport av verdipost, sjekker og andre betalingsmidler som kommer til virksomheten. 12

14 Forvaltning av eiendeler Direktørenhar ansvaretfor å etablereogvedlikeholderutinerog systemerfor forvaltningavvirksomhetenseiendeler,samtforestålisteføringavdriftsmidlermed varigverdi.vedutrangeringog kassasjonavmateriellog bygningersamtavhendingav materiellsomtilhørerstaten skalvirksomhetenfølgereglenei Normalinstruksfor utrangeringog kassasjonavmateriellog bygningersamtfor avhendingavmateriell somtilhørerstaten,endretvedkgl.res. av 18.desember1987.Vedavhendingavfast eiendomsomtilhørerstaten skalvirksomhetenfølgereglenei Instruksom avhending avstatligeiendomm.v.(avhendingsinstruksen)fastsattvedkgl.res. av 19.desember 1997.Direktørentrefferbeslutningeromutrangering,kassasjonog avhendingav materiellsomforvaltesavvirksomheten Tilskuddsforvaltning Direktørenhar ansvarfor at forvaltningavtilskuddskjeri henholdtil Bestemmelsenes pkt. 6.3,eventueltpkt. 6.4.Direktørenmå i den interneøkonomiinstruksen,eventuelti egen rutinebeskrivelse,fastsetterutinerfortilskuddsforvaltning.detmå her fastsettes et oppleggfor styring,oppfølgingog kontrollavtilskuddbasertpå risiko-og vesentlighetsvurderinger.opplegget,oghvordandet blirfulgtopp,måkunne dokumenteres. Midlerunder tilskuddsordningerskalforvaltesi samsvarmed det regelverketsomer fastsattforden enkeltetilskuddsordningog andrekravsomtilskuddsforvalterstilleri tilskuddsbrevet.regelverketfortilskuddsordningenmåfølgesomvedleggtil tilskuddsbrevetil den enkeltetilskuddsmottaker. Midlertil enkelttilskuddskalforvaltesi samsvarmed Retningslinjerfor økonomiforvaltningogkontrollfortilskuddsmottakeresomfårtildeltdriftstilskuddfra Kulturdepartementeteller Retningslinjerforøkonomiforvaltningog kontrollfor tilskuddsmottakeresomfår tildeltprosjekt-/investerings-og engangstilskuddfra Kulturdepartementet,og andrekravsomtilskuddsforvalterstilleri tilsagnsbrevet. Retningslinjenemå følgesomvedleggtiltilskuddsbrevetil den enkelte tilskuddsmottaker. Direktøren,rådet, styretfor Fondforlydogbildeog utvalgetfor Statensstipendog garantiinntekterfor kunstnereskalrapporteretil Kulturdepartementeti henholdtil de kravenesomer fastsatti tildelingsbrevet. For budsjettpostersomikke er overførbarefra ett år tilet annet,skalvirksomheten innen1.novemberrapporteretil departementetommidlertil enkelttilskuddsomikke blirutbetaltinnenårets utgang. 13

15 KAPITTEL4: FORVALTNINGAVFONDSMIDLER Direktørenhar ansvarfor å forvaltefonclsmidlenei tråd medbestemmelsenespkt Direktørenhar ansvarfor å inngåavtalemedtjenesteyterom administrativforvaltningsarbeid,herunderutbetalingerog regnskapssentraloppgaver.direktørenmå i den interneøkonomiinstruksenfastsetterutinerfor saksbehandling,forvaltning,attestasjon, reskontroføring,utbetaling,rapportering,oppfølgingog kontrollavfondsmidler. 14