Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 22. februar 2011 kl på Møterom Breivannet

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr Kontrollutvalget i Stavanger INNKALLES TIL MØTE 22. februar 2011 kl på Møterom Breivannet SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 7/11 Godkjenning av protokoll fra møte /11 Forvaltningsrevisjon: IKT og brukerdialog 9/11 Oppfølging av rapport fra selskapskontroll i IVAR IKS 10/11 Årsmelding kontrollutvalget i Stavanger 11/11 85 tilrådinger for egenkontroll i kommunene - status/oppfølging av anbefalinger overfor revisor 12/11 Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. februar 2011 EVENTUELT MELDINGER 3/ Arbeidsgrupper ruspolitisk handlingsplan Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon , som sms til mobiltlf eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Stavanger, 14. februar 2011 Arnt-Heikki Steinbakk Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet

2 MELDINGSSAKER Periode: 19. januar februar 2011 Nr. Arkivsak Referatsakstittel 3/ Arbeidsgrupper ruspolitisk handlingsplan 2

3 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 049 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Det vises til vedlagt protokoll fra kontrollutvalgets møte den 18. januar Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner protokoll fra møtet den SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Protokoll fra møte Tilbake 3

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 FORVALTNINGSREVISJON: IKT OG BRUKERDIALOG Bakgrunn: Kontrollutvalget i Stavanger bestilte denne rapporten i desember Det ble da vedtatt at formålet med rapporten skulle være å vurdere kommunens arbeid med å legge til rette for brukerdialog på nett og hvordan dette inngår i kommunens utvikling som ekommune. Ut fra dette ble det vedtatt å se nærmere på disse problemstillingene: Hvordan møter kommunen sine innbyggere ved hjelp av IKT-virkemidler? (Enveis informasjon, toveis kommunikasjon, eller mer komplekse former for samhandling) Med hvilken organisasjon og ressurser (økonomi, kapasitet, kompetanse) driver kommunen sitt utviklingsarbeid på dette området, og hvilke mål og retningslinjer styrer innhold og framdrift? Hvilke muligheter har kommunen til å videreutvikle seg, og hvilke risikoer (hindringer) må håndteres underveis? Ved behandling av mandatforslaget ba kontrollutvalget i tillegg om at det også ble sett nærmere på Eventuelle forskjeller mellom de forskjellige aldersgruppene? Saksutredning: Revisor har nå oversendt rapporten for behandling i kontrollutvalget/bystyret. Revisor har ved utarbeiding av rapporten lagt til grunn kommunens IT og kommunikasjons-strategi, Kommuneloven, Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) s kommuneundersøkelse, dokumentgranskning i kommunen, intervjuer med nøkkelpersoner i IKT-avdelingene, kommunikasjonsavdelingen og ulike fagavdelinger. Samlet oversikt over revisjonskriterier og metode finnes i rapportens vedleggsdel. Rapporten konsentrer seg rundt hovedområdene IKT-organisasjon og ressurser og Samhandling med innbyggerne. Den tar i liten grad for seg kontrollutvalgets tilleggs-problemstilling ang. eventuelle forskjeller mellom aldersgruppene. Revisor kommenterer bl.a. at Stavanger kommune nettopp har fått nye nettsider, noe som har økt kommunens rangering på DIFI s rangering av kommunale nettsider. Kommunene er imidlertid ennå kun på plass 190 blant landets 431 kommuner. Revisor presiserer også at kommunen har flere nettsider spredt rundt på forskjellige nettsteder, og bør samle disse. Kommunen har heller ikke kommet i gang med å sikre søkemotor-optimalisering, noe som betyr at det kan være vanskelig for brukerne å få relevante treff på sine søk. Det er også en jobb å gjøre med å få klargjort hvem som har redaktøransvar og rettigheter til å publisere på nettsidene. Mulighetene for elektronisk saksbehandling er foreløpig svært begrenset. Slik det er i dag, må de fleste skjema som ligger på internett skrives ut og sendes kommunen på e-post eller i vanlig post. Revisor peker også på at samarbeid med andre kommuner vil frigjøre ressurser og øke kompetansen på fagavdelingen. Til slutt nevnes at kommunen bør legge til rette for bruk av forskjellige kanaler på internett for å nå ut til innbyggerne, noe en bl.a. har gode erfaringer fra i forbindelse med høring til kommuneplanen. For fullstendig oversikt over funn og anbefalinger vises til rapporten. Revisor anbefaler til slutt kommunen å: 4

5 kartlegge hva som kan gjøres for å bedre resultatene i DIFI sin rangering samle alle nettsidene med tilknytning til Stavanger kommune på samme nettsted; sette i gang tiltak for å sikre søkemotoroptimalisering skaffe seg en totaloversikt over hvem som har tilgang til å publisere på nettsidene, og utforme retningslinjer for publisering arbeide videre med å sikre fullelektronisk saksbehandling arbeide videre med å etablere prinsipper, komponenter og systemer som kan brukes på tvers, både mellom ulike systemer internt og eksternt vurdere økt samarbeid med andre kommuner innenfor IKT-området legge til rette for at innbyggerne kan gjøre bruk av ulike kanaler i politiske prosesser Rådmannen har kommentert rapporten, og vurderer revisors anbefalinger å være i samsvar med de satsingsområdene som er gitt både i IKT-strategi og Kommunikasjonsstrategi. Dette er strategier som er under iverksetting og gjennomføring. Det nevnes spesielt at kommunen allerede i dag samarbeider på flere nivåer med andre kommuner/fylkeskommunen. Rådman-nen mener at samarbeidet har et stort potensiale, og deltakende kommuner prioriterer dette høyt. For fullstendig oversikt over rådmannens tilbakemelding vises til rapporten, s. 8 og 9. Kontrollutvalget har ansvar for at bystyrets vedtak i forbindelse med behandling av gjennomført forvaltningsrevisjon følges opp. Rapporten inneholder ingen lovbrudd som må rettes snarest, men kommer med anbefalinger til kommunen. Det foreslås at administrasjonens oppfølging av rapportens anbefalinger følges opp ca. 3 mnd. etter at den er vedtatt i bystyret. Kontrollutvalget innstiller direkte til bystyret i denne saken. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger tar den framlagte rapporten vedr. IKT og brukerdialog til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen for videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger. Rådmannen rapporterer til kontrollutvalget hvordan rapporten er fulgt opp ca. 3 mnd. etter at den er behandlet i bystyret. SANDNES, Wencke S: Olsen daglig leder Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Tilbake 5

6 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 OPPFØLGING AV RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL I IVAR IKS Bakgrunn: Bystyret i Stavanger behandlet denne rapporten på møte den 26. april 2010, og vedtok da følgende: 1. Bystyret i Stavanger tar den framlagte selskapskontrollen i IVAR IKS til etterretning. 2. Rapporten oversendes representantskapet og selskapets styre og ledelse for videre oppfølging av rapportens anbefalinger. Tilbakemelding på oppfølging gis til kontrollutvalget ca. 6 mnd. etter bystyrevedtaket. Bystyret vedtok i tillegg følgende oversendelsesforslag til rådmannen: 1. Bystyret ber om at kontrollutvalgets anbefalinger fremmes for IVAR via styrerepresentasjon og representantskap. 2. Bystyret ber på tilsvarende måte om at IVAR innen utgangen av 2010, iverksetter en plan for nedbygging av selvkostfondet slik at det samsvarer med regelverket. 1.. En eventuell avslutning av låneordningen bør gjelde fremtidige lån. Forøvrig bør låneordningen overlates styret å forvalte. 2. Bystyret ber kontrollutvalget følge opp saken og informere om resultatet. Kommunalutvalget bes vurdere behovet for styreforsikring for medlemmer og varamedlemmer i bystyret som er valgt til styremedlemmer i ulike kommunale og interkommunale foretak (A/S-er, IKS-er, KF-er) Av rapportens anbefalinger knyttet direkte til eierkommunene, var følgende aktuelt for Stavanger kommune: Eierkommunene bør utarbeide en felles eierstrategi for selskapet. I tillegg til det som framgår av bystyrets oversendelsesforslag kom rapporten med følgende anbefalinger overfor selskapet: Selskapet bør tegne styreforsikring for det økonomiske ansvaret. 1 Selskapet bør avvikle ordningen med lån til ansatte. Selskapet må ajourføre selvkostfondene og skille renovasjonsfondet i en selvkostdel (husholdningsavfall) og en næringsdel (næringsavfall). Saksutredning: Sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra Stavanger kommune datert og fra IVAR IKS datert 1 Samtlige AS er og IKS er der Sandnes kommune er eier ble tilskrevet av kontrollutvalget i Sandnes/ sekretariatet i februar 2007, der de ble anmodet om å vurdere tegning av slik forsikring. Blant disse selskapene var også Stavanger kommune inne på eiersiden i de aller fleste, deriblant IVAR IKS. 6

7 Det går her fram at kommunen har: tegnet styreforsikring, og vil vurdere dette også for øvrige selskaper/selskapsformer startet arbeidet med utarbeiding av felles eierstrategi i selskapet, denne skal sluttbehandles i de respektive by- og kommunestyrer i løpet av første kvartal 2011 Det er etter sekretariatets syn gitt tifredsstillende tilbakemelding på anbefalinger rettet mot kommunen. Når det gjelder selskapet, vises det til tilbakemelding av Det vises her til representantskapets behandling av rapportens anbefalinger, der det er fattet vedtak om følgende: IVAR har tegnet styreforsikring for det økonomiske ansvaret Representantskapet har overlatt til styret å ta stilling til ordningen med lån til ansatte. Styret har vedtatt at ordningen med lån til ansatte fortsetter på samme vilkår som i dag Selskapets revisor (KPMG AS) er engasjert for å finne ut om og eventuelt hvordan en justering av selvkostfond kan gjennomføres. Det er også fra selskapets side gitt tilfredsstillende tilbakemelding på rapportens anbefalinger. Det registreres at anbefalingen om å avvikle lån til ansatte ikke er fulgt, men dette har vært overlatt til styret å ta stilling til. En kan heller ikke se at det er noe lovforbud mot å ha den praksisen styret har valgt. Selskapets tilbakemelding er også et tilsvar til bystyrets oversendelsesforslag. Bystyret har her overlatt til styret å ta stilling til en eventuell avvikling av låneordningen, noe som er gjort. Revisors gjennomgang av selvkostfondene er et tilsvar til siste del i oversendelsesforslaget. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger tar fremlagte tilbakemeldinger om oppfølging av bystyrets vedtak til etterretning. Saken videresendes bystyret til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Brev fra Stavanger kommune Brev fra IVAR IKS Tilbake 7

8

9 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger / /2011 ÅRSMELDING KONTROLLUTVALGET I STAVANGER Bakgrunn Sekretariatet har utarbeidet forslag til årsmelding for 2010 for kontrollutvalget i Stavanger. Årsmeldingen oppsummerer kontrollutvalgets arbeid i året som har gått. Saksutredning Forslag til årsmelding bygger på tidligere forslag, med enkelte endringer. Årsmeldingen er i stort grad sett opp mot vedtatt årsplan for I forhold til årsplan for 2010 er kontrollutvalgets mål i det alt vesentligste oppfylt. Det er imidlertid et avvik når det gjelder mottatte ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter bestilt for levering i Disse ventes å foreligge vinteren Kontrollutvalget orienteres fortløpende om framdriftsplanene på bestilte prosjekter. Det vises til vedlagte forslag til årsmelding for 2010 for utfyllende oversikt. Eventuelle endringer som måtte komme fram på møtet innarbeides i årsmeldingen av sekretariatet før den videresendes til bystyret. Saken ble første gang lagt fram på møte i januar, men ble da utsatt til dette møtet. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger godkjenner framlagt utkast til årsmelding 2010 for kontrollutvalget. Årsmeldingen videresendes bystyret til orientering sammen med tidligere vedtatt årsplan SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Utkast til årsmelding Tilbake 8

10 Vedlegg: Årsmelding 2010 for kontrollutvalget Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Årsmelding 2010 Kontrollutvalget i Stavanger Tilbake 9

11 1. Innledning: Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, som på vegne av bystyret skal føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Ordningen er hjemlet i Kommuneloven (KL) og i Forskrift om kontrollutvalg (forskriften). Kontrollutvalget er ikke underlagt andre organer enn bystyret, og rapporterer og innstiller derfor også direkte til bystyret. 2. Kontrollutvalgets medlemmer Kontrollutvalget i Stavanger har følgende medlemmer: Arnt H. Steinbakk leder Jens Jakob Dreyer nestleder Kristin Bade Veire Christian Rugland Ellen Solheim Numeriske varamedlemmer: 1. Thor Middelthon 2. Cecilie Bjelland 3. Marit Hvidsten 4. Tor Ytre-Arne 5. Åsleik Rannestad 3. Kontrollutvalgets arbeid i 2010 Kontrollutvalget har i 2010 hatt 8 møter. Ett av årets planlagte møter ble avlyst pga lite saker. Det har vært behandlet i alt 53 ordinære saker. I tillegg kommer meldingssaker og saker tatt opp under eventuelt. Kontrollutvalget har tre hovedarbeidsområder; regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Dette innebærer følgende hovedoppgaver: 1. Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m 2. Gjennomføre selskapskontroll i henhold til vedtatt plan 3. Utarbeide nye planer for slike kontroller minst en gang i valgperioden, samt rullere disse ved behov 3.1 Regnskap Kontrollutvalget har behandlet årsmelding og regnskap 2009 for Stavanger kommune og kommunale foretak. Kontrollutvalget har også gitt uttale til Stavanger bystyre vedr. årsregnskapet. Kontrollutvalget skal påse at revisors merknader til årsregnskapet følges opp av admini-strasjonen. Utvalget fikk på møte i oktober orientering fra administrasjonen om hvordan revisors forbehold og presisering i revisjonsberetningen for 2009 er fulgt opp av administrasjonen. Kontrollutvalgets vedtak er videresendt bystyret til orientering. Kontrollutvalget mottar årlig orientering fra revisor om revisors årsplaner for det løpende revisjonsarbeidet, samt revisors uavhengighetserklæring. Dette som et ledd i kontrollut-valgets lovpålagte tilsyn med kommunens revisor. Konstateres det misligheter ved revisjon eller på annen måte, orienterer revisor umiddelbart kontrollutvalget, jfr. forskrift om revisjon 3. Det er ikke rapportert om hendelser i Kontrollutvalget har budsjettansvar for budsjettet for kontroll og tilsyn, og har i den forbindelse lagt fram budsjettforslag for I tillegg har regnskap for kontroll og tilsyn 2009 samt tertialrapporter for 2010 for kontroll og tilsyn blitt behandlet i utvalget. Kontrollutvalgets budsjettforslag omfatter i hovedsak kontrollutvalgets kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. 10 Tilbake

12 3.2 Forvatningsrevisjon: Kontrollutvalget skal ifølge forskriften avgi rapport til bystyret om hvilke forvaltnings-revisjoner som er gjennomført og om resultatene av disse. Rapportene med funn og anbefalinger samt rådmannens kommentarer til disse er derfor oversendt bystyret for sluttbehandling fortløpende. Kontrollutvalget har i 2010 gjennomført forvaltningsrevisjon i tråd med KL og forskriften. Alle bestilte prosjekter er i tråd med bystyrets vedtatte Plan for forvaltningsrevisjon. Utvalget har i 2010 behandlet tre bestilte forvaltningsrevisjonsrapporter: Miljø og bærekraftig utvikling Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett (tilbakesendt for utvidelse av prosjektet) Tilbudet til utsatte grupper, rusvern (tilbakesendt for utvidelse av prosjektet) Ved årets utgang er disse rapportene bestilt for levering i 2010 ikke ferdigstilt: Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett (ny behandling) Tilbudet til utsatte grupper rusvern (ny behandling) Samfunnssikkerhet Eiendomsforvaltning og vedlikehold IKT Kontrollutvalget har i tillegg bestilt følgende rapporter for levering i 2011: Innkjøp Bestiller/utførerorganiseringen Sykehjem/kvalitet i pleie- og omsorg Avlastning Verifikasjon av byggeprosesser Driftsavtaler (bestilt i 2009, utsatt) Kontrollutvalget har direkte innstillingsrett til bystyret ved realitetsbehandling av sak ang. forvaltningsrevisjonsrapport Hovedfunn i behandlede rapporter Kontrollutvalget har kun sluttbehandlet en rapport i 2010; Miljø og bærekraftig utvikling. Rapporten viser ikke til noen lovbrudd på området. Rapporten konkluderte med at selv om kommunen har oppnådd mye, har en likevel fremdeles utfordringer i forhold til å nå sine målsettinger på miljøområdet. Revisor fremmer flere anbefalinger i rapporten i forhold til dette Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Forskriften pålegger også kontrollutvalget ansvar for å påse at bystyrets vedtak i fbm forvaltningsrevisjon følges opp av administrasjonen. I løpet av 2010 har kontrollutvalget behandlet oppfølging av følgende tidligere behandlede rapporter: Kvalitetsutvikling i skolen. Innhold/kvalitet i SFO Psykiatri og psykisk helse for barn og unge Husleier næringsbygg Psykiatri og psykisk helse for voksne Kontrollutvalgets vedtak ang. oppfølging er videresendt bystyret til orientering. 3.3 Selskapskontroll: Kontrollutvalget har ansvar for å se til at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m, jfr. Kommunelovens Selskapskontroll skjer i tråd med Plan for selskapskontroll vedtatt av bystyret. Kontrollutvalget har i 2010 behandlet følgende selskapskontroller: Ivar IKS 11 Tilbake

13 Forus Næringspark IKS Sørmarka Flerbrukshall IKS Stavangerregionen Havn IKS Kontrollutvalget har ved årets utgang utestående følgende rapporter bestilt for levering i 2011: Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS Nord-Jæren Bompengeselskap IKS Rogaland Revisjon IKS Hovedfunn i rapportene IVAR IKS: Hovedfunn i rapporten knytter seg til at selskapet må ajourføre sine selvkostfond, og at renovasjonsdelen må skilles i en selvkostdel og en næringsdel. Øvrige anbefalinger gjelder selve eierskapet. Forus næringspark AS Hovedfunn i denne rapporten knytter seg til KS anbefalinger om godt eierskap, og går til kommunen som eier. Selskapet anbefales å formalisere prinsippene for samarbeid med private aktører, og å legge seg tettere opp til regelverket om offentlige anskaffelser. Det er ellers ikke avdekket forhold som tilsier at noen opptrer i strid med gjeldende lovgivning m.m. Sørmarka flerbrukshall: Hovedfunn i rapporten gjelder manglende ressurser på ledelsessiden, både når det gjelder daglig leder og økonomisjef. Øvrige anbefalinger knytter seg til kommunens eierutøvelse. Det er ellers ikke avdekket forhold som tilsier at noen opptrer i strid med gjeldende lovgivning m.m. Stavangerregionen Havn IKS Hovedfunn knytter seg her til at selskapet har brutt IKS-lovens 20, da det ikke er utarbeidet økonomiplan. Selskapet blir også anbefalt å foreta risikovurderinger ved store kjøp i andre selskaper og å se på en mulig endring av leieavtalen for utenriksterminalen i Risavika. Øvrige anbefalinger går til eierne. Rapport fra gjennomført selskapskontroll oversendes bystyret for sluttbehandling så snart disse er ferdigbehandlet i kontrollutvalget. 4. Øvrig arbeid i kontrollutvalget Utenom saker som nevnt ovenfor har kontrollutvalget i 2010 bl.a. behandlet følgende saker: Utarbeiding av møteplan, årsplan og årsmelding Orientering om skatteregnskapet for 2009 Kort gjennomgang av rapporten 85 tilrådinger for egenkontroll i kommunene Kontrollutvalget inviterer kommunale ledere til å orientere for kontrollutvalget dersom man har behov for det. Følgende har vært gjennomgått i løpet av året: Fungerende rådmann Kristine Hernes orienterte om Stavanger kommunes arbeid med internkontrollen : Økonomisjef Kristine Hernes, leder SK-Regnskap Solveig Kirketeig og regnskapssjef Mette Hegdal orienterte om Stavanger kommunes regnskap og årsmelding for Levekårsdirektør Per Haarr orienterte om Stavanger kommune og den kommende samhandlingsreformen Leder SK-Regnskap Solveig Kirketeig og regnskapssjef Mette Hegdal orienterte om administrasjonens oppfølging av revisors forbehold og presisering i revisjonsberetningen for 2009 Tilbake 12

14 5. Måloppnåelse m.m. I forhold til årsplan for 2010 er kontrollutvalgets mål i det alt vesentligste oppfylt. Det er imidlertid et avvik når det gjelder mottatte ferdigstilte forvaltningsrevisjonsrapporter bestilt for levering i 2010 på 5 rapporter. For to av disse skyldes dette at kontrollutvalget har bedt om en utviding etter at rapporten var ferdigstilt. Utestående rapporter ventes å foreligge vinteren Kontrollutvalget orienteres fortløpende om framdriftsplanene på bestilte prosjekter. Kontrollutvalget ser det som viktig å holde seg oppdatert i forhold til sitt fagområde. Medlemmer fra kontrollutvalget har derfor deltatt både på landsomfattende konferanser for kontrollutvalg og på lokal konferanse på Sandnes i november. Kontrollutvalget har i sitt arbeid et nært samarbeid med kommunens valgte revisor og sekretariat. Revisor utfører regnskapsrevisjonen samt forvaltningsrevisjon og selskaps-kontroll etter kontrollutvalgets bestilling. Ved framlegging av rapporter har ansvarlig forvaltningsrevisor møtt for å presentere rapportene. Oppdragsansvarlig revisor har i tillegg vært til stede på alle møter i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets sekretariat er kontrollutvalgets administrasjon, og sørger for å saksbehandle alle kontrollutvalgets saker. Forskriften pålegger sekretariatet at alle saker skal være forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Sekretariatet bistår kontrollutvalget med dette samt øvrig administrasjonsarbeid. Representant fra sekretariatet skal være til stede på alle møtene. Stavanger, 18. januar 2011 Arnt H. Steinbakk Leder kontrollutvalget Jens Jakob Dreyer, nestleder Christian Rugland Ellen Solheim Kristin Bade Veire Tilbake 13

15 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 030 &18 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger / TILRÅDINGER FOR EGENKONTROLL I KOMMUNENE - STATUS/OPPFØLGING AV ANBEFALINGER OVERFOR REVISOR Bakgrunn Det vises til sak på forrige møte i kontrollutvalget, der tilbakemeldinger vedr. anbefalinger overfor kontrollutvalget i rapporten fra Kommunal- og regionaldepartementets arbeidsgruppe 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane ble behandlet. Det ble da vedtatt at revisor skulle orientere litt om de anbefalinger i rapporten som gjelder revisjon på dette møtet. Saksutredning: Sekretariatet har mottatt en overordna status på anbefalinger overfor revisor, se vedlegg. Dersom kontrollutvalget ønsker å knytte spesielle kommentarer til anbefalingene, kan det gjøres ved å endre/komme med en tilføyelse til forslag til vedtak. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Stavanger tar revisors tilbakemelding ang. foreløpig status på anbefalinger overfor revisor til orientering.. Rådmannen bes om å orientere kontrollutvalget om status til neste møte. SANDNES, Wencke S. Olsen sekr.leder Vedlegg: Oversikt over tilrådinger overfor revisor Tilbake 14

16 Anbefalinger som retter seg mot revisor: Anbefaling Status G (gjennomført) DG (delvis gjennomført) IG (ikkje gj.ført) Tilråding 39: Det er behov for rettleiing retta mot til kontrollutvalsmedlemmene om kva revisor gjer i rekneskapsrevisjonen. Rettleiinga bør bidra til at ein unngår vanlege misforståingar om kva revisor gjer og ikkje gjer. Tilråding 40: Det er behov for rettleiing om kontrollutvalet sitt påse ansvar overfor rekneskapsrevisor. Kontrollutvala bør få vite om rolla til revisor, dei formelle krava til revisor og gode spørsmål som ein kan stille revisor for å etablere ein dialog og for å få informasjon om arbeidet hennar eller hans. Tilråding 41: Kompetansen i kommunal revisjon bør kartleggjast. Tilråding 42: Departementet bør vere svært tilbakehalde med å dispensere frå kravet til utdanninga til oppdragsansvarleg revisor, jf. revisjonsforskrifta 11 tredje ledd. Dersom det blir dispensert, bør dispensasjonen berre gjelde for ein avgrensa periode. Tilråding 43: Den som reviderer ein kommune, må som andre revisorar sørgje for Se også kommentar under kontrollutvalgets ansvarsområde

17 å ha eller skaffe seg tilstrekkeleg fagleg kompetanse. Tilråding 44: Kommunane som eigarar bør vurdere storleiken på den interkommunale revisjonseininga dei er medeigar i, mellom anna med tanke på behovet for eit sterkt fagmiljø innanfor både rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Styret og revisjonsmiljøa sjølve bør vurdere det same. Tilråding 45: Kontrollutvala bør be revisor orientere om det interne kvalitetsarbeidet sitt og om den kvalitetskontrollen ho eller han gjennomgår som medlem i NKRF eller andre organisasjonar. Tilråding 46: Det bør vere statleg tilsyn med revisorar som reviderer kommunale rekneskapar, på linje med det som gjeld for revisorar som er omfatta av revisorlova. Tilsyn frå Kredittilsynet står fram som mest aktuelt. Statleg tilsyn bør utgreiast også når det gjeld forvaltningsrevisjon. Tilråding 47: Det bør etablerast ei sertifiseringsordning for oppdragsansvarlege revisorar i kommunane, både for personar som driv rekneskapsrevisjon, og for dei som driv forvaltningsrevisjon. Ei utgreiing av ei sertifiseringsordning bør gjere greie for ordningar og erfaringar frå andre nordiske land. Utgreiinga bør òg

18 sjå på konsekvensane av statleg tilsyn på dette området og vurdere moglegheitene for ein felles sertifiseringsordning for revisjon i kommunal og statleg sektor i Noreg. Tilråding 48: Kommunane bør vurdere om det vil vere tenleg å skifte oppdragsansvarleg revisor seinast kvart sjuande år. Tilråding 49: Revisor bør orientere kontrollutvalet om kva ho eller han gjer i samband med å sjå etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på ein betryggende måte og med forsvarleg kontroll. På bakgrunn av orienteringa bør kontrollutvalet vurdere behovet for å tinge forvaltningsrevisjon av den økonomiske internkontrollen og internkontrollen elles. Tilråding 50: Det kan vere behov for å klargjere kva som er innhaldet i og omfanget av revisor sine oppgåver når det gjeld den økonomiske internkontrollen etter revisjonsforskrifta 3. Eit eventuelt arbeid med klargjering må ta utgangspunkt i gjeldande forskrift, og bør seie noko om behovet for å sjå etter internkontrollen (til dømes på særskilde område som anskaffingar) og om kva som følgjer av revisorlova 5 1 andre ledd. Eit eventuelt arbeid kan òg ha som mål å utarbeide ein forklarande Se også kommentar under kontrollutvalgets ansvarsområde

19 tekst som kan supplere dei merknadene KRD hadde til forskrifta i Tilråding 52: Rapporten etter ein forvaltningsrevisjon bør skrivast slik at han er lett å lese og lett å finne fram i. Samandraget bør skrivast slik at det kan lesast av alle samfunnsengasjerte innbyggjarar. Tilråding 53: Det bør leggjast stor vekt på den vurderinga av risiko som skal liggje til grunn for den overordna analysen. Arbeidet med den overordna analysen bør sjåast i samanheng med anna liknande arbeid som er gjort i kommunen, til dømes i samband med internkontrollen. Tilråding 58: Revisor bør orientere kontrollutvalet om korleis revisjonsarbeidet er planlagt, og kva det omfattar og ikkje omfattar. Kontrollutvalet har eit ansvar for å skaffe seg denne informasjonen, jf. kontrollutvalsforskrifta 6. Tilråding 59: Kontrollutvala bør oppmode revisor til å gjere kontrollutvalet merksam på område der utvalet bør vurdere å tinge forvaltningsrevisjon og andre kontrollar. Tilråding 79: Det er behov for rettleiing retta mot kontrollutvalet som gjer greie for kva revisor ser etter i revisjonsarbeidet, kva for tilhøve administrasjonen må

20 gi informasjon om til revisor, og rapporteringa frå revisor tilbake til kommunen. Tilråding 80: Revisjonsrapportar bør ikkje vere offentlege før kontrollutvalet har motteke den endelege rapporten med innarbeidde merknader frå administrasjonssjefen. Offentleglova 5 bør bli endra slik det same gjeld i kommunane som i staten (Riksrevisjonen). Tilråding 81: Det bør vere tilstrekkelege moglegheiter til å nekte innsyn i dokument som blir sende mellom kontrollutvalet og revisoren på den eine sida og andre delar av kommunen på den andre. Det tilsvarande gjeld for dokument som blir sende mellom kontrollutvalet og revisoren. Offentleglova bør derfor evaluerast på dette punktet. Tilråding 82: Departementet bør avklare i kva grad kommunale revisorar kan og skal melde frå i tråd med krava i kvitvaskingslova. Se også kommentar under tilrådinger til kontrollutvalget

21 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Stavanger /2011 OVERSIKT OVER STATUS PROSJEKTER OG KONTROLLER PR. FEBRUAR 2011 Bakgrunn: Til hvert møte i kontrollutvalget legges det fram en oppdatert oversikt over status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, se vedlegg. Saksutredning: Oversikten viser bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget, med oppdatert oversikt fra revisor over antatt dato for ferdigstillelse. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Oversikten viser også når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontroll-utvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. For fullstendig oversikt over prosjekter i inneværende valgperiode finnes til slutt liste over helt ferdigbehandlede prosjekter. Til dette møtet foreligger rapporten IKT og brukerdialog til behandling. Oppfølging av tidligere selskapskontroll i IVAR foreligger også. Til neste møte vil det komme sak ang. oppfølging av rapporten Miljø og bærekraftig utvikling. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar statusoversikten for februar 2011 til orientering. SANDNES, Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Statusoversikt Tilbake 15

22 Rogaland kontrollutvalgssekretariat KONTROLLUTVALGET I STAVANGER Oversikt over status prosjekter og kontroller pr. februar 2011 Vedtatte prosjekter under arbeid: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Estimert timeforbruk Anslått ferdigstilt Merknader Bestilt for levering i 2010: Samfunnssikkerhet februar Eiendomsforvaltning og vedlikehold mars/april IKT februar Til behandling Bestilt for levering i 2011: Innkjøp August/sept. Bestiller/utførerorganiseringen Utsettes?? Sykehjem /kvalitet i pleie- og omsorg t August/sept. Avlastning t ønskelig til juni prioriteres Verifikasjon av byggeprosesser April/mai Tilbudet til barn og unge innenfor kultur og idrett Rapport behandlet , utsatt Driftsavtaler Utsatt Selskapskontroller Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS t 1. halvår Nord-Jæren Bompengeselskap AS t 2. halvår Rogaland Revisjon IKS I løpet av 2011 Prosjekt utvidet Oppfølging av prosjekter behandlet i kontrollutvalget: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Vedtatt igangsatt Behandlet Planlagt oppfølging og svarfrist Rusvern mnd. etter bystyret Miljø, internt, lokalt og regionalt arb. for bærekraftig utvikling Første møte i 2011 Selskapskontroller: IVAR IKS Innen utg Forus Næringspark AS Innen utg Sørmarka Flerbrukshall IKS Sept Stavanger Interkommunale Havn IKS sept Status/dato for evt. purring